Realisatieplan Route naar E-Wormerland

Transcriptie

1 Realisatieplan Route naar E-Wormerland Gemeente Wormerland Programmaorganisatie

2 INHOUDSOPGAVE 0. SAMENVATTING INLEIDING UITGANGSPUNTEN ELEKTRONISCHE DIENSTVERLENING PRAKTISCHE RESULTATEN INTERNE (ELEKTRONISCHE) BEDRIJFSVOERING EXTERNE ELEKTRONISCHE DIENSTVERLENING PLANNING, RANDVOORWAARDEN EN RISICO S PLANNING RANDVOORWAARDEN RISICO S MIDDELEN UITGANGSPUNTEN KOSTEN EN DEKKING PROGRAMMAPLAN KOSTEN, CAPACITEIT EN DEKKING VAN HET PROGRAMMAPLAN ROUTE NAAR E-WORMERLAND COMMUNICATIE BIJLAGE 1 OVERZICHT VAN DE ACTIVITEITEN BIJLAGE 2 OPDRACHTBESCHRIJVINGEN OPDRACHTBESCHRIJVING: REALISATIE EN AFNAME BASISREGISTRATIE PERSOONSGEGEVENS (AFDELING SAMENLEVING, N. VOS) OPDRACHTBESCHRIJVING INVOERING BAG (BASISREGISTRATIE ADRESSEN EN GEBOUWEN (AFDELING VROM, J. SCHAVEMAKER) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE KADASTER (AFDELING OW, M. VAN LEEVEN) OPDRACHTBESCHRIJVING BASISREGISTRATIE TOPOGRAFIE (AFDELING OW, M. VAN LEEVEN) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE BEDRIJVEN (NHR) (AFDELING BMO, L. MARIJNISSEN PER JANUARI 2008) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BEDRIJVEN- EN INSTELLINGENNUMMER (BIN) (AFDELING BMO, L. MARIJNISSEN PER JANUARI 2008) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BURGERSERVICENUMMER (BSN) (AFDELING SAMENLEVING, N. VOS)52 OPDRACHTBESCHRIJVING ONTWIKKELEN PROCESMODEL (AFDELING MIDDELEN, B. LANGENDIJK) OPDRACHTBESCHRIJVING: ONTWERPEN INFORMATIEARCHITECTUUR (AFDELING MIDDELEN, H. VAN DER KOGEL) OPDRACHTBESCHRIJVING ONTWERPEN ICT ARCHITECTUUR (AFDELING MIDDELEN, H. VAN DER KOGEL).. 59 OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE WORKFLOW MANAGEMENT (WFM) (AFDELING MIDDELEN, F. MERLIJN) OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE DOCUMENTAIR MANAGEMENT SYSTEEM (DMS) OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE MIDOFFICE (AFDELING MIDDELEN, B. LANGENDIJK) OPDRACHTBESCHRIJVING VERBETERING WEBSITE (AFDELING BMO, R. DE VRIES) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME E-FORMULIEREN (AFDELING BMO, R. DE VRIES) OPDRACHTBESCHRIJVING UITGIFTE E-NIK (AFDELING SAMENLEVING, N. VOS) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME DIGID EN ENIK (AFDELING SAMENLEVING, N. VOS) OPDRACHTBESCHRIJVING PERSOONLIJKE INTERNETPAGINA (AFDELING BMO, R. DE VRIES) OPDRACHTBESCHRIJVING WEBSITE GESCHIKT VOOR BLINDEN EN SLECHTZIENDEN (AFDELING BMO, R. DE VRIES) OPDRACHTBESCHRIJVING INVOERING WABO / DIGITAAL OMGEVINGSLOKET (AFDELING VROM, J. SCHAVEMAKER) OPDRACHTBESCHRIJVING WET KENBAARHEID PUBLIEKRECHTELIJKE BEPERKINGEN (WKPB) (AFDELING VROM, J. OVEREEM) OPDRACHTBESCHRIJVING BEDRIJVENLOKET (AFDELING BMO, L. MARIJNISSEN PER JANUARI 2008) OPDRACHTBESCHRIJVING LOKALE REGELGEVING VIA INTERNET (AFDELING BMO, R. ROZEMEIJER) OPDRACHTBESCHRIJVING EVALUATIE AANTAL VEREISTE VERGUNNINGEN EN VERMINDERING ADMINISTRATIEVE LASTEN VIA MODEL APV EN ANDERE VERORDENINGEN BIJLAGE 3 VERKLARENDE WOORDENLIJST Pagina 2

3 0. SAMENVATTING Dienstverlening en E-Wormerland Het voorliggende Realisatieplan Route naar E-Wormerland geeft uitwerking aan de bestuurlijke ambities van Raad en College op het vlak van elektronische dienstverlening. Deze ambities omvatten onder andere de implementatie van alle relevante wetgeving zoals basisregistraties en digitale dienstverlening, alsmede de mogelijkheid voor elektronische afhandeling van 65% van de gemeentelijke producten en diensten in In het Collegeprogramma is dit als volgt verwoord: Het professioneel leveren van verschillende diensten en producten staat voorop. We willen de dienstverlening van de gemeente toegankelijker maken door meer gebruik te maken van de digitale snelweg. Daarbij sluiten we ons aan bij de Rijksambities. Producten en diensten worden doelmatig geleverd tegen een kostendekkend tarief. In het Realisatieplan Route naar E-Wormerland wordt dit concreet uitgewerkt. Wij onderscheiden hierbij de interne elektronische bedrijfsvoering en de externe elektronische dienstverlening. Interne elektronische bedrijfsvoering Voor realisatie van deze ambities is binnen de organisatie een omslag in de manier van werken noodzakelijk. In de huidige situatie heeft elke afdeling een eigen manier van werken, eigen registraties en eigen applicaties. Om aan de kwaliteitseisen van de bovengenoemde dienstverlening te kunnen voldoen, moet de gemeentelijke organisatie als één geheel gaan werken. Aanpassingen op een aantal terreinen zijn daarvoor nodig: Processen en rollen Processen moeten voor burgers, bedrijven en management transparant en efficiënt zijn. Om de kosten in de hand te houden, is een hoge mate van standaardisatie van processen nodig (...Producten en diensten worden doelmatig geleverd tegen een kostendekkend tarief... ). Wij zullen daarvoor een procesmodel ontwikkelen, dat zal worden toegepast in de primaire processen van de organisatie. In een workflow management systeem (WFM) worden de processen digitaal vastgelegd en gevolgd. Met een Document Management Systeem (DMS) wordt het maken, beheren, inzien en uitwisselen van documenten gedigitaliseerd. Gegevens Het landelijk stelsel van basisregistraties legt de basis voor eenmalige gegevenslevering en meervoudig gegevensgebruik. De gemeente is verantwoordelijk voor de basisregistraties persoonsgegevens en adressen & gebouwen en de afname van basisgegevens door en in de organisatie (...Daarbij sluiten we ons aan bij de Rijksambities... ). Een informatiearchitectuur geeft hier de uitgangspunten en kaders voor aan. ICT Voor realisatie van 24/7 digitale dienstverlening wordt een ICT-architectuur ontwikkeld. Met standaarden op het gebied van ICT, is het mogelijk front- en backofficeapplicaties met elkaar te laten communiceren. Door het inrichten van een midoffice, worden de koppelingen gestroomlijnd tussen applicaties (...We willen de dienstverlening van de gemeente toegankelijker maken door meer gebruik te maken van de digitale snelweg... ). Pagina 3

4 Externe elektronische dienstverlening Deze activiteiten zorgen voor de realisatie van de ambities op het terrein van externe elektronische dienstverlening. De website wordt aangepast, DigiD en enik voor authenticatie worden ingevoerd evenals de persoonlijke internet pagina. Het Digitaal Omgevingsloket voor de omgevingsvergunning wordt ingericht en aangesloten op de landelijke voorziening, zo ook het bedrijvenloket. De eformulieren worden ingevoerd teneinde tot 65% digitale dienstverlening in 2010 te komen (...Het professioneel leveren van verschillende diensten en producten staat voorop. We willen de dienstverlening van de gemeente toegankelijker maken door meer gebruik te maken van de digitale snelweg... ). Randvoorwaarden en risico s Realisatie van het realisatieplan Route naar E-Wormerland is een forse opgave. Het vraagt van de hele organisatie een aanzienlijke inzet om de beoogde resultaten te halen. Voor elk van de activiteiten is een opdrachtformulering gemaakt (zie bijlage 2). Voor het bereiken van de resultaten moet voldaan worden aan de volgende randvoorwaarden: - adequaat (activiteit)management, - voldoende middelen, - committent; - behoud van voortgang. De programmaorganisatie draagt zorg voor het voldoen aan deze randvoorwaarden. Adequate communicatie is daarbij belangrijk. Planning In de programmaperiode zal het plan elk halfjaar worden gemonitord en waar nodig bijgesteld. Voor elk volgend halfjaar wordt een gedetailleerd plan opgesteld. Middelen De ontwikkelingen in het realisatieplan zijn voor een groot deel het gevolg van wettelijke verplichtingen. Door de rijksoverheid worden voor de uitvoering geen middelen beschikbaar gesteld. De invoering van de basisvoorzieningen en de verplichte afname daarvan, leidt tot efficiencybesparingen (minder dubbel werk, minder invoer, controle en correctie, ed.). Om de wettelijk verplichte voorzieningen op een efficiënte wijze te ontsluiten richten we een zogenaamde midoffice in. Om de ambities uit het Collegeprogramma te realiseren worden tot 2010 ook specifiek Wormerlandse voorzieningen gerealiseerd: - een verdere uitbreiding van het aantal digitale producten; - een aanpassing van de website voor blinden en slechtzienden. We streven er naar het programma Route naar E-Wormerland binnen bestaande budgettaire kaders te realiseren. Toch zijn voor de uitvoering van de gewenste modernisering de komende jaren Pagina 4

5 investeringen nodig bovenop de bestaande budgetten. Waar mogelijk is gebruik gemaakt van subsidieregelingen. Deze zijn in het plan opgenomen. De incidentele extra kosten bedragen in de jaren 2008 en 2009 samen Het grootste deel van de extra kosten betreft de inhuur van extra capaciteit ten behoeve van de realisatie Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). KOSTENCATEGORIE INCIDENTELE KOSTEN ( ) in 2008 en 2009 STRUCTURELE KOSTEN ( ) vanaf a.Interne (elektronische) bedrijfsvoering: ontwikkeling backoffice 1.b.Interne (elektronische) bedrijfsvoering: ontwikkeling midoffice 2. Externe (elektronische) dienstverlening Algemene programmakosten n.v.t. Totaal Reeds beschikbare dekking * Extra benodigd De (personele) kosten (1 fte) die nodig zijn voor de beheerorganisatie in het kader van de BAG (vanaf 2009 en verder), zijn niet afzonderlijk opgevoerd, aangezien we ervan uit gaan dat deze via een personele herschikking binnen de beschikbare formatie worden gedekt. Hiervoor is wel flankerend beleid nodig. De investeringen in de bedrijfsvoering zullen op termijn efficiencybesparingen opleveren. Gezien de ervaringen bij andere gemeenten, gaan wij vooralsnog uit van efficiencybesparing van in 2010 (25% van de structurele kosten die het gevolg zijn van investeringen in de bedrijfsvoering) oplopend tot in Dit is een voorlopige indicatie. In de loop van 2008 en 2009 zal op basis van concrete uitwerkingen van de diverse activiteiten meer inzicht ontstaan in de daadwerkelijke efficiencymogelijkheden. In de jaren 2008 en 2009 worden eenmalige kosten gemaakt zoals opleiding, programmakosten, inhuur van extra capaciteit enz. Deze kosten zijn incidenteel en kunnen niet worden terugverdiend in de bedrijfsvoering. Voor de dekking hiervan is extra budget nodig. * waarvan beschikbaar is via het bestaand budget ICT Pagina 5

6 Resultaten opdrachten realisatieplan Route naar E-Wormerland Opdracht Resultaat Streefdatum Uitgifte BSN Centrale uitgifte BSN bij burgerzaken en 26 november 2007 gegevenslevering aan de Landelijke Voorziening BSN Implementatie WFM Processen zijn vastgelegd, inclusief de verschillende rollen die daarbinnen worden vervuld. Koppeling met het DMS Start per 1 januari 2008 Afgerond: Ontwikkelen procesmodel Afname DigiD en e-nik Bedrijvenloket Lokale regelgeving via internet Evaluatie en vermindering administratieve lasten GBA Afname basisregistratie kadaster Afname basisregistratie topografie Afname BSN Ontwerpen informatiearchitectuur Ontwerpen ICTarchitectuur Implementatie DMS Er wordt gewerkt in processen, waarin activiteiten in afstemming zijn gericht op het tot stand brengen van een product of dienst. Metagegevens m.b.t. processen zijn vastgelegd en zowel intern als extern raadpleegbaar. Mogelijkheden tot identificatie van de burger bij afname van elektronische producten en diensten Geïntegreerde landelijke en gemeentelijke informatie voor bedrijven via de website Ontsluiting van alle verordeningen via de website met koppeling aan landelijke site overheid.nl Minder regels en vergunningen, efficiënte regels en werkmethoden met minder administratieve lasten Centrale basisregistratie met koppelingen aan vakapplicaties. Intern en extern gebruik van centrale gegevens Centrale (externe) basisregistratie, waarvan afdelingen gebruik maken Centrale (externe) basisregistratie, waarvan afdelingen gebruik maken Centrale registratie BSN in GBA-applicatie, waarvan afdelingen gebruik maken in applicaties en formulieren door inzet van Midoffice Gegevens en documenten zijn vastgelegd in centrale systemen, waar de vakafdelingen gebruik van maken Centrale architectuur volgens standaarden, gericht op dienstverlening en bedrijfsvoering Centrale digitale opslag van alle (binnenkomende en uitgaande) documenten die zodoende digitaal beschikbaar zijn voor beoogde personen. Koppeling met het WFM Verbetering website Betere informatievoorziening en e- dienstverlening, onder meer met webformulieren, DigiD en internetkassa Website geschikt voor blinden en slechtzienden Persoonlijke internetpagina Uitgifte e-nik Invoering WABO Informatie op de website is raadpleegbaar voor blinden en slechtzienden Inwoners kunnen inloggen op een persoonlijke internetpagina, informatie raadplegen en de status van aanvragen bekijken. Koppeling met het Midoffice Uitgifte van elektronische identiteitskaart door burgerzaken Geïntegreerde behandeling van vergunningaanvraag, waarin circa 25 1 april april 2008 voor DigiD Voor e-nik 1 januari april april april juli juli juli juli juli juli juli juli juli oktober januari januari 2009 Pagina 6

7 WKPB BAG Afname basisregistratie bedrijven Afname BIN Implementatie Midoffice Afname e-formulieren vergunningen en ontheffingen e.d. zijn vervat Registratie van publiekrechtelijke beperkingen en uitwisseling met de Landelijke Voorziening Centrale basisregistratie met koppelingen aan vakapplicaties. Intern en extern gebruik van centrale gegevens Centrale (externe) basisregistratie, waarvan afdelingen gebruik maken Landelijke voorziening BIN, waarvan afdelingen gebruik maken door inzet Midoffice Midoffice met onder meer DMS en WFM om centraal informatie, documenten en processen beschikbaar te stellen Koppelingen van website-formulieren met Midoffice, basisregistraties en applicaties 1 januari februari april januari 2010 Ontwikkeling tot 1 januari 2010 Afgerond 1 januari 2010 Pagina 7

8 1. INLEIDING Doelstellingen In het Raads- en Collegeprogramma is een aantal doelstellingen voor 2010 op het gebied van elektronische dienstverlening geformuleerd: 1. De implementatie van alle relevante wetgeving op het terrein van digitalisering en elektronische dienstverlening die op dit moment bekend is. Voorbeelden van belangrijke relevante wetgeving zijn de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (Wkpb), de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Persoonsgegevens en het Digitaal omgevingsloket. 2. Van alle producten en diensten van de gemeente Wormerland kan in 2010 minimaal 65% daadwerkelijk volledig elektronisch worden aangevraagd (24 uur per dag, 7 dagen per week). Er is een persoonlijke digitale omgeving op internet beschikbaar voor de burgers, bedrijven en instellingen van Wormerland en het uitgangspunt van eenmalige gegevensverstrekking en meervoudig gebruik is geïmplementeerd. Dit betekent dat in 2010 wordt voldaan aan de uitgangspunten van het programma De Andere Overheid. Een overzicht van alle activiteiten op het terrein van elektronische dienstverlening is opgenomen in bijlage 1. De uitwerking daarvan in concrete opdrachtbeschrijvingen staat in bijlage 2. In bijlage 3 is een verklarende woordenlijst opgenomen. Voor de realisatie van de doelstellingen is een gefaseerde aanpak gekozen. In dit realisatieplan is het beleid vertaald naar activiteiten. Op basis van dit programma, dat de jaren 2007, 2008 en 2009 beslaat, zal de (gefaseerde) implementatie en realisatie plaatsvinden. Dienstverlening De genoemde doelstellingen zijn een afgeleide van de ambities in het Wormerlandse Collegeprogramma. Deze ambities zijn al verder uitgewerkt in het informatiseringsbeleid, directieplan en afdelingsplannen en de programmabegroting De volgende ambities voor de dienstverlening van Wormerland liggen hieraan ten grondslag: Burgers kunnen zelf kiezen welk kanaal ze gebruiken voor het contact met de gemeente (balie, telefoon, internet, post). Via elk kanaal is de gemeente goed bereikbaar. Elk kanaal heeft wel zijn eigen specifieke kenmerken. Internet is snel, altijd bereikbaar en plaatsonafhankelijk. Een persoonlijk gesprek biedt veel mogelijkheden tot maatwerk. De gemeente geeft inzicht in haar werkwijze en de voortgang van de behandeling van een vraag, verzoek of aanvraag. De gemeente is hierin betrouwbaar. Minimaal 65% van de gemeentelijke producten en diensten kunnen 24 uur per dag, zeven dagen in de week via internet worden afgenomen. De organisatie is als eenheid aanspreekbaar. Burgers die voor de centrale ingang kiezen, hoeven niet zelf de weg te vinden binnen de interne taakverdeling. Pagina 8

9 Burgers hoeven slechts eenmaal hun gegevens te leveren. Deze ambities voor de dienstverlening komen naast de hoge eisen die de organisatie altijd al stelt aan de inhoudelijke kwaliteit van de gemeentelijke producten. Consequenties voor de manier van werken De ambities en doelstellingen op het gebied van (elektronische) dienstverlening hebben consequenties voor de manier van werken. Huidige situatie Frontoffice Midoffice Backoffice Burger Website Balie Post Document management (Corsa) Vaarregistratie WFM Personen (GBA) OW Riool/weg en Bimas Bouwverg unningen Financiën Fis4all Bedrijf Overige zaken Telefoon Ambtenaar Extern Sociale zaken Belastingen Milieu Leerlingenad ministratie Misschien ten overvloede, maar toch: bovenstaand model is niet een weergave van een (nieuwe) organisatiestructuur. Het geeft weer welke functionele elementen nu in de organisatie zijn te onderscheiden in dit kader. De huidige manier van werken heeft de volgende kenmerken: De afdelingen hebben eigen registraties. Binnen de gemeentelijke organisatie zijn gegevens van personen, adressen, etc. daardoor vastgelegd in meerdere registraties met eigen definities en beheer. Dit is niet in lijn met eenmalige uitvraag van gegevens en meervoudig gebruik. Procesmatig werken staat nog in de kinderschoenen. Voortgangs- en procesbewaking is georganiseerd naar eigen inzicht. Een totaal overzicht van voortgang en doorlooptijden van processen van dienstverlening bestaat daarom niet. Systemen worden gebruikt voor het beheren van de processen binnen de grenzen van de afdeling, waarbij deze systemen vooral worden gebruikt door de vakspecialisten (afdelings- of eilandgerichte automatisering) Pagina 9

10 De ICT infrastructuur is de afgelopen jaren verbeterd maar voldoet nog niet aan de eisen van elektronische dienstverlening. De internetsite wordt daarom omgebouwd naar een toegankelijke portal. Daarnaast wordt een midoffice geïmplementeerd, die de afdelingsspecifieke applicaties verbindt. De ambities op het gebied van (elektronische) dienstverlening vragen een gemeentelijke organisatie die werkt als collectief. Dit vraagt een integrale systeem- en informatiehuishouding, die toegankelijk is voor niet-specialisten en burgers. Niet de afdeling staat hierin centraal, maar de gemeente als collectief. Dit betekent van afdelingsgericht automatiseren naar gemeentebreed dienstverleningsgericht informatiseren. Dit realisatieplan is gebaseerd op deze integrale benadering van de organisatie. Toekomstige situatie Frontoffice Midoffice Backoffice Burger Website Balie Document management (DMS) Personen (GBA) BAG Adressen Post Workflow management (WFM) BAG Gebouwe n WABO bedrijf Telefoon Gegevensmagazijn Bimas Bouwverg unningen Financiën Fis4all Ambtenaar GegevensBr oker Overige zaken Extern Sociale zaken Belastinge n Milieu Leerlingen administra tie Basisreg. bedrijven Basisreg. kadaster Overige basisreg. Ook bovenstaand model is niet een weergave van een organisatiestructuur, maar van de verschillende (functionele) componenten van de digitale overheid die we in de organisatie van Wormerland zullen ontwikkelen. Aanpak en opbouw van het programmaplan Het programma EGEM-i van het Ministerie van Binnenlandse Zaken ondersteunt Wormerland bij de invoering van de basisvoorzieningen, zoals basisregistraties, en het elektronisch maken van de dienstverlening. De ondersteuning vanuit EGEM-i omvat het beschikbaar stellen van relevante documenten, een voorstel voor de invoeringsaanpak door een regieadviseur en de inzet van een gecertificeerde externe adviseur die heeft geholpen bij het opstellen van dit plan om de invoering Pagina 10

11 gestalte te geven. De externe adviseur heeft hiervoor samengewerkt met de organisatie en intern betrokken afdelingshoofden en medewerkers. Hoofdstuk 2 beschrijft de uitgangspunten om de ambities en doelstellingen op het gebied van elektronische dienstverlening mogelijk te maken. Hoofdstuk 3 geeft een beschrijving van de acties die de organisatie moet ondernemen om de doelstellingen ook daadwerkelijk te bereiken. Hoofdstuk 4 gaat in op de planning, de risico s en de randvoorwaarden voor de implementatie van elektronische dienstverlening. Hoofdstuk 5 geeft een overzicht van de benodigde middelen. Hoofdstuk 6 geeft een samenvatting van het communicatieplan voor het programma Route naar E- Wormerland. De bijlagen geven een opdrachtbeschrijving per activiteit die binnen het programma Route naar E- Wormerland zal worden uitgevoerd. Pagina 11

12 2. UITGANGSPUNTEN ELEKTRONISCHE DIENSTVERLENING De realisatie van elektronische dienstverlening heeft consequenties voor de interne bedrijfsvoering en informatiehuishouding. Aanpassingen zijn nodig op een aantal terreinen, te weten processen, rollen, gegevens en de ondersteunende ICT. Processen Externe dienstverlening vraagt om een goede interne logistiek in het hele werkproces vanaf het eerste contact met een burger of bedrijf, tijdens de procesmatige verwerking van de aanvraag tot en met de ontvangst van de gemeentelijke dienst(en) door de burger of het bedrijf. Dat proces kent meestal een aantal stappen, zoals ontvangst, categorisering van een vraag binnen de interne werkprocessen, beoordeling, registratie, behandeling en levering. Door deze stappen inhoudelijk te standaardiseren en vervolgens te digitaliseren, wordt het mogelijk dat burgers en bedrijven via internet de afhandeling van hun verzoek of aanvraag kunnen volgen. Dit levert ook managementinformatie (zoals over doorlooptijden), die intern kan worden gebruikt voor verbetering van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Een medewerker van bv de receptie, kan met deze informatie een burger of bedrijf informeren. Rollen Aan de standaard processtappen worden rollen verbonden. Bij elke stap in het proces hoort een vaste rol met een opdracht, verantwoordelijkheid en bevoegdheid. Degene die deze rol vervult, heeft dus een gedefinieerde taak waarvan helder is hoe die afhankelijk is van, of voorwaardelijk is voor andere processtappen. Dat is indien digitaal vastgelegd zichtbaar voor zowel de externe klant als de interne collega aan de balie, bij de post of aan de telefoon. Het management kan deze gegevens benutten voor interne planning en aansturing. Gegevens Iedere rol in een proces heeft gegevens nodig om zijn taak goed te kunnen invullen. De gemeente wil volgens het principe van eenmalige uitvraag en meervoudig gebruik van gegevens kunnen werken. Daarvoor is herordening van de interne gegevenshuishouding nodig. De realisatie en afname van basisregistraties voor administratieve gegevens over personen (inclusief het Burgerservicenummer), adressen, gebouwen, percelen, bedrijven en instellingen (inclusief het Bedrijven en Instellingen Nummer) en voor geometrische vastlegging daarvan, legt een goede basis hiervoor. De consequentie is dat de afdelingsgebonden opzet van de gegevenshuishouding wordt verlaten. ICT De ICT infrastructuur en de applicaties die de gemeente gebruikt, worden toegesneden op de eisen van gemeentebrede dienstverlening. Integraal en dienstverleningsgericht denken en werken van de gemeente als collectief ( van buiten naar binnen ) wordt leidend, boven specifieke voorkeuren van interne afdelingen en disciplines. Pagina 12

13 Om als collectief efficiënt en effectief te kunnen functioneren, zijn standaarden op het gebied van ICT nodig, die het mogelijk maken dat front- en backofficeapplicaties onderling en met elkaar kunnen communiceren. Door het inrichten van een midoffice, worden deze koppelingen gestroomlijnd en kunnen talloze individuele verbindingen tussen applicaties worden voorkomen. De midoffice wordt verder toegelicht op pagina 14 en 15. Bovendien zal de ICT-architectuur een hoge mate van beschikbaarheid krijgen en behouden. Pagina 13

14 3. PRAKTISCHE RESULTATEN Dit hoofdstuk geeft inhoudelijk weer welke concrete acties nodig zijn op de Route naar E-Wormerland. Voor de realisatie van elektronische dienstverlening wordt de interne bedrijfsvoering aangepast en elektronisch ondersteund (elektronische bedrijfsvoering). Allereerst gaan we in op de elektronische/interne bedrijfsvoering. Hiervoor wordt weer geredeneerd langs de lijn processen, rollen, gegevens en ICT. Vervolgens worden de activiteiten beschreven die zichtbaar zijn voor de burgers en organisaties (elektronische dienstverlening). De specifieke activiteiten zijn onderstreept en terug te vinden in bijlage Interne (elektronische) bedrijfsvoering De gemeente is voor de burger nu nog vaak een black box. Het proces dat de gemeente doorloopt om te komen tot een product of een dienst is onbekend. De burger of een bedrijf kan op hoofdlijnen op de hoogte blijven van de voortgang van een aanvraag als de processen transparant, navolgbaar en inzichtelijk zijn. Dat geldt overigens ook voor het management en voor collega s aan een balie of een telefoon. De beoogde transparantie vereist aanpassing van de interne bedrijfsvoering. Processen en rollen De processen zijn transparant voor de interne organisatie en voor de burger als raadpleegbaar is welke stap in het proces is bereikt. Per aanvraag van een burger een zaak moet inzichtelijk zijn wat de status is. Hiervoor wordt een workflow management systeem (WFM) geïmplementeerd. In het workflow management systeem zijn de (hoofd)processen vastgelegd, inclusief de tussenstappen. Een zaak wordt gekoppeld aan een (hoofd)proces. In het workflow management systeem wordt duidelijk waar in het proces de zaak zich bevindt. Door het koppelen van doorlooptijden aan de processtappen, kunnen de organisatie en de burger de afhandeling in de gaten houden. De organisatie kan daardoor communiceren over de status van afhandeling van een zaak. De diverse stappen in een werkproces kunnen door verschillende medewerkers worden uitgevoerd, afhankelijk van de kennis die nodig is voor het afhandelen van een tussenstap. De uitvoerende medewerker geeft aan wanneer een processtap is afgerond. Om vertraging in het proces te voorkomen, bijvoorbeeld bij afwezigheid of extreme werkdruk bij een medewerker, wordt de taak van het afhandelen van een tussenstap niet aan een individuele ambtenaar gekoppeld, maar aan een rol. Aan elke rol, met bijbehorende taken en competenties, zullen vaak meerdere medewerkers zijn gekoppeld. Een rol wordt niet alleen vervuld door meerdere medewerkers, een individuele medewerker heeft ook vaak verschillende rollen te vervullen in diverse processen. Dit is afhankelijk van competenties van de medewerker. Door het toekennen van rollen aan de verschillende stappen in processen wordt duidelijk wie extra informatie over een zaak of procedure kan geven. Pagina 14

15 Aan het workflow management systeem wordt een documentair management systeem (DMS) gekoppeld. Hierin wordt per zaak de bijbehorende documentatie digitaal opgeslagen. Door deze koppeling is de status van een zaak inzichtelijk en kunnen de bijbehorende documenten worden ingezien. De combinatie van het procesmodel, de vertaling hiervan in het workflow management systeem en rollen en het documentair management systeem, zorgt ervoor dat de processen en de doorlooptijd transparant en navolgbaar zijn. De ontwikkeling en het toekomstig beheer van zowel procesmodel als WFM en DSM vraagt om personele capaciteit. Gegevens Voor de dienstverlening hoeft een burger alleen nog niet bekende gegevens te verstrekken. Als de burger bij een afdeling binnenkomt, kan deze afdeling de (basis)registratie raadplegen waarin de persoonsgegevens van de burger staan. Dit betekent dat er intern meervoudig gebruik van persoonsgegevens gaat plaatsvinden. Het eenmalig verstrekken van gegevens en het meervoudig gebruik ervan geldt niet alleen voor persoonsgegevens van burger. Ook gegevens over burgerservicenummer (BSN), adressen, gebouwen, percelen, bedrijven, publiekrechtelijke beperkingen, kadaster en topografie gaan intern meervoudig gebruikt worden. De gemeente is wettelijk verplicht tot de afname van alle basisregistraties en verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van enkele daarvan. Wormerland zal zelf de basisregistratie opbouwen en beheren voor persoonsgegevens, adressen en gebouwen en publiekrechtelijke beperkingen. Voor de gegevens- en documenthuishouding zal een informatiearchitectuur worden ontworpen. De informatiearchitectuur beschrijft: - hoe de (basis)registraties en dossiers worden opgebouwd, - aan welke eisen de gegevens en documenten moeten voldoen, - hoe de kwaliteit van de gegevens en documenten wordt bewaakt, - hoe autorisaties worden geregeld en - hoe de gegevens en documenten worden gebruikt. Ook onderwerpen als het Digitaal Klant Dossier en het Elektronisch Kind Dossier passen binnen deze informatiearchitectuur. De daadwerkelijke totstandkoming van deze dossiers loopt inmiddels in samenwerking met ketenpartners en valt verder buiten het kader van dit programmaplan. De nieuwe manier van werken vereist een adequate beheerorganisatie van de basisregistraties. Voor het actueel houden, beheren en muteren in de basisgegevens worden de verantwoordelijkheden toegewezen. Wijzigingen en fouten worden teruggemeld door de afnemers van de basisregistratie. Zij krijgen de wettelijke terugmeldplicht om aan de beheerder van de basisregistratie door te geven als er Pagina 15

16 wijzigingen hebben plaatsgevonden. Door de terugmeldplicht wordt de kwaliteit van de gegevens in de basisregistratie geborgd. De gegevens die in de basisregistratie worden geraadpleegd zijn dus kwalitatief goed en actueel. Hiermee is voor de burger zeker dat de juiste gegevens worden gebruikt en dat hij deze slechts eenmaal hoeft te verstrekken. De beheerorganisatie bewaakt door middel van het toekennen van autorisaties de privacy. ICT 24 uur per dag en 7 dagen per week transparante en navolgbare processen en doorlooptijden, vereisen een verandering in de opbouw van de huidige ICT-infrastructuur. Applicaties en ICT zijn ondersteunend aan het uitvoeren van processen. Aangezien de processen gaan veranderen en standaardiseren, zal ook de ICT moeten worden aangepast om ondersteunend te blijven. Allereerst wordt er een ICT-architectuur opgezet die een beschrijving geeft van de samenhangende structuur van de verschillende applicaties en systemen, de eisen die aan de koppelingen, applicaties en systemen worden gesteld en de beveiliging. Om te voorkomen dat er vanuit iedere applicatie afzonderlijke lijntjes lopen naar andere applicaties, en er een wirwar van lijntjes ontstaat, wordt een midoffice ingericht. De midoffice zorgt voor de afstemming tussen applicaties. Het workflow management systeem en het documentair management systeem zijn onderdeel van de midoffice. Ook zorgt de midoffice voor het automatisch doorgeven van de inhoud van de ene applicatie aan één of meerdere andere applicaties. Ook de aansluiting van de website, , telefonische receptie, balie en het postsysteem op het workflow management systeem en de aansluitingen op de basisregistraties worden verzorgd in de midoffice. Het beheer hiervan vraagt op termijn om structureel beheer. De koppelingen tussen deze systemen, de servicebroker en overige applicaties moeten nog worden ontworpen in de ICT-architectuur. Transparante en navolgbare processen krijgen voor de burger meerwaarde als ze 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar zijn. Door een koppeling te leggen tussen de gemeentelijke website en het workflow management systeem, worden de processen voor de burger 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar. Naast het vaststellen van de ICT-architectuur op applicatieniveau, zal ook de onderliggende hard- en software met netwerkverbindingen aan een beschikbaarheidsscan en beveiligingsscan moeten worden onderworpen om aan de eisen van 24 uur per dag en 7 dagen in de week te kunnen voldoen. Daarbij is onderzoek nodig naar wat de organisatie in-huis wil (blijven) doen en wat extern wordt neergezet, eventueel in nauwe samenwerking met andere gemeenten. Pagina 16

17 3.2 Externe elektronische dienstverlening Het aanpassen van de interne bedrijfsvoering gebeurt ten behoeve van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Deze paragraaf beschrijft het meer zichtbare deel van de dienstverlening. Ook hiervoor worden verschillende activiteiten opgezet. Deze activiteiten zijn grofweg onder te verdelen in het aanpassen van de website, een aantal concrete digitale producten en het verminderen van administratieve lasten. In bijlage 2 zijn opdrachtbeschrijvingen per activiteit opgenomen. Aanpassen website De website zal zorgen dat de burger digitaal zijn zaken met de gemeente kan afhandelen. De burger kan zelf kiezen: - of hij de voorkeur geeft aan digitaal contact - of toch liever de telefoon gebruikt - of naar het gemeentehuis komt om zijn zaken te regelen. Overigens zal ook bij keuze voor de telefoon of een bezoek de betreffende medewerker gebruik maken van de website om zaken voor de burger af te handelen. In 2008 komen tien producten digitaal beschikbaar op de gemeentelijke website. De burger kan een product aanvragen met een elektronisch formulier, eformulier. Het ingevulde eformulier kan een burger vervolgens digitaal versturen naar de gemeente. Het uitprinten van formulieren en opsturen per post is dan niet meer nodig. eformulieren hebben daarnaast het voordeel dat ze intelligent via vraagbomen zijn opgebouwd. Dit betekent dat de burger alleen antwoord hoeft te geven op de vragen die relevant zijn. Door eformulieren te koppelen met basisregistraties, hoeft de burger geen gegevens in te vullen die al bekend zijn. Landelijk worden standaardformulieren ontwikkeld voor gemeentelijke producten. Wormerland zal zich aansluiten op deze landelijke eformulieren. De gemeente Wormerland wil dat zoveel mogelijk diensten en producten met eformulieren kunnen worden aangevraagd. Een aanvrager moet zich meestal kunnen identificeren voordat hij een product kan aanvragen. Identificatie met overheidsinstanties wordt geregeld door het toepassen van DigiD en enik. DigiD is een persoonlijke elektronische handtekening. Deze bestaat uit een gebruikersnaam en een wachtwoord. Voor het digitaal bestellen van producten wordt de burger gevraagd om zich te identificeren met DigiD. DigiD zal in Wormerland in het eerste kwartaal van 2008 operationeel zijn. Een zwaardere vorm van beveiliging is het enik, de elektronische Nederlandse identiteitskaart. De precieze identificatie waarde van de enik moet eveneens nog worden vastgesteld door de rijksoverheid. Een aantal producten zal niet digitaal kunnen worden aangevraagd, omdat hogere eisen worden gesteld aan de identificatieplicht (b.v het aanvragen van een paspoort). Toch zal de gemeente zoeken naar mogelijkheden om de dienstverlening voor de burger en de gemeente zo eenvoudig mogelijk te Pagina 17

18 maken binnen de grenzen van de wet. Toetsing door het rijk van nieuwe ideeën is daarbij onderdeel van het ontwikkelproces. Binnen de elektronische dienstverlening kan een burger op maat gemaakte informatie krijgen. De gemeente ontwikkelt een persoonlijke internetpagina (PIP) (Mijn gemeente), die de burger specifiek de informatie biedt die op hem van toepassing is, zoals de datum van het verloop van zijn paspoort, de status van zijn vergunningaanvraag en bouwaanvragen in zijn straat. Via DigiD kan de burger inloggen op zijn persoonlijke internetpagina. Authenticatie en autorisatie staan daarbij centraal. Mijn gemeente zal in het eerste kwartaal van 2008 beschikbaar zijn. Ook voor blinden en slechtzienden wordt de website geschikt gemaakt om digitaal zaken te regelen met de gemeente. Op de gemeentelijke website komen middelen beschikbaar die het voor blinden en slechtzienden mogelijk maken om de tekst te lezen. Voorbeelden van middelen zijn ondermeer het kunnen aanpassen van de lettergrootte, achtergrond en letterkleur en van de pagina alleen de tekst kunnen opslaan zodat een blinde of slechtziende er makkelijker doorheen kan lezen, eventueel met behulp van een braille toetsenbord. Bij het verbeteren van de website, begin 2008, zal dit gerealiseerd zijn. Concrete digitale producten Het aantal elektronische producten en diensten zal verder worden uitgebreid om te voldoen aan de ambitie om in 2010 minimaal 65% van de producten digitaal te kunnen aanbieden. Een goed voorbeeld van de verdere toepassing van elektronische dienstverlening in de praktijk is de inrichting van het Digitaal Omgevingsloket, waarmee de burger digitaal de omgevingsvergunning kan aanvragen. De omgevingsvergunning vervangt 25 huidige vergunningen op het gebied van bouw, ruimtelijke ordening, kap en milieu. Via het Digitaal Omgevingsloket kan de burger informatie zoeken, de vergunning aanvragen, eventuele tekeningen bijvoegen en de status van de aanvraag controleren. Het staat momenteel gepland voor 1 januari Voor bedrijven komt op de website een speciale link naar het landelijke, digitale bedrijvenloket. Het bedrijvenloket geeft informatie over de eisen aan het starten van een bedrijf, het uitbreiden van een bedrijf of het sluiten ervan. Per branche wordt deze informatie weergegeven. De landelijke informatie wordt aangevuld met informatie over de situatie in Wormerland voor bedrijven, zoals bijvoorbeeld de locaties van bedrijventerreinen en de eisen die de gemeente Wormerland stelt aan bedrijven. Het landelijk loket en de Wormerlandse informatie vormen samen een compleet pakket aan informatie voor een ondernemer. De website wordt een zeer belangrijke informatiebron voor burgers en bedrijven. Wormerland wil graag zoveel mogelijk informatie op de website voor de burger ontsluiten. Zo zal de lokale regelgeving op internet raadpleegbaar worden. Ook zal worden bezien of het mogelijk is om historische en oudere Pagina 18

19 teksten via internet te bekijken. De rijksoverheid is momenteel bezig met het uitvoeren van pilots om te kijken of dit ook mogelijk is. Administratieve lasten voor burgers en bedrijven Een van de uitgangspunten van elektronische dienstverlening is om het burger/bedrijf zo eenvoudig mogelijk te maken. Zoals hierboven al is genoemd, gaan er veel activiteiten lopen om dit te realiseren. Processen en doorlooptijden worden 24 uur per dag, 7 dagen per week transparant en navolgbaar. Veel informatie en producten worden digitaal ontsloten. Doordat Wormerland gebruik gaat maken van basisregistraties hoeven burgers straks slechts eenmalig hun gegevens te verstrekken. Dit alles leidt tot administratieve lastenverlichting voor burgers/bedrijven. De administratieve lastenverlichting wordt tenslotte nog verder doorgevoerd. De regelgeving die in de algemene plaatselijke verordening (APV) is opgenomen, zal blijvend kritisch worden bekeken. Zoveel mogelijk regels, die onnodige administratieve lasten voor burger/bedrijf betekenen, zullen worden geschrapt conform de model APV. Ook zal worden geëvalueerd of het aantal vergunningen kan worden teruggebracht. Uiteraard wordt hierbij wel zorgvuldig gekeken naar de veiligheid en de leefbaarheid voor de burgers en betrokkenen. Aangezien Wormerland in 2007 de APV op basis van het standaardmodel van de VNG heeft herzien, zijn al veel van deze regels verdwenen. Zo hoeft de burger bijvoorbeeld geen vergunning meer aan te vragen voor het afmeren of op de walkant leggen van kleine bootjes of het bouwen van een kleine steiger. Pagina 19

20 4 PLANNING, RANDVOORWAARDEN EN RISICO S 4.1 Planning Het programma beslaat vooralsnog de jaren 2007, 2008 en In deze periode worden de activiteiten uitgevoerd en resultaten behaald, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk. Verschillende concrete activiteiten lopen al, bijvoorbeeld ontwikkeling en invoering DMS en basisregistratie adressen en gebouwen (BAG). De onderstaande planning vloeit voort uit verschillende factoren en overwegingen. De wettelijke verplichtingen voor onder andere de realisatie en afname van basisregistraties en BSN hebben een harde wettelijke einddatum. De voorbereidingen daarvoor zijn gepland en deels al gaande. De planning voor de aansluiting op sommige landelijke voorzieningen wordt niet alleen door de wettelijke realisatiedatum bepaald, maar soms ook door de beschikbaarheid van die voorziening. De afname van bijvoorbeeld het bedrijven- en instellingennummer (BIN) zal ter beschikking gesteld worden (als het landelijk gerealiseerd is in 2009). Binnen het programma worden inhoudelijke kaders geformuleerd: - een procesmodel voor de inrichting van werkprocessen en de besturing daarvan. - een informatiearchitectuur voor de gegevens- en documenthuishouding - een ICT-architectuur voor de inrichting en samenstelling van de ICT en applicaties. Deze kaders zullen bij lopende activiteiten en in algemeenheid eind 2007, begin 2008 worden opgesteld. Vanwege de sterke onderlinge samenhang zullen ze voortdurend met elkaar worden afgestemd. Uiteraard zijn ook interne overwegingen van inhoudelijke en organisatorische aard van invloed op de planning. Dit maakt de planning al met al ingewikkeld en soms kwetsbaar. Het zal veel inzet van de organisatie en tussentijdse evaluaties vergen om uiteindelijk de einddoelen te realiseren. Planning programma periode Hieronder staat de globale planning tot 2010 van het realisatieplan Route naar E-Wormerland weergegeven. De zekerheid ervan neemt uiteraard af naarmate de planperiode verder weg ligt. De planning zal daarom elk half jaar worden bijgesteld. Bovendien zal voor elk eerstvolgende half jaar een detailplanning worden opgesteld. Voor deze regelmatige monitoring van de voortgang en planning zal worden aangesloten bij de bestaande planning en control cyclus van de Gemeente Wormerland. Dit om de uitvoering daadwerkelijk te verankeren in de bestaande structuren. Pagina 20

21 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 OPDRACHTEN Interne (elektronische) bedrijfsvoering Ontwikkelen backoffice (Realisatie en afname (basis)registraties) 2010 Realisatie Basisregistratie Persoonsgegevens Afname Basisregistratie Persoonsgegevens Realisatie Basisregistratie Adressen en Gebouwen Afname Basisregistratie Adressen en Gebouwen Afname Basisregistratie Percelen (kadaster) Afname Basisregistratie Topografie Afname Basisregistratie Bedrijven Uitgifte Burger Service Nummer (BSN) Afname Burger Service Nummer (BSN) Afname Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN) Interne (elektronische) bedrijfsvoering Ontwikkelen midoffice Ontwikkelen procesmodel Ontwerpen informatiearchitectuur Ontwerpen ICT-architectuur Implementeren workflow Pagina 21

22 OPDRACHTEN Implementeren document management systeem Implementatie midoffice K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K Externe (elektronische) dienstverlening Ontwikkelen frontoffice Afname eformulieren Uitgifte en afname enik DigiD Realisatie Persoonlijke Internet Pagina Aanpassing website voor blinden en slechtzienden 65% van de producten via internet Realisatie digitaal omgevingsloket Aansluiten op Bedrijvenloket Ontsluiten lokale regelgeving via internet Vermindering administratieve lasten APV Evaluatie van het aantal vergunningen 4.2 Randvoorwaarden Randvoorwaarden zijn de condities waaraan moet worden voldaan om tot de beoogde resultaten van het realisatieplan te kunnen komen. In deze paragraaf worden deze randvoorwaarden benoemd. Behoud van snelheid Er zijn afhankelijkheden binnen het programma, waardoor de snelheid van het ene onderdeel, de snelheid van het andere kan beïnvloeden, bijvoorbeeld: Om aan alle externe eisen van dienstverlening en interne bedrijfsvoering te kunnen voldoen, moeten een procesmodel, informatiearchitectuur en ICT-architectuur worden ontworpen. Door de sterke samenhang van deze modellen, ontstaat het risico dat bij het optreden van vertraging bij één van de architecturen leidt tot vertraging van de andere architecturen. Pagina 22

23 Om de koppelingen tussen applicaties tot stand te brengen, wordt een midoffice ingericht. De daadwerkelijke implementatie van bijvoorbeeld workflow en documentair management is afhankelijk van de snelheid van de ontwikkeling van de architecturen. Zonder de aanwezigheid van de benodigde midoffice systemen ontstaat het risico dat daadwerkelijke implementatie in de werkprocessen vertraging oploopt. De afname van basisregistraties, BSN en BIN zal binnen de afdelingen plaats moeten vinden. De afname van de basisregistraties kan plaatsvinden na realisatie en aanpassing van de applicaties en het Midoffice. De afdelingen kunnen dan de afname van de basisgegevens stapsgewijs doorvoeren. Adequaat (activiteit)management Het realisatieplan Route naar E-Wormerland is, met de onderliggende planning, het instrument waarmee de directie en de organisatie de realisatie van elektronische dienstverlening aansturen. In dit programma staan de verschillende activiteiten vermeld die moeten worden uitgevoerd. Binnen deze activiteiten zijn de verantwoordelijkheden duidelijk vastgelegd om tot resultaten te komen. Hiervoor worden per half jaar detailplanningen opgesteld. Programmaorganisatie Bestuurlijk opdrachtgever P. Roos Ambtelijk opdrachtgever Management overleg M. van den Hende Activiteitgroep Realisatieplan Projectleider: hoofd Samenleving Medewerker: B. Langendijk Medewerker: R. de Vries Medewerker: L. Ouwehand Opdrachtnemers activiteiten Zie bijlage 1. Pagina 23

24 Er wordt van uitgegaan dat de programmaorganisatie op wordt opgeheven en dat de staande organisatie de dan nog resterende ontwikkeltaken en (nieuwe) beheertaken (met name applicatie- en gegevenbeheer) overneemt. Hiervoor zullen in de loop van 2008 voorstellen worden gedaan. Commitment Elektronische dienstverlening is een belangrijk middel om de ambities op het gebied van dienstverlening te bereiken. Voor realisatie van het programma is het nodig dat Wormerland als één organisatie gaat denken en werken. Het is belangrijk dat leidinggevenden en medewerkers doordrongen zijn van belang en inhoud van het programma, de rol van de verschillende (deel)opdrachten daarbinnen en hun eigen rol. Soms kan dat op concrete punten en momenten een ingrijpende aanpassing betekenen voor leidinggevenden en medewerkers. Juist dan is er werkelijk commitment nodig van bestuur en leidinggevenden, zodat de veranderingen daadwerkelijk worden doorgevoerd. Voldoende beschikbare interne capaciteit en kennis Elektronische dienstverlening beslaat een groot aantal activiteiten. Voor alle activiteiten zal de nodige capaciteit in uren worden gevraagd van medewerkers. Deze capaciteitsvraag zal moeten concurreren met andere taken en reguliere werkzaamheden. Van de medewerkers wordt bepaalde kennis gevraagd om de activiteiten te kunnen voltooien. Zonder de benodigde kennis in de organisatie, wordt het risico gelopen dat activiteiten niet aan de kwaliteitseisen voldoen of vertragen. Voldoende budget Voor alle activiteiten zal een inschatting worden gemaakt van het benodigde budget. Zie hiervoor ook hoofdstuk 5. Gezien de geringe ervaringen bij gemeenten met het doorvoeren van alle activiteiten, is het niet mogelijk om voor alle onderdelen een nauwkeurige raming van het benodigde budget te geven. Voor sommige activiteiten zal op dit moment moeten worden volstaan met een inschatting. Bij onvoldoende budget ontstaat het risico dat activiteiten slechts gedeeltelijk of met een mindere kwaliteit worden afgerond. 4.3 Risico s De genoemde randvoorwaarden in paragraaf 4.2 kunnen omslaan in risico s als ze negatief uitvallen. Gebrek aan tempo wordt vertraging. En vertraging in de ene activiteit kan een risico zijn voor andere belangrijke activiteiten. Het niet beheersen van uren en budgetten kan resulteren in overschrijding van geraamde productiecapaciteit en budgetten. Gebrek aan commitment maakt realisatie kwetsbaar, bijvoorbeeld doordat aan de randvoorwaarde van adequaat management niet (meer) wordt voldaan. Het plan is immers op zichzelf geen garantie voor de realisatie van de beoogde resultaten. Pagina 24

25 De onderstaande tabel geeft aan hoe deze risico s kunnen worden voorkomen, of de gevolgen zo veel mogelijk beperkt. RISICO Gebrek aan snelheid Gebrek aan adequaat (activiteit)management Gebrek aan beheer Gebrek aan commitment Onvoldoende beschikbare interne capaciteit en kennis Onvoldoende budget MAATREGELEN - Zorgvuldige bewaking van planningen en afhankelijkheden op basis van overall planning en detailplanning per halfjaar. - Verantwoordelijkheden voor aanvang van de activiteiten in detailplanningen vastleggen. - Regelmatige afstemming tussen de trekkers van de activiteiten en programmaorganisatie. - Vooraf functioneel beheer bepalen en vastleggen - Goede interne communicatie op basis van een communicatieplan. - Consequent gedrag en optreden van leidinggevenden en bestuur. - In de detailplanning van een activiteit een goede inschatting maken van de benodigde uren en kennis. - Budget ramen voor inhuur van extra personeel wanneer reguliere werkzaamheden in het gedrang komen. - Budget ramen voor de inhuur van extra kennis. - Zorgvuldig budgetbewaking en inkoop. Pagina 25

26 5 MIDDELEN Dit hoofdstuk geeft een beeld van de financiële en personele middelen die nodig zijn om het programma te kunnen realiseren. De meeste kosten zijn gemoeid met het aanpassen van de interne bedrijfsvoering op de eisen vanuit externe dienstverlening, met de daarbij behorende organisatieveranderingen. Het programma is voor een groot deel het gevolg is van wettelijke verplichtingen. Door de rijksoverheid worden geen extra middelen voor de uitvoering beschikbaar gesteld. Het argument is dat de invoering van bijvoorbeeld de basisvoorzieningen en de verplichte afname daarvan, resulteert in efficiencybesparingen (minder dubbel werk, minder invoer, controle en correctie, ed.), hogere kwaliteit en betere interne beheersing bij gemeenten. De gemeenten moeten zorgen voor het vrijmaken van de nodige budgetten. Om de wettelijk verplichte voorzieningen op een efficiënte wijze te ontsluiten voor zowel de organisatie, als voor de burgers in de vorm van een verbetering van de (elektronische) dienstverlening, is de inrichting van een midoffice noodzakelijk. De inrichting van de midoffice is niet het directe gevolg is van een wettelijke verplichting, maar is wel noodzakelijk. Voor 2010 worden ook nog aanvullende specifiek Wormerlandse voorzieningen gerealiseerd, zoals een verdere uitbreiding van het aantal digitale producten en een aanpassing van de website voor blinden en slechtzienden. Paragraaf 5.1 beschrijft de uitgangspunten en overwegingen voor de kostenraming en de kostendekking. In paragraaf 5.2 wordt een overzicht gegeven van de kosten van het programma en een indicatie van de capaciteit die nodig is voor de uitvoering van de activiteiten. Ook geven wij de dekkingmogelijkheden en een overzicht van de extra middelen die nodig zijn. 5.1 Uitgangspunten kosten en dekking programmaplan Met het uitvoeren van het programma Route naar E-Wormerland wordt de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening sterk verbeterd, zoals beoogd in het Collegeprogramma Hiervoor zijn extra uitgaven noodzakelijk. In deze paragraaf geven wij aan welke uitgangspunten worden gehanteerd bij de kosten en de dekking van het programma. 1. In het Collegeprogramma is als belangrijke voorwaarde bij de ontwikkeling van de elektronische dienstverlening gesteld, dat dit niet mag leiden tot kostenverhogingen voor de burger (budgettaire neutraliteit voor de Wormerlandse burgers). De uitgaven voor het programma worden daarom zoveel mogelijk binnen de bestaande budgettaire kaders opgevangen. Bijvoorbeeld door interne personele inzet voor de uitvoering van het plan en de inzet van reguliere budgetten in de begroting (automatiseringsbudget, opleidingsbudget, e.d.). Pagina 26

27 2. Alle kosten die een (directe) relatie hebben met de vorming van een actief zijn als investeringskrediet opgevoerd, waarvan de structurele lasten (kapitaallasten, onderhoud, e.d.) in de begroting worden geraamd. 3. De periode is een ontwikkelfase. In de loop van deze periode wordt ook de opbouw voorbereid van de (nieuwe) beheerorganisatie (instandhoudingsfase). De (personele) kosten voor de nieuwe beheerorganisatie (vanaf 2009 en verder) zijn niet afzonderlijk opgevoerd. Wij gaan er vanuit dat een personele herschikking binnen de beschikbare formatie voldoende dekking geeft. In paragraaf 5.2 is aangegeven om hoeveel fte het gaat. Voor deze personele herschikking is flankerend beleid nodig, waarvoor wel een bedrag is opgevoerd. Ook zullen er mogelijk frictiekosten (niet geraamd) optreden. 4. De geraamde kosten van het programma zijn voor een belangrijk deel het gevolg van het aanpassen van de interne bedrijfsvoering aan de eisen van de externe dienstverlening. Bij andere gemeenten is gebleken dat door deze aanpassingen efficiencybesparingen mogelijk zijn. Ook de rijksoverheid stelt dat een stelsel van basisregistraties resulteert in kostenbesparingen. De efficiencybesparingen zijn pas mogelijk, na uitvoering van diverse activiteiten en realisatie van de organisatorische aanpassingen ( de kost gaat voor de baat uit ). Het gaat hierbij om een periode van 2 tot 3 jaar. Het is daarom realistisch dat vanaf 2010 gefaseerd structurele efficiencybesparingen kunnen worden bereikt. Een voorlopige inschatting op basis van ervaringen bij andere gemeenten is het haalbaar om voor 2010 uit te gaan van een dekking van 25% van de structurele kosten, die oploopt tot een dekking van 50% in Dit is nadrukkelijk een voorlopige indicatie. In de loop van 2008 en 2009 zullen concrete uitwerkingen van de diverse activiteiten en interne bedrijfsvoeringsaudits meer inzicht geven in de daadwerkelijke efficiencymogelijkheden. 5. Met het veranderen en ontwikkelen zijn éénmalig extra kosten gemoeid. Gedurende een beperkte periode (2008 en 2009) is daarom budget nodig voor de programmakosten, opleiding, inhuur van extra capaciteit, enz. Die kosten zijn incidenteel. Het ligt in de rede hiervoor incidenteel budget ter beschikking te stellen. Er is nog weinig ervaring bij gemeenten met de realisatie van alle activiteiten. Het is daarom niet mogelijk voor alle onderwerpen een nauwkeurige raming van de benodigde investeringen en budgetten te geven. Gedurende de looptijd van het programma Route naar E-Wormerland zullen kosten worden gemaakt voor de uitbouw van externe dienstverlening en voor de aanpassing van interne bedrijfsvoering. Om flexibel om te kunnen gaan met gewijzigde omstandigheden, is het gewenst met de budgetten voor 2007, 2008 en 2009 een bestemmingsreserve te vormen tot en met Op basis van door het College goedgekeurde opdrachtbeschrijvingen en plannen van aanpak kunnen deze budgetten dan beschikbaar komen voor de realisatie van het programma. 5.2 Kosten, capaciteit en dekking van het programmaplan Route naar E-Wormerland Deze paragraaf geeft een overzicht van de kosten en benodigde capaciteit tot 2010 om de activiteiten te realiseren. In de opdrachttbeschrijvingen in bijlage 2 zijn deze nader gespecificeerd. De ramingen Pagina 27

28 zijn gebaseerd op de opdrachtbeschrijvingen (in bijlage 2), op offertes, op eerste ervaringen van andere gemeenten (ontwikkelen midoffice) en op eigen eerste inschattingen. Kosten De volgende categorieën van kosten worden onderscheiden: 1. Interne (elektronische) bedrijfsvoering: a. Ontwikkeling backoffice (realisatie en afname basisregistraties) b. Ontwikkeling midoffice 2. Externe (elektronische) dienstverlening (ontwikkeling frontoffice) 3. Algemene programmakosten De kosten van de activiteiten zijn onderverdeeld in incidentele kosten voor de periode tot 2010 (zoals algemene programmakosten, opleidingen en inhuur van externe capaciteit voor afdelingen) en in investeringen (aanschaf en implementatie van ICT, inclusief externe deskundigheid). De investeringen resulteren in structurele jaarlasten (kapitaallasten, onderhoud, e.d.). De personele capaciteit betreft capaciteit buiten de normale lijnactiviteiten. Wanneer in een kolom staat vermeld n.v.t., betekent dit dat er aan de activiteit geen kosten of extra inzet van medewerkers zijn verbonden, óf dat deze kosten al zijn opgenomen in een ander budget, dan wel dat de inzet van medewerkers tot de reguliere werkzaamheden moeten worden gerekend. Uit de planning in paragraaf 4 kan worden geconcludeerd dat het grootste deel van de kosten betrekking hebben op de jaren 2008 en Pagina 28

29 ACTIVITEIT Incidenteel ( ) KOSTEN Structureel ( ) Incidenteel (dagen) CAPACITEIT 1a. Interne (elektronische) bedrijfsvoering Ontwikkeling backoffice (Realisatie en afname (basis)registraties) Realisatie Basisregistratie Persoonsgegevens Afname Basisregistratie Persoonsgegevens Realisatie Basisregistratie Adressen en Gebouwen Afname Basisregistratie Adressen en Gebouwen Afname Basisregistratie Percelen (kadaster) Afname Basisregistratie Topografie Afname Basisregistratie Bedrijven Uitgifte Burger Service Nummer (BSN) Afname BSN Afname Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN) n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Zie implementatie Midoffice Zie implementatie Midoffice 5 n.v.t ,0 Zie implementatie Midoffice Zie implementatie Midoffice 10 n.v.t. n.v.t n.v.t. n.v.t. n.v.t n.v.t. n.v.t. n.v.t n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Zie implementatie Midoffice Zie implementatie Midoffice Zie implementatie Midoffice Zie implementatie Midoffice 5 n.v.t. 5 n.v.t. Subtotaal ,0 Reeds beschikbare dekking voor BAG, GBA, e.d. Totaal niet gedekt ,0 Structureel (fte) Pagina 29

30 PROJECT Incidenteel ( ) KOSTEN Structureel ( ) 1b. Interne (elektronische) bedrijfsvoering Ontwikkelen midoffice Incidenteel (dagen) CAPACITEIT Structureel (fte) Ontwikkelen procesmodel Ontwerpen informatiearchitectuur Ontwerpen ICTarchitectuur Zie Vermindering adm. lasten n.v.t. 40 0, n.v.t , n.v.t. 10 0,1 Implementeren workflow ,0 Implementeren document management systeem n.v.t. Implementatie midoffice Subtotaal ,4 Reeds beschikbare dekking voor DMS Totaal niet gedekt ,4 2. Externe (elektronische) dienstverlening Ontwikkeling frontoffice Afname eformulieren Zie Verbeteren website Zie Verbeteren website Zie Verbeteren website n.v.t. Uitgifte en afname enik n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Uitgifte en Afname DigiD Zie Verbeteren Zie Verbeteren website website 0.5 n.v.t. Realisatie Persoonlijke Zie Verbeteren Zie Verbeteren Internet Pagina website website 5 n.v.t. Aanpassing website voor Zie Verbeteren Zie Verbeteren blinden en slechtzienden website website n.v.t. n.v.t. Verbeteren website n.v.t. Realisatie digitaal omgevingsloket Aansluiten op Bedrijvenloket n.v.t n.v.t. n.v.t. n.v.t. Ontsluiten lokale regelgeving via internet n.v.t. n.v.t. Vermindering administratieve lasten n.v.t. n.v.t. n.v.t. APV Evaluatie van het aantal vergunningen n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Subtotaal n.v.t. Reeds beschikbare dekking voor website ,5 Totaal niet gedekt n.v.t. Pagina 30

31 3. Algemene programmakosten Naast de specifieke kosten per activiteit, zijn er algemene programmakosten. De programmaorganisatie Route naar E-Wormerland is verantwoordelijk voor de realisatie van het programmaplan en de algehele coördinatie, afstemming en communicatie van alle activiteiten. De personele inzet is voor een belangrijk deel gedekt in de reguliere formatie. Er is budget nodig voor externe deskundigheid ten behoeve van het programma in het algemeen. Ook is inhuur van extra capaciteit nodig om de belasting op te vangen die de Route naar E-Wormerland -activiteiten op de organisatie heeft (zie kolom incidentele capaciteit in deze paragraaf). Tenslotte is een raming gemaakt voor flankerend beleid om de personele herschikking mogelijk te maken. 3. PROGRAMMA-ORGANISATIE: FUNCTIE / KOSTENSOORT Programmadirecteur (Marlies van den Hende) Informatiemanager (???) Projectleider/programmamedewerker (???) Communicatieadviseur (Ramses de Vries) INCIDENTELE INZET / KOSTEN 2008 en 2009 Gedekt in reguliere formatie Gedekt in reguliere formatie Gedekt in reguliere formatie Gedekt in reguliere formatie Externe deskundigheid Communicatiebudget Inhuur extra capaciteit (nog in te vullen) Gedekt in reguliere formatie (op basis van inhuur, extern) Flankerend beleid TOTAAL Pagina 31

32 Samenvatting totale kosten 2008 en 2009 KOSTENCATEGORIE INCIDENTELE KOSTEN ( ) in 2008 en 2009 STRUCTURELE KOSTEN ( ) vanaf a.Interne (elektronische) bedrijfsvoering: ontwikkeling backoffice 1.b.Interne (elektronische) bedrijfsvoering: ontwikkeling midoffice 2. Externe (elektronische) dienstverlening Algemene programmakosten n.v.t. Totaal Reeds beschikbare dekking Extra benodigd Op basis van de uitgangspunten zoals geformuleerd in paragraaf 5.1., onderdeel 5, zal 25% van de structurele lasten van investeringen in de interne bedrijfsvoering (categorie 1a. en 1b.) met ingang van 2010 kunnen worden gedekt door efficiencybesparingen. Dit betreft derhalve een bedrag van (25% van ). waarvan beschikbaar is via het bestaand budget ICT Pagina 32

33 6. COMMUNICATIE In Hoofdstuk 3 is inhoudelijk beschreven hoe de gemeente Wormerland elektronische dienstverlening gaat realiseren. Dit omvat enerzijds activiteiten binnen de interne bedrijfsvoering. In eerste instantie zullen vooral de medewerkers de consequenties hiervan merken. Anderzijds worden er activiteiten uitgevoerd voor de externe (elektronische) dienstverlening aan burgers en bedrijven. Dit resulteert in een aantal doelgroepen voor de communicatie: Intern - de medewerkers, de gemeenteraad, het college en extern - de burgers. Medewerkers werken pas enthousiast aan de veranderingen mee als aanleiding, doelen en het verloop van de activiteiten duidelijk zijn. Burgers en bedrijven maken pas gebruik van de nieuwe mogelijkheden, als zij hiervan op de hoogte zijn. Doelen van de communicatie De communicatie rond het programma Route naar E-Wormerland richt zich op de volgende doelen: Bekendheid geven aan het programma Duidelijk maken van de consequenties voor de organisatie, medewerkers en werkwijze Draagvlak krijgen en behouden binnen de organisatie Het bieden van een samenhangend beeld van de verschillende initiatieven Informeren en afstemmen van de deelnemers aan de activiteiten Hieronder staan de mogelijke communicatiemiddelen vermeld waar gemeente Wormerland gebruik van kan maken. Communicatiemiddelen intern DOELGROEP STATUS COMMUNICATIEMIDDEL Medewerkers Bestaand Intranet Medewerkers Bestaand Regulier afdelingsoverleg Medewerkers, raad en college Nog te ontwikkelen Algemeen informatieboekje Route naar E-Wormerland Medewerkers, raad en college Nog te ontwikkelen - Eenvoudige factsheet (algemene informatie over effecten en doelen van Elektronische dienstverlening) - Powerpointpresentatie op maat per activiteit Medewerkers Nog te ontwikkelen Officieel startmoment: Interactieve werksessie (simulatie) Medewerkers Nog te ontwikkelen bijeenkomsten over activiteiten waar deelnemers onderling ervaringen kunnen uitwisselen Pagina 33

34 Communicatiemiddelen extern DOELGROEP STATUS COMMUNICATIEMIDDEL Burgers Nog te ontwikkelen Internet (website gemeente Wormerland) Burgers Nog te ontwikkelen Publicaties Zaankanter (gemeente pagina). Burgers Nog te ontwikkelen Nieuwsbrief Wormerland Pers Nog te ontwikkelen Persberichten op key moments Communicatie De communicatie wordt opgebouwd rondom een aantal punten: In de communicatie zal het doel van dit programmaplan Route naar E-Wormerland centraal staan: Wormerland wil zijn dienstverlening verbeteren door de processen transparant, navolgbaar en 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar te hebben via de gemeentelijke website. De gemeente heeft meerdere communicatiekanalen ter beschikking om te kunnen communiceren. De paarse krokodil staat intern symbool voor het programma Route naar E-Wormerland. Dit wordt alleen doorgevoerd in de communicatie naar de medewerkers. De paarse krokodil is hierbij het middel, het doel is het neerzetten van de centrale boodschap. De paarse krokodil symboliseert dat Wormerland als één organisatie benaderbaar is voor dienstverlening aan haar burgers en dat elektronische dienstverlening en bedrijfsvoering daarbij belangrijke middelen zijn. Samenwerken Verschillende deelactiviteiten binnen het programma elektronische dienstverlening hebben elk hun eigen boodschap die zij voor hun activiteit naar buiten willen brengen. De doelgroepen voor die boodschappen overlappen elkaar (sterk), waardoor een teveel aan informatie dreigt, een zogenaamde information overload. Een belangrijk aandachtspunt in de communicatiestrategie is dan ook het afstemmen van de communicatie over Route naar E-Wormerland tussen de verschillende betrokken partijen. Door intensieve samenwerking tussen de activiteiten en de centrale boodschap van het programmaplan, versterken de verschillende communicatiestromen elkaar in plaats van dat ze elkaar tegenwerken. Samenwerking tussen de activiteiten zorgt ervoor dat Wormerland zich als één gemeente presenteert aan de burgers en organisaties. Om de aansluiting tussen de activiteiten te vinden en de collectiviteit van Wormerland uit te dragen, worden de trekkers van de activiteiten en de lijnmanagers ondersteund door de afdeling communicatie. Pagina 34

35 BIJLAGE 1 OVERZICHT VAN DE ACTIVITEITEN OPDRACHTBESCHRIJVING: REALISATIE EN AFNAME BASISREGISTRATIE PERSOONSGEGEVENS (Afdeling Samenleving, N. Vos) OPDRACHTBESCHRIJVING INVOERING BAG (BASISREGISTRATIE ADRESSEN EN GEBOUWEN (Afdeling VROM, J. Schavemaker) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE KADASTER (Afdeling OW, M. van Leeven) OPDRACHTBESCHRIJVING BASISREGISTRATIE TOPOGRAFIE (Afdeling OW, M. van Leeven) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE BEDRIJVEN (NHR) (Afdeling BMO, L. Marijnissen per januari 2008) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BEDRIJVEN- EN INSTELLINGENNUMMER (BIN) (Afdeling BMO, L. Marijnissen per januari 2008) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BURGERSERVICENUMMER (BSN) (Afdeling Samenleving, N. Vos) OPDRACHTBESCHRIJVING ONTWIKKELEN PROCESMODEL (Afdeling Middelen, B. Langendijk) OPDRACHTBESCHRIJVING: ONTWERPEN INFORMATIEARCHITECTUUR (Afdeling Middelen, H. van der Kogel) OPDRACHTBESCHRIJVING ONTWERPEN ICT ARCHITECTUUR (Afdeling Middelen, H. van der Kogel) OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE WORKFLOW MANAGEMENT (WFM) (Afdeling Middelen, F. Merlijn) OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE DOCUMENTAIR MANAGEMENT SYSTEEM (DMS) OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE MIDOFFICE (Afdeling Middelen, B. Langendijk) 68 OPDRACHTBESCHRIJVING VERBETERING WEBSITE (Afdeling BMO, R. de Vries) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME E-FORMULIEREN (Afdeling BMO, R. de Vries) OPDRACHTBESCHRIJVING UITGIFTE E-NIK (Afdeling Samenleving, N. Vos) OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME DIGID EN ENIK (Afdeling Samenleving, N. Vos) OPDRACHTBESCHRIJVING PERSOONLIJKE INTERNETPAGINA (Afdeling BMO, R. de Vries). 79 OPDRACHTBESCHRIJVING WEBSITE GESCHIKT VOOR BLINDEN EN SLECHTZIENDEN (Afdeling BMO, R. de Vries) OPDRACHTBESCHRIJVING INVOERING WABO / DIGITAAL OMGEVINGSLOKET (Afdeling VROM, J. Schavemaker) OPDRACHTBESCHRIJVING WET KENBAARHEID PUBLIEKRECHTELIJKE BEPERKINGEN (WKPB) (Afdeling VROM, J. Overeem) OPDRACHTBESCHRIJVING BEDRIJVENLOKET (Afdeling BMO, L. Marijnissen per januari 2008) OPDRACHTBESCHRIJVING LOKALE REGELGEVING VIA INTERNET (Afdeling BMO, R. Rozemeijer) OPDRACHTBESCHRIJVING EVALUATIE AANTAL VEREISTE VERGUNNINGEN EN VERMINDERING ADMINISTRATIEVE LASTEN VIA MODEL APV EN ANDERE VERORDENINGEN Pagina 35

36 BIJLAGE 2...OPDRACHTBESCHRIJVINGEN OPDRACHTBESCHRIJVING: REALISATIE EN AFNAME BASISREGISTRATIE PERSOONSGEGEVENS (Afdeling Samenleving, N. Vos) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het opzetten en invullen van één basisregistratie voor persoonsgegevens. Het Rijk wil de GBA transformeren tot de basisregistratie van persoonsgegevens. De eerste aanzet hiertoe is de wetswijziging die op 1 april 2007 van kracht is geworden. Een aantal belangrijke gegevens GBA-gegevens heeft dan de status van authentiek gegeven. Instanties (intern en extern) moeten van de authentieke gegevens uitgaan bij de uitvoering van hun taken. Bij twijfel aan de juistheid van de gegevens moeten de instanties uiteindelijk allemaal verplicht terugmeldingen doen. Tot 2010 loopt de termijn waarbinnen alle instanties, ook gemeenten, de terugmeldingen in hun werkprocessen moeten invoeren. Het betreft een wettelijk verplichte invoering van de basisregistratie personen. 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens Huidige situatie Persoonsgegevens van inwoners van de gemeente Wormerland worden geregistreerd en beheerd in basisregistratie personen. Er is nog geen autorisatie aangevraagd als zijnde afnemer voor het raadplegen van persoonsgegevens op de Landelijke Raadpleegbare Deelverzameling. Op meerdere plekken in de organisatie worden de persoonsgegevens geregistreerd en beheerd. Kwaliteit van gegevens is geborgd door middel van een verplichte audit van de gegevens (inhoudelijk, procesmatig en op het gebied van privacy. Toekomstige situatie Persoonsgegevens van inwoners van de gemeente Wormerland en personen waar de gemeente Wormerland een belang bij heeft worden geregistreerd en beheerd in basisregistratie personen. Er is een autorisatie aangevraagd voor het raadplegen van persoonsgegevens op de Landelijke Raadpleegbare Deelverzameling. Op 1 plek in de organisatie worden persoonsgegevens geregistreerd en beheerd. Kwaliteit van gegevens is geborgd door middel van een verplichte audit van de gegevens (inhoudelijk, procesmatig en op het gebied van privacy. De basisregistratie wordt als authentieke registratie aangemerkt. Instanties (intern en extern) moeten van de authentieke gegevens uitgaan bij de uitvoering van hun taken. Bij Pagina 36

37 ICT Meerdere softwarepakketten en/of mogelijkheden voor de registratie en het beheer van persoonsgegevens. twijfel aan de juistheid van de gegevens moeten de instanties uiteindelijk allemaal verplicht terugmeldingen doen. 1 softwarepakket voor de registratie en het beheer van persoonsgegevens waaraan de diverse vakapplicaties zijn gekoppeld. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Inventarisatie gebruik en beheer van persoonsgegevens in de organisatie Maken van een plan van aanpak voor het gebruik en beheer van de Basisregistratie Personen in afstemming met de afdelingshoofden Inrichten van een Binnengemeentelijke Basisregistratie Personen Aanvraag bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor de autorisatie tot afnemer op het GBA-netwerk Koppelen van applicaties aan Basisregistratie Personen Autorisaties aanbrengen met betrekking tot het gebruik van de Basisregistratie Personen Basisregistratie Personen raadpleegbaar maken voor verschillende afdelingen b) (tussen)resultaten Beoogd eindresultaat is één Basisregistratie Persoonsgegevens Decentrale registraties van persoonsgegevens zijn opgeheven Overzicht participerende afdelingen Koppeling per applicatie met de Basisregistratie Personen c) Samenhang met overige activiteiten Uitgifte van BSN Afname van BSN 4) Organisatie: a) Structuur: Het directieteam is opdrachtgever. De senior-medewerker Burgerzaken is opdrachtnemer voor de realisatie van de basisregistratie persoonsgegevens. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Er is budget nodig voor het koppelen van de verschillende functionele applicaties aan de Basisregistratie Persoonsgegevens. De kosten hiervan zijn opgenomen in de implementatie Pagina 37

38 Midoffice. Voor een overgangssituatie is inzet nodig van de functionele beheerders van de diverse vakapplicaties. Raming daarvan is gemeentebreed 20 dagen. 5) Planning en fasering Invoering van de nieuwe wet GBA heeft plaatsgevonden op 1 april Tevens is vanaf 1 april 2007 een start met de Modernisering van de GBA. Vanwege de Modernisering GBA zal vanuit het Rijk een kernapplicatie Burgerzaken worden gebouwd en geleverd. Aan de kernapplicatie kunnen gemeenten desgewenst diverse modules koppelen. Op dit moment is de Modernisering GBA stilgelegd omdat de GBA-V(verstrekkingen) vanwege technische problemen niet functioneert. Omdat de VNG en NVVB hebben aangegeven eerst de ontwikkelingen te willen afwachten, is besloten de werkzaamheden aan het nieuwe burgerzakensysteem voorlopig op te schorten. Bovenstaande problemen hebben geen gevolgen voor het ontwikkelen, implementeren, realiseren en gebruiken van een interne Basisregistratie Personen. Pagina 38

39 OPDRACHTBESCHRIJVING INVOERING BAG (BASISREGISTRATIE ADRESSEN EN GEBOUWEN (Afdeling VROM, J. Schavemaker) 1) Beschrijving algemeen Als onderdeel van het kabinetsprogramma de andere overheid is de gemeente verplicht om per 1 juli 2009 voor binnen haar gemeentegrenzen een basisregistratie voor alle officiële adressen en voor alle gebouwen / verblijfsobjecten / ligplaatsen / standplaatsen ingevoerd te hebben in de landelijke voorziening BAG. De gemeente is de bronhouder / registratiehouder hiervan, hetgeen betekent dat zij naast de invoering de betreffende gegevens binnen wettelijke termijnen actueel houdt. Alle overheidsinstanties zijn verplicht gebruik te maken van deze landelijke voorziening voor het uitoefenen van hun taken. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Rollen Gegevens Huidige situatie Binnen overheidsinstanties en binnen de gemeente zelf worden eigen registraties met adres- en/of gebouwgegevens bijgehouden. Op vele plaatsen binnen de overheid beheren medewerkers de adres- en gebouwgegevens zelf voor het uitoefenen van hun taken. Veranderingen worden niet intern doorgegeven. De kwaliteit van gegevens omtrent adressen, gebouwen / verblijfsobjecten / ligplaatsen / standplaatsen zijn niet uniform en geborgd. Toekomstige situatie Alle overheidsinstanties zijn verplicht gebruik te maken van de landelijke voorziening BAG voor wat betreft alle officiële adressen en gegevens voor alle gebouwen / verblijfsobjecten / ligplaatsen / standplaatsen. De gemeente is bronhouder en registratiehouder voor alle officiële adressen en gegevens voor alle gebouwen / verblijfsobjecten / ligplaatsen / standplaatsen. Naast het invoeren ervan houdt de gemeente de gegevens dus ook bij. Overheidsinstanties hebben daarbij de plicht om bij twijfels over de juistheid van gegevens dit te melden bij de gemeente, die vervolgens een onderzoek instelt. De kwaliteit van gegevens omtrent adressen, gebouwen / verblijfsobjecten / ligplaatsen / standplaatsen zijn uniform en geborgd. Pagina 39

40 ICT Adres- en gebouwgegevens worden op diverse in vakspecifieke applicaties bijgehouden. Alle vakapplicaties zijn gekoppeld aan de landelijke voorziening BAG. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Voor wat betreft de activiteiten - inclusief de implementatie - die moeten plaatsvinden wordt in eerste instantie verwezen naar het Plan van Aanpak (concept Kondar; september 2007) voor de implementatie van de BAG bij de tien samenwerkende Waterlandse Gemeenten Intern iedereen attenderen dat zij straks gebruik moeten maken van de BAG en indien nodig zorg dienen te dragen voor een koppeling hieraan Werkprocessen aanpassen Plan van aanpak maken voor het beheer van de basisregistratie en uiteindelijk beheren van de BAG Aansturing en monitoren van uit programmabureau b) (tussen)resultaten Beoogd eindresultaat is dat de basisregistratie adressen en gebouwen wordt gebruikt door de overheidsinstanties en alle afdelingen van de gemeente zelf c) Samenhang met andere activiteiten Realisatie WABO Realisatie en afname overige (basis)registraties (basisregistratie persoonsgegevens, kadaster etc.) Implementatie WFM Implementatie Midoffice 4) Organisatie a) Structuur De directie is de opdrachtgever tot het invoering van de landelijke voorziening BAG zoals die vermeld staat in het eerder genoemde plan van aanpak ISW-BAW. De opdrachtnemer is de afdeling VROM, met name medewerker J. Schavemaker. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Voor de realisatie van de BAG is circa ,- nodig. Verder is er budget nodig voor het koppelen van de verschillende functionele applicaties aan de BAG. Dit is ondergebracht in de ontwikkeling van het Midoffice. In de begroting 2008 is (inclusief automatiseringskosten voor de Wkpb) reeds ,00 opgenomen. Daarnaast zijn nog eens tussen de 3300 en 3800 uur aan capaciteit nodig om de in het plan van aanpak genoemde activiteiten uit te voeren. Een voorwaarde van uitvoering van het plan van aanpak is dat er voldoende capaciteit aanwezig is. Binnen afdelingsplannen is voor 2008 Pagina 40

41 geen rekening gehouden met de BAG. Afhankelijk van de te kiezen samenwerkingsvorm in het kader van de ISW-BAW zal hier een oplossing voor komen. Er moet rekening gehouden worden met extra kosten voor de inhuur van externen van circa ,-. Voor het beheren van het BAG is structureel 1 fte mee gemoeid. 5) Planning en fasering De aansluiting op de landelijke voorziening staat voor gemeente Wormerland gepland op 1 februari Dit betekent dat Wormerland in november 2008 gereed moet zijn voor de audit over de aansluiting op de landelijke voorziening BAG voor wat betreft haar basisgegevens over alle officiële adressen en gegevens voor alle gebouwen / verblijfsobjecten / ligplaatsen / standplaatsen. Uiteraard dient hierbij ook het beheer al geregeld te zijn. Pagina 41

42 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE KADASTER (Afdeling OW, M. van Leeven) 1) Beschrijving algemeen Deze activiteit is gericht op het organisatiebreed beschikbaar stellen van de kadastrale kaart en bijbehorende kadastrale gegevens volgens de nieuwe standaarden betreffende basisregistraties. Deze gegevens worden gekoppeld aan administratieve gegevens over de kadastrale eigendomssituatie. Hierdoor kan een medewerker snel complete en actuele informatie inzien. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Er zijn afdelingen met een abonnement om het kadaster te kunnen raadplegen. Andere afdelingen lezen maandelijks de wijzigingen in de kadastrale gegevens in via een digitale verbinding. Informatie wordt niet gedeeld tussen de afdelingen. Afdelingen actualiseren maandelijks de gegevens of raadplegen het kadaster wanneer nodig. Actualiteit van gegevens minder geborgd. Afdelingen hebben eigen inlogcodes voor toegang tot het kadaster en sommige afdelingen hebben software om maandelijks de gewijzigde gegevens van het kadaster in te lezen. Toekomstige situatie Organisatiebreed wordt de basisregistratie Kadaster geraadpleegd en worden meldingen van veranderingen of fouten teruggegeven aan de beheerder (Kadaster). Afnemer Basisregistratie Kadaster en terugmelder bij veranderingen of fouten Kwaliteit en actualiteit van gegevens geborgd. Afdelingen zijn aangesloten op landelijke voorziening met kadastrale gegevens 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Organisatiebreed ontsluiten van digitale Kadastrale kaart gekoppeld aan administratieve gegevens over de kadastrale eigendomssituatie. Koppelingen leggen tussen de verschillende administratieve gegevens en basisregistraties Abonnementen kadaster van afdelingen opheffen Beheer van de koppeling van de kadastrale kaart aan de administratieve gegevens regelen binnen de gemeente Pagina 42

43 Werkprocessen aanpassen (o.a. terugmeldplicht) b) (tussen)resultaten Beoogd eindresultaat is een organisatiebrede ontsluiting, gekoppeld aan administratieve gegevens over de kadastrale eigendomssituatie Procesbeschrijving Aansluiting op landelijke voorziening c) Samenhang overige activiteiten Realiseren basisregistratie adressen en gebouwen 4) Organisatie a) Structuur Het directieteam is als verantwoordelijk orgaan opdrachtgever. Afnemende afdelingen zijn onder andere VROM, OW, BMO. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Voor de realisatie afname basisregistratie kadaster is circa nodig. 5) Planning en fasering In het eerste kwartaal 2008 wordt het uitvoeringsplan verder opgesteld en een impactanalyse uitgevoerd. Van april tot en met juni 2008 wordt het plan uitgevoerd. Pagina 43

44 OPDRACHTBESCHRIJVING BASISREGISTRATIE TOPOGRAFIE (Afdeling OW, M. van Leeven) 1) Beschrijving algemeen Deze activiteit is gericht op een organisatiebrede afname van de basiskaart van Wormerland voor het primaire werkproces. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Binnen Wormerland is de basiskaart al grotendeels vlakgericht opgebouwd. Niet alle afdelingen gebruiken deze kaart. De kaart wordt centraal beheerd. Niet alle afdelingen gebruiken de kaart en veranderingen worden niet teruggemeld. Gegevens zijn nog niet geoptimaliseerd doordat er geen basisregistraties worden gebruikt. Het systeem bestaat maar is niet voor alle afdelingen/personen raadpleegbaar, tenzij expliciet door de gebruiker wordt aangevraagd. Toekomstige situatie Algemene toepassing gesloten en vlakgerichte basiskaart van gemeente Wormerland met standaardindelingen. Landelijk wordt de kaart beheerd. Veranderingen worden door de afnemers teruggemeld. Gegevens zijn mede ingevuld door basisregistraties en daarmee zijn kwaliteit en actualiteit van de gegevens geborgd Organisatiebreed toepassing van de basiskaart. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Organisatiebrede aansluiting op de basiskaart vervaardigen Werkprocessen aanpassen Werkafspraken maken over terugmeldingen Aansturing en monitoren vanuit programmabureau b) (tussen)resultaten Beoogd eindresultaat is een organisatiebreed toepassen van basiskaart van Wormerland c) Samenhang andere activiteiten Realisatie basisregistratie Adressen en Gebouwen Pagina 44

45 4) Organisatie a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. Afnemende afdelingen zijn onder andere VROM en OW en dus als zodanig verantwoordelijk voor daadwerkelijke afname in procesgang en ICT. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Er is circa nodig om de topografie te realiseren. 5) Planning en fasering De periode van februari 2008 tot juni 2008 is ingepland voor het beschikbaar stellen van de gemeentelijke basiskaart. Pagina 45

46 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE BEDRIJVEN (NHR) (Afdeling BMO, L. Marijnissen per januari 2008) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het gebruiken van het Nieuw Handelsregister (NHR) voor de primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de Wormerlandse organisatie. Het NHR bevat alle actuele en accurate gegevens over bedrijven en rechtspersonen, waardoor de gemeente deze niet meer zelf hoeft te registreren. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Afdelingen houden eigen registratie van bedrijven en rechtspersonen bij. Medewerkers beheren de bedrijfsgegevens zelf binnen het primaire proces. Kwaliteit en actualiteit van gegevens zijn niet geborgd. Bedrijfsgegevens worden in vakspecifieke applicaties bijgehouden Toekomstige situatie Afdelingen raadplegen het NHR voor informatie over bedrijven en rechtspersonen Het beheer en distributie van de bedrijfsgegevens zijn belegd bij de Kamer van Koophandel. Afdelingen zijn geen beheerders maar afnemers. Wijzigingen en fouten moeten wettelijk verplicht worden doorgegeven aan de beheerder, de Kamer van Koophandel. Kwaliteit en actualiteit van de gegevens zijn geborgd. Vakapplicaties zijn gekoppeld aan de basisregistratie bedrijven. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Inventariseren welke afdelingen met bedrijfsgegevens werken Vakapplicaties koppelen aan NHR Werkprocessen aanpassen Eigen registraties afdelingen verwijderen Aansturing en monitoren vanuit programmateam b) (tussen)resultaten Aansluiting op voorziening c) Samenhang andere activiteiten Afname Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN) Afname overige basisregistraties Pagina 46

47 Implementatie midoffice 4) Organisatie a) Structuur Het directieteam is als verantwoordelijk orgaan opdrachtgever. De opdrachtnemer voor de afname NHR moet nog worden benoemd. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor realisatie van het afnemen van de NHR binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Er is budget nodig om de vakapplicaties aan te kunnen sluiten op de landelijke voorziening. Daarvoor wordt een raming gedaan van Personele inzet van functionele beheerders van vakapplicaties wordt geraamd op 10 dagen. 5) Planning en fasering De start is afhankelijk van het vrijgeven van het NHR, de landelijke voorziening. Waarschijnlijk zal dit eind 2008 plaatsvinden. In het eerste kwartaal 2009 kan dan de afname worden gerealiseerd. Pagina 47

48 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BEDRIJVEN- EN INSTELLINGENNUMMER (BIN) (Afdeling BMO, L. Marijnissen per januari 2008) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het gemeentebrede gebruik van het BIN (bedrijven en instellingen nummer) als identificatienummer voor bedrijven in de primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de Wormerlandse organisatie. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Afdelingen vragen naar bedrijfsgegevens van organisaties en houden dit in een eigen registratiesysteem bij. Medewerkers vragen naar bedrijfsgegevens. Kwaliteit bedrijfsgegevens in afdelingsspecifieke administratie is niet geborgd. Applicaties vragen om bedrijfsgegevens of om het Kamer van Koophandel nummer. Toekomstige situatie Bedrijven identificeren zich met BIN en via raadpleging van de landelijke voorziening zoeken afdelingen er de juiste bedrijfsgegevens bij. Medewerkers vragen naar BIN en kunnen aanvullende bedrijfsgegevens in de landelijke voorziening opvragen Kwaliteit van bedrijfsgegevens in de landelijke voorziening is geborgd. In applicaties staat het BIN vermeld en op (e)formulieren wordt om het BIN gevraagd. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Inventarisatie maken welke afdelingen, applicaties en formulieren moeten worden aangepast op BIN (e-)formulieren aanpassen Applicaties aanpassen Werkprocessen aanpassen Aansluiting regelen voor de diverse afdelingen op de landelijke voorziening Autorisatie bepalen voor de afdelingen welke bedrijfsgegevens zij mogen raadplegen Aansturing en monitoren vanuit het programmabureau b) (Tussen)Resultaten In applicaties staat BIN vermeld Op (e-)formulieren wordt gevraagd om BIN Medewerkers raadplegen landelijke voorziening voor verkrijgen van bedrijfsgegevens Pagina 48

49 c) Samenhang overige activiteiten Afname Basisregistratie Bedrijven (NHR) Implementatie Midoffice 4) Organisatie a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. Opdrachtnemer voor de afname BIN moet nog worden bepaald. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor de daadwerkelijke afname van het BIN binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Het aanpassen van de bestaande applicaties en (e)formulieren wordt gedekt uit reguliere budgetten voor ICT en e-formulieren. De benodigde personele inzet wordt voor de functioneel applicatiebeheerders in de gehele organisatie tezamen geraamd op 10 dagen. 5) Planning en fasering Het BIN zal naar verwachting in de eerste helft van 2009 worden ingevoerd. In de tweede helft van 2009 zal de afname worden gerealiseerd. Pagina 49

50 OPDRACHTBESCHRIJVING UITGIFTE BURGERSERVICENUMMER (BSN) (Afdeling Samenleving, N. Vos) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het uitgeven van het burgerservicenummer (BSN) conform de Wet algemene bepalingen BSN (Wabb). Door middel van het BSN kan de burger zich bij overheidsinstanties identificeren en is eenmalige verstrekking van gegevens mogelijk. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie Toekomstige situatie Proces Rollen Gegevens ICT De Belastingdienst geeft een sofinummer uit. De Belastingdienst geeft een sofinummer uit. Kwaliteit sofinummer is geborgd. Het sofinummer wordt via het GBAberichtenverkeer geleverd door het Ministerie van Financien/Belastingen en gekoppeld aan de juiste personen. Het BSN wordt uitgegeven aan burgers. De persoonsgegevens inclusief het BSN wordt gevuld in de Basisregistratie Persoonsgegevens en de Beheervoorziening BSN. Burgerzaken geeft het BSN uit en verzorgt de gegevenslevering met de landelijke Beheervoorziening BSN. De Beheervoorziening BSN zorgt voor het genereren, distribueren en raadplegen van het BSN. De Beheervoorziening vervult tevens de functie van een centraal meldpunt over fouten of vermoedens. Kwaliteit BSN is geborgd. Het BSN bestaat uit 9 cijfers en voldoet aan een variant op de zgn. elfproef: dwz. als het burgerservicenummer wordt voorgesteld door ABCDEFGHI, dan moet: 9A + 8B + 7C + 6D + 5E + 4F + 3G + 2H - I een veelvoud van 11 zijn. Burgerzaken geeft het BSN uit bij het aanleggen van een persoonslijst. De toekenning vindt plaats binnen de huidige GBA-applicatie. Bij toekenning stelt Burgerzaken vast of er ooit een sofinummer is toegekend eventueel met behulp van de Beheervoorziening. Pagina 50

51 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a. Activiteiten PKI-overheidscertificaat aanvragen voor de beveiliging van de gegevens Proces van uitgifte regelen en het raadplegen van de landelijke beheervoorziening binnen de afdeling Burgerzaken Aansturing en monitoren vanuit het programmateam b. (Tussen) Resultaten In bezit van PKI-overheidscertificaat Uitgifte van BSN is mogelijk Het berichtenverkeer dat noodzakelijk is voor de toekenning van het BSN verloopt via de huidige GBA-aansluiting c. Samenhang met de volgende andere activiteiten Afname van BSN Realisatie en Afname basisregistratie persoonsgegevens 4) Organisatie a. Structuur Het directieteam is opdrachtgever. Opdrachtnemer is de senior-medewerker Burgerzaken voor de realisatie van de uitgifte van BSN en het raadplegen van de Beheervoorziening. b. Middelen: tijd, geld, faciliteiten Er is een aanpassing nodig in de applicatie die nu wordt gebruikt bij de afdeling Burgerzaken. De dekking hiervoor zal komen uit het reguliere ICT budget. Extra personele inzet is niet aan de orde. 5) Planning en fasering Zodra het PKI-overheidscertificaat binnen is en de GBA-applicatie is aangepast wordt het BSN verplicht ingevoerd vanaf 26 november Wormerland kan dan het BSN uitgeven. Pagina 51

52 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BURGERSERVICENUMMER (BSN) (Afdeling Samenleving, N. Vos) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het gemeentebrede gebruik van het BSN als identificatienummer voor burgers, in de primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de Wormerlandse organisatie. De gemeente is een BSN-gebruiker en kan daarom gebruik maken van de Beheervoorziening BSN om verificatievragen te stellen. Aansluiting is in vele gevallen optioneel in dus niet verplicht. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie Toekomstige situatie Proces Rollen Gegevens ICT Afdelingen vragen naar persoonsgegevens van mensen en houden dit in een eigen registratiesysteem bij. Medewerkers vragen naar persoonsgegevens. Kwaliteit persoonsgegevens in afdelingsspecifieke administratie is niet geborgd. Applicaties vragen om persoonsgegevens burgers en/of sofinummers. Burgers identificeren zich inclusief het BSN. Via raadpleging de Basisregistratie Personen van Wormerland zoeken afdelingen de juiste persoonsgegevens. Bij raadpleging kan nagekeken worden of het BSN actief is en/of de combinatie van het BSN en de identiteitsgegevens correct zijn. Eveneens kan worden getoetst of het gebruikte identiteitsbewijs geldig is. Na een goede identificatie kunnen medewerkers het BSN gebruiken en (aanvullende) persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen en/of de Beheervoorziening worden geraadpleegd. Kwaliteit van persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen en/of de Beheervoorziening is geborgd. In applicaties staat het BSN vermeld en op (e)formulieren wordt om het BSN gevraagd. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Pagina 52

53 Inventarisatie maken welke afdelingen, applicaties en formulieren moeten worden aangepast op BSN Beslissing nemen of Wormerland wordt aangesloten op Beheervoorziening BSN (e-)formulieren aanpassen Applicaties aanpassen Werkprocessen aanpassen Inventariseren welke afdelingen moeten worden geautoriseerd voor het raadplegen van de Basisregistratie personen en/of de beheervoorziening BSN Autorisatie bepalen voor de afdelingen welke bedrijfsgegevens zij mogen raadplegen Aansturing en monitoren vanuit het programmateam b) (Tussen)resultaten In applicaties staat BSN vermeld Op (e-)formulieren wordt gevraagd om BSN in plaats van persoonsgegevens Medewerkers raadplegen Basisregistratie Persoonsgegevens van Wormerland c) Samenhang met overige activiteiten: Uitgifte BSN Realisatie en Afname Basisregistratie Persoonsgegevens 4) Organisatie a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. Opdrachtnemer voor de afname BSN is de senior-medewerker Burgerzaken. Afdelingshoofden zijn proceseigenaar/opdrachtnemer voor de daadwerkelijke afname van BSN binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Het aanpassen van de bestaande applicaties en (e)formulieren wordt gedekt uit reguliere budgetten voor ICT en e-formulieren. De benodigde personele inzet wordt voor de functioneel applicatiebeheerders in de gehele organisatie tezamen geraamd op 20 dagen. 5) Planning en fasering Het uitvoeren van deze opdracht is afhankelijk van de realisatie van het BSN met ingang van 26 november Zodra de inventarisatie van het gebruik van het BSN binnen de vakapplicaties is afgerond kan de autorisatie van de diverse afdelingen gaan plaatsvinden. Tevens zal dan inzicht zijn verkregen in de behoefte tot aansluiting op de Beheervoorziening BSN. De autorisaties wordt gemaakt door het taakveld Burgerzaken in overleg met de afdelingshoofden en in combinatie met de autorisatie op de Basisregistratie Personen. Inventarisatie en (eventuele) aanpassingen van de werkprocessen en (e-)formulieren moeten de afdelingshoofden zelf organiseren. Pagina 53

54 OPDRACHTBESCHRIJVING ONTWIKKELEN PROCESMODEL (Afdeling Middelen, B. Langendijk) 1) Beschrijving algemeen De opdracht is om een gemeentebreed procesmodel te ontwikkelen, dat beschrijft welke kenmerken primaire processen in de gemeentelijke organisatie moeten hebben. Het procesmodel beoogt verschillende doelen: Het eerste doel is dat primaire processen in de Wormerlandse organisatie aansluiten op de eisen van externe (elektronische) dienstverlening en daarbij passende interne bedrijfsvoering. Het tweede doel is om de inzet van een workflow management systeem (WFM) een inhoudelijk referentiekader mee te geven. Door de logistieke momenten van start, besluitvorming, overdracht en afronding van processen in het procesmodel te benoemen en in WFM vast te leggen, wordt het mogelijk de status van processen in beeld te brengen. Zie de opdrachtbeschrijving voor WFM. Het derde doel is de inzet van een document management systeem (DMS) een inhoudelijk referentiekader mee te geven. De inzet is om te benoemen op welke logistieke momenten welke (soorten) documenten worden aangemaakt, geraadpleegd of gemuteerd. Dit komt ten goede aan vindbaarheid en toegankelijkheid van documenten. Zie ook de opdrachtbeschrijving voor DMS. De verbinding van het procesmodel met WFM en DMS wordt in een pilot beproefd en uitgewerkt. 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens Huidige situatie In grote lijnen denken en werken de medewerkers organisatie meer in activiteiten dan in processen. Activiteiten worden veelal bepaald door instructies vanuit vakinhoud en ICT functionaliteit. Rollen zijn vaak gebaseerd op hiërarchie en vakinhoudelijke kennis en benoemd in termen van activiteiten. Onderlinge samenhang is niet goed in beeld. Over verloop en status van processen, verantwoordelijkheid voor processen zijn moeizaam gegevens te krijgen. Dat geldt zowel voor externe als Toekomstige situatie De Wormerlandse organisatie denkt en werkt in processen waarin activiteiten in afstemming zijn gericht op het tot stand brengen van een product of dienst. Burger, bedrijf, bestuur, leiding of interne collega zijn daarbij richtpunt. Rollen zijn logistiek bepaald op basis van de bijdrage die iemand in een rol levert aan de totstandkoming van product of dienst Metagegevens over processen (bijv. duur, werkwijze, actuele en verwachte doorlooptijd, eigenaar, en actuele behandelaar) zijn Pagina 54

55 ICT Huidige situatie interne belanghebbenden. Voorzover verloop van processen wordt vastgelegd, gebeurt dat in functionele applicaties per afdeling. Toekomstige situatie beschikbaar en toegankelijk voor zowel interne belanghebbenden (manager, collega, telefoniste) als burgers of bedrijven Metagegevens over processen worden vastgelegd en ontsloten via het generieke workflow systeem van Wormerland. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Maken Wormerlands procesmodel op basis van EGEM proces model (architectuur), uitgewerkt in beperkt aantal hoofdprocessen Verbinden op uitgangspunten en keuzen met ICT algemeen en met portal en midoffice (WFM en DMS) in het bijzonder Toetsen bij interne klankbordgroep van medewerkers aan de praktijk Bijstelling tot voorlopig Wormerlands procesmodel Plan van aanpak maken voor toepassing in organisatie gedurende 2008 en 2009 b) (tussen)resultaten Wormerlands procesmodel in concept Ervaringen met toepassing ervan in de praktijk Voorlopig Wormerlands procesmodel c) Samenhang met overige activiteiten Ontwerpen ICT-architectuur Ontwerpen informatiearchitectuur Invoeren workflow management systeem Implementatie DMS Vermindering administratieve lasten Implementatie midoffice 4) Organisatie a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. De leidinggevende Middelen is opdrachtnemer. Een klankbordgroep wordt samengesteld uit medewerkers van verschillende afdelingen. Een pilot zal worden gedaan waarin de ontwikkeling van het procesmodel wordt gecombineerd met eerste invoering van WFM en DMS. De proceseigenaar zal daarvan trekker zijn. Pagina 55

56 b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Er is budget nodig voor de inhuur van externe deskundigheid. De kosten hiervan vallen onder activiteit Administratieve lastenverlichting. Personele inzet wordt bepaald door de opdrachtnemer en de verantwoordelijk afdelingshoofden. De personele inzet voor het ontwikkelen van een procesmodel wordt als volgt ingeschat: Tijd van informatieadviseur 80 uur Tijd van interne klankbordgroep 40 uur Totaal 120 uur 5) Planning en fasering Procesmodel wordt ontwikkeld in het 4 e kwartaal 2007 en 1 e kwartaal Pagina 56

57 OPDRACHTBESCHRIJVING: ONTWERPEN INFORMATIEARCHITECTUUR (Afdeling Middelen, H. van der Kogel) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het opstellen van een architectuur (kader) voor de opzet en inrichting van de informatiehuishouding van Wormerland. Deze architectuur beschrijft: Gegevens als grondstof (basisgegevens, productiegegevens) Gegevens over processen en producten (metagegevens, management en bestuursinformatie) Aard en samenstelling van documenten en documentaire informatievoorziening 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Gegevens worden veelal verzameld ten behoeve van het eigen primaire proces. Er is een beginnend bewustzijn van het belang van delen van deze gegevens. Gegevens over processen zijn moeizaam te verkrijgen. Ook het verkrijgen van managementen bestuursinformatie is elke keer veel werk. Rollen van het lijnmanagement, beheerders en de afdeling ICT zijn niet helder afgebakend. De gegevensstroom is niet goed in beeld en onder controle. Informatie is veelal vastgelegd binnen vakspecifieke applicaties. Toekomstige situatie In processen is helder welke gegevens moeten worden verzameld, vastgelegd en doorgegeven ten bate van welk doel. Verantwoordelijkheden voor registratie, verzameling en verwerking van gegevens als grondstof en metagegevens zijn eenduidig belegd. De gegevenshuishouding is op orde voor zowel grondstoffen (t.b.v. productie), metagegevens (sturing en dienstverlening) als documenten. Authenticiteit van basisgegevens is afgedekt door registers met brondocumenten (zie basisregistraties). Gegevens en documenten zijn vastgelegd in centrale systemen, waar de vakafdelingen gebruik van maken. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Pagina 57

58 Benoemen van aandachtsvelden binnen ICT architectuur (grondstoffen, productie, metagegevens, managementinformatie, bestuursinformatie, dienstverleningsinformatie) Benoemen voor geheel en per aandachtsveld van richting (doelen en uitgangspunten) en inrichting (keuzen, standaards, organisatorische vormgeving van beleid, beheer, implementatie en gebruik) Maken planning van werkzaamheden voor periode Afstemming met betrokkenen Aansturing en monitoren vanuit programmateam b) (tussen)resultaten Benoemde aandachtsvelden Benoemde uitgangspunten en doelen Benoemde keuzen, standaards, organisatorische vormgeving Vaststelling informatiearchitectuur directie en B&W c) Samenhang met overige activiteiten Ontwikkelen procesmodel Ontwerpen ICT architectuur Implementatie workflow management (WFM) Implementatie document management systeem (DMS) Implementatie midoffice 4) Organisatie a) Structuur: Het directieteam is opdrachtgever. De leidinggevende Middelen is opdrachtnemer. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Er is een budget nodig van 5.000,- voor het ontwerpen van de informatiearchitectuur. Personele inzet voor het ontwerpen van de informatiearchitectuur is als volgt ingeschat: Benoemen van aandachtsvelden 16 uur Benoemen doelen en uitgangspunten 16 uur Benoemen keuzen, standaards enz 24 uur planning van werkzaamheden 24 uur Afstemming met opdrachtgever 12 uur Tussentijdse afstemming met activiteiten 24 uur Communicatie met afdelingshoofden 24 uur totaal 140 uur 5) Planning en fasering Uitvoering in 1 e en 2 e kwartaal Pagina 58

59 OPDRACHTBESCHRIJVING ONTWERPEN ICT ARCHITECTUUR (Afdeling Middelen, H. van der Kogel) 1) Beschrijving algemeen Opdracht behelst het opstellen van een kader voor de opzet en inrichting van de ICT in de gemeente Wormerland (dit wordt ook wel ICT-architectuur genoemd). Deze ICT-architectuur beschrijft welke kenmerken de ICT infrastructuur van de gemeente Wormerland moet hebben in het licht van E-dienstverlening en bijbehorende bedrijfsvoering. Architectuur dekt de (infrastructuur af met servers en netwerk, de portal incl. telefonie (front office), WFM, DMS, midoffice, en standaards voor werkplekken en functionele applicaties (backoffice) 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Aanschaf en functioneel beheer van ICT worden per afdeling ingevuld. Invulling is veelal afhankelijk van afdelingsspecifieke factoren. ICT beleid is niet goed aangesloten bij bedrijfsvoering (of dat wordt zo beleefd) Rollen van lijnmanagement, beheerders en afdeling ICT zijn niet helder afgebakend. Gegevens over beheer, gebruik, kosten en baten van ICT zijn niet op concernniveau voorhanden. Netwerk en serverpark zijn redelijk voorbereid op E-dienstverlening. Het beheer van Werkplekken is niet toegesneden op de te verwachten ontwikkelingen in en vanuit E- dienstverlening. Applicaties van veel diverse verschillende leveranciers geeft beheersmatig en functioneel beperkingen. Toekomstige situatie Beleid ICT is verbonden aan dienstverlening en bedrijfsvoering. Centrale architectuur voor infrastructuur, portal, telefonie (front office), WFM en DMS (midoffice), standaards voor werkplekken, standaards voor vakapplicaties (backoffice) Directie stelt in kader dienstverlening en bedrijfsvoering ICT beleid incl. architectuur vast. Technisch beheer vindt centraal plaats (ICT). Aanschaf en beheer functionele applicaties decentraal binnen centrale kaders. Monitoring op (rendement van) gebruik, beheer op centraal niveau én decentraal bij integraal lijnmanagement ICT infrastructuur is verregaand gestandaardiseerd op netwerk, server- en storagesystemen. Portal, telefonie (front office), WFM en DMS (midoffice) zijn gedefinieerd, evenals standaards voor werkplekken, standaards voor functionele applicaties (backoffice) op basis van ICT architectuur, afgeleide van Pagina 59

60 dienstverlening en bedrijfsvoering 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Benoemen van aandachtsvelden binnen ICT architectuur (netwerk, server park, infrastructuur, portal, midoffice enz.) Benoemen voor geheel en per aandachtsveld van richting (doelen en uitgangspunten) en inrichting (keuzen, standaards, organisatorische vormgeving van beleid, beheer, inkoop, implementatie en gebruik) Opstellen van een plan van aanpak voor periode Afstemming met betrokkenen b) (tussen)resultaten Benoemde aandachtsvelden Benoemde uitgangspunten en doelen Benoemde keuzen, standaards, organisatorische vormgeving Vaststelling ICT architectuur directie en B&W c) Samenhang met overige activiteiten Ontwikkelen procesmodel Ontwerpen informatiearchitectuur Implementatie workflow management systeem (WFM) Implementatie document management systeem (DMS) Implementatie midoffice 4) Organisatie a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. De leidinggevende Middelen is opdrachtnemer. Zij stemt nauw af met ICT, die immers gestalte moet geven aan de ICT-architectuur. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Er is een budget nodig van voor het ontwerpen van de ICT-architectuur. Personele inzet voor het ontwerpen van de informatiearchitectuur is als volgt ingeschat: Benoemen van aandachtsvelden 16 uur Benoemen doelen en uitgangspunten 16 uur Benoemen keuzen, standaards enz 24 uur planning van werkzaamheden 24 uur Afstemming met opdrachtgever 12 uur Tussentijdse afstemming met activiteiten 24 uur Communicatie met afdelingshoofden 24 uur totaal 140 uur 5) Planning en fasering Uitvoering in 4 e kwartaal 2007 en 1 e kwartaal Pagina 60

61 OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE WORKFLOW MANAGEMENT (WFM) (Afdeling Middelen, F. Merlijn) 1) Beschrijving algemeen Dit activiteit houdt technische en functionele realisatie van WFM in en toepassing ervan in de werkprocessen binnen de gemeentelijke organisatie van Wormerland. Hiermee worden verloop en voortgang van werkprocessen langs digitale weg 24 uur per dag en 7 dagen per week transparant. WFM moet worden geïnstalleerd, ingericht, worden toegepast in werkprocessen en beheerd. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Werkprocessen zijn niet transparant en navolgbaar. Er is geen WFM beschikbaar. Een aantal afdelingen beschikken over applicaties met workflow mogelijkheden erin. Werknemers zijn zelf verantwoordelijk voor de termijnbewaking en planning van de werkzaamheden. Voor inzicht in de status van een activiteit wordt contact opgenomen met de verschillende deelnemende medewerkers. Het is nu vaak niet inzichtelijk welke processen er lopen, hoe lang die nog duren, wie daarvoor verantwoordelijk is. Er zijn geen gegevens over processen beschikbaar. WFM is niet beschikbaar. Een aantal afdelingen beschikken over applicaties met daarin mogelijkheden van een workflow. Toekomstige situatie Er is een WFM waarin de hoofdprocessen met tussenstappen staan geregistreerd. Werkprocessen zijn transparant en navolgbaar. Door de koppeling van het WFM kan de status en voortgang van behandeling van een aanvraag van product/dienst digitaal worden gecontroleerd. WFM maakt ook termijnbewaking van de processen mogelijk. In WFM zijn de processen vastgelegd, met duiding van verschillende rollen. Een werknemer vervult één of meerdere rollen. Voor zowel burger, bedrijf als werknemer is duidelijk wie voor welk (deel)proces aanspreekbaar is Op basis van WFM zijn direct gegevens beschikbaar over processen, rollen en doorlooptijden, waardoor sturing mogelijk is. Alle processen van alle afdelingen worden in het WFM gemanaged. Er wordt een koppeling gemaakt met de portal van Wormerland om zo de Pagina 61

62 processen inzichtelijk te maken voor de burger. Het functioneel beheer is geregeld en vervuld. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Plan van aanpak maken voor technische realisatie WFM technisch beschikbaar maken Applicatiebeheerder WFM aanwijzen WFM functioneel inrichten in afstemming met het procesmodel en de bijbehorende rollen WFM afstemmen met en koppelen aan DMS Werkprocessen van operationele afdelingen in WFM zetten, eerst pilot(s) doen Koppelingen WFM en functionele applicaties maken Medewerkers opleiden voor het werken met WFM Aansturing en monitoren vanuit programmateam b) (tussen)resultaten Beoogd eindresultaat is een WFM waarin werkprocessen extern en intern navolgbaar en transparant zijn Technisch beheer belegd in formatie, organisatie en vervulling Functioneel beheer belegd in formatie, organisatie en vervulling c) Samenhang met andere activiteiten Ontwikkelen procesmodel Ontwerpen ICT-architectuur Implementatie Midoffice Invoering DMS 4) Organisatie a) Structuur: Het directieteam is als verantwoordelijk orgaan opdrachtgever voor de realisatie van het activiteit. Opdrachtnemer voor de implementatie van het WFM is de leidinggevende Middelen. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor de realisatie van het doel binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. Een pilot waarin het procesmodel wordt toegepast voor een specifiek proces in WFM moet nog worden bepaald. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Gemeente Wormerland zal met het activiteit DMS de eerste stappen zetten in het kader van Midoffice. In navolging hiervan komen Gegevensmagazijn en WFM aan bod. Er is een budget van circa nodig voor structurele kosten. Pagina 62

63 Er is budget nodig voor cursussen om te leren hoe het systeem moet worden ingericht en gekoppeld (functioneel beheer). De totale kosten worden geraamd op Het opleiden van de medewerkers door de hele organisatie zal per proces opgepakt worden. Voor het koppelen van de verschillende functionele applicaties aan de WFM moet budget worden gereserveerd. Deze kosten zijn opgenomen in de activiteit implementatie midoffice. Voor het functioneel beheer moet formatie worden ingezet, waar nu niet in is voorzien. De kosten daarvan worden geraamd op jaarlijks 1 fte. Voor de invoering van WFM zal een aanzienlijke inspanning nodig zijn. De inzet van de functionele afdelingen is nog niet bij benadering te ramen. Aanname is dat er 100 dagen mee zijn gemoeid door de gehele organisatie heen. 5) Planning en fasering Per 1 maart 2008 zal het WFM technisch beschikbaar zijn. Het systeem is dan leeg en zal gevuld gaan worden met de processen, zoals deze zijn bepaald in het procesmodel. Vanaf 1 maart 2008 zal gestart worden met het eerste hoofdproces in het WFM zetten. Vervolgens zal het WFM per proces worden ingevuld. Een tijdsplanning hiervoor is echter afhankelijk van eerdere ervaringen met het systeem K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 PvA voor invoering WFM Technische realisatie WFM Functionele inrichting obv procesmodel Technisch beheer regelen Functioneel beheer regelen Selectie van pilot(s) Realisatie van pilot(s) Koppeling functionele applicaties pilot Koppeling DMS pilot applicaties Realisatie WFM voor geselecteerde processen Pagina 63

64 OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE DOCUMENTAIR MANAGEMENT SYSTEEM (DMS) (Afdeling Middelen, F. Merlijn) 1) Beschrijving algemeen Dit activiteit houdt de technische en functionele invoering van een documentair management systeem in en de koppeling daarvan aan het workflow management systeem. Dit is noodzakelijk voor het beheren, vastlegging, distributie en archivering van elektronische documenten en het snel en makkelijk opzoeken en direct raadplegen van deze documenten via intranet, vanaf elke werkplek 24 uur per dag, 7 dagen per week via de digitale weg transparante, navolgbare processen. Er moet worden bepaald gedurende de activiteit, welke documenten wel en niet voor wie beschikbaar zijn. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Huidige situatie Alle documenten die nu centraal worden opgeslagen, worden op papier opgeslagen. De documenten worden ondermeer opgeslagen onder de naam van de medewerker. De afdeling DIV is gericht op het in papierenvorm in routing brengen van documenten. Na afhandeling komen de papieren stukken retour naar de afdeling DIV voor archivering. Tussen het in routing brengen en het aanbieden bij de afdeling DIV is er niet of nauwelijks grip op de voortgang van documenten. Het toekennen van metadata gaat handmatig. Toekomstige situatie Documenten worden digitaal opgeslagen. Bij de inrichting van het werkproces wordt bepaald welk soort document moet worden opgeslagen. Per dossier, zaak genaamd, worden de noodzakelijke documenten opgeslagen. Documenten zijn niet langer gekoppeld aan een medewerker, maar aan een zaak. Processen zijn beschreven. Toekennen metadata door systeem en anderen. De documenten zijn elektronisch beschikbaar. Door ondersteuning van workflow kunnen taken geautomatiseerd worden zoals het in routing brengen van documenten naar de juiste medewerker ten bate van verdere verwerking of controle. Pagina 64

65 Afdeling DIV documenteert en archiveert informatiedragers. De medewerker documenteert, direct bij het aanmaken van een document, het document dat bij de betreffende proces in de zaak hoort. Rollen We gaan van het bewaren van papier naar het ontsluiten van informatie. We zullen ons ook als afdeling actiever moeten opstellen bij het ondersteunen, faciliteren en adviseren van de organisatie. (inrichting processen) Gegevens ICT In huidige situatie zijn documenten soms moeilijk of niet vindbaar. En als ze vindbaar zijn, zijn ze niet digitaal toegankelijk. DIV registreert digitaal onder welke archiefcode stukken op papier worden opgeslagen. Gegevens over documenten zijn digitaal vindbaar en toegankelijk. Een DMS maakt het delen van informatie en kennis tussen alle betrokken partijen mogelijk. Hierdoor kan beter samengewerkt worden (van kokers naar ketens). Wijziging van documenten zijn snel beschikbaar voor alle betrokkenen. Gebruikers kunnen zien wat status van een document is. Er is een DMS ingericht zodanig dat alle documenten worden opgeslagen en opgevraagd kunnen worden, vanaf elke werkplek. Stukken die op papier binnenkomen worden gescand. Het DMS draagt zorg voor het beschikbaar stellen van juiste versie van een document. De juiste informatie beschikbaar, op de juiste plek voor de juiste persoon. Pagina 65

66 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Aanschaffen van DMS Inrichten van DMS Randvoorwaarden opstellen over het vullen van het DMS met huidige documenten Afhankelijk van de randvoorwaarden moeten een programma voor het inlezen van gescande documenten en scanners worden aangeschaft. Vullen van het DMS Scannen van documenten en deze invoegen in DMS Koppelen van DMS aan workflow (WFM) (en daarmee aan processen en rollen) Realiseren diverse koppelingen van DMS aan backoffice-applicaties Aansturing en monitoren vanuit programmateam Bepaald moet worden in welk proces en dus bij welke proceseigenaar een pilot wordt gedaan met invoering van DMS, in aansluiting op het procesmodel en WFM b) (tussen)resultaten Beoogd eindresultaat is een DMS waarin documenten digitaal worden opgeslagen en gearchiveerd en die opvraagbaar en raadpleegbaar zijn vanaf elke werkplek binnen gemeente Wormerland. DMS is technisch beschikbaar Koppeling tussen WFM en DMS c) Samenhang met andere activiteiten Implementatie WFM Ontwikkelen procesmodel Implementatie midoffice Ontwerpen ICT-architectuur 4) Organisatie a) Structuur: Het directieteam is als verantwoordelijk orgaan de opdrachtgever van de activiteit. Het afdelingshoofd Middelen is opdrachtnemer voor de implementatie van het DMS. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor de realisatie van het doel binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. Afdeling ICT is ook betrokken. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Er is budget nodig voor de aanschaf en de installatie van het DMS. De kosten hiervoor worden geraamd op Het vullen van het DMS met bestaande documenten vergt eveneens de aanschaf van scanners en van een softwaresysteem om de gescande documenten in te kunnen lezen. Hierin is voorzien in het contract met Nashuatec. Pagina 66

67 Belangrijke kostenpost is het DMS te koppelen aan backoffice-applicaties. Deze koppelingen zijn geraamd op Deze kosten zijn opgenomen in de activiteit Midoffice. Opleidingsbudget is noodzakelijk voor functionele beheerders, die moeten leren het programma functioneel in te richten en te onderhouden. Geraamd budget voor 4 medewerkers à per persoon is dan Er is budget nodig voor het leren werken met het DMS voor alle medewerkers. Dat wordt zoveel mogelijk gedaan in samenhang met WFM. Hier volstaat een reservering van voor opleiding van medewerkers. Jaarlijkse en dus structurele kosten voor het onderhoud van de softwaremodules zijn verrekend in de investeringsbedragen. Personele inzet van medewerkers wordt geraamd op 20 dagen organisatiebreed Beheer vergt op basis van 1,5 fte Voor de invoering van DMS is net als bij WFM een aanzienlijke inspanning nodig van de functionele afdelingen. De totale investering voor DMS bedraagt in activa. Jaarlijkse lasten voor beheer en onderhoud zijn structureel. 5) Planning en fasering In het eerste kwartaal van 2008 zal het DMS worden aangeschaft en technisch beschikbaar worden gesteld. Eveneens wordt het beleid bepaald welke bestaande documenten gaan worden gescand. Het uitvoeren van dit beleid komt in Afhankelijk van de opbouw van het WFM, de ICT-architectuur en de midoffice zal worden bepaald wanneer de koppeling tussen het WFM en het DMS zal worden gemaakt. Pagina 67

68 OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE MIDOFFICE (Afdeling Middelen, B. Langendijk) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het realiseren van een midoffice voorziening voor de gemeente De midoffice voorziet, door middel koppelingen van systemen, de frontoffice en de inwoner van informatie over de processen, het verloop van zaken en inzage in documenten. Hiervoor zijn organisatorische maatregelen nodig, die met ICT worden ondersteund. De technische midoffice bevat: Een servicebroker die de technische schakelkast vormt met adapters Het zakenmagazijn en het gegevensmagazijn. In combinatie met het WFM heeft het zakenmagazijn gegevens beschikbaar over lopende zaken (aanvragen, verzoek) en de daaraan verbonden processen. Het gegevensmagazijn bevat een kopie van gegevens uit de backoffice Workflow management systeem (zie apart plan van aanpak) Document management systeem (zie apart plan van aanpak) Relatiebeheer De midoffice is hieronder in schema uitgebeeld. Pagina 68

69 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Het is lastig om zicht te krijgen en aan burgers en bedrijven zicht te geven op verloop en stand van zaken in processen van dienstverlening Rollen zijn op interne productie en vakmanschap gericht. Geen inzicht in procesgegevens op concernniveau Applicaties zijn niet met elkaar verbonden, waardoor gegevens niet algemeen raadpleegbaar zijn. Toekomstige situatie Het is mogelijk om via internet of telefoon (frontoffice) inzicht te krijgen in alle relevante gegevens en documenten over een bepaalde zaak. Met de inzet van midoffice in combinatie met WFM en DMS wordt de logistieke rol van mensen in de organisatie helder Monitoring op stand van zaken en voortgang wordt op 24/7 basis mogelijk Midoffice functionaliteiten 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Midofficemodel ontwerpen (zie ontwerpen ICT-architectuur) Organisatorische vereisten inventariseren Opstellen activiteitplan voor organisatorische invoering Opstellen activiteitplan voor aanschaf en implementatie servicebroker Servicebroker implementeren Koppelingen van WFM, DMS en servicebroker maken Koppelingen met vakspecifieke applicaties maken Testen van koppelingen b) (tussen)resultaten Applicaties zijn gekoppeld via servicebroker. c) Samenhang met overige activiteiten Procesmodel (procesarchitectuur) Gegevens en documentenmodel (informatiearchitectuur) Implementatie workflow (WFM) Implementatie document management systeem (DMS) Aanpassing portal Pagina 69

70 4) Organisatie a) Structuur: Het directieteam is opdrachtgever. De leidinggevende Middelen is opdrachtnemer. Betrokken afdelingen zijn ICT, DIV, BZ. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten De kosten van een midoffice bestaan uit de volgende onderdelen. Aanschaf WFM module GemeenteOplossingen zie activiteit WFM Technische implementatie WFM zie activiteit WFM Aanschaf DMS GemeenteOplossingen zie activiteit DMS Technische implementatie DMS zie activiteit DMS Functioneel beheer WFM zie activiteit WFM Implementatie Implementatie in de organisatie Koppelingen met functionele applicaties Opleidingen voor gebruikers De investering bedraagt in activa. Daarnaast is nog een incidenteel bedrag van voor opleidingen nodig. Dit stemt redelijk overeen met de eerste ervaringen van anderen gemeenten. De structurele kosten voor onderhoud worden op geraamd. Deze kosten worden opgenomen in het bestaande budget voor onderhoud ICT. De personele inzet wordt nader bepaald door de opdrachtgever en de verantwoordelijke afdelingshoofden. Personele inzet voor het implementeren van de midoffice is als volgt ingeschat: Maken plan van aanpak 60 uur Start WFM en DMS zie specifieke activiteitplannen Realisatie midoffice 30 uur totaal 90 uur De structurele kosten voor beheer worden ingeschat op 1 fte. 5) Planning en fasering Het midoffice model voor Wormerland en het plan van aanpak voor de aanschaf en implementatie van de servicebroker worden gemaakt tussen december 2007 en maart Implementatie en koppelingen gaan na de aanschaf van start en zal de komende jaren stapsgewijs plaatsvinden. Pagina 70

71 OPDRACHTBESCHRIJVING VERBETERING WEBSITE (Afdeling BMO, R. de Vries) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op de website om de toegankelijkheid van de informatie te optimaliseren en de e-dienstverlening te verbeteren. Hiertoe behoort een aantal deelactiviteiten: Layout, menustructuur en Raads- en burgerinformatiesysteem worden verbeterd Gemeentewinkel met DigiD, internetkassa en e-formulieren toepassen van landelijk ontwikkelde en beheerde elektronische formulieren. Inwoners kunnen via internet minimaal tien producten en diensten van de gemeente aanvragen. Wormerland heeft zichzelf als doel gesteld om per % van de producten via internet aan te bieden. Samenwerkende catalogi:alle catalogi van de overheid worden hiermee via de gemeentelijke website toegankelijk gemaakt 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens ICT Huidige situatie De website voldoet niet aan moderne eisen. Burgers kunnen geen digitale transacties verrichten. Medewerkers van de afdelingen vullen de website met relevante informatie van het eigen taakveld. Gegevens komen van de afdelingen die de website op onderdelen up-todate houden. Website is vooral informatief. Oude versie van CMS. Toekomstige situatie Website voldoet aan de webrichtlijnen van het Rijk. E-dienstverlening vormt een belangrijk onderdeel van de website Idem, maar met een nieuw CMS. Idem. Nieuwe functionaliteiten voor de website, meer interactief. De website zal voorzien worden van koppelingen met DigiD, Internetkassa en e-formulieren. Het CMS is vernieuwd. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Nieuwe layout van de website Nieuw CMS Verbeterd raads- en burgerinformatiesysteem Pagina 71

72 Koppelingen aan DigiD, internetkassa en e-formulieren Koppelen van landelijk beschikbare formulieren aan de Wormerlandse website Implementeren van Mijn gemeente Koppelen formulieren met basisregistraties Koppelen formulieren met midoffice en eventuele vakapplicaties Aansturing en monitoren vanuit programmateam b) (tussen)resultaten Verbeterde website op het vlak van de toegankelijkheid, informatie en de e- dienstverlening c) Samenhang andere activiteiten Realisatie e-formulieren Afname basisregistraties Afname enik/digid Implementatie servicebroker Invoeren workflow management systeem 4) Organisatie: a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. De beleidsmedewerker communicatie is opdrachtnemer voor de verbetering van de website. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor digitalisering van de dienstverlening in het algemeen voor hun specifieke processen. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Voor de verbetering van de website is circa nodig.. 5) Planning en fasering In het laatste kwartaal van 2007 en het eerste kwartaal van 2008 zal de verbetering van de website gerealiseerd worden. Pagina 72

73 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME E-FORMULIEREN (Afdeling BMO, R. de Vries) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het toepassen van landelijk ontwikkelde en beheerde elektronische formulieren. Hiermee zullen administratieve lasten voor burgers en bedrijven zoveel mogelijk worden teruggedrongen. Inwoners kunnen via internet minimaal tien producten en diensten van de gemeente aanvragen. Wormerland heeft zichzelf echter als doel gesteld om per % van de producten via internet aan te bieden. 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Aanvragen komen op papier, per e- mail of via de balie de organisatie binnen en worden door medewerkers in een vakspecifieke applicatie geplaatst en behandeld. Medewerkers kopiëren informatie van het formulier in de applicatie. De aanvrager moet zijn gegevens invullen in het formulier. Een medewerker neemt deze over. Formulieren, basisregistraties en applicaties zijn niet gekoppeld Toekomstige situatie eformulieren worden zoveel mogelijk voorgevuld met gegevens die via basisregistraties bekend zijn en worden automatisch ingelezen in relevante applicaties (midoffice, vakspecifieke applicatie) Inlezen van formulieren is geautomatiseerd. Gegevens worden voorgevuld in het eformulier, waarbij de kwaliteit van de gegevens is geborgd. Het formulier wordt ingelezen in de gekoppelde applicatie. Formulieren, basisregistraties en applicaties zijn gekoppeld 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten De eerste elektronische formulieren staan eerste kwartaal 2008 online. Deze formulieren zijn specifiek voor Wormerland gebaseerd op de landelijk beschikbare formulieren. Er is dan ook een koppeling gemaakt met DigiD en de internetkassa. Koppelen van landelijk beschikbare formulieren aan de Wormerlandse website Koppelen formulieren met midoffice en eventuele vakapplicaties Aansturing en monitoren vanuit programmateam b) (tussen)resultaten Eerste formulieren in % van de producten digitaal beschikbaar (in 2010) Pagina 73

74 c) Samenhang andere activiteiten Verbetering Website Afname basisregistraties Afname enik/digid Implementatie servicebroker Invoeren workflow management systeem 4) Organisatie: a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. De beleidsmedewerker communicatie is opdrachtnemer voor het koppelen van de eformulieren. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor realisatie van de implementatie van eformulieren en voor digitalisering van de dienstverlening in het algemeen voor hun specifieke processen. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten eformulieren worden gefinancierd door het Ministerie van Economische Zaken, waardoor de gemeente niet hoeft te betalen voor ontwikkeling, hosting en beheer van de formulieren. Het daadwerkelijk digitaliseren van de dienstverlening vraagt om aanpassing van de primaire processen. Vanuit Midoffice, WFM en DMS wordt daar al veel op geïnvesteerd. De realisering van de e-formulieren valt onder de activiteit Verbetering Website. 5) Planning en fasering Begin 2008 zullen de eerste formulieren beschikbaar worden gesteld via de website. In de rest van 2008 en de perioden daaropvolgend, zullen ook een aantal nieuwe producten via een eformulieren worden onsloten op het internet, om in % van de producten digitaal te kunnen aanbieden. Pagina 74

75 OPDRACHTBESCHRIJVING UITGIFTE E-NIK (Afdeling Samenleving, N. Vos) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het toevoegen van een chip op identiteitspapieren zodat de burger veilig met de overheid kan communiceren. 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Vanaf 26 augustus 2006 is een chip aan de reisdocumenten toegevoegd met biometrische gegevens. De burgemeester geeft reisdocumenten met een chip waarin biometrische gegevens zijn opgenomen. De kwaliteit van de gegevens is geborgd vanwege de opname van gegevens uit de Basisregistratie personen. De reisdocumenten worden verstrekt met behulp van het Reisdocumenten Aanvraag en Archief Station (RAAS). Het RAAS ontleent de persoonsgegevens door middel van een koppeling met de Basisregistratie Personen. Toekomstige situatie Op de identiteitskaart wordt door middel van de chip een e- functionaliteit toegevoegd. De e- functionaliteit stelt de burger is staat om op betrouwbare wijze elektronische diensten af te nemen. De burgemeester geeft identiteitskaarten uit met daarop de chip met de e-functionaliteit. De kwaliteit van de gegevens is geborgd vanwege de opname van gegevens uit de Basisregistratie personen. De e-nik zal worden verstrekt met behulp van het Reisdocumenten Aanvraag en Archief Station (RAAS). Het RAAS ontleent de persoonsgegevens door middel van een koppeling met de Basisregistratie Personen. Pagina 75

76 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a. Activiteiten Uitgifte enik vergt geen extra inspanningen van de organisatie. b. (tussen)resultaten Chip met een e-functionaliteit op de identiteitskaart c. Samenhang andere activiteiten Afname DigiD en e-nik 4) Organisatie a. Structuur Het directieteam is opdrachtgever. De senior-medewerker Burgerzaken is opdrachtnemer voor realisatie van de opdracht. b. Middelen: tijd, geld, faciliteiten De verwachting is dat de uitgifte van de e-nik nauwelijks inspanningen of geld van de gemeente vraagt. De toevoeging van de chip op de identiteitspapieren zal geschieden door de leverancier van de identiteitskaarten. De gemeente hoeft slechts deze nieuwe identiteitskaarten uit te geven. 5) Planning en fasering De invoering loopt vertraging op in verband met een gerechtelijke uitspraak inzake de aanbesteding rondom de productie van de identiteitskaart. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties moet de opdracht voor het maken van de identiteitskaart alsnog openbaar aanbesteden. Het is niet bekend hoeveel vertraging de activiteit zal oplopen. Pagina 76

77 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME DIGID EN ENIK (Afdeling Samenleving, N. Vos) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het daadwerkelijk gebruiken van DigiD en enik (elektronische identiteitskaart) als digitale identificatiemiddelen voor het afnemen van producten en diensten van de gemeente via internet. 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Voor veel producten van de gemeente is het noodzakelijk om zeker te zijn dat de burger is wie hij zegt te zijn. In de huidige situatie gebeurt dit voornamelijk via een persoonlijke identificatie, legitimatie en handtekening. n.v.t. Een burger moet zowel zijn persoonsgegevens aanleveren als legitimatiebewijs (paspoort of handtekeningidentiteitskaart) teneinde de juiste identiteit vast te stellen. n.v.t. Toekomstige situatie Om ook via internet de burger te kunnen identificeren zijn DigiD en straks ook enik beschikbaar. De gemeente kan via DigiD en enik de burger identificeren zodat de burger elektronische diensten kan afnemen. Door identificatie met DigiD of enik kan de burger elektronische diensten afnemen. De gemeente kan via de Basisregistratie Persoonsgegevens de gegevens verifiëren. Voor het gebruik van DigiD zijn koppelingen met een beveiligde landelijke voorziening nodig. Verder moeten het gebruik van DigiD en enik gekoppeld zijn aan de Wormerlandse (e)formulieren. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Afname DigiD is per 1 april 2007 gerealiseerd. Gemeentelijke uitgangspunten opstellen voor welke producten en diensten identificatie via DigiD, enik of geen specifieke identificatie nodig is. Maken van een plan van aanpak voor de afname DigiD en enik Realiseren koppeling met landelijke voorziening voor DigiD Pagina 77

78 Webformulieren koppelen aan DigiD en/of enik Aansturing en monitoren vanuit programmateam b) (tussen)resultaten Uitgangspunten voor toepassing DigiD en enik Koppeling met landelijke voorziening Koppelingen DigiD/eNIK met webformulieren c) Samenhang andere activiteiten Verbeteren Website Uitgifte enik 4) Organisatie: a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. Het afdelingshoofd ICT is opdrachtnemer voor het realiseren van een koppeling met de landelijke voorziening voor DigiD en/of enik. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor realisatie van het koppelen van DigiD en/of enik met hun webformulieren. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Het realiseren van koppelingen van DigiD met de webformulieren, inclusief internetkassa kost jaarlijks De verwachting is dat de kosten voor enik vergelijkbaar zijn. Deze kosten worden opgenomen in het onderhoudsbudget ICT. De tijdsinvestering voor het gebruik van DigiD is beperkt gebleven tot ongeveer 30 uur. De verwachting is dat de realisatie van de afname van de enik een vergelijkbare tijdsinvestering zal vragen. 5) Planning en fasering DigiD is in het eerste kwartaal 2008 in gebruik. De start van de implementatie van enik is afhankelijk van de landelijke introductie van de elektronische identiteitskaart. De verwachting is dat dit medio 2008 zal plaatsvinden. De invoering van de uitgifte loopt vertraging in verband met een gerechtelijke uitspraak inzake de aanbesteding rondom de productie van de identiteitskaart. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties moet de opdracht voor het maken van de identiteitskaart alsnog openbaar aanbesteden. Het is niet bekend hoeveel vertraging de activiteit zal oplopen. Het formele traject om tot een koppeling met de landelijke voorziening te komen en deze intern aan de webformulieren te koppelen, zal dan naar verwachting drie maanden in beslag nemen. Pagina 78

79 OPDRACHTBESCHRIJVING PERSOONLIJKE INTERNETPAGINA (Afdeling BMO, R. de Vries) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het beschikbaar stellen van een persoonlijke internetpagina (PIP) voor inwoners van Wormerland. Een persoonlijke internetpagina is een veilige en betrouwbare omgeving op internet waarin een inwoner zaken kan doen met de overheid. Met deze pagina gaat dit op overzichtelijke en makkelijke wijze, 24 uur per dag, 7 dagen per week, vanaf elke plek met een internettoegang. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Inwoners krijgen op verschillende momenten informatie van de gemeente toegestuurd, bijvoorbeeld een brief als hun paspoort dreigt te verlopen, of moeten zelf op zoek naar informatie, bijvoorbeeld over de voortgang van aanvragen. Verantwoordelijkheid voor het krijgen van informatie over de voortgang van aanvragen ligt bij de burger Er is een algemene website beschikbaar voor alle inwoners. Toekomstige situatie Inwoners kunnen via DigiD inloggen op hun persoonlijke internetpagina. Hierop staat ondermeer informatie over het verloop van hun eigen lopende zaken, de datum dat hun reis- en identiteitspapieren verlopen en kunnen zij aangeven welke informatie zij nog meer via deze pagina willen ontvangen, bijvoorbeeld lokale bouwactiviteiten. Deze informatie komt beschikbaar via koppelingen tussen deze persoonlijke pagina, workflow systeem, de verdere midoffice en algemene de informatie op de website. De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleveren van de informatie voor de persoonlijke internetpagina. Inwoners kunnen inloggen op een persoonlijke internetpagina. Er zijn koppelingen tussen de website, workflow systeem en de midoffice om de pagina van informatie te voorzien. Pagina 79

80 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Aansluiten op de centrale basisvoorziening PIP Interne koppelingen van applicaties met de basisvoorziening Persoonlijke internetpagina aanpassen aan de huisstijl b) (tussen)resultaten Inwoners kunnen een persoonlijke internetpagina raadplegen c) Samenhang met andere activiteiten Verbetering Website Implementeren midoffice Implementeren Workflow Management Systeem 4) Organisatie a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. De beleidsmedewerker communicatie is als opdrachtnemer verantwoordelijk voor de realisatie van de persoonlijke internetpagina. ICT is technisch betrokken. De afdelingshoofden zijn als proceseigenaren verantwoordelijk voor aansluiting van de processen op de persoonlijke internetpagina. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten De PIP wordt op kosten van de rijksoverheid als centrale basisvoorziening aan gemeenten aangeboden. Elke overheidsorganisatie draagt de eigen kosten die verbonden zijn aan de interne inzet van de aansluiting. Eenmaal aangesloten, vormt de PIP een gratis basisvoorziening van de elektronische overheid. Er is dus geen sprake van abonnementskosten of kostenverrekening. Aanname is dat de PIP eenvoudig kan worden gekoppeld aan de midoffice. De aanname is dat een inzet van 10 dagen aan technisch beheer van de midoffice en deze voorziening voldoende zal zijn. 5) Planning en fasering De persoonlijke interpagina wordt in het eerste kwartaal 2008 gerealiseerd. Pagina 80

81 OPDRACHTBESCHRIJVING WEBSITE GESCHIKT VOOR BLINDEN EN SLECHTZIENDEN (Afdeling BMO, R. de Vries) 1) Beschrijving algemeen De overheid heeft een aantal richtlijnen opgesteld over de toegankelijkheid van websites. Een toegankelijke website is een website waarbij de inhoud van de site toegankelijk is voor zoveel mogelijke bezoekers, de bedoeling is dat er niemand wordt uitgesloten. Deze opdracht is gericht op het toegankelijk maken van de gemeentelijke website voor blinden en slechtzienden. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Rollen Gegevens ICT Huidige situatie De website kan niet gelezen worden door blinden en slechtzienden. Gegevens zijn voor blinden en slechtzienden niet raadpleegbaar via de website Er is geen ICT aanwezig om de site aan te passen. Toekomstige situatie Blinden en slechtzienden kunnen de website raadplegen en gebruiken als communicatiekanaal. Gegevens zijn ook digitaal raadpleegbaar voor blinden en slechtzienden In de website zijn middelen ingebouwd voor blinden en slechtzienden. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Afstemmen met leverancier website voor het aanpassen ervan Uitvoeringsplan maken voor de aanpassingen b) (tussen)resultaten Website kan worden gebruikt door blinden en slechtzienden c) Samenhang met andere activiteiten N.v.t. 4) Organisatie a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. De beleidsmedewerker communicatie is als opdrachtnemer verantwoordelijk voor de realisatie van de aanpassingen aan de website om deze geschikt te maken voor blinden en slechtzienden. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Pagina 81

82 Personele inzet wordt bepaald door de opdrachtnemer en de verantwoordelijk afdelingshoofden. 5) Planning en fasering Het aanpassen van de website voor blinden en slechtzienden valt onder de activiteit Verbetering Website en staat gepland voor het eerste kwartaal van Pagina 82

83 OPDRACHTBESCHRIJVING INVOERING WABO / DIGITAAL OMGEVINGSLOKET (Afdeling VROM, J. Schavemaker) 1) Beschrijving algemeen Deze opdrachtbeschrijving heeft betrekking op het tot stand brengen van een Digitaal Omgevingsloket als onderdeel van de activiteit invoering Integrale Omgevingsvergunning. Met de invoering van een nieuwe Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo) zal er naar verwachting per januari 2009 één omgevingsvergunning komen, die ongeveer 25 nu bestaande vergunningen / ontheffingen / toestemmingen gaat vervangen/bundelen. Beoogd wordt om door het combineren van deze vergunningen / ontheffingen / toestemmingen in één omgevingsvergunning de administratieve lastendruk voor inwoners en bedrijven te verlagen, waarbij één inspraak- en bezwaarprocedure van toepassing is. Onderdeel van het invoeren van de omgevingsvergunning is het opzetten en inrichten van een digitaal omgevingsloket, waar inwoner of bedrijf digitaal informatie over omgevingsvergunning en bijbehorende wet- en regelgeving kan krijgen, digitaal een omgevingsvergunning kan aanvragen en informatie over de vergunning kan raadplegen. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Rollen Huidige situatie Voor alle activiteiten moeten aparte vergunningen schriftelijk worden aangevraagd en afgehandeld. Iedere vergunningsaanvraag bestaat uit een apart formulier dat moet worden ingevuld. Niet voor elke vergunning kan een burger terecht bij hetzelfde loket. Medewerkers zijn van oorsprong vakspecialisten. Zij ontwikkelen zich naar een bredere rol waarin zij zoveel mogelijk geïntegreerde behandeling van de vergunningaanvraag verzorgen en begeleiden. Toekomstige situatie De omgevingsvergunning omvat alle aspecten die nu in 25 aparte vergunningen / ontheffingen / toestemmingen zijn vervat. De omgevingsvergunning kan zowel digitaal (via het Digitaal Omgevingsloket) als schriftelijk worden aangevraagd. De omgevingsvergunning wordt zoveel mogelijk digitaal afgehandeld. De aanvrager kan de status van behandeling digitaal volgen. De procesgang wordt ingepast in procesmodel Wormerland. De WABO maakt geïntegreerde behandeling van een vergunningaanvraag mogelijk. De aanvrager bepaalt hierbij wat hij aanvraagt. De nieuwe rol van medewerkers in integrale behandeling krijgt dan gestalte. Coördinatie wordt nog belangrijker. Pagina 83

84 Gegevens ICT Gegevens worden schriftelijk aangeleverd. Het bouw- en sloopdossier wordt nu al gedeeltelijk digitaal in het voortgangsbewakingssysteem BIMAS bijgehouden. Huidige software systeem is ondersteunend voor een beperkt aantal soort vergunningen. Niet alle vergunningsaanvragen worden hierin opgenomen. Het systeem BIMAS is voorzien van termijnbewaking. Alle benodigde gegevens kunnen digitaal worden aangeleverd en verstrekt. De aanvraagdossiers zullen volledig worden gedigitaliseerd. Het primaire proces wordt ondersteund met een vakapplicatie voor vergunningen. Voorts is workflow functionaliteit beschikbaar, DMS en koppeling met andere backoffice applicaties (basisregistraties, financiën, enz.). Bepaald moet worden hoe hierin binnen de kaders van proces- en ICTarchitectuur wordt voorzien. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Plan van aanpak maken voor het invoeren van de omgevingsvergunning en digitaal omgevingsloket. Voorbereidingen hiervoor worden getroffen met de activiteitleiderskring (Wormerland, Oostzaan, Landsmeer, Milieudienst) Werkafspraken maken over afstemming van applicatie omgevingsvergunning met architectuur voor ICT processen en gegevens en met WFM. DMS functionaliteit Vervanging huidige applicatie door vergunning management systeem Vakapplicatie koppelen met DMS en WFM en andere systemen Aansluiten op landelijke voorziening Digitaal Omgevingsloket Huidige proces vergunningverlening in kaart brengen Werkprocessen aanpassen en ontwikkelen Processen vergunningverlening verbinden met workflow, DMS (deels in eigen applicatie, deels in generieke applicatie) Aansturing en monitoren vanuit programmateam b) (tussen)resultaten Beoogd eindresultaat is een werkend Digitaal Omgevingsloket, waar digitaal informatie kan worden verkregen, aanvraag kan worden gedaan, voortgang aanvraag kan worden gevolgd en waarmee een vergunning digitaal kan worden verstrekt. c) Samenhang met andere opdrachten Ontwikkelen procesmodel Ontwerpen informatiearchitectuur Ontwerpen ICT-architectuur Implementatie midoffice Pagina 84

85 Implementatie workflow Implementatie document management systeem 4) Organisatie a) Structuur De directie is de opdrachtgever van de activiteit. De opdrachtnemer is de afdeling VROM, met name medewerker J. Schavemaker. Betrokken afdelingen/taakvelden zijn Openbare Werken, BMO, Financiën, ICT. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten De kosten voor de vervanging van de applicatie die geschikt is voor de omgevingsvergunning, wordt ingeschat op ,00. Hier is nog geen budget voor binnen de afdeling VROM. Bij de activiteit implementatie WFM is al budget gereserveerd voor het maken van een koppeling tussen de applicatie en WFM. De functioneel beheerder van het vergunningsysteem zal naar verwachting 20 dagen moeten besteden aan de inrichting. Inhuur van externe capaciteit voor ondersteuning van herinrichting van processen is nodig onduidelijk. Verder zijn voor sommige taakvelden grotere beeldschermen nodig om de aanvraag vanaf het beeld te kunnen toetsen op bepaalde aspecten. Hier wordt al rekening mee gehouden. Daarnaast wordt ingeschat dat er ook een plotter moet worden aangeschat om bijvoorbeeld de constructieve toets te kunnen uitvoeren (hiervoor is namelijk een groot overzicht nodig van het gehele gebouw). De kosten voor een plotter worden ingeschat op ,00. 5) Planning en fasering De Wabo wordt vooralsnog bekend per ingevoerd. De voorbereidingen starten in 2007 met een plan van aanpak, het in kaart brengen en verbeteren van processen, oriëntatie op ICT met afstemming op architectuur. In 2008 worden de nieuwe processen met inzet van ICT geïmplementeerd. De invoering van de omgevingsvergunning en het bijbehorende omgevingsloket wordt in december 2008 afgerond Digitaal omgevingsloket K4 K1 K2 K3 K4 PvA omgevings-vergunning en loket Huidige procesgang documenteren Herinrichten processen vergunningverlening incl toets procesmodel Voorbereiding vervanging applicatie incl. afstemming ICT Voorbereiding invoering WFM en DMS incl. afstemming ICT Implementatie van applicatie Invoering WFM en DMS i.s.m. applicatie Omgevingsvergunning digitaal operationeel Pagina 85

86 OPDRACHTBESCHRIJVING WET KENBAARHEID PUBLIEKRECHTELIJKE BEPERKINGEN (WKPB) (Afdeling VROM, J. Overeem) 1) Beschrijving algemeen De Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen verplicht gemeenten en andere overheden om de publiekrechtelijke beperkingen die op basis van wet- en regelgeving op een object zijn vastgesteld op een systematische wijze te registreren en toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Hiermee wordt het eenvoudiger om volledige informatie te krijgen over de rechtstoestand van een onroerende zaak op een bepaald moment. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Gemeenten en andere overheden houden zelf eigen registraties met publiekrechtelijke beperkingen bij. Partijen beheren zelf de opgelegde beperkingen. Andere overheden worden meestal niet op de hoogte gesteld. Burgers/bedrijven moeten zelf uitzoeken of er publiekrechtelijke beperkingen op een object zijn vastgesteld. De publiekrechtelijke beperkingen worden niet centraal geregistreerd. Publiekrechtelijke beperkingen worden zelf bijgehouden en geregistreerd in Corsa (postsysteem) Toekomstige situatie Gemeenten en andere overheden melden bij een geautomatiseerd informatiesysteem (Landelijke Voorziening) de opgelegde publiekrechtelijke beperkingen. Gemeenten, andere overheden en burgers/bedrijven kunnen via de Landelijke Voorziening alle opgelegde publiekrechtelijke beperkingen van alle overheden bekijken. Alle publiekrechtelijke beperkingen worden geregistreerd en zijn te bekijken via de Landelijke Voorziening. Via een Wkpb-applicatie kunnen de beperkingen gemeld worden bij de Landelijke Voorziening 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Inventariseren hoeveel publiekrechtelijke beperkingen er opgelegd zijn, brondocumenten verzamelen en een register maken Aanschaffen applicatie Werkprocessen aanpassen en implementeren Pagina 86

87 Plan van aanpak maken voor het beheer van de Wkpb-registratie Publiekrechtelijke beperkingen registreren bij Landelijke voorziening b) (tussen)resultaten Beoogd eindresultaat is dat burgers, bedrijven en overheden alle publiekrechtelijke beperkingen via een geautomatiseerd informatiesysteem kunnen opvragen en te voldoen aan de eerste tranche van de Wkpb die per 1 juli 2007 van kracht is geworden. c) Samenhang met andere activiteiten Realisatie BAG 4) Organisatie a) Structuur Bestuurlijk opdrachtgever is het College van B&W. Opdrachtnemer voor de realisatie van de Wkpb is Jenny Overeem. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten De benodigde tijd is ingeschat aan de hand van het draaiboek voor de invoering van de Wkpb van het ministerie van VROM en komt op 350 uur inclusief het opnemen van de reeds bestaande beperkingen in de administratie. De benodigde uren komen ten laste van de bestaande ambtelijke capaciteit. Voor de automatisering van de Wkpb is, inclusief de BAG, in de begroting ,- geraamd. Op dit moment wordt ingeschat dat de kosten voor automatisering van de Wkpb ,-. 5) Planning en fasering De periode van september 2007 tot en met december 2008 is ingepland voor de realisatie van de BAG. Het aanschaffen van de Wkpb-applicatie is gekoppeld aan de nog aan te schaffen applicatie voor de BAG. Tot die tijd zullen we de beperkingen in een eigen systeem moeten bijhouden. Vanaf 1 juli 2009 moeten de bestaande beperkingen ook aan de Landelijke Voorziening worden geleverd. Dit is dus ook de deadline voor de Wkpb-applicatie. Pagina 87

88 OPDRACHTBESCHRIJVING BEDRIJVENLOKET (Afdeling BMO, L. Marijnissen per januari 2008) 1) Beschrijving algemeen De gemeente ontsluit de gemeentelijke informatie voor bedrijven, complementair aan het landelijke Bedrijvenloket dat de overheidsinformatie heeft ontsloten. 2) Huidige en gewenste situatie Proces Huidige situatie Informatie voor bedrijven kan via verschillende instanties en websites worden geraadpleegd of door middel van telefonisch of fysiek contact met een medewerker. Toekomstige situatie Informatie voor bedrijven kan via gemeentelijke website worden geraadpleegd, zowel overheidsinformatie als specifieke gemeentelijke informatie. De andere communicatiekanalen blijven beschikbaar. Rollen Informatieverstrekker Informatieverstrekker Gegevens ICT Enige informatie op de website en verder kan informatie worden opgevraagd via een medewerker. Op website staat een link. Alle informatie is raadpleegbaar via de verschillende communicatiekanalen. Intergratie van landelijke en gemeentelijke informatie 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Inventariseren welke afdelingen betrokken zijn voor het leveren van informatie aan ondernemers Informatie voor ondernemers verzamelen en op de gemeentelijke site plaatsen Integreren van landelijke informatie met gemeentelijke informatie d.m.v. deeplinks tussen de landelijke en de gemeentelijke website Aansturing en monitoring vanuit het programmateam b) (tussen)resultaten Geïntegreerde gemeentelijke en landelijke informatie op de website. 4) Organisatie a) Structuur Het directieteam is opdrachtgever. Pagina 88

89 De beleidsmedewerker communicatie is opdrachtnemer voor de realisatie van het Bedrijvenloket. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor de realisatie van het doel binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Er is geen budget nodig om de gemeentelijke informatie te koppelen aan de landelijke informatie. Personele inzet wordt bepaald door de opdrachtnemer en de verantwoordelijke afdelingshoofden. 5) Planning en fasering Gelijktijdig met het lanceren van de nieuw vormgegeven website, waarin al ruimte is ingebouwd specifiek voor de doelgroep ondernemers, zal de informatie digitaal worden aangeboden. De nieuwe website wordt in het eerste kwartaal 2008 gelanceerd. Koppeling met de landelijke informatie en vaststellen van de gemeentelijke teksten zal in 2008 plaatsvinden. Pagina 89

90 OPDRACHTBESCHRIJVING LOKALE REGELGEVING VIA INTERNET (Afdeling BMO, R. Rozemeijer) 1) Beschrijving algemeen Deze opdracht is gericht op het ontsluiten van lokale verordeningen via internet volgens een landelijke standaard, zodat burgers en bedrijven in onderlinge samenhang via internet kennis kunnen nemen van alle wet- en regelgeving (rijk, provincie, gemeente, deelgemeente, waterschap, gemeenschappelijke regeling) waaraan zij geacht worden zich te houden. Voorbeelden van bekende verordeningen zijn de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), de Huisvestingsverordening en de Bouwverordening. 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Lokale regelgeving is moeilijk vindbaar voor burgers en vergt vaak minimaal een bezoek aan het gemeentehuis. Samenhang met andere regelgeving en eerdere besluiten zal men zelf uit moeten zoeken. De zoeker naar informatie is zelf verantwoordelijk voor het leggen van verbindingen tussen wet- en regelgeving Lokale regelgeving wordt via lokale inzichten gearchiveerd. De meeste lokale verordeningen worden via de gemeentelijke website ontsloten Toekomstige situatie Lokale regelgeving wordt op internet ontsloten via een landelijke standaard, waarmee wet- en regelgeving in samenhang kan worden gepresenteerd. Ook oudere versies zijn raadpleegbaar. Samenhangende wet- en regelgeving wordt ook in samenhang gepresenteerd. Lokale regelgeving wordt via landelijke standaarden voor metadata (zoektermen) ontsloten. Alle lokale verordeningen worden via de gemeentelijke website ontsloten. Deze is gekoppeld aan de landelijke site overheid.nl, waar de lokale regelgeving wordt ontsloten in samenhang met wet- en regelgeving op andere bestuurlijke niveaus. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Inventariseren lokale regelgeving Digitaliseren lokale regelgeving, omzetten naar WORD bestanden Pagina 90

91 Metadata en wetstechnische informatie toevoegen aan de lokale regelgeving Consolideren (d.w.z. dat alle wijzigingen in de oorspronkelijke tekst worden ingevoegd tot één doorlopende tekst) b) (tussen)resultaten Alle lokale regelgeving via internet volgens de landelijke standaard beschikbaar c) Samenhang andere activiteiten Snoeiplan deregulering, opzetten integraal handhavingsbeleid, actualisering mandaatbesluit 4) Organisatie: a) Onderdeel Activiteit EGEM Opdrachtgever is de directie De senior AJZ is opdrachtnemer voor het ontsluiten van lokale regelgeving via internet. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten Er zal een programma moeten worden aangeschaft waarmee de verordeningen kunnen worden ontsloten via internet conform de regels van het Rijk. Personele inzet wordt bepaald door de opdrachtnemer en de verantwoordelijk afdelingshoofden. Noodzakelijke inzet van secretariaat (omzetten in WORD), AJZ (beoordeling verordeningen e.d.) en ICT (uitleg en aanschaf programmatuur). 5) Planning en fasering Het kabinet Balkenende II heeft aan de Tweede Kamer toegezegd dat eind 2007 alle basisinformatie van de democratische rechtsstaat in onderlinge samenhang via het internet raadpleegbaar zal zijn. Dat betekent dat ook de lokale regelgeving dan via de landelijke standaard ontsloten moet zijn. Het ontsluiten van de lokale regelgeving via internet is niet ingewikkeld, maar vergt wel tijd. De activiteit zal in het vierde kwartaal 2007 starten. Pagina 91

92 OPDRACHTBESCHRIJVING EVALUATIE AANTAL VEREISTE VERGUNNINGEN EN VERMINDERING ADMINISTRATIEVE LASTEN VIA MODEL APV EN ANDERE VERORDENINGEN (Afdeling BMO, R. Rozemeijer) 1) Beschrijving algemeen De VNG heeft in relatie tot het programma Andere Overheid aangegeven haar modelverordeningen te toetsen op uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en de effecten (administratieve lasten) voor bedrijven en burgers. Daarnaast heeft de VNG zich samen met de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) een snoeiplan opgesteld op basis waarvan regeldruk en administratieve lasten in VNG-verordeningen en gemeentelijke verordeningen kunnen worden verminderd. 2) Huidige en gewenste situatie Processen Rollen Gegevens ICT Huidige situatie Gemeentelijke procedures geven inwoners en bedrijven nu nog soms onnodige administratieve lasten. Burgers en bedrijven ervaren veel administratieve last bij aanvragen vergunningen e.d. Te veel regels en vergunningen, niet op elkaar afgestemd De meeste verordeningen zijn beschikbaar via de website. De meeste vergunningen dienen schriftelijk te worden aangevraagd en worden allemaal schriftelijk verleend. Toekomstige situatie Door middel van een kritische screening, het gebruik van goede voorbeelden van andere gemeenten en het toepassen van VNG modelverordeningen, worden de administratieve lasten zo veel mogelijk beperkt. Efficiënte regels en werkmethoden, minder regels en vergunningen, minder administratieve last. Precies genoeg regels en vergunningen in onderlinge samenhang, eenvoudig herkenbaar en aan te vragen Lastenverlichting kan ook worden gerealiseerd door het toepassen van ICT. Dit valt echter buiten het kader van dit activiteitplan en is onderdeel van de overige activiteitplannen. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten Screenen van het bestaande regelingenbestand Verwijderen en/of vereenvoudigen van overbodige dan wel complexe regelingen Screenen van uitvoeringshandelingen/informatieverplichtingen Pagina 92

93 Verwijderen en/of vereenvoudigen uitvoeringshandelingen / informatieverplichtingen In kaart brengen processen en opzetten standaard procesmodel b) (tussen)resultaten Vermindering van de administratieve lasten voor inwoners en bedrijven Standaard procesmodel c) Samenhang andere activiteiten Lokale regelgeving via internet, opzetten integrale handhaving, actualiseren mandaatbesluit Ontwikkelen Procesmodel 4) Organisatie: a) Structuur De directie is opdrachtgever. Senior AJZ is opdrachtnemer voor het snoeiplan van de vereiste vergunning en vermindering van administratieve lasten via de model APV en andere vergunningen. De activiteit zal opgepakt worden in samenwerking met EIM-Zenc (Activiteit minder regels, meer service). b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten De kosten hiervoor bedragen ,-. Daartegenover staat een subsidie van ,- bij deelname aan dit activiteit. Personele inzet wordt bepaald door de opdrachtnemer en de verantwoordelijk afdelingshoofden. Inzet van secretariaat (administratieve ondersteuning), ICT en AJZ juridische uitvoering) is nodig. 5) Planning en fasering De APV is in mei 2007 integraal herzien conform de model APV. Een hernieuwde ronde is weer aan de orde in de eerste helft van 2009, waarna vaststelling kan plaatsvinden in de tweede helft van Indien het volledige snoeiplan wordt uitgevoerd zal extra personele inzet nodig zijn om dit begin 2009 gerealiseerd te krijgen. Het heeft de voorkeur om te starten met het snoeiplan omdat andere acties zoals integrale handhaving, actualisering mandaatbesluit, vermindering vergunningen en lokale verordeningen via internet hiermee direct verband houden. De mogelijkheid bestaat om d.m.v. een zogenaamde voucher subsidie een bureau in te huren dat ons helpt met het snoeiplan. Pagina 93

94 BIJLAGE 3 VERKLARENDE WOORDENLIJST Architectuur Authenticatie Autorisatie Backoffice Basisregistratie Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) Architectuur is als benadering en begrip afkomstig uit de wereld van informatievoorziening. Een architectuur beschrijft de samenhangende structuur van de informatievoorziening, de daarmee te ondersteunen bedrijfsomgeving en de benodigde technische componenten. De architectuur van een organisatie omvat ook de manier waarop de informatievoorziening bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie, plus de veranderstrategie die nodig is om die doelstellingen te realiseren. Het architectuurmodel van de Elektronische Overheid onderscheidt drie lagen: bedrijfsarchitectuur, informatiearchitectuur en de ICT- of technische architectuur. Invulling geven aan een architectuur waarmee nieuwe doelstellingen zoals de andere overheid worden gerealiseerd, vergt investeringen. Bestaande applicaties en systemen moeten worden aangepast of vervangen, processen moeten worden vernieuwd en de organisatie als geheel moet zich nieuwe werkwijzen eigen maken. Proces waarbij een computer of applicatie nagaat of een gebruiker, andere computer of applicatie daadwerkelijk is wie hij beweert te zijn. Het gemeenschappelijke authenticatiesysteem voor de overheid is DigiD. Na de authenticatie vindt autorisatie plaats om na te gaan welke toegangsrechten de geauthenticeerde gebruiker, computer of applicatie heeft. Legt vast welke toegangsrechten een gebruiker van het systeem heeft voor informatie. Afdelingen en medewerkers die geen direct contact met klanten onderhouden, maar het leveren van diensten aan klanten ondersteunen. Afdelingen en medewerkers die ondersteuning bieden aan de dienstverlening, maar zelf geen direct contact met klanten hebben. Zoals het systeembeheer, administratieve afdelingen en ontwikkel- en kantoorafdelingen. De authentieke landelijke registraties van personen, gebouwen, adressen, kadaster, topografie en ondernemingen en andere organisaties. De basisregistratie bevat authentieke gebouwgegevens en adresgegevens. Het gebruik hiervan vindt plaats binnen een eigen wettelijk kader en houdt rekening met bestaande wetgeving. VROM zorgt voor de centrale voorzieningen en de bijbehorende wetgeving, gemeenten richten de basisregistraties in en leveren de gegevens aan de landelijke voorziening. Pagina 94

95 Basisregistratie Percelen (Kadaster) Basisregistratie Persoonsgegevens Basisregistratie Topografie Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN) Bedrijvenloket Burgerservicenummer (BSN) Dienstverlening Digitaal Omgevingsloket Elk perceel in Nederland met gebouw of maisveld is geregistreerd. De basisregistratie kadaster is één van de zes registraties uit het hele stelsel van basisregistraties. Voor het Kadaster geldt net als voor de GBA dat het eigenlijk al werkt als een basisregistratie. Alleen de wetgeving moet nog worden aangepast. Zodat er ook voor alle kadastrale gegevens een verplichtstelling van het gebruik komt, en een terugmeldplicht. De registratie wordt beheerd door het Kadaster en moet medio 2007 gereed zijn. Een basisregister met de persoonsgegevens van de inwoners. Het gebruik hiervan vindt plaats binnen een eigen wettelijk kader en houdt rekening met bestaande wetgeving. Het ministerie van BZK zorgt voor de centrale voorzieningen en de bijbehorende wetgeving, gemeenten richten de basisregistraties in en leveren de gegevens aan de landelijke voorziening. Eén unieke bron voor alle topografische kaarten met een schaal van 1: meter. Dat moet de Basisregistratie Topografie worden. Zodat alle overheidsorganisaties makkelijk met elkaar geografische informatie kunnen uitwisselen. De basisregistratie Topografie is één van de zes registraties uit het stelsel van basisregistraties. De Basisregistratie Topografie wordt beheerd door het Kadaster. De ontwikkeling ervan hangt nauw samen met de inrichting van de Grootschalige Basis Kaart Nederland (GBKN). De registratie wordt beheerd door het Kadaster en moet medio 2007 gereed zijn. Het is een uniek identificatienummer voor bedrijven. Het nummer leidt tot efficiënte én betrouwbare uitwisseling van bedrijfsgegevens tussen bedrijf en overheid. Het Bedrijvenloket wordt dé virtuele, overheidsbrede poort voor ondernemers. Hier kunnen zij antwoord vinden op vragen over wetten en regels, of direct zaken doen met de overheid. Het is een uniek persoonsnummer, waarmee een inwoner zich kan identificeren. Het nummer leidt tot efficiënte én betrouwbare uitwisseling van persoonsgegevens tussen burger en overheid. Dienstverlening betreft het individuele contact tussen een inwoner, bezoeker of organisatie, en de gemeente waarbij de inwoner, bezoeker of organisatie een product, dienst of informatie verkrijgt. Het gaat om dienstverlening via de diverse dienstverleningskanalen: website, , balie, telefoon en post. De omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Landelijk worden drie landelijke voorzieningen ontwikkeld (e-formulier, centrale Pagina 95

96 Documentair management systeem (DMS) E-formulieren Elektronische Nederlandse Identiteitskaart (enik) Frontoffice Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) ICT-architectuur Informatiearchitectuur Midoffice voorziening vergunningen en branchewijzers) waarmee gemeenten, provincies en waterschappen hun eigen digitale omgevingsloket kunnen inrichten. Via het digitale omgevingsloket kan de omgevingsvergunning worden aangevraagd. Met een Documentair Management Systeem (DMS) kunnen elektronische documenten beheerd worden gedurende hun gehele levenscyclus, inclusief o.a. registratie en versiecontrole, document integriteit, opzoeken, raadplegen, verspreiden en archivering. eformulieren zijn formulieren die inwoners en bedrijven digitaal kunnen invullen om producten en diensten aan te vragen. Door koppelingen met de basisregistraties wordt zoveel mogelijk informatie vooraf ingevuld op het formulier. De formulieren zijn intelligent opgebouwd, waardoor een inwoner of bedrijf alleen de vragen hoeft te beantwoorden die op zijn situatie van toepassing zijn. Het Ministerie van BZK realiseert momenteel een elektronische functionaliteit op de Nederlandse Identiteitskaart (enik) waarmee een burger een elektronische handtekening kan zetten, zich elektronisch kan identificeren en een bericht kan beveiligen.` Afdelingen en medewerkers die direct contact onderhouden met inwoners en bedrijven. Zij hebben een dienstverlenende functie. GBA is dé spil van de identiteitsinfrastructuur. Hierin staan de persoonsgegevens van de inwoners vermeld. Het huidige GBA werkt al als basisregistratie, alleen de wetgeving moet worden veranderd. De naam GBA wordt dan vervangen door Basisregistratie Persoonsgegevens. Hierin komen dezelfde soort gegevens te staan. ICT-architectuur beschrijft de samenhangende structuur van de verschillende applicaties en systemen, de eisen die aan de koppelingen, applicaties en systemen worden gesteld en de beveiliging. Zie verder: Architectuur Informatiearchitectuur beschrijft onder andere hoe de (basis)registraties en dossiers worden opgebouwd, aan welke eisen de gegevens en documenten moeten voldoen, hoe de kwaliteit van de gegevens en documenten wordt beheerd, hoe autorisaties worden geregeld en hoe de gegevens en documenten worden gebruikt. Zie verder: Architectuur. De midoffice is een verzameling van applicaties die zorgdraagt voor de afstemming tussen frontoffice en backoffice. Het workflow management systeem en het documentair management systeem maken onderdeel uit van de midoffice. Ook bevat de midoffice een servicebroker. Pagina 96

97 Nieuw Handelsregister (NHR) Persoonlijke digitale omgeving/ persoonlijke internetpagina (PIP) Portal Procesmodel Servicebroker Workflow management systeem (WFM) Zaak Een basisregister met de naam, adres, aantal werknemers, de ondernemingsvorm, het bedrijvennummer (BIN) en de belangrijkste bedrijfsactiviteiten van alle bedrijven in Nederland. Dit register wordt onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Een internetpagina bij de overheid die burgers zelf kunnen inrichten. Het is de bedoeling dat op deze pagina persoonlijke gegevens en informatie komen te staan over alle lopende contacten van de burger met de overheid. Eigen gegevens die daarbij van belang zijn, worden zo langs één weg toegankelijk en kunnen makkelijker meervoudig gebruikt worden. Een PIP kan verder worden gebruikt om persoonlijke voorkeursopties in te stellen voor het ontvangen van bijvoorbeeld attenderingen en statusberichten van de overheid. Maakt het mogelijk om thema websites te maken, moet mogelijkheden hebben gepersonifieerde pagina's te tonen. Het procesmodel bestaat uit een onderverdeling van alle processen in een aantal hoofdprocessen. Ieder hoofdproces start met een beginpunt, een trigger. Vanuit het beginpunt verloopt het proces langs een aantal vastgestelde en gestandaardiseerde tussenstappen naar het uiteindelijke resultaat voor de inwoner. Een servicebroker is software die zorgt dat de inhoud van het ene systeem automatisch doorgegeven wordt naar één of meerdere andere systemen. Door het WFM kunnen de werkstromen binnen de organisatie worden beheerst. Hierdoor wordt het mogelijk de diverse stappen in een proces geautomatiseerd te ondersteunen. Hierdoor wordt het voor de gemeentelijke dienstverleningspraktijk mogelijk het proces met betrekking tot een zaak(dossier) te ondersteunen. Een zaak is een klantaanvraag van een product of dienst. Het zaaktype bepaalt het proces van afhandeling van de klantaanvraag. Voor ieder zaaktype zijn bedrijfsregels vastgelegd in de vorm van een beslisboom. Hiermee wordt voorgeschreven op welke wijze de aanvraag binnen het gemeentelijke proces moet worden afgehandeld. Tevens kan bij een zaaktype worden vastgelegd hoe de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Pagina 97