SESSIE PERSOONLIJKE ORGANISATIE EN PROACTIEF HANDELEN

Transcriptie

1 LEREND NETWERK: SESSIE PERSOONLIJKE ORGANISATIE EN PROACTIEF HANDELEN DONDERDAG 9 DECEMBER 2010 KaHo Sint-Lieven, campus Aalst HANDLEIDING MOMENTOREN EN DOCENTEN 1

2 LEREND NETWERK: SESSIE PERSOONLIJKE ORGANISATIE EN PROACTIEF HANDELEN DONDERDAG 9 DECEMBER 2010 KaHo Sint-Lieven, campus Aalst HANDLEIDING MOMENTOREN EN DOCENTEN Structuur van de avond 17u - 17u40 17u 17u30 17u40 1. De studenten krijgen in plenum de inleiding van Walter Cromheeke. 2. Onthaal momentoren en docenten in de polyvalente ruimte. Moment om per team te overleggen. 3. Momentoren en docenten gaan naar lokalen. 4. De studenten gaan per team naar de verschillende lokalen. 17u45 18u35 5. Studenten trachten grote vragen op te lossen + terugkoppeling daarop in eigen lokaal. 18u35 18u45 18u45 19u25 6. Pauze 7. Studenten trachten subvragen op te lossen in eigen lokaal. 19u35 20u 8. Terugkoppeling in plenum lokaal 0w26 + conclusie + anekdotes. 2

3 PRAKTISCHE TIPS VÓÓR JE VAN START GAAT Hoofddoelstelling van deze sessie is de studenten te laten nadenken over de vraag: Hoe moet ik een groot, onoverzichtelijk project aanpakken? Het is niet de bedoeling hier een technisch ingewikkeld antwoord op te geven. Het concept van proactief handelen is veel belangrijker dan na te denken over de diverse technieken die moeten gebruikt worden. Duid binnen de groep iemand aan die de tijd heel strikt in de gaten houdt. We maken gebruik van andere lokalen: 0L8; 0L10; 0L12 en 0L16 Alle studenten tekenen de aanwezigheidslijst. Alle studenten, momentoren en docenten kleven naamsetiket op. De taken voor de momentoren staan in het groen. De taken voor de docenten staan in het blauw. De kopiebundel voor de studenten bevat: - De case van Denys, inclusief kleurenfoto s. - Een fotobundel met detailfoto s van de restauratiewerken (2 bundelsper subgroepje) - De hoofdvragen - De subvragen (pas uitdelen tijdens de opdracht). De pauze duurt strikt 10 minuten en vindt plaats in de polyvalente ruimte (gelijkvloers). Debriefing: in de aula waar iedereen verzameld is. Naamsetiketten voor momentoren en studenten. 3

4 1. INLEIDING IN PLENUM VOOR DE STUDENTEN 17u - 17u40 1. Inleiding (5 min) Jos Van De Wielle geeft toelichting bij het thema Persoonlijke organisatie en proactief handelen : Wat is de doelstelling van de avond? - Aan de hand van een praktische case van de firma Denys ondervinden dat persoonlijke organisatie en proactief handelen noodzakelijk maar niet vanzelfsprekend zijn op een werf. Wat is de structuur van de avond? - Anekdote van John Vertriest van Everwood. - Uiteenzetting van de case door Walter Cromheeke - Oplossen van algemene vragen - Terugkoppeling - Oplossen van subvragen - Terugkoppeling - Conclusie Waarom is proactief handelen belangrijk? - Om tegemoet te komen aan de competitie in de globale markt en de daarmee gepaard gaande uitdaging om continu te voldoen aan de wensen van de klant, hebben organisaties van vandaag steeds meer nood aan flexibele en zelfredzame werknemers: werknemers die dingen verbeteren die ze als fout ervaren, handelen met de aanwezige informatie en reageren op ongewone omstandigheden door proactief gedrag te stellen. Wat verstaan we onder proactief gedrag? - Proactief gedrag is gedrag dat intentioneel, bewust en op directe wijze veranderingen in de werkomgeving teweegbrengt - Proactief verschilt van reactief (reactief = gericht op het handhaven van het IK, het overeind houden van de bestaande situatie) en proactief verschilt van actief (actief = gericht op het in balans zijn tussen Ik en de andere, tussen Ik en het team). Proactief is een stap verder zetten dan actief. Het is zich richten op de context, op de interne en externe klant: anticiperen. - Proactief gedrag mag beschouwd worden als een belangrijke bepalende factor voor organisatorisch succes. Vooral omdat proactief zijn een uitbreiding inhoudt van het verantwoordelijkheidsgevoel. 4

5 - Algemeen voorbeeld: de studenten die ter voorbereiding hun dossier hebben gelezen zullen het er vanavond beter vanaf brengen dan zij die onvoorbereid naar de sessie komen. John Vertriest van Everwood nv vertelt een anekdote dat het verschil illustreert tussen reactief, actief en proactief gedrag. Jos kondigt Walter Cromheeke van de firma Denys aan. 2. Case (35 min) Walter Cromheeke, Afdelingshoofd Renovatie, Restauratie & Speciale Technieken, geeft een uiteenzetting over de restauratie van het Caermersklooster in Gent. Dit aan de hand van plannen en fotomateriaal. Na de uiteenzetting vertrekken de studenten naar de verschillende lokalen. TEAM STUDENTEN LOKAAL Walter Cromheeke Patrick Hertecant Henry Van de Velde 0L08 Johnny Smet Dieter Vandewege Victor Horta 0L10 Karel Derde Renaat Braem 0L12 Wim Van Den Bunder John Vertriest Santiago Calatrava 0L16 5

6 2. Oplossen van de algemene vragen + terugkoppeling 17u 45-18u35 De teams van momentoren en docenten zijn met de studenten aanwezig in de lokalen: TEAM STUDENTEN LOKAAL Walter Cromheeke Patrick Hertecant Henry Van de Velde 0L08 Johnny Smet Dieter Vandewege Victor Horta 0L10 Karel Derde Renaat Braem 0L12 Wim Van Den Bunder John Vertriest Santiago Calatrava 0L16 De momentoren stellen zich voor aan de studenten. 1. Oplossen van de algemene vragen De studenten worden in 3 groepjes verdeeld. De docent schrijft de algemene vragen op het krijtbord: Wat is het doel van het project? (kort) Wat zijn de belangrijkste aspecten waarmee je rekening moet houden bij de uitvoering van dit project? (hoofdvraag!!) Welke problemen moet ik oplossen alvorens het project aan te vatten? (kort) Welke risico s zijn er verbonden aan dit project? (kort) Welke middelen hebben we nodig om het doel te bereiken? (kort) Wie is er betrokken bij het project? (kort) De momentor deelt het gele blad met de hoofdvragen uit. Er is ook kladpapier voorzien. De studenten duiden iemand aan die later de conclusies van de groep zal meegeven. De studenten trachten de bovenstaande vragen te beantwoorden. De docenten en momentoren sturen bij indien nodig.!!!opgelet!!! Laat de studenten zelf nadenken. Zorg dat de studenten niet vervallen in al te technische problemen. Probeer bij te sturen waar nodig. 6

7 2. Terugkoppeling: oplossing van de algemene vragen De studenten geven hun oplossing op de vragen. Vraag 1: - Groep 1 geeft zijn oplossing, groepen 2 t.e.m. 3 vullen aan. - De momentor geeft terugkoppeling (wees beknopt!): - Waar zitten jullie goed? - Wat ontbreekt er nog? - Wat hebben jullie over het hoofd gezien? Vraag 2 (hoofdvraag): idem!!!opgelet: lees hieronder oplossing Vraag 3: idem vraag 1 Vraag 4: idem vraag 1 Vraag 5: idem vraag 1 Oplossing van de hoofdvraag: Wat zijn de belangrijkste aspecten (problemen) waarmee je rekening moet houden bij de uitvoering van dit project? Verticaal transport Toegankelijkheid Hoe bouw je een werkplatform? Dakconstructie verwijderen. (Veiligheid doorkruist deze 4 aspecten)!! Na de pauze gaat iedereen terug naar zijn eigen lokaal!! Pauze 18u35 18u45 7

8 3. Oplossen van de subvragen 18u45-19u25 1. De studenten trachten de gekregen subvraag op te lossen. (18u50-19u15) De momentor deelt mee welke subvraag deze groep moet oplossen: Projectgroep Henry Van de Velde Victor Horta Renaat Braem Santiago Calatrava subvraag Verticaal transport Toegankelijkheid Hoe bouw je een werkplatform? Dakconstructie verwijderen De momentoren, docenten en studenten zitten samen in hun eigen lokaal. Kijk in bovenstaand schema: welke subvraag moet de groep oplossen? De momentor leest de subvraag en de detailvragen voor. De docent deelt de paarse bladen met de subvraag en de detailvragen uit en schrijft die ook op het bord.!!!opgelet: Alternatief: indien de studenten vastzitten op hun subvraag, laat ze dan een andere subvraag oplossen. De docent kan die vraag op het bord zetten. De subvragen staan hieronder. Begeleiding: Opnieuw: het denkproces is belangrijker dan de uitkomst!! De studenten mogen niet in al te technische problemen/oplossingen vervallen. Let op de manier waarop de studenten tot een antwoord komen: - Neemt iemand de leiding? - Denken ze oplossingsgericht of discussiëren ze in het wilde weg? - Komt iedereen aan bod? - Begeleid hen in het vinden van de goede richting, maar geef zelf geen pasklare antwoorden. Geef tips: Heb je hier al aan gedacht? Hiermee zou je ook rekening kunnen houden. Indien de studenten goed op weg zijn: bevestig hen en laat ze in hun groepjes verder werken. Indien de studenten niet goed op weg zijn: probeer in de grotere groep te overleggen en feedback te geven om zo samen tot een mogelijke oplossing te komen. 8

9 De subvragen: Vragen: Op welke manier kan je zorgen voor verticaal transport? - Wat zijn de verschillende mogelijkheden om deze subfase aan te pakken? Denk aan het soort materieel dat je kan gebruiken. - Waarmee moet je rekening houden? - Wat zijn de risico s per gekozen optie? (o.a. veiligheid) - Wie is hier bij betrokken? - Met welke randvoorwaarden moet je rekening houden? Mogelijke bedenkingen: - Bouwlift, bouwkraan (torenkraan of snelmontagekraan), mobiele kraan, dakdekkerslift (= alulift = ladderlift)en bijhorende voor- en nadelen - Houd rekening met de beperkte ruimte om de kranen op te stellen, de hoogte van de omliggende gebouwen, de reikwijdte van de arm in functie van de te heffen last, de maximum last, Hoe kan je de toegankelijkheid van de werf aanpakken? - Wat zijn de verschillende mogelijkheden om deze subfase aan te pakken? - Waarmee moet je rekening houden? - Met welke risico s moet je rekening houden? - Met welke betrokkenen moet je rekening houden? - Met welke randvoorwaarden moet je rekening houden? Mogelijke bedenkingen: - Hoe krijg je de mensen boven? - Houd rekening met de veiligheid - Houd rekening met de omgeving - Bereikbaarheid van het materiaal en materieel - Opslagruimte voor materiaal en materieel - De brandweer stelt hoge eisen i.v.m. toegankelijkheid: niet meerdere vrachtwagens tegelijkertijd in het Patershol Hoe bouw je het werkplatform? - Wat hebben we hiervoor nodig? - Waarmee moet je rekening houden? - Wie is hier bij betrokken? - Met welke randvoorwaarden moet je rekening houden? 9

10 Mogelijke bedenkingen: - Gebruik van de bestaande constructie of niet? - Gebruik van bestaand dak of niet? - Hoe krijg je het materiaal en materieel op het werkplatform? - Heb je veel bewegingsruimte? - Hoe krijg je grote stukken naar binnen? (Denys heeft een pui voorzien) - Wie kan en mag naar boven? Hoeveel mensen mogen tegelijkertijd boven zijn? - Wat doe je in geval van nood? (Denys heeft een evacuatieruimte voorzien) Hoe kan je de dakconstructie verwijderen? - Wat zijn de verschillende mogelijkheden om deze subfase aan te pakken? - Welk materieel hebben we hiervoor nodig? - Waarmee moet je rekening houden? - Wie is hier bij betrokken? - Met welke randvoorwaarden moet je rekening houden? Mogelijke bedenkingen: - zie alle mogelijke bovenstaande bedenkingen 2. Terugkoppeling in kleine groep (19u15-19u25) De momentoren duiden per groep iemand aan om de oplossing vooraan te presenteren. De momentoren en docenten geven feedback. Maak gebruik van eigen ervaring, mening en kennis om bovenstaande oplossingen aan te vullen.!!!opgelet: niet alleen het antwoord is belangrijk, ook de manier waarop gediscussieerd wordt!! Neemt iemand de leiding? Denken ze oplossingsgericht of discussiëren ze in het wilde weg? Komt iedereen aan bod? Om 19u25 vertrekt iedereen (studenten, momentoren en docenten) naar 0W26. Alles wordt meegenomen want de studenten keren niet meer terug naar het lokaal. 10

11 4. Terugkoppeling op subvragen + conclusie + anekdotes 19u40 20u 1. Terugkoppeling Walter Cromheeke overloopt in plenum kort en globaal de antwoorden op de subvragen (Hoe heeft Denys de verschillende problemen aangepakt?). De oplossingen van de studenten worden niet meer besproken. Het is niet de bedoeling tot juiste antwoorden te komen, maar de studenten erop te wijzen of ze al dan niet proactief gedacht hebben. 2. Conclusie Jos Van De Wielle linkt de case aan het thema van de avond: Proactief handelen Complexe problemen kan je pas oplossen door eraan te beginnen en ze op te splitsen in kleinere deelproblemen. Deze deelproblemen zijn beter handelbaar en overzichtelijker.!!enkel indien er nog tijd over is: Jos Van De Wielle: Een opportuniteit is : o Een gelegenheid tot. o Een gepaste kans voor verbetering, voor vooruitgang, voor versnelling van een proces o Ook een klacht biedt een opportuniteit Een probleem is : o Een moeilijkheid die dient te worden opgelost of te worden aangekaart o Een gebrek aan resultaat of een resultaat dat ondermaats is aan de verwachting o Een afwijking beneden de vooropgestelde standaard (Kwaliteit, Tijd, Geld, Middelen, Materiaal, Informatie, Organisatie) of een standaard die van in het begin nooit gehaald werd o Een klacht, een panne van een machine, een onverwachte afwezigheid, een te late levering door leverancier, enz o Een opportuniteit! 3. Anekdotes Walter Cromheeke vertelt nog enkele anekdotes rond het project Caermersklooster om op een luchtige(re) manier af te sluiten. 11