Tips en Trucs (weetjes en handigheidjes) DigiMV

Transcriptie

1 Tips en Trucs (weetjes en handigheidjes) DigiMV Inhoudsopgave Tips en Trucs (weetjes en handigheidjes) DigiMV Inleiding eherkenning Aanschrijfredenen Bevestigen in DigiMV van uw aanschrijfredenen Invullen vragenlijst DigiMV basisgegevens Invullen vragenlijst WNT basisgegevens bij combinatie met WTZi Zorg, Jeugdhulp en/of Veilig Thuis Hoe vaak kan ik de vragenlijst DigiMV basisgegevens en WNT basisgegevens invullen? Beperkte verantwoording Beperkte verantwoording en overige rapportageverplichtingen Deponeren jaarrekening bij KvK Zonder zorgpersoneel: vrijstelling Bent u een V.O.F. of een maatschap en bent u een WTZi-zorginstelling? Bent u een V.O.F. of een maatschap en bent u een jeugdhulpinstelling? Handtekeningenformulier Aanleveren gegevens Wet Normering Topinkomens (WNT) bij enkel WNT, niet in combinatie met met WTZi Zorg, Jeugdzorg en/of Veilig Thuis WNT wijzigingen in uitvraag, soms groot, soms klein Moet u ook gegevens aanleveren als de norm niet wordt overschreden? Regelgeving rondom accountantsverklaring gewijzigd Uploadtool en instructie (nog niet beschikbaar, medio april 2016) Document op maat PDF genereren / en Time out periode altijd uw vragenlijsten opslaan ter voorkoming van gegevensverlies Opslaan van vragenlijsten Vragenlijst verlaten zonder deze op te slaan Grijs scherm zichtbaar Niet kunnen opslaan van vragenlijst i.v.m. verplichte onderdelen Voorinvullen ( prefillen ) van tabellen Pagina 1 van 43

2 27. Tabelnummering opgenomen in DigiMV Extra uitleg over vragen en begrippen opgenomen in de diverse jaardocumenten Invullen toelichtingenvelden in DigiMV bij Hoofdposten uit de jaarrekening (1) Invullen toelichtingenvelden in DigiMV bij Hoofdposten uit de jaarrekening (2) Geen nul invullen indien een vraag niet van toepassing is Niet alle vragenlijsten zijn actief zichtbaar Verwijderen van repeterende, zich herhalende vragenlijsten Meer dan 20 topfunctionarissen in de categorie niet- topfunctionarissen? Veilig Thuis: Gegevens aanleveren over verslagjaar 2014? Definitief maken / afronden van vragenlijsten Wijzigen van afgeronde vragenlijsten blijft mogelijk Accorderen en voltooien van DigiMV bij volledige verantwoording Accorderen en voltooien van DigiMV bij beperkte verantwoording Accorderen en voltooien van DigiMV bij aanlevering WNT-gegevens Pagina 2 van 43

3 0. Inleiding In dit document vindt u antwoorden op veel gestelde vragen, uitgeschreven en ondersteunt door schermprints en weetjes en handigheidjes. Dit document is dynamisch en wordt bijgewerkt aan de hand van door u en uw collega instellingen gestelde vragen. De meeste Tips & Trucs zijn van toepassing op alle varianten van jaarverantwoording. Indien specifiek voor 1 sector van toepassing dan is dit vermeld. Mocht u twijfelen: neemt u contact op met het Klant Contact Centrum via via of [email protected]. Zij helpen u graag verder! 1. eherkenning Voor de toegang tot het digitale aanleverportaal DigiMV heeft u sinds 1 januari 2013 een EHerkenningsmiddel van het niveau 2+ nodig. Dit is een betrouwbare manier om u digitaal te identificeren bij de overheid. Het is belangrijk dat u op tijd uw eherkenningsmiddel aanvraagt. Kosten Aan het gebruik van eherkenning zijn kosten verbonden. De hoogte hiervan wordt bepaald door het betrouwbaarheidsniveau, de aanbieder en het aantal mensen dat via eherkenning wordt geautoriseerd. Rekening houden met Kies zorgvuldig uw eherkenningsaanbieder. De kosten, de aanvraagprocedure, de doorlooptijd van de aanvraagprocedure en de vervangprocedure verschillen per aanbieder. Laat u tijdig en goed voorlichten. Diverse eherkenningmiddelen U kunt kiezen uit inloggen via een token of via een SMS-dienst. Voor een token kiest u bijvoorbeeld als uw medewerkers geen telefoon van de zaak hebben en hun persoonlijke telefoon niet willen gebruiken. Figure 1 Voorbeeld token Pagina 3 van 43

4 Meer informatie Meer informatie over eherkenning vindt u op Voor inloggen met eherkenning in DigiMV, zie de gebruikershandleiding Inloggen met eherkenning op 2. Aanschrijfredenen Vanaf het verslagjaar 2015 werken wij voor het eerst met aanschrijfredenen. Met de aanschrijfreden kunnen wij gemakkelijker individuele jaarverantwoordingen met individuele streefdata voor u gereedzetten en datasets uitleveren en belangrijker- wij kunnen vooraf een selectie toepassen waardoor u vragenlijsten niet meer zult zien en ook niet meer hoeft aan te geven dat u ze niet wilt zien. Wanneer u voor het eerst inlogt zult u in het startscherm de aanschrijfredenen zien waarvan wij denken dat deze op u van toepassing zijn. Veelal gebaseerd op het voorgaande verslagjaar. Voorbeeld startscherm met aanschrijfredenen: Wanneer de aanschrijfredenen niet meer juist zijn, u levert bijvoorbeeld juist wel of juist geen jeugdhulp, neemt u dan contact met het Klant Contact Centrum via of [email protected]. Twijfelt u! Neemt u dan contact op! Pagina 4 van 43

5 3. Bevestigen in DigiMV van uw aanschrijfredenen De juistheid van de aanschrijfredenen is voor de werking van het systeem van essentieel belang. Op basis van de aanschrijfredenen en de DigiMV basisgegevens (zie 4.) wordt uw Mijn DigiMV vastgesteld en de bijhorende vragenlijsten opengesteld. Het bevestigen van uw aanschrijfreden doet u door in het startscherm ( Home ) van DigiMV te klikken op de knop. Na op de knop Bevestig geklikt te hebben wordt het volgende scherm zichtbaar. Indien u zeker weet dat de aanschrijfredenen correct zijn klikt u op de knop Mocht u op hebben gedrukt en toch nog uw aanschrijfredenen willen wijzigen, dan dient u contact op te nemen met het Klant Contact Centrum via of [email protected]. Pagina 5 van 43

6 4. Invullen vragenlijst DigiMV basisgegevens Na het bevestigen van de aanschrijfredenen start u met het invullen van de vragenlijst DigiMV basisgegevens. U klikt hiervoor op de knop DigiMV ( Home ) onder de aanschrijfredenen. te vinden op de startpagina van Vervolgens start de vragenlijst DigiMV basisgegevens met het invullen van uw contactgegevens: U navigeert tussen de diverse schermen door middel van de knoppen of. Wanneer u alle vragen van DigiMV basisgegevens hebt ingevuld klikt u in het eindscherm op de knop. Pagina 6 van 43

7 Met het opslaan van de vragenlijst DigiMV basisgegevens wordt het tabblad Mijn DigiMV zichtbaar in de rode menubalk en uw Mijn DigiMV vastgesteld en de van toepassing zijnde vragenlijsten geopend. Als voorbeeld: Pagina 7 van 43

8 5. Invullen vragenlijst WNT basisgegevens bij combinatie met WTZi Zorg, Jeugdhulp en/of Veilig Thuis Nadat u de vragenlijst DigiMV basisgegevens hebt ingevuld, kunt u vanaf 1 april 2016 de vragenlijst WNT basisgegevens invullen. U klikt hiervoor op de knop de startpagina van DigiMV ( Home ) onder de vragenlijst DigiMV basisgegevens. te vinden op Vervolgens start de vragenlijst WNT basisgegevens met het invullen van het aantal (niet-) topfunctionarissen. Pagina 8 van 43

9 U navigeert tussen de diverse schermen door middel van de knoppen of. Wanneer u alle vragen van DigiMV basisgegevens hebt ingevuld klikt u in het eindscherm op de knop. Met het opslaan van de vragenlijst WNT basisgegevens wordt het tabblad Mijn WNT zichtbaar in de rode menubalk en uw Mijn WNT vastgesteld en het van aantal van toepassing zijnde vragenlijsten gegenereerd. Als voorbeeld: Pagina 9 van 43

10 Zie voor meer informatie over de WNT onderdeel Hoe vaak kan ik de vragenlijst DigiMV basisgegevens en WNT basisgegevens invullen? De vragenlijst DigiMV basisgegevens en WNT basisgegevens zorgt samen met de aanschrijfredenen dat uw Mijn DigiMV en Mijn WNT wordt vastgesteld en de bijhorende en het juiste aantal vragenlijsten worden opengesteld. Wijzigen mag zoveel keer als nodig is. Uw Mijn DigiMV en Mijn WNT zal zich telkens aanpassen. Mocht u bijvoorbeeld vergeten zijn aan te vinken dat u ook kraamzorg biedt. U mistte bijvoorbeeld vragenlijst A.2.16 Productie en personeel kraamzorg onder de concernbrede vragenlijst, Kerngegevens: productie, personeel en opbrengsten, dan kunt u door alsnog kraamzorg aan te vinken in de vragenlijst DigiMV basisgegevens, A.2.16 alsnog toegevoegd krijgen. Indien u later tot de conclusie komt dat de vragenlijst toch niet op uw situatie van toepassing is, dan kunt u ook weer via de vragenlijst DigiMV basisgegevens een en ander corrigeren. Mocht dit corrigeren een vergissing blijken en u wilt toch A.2.16 opgenomen zien en u regelt dit weer via de vragenlijst DigiMV basisgegevens, dan zult u merken dat, in het bovenstaande voorbeeld, DigiMV de door u aangeleverde gegevens bij A.2.16 heeft onthouden en de vragenlijst inclusief inhoud zichtbaar maakt. Pagina 10 van 43

11 7. Beperkte verantwoording Met betrekking tot Beperkte verantwoording zijn een aantal zaken gewijzigd. Het aantal schermen/vragen dat u te zien krijgt is verminderd en de procedure vergemakkelijkt. a. Vorig verslagjaar beperkte verantwoording aangeleverd? Instellingen die zich in verslagjaar 2014 beperkt mochten verantwoorden zijn voor verslagjaar 2015 aangeschreven als DigiMV 2015 WTZi Zorg beperkte verantwoording. Uw startscherm ziet er dan (indien er verder geen sprake is van andere aanschrijfredenen, behalve de standaardaanschrijving voor de Wet Normering Topinkomens) als volgt uit: Indien u voor verslagjaar 2015 nog steeds voldoet aan de criteria voor beperkte verantwoording: Er is geen zorg geleverd waarvoor de organisatie een WTZi-toelating heeft Er is alleen PGB-zorg geleverd Er is alleen zorg in onderaanneming verleend, Pagina 11 van 43

12 dan kunt u uw aanschrijfredenen bevestigen via de knop. Indien u niet meer voldoet aan de criteria voor beperkte verantwoording dan dient u contact op te nemen met het Klant Contact Centrum ( of [email protected]). Het Klant Contact Centrum zal uw aanschrijfreden beperkt omzetten naar volledige verantwoording. b. Ook jeugdhulpinstellingen kunnen zich beperkt verantwoorden Met ingang van verslagjaar 2015 is het voor jeugdhulpinstellingen indien zij voldoen aan de criteria: Er is geen zorg geleverd waarvoor de organisatie een WTZi-toelating heeft Er is alleen PGB-zorg geleverd Er is alleen zorg in onderaanneming verleend mogelijk om zich beperkt te verantwoorden. De criteria zijn gelijk aan de criteria voor zorginstellingen. Indien voor u als jeugdhulpinstelling beperkte verantwoording van toepassing is, verwijs ik u voor de procedurele uitwerking naar c. c. Aangeschreven voor volledige verantwoording, maar beperkte verantwoording is van toepassing Indien u als zorg- of jeugdhulpinstelling voor volledige verantwoording bent aangeschreven, maar u kunt zich beperkt verantwoorden, dan klikt u op het startscherm op de knop: Pagina 12 van 43

13 Het volgende scherm opent zich: Door te klikken op werking. zet u het automatische aanvraagproces in Pagina 13 van 43

14 U krijgt vervolgens het volgende scherm te zien: Pagina 14 van 43

15 8. Beperkte verantwoording en overige rapportageverplichtingen Ingeval u zich beperkt mag verantwoorden (zie 6.)dan dient u naast het aanleveren van o.a. WNTgegevens via DigiMV, indien u PGB-zorg of zorg in onderaanneming heeft geleverd, ook te voldoen aan andere rapportageverplichtingen: - U bent verplicht een kwaliteitsjaarverslag zoals bedoeld in artikel 5 van de Kwaliteitswet zorginstellingen op te stellen. - U bent verplicht een verslag op te stellen over de klachtenregeling binnen de instelling en hoe is omgegaan met ingediende klachten (artikel 2 lid 7 Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector). - U bent verplicht een verslag op te stellen over de cliënten medezeggenschap in uw instelling (artikel 8 Wet Medezeggenschap Cliënten Zorgsector). Belangrijk 1: De verslaglegging over deze onderwerpen is vormvrij. Belangrijk 2: Hoewel de Kwaliteitswet en de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector met ingang van 1 januari 2016 zijn komen te vervallen en zijn vervangen door de Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz) wordt voor de verantwoording verslagjaar 2015 geacteerd alsof deze wetten nog van toepassing zijn. Belangrijk 3: Mogelijk dient u wel uw jaarrekening openbaar te maken, te deponeren bij de KvK. Zie voor meer informatie: 18. Deponeren jaarrekening bij KvK. Belangrijk 4: Instellingen die geen zorg hebben geleverd (bij WTZi: waarvoor een toelating noodzakelijk is) behoeven niet te voldoen aan deze overige verantwoordingsverplichtingen. 9. Deponeren jaarrekening bij KvK Instellingen die hun jaarrekening deponeren via DigiMV in het kader van de Jaarverantwoording (Jeugd)Zorg en daarmee voldoen aan hun verantwoordingsverplichting, voldoen daarmee niet aan de openbaarmakingsplicht van hun jaarrekening bij de KvK (Artikel 394 BW 2). Zij moeten hun jaarrekening naast via DigiMV ook deponeren bij de KvK. Overigens hoeven niet alle instellingen hun jaarrekening te deponeren bij de KvK. Op de website van de KvK vindt u hierover meer informatie: Heeft u vragen? Neemt u dan contact op met de KvK: Zonder zorgpersoneel: vrijstelling Tot verslagjaar 2015 gold een vrijstelling voor organisaties met als rechtsvorm eenmanszaak, waarbij sprake was van zonder zorgpersoneel. Pagina 15 van 43

16 Met ingang van verslagjaar 2015 is het onderscheidend criterium rechtsvorm eenmanszaak komen te vervallen. De vrijstelling is thans van toepassing op iedere organisatie, ongeacht de rechtsvorm, waarbij sprake is van zonder zorgpersoneel. Aan de hand van onderstaande criteria bepaalt u of u verantwoordingsplichtig bent: - Bent u een organisatie zonder mensen in loondienst die zorg verlenen: u wordt niet gezien als een instelling en u hoeft zich niet te verantwoorden (bijvoorbeeld een arts met een secretaresse). - Bent u een organisatie met mensen in loondienst die zorg verlenen: u wordt gezien als een instelling en u moet zich wel verantwoorden (bijvoorbeeld een arts met een assistente). - Bent u een organisatie die mensen inhuurt die zorg verlenen (onderaanneming): u wordt gezien als een instelling en u moet zich wel verantwoorden. Wanneer de vrijstelling in verband met zonder zorgpersoneel op u van toepassing is, dan kunt u dit melden via [email protected]. U zult vervolgens worden afgemeld voor verslagjaar U zult voor verslagjaar 2016 weer wel aangeschreven worden. 11. Bent u een V.O.F. of een maatschap en bent u een WTZizorginstelling? Wij krijgen regelmatig vragen van Maatschappen en V.O.F. s, dat zij zich niet herkennen in het begrip instelling en dat zij vinden dat zij geen zorgpersoneel in dienst hebben en dus voor een vrijstelling in aanmerking komen. Hoe zit dat nu? In de WTZi wordt een V.O.F. of een maatschap gezien als een organisatorisch verband. Indien een dergelijk organisatorisch verband behoort tot een bij algemene maatregel van bestuur aangewezen categorie van instellingen die zorg verlenen waarop aanspraak bestaat ingevolge artikel van de Wet langdurige zorg of ingevolge een zorgverzekering als bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Zorgverzekeringswet dan bepaalt de WTZi dat deze organisatorische verbanden/instellingen voor het verlenen van deze zorg een toelating moeten hebben. In de regeling verslaggeving WTZi staat vervolgens aangegeven dat deze organisatorische verbanden/instellingen indien zij zorg bieden als bedoeld in artikel 1.2, onder nummer 1 of 16 tot en met 21, van het Uitvoeringsbesluit WTZi zich dienen te verantwoorden in het kader van de jaarverantwoording zorg. Vervolgens is de grootte van het organisatorisch verband/de instelling bepalend of een vrijstelling van toepassing is. Of er sprake is van zorgpersoneel kan bij V.O.F. s of maatschappen verwarring oproepen. Indien er bij V.O.F. s en maatschappen, naast de vennoten en maten geen sprake is van ander zorgpersoneel, is het aantal vennoten en maten bepalend. Indien er sprake is van meer dan 1 zorgverlenende vennoot of maat, dan kan geen beroep worden gedaan op de vrijstelling in verband met zonder zorgpersoneel. Pagina 16 van 43

17 12. Bent u een V.O.F. of een maatschap en bent u een jeugdhulpinstelling? In de jeugdhulp zijn de V.O.F. s en maatschappen, in tegenstelling tot de Zorg, over het algemeen kleiner van opzet. In de jeugdwet wordt niet gesproken van een organisatorisch verband of instelling, maar (o.a.) van een jeugdhulpaanbieder. Een jeugdhulpaanbieder wordt omschreven als een 1. natuurlijke persoon die, het verband van natuurlijke personen dat of de rechtspersoon die bedrijfsmatig jeugdhulp doet verlenen onder verantwoordelijkheid van het college. Die definitie volgende is een V.O.F. een rechtspersoon die en een maatschap een verband van natuurlijke personen. Maatschappen en vennootschappen passen dus in de definitie van jeugdhulpaanbieders die verantwoordingsplichtig zijn. Net als bij zorg wordt bij de definitieve bepaling van wel of niet verantwoordingsplichtig gekeken naar het aantal vennoten en maten. Meer dan 1 jeugdhulp verlenende maat of vennoot betekent dat er geen beroep kan worden gedaan op de vrijstelling in verband met zonder zorgpersoneel. Het beantwoorden van onderstaande vragen kan als hulpmiddel worden gebruikt en geeft ook inzicht in of er mogelijk sprake is van beperkte verantwoording. Vraag 1 Is er sprake van een vennootschap / maatschap met meerdere vennoten / maten, zo ja hoeveel: Antwoord Indien 1: Vrijstelling Indien meer dan 1: Door naar vraag 2 Vraag 2 Vraag 3 Hoeveel vennoten / maten leveren jeugdhulp: Antwoord Indien 1: Vrijstelling Indien meer dan 1: Door naar vraag 3 Heeft de maatschap/vof wel of niet op grond van de jeugdwet op basis van een contract met de gemeente jeugdhulp geboden in 2015? Antwoord Antwoord Ja, maar in onderaanneming of op basis van PGB? Ja, maar niet in onderaanneming of op basis van PGB? Beperkte verantwoording Volledige verantwoording Antwoord Niet Door naar vraag 4 Pagina 17 van 43

18 Vraag 4 Heeft de maatschap/vof wel/niet een contract met de gemeente? Antwoord Ja Beperkte verantwoording Antwoord niet Vrijstelling Indien er sprake is van een vrijstelling, neemt u dan contact op met het Klant Contact Centrum via of [email protected]. Bij beperkte verantwoording regelt u dit via DigiMV zelf (zie item 4). 13. Handtekeningenformulier Het handtekeningenformulier is als verplicht te deponeren document met ingang van verslagjaar 2015 komen te vervallen. De inhoud en de fysieke handtekening van dit document is geïntegreerd in het tabblad accorderen en voltooien in DigiMV zelf en daarmee vervangen door een digitale handtekening, waarmee u accordeert voor de juist- en volledigheid van de aangeleverde gegevens. 14. Aanleveren gegevens Wet Normering Topinkomens (WNT) bij enkel WNT, niet in combinatie met met WTZi Zorg, Jeugdzorg en/of Veilig Thuis Wanneer u bent aangeschreven voor enkel WNT, dus niet in combinatie met WTZi Zorg, Jeugdzorg en/of Veilig Thuis ziet u wanneer u bent ingelogd in DigiMV het volgende startscherm: Pagina 18 van 43

19 Wanneer u klikt op start u met het aanleveren van uw WNT gegevens, te beginnen met de gegevens van de persoon die voor de WNT naar het CIBG als contactpersoon optreedt: Pagina 19 van 43

20 15. WNT wijzigingen in uitvraag, soms groot, soms klein Ieder jaar proberen wij de uitvraag verder te stroomlijnen, de gebruiksvriendelijkheid te vergroten. De introductie van de aanschrijfreden en in het verlengde daarvan het startscherm is een belangrijke wijziging. Omdat wij al weten wat u bent: een instelling met als aanschrijfreden DigiMV2015WNT is onderstaande scherm uit verslagjaar 2014 vervallen. 16. Moet u ook gegevens aanleveren als de norm niet wordt overschreden? De WNT maakt onderscheid in topfunctionarissen van wie de bezoldigingsgegevens en ontslagvergoedingen altijd moeten worden aangeleverd (ongeacht of de norm wordt overschreden) en topfunctionarissen van wie de bezoldigingsgegevens en ontslag vergoedingen alleen aangeleverd hoeven te worden wanneer de norm wordt overschreden. De WNT onderscheidt een viertal topfunctionarissen. A. Leidinggevende topfunctionarissen Van een leidinggevende topfunctionaris is sprake als deze functionaris executieve taken uitvoert. Het betreft hierbij de leden van het hoogste uitvoerende orgaan (bijvoorbeeld leden Raad van Bestuur), de daaraan ondergeschikte(n) en degene(n) belast met de dagelijkse leiding van de gehele rechtspersoon. U meldt de bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoedingen van deze topfunctionarissen ongeacht of zij het bezoldigingsmaximum wel of niet overschrijden. B. Toezichthoudende topfunctionarissen Van een toezichthoudende topfunctionaris is sprake als deze functionaris toezichthoudende taken uitvoert. Het betreft hierbij leden van een Raad van Toezicht, een Raad van Commissarissen of een Pagina 20 van 43

21 ander hoogste toezichthoudende orgaan. U meldt de bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoedingen van deze topfunctionarissen ongeacht of zij het bezoldigingsmaximum wel of niet overschrijden. C. Gewezen topfunctionarissen Van een gewezen topfunctionaris is sprake als de functionaris in het verleden - maar na 1 januari een functie als topfunctionaris heeft bekleed, en bij beëindiging van deze functievervulling bij dezelfde instelling of rechtspersoon een functie als niet-topfunctionaris is gaan vervullen. Gedurende deze periode van functievervulling in de andere functie kwalificeert de functionaris zich als gewezen topfunctionaris. U meldt de bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoedingen van deze topfunctionarissen ongeacht of zij het bezoldigingsmaximum wel of niet overschrijden. D. Niet-topfunctionarissen Als een functionaris niet binnen één van bovengenoemde categorieën valt, maar wel de WNTnorm overschrijdt, dan wordt ook deze functionaris gekenmerkt als een topfunctionaris. U meldt de bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoedingen van deze topfunctionarissen (alle andere medewerkers) alleen als het bezoldigingsmaximum ( in 2015) wordt overschreden. Wie binnen uw organisatie topfunctionaris(sen) zijn in de zin van de wet, kunt u nalezen op de website onder de rubriek Voor WNT-instellingen. 17. Regelgeving rondom accountantsverklaring gewijzigd Met ingang van verslagjaar 2015 is de regelgeving rondom de accountantsverklaring gewijzigd. Mogelijk kunt u dit jaar volstaan met een beoordelingsverklaring i.p.v. een controleverklaring. Het is natuurlijk ook mogelijk dat u niet meer voldoet aan bijvoorbeeld de eisen van een samenstellingsverklaring en voor verslagjaar 2015 uw jaarrekening moet voorzien van een beoordelingsverklaring. Soort verklaring Samenstellingsverklaring Beoordelingsverklaring Controleverklaring Wanneer / Eisen Bij het op twee opeenvolgende balansdata voldoen aan twee of drie van de volgende vereisten: Bij het op twee opeenvolgende balansdata voldoen aan twee of drie van de volgende vereisten: In alle overige gevallen. a. de waarde van de activa volgens de balans bedraagt niet meer dan ; a. de waarde van de activa volgens de balans bedraagt niet meer dan ; Pagina 21 van 43

22 b. de netto-omzet over het boekjaar bedraagt niet meer dan ; b. de netto-omzet over het boekjaar bedraagt niet meer dan ; c. het gemiddeld aantal werknemers over het boekjaar bedraagt minder dan 10. c. het gemiddeld aantal werknemers over het boekjaar bedraagt minder dan 50. Door AA of RA RA of AA met aantekening* RA of AA met aantekening* RA of AA met aantekening* Staat expliciet in art. 3, lid f, van de Regeling verslaggeving WTZi art. 3, lid g, van de Regeling verslaggeving WTZi art. 393 BW 2 * Voor alle verklaringen geldt dat deze door een accountant wordt afgegeven. Dit staat expliciet vermeld in art. 3, lid f en g, van de Regeling verslaggeving WTZi. Een accountant is een RA of een AA met een aantekening (certificerende bevoegdheid) o.g.v. art. 36, lid 3, van de Wet op de Accountants-Administratieconsulenten (zie ook art. 393, lid 1, BW 2). 18. Uploadtool en instructie (nog niet beschikbaar, medio april 2016) Met de uploadtool kunt u uw jaarrekeninggegevens door DigiMV automatisch laten overnemen in het DigiMV-onderdeel Hoofdposten uit de jaarrekening. Voorwaarde is dat u bij het opstellen van uw jaarrekening gebruik maakt van één van de modeljaarrekeningen zoals die op te vinden zijn. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in velden die ook worden ingelezen in de Hoofdposten uit de jaarrekening dan zullen deze velden niet automatisch worden overgenomen en dient u deze gegevens handmatig in te voeren. Op is een gebruiksinstructie beschikbaar. Leest u vooral het onderdeel Voorwaarden voor het inlezen op pagina 2. Dit voorkomt dat u ondanks inlezen toch nog posten handmatig moet invullen/corrigeren in DigiMV (Hoofdposten uit de jaarrekening). Let u ook op onderstaande: (Tekst behorende in DigiMV bij hoofdposten uit de jaarrekening) Pagina 22 van 43

23 Let op! Voor verslagjaar 2015 vraagt DigiMV in hoofdstuk D (Hoofdposten uit de jaarrekening) enkele gegevens die in de modeljaarrekening niet voorkomen. Het gaat om tabel D.12 Toelichting op de resultatenrekening: opbrengsten zorgprestaties en maatschappelijke ondersteuning. In DigiMV wordt een iets verdere uitsplitsing van de hoofdposten gevraagd. Maakt u gebruik van de uploadtool, dan betekent dit dat u handmatig enkele posten dient toe te voegen. Het betreft een eenmalige activiteit. Onze excuses voor de eventuele overlast. (tekst behorende bij uploadtool) Let op! Indien u gebruik maakt van de uploadtool, zal voor verslagjaar 2015 eenmalig nog extra informatie handmatig moeten worden toegevoegd in DigiMV bij tabel D.12 Toelichting op de resultatenrekening: opbrengsten zorgprestaties en maatschappelijke ondersteuning. Het betreft een verdere uitsplitsing van de hoofdposten die niet in de modeljaarrekening wordt gevraagd. Deze waarvan posten worden dus niet geüpload vanuit de modeljaarrekening, maar moet u handmatig in DigiMV bij tabel D.12 toevoegen. 19. Document op maat Door het bevestigen van de aanschrijfredenen en het invullen van de vragenlijst DigiMV basisgegevens worden de op uw concern van toepassing zijnde vragenlijsten vastgesteld en zichtbaar gemaakt in uw Mijn DigiMV. Op dat moment wordt ook het Document op maat gegenereerd. Dit document bevindt zich in het statusoverzicht onderaan de pagina: Dit document bevat alle op uw concern van toepassing zijnde vragen. U kunt dit document bijvoorbeeld gebruiken om vragenlijsten intern uit te zetten. U kunt hiervoor natuurlijk ook de Pagina 23 van 43

24 individuele PDF s gebruiken die u per naar u toe kunt laten en. Zie voor het naar u toe laten mailen van het Document op maat onderdeel 20. PDF genereren / en. 20. PDF genereren / en Van vrijwel alle vragenlijsten in DigiMV kunt u een PDF laten genereren en naar u toe laten e- mailen. Uitgezonderd hiervan is de vragenlijst Radiodiagnostiek van het RIVM. U kunt contact opnemen met het Klant Contact Centrum voor een PDF met alle vragen ([email protected] / ). U vraagt een PDF op door te klikken op het PDF-icoontje achter de betreffende vragenlijst ( ). Voorbeelden van vragenlijsten waarvan u een PDF kunt laten genereren: U kunt op ieder moment van invullen (van leeg tot halfvol, van halfvol tot volledig ingevuld) een PDF laten genereren en naar u toe laten en. U kunt deze PDF s bijvoorbeeld gebruiken om vragenlijsten intern uit te zetten. Naarmate het drukker wordt en er vele duizenden PDF s (soms) tegelijkertijd opgevraagd gaan worden, kan het langer duren dat een PDF u bereikt of dat de melding dat de PDF aan u verzonden is, zichtbaar wordt op uw computer. Klik aub niet nogmaals of veel meer keren op het PDFicoontje. Daarmee zorgt u er voor dat de wachttijden enkel maar toenemen. Heeft u na 15 minuten, na 1 x klikken, de PDF niet ontvangen (ongeacht of u nu wel of niet een melding op uw computer heeft ontvangen), neemt u dan contact op met ons Klant Contact Centrum ([email protected] / ). Pagina 24 van 43

25 21. Time out periode altijd uw vragenlijsten opslaan ter voorkoming van gegevensverlies Een van de beveiligingsmechanismes van webapplicaties is dat zij niet onbeperkt open kunnen blijven staan zonder dat er handelingen plaatsvinden. Dit noemen we de Time Out periode. Na een bepaalde tijd wordt om misbruik te voorkomen de webapplicatie gesloten. U bent dan de niet opgeslagen gegevens kwijt. Dit geldt ook voor DigiMV. De Time Out periode is bij DigiMV 60 minuten. Dit is ruimschoots meer dan bijvoorbeeld de webapplicaties van uw bank. Een uur lijkt lang, maar een overleg kan nog wel eens uitlopen met als resultaat dat u uw niet opgeslagen gegevens kwijt bent. Ons advies is daarom: sla de vragenlijst waarin u bezig bent altijd op wanneer u om wat voor reden dan ook tijdelijk stopt met het invoeren van gegevens in DigiMV. Hiermee voorkomt u gegevensverlies. 22. Opslaan van vragenlijsten Rechtsonder iedere vragenlijst is de button bewaar ( ) beschikbaar. Uitzondering hierop zijn de toelichtingenvelden in hoofdstuk D: hoofdposten uit de jaarrekening. Hier is de button opslaan ( ) beschikbaar. De werking is hetzelfde. Met het klikken op deze buttons sluiten de vragenlijsten en worden de ingevulde gegevens opgeslagen. Voorbeeld van : Voorbeeld van : Pagina 25 van 43

26 23. Vragenlijst verlaten zonder deze op te slaan Als u de vragenlijst verlaat zonder op te slaan, dan krijgt u een veiligheidsmelding: Pagina 26 van 43

27 Indien u op OK klikt verlaat u de vragenlijst en verliest u eventueel ingevulde/gewijzigde gegevens. Indien u op Annuleren klikt, keert u terug in de vragenlijst. 24. Grijs scherm zichtbaar Wanneer u een vragenlijst opslaat is voor kortere of langere tijd (afhankelijk van de grootte van de vragenlijst) uw scherm grijs. Ook is er dan een melding zichtbaar dat gegevens worden verwerkt. U hoeft niets te doen. Na verwerking van de gegevens zal het grijze scherm verdwijnen en keert u terug in de vragenlijst of komt u bijvoorbeeld na afronden van een vragenlijst in het statusoverzicht. 25. Niet kunnen opslaan van vragenlijst i.v.m. verplichte onderdelen Wanneer een vragenlijst verplichte onderdelen bevat en u vult deze niet in, dan zal DigiMV de vragenlijst niet opslaan. U krijgt dan de melding: Pagina 27 van 43

28 Wanneer u op OK drukt komt u terug in de vragenlijst. De niet ingevulde, verplichte onderdelen kunt u herkennen aan het symbool achter de vraag: Let op dat er meer verplichte onderdelen kunnen zijn en dus meerdere. 26. Voorinvullen ( prefillen ) van tabellen In DigiMV is het mogelijk om veel tabellen voor in te vullen. DigiMV kent 3 mogelijkheden tot voorinvullen. 1. Het voorinvullen van de jaarrekeninggegevens 2015 via de uploadtool in hoofdposten uit de jaarrekening. 2. Het voorinvullen van de jaarrekeninggegevens 2014 in hoofdposten uit de jaarrekening. 3. Het voorinvullen van niet-jaarrekeninggegevens uit het verslagjaar 2014 in tabellen/vragen over het verslagjaar Het betreft dan gegevens die over de jaren heen stabiel zijn gebleken en daarom voor voorinvullen in tabellen/vragen 2015 in aanmerking komen. De tabellen/vragen waarbij het in het kader van 2 en 3 mogelijk is om gegevens te voorinvullen zijn te herkennen aan het icoontje. Pagina 28 van 43

29 De volgende tabellen zijn voorinvulbaar: A.2.7. Vergunningen WBMV A.2.8 Aanwijzingen WBMV B.1 Governancecode B.2 Bestuursstructuur B.5 Wettelijke transparantie-eisen bestuursstructuur B.6 Wettelijke transparantie-eisen bedrijfsvoering C.0 Prestatie-indicatoren Jeugdhulp D.1 Balans per einde verslagjaar respectievelijk vorig verslagjaar D.2 Resultatenrekening verslagjaar respectievelijk vorig verslagjaar D.3 Kasstroomoverzicht D.8 Toelichting op balans: langlopende schulden (nog voor meer dan een jaar) D.10 Specificatie financieringsverschil D.11 Niet in de balans opgenomen activa en verplichtingen: toelichting heffingsgrondslag Macrobeheersinstrument Wij gaan er vanuit dat daar waar informatie niet is gewijzigd, dit het invullen voor u vergemakkelijkt. Voorwaarde is natuurlijk wel dat u in 2014 gegevens heeft aangeleverd. U wordt verzocht de vooringevulde gegevens op juist- en volledigheid te controleren. Voor verslagjaar 2016 zullen nog weer meer tabellen/vragen voorinvulbaar worden. 27. Tabelnummering opgenomen in DigiMV Voor iedere deelvragenlijst is een nummer opgenomen: Pagina 29 van 43

30 Dit nummer verwijst naar de tabel/vragenlijst waarmee hij is opgenomen in het document Jaarverantwoording 2015 Zorg en Jeugd Inclusief wijzigingen (link: 5_(inclusief_wijzigingen)_Definitief_(versie_ ).pdf). 28. Extra uitleg over vragen en begrippen opgenomen in de diverse jaardocumenten In hoofdstuk F van het document Jaarverantwoording zorginstellingen en jeugd 2015 en Veilig Thuis 2015 vindt u indien voor een specifieke tabel/vraag aanwezig- ook per vraag- /tabelnummer extra uitleg. In dit voorbeeld over de Wet Bijzondere Medische Verrichtingen: Pagina 30 van 43

31 29. Invullen toelichtingenvelden in DigiMV bij Hoofdposten uit de jaarrekening (1) In het document Jaarverantwoording Zorg en Jeugd 2015 inclusief wijzigingen staan de tabellen met toelichtingen apart weergegeven. In DigiMV zijn deze tabellen geïntegreerd in de vragenlijst. U herkent deze toelichtingentabellen aan het volgende icoontje: Pagina 31 van 43

32 In de vragenlijsten ziet dit er als volgt uit: Door op het toelichtingenicoontje te klikken, opent zich de tabel. Na het invullen en opslaan sluit zich de tabel, worden de ingevulde gegevens automatisch opgeteld met de overige posten. Een ingevulde toelichtingentabel is te herkennen aan de groene invulling van het icoontje: 30. Invullen toelichtingenvelden in DigiMV bij Hoofdposten uit de jaarrekening (2) De toelichtingenvelden in de Hoofdposten uit de jaarrekening zijn verplichte velden in DigiMV. Indien een tabel niet op u van toepassing is en daarin is een toelichtingenveld opgenomen, dan dient u dit toelichtingenveld te openen, geen gegevens in te vullen (ook geen nullen) en op te slaan. Voorbeeld: De toelichtingenvelden zijn herkenbaar aan het icoontje. Aan het feit dat het icoontje zwartwit is, is te herkennen dat de vragenlijst nog niet is geopend en opgeslagen. U klikt op het icoontje. De vragenlijst Materiële vaste activa (in dit voorbeeld) opent zich: Pagina 32 van 43

33 U vult niets in, ook geen nullen en klikt op. Vervolgens is het icoontje gewijzigd van zwart-wit in zwart-groen ten teken dat het toelichtingenveld is geopend en opgeslagen. U kunt op deze wijze alle toelichtingenvelden die niet op u van toepassing zijn afhandelen. 31. Geen nul invullen indien een vraag niet van toepassing is In DigiMV kunt u vragen/posten te zien krijgen die niet op uw instelling van toepassing zijn. Wanneer dit voorkomt kunt u deze vragen overslaan. U dient bij deze vragen geen nul in te vullen. Wanneer u wel een nul invult, zegt u eigenlijk dat de vraag wel op u van toepassing is maar dat u bijvoorbeeld geen omzet hebt gedraaid. Pagina 33 van 43

34 32. Niet alle vragenlijsten zijn actief zichtbaar In de vragenlijsten DigiMV basisgegevens (bij entiteiten en locaties) en WNT basisgegevens kunnen bij aantallen entiteiten, locaties en topfunctionarissen aantallen van 1 tot vele tientallen worden opgegeven. In DigiMV noemen we dit repeterende, zich herhalende vragenlijsten. Indien er sprake is van meer dan 1 vragenlijst zal alleen de eerste vragenlijst actief, invulbaar zijn. De overige vragenlijsten zullen grijs, niet actief, niet invulbaar zijn. Dit ziet er (bijvoorbeeld) als volgt uit: Dit is op deze wijze ingebouwd zodat deze lege vragenlijsten niet de werking/performance van DigiMV nadelig beïnvloeden. Na het opslaan van de laatste actieve vragenlijst zal de eerste grijze vragenlijst actief/invulbaar worden. 33. Verwijderen van repeterende, zich herhalende vragenlijsten Zoals bij 32 genoemd kunnen er bij entiteiten, locaties en topfunctionarissen aantallen van 1 tot vele tientallen worden opgegeven. Het kan voorkomen dat u teveel vragenlijsten opgeeft in de vragenlijsten DigiMV- of WNT-basisgegevens. U kunt dan in twee stappen het teveel aan vragenlijsten terugbrengen naar het gewenste aantal. Pagina 34 van 43

35 U klikt als eerste op het icoontje achter de vragenlijst die u wilt verwijderen. DigiMV vraagt of u zeker weet dat u de gegevens wilt verwijderen. Bij het klikken op OK wordt de inhoud definitief verwijderd en zet DigiMV de status van de vragenlijst terug naar nog niet ingevuld. Pagina 35 van 43

36 Mocht alleen de inhoud onjuist zijn geweest dan kunt u nu de juiste gegevens invullen. Mocht u deze vragenlijst permanent willen verwijderen (teveel vragenlijsten opgevoerd), dan kunt u nu op Home klikken (linksboven in de rode menubalk) en vervolgens op start invullen van de DigiMV basisgegevens. U brengt bij de vraag over de locatie het aantal locaties met 1 terug (in het geval van dit voorbeeld van 4 naar 3) en slaat uiteindelijk de vragenlijst DigiMV basisgegevens op. DigiMV zal zich vervolgens aanpassen naar hetgeen u in de vragenlijst DigiMV basisgegevens hebt ingevuld: 3 locaties. 34. Meer dan 20 topfunctionarissen in de categorie niettopfunctionarissen? Indien er binnen uw concern sprake is van meer dan 20 topfunctionarissen in de categorie niettopfunctionarissen, dan kunt u in plaats van deze 1-voor-1 in te voeren in DigiMV er ook voor kiezen om deze categorie topfunctionarissen via een Excel-bestand aan te leveren. De aanlevering via deze Excel geldt dus niet voor de andere drie categorieën topfunctionarissen: leidinggevende topfunctionarissen, toezichthoudende topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen. Deze dienen rechtstreeks via DigiMV aangeleverd te worden. De volgende procedure geldt: 1. U neemt contact op met ons klant contact centrum ([email protected]) en krijgt dan van de helpdesk een Excel-document toeg d. 2. U vult dit document in en mailt dit document terug naar de helpdesk. 3. Wij zullen er dan zorg voor dragen dat dit document in uw Mijn WNT wordt ingelezen. 4. Vervolgens kunt u de individuele vragenlijsten in uw Mijn WNT controleren en afronden. Pagina 36 van 43

37 5. Indien uw wijzigingen wilt doorvoeren (bijv. in de naam van een topfunctionaris, maar dit geldt voor alle wijzigingen) of indien u een topfunctionaris wilt toevoegen (via de vragenlijst Basisgegevens WNT) dient u dit zelf te doen. 35. Veilig Thuis: Gegevens aanleveren over verslagjaar 2014? In DigiMV, hoofdstuk D, Hoofdposten uit de jaarrekening worden ook gegevens uitgevraagd over het verslagjaar Voor Veilig Thuis organisaties geldt dat verslagjaar 2015 voor hen het eerste verslagjaar is en zij dus geen gegevens over verslagjaar 2014 hoeven aan te leveren. 36. Definitief maken / afronden van vragenlijsten Wanneer er nog geen gegevens in een vragenlijst zijn ingevuld, heeft deze de status: Wanneer u (al dan niet alle) gegevens in een vragenlijst heeft ingevuld, wijzigt de status naar: Door op de keuzeknop achter in bewerking te klikken, wordt afgerond zichtbaar: Wanneer u op afgerond te klikt, vraagt het systeem of u zeker weet of u het onderdeel wilt afronden: Pagina 37 van 43

38 Door op OK te klikken, maakt u de vragenlijst defintief: de status komt op afgerond en er verschijnt een datum onder Datum afgerond : 37. Wijzigen van afgeronde vragenlijsten blijft mogelijk Wijzigingen doorvoeren in afgeronde vragenlijsten is mogelijk. Door het klikken op de betreffende vragenlijst opent deze zich weer. U kunt vervolgens wijzigingen doorvoeren. De status wijzigt dan weer naar In bewerking. Let wel op dat u de vragenlijst dan ook weer dient af te ronden om hem definitief te maken, zodat u op het eind DigiMV kunt accorderen en voltooien. 38. Accorderen en voltooien van DigiMV bij volledige verantwoording Wanneer u alle vragenlijsten heeft opgeslagen afgerond en alle verplicht documenten heeft gedeponeerd, dan zal het statusoverzicht aangeven dat: U kunt DigiMV nu voltooien. Door op voltooien. te klikken opent zich het tabblad Accorderen en Pagina 38 van 43

39 In het accordeer en voltooi scherm kan ingevuld worden: - de naam en de functie van de persoon die namens de Directie / Raad van Bestuur / Raad van Toezicht accordeert en voltooit, - of u een bevestiging wilt ontvangen van het voltooien van DigiMV, - of u een PDF wilt ontvangen met alle door u via DigiMV aangeleverde informatie. Met het klikken op, sluit DigiMV zich en wordt de aanlevering definitief en zijn de gegevens op het tabblad Accorderen en voltooien niet meer wijzigbaar/inactief. Pagina 39 van 43

40 Indien u toch nog wijzigingen wilt doorvoeren kunt u via [email protected] of verzoeken DigiMV te heropenen. 39. Accorderen en voltooien van DigiMV bij beperkte verantwoording Het accorderen en voltooien bij beperkte verantwoording wijkt niet af van het proces zoals beschreven onder 37. Wat afwijkt is het tabblad Accorderen en voltooien (voorbeeld niet en wel ingevuld). Pagina 40 van 43

41 Pagina 41 van 43

42 40. Accorderen en voltooien van DigiMV bij aanlevering WNTgegevens Het accorderen en voltooien van de aanlevering van uw WNT-gegevens doet u onder uw Mijn WNT, het tabblad Accorderen en voltooien (ingevuld voorbeeld): Pagina 42 van 43

43 Pagina 43 van 43