Tips en trics (weetjes en handigheidjes) DigiMV

Transcriptie

1 Tips en trics (weetjes en handigheidjes) DigiMV Inhoud 1. eherkenning Aanleveren gegevens Wet Normering Topinkomens (WNT) Uploadtool en instructie Jaardocument op maat Time out periode altijd uw vragenlijsten opslaan ter voorkoming van gegevensverlies Opslaan van vragenlijsten Vragenlijst verlaten zonder deze op te slaan Grijs scherm zichtbaar Niet kunnen opslaan van vragenlijst Definitief maken / bevestigen van vragenlijsten Voltooien van DigiMV Genereren PDF van nog in te vullen vragenlijst Voorinvullen ( prefillen ) van tabellen Tabelnummering opgenomen in DigiMV Invullen toelichtingenvelden in DigiMV bij Hoofdposten uit de jaarrekening Geen nul invullen indien een vraag niet van toepassing is DigiMV lijkt vast te lopen Niet alle vragenlijsten zijn zichtbaar Meer dan 20 WNT-functionarissen? eherkenning Voor de toegang tot het digitale aanleverportaal DigiMV heeft u sinds 1 januari 2013 een EHerkenningsmiddel van het niveau 2+ nodig. Dit is een betrouwbare manier om u digitaal te identificeren bij de overheid. Het is belangrijk dat u op tijd uw eherkenningsmiddel aanvraagt. Kosten Aan het gebruik van eherkenning zijn kosten verbonden. De hoogte hiervan wordt bepaald door het betrouwbaarheidsniveau, de aanbieder en het aantal mensen dat via eherkenning wordt geautoriseerd. 1

2 Rekening houden met Kies zorgvuldig uw eherkenningsaanbieder. De kosten, de aanvraagprocedure, de doorlooptijd van de aanvraagprocedure en de vervangprocedure verschillen per aanbieder. Laat u tijdig en goed voorlichten. Diverse eherkenningmiddelen U kunt kiezen uit inloggen via een token of via een SMS-dienst. Voor een token kiest u bijvoorbeeld als uw medewerkers geen telefoon van de zaak hebben en hun persoonlijke telefoon niet willen gebruiken. Figure 1 Voorbeeld token Meer informatie Meer informatie over eherkenning vindt u op Zie ook de gebruikershandleiding eherkenning (PDF 508kB). 2. Aanleveren gegevens Wet Normering Topinkomens (WNT) DigiMV is ook de applicatie waar (jeugd)zorginstellingen hun gegevens in het kader van de WNT kunnen aanleveren. Naast (jeugdzorg)instellingen maken ook niet-(jeugd)zorginstellingen gebruik van DigiMV om hun WNT-gegevens aan te leveren. In DigiMV kunt u bij gebruiksdoeleinden aangeven wat op uw instelling/organisatie van toepassing is. U klikt op Gebruiksdoeleinden van deze applicatie 2

3 DigiMV inclusief WNT Wanneer u een: WTZi-toegelaten instelling bent en verantwoordingsplichtig op basis van de Regeling Verslaggeving WTZi; Instelling voor jeugdzorg bent; Particuliere justitiële inrichting bent; Bureau Jeugdzorg bent, kiest u voor: DigiMV inclusief WNT Enkel WNT Beperkte verantwoording bij DigiMV inclusief WNT Wanneer u kiest voor DigiMV inclusief WNT kunt u indien dit op u van toepassing is in hetzelfde scherm kiezen voor beperkte verantwoording. De Wet Normering Topinkomens is ook van toepassing op instellingen die zich beperkt mogen verantwoorden. Enkel WNT Bent u één van onderstaande organisaties: Patiënten- en gehandicaptenorganisatie: NPCF, Ieder-In, Landelijk Platform GGZ, Platform VG, Stichting LOC - Zeggenschap in zorg en PGO-Support; Bloedbank Sanquin; Kennisinstituut: Vilans, Movisie en het NJi (Nederlands Jeugdinstituut); Rechtspersoon die een of meer subsidies ontvangen van de minister van VWS, die 3 achtereenvolgende kalenderjaren tezamen meer bedragen dan 50 % van de jaarlijkse inkomsten van de rechtspersoon en tezamen hoger zijn dan (artikel 1.3, lid 1c WNT); Zelfstandige bestuursorgaan (ZBO) werkzaam op het terrein van VWS; Zorgverzekeraar, dan kiest u voor: DigiMV inclusief WNT Enkel WNT Geen beperkte verantwoording bij Enkel WNT 3

4 Beperkte verantwoording is niet van toepassing op organisaties die mogen kiezen voor Enkel WNT. Indien u kiest voor Enkel WNT, dan zal de keuzemogelijkheid voor beperkte verantwoording grijs blijven/niet invulbaar zijn. 3. Uploadtool en instructie Met de uploadtool kunt u uw jaarrekeninggegevens door DigiMV automatisch laten overnemen in het DigiMV-onderdeel Hoofdposten uit de jaarrekening. Voorwaarde is dat u bij het opstellen van uw jaarrekening gebruik maakt van één van de modeljaarrekeningen zoals die op te vinden zijn. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in velden die ook worden ingelezen in de Hoofdposten uit de jaarrekening dan zullen deze velden niet automatisch worden overgenomen en dient u deze gegevens handmatig in te voeren. Op onderaan op pagina ning/default.asp is een gebruiksinstructie beschikbaar. Leest u vooral het onderdeel Voorwaarden voor het inlezen op pagina 2. Dit voorkomt dat u ondanks inlezen toch nog posten handmatig moet invullen/corrigeren in DigiMV (Hoofdposten uit de jaarrekening). 4. Jaardocument op maat Het jaardocument op maat biedt u de mogelijkheid om alle op uw instelling van toepassing zijnde vragen op te slaan, uit te printen en is te gebruiken om bijvoorbeeld bepaalde vragenlijsten intern uit te zetten. U kunt hiervoor ook gebruik maken van de mogelijkheid om per vragenlijst een PDF te genereren, deze op te slaan en intern uit te zetten. 5. Time out periode altijd uw vragenlijsten opslaan ter voorkoming van gegevensverlies Een van de beveiligingsmechanismes van webapplicaties is dat zij niet onbeperkt open kunnen blijven staan zonder dat er handelingen plaatsvinden. Dit noemen we de Time Out periode. Na een bepaalde tijd wordt om misbruik te voorkomen de webapplicatie gesloten. U bent dan de niet opgeslagen gegevens kwijt. Dit geldt ook voor DigiMV. De Time Out periode is bij DigiMV 60 minuten. Dit is ruimschoots meer dan bijvoorbeeld de webapplicaties van uw bank. Een uur lijkt lang, maar 4

5 een overleg kan nog wel eens uitlopen met als resultaat dat u uw niet opgeslagen gegevens kwijt bent. Ons advies is daarom: sla de vragenlijst waarin u bezig bent altijd op wanneer u om wat voor reden dan ook tijdelijk stopt met het invoeren van gegevens in DigiMV. Hiermee voorkomt u gegevensverlies. 6. Opslaan van vragenlijsten Rechtsonder iedere vragenlijst is de button opslaan beschikbaar. Deze button gebruikt u als u of klaar bent met invullen van de vragenlijst of als u tussentijds de vragenlijst wilt opslaan. Als u deze button aanklikt zal de vragenlijst sluiten. Voorbeeld in vragenlijst: 7. Vragenlijst verlaten zonder deze op te slaan Als u de vragenlijst verlaat zonder op te slaan, dan krijgt u een veiligheidsmelding: 5

6 8. Grijs scherm zichtbaar Wanneer u een vragenlijst opslaat is voor kortere of langere tijd (afhankelijk van de grootte van de vragenlijst) uw scherm grijs. Ook is er dan een melding zichtbaar dat gegevens worden verwerkt. 9. Niet kunnen opslaan van vragenlijst Wanneer een vragenlijst verplichte onderdelen bevat en u vult deze niet in, dan zal DigiMV de vragenlijst niet opslaan. U krijgt dan de melding: 6

7 Wanneer u op OK drukt komt u terug in de vragenlijst. De niet ingevulde, verplichte onderdelen kunt u herkennen aan het symbool achter de vraag: 10. Definitief maken / bevestigen van vragenlijsten Nadat u een vragenlijst volledig heeft ingevuld, wijzigt de statusbutton van in. Nadat u alle onderdelen van een vragenlijst heeft ingevuld: 7

8 wordt rechtsboven de button bevestig zichtbaar. Als u op deze button klikt dan wordt de vragenlijst definitief, te herkennen aan een vinkje door de groene statusbutton. De button bevestig is dan verdwenen: U kunt daarna nog wel wijzigingen aanbrengen. De vragenlijst wordt dan weer actief (vinkje verdwijnt) en u dient dan na het doorvoeren van wijzigingen de vragenlijst weer opnieuw te bevestigen. 11. Voltooien van DigiMV Wanneer u alle individuele vragenlijsten heeft opgeslagen ( )en de diverse groepen heeft bevestigd ( ) en u heeft de verplichte documenten gedeponeerd, dan kunt u DigiMV voltooien. U klikt hiervoor op de button wordt zichtbaar. rechts onderaan de pagina. Onderstaande melding 8

9 U klikt indien akkoord op OK. DigiMV sluit zich en er kunnen geen wijzigingen meer worden doorgevoerd. Indien u toch nog wijzigingen wilt doorvoeren kunt u via [email protected] of verzoeken DigiMV te heropenen. 12. Genereren PDF van nog in te vullen vragenlijst Voor het genereren van een lege (deel)vragenlijst, bijvoorbeeld om intern uit te zetten, kunt u gebruik maken van de PDF-button: 9

10 Voor het genereren van een PDF met de door u in de (deel)vragenlijst ingevulde antwoorden, kunt u ook gebruik maken van de PDF-button: In het voorbeeld is gebruik gemaakt van een bevestigde (deel)vragenlijst. Dit kan natuurlijk ook een vragenlijst zijn die nog niet definitief is gemaakt (bevestigd), bijvoorbeeld zodat een kwaliteitsfunctionaris de antwoorden voor het bevestigen kan inzien: 10

11 13. Voorinvullen ( prefillen ) van tabellen Vanaf verslagjaar 2013 zijn veel tabellen te prefillen door gebruik te maken van de button prefillen rechtsbovenaan. Wanneer u op de button prefillen klikt, krijgt u de volgende vraag: Door het aanklikken van de radiobutton voor Data van vorig jaar en door vervolgens op Ok te drukken worden de door u voor verslagjaar 2012 aangeleverde gegevens vooringevuld. Wij gaan er vanuit dat daar waar informatie niet is gewijzigd, dit het invullen voor u vergemakkelijkt. Voorwaarde is natuurlijk wel dat u in 2012 gegevens heeft aangeleverd. U wordt verzocht de vooringevulde gegevens op juist- en volledigheid te controleren. 14. Tabelnummering opgenomen in DigiMV Voor iedere deelvragenlijst is een nummer opgenomen: Dit nummer verwijst naar de tabel/vragenlijst waarmee hij is opgenomen in het document Jaarverantwoording zorg 2013 inclusief wijzigingen. In hoofdstuk F van dit document vindt u indien 11

12 voor een specifieke tabel/vraag aanwezig- ook per vraag-/tabelnummer extra uitleg: 15. Invullen toelichtingenvelden in DigiMV bij Hoofdposten uit de jaarrekening In het document Jaarverantwoording Zorg 2013 inclusief wijzigingen staan de tabellen met toelichtingen apart weergegeven. In DigiMV zijn deze tabellen geïntegreerd in de vragenlijst. U herkent deze toelichtingentabellen aan het volgende symbool: In de vragenlijsten ziet dit er als volgt uit: Door op het toelichtingensymbool te klikken, opent zich de tabel. Na het invullen en opslaan sluit zich de tabel, worden de ingevulde gegevens automatisch opgeteld met de overige posten. Een ingevulde toelichtingentabel is te herkennen aan de groene invulling van het symbool: 12

13 16. Geen nul invullen indien een vraag niet van toepassing is DigiMV kunt u vragen/posten te zien krijgen die niet op uw instelling van toepassing zijn. Wanneer dit voorkomt kunt u deze vragen overslaan. U dient bij deze vragen geen nul in te vullen. Wanneer u wel een nul invult, zegt u eigenlijk dat de vraag wel op u van toepassing is maar dat u bijvoorbeeld geen omzet hebt gedraaid. 17. DigiMV lijkt vast te lopen Het kan voorkomen dat DigiMV lijkt vast te lopen. DigiMV wordt dan grijs zonder een melding, of DigiMV wordt grijs met een stilstaande melding maar dit duurt vele minuten of er lijkt niets te gebeuren na bijvoorbeeld opslaan. Op dat moment is er sprake van een communicatieprobleem tussen uw server en de DigiMV-server. Uw opdracht, bijvoorbeeld opslaan, bereikt dan wel de DigiMV-server maar het retoursignaal niet meer uw server. Dit is op te lossen door te klikken op F5, Ctrl F5 of via de verversknop. De knop of toets(encombinatie) die u kunt gebruiken is afhankelijk van uw browser(versie). Na het verversen/vernieuwen bouwt DigiMV zichzelf opnieuw op en is de door u (op de achtergrond al doorgevoerde) opgegeven opdracht verwerkt en kunt u weer verder met invoeren. 18. Niet alle vragenlijsten zijn zichtbaar In het menu Concern algemene gegevens en de daaronder opgenomen items Locaties, instellingen en Bestuurders, toezichthouders, WNT-functionarissen kunt u aangeven van hoeveel locaties, instellingen, bestuurders, toezichthouders en WNT-functionarissen er binnen uw concern sprake is. Dit kan variëren van 0 of 1 tot vele tientallen en in sommige gevallen meer dan 100 (bij WNT-functionarissen). Alleen de eerst lege vragenlijst zal invulbaar zijn. De overige zullen grijs en niet invulbaar zijn. Dit ziet er (bijvoorbeeld) als volgt uit: 13

14 Dit is op deze wijze ingebouwd zodat deze lege vragenlijsten niet de werking/performance van DigiMV nadelig beïnvloeden. Na het opslaan van de laatste actieve vragenlijst zal de eerste grijze vragenlijst actief/invulbaar worden. 19. Meer dan 20 WNT-functionarissen? Indien er binnen uw concern sprake is van meer dan 20 WNT-functionarissen, kunt u in plaats van deze 1-voor-1 in te voeren in DigiMV er ook voor kiezen om deze functionarissen via een Excelbestand aan te leveren. In DigiMV wordt dit als volgt weergegeven: 1. U vinkt aan dat u de gegevens m.b.t. WNT-functionarissen 2013 op een andere wijze wilt aanleveren dan zelf invoeren in DigiMV. 2. U neemt contact op met de helpdesk Jaarverantwoording Zorg (via werkt het snelste / [email protected]). 3. U krijgt dan van de helpdesk een Excel-document toeg d. Let op: dit document bevat ook nog een tabblad voor Dit kunt u negeren, er hoeven over verslagjaar 2012 geen WNT-gegevens aangeleverd te worden. 4. U vult dit document in en mailt dit document terug naar de helpdesk. 5. Wij zullen er dan zorg voor dragen dat dit document in uw DigiMV wordt ingelezen. 6. Vervolgens kunt u de individuele vragenlijsten in DigiMV bevestigen. 14