Releasenotes CGA / IBS / MM /09/2013

Transcriptie

1 Releasenotes CGA / IBS / MM /09/2013 Laatst bijgewerkt op: 18/09/2013

2 1. Inhoudsopgave 1. SEPA... 3 Nieuw... 3 Machtiging generator... 3 Bewakingsmonitor Ontbrekende machtigingen... 3 Onderhoud... 4 Sepa Status parameter... 4 SEPA conversie toolkit... 4 Eerste incasso via Sepa... 5 Extensie bestandsnaam banken... 5 Boeken Telebanking mutaties: IBAN Tonen Rapportage... 6 Nieuw... 6 Ovz. Hist. Banksaldo op datum... 6 Financieel ovz via distributielijst... 6 Historisch banksaldo verloop... 6 Onderhoud... 8 Extra info op Afreken specificatie... 8 Uniforme lay-out rapporten tbv Reportall Opdrachtadministratie... 8 Betalen vanaf Overige bankrekening... 8 Verslag aanmaken bankbestanden... 8 Default filter bij Fiatteren... 9 Fiatteur vastleggen... 9 Aansturing fiatteren bij stoppen van een opdracht Info opdracht niet fiatteren Controle saldo mutaties GMU Info relatie bij bankrekening BOW Monitor ipv Terugdraaien betaalregels Afletteren Cliënt BOW mutaties Opdrachtnummer tonen Opdrachtnummer verwijderen Multi user probleem kasuitgiftes Kopie kwitantie voor medewerker Herprint - Cliënt kwitantie bij kaslijsten Documentbeheer & Workflow Brief collectief: Selectie en Filter Woordzoeken in Digitaal dossier Brievenmodule: nieuwe woorden Taken: toevoegen omschrijving Inlezen OCR tekst Opschonen Digitaal Dossier Interface Export Budget/actuals incorrect Import opdrachten uit DDI Import contactpersonen Import Psygis Import PrePaid Debet Card Mini af/verrekening Datum lid leeg Algemeen & Techniek Gewoon typen en springen Google zoek ook voor Relatie Sofinummer wordt BSN Rubrieken in ReportAll Filter Button op elk scherm

3 Cliënt grafieken SEPA Nieuw Machtiging generator Machtigingen generen voor Sepa: Klanten met veel (periodieke) incasso's in CGA/IBS vragen aan onze consultants of er een hulpmiddel kan komen voor het geautomatiseerd aanmaken van machtigingen, mogelijke opzet: -Cliënten voor alle actieve cliënten (status=acti & STOP) waarbij de afrekening geïncasseerd wordt zoek contact van het type = AFR met ingevuld IBAN: Contact gevonden; is er een recente incasso geweest ==> maak machtiging. anders; melding: Geen contact of contact zonder bankrekening Optioneel: ook voor beheerrekeningen; voor alle actieve cliënten met beheerrek ==> maak machtiging. Deze Sepa tool kan als extra item binnen Sepa conversie aangeboden worden. Bewakingsmonitor Ontbrekende machtigingen Hulpmiddelen om te controleren of de incassomachtigingen in orde zijn: Er zijn 2 controle functies voorzien waarmee u vooraf kunt controleren voor welke cliënten (bankrekeningen) er GEEN machtiging is ingevuld. 1. Geen Machtiging Beheerrekening. Meestal worden voorgeschoten gelden periodiek teruggehaald bij de cliënt, maw er wordt door CGA een overboeking aangemaakt van deze beheerrekening naar de bedrijfbank.indien u de periodieke verrekening incasseert op de beheerrekening van de cliënt dient er een machtiging in CGA ingevuld te worden.mbv deze controle functie krijgt u in die situatie de cliënten in beeld waarbij deze machtiging ontbreekt. 2. Geen Machtiging Afrekencontact. Indien er Geen Beheerrekening is worden voorgeschoten gelden periodiek teruggehaald bij het Afrekencontact van de cliënt, dit kan op 2 manieren: a. Factuur/brief, b. Incasso, Dit wordt gestuurd door een instelling op cliënt niveau. Indien de instelling/keuze = Incasso dan dient er natuurlijk een machtiging ingevuld te worden bij het afrekencontact. Deze controle functie signaleert de cliënten zonder beheerrekening waarbij is gekozen voor de incasso variant waarbij: -geen afrekeningcontact is gevonden -geen bankrekening bij het afrekencontact is ingevuld -geen machtiging is ingevuld. Via de kop contact kunt u vervolgens bij het afreken contact je ontbrekende gegevens invullen. 3

4 Via Onderhoud cliënt of Contact en vervolgens de optie Machtiging kunt u de machtiging alsnog invullen. Onderhoud Sepa Status parameter Enige tijd geleden was de systeemparameter SEPA-Only geïntroduceerd. Hiermee kon worden aangegeven dat de database klaar was voor de SEPA. Dat betekent ruwweg twee dingen: - Alleen IBAN en BIC worden toegestaan - Bij aanmaken bankbestand wordt PAIN aangemaakt Nu bleek telkens dat klanten wel een IBAN conversie lieten uitvoeren, maar nog geen PAIN konden aanmaken. De parameter SEPA-Only kon daarom niet worden omgezet. Het gevolg was wel dat na de IBAN conversie de gebruiker weer gewoon ouderwetse Nederlandse bankrekeningen kon invoeren. Daarom is deze systeemparameter nu vervangen door een nieuwe parameter 'SEPA-Status'. Deze parameter kan drie waarden hebben: 0 - Geen IBAN 1 - Over op IBAN 2 - SEPA-klaar Na de IBAN conversie kunnen we nu dus wel aangeven dat we over zijn op IBAN en dus ook geen ouderwetse bankrekeningen meer willen accepteren. De hoogste waarde SEPA-Klaar wordt pas ingesteld als we PAIN XML bestanden willen gaan aanmaken, daarvoor kan je alleen Clieop bestanden aanmaken. SEPA conversie toolkit Conversie rare rekeningen. De IbanBicService kan helaas niet goed omgaan met rekeningnummers die compleet 4

5 fout zijn, bijvoorbeeld rekeningnummers van 11 posities of met alfanumerieke tekens erin. Daarom is nu de SEPA toolkit aangepast. Hier werden eerst maximaal 2 bestanden gemaakt, nu zijn het er drie: - Upload-NL.txt (Om te uploaden in de SEPA service) - IBAN-BE.txt (Conversietabel voor Belgische bankrekeningen) - Fout.txt (Bankrekeningen die niet NL of BE zijn) NL: Uitsluitend cijfers en precies 10 posities (P is vervangen door 000) BE: Uitsluitend cijfers en precies 12 posities. De rest is fout. Conversie ongeldige IBAN We gingen er een beetje vanuit dat de Sepa Service alleen geldige IBAN zouden teruggeven. Indien bankrekening onbekend, wordt echter een streepje ('-') in plaats van blanco teruggeven. Daardoor werd in de laatste stap van de SEPA conversie deze foute bankrekening vervangen door streepje. De bedoeling was eigenlijk om hier helemaal vanaf te blijven. Daarom is nu de controle gewijzigd: Alleen als de IBAN in het conversiebestand begint met NL of BE wordt een conversie uitgevoerd. Eerste incasso via Sepa Tevens aangepast vanwege melding 6224 (Uniek nummer in MsgId). Onze conversietools voor het genereren van incassomachtigingen vullen onder meer de datum in, waarop de laatste incasso is uitgevoerd. Dit is van belang omdat we moeten kunnen controleren of de incasso de laatste 36 maanden nog is uitgevoerd. Door deze datum in te vullen werd de eerstvolgende incasso behandeld als een vervolgincasso (RCUR). Echter de banken vinden dat de eerste incasso die middels een PAIN bestand wordt aangeleverd, als eerste incasso (FRST) wordt gekenmerkt, ook wanneer al eerder incasso's zijn uitgevoerd. Daarom wordt nu ook getest op de 'Eerste lijst' (veld tbmnd.rfirs). Hierin staat het betaaladvieslijst nummer of journaalpostnummer betreffende de eerste incasso. Als deze 0 is, wordt nu FRST in plaats van RCUR in de PAIN bestanden gezet. Extensie bestandsnaam banken Bij aanmaken bankbestanden wordt nu bij bepaalde formaten ook een extensie aan de bestandsnaam toegevoegd. De opbouw van de bestandsnaam tbv betaalopdrachten/incasso is nu als volgt: <Bedrijf><Journaalpostnr><BIC vd bank><betaling of Incasso run><clieop NA overgang Sepa / IBAN: <Bedrijf><Journaalpostnr><BIC vd bank><betaling of Incasso run><xml Voorbeeld: CGA RABONL2U-Betaling.XML CGA RABONL2U-Incasso-CORE.XML BIC vd Bank = de bank waarvan je het telebankier pakket moet gebruiken om dit bestand in te lezen Indien je rekening hebt bij zowel Rabobank als abnamro krijg je dus 2 bestanden, idem bij een mix van betaalopdrachten en incasso s. Boeken Telebanking mutaties: IBAN Tonen Bij behandelen bankmutaties (tb.mtblin) is het tegenrekening veld ook te kort, de volledige IBAN wordt niet weergegeven. Veld was inderdaad geformatteerd voor Nederlandse en Belgische bankrekeningen. Is nu breder gemaakt voor IBAN. Net als in alle andere schermen net breed genoeg voor Nederlandse en Belgische IBAN. 5

6 2. Rapportage Nieuw Ovz. Hist. Banksaldo op datum Nieuwe functie die als variant op de functie historische banksaldi per periode gebruikt kan worden. Je kan over de bedrijven heen een selectie op datum ipv periode leggen. Achtergrond, er is behoefte aan een gemakkelijke manier het banksaldo kunnen zien op een bepaalde datum (ipv periode). de accountant moet namelijk op enig moment kunnen controleren dat hun totale uitstaande cliëntsaldo de bankgarantie niet overschrijdt. Dit i.v.m. bankgarantie bij De Nederlandse Bank. Financieel ovz via distributielijst Het financieel overzicht kan nu ook mbv de distributielijst verstuurd worden. Tevens wordt het reserveringen blok opgenomen in detailregels ivm foutieve paginanummering Historisch banksaldo verloop Nieuwe functie ca.rbankdv en Rapport gebouwd, deze geeft een verloop van het totale banksaldo per datum. Selecties: Soort bankrekenening (cliënt, afdeling, bedrijf) Van - t/m Bedrijf Van - t/m Datum Doel en Werking: mn tbv de accountant wil men een overzicht waarin het verloop van het totale cliëntbanksaldo gepresenteerd wordt. Achtergrond: Een STICHTING die bankrekeningen beheert tbv cliënten dient te voldoen aan bepaalde juridische voorwaarden, een daarvan is de garantiestelling dwz de instelling dient garant te staan voor een afgesproken bedrag, het totale saldo op alle cliëntbanken mag niet hoger zijn dan het bedrag van de garantstelling. 6

7 Menu en opstartscherm: De accountant wil natuurlijk controleren of het totale banksaldo op enig moment niet over deze grens is gegaan. opzet lay-out vergelijkbaar met cliënt prognose, elke datum waarop een bankmutatie is gevonden wordt afgedrukt: Voorbeeld van het nieuwe Verloop banksaldi overzicht: 7

8 Onderhoud Extra info op Afreken specificatie Klanten die met incasso s werken hebben gevraagd om wat aanvullende info op de afrekenspecificatie af te kunnen drukken. Deze info heeft betrekking op de Incasso machtiging. Men wil graag het Incassant ID, het machtingskenmerk en de datum waarop de incasso zal worden uitgevoerd af kunnen drukken. Extra velden kunnen via tekst AFR04 getoond worden, Het Incassant ID (ggcmp.cinca) variabele &3 in tekst Het machtigingskenmerk (tbmnd.cmand) variabele &4 in tekst De uitvoerdatum (Front-End dexec#) variabele &5 in tekst Uniforme lay-out rapporten tbv Reportall Rapporten aangepast ivm uniformiteit tbv ReportAll Voor ReportAll worden dagelijks bepaalde rapporten ververst. het is daarbij van belang dat men de DATUM en TIJD kan zien. Om het uniform te houden zou het mooi zijn om alle rapporten te voorzien van LINKS uitgelijnd de DATUM + TIJD. RECHTS uitgelijnd komt de pagina nummering 'pagina 1 van 10' 3. Opdrachtadministratie Betalen vanaf Overige bankrekening zodra men kiest om te betalen VANAF een CX rekening (bijv. extra betaalrek. of leefgeldrek.) kan men kiezen uit cliëntbanken, tussen deze lijst staat nooit de BEHEERrekening, terwijl men deze in veel gevallen wel wil selecteren, zeker met het oog op sepa, heeft de gebruiker geen zin om dat lange banknr.in te typen. Zoekroutine voor cliëntbankrekeningen is op de volgende punten aangepast: - Nu staat ook de Beheerrekening er bij. - Als leefgeldrekening tevens als CX was vastgelegd, werd deze 2x getoond. - Kolom 'Soort rekening' toegevoegd. - Sortering is nu op IBAN Verslag aanmaken bankbestanden integriteitscontrole PAIN files toch weer een grondige verbouwing van de routines rondom het aanmaken van bankbestanden voor automatische betaling of incasso. De functies voor het aanmaken van deze bestanden zijn daarom nu geheel anders opgezet. Er zijn 2 nieuwe functies gemaakt, die weliswaar zonder specifieke context kunnen draaien, maar die toch niet op een menu gezet hoeven te worden. Ze worden namelijk opgestart vanuit de verschillende 'Behandel advieslijst' functies. Ten behoeve van een nieuw te bouwen Rapport wordt nu een XML aangemaakt, die de volgende informatie bevat: - Algemeen: Over welke betaallijst of welke journaalpost gaat het en eventueel algemene foutmelding. - Bestand: Informatie per aangemaakt (of aan te maken) bestand - Batches per bestand - Transacties waarover iets te melden valt (er is iets mis) Tevens aangepast: - Bedrijf + Lijstnummer of Journaalpostnummer in bestandsnaam - Extensie.XML alleen bij aanmaken PAIN bestanden In de internet telebanking pakketten van de NL banken heeft onze klant de mogelijkheid tot hashing van geïmporteerde files in de algoritmes MD5, SHA-1 en SHA-2. (Bij Clieop heb je tbv de integriteitscontrole een hashtotaal van bankrekening nrs en bedragen) in de SEPA wereld is er geen hash totaal meer hiervoor in de plaats komen de genoemde 3 algoritmes. (+ SHA-256 Super de luxe) 8

9 De algoritmes genereren een bepaalde code afhankelijk van de inhoud van het aangemaakte PAIN bestand. De vraag is dan ook of op het moment dat nu het verslag wordt afgedrukt met File en batch info, het te betrekken bestand al aanwezig is!! Het idee is dat de genoemde hashtotals bij aanmaken medium afgedrukt worden zodat je deze bij import in het bankpakket kunt controleren. Belangrijkste wijzigingen: - MD5 hash toegevoegd - SEPA specifieke items worden afgedrukt - Fouten mbt ontbrekende machtigingen worden gemeld - Maakt nu XML voor RPT - BtchBookg tag wordt nu ook gevuld (wilt u transacties als batch of per stuk terug) Default filter bij Fiatteren MBV parameter caapo.ctype wordt het in het scherm voorgestelde type betaalopdracht vastgelegd. Fiatteur vastleggen Bij de opdracht wordt al de gebruiker vastgelegd die de laatste wijziging heeft ingevoerd, nu wordt ook de gebruiker die de opdracht heeft gefiatteerd vastgelegd. De logging van deze fiatteer actie wordt vastgelegd in het digitaal dossier in de toekomst worden meer handelingen mbt een opdracht of cliënt via dit kanaal vastgelegd. 9

10 Aansturing fiatteren bij stoppen van een opdracht De systeemparameter caapo.rstat.p zou ervoor moeten zorgen dat de opdrachten die aangeraakt worden door users niet te fiatteren worden gesteld. Bij de N(ieuwe) en ge(w)ijzigde opdrachten gaat dit goed, deze krijgen direct status 'gefiatteerd' echter als een opdracht ge(s)topt wordt, moet deze nog wel gefiatteerd worden. Is dat een bewuste keuze geweest? Er zijn namelijk klanten die die extra handeling m.b.t. fiatteren helemaal niet willen. (met name kleine organisaties) Nee, is bij mijn weten niet bewust voor gekozen. Daarom worden nu de systeemparameters caapo.rstat.* ook gebruikt om te bepalen wat de status van een stopgezette opdracht wordt. Zodra ik de opdracht met kruisje of ctrl-d verwijder krijg ik de standaard melding "Dit is een lopende opdracht Wilt u deze laten vervallen?" --> JA. De opdracht krijgt direct status 3! + einddatum 'vandaag' fiatteren is niet meer nodig. Info opdracht niet fiatteren Wens/idee: alleen fiatteren van datgene wat we naar de bank gaan sturen kortom; bij 'te fiatteren' (ca.papof) een extra kolom toevoegen 'U initieert' JA/NEE. Met ctrl-f te selecteren en te sorteren. Kolom 'U Initieert' is toegevoegd. Voorbeeld scherm Fiatteren: Werkt nu prima. Controle saldo mutaties GMU Vullen van begin- en eindsaldo i.v.m. controle op totaaltelling aangeleverde mutaties In het programma tb/gmu.p worden de velden mbt de telling niet gezet. (in het gmu bestand ontbreken deze gegevens) In de import bankbestand functie wordt wel het totaal aan mutaties berekend. Gevolg: bij het importeren van GMU bestanden krijgt men in de nieuwe versie 4.4 dd de foutmelding ""Mutaties komen niet overeen met begin en eindsaldo". Dit geld voor meer telebanking inleesroutines. Controles op begin- en eindsaldo en totaal mutaties uitgezet indien GMU want deze worden niet of niet correct aangeleverd. Info relatie bij bankrekening We hebben ooit bedacht dat we bij het invoeren van een betaalopdracht geen relatienummer gaan vragen, maar dat er eventueel wel een bijbehorende relatie kan zijn. De link is heel eenvoudig, de relatie heeft namelijk 10

11 dezelfde bankrekening als de opdracht. Daarom is nu op een aantal plaatsen een info-button toegevoegd (een button met het INFO plaatje, of een button 'Relatie'), waarmee de relatiegegevens op basis van de bankrekening getoond kunnen worden. Als er geen relatie gevonden kan worden, is de button niet-klikbaar. Deze aanpassing is gedaan onder meer naar aanleiding van ons overleg deze week, waarbij bleek dat de gebruiker soms relatie-informatie nodig heeft bij opdrachten of betaalregels. Bijvoorbeeld een telefoonnummer van de relatie als er vragen zijn betreffende een betaling. De aanpassing betreft de volgende functies: - ca.mcapmt Behandel afgewezen betaalregels - ca.qcapmt1 Opvragen Betaalregel - ca.papof Fiatteren mutaties - ca.ppmtf Betaalregels Ja/Nee - ca.ppmtundo Betaalregels Terugdraaien Scherm voorbeeld Inzoomen op Relatie gegevens: BOW Monitor ipv Terugdraaien betaalregels De functionaliteit van deze functie is gewijzigd/uitgebreid vandaar de nieuwe naam De BOW Monitor kan ingezet worden om allerlei incidenten mbt uitvoering van betaal- en incasso opdrachten te signaleren en deze vervolgens op de juiste wijze te herstellen. Het terugdraaien kan uiteraard nog steeds, een uitgebreide beschrijving van alle fout situaties en de daarbij geadviseerde herstel route is beschreven in een separaat document Afhandeling BOW incidenten. 11

12 BOW Monitor: Afletteren Cliënt BOW mutaties Er bestaat voor IBS/CGS nu een mechanisme voor het automatisch afletteren van boekingen op bepaalde tussenrekeningen (411* en 412*) (Betalingen Onderweg en Overboekingen Onderweg). Posten worden afgeletterd op basis van betaalregelnummer. Dit is echter niet altijd ingevuld, bijvoorbeeld wanneer de gebruiker handmatig op de BOW rekening boekt. Daarom misschien de aflettering in twee stappen doen: - Op betaalregelnummer - Op cliëntnummer We zouden dan de aflettercode anders moeten samenstellen, bijvoorbeeld CCCCCCCCBBBBBBBB, waarbij C=Cliëntnummer en B=Betaalregelnummer. De controle en correctie functie ca.pcltchec moet na installatie van de nieuwe versie worden uitgevoerd, en wel zodanig dat ook bestaande aflettercodes BBBBBBBB worden aangepast. In een poging het afletteren van CGS/IBS tussenrekeningen nog meer automatisch te laten verlopen, zijn de volgende aanpassingen gedaan: Verwerken journaalposten: - Hier werd ervan uitgegaan dat de aflettercode al gevuld was. Nu gaat dat echter anders; de aflettercode voor de rekeningen 411* en 412* wordt nu altijd gevuld met 8 nullen, het cliëntnummer en het betaalregelnummer (Formaat CCCCCCCCBBBBBBBB). Vervolgens wordt gecontroleerd of de boekingen met deze aflettercode samen op 0,00 lopen. Als dat zo is, worden de betreffende boekingen afgeletterd. Alleen wanneer ze samen niet op 0,00 lopen, wordt een tweede afletterpoging gedaan, nu op basis van alleen de eerste 16 posities van de aflettercode. Dat is dus alleen op basis van cliëntnummer. Ook hier geldt dat wanneer het totaal van de gevonden transacties op 0,00 loopt, alle betrokken transacties zullen worden afgeletterd. 12

13 Opdrachtnummer tonen Na een korte inventarisatie m.b.t. de opdrachtnummers. Opdrachtnummers hebben bij onze (grotere) klanten (waar sprake is van functiescheiding tussen Frontoffice en Backoffice) toch nog een rol van betekenis. + Met name zoeken (vraag collega's) + Controle --> Terugkoppeling (fiatteren, te wijzigen, te stoppen) + verwijzing naar fysiek document Bijvoorbeeld uit de praktijk; blijkt toch dat gebruikers vanuit (overzicht te)fiatteren soms terugschakelen(collega bellen / aanspreken) om een opdracht bijvoorbeeld te wijzigen / te verwijderen alvorens deze status gefiatteerd heeft. De ingang is bulkinvoer. Dat is nu vaak een zoektocht o.b.v. andere kenmerken, terwijl bij fiatteren mutaties het opdrachtnummer zichtbaar is in het regelscherm. er kan geen ruimte worden gewonnen door de BIC onder de Bankrekening te zetten. In het regelscherm was echter nog een heel klein beetje ruimte te winnen door het lange kolomlabel van Grootboekrekening wat in te korten ('Rekening'). Daarna gewoon het Opdrachtnummer toegevoegd als eerste kolom. Scherm voorbeeld opdrachtnummer tonen: Opdrachtnummer verwijderen Wanneer men facturen scant en deze wil inboeken, kan men bijv. foutieve scans niet verwijderen middels het kruisje. Taak/document terug naar 'te registreren' zonder 'bestand'. Actiehouder: gebruiker die document verwijderd. Knop toegevoegd voor verwijderen. Hiermee verwijder je de opdracht en zet de taak een stapje terug. Multi user probleem kasuitgiftes Klanten die de kasfunctie in CGA/IBS gebruiken krijgen regelmatig meldingen van een gelockte database-tabel fgldg. Vooral als er 2 gebruikers in de kas aan het werk zijn. Ook als 1 gebruiker een clieop-bestand wil aanmaken (Boeken en aanmaak bankbestand) en een ander zit in de kas geeft dit problemen. Dan komt de melding dat de cliënten-tabel gelockt is. Probleem treedt op, telkens als 1 vd 2 in de centrale kas zit (ca.pcashc) De oorzaak van dit LOCK probleem is gevonden en weggenomen. 13

14 Kopie kwitantie voor medewerker Bij kasuitgifte vanuit de centrale kas om de decentrale kas aan te vullen (Decentrale kas of Kaslijsten) worden twee kwitanties afgedrukt voor het totaalbedrag van de kasuitgifte. Op de tweede stond 'Kopie voor Cliënt'. Dat moet natuurlijk zijn 'Kopie voor medewerker'... Of misschien toch een andere term? Want wie is nou die medewerker? Is dat de centrale kassier, die het geld uitdeelt, of is het de pipo van de afdeling die zijn geld komt halen? Misschien moet er op komen te staan 'Kopie voor de afdeling Drugsverslaafden' Die laatste suggestie heb ik nu toch maar uitgevoerd. Op de kopie kwitantie komt nu te staan "Kopie voor afdeling 'Drugsverslaafden'". Herprint - Cliënt kwitantie bij kaslijsten Bij aanvullen decentrale kas vanuit de centrale kas (uitbetalen van cash geld aan de afdeling) kunnen optioneel ook de cliëntkwitanties worden afgedrukt (Nee/Ja/Twee). Er zijn nu twee wijzigingen doorgevoerd: - Voor deze kwitanties wordt nu altijd een nummer uitgedeeld, ook wanneer ze niet worden afgedrukt. Dit maakt het eenvoudiger om op een later tijdstip de betreffende kwitantie alsnog af te drukken. Dit betekent dat het uitdelen van kwitantie nummers uit het rapport (afdrukken kwitanties) is gehaald, en nu is toegevoegd aan de routine die de boekingen maakt. De nummers worden alleen uitgedeeld bij aanvullen kas op grond van 'Kaslijst', dus niet bij de optie 'Decentrale Kas'. - Met de systeemparameter 'pcash.qrcpt' kan nu de standaard waarde worden vastgelegd voor 'Cliënt Kwitanties' (Nee/Ja/Twee). 4. Documentbeheer & Workflow Brief collectief: Selectie en Filter Bij Brief Collectief kan gesorteerd worden op Cliënt, de betreffende cliënten waar een brief heen mag moeten dan stuk voor stuk aangevinkt worden. Kan hier een knop bij komen om ze collectief te selecteren? Daarnaast is de wens of er een extra filter bij kan komen om alleen de Actieve cliënten te tonen (bijv. filter op status INIT/ACTI/STOP/DEL). Nu worden álle cliënten in de bak getoond, ook de historische... Twee aanpassingen in de functie waarmee cliënten kunnen worden geselecteerd voor het aanmaken van brieven: - Selectie op cliëntstatus toegevoegd. Default is 'Actief'. - Knop 'Alle' om in één keer alle cliënten of contactpersonen te selecteren. Woordzoeken in Digitaal dossier Aanpassingen in het scherm 'Digitaal Dossier': - Nieuw veld boven het regelscherm gezet, waarmee het dossier kan worden doorzocht op woorden (Google Zoek). - Anders dan bij 'Behandel Cliënt' wordt het filter niet bij elke toetsaanslag gewijzigd. - De zoekbutton die daarnaast staat, is niet erg belangrijk. Je mag namelijk ook ENTER geven om het filter toe te passen. 14

15 Brievenmodule: nieuwe woorden De brievenmodule wordt zeer gewaardeerd door klanten. Echter blijven er nog wel een aantal wensen over! Klanten missen daarnaast een aantal essentiele invulvelden, Nieuwe gereserveerde woorden toegevoegd in de functie die deze woorden invult, en in de bijbehorende zoekroutine: o Bedrijf. o Gebruiker.Naam o Gebruiker. o Cliënt.Roepnaam o Cliënt.BM-nummer o Cliënt.Burgerlijke staat o Cliënt.Rechtspositie o Cliënt.Rechtspositie sinds o Cliënt.Lid o Cliënt.Lid sinds o Cliënt.Afdeling o Cliënt.Afdeling sinds Taken: toevoegen omschrijving Ik krijg het verzoek of er in de lijst met taken (ut.qdacti) ook de NAAM van de cliënt getoond kan worden. Nu staat er alleen het cliëntnr. maar dat is niet handig. Is via dit nr ook de naam vd cliënt te tonen Er worden hier taken getoond die aan van alles en nog wat gekoppeld kunnen zijn. Dus niet alleen cliënten, maar ook opdrachten, schulden, debiteuren, grootboekrekeningen, subcodes... Daarom zal hier nooit een kolom 'Cliëntnaam' aan worden toegevoegd. Nu is een functie ingebouwd, die probeert een omschrijving te tonen bij het betreffende record, ongeacht in welke tabel dat record staat. Daarmee wordt deze functie wel een stuk vriendelijker, hoewel dit wel wat performance kost. Uiteraard kan op deze nieuwe kolom NIET gesorteerd of geselecteerd worden. Tevens aangepast: - Bij sommige tabellen kon niet op de detail-knop geklikt worden (om de details van de opdracht te tonen). Dit is nu aangepast. Als de memo tekst/taak is gekoppeld, dan is deze knop altijd aanklikbaar. Indien niet gekoppeld, kunnen er uiteraard geen details worden getoond. 15

16 Inlezen OCR tekst Als bij het inlezen van de scanmap bij een document een bijbehorend tekstbestand wordt aangetroffen (zelfde bestandsnaam, maar dan met extensie TXT), dan wordt de inhoud van dat tekstbestand ingelezen in het bestand Document.Inhoud. Op basis van deze data kunnen herkenningsmaskers worden ingericht. Voorlopig wordt deze inhoud ook even geïndexeerd in de nieuwe Word Index. Het idee is dat naast het gescande document ook de tekst van het document in de IBS/CGA database komt, zodat je hierop kunt zoeken en bovendien biedt dit de mogelijkheid om gescande documenten grotendeels geautomatiseerd te rubriceren (koppelen aan cliënt en rubriek van het digitaal dossier) Opschonen Digitaal Dossier Er moeten nog wat functies worden gebouwd om het digitaal dossier te kunnen opruimen: - Verwijder loshangende Teksten en Taken - Verwijder loshangende Documenten - Verwijder loshangende bestanden in archiefmap Voor het verwijderen van loshangende teksten en taken (UTMTX) bestaat al enige tijd de functie 'ut.cutmtx' (Controle Digitaal Dossier). De bestaande functie voor opvragen UTDOC is nu opgesplitst in twee functies: Functie 'ut.qutdoc' (Opvragen Documenten) Functie 'ut.qutdocn' (Opvragen Loshangende Documenten) Ze zien er beiden ongeveer hetzelfde uit, maar de tweede functie toont alleen de documenten waarvoor geen enkele tekst of taak (UTMTX) gevonden kan worden. Deze UTDOC kun je vervolgens per stuk verwijderen of opnieuw in de werkvoorraad voor te koppelen documenten zetten (er wordt dan dus weer een UTMTX record aangemaakt). Het is verstandig om eerst de functie ut.cutdoc1 uit te voeren (zie volgende punt). Nieuwe functie 'ut.cutdoc1' (Controle Hoofddocument). Deze functie controleert of elk hoofddocument (veld rdocu op diverse tabellen) ook een bijbehorende UTMTX bestaat. Eventueel kunnen geconstateerde fouten direct worden hersteld. 5. Interface Export Budget/actuals incorrect Waarschijnlijk werd de foute export veroorzaakt door een verkeerde selectie op Soort opdracht. Dit is nu aangepast. Er zat inderdaad een fout in de selectie van de te exporteren waarden. Deze is nu gecorrigeerd. Import opdrachten uit DDI In de interface verwerkingsroutines voor opdrachten en cliënten wordt nu de BIC code indien leeg aangeleverd, afgeleid van het aangeleverde bankrekeningnummer het meest optimale zou zijn dat wij in de centrale Interface verwerkingsroutine de BIC afleiden van de IBAN. Ik stel voor om voor alle bestanden die via de interface aangeboden kunnen worden waarin een bankrekening nummer aangeboden kan worden deze BIC toevoeg routine toe te passen. Import contactpersonen Ook naam 2 wordt nu ingelezen (veld 17) en toegekend aan relatie naam 2. Tevens controle op reeds bestaan van het soort contactpersoon. Indien deze reeds bestaat dan wordt het bestaande record gewijzigd ipv een nieuw aangemaakt Van de soorten contactpersoon AFR,RB,PART,CUR en KANT hebben we bepaald dat daar maar 1 van mag bestaan. De import functie ia.contibs gaat daar niet helemaal goed meer mee om. Indien er met deze import bv een AFR wordt aangeleverd met een andere naam erin dan al bekend wordt er een 2 e of volgende AFR aangemaakt. Kan 16

17 er voor gezorgd worden dat bij genoemde contactpersoon soorten de contactpersoon gegevens van de eerstgevonden AFR overschreven worden in dit geval? Wanneer de soort nog niet bestaat dan deze aanmaken. Import Psygis 1. ia.clntibs: Leefgeldrekening wordt met nul 0 gevuld waardoor in de normale onderhoudsfunctie een foutmelding komt, opl: vullen met blanco ook het Google zoekwoord vullen 2. ia.contibs (contacten) Bestand Relatie wordt niet aangemaakt contactpersoon met type 2 WEL ook het google Woord vullen. 3. ia.rltibs2 (afdelingen) soort wordt met D gevuld moet zijn A (van afdeling) Dit item ia.rltibs2 kan opgelost worden met een conversie parameter systeem.ckind waarmee je de aangeleverde waarde = "D" kan omzetten in de gewenste waarde = "A". Import PrePaid Debet Card Er moet een standaard import komen bij de tb.ptblin om transacties vanuit een *.csv bestand in te lezen. Betreft het ontsluiten van transacties uit een Master Card applicatie. We noemen deze: Pre Paid debetcard? Er zal naast de import ook een onderhoudsfunctie moeten komen voor het vastleggen van de Pre-Paid debetcards accounts. Mini af/verrekening In de woongroep wordt gebruik gemaakt van bankpassen, uitgaven in de woongroepen die via het Webkasbankboek worden geregistreerd worden betaald (lees: voorgeschoten) vanuit middelen van de zorginstelling. In CGS is het gebruikelijk 1 keer per maand/periode de voorgeschoten bedragen te verrekenen. Voor sommige klanten is deze maandelijkse frequentie te laag men wenst vaker deze via de kas voorgeschoten cliënt uitgaven terug te halen. Nieuwe functie ia.pcgakas. In de voorgestelde oplossing kunnen de via de kas voorgeschoten uitgaven direct verrekend worden, zonder dat de kas dagelijks afgesloten moet worden en met behoud van de mogelijkheid dat de eerder ingevoerde en reeds verrekende kasmutaties nog gecorrigeerd kunnen worden. 2. Uitwerking. Webkasbankboek: In een zelf te bepalen frequentie kunnen de kasmutaties van cliënten verrekend worden. De kasmutaties worden individueel overgezet naar CGA, per kasmutatie wordt een verrekening aangemaakt, dwz voor cliënten met een beheerrekening een Incasso van die beheerrekening naar de bedrijfbank, voor cliënten zonder beheerrekening een incasso opdracht op de bankrekening van de financiële contactpersoon van de cliënt. Indien er via andere processen ook is voorgeschoten, zal er na het boeken van de kasstaat nog wel een saldo te verrekenen zijn, dat wordt dan ook via de standaard verrekening alsnog geïncasseerd. Op de maandelijkse verrekening (de factuur) worden alle mutaties gespecificeerd, het totaal te verrekenen bedrag wordt verminderd met het bedrag dat reeds gedurende de maand al geïncasseerd/overgeboekt is. 17

18 Varianten: a. Alle cliënten met een beheerrekening worden betrokken in dit proces Incasso van bedrijfsbank op cliënt Beheerrekening b. Incasso van bedrijfsbank op bankrekening van het afreken contact vd cliënt Voor Cliënten zonder beheerrekening: -Kunnen mbv de Rubriek afrekening uitgesloten worden van die Mini verrekening -Cliënten zonder financieel contact worden NIET meegenomen in dit proces -Cliënten met financieel contact zonder bankrekening worden NIET meegenomen Datum lid leeg. We zien soms dat de 'Datum Lid' niet is ingevuld. Dat mag niet, cliënten vallen dat altijd buiten de selectie in bepaalde overzichten. Daarom de onderhoudsfuncties en interface even nalopen of deze datum goed wordt gecontroleerd. In de verwerkingsroutine voor C_CACLT (Interface Cliënt Stamgegevens) zijn een aantal ontbrekende controles toegevoegd: - Code Afrekening komt niet voor - Burgerlijke staat komt niet voor - Rechtspositie komt niet voor - Code Lid komt niet voor - Datum Rechtspositie is ongeldig - Datum Lid is ongeldig Al deze controles gelden alleen voor cliënttype 'C' (Cliënt). Deze controles zaten al wel in de standaard onderhoudsfunctie voor cliënten. Tevens aangepast: Als de 'Datum Lid' niet wordt aangeleverd en ook niet in de template staat, dan wordt deze overgenomen van de Opnamedatum. Het gaat erom dat de datum velden in worden gevuld, indien NIET aangeleverd worden ze dus netjes ingevuld met datum vandaag. 5. Algemeen & Techniek Gewoon typen en springen In de meeste regelschermen was het al lang mogelijk: Je tikt gewoon de eerste letters of cijfers in van het record wat je zoekt, en het regelscherm verspringt naar dat record. Voor een specifiek soort onderhoudsfunctie, namelijk de functies waarbij links een regelscherm staat en rechts de details ingevuld kunnen worden, werkte dit anders. Hier werd namelijk het filter gestart, wat je normaal gezien met Ctrl-F zou moeten oproepen. Google zoek ook voor Relatie Nu ook bij Selectie Relatie een zoekbalk voor vrije zoek. Zoekingang toegevoegd voor relatie in de opvragen en onderhoud functie. Waarschijnlijk zullen nav van overgang naar het langere IBAN nummer gebruikers meer gebruik gaan maken van het adresboek (relaties) Nu ook bij Selectie Relatie een zoekbalk voor vrije zoek, je kan zelfs na de overgang op IBAN nog zoeken op het oude bankrekeningnummer (BBAN), vooral handig indien leverancier nog het oude bankrekeningnummer op de factuur vermeld. 18

19 Voorbeeld scherm Google zoek op Relatie: Sofinummer wordt BSN Er stond nog Sofinummer als label op een rapport, nu niet meer Rubrieken in ReportAll Zoals besproken moeten we toch eens aan het werk met de autorisatie (mogelijkheden) i.c.m. ReportAll. Het zal een complexe aangelegenheid worden dit goed op te lossen. In het kader van: we moeten ergens beginnen zou ik graag willen starten om op rubriekniveau aan te kunnen geven of deze teruggegeven mag worden naar ReportAll ja/nee. Filter Button op elk scherm Op alle schermen waar je met Ctrl-F kunt filteren, wordt nu ook een fraaie button zichtbaar waarmee het filterscherm kan worden aangeroepen. 19

20 Cliënt grafieken Nieuwe functies om de cijfers van de cliënt te tonen als grafiek. Deze kan onder de diverse functies gehangen worden. 'Behandel Cliënt' Voorbeeld: 20