Deze informatiebrochure is bedoeld om meer inzicht te geven in de functie van

Transcriptie

1 Deze informatiebrochure is bedoeld om meer inzicht te geven in de functie van FINANCIEEL PERSONEELSDESKUNDIGE Je vindt achtereenvolgens volgende rubrieken: Vacature Aanwervingsvoorwaarden en selectie Functiebeschrijving met competentieprofiel Inschrijvingsformulier Bijkomende informatie over de werking van ons OCMW en onze dienstverlening vind je op onze website VACATURE We staan klaar voor u! Het OCMW is er voor alle inwoners van Schoten. Wij bieden hen een uitgebreid aanbod aan zorg- en dienstverlening. Om de dienst personeelszaken te versterken zijn we op zoek naar een: FINANCIEEL PERSONEELSDESKUNDIGE (CONTRACTUEEL - VOLTIJDS) Functiebeschrijving: Je ontfermt je over de financiële stromen en budgettaire aspecten van de personeelsgerelateerde inkomsten en uitgaven (de maandelijkse loonberekening en verwerking voor de medewerkers van het OCMW vallen hier niet onder). De functie is tijdelijk van aard (tot einde 2017). Profiel: Je bent in het bezit van een bachelorsdiploma, of daarmee gelijkgesteld. Bijvoorbeeld in sociaal werk (personeelswerk), bedrijfs- of officemanagement, enz. Bijkomende vormingen in het domein van personeelsbeheer zijn een troef. Je bent behendig in het maken van berekeningen in Excel en je gaat planmatig en gestructureerd te werk. Je hebt affiniteit met financiële zaken en personeelsorganisatie. Je leert snel bij en bent in staat om bestaande processen in kaart te brengen, in vraag te stellen en te stroomlijnen. Ons aanbod Een bruto maandsalaris (niveau B1-2-3) met een minimum van EUR en een maximum van EUR afhankelijk van je relevante ervaring binnen een openbaar bestuur Gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid om gezinsleden aan een voordelig tarief aan te sluiten Fietsvergoeding of tussenkomst abonnement openbaar vervoer voor het woonwerkverkeer Maaltijdcheques van 6 Opleidingsmogelijkheden Bedrijfssport 35 vakantiedagen. INFORMATIEBROCHURE FINANCIEEL PERSONEELSCOÖRDINATOR - 1/7

2 AANWERVINGSVOORWAARDEN EN SELECTIE Wie kan zich kandidaat stellen? Houders van een bachelorsdiploma (of daarmee gelijkgesteld). Hoe kan je je kandidaat stellen? Vul het inschrijvingsformulier in (zie p.6) en voeg volgende documenten zeker bij: CV, motivatiebrief, kopie van je diploma. Bezorg je kandidatuur aan de Personeelsdienst via of per post: OCMW Schoten, Personeelsdienst, Verbertstraat 27, 2900 Schoten. Hoe verloopt de selectie? Als je voldoet aan bovenstaande voorwaarden nodigen we je uit voor een selectiegesprek. Tijdens dit gesprek toetsen we je motivatie en interesse om te werken voor een personeelsdienst en onderzoeken we in welke mate je profiel overeenstemt met de functiebeschrijving. Te bezorgen vóór de aanwerving Als je de functie aanvaardt, vragen we je nog: een uittreksel uit het strafregister (te bekomen bij de dienst Burgerzaken van je woonplaats). Meer informatie? Neem een kijkje op Voor meer informatie over de functie kan je terecht bij Vanessa De Belder (coördinator interne- en personeelszaken) op 03/ INFORMATIEBROCHURE FINANCIEEL PERSONEELSCOÖRDINATOR - 2/7

3 DOEL VAN DE FUNCTIE FUNCTIEBESCHRIJVING FINANCIEEL PERSONEELSDESKUNDIGE De financiële personeelsdeskundige ontfermt zich over de financiële stromen en budgettaire aspecten van de personeel gerelateerde inkomsten en uitgaven. De maandelijkse loonberekening en verwerking voor de medewerkers van het OCMW vallen hier niet onder. De functie is tijdelijk van aard. Ze is voorzien tot aan de verzelfstandiging van het Woonzorgcentrum Verbert- Verrijdt, voorzien voor einde PLAATS IN DE ORGANISATIE De financiële personeelsdeskundige rapporteert informeel aan de coördinator interne en Personeelszaken en formeel aan de secretaris van het OCMW (budgethouder). Hij/zij maakt deel uit van het team van de personeelsdienst en werkt nauw samen met de administratief hoofdmedewerker van de dienst. TAKEN PERSONEELSBUDGET Op basis van voorbereidende cijfers door het loonsecretariaat, maak je het personeelsbudget op voor het komende jaar. Voor het huidige jaar zorg je voor de opmaak van de budgetwijziging. Om het personeelsbudget op te maken, heb je een goede kennis nodig van de organisatie en haar structuur alsook van de verschillende loon-elementen. Om het budget op te maken wordt ook rekening gehouden met de mogelijke tewerkstellingssubsidies waar het OCMW zich kan op beroepen. INKOMSTEN EN UITGAVEN Voor de uitgaven controleer je inkomende facturen op de personeelsdienst alvorens ze betaalbaar worden gesteld. Voor sommige facturen maak je een boekhoudkundige verdeling van de kosten over verschillende beleidsitems. Voor geplande uitgaven controleer je het aanwezige budget en maak je bestelbonnen op. Inkomsten uit subsidies of tewerkstellingsmaatregelen worden door jou gecontroleerd en boekhoudkundig toegewezen aan de juiste beleidsitems. Je maakt hiervoor interne verkoopfacturen op. Deze taken zijn een voorbereiding op de effectieve boekhoudkundige verwerking door de financiële dienst. Een notie van het boekhoudsysteem dat in de lokale publieke sector gebruikt wordt (BBC - Beheers- en Beleidscyclus) is aangewezen. VERRICHTINGEN BEGIN EN EINDE JAAR Bij de start van het nieuwe boekjaar en het afsluiten ervan zijn er verrichtingen die moeten gebeuren om de startsaldi of resterende saldi correct te kunnen boeken. Bij de start van het jaar maak je een verdeelsleutel op zodat bedragen correct kunnen verdeeld worden over de verschillende beleidsitems. Bij de eindejaarsverrichtingen worden 'boekingsstukken' opgemaakt voor de financiële dienst zodat de juiste boekingen kunnen gebeuren. AANGIFTES Op de personeelsdiensten moeten verschillende sociale risico's aangegeven worden via de portaalsite van de sociale zekerheid (DIBISS). Bijvoorbeeld: aangifte arbeidsongeschiktheid, werkhervattingen, aangifte vakantiedagen,... Ook de aangifte van onthaalouders aan de sociale zekerheid neem je elk kwartaal voor je rekening. INFORMATIEBROCHURE FINANCIEEL PERSONEELSCOÖRDINATOR - 3/7

4 SUBSIDIES Voor sommige subsidies maak je de voorbereiding, zoals voor de sociale dienst. Voor andere subsidies doe je een nazicht op de juistheid. RAPPORTEN EN STATISTIEKEN Sommige instanties vragen jaarlijks statistieken over personeelsgegevens. Bijvoorbeeld de evolutie en samenstelling van onze personeelsbezetting. Ook voor de eigen werking is het nodig om rapporten en statistieken te genereren om aan beleidsvoorbereiding of -bijsturing te kunnen doen. LOONGERELATEERDE TAKEN Bij een nieuwe tewerkstelling vragen we je de individuele wedde van de werknemer te bepalen op basis van de richtlijnen die in de rechtspositieregeling zijn bepaald. Een loonberekening na een arbeidsongeval of andere loongerelateerde taken kunnen aan jou gevraagd worden. GEDRAGSCOMPETENTIES 1. KERNCOMPETENTIES LOYALITEIT Je voelt je verbonden met en bent toegewijd aan de organisatie en het werk. Je bent bereid om het eigen gedrag aan te passen aan de behoeften, prioriteiten en doelen van de organisatie. KLANTGERICHTHEID Je stemt je gedrag en acties af op de gevoeligheden, behoeften en wensen van de klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Je hebt hierbij zowel oog voor de interne klanten (departementen, diensten of medewerkers) als voor de externe klanten (de burgers). RESULTAATGERICHTHEID Je zet op tijd concrete resultaten neer die bijdragen tot de doelstellingen van de dienst, het departement en zodoende de organisatie in het algemeen. Je onderneemt concrete en gerichte acties met het oog op het behalen van doelstellingen. 2. SOCIALE EN COMMUNICATIEVE VAARDIGHEDEN SAMENWERKEN Je werkt actief en gemotiveerd samen, zowel binnen de dienst als voor een onderwerp buiten de dienst, dat niet direct voor eigen belang is. Je zorgt ervoor dat verworven kennis aan de juiste personen doorgezegd wordt of terug te vinden is op de afgesproken plaats. 3. PROBLEMEN OPLOSSEN INITIATIEF Je ziet kansen en mogelijkheden voor de organisatie, stelt spontaan acties en maatregelen voor en voert deze uit. PROBLEEMOPLOSSEND WERKEN Je duidt een probleem en ziet het grotere geheel. Je gaat op een doelgerichte manier op zoek naar relevante informatie om een oplossing te vinden. Je stelt daarna ook een oplossing voor, rekening houdend met de verkregen informatie en de mogelijke gevolgen. VERANDERINGSGERICHTHEID Je stelt je open voor veranderingen binnen de organisatie en je kan je ook effectief aanpassen aan nieuwe omstandigheden (werkmethodes, technologieën, ideeën). Je onderzoekt bovendien behoeften en onderneemt acties om de dienstverlening te optimaliseren. INFORMATIEBROCHURE FINANCIEEL PERSONEELSCOÖRDINATOR - 4/7

5 4. ORGANISATIE PLANNEN EN ORGANISEREN Je kunt een planning opmaken waarin je rekening houdt met tijd en plaats. Je kan hoofdzaken onderscheiden van bijzaken. Je houdt toezicht op het behalen van de geplande resultaten. 5. TAAKGERICHTE COMPETENTIES CREATIVITEIT Je hebt originele en vernieuwende ideeën. Je vindt oplossingen door problemen vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. TECHNISCHE COMPETENTIES 1. PC-VAARDIGHEDEN TEKSTVERWERKING Je kan werken met de computer en met het tekstverwerkingsprogramma van het OCMW. REKENBLADEN Je kan werken met rekenbladen. OUTLOOK EN INTERNET Je kan werken met outlook en internet. SOFTWARE EIGEN AAN DE FUNCTIE Je leert vlot werken met de software die specifiek bedoeld is voor de functie. 2. SPECIFIEKE TECHNISCHE COMPETENTIES FINANCIEEL PERSONEELSDESKUNDIGE - Affiniteit en/of ervaring hebben met een personeelsdienst en/of de financiële verwerkingen van een (overheids)organisatie. - Kennis over de werking een OCMW. - Vlot en nauwkeurig met cijfers kunnen werken (goede kennis van rekenregels, logisch denken). Te verwerven tijdens uitoefening van de functie: - Basiskennis van dubbel boekhouden. - Basisprincipes van BBC (beheers- en beleidscyclus). - Kennis over de verschillende looncomponenten. - Kennis over sociale bijdragen, werkgeversbijdragen, doelgroepverminderingen, aangiftes van sociale bijdragen. INFORMATIEBROCHURE FINANCIEEL PERSONEELSCOÖRDINATOR - 5/7

6 INSCHRIJVINGSFORMULIER FINANCIEEL PERSONEELSDESKUNDIGE Contractuele functie - weddeniveau B1-B2-B3 Naam Voornaam Geboorteplaats en datum Straat Huisnr. Busnr. Postnummer Gemeente Telefoonnr. GSM nr. Mail Geslacht M / V Rijksregisternr. Nationaliteit Stelt zich kandidaat voor de contractuele betrekking van financieel personeelsdeskundige en wenst hiervoor aan de selectie deel te nemen. Gelieve volgende documenten bij te voegen: Motivatiebrief CV Kopie van je bachelorsdiploma (of daarmee gelijkgesteld diploma) Deelname aan de selectie kan enkel door dit inschrijvingsformulier mét de gevraagde documenten te bezorgen aan OCMW Schoten t.a.v. de personeelsdienst, Verbertstraat 3, 2900 Schoten of via mail personeel@ocmwschoten.be. De kandidaat verklaart zich hierbij akkoord met de aanwervingsvoorwaarden die hem werden overgemaakt. Gedaan te... op Handtekening... Deze informatieverstrekking valt onder de toepassing van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. INFORMATIEBROCHURE FINANCIEEL PERSONEELSCOÖRDINATOR - 6/7

7 INFORMATIEBROCHURE FINANCIEEL PERSONEELSCOÖRDINATOR - 7/7