EBP Offerte & Facturatie

Transcriptie

1 EBP Offerte & Facturatie voor Windows XP, Vista en 7 Installatie- en initiatiegids Uitgegeven door EBP Business Software bvba Kerselarenlaan Brussel Tel : Fax : Website: Copyright 2009 EBP Business Software editie 210

2 Gebruikersovereenkomst EBP Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht. Omvang verplichtingen bijstand van EBP De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site. Bijstand on site De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeenkomst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst. Backup gegevens De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of door zijn consultant dat het nodig is in term van goed informaticabeheer om zeker eenmaal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van het systeem, programma en database. Het ontbreken van zo n backup vermindert de kans om de schade die beperken die kunnen voortvloeien uit een onregelmatig werken van het systeem of de software en kan de bijstandsdiensten geleverd door EBP verminderen. De KLANT herkent dat het zijn verantwoordelijkheid is om een procedure in te stellen om de recuparatie van gegevens, bestanden of beschadigde of verloren programma s te 2 EBP Offerte & Facturatie

3 verzekeren. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van het verliezen van gegevens. Garantie beperking EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen. Beperking verantwoordelijkheid Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functionaliteit, het niet conform functioneren, een dysfonctionaliteit of een specifiek gebrek van zijn softwarepaketten. Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting zal beroep gedaan worden op de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegdheid zullen hebben en dit in alle mogelijke gevallen. EBP Offerte & Facturatie 3

4 Proficiat! U hebt zojuist een toepassing EBP aangekocht. Wij danken u voor het vertrouwen dat u in ons stelt. Deze gids stelt de toepassing EBP Offerte & Facturatie voor en geeft alle nodige informatie voor de installatie en het van start gaan. Voor uitleg over onderwerpen of functies die niet in deze gids staan, raadpleegt u de help online beschikbaar in de toepassing. Die wordt regelmatig bijgewerkt en beantwoordt op de vragen die u zich stelt. Er zijn twee mogelijkheden om de help online te verkrijgen : De toets F1 voor help op een bepaald scherm De menu? + Help EBP Devis & Facturatie om een algemene hulp te verkrijgen samengesteld uit een Inhoud, Index welke de behandelde informatie in de help weergeeft en een tabblad Opzoeken die alle gebruikte woorden in de help toont voor een gerichtere opzoeking. Opmerking Wij raden u aan om het bestand Offerte.rtf te lezen dat wordt voorgesteld bij de installatie. Alle aangebrachte wijzigingen aan de toepassing uitgaande van de afdruk van die handleiding zijn erin opgenomen. 4 EBP Offerte & Facturatie

5 INHOUDSTAFEL Inhoudstafel INSTALLATIE 7 1. ALVORENS TE STARTEN Toegang technische dienst Minimum aanbevolen configuratie De nodige schijfruimte...error! Bookmark not defined. 2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN? 8 3. HOE DE TOEPASSING OPSTARTEN? 9 4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN? Demoversie Hoe uw activeringscode krijgen? Hoe de activeringscode ingeven? HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN? WERKSCHERM 12 VAN START GAAN HOE UW DOSSIER INSTELLEN? De nu in te vullen opties Andere opties Beheer schermen HOE EEN ARTIKEL AANMAKEN? HOE EEN KLANT INBRENGEN? HOE EEN BETALINGSWIJZE INGEVEN? HOE EEN OFFERTE INGEVEN? De hoofding De body De voet HOE EEN FACTUUR AANMAKEN? HOE EEN CREDITNOTA INGEVEN? OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN Omzetten documenten Dupliceren documenten Afdrukken documenten Versturen per mail HOE EEN VOORSCHOT INGEVEN? HOE EEN BETALING INBRENGEN? BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK Het beheeroverzicht Historiek van de verkopen HOE BOEKINGEN OVERDRAGEN NAAR DE BOEKHOUDING? De in te vullen gegevens voor de overdracht De transfer...25 EBP Offerte & Facturatie 5

6 INHOUDSTAFEL 13. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER? HOE UW GEGEVENS ARCHIVEREN?ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. DE GEVORDERDE FUNCTIES VERVALDAGBOEK KLANTEN DE HERINNERINGEN HET DOSSIER VOOR DE ACCOUNTANT HET ZUIVEREN DE STATISTIEKEN HET MENU INTERNET 29 6 EBP Offerte & Facturatie

7 INSTALLATIE INSTALLATIE 1. ALVORENS TE STARTEN 1.1. Toegang technische dienst De aankoop van de software als licentie geeft recht op het gebruik van onze technische dienst*. Om toegang te hebben moet u uw licentienummer bij de hand hebben en ofwel : Belt u. Als de technieker niet vrij is, zal u in wacht gezet worden. 02/ Stuurt u een mail met beschrijving van het probleem Uren [email protected] Maandag tot vrijdag 9u00 tot 17u00 Middagpauze 12u30 tot 13 :30 *Het recht op technische bijstand is afhankelijk van de aankoopdatum, de versie van de software en het onderschreven contract Minimum aanbevolen configuratie De minimum aanbevolen configuratie voor het gebruik van de toepassing is de volgende: Processor: P4 2 GHz of gelijkwaardig Geheugen: 1 Gb Scherm: resolutie 1024x bits Vrije schijfruimte: 1.5 Gb Inktjet- of laserprinter met een Windows driver. EBP Offerte & Facturatie 7

8 De ondersteunde besturingssystemen zijn : Windows XP SP2 Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit Windows 7 32 bit & 64 bit Opmerking Windows XP, Vista of 7 zijn toepassingen van Microsoft en moeten eerst aangekocht en geïnstalleerd zijn. 2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN? Opgelet Sluit eerst alle geopende toepassingen af alvorens de installatie op te starten. 1. Plaats de CD-Rom EBP in de lezer van de computer. Het welkomstscherm wordt automatisch geactiveerd. Als dit niet het geval is, klikt u op het menu Start en selecteert u Uitvoeren. U typt het commando: X:\Install.exe waar X de letter is van de CD-Rom lezer. U klikt op OK. 2. Het welkomstscherm verschijnt. U klikt op de knop Gamme Flash om naar de presentatie en installatie te gaan van EBP Offerte & Facturatie. 3. Selecteer installatie toepassing. 4. De installatiewizard van de toepassing is zichtbaar. U volgt de stappen een voor een. U klikt op de knop Volgend om de procedure te starten. 5. De getoonde tekst komt overeen met het licentiecontract dat u verplicht moet lezen. De installatie en het gebruik van de toepassing is hiervan afhankelijk. 6. Klik op Ja om de gebruikersovereenkomst te aanvaarden voor dit product anders klikt u op Neen waardoor de installatie stopt. 7. U klikt op het gewenste installatietype. Wij raden u aan, bij een eerste installatie, de knop Volledig te kiezen. 8. Om slechts enkele componenten te installeren of specifieke mappen te bepalen, klikt u op Gepersonaliseerd. 9. De default installatiemap is: C:\PROGRAM FILES\EBP\Verkopen 6.0. Om die folder te wijzigen, klikt u op Doorlopen. 10. Per default verkrijgt u toegang tot de toepassing EBP vanaf de programma s 8 EBP Offerte & Facturatie

9 INSTALLATIE EBP. U kan natuurlijk een ander Programmadossier aanduiden. 11. De laatste stap laat u toe om de icoonaanmaak te valideren waardoor u de toepassing kan starten vanaf het bureaublad. 12. Een overzicht van de opties en de gevraagde folders wordt u dan getoond. Als de installatieparameters u bevallen klikt u op Volgend om de bestanden op uw computer te kopiëren. Om een van die parameters te wijzigen, klikt u op Vorige om terug te gaan naar de voorgaande schermen. 13. Op het einde van de installatie moet u op de knop Beëindigen klikken en de computer heropstarten 3. HOE DE TOEPASSING OPSTARTEN? Als u, bij de installatie van de software, de aanmaak van een icoon op het bureaublad gevraagd heeft, kan u de toepassing opstarten door hierop te klikken. De toepassing kan ook gestart worden via Start + Programma s + EBP + Offerte & Facturatie. 4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN? 4.1. Demoversie Zolang de toegangscode niet ingeven is, blijft de software in demoversie. Dit betekent dat u de toepassing gedurende 40 dagen kunt testen. Opmerking De software heeft een dossier Demonstratie waardoor u alle functies van de toepassing kan ontdekken. Wij raden u aan om dit dossier te openen zodat u zich de software kan eigen maken Hoe uw activeringscode krijgen? U moet de toepassing EBP aankopen. Om alle functies te kunnen gebruiken, moet u een activeringscode ingeven afgeleverd door EBP. U klikt hiervoor op de optie Uw activeringscode krijgen (menu? + Activeringscode). De activering van uw toepassing gebeurt via de internetsite van EBP. De verbinding met onze website gebeurt automatisch vanaf de toepassing als u pc internet heeft. Laat u vervolgens leiden door de instructies om de activering uit te voeren. Indien u geen Internet heeft op uw pc verschijnt er automatisch een bericht. Dit EBP Offerte & Facturatie 9

10 bericht legt u de procedure uit om uw toepassing te activeren Hoe de activeringscode ingeven? Bij de opstart van de toepassing wordt het openingsscherm geopend. Daar kiest u de optie Activeer uw toepassing. Het Activeringsscherm opent en u heeft toegang tot volgende zones: Handelsnaam U moet dezelfde handelsnaam ingeven als meegedeeld op uw «Registratiekaart» rekening houdend met de schijfwijze (punten, hoofdletters). Licentienummer U vult het licentienummer in van «Registratiekaart» die in de doos steekt. Websleutel Die wordt gevraagd om u in te loggen op het klantgedeelte van de site Hiermee kan u bijwerkingen downloaden,. Activeringscode U geeft de code in (4 maal 4 posities) zonder spaties noch punten meegedeeld door EBP. U valideert door te klikken op de knop OK. Er verschijnt een bericht : Als de code correct is ingevoerd, verschijnt een bericht met melding van de versie (bv.: 2007 stand-alone) volgens de code. Als de code onjuist is, krijgt u volgend bericht: De ingebrachte code is onjuist. In dat geval kunt u uw code opnieuw ingeven via het menu? + Activeringscode. Opmerking Omwille van beveiliging en eens gevalideerd, zal uw code niet meer zichtbaar zijn. 5. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN? Via menu Via klavier [Ctrl]+[N] Om een dossier aan te maken in de toepassing activeert u het menu Bestand\ Nieuw. U komt dan in de wizard aanmaak dossier. Tussen elke stap maakt u gebruik van de knoppen Volgend en Vorig om voort of terug te gaan in de aanmaak van uw dossier. 10 EBP Offerte & Facturatie

11 INSTALLATIE U geeft de dossiersnaam in, de folder waarin het dossier staat, de tabellen, de gegevens en informatie. U kan uw logo invoegen zodat dit automatisch wordt overgenomen op uw documenten (offerten, facturen, creditnota s..). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm. EBP Offerte & Facturatie 11

12 6. WERKSCHERM De menus De navigatiebalk. Het beheeroverzicht* Klik hier om snel naar de meest courante menus te gaan. De vensterbalk De statusbalk toont berichten of informatie in functie van de status van uw klavier, de wijze van openen in netwerk, huidige user, *Het beheeroverzicht wordt getoond vanaf de tweede opening van het dossier. Herinnering: Wij raden u aan de schermresolutie 1064*768 in te stellen. 12 EBP Offerte & Facturatie

13 GEVORDERDE FUNCTIES VAN START GAAN In de volgende hoofdstukken ontdekt u de hoofdfuncties van de toepassing door uit te leggen hoe het dossier in te stellen, hoe de gegevens aan te maken. Wij begeleiden u ook bij het aanmaken van een offerte, factuur of creditnota en de ingave van een betaling. 1. HOE UW DOSSIER INSTELLEN? Na de creatie van een nieuw dossier raden wij u aan om naar het menu «Tools\Opties» te gaan en dit met zorg in te vullen omdat bepaalde optie de werkwijze van de software bepalen. Dit venster bestaat uit twee delen: links de naam van elke optie, rechts de in te brengen informatie. EBP Offerte & Facturatie 13

14 1.1. De nu in te vullen opties Het is belangrijk om volgende delen in te vullen: Nummering: hier bepaald u de nummering van uw documenten, artikels, klanten, enz die daarna automatisch zal verhogen. Backup: bepaalt of de wizard backup automatisch wordt voorgesteld bij het afsluiten van uw dossier. Artikels : in die zone bepaalt u de marges die u, per default, wenst toe te passen op uw artikels. Decimalen: het geeft het aantal decimalen weer van uw bedragen, hoeveelheden en eenheden, berekend of ingegeven. Boekhouding: hier legt u de link met uw boekhouddossier. U bepaalt uw journalen, klantenrekeningen voor de boekhoudtransfer. BTW: u kan tot 10 BTW-percentages en rekeningen ingeven Andere opties Andere opties zijn praktisch, zoals Paswoord waardoor u uw dossier kan beveiligen. U kan ook de parameters voor de weergave van het Beheeroverzicht instellen. In het gedeelte Documenten kan u een geldigheidstijd meegeven voor uw offerten. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm Beheer schermen Er bestaan twee venstertypes in de toepassing: de lijsten en fiches. U kan uw eigen kolommen, filters, sorteringen instellen in de lijsten. De kenmerken van elke van die schermen zijn gedetailleerd in help online in het deel Gebruikershandleiding, Algemene kenmerken of via de toets F1 op elk scherm. 14 EBP Offerte & Facturatie

15 GEVORDERDE FUNCTIES 2. HOE EEN ARTIKEL AANMAKEN? Om een artikel aan te maken, selecteert u Artikels uit de Favorieten van de navigatiebalk en klikt u daarna op om het artikel te creëren. De artikelfiche verschijnt. U kan de familie, verkoopeenheid kiezen aan de hand van het icoon en een beknopte omschrijving ingeven. U geeft daarna een commerciële beschrijving in en u kan die tekst aanpassen gebruikmakend van de iconen (vet, cursief, onderlijnd..). In de tab Tarief brengt u de aankoopprijs van het artikel in en doet u Enter. De prijs incl. BTW wordt automatisch berekend in functie van het handels- en margepercentage bepaald in de opties van het dossier. Alle bedragen en percentages zijn wijzigbaar. EBP Offerte & Facturatie 15

16 De help online, toegankelijk via de toets F1 toont u hoe de weergegeven bedragen berekend worden. Het deel Recupel laat u toe om de code Barema te selecteren die u wilt toepassen op dit artikel. Na selectie van die worden de eenheidsprijs incl. BTW en de omschrijving van het barema automatisch ingevuld. In de tab Beeld kan u een foto van uw artikel invoegen aan de hand van de iconen Toevoegen/Wijzigen. 3. HOE EEN KLANT INBRENGEN? Om naar de klant- of prospectlijst te gaan, heeft u twee mogelijkheden: Selecteer Klanten/Prospecten uit Favorieten van de navigatiebalk, Activeer het menu Gegegevens + Klanten / Prospecten. 16 EBP Offerte & Facturatie

17 GEVORDERDE FUNCTIES De toepassing laat u toe om een onderscheid te maken tussen klanten en prospecten (potentiële klanten). Eens u een factuur maakt voor een prospect wordt die omgezet naar een klant. Om een klant/prospect aan te maken, gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van het klavier. U vult de gegevens en informatie in in de tab Detail en valideert met OK. In de tab Contact kan u de lijst en gelinkte fiches contacten aan de klant raadplegen. Een nieuw contact voegt u toe door te klikken op het icoon 4. HOE EEN BETALINGSWIJZE INGEVEN? Nieuw. De betalingswijzen worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Betalingswijzen. Ze bevatten de gebruikte betalingswijze en de te genereren vervaldag. U gebruikt de knop Toevoegen om een nieuwe betaling aan te maken. U moet een code, omschrijving en het aantal dagen ingeven om de vervaldatum te berekenen vanaf de creatiedatum van het document. Opmerking Als u kiest voor Netto op of Einde maand op moet u dag van betaling ingeven. Voorbeeld: Code : 01 Betalingswijze : Overschrijving Vervaldag : 30 dagen Betaling : Netto op Op: 15 Zo zal voor een factuur van 01/01/2009 de berekening de volgende zijn: 01/ dagen, dus 31/01, en Netto op 15, wat een vervaldatum geeft van 15/02/2009. De vervaldatum zal automatisch berekend worden bij validering van de facturen. EBP Offerte & Facturatie 17

18 5. HOE EEN OFFERTE INGEVEN? Om een offerte aan te maken kan u ofwel: De optie Nieuwe offerte kiezen in de navigatiebalk, Het menu Verwerking + Nieuwe offerte nemen, De lijst van verkoopdocumenten openen via het menu Verwerking en klikken op Toevoegen. Een nieuwe offerte verschijnt op het scherm. De offerte bestaat uit drie delen: de hoofding, de body en de voet. Die delen worden op een en hetzelfde scherm getoond. 18 EBP Offerte & Facturatie

19 GEVORDERDE FUNCTIES 5.1. De hoofding In dit gedeelte kan u de klantinformatie oproepen via het icoon en gebruik het icoon om de fiche te zien. U kan de gegevens ook direct aanpassen, de betalingswijze selecteren en de status van de offerte (lopend, aanvaard, ) aanduiden. De geldigheidsdatum wordt automatisch berekend in functie van het aantal dagen bepaald in de opties van het dossier De body De body is het rooster waarin de artikels van uw offerte worden ingevoegd. Om de ingave te vergemakkelijken beschikt u over: Een toolbalk juist boven het rooster (F1 voor meer info). De knop Ingave volledig scherm is handig als u vele lijnen moet ingeven. Een instelbaar ingavescherm. Meer dan 20 kolommen (zie help online) heeft u ter beschikking. Een eenvoudige ingave: u zet de artikels in het rooster waar u ze wilt, u kan artikels ingeven die niet in de lijst staan (bv. : een dienst) en u kan lijnen knippen-kopiëren-plakken in de body van het document of van een naar een ander document. Een toolbalk voor verrijkte tekst: u kan vet, cursief, onderlijnd, toepassen op de artikelbeschrijving en ook gebruik maken van de spellingschecker De voet De voet is het totalisatie gedeelte van de offerte. U kan een korting ingeven, portkosten (ex. of incl. BTW) en een voorschotbedrag ingeven (het zal niet als betaling geregistreerd worden). Er zijn twee bijkomende knoppen: BTW geeft overzicht van de bedragen ex. BTW en de BTW-bedragen per percentage en Aanvulling geeft de globale marges, de bedragen in tegenwaarde en bijkomende info over de klant. EBP Offerte & Facturatie 19

20 6. HOE EEN FACTUUR AANMAKEN? Om een offerte aan te maken kan u ofwel: De optie Nieuwe factuur vanaf de navigatiebalk, Het menu Verwerking + Nieuwe factuur, De lijst van verkoopdocumenten openen via het menu Verwerking en klikken op Toevoegen. Een factuur kan aangemaakt worden door een omzetting van een offerte. Een factuur bestaat uit drie delen: de hoofding, de body en de voet. Die delen hebben dezelfde kenmerken als de offerte (zie hoger). Alle velden worden uitgelegd in de help online, toegankelijk via F1. Opmerking U beschikt over een tab Voorschot om een voorschotfactuur aan te maken of te linken aan uw document. Raadpleeg de help online om de werking van dit gedeelte te leren. 7. HOE EEN CREDITNOTA INGEVEN? Een creditnota is een verkoopdocument dat een negatieve vervaldag gegenereerd in uw betalingen. U kan dit documenttype aanmaken vanaf de omzetting van een factuur of gebruikmaken van het menu Verwerking + Nieuwe creditnota. Het documenttype wordt geopend. U beschikt over dezelfde opties als voor een factuur. Bij de validering van het document zal het te betalen netto bedrag een negatieve vervaldag creëren in de lijst betalingen klanten. 20 EBP Offerte & Facturatie

21 GEVORDERDE FUNCTIES 8. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN 8.1. Omzetten documenten De omzetting van een document is bedoeld om een document om te zetten in een ander documenttype. Het initieel document is niet meer wijzigbaar. De offerte kan omgezet worden in een factuur en een factuur in een creditnota. Opmerking Een document kan slechts eenmaal omgezet worden. Het oorspronkelijk document wordt bewaard en is niet meer wijzigbaar. Het kan wel gedupliceerd worden. Hiervoor moet u de lijst verkoopdocumenten weergeven via het menu Verwerking + Verkoopdocumenten. U selecteert het initieel document en u klikt op Omzetten in het gedeelte Navigatie van de navigatiebalk. Raadpleeg de help online (F1) voor meer info Dupliceren documenten U kan alle documenten dupliceren om de inhoud over te nemen gebruikmakend van de knop Dupliceren onderaan de lijst verkoopdocumenten Afdrukken documenten Er zijn vele afdrukmodellen voor de verkoopdocumenten beschikbaar. U geburikt de knop Afdrukken onderaan het venster van het document en u kiest het model. Het afdrukscherm wordt geopend en u heeft twee tabbladen: De tab Kenmerken om de afdrukparameters te kiezen. De tab Overzicht met het afdrukvoorbeeld. De functies in die tabs worden beschreven in de help online (via F1). EBP Offerte & Facturatie 21

22 8.4. Versturen per mail Vanaf de navigatiebalk of het afdrukvenster kan u het document direct per mail verzenden. Het venster waarin u het model en het formaat kiest verschijnt. Raadpleeg de help online (F1) voor meer info hierover. 9. HOE EEN VOORSCHOT INGEVEN? Een voorschotfactuur moet opgemaakt worden voor elke uitgevoerde voorschotbetaling voor de levering van het goed of de prestatie. U kan dit direct aanmaken vanaf de lijst verkoopdocumenten van het menu Verwerking (of via de tab Voorschot van de factuur). Als de prestatie of het goed geleverd is, zal u de finale factuur opstellen en die linken aan de voorschotfactuur (uren) die geregistreerd werden. Op de facturen vindt u een overzicht van de gestorte voorschotten met de datum en het factuurnummer alsook het detail per BTW percentage, betaalde BTW en nog te betalen. In de opties van het dossier, gedeelte Boekhouding + Derden worden de BTW rekeningen in wacht en de derdenrekening bepaald. Raadpleeg de help online (F1) deel Handleiding + Voorschotfactuur om de toe te passen boekhoudoverdracht te kennen en de werking van de voorschotfacturen. 10. HOE EEN BETALING INBRENGEN? Om een betaling van een klant in te geven, gaat u naar het menu Verwerking + Betalingen. De lijst van al gedane betalingen verschijnt. U klikt op de knop Toevoegen onderaan de lijst om een nieuwe betaling toe te voegen. 22 EBP Offerte & Facturatie

23 GEVORDERDE FUNCTIES U vult alle informatie in betreffende de klant en het ontvangen bedrag. U kan daarna: Het totale bedrag toekennen via dubbele klik op de vervaldag, Of het toe te kennen bedrag ingeven in de kolom Toegekend bedrag op de desbetreffende lijnen. Opmerking U kan ook een betaling registreren zonder ze te linken aan een vervaldag. Het kan overgedragen worden in de boekhouding en kan het achteraf toekennen aan één of meerdere vervaldagen indien nodig. EBP Offerte & Facturatie 23

24 11. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK Het beheeroverzicht Het beheeroverzicht verschijnt als u het dossier opent. U verkrijgt een overzicht van uw activiteit. U kan volgende informatie visualiseren: De laatste documenten, de openstaande offerten, de vervallen facturen, statistieken en een grafiek met uw omzetcijfer per maand. Tip De documenten kunnen geopend worden door erop te klikken. De getoonde gegevens worden bijgewerkt bij het openen van het dossier Historiek van de verkopen Vanaf het menu Gegevens + Historiek klanten/prospecten geeft EBP Offerte & Facturatie u de mogelijkheid om een verkoophistoriek klanten of prospecten te verkrijgen al dan niet gedetailleerd, per artikel of artikelfamilie in een bepaalde periode en het documenttype. Opmerking Als u een criteria wijzigt, moet u de knop Actualiseren klikken. Raadpleeg de help online (via de toets F1) vanaf het beheeroverzicht en de historiek voor de beschikbare opties Historiek Recupel Vanaf het menu Afdrukken + Historiek Recupel kunt u een overzicht afdrukken van de gebruikte barema s in de documenten. 24 EBP Offerte & Facturatie

25 GEVORDERDE FUNCTIES 12. HOE BOEKINGEN OVERDRAGEN NAAR DE BOEKHOUDING? Het is mogelijk om uw boekingen (verkopen en betalingen) over te dragen naar de boekhouding. Om die interface in te stellen moet u een aantal parameters invullen De in te vullen gegevens voor de overdracht Om de transfer naar de boekhouding te doen, moet EBP Offerte & Facturatie over een aantal parameters beschikken: De verkooprekeningen (per BTW-percentage) die u gebruikt (in de artikelfiche of in de opties). De boekhoudrekeningen voor uw klanten in de klantfiche. De boekhoudrekening van uw bank (boeking betalingen) in te vullen in de bankfiche of in de opties. Het bankjournaal in de opties van het dossier Opmerking De toepassing neemt per default de boekhoudrekeningen bepaald in de artikelfiche, bank en klantfiches. Als die niet bestaan worden die van de opties gebruikt voor de transfer naar de boekhouding De transfer Om die uit te voeren moet u gaan naar menu Verwerking + Transfer naar boekhouding, de parameters ingeven en de procedure starten via de knop Boekingen genereren. Opmerking U kan ook, voor uw accountant, boekingen genereren in het formaat: EBP Boekhouding, BOB, WInbooks, Pro Acc, Popsy en TOP Boekhouding. EBP Offerte & Facturatie 25

26 Wij raden u aan om vooraf het afdrukvoorbeeld te raadplegen. Dit geeft een overzicht van de boekingen die overgedragen zullen worden naar de boekhouding. Opgelet De lengte van de rekeningnummers in EBP Offerte & Facturatie moeten overeenkomen met de lengte in de boekhouding (zie boekhoudsoftware). U klikt op de knop Boekingen genereren om het gekozen formaat te genereren. 13. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER? Het is sterk aanbevolen regelmatig een backup van de gegevens te nemen en minstens twee sets in omloop te hebben. Opmerking De backup is de enige manier om uw werk terug te vinden als u database verwijderd of beschadigd werd. In functie van de grootte van het dossier raden wij u aan om de backup te nemen op een ZIP, USB sleutel of CD-ROM*. 26 EBP Offerte & Facturatie

27 GEVORDERDE FUNCTIES Via het menu Tools + Backup of de optie Backup van de navigatiebalk komt u terecht in de wizard backup waarin u het dossier kan kdiezen en de procdure starten. De backup kan verlicht worden in functie van de aangevinkte opties. Default wordt alle bewaard (gegevens, modellen en weergaveformaten). Elke stap wordt uitgelegd in de help online (F1). EBP Offerte & Facturatie 27

28 DE GEVORDERDE FUNCTIES Hieronder vindt u een beschrijving van andere functies waarover u beschikt in EBP Offerte & Facturatie. Het gebruik van die functies wordt beschreven in de help online toegankelijk via de toets F1 op elk scherm. 1. VERVALDAGBOEK KLANTEN U kan dit raadplegen op het scherm en daarna de vervaldagen van uw klanten afdrukken volgens ingestelde filters. 2. DE HERINNERINGEN Er bestaan twee types herinneringen. De herinneringen voor de offerten waarvan de geldigheidsdatum bereikt is en de herinneringsbrieven klanten betreft de openstaande facturen. 3. HET DOSSIER VOOR DE ACCOUNTANT Vanaf het menu Afdrukken + Dossier accountant kan u de facturen en betalingen afdrukken met de boekhoudrekeningen en alle informatie die uw accountant nodig heeft om uw boekhouding in te geven. 4. HET ZUIVEREN U kan alle of een deel van uw documenten te zuiveren (bv. : einde jaar) volgens gekozen criteria (datum, geboekt, enz..). Opgelet: die handeling is onomkeerbaar. U MOET een backup nemen van uw gegevens alvorens dit te doen. 28 EBP Offerte & Facturatie

29 GEVORDERDE FUNCTIES 5. DE STATISTIEKEN Met EBP Offerte & Facturatie kan u vele statistieken klanten, artikels, op documenten of betalingen verkrijgen en dit in tabel of grafiek (via menu Verwerking\ Statistieken). U kan ze afprinten of exporteren in Microsoft Excel formaat.. 6. HET MENU INTERNET Het menu Internet biedt u de mogelijkheid om de versie EBP Offerte & Facturatie bij te werken, naar de technische bijstand te gaan, uw software te ontgrendelen,.... Hiervoor moet u toegang tot Internet hebben vanaf u computer. U kiest daarna de gewenste optie en u volgt de stappen! EBP Offerte & Facturatie 29