EBP Commercieel Beheer

Transcriptie

1 EBP Commercieel Beheer Voor Windows XP, Vista en 7 Installatie- en initiatiegids Uitgegeven door EBP Business Software bvba Kerselarenlaan Brussel Tel : Fax : Website: Copyright 210 EBP Business Software - editie 2011

2

3 GEBRUIKERSOVEREENKOMST EBP Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht. Omvang verplichtingen bijstand van EBP De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site. Bijstand on site De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeenkomst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst. Backup gegevens De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of door zijn consultant dat het nodig is in term van goed informaticabeheer om zeker eenmaal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van het systeem, programma en database. Het ontbreken van zo n backup vermindert de kans om de schade die beperken die kunnen voortvloeien uit een onregelmatig werken van het systeem of de software en kan de bijstandsdiensten geleverd door EBP verminderen. De KLANT herkent

4 dat het zijn verantwoordelijkheid is om een procedure in te stellen om de recuparatie van gegevens, bestanden of beschadigde of verloren programma s te verzekeren. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van het verliezen van gegevens. Garantie beperking EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen. Beperking verantwoordelijkheid Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functionaliteit, het niet conform functioneren, een dysfonctionaliteit of een specifiek gebrek van zijn softwarepaketten. Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting zal beroep gedaan worden op de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegdheid zullen hebben en dit in alle mogelijke gevallen.

5 PROFICIAT! U hebt zojuist een toepassing EBP aangekocht. Wij danken u voor het vertrouwen dat u in ons stelt. Deze gids stelt de toepassing EBP Commercieel beheer voor en geeft alle nodige informatie voor de installatie en het van start gaan. Voor uitleg over onderwerpen of functies die niet in deze gids staan, raadpleegt u de help online beschikbaar in de toepassing. Die wordt regelmatig bijgewerkt en beantwoordt op de vragen die u zich stelt. Er zijn twee mogelijkheden om de help online te verkrijgen : De toets F1 voor help op een bepaald scherm De menu? + Help EBP Commercieel beheer om een algemene hulp te verkrijgen samengesteld uit een Inhoud, Index welke de behandelde informatie in de help weergeeft en een tabblad Opzoeken die alle gebruikte woorden in de help toont voor een gerichtere opzoeking. Opmerking Wij raden u aan om het bestand Beheer.rtf te lezen dat wordt voorgesteld bij de installatie. Alle aangebrachte wijzigingen aan de toepassing uitgaande van de afdruk van die handleiding zijn erin opgenomen.

6 INHOUDSTAFEL INSTALLATIE 8 1. ALVORENS TE STARTEN Toegang technische dienst Minimum aanbevolen configuratie HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN? 9 3. HOE DE TOEPASSING OPSTARTEN? HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN? Demoversie Hoe uw activeringscode krijgen? Hoe de activeringscode ingeven?...11 Bij de opstart van de toepassing wordt het openingsscherm geopend. Daar kiest u de optie Activeer uw toepassing. Het Activeringsscherm opent en u heeft toegang tot volgende zones: HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN? WERKSCHERM 13 VAN START GAAN HOE UW DOSSIER INSTELLEN? De nu in te vullen opties Andere opties Beheer schermen HOE EEN ARTIKEL AANMAKEN? HOE EEN KLANT INBRENGEN? BEHEER VAN DE VERTEGENWOORDIGERS PROMOTIES (VERSIE PRO) Promoties Tab tarieven / Promoties HOE EEN BETALINGSWIJZE INGEVEN? HOE EEN VERKOOPDOCUMENT INGEVEN? De hoofding De body De voet OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN Omzetten documenten Dupliceren documenten Afdrukken documenten Versturen per mail HOE EEN VOORSCHOT INGEVEN? HOE EEN BETALING INBRENGEN? BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK Het beheeroverzicht EBP Commercieel Beheer

7 11.2 Historiek aankopen / verkopen Historiek Recupel HOE DE AANKOPEN BEHEREN? Hoe bestellen? Hoe aankopen ontvangen? Hoe leveranciersfacturen aanmaken? PERIODIEKE FACTUREN Instellen periodieke facturen Genereren periodieke facturen BEHEER GEBRUIKERS OE EEN MAILING DOEN? HOE BOEKINGEN OVERDRAGEN NAAR DE BOEKHOUDING? In te vullen opties voor transfer De transfer HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER? 33 DE GEVORDERDE FUNCTIES VERVALDAGBOEK KLANTEN DE HERINNERINGEN HET DOSSIER VOOR DE ACCOUNTANT DE STATISTIEKEN HET MENU INTERNET DE GEPERSONALISEERDE VELDEN 36 7 NETWERKVERSIE 37 EBP Commercieel Beheer 7

8 INSTALLATIE 1. ALVORENS TE STARTEN 1.1. Toegang technische dienst De aankoop van de software als licentie geeft recht op het gebruik van onze technische dienst*. Om toegang te hebben moet u uw licentienummer bij de hand hebben en ofwel : Belt u. Als de technieker niet vrij is, zal u in wacht gezet worden. 02/ Stuurt u een mail met beschrijving van het probleem Uren [email protected] Maandag tot vrijdag 9u00 tot 17u00 Middagpauze 12u30 tot 13 :30 *Het recht op technische bijstand is afhankelijk van de aankoopdatum, de versie van de software en het onderschreven contract Minimum aanbevolen configuratie De minimum aanbevolen configuratie voor het gebruik van de toepassing is de volgende: Processor: P4 2 GHz of gelijkwaardig Geheugen: 1 Gb Scherm: resolutie 1024x bits Vrije schijfruimte: 1.5 Gb Inktjet- of laserprinter met een Windows driver. 8 EBP Commercieel Beheer

9 De ondersteunde besturingssystemen zijn : Windows XP Windows Vista Windows 7 Opmerking Windows XP, Vista of 7 zijn toepassingen van Microsoft en moeten eerst aangekocht en geïnstalleerd zijn. 2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN? Opgelet Sluit eerst alle geopende toepassingen af alvorens de installatie op te starten. 1. Plaats de CD-Rom EBP in de lezer van de computer. Het welkomstscherm wordt automatisch geactiveerd. Als dit niet het geval is, klikt u op het menu Start en selecteert u Uitvoeren. U typt het commando: X:\Install.exe waar X de letter is van de CD-Rom lezer. U klikt op OK. 2. Het welkomstscherm verschijnt. U klikt op de knop Gamma Classic om naar de presentatie en installatie te gaan van EBP Commercieel beheer. 3. Selecteer installatie toepassing. 4. De installatiewizard van de toepassing is zichtbaar. U volgt de stappen een voor een. U klikt op de knop Volgend om de procedure te starten. 5. De getoonde tekst komt overeen met het licentiecontract dat u verplicht moet lezen. De installatie en het gebruik van de toepassing is hiervan afhankelijk. 6. Klik op Ja om de gebruikersovereenkomst te aanvaarden voor dit product anders klikt u op Neen waardoor de installatie stopt. 7. U klikt op het gewenste installatietype. Wij raden u aan, bij een eerste installatie, de knop Volledig te kiezen. 8. Om slechts enkele componenten te installeren of specifieke mappen te bepalen, klikt u op Gepersonaliseerd. 9. De default installatiemap is: C:\PROGRAM FILES\EBP\BEHEER. Om die folder te wijzigen, klikt u op Doorlopen. 10. Per default verkrijgt u toegang tot de toepassing EBP vanaf de programma s EBP. U kan natuurlijk een ander Programmadossier aanduiden. EBP Commercieel Beheer 9

10 11. De laatste stap laat u toe om de icoonaanmaak te valideren waardoor u de toepassing kan starten vanaf het bureaublad. 12. Een overzicht van de opties en de gevraagde folders wordt u dan getoond. Als de installatieparameters u bevallen klikt u op Volgend om de bestanden op uw computer te kopiëren. Om een van die parameters te wijzigen, klikt u op Vorige om terug te gaan naar de voorgaande schermen. 13. Op het einde van de installatie moet u op de knop Beëindigen klikken en de computer heropstarten 3. HOE DE TOEPASSING OPSTARTEN? Als u, bij de installatie van de software, de aanmaak van een icoon op het bureaublad gevraagd heeft, kan u de toepassing opstarten door hierop te klikken. De toepassing kan ook gestart worden via Start + Programma s + EBP + EBP Commercieel beheer HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN? 4.1. Demoversie Zolang de toegangscode niet ingeven is, blijft de software in demoversie. Dit betekent dat u de toepassing gedurende 40 dagen kunt testen. Opmerking De software heeft een dossier Demonstratie waardoor u alle functies van de toepassing kan ontdekken. Wij raden u aan om dit dossier te openen zodat u zich de software kan eigen maken Hoe uw activeringscode krijgen? U moet de toepassing EBP aankopen. Om alle functies te kunnen gebruiken, moet u een activeringscode ingeven afgeleverd door EBP. U klikt hiervoor op de optie Uw activeringscode krijgen (menu? + Activeringscode). De activering van uw toepassing gebeurt via de internetsite van EBP. De verbinding met onze website gebeurt automatisch vanaf de toepassing als u pc internet heeft. Laat u vervolgens leiden door de instructies om de activering uit te voeren. Indien u geen Internet heeft op uw pc verschijnt er automatisch een bericht. Dit bericht legt u de procedure uit om uw toepassing te activeren. 10 EBP Commercieel Beheer

11 4.3. Hoe de activeringscode ingeven? Bij de opstart van de toepassing wordt het openingsscherm geopend. Daar kiest u de optie Activeer uw toepassing. Het Activeringsscherm opent en u heeft toegang tot volgende zones: Handelsnaam U moet dezelfde handelsnaam ingeven als meegedeeld op uw «Registratiekaart» rekening houdend met de schijfwijze (punten, hoofdletters). Licentienummer U vult het licentienummer in van «Registratiekaart» die in de doos steekt. Websleutel Die wordt gevraagd om u in te loggen op het klantgedeelte van de site Hiermee kan u bijwerkingen downloaden,. Activeringscode U geeft de code in (4 maal 4 posities) zonder spaties noch punten meegedeeld door EBP. U valideert door te klikken op de knop OK. Er verschijnt een bericht : 13.1 Als de code correct is ingevoerd, verschijnt een bericht met melding van de versie (bv.: 2007 stand-alone) volgens de code. Als de code onjuist is, krijgt u volgend bericht: De ingebrachte code is onjuist. In dat geval kunt u uw code opnieuw ingeven via het menu? + Activeringscode. Opmerking Omwille van beveiliging en eens gevalideerd, zal uw code niet meer zichtbaar zijn. 5. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN? Via menu Via klavier [Ctrl]+[N] Om een dossier aan te maken in de toepassing activeert u het menu Bestand\ Nieuw. U komt dan in de wizard aanmaak dossier. Tussen elke stap maakt u gebruik van de knoppen Volgend en Vorig om voort of terug te gaan in de aanmaak van uw dossier. EBP Commercieel Beheer 11

12 U geeft een naam aan het dossier, het repertorium waar u het wenst te plaatsen, de standaardtabellen, alle parameters en informaties en u kan ook een logo ingeven dat gebruikt zal worden op al uw documenten (offerten, facturen, credietnota s...). Alle stappen worden toegelicht in de help on line, bereikbaar via de F1 toets en dit vanaf ieder scherm van de assistent. 12 EBP Commercieel Beheer

13 6. WERKSCHERM Het menu De navigatiebalk Beheersoverzicht De vensterbalk Klik hier om snel de meest gebruikte onderdelen te starten De statusbalk toont berichten of informatie in functie van de status van uw klavier, de wijze van openen in netwerk, huidige user, *Het beheeroverzicht wordt getoond vanaf de tweede opening van het dossier. Herinnering: Wij raden u aan de schermresolutie 1064*768 in te stellen. EBP Commercieel Beheer 13

14 VAN START GAAN In de volgende hoofdstukken ontdekt u de hoofdfuncties van de toepassing door uit te leggen hoe het dossier in te stellen, hoe de gegevens aan te maken. Wij begeleiden u ook bij het aanmaken van een offerte, factuur of creditnota en de ingave van een betaling. De opties de enkel de versie PRO van EBP Commercieel beheer betreffen verschijnen met volgende pictogram :. 1. HOE UW DOSSIER INSTELLEN? Na de creatie van een nieuw dossier raden wij u aan om naar het menu «Tools\Opties» te gaan en dit met zorg in te vullen omdat bepaalde optie de werkwijze van de software bepalen. Dit venster bestaat uit twee delen: links de naam van elke optie, rechts de in te brengen informatie. 14 EBP Commercieel Beheer

15 1.1. De nu in te vullen opties Het is belangrijk om volgende delen in te vullen: Nummering: hier bepaald u de nummering van uw documenten, artikels, klanten die daarna automatisch zal verhogen. Backup: bepaalt of de wizard backup automatisch wordt voorgesteld bij het afsluiten van uw dossier. Artikels : in die zone bepaalt u de marges die u, per default, wenst toe te passen op uw artikels. Decimalen: het geeft het aantal decimalen weer van uw bedragen, hoeveelheden en eenheden, berekend of ingegeven. Boekhouding: hier legt u de link met uw boekhouddossier. U bepaalt uw journalen, klantenrekeningen voor de boekhoudtransfer. BTW: u kan tot 10 BTW-percentages en rekeningen ingeven Andere opties Andere opties zijn praktisch, zoals Paswoord waardoor u uw dossier kan beveiligen. U kan ook de parameters voor de weergave van het Beheeroverzicht instellen. In het gedeelte Documenten kan u een geldigheidstijd meegeven voor uw offerten. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm Beheer schermen Er bestaan twee venstertypes in de toepassing: de lijsten en fiches. U kan uw eigen kolommen, filters, sorteringen instellen in de lijsten. De kenmerken van elke van die schermen zijn gedetailleerd in help online in het deel Gebruikershandleiding, Algemene kenmerken of via de toets F1 op elk scherm. EBP Commercieel Beheer 15

16 2. HOE EEN ARTIKEL AANMAKEN? Om een artikel aan te maken, selecteert u Artikels uit de Favorieten van de navigatiebalk en klikt u daarna op om het artikel te creëren. De artikelfiche verschijnt. U kan de familie, verkoopeenheid kiezen aan de hand van het icoon en een beknopte omschrijving ingeven. U geeft daarna een commerciële beschrijving in en u kan die tekst aanpassen gebruikmakend van de iconen (vet, cursief, onderlijnd..). In de tab Tarief brengt u de aankoopprijs van het artikel in en klikt u Enter. De prijs incl. BTW wordt automatisch berekend in functie van het handels- en margepercentage bepaald in de opties van het dossier. Alle bedragen en percentages zijn wijzigbaar. De tab Tarieven/Promoties laten u toe om een uitzonderlijke tarieven in te geven en de promoties te zien van de artikels. 16 EBP Commercieel Beheer

17 De help online, toegankelijk via de toets F1 toont u hoe de weergegeven bedragen berekend worden. Het deel Recupel laat u toe om de code Barema te selecteren die u wilt toepassen op dit artikel. Na selectie van die worden de eenheidsprijs incl. BTW en de omschrijving van het barema automatisch ingevuld. In de tab Beeld kan u een foto van uw artikel invoegen aan de hand van de iconen Toevoegen/Wijzigen. U kunt,op elk moment, uw voorraadbewegingen nazien vanaf het menu Gegevens Voorraadbewegingen. 3. HOE EEN KLANT INBRENGEN? Om naar de klant- of prospectlijst te gaan, heeft u twee mogelijkheden: Selecteer Klanten/Prospecten uit Favorieten van de navigatiebalk, Activeer het menu Gegegevens + Klanten / Prospecten. EBP Commercieel Beheer 17

18 De toepassing laat u toe om een onderscheid te maken tussen klanten en prospecten (potentiële klanten). Eens u een factuur maakt voor een prospect wordt die omgezet naar een klant. Om een klant/prospect aan te maken, gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van het klavier. U vult de gegevens en informatie in in de tab Detail en valideert met OK. De tab Tarieven/Promoties de promoties klanten te zien. laat u toe om uitzonderlijke tarieven in te geven en In de tab Contact kan u de lijst en gelinkte fiches contacten aan de klant raadplegen. Een nieuw contact voegt u toe door te klikken op het icoon Nieuw. De tab Levering laat toe om de leveringsgegevens en een contact in te geven. 4. BEHEER VAN DE VERTEGENWOORDIGERS U beschikt over een vertegenwoordigersfiche die u kan linken aan een klant en/of een verkoopsdocument. Het ingegeven percentage zal de berekening en afdrukken van het commissieloon toelaten. Hiervoor gaat u naar menu Gegevens + Vertegenwoordiger. 5. PROMOTIES (VERSIE PRO) Vanaf het menu Gegevens - Promoties kunt u promoties aanmaken. Ze bestaat uit een hoofding en 2 tabs Promoties Een promoties wordt bepaald door : een code : Die code wordt automatisch verhoogd. een description : Geef de promotie een naam. een begindatum: Die datum bepaalt de start van de promotie. Ze is niet verplicht. een einddatum: Die datum bepaalt het einde van de promotie. Ze is niet verplicht. Opmerking U moet minstens een begin- of einddatum ingeven. 18 EBP Commercieel Beheer

19 een aan te vinken vak "Promotie beëindigd" : Cette case à cocher est à sélectionner uniquement lorsque vous jugez que la promotion est finie Tab tarieven / Promoties Die tab laat u toe om promoties op artikels, familie artikels of familie klanten in te geven. Beheer promoties Om de promoties te beheren heeft u volgende iconen ter beschikking: om een nieuwe lijn in te voegen, om een lijn toe te voegen op het einde, om een lijn te verwijderen. Opmerking De volgorde van de promoties bepaalt de voorrangsvolgorde tarieven in rekening gebracht in de documenten niet. Inlichtingen tarief- of promotielijn Voor elke lijn heeft de gebruiker de mogelijkheid om een promotie vast te leggen voor een bepaald artikel, artikel familie of een familie klanten. De minimum hoeveelheid is de hoeveelheid vanaf dewelke de korting zal toegepast worden. Ze is bijkomstig. Tenslotte kunt u het % korting ingeven. Om de promotie te valideren moet minstens het % korting ingebracht zijn. Tab Nota s Hier kunt u vrije informatie ingeven betreffende de promotie. Met de toolbalk kunt u de tekst personaliseren en de schrijfwijze nakijken. Opmerking De nota s kunnen afgedrukt worden op de individuele fiche van de Promotiefiche. EBP Commercieel Beheer 19

20 Andere Bij het dupliceren van een Promotie worden alle gegevens overgenomen behalve: Begindatum, Einddatum, Aan te vinken vak "Promotie beëindigd". Voor meer informatie omtrent Tarieven/Promoties verwijzen wij u naar de online helpfunctie toegankelijk via de toets F1. 6. HOE EEN BETALINGSWIJZE INGEVEN? De betalingswijzen worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Betalingswijzen. Ze bevatten de gebruikte betalingswijze en de te genereren vervaldag. U gebruikt de knop Toevoegen om een nieuwe betaling aan te maken. U moet een code, omschrijving en het aantal dagen ingeven om de vervaldatum te berekenen vanaf de creatiedatum van het document. Opmerking Als u kiest voor Netto op of Einde maand op moet u dag van betaling ingeven. Voorbeeld: Code : 01 Betalingswijze : Overschrijving Vervaldag : 30 dagen Betaling : Netto op Op: 15 Zo zal voor een factuur van 01/01/2009 de berekening de volgende zijn: 01/ dagen, dus 31/01, en Netto op 15, wat een vervaldatum geeft van 15/02/2009. De vervaldatum zal automatisch berekend worden bij validering van de facturen. 7. HOE EEN VERKOOPDOCUMENT INGEVEN? EBP Commercieel beheer laat u toe om Offerten, Bestellingen, Leveringsbonnen, Retourbonnen, Facturen en Creditnota s aan te maken. 20 EBP Commercieel Beheer

21 U kan u bestellingen deels leveren en de backorder beheren. Om een nieuw verkoopdocument aan te maken kan dat via: Optie Nieuwe offerte, factuur van de navigatiebalk, menu Verwerking - Nieuwe offerte, factuur, creditnotat de lijst verkoopdocumenten openen via menu Verwerking Verkoopdocumenten en klikken op Toevoegen. Een nieuwe offerte verschijnt op het scherm. De offerte bestaat uit drie delen: de hoofding, de body en de voet. Die delen worden op een en hetzelfde scherm getoond De hoofding In dit gedeelte kan u de klantinformatie oproepen via het icoon en gebruik het icoon om de fiche te zien. U kan de gegevens ook direct aanpassen, de betalingswijze selecteren en de status van de offerte (lopend, aanvaard, ) aanduiden. EBP Commercieel Beheer 21

22 De geldigheidsdatum wordt automatisch berekend in functie van het aantal dagen bepaald in de opties van het dossier De body De body is het rooster waarin de artikels van uw offerte worden ingevoegd. Om de ingave te vergemakkelijken beschikt u over: Een toolbalk juist boven het rooster (F1 voor meer info). De knop Ingave volledig scherm is handig als u vele lijnen moet ingeven. Een instelbaar ingavescherm. Meer dan 20 kolommen (zie help online) heeft u ter beschikking. Een eenvoudige ingave: u zet de artikels in het rooster waar u ze wilt, u kan artikels ingeven die niet in de lijst staan (bv. : een dienst) en u kan lijnen knippen-kopiëren-plakken in de body van het document of van een naar een ander document. Een toolbalk voor verrijkte tekst: u kan vet, cursief, onderlijnd, toepassen op de artikelbeschrijving en ook gebruik maken van de spellingchecker De voet De voet is het totalisatie gedeelte van de offerte. U kan een korting ingeven, portkosten (ex. of incl. BTW) en een voorschotbedrag ingeven (het zal niet als betaling geregistreerd worden). Er zijn twee bijkomende knoppen: BTW geeft overzicht van de bedragen ex. BTW en de BTW-bedragen per percentage en Extra info geeft de globale marges, de bedragen in tegenwaarde en bijkomende info over de klant. Opmerking U beschikt over een tab Voorschot in de Bestellingen, LB en facturen om een voorschotfactuur aan te maken of te linken. Raadpleeg de helpfunctie om de werking ervan te kennen. De creditnota is een verkoopdocument dat een negatieve vervaldag genereert in uw betalingen. 22 EBP Commercieel Beheer

23 8. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN 8.1. Omzetten documenten De omzetting van een document is bedoeld om een document om te zetten in een ander documenttype. Het initieel document is niet meer wijzigbaar. De offerte kan omgezet worden in een factuur en een factuur in een creditnota. Opmerking Een document kan slechts éénmaal omgezet worden. Het initieel document wordt bewaard maar is niet meer wijzigbaar. Het kan gedupliceerd worden. Hiervoor moet u de lijst verkoopdocumenten weergeven via het menu Verwerking + Verkoopdocumenten. U selecteert het initieel document en u klikt op Omzetten in het gedeelte Navigatie van de navigatiebalk. Raadpleeg de help online (F1) voor meer info Dupliceren documenten U kan alle documenten dupliceren om de inhoud over te nemen gebruikmakend van de knop Dupliceren onderaan de lijst verkoopdocumenten Afdrukken documenten Er zijn vele afdrukmodellen voor de verkoopdocumenten beschikbaar. U geburikt de knop Afdrukken onderaan het venster van het document en u kiest het model. Het afdrukscherm wordt geopend en u heeft twee tabbladen: De tab Kenmerken om de afdrukparameters te kiezen. De tab Overzicht met het afdrukvoorbeeld. De functies in die tabs worden beschreven in de help online (via F1) Versturen per mail Vanaf de navigatiebalk of het afdrukvenster kan u het document direct per mail verzenden. Het venster waarin u het model en het formaat kiest verschijnt. Raadpleeg de help online (F1) voor meer info hierover. EBP Commercieel Beheer 23

24 9. HOE EEN VOORSCHOT INGEVEN? Een voorschotfactuur moet opgemaakt worden voor elke uitgevoerde voorschotbetaling voor de levering van het goed of de prestatie. U kan dit direct aanmaken vanaf de lijst verkoopdocumenten van het menu Verwerking (of via de tab Voorschot van de factuur). Als de prestatie of het goed geleverd is, zal u de finale factuur opstellen en die linken aan de voorschotfactuur (uren) die geregistreerd werden. Op de facturen vindt u een overzicht van de gestorte voorschotten met de datum en het factuurnummer alsook het detail per BTW percentage, betaalde BTW en nog te betalen. In de opties van het dossier, gedeelte Boekhouding + Derden worden de BTW rekeningen in wacht en de derdenrekening bepaald. Raadpleeg de help online (F1) deel Handleiding + Voorschotfactuur om de toe te passen boekhoudoverdracht te kennen en de werking van de voorschotfacturen. 10. HOE EEN BETALING INBRENGEN? Om een betaling van een klant in te geven, gaat u naar het menu Verwerking + Betalingen. De lijst van al gedane betalingen verschijnt. U klikt op de knop Toevoegen onderaan de lijst om een nieuwe betaling toe te voegen. 24 EBP Commercieel Beheer

25 U vult alle informatie in betreffende de klant en het ontvangen bedrag. U kan daarna: Het totale bedrag toekennen via dubbele klik op de vervaldag, Of het toe te kennen bedrag ingeven in de kolom Toegekend bedrag op de desbetreffende lijnen. Opmerking U kan ook een betaling registreren zonder ze te linken aan een vervaldag. Het kan overgedragen worden in de boekhouding en kan het achteraf toekennen aan één of meerdere vervaldagen indien nodig. 11. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK 11.1 Het beheeroverzicht Het beheeroverzicht verschijnt als u het dossier opent. U verkrijgt een overzicht van uw activiteit. EBP Commercieel Beheer 25

26 U kan volgende informatie visualiseren: De laatste documenten, de openstaande offerten, de vervallen facturen, statistieken en een grafiek met uw omzetcijfer per maand. Tip De documenten kunnen geopend worden door erop te klikken. De getoonde gegevens worden bijgewerkt bij het openen van het dossier Historiek aankopen / verkopen Vanaf het menu Gegevens + Historiek aankopen / verkopen geeft EBP Commercieel beheer u de mogelijkheid om een verkoophistoriek klanten of prospecten te verkrijgen al dan niet gedetailleerd, per artikel of artikelfamilie in een bepaalde periode en het documenttype. Opmerking Als u een criteria wijzigt, moet u de knop Actualiseren klikken Historiek Recupel Via het menu Afdrukken + Historiek Recupel kunt u een overzicht afdrukken van de gebruikte barema s in uw documenten. Raadpleeg de help online (via de toets F1) vanaf het beheeroverzicht en de historiek voor de beschikbare opties. 12 HOE DE AANKOPEN BEHEREN? De aankoopdocumenten zijn beschikbaar vanaf de snelkoppeling Aankoopdocumenten beschikbaar in de Favorieten van de navigatiebalk. U komt dan in de lijst van aankoopdocumenten. Die lijst heeft dezelfde werking als de lijst van verkoopdocumenten. Die kenmerken worden uitgelegd in de helpfunctie beschikbaar via de toets F1 in de lijst. Het raadplegen, wijzigen, afdrukken, dupliceren, omzetten en het vewijderen van documenten werkt op dezelfde manier als hierboven uitgelegd. U kunt meerdere documenttypes aanmaken: Prijsaanvragen, Bestellingen, Ontvangstbonnen, Retourbonnen, Facturen en Creditnota s. 26 EBP Commercieel Beheer

27 12.1 Hoe bestellen? U kunt een bestelling plaatsen bij uw leverancier via de Automatische hervoorrading (zie paginga Erreur! Signet non défini.) ofwel door een manuelle bestelling te plaatsen. De bestelling bestaat uit drie delen: de hoofding, de body en de voet De hoofding van de bestelling In de tab Detail geeft u de leveranciersgegevens in De body van de bestelling Alles wat u wilt bestellen bij de leverancier, selecteert u in dit rooster. Om u te helpen, beschikt u over: Een toolbalk met iconen. Een aanpasbaar ingavescherm (keuze uit kolommen) via het contextueel menu (rechtermuisklik). U kunt artikels ingeven afkomstig van uw artikellijst. De aankoopprijs komt automatisch overeen met die bepaald in de artikelfiche voor die leverancier. U kunt ook tekst ingeven. Als u veel artikels moet ingeven, kunt u die doen in Volledig scherm De voet van de bestelling In de tab Voet krijgt u het Totaal ex. BTW van uw bestelling. U kunt aan dit bedrag een korting en portkosten toevoegen. De knop BTW laat u toe om een overzicht te zien van de bedragen ex. BTW per BTW-%. Aan die drie tabs, is er nog een bijkomende tab Vervaldag om uw voorschotten te zien Hoe aankopen ontvangen? Nadat u een bestelling plaatste bij uw leverancier kunt ofwel alles ofwel een deel ontvangen van uw bestelling. Hiervoor selecteert u de bestelling en kiest u ofwel: De optie Omzetten in de navigatiebalk. U genereert een ontvangstbon voor de volledige bestelling. EBP Commercieel Beheer 27

28 De optie Ontvangen in de navigatiebalk. U kunt lijn per lijn de ontvangen hoeveelheid ingeven en een ontvangstbon of factuur generen voor elke deelontvangst. De ontvangstbonnen hernemen de ingebrachte gegevens in de hoofding van de originele bestelling. De body bestaat uit ontvangen artikels en een voet. In die voet kunt u een voorschot ingeven welke automatisch in de leveranciersbetalingen zal komen Hoe leveranciersfacturen aanmaken? U kunt een factuur aanmaken door een bestelling, ontvangstbon om te zetten. U kunt ook direct een factuur aanmaken. U moet in uw lijst van aankoopdocumenten staan (menu Verwerking + Aankoopdocumenten) en u klikt op de knop Toevoegen. U selecteert het type Factuur. De ingave van een factuur is dezelfd als voor een bestelling. De vervaldagne worden automatisch berekend in de tab Vervaldagen als de betalingswijze werd ingegeven in de leveranciersfiche. Bij de validering van de factuur wordt de voorraad en de GGEK van de gefactureerde artikels bijgewerkt. De helpfunctie via de toets F1 detailleert de functies van de aankoopdocumenten. 13. PERIODIEKE FACTUREN Met EBP Commercieel beheer kan u de periodieke facturen genereren. Hiervoor moet u de eerste factuur voor uw klant aanmaken (via verkoopdocumenten) en daarna de periodiciteit instellen via het menu Verwerking + Periodieke facturen Instellen periodieke facturen De lijst van periodieke facturen verschijnt. Om een nieuwe periodieke factuur aan te maken, klikt u op de knop Toevoegen. 28 EBP Commercieel Beheer

29 U vult vogende velden in: Referentiefactuur : selecteer de eerste aangemaakte factuur voor de klant Facturatieperiode Bepaal de datum van wanneer u het genereren van periodieke factuur wenst te activeren. Als u de einddatum kent, kan u die ingeven anders laat u die blanco. Opmerking De periodieke factuur zal niet meer gegenereerd worden boven de ingegeven einddatum. Periodiciteit o Frekwentie Selecteer de frekwentie van de te genereren factuur. U heeft de keuze uit Wekelijks, Maandelijks, Tweemaandelijks,Trimestrieel, Semestrieel of Jaarlijks. EBP Commercieel Beheer 29

30 Opmerking In functie van de gekozen frekwentie, zullen de onderstaande zones al dan niet geactiveerd worden. o Factuurdatum (1) Op + keuze dag van maandag tot zondag. Die optie is in te vullen als u een Wekelijkse frekwentie ingesteld hebt. (2) Op + keuze van 1ste tot 4de en laatste + keuze dag van maandag tot zondag + van de maand. Die optie is altijd geactiveerd behalve bij een Wekelijkse frekwentie. (3) Op + keuze dag (van 1 tot 31) + van de maand. Die optie is geactiveerd in alle gevallen behalve bij een Wekelijkse frekwentie en laat toe om te bepalen op welke dag van de maand de factuur moet aangemaakt worden. Opmerking Wanneer de ingestelde datum incoherent is, stelt de toepassing automatisch de volgende coherente datum voor. Bv.: u factureert op de 31ste van de maand en de maand heeft maar 30 dagen: de volgende factuurdatum zal de 30ste zijn Genereren periodieke facturen Om de periodieke facturen te genereren, gaat u naar het menu Verwerking + Periodieke facturen en klikt op de snelkoppeling Genereren Facturen in de Navigatie. Onderstaand scherm verschijnt : Selecteer de klant waarvoor u de facturen wilt aanmaken (als u niets ingeeft worden alle klanten genomen) en geef de datum in tot wanneer u facturen wenst te genereren. 30 EBP Commercieel Beheer

31 Bij het bevestigen van dit scherm worden de periodieke facturen gegenereerd. U kan ze opnemen om af te drukken. Opmerking Als u een Wekelijkse facturering ingesteld heeft en u start de handeling om de 15 dagen zullen er twee periodieke facturen gegenereerd worden. 14 BEHEER GEBRUIKERS Vanaf het menu Gegevens Gebruikers kan u de rechten per user instellen om hen de toegang tot bepaalde opties te beperken. Opmerking Die parametrage is aanbevolen in een netwerkversie. In de lijst categorieën komen voor hoofdmenus te voorschijn die u in detail kan zien door te klikken op +. De lijst van toekende rechten staat rechts. Default zijn, bij de aanmaak van een gebruiker, alle rechten geactiveerd. U kunt deze ontvinken die niet wenst toe te kennen aan de user. 15 OE EEN MAILING DOEN? U gaat naar menu Tools + Mailing klanten /prospecten en u komt in de wizard mailing. Om die functie te gebruiken moet u beschikken over Microsoft Word versie 97 of hoger. Volg de stappen van de wizard waarmee u de klanten en/of prospecten kan selecteren en selecteer het Word document. Opgelet De beschikbare velden voor de fusie zijn : Aanspreking, Naam, Adres1, Adres2, Postcode, Stad, Land, Tel, Fax, GSM, Mail, Website. U moet ze inlassen in het Word document voor de wizard mailing op te roepen zodat de fusie automatisch gebeurt op het einde van de wizard. EBP Commercieel Beheer 31

32 16 HOE BOEKINGEN OVERDRAGEN NAAR DE BOEKHOUDING? U kunt boekingen transfereren naar de boekhouding. Om die interface op te zetten moet u een aantal gegevens inbrengen In te vullen opties voor transfer EBP Commercieel beheer heeft een aantal gegevens nodig om de transfer te kunnen uitvoeren : In de dosisieropties (menu Tools + Opties) moet u de boekhoudjournalen en de rekeningen ingeven. 32 EBP Commercieel Beheer

33 De verkooprekeningen (per BTW percentage) die u gebruikt in te vullen in de elementfiche of de opties. De klantrekeningen in de klantfiches. De boekhoudrekening bank in de bankfiche of de opties. Het boekhoudjournaal bank Opmerking De toepassing neemt default de rekeningen in de element-, bank-, klantfiche. Als die niet bestaan worden die van de opties gebruikt De transfer Om dit uit te voeren gaat u naar het menu Verwerking + Transfer boekhouding, geef de parameters in en start de procedure met de knop Start. Opmerking U kan boekingen genereren in het volgende formaten : EBP Boekhouding, BOB, Winbooks, Solid data, Popsy. Wij raden u aan eerst het afdrukvoorbeeld te raadplegen. Dit geeft u de lijst van boekingen die getransfereerd worden. Klik op Starten om het bestand aan te maken. 17 HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER? Het is sterk aanbevolen regelmatig een backup van de gegevens te nemen en minstens twee sets in omloop te hebben. EBP Commercieel Beheer 33

34 Opmerking De backup is de enige manier om uw werk terug te vinden als u database verwijderd of beschadigd werd. In functie van de grootte van het dossier raden wij u aan om de backup te nemen op een ZIP, USB sleutel of CD-ROM*. Via het menu Tools + Backup of de optie Backup van de navigatiebalk komt u terecht in de wizard backup waarin u het dossier kan kdiezen en de procdure starten. De backup kan verlicht worden in functie van de aangevinkte opties. Default wordt alle bewaard (gegevens, modellen en weergaveformaten). Iedere stap wordt toegelicht in de help on line (F1). 34 EBP Commercieel Beheer

35 DE GEVORDERDE FUNCTIES Hieronder vindt u een beschrijving van andere functies waarover u beschikt in EBP Commercieel beheer. Het gebruik van die functies wordt beschreven in de help online toegankelijk via de toets F1 op elk scherm. 1. VERVALDAGBOEK KLANTEN U kan dit raadplegen op het scherm en daarna de vervaldagen van uw klanten afdrukken volgens ingestelde filters. 2. DE HERINNERINGEN Er bestaan twee types herinneringen. De herinneringen voor de offerten waarvan de geldigheidsdatum bereikt is en de herinneringsbrieven klanten betreft de openstaande facturen. 3. HET DOSSIER VOOR DE ACCOUNTANT Vanaf het menu Afdrukken + Dossier accountant kan u de facturen en betalingen afdrukken met de boekhoudrekeningen en alle informatie die uw accountant nodig heeft om uw boekhouding in te geven. 4. DE STATISTIEKEN Met EBP Commercieel beheer kan u vele statistieken klanten, artikels, op documenten of betalingen verkrijgen en dit in tabel of grafiek (via menu Verwerking\ Statistieken). U kan ze afprinten of exporteren in Microsoft Excel formaat. EBP Commercieel Beheer 35

36 . 5. HET MENU INTERNET Het menu Internet biedt u de mogelijkheid om de versie EBP Commercieel beheer bij te werken, naar de technische bijstand te gaan, uw software te ontgrendelen,.... Hiervoor moet u toegang tot Internet hebben vanaf u computer. U kiest daarna de gewenste optie en u volgt de stappen! 6. DE GEPERSONALISEERDE VELDEN EBP Commercieel beheer geeft u de mogelijkheid om bijkomende velden toe te voegen aan uw fiches of documenten. Vanaf het menu Tools Gepersonaliseerde velden bepaalt u het type veld (tekst, bedrag, ) daarna vindt u dit veld terug in de fiches of documenten in de tab Geperson. velden. 36 EBP Commercieel Beheer

37 7 NETWERKVERSIE In de versie Pro kunt u werken in client/server omgeving met een SQL database. Het beheer van de gebruikers laat u toe om de toegang tot de database te beveilging via een paswoord per gebruikersfiche. EBP Commercieel Beheer 37