Help EBP Offerte & Facturatie

Transcriptie

1 Help EBP Offerte & Facturatie

2

3 Inhoudstafel Gefeliciteerd!...1 Gebruikersovereenkomst EBP...3 Omvang verplichtingen bijstand EBP...3 Bijstand on site...3 Beperking garantie...3 Voorstelling helpfunctie...5 De structuur...5 De pagina's...5 Installatie...7 Minimum configuratie...7 Installatie van de toepassing...7 Installatie vanaf de CD-ROM EBP...7 Installatiemappen...8 Opstarten toepassing...8 Activeringscode...8 Hoe die activeringscode krijgen?...8 Ingave activeringscode...9 Handleiding Hoe starten? Voorstelling interface Het demodossier Aanmaak nieuw dossier Ingave fiches Alles is klaar! Hoe Recupel beheren? De offerten Hoe een offerte ingeven? Hoe een offerte afdrukken? Hoe een offerte per mail versturen? Hoe een offerte omzetten in een factuur? Hoe een offerte hernemen? De facturen Hoe een factuur aanmaken? Hoe een factuur afdrukken? Hoe een factuur afboeken? Hoe een creditnota aanmaken? De voorschotfacturen Werkingsprincipe voorschotfactuur Het beheer van betalingen klanten Hoe een betaling registreren? Vervaldagboek en herinnering klanten De transfer boekhouding Vooraf in te vullen boekhoudinformatie Hoe de boekhoudtransfer realiseren? De afdrukken Hoe uw documenten personaliseren? Hoe een logo toevoegen? De belangrijkste afdrukken Historieken en statistieken Hoe een verkoophistoriek te krijgen? Welke statistieken kan u krijgen? Import / export van bestanden Hoe een bestand importeren? Hoe een bestand exporteren? Backup / restore...21 Hoe een backup nemen? Hoe de gegevens terugzetten? Manual Algemene kenmerken Menus en weergavebalk De lijsten De ingaveschermen Bestand Nieuw Verwijderen Gegevens Klanten / Prospecten Historiek klanten/prospecten iii

4 Help Offerte & Facturatie Leveranciers Contact derden Artikel Familie artikel Eenheid Aanspreking Familie Recupel Barema Recupel Familie Klant / Prospect Betalingswijze...41 Bank Postcode Regio Land Verwerking Verkoopdocument Betaling Nieuwe betaling klant Vervaldagboek...48 Transfer naar boekhouding Beheeroverzicht Statistieken Afdrukken Afdrukvenster Afdrukoverzicht De kenmerken van de afdrukken Tools Backup Evenementenjournaal Restore Import Export Archivering gegevens Onderhoud Opruimen dossier Opties Internet Meer functies nodig? Technische bijstand Ons contacteren Index iv

5 Gefeliciteerd! U heeft zojuist een toepassing van EBP aangekocht en wij danken u hiervoor. De online helpfunctie stelt de toepassing EBP Offerte & Facturatie voor en alle nodige informatie voor de installatie en het gebruik. De help wordt regelmatig bijgewerkt en moet beantwoorden aan het geheel van vragen die u kan stellen. De toegang tot de helpfunctie kan via: De toets F1 of de knop Help voor directe hulp op een bepaald scherm, Het menu? - Help EBP Offerte & Facturatie 2009 om een algemene hulp te krijgen. Die bestaat uit een Inhoud, een Index en Zoeken. Wij raden u aan het bestand Offerte.rtf wat voorgesteld wordt bij installatie. Alle aangebrachte wijzigen aan de toepassing vanaf de laatste versie is hierin opgenomen. 1

6

7 Gebruikersovereenkomst EBP Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht. Omvang verplichtingen bijstand EBP De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site. Bijstand on site De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeen- komst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst. Backup gegevens De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of de verdeler om voorzichtig te zijn inzake informaticabeheer, om minstens één maal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van de systemen, toepassingen en gegevensbestanden en dat het ontbreken van zo'n backup de kans op het beperken van de schade, opgelopen door een onregelmatigheid in de werking van zijn/haar systeem of toepassingen aanzienlijk vermindert waardoor de bijstand geleverd door EBP vermindert wordt. De KLANT herkent dat het zijn/haar verantwoordelijkheid is om zo'n een procedure op te stellen om het herstellen van gegevens, bestanden of beschadigde, verwijderde of verloren programma's te verzekeren. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een gegevensverlies. Beperking garantie EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen. Beperking verantwoordelijkheid Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functie, het niet conform functioneren of een specifiek gebrek van zijn softwarepakketten. Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De 3

8 Help Offerte & Facturatie verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting wordt beroep gedaan op de rechtbanken van Brussel. Die zijn enige bevoegd en dit in alle mogelijke gevallen. 4

9 Voorstelling helpfunctie Het venster van de helpfunctie heeft twee delen: de structuur en de pagina's. De structuur Links vindt u alle hoofdstukken en pagina's. U herkent de hoofdstukken aan het teken + dat voor het hoofdstuk staat. U kan erop klikken met de muis om de inhoud te zien. Een hoofdstuk kan meerdere hoofdstukken bevatten. Er zijn twee hoofddelen: de handleiding en de manual. Handleiding laat u toe om de te volgen stappen te kennen om uw de toepassing eigen te maken: uw dossier instellen en enkele mogelijkheden te kennen van EBP Offerte & Facturatie. Manual bevat pagina's die verwijzen naar schermen in de toepassing. Het zijn die pagina's die verschijnen als u de toets F1 gebruikt in de toepassing. De pagina's De pagina's worden aangeduid met een vraagteken als icoon. Om de inhoud te zien, klikt u op de paginatitel. De inhoud staat rechts van het scherm. In die pagina's vindt u : linken naar andere pagina's de in het blauw onderlijnde woorden zijn linken naar andere pagina's. Door erop te klikken gaat u er naartoe en om terug naar de vorige pagina te gaan gebruikt u de knop Vorige bovenaan het venster. opmerkingen, tips, voorbeelden en waarschuwingen. U herkent ze omdat ze altijd op dezelfde wijze verschijnen: Opgelet is een bericht is een opmerking Tip geeft een tip Voorbeeld Voorbeeld... 5

10

11 Installatie Minimum configuratie De aanbevolen minimum configuratie voor het optimale gebruik van de toepassing is de volgende: Processor : P4 2 GHz of gelijkwaardig Geheugen : 512 Mb (1 Gb voor Windows Vista), Scherm : resolutie 1024x768 in 16 bits, Vrije schijfruimte: 500 Mb, Inktjet- of laserprinter ondersteund door Windows, Internet Explorer 6 De ondersteunende besturingssystemen zijn: Windows XP SP2 Windows Vista SP1 * Windows XP, Vista zijn toepassingen van Microsoft die u eerst moet aanschaffen alvorens onze software te installen. * Windows Vista versie 32 bits Installatie van de toepassing Opgelet Sluit eerst alle geopende toepassingen af alvorens de installatie van de toepassing te starten. Installatie vanaf de CD-ROM EBP U plaatst de CD-Rom EBP in de lezer van uw computer. Het welkomstscherm verschijnt automatisch. Anders klikt u op het menu Start en selecteert u Uitvoeren. U typt het commando: X:\Install.exe waarbij X de letter is die uw CD-Rom is. U klikt op OK. U klikt op Producten om naar de presentatie en installatie te gaan van EBP. U kiest Installatie toepassing. De installatiewizard van de toepassing verschijnt. U volgt de stappen. De afgebeelde tekst komt overeen met het licentiecontract dat u zeker moet lezen. De installatie en gebruik van de software hangt af van de aanvaarding ervan. U klikt op Ik aanvaard de gebruikersovereenkomst. Indien u klikt op Neen zal de installatie stoppen. U klikt op Volgende om naar het volgende scherm te gaan. U klikt op het gewenste installatietype. Wij raden u aan de knop Volledig te kiezen om bepaalde componenten te installeren of bepaalde folders te kiezen klikt u op Gepersonaliseerd. De standaardfolder van de installatie is : C:\PROGRAM FILES\EBP\Verkopen. Om die map te wijzigen klikt u op de knop Bladeren. Ten slotte klikt u op Installeren om de kopie van de bestanden op uw harde schijf te starten. Op het einde van de installatie klikt u op de knop Beëindigen om de wizard te sluiten. 7

12 Help Offerte & Facturatie De toegang tot de toepassing gebeurd via Start\Alle programma's en u neemt het dossier EBP. U kan ook een ander Dossier Programma nemen. De laatste stap laat u toe de aanmaak van de iconen te valideren waardoor u de toepassing kan starten vanaf u bureaublad. Een overzicht van de opties en gewenste folders wordt u vervolgens voorgesteld. Als die installatieparameters goed zijn, klikt u op Volgend om de bestanden op uw schijf te kopiëren. Om een van die parameters te wijzigen klikt u op Vorig om terug te gaan naar een vorige stap. Op het einde van de installatie wordt de laatste nuttige informatie getoond en wordt het gestart. Op de vraag om uw computer te herstarten antwoordt u Ja als u de toepassing wilt gebruiken. Installatiemappen De standaard installatiemappen voor EBP Offerte & Facturatie zijn de volgende: Program Files\EBP\Verkopen Hier worden de bestanden van de toepassing geïnstalleerd. Gedeelde map door alle gebruikers van het werkstation Het betreft de map C:\Documents and Settings\All users\application Data\EBP\Verkopen. In bepaalde gevallen wijzigt de installatieprocedure de standaard ingestelde rechten onder Windows voor die gedeelde folder. Ze gaan over in Lezen/Schrijven voor alle gebruikers. In die map wordt bewaard, uw dossier (database in Microsoft Access), de geleverde afdrukmodellen en de gepersonaliseerde en de configuatiebestanden van de toepassing. Die installatieprocedure laat u toe de toepassing te gebruiken welke ook de toegekende rechten onder Windows (of u beheerder, gebruiker of gebruiker bent met beperkte rechten). Opstarten toepassing Als u tijdens de installatie gevraagd heeft om een icoon op het bureaublad te zetten kan u de toepassing starten door hierop te klikken. U kan de toepassing ook starten via het menu Start + Alle programma's + EBP + EBP Offerte & Facturatie EBP Offerte & Facturatie werkt onder Windows 2000, XP en Vista. Als u de toepassing geïnstalleerd heeft onder een omgeving 98, NT, ME of 2000 en u gaat overgaan naar Windows XP moet u de toepassing opnieuw installeren. Als de Gebruiker van Windows die u gebruikt van het type beperkt is, verschijnt een waarschuwing wanneer u de toepassing start nadat u Windows XP geïnstalleerd heeft. U zal de goede rechten moeten terugzetten en alleen de beheerder van de werkpost kan die handeling uitvoeren. Om die rechten bij te werken, moet de Beheerder EBP Offerte & Facturatie opstarten de optie aanduiden in menu Tools - Onderhoud - Bijwerken rechten gegevensfolder. Activeringscode U hebt een toepassing van EBP aangekocht. Om die onbeperkt te kunnen gebruiken moet u een activeringscode hebben afgeleverd door EBP. Zolang de activeringscode niet is ingegeven blijft de toepassing in demoversie. Dit betekent dat de toepassing beperkt is in tijd: 40 dagen en dat de afdrukken de vermelding Demonstratie zullen hebben. Boven die limiet zal de toepassing een bericht tonen waarin gevraagd wordt om de activeringscode in te geven. Hoe die activeringscode krijgen? Om de toepassing in volledig te kunnen gebruiken, moet u een activeringscode ingeven afgeleverd door EBP. 8

13 Installatie U klik op de optie "Uw activeringscode krijgen" (menu? + Activeringscode). De activering van de toepassing gebeurt via de website van EBP. De verbinding is automatisch vanaf de toepassing als u pc over Internet beschikt. Vervolgens laat u zich leiden door de procedure om uw toepassing te activeren. Als u niet over Internet beschikt op uw pc verschijnt een bericht dat de activeringsprocedure uitlegt. Ingave activeringscode Bij het opstarten van de toepassing verschijnt het welkomstscherm. Daar kiest u de optie "Activeer uw toepassing". In het activeringsscherm heeft u toegang tot volgende zones : Handelsnaam U moet dezelfde naam ingeven als vermeld op de "Registratiekaart" rekening houdend met de schrijfwijze (punten, hoofdletters). Licentienummer U geeft het licentienummer in van de "Registratiekaart" die in de doos steekt. Websleutel Uw websleutel zal gevraagd worden op de site Hiermee kan u de bijwerkingen downloaden,... Activeringscode U geeft de code in (4 maal 4 posities), zonder spaties noch punten, meegedeeld door EBP. Vervolgens valideert u door te klikken op de knop OK. Er verschijnt een bericht : - Als de code goed is, toont het bericht u in welke versie de toepassing is volgens uw licentie (bv.: 2008 standalone). - Als de code niet goed is, heeft u volgend bericht: de ingebrachte code is onjuist. In dat geval moet u uw code opnieuw ingeven via het menu? + Activeringscode. Omwille van veiligheidsredenen zal de ingebrachte code na validering niet meer zichtbaar zijn. 9

14

15 Handleiding Hoe starten? Voorstelling interface EBP Offerte & Facturatie evolueert in een Windows 2000 omgeving of hoger. De werkingsnormen in de toepassing blijven dezelfde als uw dagelijkse werkomgeving: Rolmenu's met een lijst van uit te voeren opdrachten. Tools- en toepassingbalken laten u toe om snel toegang te hebben tot de meest gebruikte opdrachten via een klik op de iconen. Een Navigatiebalk (rechts van het scherm) om snel de gegevens te doorlopen. Een statusbalk (onderaan scherm) met vermelding van de geopende database. Een beheer lijsten gelinkt aan vele opzoekmogelijkheden (met sortering, filters, kolommen, enz...) Ingave velden met specifieke kenmerken in het ingavescherm Identieke knoppen in elk venster om uw ingave op te slaan. Het demodossier Het Demodossier laat u toe om alle functies van de toepassing te ontdekken. Wij raden u aan dit dossier te openen zodat u zich de software kan eigen maken alvorens uw dossier aan te maken. U gaat hiervoor naar het menu Bestand-Openen. U selecteert u het bestand Demobedrijf0700.emd en klikt u op Openen. Bij het openen van het demonstratiedossier verschijnt een welkomstpagina met een synthese van de activiteit. Die pagina wordt ook getoond bij het openen van uw dossier (behalve wanneer u het voor de eerste maal aanmaakt omdat er geen gegevens inzitten) Aanmaak nieuw dossier Hoe een nieuw dossier aanmaken? Om een nieuw dossier aan te maken moet u gaan naar het menu Bestand - Nieuw of direct de optie Mijn bedrijf openen selecteren vanaf het welkomstscherm dat verschijnt bij het starten van de toepassing. U kan daarna de voorgestelde stappen volgen via de wizard aanmaak dossier. Na de aanmaak van uw dossier klikt u op Sluiten. De in te vullen opties Na de aanmaak van een nieuw dossier raden wij u aan om het venster Opties van het menu Tools te openen en dit met zorg in te vullen omdat sommige informatie de werking van de toepassing bepalen. Dit venster bestaat uit twee delen: een boomstructuur links en rechts de in te vullen opties. De in te vullen opties 11

16 Help Offerte & Facturatie Het is belangrijk om de volgende rubrieken in te vullen: Nummering U bepaald de nummering van uw documenten, die zal automatisch verhoogd worden. Dit geldt ook voor artikels, cliënten,... indien u dit wenst te gebruiken. Backup U stelt in of de backup wizard u automatisch voorgesteld wordt bij het sluiten van uw dossier. Artikels Hier geeft u de marges in die standaard toegepast worden op uw artikels. Logo Optie die niet noodzakelijk is maar handig kan zijn. U voegt het beeld van uw bedrijfslogo. Uw documenten (offerte, factuur,...) zullen dit automatisch overnemen. Decimalen U geeft het aantal decimalen in voor bedragen, hoeveelheden en eenheden, berekend of ingebracht in uw dossier. Boekhouding Om de link met uw boekhouding te leggen, geeft u hier de gebruikte journalen en klantrekeningen in. Die zullen gebruikt worden bij de transfer. BTW Hier kan u tot 10 BTW-percentages en rekeningen instellen. Ingave paswoord EBP Offerte & Facturatie geeft u de mogelijkheid om het openen van uw dossier te beveiligen door middel van een paswoord. Hiervoor gaat u naar het menu Tools - Opties - Paswoord. Ingave fiches Diverse fiches Alle toegankelijke informatie via het menu Gegevens kunnen tijdens het gebruik van de toepassing aangemaakt worden. Bijvoorbeeld: de artikels die u invoegt in uw documenten kunnen automatisch geïntegreerd worden in uw artikellijst en u kan de fiche daarna vervolledigen. U kan in de diverse fiches aanmaken : Artikels Families Eenheden Aansprekingen Betalingswijzen Banken Postcodes Regio's Landen Bij het aanmaken van een dossier kan u, via de wizard, automatisch die postcodes, landen en regio's aanmaken. De meest gebruikte aansprekingen werden ook standaard aangemaakt. Klanten en prospecten U heeft twee mogelijkheden om de lijst klanten/prospecten te gaan: 12

17 Handleiding Selecteer Klanten/Prospecten in de navigatiebalk Via menu Gegevens - Klanten/Prospecten. In de software kan u een onderscheid maken tussen uw klanten en uw prospecten (toekomstige klanten). Eens u een factuur voor een prospect aanmaakt zal die omgezet worden in een klant. U kan ook de prospectfiche omzetten in een klantfiche via een klik op de optie Omzetten naar klant in de Navigatiebalk. Om een klant/prospect aan te maken, gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van uw klavier. U kunt ook klikken op de knop Toevoegen onderaan de lijst. U kiest dan het gewenste type. In de tab Detail vult u de informatie betreffende uw klant/prospect in. In de tab Contacten kan u de lijst en fiches van contacten gelinkt aan die klant/prospect raadplegen en toevoegen. Leveranciers EBP Offerte & Facturatie laat u toe uw leveranciers aan te maken. Om de lijst van leveranciers te verkrijgen gaat u naar menu Gegevens - Leveranciers. Om een leverancier aan te maken gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van uw klavier. U kunt ook klikken op de knop Toevoegen onderaan de lijst. In tab Detail vult u de informatie betreffende de leverancier in. Alles is klaar! Als u verschillende stappen gevolgd hebt vanaf het begin van de handleiding heeft u uw dossier aangemaakt met de nodige gegevens. In de volgende fazen zal u leren: hoe een offerte aan te maken, hoe die omzetten naar facturen, hoe de opvolging van uw klanten te doen, hoe betalingen registreren, hoe afdrukken, hoe uw gegeven naar de boekhouding te transfereren. Hoe Recupel beheren? Sinds juli 2001 wordt voorzien in een oplossing voor de aanvaardingsplicht van producenten en invoerders van elektrische en elektronische apparaten. Hiertoe werd de vzw Recupel opgericht. Zij organiseert in gans België de inzameling en de verwerking van Afgedankte Elektrische en Elektronische Apparaten (AEEA). Recupel werkt nauw samen met de handelaars, de gemeenten, de intercommunales en de hergebruikcentra, alsook met gespecialiseerde bedrijven voor het transport en de ecologische verwerking van de afgedankte apparaten. De financiering van deze activiteiten wordt gewaarborgd door de Recupel-bijdrage die de consument betaalt bij aankoop van een nieuw toestel. In EBP Offerte & Facturatiegebeurt de parametrage van Recupel in enkele stappen. Beheer Recupel Het bedrag Recupel is geïntegreerd in de prijs van het artikel (waarvan Recupel). Aanmaak barema Recupel 13

18 Help Offerte & Facturatie Om een barema aan te maken, kunt u: de fiches ingeven die u wilt, "Aanmaken barema Recupel" selecteren bij het aanmaken van het dossier, het barema importeren. Gebruik barema Recupel Op de artikelfiche Na aanmaak van uw fiches barema's moet u het barema linken aan elke Artikelfiche. Het bedrag van de Recupel is inclusief BTW. De verkoopprijs inclusief BTW van het artikel bevat het bedrag Recupel. Als u wilt dat het geselecteerde bedrag Recupel geïntegreerd wordt in de verkoopprijs incl. BTW van het artikel moet u de prijs manueel aanpassen. In de documenten Telkens u een artikel oproept in een document (Offerte, Factuur, Creditnota) zal het barema Recupel gelinkt aan dit artikel automatisch overgenomen worden. Het totaalbedrag Recupel incl. BTW wordt berekend in functie van het aantal verkochte artikels. U kunt het barema op elke artikellijn aanpassen of verwijderen. In de voet van elk document (Offerten, Facturen, Creditnota's) ziet u het totaalbedrag Recupel ingesloten in het Totaal incl. BTW van het document (Waarvan Recupel...). Afdrukken Vanaf de lijst van barema's en het menu Afdrukken - Gegevens - Barema Recupel, il est possible d'imprimer la liste des barèmes Recupel. Wanneer er Recupel werd toegepast komt er op alle afdrukmodellen van documenten (Offerten, Facturen, Creditnota's) een zin na elke artikellijn met Recupel. Het staat ook in de voet van het document om de totaalsom Recupel te bepalen. Via het menu Afdrukken - Historiek Recupel kunt u een overzicht afdrukken van de gebruikte barema's Recupel in de documenten. De offerten Hoe een offerte ingeven? Om een offerte aan te maken kan u gebruiken : de optie Nieuwe offerte vanaf de navigatiebalk het menu Verwerking - Nieuwe offerte Openen lijst verkoopdocumenten vanaf het menu Verwerking en klikken op Toevoegen. Een nieuwe offerte verschijnt op het scherm. Een offerte bestaat uit drie delen: hoofding, body en voet. Die tabs staan in een en hetzelfde venster. De hoofding 14

19 Handleiding Hierin roept u de cliënt op met behulp van het icoon en gebruikt u het icoon om de fiche te raadplegen. U kan ook direct de gegevens aanpassen. U geeft ook de betalingswijze aan en de status van uw offerte (lopende, aanvaard...) De geldigheidsdatum van de offerte wordt automatisch berekend in functie van het aantal dagen bepaald in de opties. De body De body van de offerte is het rooster waarin u de artikels gaat invoegen. Om de inbreng te vergemakkelijken beschikt u over: De voet een toolbalk bovenaan het rooster. De knop Ingave Volledig scherm is handig als u veel artikels moet ingeven. een ingavescherm volledig instelbaar. Meer dan 20 kolommen zijn aanwezig. een eenvoudige ingave: de artikels kunnen ingevoegd worden waar u wenst in het rooster, u kan onbestaande artikels invoegen in uw artikellijst (bv: een dienst) en u kan knippen-plakken-kopiëren doen van lijnen in de body van een document of van een document in een ander. De voet is het Totalisatie gedeelte van de offerte. U kan er portkosten (incl. of ex. BTW) toevoegen en een korting ingeven. Er zijn twee bijkomende toetsen: BTW en Aanvulling. De knop BTW laat toe om een overzicht te tonen van de bedragen ex. BTW en de BTW bedragen per percent. De knop Aanvulling toont u de globale marges, de totaalbedragen in tegenwaarde alsook de bijkomende inlichtingen op de klant. Hoe een offerte afdrukken? EBP Offerte & Facturatie biedt u een ruime keuze uit afdrukmodellen voor uw offerten. De modellen hernemen automatisch het bedrijfslogo ingesteld in Tools\Opties en andere modellen drukken de beelden van de artikels af. De modellen zijn volledig instelbaar (lettertype, kleur, enz...) via Wijzigen model beschikbaar in alle afdrukschermen van de toepassing. De afdruk van een offerte wordt geactiveerd: vanaf de knop onderaan het scherm (als de offerte opgeslagen werd) Via menu Verwerking - Verkoopdocumenten - Offerte. vanaf Afdrukken beschikbaar in de lijst offerten. U komt dan in het afdrukvenster waarin u de afdrukcriteria's aanpast. Hoe een offerte per mail versturen? U kan uw documenten direct aan uw cliënten per mail versturen. U heeft hiervoor twee werkwijzen: Selecteer Mail toegankelijk in de navigatiebalk wanneer het document of de lijst documenten op het scherm staat De knop Versturen per mail beschikbaar in het afdrukscherm. Een venster verschijnt. U kiest het te versturen modeldocument als het formaat. Bij validering wordt de afdruk van het document voorbereid en de mail wordt geopende met de bestemmeling en het document als bijlage. 15

20 Help Offerte & Facturatie Als u in de klantfiche of de offerte het mailadres hebt ingevuld, zal dit automatisch overgenomen worden in de hoofding van het bericht. Anders kan u het adres selecteren in het adresboek. Hoe een offerte omzetten in een factuur? Hiervoor volgt u de stappen van omzetten document. De factuur is hetzelfde als een offerte. In Aanvulling onderaan het scherm staat een commentaar met welke offerte van die factuur komt. Een omgezette offerte is niet meer wijzigbaar en de status staat op "Aanvaard". Hoe een offerte hernemen? Uw offerten hebben een geldigheidsdatum berekend vanaf de datum van opmaak en de geldigheidsduur bepaalt in de opties van het dossier. EBP Offerte & Facturatie biedt u de mogelijkheid om de lijst van offerten af te drukken waarvan de geldigheidsdatum dra op vervaldag komt en stelt u voor om een modelbrief naar uw cliënt of prospect te sturen. Om uw offerten te hernemen gaat u naar het menu Afdrukken - Verkoopdocumenten - Herinnering offerte. Het afdrukvenster wordt geopend, u selecteert de criteria, het model en u valideert. De facturen Hoe een factuur aanmaken? Om een factuur aan te maken kan u kiezen voor : de optie Nieuwe factuur in de Navigatiebalk het menu Verwerking - Nieuwe factuur het openen van de lijst verkoopdocumenten in het menu Verwerking en klikken op Toevoegen. Een nieuwe factuur verschijnt op het scherm. De factuur heeft drie delen: de hoofding, de body en de voet. Die delen worden in hetzelfde venster weergegeven. Een factuur kan ook aangemaakt worden via omzetten offerte. De hoofding In dit deel kan u de klant oproepen via het icoon en het icoon om de fiche te raadplegen. U kan ook gegevens direct veranderen. Ook de betalingswijze kan gekozen worden om de vervaldag te berekenen. De body De body van de factuur is een rooster waarin u de artikels invoegt. Om de inbreng te vergemakkelijken beschikt u over: een toolbalk bovenaan het rooster. De knop Ingave Volledig scherm is handig als u veel artikels moet ingeven. 16

21 Handleiding De voet een ingavescherm volledig instelbaar. Meer dan 20 kolommen zijn aanwezig. een eenvoudige ingave: de artikels kunnen ingevoegd worden waar u wenst in het rooster, u kan onbestaande artikels invoegen in uw artikellijst (bv: een dienst) en u kan knippen-plakken-kopiëren doen van lijnen in de body van een document of van een document in een ander. De voet is het Totalisatie gedeelte van de offerte. U kan er portkosten (incl. of ex. BTW) toevoegen en een korting ingeven. Er zijn twee bijkomende toetsen: BTW en Aanvulling. De knop BTW laat toe om een overzicht te tonen van de bedragen ex. BTW en de BTW bedragen per percent. De knop Aanvulling toont u de globale marges, de totaalbedragen in tegenwaarde alsook de bijkomende inlichtingen op de klant. Er kan ook een voorschotfactuur en een betaling ingegeven worden vanaf de tab Voorschotten. Hoe een factuur afdrukken? EBP Offerte & Facturatie biedt u een ruime keuze uit afdrukmodellen voor uw facturen. De modellen hernemen automatisch het bedrijfslogo ingesteld in Tools\Opties en andere modellen drukken de beelden van de artikels af. De modellen zijn volledig instelbaar (lettertype, kleur, enz...) via Wijzigen model beschikbaar in alle afdrukschermen van de toepassing. De afdruk van een offerte wordt geactiveerd: vanaf de knop onderaan het scherm (als de offerte opgeslagen werd) Via menu Verwerking - Verkoopdocumenten - Offerte. vanaf Afdrukken beschikbaar in de lijst offerten. U komt dan in het afdrukvenster waarin u de afdrukcriteria's aanpast. Hoe een factuur afboeken? Als u aan de klant een betalingswijze heeft gelinkt, worden de vervaldagen automatisch berekend. In de navigatiebalk staat er een snelkoppeling Nieuwe betaling klant. Zo kan u de betaling van de vervaldag direct registreren. Daarna kan u vanaf de lijst facturen klikken op de optie Betaling klant van de navigatiebalk. Of nog direct via het menu Verwerking - Betaling klant. Zo komt u terecht in het scherm nieuwe betaling. Hoe een creditnota aanmaken? Een creditnota is een verkoopdocument dat een negatieve vervaldag aanmaakt in het vervaldagboek. U kan een documenttype creditnota aanmaken door de transfer van een factuur of gebruikmaken van menu Verwerking - Nieuwe creditnota. Een documenttype creditnota wordt geopend. U beschikt over dezelfde opties als bij aanmaak factuur. Bij validering van het document genereert het netto te betalen bedrag een negatieve vervaldag in de lijst betalingen klanten. De voorschotfacturen Werkingsprincipe voorschotfactuur 17

22 Help Offerte & Facturatie Een voorschotfactuur moet opgesteld worden voor elke storting van een voorschot op te leveren bestellingen, uit te voeren werken of te leveren diensten. De software behandelt de voorschotten op korte termijn. Welke oplossing biedt EBP Offerte & Facturatie? Aanmaak voorschotfactuur De aanmaak van een voorschotfactuur gebeurt wanneer u een voorschot van uw cliënt ontvangt. U kan die direct aanmaken vanaf de lijst verkoopdocumenten (menu Verwerking) of vanaf de bestelling of LB (tab Voorschotten). In de voorschotfactuur geeft u de klantgegevens, een omschrijving, het voorschotbedrag excl. of incl. BTW en de toe te passen BTW-code. Bij de validering van de factuur wordt het venster Nieuwe betaling klant geopend met het voorschotbedrag. Als de informatie correct is, volstaat het te valideren. De voorschotfactuur is wijzigbaar (en kan verwijderd worden) zolang ze niet naar de boekhouding werd overgedragen of ze niet aan een document gelinkt werd. Zoals met de andere documenten, kan ze afgedrukt worden vanaf de lijst verkoopdocumenten. Toewijzen voorschot aan eindfactuur Eens de werken gerealiseerd of de diensten geleverd werden, gaat u de eindfactuur opstellen. Aan die eindfactuur zal u de geregistreerde voorschotfactu(u)r(en) toewijzen. Mocht het gestorte voorschot hoger is dan het factuurbedrag maakt u een CN voorschot aan (vanaf de lijst verkoopdocumenten door een voorschotfactuur om te zetten) en wijst u die toe aan de eindfactuur. Afdruk eindfactuur Op uw factuur* vindt u een overzicht van de ontvangen voorschotbedragen met datum en factuurnummer alsook het detail per percentage: totaal BTW-bedrag, de betaalde BTW en het resterend te betalen bedrag. * De wijzigingen werden op alle geleverde factuurmodellen van EBP Offerte & Facturatie doorgevoerd. Boekhoudtransfer van de voorschotfactuur In de opties van het dossier (deel Boekhouding - Derden) werden nieuwe rekeningen toegevoegd voor de verwerking van voorschotfacturen. De BTW-rekening in wacht en de derderekening voor de voorschotten. De boekhoudtransfer van voorschotfacturen gebeurt op volgende manier : De voorschotfactuur Klant debet voor het saldo incl. BTW te betalen BTW credit voor het BTW bedrag Voorschot credit voor het te ontvangen bedrag Ontvangst voorschot Bank debet incl. BTW Klant credit incl. BTW Eindfactuur Klant debet voor het saldo van de eindfactuur incl. BTW Voorschot debet voor het gestorte bedrag BTW credit om de BTW te vereffenen Verkopen credit verkoopbedrag ex. BTW Betaling factuur Klant incl. BTW credit voor het bedrag van de eindfactuur Bank debet incl. BTW 18

23 Handleiding De voorschotfacturen verschijnen niet in de statistieken noch de historiek van klanten. U vindt wel een afdruk van de lijst voorschotfacturen (menu Afdrukken, Dagboeken) een journaal met voorschotfacturen. De boeking in het dagboek DV om de rekening te vereffenen door de rekening moet in de boekhouding zelf gedaan worden. Het beheer van betalingen klanten Hoe een betaling registreren? Om een betaling klant in te geven kan u : Gaan naar het menu Verwerking - Betaling. De lijst van al ontvangen betalingen verschijnt en u moet klikken op de knop Toevoegen onderaan de lijst of de knoppen [Ctrl] + [Inser] gebruiken voor een nieuwe betaling. Het menu Verwerking - Nieuwe betaling oproepen. De optie Nieuwe betaling van de navigatiebalk gebruiken. U geeft de informatie in van de klant, het bedrag en u kan dit toekennen aan een of meerdere vervaldagen. Dit door het toe te kennen bedrag in te geven op de overeenkomstige lijnen. U kan ook een betaling registreren zonder een vervaldag toe te kennen. Het kan in de boekhouding komen en daarna een of meerdere vervaldagen toekennen indien nodig. Vervaldagboek en herinnering klanten Door de facturen en de betalingen van klanten in te geven verkrijgt u twee belangrijke overzichten voor het volgen van uw financiële activiteit: het vervaldagboek en de herinneringen klanten. Vervaldagboek klanten Het is een lijst, beschikbaar in het menu Verwerking - Vervaldagboek en herneemt alle vervaldagen van uw klanten (ook voorschotten). U kan de filter klanten en datum gebruiken om de situatie op een bepaald moment te kennen. Dit document kan afgedrukt worden door te klikken op de knop Afdrukken of via het menu Afdrukken - Vervaldagboek klanten. Herinnering klanten Het gaat om de herinneringsbrieven afgedrukt volgens de verlopen vervaldagen op een gegeven datum. U kan de tekst van de brief zelf bepalen en de datum instellen dat u het wenst af te drukken (bv.: 5 dagen voor verlopen vervaldag). De afdruk ervan gebeurt in het menu Afdrukken - Betalingen - Herinneringen en u geeft de parameters in. De transfer boekhouding Vooraf in te vullen boekhoudinformatie 19

24 Help Offerte & Facturatie Om de transfer naar de boekhouding uit te voeren, moet EBP Offerte & Facturatie over bepaalde elementen beschikken: In menu Opties moeten de algemene rekeningen en dagboeken ingevuld worden. De meer specifieke algemene rekeningen en dagboeken die u wenst te gebruiken worden in de gegevensfiche zelf ingevuld: Gegevens - Artikels - Rekeningen Gegevens - Klanten/Prospect - Boekhouding Gegevens - Banken - Rekeningen voor de boeking van de betalingen klanten. Hoe de boekhoudtransfer realiseren? EBP Offerte & Facturatie geeft u de mogelijkheid om uw boekingen over te dragen naar de boekhouding (facturen en creditnota's) en betalingen. U kan een bestand met boekingen genereren in volgende formaten : EBP Boekhouding, BOB, Winbooks, Popsy en Solid data. Om die transfer te kunnen uitvoeren moet u een aantal gegevens invullen. Wij raden u aan om eerst het afdrukvoorbeeld te bekijken. Dit geeft een overzicht van de boekingen die naar de boekhouding gaan. Om de transfer te doen gaat u naar het menu Verwerking - Transfer naar boekhouding. Hier geeft u de transferparameters in (periode, bestand, type boeking) en start u de procedure. De toepassing neemt eerst de algemene rekeningen en dagboeken vermeld in de gegevensfiches (artikels, bank, klanten). Als die niet bestaan, worden die van de opties genomen worden. De transfer maakt een bestand type tekst aan dat in de toepassing EBP Boekhouding ingelezen kan worden. De afdrukken Hoe uw documenten personaliseren? EBP Offerte & Facturatie wordt geleverd met een Report Builder. Dankzij die tool kan u alle standaard afdrukmodellen personaliseren, er nieuwe aanmaken gebruikmakend van de bestaande. U gaat naar die Report Builder door te klikken op de knop Model wijzigen in alle afdrukvensters. U komt automatisch in de parametrage van het gekozen model in het afdrukvenster. Aangezien de geboden mogelijkheden door die tool ruim zijn, kan het niveau van complexiteit variëren naargelang het gewenste resultaat. In dat geval kan onze technische dienst die modellen aanmaken. Aarzel niet om onze commerciële dienst te raadplegen om het tarief te kennen. Hoe een logo toevoegen? De afdrukmodellen van documenten zijn voorzien om het bedrijfslogo af te drukken. Om dit logo in te voegen moet u het model dus niet aanpassen via Report Builder. U gaat het logo invoegen via het menu Tools - Opties. De belangrijkste afdrukken 20

25 Handleiding Een ruime keuze aan afdrukmodellen zijn beschikbaar in de toepassing. Alle documenten en basisgegevens kunnen afgedrukt worden vanaf het menu Afdrukken of direct vanaf de lijsten, fiches of documenten weergegeven op het scherm. U beschikt over meerdere afdrukmodellen van documenten: modellen incl. BTW, modellen voor voorgedrukt hoofdingpapier, modellen in kleur... Op elk moment kent u uw financiële situatie door de vervaldagen en betalingen te raadplegen U kan uw volledig dossier naar uw accountant sturen via afdrukken van het accountantdossier. Herneem regelmatig uw offerten en de klanten die moeten betalen. Voorzie en anticipeer uw verkopen via de statistieken op verkopen artikels en klanten. Historieken en statistieken Hoe een verkoophistoriek te krijgen? Vanaf het menu Gegevens - Historiek klanten/leveranciers kan u een historiek krijgen in detail of niet, per artikel of artikelfamilie. U kiest de periode en het documenttype. Welke statistieken kan u krijgen? EBP Offerte & Facturatie laat u toe om verschillende statistieken klanten,artikels te verkrijgen op uw documenten of betalingen, ofwel grafisch of in tabelvorm, in een tekst of Microsoft Excel bestand. Hiervoor gaat u naar het menu Verwerking - Statistieken kiest u de gewenste statistiek en de toe te passen filters. Dan verplaatst u zich tussen de tabs Gegevens en Grafiek. Import / export van bestanden Hoe een bestand importeren? De meeste gegevens van de database kunnen geïmporteerd worden onder de vorm van tekstbestand: Klanten, prospecten, leveranciers, artikels, families, enz... De import van een bestand voegt gegevens toe aan uw bestaande database en overschrijft de bestaande niet. Bij een bijwerking van bestanden (bv : import van artikels met nieuw tarief) zullen de velden met dezelfde code bijgewerkt worden door het nieuwe bestand. U moet voor elk bestand de vorm (Afgebakend of niet), het scheidingsteken en de kolommen meedelen die u wenst te exporteren. Hiervoor gaat u naar het menu Tools - Import. In die import wizard volgt u de stappen. Hoe een bestand exporteren? De meeste gegevens van de database kunnen geëxporteerd worden onder de vorm van een tekstbestand: Klanten, prospecten, leveranciers, artikels, families, enz.. U moet voor elk bestand de vorm (Afgebakend of niet), het scheidingsteken en de kolommen meedelen die u wenst te exporteren. Hiervoor gaat u naar het menu Tools - Export. In die export wizard volgt u de stappen. Backup / restore 21

26 Help Offerte & Facturatie Hoe een backup nemen? Het is heel belangrijk om regelmatig een backup te nemen van uw gegevens. U kan twee backups bijhouden als u met diskettes werkt. In functie van de grootte van uw dossier raden wij u aan om de backup te nemen op ZIP schijven of CD-ROM*. De backup is de enige manier om uw werk terug te zetten als u onopzettelijk de database verwijderd of deze beschadigd is. Via menu Tools - Backup of vanaf de optie Backup in de navigatiebalk heeft u toegang tot de backup wizard waarin u de backup opties kiest en de procedure start. De backup kan verlicht worden in functie van de gekozen opties. Per default wordt alles bewaard (Gegevens, modellen en weergave formaat). *De backup gebeurt buiten de toepassing. U moet over een lege CD beschikken, een CD writer en de software om de schrijven. Neem een backup van het gewenste dossier (standaard in C:\PROGRAM FILES\Verkopen\Data op de harde schijf). Hoe de gegevens terugzetten? Die handeling laat u toe om de gebackupte gegevens, op harde schijf of externe schijf, terug te zetten. Opgelet Alle gegevens die na de backup ingegeven werden zullen gewist worden. Via het menu Tools - Restore komt u in de restore wizard die u toelaat om het dossier terug te zetten en de procedure te starten. 22

27 Manual Algemene kenmerken Menus en weergavebalk Wijziging menus U kan de inhoud van uw menus wijzigen. U kan ook al dan niet de weergave kiezen van veel gebruikte menus. De opties van de navigatiebalk kunnen ook verplaatst worden. U kunt altijd terugkeren naar de standaard weergave van de menus. Hiervoor start u de optie Herinitialiseren vanaf het menu Weeragve/Toolbalk. Wijziging inhoud menus Hiervoor gaat u naar het menu Weergave - Toolbalk- Personaliseren. In de tab Commando's geeft u twee vensters : links de hoofdmenus en recht uw sub-menus. Om een sub-menu te verplaatsen van het ene naar het andere menu volstaat het dit de selecteren en drag-drop te doen via de muis naar het gewenste menu bovenaan het scherm. Weergave sub-menus onlangs gebruikt U kan vragen om al uw sub-menus of een deel ervan weer te geven meer bepaald de recent gebruikte. Dit gebeurt in het menu Weergave - Toolbalk - Personaliseren en in de tab Opties al dan niet aanvinken van de zone Weergave boven de menus de laatst gebruikte orders. Opties navigatiebalk De beschikbare snelkoppelingen in de navigatiebalk kunnen verplaatst worden van de ene naar de andere via Drag-drop. De opties in het deel Navigatie zijn niet wijzigbaar omdat ze gelinkt zijn aan het geopende venster in de toepassing. Tip U kan ook bepaalde delen van de Navigatiebalk plooien als u ze niet gebruikt door te klikken op het icoon. Die instelling zal behouden blijven na afsluiting en heropenen van uw dossier De weergavebalk U kan de weergave van de venster-, navigatie- en statusbalk activeren of desactiveren. Hiervoor volstaat het te klikken op het sub-menu overeenkomstig het menu Weergave. Als de balk al aangevinkt is, zal dit verdwijnen en de balk is gewist. En omgekeerd als de balk niet is aangevinkt. Het menu Weergave laat u toe om uw werkscherm aan te passen. Als u een default weergavetype wenst te bepalen moet u dit instellen in de algemene opties. De groeperingsbalk 23

28 Help Offerte & Facturatie De groeperingsbalk geeft u de mogelijkheid om snel de inhoud van uw lijsten te ordenen volgens kolommen van uw keuze. Om dit te activeren moet u de lijst openen en gaan naar het menu Weergave - Groeperen. Een grijze band verschijnt juist boven de lijst waarin u kolomhoofding kan slepen waarop u wenst rangschikken. Herinitialiseren Als u de lijst van menus terug wilt hebben zoals bij de eerste opstart van de toepassing moet u de optie Herinitialiseren kiezen vanaf het menu Weergave/Toolbalk. De toolbalk verrijkte tekst In alle velden type verrijkte tekst (in omschrijving artikels, documenten, tab Nota's beschikbaar in alle fiches, enz...) kan u volgende iconen gebruiken: Knippen U kan een deel van de tekst knippen Kopiëren U kan een deel van de tekst kopiëren Plakken Laat u toe om het geselecteerde stuk tekst te plakken (in de toepassing of een andere) Kleur Door op dit icoon te klikken kan u de toe te passen kleur kiezen Cursief Dit zal de gekozen tekst in cursief plaatsen Onderlijnd Als u tekst wenst te onderlijnen klikt u hierop Vet Als u tekst in het vet wenst te zetten klikt u hierop Lettertype Hiermee kan u het gewenste lettertype kiezen Doorstreept Om bepaalde teksten te doorstrepen gebruikt u dit icoon Spelling Mocht u de spelling willen nazien van uw tekst kan het via dit icoon. De woorden die fouten bevatten worden automatisch in het rood onderlijnd. Een woordenboek met een spellingscontrole wordt meegeleverd. Via rechterklik worden synoniemen voorgesteld om de woorden te verbeteren. U kan dus kiezen uit die synoniemen of het woord correct ingeven of de verbetering negeren en het woord toevoegen aan uw woordenboek (zodat dit niet meer onderlijnd wordt bij een volgend gebruik). De lijsten Het beheer van lijsten 24

29 Manual Een lijst wordt voorgesteld zoals een tabel bestaande uit lijnen en kolommen. Elke kolom bevat hetzelfde gegevenstype en elke lijn stelt een ander record voor. Alle lijsten hebben gemeenschappelijke kenmerken die hieronder worden uitgelegd. Selectie van een record in een lijst Om een element in de lijst te selecteren, klikt u erop met de muis of verplaatst u zich met de pijltjestoetsen. Voor het geselecteerde record komt een pijl te staan in de eerste kolom. Als u de optie Multi-selectie aangevinkt heeft in opties algemeen kan u simultaan meerdere gegevens in de lijst selecteren (om af te drukken of te integreren in een document). Opzoeken in een lijst Er bestaan meerdere mogelijkheden om een informatie op te zoeken. Eenvoudige opzoeking. Selecteer in de zone bovenaan een van de weergegeven kolommen in de lijst en geef de waarde in of de eerste karakters. De lijst is automatisch gefilterd volgens dit criteria. Opzoeken op een kolom in de lijst [Ctrl] + [F] opent een venster waarin u de voorwaarde invult waaraan het record moet voldoen. In de kolom Velden heeft u toegang tot alle kolommen van uw lijst. Geef de waarde in in de kolom Waarde en doe de selectie van de voorwaarde in de kolom Operator en gebruik daarna de knoppen Vorig en Volgend om de elementen te tonen. Via Groeperingsbalk (menu Weergave) : rangschikt een lijst volgens kolommen naar uw keuze. Gebruikmaken van een Eenvoudige sortering Het contextueel menu Voor alle lijsten/roosters is het contextueel menu toegankelijk via rechterklik. Hierin vindt u de meeste gebruikte functies terug zoals de kenmerken en het beheer van uw fiches. Kenmerken lijsten Het contextueel menu + Kenmerken geeft toegang tot meerdere tabs: Kolommen, Filters en Sortering. Die laten u toe om de weergave en de kolomkeuze te wijzigen, een filter en sortering kan toepassen op uw lijsten. Breedte kolommen Om de kolombreedte manueel te wijzigen, plaatst u de muis op de scheiding van twee kolommen. Dan verplaatst u de muis naar links of rechts om de kolom te versmallen of te verbreden. Om een kolom een minimale breedte te geven opdat de inhoud niet afgebroken wordt, doet u dubbele klik u op de kolomrand. U kan de breedte van de kolommen vastleggen in parametrage kolommen. Toevoegen, wijzigen,... van een record in de lijst De knoppen onderaan de lijst en het contextueel menu dienen om de gegevens te beheren (aanmaak, wijziging, verwijderen, dupliceren). Opent een nieuwe fiche. Sneltoetsen: [Ctrl] + [Inser] Opent de geselecteerde fiche uit de lijst. Snelkoppeling: Dubbele klik. Sneltoetsen klavier: [Enter] Dit dient om een element te wijzigen U kan een gekozen element dupliceren. 25

30 Help Offerte & Facturatie Hiermee opent u het afdrukvenster. Verwijdert een record als die niet in gebruik is. Snelkoppeling klavier [Ctrl] + [Delete] Sommige lijsten hebben meerdere tabs. Bv voor klanten zijn er Alle, Klanten en Prospecten. Als u in de tab Alle staat en u wenst een klant toe te voegen, verschijnt er een venster waarin u het derdetype moet kiezen. Als u daarentegen in de tab Klant staat, voegt u automatisch een derde toe van het type klant. Export Excel van gegevens De informatie kunt naar Excel exporteren. Het volstaat om rechterklik + Opslaan als te doen en een naam te geven. Het bestand wordt opgeslagen op het bureau maar u kunt een andere plaats kiezen. Actualiseren lijst Als een gegeven niet toegankelijk is, kunt u via de toets [F5] de inhoud van de lijst actualiseren (of menu Weergave + Actualiseren). Kenmerken lijsten Kolommen Tab kolommen Die tab geeft de lijst van de kolominstellingen. U beschikt over 5 knoppen om kolominstelling te beheren. Toevoegen Dit klikt u aan als u een nieuwe instelling wenst aan te maken. Wijzigen Hiermee kan u een bestaande instelling wijzigen. Verwijderen Laat u toe om een kolominstelling te verwijderen. U selecteert de instelling en klikt op die toets. Dupliceren U kan hiermee kolominstellingen dupliceren. U selecteert de te dupliceren instelling en klikt op de knop Dupliceren. De kolominstelling heeft de parametrage van de oorspronkelijke instelling. U kunt die wijzigen en valideren door een nieuwe naam te geven. Hernoemen Dit dient om een instelling te hernoemen. Naast elke bestaande kolominstelling verschijnt de kolom Default met een aan te vinken vak. U vinkt dit aan in functie van de kolominstelling die u wenst toe te passen in uw lijst. Om naar de standaardinstelling terug te gaan, ontvinkt u alle instellingen. Parametrage kolommen Lijst van velden Die lijst geeft alle velden weer gelinkt aan uw gegevens. Alle kunnen getoond worden. Om een veld te selecteren doet u dubbele klik erop of gebruikt u de knop Toevoegen. Gekozen velden Geeft een overzicht van alle kolommen die in uw lijst zullen staan. Tip De knop Standaard geeft automatisch alle kolommen in de lijst weer en u kan die dan wegnemen indien u dit wenst. 26

31 Manual De knoppen Verwijderen en Alles verwijderen dienen respectievelijk om een of alle velden te verwijderen. Kenmerken Met de toets kenmerken kan u de weergave van elk veld aanpassen. Cursief U selecteert het veld en vinkt dit aan opdat het in cursief in de lijst zou staan. Vet U selecteert het veld en vinkt dit aan opdat het in het vet in de lijst zou staan. Breedte Hiermee kan u de kolombreedte aanpassen. Selecteer de kolom in het gedeelte Gekozen velden en geef de waarde in (in pixels). Filters Tab Filters In die tab vindt u de lijst van de bestaande filterinstellingen terug. U beschikt over 5 knoppen om die parameters te beheren: Toevoegen Klik hier om een nieuwe filterinstelling toe te voegen. Wijziging U wijzigt hiermee de gekozen filterinstelling. Verwijderen Door hierop te klikken verwijdert u de gekozen filterinstelling. Dupliceren U kan een bestaande filterinstelling dupliceren. De parametrage is dezelfde als de oorspronkelijke. U kan die wijzigen, valideren en een nieuwe naam geven. Hernoemen Hiermee hernoemt u een filter. Tip Naast de filternaam heeft u twee vakken: Actief en Default. U kan zoveel filters activeren als u wenst. Ze verschijnen onder de vorm van bijkomende tabs in uw lijst. Als u wenst dat een lijst zich opent op een aangemaakte filter klikt u in de zone Default. Parametrage van een filter Kies in de lijst van beschikbare velden het veld waarop u filter wenst toe te passen en klik op Toevoegen. Het veld verschijnt in het deel Voorwaarde onderaan. Gebruik de knoppen Verwijderen en Alles verwijderen om een veld of velden weg te nemen uit het deel Voorwaarde. In het gedeelte Detail voorwaarde gaat u, voor elk veld in Voorwaarde, de operator en de gewenste voorwaarde(n) bepalen. Klik daarna op Valideren. Geef die nieuwe instelling een naam en klik op OK. De naam komt in de tab Filters. Sortering Tab Sortering Die tab geeft de lijst weer van bestaande sorteringinstellingen. U beschikt over 5 knoppen om die te beheren: 27

32 Help Offerte & Facturatie Toevoegen Klik hier om een nieuwe sortering aan te maken. Wijzigen Door dit te gebruiken kan u de gekozen instelling wijzigen. Verwijderen Eens een sortering gekozen wordt die verwijderd door hierop te klikken. Dupliceren U kan een sortering dupliceren. Selecteer de parametrage en klik op Dupliceren. Er verschijnt dezelfde instelling als de originele. Die kan u wijzigen, valideren en een nieuwe naam geven. Hernoemen Dit laat u toe om een parameter te hernoemen. Naast elke bestaande parameters is er een kolom Default. Vink die aan in functie van de sortering die u wenst toe te passen op uw lijst. Om de oorspronkelijk instelling te verkrijgen ontvinkt u alle parameters. Parametrage van een sortering Kies in de lijst van beschikbare velden het veld waarop u filter wenst toe te passen en klik op Toevoegen. Het veld verschijnt in het deel Voorwaarde onderaan. Gebruik de knoppen Verwijderen en Alles verwijderen om een veld of velden weg te nemen uit het deel Voorwaarde. In het gedeelte Detail voorwaarde gaat u, voor elk veld in Voorwaarde, de operator en de gewenste voorwaarde(n) bepalen. Klik daarna op Valideren. Geef die nieuwe instelling een naam en klik op OK. De naam komt in de tab Sortering. De ingaveschermen De ingavevelden Om het gebruik van de toepassing te vereenvoudigen, worden ingavevelden gebruikt met specifieke kenmerken: Opent de gekozen fiche in de zone. Opent de lijst van gegevens. Snelkoppeling klavier [F4]. Opent een combo box of kalender. Toets klavier [Pijl links/rechts]. In de lijsten die de basisbestanden oproepen (aanspreking, familie, bank, enz..) vindt u de optie Nieuw. Hierdoor kan u direct een nieuwe fiche aanmaken zonder naar de bestaande lijst te moeten gaan. Tekstzone: Hierin geeft u tekst in (bv: zone Omschrijving in een artikelfiche). Voor een zone multi-lijn gebruikt u de volgende toetsen: [Ctrl]+[Enter] om naar de volgende lijn te gaan. [Ctrl] + [pijl links/rechts] en [Ctrl]+[End] om toegang te hebben tot het begin en einde van de ingegeven tekst. [pijl links/rechts] en [End] om het begin en einde van een lijn aan te duiden. 28

33 Manual De tekstzones (zoals Omschrijving in de documenten of in een artikel) kunnen verrijkt worden dankzij de toolbalk bovenaan de zone. U kan de tekst in het vet, cursief, onderlijnd of doorstreept zetten en ook de kleur en lettertype kiezen. De niet toegankelijke velden zijn grijs. De valideringsknoppen In alle ingaveschermen of fiches heeft u toegang tot knoppen die het registreren van uw gegevens vergemakkelijken. Hiermee slaagt u de ingave op zonder het geopende venster te sluiten. In de body van een lang document is het aangeraden om regelmatig op te slaan. U registreert de ingave en u verlaat het geopende venster om naar het vorige te gaan. U sluit het venster zonder de ingave op te slaan. Hiermee drukt u de ingave af. Bestand Nieuw Wizard aanmaak dossier Tussen elke stap gebruikt u de knoppen Volgende en Vorig om vooruit te gaan of terug te gaan in de wizard. Plaats van uw nieuw dossier Per default stelt de toepassing voor om het in de submap DATA te zetten. Wij raden u aan om die map te behouden bij het aanmaken van uw dossier. Naam dossier Hier geeft u de handelsnaam van het bedrijf in of om de snelkoppeling van een bestaand dossier opnieuw aan te maken. Gegevens standaard Wij stellen u voor om de lijst van landen, regio's en postcodes te integreren die voorgesteld worden door EBP Offerte & Facturatie. U kan die ontvinken als u ze niet wenst te integreren. Opgelet Die handeling kan enige tijd duren omdat de lijst van postcodes circa records bevat. Gegevens U geeft de bedrijfsgegevens in. U moet dit met zorg doen want die informatie wordt op uw documenten overgenomen (offerte, factuur, enz..). Identificatie bedrijf 29

34 Help Offerte & Facturatie Geef het ondernemingsnummer, RPR, BTW nr, NACE in. U vinkt de zone Weergave tegenwaarde aan als u wilt dat de tegenwaarde getoond wordt in uw documenten en artikelfiches. Logo Hier voegt u uw bedrijfslogo in. Dit logo wordt automatisch overgenomen op de afdruk van uw documenten (offerte, factuur of creditnota) en op documenten met logo. Hiervoor heeft u twee functies : Toevoegen / Wijzigen Opent een venster voor het beeldbeheer. Gebruik het icoon om uw bestand op te zoeken. De aanvaarde formaten zijn : JPG, JPEG, TIF, BMP, enz... uw logo verschijnt. Het bestand is geherkopieerd op uw harde schijf in de folder bepaald in folder opties. Als uw logo een grotere maat heeft dan deze voorgesteld in het scherm verschijnt een bericht om te herschikken. Zo kan een beeld BMP een groter formaat hebben. Dan zal de toepassing die automatisch omzetten in het formaat JPG. Verwijderen Hiermee verwijdert u het getoonde logo. U kan dan een nieuw logo ingeven via Toevoegen / Wijzigen. Snelkoppeling nieuw dossier Die stap laat u toe om een icoon aan te maken waardoor u direct toegang heeft tot uw dossier. Tip De optie voor het aanmaken van een snelkoppeling is standaard aangevinkt. Zo kunt u de toepassing en uw dossier direct opstarten door dubbele klik op dit icoon op het bureaublad. Op het einde van de wizard klikt u op Beëindigen. Verwijderen Wizard verwijderen dossier Tussen elke stap gebruikt u de knoppen Volgende en Vorig om vooruit te gaan of terug te gaan in de wizard verwijdering dossier. Keuze dossier Opgelet Die handeling is onomkeerbaar! Neem eerst een backup van uw gegevens door te klikken op Backup dossier nu nemen! Selecteer het te verwijderen dossier EBP Offerte & Facturatie met behulp van het icoon, klik op Volgende en op Beëindigen. Een bevestigingsbericht vraagt u of u zeker bent dat u die handeling wenst uit te voeren. Klik op Ja als echt het gekozen dossier wenst te verwijderen van uw harde schijf. Gegevens Klanten / Prospecten Klant Klantfiche 30

35 Manual De klant wordt bepaald door vier hoofdvelden: de code, (automatisch of niet volgens de opties nummering), de naam, de aanspreking en de familie. U kan direct een nieuwe familie of aanspreking aanmaken door Nieuw te kiezen in de lijst toegankelijk via het icoon. De klantfiche bestaat uit tabs die u met zorg moet invullen: Detail Hier geeft u de klantgegevens in en financiële informatie. Contacten Toont de contactlijst gelinkt aan de klant. Diverse Hier kunt u een document linken. Nota's Een zone voor vrije ingave. Diverse Gelinkt document U kan, via het icoon een document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) of beeld (*.gif, *.jpg, *.bmp) linken aan uw klant en dit openen door te klikken op het icoon. Detail klant Gegevens Geef de facturatiegegevens en van de klant in alsook de NACE code, BTW nr., RPR en het Ondernemingsnummer. U kan direct een mail verzenden vanaf de klantfiche door het mailadres in de desbetreffende zone in te vullen en te klikken op het icoon Beheer Dit deel is belangrijk omdat ze u toelaat om de financiële en boekhoudinformatie van uw klant in te stellen. Betalingswijze Selecteer aan de hand van het icoon de betalingswijze voor uw klant. Als u de factuur registreert worden de vervaldatum en de betalingswijze automatisch berekend. Op Die zone komt overeen met de dag van betaling. Vul die alleen in als die verschillend is van deze ingegeven in de gekozen betalingswijze hierboven. De dag van betaling zal in rekening gebracht worden voor het berekenen van de vervaldag wanneer de betalingswijze het type Einde maand op of Netto op bevat. Rekeningnr. De boekhoudrekening van de klant kan automatisch getoond worden in functie van wat u gekozen heeft in de rubriek Boekhouding - Derden van de dossieropties. Type Kies het type van uw klant. 31

36 Help Offerte & Facturatie Opgelet De klanten type EU of EXPORT zijn per default vrijgesteld van BTW in alle documenten. Krediet Geef het toegelaten kredietbedrag is. Eens die limiet bereikt, zal er een bericht verschijnen wanneer u de klant factureert. Als u geen krediet aan uw klant wilt toekennen laat u het bedrag op Korting Geef het standaard kortingspercentage in dat u aan uw klant toekent. Dit zal overgenomen worden in de voet van de verkoopdocumenten. Vervaldata In dit gedeelte komen de bedragen van de vervaldagen die uw klant u moet betalen. De melding Goede betaler verschijnt als uw klant u binnen de overeengekomen termijn betaald. U kan de totalen van de vervallen bedragen raadplegen (1 maand, 2 maand of meer dan 2 maand) en de niet vervallen. Status Geblok. klant Vink die zone aan als u wenst dat er een bericht verschijnt wanneer u die klant selecteert in een verkoopdocument. Contacten klant Die tab laat u toe om contacten in te geven of contacten gelinkt aan uw klant te selecteren. U beschikt hiervoor over een aantal iconen: Nieuw Om een nieuwe contactfiche aan te maken. Toekennen Geeft u toegang tot de lijst van contacten en u kiest, via dubbele klik, het contact dat aan uw klant gelinkt moet worden. Loskoppelen Hiermee neemt u het gekozen contact gelinkt aan die klant weg. Hoofdcontact / Eenvoudig contact Om een hoofdcontact voor uw klant te bepalen, kiest u die uit de lijst en klikt u op die knop. Het contact verschijnt in het vet om hem/haar te onderscheiden van de andere (eenvoudig). Klik op de toets Eenvoudig contact opdat hij/zij niet meer in het vet staat. Verwijderen Dit verwijdert direct de contactfiche. Actualiseren Dit dient om de gelinkte contacten aan uw klant bij werken. Nota's De tab Nota's is een zone voor vrije tekstingave. Hierin kan u bijkomende informatie ingeven. U kan gebruikmaken van de toetsen in de toolbalk en de spellingchecker gebruiken. De toegepaste toetsen worden automatisch overgenomen in alle afdrukken. Prospect Prospectfiche 32

37 Manual De prospect wordt bepaald door vier hoofdvelden: de code, (automatisch of niet volgens de nummeringopties), de naam, de aanspreking en de familie van de prospect. U kan direct een nieuwe familie of aanspreking aanmaken door Nieuw te kiezen in de lijst toegankelijk via het icoon. De prospectfiche bestaat uit tabs die u met zorg moet invullen: Detail Hier geeft u de gegevens in. Contacten Toont de contactlijst gelinkt aan de prospect. Diverse Hier kunt u een document linken. Nota's Een zone voor vrije ingave. Detail prospect Gegevens Geef de facturatiegegevens van de prospect in alsook de NACE code, BTW nr, RPR en Ondernemingsnummer. U kan direct een mail verzenden vanaf de klantfiche door het mailadres in de desbetreffende zone in te vullen en te klikken op het icoon. Een prospect wordt automatisch omgezet in een kant wanneer u de offerte naar een factuur. U kan die ook omzetten in een klant door te klikken op Omzetten naar klant beschikbaar onderaan dit venster. Diverse Gelinkt document U kan, via het icoon, een document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) of een beeld (*.gif, *.jpg, *.bmp) linken aan uw prospect. Dit kan gemakkelijk geopend worden al klikkend op het icoon. Contacten prospect Die tab laat u toe om contacten in te geven of contacten gelinkt aan uw prospect te selecteren. U beschikt hiervoor over een aantal iconen: Nieuw Om een nieuwe contactfiche aan te maken. Toekennen Geeft u toegang tot de lijst van contacten en u kiest, via dubbele klik, het contact dat aan uw prospect gelinkt moet worden. Loskoppelen Hiermee neemt u het gekozen contact gelinkt aan die prospect weg. Hoofdcontact / Eenvoudig contact Om een hoofdcontact voor uw prospect te bepalen, kiest u die uit de lijst en klikt u op die knop. Het 33

38 Help Offerte & Facturatie contact verschijnt in het vet om hem/haar te onderscheiden van de andere (eenvoudig). Klik op de toets Eenvoudig contact opdat hij/zij niet meer in het vet staat. Verwijderen Dit verwijdert direct de contactfiche. Actualiseren Dit dient om de gelinkte contacten aan uw prospect bij werken. Nota's De tab Nota's is een zone voor vrije tekstingave. Hierin kan u bijkomende informatie ingeven. U kan gebruikmaken van de toetsen in de toolbalk en de spellingchecker gebruiken. De toegepaste toetsen worden automatisch overgenomen in alle afdrukken. Historiek klanten/prospecten De historiek van klanten laat u toe om voor een klant (of prospect) of een bepaalde familie de documenten terug te vinden die gemaakt werden. U kan ook een historiek verkrijgen voor een of meerdere artikels die verkocht werden aan een of meerdere derden. De historiek verschijnt gedetailleerd met alle documentlijnen waar het artikel verkocht werd of niet gedetailleerd door een lijst van documenten waar het artikel of de artikels verkocht werden. Hiervoor beschikt u over de volgende opties : Periode.. van.. tot.. Geef de periode of een interval in waarmee rekening moet gehouden worden Familie derde Selecteer met behulp van het icoon de familie. Derde Selecteer via het icoon de derde waarvoor u een historiek wenst te krijgen. Familie artikel Selecteer aan de hand van het icoon de familie waarvoor u een historiek verlangt. Artikel Selecteer via het icoon het artikel waarvoor u een historiek wilt. U kan de een of de andere criteria ingeven in functie van u wat u wenst te verkrijgen. Bv: U wenst een historiek op de artikelfamilie X selecteer dan alleen de familie en de documenten en klik op Actualiseren. Documenten Vink de verschillende documenttypes aan waarop u wenst te zoeken. Uitvoerige historiek Vink dit aan als u een gedetailleerde historiek wenst met alle documentlijnen volgens de gekozen criteria. Als u die zone ontvinkt, verkrijgt u de documentlijst volgens de gekozen criteria. Telkens als u een (of meerdere) criteria(s) wijzigt, vergeet dan niet te klikken op de knop Actualiseren. Voor elke lijn heeft u het nettobedrag ex. BTW, de marge ex. BTW alsook de totalen onderaan de tabel. U kan ook de artikelfiche (in detail), de klantfiche of het document visualiseren door de lijn te selecteren en de klikken op de snelkoppeling Artikel, Derde of Documenten beschikbaar in de navigatiebalk. 34

39 Manual Leveranciers Leveranciersfiche De leverancier wordt bepaald door drie hoofdvelden: de code (automatisch of niet volgens de nummeringopties), de naam en de aanspreking. U kan direct een nieuwe aanspreking aanmaken door Nieuw te selecteren uit de lijst toegankelijk via het icoon. De leveranciersfiche bestaat uit tabs die u met zorg moet invullen: Detail Hier geeft u de gegevens van de leverancier in. Contacten Geeft de contactlijst van de leverancier weer. Diverse Hier kunt u een document linken. Nota's Vrije ingave. Diverse Gelinkt document U kan, via het icoon een document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) of beeld (*.gif, *.jpg, *.bmp) linken aan uw leverancier en dit openen door te klikken op het icoon. Detail leverancier Gegevens Geef de bestelgegevens en van de leverancier in alsook de NACE code, BTW nr., RPR en het Ondernemingsnummer. U kan direct een mail verzenden vanaf de leveranciersfiche door het mailadres in de desbetreffende zone in te vullen en te klikken op het icoon Contacten leverancier Die tab laat u toe om contacten in te geven of contacten gelinkt aan uw leverancier te selecteren. U beschikt hiervoor over een aantal iconen: Nieuw Om een nieuwe contactfiche aan te maken. Toekennen Geeft u toegang tot de lijst van contacten en u kiest, via dubbele klik, het contact dat aan uw 35

40 Help Offerte & Facturatie leverancier gelinkt moet worden. Loskoppelen Hiermee neemt u het gekozen contact gelinkt aan die leverancier weg. Hoofdcontact / Eenvoudig contact Om een hoofdcontact voor uw leverancier te bepalen, kiest u die uit de lijst en klikt u op die knop. Het contact verschijnt in het vet om hem/haar te onderscheiden van de andere (eenvoudig). Klik op de toets Eenvoudig contact opdat hij/zij niet meer in het vet staat. Verwijderen Dit verwijdert direct de contactfiche. Actualiseren Dit dient om de gelinkte contacten aan uw leverancier werken. Nota's De tab Nota's is een zone voor vrije tekstingave. Hierin kan u bijkomende informatie ingeven. U kan gebruikmaken van de toetsen in de toolbalk en de spellingchecker gebruiken. De toegepaste toetsen worden automatisch overgenomen in alle afdrukken. Contact derden Een contact wordt bepaald door vier velden: zijn/haar code (automatisch gegenereerd), naam, aanspreking en functie. U kan direct een nieuwe aanspreking aanmaken door Nieuw te selecteren in de lijst toegankelijk via het icoon. Daarna heeft u twee tab die u met zorg moet invullen: Detail en Nota's. Detail Geef de facturatiegegevens in van het contact. U kan direct een mail verzenden vanaf de klantfiche door het mailadres in de desbetreffende zone in te vullen en te klikken op het icoon De zone Derde laat u toe om het contact te linken aan een derde door het te selecteren via het icoon. Nota's De tab Nota's is een zone voor vrije ingave van bijkomende informatie. U kan gebruikmaken van de attributen in de toolbalk en de spellingchecker. De attributen worden automatisch toegepast in de afdrukken. Artikel Een artikel heeft 4 basisvelden : De artikelcode De artikelcode wordt automatisch aangemaakt in functie van de automatische nummering die u vastlegt in de dossieropties. Als die functie niet geactiveerd is, is ze toegankelijk en kan u zelf een code ingeven. 36

41 Manual Eens de artikelfiche gevalideerd, is de code niet meer wijzigbaar. Gebruik de optie in de navigatiebalk om de artikelcodes te veranderen. Hercoderen beschikbaar De familie Aan de hand van het icoon kan u de familie selecteren waartoe het artikel behoort. Als die niet bestaat in de lijst kan u ze van hieruit aanmaken door Nieuw in de lijst te kiezen. Bij validering van de familiefiche zal die automatisch getoond worden. U kan de fiche terug raadplegen al klikkend op het icoon. De eenheid Met behulp van het icoon kan u de verkoopeenheid van het artikel selecteren. Als die niet bestaat in de lijst kan u ze van hieruit aanmaken door Nieuw in de lijst te kiezen. Bij validering van de familiefiche zal die automatisch getoond worden. U kan de fiche terug raadplegen al klikkend op het icoon. De omschrijving Dit is een bondige omschrijving van het artikel. Dan bestaat de fiche uit drie tabbladen: Detail, Beeld, Voorraad en Nota's. De tab Rekeningen is optioneel. Detail Commerciële omschrijving Hier geeft u de volledige beschrijving van uw artikel in dat zal gebruikt worden in al uw documenten. U kan alle attributen gebruiken beschikbaar in de toolbalk en de spellingchecker gebruiken. De toegepaste attributen worden automatisch overgenomen in alle afdrukken. Leverancier Met behulp van het icoon kan u de leverancier van het artikel selecteren. Als die niet bestaat in de lijst kan u ze van hieruit aanmaken door Nieuw in de lijst te kiezen. Bij validering van de leveranciersfiche zal die automatisch getoond worden. U kan de fiche terug raadplegen al klikkend op het icoon. Barcode Geef de barcode van uw artikels in om het etiket af te drukken. Tip U kan het barcode etiket scannen om het artikel in uw verkoopdocumenten in te voegen. Recupel Selecteer de code barema die u wilt toepassen op dit artikel. Na selectie van die code wordt de eenheidsprijs incl. BTW en de omschrijving van het barema automatisch getoond. Ze zijn niet wijzigbaar. Als het gewenste barema niet bestaat in de lijst van barema's, kunt u het aanmaken. Bij het oproepen van het artikel in het verkoopdocument wodt het barema automatisch overgenomen in het document. In rust Vink die optie aan als u dit artikel niet meer wenst te gebruiken in uw documenten. Tip Om de artikels in rust niet meer te zien in uw selectielijst van artikels bij de aanmaak van een document moet u dit instellen in Opties/Artikels. Tarief Kostprijs Hier geeft u de aankoopprijs van uw artikel in. De verkoopprijs ex. BTW wordt berekend in functie van de marge. 37

42 Help Offerte & Facturatie Marge De marge per default komt overeen met het percent ingevuld in de dossieropties. Het laat toe om de verkoopprijs te berekenen van het artikel vanaf de kostprijs. U kan dit wijzigen waardoor het bedrag van de marge, de verkoopprijs ex. BTW, de handelsmarge en het bedrag incl. BTW herberekend wordt. Bedrag marge Het bedrag van de marge wordt berekend in functie van de kostprijs en het percentage van de marge. U kan dit wijzigen waardoor de marge in percent en de andere zones (VKPrijs ex. BTW, handelsmarge, BTW, VKPrijs incl. BTW) herberekend worden. Verkoopprijs ex. BTW Het bedrag van de verkoopprijs ex. BWT wordt berekend volgens de kostprijs en de marge. U kan dit wijzigen waardoor marge, handelsmarge en de bedragen herberekend worden. Handelsmarge De handelsmarge berekend welk percentage toegepast moet worden op de verkoopprijs ex. BTW om de kostprijs te verkrijgen. Per default komt de getoonde handelsmarge overeen met die in de dossieropties. Dit is wijzigbaar en de marge, bedragen BTW, ex. BTW en incl. BTW zullen herberekend worden. BTW percent Het default BTW percentage dat is aangevinkt in de dossieropties verschijnt. Dit is wijzigbaar door een andere percentage te kiezen en de verkoopprijs incl. BTW wordt herberekend. Verkoopprijs incl. BTW De verkoopprijs incl. BTW wordt berekend vanaf de verkoopprijs ex. BTW en het BTW percentage van het artikel. U kan dit wijzigen waardoor de verkoopprijs ex. BTW en de marge herberekend wordt. In het deel Tarief kan u de bedragen ingeven in de volgorde die u wenst. Wanneer een artikel geen kostprijs heeft, geeft u eerst de verkoopprijs ex. BTW in en bepaal dan de kostprijs op Tegenwaarde in frank Als de zone Weergave tegenwaarden aangevinkt is in de opties dossier toont dit kader : Kostprijs Toont de kostprijs van het artikel uitgedrukt in tegenwaarde (rekeninghoudend met de omrekeningskoers in de dossieropties) Verkoopprijs ex. BTW Geeft de verkoopprijs ex. BTW weer van het artikel uitgedrukt in tegenwaarde. Verkoopprijs incl. BTW Dit is de verkoopprijs incl. BTW van het artikel uitgedrukt in tegenwaarde. Beeld U kan een beeld van uw artikel invoegen en dit zal automatisch overgenomen worden op de afdrukken van de documenten (lijst artikels, artikelfiche of offerten). Om een beeld in te voegen heeft u twee functies : Toevoegen/ Wijzigen Opent een venster voor het beeldbeheer. Gebruik het icoon aanvaarde formaten zijn: JPG, JPEG, TIF, en BMP. om het bestand te zoeken. De Uw beeld verschijnt. Het bestand wordt geherkopieerd op uw harde schijf in de folder bepaald in het deel Tools\Opties\Folders. Als een beeld groter is dan dit voorgesteld in het scherm verschijnt een bericht om het beeld aan te passen. Als u een BMP beeld oplaadt, kan het zijn dat de grootte enorm is. Dan zal de toepassing voorstellen dit automatisch om te zetten in JPG formaat. U beschikt over een toolbalk om te zoomen of handelingen uit te voeren op het beeld. 38

43 Manual Rekeningen Verwijderen Hierdoor verwijdert u het getoond beeld. U kan een nieuw beeld invoegen via het icoon Toevoegen / Wijzigen. Die tab verschijnt als u in de optie Weergave tab Rekeningen heeft aangevinkt in het deel Bank van de boekhoudparametrage in de dossieropties. Bepaal de verkooprekeningen, verkooprekening Export en EU van het artikel. Nota's De tab Nota's is een zone voor vrije ingave van bijkomende informatie over het artikel. U beschikt over een toolbalk met attributen (vet, cursief, onderlijnd, kleur, lettertype...) om uw tekst in te kleuren. Familie artikel De artikelfamilie bestaat uit twee velden : De code Ze kan tot 8 alfanumerieke posities bevatten. De omschrijving Geef de naam van de familie in. Tab Nota's De tab Nota's is een zone voor vrije ingave van bijkomende informatie over het artikel. U kan gebruikmaken van de attributen in de toolbalk en de spellingchecker. De attributen worden automatisch toegepast in de afdrukken. U kan de familie selecteren in de hoofding van de artikelfiche. Eenheid Geef de code eenheid in (bv : M2), omschrijving (bv: vierkante meter) en het aantal decimalen (bv: 3). De eenheden kunnen ingebracht worden in de artikelfiche, de offerte en de factuur. De tab Nota's is een zone voor vrije ingave van bijkomende informatie. U kan gebruikmaken van de attributen in de toolbalk en de spellingchecker. De attributen worden automatisch toegepast in de afdrukken. Klik op Valideren om de fiche registreren. Aanspreking Geef hier de aansprekingen in. Deze zullen gebruikt worden in de fiches Derden. De tab Nota's is een zone voor vrije ingave van bijkomende informatie over het artikel. U beschikt over een toolbalk met attributen (vet, cursief, onderlijnd, kleur, lettertype...) om uw tekst in te kleuren. Familie Recupel De familie Recupel bestaat uit 2 tabs. U kunt de familie selecteren in de hoofding van de fiche barema Recupel. 39

44 Help Offerte & Facturatie Tab Detail Die tab heeft 2 velden: Tab Nota's Code familie Kan tot 15 alfa-numerieke karakters bevatten. Omschrijving familie Bepaal de naam van de familie. De tab Nota's is een zone voor vrije tekstingave. U kan gebruikmaken van de attributen in de toolbalk en de spellingchecker. De attributen worden automatisch toegepast in de afdrukken. Barema Recupel Het barema Recupel wordt gebruikt in de artikelfiche en de verkoopdocumenten. De lijst van barema's Recupel vult u automatisch in bij de aanmaak van het dossier of bij een import van barema's Recupel. Hoofding De hoofding van een barema Recupel bestaat uit: Detail Code Recupel De code Recupel wordt automatisch aangemaakt en is niet ingeefbaar noch wijzigbaar. Famille Recupel Selecteer de familie die u wenst. Die selectie is facultatief. De tab Detail heeft 2 zones: Nota's Omschrijving Recupel Bepaal de omschrijving van het barema. Bedrag E Recupel incl. BTW Bepaal het eenheidsbedrag incl. BTW van Recupel. De tab Nota's is een zone voor vrije tekstingave. U kan gebruikmaken van de attributen in de toolbalk en de spellingchecker. De attributen worden automatisch toegepast in de afdrukken. Familie Klant / Prospect De familie klant of prospect bestaat uit twee velden : De code Ze kan tot 8 alfanumerieke posities bevatten. De omschrijving Geef de naam van de familie in. 40

45 Manual Tab Nota's De tab Nota's is een zone voor vrije ingave van bijkomende informatie. U kan gebruikmaken van de attributen in de toolbalk en de spellingchecker. De attributen worden automatisch toegepast in de afdrukken. U kan de familie selecteren in de hoofding van de klantfiche of prospectfiche. Betalingswijze De fiche Betalingswijze heeft vier zone : De code Geef de betalingswijze een code mee De omschrijving Geef een omschrijving in. Wij raden u aan om een duidelijke omschrijving in te geven dat het type betaling overneemt en de vervaldag. Bv : Overschrijving 30 dagen. Betaling per Selecteer het type uit de lijst. De vervaldag (in aantal dagen) Bepaal het aantal dagen voor de berekening van de vervaldag vanaf de documentdatum. Betaling Kies uit de lijst de berekeningswijze voor de vervaldag. Op Als u de berekening Einde maand op of Netto op bepaal dan de dag van betaling. Voorbeeld De vervaldag, de betaling en de dag worden gebruikt voor de berekening van de vervaldag. Bv.: als u instelt: Vervaldag: 20 d Betaling: Eind maand op Op : 10 als de factuurdatum 01/01/2008 is, zal de vervaldag als volgt berekend worden : 01/01/ J of 21/01/2008, dan Eind maand, wat geeft 31/01/2008 en dan de 10de wat als vervaldag geeft 10/02/2008. De tab Nota's is een zone voor vrije ingave waarin u bijkomende informatie kan invullen. U kan de attributen van de toolbalk en de spellingchecker gebruiken. De toegepaste attributen worden automatisch overgenomen in alle afdrukken. Bank Detail De tab Detail bevat twee in te vullen zones: Rekeningen De code bank Geef een unieke code in voor uw bank De naam van de bank Die tab verschijnt als de optie Weergave tab Rekeningen aangevinkt is in het deel Bank van de boekhoudparameters in de dossieropties. U kan de boekhoudrekening van de bank ingeven. Nota's 41

46 Help Offerte & Facturatie De tab Nota's is een zone voor vrije ingave van bijkomende informatie over de bank. U kan gebruikmaken van de attributen in de toolbalk en de spellingchecker. De attributen worden automatisch toegepast in de afdrukken. Postcode De fiche bestaat uit vier zones : De postcode De naam van de stad De regio Het land (dat u kan kiezen via het icoon ). De tab Nota's is een zone voor vrije ingave van bijkomende informatie over het artikel. U beschikt over een toolbalk met attributen (vet, cursief, onderlijnd, kleur, lettertype...) om uw tekst in te kleuren. De toegepaste attributen worden automatisch overgenomen in alle afdrukken. Klik daarna op de knop Valideren om de fiche te registreren. Regio De fiche regio bevat 4 velden : Nummer Geef de code van de regio in. Regio Voer de naam in. Land Selecteer aan de hand van het icoon het land. De tab Nota's is een zone voor vrije ingave van bijkomende informatie. U kan gebruikmaken van de attributen in de toolbalk en de spellingchecker. De attributen worden automatisch toegepast in de afdrukken. Land De fiche Land heeft twee in te vullen zones : De code Geef de code in op twee posities. De naam De tab Nota's is een zone voor vrije ingave van bijkomende informatie. U kan gebruikmaken van de attributen in de toolbalk en de spellingchecker. De attributen worden automatisch toegepast in de afdrukken. Klik op Valideren om de fiche te registreren. Verwerking Verkoopdocument Verkoopdocumenten 42

47 Manual In dit venster heeft u een overzicht van alle verkoopdocumenten die aangemaakt werden. U kan er toevoegen, wijzigen, dupliceren, afdrukken, verwijderen of omzetten. De lijst van verkoopdocumenten heeft dezelfde kenmerken, opzoekingen, sorteringen, filters als de andere lijsten (zie beheer lijsten) en bevat een uitgebreide zoekfunctie. Uitgebreid zoeken De functie uitgebreid zoeken bevat bijkomende velden om u toe te laten snel uw documenten terug te vinden. Periode Selecteer de gewenste periode. Er zijn standaard perioden beschikbaar: vorige maand, huidige maand, gisteren, vandaag, enz... Van...Tot... Om documenten terug te vinden in een specifieke periode geeft u het interval in. Klant Kies via het icoon de klant waarvoor u documenten opzoekt. U kan een of meerdere beschikbare velden invullen. Als een twee opzoeking wil doen, wijzigt u een of meerdere velden en vergeet niet op de knop Opzoeken te klikken. De tabs per documenttype Er bestaan meerdere documenttypes : Offerte, Facturen, Creditnota's, Voorschotfacturen en CN voorschotten. De lijst van documenten is gerangschikt volgens de types aan de hand van de tabs. De functies van de navigatiebalk (of bijkomende knoppen) De navigatiebalk laat toe om toegang te hebben tot bijkomende functies om een document om te zetten. Dupliceren Hiermee kan u alle documenttypes dupliceren door de datum en klantnaam te wijzigen indien nodig. Tip U kan zo een "model offerte" aanmaken. Bij het dupliceren van een document verschijnt het bericht: "Wenst u de promoties, kortingen of tarieven toe te passen op de elementen?" Hierdoor kunnen de promoties en tarieven bijgewerkt worden. - Als u JA antwoordt worden de kortingen, tarieven en promoties nagekeken, berekend en toegepast indien nodig. - Als u NEEN antwoordt worden de kortingen, promoties en tarieven niet nagekeken en het document wordt gedupliceerd zoals het is. Als er een andere korting of prijs van de artikelfiche in het oorspronkelijk document staat, worden die gegevens overgenomen op het einddocument. Omzetten Hierdoor kan u een document omzetten. De omzetmogelijkheden veranderen volgens het documenttype. Een document omzetten Het omzetten van een document dient om het oorspronkelijk document naar een ander documenttype over te dragen. Het originele document kan niet meer gewijzigd noch verwijderd. Een document kan slecht één maal omgezet worden. Het originele document wordt behouden maar is niet wijzigbaar. Het kan wel gedupliceerd worden. 43

48 Help Offerte & Facturatie Het dupliceren gebeurt vanaf de documentlijst via het menu Verwerking - Verkoopdocumenten (of selecteer Verkoopdocumenten vanaf de navigatiebalk) Duid het oorspronkelijk document aan en klik op de knop Omzetten in het deel Navigatie van de navigatiebalk. Neem het documenttype dat u wil aanmaken en de datum. Valideer met OK. Een bericht verschijnt om u het type en het nummer te melden en stelt voor om het document te openen. De ingave van het documentnummer is alleen mogelijk als in de opties de ingave van documentnummers is aangevinkt. Als het doeldocument verwijderd is, is het oorspronkelijk document opnieuw lopend. Voorbeeld Omzetting van een offerte in een factuur en daarna de factuur verwijderen. De gegevens van de offerte zijn opnieuw toegankelijk. Offerte Een nieuwe offerte verschijnt op het scherm. De offerte bestaat uit : Offerte een hoofding een body een voet tab nota's Dit venster komt overeen met de lijst verkoopdocumenten. De tab Offerte is direct geselecteerd en geeft de lijst van bestaande facturen. Vanaf dit venster kan u offerten Toevoegen, Wijzigen, Dupliceren, Afdrukken, Omzetten (via navigatiebalk) en Verwijderen. Dupliceren van een document Alle verkoopdocumenten kunnen gedupliceerd worden. Die functie laat toe om een document integraal te kopiëren naar een ander document. Het is mogelijk om omgezet of geboekt document te dupliceren. Opgelet De voorschtofacturen en de creditnota's kunnen niet gedupliceerd worden. Om een document te dupliceren gaat u naar de lijst van documenten (menu Verwerking - Verkoopdocumenten of de optie Verkoopdocumenten van de navigatiebalk). Selecteer het initieel document en klik op de knop Dupliceren onderaan de lijst van documenten. Vervolgens kiest u de cliënt. Standaard staat er de cliënt van het oorspronkelijk document, de datum en u valideert met OK. Een bericht verschijnt met als melding het aangemaakte nummer en type document. U kunt het aangemaakte document daarna openen. 44

49 Manual De ingave van het documentnr. is alleen mogelijk als in de opties de ingave van documentnummers is aangevinkt. Factuur Een factuur komt op het scherm. De factuur heeft de volgende informatie : Facturen hoofding body tab Voorschotten voet tab nota's Dit venster komt overeen met de lijst verkoopdocumenten. De tab Facturen is direct geselecteerd en geeft de lijst van bestaande facturen. Vanaf dit venster kan u facturen Toevoegen, Wijzigen, Dupliceren, Afdrukken, Omzetten (via navigatiebalk) en Verwijderen. Creditnota Een creditnota komt op het scherm. De creditnotaheeft de volgende informatie : hoofding body voet tab nota's Creditnota Dit venster komt overeen met de lijst verkoopdocumenten. De tab Creditnota's is direct geselecteerd en geeft de lijst van bestaande creditnota's. Vanaf dit venster kan u facturen Toevoegen, Wijzigen, Dupliceren, Afdrukken, Omzetten (via navigatiebalk) en Verwijderen. Voorschotfactuur Wij raden u aan het werkingsprincipe van voorschotfacturen te raadplegen. Een voorschotfactuur bevat volgende elementen: Nummer en datum van de factuur De zone Nummer is toegankelijk als u de optie Ingave documentnummers heeft aangevinkt in de Opties van het dossier, deel Documenten. U kan het te genereren nummer ingeven. Anders zal het nummer toegewezen worden bij validering van het document. Dit is het laatste nummer 45

50 Help Offerte & Facturatie + 1 (prefix van de tellers staan in de dossieropties, deel Nummering). Gegevens klant Selecteer de klant met behulp van het icoon. De gegevens verschijnen en u kan die wijzigen. Gelinkt document U kan, met het icoon, een document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) of een beeld (*.gif, *.jpg, *.bmp) aan uw offerte linken en dit openen door te klikken op. Commentaar U heeft een zone ter beschikking om een commentaar in te geven. Bv : "Voorschot ontvangen...". U kan de attributen van de toolbalk en de spellingchecker gebruiken. De toegepaste attributen worden automatisch overgenomen op alle afdrukken. De bedragen Onderaan het document kan u het bedrag van het voorschot ingeven in de zone Bedrag ex. BTW of Bedrag incl. BTW en de BTW code selecteren. Status betaling Die status wordt toegekend bij validering van het document wanneer de vervaldagen aangemaakt worden. Ze zijn onwijzigbaar. De status kan zijn: Niet betaald: als er geen betaling is voor het document Deels betaald: als er een of meerdere betalingen zijn die het document deels afpunten Betaald: als het document volledig betaald is Bijkomende informatie Onderaan vindt u ook de knop Aanvulling. Hier ziet u de telefoon, fax, mail van de klant en de vervallen bedragen in tegenwaarde (als de optie Weergave tegenwaarde in menu Tools - Opties, deel Valuta aangevinkt is). Opgelet Bij het valideren van een factuur verschijnt het scherm van een nieuwe betaling. Het type Cheque is default bepaald. U kan dit wijzigen indien nodig. Bepaal de bankcode gelinkt aan dit voorschot en valideer met OK. De voorschotfactuur is wijzigbaar zolang ze niet gekoppeld werd aan een factuur of ze niet naar de boekhouding werd getransfereerd. Creditnota voorschot De creditnota voorschot is het vervolg van een voorschotfactuur (zie werkingsprincipe voorschotfacturen). U kan ze direct vanaf de lijst verkoopdocumenten via de knop Toevoegen of door de voorschotfactuur te selecteren in de lijst verkoopdocumenten en de sneltoets Omzetten in de navigatiebalk. Nummer en datum van de factuur De zone Nummer is toegankelijk als u de optie Ingave documentnummers heeft aangevinkt in de Opties van het dossier, deel Documenten. U kan het te genereren nummer ingeven. Anders zal het nummer toegewezen worden bij validering van het document. Dit is het laatste nummer + 1 (prefix van de tellers staan in de dossieropties, deel Nummering). Gegevens klant Selecteer de klant met behulp van het icoon wijzigen.. De gegeven verschijnen en u kan die Gelinkt document U kan, met het icoon, een document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) of een beeld (*.gif, *.jpg, *.bmp) aan uw offerte linken en dit openen door te klikken op. 46

51 Manual Commentaar U heeft een zone ter beschikking om een commentaar in te geven. Bv : "Voorschot ontvangen...". U kan de attributen van de toolbalk en de spellingchecker gebruiken. De toegepaste attributen worden automatisch overgenomen op alle afdrukken. De bedragen Onderaan het document kan u het bedrag van het voorschot ingeven in de zone Bedrag ex. BTW of Bedrag incl. BTW en de BTW code selecteren. Status betaling Die status wordt toegekend bij validering van het document wanneer de vervaldagen aangemaakt worden. Ze zijn onwijzigbaar. De status kan zijn: Niet betaald: als er geen betaling is voor het document Deels betaald: als er een of meerdere betalingen zijn die het document deels afpunten Betaald: als het document volledig betaald is Bijkomende informatie Onderaan vindt u ook de knop Aanvulling. Hier ziet u de telefoon, fax, mail van de klant en de vervallen bedragen in tegenwaarde (als de optie Weergave tegenwaarde in menu Tools - Opties, deel Valuta aangevinkt is). Bij validering van het document wordt er een negatieve vervaldag gegenereerd. U kan die afpunten en vereffenen met een voorschotfactuur of met een andere factuur vanaf de betalingen (door een bedrag 0 EUR in te zetten). De creditnota voorschot is wijzigbaar zolang ze niet gelinkt werd aan een factuur of overgedragen werd in de boekhouding. Betaling Het venster betaling komt overeen met de lijst van betalingen klanten. De lijst heeft dezelfde kenmerken voor opzoeken, sorteren en filteren zoals vermeld in het beheer van lijsten. U beschikt over een filter derden en tabs die u toelaten om uw betalingen te rangschikken (deels toegekend, volledig toegekend, alle en in bank). Vanaf dit venster kan u betalingen Toevoegen, Wijzigen, Dupliceren, Afdrukken, Omzetten (via navigatiebalk) en Verwijderen. Een overgedragen naar de boekhouding kan u de betaling raadplegen maar u kan het bedrag niet meer wijzigen. Nieuwe betaling klant Om een betaling te registreren moet u volgende zones ingeven : Derde Selecteer die via het icoon. Datum Bepaal de betalingsdatum of selecteer die via de kalender beschikbaar via icoon. Betaald per Selecteer de betalingswijze uit de lijst via. Bedrag Voer het bedrag van de betaling in. 47

52 Help Offerte & Facturatie Bedrag voorwaardelijk disconto Bedrag voorwaardelijk disconto toegekend aan de klant of verkregen door de leverancier. Bank Kies de bank waarop het bedrag zal komen. Breng het bedrag van disconto en betaling in. Plaats u dan op de af te handelen vervaldag. Klik op het icoon Vereffenen vervaldag of doe Ctrl + F zoals in het contextueel menu staat. Opgelet Alleen betalingen waarvoor u een bank heeft ingegeven, worden overgedragen in de boekhouding. In het rooster verschijnen de vervaldagen van de klant. Om een bedrag toe te kennen ontvangen voor een of meerdere vervaldagen heeft u volgende knoppen ter beschikking: Vereffenen vervaldag Hiermee vereffent u de vervaldag. Ze zal niet meer verschijnen in uw herinneringen klanten. Annuleren vereffening Annuleert voorgaande functie. Toekennen Dit dient om een bedrag toe te kennen aan een vervaldaglijn. Het toegekende bedrag zal gelijk zijn aan Nog toe te kennen of Openstaand saldo van de lijn (als die lager is dan Nog toe te kennen). Loskoppelen Hiermee maakt u een toegekend bedrag terug vrij. Tip Als u een factuur en een creditnota heeft van hetzelfde bedrag kan u de twee vervaldagen selecteren (positief en negatief) om ze te vereffenen en een betaling van 0.00 EUR in te geven. U kan de dubbele klik gebruiken om een vervaldag toe te kennen aan een bedrag. U kan ook direct in het rooster het (de) toe te kennen bedrag(en)) op de lijnen in de kolom Toegekend bedrag. U kan een betaling registreren zonder een toekenning aan een vervaldag. U kan die overdragen naar de boekhouding en later toekennen als u dat wenst. Onderaan het scherm vindt u Totaal vervallen, Vervallen en Nog toe te kennen. Vervaldagboek Dit scherm geeft de lijst van alle openstaande vervaldagen. De lijst heeft dezelfde kenmerken voor opzoeken, sorteren en filteren zoals vermeld in het beheer van lijsten. De bijkomende filters worden voorgesteld op de klant en de periode. Om de gegevens van de lijst bij te werken volgens de criteria gebruikt het icoon. U kan een vervaldag afdrukken en vereffenen of niet (zie navigatiebalk of contextueel menu). Transfer naar boekhouding U beschikt over een tab Kenmerken om de over te dragen gegevens te selecteren en een tab Overzicht om de gegevens die overgedragen zullen worden na te zien. 48

53 Manual U moet volgende parameters invullen: Datum Transfer Periode Selecteer de periode voor de over te dragen gegevens Van... Tot... Bepaal, indien nodig, zelf de begin- en einddatum van de over te dragen gegevens Te boeken Type Kies het te genereren bestandsformaat voor de transfer. De mogelijkheden zijn: - Formaat Texte France. - EBP Boekhouding : het tekstformaat dat overgenomen wordt in EBP Boekhouding. - BOB, Winbooks, Popsy en Solid Data om een bestand aan te maken leesbaar door die toepassingen. Bestand Geef de naam en de plaats aan waar het bestand zal komen. Bv: C:\Documents & Settings\All users\application data\ebp\verkopen\export\boekingen.txt. Verkopen Vink dit aan als u uw verkoopboekingen (facturen) wil transfereren naar de boekhouding. Betalingen klanten Vink dit aan als u de betalingen naar de boekhouding wenst over te dragen. Alleen geregistreerde betalingen met een bankcode zullen in de boekhouding komen. Opgelet De getransfereerde documenten en betalingen kunnen noch gewijzigd noch verwijderd worden. Insluiten al geboekte documenten Ja Per default, zijn getransfereerde elementen zo aangeduid en worden niet een tweede maal overgedragen. Mocht u elementen of dossieropties gewijzigd hebben of u moet opnieuw boekingen genereren, vinkt u die zone aan. Opgelet Met die optie moet u zorgvuldig omspringen. Als u de boekingen al heeft ingelezen in de boekhouding moet eerst tegenboeken alvorens terug te importeren. Klik op de knop Overzicht voor nazicht, voor transfer, van de boekingen. Klik dan op Transfer starten om het transferbestand aan te maken. Beheeroverzicht Het beheeroverzicht verschijnt bij het openen van het dossier en geeft een bondig overzicht van uw activiteit. 49

54 Help Offerte & Facturatie De getoonde gegevens worden bijgewerkt bij het openen van het. U ziet er volgende informatie: Laatste documenten Toont de laatste 10 documenten aangemaakt in EBP Offerte & Facturatie. Te hernemen offerten Toont de offerten (10 maximum) waarvan de geldigheidsdatum binnenkort vervalt of offerten die de geldigheidsdatum al overschreden hebben. Het aantal dagen voor alarm staat in de dossieropties. Verstreken betalingstermijnen Toont de lijst facturen (10 maximum) waarvan de vervaldag nadert of overschreden is. Het aantal dagen voor alarm staat in de dossieropties. Tip Als u met de cursor op het document staat, wordt dit onderlijnd via dubbele klik wordt het document geopend. Statistieken Statistieken Toont de statistieken over het aantal offerten, facturen, enz... Zakencijfer ex. BTW Onder grafiekvorm ziet u de evolutie van het zakencijfer over een aantal maanden. De voorgestelde statistieken slaan op klanten, artikels, documenten en financiën. Voor elke categorie kan u statistiek verkrijgen in tabel- of grafiekvorm. Kies de gewenste statistiek door erop te klikken. Onderaan het selectiescherm verschijnt een beschrijving van de gekozen statistiek. U vult daarna de zones in : Periode van...tot... Geef de periode of interval in. De... eersten alleen Die zone verschijnt als u statistieken selecteert op Documenten of Financiën. Bepaal of u het aantal te tonen gegevens wil beperken in het resultaat. Standaard staat de optie op 0 zo staan alle gegevens op het scherm. Code Selecteer een artikel of klantcode. Familie u kan een artikel- of klantfamilie selecteren. U kan de tabs Grafiek en Gegevens gaan om het verkregen resultaat te bekijken. Tab Grafiek Er zijn ter beschikking om de grafische karakteristieken aan te passen. Als u op het icoon staat verschijnt de tekst van de functie : Normaal, Draaien, Verplaatsen, Zoom, Diepte, 3D, Afdrukken, Kopiëren of Opslaan. 50

55 Manual Tab Gegevens Toont een tabel met verkregen gegevens volgens de selectiecriteria. U heeft de iconen Export Excel, Export HTML, Export XML en Export text te beschikking om een bestand te genereren met de gegevens. Afdrukken Afdrukvenster Bij het starten van elke afdruk wordt een afdrukvenster geopend. U heeft er toegang tot volgende functies: Tab Kenmerken om de afdrukparameters in te stellen. Tab Overzicht voor de eigenlijke afdruk. Afdrukoverzicht Als u het overzicht opvraagt, krijgt u een navigatiebalk : Drukt het document af Geeft volledige pagina weer (zoom van circa 50%) Geeft overzicht in volledig scherm (zoom van circa 130%) Geeft overzicht in reële grootte (100%) Uitzoomen pagina tot circa 10% Inzoomen pagina tot circa 10% Toont eerste pagina Toont vorige pagina Toont volgende pagina Toont laatste pagina Per mail versturen van het document De knop Sluiten laat toe om het overzicht te sluiten en de knop Annuleren annuleert het afdrukvoorbeeld. Voorstelling vensters Het beheer van een venster gebeurt zoals een gewoon venster. Als er meerdere overzichten gevraagd werden, zal elk overzicht in een venster komen. Het menu Venster laat u toe om dit te beheren en het gewenste venster te activeren. Afdrukken overzicht Om het overzicht direct af te drukken, klikt u op het icoon van de balk of gebruikt u het menu Bestand + Afdrukken. Het actieve venster wordt afgedrukt. 51

56 Help Offerte & Facturatie Sluiten overzicht Geldig voor alle vensters. De kenmerken van de afdrukken De tab Kenmerken laat u toe om afdrukcriteria's in te stellen, te selecteren, sorteren en rangschikken van gegevens. Meerdere modellen kunnen gelinkt worden aan eenzelfde afdruk. Elk model heeft zo voor eenzelfde afdruktype een andere opmaak en inhoud. Die modellen zijn instelbaar via de geïntegreerde Report Builder. Volgende knoppen zijn toegankelijk: Sluiten Sluit het afdrukvenster Afdrukken Drukt het gekozen document af op de printer Overzicht Geeft een overzicht op het scherm alvorens te printen Opslaan als Doet een export van de afdruk in een formaat type Excel, Acrobat Reader, Html, Rtf, Quattro Pro, enz.. Per mail versturen Direct versturen van de afdruk per mail. Een venster wordt geopend om het model en het formaat te kiezen waarin het document verstuurd wordt. Bij validering wordt het document voorbereid en de mail opent een nieuw bericht met de bestemmeling en het document als bijlage. Wijzigen model Geeft toegang tot de Report Builder om de afdrukmodellen te personaliseren. Kies het model uit de lijst en de printer. De standaardprinter is die aangeduid als default door Windows. Tools Backup Welkom......in de wizard backup gegevens. De backup wizard verschijnt automatisch wanneer u het dossier afsluit als u in de dossieropties de dagen heeft aangevinkt. Tussen elke stap gebruikt u de knoppen Volgend en Vorig om terug of door te gaan in de backup wizard. Kies de in te sluiten informatie in uw backup De backup wizard toont automatisch het dossier waarin u werkt. U kan dit wijzigen als u meerdere dossiers heeft. Maak gebruik van het icoon om het andere dossier te kiezen. 52

57 Manual Per default is alle informatie aangevinkt. Wij raden u aan om uw modellen, als u ze gepersonaliseerd heeft, te bewaren. Ook als u een specifieke weergave ingesteld heeft voor uw werkstation, bewaart u de configuratie informatie. Tip U kan een backup doen die alleen uw modellen en configuratie informatie bevat (door de zone insluiten dossier te ontvinken). Hou deze backup apart en backup die info niet meer met uw dossier backup. De dagelijkse backup zal sneller gaan. Klik op Volgend om naar het volgend scherm te gaan in de wizard. Type backup Selecteer de schijf waarop u de backup wilt nemen. U kan kiezen tussen diskettes of de harde schijf. Per default is de externe schijf A: voor diskettes geselecteerd. Als u over ZIP lezer beschikt, duidt dan externe harde schijf aan. Als u het op harde schijf zet, kiest u de plaats (de folder) waar het bestand zal komen. Wij raden u aan regelmatig een backup te nemen op externe schijf. Als de harde schijf of het materieel defect is, kan u toch de gegevens terugzetten op uw computer. Kijk of uw diskette of ZIP lezer erin steekt en klik Beëindigen om de handeling te starten. Evenementenjournaal Evenementenjournaal Het evenementenjournaal toont de lijst van alle aangemaakte of gewijzigde documenten met een nummer of datum die voor het laatst geregistreerde document valt in uw dossier. Wij herinneren u eraan dat de factuur een uniek nummer moet hebben, gebaseerd op een chronologische continuïteit. Restore Welkom......in de wizard restore gegevens. Opgelet Die handeling moet alleen gebeuren als dit noodzakelijk is. De inhoud van de backup vervangt en overschrijft al uw gegevens. Tussen elke stap gebruikt u de knoppen Volgend en Vorig om terug of door te gaan in de restore wizard. In te sluiten informatie in de restore Opgelet Lees aandachtig de paragraaf Belangrijke herinnering dat vermeld van wanneer backup dateert. Vink de elementen aan die u wenst terug te zetten (dossier, modellen of configuratie informatie). Klik op Volgend om naar het volgend scherm te gaan in de wizard. 53

58 Help Offerte & Facturatie Selectie van de terug te zetten backup Als u een backup op de harde schijf gedaan heeft, stelt de restore wizard per default voor om die backup terug te zetten. Als u gegevens wenst te herstellen opgeslagen op een externe schijf geeft u in de zone Naam bestand de schijf in en gebruikt u het icoon om het dossier te selecteren. Klik Volgend om het volgend scherm te verkrijgen in de restore wizard. Waar worden de bestanden teruggezet Selecteer de folder waarin de gegevensbestanden moeten teruggezet worden. Per default is de oorspronkelijke folder aangevinkt. De zone Andere folder is te selecteren wanneer u van computer verandert bent bijvoorbeeld en het dossier dat u had stond op de schijf D en nu op de schijf C. Klik op de toets Beëindigen om de handeling de starten Import Import wizard Opgelet De import van gegevens is een handeling die enige tijd in beslag kan nemen als u veel elementen moet importeren. Tussen elke stap gebruikt u de knoppen Volgend en Vorig om door of terug te gaan in de import wizard gegevens in formaat tekst. De toepassing stelt voor om een backup te nemen. Als u al gegevens heeft ingebracht in uw nieuw dossier raden wij u aan een backup te nemen. Selectie te importeren bestand In de volgende stap moet u uit de lijst de tabel (of bestand) kiezen dat u wenst te importeren en de map bepalen waar het zich bevindt op de schijf via het icoon. Tip Als u die tabel al geïmporteerd heeft en het formaat geregistreerd heeft kan het oproepen. Zo moet u niet terug het formaat van uw bestand te bepalen en komt u direct in de stap voor het selecteren van de te importeren velden. De eerste lijnen van het bestand komen op het scherm en u kan de scheiding velden instellen (Afgebakend of vast) en het formaattype van het bestand. Als het bestand afgebakend is, heeft het zeker scheidingsteken velden. U moet het type kiezen volgens uw bestand door die zone aan te vinken. Als het bestand een standaardformaat heeft, spoort EBP Offerte & Facturatie dit automatisch op en vinkt per default alle scheidings- en afbakeningstekens aan. U kan kiezen om de eerste lijn al dan niet te importeren (als ze geen record bevat) en het aantal voorbeeldlijnen ingeven dat de wizard zal tonen (normaal is 10 genoeg). Selectie te importeren velden 54

59 Manual De eerste lijnen van uw te importeren bestand verschijnen. U kent dan per kolom de verschillende velden toe die u wilt importeren. Hiervoor klikt u op de kolomhoofding en selecteert u het veld uit de overeenkomstige tabel bovenaan het venster. De veldnaam is automatisch toegekend aan die kolom. Ga op dezelfde wijze te werk voor de andere kolommen. Als een veld van uw bestand niet bestaat in de tabel EBP Offerte & Facturatie laat de kolom staan op "negeren". De knop Herbeginnen laat u toe om alle kolomhoofdingen te wissen en ze terug te zetten op NEGEREN zodat u ze opnieuw kan instellen als u zich vergist heeft. In het volgend scherm kan u het formaat opslaan onder een naam die u bepaald. Dit is handig als regelmatig een import moet doen van het bestand. Klik op Beëindigen om de handeling te starten. Export Export wizard Tussen elke stap gebruikt u de knoppen Volgend en Vorig om door of terug te gaan in de wizard export van gegevens in formaat tekst. Selectie te exporteren bestand In de volgende stap moet u uit de lijst de tabel (of bestand) kiezen dat u wenst te exporteren en het path bepalen waar het zich bevindt op de schijf via het icoon. Tip Als u die tabel al geëxporteerd heeft en het formaat geregistreerd heeft kan het oproepen. Zo moet u niet terug het formaat van uw bestand te bepalen en komt u direct in de stap voor het selecteren van de te exporteren velden. Selectie te exporteren velden In de volgende stap moet u de verschillende velden kiezen van de tabel die u wilt exporteren. Als u alles wenst te exporteren klikt u op de knop Alles toevoegen. Anders selecteert u uit de lijst de velden door te klikken op Toevoegen. Een overzicht van de gekozen gegevens staat in het venster te exporteren gegevens. Als u zich vergist heeft, kan u klikken op de knop Herbeginnen. Alle te exporteren velden, geselecteerd in de tabel, worden gewist. Als u zich van kolom vergist, selecteert u die en klikt u op de knop Wegnemen. Selectie bestandsformaat Vervolgens bepaalt u het formaat van uw exportbestand door het scheidingsteken velden aan te vinken. Het teken CR komt overeen met de toets Enter en LF lijnsprong volgende lijn. De wizard stelt voor om uw keuze op te slaan in een exportformaat. Wij raden aan het te laten, als u het nodig vindt dezelfde tabel opnieuw te exporteren. Per default heeft het exportbestand als naam de naam van de tabel met extenstie CSV en wordt het opgeslagen in de subfolder EXPORT van EBP Offerte & Facturatie. 55

60 Help Offerte & Facturatie Voorbeeld Als u de tabel klanten exporteert, noemt het bestand default clients.csv U kan die naam en de plaats wijzigen op de schijf door te klikken op het icoon (default staat het bestand in de folder C:\Documents & Settings\All users\application data\ebp\verkopen\export\). Klik op Beëindigen om de handeling van export te starten. Archivering gegevens Wizard archivering gegevens Tussen elke stap gebruikt u de knoppen Volgend en Vorig om door of terug te gaan in de wizard archivering gegevens. Wij herinnering u eraan dat het archiveren van gegevens een aanbevolen handeling is voor het bewaren van uw documenten en dat u moet blijven backups nemen. Het is bij het afsluiten van het boekjaar of de boekhoudperiode dat de archivering zal plaatsvinden. Keuze dossier Selecteer het te archiveren dossier via het icoon. Per default is dit het laatst geopende dossier. Bepaal de plaats van het archiefbestand. Per default stelt de toepassing voor te archiveren op de harde schijf in de folder van de toepassing. Aan de hand van het icoon kan u de plaats wijzigen op de harde schijf. Klik dan op Volgend dan Beëindigen om de handeling te starten. Opgelet Het archiveren van gegevens kan enige tijd in beslag nemen. Formaat archiefbestand Alle gegevens van uw dossier worden gearchiveerd in bestanden met formaat txt. Dan worden die bestanden gecomprimeerd in een bestand type Archives_Naamdossier_ddmmjj.zip De beschrijving van de bestanden staat in het bestand Dictionnaire.xml, beschikbaar in het archief. Onderhoud Wizard onderhoud Gebruik de knoppen Volgend ent Vorig om terug of door te gaan in de wizard onderhoud. Keuze dossier Opgelet Die handeling kan de inhoud van gegevens wijzigen! Neem een backup door de klikken op Nu backup nemen van mijn dossier! Selecteer het te behandelen dossier EBP Offerte & Facturatie aan de hand van icoon en klik Volgend. Lijst onderhoudsfuncties Vink de functies aan die u wenst uit te voeren op het gekozen dossier. 56

61 Manual Database Herstellen/nazien van uw database bij problemen en optimaliseert bij traagheid. Grendels Verwijdert grendels wanneer u de toepassing abnormaal verlaten heeft en u niet meer kan inloggen (bericht: gebruiker al ingelogd). Herberekenen Kijkt het vervaldagboek klanten na (als betaling klant afgepunt is met een vervaldag van een andere klant wordt die betaling losgekoppeld), krediet klanten en de tellers (artikels, klanten, leveranciers, documenten...) Klik op Beëindigen om handeling te starten. Opruimen dossier Wizard opruiming dossiers Gebruik de toetsen Volgend en Vorig om door of terug te gaan in de wizard opruiming van dossiers. Op te ruimen dossier Opgelet Die handeling is onomkeerbaar! Neem backup van uw gegevens door te klikken op Backup dossier nu nemen! Selecteer het te behandelen dossier EBP Offerte & Facturatie aan de hand van icoon en klik Volgend. Op te ruimen gegevens Kies de op te ruimen documenttypes met aanduiding indien nodig van : Voor offerten: status. Alleen offerten met die status zullen verwijderd worden, Voor facturen, creditnota's, voorschotfacturen, CN voorschotfacturen en betalingen: alleen de al dan niet geboekte documenten verwijderen (in het laatste geval ontvink de zone) Klik op Volgend en bekijk de gekozen lijst dan klikt u op Beëindigen om de handeling te starten. Opties Algemeen Die opties zijn van toepassing op alle dossiers. Openen laatste database De toepassing onthoudt het laatst geopende dossier om het voor te stellen bij de volgende opstart van de software. Alle balken kunnen al dan niet weergegeven worden om uw werkscherm aan te passen. Vink aan wat u wenst. Vensterbalk Het betreft de balk onderaan het venster waarin de verschillende vensters komen. Statusbalk Het betreft de balk onderaan het venster waarin de dossiernaam staat. 57

62 Help Offerte & Facturatie Navigatiebalk Is de balk standaard rechts van het scherm. U kan die verbergen, links of rechts van het scherm plaatsen. Het laat u toe om snel toegang te hebben tot opties van de toepassing. U kan via drag & drop met de muis de sneltoetsen verplaatsen in de groepen naar keuze. Tip De groep Navigatie is een dymanisch deel die sneltoetsen weergeeft volgens het venster op het scherm. Het aanwezige sneltoetsen zijn de meest gebruikte. Voorbeeld Bij een klantfiche heeft u in Navigatie de sneltoets Nieuwe betaling. Zo kan een nieuwe betaling ingeven en de klantcode zal al ingevuld zijn in het nieuwe scherm. Titelbalk Is de balk juist onder de menus. Platte stijl Wijzigt het zicht van de knoppen in de toolbalk en menus. Opslaan omgeving De keuze van grootte en positie van vensters wordt bewaard. Info ballon De tekst op de iconen kan al dan niet weergegeven worden. Welkomstscherm Het welkomstscherm stelt het beheer van dossiers voor bij het opstarten van de toepassing. Inleiding scherm Het inleidingscherm is het beeld dat verschijnt bij het opstarten van de toepassing. Tip van de dag Elke dag, bij het opstarten van de toepassing, verschijnt een tip als dit aangevinkt is. Multi-selectie Als dit is aangevinkt, kan u meerdere elementen van de lijst aanvinken: gebruikmakend van de toets [Ctrl] van het klavier en linkerklik van de muis voor elementen die niet opeenvolgend staan in een lijst. Of de toets [shift]+[pijl beneden] van uw klavier om elementen aan te duiden die opeenvolgend zijn in een lijst. Dit is nuttig als u meerdere elementen tegelijkertijd wenst in te voegen in een offerte of als u meerdere lijnen wenst te verwijderen. Vensters altijd maximaliseren Laat toe om alle vensters in volledig scherm weer te geven. Achtergrondbeeld Via het icoon kan u een beeld kiezen van formaat BMP, JPG of TIF dat zal dienen als achtergrondscherm in de toepassing. Om het standaardbeeld terug te vinden, verwijdert u het path in die. Rich text U kan een standaard lettertype kiezen voor alle verrijkte teksten, zoals beschrijving in de artikelfiches, in verkoopdocumenten en in de tab Nota's. Selecteer het lettertype uit de lijst en de omvang. Het standaard lettertype zal automatisch overgenomen worden bij de afdruk van documenten en artikelfiches. Gegevens Dit zijn de gegevens van uw bedrijf. Het is belangrijk die met zorg in te vullen omdat ze worden overgenomen op sommige documenten (offerte, factuur, enz...). Informatie 58

63 Manual Geef de informatie in zoals Ondernemingsnr., RPR, BTW nr, NACE. Die informatie zal afgedrukt worden onderaan sommige documenten (offerte, facturen, enz...). Accountant U kan de gegevens van uw boekhouder ingegeven. Het is interessant dit in te vullen omdat ze overgenomen worden op de voor hem/haar bestemde documenten (Dossier Accountant). Paswoord Nieuw paswoord Kan gebruikt worden om uw dossier bij het openen te beveiligen. Het zal gevraagd worden bij de volgende opstart. Na validering van het paswoord is die niet meer zichtbaar. Om het paswoord te wijzigen, moet u het nieuwe paswoord direct in die zone ingeven. Logo Verwijderen paswoord Verwijdert het bestaande paswoord. Hier geeft u uw bedrijfslogo in dat automatisch zal overgenomen worden in de afdruk van documenten (offerte, factuur,...) op modellen met logo. U heeft toegang tot twee functies: Valuta Toevoegen/ Wijzigen Opent het venster voor beeldbeheer. Gebruik het icoon om het bestand met uw logo op te zoeken. Volgende formaten worden aanvaard : JPG, JPEG, TIF, BMP, enz... Uw logo verschijnt. Het bestand wordt geherkopiëerd op de harde schijf in de folder bepaald in opties\folders. Als het logo een grotere breedte heeft als het voorgestelde venster verschijnt een bericht om dit in te stellen. Bij het laden van een beeld BMP kan de breedte belangrijk zijn. De toepassing zal vragen om het beeld te converteren in formaat JPG. Er is ook een toolbalk aanwezig om uw beeld te zoomen of bewerkingen te doen. Verwijderen Verwijdert het getoonde logo. U kan een ander logo invoegen via Toevoegen/ Wijzigen. Parametreer hier de valuta van uw dossier en de valuta van de tegenwaarde die u wenst te gebruiken. Valuta Valuta dossier Geef de omschrijving in van de valuta waarin het dossier beheerd zal worden. Standaard is het de Euro. Afkorting Geef het teken of afkorting in. Valuta tegenwaarde Als u een tegenwaarde wilt gebruiken in de toepassing geeft u die hier in. 59

64 Help Offerte & Facturatie Afkorting Geef het teken of afkorting in van de valuta in tegenwaarde. Aantal decimalen Is het aantal decimalen voor de tegenwaarde. Omrekeningskoers Geef de omrekeningskoers in tussen de valuta van het dossier en de tegenwaarde. Weergave tegenwaarde Als u dit aanvinkt, worden de tegenwaarde weergegeven: - in de artikelfiche, - op de artikellijnen in de verkoopdocumenten, - de totaalbedragen van de verkoopdocumenten staan in het deel Aanvulling van het document. Backup Backup De backup wizard kan automatisch voorgesteld worden bij het sluiten van uw dossier. Het volstaat om de dagen aan te vinken. Planning backup De backup wizard kan automatisch voorgesteld worden bij het sluiten van uw dossier. Het volstaat om de dagen aan te vinken. Nummering Documenten Verkopen Voor elk documenttype kan u de nummering voor uw documenten instellen. De toepassing verhoogt automatisch met 1. Voorbeeld D voor offertes in jaar 2008 maand april : volgend nummer D F voor facturen in jaar 2008 maand mei : volgend nummer F Diversen Voor de Artikels, Klanten, en Leveranciers kan u een automatische nummering instellen door de zone aan te vinken Gebruiken teller. Als u die teller niet gebruikt zal u zelf de code ingeven bij elke aanmaak van een fiche. Als de tellers door elkaar staan, kan u een herberekening starten van de tellers via Tools\Onderhoud. Decimalen Hier geeft u het aantal decimalen in dat u wenst (tussen 0 en 4) voor alle zones type bedrag, aantal en prijs. Artikels Marge 60

65 Manual Geef het percentage marge/handelspercentage per default in dat wordt overgenomen bij de aanmaak van een artikelfiche. Percentage marge per default Is de toe te passen marge percentage op de kostprijs van het artikel (en zo de verkoopprijs ex. BTW te berekenen) Handelspercentage De toe te passen handelsmarge op de verkoopprijs van het artikel (om de kostprijs te berekenen) De ingave van de handelsmarge berekent automatisch de handelsmarge en omgekeerd. Voorbeeld Een marge van 20% op de kostprijs van een artikel is een handelspercentage van 16.67% op de verkoopprijs. Artikel in rust Selecteer de optie "Artikels in rust niet weergeven" zodat de artikels aangevinkt "In rust" niet getoond worden in de selectielijst bij de aanmaak van een document. Documenten Diversen In dit deel stelt u de werkingswijze van de toepassing in voor alle verkoopdocumenten. Waarschuwing als artikelcode niet bestaat Vink het vak aan wanneer u een bericht wenst te hebben in uw documenten bij het ingeven van een niet bestaand artikel in de kolom Code artikel. Gebruik BTW van artikel Aan te vinken wanneer u wilt dat de documenten de BTW code overnemen ingesteld in de artikelfiche. Anders wordt de standaard aangeduide BTW code genomen in de dossieropties. Opgelet Als de klant type Export of EU is, is het standaard BTW percentage 0 %. Waarschuwing overschrijding kredietlimiet klanten Dit is voor als u het krediet van de klanten wilt volgen: een bericht verschijnt wanneer u een document type factuur aanmaakt voor een klant die zijn krediet overschrijdt. Ingave documentnummers Per default zijn de documentnummers niet ingeefbaar. Het wordt automatisch toegekend bij validering van het document, in functie van de tellers. Mocht u het documentnummer willen ingeven, vinkt u dit vak aan. Het documentnummer zal ingeefbaar zijn maar niet verplicht. Als u in de zone niets inbrengt, wordt het nummer toegekend volgens de tellers. Geldigheidsduur offerten Bepaal, in aantal dagen, de geldigheid van uw offerten. Die informatie wordt afgedrukt op uw offerten en u kan ook herinneringen sturen gebaseerd op die datum. Standaard discontovoet Zet het op nul als u geen disconto toekent. Status van de offerten 61

66 Help Offerte & Facturatie U beschikt over 10 zones om de status van uw offerten aan te duiden. Standaard zijn de volgende ingegeven: Lopende, Beëindigd, Aanvaard, Te herzien, enz. U kan aanpassen volgens uw wensen. De status kan gekozen worden in de hoofding van de offerte en laat toe om een sortering te doen op dit criteria (in de lijst documenten of afdrukken bijvoorbeeld). De ingegeven omschrijving in de zone Status 4 zal automatisch toegekend worden aan de offerte als ze omgezet is naar een factuur. Boekhouding EBP Boekhouding Dagboeken U herneemt de verkoopdagboeken en bankdagboek van de boekhouding waarnaar u wenst te transfereren. Uw dagboeken moeten in EURO ingesteld zijn in uw boekhouddossier. Verkopen Dit deel laat u toe om de rekeningen verkoop per default in te geven. Verkoop Artikels Bepaal de rekening verkoop artikel per default voor Belgische transacties. Als er geen rekening meegedeeld werd in de artikelfiche wordt die rekening gebruikt voor de transfer boekhouding in detail. Artikels EU Bepaal de rekening verkoop artikel per default voor EU transacties. Als er geen rekening meegedeeld werd in de artikelfiche wordt die rekening gebruikt voor de transfer boekhouding in detail. Artikels Export Bepaal de rekening verkoop artikel per default voor export transacties. Als er geen rekening meegedeeld werd in de artikelfiche wordt die rekening gebruikt voor de transfer boekhouding in detail. Artikels Vrijgesteld Bepaal de rekening verkoop artikel per default voor vrijgestelde transacties. Als er geen rekening meegedeeld werd in de artikelfiche wordt die rekening gebruikt voor de transfer boekhouding in detail. Artikels Cocontractant Bepaal de rekening verkoop artikel per default voor Cocontractant transacties. Als er geen rekening meegedeeld werd in de artikelfiche wordt die rekening gebruikt voor de transfer boekhouding in detail. Globaal Bepaal de rekening verkoop globaal dat gebruikt zal worden voor een transfer van verkoopfacturen in globaal. Portkost Bepaal de te gebruiken rekening verkoop voor de transfer van portkosten gelinkt aan een factuur. Korting Bepaal de te gebruiken rekening voor de transfer van de korting. Vink de zone Boeken korting aan als u wenst dat de korting overgedragen wordt los van het factuurtotaal, als de rekening hier ingegeven is. Voorwaardelijk disconto Bepaal de te gebruiken rekening voor het voorwaardelijk disconto aankoop en verkoop voor de transfer van disconto gelinkt aan de factuur. 62

67 Manual Disconto BTW 0% Bepaal de rekening verkoop en aankoop gelinkt aan het bedrag van voorwaardelijk disconto met een BTW percentage 0%. Derden Stam derderekening Stam klantrekening De stam is default en is wijzigbaar. Nummering derderekening Lengte Geef de standaardlengte in voor klantenrekeningen. Opgelet De lengte van klantenrekeningen mag niet langer zijn dan die in het boekhouddossier. De aangemaakte nummer is van het type Bepaal het systeem dat u wenst voor de aanmaak van uw boekhoudrekeningen derden. U kan kiezen uit een vrije ingave van het rekeningnummer in de fiche klant of een rekeningnummer klant aanmaken vanaf de stam aangevuld met de eerste karakters van de naam of de code Voorschotten Te ontvangen voorschotten Bepaal de Derde rekening voor de transfer van voorschotten. Default staat er Aanvullen rekeningen rechts met nullen Vink dit vak aan als de boekhoudrekeningen altijd hetzelfde aantal karakters moeten hebben. Het aantal posities wordt bepaald in het deel transfer van de opties boekhouding. Bank Hierin geeft u de rekeningen in van uw bank en kas. Die worden overgenomen in de default fiches. De waarde bepaald door EBP kan gewijzigd worden. Banken Bepaal de standaard bankrekening. Als er geen rekening staat in de fiche, is het de rekening hier die zal gebruikt worden voor de boekhoudtransfer van uw betalingen. Weergave tab Rekeningen in fiches Als de zone aangevinkt is, verschijnt een bijkomende tab in de artikelfiche en de bankfiche om de boekhoudrekeningen in te geven. Aanvullen rekeningen rechts met nullen Vink dit vak aan als de boekhoudrekeningen altijd hetzelfde aantal karakters moeten hebben. Het aantal posities wordt bepaald in het deel transfer van de opties boekhouding. Transfer Transfereren van verkoopfacturen 63

68 Help Offerte & Facturatie U heeft twee mogelijkheden voor de transfer van facturen : het detail De boeking detailleert alle verkooprekeningen ingesteld in de artikelfiches. Als meerdere artikels dezelfde rekening hebben worden de bedragen gegroepeerd per rekening. het totaal De boeking bestaat uit een verkooprekening per factuur. In dit geval komt de gebruikte verkooprekening voor de transfer overeen met die bepaald per default in de opties. Lengte rekeningen Het bepalen van de lengte van de rekeningen laat toe om de ingave in te stellen van de rekeningen. Die lengte wordt in rekening genomen voor de ingave van alle rekeningen (verkopen, BTW, port...). U kunt een lengte kiezen tussen 2 en 15 karakters. De standaar ingestelde lengte is 10. Omschrijvingen transfer EBP Offerte & Facturatie laat u toe om omschrijvingen te kiezen voor uw boekingen. U moet de toe te passen macro's ingeven voor elk type boeking in het deel Verkoop voor de facturen en de voorschotdocumenten en in het deel Betaling voor de derden en de bank. U beschikt over volgende constanten: {0} = Documenttype verkoop (bv : Factuur, creditnota) {1} = Documentnummer {2} = Documenttype voorschot (voorschotdocumenten) {3} = Type derde (bv: klant, leverancier,...) {4} = Aanspreking derde (Dhr, Mevrouw, NV, BVBA...) {5} = Naam derde {6} = Term 'Bank' {7} = Code bank De macro's kunnen volgde vorm aannemen: Ingave : {0} Nr {1} in het veld 'Documenten' van het kader 'Verkopen', krijgt u : Factuur Nr FA0001. Ingave : {2} Nr {1} in het veld 'Voorschot', krijgt u : Voorschotdocument Nr FD0001. Ingave : {3} {4} {5} in het veld 'Derde' van het kader 'Betaling', krijgt u : Klant de heer Dupont. Ingave : {6} {7} in het veld Bank, krijgt u : Bank FOR. Per default zijn er macro's voorgesteld voor uw boekingen. BTW / Rekeningen U kunt tot 11 verschillende BTW percentages gebruiken en verkoopdocumenten aanmaken met 6 verschillende BTW percentages. Het 11de percentage is dit van Recupel Percent Bepaal het te gebruiken BTW percentage in het dossier. Het percent 0 is voor vrijgestelden en niet wijzigbaar. Standaard % Vink de optie Standaard % aan als dit het percent is dat u regelmatig nodig heeft. Het zal standaard overgenomen worden in de hoofding van de verkoopdocumenten. Rekeningen Dit zijn de te gebruiken boekhoudrekeningen voor dit BTW percentage bij de transfer van facturen. 64

69 Manual Mappen De standaard installatiemappen van de toepassing worden weergegeven. Als u ze wil wijzigen, klikt u in de zone Gepersonaliseerde mappen en selecteert u, via het icoon de nieuwe werkmappen. Wij raden u aan om de standaardmappen te behouden om het onderhoud van uw toepassing te vergemakkelijken (Installatie bijwerkingen, enz..). De gelinkte bestanden komen overeen met de beelden die u integreert in uw artikelbestand. Licentie Hierin staat de informatie betreffende de aankoop van de toepassing: licentienummer en handelsnaam, naam toepassing en de huidige versie. U kan dit wijzigen al klikkend op de knop Wijzigen. Volg daarna de procedure ingave toegangscode. Voor veiligheidsredenen is de code voor het ontgrendelen van de toepassing na validering niet meer zichtbaar. Beheeroverzicht Bij het openen van het dossier, wordt het beheeroverzicht van het bedrijf geopend. U kan een aantal parameters ingeven op de weer te geven gegevens: Internet Weergave beheeroverzicht bij openen dossier Dit is default aangevinkt. Ontvink dit als u niet wenst dat het beheeroverzicht verschijnt bij het openen van het dossier. Aantal dagen voor alarm vervaldagen De facturen die weldra op vervaldag komen staan in het deel Verstreken vervaldagen. Bepaal het aantal dagen voor de vervaldatum om het alarm weer te geven (30 dagen maximum). Aantal dagen voor alarm geldigheid offerte Bepaal het aantal dagen voor het einde van de geldigheid van de offerten om het alarm weer te geven in het deel Te hernemen offerten (30 dagen maximum). Status offerten Selecteer de status van de in rekening te nemen offerten om de lijst van te hernemen offerten weer te geven. Aantal maanden voor grafiek ZC ex. BTW Bepaal het aantal weer te geven maanden in de grafiek ZC die verschijnt onderaan het beheeroverzicht. EBP op het web Het menu Internet geeft u de kans om de versie van EBP Offerte & Facturatie bij te werken, toegang te hebben tot de technische dienst, online te ontgrendelen, enz... Hiervoor moet u wel toegang hebben tot het Internet vanaf uw computer. Kies de gewenste optie en laat u leiden! 65

70

71 Meer functies nodig?...dit is mogelijk*! De toepassing EBP Bouw laat u toe om alle gegevens van EBP Offerte & Facturatie over te nemen en van volgende functies te gebruiken: Afdruk offertes speciaal voor de bouw Om eenvoudig uw professionele offerten aan te maken: schijven, werken, meerdere BTW percentages, gebruik formules, enz. Vorderingsstaten, met ingave percentage, hoeveelheid of bedrag Werfopvolging Om het budget na te zien door het verschil tussen de voorziene en gerealiseerde uitgaven te vergelijken. Voorraadbeheer *Als u niet meer dan 5 verschillende BTW percentages hebt gebruikt in uw documenten EBP Offerte & Facturatie. 67

72

73 69

74

75 Technische bijstand De aankoop van de toepassing geeft recht op het gebruik van onze technische dienst*. U moet altijd uw licentienummer bij de hand houden en u kan ons bereiken ofwel: Per telefoon op : Indien er niemand vrij is, wordt u in wacht gezet. Wij zijn bereikbaar maandag tot vrijdag van 9u00 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30. Per mail naar [email protected]. *Het recht op telefonische bijstand hangt af de aankoopdatum van de toepassing, de gekochte versie en het onderschreven contract. U kan contact opnemen met onze commerciële dienst om de verschillende contracttypes te kennen. 71

76

77 Ons contacteren EBP Business Software bvba Kerselarenlaan 15 bus 6 B Brussel Tel : Fax: Ga ook naar : u kan ons productgamma raadplegen, online activeren, laatste bijwerkingen downloaden... 73

78

79 Index A Aanspreking Accountant Activeringscode...8 Afdrukken... 15, 17, 20, 51, 52 Algemeen Archivering Artikels... 21, 34, 36, 39, 60 B Backup Backup gegevens... 52, 60 Backup van gegevens Banken Barema Recupel Beheer lijsten Beheeroverzicht Betaling... 17, 19, 21, 47 Betalingswijze Boekhouding BTW C Configuratie...7 Contacten... 32, 33, 35, 36 Contacteren EBP Creditnota... 17, 45 Creditnota voorschot D Decimalen Demobedrijf Demonstratie Derden Diverse fiches... 12, 36, 39, 40, 41, 42 Documenten... 21, 61 Dossier... 11, 29, 30, 56, 57 dupliceren document E Eenheden Export... 21, 55 F Factuur... 16, 17, 45 Familie... 39, 40 Filters functies G Gegevens Groeperingsbalk H Herinitialiseren menus Herinnering Hernemen Historiek... 21, 34 I Import... 21, 54 Informatie Inleiding...1 Installatie... 7, 8 Interface Internet K Klanten... 12, 21, 30, 31, 32, 34, 40 Kolommen L Land Leveranciers...13, 35, 36 Licentie Lijsten Logo... 20, 59 M Mail Mappen Menus N Nota's Nummering documenten en gegevens O Offerte...14, 15, 16, 44, 61 Omzetten Omzettten Onderhoud Ontwikkelingen Opruimen Opstarten toepassing...8 Opties dossier...11, 20, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65 Overeenkomst...3 Overzicht P Parametrage...26, 27, 28 Paswoord... 12, 59 Personaliseren documenten Postcode Prospecten... 12, 21, 32, 33, 34, 40 Prospects R Recupel... 13, 40 Regio Restore... 53, 54 Restore gegevens... 53, 54 Restore van gegevens S Sortering... 27, 28 Statistieken... 21, 50 T Technische bijstand Toetsen Toolbalk Transfer boekhouding... 48, 62, 63, 64 Transfer naar boekhouding... 19, 20 V Valuta Velden Verkoopdocumenten... 42, 43, 61 versie Pro Versturen Vervaldagboek Verwijdering Voorschot...17, 45, 46 Voorschotfactuur... 17, 45 Voorstelling...5 W Weergave Weergavebalk