Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad

Transcriptie

1 Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad Theorieboek voor het theorie-examen kerntaak 2 Hoofdstuk 5 Voorraadinventarisatie Ondernemer en Manager 1

2 Theorieboek kerntaak 2 Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad Hoofdstuk 5 Voorraadinventarisatie Wat ga je doen? Je beheert en inventariseert de voorraad, voorkomt derving. Je draagt als je de opleiding ondernemer doet, ook zorg voor de inkoop. Je neemt voor de BPV over deze kerntaak eerst het infoboek door en daarna het theorieboek. Je kunt je via dit theorieboek voorbereiden voor het theorie-examen. Naast dit theorieboek is er ook nog een rekenwerkboek voor het berekenen van en met de voorraden, de servicegraad en rendementen en een infoboek dat je begeleidt bij de basisvaardigheden van deze kerntaak. Heb je de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper al afgerond, dan heb je alles wat in dit hoofdstuk staat al afgehandeld. Dit als voorbereiding op: Het theorie-examen kerntaak 2 Derving Voorraadbeheer en bestellen Afhandeling goederenontvangst Voorraadinventarisatie Inkoop assortiment (alleen Ondernemer) Aan bod komen achtereenvolgens: Inventariseren Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding Opleiding Ondernemer detailhandel Manager Handel Werkproces 2.2 Beheert en verzorgt goederenopslag 2.3 Beheert goederenontvangst en opslag 2.4 Bewaakt de voorraad en bestelt 2.5 Bewaakt de voorraad en bestelt 2.6 Beheert en verzorgt winkel en/of opslagruimte 2.6 Beheert verzorging van verkoopruimte en opslagruimt Beroepscompetenties B Aansturen C Begeleiden (OD) K Vakdeskundigheid toepassen Q Plannen en organiseren S Kwaliteit leveren X Ondernemend en commercieel handelen Y Bedrijfsmatig handelen Trefwoorden (aangegeven in afwijkend lettertype, ook opzoekbaar in de digitale Elobase) Voorraadinventarisatie blz (in het gehele boek) Inventarisatie Administratieve voorraad Balans Derving Geldwaarde Inventarisatieplan Inventariseren Maatregelen Steekproefsgewijze inventarisatie Technische voorraad Telformulier Volledige inventarisatie 2

3 Hoofdstuk 5 Voorraadinventarisatie Inventariseren Bij het inventariseren bepaal je de daadwerkelijk aanwezige hoeveelheid artikelen in een winkel. Hiervoor moet alles geteld worden. Dit is een behoorlijke klus, waarvoor de winkel soms zelfs één of twee dagen de deuren sluit. De inventarisatie is een hele klus. Inventariseren is het tellen en registreren van artikelen in het winkelbedrijf om na te gaan of de technische voorraad overeenstemt met de administratieve voorraad. De technische voorraad is de werkelijk aanwezige voorraad. Een ander woord voor technische voorraad is ook werkelijke voorraad. De administratieve voorraad is de voorraad die volgens de gegevens van de administratie aanwezig zou moeten zijn. Bij het inventariseren stel je vast hoe groot de technische voorraad is. Aan de hand hiervan wordt de administratieve voorraad bijgewerkt. Waarom inventariseert een bedrijf? Een detaillist voert een inventarisatie uit om de volgende drie redenen: Een inventarisatie is wettelijk verplicht. Aan de hand van de gegevens van de inventarisatie kan hij de voorraadadministratie corrigeren. Met deze gegevens kan hij de mate van derving vaststellen. Wettelijke verplichting Een belangrijke reden voor de uitvoering van een inventarisatie is de wettelijke verplichting om jaarlijks een balans op te maken. Een balans is een overzicht van bezittingen, schulden en eigen vermogen van de ondernemer. Aan de hand van een balans kan de overheid bepalen hoeveel belasting een bedrijf moet betalen. Om de bezittingen van een winkelbedrijf te achterhalen is het nodig om een inventarisatie te doen. Corrigeren voorraadadministratie In de voorraadadministratie wordt bijgehouden hoeveel artikelen er in voorraad zijn en hoeveel er zijn afgeschreven. De administratiegegevens kunnen echter onjuist zijn. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat gestolen of beschadigde artikelen niet zijn afgeschreven. Deze artikelen staan echter nog wel als aanwezig geregistreerd in de administratie. Om zeker te weten hoe groot de werkelijke voorraad van een winkel is, is het nodig om een voorraadinventarisatie uit te voeren. Aan de hand van de gegevens die de inventarisatie oplevert, kan de voorraadadministratie worden bijgewerkt. Vaststellen derving Aan de hand van een voorraadinventarisatie kun je vaststellen hoeveel derving er in een bepaalde periode is opgetreden. Dit is belangrijk om te weten, omdat derving verlies betekent. Derving is het 3

4 verschil tussen de administratieve voorraad en de werkelijke voorraad. Als je weet dat er veel derving is opgetreden, kun je maatregelen nemen om die derving in de toekomst te voorkomen of in ieder geval te verminderen. Hoe inventariseert een bedrijf? Er zijn verschillende manieren waarop je een inventarisatie kunt uitvoeren. De werkwijze verschilt nogal per winkel. Er zijn twee vormen van voorraadinventarisatie: steekproefsgewijze inventarisatie; volledige inventarisatie. Steekproefsgewijze inventarisatie Een steekproefsgewijze inventarisatie is een inventarisatie waarbij je slechts een beperkt aantal artikelsoorten telt. De uitkomst van de telling vergelijk je met de aantallen of geldbedragen die in de administratie genoteerd staan. Als er dan geen verschil is tussen deze aantallen of geldbedragen, kun je aannemen dat de rest van de voorraad ook klopt met de gegevens van de administratie. Een steekproefsgewijze inventarisatie kun je bijvoorbeeld elk kwartaal of elk halfjaar uitvoeren. De te tellen artikelsoorten kun je hierbij steeds wisselen, net als de omvang van de steekproef. Volledige inventarisatie Een volledige inventarisatie is een inventarisatie waarbij je alle in de winkel en het magazijn aanwezige artikelen telt. Ook bij deze inventarisatievorm worden de uitkomsten van de tellingen in aantallen of geldbedragen vergeleken met de getallen die genoteerd staan in de administratie. Bij een volledige inventarisatie tel je alle aanwezige artikelen. Om dat ongestoord en goed te kunnen doen zijn veel winkels tijdens een volledige inventarisatie gesloten. In veel bedrijven is er een relatie tussen de steekproefsgewijze en de volledige inventarisatie. Het kan voorkomen dat bij de steekproefsgewijze inventarisaties regelmatig een (groot) verschil tussen de technische en de administratieve voorraad blijkt te zijn. Dit kan aanleiding zijn voor een bedrijf om een volledige inventarisatie uit te voeren. De werkwijze bij een volledige en een steekproefsgewijze inventarisatie zal niet veel van elkaar verschillen. Hoe vaak inventariseert een bedrijf? Hoe vaak een bedrijf zijn voorraad inventariseert hangt onder meer af van de waarde van de artikelen en de omvang van de totale voorraad. Wanneer een bedrijf hoogwaardige elektronica verhandelt, zal derving een groter effect hebben op de verliescijfers dan wanneer een bedrijf bijvoorbeeld dozen eieren verhandelt. Elk bedrijf moet een afweging maken tussen de kosten van inventarisatie en de noodzaak de voorraadgegevens te corrigeren. 4

5 Fasen bij inventariseren Het inventarisatieproces kun je onderverdelen in drie fasen: voorbereiding; uitvoering; evaluatie. Voorbereiding Voordat je een inventarisatie gaat uitvoeren, is het belangrijk dat de medewerkers goede instructies krijgen. Dit is een belangrijk onderdeel van de inventarisatie. De medewerkers moeten precies weten wat ze moeten doen. Bij het tellen moet bijvoorbeeld duidelijk zijn dat de inventarisatiemedewerkers de aantallen moeten noteren zoals ze op de verpakking staan vermeld. Ze moeten bijvoorbeeld weten of ze twaalf flessen afwasmiddel moeten noteren of één doos. In de instructie voor de medewerkers moet staan hoe en wat ze moeten tellen. Bij de voorbereiding van de inventarisatie moet je: een inventarisatieplan maken; een telformulier maken; zorgen dat de winkel op orde is. Het moet duidelijk zijn of hier één collo geteld moet worden of het aantal flesjes. Inventarisatieplan Een inventarisatieplan is een planning voor de inventarisatie waarin staat aangegeven wanneer, waar, wat en door wie er geïnventariseerd wordt. In het inventarisatieplan geef je aan op welke datum en welke tijd het assortiment geïnventariseerd wordt. Inventarisaties worden vaak na sluitingstijd uitgevoerd. Zo heeft de consument er geen last van en kan de verkoop gewoon doorgaan. Dit betekent echter wel dat er een beperkte hoeveelheid tijd beschikbaar is voor de inventarisatie. Daarom is het belangrijk dat de inventarisatie snel en efficiënt uitgevoerd kan worden. In een inventarisatieplan maak je een taakverdeling. Je bepaalt wie welke taken gaat uitvoeren. Het is ook handig om een overzicht te maken van de ruimtes die gecontroleerd moeten worden, zodat er niets per ongeluk wordt overgeslagen. Bij een steekproefsgewijze inventarisatie moet je duidelijk aangeven welke artikelen geïnventariseerd moeten worden. Telformulier Op een telformulier worden bij de inventarisatie algemene informatie en informatie over de artikelen ingevuld. Er zijn verschillende benamingen voor dit formulier, zoals telbon, telbriefje, inventarisatielijst of voorraadopnamelijst. Tijdens de voorbereiding zorg je ervoor dat de benodigde telformulieren gebruiksklaar zijn. 5

6 Op een telformulier vul je de volgende gegevens in: Algemene informatie: naam van de teller datum van de telling tijdstip van de telling. Informatie over de artikelen: artikellocatie artikelcode artikelnaam aantal getelde artikelen eenheid, maat of gewicht van de getelde artikelen inkoopprijs van het artikel. Ordenen van de winkel Het is belangrijk dat de winkel op orde is voordat je gaat inventariseren. Het is namelijk lastig om een inventarisatie goed uit te voeren als artikelen in de winkel rondslingeren. Je loopt dan het risico dat artikelen worden vergeten bij de inventarisatie of dat ze dubbel worden geteld. Sommige artikelen staan niet in de stellingen, maar worden op een aparte manier gepresenteerd (naast de stelling of in de hoek op de grond). Het is verstandig om te voorkomen dat de artikelen op het moment van inventarisatie op deze manier worden gepresenteerd. Wanneer de artikelen toch op bijzondere manieren gepresenteerd zijn, moet je een aparte telbon gebruiken. Uitvoering en evaluatie Uitvoering van de inventarisatie De uitvoering van de inventarisatie komt neer op het tellen en registreren van de aantallen artikelen in de winkel. Hoe beter de voorbereiding van de inventarisatie is geweest, hoe soepeler de inventarisatie zal verlopen. Elke detaillist heeft zijn eigen werkwijze bij het inventariseren. Veel detaillisten wijzen voor de inventarisatie tweetallen aan, die bestaan uit een teller en een schrijver. De teller telt de artikelen en de schrijver noteert het aantal. Op deze manier hoeven de medewerkers zich maar op één taak tegelijk te richten en is de kans kleiner dat er fouten worden gemaakt. Sommige winkels maken bij het inventariseren gebruik van hulpmiddelen zoals een telapparaat of een scanner. Wanneer de inventarisatie eenmaal is begonnen, heb je als leidinggevende vooral een controlerende taak. Je kunt steekproefsgewijs medewerkers controleren en begeleiden. Dit doe je dan vooral bij onervaren medewerkers of medewerkers die aangeven je hulp nodig te hebben. Er zullen namelijk zeker vragen ontstaan tijdens het inventariseren. Evaluatie van het inventarisatieproces Hoe goed de voorbereiding ook is geweest, je zult altijd problemen tegenkomen die je niet hebt voorzien. Aan de hand van de problemen die je bent tegengekomen, kun je de inventarisatieprocedure aanpassen. Je kunt daarmee deze problemen in de toekomst voorkomen. Ook de medewerkers kunnen nuttige suggesties hebben voor de verbetering van de inventarisatieprocedure. Een evaluatiegesprek geeft de mogelijkheid om dergelijke suggesties naar voren te brengen. De gedachte hierachter is dat een ezel zich niet graag twee keer aan dezelfde steen stoot. 6

7 Inventarisatieresultaten Een winkelier voert een inventarisatie uit met een duidelijk doel. Hij wil bijvoorbeeld kijken bij welke artikelen het verschil tussen de technische en de administratieve voorraad het grootst is. Als hij dat weet, kan hij bijvoorbeeld extra maatregelen nemen tegen diefstal. Bepalen van derving Als na de inventarisatie blijkt dat de technische voorraad kleiner is dan de administratieve voorraad, lijdt het bedrijf verlies. Dit verschil wordt veroorzaakt door derving. Derving is het gemis aan opbrengst van artikelen, omdat deze verdwijnen zonder dat ze worden afgerekend. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren doordat artikelen zoekraken, kapotgaan, bederven of door diefstal. Derving is het verschil tussen de administratieve voorraad en de technische voorraad. In een formule ziet dat er als volgt uit. Derving = AV (Administratieve voorraad) TV (Technische voorraad) Derving kan op twee manieren uitgedrukt worden: derving uitgedrukt in stuks; derving uitgedrukt in euro's. Derving uitgedrukt in stuks De derving uitgedrukt in stuks bereken je met de al eerder genoemde formule: AV - TV. Je neemt het aantal stuks dat in de administratie genoteerd staat en je trekt daar het werkelijk getelde aantal stuks af. Dan heb je de derving uitgedrukt in stuks. Voorbeeld: Administratieve voorraad Technische voorraad 15 ordners 12 ordners Uitwerking: = 3 ordners Denk eraan dat je altijd de eenheid bij het antwoord moet vermelden. Artikel Aantal AV Aantal TV Verschil Goudse kaas Smeerkaas Kaasmes Camembert Feta De voorraad is in deze tabel uitgedrukt in aantal stuks. Bij drie artikelen in het assortiment van kaasboer Salut is er sprake van een verschil tussen de technische en de administratieve voorraad, namelijk bij de Goudse kaas (2 stuks), het kaasmes (5 stuks) en de feta (1 stuk). 7

8 Derving uitgedrukt in euro's De derving uitgedrukt in euro's bereken je ook met de al eerder genoemde formule: AV - TV. Denk eraan dat je altijd het -teken bij het antwoord moet vermelden. Administratieve voorraad Technische voorraad Uitwerking: = De geldwaarde van de technische voorraad wordt berekend door het aantal stuks te vermenigvuldigen met de prijs per stuk. Artikel Aantal stuks TV Prijs per stuk Geldwaarde TV Gloellamp 20 2,70 20 x 2,70 = 54,00 Schakelaar 10 8,60 10 x 8,60 = 86,00 Schemerlamp 2 243,20 2 x 243,20 = 486,40 Wandlamp 5 54,45 5 x 54,45 = 272,25 Artikel Technische waarde Administratieve waarde Verschil Gloeilamp 54,00 59,40 5,40 Schakelaar 86,00 94,59 8,59 Schemerlamp 486,40 486,40 0,00 Wandlamp 272,25 272,25 0,00 Als je dan de geldwaarde van de administratieve voorraad naast de geldwaarde van de technische voorraad zet, zie je dat er sprake is van derving bij de artikelen gloeilamp ( 5,40) en schakelaar ( 8,59). In totaal bedraagt de derving bij dit bedrijf 13,99. Maatregelen Als blijkt dat er een verschil is tussen de administratieve en de technische voorraad, wordt meestal geprobeerd de oorzaak van dit verschil te achterhalen. Er wordt dan bijvoorbeeld gezocht in het magazijn om er zeker van te zijn dat de betreffende artikelen echt weg zijn. Als de winkelier weet dat de derving is ontstaan door diefstal, kan hij maatregelen nemen. Zoals bij de eigenares van een tabakswinkel in een drukke winkelstraat. Tijdens het inventariseren komt zij erachter dat de technische voorraad van de aanstekers veel kleiner is dan de administratieve voorraad. Ze vermoedt dat er diefstal in het spel is. De aanstekers staan in de etalage bij de deur. Als er veel mensen in de winkel zijn, kan ze die plek niet goed in de gaten houden. Naar aanleiding van de inventarisatie besluit ze dat ze de aanstekers voortaan op de toonbank plaatst. Wanneer de oorzaken van het verlies bekend zijn, kunnen er maatregelen worden getroffen om toekomstig verlies te voorkomen. Voorbeelden van maatregelen die je kunt nemen na een inventarisatie, zijn: Een betere aanpak zoeken ter voorkoming van derving door bijvoorbeeld breuk of diefstal. Het assortiment aanpassen. Het personeel andere instructies geven. De inventarisatie anders uitvoeren. De inventarisatie anders voorbereiden. 8

9 Maatregelen tegen derving. Winkeliers kunnen afhankelijk van het doel van de gegevens derving uitdrukken in geldwaarde of in aantallen stuks. Stel dat de winkelier ideeën heeft om het assortiment te wijzigen. Dan kan hij de inventarisatiegegevens het beste uitdrukken in aantallen stuks. Als de winkelier een financieel overzicht wil van de aanwezige voorraad artikelen, dan kan hij de voorraden beter in geldwaarden uitdrukken. Je kunt hierbij denken aan het vaststellen van derving, het opmaken van de balans voor de Belastingdienst en het bepalen van winst of verlies. Denk als leidinggevende ook aan de sfeer tijdens de inventarisatie. Zorg bijvoorbeeld tijdens de pauze voor gezellige muziek en iets lekkers bij de koffie. 9