RAADSVOORSTEL. Raadsvergadering

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL Raadsvergadering Nummer Onderwerp Toetreding van de gemeente Vianen tot de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht. Aan de raad, Onderwerp Toetreding van de gemeente Vianen tot de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht. Gevraagde beslissing 1. Toestemming te verlenen aan het college om in te stemmen met de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht Grondslag Wet Gemeenschappelijke Regelingen, de Gemeentewet, de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2010 Inleiding Op 28 mei 2013 heeft het college van burgemeester en wethouders van Vianen ingestemd met het ambtelijk advies om vanaf 1 januari 2014 toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht (RHC Zuidoost Utrecht), op basis van de daarvoor uitgebrachte offerte van 28 februari Vervolgens heeft de gemeenteraad van Vianen op 9 juli 2013 toestemming voor de deelname verleend. Het bestuur van het RHC Zuidoost Utrecht heeft in zijn vergaderingen van 1 november 2012, 18 april 2013 en 4 december 2013 in positieve zin over de mogelijke uitbreiding van het samenwerkingsverband met Vianen gesproken. De uitbreiding van de huidige regionale samenwerking op archiefgebied tussen de vijf gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede met de gemeente Vianen betekent een versterking van de financiële draagkracht van de GR RHC Zuidoost Utrecht en maakt het mogelijk om de personeelsformatie kwantitatief op sterkte te houden en de kleine organisatie kwalitatief te verbeteren. Het bestuur van het RHC Zuidoost Utrecht adviseert het verzoek om de gemeente Vianen d.d. 7 november 2013 om per 1 januari 2014 te mogen toetreden tot de GR RHC Zuidoost Utrecht in te willigen. Beoogd effect De instemming van de raad verkrijgen met de toetreding en dit meedelen aan het bestuur van het RHC, zodat de toetredingsprocedure in april 2014 kan worden afgerond.

2 2 Argumenten 1.1 Toetreding van Vianen leidt tot een versterking van het samenwerkingsverband In 2011 heeft het RHC een structurele bezuiniging van 5% doorgevoerd. De bezuiniging zou vanaf 2014 ook een verlaging van de personeelsformatie tot gevolg hebben en op het minimale niveau komen waarbij nog aan de wettelijke kwaliteitseisen kan worden voldaan. De toetreding van de gemeente Vianen biedt de mogelijkheid om de bezuinigingen door te voeren en de formatiegrootte (van 5,6 fte) in stand te houden, waarbij een omvangrijker takenpakket (dus inclusief de nieuwe taken voor Vianen) worden gerealiseerd. De toetreding van Vianen leidt dus tot een versterking van het samenwerkingsverband: - de financiële draagkracht van de GR RHC Zuidoost Utrecht neemt er door toe; - de personeelsformatie kan kwantitatief op sterkte blijven en kwalitatief stijgen, waardoor de kleine RHC-organisatie minder kwetsbaar wordt; - bestuurlijk is niet gekozen voor een marginale gemeentelijke meevaller, maar voor continuïteit en kwaliteit. Dit mede op advies van de provinciaal archiefinspecteur. 1.2 De GR RHC Zuidoost Utrecht 2010 moet worden aangepast door de toetreding van Vianen De huidige GR RHC Zuidoost Utrecht 2010 moet als gevolg van de toetreding met de gemeente Vianen worden vervangen door een nieuwe GR RHC Zuidoost Utrecht Van de gelegenheid is tevens gebruik gemaakt om enkele wijzigingen door te voeren, zoals het vaststellen van een jaarlijkse kadernota. Kanttekeningen 1.1 Door toetreding van Vianen zal de archiefbewaarplaats van het RHC eerder vol zijn. Door de opname van de ca 560 strekkende meter aan Viaanse archieven zal de in juni 2011 in gebruik genomen archiefbewaarplaats die het RHC voor 40 jaar huurt van de gemeente Wijk bij Duurstede eerder vol zijn dan is gepland. Gezien de huidige overcapaciteit zijn echter op de korte en middellange termijn geen capaciteitsproblemen te verwachten. In 2015 zullen de ruimtelijke gevolgen van de toetreding van Vianen en die van andere factoren, zoals de digitalisering en de acquisitie van particuliere archieven, in beeld worden gebracht. Dit in het kader van de herijking van de kostenverdeelsleutels die eenmaal per vijf jaar plaatsvindt. Kosten, baten en dekking De uitbreiding van de huidige regionale samenwerking op archiefgebied tussen de vijf gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede met de gemeente Vianen betekent een versterking van de financiële draagkracht van de GR RHC Zuidoost Utrecht en maakt het mogelijk om de personeelsformatie kwantitatief op sterkte te houden en de kleine organisatie kwalitatief te verbeteren, waarbij de structurele bezuinigingen toch gehandhaafd blijven. De toetreding van de gemeente Vianen heeft geen financiële gevolgen voor de jaarlijkse bijdrage. Wel zullen eventuele toekomstige investeringen, zoals op het gebied van digitale archivering, door meer gemeenten gedragen worden. Uitvoering Nadat tenminste vier van de vijf colleges en raden van de huidige gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede eind 2013 en begin 2014 een positief besluit hebben genomen over de toetreding van Vianen, wordt dat besluit meegedeeld aan het bestuur van het RHC. Vervolgens kan de gemeente Vianen haar reeds in 2013 genomen toetredingsbesluit bevestigen. Daarna tekenen de zes burgemeesters en secretarissen de nieuwe GR. Tenslotte kan de toetreding van Vianen per 1 januari 2014 (met terugwerkende kracht) officieel worden bekrachtigd in de bestuursvergadering van april 2014 en dan ook in de publiciteit worden gebracht Bijlagen Bijlage 1. Brief Vianen d.d. 7 november 2013 met toetredingsverzoek; Bijlage 2. Bestuursvoorstel (advies) RHC Zuidoost Utrecht over de toetreding van Vianen; Bijlage 3. Nieuwe GR RHC Zuidoost Utrecht 2014; Bijlage 4. Overzicht van de wijzigingen in de GR.

3 3 Ter inzage - Odijk, 11 februari 2014 Burgemeester en wethouders van Bunnik, de secretaris, de burgemeester, dhr. mr. G. Veenhof dhr. H.M. Ostendorp

4 Nummer De raad van de gemeente Bunnik; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 februari 2014; b e s l u i t : 1. Toestemming te verlenen aan het college om in te stemmen met de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2014 Aldus besloten in de openbare vergadering van 17 april De raad voornoemd, de griffier de voorzitter

5 Procedure raadsvoorstel / besluit Onderwerp Toetreding van de gemeente Vianen tot de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht Bijgevoegde stukken 1.Brief Vianen d.d. 7 november 2013 met toetredingsverzoek; 2. Bestuursvoorstel (advies) RHC Zuidoost Utrecht over de toetreding van Vianen; 3. Nieuwe GR RHC Zuidoost Utrecht 2014; 4. Overzicht van de wijzigingen in de GR. Digitaal beschikbaar bij griffie Ja Nee Ter inzage nvt Ja Nee Inhoud besluit B&W Datum besluit B&W In Voorrondes Open Huis Bespreken Bijzonderheden - Gewenste planning Open Huis Raad Uiterste datum Raad Agenda Commissie Datum bespreking Opmerkingen Ja Nee Onder voorbehoud van toestemming van de raad, instemmen met de nieuwe GR RHC Zuidoost Utrecht 2014.