Master data management

Transcriptie

1 meadaa Maser daa Aanpak voor opzeen van maserdaa-programma De kwaliei van de oenemende hoeveelheid daa in ondernemingen is van groo belang. Om die kwaliei e waarborgen kan maser daa worden oegepas. De aueur beschrijf een aanpak voor he opzeen van een maserdaa-programma. Yves Houevels De hoeveelheid gegevens in ondernemingen neem alsmaar oe. Volgens Garner is 25 procen van de daa in groe ondernemingen onvolledig of nie correc, en 50 procen van de implemenaies misluk of loop verragingen op door he gebrek aan aandach voor de kwaliei van de daa (Enerprise Daa World 2009). De kwaliei van de daa heef evens een groe impac op de efficiënie en effeciviei van een onderneming. Googelen op maser daa lever his op, opzoeken via Bing lever his op. Je kun dus wel sellen da maser daa bij ondernemingen leef. In di arikel word een aanal aspecen van een aanpak voor he opzeen van een maserdaa-programma oegelich. We definiëren een programma als een groep van gerelaeerde projecen die op een gecoördineerde manier worden uigevoerd om de vooropgeselde businessdoelsellingen en opbrengsen e kunnen behalen. Maser daa heef een mulidisciplinair karaker, zoals blijk ui figuur 1, waarin maser daa geposiioneerd is en opziche van de archiecuurdomeinen businessarchiecuur, enerprisearchiecuur, applicaiearchiecuur en business inelligence. Enkele definiies Maser daa zijn daa over de kernenieien of -concepen van een onderneming. Kernenieien zijn bijvoorbeeld klanen, producen, diensen, leveranciers en personeel. Dergelijke kernenieien worden in meerdere businessprocessen en door meerdere applicaies gebruik. De kernenieien worden regelmaig over een langere periode, meesal jaren, in de onderneming gebruik. Omwille van de lange(re) levenscyclus is he acief beheren van de daa noodzakelijk om de kwaliei e behouden. Bovendien worden deze daa in de hele onderneming gebruik, wa beeken da de daa een groe impac hebben op he funcioneren van de onderneming. Maser daa kunnen in drie caegorieën worden opgedeeld: a) refereniegegevens, b) ransacionele srucuurgegevens en c) ondernemingssrucuurgegevens. a. Refereniegegevens zijn universele daa voor gebruik door meerdere applicaies. Universeel beeken da dergelijke daa algemeen geldig zijn, ook buien de onderneming. Voorbeelden zijn lijsen van landen en van munen. Deze refereniegegevens worden beheerd vanui een specifieke applicaie en worden dus nie gewijzigd door andere oepassingen. b. Transacionele srucuurgegevens zijn die daa die de deelnemers aan de ransacie (een ransacie is een uiwisseling van goederen, 18

2 Samenvaing Maser daa is een geheel van richlijnen, processen en applicaies om maser daa e beheren en zo een goede kwaliei van de daa e waarborgen. Gezien de ondernemingsbrede impac van de daa zijn een cenrale waakhond en onderseuning van he noodzakelijk. Maser daa als apare service binnen de ICT-organisaie los heel wa problemen van kwaliei, consisenie en snelheid van opleveren op. diensen of informaie) veregenwoordigen. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de uivoering van de ransacies. Voorbeelden zijn klan en produc. c. Ondernemingssrucuurgegevens zijn die daa die de srucuren van een onderneming beschrijven. Voorbeelden zijn de organisaiesrucuur en boekhoudkundige kosenplaasen. Naas deze maser daa zijn er de ransacionele daa. Di zijn de gegevens verbonden aan een (business)gebeurenis. Dergelijke gegevens hebben een beperke gebruiksduur. Voorbeelden van ransacionele daa zijn orders, facuren en bealingen. Transacionele daa zijn alijd verbonden me maser daa. Een order zal bijvoorbeeld alijd me een klan verbonden zijn. De definiie van maser daa oepassen om de kernenieien van de onderneming e idenificeren blijk in de prakijk nie zo gemakkelijk. De conex van de onderneming speel hierbij een belangrijke rol. Neem bijvoorbeeld een conrac. business inelligence Doel van maser daa Welke concree behoefes kunnen me maser daa worden opgelos? 1. Gegevensconflicen en -problemen leiden seeds o verragingen in de businessprocessen. 2. Sleche gegevens geven aanleiding o fouen bij de uivoering van de processen. 3. He oplossen van dergelijke conflicen, problemen en fouen breng exra kosen me zich mee. 4. Een goed beheer van de daa maak he mogelijk om op een vloe manier de nodige aanpasbusiness reporing governance business process maser daa maser daa applicaions applicaion daawarehouse landscape applicaion enerprise Figuur 1. Posiionering van maser daa Is een conrac een kerneniei? Neem even een conrac ussen een organisaor van een concer en een zanger. He conrac is een overeenkoms voor een eenmalig opreden op een bepaalde dag. Is he opreden gedaan, dan heef de organisaor he conrac nie meer nodig bij he verder organiseren van conceren en opredens. De organisaor heef er geen behoefe aan om deze conracen acief e beheren voor een langere periode. Neem daarenegen een conrac ussen een manager en een zanger waarin beide overeenkomen da de manager voor een periode bepaalde diensen zal verlenen aan de zanger in ruil voor een vergoeding. De manager zal wel behoefe hebben aan acief beheer van dergelijke conracen omda he conrac de acivieien van de manager gedurende een periode bepaal. Dergelijke conracen zijn over he algemeen ook geen sandaardconracen in vergelijking me de conracen voor eenmalige opredens. Voor de organisaor zal he conrac geen kerneniei zijn, maar voor de manager wel. Maser daa kan worden omschreven als een geheel van richlijnen, processen en applicaies om maser daa e beheren eneinde een goede kwaliei van de daa e waarborgen. Merk op da he beheren van maser daa nie enkel gaa over he beheren van daa in applicaies. 19

3 meadaa singen e doen om e voldoen aan de eisen van de wegeving en allerlei richlijnen. 5. Correce en volledige maser daa zijn he fundamen voor een goede rapporering in die mae da zeker moe worden overwogen om een maser-daa-programma e saren alvorens BI-projecen op e zeen. 6. Goed beheerde daa helpen bij de (daa-)inegraie bij wijzigingen in de organisaie, fusies en overnames van ondernemingen. Voor ICT leid een goed maser daa o verminderde complexiei wa beref de synchronisaie van maser daa ussen verschillende sysemen en o een verlaging van de onderhoudskosen. Plan van aanpak Hier volg een beschrijving van een plan van aanpak in vijf fasen. Algemene kennis opbouwen en bewuswording creëren 1. Voorda men sar me een maser-daa-programma is he noodzakelijk algemene conexinformaie in e winnen. He doel van een dergelijke kennismakings- of iniiaiefase is uieraard een beer begrip van, inzich in en bewuswording over de oegevoegde waarde van maser daa e krijgen. Daaroe word een maser-daawerkgroep samengeseld besaande ui veregenwoordigers van de verschillende deparemenen van business en ICT van de onderneming. Een maser-daa-programma gaa immers de volledige onderneming aan en alle belanghebbenden moeen over een minimum aan bedrijfsbrede kennis en inzich beschikken opda he programma voldoende draagkrach in de onderneming heef. Deze groep moe insaan voor de communicaie en bewuswording in de onderneming. De indirece oegevoegde waarde op langere ermijn is veelal duidelijker. Zo is he bijvoorbeeld moeilijk om de direc oegevoegde waarde van een verbeerde kwaliei van gegevens e berekenen. Hoeveel breng een vermindering van gedupliceerde klanengegevens op? Vanaf wanneer verhoog daakwaliei de klanenevredenheid, hoeveel breng een verhoogde klanenevredenheid op? Beoordeling van huidige oesand 2. Wanneer er een goed begrip, juise kennis en voldoende bewuswording aanwezig zijn, kan een onderneming haar kernenieien bepalen en een eerse oordeel vormen over de kwaliei van en de problemen me de daa. Om de problemen en hun oorzaken e idenificeren word in de eerse plaas naar de businessprocessen gekeken. De oorzaak van veel problemen lig in he gebruik van de gegevens in processen waarbij de applicaies enkel een onderseunende rol vervullen. Tijdens deze procesanalyse worden ook de berokken applicaies in kaar gebrach. Di alles maak he mogelijk om een businesscase voor he maser-daaprogramma op e sellen, waarbij he oplossen van de concree problemen een direce en meebare oegevoegde waarde oplever. Op basis hiervan kan men dan verder werken: welke kernenieien pakken we eers aan, welke ineracies besaan er ussen de verschillende kernenieien, moeen we bepaalde kernenieien gelijkijdig aanpakken? Di alles me als doel een goed onderbouwd maser-daa-programma samen e sellen. Bovendien is he door inzich in de huidige oesand mogelijk om de mark van maser-daaapplicaies al eens e onderzoeken voor de verschillende kernenieien. De make or buy -beslissing kan laer bij he uiekenen van he applicaielandschap worden genomen. Gezien he ondernemingsbrede karaker en he langereermijnperspecief van maser daa is communicaie naar de verschillende sakeholders evenals formele en modelmaige documenaie in alle fasen van de uivoering heel belangrijk. Wanneer een maser-daa-programma is opgeze, kan worden gesar me de uivoering. 3. Business process Zoals ui de eerdergenoemde definiie van maser daa blijk, gaa he over daa die in de businessprocessen word gebruik. In deze fase kunnen de businessprocessen nader worden geanalyseerd om na e gaan welke wijzigingen nodig zijn om de vasgeselde problemen op e lossen. Zo moe bijvoorbeeld worden nagegaan in welke processen welke klanendaa worden gebruik en waarom, wa de impac van een wijziging van klanendaa voor de andere processen is, enzovoor. Business process modeling en business process bieden de noodzakelijke 20

4 echnieken en documenaie om di in kaar e brengen. Bij de analyse van de processen is aandach voor een eenduidige erminologie uiermae belangrijk. Synoniemen en homoniemen komen alijd voor. Een duidelijke definiie en klare afspraken over de e gebruiken erminologie in de verdere analyse en uiwerking van de oplossing zijn dan ook noodzakelijk. 4. Applicaieanalyse Nada duidelijk is geworden in welke processen de kernenieien worden gebruik, kan een diepgaande analyse van de berokken applicaies plaasvinden. He doel is duidelijk e maken welke gegevens in welke applicaies worden beheerd en bewaard. He bepalen van een maser-daa-applicaie per kerneniei is in deze fase een belangrijke beslissing. Een applicaie is een maser-daa-applicaie wanneer he in de onderneming erkend word als de unieke en auhenieke bron van informaie en wanneer de applicaie de nodige middelen (gegevens, services, funcionalieien en schermen) er beschikking sel om de kwaliei van de gegevens af e dwingen. Bij he bepalen van he oekomsige applicaielandschap kunnen enkele richlijnen worden opgeseld: 1. Een maser-daa-applicaie beheer de hisoriek van de volledig gouden records. Gouden record beeken da alle creaie-, wijzigings- en verwijderoperaies door de maser-daa-applicaie worden uigevoerd. De logica waaraan de gegevens moeen voldoen, word door de maser-daa-applicaie beheerd. Ook de beveiliging (auhenicaie en auorisaie) word door de maser-daa-applicaie beheerd. Volledig wil zeggen da alle aribuen van een kerneniei door een maser-daa-applicaie worden beheerd. Hisoriek beeken da de ijdsdimensie (wanneer is een bepaalde waarde van een aribuu/record geldig) enkel door een maser-daa-applicaie word bepaald. 2. Door deze principes oe e passen kan er een single version of he ruh van maser daa worden gecreëerd. He gebruik van deze single version of he ruh door de andere applicaies moe eveneens worden vasgelegd in een aanal principes. De belangrijkse zijn: a. De applicaies mogen de maser daa enkel opvragen bij de maser-daa-applicaie. Ze moeen hiervoor gebruikmaken van de aangeboden funcionalieien (services) van de maser-daa-applicaie. De applicaies kunnen lokaal in hun eigen daabase een referenie van de records opslaan of de maser daa zelf opslaan. In da laase geval moe er een afspraak zijn over he ijdsinerval waarop de beide applicaies synchroniseren. b. De applicaies die maser daa gebruiken, mogen de gegevens van de kernenieien verrijken me eigen specifieke gegevens die nie worden gedeeld me andere applicaies. Basisgegevens zoals naam, bw-nummer en officieel adres van ondernemingen worden bijvoorbeeld beheerd en bewaard in de maser-daa-applicaie ondernemingen. Een onderneming kan een klan en een leverancier zijn, de basisgegevens verschillen echer nie. In een CRM-applicaie (cusomer relaionship ) kunnen de maser daa verrijk worden me exra specifieke klanendaa die nie gedeeld worden me andere applicaies en nie van oepassing zijn op de onderneming als leverancier. Voorbeelden van klanspecifieke daa zijn verkoopsbezoeken en opporunieien. c. Creaie van nieuwe records en wijzigingen van besaande daa gebeuren via de aangeboden funcionalieien (services) van de maser-daa-applicaie. De bovensaande richlijnen kunnen op verschillende manieren worden geïmplemeneerd. De implemenaie van één maser daa record beeken da alle wijzigingen direc op deze ene bron van maser daa worden uigevoerd. Een dergelijke implemenaie garandeer een uisekende consisenie in de maser daa maar beeken da waarschijnlijk alle (besaande) applicaies moeen worden aangepas. De implemenaie van meerdere maser daa records of bepaalde delen van maser daa records beeken da de gegevens worden gekopieerd van de maser-daa-applicaie naar de applicaiespecifieke daabank(en) van andere applicaies. Deze applicaies kunnen de lokale kopie wijzigen. Op geregelde ijdsippen zal er een synchronisaie van de maser daa plaasvinden. Wijzigingen van maser daa in de lokale applicaies worden overgeze naar de maser-daa-applicaie en wijzigingen in de maser-daa-applicaie worden overgeze naar de lokale applicaies. Een dergelijke implemenaie 21

5 meadaa»maser daa als apare service binnen de ICT-organisaie los heel wa problemen op«verg waarschijnlijk minder aanpassingen aan de besaande applicaies, maar de logica voor he beheer van de maser daa records moe in alle applicaies dezelfde zijn. Conflicen onsaan wanneer wee of meer applicaies gelijkijdig dezelfde record wijzigen of creëren. Bovendien kan er een probleem van consisenie van de waarden opreden als er afrondingsverschillen voorkomen bij he veelvuldig kopiëren van de gegevens. Bij he kopiëren van waarden van munen en andere maaeenheden worden de cijfers bijvoorbeeld afgerond wanneer er omrekeningen zijn van de ene mun in de andere of van de ene maaeenheid in de andere. Een varian kan zijn da maser daa records worden gekopieerd naar de lokale applicaies maar da deze applicaies de maser daa nie kunnen wijzigen. Wanneer de gebruikers van een lokale applicaie een maser daa record willen wijzigen, moeen ze di doen in de maser-daa-applicaies of moeen ze een veranwoordelijke van de maserdaa-applicaie verwiigen om de wijzigingen door e voeren. Een dergelijke implemenaie vraag weinig aanpassingen aan de besaande applicaies (he uischakelen van creaie- en wijzigingsfuncionaliei). 5. Governance Daa governance kan worden omschreven als een beleid om mensen, processen en echnologie e laen samenwerken om de juise kwaliei van de daa e verkrijgen me als doel om van daa en informaie sraegische aciva van de onderneming e maken. Bij governance gaa he erom de juise organisaiesrucuren e voorzien opda de juise beslissingen worden genomen. He is noodzakelijk een cenraal daa-governanceorgaan op e richen da veranwoordelijk is voor de uivoering van he beleid. He cenrale governanceorgaan heef een facilierende rol voor de definiie en beekenis van de kernenieien. De beekenis en definiie van de kernenieien en hun aribuen moeen ondernemingsbreed worden begrepen en oegepas. Deze groep mensen is veranwoordelijk voor he beheer en de communicaie ervan. He governanceorgaan zal nie zelf de beekenis en definiie bepalen maar wijs een definiie-eigenaar aan. Deze persoon of groep van personen is veranwoordelijk voor de definiie en de correce benaming van een kerneniei en de aribuen. De definiie-eigenaar leg eveneens de regels en logica vas waaraan de kernenieien en de aribuen moeen voldoen. Een daa-eigenaar is een persoon of een groep van personen veranwoordelijk voor de kwaliei van de daa in de maser-daa-applicaie. Di is meesal een backoffice -eam. Per kerneniei kan er een andere daa-eigenaar zijn, bijvoorbeeld een backoffice voor he beheer van klangegevens, een backoffice voor he beheer van producgegevens en een backoffice voor he beheer van gegevens over de gebouwen. He proces vanaf de daadefiniie via implemenaie in een maser-daa-applicaie en he gebruik in processen en in andere applicaies o he sopzeen van he beheer van kernenieien is de veranwoordelijkheid van he cenrale daa-governanceorgaan. Di orgaan moe erover waken da de richlijnen en regels worden gerespeceerd. Ten sloe moe erop oegezien worden da bij de uivoering van een projec deze regels en richlijnen worden gerespeceerd. Di kan door reeds in de projecdefiniie deze regels op e nemen en aan e duiden welke maser daa zullen worden gebruik. Tijdens de uivoering van he projec zorgen archiecurale reviews voor verdere conrole op he respeceren van de regels en richlijnen. Conclusie De samenwerking ussen de business en ICT is een kriieke succesfacor om de kwaliei van daa e waarborgen. Gezien de ondernemingsbrede impac zijn een cenrale waakhond en onderseuning van he noodzakelijk. Impac op besaande oepassingen is onvermijdelijk. Maser daa als apare service binnen de ICT-organisaie los heel wa problemen van kwaliei, consisenie en snelheid van opleveren op. Reviewer Bar Baesens Yves Houevels is principal consulan bij AE nv en is momeneel acief als enerprisearchiec bij een groe Belgische onderneming. yves.houevels@ae.be. 22