Een nieuwe model van bekostigen van Shared Services

Transcriptie

1 Een nieuwe model van bekosigen van Shared Services Thierry Bruyneel Harold den Heijer

2 Agenda Inroducie Rene Burgler 5 min Inroducie B&M 5 min The sripped down problem Succes facoren Discovery our van de oaal oplossing 30 min Managemen conrol & accouning Van accouning naar sraegic cos managemen The oal soluion Discussie 30 min Verschillen gemeenelijke omgeving en hoe ondervangen? Toepasbaarheid Conclusies 10 min - 2 -

3 Inroducie Rene Burgler Siuaie gemeene Almere Vraagselling Doelselling workshop - 3 -

4 Inroducie B&M Inegraed Performance Managemen Sraegy formulaion Sraegy managemen Performance coaching Process Srucure Organisaional design Analyical accouning srucure & design Managemen conrol sysems design (chargeback Leadership Company values Change managemen Culure Performance Managemen Insighs Profiabiliy analysis Cosing sysems Driver modeling Scorecarding CPM ools inegraion & implemenaion - 4 -

5 Analyse van he probleem (1 BU 1 BU 2 BU 3 BU 4 Shared Services Suppor funcions - 5 -

6 Analyse van he probleem (2 BU 1 BU 2 BU 3 BU 4 Shared Services Suppor funcions Faciliy services - 6 -

7 Analyse van he probleem (3 Besuur beslui om BU 2 op e heffen Alle gebouwen/faciliy services blijven in Group BU 1 BU 2 BU 3 BU 4 Group Shared Services Suppor funcions Faciliy services - 7 -

8 Sympomen Geen governance process in place, gebrekkige sraegische alignmen en een zeer ineffecief sraegie execuie proces Veel (negaief deba ussen de BU s en de back office over fairness en inconsisenie van de geoonde feien en cijfers Zeer complexe ieraief ABC allocaion model, me hoge onderhoudskosen en lage accounabiliy Veranwoordelijkheden (cos cener vs profi cener zijn onduidelijk geworden, moeilijk e managen en GEEN ownership van de kosen Wanrouwen in managemen accouning informaie sysemen en in de financiële afdeling als business parner Verkor de levensduur van BI/cosing sysemen vanwege he onjuis gebruik van cosing sysemen - 8 -

9 Oorzaak Gebruik van een cosing syseem bv kosen allocaie/chargeback is WRONG! Marke Marix organisaion BU sales BU... Process Produc x x Channel x x x x x Segmen x Produc (ion Back office OPS Back office APS Shared services (infra x x x x x x x x Corporae overhead Segmen BU specific Marke COST CENTER STRUCTURE Marix organisaion BU sales BU... Channel Produc BU 1 x PROFIT CENTER STRUCTURE BU 2 x BU n x x x x Corporae Corporae Produc (ion Back office OPS Back office APS Shared services (infra Corporae overhead x - 9 -

10 Gevolg Transparancy U wee waar u voor beaald Fairness U heef he gevoel da u correce arieven beaald voor de geleverde service. Ook in vergelijking me andere business unis en andere services Acionabiliy He chargeback syseem maak inzichelijk me welke parameers en processen u kun suren om zodoende invloed e hebben op de aan u doorbelase kosen Predicabiliy De arieven die u doorbelas krijg zijn sabiel over verschillende perioden

11 Wa is van belang? Top managemen wil effeciever worden in sraegie execuie Trends 1. Agiliy kunnen reageren op veranderende omgeving 2. Meer drasische op-down ingrepen (fusies, samenvoegingen 3. Kosen meer dan ooi een issue 4. Aandach voor Cos conrol/managemen van shared services 5. Behoefe aan ineracive conrol in een organisaie Crucial is een managemen conrol srucure me kenmerken Transparen Fair Acionable Predicable

12 Discovery our naar een oaal oplossing(1 Managemen conrol & accouning Uigangspunen in de profi secor 1. BUs komen voor ui de porfolio sraegie van een organisaie en zijn unieke produc-marke combinaies a BUs zijn profi ceners: Opimaliseren omze Kosen beheersing b BUs nemen ondernemings risico s: Zijn veranwoordelijk voor capaciy managemen De BU s cenral enrepreneurship is veranwoordelijk voor producie planning en voorraad bewegingen c BUs hebben meesal hun eigen produc/service porfolio en een eigen sales en markeing funcie 2. A Service Cener, welke nie is gedefinieerd als business uni, heef als primair doel om inern diensen e verlenen a Service Ceners zijn cos (efficiency ceners b Service Ceners moeen sreven naar cos efficiency. c Raporeren geen exerne omze om verwarring e voorkomen av rol en financiele doelsellingen Voor in de discussie: wa zijn de uigangspunen in de publieke secor?

13 Discovery our naar een oaal oplossing (2 Managemen conrol & accouning BU 1 BU 2 BU 3 BU 4 Group Shared Services Suppor funcions Service caalogus Duidelijk omschreven services Heldere leveringsvoorwaarden Prijzen op voorhand bepaald (jaarlijks Leverancier klan verhouding Governance Group funcie is sraegische buffer o Overcapaciei o Sraegische inveseringen Meer dialoog Escalaie procedures Financieel syseem In de financial accouning sysemen PO/PR processen & procedures Geen cos processing voor deze doeleinden

14 Discovery our owards he oal soluion (3 Managemen conrol & accouning Mos common Bes pracices Managemen Accouning Cos pools (naure Driver volumes Cos pools (naure Acual driver volumes Process & capaciy coss Cos calculaion Cos allocaion Service Managemen caalogue (offering Conrol Push coss o clien Charge based on clien demand Karakerisieken Karakerisieken Weinig alignmen ussen SSC en klan Wanrouwen av SSC agv onvoldoende ransparency Service fee word jaar in jaar ui verhoogd Negaiviei over diensverlening en effeciviei SSC Onbreek aan Clien conrol Fairness word nie ervaren agc mismach driver volumes-cos allocaion Us vs. hem... Toegenomen alignmen agv de dialoog obv de services porfolio (caalogus Transparanie in de definiies en herkenbaarheid van services SSC kosenbeheersing mogelijk Clien conrol is hoog Klan wee van e voren precies wa hij beaald voor zijn gevraagde services SSC word een businessparner me oegevoegde waarde

15 Discovery our owards he oal soluion (4 from accouning o sraegic cos managemen BU 1 BU 2 BU 3 BU 4 Group Shared Services Suppor funcions Kosen opimalisaie Targe Cosing Ownership capaciei BU is veranwoordelijk voor (over capaciei Suren van klanen in sraegische riching Sraegic Packages offering Managen van de vraag Demand planning

16 Discovery our owards he oal soluion (5 Advanages of he closing loop Kosen efficienie Qualiy improvemen Aniciperen op fluacuaies in de vraag Meer berouwbare business cases Enrepreneurship Commimen

17 The oal soluion Concep & process Sysems archiecure Forecas / Demand Orders commimen Regiser chargeback Chargeback Accouning ransacions Operaional drivers Financial Daa DWHS/ODS Cosing & Profiabiliy Managemen ools Planning & budgeing Cosing & prof. model IFRS segmen reporing Profiabiliy analysis Srucured reporing Srucured reporing

18 Q&A B&M (Belgium Office Korrijkseseenweg Sin-Marens Laem Belgium T: +32 ( B&M (Neherlands Office Hoogoorddreef BA Amserdam Neherlands T: +31 ( M: [email protected]