Portefeuillehouder Opsteller Telefoon opsteller wethouder Drenth B. Teunissen

Transcriptie

1 B&W advies Onderwerp: Intentieovereenkomst binnenstadbedrijf Portefeuillehouder Opsteller Telefoon opsteller wethouder Drenth B. Teunissen Te besluiten om: 1. Kennisnemen van de managementsamenvatting en het rapport Doetinchem werkt aan een toekomstbestendige centrumorganisatie van IkOnderneem!. 2. Instemmen met de reactie/het voorstel op het rapport Doetinchem werkt aan een toekomstbestendige centrumorganisatie. 3. Instemmen met de intentieovereenkomst binnenstadbedrijf om te komen tot de oprichting van een binnenstadbedrijf dat verantwoordelijk wordt voor het vermarkten van de binnenstad, het laten organiseren van activiteiten in de binnenstad, het aankleden van en het (laten) creëren van faciliteiten in de binnenstad alsmede het vullen van leegstaande panden en acquireren van nieuwe bedrijven. 4. Het ondertekenen van de intentieovereenkomst binnenstadbedrijf. 5. Ter uitvoering van de intentieovereenkomst in gezamenlijkheid een meerjarige businessplan opstellen. 6. De uitkomsten onder ad 5 ter besluitvorming voorleggen aan uw college en bij positieve besluitvorming het binnenstadbedrijf gezamenlijk oprichten. 7. Informeren van de raad door middel van een raadsmededeling. besluit b&w datum Context Inwoners, ondernemers en ambtenaren werken, onder de vlag van het aanvalsplan binnenstad, intensief samen. Met hun steun en inzet kunnen we stappen vooruit zetten en krachten bundelen. De rol van de gemeente is om partijen te enthousiasmeren, verbinden en indien nodig te ondersteunen. Er komen meer taken richting de binnenstad. Voor fysieke ingrepen is met name de gemeente aan zet. Voor de niet-gemeentelijke en gezamenlijke taken verwachten we een substantiële bijdrage van partners. Zoals afgesproken in de visie en uitvoeringsagenda s hebben we overleggen gevoerd met binnenstadspartijen om het centrummanagement door te ontwikkelen. Dit traject is ingezet om de regie en uitvoering voor in ieder geval de gezamenlijke taken succesvol te maken en voor de lange termijn te borgen. IkOnderneem! heeft dit traject begeleid en onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om het bestaande centrummanagement (ingesteld door winkeliers en horeca uitbaters in 2008) door te ontwikkelen en verbreden / Pagina 1 van 5 28 februari 2018

2 Beoogd effect Een toekomstbestendig binnenstadbedrijf is van belang voor het bestendigen van taken, onder andere afkomstig uit de uitvoeringsagenda binnenstad, en ieders inzet. Door krachten en middelen te bundelen kan meer bereikt worden en zijn we samen verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de binnenstad. Argumenten 1.1. Met het binnenstadbedrijf versterken we de samenwerkingsvorm en zijn we effectiever en efficiënter De gemeente heeft in 2008, op verzoek van winkeliers, het Ondernemersfonds Doetinchem (hierna OFD) ingesteld. Voornamelijk winkeliers en horeca uitbaters dragen via de reclameheffing (die wij innen) bij aan het fonds. De gemeente ziet (als subsidieverlener) toe op het nakomen van de prestaties: Collectieve belangenbehartiging, het bevorderen van het verblijfsklimaat en het stimuleren van een goede afstemming van activiteiten en evenementen. Het OFD (Ondernemersvereniging Doetinchem (OVD), Koninklijke Horeca Doetinchem (KHD), Vereniging Van Vastgoedeigenaren Doetinchem (VVVD)) heeft een centrummanagement ingesteld die verantwoordelijk is voor de operationele uitvoering van de prestaties. Het bestaande convenant (uit 2008) is gedateerd. De overeenkomst sluit niet aan op de ambities uit de visie op de binnenstad en uitvoeringsagenda. Daarbij komt dat voorgenoemde partijen de laatste tijd intensief samenwerken op het gebied van marketing, activiteiten en fysieke inrichting. Partijen zijn van mening dat dit efficiënter en effectiever kan met een binnenstadbedrijf in plaats van losse organisaties / vormen (bijv. centrummanagement, projectgroepen, etc.). Een organisatie waarin alle relevante stakeholders vertegenwoordigd zijn met voldoende mandaat en een bedrijfsmatige insteek, opdat ieder ook profijt (rendement) behaalt. Een organisatie waarbij alle partijen mee investeren in tijd, geld en middelen Alle relevante partijen zijn nu bereid om deel te nemen met menskracht en middelen In 2015 heeft de gemeente besloten tot doorontwikkeling van het gemeentelijke organisatiemodel. Onze gemeente streeft na een organisatie die open en wendbaar is. We kiezen daarbij voor het Doetinchems regiemodel. Enkele kenmerken van het model zijn: Meer samenwerking, taken op afstand, partnership. Het opzetten van een binnenstadbedrijf voor de uitvoering van gezamenlijke taken (marketing, organisatie publieksactiviteiten, acquisitie, aankleding en faciliteiten binnenstad) sluit aan bij de visie op de gemeentelijke organisatieontwikkeling en binnenstad. Samen bepalen, uitvoeren en betalen. Vanuit de uitvoeringsagenda kunnen we meerdere opgaven (marketing, acquisitie, klantonderzoeken) overdragen aan de organisatie met budget. Het OFD is voornemens om het beschikbare budget in te zetten voor de doelstellingen en activiteiten van het binnenstadbedrijf. De Vereniging Van Vastgoedeigenaren Doetinchem wil via de op te richten BIZ (Bedrijven Investering Zone, opvolger van de reclameheffing) een financiële bijdrage leveren aan het binnenstadbedrijf. Bij voldoende draagvlak start het BIZ fonds medio Samen komen we verder De binnenstad is voor veel partijen een cruciale plek waar zij hun bestaansrecht aan ontlenen. De combinatie van aanbod (winkels, horeca, cultuur, evenementen), sfeer, acties en profilering maakt een binnenstad sterker. Dit vraagt om een eenduidige aansturing met een sterke uitvoering. Uit het onderzoek van IkOnderneem! blijkt dat onze binnenstad een overkoepelend bestuur nodig heeft die verantwoordelijk wordt voor gezamenlijke taken en bestaat uit een vertegenwoordiging van OVD, KHD, VVVD, gemeente Doetinchem, Cultuurkwartier en Sportservice Doetinchem. Het Cultuurkwartier en Sportservicebureau Doetinchem hebben meegedaan aan het onderzoek vanwege hun inhoudelijke rol/bijdrage. Het cultuurkwartier grenst aan het kernwinkelgebied, maakt veel promotie en trekt veel publiek. Daarnaast vinden / Pagina 2 van 5 28 februari 2018

3 in de binnenstad veel sportevenementen plaats. Het Sportservicebureau ondersteunt verenigingen en evenementen. 1.4 Coalitie vormen en duw in de rug nodig Vanaf 2014 zijn we nadrukkelijk op zoek naar samenwerking: op alle fronten, met alle spelers in de binnenstad en waar mogelijk op vernieuwende wijze. Het urgentiebesef om te veranderen en meer samen te werken is gevestigd. We willen krachten en middelen bundelen om samen meer te bereiken. Als gemeente jagen we acties aan / hebben we acties aangejaagd. De binnenstad wil meerdere acties in een nieuwe vorm (binnenstadbedrijf) oppakken. Op deze manier borgen we de uitvoering op lange termijn. Partijen zijn individueel niet bij machte om een binnenstadbedrijf op te zetten. Daarvoor is een duwtje en steun van de gemeente nodig. 2.1 Reactie/voorstel vanuit binnenstad Op woensdag 1 november 2017 hebben betrokken partijen (winkeliers, horeca, vastgoed, centrummanagement, gemeente) het rapport van IkOnderneem! besproken. Sportservice Doetinchem en het Cultuurkwartier waren verhinderd (hebben wel hun zienswijze gedeeld). Alle partijen onderschrijven de hoofdlijnen van het rapport en komen tot een concretisering van het binnenstadbedrijf (taken, organisatievorm, zetelverdeling bestuur, financiële bijdrage). Partijen nemen niet alle adviezen van IkOnderneem! over. Daarom is een reactie/voorstel opgesteld. 2.2 Verantwoordelijkheden en sturingsmogelijkheden Zoals in de reactie/het voorstel staat, blijft de gemeente verantwoordelijk voor het innen van de reclameheffing (gebruikers) en mogelijk de BIZ (eigenaren) (na positieve draagvlakmeting). De afzonderlijke partijen ontvangen van de gemeente een subsidie (opbrengsten minus perceptiekosten). De fondsverstrekking vindt plaats op basis van een convenant. De gemeente ziet toe op het nakomen van prestatieafspraken c.q. een goede besteding van de opbrengsten. Partijen leveren een evenredige financiële bijdrage aan het binnenstadbedrijf. Het bestuur gaat over de concrete besteding van het budget. Het budget is wel gealloceerd c.q. dient ingezet te worden voor de hoofdtaken van het binnenstadbedrijf (marketing, publieksactiviteiten (denk aan: activiteiten t.b.v. koopzondagen, rond feestdagen), fysieke inrichting). De gemeente neemt deel aan het bestuur. Kortom, de gemeente heeft twee sturingsmogelijkheden: (1) bij subsidieverstrekking en verantwoording (reclameheffing en mogelijk BIZ) en (2) door deelname aan het bestuur van het binnenstadbedrijf. 3.1 Samen intentieovereenkomst opgesteld Het rapport van IkOnderneem! is in september 2017 opgeleverd. Op basis van de reactie (zie 2.1) hebben betrokken partijen in het laatste kwartaal van 2017 een concept intentieovereenkomst opgesteld. In deze overeenkomst staan afspraken ten aanzien van het opzetten van een binnenstadbedrijf. Partijen staan op het gebied van marketing, publieksactiviteiten (denk aan: activiteiten t.b.v. koopzondagen, rond feestdagen) en fysieke inrichting zeggenschap af aan het binnenstadbedrijf waarbij voor de gemeente geldt dat dit onverminderd haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid gebeurt. Het binnenstadbedrijf organiseert in principe niet zelf evenementen; dat laat zij over aan de bestaande en nieuwe organisatoren. De facilitering van evenementen vindt plaats door het evenementenloket in oprichting. De taken marketing, publieksactiviteiten en fysieke inrichting zijn essentieel voor het aantrekken van (nieuwe) bezoekers en ondernemers / Pagina 3 van 5 28 februari 2018

4 5.1 Gezamenlijke opdracht De intentieovereenkomst is de eerste stap. Partijen dienen ter uitvoering van de overeenkomst een meerjarige businessplan op te stellen. Bij het maken van het businessplan wordt de regierol van de gemeente uitgewerkt met daarbij de verantwoordelijkheid van de gemeente ten opzichte van de partners. Daarnaast worden de risico s ten aanzien van dit thema in beeld gebracht. De financiering van de businessplan wordt voorlopig gebaseerd op de voorgestelde bijdrage van de gemeente (zie kopje financiën) en de bijdrage van de gebruikers (reclameheffing), omdat de BIZ (eigenaren) nog geen feit is. 6.1 Definitieve go/no go moment Het businessplan wordt ter besluitvorming aan uw college, leden van de OVD, KHD, VVVD, participanten Cultuurkwartier en bestuur Sportservice Doetinchem voorgelegd. Uw raad kan op dat moment wensen en bedenkingen ten aanzien van de oprichting van en participatie in de stichting uiten. Na positieve besluitvorming vertalen partijen het businessplan naar statuten voor het binnenstadbedrijf. Verder houdt het centrummanagement dan op te bestaan. Kanttekeningen 1.1. Bestuurs- en investeringskracht binnenstadspartijen In het onderzoekstraject hebben we inzicht gekregen op de bestuurs- en investeringskracht van de binnenstadspartijen, opdat hun rol binnen een nieuw te vormen organisatie goed ingevuld kan worden. De VVVD is lange tijd slapend geweest en is medio 2017 heropgericht en sindsdien erg actief. Eén van de prioriteiten is het opzetten van een BIZ van waaruit zij activiteiten kan bekostigen en actief mee kan doen aan de ontwikkeling van de stad. Mocht de BIZ niet lukken, dan neemt de VVVD als adviseur deel aan het bestuur. Bij de OVD blijkt dat het moeilijk is om een sterke vertegenwoordiging op te bouwen. Hoewel de OVD ruim 140 leden telt en er 375 bedrijven betalen aan het ondernemersfonds, blijkt het aantal actieve ondernemers zeer beperkt. Dat ondermijnt de slagkracht van het bestuur en het beoogde resultaat. IkOnderneem! adviseert de OVD om zich te herorganiseren vanuit de straathoofden (actieve ondernemers). Deze club kan als basis dienen voor de OVD om haar ruggenspraak en mandaat te organiseren en geven. De horeca kan hierbij aansluiten, omdat de horeca ook straathoofden kent. Wel is het zinvol om vanuit de winkeliers- en horecavereniging apart een afvaardiging in het bestuur te hebben. De gemeente steunt waar nodig de OVD bij het herorganiseren van de vereniging. Reorganisatie is noodzakelijk voor succesvolle deelname aan het overkoepelende bestuur. Voor de sport en cultuur is de opgave om nog meer partner van de binnenstad te worden en cross-overs te maken tussen het diverse aanbod. 2.1 Stemverdeling in bestuur binnenstadbedrijf Voor wat betreft stemmen geldt dat drie van de vier partijen moeten instemmen met het voorstel en de stemgerechtigden budgettair bijdragen aan het binnenstadbedrijf (lees voor elk besluit zijn minimaal vijf positieve stemmen nodig). In theorie kunnen de winkeliers (twee stemmen), vastgoed (twee stemmen) en horeca (één stem) samen een meerderheid vormen en de gemeente buiten sluiten. We vertrouwen op een goede samenwerking. De financiële bijdragen zijn gelabeld (voor marketing, activiteiten, fysieke inrichting). Indien er een ongewenste situatie voordoet, kan de gemeente alsnog via de lijn van subsidieverstrekking (reclameheffing en BIZ) ingrijpen Communicatie en afstemming met achterbannen Voor het creëren van draagvlak en positieve energie is professionele communicatie en afstemming gewenst. Sterke besturen (zie kanttekening 1.1.) zijn nodig voor het vervolgtraject / Pagina 4 van 5 28 februari 2018

5 Partijen dienen zelf hun verantwoordelijkheid hierin te nemen. Gemeente kan hen waar nodig ondersteunen, zonder verantwoordelijkheid over te nemen. Voor het opzetten van communicatie wordt een budget gereserveerd (zie kopje financiën). Financiën Alle partijen dragen ieder de eigen kosten die zij ter uitvoering van de intentieovereenkomst maken. Voor het gezamenlijk maken van een meerjarige businessplan (incl. college en raadsadviezen): 60 ambtelijke uren. Deze uren komen ten laste van het budget economische aangelegenheden. Voor het opzetten van communicatie reserveren we een bedrag van 6.000,- euro. Dit bedrag komt ook ten laste van het budget economische aangelegenheden. Ten aanzien van het mogelijk overdragen van taken uit de uitvoeringsagenda is een bedrag van: ,- euro gemoeid. Marketing: ,- euro (budget binnenstad), acquisitie/gebiedsmakelaar: ,- euro (budget binnenstad), huisvesting StadsLAB: ,- euro (budget binnenstad) (zie kopje vervolg), klantonderzoeken: ,- euro (budget economische aangelegenheden). Vervolg - Het uitvoeren van de intentieovereenkomst met als essentiële opdracht: opstellen van een meerjarige businessplan voor het binnenstadbedrijf. Deadline voor het opleveren van het businessplan is uiterlijk eind april Na positieve besluitvorming informeren we OVD, Horeca Doetinchem, VVVD, Cultuurkwartier en Sportservice Doetinchem. We willen een gezamenlijk persmoment organiseren. - We informeren de raad door middel van een raadsmededeling. De raad heeft in een later stadium een rol, namelijk bij het oprichten van de stichting; het definitief aangaan van de nieuwe samenwerking. Zij dient haar wensen en bedenkingen ten aanzien van de oprichting van en participatie in de stichting te uiten. - Tevens zetten we in samenwerking met partners een communicatietraject op om achterbannen actief te informeren over de voortgang van de organisatieontwikkeling. Bijlagen Rapport Doetinchem werkt aan een toekomstbestendige centrumorganisatie Managementsamenvatting rapport Doetinchem werkt aan een toekomstbestendige centrumorganisatie Reactie/voorstel op het rapport Doetinchem werkt aan een toekomstbestendige centrumorganisatie Concept intentieovereenkomst binnenstadbedrijf Doetinchem Raadsmededeling intentieovereenkomst binnenstadbedrijf Doetinchem Convenant OFD 2008 Besluit voorbereiding BIZ / Pagina 5 van 5 28 februari 2018