Pilaster VvE Beheer B.V. - uw VvE beheerder op internet. (PTWQ)

Transcriptie

1 pagina 1 van Pootlaan, Huibert (86/244), gevestigd te Alkmaar Notulen algemene ledenvergadering van 25 maart Aanwezig/afwezig Verslag van de vergadering Besluitenlijst Actiepunten Aanwezig/afwezig Aanwezig Mevrouw A. Agounter De heer M. Bakker De heer N. Blokker De heer A. Bos De heer L.J. van Eeten Mevrouw J. van der Heide De heer M.C.H. Hoedjes De heer J. Hoekmeijer De heer M. Hoekmeijer Mevrouw L. Janneman Mevrouw E.G.M. Jaspers De heer P.E. Kerkhoven Mevrouw A.S.K. van Loon De heer K. Meischke Mevrouw M. van der Molen De heer K. Munnik De heer R. Nijhuis De heer W.A. van Ofwegen De heer B. Pancras en/of Mevrouw L.I. Pancras-Canliel De heer M.A.J. Plomp De heer D. Posch Mevrouw H.A. de Prijker De heer R.J. de la Rie De heer P.W.J. van Roermund en/of Mevrouw G.M.J. van Roermund-Vrugt Mevrouw L. Schuit De heer R.M. Slegt Mevrouw A.L. Spier Mevrouw S. Verlaan - Stichting Woonwaard Noord Kennemerland De heer R.H. van Vliet De heer H. Zaidi De heer M. Zijlstra De heer H.J. Zomerdijk Volmacht afgegeven Mevrouw M. Frans De heer S.M.N. de Groot De heer R.J.H. de Haan Mevrouw R.L. Jong De heer R. Zomerdijk Afwezig De heer B. van Baar en/of Mevrouw D.M.M. Breetveld Belegg. & Epl. Mij Nieuwburen De heer M. Blom De heer W. Bodenberger De heer / mevrouw M.R.E. Broers De heer J.G. Brons De heer C.J. Dolle en/of Mevrouw E. Erents Mevrouw H.M.H. Evers Mevrouw F.H.I. Fabies De heer C. van der Graaf Mevrouw P.P. Huitinga De heer T. de Jong De heer D. Kacarevic Mevrouw K.M.G. van Kampen De heer A.C. Klaver en/of Mevrouw M. Pureveen

2 pagina 2 van 5 Mevrouw I.M.L. Ko De heer N. Koc De heer T. Madencioglu Mevrouw E. Marcus De heer J.C.A. Meischke Mevrouw A.E. Nater Mevrouw L.J.J. Neefjes De heer Th.J. Nooij Mevrouw H. Pankras- de Jong De heer F.L. Pankras De heer R.M. Smit De heer W.A. Stoker De heer C.B. Tamis De heer W.O. Tanger De heer M. Tijsen Mevrouw M.S. Uluer De heer A. Vink De heer M. Voerman De heer M.S.P. de Vries De heer J.W. van Wanrooij De heer M.P.G. Zentveldt De heer J. Zoon Verslag van de vergadering 1. Opening van de vergadering door de voorzitter Vincent Ramaekers van Pilaster VvE Beheer opent de vergadering heet allen welkom. Tevens zijn aanwezig Michiel Wolf Stichting Woonwaard, Liesbeth Hoekstra, VvE beheerder en Melvin Wals gemeente Alkmaar. SVn en BBA (Nico Doornberg) zijn deze avond afwezig. 2. Vaststellen aantal stemmen Bij de start van de vergadering zijn er niet voldoende stemmen aanwezig om rechtsgeldige besluiten te nemen. Gaandeweg de vergadering komen er nog eigenaren binnen en wordt uiteindelijk het gewenst quorum behaald. 3. Vaststellen notulen algemene ledenvergadering 31 mei 2007, 19 november 2007 en 10 december 2007 notulen 31 mei 2007: blz. 5 punt 11: contract met de lange flat is verlengd contract met de korte flat is automatisch verlengd Notulen van 31 mei 2007 worden vastgesteld. notulen 19 november 2007: blz. 2 : Yvonne? moet zijn Yvonne van Bruggen Notulen van 19 november 2007 worden vastgesteld. notulen 10 december 2007: Kim Munnik en Peter Kerkhoven hebben een brief gestuurd; deze is niet benoemd als ingekomen stuk. blz. 4 bovenste alinea: de kosten voor notaris-leges etc. wordt eerst uit de reservering van de VvE betaald; aan het einde van het renovatietraject zal verrekening plaatsvinden uit de evt. overgebleven subsidiegelden. Notulen 10 december 2007 worden vastgesteld. 4. Ingekomen stukken Het ingediende Beleidsplan wordt bij punt 6 behandeld. Ontvangen is een EPA rapport (Energie Prestatie Rapport). 5. Mededelingen Alle eigenaren hebben een wachtwoord en code voor het inzien van zijn/haar VvE gegevens via internet ontvangen. Met ingang van 1 juli 2008 is het weer verplicht om als Vereniging van Eigenaren ingeschreven te staan bij de Kamer van Koophandel. Deze inschrijving zal door Pilaster VvE Beheer in overleg met de KvK worden geregeld.

3 pagina 3 van 5 Nieuwe intermediair voor het verzekeringspakket is Raetsheren van Orden. Een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is bij RvO afgesloten. De verzekeringen zijn op naam van de VvE afgesloten en gelden niet voor particulieren. 6. Benoemen bestuur De VvE heeft momenteel geen benoemd bestuur, aangezien in 2007 het voltallige bestuur is afgetreden. Kim Munnik heeft op dit besluit een schriftelijke en mondeling een toelichting gegeven. Woonwaard, in de persoon van Ton Bos, stelt zich kandidaat als bestuurslid voor de periode van de renovatie. Dit kan, omdat Woonwaard een aantal woningen heeft aangekocht en daarmee eigenaar is binnen de VvE. Dhr. Posch, nr. 110 stelt zich kandidaat als bestuurslid. De ALV is akkoord met de kandidaat bestuursleden en zij worden benoemd met Ton Bos als voorzitter. In de toekomst is het de bedoeling dat beide besturen (grote en kleine flat) weer samen gaan optrekken. 7. Aanpassing Huishoudelijk Reglement Pilaster heeft het Incassobeleid verscherpt, aangezien de trend in alle VvE's is dat er vaker en hogere achterstanden ontstaan. Aangezien in het huishoudelijk reglement het betalingsbeleid is vastgesteld, moet ter stemming gebracht het huishoudelijk reglement aan te passen op dit onderdeel en de tekst aangaande betalingen te vervangen door het nieuwe incassobeleid. Aangezien er geen vereiste meerderheid van stemmen aanwezig is, kan het het Incassobeleid niet worden aangenomen. Dit onderwerp zal daarom op de agenda van de ALV 2009 worden geplaatst. 8. Vaststellen Balans en Resultatenrekening 2007 De balans en resultatenrekening worden toegelicht door Vincent Ramaekers. De vergadering is akkoord met het toevoegen van het exploitatieresultaat aan de reserve. 9. Verklaring kascommissie en decharge bestuur De kascontrole is uitgevoerd door de heren Jaspers en Wyaarda. Dhr. M. Hoekmeijer kon niet aanwezig omdat de uitnodiging aan de late kant was. Er zijn geen onregelmatigheden geconstateerd en zij adviseren de vergadering decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde beleid. De vergadering gaat hiermee akkoord. 10. Benoemen nieuwe kascommissie De nieuw benoemde kascommissie bestaat uit de heren M. Hoekmeijer, K. Munnik en K. Meischke. 11. Vaststellen Begroting 2008 en VvE Bijdragen 2008 Peter Kerkhoven geeft aan dat de helft van de begroting bestaat uit jaarlijkse terugkomende uitgaven en de rest is voor de reservering groot onderhoud. VR; dit is correct. De schoonmaakkosten zijn erg gestegen, terwijl de werkzaamheden niet naar behoren worden uitgevoerd. Ook de kleine flat heeft klachten over het schoonmaakwerk. Nieuwe offerten worden aangevraagd en besproken met de nieuwe besturen. De inkomsten zoals de rente en lichtreclame worden niet in de begroting opgenomen. Dit is in het verleden zo afgesproken. Begroting 2008 wordt vastgesteld; de bijdragen blijven gelijk. 12. Pauze Er wordt een korte pauze gehouden. 13. Voortgang renovatie PK: Het is jammer dat zowel SVn en BBA niet zijn gekomen. VR: SVn heeft zich afgemeld i.v.m. ziekte. BBA zou wel aanwezig zijn. Het is onduidelijk waarom men er niet is. - Vandaag 25 maart 2008 is de bouwvergunning verleend. De richtlijnen zullen ingescand worden en op de site worden gezet. - Gemeente Alkmaar: subsidie is verstrekt op basis van de gegevens van BBA, welke de begeleiding van het voortraject hebben gedaan. Aan alle voorwaarden zijn voldaan en dus is de bouwvergunning verstrekt.

4 pagina 4 van 5 - Proefwoning 228 is gerealiseerd; de ontwikkelingscommissie en toenmalige bestuur was positief maar had wat kanttekeningen. Er is echter geen terugkoppeling meer geweest door BBA. BBA wordt gevraagd dit alsnog te doen. - Contracten met BBA (bouwbegeleiding) en Jac Tromp (uitvoerende aannemer) liggen klaar om getekend te worden door het nieuwe bestuur. - Er is een bestek van de werkzaamheden. Deze zal op de website van de VvE worden geplaatst en zal worden meegestuurd met de notulen. Kozijnen: - BBA heeft in beeld om hoeveel kozijnen het gaat. Dit onderwerp moet nu wel een definitief karakter krijgen. De welstandscommissie heeft aangegeven welke kozijnen wel/ niet kunnen blijven zitten. Echter aangezien de bouvergunning reeds is verleend doet het advies verder neit ter zake. De VvE is verder vrij om de invulling van dit onderwerp af te ronden. Binnen 2 weken krijgen de betreffende adressen een brief wat de vergoeding is. De financiering voor deze adressen kan dan ook aangepast worden. - De Gemeente heeft 75,000 toegezegd voor vergoeding van de kozijnen. Dit bedrag blijft gehandhaafd. Financien: - De subsidie van de gemeente is gestort in het bouwdepot. - De individuele eigenaren hebben nog maar beperkt hun geld in dit depot gestort. - SVn heeft een brief gestuurd aan de eigenaren met het verzoek om voor 28 maart het geld over te maken. Omdat sommige eigenaren hun offerte pas hebben ontvangen, wordt deze datum aangepast naar 9 april Iedereen die dan nog niet heeft betaald krijgt een herinnering en daarna een aanmaning. Via de deurwaarder kan een vervangende machtiging bij de rechter aangevraagd worden. Alle extra kosten worden bij deze eigenaren in rekening gebracht. - Er zijn 20 offerten verstuurd welke nog moeten worden getekend en teruggestuurd. 2 aanvragen zijn nog in behandeling bij SVn. De overige eigenaars zorgen zelf voor de financiering is geheel voor de renovatie en niet voor betaling van notariskosten. In een getoonde offerte blijkt dit wel het geval te zijn. Dit moet met SVn opgenomen worden. - Met de SVn dient te worden gecommuniceerd over de financieringen en kredieten. BBA kan pas aan de slag als alle financiën rond zijn en de eigenaren hun bijdrage hebben gestort in het bouwdepot of de offerte van SNn getekend hebben. - Volgens de splitsingsakte van de VvE artikel 37.7 kan er pas opdracht worden gegeven als de middelen in kas zijn. - Kim Munnik stelt voor om deze gelden pas 1 maand voor aanvang van de werkzaamheden in deze pot te storten. Het kan nog wel maanden duren voordat er gestart wordt met de werkzaamheden. Besloten wordt om 9 april als datum te handhaven. - De rentevergoeding voor de eigenaar over het bouwkrediet is 3%. - PK: kan Woonwaard niet garant staat voor het geld? TB: Woonwaard is dan wel eigenaar van een aantal woningen, maar gaat niet voorfinancieren voor de andere woningen. - Wordt de kopkant ook van spouwisolatie voorzien, zoals de voor- en achterzijde? Antwoord zal op de site worden gezet. - Hoe is de relatie met Nieuwburen? Deze vraag is niet relevant, Nieuwburen is een eigenaar en wordt gehouden aan het besluit tot renovatie. - De garage-eigenaren worden ook van de werkzaamh 14. Sluiting PK: Overlast AZ, vandaag is er weer een bericht gegaan naar AZ en de gemeente. De vergadering wordt om uur gesloten. Besluitenlijst Notulen ALV 31 mei 2007 worden vastgesteld. Notulen ALV 19 november 2007 worden vastgesteld. Notulen ALV 10 december 2007 worden vastgesteld. Nieuw bestuur wordt benoemd.

5 pagina 5 van 5 Incassobeleid kan niet worden aangenomen i.v.m. niet voldoende aanwezigen stemmen. Opnieuw op de agenda plaatsen van de ALV Exploitatieresultaat wordt toegevoegd aan de reserve. Balans en Resultatenrekening 2007 worden vastgesteld. Decharge wordt verleend aan het bestuur voor het gevoerde financiele beield. Nieuwe kascommissie wordt benoemd. Begroting 2008 wordt vastgesteld/ VvE bijdragen blijven ongewijzigd. Actiepunten Wijziging Incassobeleid Agenda punt ALV 2009 Status: Afgehandeld; De inhoud van deze pagina is met de grootste zorg samengesteld.