D R A A I B O E K L O K A L E G E Z O N D H E I D S E N Q U Ê T E 2019

Transcriptie

1 LEVENSSTIJL EN CHRON ISCHE ZIEKTEN D R A A I B O E K L O K A L E G E Z O N D H E I D S E N Q U Ê T E

2 Sciensano Epidemiologie en volksgezondheid - Levensstijl en chronische ziekten Local HIS januari 2019 Brussel België EEF DELODDER In samenwerking met Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, Vlaamse Logo s SCIENSANO telt meer dan 700 medewerkers die zich elke dag opnieuw inzetten voor ons motto: levenslang gezond. Zoals uit onze naam blijkt, vormen wetenschap en gezondheid de kern van ons bestaan. De kracht van Sciensano ligt in de holistische en multidisciplinaire benadering van gezondheid. Onze aandacht gaat daarbij uit naar het nauwe en onlosmakelijke verband tussen de gezondheid van mensen en die van dieren, en hun omgeving (het One health concept). Daarom combineren we meerdere invalshoeken in ons onderzoek om op een unieke manier bij te dragen aan ieders gezondheid. Sciensano kan hiervoor verder bouwen op de meer dan 100 jaar wetenschappelijke expertise van het voormalige Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie (CODA) en het vroegere Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid (WIV). 2

3 INHOUDSTAFEL INLEIDING 4 1. AANBRENGEN PROJECT IN DE GEMEENTE 5 2. BESLUIT VAN DEELNAME 5 3. STUURGROEP SAMENSTELLEN 5 4. TOEGANG BEVOLKINGSREGISTER 6 5. EXTRACT BEVOLKINGSREGISTER 6 6. COMMUNICATIE 7 7. STEEKPROEF 7 8. VOORBEREIDEN VELDWERK 8 9. VELDWERK DATA INVOER CONTROLE DATA INVOER ANALYSE EN RAPPORT BESPREKEN RESULTATEN AAN DE SLAG MET HET LOGO 15 3

4 INLEIDING Jo Vandeurzen, Vlaams Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, wil dat gemeentes een actievere rol spelen in de gezondheidssituatie van hun inwoners. Hiervoor werd een tool ontwikkeld zodat gemeentes meer inzicht krijgen in de noden van de bevolking, onderbouwde beslissingen kunnen nemen en prioriteiten kunnen stellen in hun lokaal gezondheidsbeleid. De resultaten van de gezondheidsenquête kunnen samen met de methodiek Gezonde Gemeente als basis dienen voor het gezondheidsbeleid in uw gemeente. Er zijn ook interessante linken te leggen met het oog op onder meer het sport- en omgevingsbeleid en ruimtelijke ordening. De gezondheidsstatus van de gemeente wordt gemeten aan de hand van een vragenlijst. De vragen zijn gericht naar zoveel mogelijk respondenten en bevragen vooral thema s die interessant zijn op lokaal niveau. Er worden onder andere vragen gesteld over gezondheidsbeleving, lichaamsbeweging, voeding, alcohol- en tabaksgebruik, geestelijke gezondheid en de gezondheid in de omgeving. De tool werd in 2018 getest in een proefgemeente, Melle, en op punt gesteld zodat ook andere gemeentes hiermee aan de slag kunnen. In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe je zelf aan de slag kan om de gezondheidsenquête uit te voeren in een gemeente. Bij elke stap wordt vermeld welke taken er uitgevoerd moeten worden, door wie en hoe. Er zijn ook voorbeelddocumenten beschikbaar in de bijlagen. De gemeente heeft vooral een belangrijke rol in het veldwerk. Het Logo neemt een ondersteunende en begeleidende rol in en Sciensano staat ter beschikking voor hulp op wetenschappelijk vlak. Hieronder zie je een schematische voorstelling van de verschillende stappen die opgenomen zijn in het draaiboek. Project aanbrengen Besluit deelname & stuurgroep Steekproef Communicatie Voorbereiden veldwerk Aanvraag register Goedkeuring Extract Lijst steekproef Brieven Drukwerk Antwoordenvelop Organisatie Data verzameling Data invoer & controle Analyse & rapport Presentatie resultaten Aan de slag Waves van 5 weken Tot 1000 vragenlijsten 4

5 1. Aanbrengen project in de gemeente Het project wordt voorgesteld aan het college van burgemeester en schepenen. Dit kan aan de hand van de powerpoint en brief die in de bijlagen te vinden zijn. Hierin worden volgende zaken uitgelegd: doel van het project, inhoud van de enquête, de taken en kostenschatting voor de gemeente en hoe en wanneer een gemeente kan inschrijven om deel te nemen. Het Logo van de regio waarbinnen de gemeente zich bevindt 3. MATERIAAL Zie bijlagen Ppt Voorstel Enquête en Brief Voorstel Enquête 2. Besluit van deelname Indien de gemeente deelneemt, moet een officieel besluit van deelname worden opgesteld. Hierbij sluit de gemeente een akkoord met hun Logo. Dit kan aan de hand van een collegebesluit waarin de taken en doelen beschreven zijn. Hiervoor is een sjabloon opgesteld. Het college van burgemeester en schepenen 3. MATERIAAL Zie bijlage Sjabloon Collegebesluit 3. Stuurgroep samenstellen Nadat de gemeente de beslissing heeft genomen om deel te nemen, moet er een stuurgroep worden samengesteld die het project zal uitwerken en opvolgen. Dit betekent niet dat zij alle taken zelf zullen moeten uitvoeren. De taak van de stuurgroep is om uit te zoeken wie welke taak op zich kan nemen en dit op te volgen en te monitoren waar nodig. Zo staat de stuurgroep in voor de organisatie van het veldwerk (enveloppen vullen, contact met de drukker en de post) en de data invoer, overleg met de communicatiedienst, Het is belangrijk dat de stuurgroep inzicht heeft in de kwaliteiten en mogelijkheden van de gemeente. Hierbij wordt één verantwoordelijke aangesteld die contact houdt met het Logo. De stuurgroep bestaat uit enkele personen die gemotiveerd zijn om hieraan mee te werken. Dit hoeft niet noodzakelijk een nieuwe stuurgroep te zijn, maar kan ook de werkgroep Gezonde Gemeente zijn. Het Logo kan de gemeente helpen bij het samenstellen van een stuurgroep. De samenstelling is afhankelijk van de gemeente en kan wisselend zijn. Zo kan een grotere groep in het begin van het project de belangrijkste afspraken en verantwoordelijkheden vastleggen om daarna in kleinere groepen te werken, afhankelijk van de fase van het project. Er kunnen verschillende diensten deel uitmaken van dit project. Het is interessant om tenminste één iemand te betrekken van de dienst bevolking. Rekening houdende met het facettenbeleid in Vlaanderen kunnen ook domeinen die niet direct bezig zijn met gezondheid betrokken worden. Hieronder volgt een lijst van mogelijke partners die deel kunnen uitmaken van de stuurgroep: werknemers in de gemeente met politieke functie, werknemers in de gemeente met een ambtelijke functie, werknemers van het OCMW, wijkgezondheidscentra, sportclubs, jeugd-, buurt- of andere verenigingen, scholen, adviesraden, werkgroep gezonde gemeente, diensten in kader van milieu, verkeer, 5

6 Sommigen zullen reeds betrokken zijn bij het besluit om deel te nemen. Na de goedkeuring kan er verder gezocht worden naar personen die willen meewerken. Uiteraard is het ook mogelijk dat mensen pas later aansluiten, afhankelijk van de fase in het project. 4. Toegang bevolkingsregister Sciensano neemt de steekproef en heeft hiervoor een lijst nodig van de inwoners in de gemeente. Deze lijst wordt opgemaakt op basis van een extract uit het bevolkingsregister. Daarvoor moet Sciensano een aanvraag indienen aan het college van burgemeester en schepenen, die op zijn beurt de toegang moet goedkeuren. Aangezien Sciensano de steekproef neemt en de gegevens analyseert, mogen zij om privacy redenen geen zicht hebben op persoonlijke gegevens (naam, adres, ). Er is dus slechts een selectie van de gegevens uit het bevolkingsregister nodig, namelijk geboortedatum, geslacht en statistische sector. De aanvraag tot toegang van het bevolkingsregister kan opgemaakt worden aan de hand van het voorbeeld en moet volgende elementen bevatten: Identificatie van de aanvrager Taak van algemeen belang die de aanvrager vervult en de stukken waaruit die taak blijkt Concrete doeleinden waarvoor de lijst gebruikt zal worden Uitleg waarom dit doeleinde kadert in de taak van algemeen belang De noodzaak om de lijst te krijgen Het college van burgemeester en schepen toetst de aanvraag aan bovenstaande criteria en indien ze hun goedkeuring geven, wordt er een collegebesluit opgesteld hieromtrent. Dit kan ook aan de hand van het voorbeeld in de bijlagen. Hierin moeten volgende zaken vermeld zijn: Het college van burgemeester en schepenen onderzocht de aanvraag. De gegevens mogen enkel gebruikt worden voor het doel waarvoor ze zijn aangevraagd, mogen niet verstrekt worden aan anderen en moeten na afloop vernietigd worden. De aanvraag en alle andere stukken met betrekking tot de aanvraag moeten drie jaar bewaard worden. Het Logo brengt Sciensano in contact met de verantwoordelijke van de gemeente. In Melle was dit iemand van de dienst bevolking. De aanvraag komt vanuit Sciensano, maar de gemeente en een informatieveiligheidsconsulent kunnen hierbij hulp bieden. De goedkeuring wordt opgesteld door de gemeente. Dit wordt best zo snel mogelijk opgemaakt na het besluit van deelname. 4. MATERIAAL Zie bijlagen Aanvraag Bevolkingsregister Proefproject Melle en Toegang Bevolkingsregister Proefproject Melle 5. Extract bevolkingsregister Nadat de aanvraag is goedgekeurd, kan er een extract uit het bevolkingsregister gehaald worden. Dit is een lijst van alle inwoners die 15 jaar zijn of worden in het jaar waarin de enquête loopt. Om de anonimiteit te bewaren moet elke persoon in deze lijst een unieke en willekeurige identificatiecode worden toegewezen. Deze code bestaat zes cijfers en is een onderdeel van de volledige identificatiecode, die bestaat uit het jaartal, de postcode en de zescijferige code (vb ). Op deze manier kan er onderling gecommuniceerd worden wie geselecteerd is om deel te nemen zonder persoonlijke gegevens te gebruiken. 6

7 Uiteindelijk wordt een kopie van de lijst opgesteld met enkel de zescijferige code, geboortedatum, geslacht en statistische sector. Dit wordt doorgestuurd naar de verantwoordelijke bij Sciensano. Het originele bestand waar de codes gelinkt zijn aan de persoonlijke gegevens wordt bewaard in de gemeente en zal gebruikt worden bij het uitnodigen van de geselecteerde inwoners. Het is belangrijk dat alle adressen in de lijst toegewezen zijn aan een statistische sector. Een statistische sector is de kleinste territoriale eenheid. Het is mogelijk dat dit bij nieuwe straten of wijken nog niet het geval is. Aan de hand van volgende site kan de lijst aangevuld worden: Bij problemen of vragen kan je contact opnemen met de verantwoordelijke bij Sciensano. Verantwoordelijke dienst bevolking De lijst kan opgemaakt worden nadat de aanvraag is goedgekeurd. 6. Communicatie Communicatie naar de inwoners is belangrijk in verschillende fasen van het project. Daarom wordt de verantwoordelijke best vanaf het begin betrokken om na te gaan wanneer en hoe er gecommuniceerd kan worden. Dit kan op verschillende manieren en is afhankelijk van hoe een gemeente doorgaans met hun inwoners communiceert (lokaal blad, website, facebook, ). Vlak voor de start van de dataverzameling kunnen de inwoners van de gemeente op de hoogte gebracht worden van het project. In deze aankondiging wordt uitgelegd wat het project inhoudt, waarom en door wie het wordt uitgevoerd en wat de inhoud van de vragenlijst is. Het is vooral de bedoeling de inwoners kennis te laten maken met het project. Aangezien niet iedereen vrij kan deelnemen, is een wervingscampagne overbodig. Er moet duidelijk gecommuniceerd worden dat men enkel kan deelnemen indien men een uitnodiging ontvangt. Verder kunnen er ook mededelingen zijn bij mogelijke problemen of vaak voorkomende vragen en bij het bekend maken van de resultaten. Communicatiedienst van de gemeente Aangezien de communicatie doorheen het volledige project belangrijk kan zijn, is het interessant om de verantwoordelijken vanaf het begin te betrekken. In het begin kunnen vaste communicatiemomenten vastgelegd worden. 4. MATERIAAL Zie bijlage Communicatie Proefproject Melle 7. Steekproef Alvorens de steekproef kan getrokken worden, moeten eerst nog enkele zaken worden toegevoegd aan het extract uit het bevolkingsregister. Aan de hand van de geboortedatum kan de leeftijd berekend worden. Daarna wordt iedereen ingedeeld in een van de zeven leeftijdsgroepen: 15-24, 25-34, 35-44, 45-54, 55-64, en 75 jaar. Het is noodzakelijk dat iedereen in de lijst toegewezen is tot een statistische sector. Indien dit niet het geval is, moet de gemeente dit aanvullen. Als de leeftijdsgroepen zijn toegevoegd, wordt de lijst gesorteerd op statistische sector, leeftijdscategorie en geslacht. Om zo snel mogelijk 1000 ingevulde vragenlijsten te verzamelen, worden 1500 inwoners geselecteerd in de 1e wave. Hierbij wordt vertrokken van een willekeurige positie in de lijst om dan met een gelijke sprongen 7

8 1500 inwoners te selecteren. Als er bijvoorbeeld inwoners zijn (vanaf 15 jaar) zal er met sprongen van 10 personen telkens iemand geselecteerd worden. De grootte van de sprong is gelijk aan het aantal inwoners (vanaf 15 jaar) gedeeld door het aantal geselecteerden in de 1 e wave. Deze eerste 1500 behoren tot de 1 e wave. Bij elke geselecteerde persoon worden de volgende drie personen aangesteld om indien nodig te activeren in de 2 e, 3 e of 4 e wave. Deze vier personen worden samen een cluster genoemd. Indien iemand uit de 1 e wave beslist om niet deel te nemen, zijn er telkens drie vervangers met een gelijkaardig profiel die uitgenodigd kunnen worden. De lijst met geselecteerde deelnemers mag rechtstreeks naar de gemeente verzonden worden. Het Logo moet op de hoogte gehouden worden van deze stappen, maar mag omwille van privacy redenen geen zicht hebben op de lijst. Sciensano De steekproef kan getrokken worden indien de aanvraag tot het bevolkingsregister is goedgekeurd en de gemeente de correcte lijst heeft doorgestuurd. 8.1 BRIEVEN OPMAKEN 8. Voorbereiden veldwerk De geselecteerde inwoners worden uitgenodigd via een brief. Deze kan worden opgesteld aan de hand van het voorbeeld en moet de volgende gegevens bevatten: Informatie omtrent het project Informatie omtrent anonimiteit en privacy Hoe men kan deelnemen Identificatiecode Tot wanneer men kan deelnemen Gegevens contactpersoon en wanneer deze bereikbaar is Deze brief moet laagdrempelig zijn en de inwoners enthousiast maken om deel te nemen. Het kan een extra motivatie zijn om deel te nemen als deze brief verstuurd wordt vanuit de burgemeester. Er kan ook verwezen worden naar lokale projecten die hierbij aansluiten. De identificatiecode is een unieke en persoonlijke code en bestaat uit het jaartal, de postcode en een persoonlijke zescijferige code (vb ). Deze code werd opgemaakt door degene die de lijst opstelde voor Sciensano. Deelnemers hebben hun code nodig om effectief te kunnen deelnemen. Ze moeten de code invullen op de papieren vragenlijst of het geeft hen toegang tot de online vragenlijst. Het is belangrijk dat de identificatiecode verwijst haar het correcte adres. Aan de hand van mailmerging kan dit in de brief toegevoegd worden. Hoewel deelnemers in totaal een maand de tijd hebben om de vragenlijst in te vullen, wordt vermeld dat de inwoners twee weken de tijd hebben om te antwoorden. Dit is om de respons te verhogen. Na twee weken krijgen alle geselecteerde deelnemers die nog niet deelnamen een herinneringsbrief. Deze brief bevat dezelfde informatie als de uitnodigingsbrief met de vermelding dat er nog geen antwoord werd ontvangen en de (werkelijke) uiterste datum van deelname, 4 weken na de start. Iemand van de stuurgroep neemt hiervoor contact op met de communicatiedienst. Zowel de uitnodigings- als herinneringsbrief kunnen aan het begin van het project opgesteld worden. De data, adressen en identificatiecodes worden ingevuld vlak voor het printen. 8

9 4. MATERIAAL Zie bijlagen Sjabloon Uitnodigingsbrief en Sjabloon Herinneringsbrief 8.2 DRUKWERK De brieven, papieren vragenlijsten en antwoordenveloppen moeten gedrukt worden. Het is de keuze aan de gemeente om te beslissen of ze het drukwerk uitbesteden of zelf uitvoeren. Het printen van de vragenlijst wordt bij voorkeur door een drukker gedaan. De vragenlijsten worden best in A4 formaat, recto verso en in kleur geprint. Aangezien de brieven, zowel de uitnodigingen als de herinneringen, persoonlijk zijn, kunnen deze niet op voorhand geprint worden. Eerst moet Sciensano nagaan wie uitgenodigd moet worden en pas dan kunnen de brieven geprint worden om daarna zo snel mogelijk te verzenden. Afhankelijk van hoe snel de drukker kan handelen, kunnen de brieven door de drukker of op de gemeente zelf geprint worden. Nadat er een Maxiresponse contract is afgesloten met bpost (zie 8.3), kunnen ook de antwoordenveloppen gedrukt worden. Bij de eerste wave worden 1500 mensen uitgenodigd en zijn er dus ook 1500 vragenlijsten nodig. In de haalbaarheidsstudie werden uiteindelijk ongeveer 3200 mensen uitgenodigd. Hoe groter de respons, hoe minder mensen uitgenodigd zullen worden. Iemand van de stuurgroep neemt de verantwoordelijkheid van het printwerk op zich. Indien de gemeente nog geen overeenkomst heeft met een drukker, wordt er best zo snel mogelijk een drukker gezocht. De vragenlijsten kunnen op voorhand geprint worden. De brieven kunnen pas geprint worden vlak voor de verzending. 4. MATERIAAL Zie bijlagen Vragenlijst, Sjabloon Uitnodigingsbrief en Sjabloon Herinneringsbrief 8.3 ANTWOORDENVELOP Samen met de papieren vragenlijst wordt er ook een extra A4 envelop verstuurd zodat deelnemers de ingevulde vragenlijst gratis kunnen terugzenden. Hiervoor moet een MaxiResponse contract worden aangegaan met bpost. Het ontvangstadres voor de ingevulde vragenlijsten is dat van het Logo aangezien deze de respons opvolgen. Iemand van de stuurgroep neemt best de verantwoordelijkheid van deze taak op zich. Dit kan samen uitgewerkt worden met de rest van de voorbereiding van het veldwerk. 8.4 ORGANISATIE Het veldwerk moet nauwgezet worden opgevolgd aangezien timing hierin heel belangrijk is. Het praktisch uitvoeren van het veldwerk is vooral een administratieve taak. Het is interessant voor de gemeente om op voorhand na te gaan hoe ze het veldwerk praktisch kunnen organiseren. Voor sommige taken kunnen vrijwilligers, jobstudenten, mensen uit een sociale tewerkstelling, ingezet worden. Dit kan voor elke gemeente verschillend zijn, afhankelijk van wat hun mogelijkheden zijn. Het gaat hier bijvoorbeeld over het vullen van de enveloppen en het invoeren van de papieren vragenlijsten. Voor het plooien van de brieven kan bijvoorbeeld ook gebruik gemaakt worden van een plooimachine om dit vlotter te doen verlopen. 9

10 Eén iemand uit de stuurgroep is verantwoordelijk voor de organisatie van het veldwerk. De organisatie en voorbereiding van het veldwerk vindt plaats voor het veldwerk start. 9. Veldwerk De dataverzameling verloopt in verschillende waves. Elke wave duurt 5 weken. Na elke wave worden de geselecteerde inwoners die niet antwoordden vervangen door personen met een gelijkaardig profiel op vlak van statistische sector, leeftijd en geslacht. De geselecteerden worden uitgenodigd met een brief en kunnen deelnemen via een papieren vragenlijst of online. De dataverzameling wordt gestopt vanaf er 1000 ingevulde vragenlijsten zijn. 9.1 UITNODIGING Bij de start van de 1 e wave worden 1500 inwoners uitgenodigd om deel te nemen aan de vragenlijst. De gemeente krijgt van Sciensano een lijst met de identificatiecodes van de inwoners die uitgenodigd moeten worden. Door deze lijst samen te voegen met de originele lijst met de adressen kunnen de uitnodigingsbrieven opgemaakt worden (zie 8.1). De uitnodiging bevat de brief met de identificatiecode. Het is belangrijk dat het adres op de envelop overeenkomt met de identificatiecode op de brief. Daarom wordt er best met vensterenveloppen gewerkt. Met de identificatiecode heeft elke geselecteerde deelnemer toegang tot de online vragenlijst. Verder heeft de gemeente de keuze of ze de papieren vragenlijst verzenden met de uitnodiging of pas bij de herinnering. De deelnemers moeten hoe dan ook de kans krijgen om de vragenlijst op papier in te vullen indien ze dit liever niet online doen. Indien de vragenlijst samen wordt verstuurd met de uitnodiging wordt gebruik gemaakt van een A4 envelop en moet er ook een antwoordenvelop mee verzonden worden. De voorbereiding van deze enveloppen vraagt uiteraard meer tijd dan de uitnodiging zonder vragenlijst en de frankeringskosten zijn hoger. Door de vragenlijst pas bij de herinnering te versturen worden op het eerste zicht mogelijks kosten uitgespaard. Er kan echter niet voorspeld worden hoe hoog de respons zal zijn indien de papieren vragenlijst pas bij de herinnering wordt verzonden. Indien er meer waves nodig zijn om 1000 deelnemers te halen, kunnen de kosten mogelijks toch even hoog liggen. In Melle werd de vragenlijst met de uitnodiging verstuurd, dus de tijds- en kostenschatting zijn gebaseerd op dit model. Het voorbereiden van deze uitnodigingen nam heel wat werk in beslag. In het proefproject werden hiervoor bij de eerste wave 3 mensen voor een volledige dag ingezet. Dit is een taak die gerust uitbesteed kan worden. Er wordt best geïnformeerd bij het postkantoor hoe en wanneer de brieven verzonden kunnen worden, aangezien het over 1500 enveloppen gaat en dat niet in elk postkantoor evident is. De online vragenlijst mag enkel beschikbaar zijn voor geselecteerden van de 1 e wave. Eén iemand van de stuurgroep neemt de eindverantwoordelijkheid over het veldwerk en dus het verzenden van de brieven, maar om de brieven verzendklaar te maken op 1 dag wordt best gekeken voor extra personen die hierbij kunnen helpen. Het klaarmaken van de brieven en vullen van de enveloppen mag niet gedaan worden door degene die de data achteraf invoert of door degene die de analyses van de data doet. Op deze manier blijft de vragenlijst anoniem. De verantwoordelijke voor de online vragenlijst bij Sciensano past de toegang aan, zodat enkel degene die geselecteerd zijn kunnen deelnemen. 10

11 9.2 RESPONS OPVOLGEN Doorheen de volledige dataverzameling wordt de respons wekelijks opgevolgd. De papieren vragenlijsten worden opgestuurd naar het Logo. Idealiter worden de enveloppen daar geopend door het secretariaat, zodat niemand in contact komt met persoonlijke gegevens indien iemand bijvoorbeeld een tegenadres of naam op de envelop noteert. De respons van de papieren en online vragenlijsten wordt bijgehouden in een gedeeld document (vb. in Sharepoint). Wekelijks wordt de lijst aangevuld met de identificatiecodes van de vragenlijsten die geldig ingevuld zijn. Een vragenlijst is ongeldig als de identificatiecode, geboortedatum of geslacht niet is ingevuld of indien de vragenlijst niet volledig is ingevuld. Nadat de identificatiecode genoteerd is, moet de code onleesbaar worden gemaakt, zodat de vragenlijst niet meer gelinkt kan worden aan een persoon. Melle gaf aan dat de respons bijhouden van de papieren vragenlijsten in totaal 1,5 dag innam. Het Logo houdt de respons bij van de papieren vragenlijst, Sciensano die van de online vragenlijst. 9.3 HERINNERING Twee weken na het verzenden van de uitnodiging wordt nagegaan welke geselecteerden de vragenlijst nog niet invulden. Deze krijgen een herinneringsbrief opgestuurd. De lijst van wie deze brief moet ontvangen, wordt opnieuw aan de hand van identificatiecodes doorgestuurd door Sciensano naar de gemeente. Als de vragenlijst werd verzonden samen met de uitnodiging, wordt bij de herinnering enkel een brief verzonden die dezelfde informatie bevat als de uitnodigingsbrief met de vermelding dat er nog geen antwoord werd ontvangen en een uiterste datum van deelname (4 weken na start wave). Ook de identificatiecode wordt opnieuw vermeld. Aangezien er geen papieren vragenlijst en antwoordenvelop worden toegevoegd bij de herinnering, gaat het vullen van de enveloppen iets vlotter dan bij de uitnodiging. In Melle werden hiervoor 2,5 personen voor een volledige dag ingezet. Indien de vragenlijst niet werd verzonden bij de uitnodiging, wordt de herinneringsbrief (zie vorige alinea) met de papieren vragenlijst en een antwoordenvelop in een A4 envelop verzonden. Het vullen van deze enveloppen en de voorbereiding neemt meer tijd in beslag dan het versturen van enkel de uitnodigingsbrief. Er wordt best geïnformeerd bij het postkantoor hoe en wanneer de brieven verzonden kunnen worden, aangezien het over een groot aantal enveloppen gaat en dat niet in elk postkantoor evident is. Hoewel er waarschijnlijk dagelijks antwoorden blijven binnen komen, is het toch noodzakelijk de herinnering na twee weken te verzenden. Het printen en verzenden moet relatief snel gebeuren, liefst op 1 dag. Het kan dus gebeuren dat er herinneringen worden verzonden naar deelnemers die dezelfde dag nog de vragenlijst invullen. Aan de hand van de gedeelde responslijst, kan de verantwoordelijke bij Sciensano nagaan welke geselecteerde een herinnering moeten krijgen. Deze lijst wordt doorgestuurd naar de verantwoordelijke bij de gemeente Het vullen van de enveloppen kan door dezelfde personen uitgevoerd worden als bij het verzenden van de uitnodigingsbrief. 9.4 INHAALWEEK Vier weken na de start van de 1 e wave volgt een inhaalweek. In deze week worden er geen uitnodigingen of herinneringen verstuurd, maar is er tijd om de 1 e wave af te ronden en de 2 e wave voor te bereiden. Afsluiten wave 1 In deze week worden de laatste vragenlijsten ontvangen van wave 1 en de responslijst definitief bijgewerkt door het Logo en Sciensano. Ook de toegang tot de online vragenlijst voor geselecteerden uit de 1 e wave moet afgesloten worden. 11

12 Er wordt een nieuwe lijst opgemaakt met geselecteerden voor de 2 e wave. Indien de geselecteerde uit de 1 e wave een geldige vragenlijst indiende, worden zijn drie vervangers op non-actief gezet. Indien er niet werd geantwoord door de geselecteerde of de vragenlijst ongeldig is, wordt in de 2 e wave de eerste vervanger uitgenodigd om deel te nemen. De nieuwe lijst met identificatiecodes van de geselecteerden uit de 2 e wave wordt doorgestuurd naar de gemeente, zodat zij de nieuwe uitnodigingsbrieven kunnen opstellen. Opstarten wave 2 De 2 e wave verloopt net zoals de eerste. Er wordt een uitnodigingsbrief verzonden samen met de papieren vragenlijst en een antwoordenvelop. De uiterste datum van deelname in de brief moet worden aangepast. Er moeten dus opnieuw heel wat enveloppen gevuld worden. Online moet de vragenlijst beschikbaar worden gesteld voor iedereen uit wave 2. Na twee weken wordt weer een herinnering gestuurd naar de geselecteerden uit de 2 e wave die nog niet deelnamen. Indien er nog ingevulde vragenlijsten van wave 1 toekomen nadat wave 2 gestart is, kunnen deze niet meer gebruikt worden. Aangezien er met substitutie wordt gewerkt, mag een te late vragenlijst niet meer ingevoerd worden als er reeds iemand anders in de cluster is uitgenodigd om deel te nemen. Sciensano en het Logo vullen de responslijst aan, zodat de verantwoordelijke bij Sciensano de 2 e wave kan activeren en een nieuwe lijst kan opstellen. Het klaarmaken van de uitnodigingen door de gemeente is bij wave 2 hetzelfde als bij de wave 1 met als enige verschil dat er minder uitnodigingen verstuurd moeten worden en de werkbelasting dus iets lager ligt. De verantwoordelijke voor de online vragenlijst bij Sciensano past de toegang aan, zodat enkel degene die geselecteerd zijn in de 2 e wave kunnen deelnemen. 9.5 VERLOOP Het proces van de waves herhaalt zich tot er 1000 ingevulde vragenlijsten verzameld zijn. Het is belangrijk dat de planning strikt wordt gevolgd en de vragenlijsten op tijd verstuurd worden zodat alle geselecteerden evenveel tijd hebben om de vragenlijst in te vullen. Bij een laag responspercentage kan samen met Sciensano een nieuwe strategie opgesteld worden. Zo kunnen de waves mogelijks versneld worden of kunnen er meer uitnodigingen verstuurd worden. Ook bij andere mogelijke problemen zoals een vakantieperiode of verlof tijdens de dataverzameling wordt best contact opgenomen met Sciensano om te kijken hoe dit kan worden aangepakt. Hieronder zie je een overzicht van de stappen die zich telkens herhalen. De oranje kaders zijn taken voor de gemeente, de donkergroene wordt uitgevoerd door het Logo en Sciensano, in de inhaalweek zijn er taken voor alle drie. Uitnodigingen opmaken & verzenden Inhaalweek afsluiten wave opstarten nieuwe wave Na 2 weken: Respons nagaan Na 2 weken: Respons nagaan Herinneringen opmaken & verzenden 12

13 9.6 KOSTEN De meeste kosten gaan naar papier en drukwerk. Dergelijke kosten variëren in prijs naargelang de omstandigheden. De kosten hieronder zijn gebaseerd op het proefproject in Melle, waarbij alles werd gedrukt door de gemeente zelf en de vragenlijst werd verstuurd met de uitnodiging. Dit is dus slechts een schatting en er zijn zeker nog mogelijkheden om te besparen. Een algemene tijdsbegroting is moeilijk mee te geven aangezien dit afhankelijk is van het aantal waves die nodig zijn en hoe de gemeente het veldwerk organiseert. Tabel Kostenraming proefproject Melle 2018 Aantal Eenheidsprijs Prijs Enveloppen A , ,54 Enveloppen Maxiresponse , ,23 Enveloppen herinnering , ,68 Etiketten 132 0,15 19,80 A4 papier , ,60 A3 papier , ,00 Frankering uitnodiging , ,92 Frankering herinnering , ,52 Ontvangen Maxiresponse 820 1, ,00 Drukkosten 567,61 TOTAAL 12457, Data invoer De vragenlijsten die online worden ingevuld, worden automatisch opgeslagen in de onlinedatabase. De papieren vragenlijsten moeten echter handmatig worden ingevoerd. Deze komen toe in het Logo en moeten daarna opgehaald of opgestuurd worden naar de gemeente. De aanpak voor het invoeren van de papieren vragenlijst is identiek aan hoe iemand de vragenlijst online zou invullen. Dat wil zeggen dat als de identificatiecode, geboortedatum of het geslacht niet ingevuld zijn, de vragenlijst niet gebruikt kan worden. Het is de bedoeling dat er zo weinig mogelijk geredeneerd wordt door degene die de data invoert en deze gewoon de vragenlijst kopieert. Als er bijvoorbeeld meerdere antwoorden zijn aangeduid waar maar één antwoord wordt verwacht of het antwoord niet duidelijk is, wordt dit gezien als missing. Ook als er een vraag is opengelaten, wordt deze ingevoerd als missing. Indien er vragen zijn ingevuld die geen betrekking hebben tot deze persoon, dan worden deze antwoorden bij het invoeren genegeerd aangezien ze bij de online vragenlijst ook niet gesteld zouden worden. Bijvoorbeeld als iemand aangeeft niet te roken, maar wel de vervolgvragen bij roken heeft ingevuld dan worden de antwoorden op de vervolgvragen niet in rekening genomen. Zo wordt ook de vraag over zwangerschap enkel gesteld aan vrouwen van 15 tot 50 jaar. De vragen rond kwetsbaarheid zijn enkel voor personen ouder dan 50 jaar en de vragen rond valincidentie voor personen ouder dan 65 jaar. Open vragen mogen ingevoerd worden zoals het genoteerd is door de deelnemer. Ook vreemde antwoorden, bijvoorbeeld een extreem gewicht of lengte, mogen zonder aanpassingen gekopieerd worden. Dit wordt achteraf verwerkt bij de data cleaning. Indien een antwoord onleesbaar is, mag er onleesbaar ingevoerd worden in het open veld. Deze taak is een verantwoordelijkheid voor de gemeente. Het invoeren van de data is een administratieve taak die uitbesteed kan worden. Er kunnen ook meerdere personen betrokken zijn bij de data invoer. Het is vooral belangrijk dat de data telkens op dezelfde manier wordt ingevoerd, zodat de resultaten samen een geheel vormen. Degene die de data invoeren, mogen niet dezelfde zijn als degene die de enveloppen vulden en verzonden omwille van privacy redenen. 13

14 De tijd die het inneemt om de vragenlijsten in te voeren is afhankelijk van hoeveel mensen de vragenlijst op papier invullen. Bij het proefproject duurde het gemiddeld 5 minuten om één vragenlijst in te voeren. Er wordt geschat dat 70 tot 75% op papier antwoordt, dus bij 1000 ingevulde vragenlijsten komt dit neer op ongeveer zestig werkuren om alle papieren vragenlijsten in te voeren. Het invoeren van de data kan verspreid zijn over de volledige periode van dataverzameling of helemaal op het einde van de dataverzameling. Indien er te veel fouten worden gemaakt in de data invoer, kan het noodzakelijk zijn om de data een tweede keer in te voeren. 4. MATERIAAL Zie bijlage Handleiding Data Invoer 11. Controle data invoer Nadat alle vragenlijsten ingevoerd zijn, moet er een controle worden doorgevoerd van de data invoer van de papieren vragenlijsten. Bij de controle worden 50 tot 100 vragenlijsten gecontroleerd met de ingevoerde data. Indien er veel fouten in de data invoer zijn geslopen, kan het noodzakelijk zijn om de data een tweede keer in te voeren. Verantwoordelijke Sciensano De data invoer kan pas gecontroleerd worden nadat alle vragenlijsten zijn ingevoerd. Dit neemt op zich maximum 1 werkdag in beslag. 12. Analyse en rapport Nadat de vragenlijsten verzameld en ingevoerd zijn, moet alle data worden samengebracht tot 1 database. Daarna moet deze database gebruiksklaar worden gemaakt voor de analyses. Vragen die niet beantwoord zijn, moeten worden gecodeerd als missing of niet van toepassing. Bij open vragen moet worden nagegaan of deze belangrijke extra informatie bevatten. Indien mogelijk kunnen ze worden ondergebracht in een van de antwoordmogelijkheden of bij vaak voorkomende antwoorden kan een nieuwe antwoordmogelijkheid worden aangemaakt. Inconsistenties moeten worden nagegaan, hoewel dit op zich beperkt is door het gebruik van de online vragenlijst die reeds logische sprongen voorziet bij het invullen van de vragenlijst. Daarnaast moeten er ook grenzen gesteld werden bij numerieke vragen. Onmogelijke antwoorden bij bijvoorbeeld gewicht of lengte moeten aangeduid worden als missing. Aangezien er een vergelijking wordt gemaakt met Vlaanderen, moet er een extract gehaald worden uit de dataset van de nationale gezondheidsenquête. Dit extract bevat de data van Vlaamse inwoners vanaf 15 jaar van wie de vragenlijst vereist en beschikbaar is. Deze dataset moet op dezelfde manier opgemaakt worden zoals hierboven beschreven. Hierna worden de indicatoren aangemaakt en de resultaten geanalyseerd per indicator. Het rapport bevat een algemene samenvatting en per module een onderdeel met een korte inleiding, de vragen, de indicatoren en hoe deze zijn samengesteld, de resultaten en een korte bespreking. De resultaten worden verduidelijkt aan de hand van tabellen en figuren. Voor elke indicator wordt er vergeleken tussen geslacht en leeftijd en wordt de vergelijking gemaakt met Vlaanderen. Verantwoordelijke Sciensano 14

15 De analyses en het schrijven van het rapport vinden plaats nadat alle data verzameld, ingevoerd en gecontroleerd is. 13. Bespreken resultaten Aan de hand van de samenvatting van het rapport kan de gemeente samen met het Logo de belangrijkste resultaten doornemen en hiermee aan de slag gaan. Het college van burgemeester en schepenen en de stuurgroep kunnen nagaan op welke gezondheidsthema s de gemeente goed of minder goed scoort. Misschien zijn sommige resultaten beter of slechter dan verwacht? Samen met het logo gaat de gemeente na aan welke thema s ze in de toekomst (extra) kunnen werken en hoe ze dit kunnen aanpakken. Indien er specifiek op een thema wordt gewerkt, kan het interessant zijn om de gedetailleerde resultaten van het rapport erbij te nemen. Ook de resultaten van de gemeentemonitor kunnen hierbij interessante extra informatie leveren. De gemeente en hun Logo Dit kan vanaf het rapport beschikbaar is. 14. Aan de slag met het Logo Zoals beschreven in de vorige stap gaat de gemeente samen met het Logo aan de slag om op basis van de resultaten een haalbaar gezondheidsbeleid op te stellen en uit te voeren. Het is uiteraard mogelijk dat de gemeente reeds samen werkt met het Logo. Dan kan de enquête een ideale aanvulling zijn om methodieken te evalueren en bij te sturen. Nadat de gemeente de resultaten heeft doorgenomen en heeft beslist welke stappen ze zullen ondernemen, kunnen ze de resultaten presenteren naar de inwoners. Dit kan aan de hand van een persmoment waarin het voorleggen van de resultaten wordt gebundeld met de acties die de gemeente hieromtrent zal nemen. In de bijlagen vind je een powerpoint van de persconferentie in Melle. Hierbij werd ook het volledige project voorgesteld en was de presentatie dus iets uitgebreider. Als laatste onderdeel in het project is het belangrijk om de verschillende stappen te evalueren met de stuurgroep en het Logo. Op deze manier kan kennis en ervaring uitgewisseld worden tussen de gemeentes en het project verbeterd worden. De gemeente met ondersteuning van het logo 3. MATERIAAL Zie bijlagen Persmoment Melle en Evaluatie 15