Handleiding bij projectvoorstel Innovatie

Transcriptie

1 OP ESF Vlaanderen Prioriteit uit OP: 5 Innovatie en Transnationaliteit Handleiding bij projectvoorstel Innovatie Analyse De bedoeling is dat je bij het beantwoorden van de vragen helder en to the point antwoordt. Een aantal vragen bestaan uit meerdere onderdelen. Antwoord bondig op de verschillende delen. 1. Relevantie 1.1. Situering Vraag: Welke bestaande dienstverlening zal u binnen het project verbeteren of welke nieuwe dienstverlening zal u ontwikkelen? Deze vraag wordt niet beoordeeld, maar wordt gesteld om een duidelijk zicht te krijgen op de vernieuwing die u zal doorvoeren. U vermeldt hier of het gaat om de ontwikkeling van een nieuwe dienstverlening of om de verbetering van bestaande dienstverlening. De dienstverlening die ontwikkeld wordt moet ten dienste staan van dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt. Zij verlenen diensten aan de finale doelgroep van werkenden en werkzoekenden. Voorbeelden hiervan zijn trajectbegeleiders, opleidingsorganisaties, HRafdelingen, De dienstverlening die binnen het project verbeterd of ontwikkeld wordt moet deze dienstverleners de nodige handvaten geven om om te gaan met actuele uitdagingen. Daarnaast licht u ook kort toe wat de vernieuwing of verbetering van de dienstverlening inhoudt Waarom? Vraag: Waarom wil u deze verbetering of nieuwe ontwikkeling doorvoeren? Gelieve dit voldoende te onderbouwen. Beoordeling: Is deze verbetering/ontwikkeling relevant voor de hele Vlaamse arbeidsmarkt, de dienstverleners en de finale doelgroep? Werd de problematiek voldoende onderbouwd? Hier schetst u de noodzaak aan de verbetering van bestaande dienstverlening of ontwikkeling van nieuwe dienstverlening. Ga hierbij afzonderlijk dieper in op de noodzaak voor de Vlaamse arbeidsmarkt, de betrokken dienstverleners en de finale doelgroep. Dit uiteraard enkel voor de Pagina 1 van 8 Handleiding bij projectvoorstel 19/01/2015

2 relevante groepen. Onder dienstverleners verstaan we de intermediairen op de arbeidsmarkt (bv. trajectbegeleiders, HR medewerkers, ). Met de finale doelgroep bedoelen we werkenden en werkzoekenden op de Vlaamse arbeidsmarkt (ongekwalificeerde jongeren, 50+ ers, werknemers sociale economie, ). Geef ook mee hoe u deze noodzaak gedetecteerd hebt. Werden er voorafgaandelijk aan het projectvoorstel gesprekken gehouden, werd wetenschappelijke literatuur geraadpleegd, zijn er bepaalde statistische gegevens die wijzen op de noodzaak,? Gelieve ook de bevindingen uit deze gesprekken, literatuur ed. mee op te nemen ter staving van de noodzaak Instrumenten Vraag: Welke instrumenten worden ontwikkeld ter ondersteuning van deze nieuwe dienstverlening? Beschrijf de innovatieve meerwaarde van deze instrumenten. Beoordeling: Wordt een proces, product of methodiek ontwikkeld die zal leiden tot een verbetering van de huidige dienstverlening? Heeft dit een innovatieve meerwaarde (bv. meer dan de vertaling van een boek naar een website)? Ter ondersteuning van de nieuwe of verbeterde dienstverlening moet proces-, product- en/of methodiekontwikkeling gebeuren in het project. Dit om dienstverleners op de arbeidsmarkt te voorzien van de nodige tools en handvaten om een antwoord te kunnen bieden op actuele uitdagingen. Onder procesontwikkeling begrijpen we het effectief en efficiënt herontwerpen van de werkprocessen, gericht op de klant. Een voorbeeld hiervan is het opzetten van een samenwerkingsverband tussen diverse opleidingsverstrekkers. Dit met het oog op het in elkaar passen van verschillende opleidingen. Dit zodat de dienstverlening klantvriendelijker wordt voor de deelnemer. Productontwikkeling begrijpen we als het ontwikkelen van nieuwe tools die door dienstverleners gebruikt kunnen worden ter versterking van de dienstverlening. Een voorbeeld hiervan is een website waarop tools aangeboden worden voor loopbaanbegeleiding en die HR medewerkers of loopbaanbegeleiders kunnen gebruiken in hun dagelijkse werking. Methodiekontwikkeling wordt gezien als het ontwikkelen of aanpassen van de werkwijze waarop dienstverleners vandaag werken. Een voorbeeld hiervan is een nieuw begeleidingstraject waarbij ongekwalificeerde jongeren toe geleid worden naar de arbeidsmarkt of naar een opleiding. Trajectbegeleiders kunnen deze nieuwe methode vervolgens aanwenden wanneer zij geconfronteerd worden met ongekwalificeerde jongeren. Bij deze vraag willen we weten welke instrumenten ontwikkeld zullen worden in het project. Dit kunnen meerdere instrumenten zijn en kan zowel proces-, product- en/of methodiekontwikkeling bevatten. Wanneer meerdere instrumenten ontwikkeld worden, moeten deze kaderen in een groter geheel. Gelieve aan te geven welke instrumenten juist ontwikkeld zullen worden. Geef tevens aan waarom deze instrumenten innovatief zijn. De innovatie waarop deze oproep mikt, moet inhoudelijk zijn en moet verder gaan dan Pagina 2 van 8 Handleiding bij projectvoorstel 19/01/2015

3 bijvoorbeeld het omzetten van de inhoud van een boek naar een website. Indien er reeds gelijkaardige zaken bestaan, schets je het huidige aanbod en geef je aan waarom de instrumenten die binnen het project ontwikkeld worden complementair zijn aan en een verbetering vormen op reeds bestaande initiatieven. 1.4 Belanghebbenden Vraag: Beschrijf de brede groep van belanghebbenden bij het project (inclusief dienstverleners en finale doelgroep). Ga na wat hun belang is. Ga hierbij ook na of er bepaalde maatschappelijk kwetsbare groepen belang hebben bij het project. Beoordeling: Wordt de brede groep van belanghebbenden volledig beschreven? Worden relevante maatschappelijke kwetsbare groepen eventueel mee opgenomen? Werd het belang van de verschillende belanghebbenden voldoende beschreven? Hier willen we nagaan wie of welke organisaties belang hebben bij het verbeteren van de dienstverlening. Dit zowel bij dienstverleners als bij de finale doelgroep. Het kan interessant zijn om hiervoor een stakeholdersanalyse te doen. Dit is niet verplicht, maar kan een duidelijk beeld geven van de brede groep van belanghebbenden. Ga bij het oplijsten van de belanghebbenden ook na of er eventueel bepaalde maatschappelijk kwetsbare groepen (ongekwalificeerde jongeren, 50+ ers, Roma, mensen in armoede, ) zijn die gebaat zijn bij de nieuwe/verbeterde dienstverlening. Geef tevens mee welk belang de verschillende groepen hebben bij een verbeterde/nieuwe dienstverlening. 1.5 Betrokkenheid belanghebbenden Vraag: Hoe zal u de brede groep van belanghebbenden betrekken bij het project? Wie wordt opgenomen binnen het partnerschap en wie zal u op een andere manier betrekken? Beoordeling: Worden de verschillende belanghebbenden, gezien hun belang, op een juiste manier betrokken bij het project? In de voorgaande vraag werd een beeld geschetst van de verschillende belanghebbenden. Met deze vraag willen we weten hoe deze verschillende belanghebbenden betrokken zullen worden bij de uitvoering van het project. Hier zien we verschillende mogelijkheden. Een eerste mogelijkheid is dat bepaalde belanghebbenden opgenomen worden in het partnerschap. Binnen deze oproep is een partnerschap verplicht tussen de promotor en minimaal één andere organisatie. Afhankelijk van het project en de uitdagingen waar men zich naar richt kan het partnerschap ook uitgebreider zijn. Organisaties die mee opgenomen worden in het partnerschap moeten een inhoudelijke meerwaarde vormen voor het project en moeten dus mee een deel van de ontwikkeling en/of testing op zich nemen. Wanneer externe expertise ingeroepen wordt voor een enkele opdracht in het project en wanneer de externe organisatie geen onmiddellijk belang heeft bij het project spreken we van een onderaannemer. Een andere mogelijkheid om belanghebbenden te betrekken, is via een klankbordgroep, stuurgroep, Pagina 3 van 8 Handleiding bij projectvoorstel 19/01/2015

4 workshops, testings, Het is belangrijk dat organisaties betrokken worden volgens het belang dat zij hebben bij de nieuwe/verbeterde dienstverlening. Niet alle organisaties/personen die betrokken worden bij het project moeten immers opgenomen worden als partners. Belanghebbenden kunnen ook op een meer informele manier betrokken worden bij het project. Indien bij de stakeholdersanalyse bepaalde kwetsbare maatschappelijke groepen naar voor kwamen, moeten zij ook betrokken worden bij het project. Geef aan hoe je dit zal doen. 2. Haalbaarheid 2.1 Testen Vraag: Hoeveel keer en wanneer in de projectperiode zal u de nieuwe instrumenten testen? Wat en hoe zal u testen? Wie wordt hierbij betrokken? Beoordeling: Worden er voldoende testmomenten voorzien? Wordt er vroeg genoeg in de projectperiode getest? Worden de juiste personen op de juiste manier betrokken bij de testings? Om een goede werking en gedragenheid van de ontwikkelde instrumenten en dienstverlening te verzekeren, is het belangrijk dat de instrumenten regelmatig getest worden bij de doelgroep van dienstverleners die uiteindelijk aan de slag zullen gaan met de instrumenten. Bij deze vraag willen we vernemen hoe je deze testmomenten zal invullen. Een eerste afweging die hier gemaakt wordt, is wanneer je zal testen. Om een constante bijsturing van de instrumenten tijdens de ontwikkeling mogelijk te maken, is het belangrijk dat de testmomenten niet uitgesteld worden tot het einde van de ontwikkelingsperiode. Het is immers moeilijk om nog zaken aan te passen aan een afgewerkt instrument. Daarnaast verhoogt herhaaldelijk testen ook de kans op een positieve validering van het eindresultaat. Het is dan ook aanbevolen vroeg in de projectperiode, bij de eerste ontwikkelingen, reeds prototypes voor te leggen aan de testgroep zodat aanpassingen continu kunnen doorgevoerd worden. Met de resultaten van deze testmomenten moet je immers aan de slag gaan om de instrumenten gedurende de ontwikkelingsperiode continu te kunnen verbeteren. Geef indicatief aan wanneer er getest zal worden. Hier hoeven geen precieze data op geplakt te worden. Wel moet blijken dat je hier gedurende de hele projectperiode aandacht aan zal besteden. Dit om de kwaliteit van het eindresultaat te verhogen. Een tweede afweging is wat je zal voorleggen bij de testmomenten. Zoals hierboven reeds werd meegegeven, is het belangrijk herhaaldelijk te testen om constante bijsturing mogelijk te maken. Het is hierbij niet alleen aanbevolen testmomenten te voorzien doorheen heel de projectperiode, maar ook om alle verschillende onderdelen van de instrumenten voor te leggen ter testing. Op deze manier kan nagegaan worden of de verschillende delen van het instrument aangepast zijn aan de noden van de gebruikers. Dit leidt tot een bruikbaar en aangepast eindresultaat. Naast wat en wanneer je zal testen, is het ook belangrijk na te denken over hoe je zal testen. Dit hangt uiteraard samen met wat je zal testen. Wat je voorlegt, bepaalt immers wat de meest geschikte methode is om de aftoetsing bij toekomstige dienstverleners te doen. Hiervoor Pagina 4 van 8 Handleiding bij projectvoorstel 19/01/2015

5 kunnen een aantal methodes gebruikt worden zoals focusgroepen, experimentele testings, kwantitatieve en kwalitatieve vragenlijsten, observaties, Een laatste aandachtspunt bij testen is wie je zal betrekken bij de testings. Zoals hierboven reeds aangegeven werd, is het belangrijk dat de testings afgenomen worden bij de dienstverleners die de verschillende (deel)instrumenten zullen gebruiken. De testgroepen kunnen gedurende de projectperiode veranderen van samenstelling. Dit zal voornamelijk afhankelijk zijn van wat voorgelegd wordt bij de verschillende testmomenten. Indien een deel van het instrument zou bestaan uit een vragenlijst die voorgelegd wordt aan de finale doelgroep, bijvoorbeeld ongekwalificeerde jongeren, moet je dit deel van het instrument dan uittesten met deze doelgroep. Daarnaast is het ook belangrijk dat de testgroep steeds een representatieve afspiegeling vormt van de groep dienstverleners die aan de slag zullen gaan met het (deel)instrument. Wanneer het instrument bijvoorbeeld gericht is op HR-medewerkers, zorg er dan voor dat zowel HR-medewerkers van grote als kleine bedrijven vertegenwoordigd zijn. Ook dit verhoogt de kans dat het eindresultaat aangepast is aan de noden van de gebruikers. Bij tussentijdse en eindrapportering zullen de resultaten van de testmomenten bevraagd worden. Ook zal gekeken worden hoe de resultaten van de testmomenten verder opgenomen werden bij de ontwikkeling van de instrumenten. 2.2 Kosten en baten Vraag: Beschrijf de verschillende soorten kosten verbonden aan de nieuwe/verbeterde dienstverlening voor dienstverleners en finale doelgroep. Welke verschillende soorten baten levert de nieuwe dienstverlening op voor de dienstverleners en finale doelgroep? Vul het rooster aan. De uiteindelijke cijfers achter de kosten en baten moeten resulteren uit de testings. Hoe zal u dit mee verwerken in de voorziene testmomenten? Beoordeling: Wordt een volledig overzicht gegeven van de soorten kosten en baten voor de dienstverleners en finale doelgroep? Wordt dit mee opgenomen in de testmomenten? De doelstelling van de oproep innovatie is het voorzien van instrumenten waarmee dienstverleners aan de slag kunnen om actuele maatschappelijke problemen aan te pakken. Indien een innovatief instrument door een dienstverlener gebruikt moet worden, dan is het essentieel dat de balans tussen kosten en baten, bijvoorbeeld in termen van lagere werkingskosten of hogere opbrengst naar de doelgroep toe uit maatschappelijk oogpunt wel billijk is. Het is niet de bedoeling in het projectvoorstel reeds concrete cijfers mee op te nemen voor deze kosten en baten. Dit moet immers blijken wanneer de instrumenten getest worden bij de dienstverleners. Om echter al een beeld te krijgen, vragen we hier om na te denken over de soorten kosten en baten verbonden aan het gebruik van het instrument. Bij wijze van voorbeeld wordt hieronder aangegeven welke kosten en baten kunnen opgenomen worden. Deze opsomming is niet exhaustief en kan, naargelang het beoogde instrument, aangevuld worden. Pagina 5 van 8 Handleiding bij projectvoorstel 19/01/2015

6 De concrete kosten en baten van de nieuwe/verbeterde dienstverlening moeten onderdeel uitmaken van het testen van de instrumenten. Geef dan ook mee hoe u dit zal verwerken in de testmomenten. Na de testmomenten worden concrete cijfers voor de kosten en baten verwacht. Deze zullen bevraagd worden bij tussentijdse rapportering en eindrapportering. Dienstverleners - Verminderde tijdsinzet - Betere resultaten - Baten Kosten Finale doelgroep van werkzoekenden, werknemers of zelfstandigen - Daling verloop - Daling ziekteverzuim - Verhoogde tewerkstelling - Verhoogde tevredenheid werknemers - Dienstverleners - Personeelsinzet Finale doelgroep van werkzoekenden, werknemers of zelfstandigen - Gebruik instrument - Opleiding/Begeleiding - - Tijdsinzet - Gebruik instrument Plan van aanpak Vraag: Beschrijf het plan van aanpak. Vermeld hierbij de verschillende fases en activiteiten en licht deze toe. Gebruik hiervoor het sjabloon 'Planning'. Beoordeling: Bevat het plan van aanpak de juiste en voldoende fases om te komen tot een succesvolle verbetering/ontwikkeling? Worden de verschillende fases juist ingevuld? Worden de activiteiten duidelijk toegelicht? Worden er geen overbodige fases of activiteiten opgenomen? Hier vragen we tenslotte naar het plan van aanpak. We willen weten welke fases je voorziet om tot een geslaagde ontwikkeling te komen. Volgende fases worden hier minimaal opgenomen. Deze lijst is niet exhaustief en kan naargelang de specificiteit van het project uitgebreid worden. - Research: deze fase bevindt zich voornamelijk in de eerste maanden van de projectperiode, maar kan ook later in de projectperiode terugkomen. Deze fase kan slecht een beperkt deel van de projectperiode in beslag nemen. De focus van de oproep ligt immers op ontwikkeling en niet op onderzoek. Binnen deze fase wordt onderzoek Pagina 6 van 8 Handleiding bij projectvoorstel 19/01/2015

7 gedaan. Dit kan on desk, door middel van het doornemen van relevante literatuur en onderzoeksrapporten, maar wordt best uitgebreid met onderzoek in het veld. Dit laatste kan door middel van gesprekken met belanghebbenden, maar hiervoor kunnen ook andere methodes gebruikt worden zoals observaties, focusgroepen, - Ontwikkeling: deze fase herhaalt zich gedurende de hele projectperiode. Binnen deze fase valt de ontwikkeling van de verschillende (deel)instrumenten. De (deel)instrumenten worden best herhaaldelijk in de vorm van prototypes voorgelegd aan een geschikte testgroep. Een fase van ontwikkeling wordt dan ook steeds opgevolgd door een fase van testen. Na het testen en verwerken van de resultaten van de testing, begint opnieuw een fase van ontwikkeling, waarin de (deel)instrumenten aangepast worden aan de bevindingen uit de testmomenten. Dit leidt tot een continu proces van verbetering, wat de kansen op een bruikbaar en gedragen eindresultaat aanzienlijk verhoogt. - Testen: ook deze fase herhaalt zich gedurende de hele projectperiode. Zoals hierboven vermeld werd, wordt een fase van ontwikkeling idealiter steeds opgevolgd door een fase waarin de ontwikkelde (deel)instrumenten getest worden en waarin de resultaten van deze testmomenten verwerkt worden. Op een fase van testen, volgt dan opnieuw een fase van ontwikkelen. Per fase moet duidelijk zijn wat de output hiervan is. Een ontwikkelingsfase eindigt normaal gezien met een prototype dat voorgelegd kan worden ter testing. Een testfase heeft als output de testresultaten. Zowel de prototypes als de testresultaten kunnen door ESF Vlaanderen opgevraagd worden en moeten ten allen tijde raadpleegbaar te zijn. Naast een beeld van de fases die je voorziet tijdens de projectperiode willen we ook weten hoe je deze fases verder zal invullen met activiteiten. Licht deze activiteiten voldoende toe zodat duidelijk is wat deze juist inhouden. De activiteiten moeten een logische invulling zijn van de verschillende fases en moeten gelinkt kunnen worden met eerdere info die opgenomen werd in het projectvoorstel (rond bv. testen). De fases en bijhorende activiteiten worden opgenomen in het sjabloon planning dat teruggevonden kan worden als bijlage bij de oproep. Hier vragen we om een indicatieve timing op te nemen voor de verschillende activiteiten. Dit om een goede opvolging van het project mogelijk te maken. Zoals hierboven vermeld, wisselen de fases ontwikkeling en testing elkaar idealiter gedurende de hele projectperiode af. Voorzie deze afwisseling ook duidelijk in het planningsdocument. Geef tevens indicatief aan welke output voorzien wordt voor elke fase. Gezien de specifieke aard van een innovatieproject, is het moeilijk te voorspellen wanneer bepaalde zaken juist zullen plaatsvinden. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat na testmomenten blijkt dat bepaalde zaken anders ingevuld moeten worden of dat er zaken opnieuw bekeken moeten worden. De timing en de activiteiten die in het plan van aanpak en sjabloon planning worden aangegeven, zijn dan ook indicatief. De opgemaakte planning bij de start van het project is een leidraad die steeds kan aangepast en aangevuld worden afhankelijk van de veranderende omgeving waarmee het project geconfronteerd wordt. Indien tijdens de Pagina 7 van 8 Handleiding bij projectvoorstel 19/01/2015

8 projectperiode blijkt dat het aangewezen is hier wijzigingen in aan te brengen, is dit mogelijk. Dit steeds in overleg met ESF Vlaanderen en na motivering. In het sjabloon planning werden reeds een aantal zaken ingepland. Dit is de ondersteuning en validering die vanuit ESF Vlaanderen voorzien wordt. Gelieve deze activiteiten mee op te nemen bij het opstellen van uw plan van aanpak. Pagina 8 van 8 Handleiding bij projectvoorstel 19/01/2015