Fopas Privacy Statement

Transcriptie

1 Fopas Privacy Statement Bescherming van uw in professionele context. Laatst bijgewerkt: september 2016 Fopas past zijn beleid inzake bescherming en privacy aan de nieuwe Europese verordening aan die in werking zal treden op 25 mei De bescherming van uw in uw professionele context is voor ons van groot belang. De voorliggende bepalingen uit ons 'privacy statement' lichten toe welke we verzamelen en waarvoor we ze gebruiken. We raden u aan om er kennis van te nemen. We lichten achtereenvolgens de volgende onderwerpen toe: - Hoe toegang verwerven tot uw en deze controleren - De die we verzamelen - Hoe we uw gebruiken - Waarom we bepaalde delen - InFopas-account - Beveiliging van - Bewaren van - Rechten van in de database van Fopas geregistreerde personen - Toestemming en bescherming - Hoe contact met ons opnemen - Wijzigingen van dit 'Privacy Statement Hoe toegang verwerven tot uw en deze controleren U kunt uw online raadplegen op uw pagina in onze online opleidingsbeheertoepassing InFopas op De die we verzamelen Fopas verzamelt via de personeelsdienst van uw onderneming en in overeenstemming met zijn diverse specifieke opdrachten van opleiding, outplacement en loopbaanbegeleiding, zoals beschreven in de collectieve arbeidsovereenkomsten voor het Paritair Comité 306 voor het verzekeringswezen. Aan de hand van deze kunnen wij onze operationele opdrachten doeltreffend uitvoeren en er verslag van uitbrengen bij de controle-instanties. 1

2 Aard van de verplicht ingevoerde Aard van nietverplicht ingevoerde Naam, voornaam, adres (werk), onderneming, vestiging, geslacht, voertaal, loonschaalcategorie, beroepscategorie, functie, diploma Afdeling of dienst, telefoon, fax, gsm, interne postcode, adres (privé), geboortedatum, datum indiensttreding, woonadres, voltijds of deeltijds, interne code Deze administratieve worden a priori niet beschouwd als gevoelige in dezelfde orde als financiële, juridische of gezondheids. Hoe we uw gebruiken Uw worden enkel gebruikt in het kader van de opdrachten van Fopas voor een vlotte administratieve verwerking en betere pedagogische opvolging. Uw worden uiterst vertrouwelijk behandeld en enkel essentiële worden doorgegeven aan partners aan wie we de realisatie van opleidingen, outplacement en loopbaanbegeleiding uitbesteden. Ze worden ook op niet-nominatieve wijze en dus anoniem gebruikt voor statistieken en historieken, voor de jaarlijkse activiteitsrapporten en voor trendanalyserapporten (rol van het Observatorium toegekend aan Fopas door de beheersorganen). Gebruik van - Om individuele personen in te schrijven in de activiteiten van Fopas (opleidingen, individuele leertrajecten, loopbaanbegeleiding, outplacement...). Zowel Fopas als de ondernemingen die klant zijn (medewerkers zelf of personeels- of opleidingsdienst) kunnen dit doen - Om ondernemingen die klant zijn (alleen in België) toe te laten om aanvragen van hun personeel met betrekking tot het aanbod van Fopas op te volgen - Om de overkoepelende beheersorganen van Fopas (beheerscomité, projectencommissie en vakbondsvertegenwoordigers) toe te laten om toezicht te houden op activiteiten van Fopas (globale en anonieme statistische rapporten) - Om dienstverleners van Fopas (opleidingscentra en opleiders) toegang te geven tot de lijst van deelnemers en hun profiel, om hun opleiding goed voor te bereiden - Om ondernemingen die klant zijn te helpen met de opmaak van hun jaarlijks sociale balans - Om Fopas toe te laten om (op globale niet-gepersonaliseerde en dus anonieme wijze) zijn jaarlijkse activiteits- en trendanalyserapporten op te maken 2

3 Bijzonder geval voor personen in outplacement Gebruik van van personen in outplacement Naast de bovenstaande worden de volgende opgenomen in een afzonderlijke database die onder voorwaarde van strikte vertrouwelijkheid samen met de externe partner wordt beheerd: uittredingsdatum, datum kennisgeving van ontslag, startdatum outplacement, einddatum outplacement, laatste weekloon - Het weekloon van de laatste tewerkstelling wordt enkel gebruikt voor de berekening van de vergoeding die de werkgever voor outplacement is verschuldigd - De andere dienen enkel voor statistische en rapportagedoeleinden Waarom we bepaalde delen We delen uw met uw toestemming (u hebt deze toestemming gegeven door uw deelname aan de Fopas-opdrachten) om de door u gevraagde opleiding, outplacement of loopbaanbegeleiding te kunnen uitvoeren. Onze partners zijn opleidingscentra, trainers, outplacementbureaus en centra voor loopbaanbegeleiding. Ze hebben uw enkel nodig om u te kennen en op gepaste wijze te helpen. InFopas-account Om toegang te krijgen tot uw pagina in InFopas, moet u eerst uw toegangscode invoeren. Deze codes zijn als volgt samengesteld: - uw user_id die door de toepassing wordt gegenereerd; - een wachtwoord dat eveneens door de toepassing wordt gegenereerd en dat u moet wijzigen bij uw eerste bezoek. Ingeval u uw wachtwoord vergeet: aangezien het wachtwoord uit veiligheidsoverwegingen in de toepassing wordt gecodeerd, heeft het geen zin om het bij ons op te vragen, we zullen u hierbij niet kunnen helpen. Het systeem zal voor u een nieuw wachtwoord genereren dat u via zal worden doorgestuurd. Ga vervolgens online en wijzig het op uw pagina. Beveiliging van de Fopas en zijn ICT- en overige partners doen er alles aan om de veiligheid van uw te garanderen. We maken gebruik van verschillende best practices en procedures om gebruik door onbevoegde personen te vermijden. 3

4 De aan InFopas gekoppelde SQL-database bevindt zich op een server bij Microsoft op een hoogbeveiligde locatie. De veiligheidsmaatregelen staan beschreven onder de volgende link: Wat de toegang tot uw betreft: - de toegang vereist toegangscodes die u alleen kent. - De HR contactpersoon binnen uw onderneming die u in InFopas registreerde, heeft eveneens toegang tot uw en kan ze op uw verzoek wijzigen of corrigeren. - Fopas heeft als administrator en beheerder eveneens toegang. - De operationele bestanden die aan onze partners worden doorgestuurd in het kader van de opdrachten van Fopas zijn beveiligd met een wachtwoord. Het wachtwoord om het betrokken bestand te openen wordt apart doorgestuurd. - De toepassing InFopas is zelf ook nog eens beveiligd (toegang via https) Bewaren van Fopas bewaart de zolang dat nodig is voor statistische verwerking en rapportage. Statistische verwerking en rapportage gebeuren altijd globaal en anoniem. De statistieken en rapporten zijn bedoeld om de controle- en beheersorganen van Fopas te informeren over de jaarlijkse activiteiten van Fopas en voor de vaststelling van trends met het oog op de formulering van strategische doelen. De van medewerkers in de database die hun onderneming hebben verlaten en nooit een opleiding hebben gevolgd bij Fopas kunnen definitief worden gewist op eenvoudig verzoek van de medewerker of de betrokken HR dienst. Rechten van in de database van Fopas geregistreerde personen Recht op bezwaar Recht van beperking Recht om vergeten te worden Iedere geregistreerde persoon kan bezwaar aantekenen tegen het gebruik of delen (doorsturen) van zijn. Iedere in de database van Fopas geregistreerde persoon die zijn onderneming heeft verlaten, heeft het recht om Fopas te vragen om zijn nietnominatief te gebruiken voor om het even welk doel. In dat geval kan Fopas de naam van een persoon wijzigen als die persoon dat wenst. Iedere in de database van Fopas geregistreerde persoon heeft het recht om volledige schrapping uit de database van Fopas te vragen. In dat geval kan Fopas de met betrekking tot de opleidingen die deze personen hebben gevolgd "anonimiseren" om ze te bewaren in het historiek geheugen. 4

5 Toestemming en bescherming Toestemming Gegevensbescherming "by design" Gegevensbescherming "by default" De door de eigen onderneming in de database van Fopas geregistreerde medewerkers worden verondersteld akkoord te gaan met het feit dat ze in de database zijn opgenomen. Dit laat toe om hen in te schrijven en uit te nodigen voor deelname aan de activiteiten van Fopas en om hun deelname op te volgen. Iedere medewerker bestaat in de database van Fopas eveneens uit unieke velden die desgevallend toelaten om hem niet te herkennen: ID en user-id. De rapporten die door Fopas worden opgemaakt voor beheersorganen en - instellingen zijn nooit nominatief, maar altijd globaal. De binnen iedere verzekeringsmaatschappij gemachtigde contactpersonen hebben enkel toegang tot van medewerkers die in hun respectievelijke onderneming werken, om hun sociale balans te kunnen opmaken. De opleidingscentra en de trainers hebben enkel toegang tot de (essentiële) van hun deelnemers die noodzakelijk zijn voor de organisatie en ondersteuning van de opleidingen, via kennisname van hun profiel. De resultaten van evaluaties door deelnemers zijn altijd anoniem. De partnerorganisaties voor outplacement en loopbaanbegeleiding hebben enkel toegang tot essentiële van de medewerkers die ze op dat moment begeleiden. De rapporten die Fopas opmaakt over hun activiteiten zijn altijd globaal en anoniem. Hoe contact met ons opnemen Voor iedere vraag kunt u terecht op onze website: Neem contact met ons op via de pagina Contact of stuur een naar info@fopas.be. We zullen uw vragen uiterlijk binnen de 30 dagen beantwoorden. Post kunt u sturen naar Fopas, Data Protection Officer, de Meeûssquare Brussel. Wijzigingen van deze 'Privacy Statement We zullen dit "privacy statement" bijwerken wanneer dat nodig is voor de verwerking van feedback van onze klanten, wijzigingen van onze diensten en naleving van Belgische en Europese regelgeving met betrekking tot bescherming. Wanneer we die wijzigingen publiceren, zullen we de datum van bijwerking van het voorliggende document aanpassen en de wijzigingen beschrijven op de pagina "Historiek van de wijzigingen". We moedigen u aan om dit "privacy statement" geregeld te raadplegen om kennis te nemen van de manier waarop Fopas uw beschermt. 5