Lees dit eerst. Noteer. Toelichting. Inhoud

Transcriptie

1 CBPL Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Drukpersstraat Brussel Formulier Latere verwerking niet-gecodeerde gegevens Lees dit eerst Noteer Het indienen van een aangifte of van een geheel van aangiften op hetzelfde tijdstip via dit papieren formulier kost 125, krachtens art. 47 van het Koninklijk Besluit van 13/02/2001 ter uitvoering van de wet van 08/12/1992 inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de verwerking van persoonsgegevens. Dezelfde aangifte via internet kost slechts 25, zie Toelichting Bij dit formulier hoort een toelichting, die strikt noodzakelijk is om het formulier correct te kunnen invullen. Vergeet vooral niet de verplichte velden en rubrieken in te vullen. Ze zijn gemarkeerd met een sterretje (*). De nummers tussen rechte haken, bvb [1001], verwijzen naar de uitleg in de toelichting. Inhoud Deel 1 Verantwoordelijke van de verwerking Deel 2 De Verwerking Deel 3 Contactpersoon en ondertekenaar Documentversie 1 van 27 oktober 2006 Pag 1 van 17

2 . Pag 2 van 17

3 Deel 0 Nieuwe aangifte of wijziging? Type Dit formulier betreft: * [4001] Een nieuwe aangifte van een verwerking (ga rechtstreeks naar deel 1) Een aangifte van wijziging van een reeds aangegeven verwerking (vul dan alle rubrieken van Deel 0 en ga dan naar Deel 1) VT-nummer [4002] Nummer van de te wijzigen verwerking: VT Gewijzigde rubrieken [4003] Rubrieken Deel 1 Verantwoordelijke voor de verwerking Deel 2 Vaste vestiging in België Vertegenwoordiger in België Benaming van de verwerking Doeleinde of samenhangende doeleinden Categorieën gegevens Categorieën gegevens + wettelijke basis Wettelijke basis Categorieën van ontvangers Categorieën gegevens en ontvangers Bewaartermijn Beveiligen gegevens Kennisgeving aan de betrokkenen Uitoefening van rechten Maatregelen om uitoefening rechten te vergemakkelijken Veiligheidsmaatregelen Verzending gegevens naar het buitenland Pag 3 van 17

4 Deel 1 Verantwoordelijke voor de verwerking HM-Nummer [4101] Nummer door de Commissie toegekend aan de verantwoordelijke HM Aantal verantwoordelijken [4102] Aantal verantwoordelijken voor de verwerking Identificatie Naam * [4103] Eventuele vertaling van de naam Gangbare korte benaming van de verantwoordelijke Eventuele vertaling van de korte benaming Code land De tweelettercode van het land * [4104] ON Voor België: het Ondernemingsnummer Voor het buitenland: het BTW-nummer [4105] Pag 4 van 17

5 Adres [4106] Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Code Statuut De code die overeenstemt met het statuut van de verantwoordelijke * [4107] Pag 5 van 17

6 Deel 2 De latere verwerking van niet-gecodeerde gegevens EU De verantwoordelijke beschikt in België over: * [4201] Een vaste vestiging Een vertegenwoordiger [4202] Naam van de vaste vestiging of vertegenwoordiger * Eventueel vertaling van de naam Ondernemingsnummer van de vestiging of vertegenwoordiger Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Telefoon Fax Indien het een organisatie betreft, naam van de contactpersoon * [4203] Code statuut * Pag 6 van 17

7 Benaming van de verwerking Geef een benaming voor uw project * [4208] Doeleinde De codes van het doeleinde of van het geheel van samenhangende doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt * [4209] Code K2.01 Niet-gecodeerde gegevens voor historische doeleinden Code K2.02 Niet-gecodeerde gegevens voor statistische doeleinden Code K2.03 Niet-gecodeerde gegevens voor wetenschappelijke doeleinden Categorieën gegevens * [4210] Categorieën gegevens die worden verwerkt A1 D K A2 E L A3 F N A4 G O B H V C I W Z: Categorieën gegevens + wettelijke basis [4211] Categorieën gegevens die worden verwerkt en waarvoor men verplicht over een wettelijke of reglementaire basis moet beschikken (zie volgende rubriek [1212]) Q M1 J1 R M2 J2 P S M3 J3 T M4 J4 U M5 J5 Pag 7 van 17

8 AA Rechtvaardig het gebruik van deze niet-gecodeerde gegevens (in plaats van anonieme of gecodeerde gegevens) teneinde de nagestreefde doeleinden te verwezenlijken BB Wat is de herkomst van de gegevens? Wettelijke Basis [4212] Wet, decreet of ordonnantie, KB of besluit: A Wet en uitvoeringsbesluit van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer B KB tot machtiging van het gebruik van het Rijksregisternummer Van Titel (dd/mm/jjjj) C Machtiging van het Sectoraal Comité Nr.Van Titel Categorieën Ontvangers [4213] Andere ontvangers, Z: Pag 8 van 17

9 Categorieën Gegevens naar Ontvangers 1 In geval van uitdrukkelijke toestemming van de betrokken personen Markeer wanneer een categorie ontvangers een categorie gegevens zal ontvangen [4214] Bewaartermijn Gegevens * [4223] [4225] Motiveer de bewaartermijn 2 In het geval dat de betrokken personen geen geïnformeerde en uitdrukkelijke toestemming geven en de verantwoordelijke om een aanbeveling verzoekt, kunnen de niet-gecodeerde gegevens niet worden verstrekt, behalve na een gunstig advies van de Commissie (zie rubriek 13) Pag 9 van 17

10 Beveiligen Gegevens [4215] Maatregelen om de mededeling van gegevens aan derden te beveiligen A Waarborgen contractueel overeengekomen met de ontvanger B Technische maatregelen (vb: crypteren, paswoorden, ) C Algemene waarschuwingen Z Andere: Kennisgeving betrokkenen en toestemming [4216] Hoe worden de betrokken personen in kennis gesteld van de registratie van hun gegevens in het bestand en hoe geven ze hun uitdrukkelijke toestemming? 1 Kennisgeving en toestemming De betrokken personen werden geïnformeerd en hebben voorafgaandelijk aan de verwerking hun uitdrukkelijke toestemming gegeven (art. 18 en 19 KB) Beknopte beschrijving van de wijze waarop de personen werden ingelicht en waarop zij hun uitdrukkelijke toestemminig hebben gegeven [4217] 2 Vrijstelling van kennisgeving Ik ben vrijgesteld van kennisgeving en het verkrijgen van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen, want de niet-gecodeerde persoonsgegevens (art. 20, 1 lid, 1 KB) B1 zijn kennelijk door betrokkenen zelf publiek gemaakt B2 staan in nauw verband met het publiek karakter van betrokkenen of van de feiten waarbij zij zijn betrokken (geweest) [4218] Persoonsgegevens worden verwerkt zonder dat de betrokkene in kennis moet worden gesteld Ik ben vrijgesteld van kennisgeving en het verkrijgen van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen, omdat dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost en ik, in toepassing van art. 21 KB, om een aanbeveling van de Commissie verzoek (art. 20, 1 lid, 2 KB). Ter staving verstrek ik de volgende informatie: Pag 10 van 17

11 C1 Precieze omschrijving van de HSW-doeleinden C2 Redenen ter verantwoording van het gebruik van niet-gecodeerde persoonsgegevens C3 Redenen ter verantwoording van de onmogelijkheid of de onevenredigheid van de inspanningen nodig om de toestemming met kennis van zake van de betrokkene te verkrijgen C4 Categorie(ën) betrokkene(n) C5 Personen of categorieën personen die de gegevens kunnen raadplegen C6 Herkomst van de gegevens Pag 11 van 17

12 Uitoefenen Rechten Tot wie kunnen geregistreerde personen zich richten om hun rechten uit te oefenen? Naam en voornaam (of naam van de dienst) * [4219] Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Telefoon Fax Bijzondere maatregelen Rechten Zijn er bijzondere maatregelen getroffen om de uitoefening van rechten door de betrokkenen te vergemakkelijken? Zo ja, welke? [4221] Pag 12 van 17

13 Veiligheidsmaatregelen * [4226] Veiligheidsbeleid Veiligheidsbeleid Analyse en inschatting van de risico s Consulent inzake informatiebeveiliging Consulent inzake informatiebeveiliging Organisatie en menselijke aspecten van de beveiliging Organisatie van de beveiliging Classificatie van de informatie Informatie aan en opleiding van het personeel Disciplinaire opvolging ingeval van niet-naleving Vertrouwelijkheidsverklaring van het personeel Consequenties voor de onderaannemingscontracten Fysieke - en omgevingsbeveiliging Beveiliging van de fysieke toegang Preventie, detectie en remedie van fysieke gevaren (brand, ) Back-upsystemen Netwerkbeveiliging Beveiliging van de netwerken (indringing, vijandige codes, ) Logische beveiliging van de toegang Logische beveiliging van de toegang Lijst van de betrokken personeelsleden Authentificatiesysteem Logging, opsporing en analyse van de toegang Logging, opsporing en analyse van de toegang Toezicht, nazicht, onderhoud Toezicht, nazicht, onderhoud Beheer van veiligheidsincidenten en continuïteit Beheersysteem voor veiligheidsincidenten Herstelplan, rampenplan, noodplan Continuïteitsplan Documentatie Andere Complete en bijgewerkte documentatie Pag 13 van 17

14 Veiligheidsmaatregelen (vervolg) [4227] A Gevoelige, gerechtelijke en medische gegevens Naam en voornaam (of naam van de rechtspersoon, feitelijke vereniging, openbaar bestuur) * Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Telefoon Fax Pag 14 van 17

15 Veiligheidsmaatregelen (vervolg) [4229] B Gevoelige en medische gegevens Betreft de verwerking gevoelige of medische gegevens, zoals bedoeld in de artikelen 6 en 7 WVP, en verricht op grond van de schriftelijke toestemming van de betrokken persoon? Ja Nee Indien ja, waar kan de Commissie deze documenten inkijken? Naam en voornaam (of naam van de rechtspersoon, feitelijke vereniging, openbaar bestuur) * Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Land * Telefoon Fax Pag 15 van 17

16 Verzenden Gegevens Buitenland Indien gegevens naar het buitenland worden doorgezonden, zelfs occasioneel, geef de categorieën gegevens die worden doorgezonden en de landen van bestemming [4233] 1 In geval van uitdrukkelijke toestemming van de betrokken personen Code land Code Gegevens + BN Aantal landen in bijlage 2 In het geval dat de betrokken personen geen geïnformeerde en uitdrukkelijke toestemming geven en de verantwoordelijk om een aanbeveling verzoekt, kunnen de niet-gecodeerde gegevens niet worden doorgegeven, behalve na gunstig advies van de Commissie Pag 16 van 17

17 Deel 3 Contactpersoon en ondertekenaar Contact Contactpersoon voor deze verwerking Naam (voor een organisatie: contactpersoon) * [4301] Telefoon * Fax * Naam van de persoon die dit formulier ondertekent * [4302] Functie van de persoon die dit formulier ondertekent * [4303] Indien de verantwoordelijke voor de verwerking is gevestigd buiten het grondgebied van de Europese Unie, gelieve voor de briefwisseling aan te duiden op wiens naam u deze wenst te ontvangen Op naam van de verantwoordelijke Op naam van de vaste vestiging / vertegenwoordiger Datum * Ondertekenaar Ondertekening Handtekening *: Pag 17 van 17