CBPL Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Drukpersstraat Brussel Formulier Codering Persoonsgegevens.

Transcriptie

1 CBPL Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Drukpersstraat Brussel Formulier Codering Persoonsgegevens Lees dit eerst Noteer Het indienen van een aangifte of van een geheel van aangiften op hetzelfde tijdstip via dit papieren formulier kost: voor een nieuwe aangifte, krachtens art. 47 van het Koninklijk Besluit van 13/02/2001 ter uitvoering van de wet van 08/12/1992 inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de verwerking van persoonsgegevens. Dezelfde aangifte via internet kost slechts 25, zie voor de wijziging van een reeds aangegeven verwerking, krachtens art. 49 van het bovenvermelde besluit. Toelichting Bij dit formulier hoort een toelichting, die strikt noodzakelijk is om het formulier correct te kunnen invullen. Vergeet vooral niet de verplichte velden en rubrieken in te vullen. Ze zijn gemarkeerd met een sterretje (*). De nummers tussen rechte haken, bvb [1001], verwijzen naar de uitleg in de toelichting. Inhoud Deel 0 Nieuwe aangifte of wijziging? Deel 1 Verantwoordelijke van de verwerking Deel 2 De Verwerking Deel 3 Contactpersoon en ondertekenaar Documentversie 1 van 27 oktober 2006 Pag 1 van 19

2 . Pag 2 van 19

3 Deel 0 Nieuwe aangifte of wijziging? Type Dit formulier betreft: * [3001] Een nieuwe aangifte van een verwerking (ga rechtstreeks naar deel 1) Een aangifte van wijziging van een reeds aangegeven verwerking (vul dan alle rubrieken van Deel 0 en ga dan naar Deel 1) VT-nummer [3002] Nummer van de te wijzigen verwerking: VT Gewijzigde rubrieken [3003] Rubrieken Deel 1 Verantwoordelijke voor de verwerking Deel 2 Vaste vestiging in België Vertegenwoordiger in België Benaming van de verwerking Doeleinde of samenhangende doeleinden Hoedanigheid Categorieën gegevens Wettelijke basis Categorieën van ontvangers Categorieën gegevens en ontvangers Bewaartermijn Concordantietabel Beschrijving ontvangers Beveiligen gegevens Kennisgeving aan de betrokkenen Uitoefening van rechten Maatregelen om uitoefening rechten te vergemakkelijken Veiligheidsmaatregelen Verzending gegevens naar het buitenland Pag 3 van 19

4 Deel 1 Verantwoordelijke voor de verwerking HM-Nummer [3101] Nummer door de Commissie toegekend aan de verantwoordelijke HM Aantal verantwoordelijken [3102] Aantal verantwoordelijken voor de verwerking Identificatie Naam * [3103] Eventuele vertaling van de naam Gangbare korte benaming van de verantwoordelijke Eventuele vertaling van de korte benaming Code land De tweelettercode van het land * [3104] ON Voor België: het Ondernemingsnummer Voor het buitenland: het BTW-nummer [3105] Pag 4 van 19

5 Adres [3106] Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Code Statuut De code die overeenstemt met het statuut van de verantwoordelijke * [3107] Pag 5 van 19

6 Deel 2 De verwerking EU De verantwoordelijke beschikt in België over: * [3201] Een vaste vestiging Een vertegenwoordiger [3202] Naam van de vaste vestiging of vertegenwoordiger * Eventueel vertaling van de naam Ondernemingsnummer van de vestiging of vertegenwoordiger Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Telefoon Fax Indien het een organisatie betreft, naam van de contactpersoon * [3203] Code statuut * Pag 6 van 19

7 Benaming van de verwerking Geef een naam aan het project * [3204] Doeleinde De code van het doeleinde waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt [3208] Code K3.01 Codering van de gegevens Hoedanigheid * [3209] Ik voer de codering van persoonsgegevens uit in de hoedanigheid van A verantwoordelijke voor de oorspronkelijke verwerking en verantwoordelijke LV (art. 8 KB) A1 Ik codeer zelf de gegevens A2 Ik maak de gegevens ter codering over aan een verwerker of een intermediaire organisatie, handelend als verwerker B verantwoordelijke voor de oorspronkelijke verwerking, maar ik deel de gecodeerde gegevens mee aan een derde die de latere verwerking uitvoert (art. 9 KB) B1 Ik codeer de gegevens zelf alvorens ze mee te delen aan een verantwoordelijke LV B2 Ik vertrouw de codering van gegevens toe aan een intermediaire organisatie, handelend als verwerker C intermediaire organisatie (art. 10 KB) C In hoedanigheid van intermediaire organisatie codeer ik persoonsgegevens, afkomstig van meerdere verantwoordelijken voor de oorspronkelijke verwerking. Ik ben onafhankelijk van de verantwoordelijke LV (art. 10 en 11 KB) Pag 7 van 19

8 Categorieën gegevens * [3210] Categorieën gegevens die worden verwerkt A1 D K P A2 E L Q M1 J1 A3 F N R M2 J2 A4 G O S M3 J3 B H V T M4 J4 C I W U M5 J5 Z: Wettelijke Basis [3212] Wet en uitvoeringsbesluit van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Categorieën Ontvangers [3213] Andere ontvangers Z: Pag 8 van 19

9 Categorieën Gegevens en categorieën ontvangers Markeer wanneer een categorie ontvangers een categorie gegevens zal ontvangen [3214] Bewaartermijn Gegevens [3223] Concordantietabel [3225] Welke bewaartermijn wordt voorzien voor de concordantietabel? Aantal maanden Aantal jaren Geen bewaring Motiveer de bewaartermijn Pag 9 van 19

10 Beschrijving Ontvangers Geef aantal, naam en adres van de ontvangers [3226] Aantal ontvangers Naam ontvanger 1 Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Naam ontvanger 2 Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Beveiligen Gegevens [3215] Maatregelen om de mededeling van gegevens aan derden te beveiligen A Waarborgen contractueel overeengekomen met de ontvanger B Technische maatregelen (vb: crypteren, paswoorden, ) C Algemene waarschuwingen Z Andere: Pag 10 van 19

11 Kennisgeving betrokkenen * Hoe worden de betrokken personen in kennis gesteld van de registratie van hun gegevens in het bestand? A Gegevens van algemene aard [3216] 1 Kennisgeving De betrokken personen hebben mededeling ontvangen van de informatie voorzien bij art. 9 WVP Beknopte omschrijving van de wijze waarop de personen werden ingelicht [3217] 2 Vrijstelling van kennisgeving Ik ben in de onmogelijkheid de kennisgeving te verrichten Motiveer in onderstaand tekstveld [3218] 1 Kennisgeving B Gevoelige gegevens, bedoeld door artikelen 6 tot 8 WVP De betrokken personen hebben mededeling ontvangen van de informatie voorzien bij art. 14 KB Beknopte omschrijving van de wijze waarop de personen werden ingelicht [3220] [3221] 2 Vrijstelling van kennisgeving Ik ben vrijgesteld van kennisgeving want ik ben een administratieve overheid die door of krachtens de wet, als intermediaire organisatie, de opdracht heb gekregen om persoonsgegevens samen te brengen en te coderen, en hierbij ben ik onderworpen aan door of krachtens de wet specifieke maatregelen die de bescherming van de persoonlijke levenssfeer tot doel hebben (art. 15, 2 lid KB) 3 Verzoek om aanbeveling * Ik ben vrijgesteld van kennisgeving, omdat dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost en ik, in toepassing van art. 16 KB, om een aanbeveling van de Commissie verzoek (art. 15, 1 lid KB) Pag 11 van 19

12 Precieze omschrijving van de HSW-doeleinden Redenen ter verantwoording van de verwerking van persoonsgegevens bedoeld in artikelen 6 tot 8 WVP Redenen waarom aan de betrokken personen de vereiste informatiegegevens niet kunnen worden verstrekt of de onevenredigheid van de moeite nodig om zulks te doen Categorieën betrokkenen van wie de persoonsgegevens, bedoeld in artikelen 6 tot 8 WVP, worden verwerkt Personen of categorieën personen die de gegevens kunnen raadplegen Herkomst van de gegevens Pag 12 van 19

13 Uitoefenen Rechten Tot wie kunnen geregistreerde personen zich richten om hun rechten uit te oefenen? Naam en voornaam (of naam van de dienst) * [3222] [3223] Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Telefoon Fax Bijzondere maatregelen Rechten Zijn er bijzondere maatregelen getroffen om de uitoefening van rechten door de betrokkenen te vergemakkelijken? Zo ja, welke? [3224] Pag 13 van 19

14 Veiligheidsmaatregelen * [3226] Veiligheidsbeleid Veiligheidsbeleid Analyse en inschatting van de risico s Consulent inzake informatiebeveiliging Consulent inzake informatiebeveiliging Organisatie en menselijke aspecten van de beveiliging Organisatie van de beveiliging Classificatie van de informatie Informatie aan en opleiding van het personeel Disciplinaire opvolging ingeval van niet-naleving Vertrouwelijkheidsverklaring van het personeel Consequenties voor de onderaannemingscontracten Fysieke - en omgevingsbeveiliging Beveiliging van de fysieke toegang Preventie, detectie en remedie van fysieke gevaren (brand, ) Back-upsystemen Netwerkbeveiliging Beveiliging van de netwerken (indringing, vijandige codes, ) Logische beveiliging van de toegang Logische beveiliging van de toegang Lijst van de betrokken personeelsleden Authentificatiesysteem Logging, opsporing en analyse van de toegang Logging, opsporing en analyse van de toegang Toezicht, nazicht, onderhoud Toezicht, nazicht, onderhoud Beheer van veiligheidsincidenten en continuïteit Beheersysteem voor veiligheidsincidenten Herstelplan, rampenplan, noodplan Continuïteitsplan Documentatie Andere Complete en bijgewerkte documentatie Pag 14 van 19

15 Veiligheidsmaatregelen (vervolg) [3227] A Gevoelige, gerechtelijke en medische gegevens Naam en voornaam (of naam van de rechtspersoon, feitelijke vereniging, openbaar bestuur) * Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Telefoon Fax Pag 15 van 19

16 Veiligheidsmaatregelen (vervolg) [3229] B Gevoelige en medische gegevens Betreft de verwerking gevoelige of medische gegevens, zoals bedoeld in de artikelen 6 en 7 WVP, en verricht op grond van de schriftelijke toestemming van de betrokken persoon? Ja Nee Indien ja, waar kan de Commissie deze documenten inkijken? Naam en voornaam (of naam van de rechtspersoon, feitelijke vereniging, openbaar bestuur) * Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Land * Telefoon Fax Pag 16 van 19

17 Verzenden Gegevens Buitenland [3233] Code land + BN Indien gegevens naar het buitenland worden doorgezonden, zelfs occasioneel, geef de categorieën gegevens die worden doorgezonden en de landen van bestemming Code Gegevens Aantal landen in bijlage Pag 17 van 19

18 Verzenden gegevens Buitenland (vervolg) [3234] Indien, na controle van de lijst opgesteld door de Europese Commissie, blijkt dat het land geen passend beschermingsniveau bezit, vindt de doorzending van de persoonsgegevens toch plaats op basis van art. 22 WVP, omwille van de: A Ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene B Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst met betrokkene C Noodzaak voor de uitvoering van op verzoek van betrokkene genomen precontractuele maatregelen D Noodzaak voor de sluiting of de uitvoering van een in het belang van de betrokkene gesloten of te sluiten overeenkomst met een derde E Noodzaak of wettelijke verplichting vanwege een zwaarwegend algemeen belang of voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht i rechte F Noodzaak ter vrijwaring van het vitaal belang van betrokkene G De doorgifte geschiedt vanuit een openbaar register, voor zover de bij de w voorziene voorwaarden vervuld zijn H Contractbepalingen opgesteld in toepassing van Beschikking C(2004)5271 de Europese Commissie van 27/12/2004 betreffende modelcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen I De ontvanger van de gegevens in de Verenigde Staten heeft zich formeel b Safe Harbor aangesloten Z Andere: Pag 18 van 19

19 Deel 3 Contactpersoon en ondertekenaar Contact Contactpersoon voor deze verwerking Naam (voor een organisatie: contactpersoon) * [3301] Telefoon * Fax Naam van de persoon die dit formulier ondertekent * [3302] Functie van de persoon die dit formulier ondertekent * [3303] Indien de verantwoordelijke voor de verwerking is gevestigd buiten het grondgebied van de Europese Unie, gelieve voor de briefwisseling aan te duiden op wiens naam u deze wenst te ontvangen Op naam van de verantwoordelijke Op naam van de vaste vestiging / vertegenwoordiger Datum * Ondertekenaar Ondertekening Handtekening *: Pag 19 van 19