PRIVACYVERKLARING IBN versie mei 2018

Transcriptie

1 PRIVACYVERKLARING IBN versie mei IBN IBN Holding B.V. ( IBN ) en de daaraan verbonden vennootschappen zijn Nederlandse bedrijven. Onze bedrijven zijn actief in de Europese Economische Ruimte (EER) en wij bewaren onze gegevens van door ons beheerde systemen op servers in de EER, tenzij anders aangegeven. In deze privacyverklaring vatten wij samen wanneer en hoe uw persoonsgegevens verzameld, gebruikt, beveiligd en openbaar gemaakt worden. Wij verwerken namelijk uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van onze applicaties, websites, software, functies of andere diensten die door ons worden aangeboden. Dit noemen wij gezamenlijk de Dienst(en) in deze verklaring. 2. Algemeen IBN kan bepalingen van deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan laten wij u dit weten. Toch raden wij u aan om periodiek zelf te controleren of de privacyverklaring is gewijzigd. 3. Welke persoonsgegevens verzamelen we? Er zijn een aantal manieren waarop persoonsgegevens kunnen worden verzameld als u gebruik maakt van de Dienst. In deze paragraaf leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u (kunnen) verzamelen. Persoonsgegevens die voor hetzelfde doel worden verzameld, hebben wij samen in één categorie gezet. Naast ieder persoonsgegeven staat hoe lang het betreffende persoonsgegeven wordt bewaard. Persoonsgegevens rechtstreeks door ons verzameld of rechtstreeks door u aan ons aangeleverd 3.1 Verwerkingen op grond van een wettelijke grondslag (administratieverplichtingen), verwerkingsduur 10 jaar adres overige factuurgegevens lndien u niet bereid bent om deze persoonsgegevens te verstrekken of niet wilt dat wij deze gegevens verwerken, dan kan dit tot gevolg hebben dat u de Dienst niet meer kan gebruiken Wij kunnen in dat geval ook uw toegang tot de Dienst blokkeren of beperken. Daarnaast kunnen wij de overeenkomst of het gebruik van de Dienst beëindigen. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens verzamelen, omdat wij deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. 3.2 Verwerkingen noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst (het leveren van de Dienst), verwerkingsduur tot 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst Persoonsgegevens die wij verwerken indien u onze Diensten gebruikt bedrijfsnaam adres, postcode en plaats van vestiging privé en/of zakelijk adres wachtwoord geslacht geboortedatum overige persoonsgegevens die u invult bij het opnemen van contact met IBN Indien u een inlener bent of anderszins onze werknemers inschakelt, kunnen wij uw NAW-gegevens en contactgegevens delen met onze werknemers die bij u werkzaamheden zullen verrichten Aanvullende persoonsgegevens die wij verwerken voor de vacaturebank eventuele dienstbetrekking bij IBN opleidingsniveau Wsw/PW indicatie

2 Indien u niet bereid bent om deze persoonsgegevens te verstrekken of niet wilt dat wij deze gegevens verwerken, dan kan dit tot gevolg hebben dat u de Dienst niet meer (goed) kan gebruiken. Wij kunnen ook uw toegang tot de Dienst blokkeren of beperken. Daarnaast kunnen wij de overeenkomst of het gebruik van de Dienst beëindigen. Deze mogelijkheid staat ook in onze algemene voorwaarden. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens verzamelen omdat dat nodig is om de Dienst goed te laten functioneren of om ervoor te zorgen dat wij de Dienst aan u kunnen verlenen. 3.3 Verwerkingen voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van IBN, verwerkingsduur tot 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst Het veilig houden van de Dienst IP-adres device-id user-id besturingssysteem tijd, datum en plaats van login Bezoekersregistratie Onderstaande gegevens verwerken wij voor het juist kunnen afhandelen van calamiteiten en bewaren wij maximaal één dag: datum en tijdstip van bezoek locatie van bezoek firma waarvoor u werkzaam bent handtekening Indien u niet bereid bent om deze persoonsgegevens te verstrekken of niet wilt dat wij deze gegevens verwerken, dan kan dit tot gevolg hebben dat u de Dienst niet meer (goed) kunt gebruiken. Zo is het mogelijk dat wij uw toegang tot de Dienst blokkeren of beperken. Daarnaast kunnen wij uw toegang tot de Dienst beëindigen. Deze mogelijkheid staat ook in onze algemene voorwaarden. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens verzamelen omdat IBN een zogenaamd gerechtvaardigd belang heeft. Daarnaast hebben wij de gegevens nodig om misbruik van de Dienst of beveiligingsincidenten te voorkomen. 3.4 Verwerking met uw toestemming, verwerkingsduur tot 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst Het verbeteren van onze dienstverlening zoek- en gebruiksgedrag op onze websites via welke pagina u onze website bereikt heeft welke bedrijven onze website raadplegen Om u te informeren over huidige en andere diensten van IBN (digitale nieuwsbrief) (indien u dit invult in het daartoe bestemde veld) Om u (op uw verzoek) te informeren over de door u gevolgde dienst of andere diensten van IBN woonplaats Om u op uw verzoek te informeren en te antwoorden op uw vragen woonplaats overige persoonsgegevens die u invult bij het opnemen van contact met IBN

3 Foto s, films en interviews voor promotionele doeleinden adresgegevens alle overige persoonsgegevens die in de foto of film worden getoond of die uit het interview naar voren komen Indien u niet bereid bent om deze persoonsgegevens te verstrekken of niet wilt dat wij deze gegevens verwerken, dan heeft dit geen negatieve gevolgen voor uw gebruik van de Dienst. U kunt de Dienst dus gewoon blijven gebruiken. Deze persoonsgegevens worden verwerkt als u gebruik maakt van de Dienst. De persoonsgegevens die wij alleen verwerken als u daarvoor toestemming heeft gegeven worden ook pas verwerkt als u daadwerkelijk toestemming heeft gegeven of zelf de persoonsgegevens heeft verstrekt. 4. Delen van persoonsgegevens Wij verkopen of verhandelen geen persoonlijke informatie over onze bezoekers en gebruikers aan anderen. Dit is alleen anders als wij dit hebben aangegeven in deze privacyverklaring. 4.1 Delen met verwerkers IBN kan anderen vragen om te helpen bij het verlenen van de Dienst. Het kan hierbij voorkomen dat deze derden hierdoor uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden worden in deze privacyverklaring verder Verwerker genoemd. Met deze Verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Wij maken gebruik van de volgende soorten Verwerkers: ontwikkelaars en leveranciers van software; opslag van (persoons)gegevens en database beheer en onderhoud; onderzoeksbureaus en analytische software om onze dienstverlening te verbeteren (o.a. privacy-vriendelijk ingesteld Google Analytics waardoor geen persoonsgegevens met Google gedeeld worden); ticketbeheerders voor ondersteuning van klanten; beheerders van evaluatieformulieren; hosting provider(s); aanbieders van relatiebeheersoftware; opstellers mailinglijsten. In sommige gevallen kan de Verwerker uw persoonsgegevens namens ons verzamelen. Wij informeren Verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen alleen mogen gebruiken om het verlenen van de Dienst mogelijk te maken. Als u zelf aanvullende informatie aan deze verwerkers verstrekt, dan is IBN hiervoor niet verantwoordelijk. Het is verstandig om uzelf goed te informeren over de Verwerker en zijn bedrijf, voordat u uw persoonsgegevens verstrekt. 4.2 Delen met uw toestemming Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met anderen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld werken met andere partijen om specifieke diensten of aanbiedingen rechtstreeks aan u aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze diensten van derde partijen of marketingaanbiedingen, dan kunnen wij uw naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die dienst te verlenen of contact met u op te nemen. 4.3 Onze wettelijke verantwoordelijkheid Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit: 1. redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen; 2. nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten; 3. nodig is om op eventuele aanspraken te reageren; 4. nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen; 5. nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de Dienst. Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen van verzoeken die wij ontvangen van een overheidsinstantie en die gaan over uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet. 4.4 Fusie of verkoop (deel) van de onderneming

4 Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens openbaar maken, delen of overdragen als wij een gedeelte van ons bedrijf overdragen. Voorbeelden hiervan zijn (onderhandelingen over) een fusie, verkoop van onderdelen van de onderneming of het verkrijgen van financiering. 5. Bescherming van persoonsgegevens IBN zal ervoor zorgen dat zij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen neemt om uw persoonsgegevens te beveiligen. Bij het beschermen van uw persoonsgegevens volgen wij de algemeen geaccepteerde standaarden. Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen: - We hebben fysieke en elektronische maatregelen ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen. - We gebruiken waar nodig TLS (Transport Layer Security) -technologie om transmissie van gevoelige informatie of persoonsgegevens naar ons te versleutelen, zoals accountwachtwoorden en andere identificeerbare informatie over betalingen. - Waar redelijkerwijs mogelijk worden back-ups van persoonsgegevens gemaakt. - Kwetsbaarheden in de software worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk aangepakt. U moet er rekening mee houden dat onze Verwerkers verantwoordelijk zijn voor het verwerken, beheren of opslaan van (een deel van) de persoonsgegevens die we ontvangen. Verwerkers mogen deze gegevens niet gebruiken om reclame te maken. In de verwerkersovereenkomst die wij met deze Verwerkers hebben gesloten, hebben wij de Verwerkers verplicht om uw persoonsgegevens te beveiligen. Wij willen u er wel graag op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van persoonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet altijd gegarandeerd kan worden. 6. Links naar sites van derden Onze Diensten en/of de website kunnen links bevatten naar andere websites. Daarnaast kan onze Dienst ook zijn voorzien van advertenties van derden. Websites van derden kunnen informatie over u bijhouden. We hebben geen controle over deze sites of hun activiteiten. Als u uw persoonsgegevens verstrekt op deze pagina s van derden, dan is IBN hierbij niet betrokken. In dat geval is de privacyverklaring van deze derde partij van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van de privacyverklaringen van deze partijen en de manier waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Links van onze website naar derden of naar andere sites worden namelijk alleen ten behoeve van u ter beschikking gesteld. Wij raden u aan om hun privacy- en beveiligingspraktijken en hun beleid te bestuderen voordat u persoonsgegevens aan ze verstrekt. 7. Welke keuzes heeft u met betrekking tot het gebruik van zijn persoonsgegevens? Wij zullen u op de hoogte stellen en indien nodig om uw toestemming vragen voordat wij uw persoonsgegevens delen met anderen op een manier die niet is geregeld in deze privacyverklaring. Een voorbeeld hiervan is het delen van persoonsgegevens voor (direct) marketingdoeleinden. Wij kunnen u marketing- en promotiemateriaal over onze producten en diensten sturen. Als u niet (meer) wilt dat uw informatie wordt gebruikt voor direct marketing, kan u contact met ons opnemen op het adres dat onder Contact wordt vermeld. U kunt zichzelf ook afmelden door de afmeldinginstructies te volgen die bij elke promotie- zijn opgenomen. Als u zich afmeldt, dan heeft dit geen gevolg voor onze mogelijkheden om u s te sturen over de Dienst en uw account. Daarnaast heeft het geen gevolg voor onze mogelijkheid om uw persoonsgegevens te gebruiken zoals wij hebben beschreven in deze privacyverklaring. Wij zullen zo spoedig mogelijk na ontvangst van het verzoek voldoen aan uw verzoeken. 8. Uw rechten U kunt de persoonsgegevens die door de website en de Dienst worden verzameld, controleren, bijwerken, corrigeren of verwijderen. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken dient u contact met ons op te nemen. Onze contactgegevens zijn in artikel 9 van deze privacyverklaring terug te vinden. Indien de Dienst zelf een mogelijkheid biedt om contact met ons op te nemen, dan is dat uiteraard ook mogelijk. Houd er rekening mee dat het verwijderen van persoonsgegevens, het beperken van de verwerking of het intrekken van toestemming ertoe kan leiden dat u de Dienst niet meer kan gebruiken. Wij hebben soms het recht om uw persoonsgegevens te bewaren. Dit kan als dit noodzakelijk of aanbevolen is om de Dienst aan

5 anderen te kunnen verstrekken, geschillen op te lossen, de toepasselijke gebruiksvoorwaarden te handhaven, voor technische en/ of juridische vereisten en/of indien de Dienst dat vergt. Om per toegang te krijgen tot uw eigen persoonsgegevens, moet u voldoende bewijs van uw identiteit verstrekken op de manier zoals wij dat van u vragen. Indien wij niet zeker weten of u daadwerkelijk de persoon bent over wie de persoonsgegevens gaan, dan mogen wij u de toegang tot de persoonsgegevens weigeren. U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens in de toekomst te beperken of te stoppen. Wij voldoen dan waar mogelijk aan uw verzoek. Houd er echter rekening mee dat u kunt worden belemmerd in het gebruik van de Dienst of dat u de dienst niet meer kunt Gebruiken. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar artikel 3 van deze privacyverklaring. U kunt ons vragen om de persoonlijke informatie die wij over u verwerken over te dragen aan een ander. U moet dan wel specificeren welke informatie u overgedragen wenst te zien. Wij voldoen aan een dergelijk verzoek als het gaat om informatie die is verwerkt op basis van artikel 3.2 of 3.4 van deze privacyverklaring, tenzij deze informatie ook persoonsgegevens bevat over andere (natuurlijke) personen. Wij reageren binnen 4 weken op al uw verzoeken zoals die hier staan omschreven. Bij complexe verzoeken kan de termijn met nog eens 4 weken worden verlengd. Indien wij de termijn verlengen, zullen wij u binnen 4 weken na het indienen van het verzoek daarvan op de hoogte stellen. U heeft het recht om bij de bevoegde privacy autoriteit een klacht in te dienen over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens. Voor Nederland is deze autoriteit de Autoriteit Persoonsgegevens, die u kunt bereiken op 9. Contact Indien u een relatie bent van IBN kunt u uw vragen, problemen of opmerkingen richten aan uw relatiebeheerder. Indien u geen relatie bent van IBN of u weet niet wie uw relatiebeheerder is, kunt u contact met ons opnemen via op avg@ibn.nl.