Handleiding ledenbeheer

Transcriptie

1 T> Versie G²Soft Reinaertstraat 2, 9080 Beervelde Tel +32(0) info@tafeltennis.one

2 Copyright , G²Soft, Reinaertstraat 2, 9080 Beervelde. Opmerking Er mag van deze gebruikershandleiding geen gedeelte worden gereproduceerd of vertaald door middel van welke afdruktechniek ook, zonder schriftelijke toelating van G²Soft. G²Soft staat niet garant voor eventuele fouten in deze handleiding of mogelijke schade daardoor ontstaan door het gebruik van het ledenbeheer.

3 Inhoud Inhoud Het ledenbeheer... 5 Het aanmelden... 5 Het dashboard... 6 De ledenfiches... 7 Een nieuwe fiche toevoegen... 7 Leden zoeken & wijzigen... 9 Het overzicht personaliseren Exporteren en/of afdrukken & mailings Markeren als inactief Verwijderen van een ledenfiche Ledenfiches importeren De mutualiteitsformulieren Inleiding Overzicht Het formulier opmaken voor een fiche Gegevens op het mutualiteitsformulier De opvolging van betaling lidgelden Bepaling te betalen lidgelden Inbrengen betalingen Overzicht openstaande ledenfiches Rappelmailing De kalender Inleiding Activiteitenkalender Herhalende activiteiten Volledige kalender Synchroniseren met EventWD De kalenderontmoetingen voor een ploeg exporteren Categorieën De competitie Clubs De sterktelijst De ploegen De kalender De ploegopstelling Verplaatsingen Melden van afwezigheden Overzicht prestaties per ploeg en speelweek De tornooien Overzicht Kalender Publiceren op de website Het privaat luik Inleiding Interne berichten Het mededelingsbord Te confirmeren persoonlijke gegevens Ingebrachte GDPR-voorkeuren GDPR Wat is GDPR? De GDPR-verantwoordelijke Het register werkende leden Het GDPR-register GDPR in de ledenfiches Overzicht consultaties ledenfiches Een ledenfiche op aanvraag verwijderen G²Soft Pagina 3 van 145

4 Inhoud De integratie met Frenoy Welke informatie wordt uitgelezen? Instelling account Synchronisatie API log Een nieuw seizoen Inleiding Stap 1 - maak het nieuwe seizoen aan Stap 2 - synchroniseer de Frenoy-seizoensgegevens Stap 3 - synchroniseer de tornooien voor het komende seizoen Stap 4 - stel de lidgelden / statuut correct in Definitieve start van het nieuwe seizoen De configuratie Instellingen Medewerkers Seizoenen Vaste mailingtemplates Afbeeldingen G²Soft Pagina 4 van 145

5 Het aanmelden 1. Het ledenbeheer Het aanmelden Van zodra je het ledenbeheer opent, word je een medewerker en bijhorend wachtwoord gevraagd: Afbeelding 1 - Aanmelden - medewerker en wachtwoord Breng je medewerkerscode en bijhorend wachtwoord in om het ledenbeheer te openen. Als je correcte aanmeldgegevens hebt ingebracht, zal je het algemene menu, en de (competitie)kalender te zien krijgen, bijvoorbeeld: Afbeelding 2 - Aanmelden - menu & kalender G²Soft Pagina 5 van 145

6 Het dashboard Het dashboard Het dashboard geeft in blokjes de belangrijkste informatie weer m.b.t. het ledenbeheer: Afbeelding 3 - Dashboard - algemene layout Naast een overzicht van de activiteitenkalender (=alle competities, tornooien, algemene events, verjaardagen), een overzicht van de recentste ploegresultaten en spelersresultaten, krijg je ook een status van het ledenbeheer. Dit is naar opvolging toe zeer handig, zo zie je meteen of er nog openstaande leden (die nog lidgeld dienen te betalen) zijn, of er te confirmeren gegevens zijn (uit het privaat luik) en of er nog chauffeurs moeten worden opgegeven (voor de verplaatsingsvergoedingen). G²Soft Pagina 6 van 145

7 De ledenfiches De ledenfiches Een nieuwe fiche toevoegen Een nieuwe ledenfiche maak je aan via het overzichtsdialoog, waar je de knop 'Toevoegen ledenfiche' aanklikt: Afbeelding 4 - Ledenfiches - toevoegen Het ledenfiche-dialoog opent, en je kan hier alle administratieve informatie meteen invullen: Afbeelding 5 - Ledenfiches - ingavedialoog Indien je een reeds bestaande fiche (naam en voornaam zijn identiek aan een reeds eerder ingebrachte ledenfiche) inbrengt, dan zal dit gemeld worden: Afbeelding 6 - Ledenfiches - melding bestaande fiche Verder zijn er gegevens die automatisch worden bepaald (maar steeds manueel aanpasbaar zijn), zoals leeftijdscategorie (afgaand op de geboortedatum) en zullen G²Soft Pagina 7 van 145

8 De ledenfiches ook bepaalde gegevens wel/niet kunnen ingebracht worden (bijvoorbeeld de communicatiegegevens van de ouders is enkel beschikbaar voor die leeftijdscategorieën waarvoor dit staat aangeduid, zie het configuratie-onderdeel). Belangrijk in de fiche voor aangesloten spelers, is het tabblad 'Federatie', dit tabblad bevat immers het aansluitingsnummer en klassement: Afbeelding 7 - Ledenfiches - federatiegegevens Het aansluitingsnummer haal je vanop de VTTL-website, onder de sterktelijst: Afbeelding 8 - Ledenfiches - aansluitingsnummer VTTL Dit gegeven kan je, mits de gegevens uit Frenoy worden uitgelezen (zie onder Frenoy-integratie), uit de lijst kiezen. Eenmaal je alle info hebt ingebracht, klik je 'Opslaan' aan om de fiche definitief weg te schrijven: Afbeelding 9 - Ledenfiches - opslaan G²Soft Pagina 8 van 145

9 De ledenfiches Leden zoeken & wijzigen Om bestaande ledenfiches te zoeken en al dan niet aan te passen, open je het ledenoverzicht via volgende menu-optie: Afbeelding 10 - Ledenfiches - openen overzicht Linksboven kan je een ledenfiche 'snel' zoeken (bijvoorbeeld op naam, voornaam,...), tik daartoe gewoonweg enkele letters van naam of voornaam in en tik 'Enter': Afbeelding 11 - Ledenfiches - snelzoeken Gedetailleerd zoeken kan ook, daartoe klik je de knop 'Gedetailleerd zoeken' aan, waarna je meerdere zoekselecties kan opgeven: Afbeelding 12 - Ledenfiches - gedetailleerd zoeken G²Soft Pagina 9 van 145

10 De ledenfiches Van zodra je de gewenste ledenfiche gevonden hebt, klik je de voorste kolom aan om de fiche aan te passen: Afbeelding 13 - Ledenfiches - aanpassen Net zoals bij het toevoegen opent het detailvenster, en waar je de ledenfiche kan aanpassen. Je wijzigingen worden definitief doorgevoerd nadat je op 'Opslaan' klikt in dit venster: Afbeelding 14 - Ledenfiches - opslaan Het overzicht personaliseren Het getoonde overzicht kan je naar eigen voorkeur personaliseren. Dat doe je m.b.v. de opties die voorzien werden onder 'Layout': Afbeelding 15 - Ledenfiches - layout- en overzichtsopties G²Soft Pagina 10 van 145

11 De ledenfiches Met de optie 'Kolommen' kan je zelf kolommen toevoegen of verwijderen: Afbeelding 16 - Ledenfiches - overzichtskolommen Sleep de te tonen kolom(men) van de linker- naar de rechterzijde, indien je een kolom niet wenst dan sleep je die terug naar de linkerzijde. Klik 'Toepassen' aan om deze wijziging door te voeren, je zal bemerken dat je overzicht meteen werd aangepast. Het sorteren laat je toe om de volgorde waarin de gegevens getoond worden, te manipuleren: Afbeelding 17 - Ledenfiches - aanpassen sortering Voor alle getoonde kolommen kan u desgewenst een sortering instellen. Het sorteren werkt echter wel praktischer door in het overzicht gewoonweg op de blauwe titelbalk te klikken, bijvoorbeeld: Afbeelding 18 - Ledenfiches - sorteren via titelbalk G²Soft Pagina 11 van 145

12 De ledenfiches Tenslotte zijn er mogelijkheden om gepersonaliseerde overzichten op te slaan en opnieuw te openen, bijvoorbeeld een door jou gemaakt overzicht waarbij je de telefoonnummers hebt toegevoegd als kolom zou je via deze weg kunnen opslaan om dan ten allen tijde terug aan te roepen (zonder telkenmale opnieuw de kolommen te moeten selecteren): Afbeelding 19 - Ledenfiches - gepersonaliseerde layouts Exporteren en/of afdrukken Om de ledenfiches te exporteren of af te drukken (PDF), open je het overzicht: Afbeelding 20 - Ledenfiches - openen overzicht en klik je de knop 'Exporteren' aan: Afbeelding 21 - Ledenfiches - exporteer-opties Er werden twee aparte afdrukopties voorzien, de normale afdruk laat je toe een afdruk te maken zoals die op scherm gevisualiseerd is, een beknopte afdruk maakt een afdruk die bruikbaar is voor bijvoorbeeld opname in het clubblad. G²Soft Pagina 12 van 145

13 De ledenfiches In dat laatste geval zal je een PDF afdrukvoorbeeld verkrijgen, dat je kan afdrukken op de printer of opslaan op je PC: Afbeelding 22 - Ledenfiches - afdruk Bij de keuze voor een export, wordt je in staat gesteld het aangemaakte bestand te downloaden: Afbeelding 23 - Ledenfiches - exporteren & mailings Individueel bericht aan één of meerdere leden Indien je één enkel lid een bericht wenst te sturen, al dan niet met enkele personen in CC, dan kan je dit via de volgende menu-optie: Afbeelding individueel bericht (menu) G²Soft Pagina 13 van 145

14 De ledenfiches Het scherm wordt geopend: Afbeelding dialoog individueel bericht Bovenaan kies je de afzender, dit kan 'Club' zijn, maar ook een persoon (de lijst van mogelijke afzenders wordt opgebouwd aan de hand van de medewerkers in combinatie met de ledenfiches, enkel medewerkers die ook als lid in de gegevensbank aanwezig zijn kunnen als afzender fungeren). Daarnaast kies je de bestemmeling uit de actieve ledenfiches. Indien je personen in CC wenst, kan je deze bestemmelingslijst (CC) samenstellen door te dubbelklikken op de leden links (of gebruik te maken van de daartoe bestemde buttons in het midden): Afbeelding selectie bestemmelingen in CC Naast afzender en bestemmeling kan je uiteraard het onderwerp en de berichtinhoud opgeven. Je hebt ook de mogelijkheid om een template te kiezen, of gewoonweg manueel het onderwerp en het bericht op te geven. Bij keuze van een template wordt onderwerp en berichtinhoud overgenomen uit het geselecteerde template. De berichtinhoud kent een eenvoudige tekstediter, waarin je ook afbeeldingen en linken naar websites kan verwerken. G²Soft Pagina 14 van 145

15 De ledenfiches Onderaan heb je nog twee opties: "Leesbevestiging" en "Melden via het privaat luik": Afbeelding opties Geef aan of je een leesbevestiging wenst (opmerking: niet alle programma's ondersteunen dit, dus dit is geen garantie dat dit voor iedereen toepasbaar is), en indien je met het privaat luik in je club werkt, kan je ook hier aangeven dat het bericht ook meteen mag gestuurd worden naar het privaat luik (het lid zal dit bericht dan meteen te zien krijgen bij het openen van het privaat luik). In zowel de opmerking, als in de berichtinhoud, kan je ook gebruikmaken van enkele velden, volgende velden zijn beschikbaar in deze manuele opmaak (alsook in de opmaak van templates en het versturen van mailings): Velden beschikbaar in het onderwerp: %%NAAM%%: familienaam en voornaam van het lid %%FAMILIENAAM%%: familienaam van het lid %%VOORNAAM%%: voornaam van het lid %%KLASSEMENT%%: klassement van het lid (dit is altijd het herenklassement) %%VTTL%%: aansluitingsnummer (Frenoy) van het lid %% %%: adres van het lid, dit is in het geval er meerdere e- mailadressen in de fiche aanwezig zijn, per verstuurde bericht het corresponderende adres %%CLUB%%: de naam van de club Velden beschikbaar in de berichtinhoud: %%NAAM%%: familienaam en voornaam van het lid %%FAMILIENAAM%%: familienaam van het lid %%VOORNAAM%%: voornaam van het lid %%KLASSEMENT%%: klassement van het lid (dit is altijd het herenklassement) %%VTTL%%: aansluitingsnummer (Frenoy) van het lid %% %%: adres van het lid, dit is in het geval er meerdere e- mailadressen in de fiche aanwezig zijn, per verstuurde bericht het corresponderende adres %%TELEFOON%%: telefoonnummer van het lid %%GSM%%: GSM of mobiel nummer van het lid %%PUBLIEKWACHTWOORD%%: het wachtwoord voor het privaat luik voor dit lid %%AFZENDERNAAM%%: naam van de afzender, dit is ofwel de club (naam), dan wel de naam van de geselecteerde afzender (zie mailings opmaken) G²Soft Pagina 15 van 145

16 De ledenfiches %%AFZENDER %%: adres van de afzender, in het geval van club als afzender is dit het in de instellingen gegeven adres (club) %%CLUB%%: de naam van de club %%URL%%: de URL van de club (website) %%URL_PRIVAATLUIK%%: de URL voor het openen van het privaat luik (indien gebruikt) Belangrijk, indien je één van beide URL-velden gebruikt in een hyperlink, zorg er dan voor dat je vooraan invoegt, bijvoorbeeld: Afbeelding 28 - Mailingtemplates - hyperlink met URL Opmerking: je kan vanuit de ledenfiche dit dialoog ook rechtstreeks openen (waarbij het lid dan meteen als bestemmeling is aangeduid): Afbeelding individueel bericht vanuit de ledenfiche Mailingtemplates Het gebruik van mailingtemplates laat je toe een frequent te versturen bericht op voorhand op te maken en te hergebruiken op moment van de effectieve mailing. Praktisch gezien is het gebruik van een template voor een eenmalige te versturen e- mail ook aangewezen, omdat je via die weg een testbericht kan sturen, nog wat verder sleutelen aan het bericht totdat het dan effectief kan verstuurd worden (je kan ook meteen een bericht aan meerdere personen sturen, maar dan heb je daar niet de mogelijkheid om eenvoudig na te gaan of de inhoud wel degelijk volledig naar je wens is). Bemerk ook dat de opmaak voor o.a. ploegopstellingen, alsook voor rappels van nog openstaande ledenfiches (leden die nog lidgeld verschuldigd zijn), hier worden opgeslagen. G²Soft Pagina 16 van 145

17 De ledenfiches Onder het menu ' ' vind je de mailingtemplates: Afbeelding 30 - Mailingtemplates- menu mailingtemplates Het overzicht van beschikbare templates verschijnt: Afbeelding 31 - Mailingtemplates- overzicht templates Net zoals in de andere schermen kan je ook hier via het potloodje aan de linkerzijde het geselecteerde template wijzigen, bijvoorbeeld: Afbeelding 32 - Mailingtemplates- mailingtemplate Naast omschrijving geef je onderwerp en inhoud op. G²Soft Pagina 17 van 145

18 De ledenfiches Onderstaande voorgedefinieerde velden kan je bij de templates (alsook bij de mailing zelf) gebruiken om de template te personaliseren (deze velden worden dan individueel gesubstitueerd door de bijhorende informatie). Je brengt deze velden gewoonweg ook zo in in onderwerp en/of berichtinhoud, bijvoorbeeld: Afbeelding 33 - Mailingtemplates - voorbeeld ingevoegd veld De volgende algemene velden kunnen zowel in onderwerp als inhoud gebruikt worden (dit geldt voor alle mailingtemplates), algemene clubgegevens: %%CLUB%%: de naam van de club %%CLUBADRES%%: adres van de club %%URL%%: de URL van de club (website) %%URL_PRIVAATLUIK%%: de URL voor het openen van het privaat luik (indien gebruikt) %%URL_PERSOONLIJKEINFO%%: de URL voor het bevestigen van de persoonlijke gegevens via het privaat luik %%URL_GDPRINFO%%: de URL voor het bevestigen van de GDPR-gegevens via het privaat luik %%URL_MUTUALITEIT%%: de URL voor het opvragen van het mutualiteitsformulier (via het privaat luik) %%BANKREKENING%%: rekeningnummer (IBAN) van de club %%CLUB %%: info adres van de club (dit adres stemt overeen met het SMTP afzenderadres in de instellingen) %%VZ_VOORNAAM%%: voornaam voorzitter %%VZ_NAAM%%: famililenaam voorzitter %%VZ_ADRES%%: adres voorzitter (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%VZ_ %%: adres van de voorzitter %%VZ_TEL%%: telefoonnummer van de voorzitter %%SE_VOORNAAM%%: voornaam secretaris %%SE_NAAM%%: famililenaam secretaris %%SE_ADRES%%: adres secretaris (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%SE_ %%: adres van de secretaris %%SE_TEL%%: telefoonnummer van de secretaris %%SB_VOORNAAM%%: voornaam schatbewaarder (of penningmeester) %%SB_NAAM%%: famililenaam schatbewaarder %%SB_ADRES%%: adres schatbewaarder (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) G²Soft Pagina 18 van 145

19 De ledenfiches %%SB_ %%: adres van de schatbewaarder %%SB_TEL%%: telefoonnummer van de schatbewaarder %%IL_VOORNAAM%%: voornaam interclubleider %%IL_NAAM%%: famililenaam interclubleider %%IL_ADRES%%: adres interclubleider (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%IL_ %%: adres van de interclubleider %%IL_TEL%%: telefoonnummer van de interclubleider %%JV_VOORNAAM%%: voornaam jeugdverantwoordelijke %%JV_NAAM%%: famililenaam jeugdverantwoordelijke %%JV_ADRES%%: adres jeugdverantwoordelijke (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%JV_ %%: adres van de jeugdverantwoordelijke %%JV_TEL%%: telefoonnummer van de jeugdverantwoordelijke %%WM_VOORNAAM%%: voornaam webmaster %%WM_NAAM%%: famililenaam webmaster %%WM_ADRES%%: adres webmaster (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%WM_ %%: adres van de webmaster %%WM_TEL%%: telefoonnummer van de webmaster %%MM_VOORNAAM%%: voornaam materiaalmeester %%MM_NAAM%%: famililenaam materiaalmeester %%MM_ADRES%%: adres materiaalmeester (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%MM_ %%: adres van de materiaalmeester %%MM_TEL%%: telefoonnummer van de materiaalmeester Gegevens voor de ledenfiche in kwestie: %%ID%%: uniek identificatienummer van het lid, dit kan eventueel gebruikt worden om bijkomende automatisaties te voorzien bij het beantwoorden van het e- mailbericht %%NAAM%%: familienaam en voornaam van het lid %%FAMILIENAAM%%: familienaam van het lid %%VOORNAAM%%: voornaam van het lid %%ADRES%%: adres (straat, postcode gemeente) van het lid %%KLASSEMENT%%: klassement van het lid (dit is altijd het herenklassement) %%VTTL%%: aansluitingsnummer (Frenoy) van het lid %% %%: adres van het lid, dit is in het geval er meerdere e- mailadressen in de fiche aanwezig zijn, per verstuurde bericht het corresponderende adres %%TELEFOON%%: telefoonnummer van het lid %%GSM%%: GSM of mobiel nummer van het lid %%PUBLIEKAANMELDCODE%%: de aanmeldcode voor het privaat luik voor dit lid (=voornaam) %%PUBLIEKWACHTWOORD%%: het wachtwoord voor het privaat luik voor dit lid %%GEBOORTEDATUM%%: geboortedatum van het lid G²Soft Pagina 19 van 145

20 De ledenfiches %% ADRES%%: het privaat adres van het lid (dit kan dus verschillen van de bestemmeling op moment van een mailing) %%BANK%%: bankrekeningnummer (IBAN) Belangrijk, indien je één van beide URL-velden gebruikt in een hyperlink, zorg er dan voor dat je vooraan invoegt, bijvoorbeeld: Afbeelding 34 - Mailingtemplates - hyperlink met URL Mailinglijsten Je kan zelf mailinglijsten aanmaken, dit zijn lijsten van bestemmelingen die je frequent via informeert, bijvoorbeeld een werkgroep van leden. Mailinglijsten kan je onbeperkt aanmaken, je opent daartoe dit dialoog via het menu: Afbeelding 35 - Mailinglijsten - menu G²Soft Pagina 20 van 145

21 De ledenfiches Je krijgt het overzicht van de reeds bestaande mailinglijsten: Afbeelding 36 - Mailinglijsten - overzicht Met de knop 'Nieuw' kan je zelf een nieuwe lijst toevoegen, de lijst kent naast de omschrijving de bestemmelingen, deze kan je door te dubbelklikken toevoegen (of door gebruik te maken van de buttons in het midden): Afbeelding 37 - Mailinglijsten - aanmaken/wijzigen Bij de opmaak van een mailing zal je dan desgewenst één van de bestaande mailinglijsten kunnen selecteren, waarna alle bestemmelingen meteen worden overgenomen in de mailing zelf. G²Soft Pagina 21 van 145

22 De ledenfiches Mailing opmaken Een mailing opmaken doe je met de volgende menu-optie: Afbeelding 38 - Mailing - menu Je krijgt volgend dialoog: Afbeelding 39 - Mailing - instellingsdialoog Bovenaan kies je de afzender, dit kan 'Club' zijn, maar ook een persoon (de lijst van mogelijke afzenders wordt opgebouwd aan de hand van de medewerkers in combinatie met de ledenfiches, enkel medewerkers die ook als lid in de gegevensbank aanwezig zijn kunnen als afzender fungeren). Daarnaast kan je de bestemmelingen kiezen uit: mailinglijst, ploeg, ledenlijst of een manuele selectie. Standaard wordt 'Ledenlijst' voorgesteld. Afhankelijk van deze keuze kan je respectievelijk een mailinglijst selecteren (voorgedefinieerde lijst van bestemmeling), een ploeg selecteren (in dat geval wordt G²Soft Pagina 22 van 145

23 De ledenfiches afgegaan op de ploegsamenstelling die werd ingebracht op niveau van de ploegen), een keuze maken uit 'alle actieve leden, alle inactieve leden, alle bij VTTL aangesloten leden, alle jeugdleden of alle veteranen', of tenslotte de selectie van bestemmelingen manueel doen, in dat geval kan je de bestemmelingslijst samenstellen door te dubbelklikken op de leden links (of gebruik te maken van de daartoe bestemde buttons in het midden): Afbeelding 40 - Mailing - manuele selectie bestemmelingen Je hebt de mogelijkheid om een template te kiezen, of gewoonweg het onderwerp en het bericht op te geven. Bij keuze van een template wordt onderwerp en berichtinhoud overgenomen uit het geselecteerde template. De berichtinhoud kent een eenvoudige tekstediter, waarin je ook afbeeldingen en linken naar websites kan verwerken. Onderaan kan je nog aangeven of je al dan niet een leesbevestiging wenst te ontvangen (opmerking: niet alle programma's ondersteunen dit, dus dit is geen garantie dat dit voor iedereen toepasbaar is). De knoppen onderaan laten je toe een testbericht te versturen, de nieuwe opgemaakte mailing op te slaan in een nieuwe template en de mailing uiteindelijk te verzenden. Bij het opslaan als een nieuwe template wordt een omschrijving gevraagd: Afbeelding 41 - Mailing - opslaan als template Opmerking: net zoals bij de opmaak van templates, heb je hier ook de mogelijkheid om het onderwerp en de berichtinhoud te personaliseren per bestemmeling, en gebruik te maken van velden. Hieronder vind je de lijst van beschikbare velden. De volgende algemene velden kunnen zowel in onderwerp als inhoud gebruikt worden (dit geldt voor alle mailingtemplates), algemene clubgegevens: %%CLUB%%: de naam van de club %%CLUBADRES%%: adres van de club G²Soft Pagina 23 van 145

24 De ledenfiches %%URL%%: de URL van de club (website) %%URL_PRIVAATLUIK%%: de URL voor het openen van het privaat luik (indien gebruikt) %%URL_PERSOONLIJKEINFO%%: de URL voor het bevestigen van de persoonlijke gegevens via het privaat luik %%URL_GDPRINFO%%: de URL voor het bevestigen van de GDPR-gegevens via het privaat luik %%URL_MUTUALITEIT%%: de URL voor het opvragen van het mutualiteitsformulier (via het privaat luik) %%BANKREKENING%%: rekeningnummer (IBAN) van de club %%CLUB %%: info adres van de club (dit adres stemt overeen met het SMTP afzenderadres in de instellingen) %%VZ_VOORNAAM%%: voornaam voorzitter %%VZ_NAAM%%: famililenaam voorzitter %%VZ_ADRES%%: adres voorzitter (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%VZ_ %%: adres van de voorzitter %%VZ_TEL%%: telefoonnummer van de voorzitter %%SE_VOORNAAM%%: voornaam secretaris %%SE_NAAM%%: famililenaam secretaris %%SE_ADRES%%: adres secretaris (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%SE_ %%: adres van de secretaris %%SE_TEL%%: telefoonnummer van de secretaris %%SB_VOORNAAM%%: voornaam schatbewaarder (of penningmeester) %%SB_NAAM%%: famililenaam schatbewaarder %%SB_ADRES%%: adres schatbewaarder (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%SB_ %%: adres van de schatbewaarder %%SB_TEL%%: telefoonnummer van de schatbewaarder %%IL_VOORNAAM%%: voornaam interclubleider %%IL_NAAM%%: famililenaam interclubleider %%IL_ADRES%%: adres interclubleider (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%IL_ %%: adres van de interclubleider %%IL_TEL%%: telefoonnummer van de interclubleider %%JV_VOORNAAM%%: voornaam jeugdverantwoordelijke %%JV_NAAM%%: famililenaam jeugdverantwoordelijke %%JV_ADRES%%: adres jeugdverantwoordelijke (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%JV_ %%: adres van de jeugdverantwoordelijke %%JV_TEL%%: telefoonnummer van de jeugdverantwoordelijke %%WM_VOORNAAM%%: voornaam webmaster %%WM_NAAM%%: famililenaam webmaster %%WM_ADRES%%: adres webmaster (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%WM_ %%: adres van de webmaster %%WM_TEL%%: telefoonnummer van de webmaster G²Soft Pagina 24 van 145

25 De ledenfiches %%MM_VOORNAAM%%: voornaam materiaalmeester %%MM_NAAM%%: famililenaam materiaalmeester %%MM_ADRES%%: adres materiaalmeester (straat gevolgd door postcode en gemeente, gescheiden door een komma) %%MM_ %%: adres van de materiaalmeester %%MM_TEL%%: telefoonnummer van de materiaalmeester Gegevens voor de ledenfiche in kwestie: %%ID%%: uniek identificatienummer van het lid, dit kan eventueel gebruikt worden om bijkomende automatisaties te voorzien bij het beantwoorden van het e- mailbericht %%NAAM%%: familienaam en voornaam van het lid %%FAMILIENAAM%%: familienaam van het lid %%VOORNAAM%%: voornaam van het lid %%ADRES%%: adres (straat, postcode gemeente) van het lid %%KLASSEMENT%%: klassement van het lid (dit is altijd het herenklassement) %%VTTL%%: aansluitingsnummer (Frenoy) van het lid %% %%: adres van het lid, dit is in het geval er meerdere e- mailadressen in de fiche aanwezig zijn, per verstuurde bericht het corresponderende adres %%TELEFOON%%: telefoonnummer van het lid %%GSM%%: GSM of mobiel nummer van het lid %%PUBLIEKAANMELDCODE%%: de aanmeldcode voor het privaat luik voor dit lid (=voornaam) %%PUBLIEKWACHTWOORD%%: het wachtwoord voor het privaat luik voor dit lid %%GEBOORTEDATUM%%: geboortedatum van het lid %% ADRES%%: het privaat adres van het lid (dit kan dus verschillen van de bestemmeling op moment van een mailing) %%BANK%%: bankrekeningnummer (IBAN) Belangrijk, indien je één van beide URL-velden gebruikt in een hyperlink, zorg er dan voor dat je vooraan invoegt, bijvoorbeeld: Afbeelding 42 - Mailingtemplates - hyperlink met URL G²Soft Pagina 25 van 145

26 De ledenfiches Overzicht verstuurde berichten Alle individuele of via een mailing verstuurde berichten worden in de gegevensbank opgeslagen en kunnen ten allen tijde nog geconsulteerd worden. Dit is naar GDPRverplichtingen toe ook beter dat deze informatie beschikbaar is. Je kan dit overzicht opvragen via de volgende menu-optie: Afbeelding menu overzicht verstuurde berichten Het gedetailleerde overzicht met alle verstuurde berichten: Afbeelding overzicht verstuurde berichten Hier kan je via "snel zoeken" of "geavanceerd zoeken" een verstuurd bericht of een reeks van verstuurde berichten opzoeken. Met het potloodje rechts kan je het detail van het bericht bekijken, bijvoorbeeld: Afbeelding detail verstuurd bericht G²Soft Pagina 26 van 145

27 De ledenfiches Bemerk tenslotte dat je op niveau van de ledenfiche ook het overzicht van verstuurde berichten kan opvragen die aan dat lid werden verstuurd: Afbeelding overzicht verstuurde berichten per lid Markeren als inactief Om een ledenfiche als inactief te markeren, open je de fiche in kwestie en pas je de status aan naar 'Geen lid (meer)', bijvoorbeeld: Afbeelding 47 - Ledenfiches - markeren als inactief G²Soft Pagina 27 van 145

28 De ledenfiches Verwijderen van een ledenfiche Om te voldoen aan de GDPR-regelgeving, moet het mogelijk zijn voor een "oud" lid om vergeten te worden. Deze mogelijkheid werd in het ledenbeheer voorzien, onder het GDPR-menu: Afbeelding 48 - Ledenfiche - menu-optie 'Verwijderden ledenfiche' Een verwijderingsdialoog opent, waar je de te verwijderen ledenfiche selecteert en het wachtwoord dient op te geven om de verwijdering mogelijk te maken ("masterkey"): Afbeelding 49 - Ledenfiche - verwijderen ledenfiche OPGELET: deze operatie is ONOMKEERBAAR, alle aan deze ledenfiche gerelateerde informatie wordt onherroepelijk gewist (sterktelijsten, opstellingen, betalingsgegevens,...). G²Soft Pagina 28 van 145

29 De ledenfiches Ledenfiches importeren Om te vermijden dat je alle fiches manueel dient over te tikken bij de ingebruikname van het ledenbeheer, werd een voorziening getroffen die toelaat CSV-bestanden in te lezen. Een CSV-bestand is een bestandsindeling door komma's (of puntkomma) gescheiden. Je kan een dergelijk bestand vanuit Excel aanmaken (meestal zal er wel een Excellijst van ledenfiches beschikbaar zijn), kies voor 'Opslaan als': Afbeelding 50 - Fiches importeren - Excelbestand opslaan als CSV-bestand Er zijn enkele voorwaarden om een correcte inlezing te kunnen uitvoeren, zorg ervoor dat de kolom met het geslacht een karakter M/F bevat voor respectievelijk man of vrouw en voor geboortedata vormt u de kolom om naar een tekstwaarde met formaat YYYY/MM/DD. Dat laatste kan je d.m.v. een formule in Excel doen, maak dus een extra kolommetje aan en vul de volgende formule in (waarbij de kolom G bijvoorbeeld de geboortedatum is, in datumformaat eigen aan Excel): Afbeelding 51 - Fiches importeren - toevoegen datumformule De formule (Excel NL) tik je in het fx-veldje in: =TEKST.SAMENVOEGEN(JAAR(G1);"/";MAAND(G1);"/";DAG(G1)) G²Soft Pagina 29 van 145

30 De ledenfiches In het ledenbeheer kan je dit CSV-bestand importeren via de volgende menu-optie: Afbeelding 52 - Fiches importeren - menu Je krijgt het volgende dialoog: Afbeelding 53 - Importeren ledenfiches - importdialoog G²Soft Pagina 30 van 145

31 De ledenfiches Open het aangemaakte CSV-bestand met een eenvoudig teksteditor-programma, bijvoorbeeld kladblok of notepad van Windows: Afbeelding 54 - Fiches importeren - openen in kladblok of notepad Selecteer alle tekst (Ctrl-A) en kopieer de tekst (Ctrl-C). Keer terug naar het ledenbeheer en plak de volledige tekst in het daartoe bestemde tekstvak, bijvoorbeeld: Afbeelding 55 - Fiches importeren - geplakte CSV-tekst Geef aan of je al dan niet duplicaten wenst na te zien (de fiche zal in dat geval niet worden geïmporteerd indien er reeds een fiche bestaat met dezelfde naam en voornaam). Stel uiteraard ook de koppelingen van de verschillende kolommen correct in, doe dit op een rustige manier door dit af te checken in je Excelbestand. Eenmaal alle koppelingen correct ingesteld klik je 'Importeren' aan, je krijgt een overzicht van fiches die zullen geïmporteerd worden: Afbeelding 56 - Fiches importeren - overzicht te importeren fiches G²Soft Pagina 31 van 145

32 De ledenfiches Bemerk hier roodgemarkeerde lijnen, dit zijn fiches die niet zullen worden geïmporteerd omdat ze reeds bestaan als fiche in het ledenbeheer (er werd nagezien op duplicaten, zie de optie in vorig scherm). Alle detailinformatie kan je nog verifieren via het vergrootglas in de linkerkolom in dit overzicht: Afbeelding 57 - Fiches importeren - detail te importeren fiche Alvorens op 'Importeren' te klikken kijk je dus best steeksproef gewijs wel enkele fiches na of alle te importeren informatie correct staat. Na 'Importeren' worden alle fiches uit dit overzicht definitief geïmporteerd in het ledenbeheer, de origine van de fiche staat dan ook logischerwijze op 'Import uit CSV-bestand' (opmerkingen-tabblad in de ledenfiche): Afbeelding 58 - Fiches importeren - origine G²Soft Pagina 32 van 145

33 De ledenfiches Klaar, je kan meteen verder aan de slag! Opmerking: bij de synchronisatie met Frenoy worden bij het inlezen van de sterktelijst ook de fiches automatisch aangemaakt! Hou daar rekening mee zodat je eerst je eigen Excelbestand importeert, en dan pas de synchronisatie met Frenoy opzet! G²Soft Pagina 33 van 145

34 De mutualiteitsformulieren De mutualiteitsformulieren Inleiding Elke mutualiteit betaalt een gedeelte van het inschrijvingsgeld terug, mits de verzekerde hiervoor een geldig formulier kan aanleveren. De opmaak van dit formulier werd voorzien in de applicatie, indien het privaat luik in gebruik is dan kan het lid dit formulier trouwens zelf downloaden. De secretaris kan wel zelf beslissen of een lid recht heeft op het formulier (=vrijgeven), mits één van de voorwaarden wel is dat het lid het verschuldigde lidgeld heeft betaald! Overzicht Er werd een overzicht voorzien die toelaat de "toestand" van de mutualiteitsformulieren op te vragen (welke leden mogen het mutualiteitsformulier via het privaat luik downloaden). Dit overzicht vind je hier: Afbeelding 59 - Mutualiteitsformulier - menu overzicht G²Soft Pagina 34 van 145

35 De mutualiteitsformulieren Alle actieve leden worden op scherm gevisualiseerd, met het te betalen lidgeld en het reeds betaalde bedrag. Dit laat toe om meteen te zien wie wel/geen recht heeft om het formulier te downloaden. Afbeelding 60 - Mutualiteitsfromulier - overzicht Bemerk dat alle rode lijnen de leden zijn die nog een openstaand saldo kennen. Je kan via het printicoon in dit overzicht het formulier meteen afdrukken, en via de button 'Vrijgeven' onderaan één van onderstaande opties gebruiken om de formulieren vrij te geven voor download: Afbeelding 61 - Mutualiteitsformulier - vrijgeven-opties Vrijgegeven ledenfiches worden in dit overzicht in het groen weergegeven. De desbetreffende leden zullen via het privaat luik hun mutualiteitsformulier kunnen downloaden (via het menu 'MIJN ACCOUNT'). G²Soft Pagina 35 van 145

36 De mutualiteitsformulieren Het formulier opmaken voor een fiche De applicatie voorziet in een eenvoudige opmaakmogelijkheid voor een mutualiteitsformulier voor een geopende fiche. Open daartoe de ledenfiche waarvoor je dergelijk formulier wenst af te drukken, en kies onder 'Administratie' voor 'Afdruk mutualiteitsformulier': Afbeelding 62 - Mutualiteitsformulier - menu-optie Het programma genereert voor de ledenfiche in kwestie meteen een afdruk die je kan downloaden of afdrukken via de browser. De layout is ongeveer de volgende: Afbeelding 63 - Mutualiteitsformulier - voorbeeldafdruk Via het overzicht zonet beschreven kan je ditzelfde formulier ook afdrukken via de printkolom. G²Soft Pagina 36 van 145

37 De mutualiteitsformulieren Bemerk tenslotte, indien de club gebruikmaakt van het privaat luik, de speler/lid dit mutualiteitsformulier zelf kan downloaden via de volgende optie (vanuit het privaat luik, menu 'MIJN ACCOUNT'): Afbeelding 64 - Mutualiteitsformulier - vanuit het privaat luik Gegevens op het mutualiteitsformulier Naast de administratieve informatie van het lid in kwestie worden ook de gegevens van de secretaris op het document opgenomen. Daarvoor gaat het programma af op de volgende fiche in het ledenbeheer: Afbeelding 65 - Mutualiteitsformulier - secretaris Het afgedrukte adres en logo worden uit de instellingen gehaald (CONFIGURATIEmenu). G²Soft Pagina 37 van 145

38 De opvolging van betaling lidgelden De opvolging van betaling lidgelden Bepaling te betalen lidgelden Met het ledenbeheer is het eveneens mogelijk om de betalingen (voorlopig enkel voor de verschuldigde lidgelden) op te volgen. Belangrijk hier is alvast te weten dat het te betalen lidgeld automatisch wordt berekend a.d.h.v. het ingebrachte statuut, maar dat dit individueel per lid wel kan aangepast worden (bijvoorbeeld slechts een deel van het jaar, of 0 voor bestuursleden). Deze vooraf te definieren instellingen kan je doen via het administratie-menu: Afbeelding 66 - Lidgelden - menu-opties voor instelling G²Soft Pagina 38 van 145

39 De opvolging van betaling lidgelden Enerzijds kan je diverse "statuten" definiëren, bijvoorbeeld "Competitiespeler", "Recreant",...: Afbeelding 67 - Lidgelden - ledenstatuten Bemerk hier meteen de mogelijkheid de lidgelden te bepalen per statuut, via het EURO-icon rechts. Je krijgt in dat geval volgend overzicht: Afbeelding 68 - Lidgelden - instelling per statuut Per seizoen kan je het te betalen bedrag hier instellen. G²Soft Pagina 39 van 145

40 De opvolging van betaling lidgelden Na de ingave of aanpassing van de ledenfiche, zal afgaand op het gekozen statuut, het programma het te betalen lidgeld bepalen a.d.h.v. de bovenstaande instelling, deze informatie is consulteerbaar vanuit de ledenfiche: Afbeelding 69 - Lidgelden - overzicht op niveau van de ledenfiche Stel nu dat voor een specifieke ledenfiche (omdat deze bijvoorbeeld slechts een gedeelte van het jaar lid is) dit bedrag manueel moet worden aangepast, dan kan je dat doen vanuit bovenstaand venster, door te klikken op het wijzig-icon aan de linkerzijde, in het geopende dialoogvenster kan u zowel het te betalen lidgeld alsook het eventueel reeds betaalde bedrag manueel aanpassen: Afbeelding 70 - Lidgelden - manuele aanpassing Na aanpassing en bewaren worden deze gegevens meteen doorgevoerd naar de overkoepelende betaallijsten en openstaande posten. G²Soft Pagina 40 van 145

41 De opvolging van betaling lidgelden Inbrengen betalingen Bij de start van het nieuwe seizoen, en na het correct instellen van de te betalen lidgelden per statuut (zie eerder), kan overgegaan worden tot de opvolging van de betalingen ervan. Dit doe je d.m.v. de volgende menu-optie: Afbeelding 71 - Betalingen - menu-optie Je krijgt een overzicht voor het actuele seizoen met alle lidgelden, de rode lijnen in dit overzicht zijn leden die nog niet (volledig) betaald hebben (openstaand): Afbeelding 72 - Betalingen - overzicht G²Soft Pagina 41 van 145

42 De opvolging van betaling lidgelden De betaling kan je registreren met het betaal-icon aan de rechterzijde, je krijgt volgend ingavedialoog: Afbeelding 73 - Betalingen - registreren Het programma stelt het verschuldigde bedrag voor als betaalde bedrag, en de datum van vandaag als betaaldatum. Klik 'Opslaan' aan om de betaling te registreren, de lijn in het overzicht zal als betaald worden gemarkeerd (niet meer rood). Uiterst rechts in het overzicht kan je ook een rappelmail opmaken en versturen, het programma gebruikt daartoe de in de instellingen gedefinieerde template, bijvoorbeeld: Afbeelding 74 - Betalingen - individuele rappelmail G²Soft Pagina 42 van 145

43 De opvolging van betaling lidgelden Klik op 'Verzenden' om dit bericht te verzenden. Het verstuurde bericht wordt opgeslagen onder de verstuurde berichten per lid. Overzicht openstaande ledenfiches Naast een globaal overzicht van al dan niet betaalde lidgelden, kan je ook een selectie van enkel nog openstaande ledenfiches opvragen. Dit doe je via volgende menu-optie: Afbeelding 75 - Betalingen - menu openstaande ledenfiches Je krijgt een identiek overzicht aan het betaaloverzicht, doch met hier de selectie van enkel openstaande ledenfiches: Afbeelding 76 - Betalingen - overzicht openstaande ledenfiches De mogelijke acties (rappelmail, inbrengen betaling) zijn identiek zoals dat bij het betalingsoverzicht het geval is. G²Soft Pagina 43 van 145

44 De opvolging van betaling lidgelden Rappelmailing Naast het versturen van een individuele rappelmail kan je ook voor alle nog openstaande ledenfiches een bericht opmaken en versturen. Open daartoe het mailingvenster via de volgende menu-optie: Afbeelding 77 - Betalingen - menu rappelmailing Het programma haalt alle openstaande lidgelden op en bouwt een lijst van bestemmelingen op (leden die een geldig adres hebben en niet hebben aangegeven dat ze geen s wensen te ontvangen, cfr GDPR-regelgeving). In dit dialoog krijg je ook meteen een lijstje van leden die niet zullen worden aangeschreven, deze kunnen dan telefonisch of op een andere manier aangemaand worden: Afbeelding 78 - Betalingen - opmaak rappelmailing G²Soft Pagina 44 van 145

45 De opvolging van betaling lidgelden Pas de inhoud desgewenst nog aan en klik op 'Verzenden' om de berichten te versturen. Elk individueel verzonden bericht wordt opgeslagen bij de ledenfiche, onder de verstuurde berichten. De algemene template-opmaak kan je wijzigen via het CONFIGURATIE-menu: Afbeelding 79 - Betalingen - vaste mailingtemplates Klik op het wijzig-icon vooraan in dit overzicht (template 'Rappel betaling') om de template te definiëren: Afbeelding 80 - Betalingen - opmaak rappeltemplate Bij deze template-opmaak kan je gebruikmaken van de volgende velden: Velden beschikbaar in het onderwerp: %%NAAM%%: familienaam en voornaam van het lid %%FAMILIENAAM%%: familienaam van het lid %%VOORNAAM%%: voornaam van het lid %%KLASSEMENT%%: klassement van het lid (dit is altijd het herenklassement) %%VTTL%%: aansluitingsnummer (Frenoy) van het lid G²Soft Pagina 45 van 145

46 De opvolging van betaling lidgelden %% %%: adres van het lid, dit is in het geval er meerdere e- mailadressen in de fiche aanwezig zijn, per verstuurde bericht het corresponderende adres %%SEIZOEN%%: omschrijving van het seizoen waarop de (openstaande) betaling slaat %%CLUB%%: de naam van de club Velden beschikbaar in de berichtinhoud: %%NAAM%%: familienaam en voornaam van het lid %%FAMILIENAAM%%: familienaam van het lid %%VOORNAAM%%: voornaam van het lid %%KLASSEMENT%%: klassement van het lid (dit is altijd het herenklassement) %%VTTL%%: aansluitingsnummer (Frenoy) van het lid %% %%: adres van het lid, dit is in het geval er meerdere e- mailadressen in de fiche aanwezig zijn, per verstuurde bericht het corresponderende adres %%TELEFOON%%: telefoonnummer van het lid %%GSM%%: GSM of mobiel nummer van het lid %%PUBLIEKWACHTWOORD%%: het wachtwoord voor het privaat luik voor dit lid %%AFZENDERNAAM%%: naam van de afzender, dit is ofwel de club (naam), dan wel de naam van de geselecteerde afzender (zie mailings opmaken) %%AFZENDER %%: adres van de afzender, in het geval van club als afzender is dit het in de instellingen gegeven adres (club) %%SEIZOEN%%: omschrijving van het seizoen waarop de (openstaande) betaling slaat %%LIDGELDBEDRAG%%: het totale lidgeld voor het seizoen in kwestie %%BETAALDBEDRAG%%: het eventuele reeds betaalde gedeelte %%TEBETALENBEDRAG%%: het nog resterende te betalen bedrag, het openstaande bedrag m.a.w. %%CLUB%%: de naam van de club %%BANKREKENING%%: rekeningnummer (IBAN) van de club %%URL%%: de URL van de club (website) %%URL_PRIVAATLUIK%%: de URL voor het openen van het privaat luik (indien gebruikt) G²Soft Pagina 46 van 145

47 De kalender De kalender Inleiding In het ledenbeheer is een uitgebreide kalenderfunctie voorzien. Naast de automatisch opgebouwde competitie- en tornooikalender (Frenoy), kunnen ook bijkomende activiteiten of evenementen worden ingebracht in een zogenaamde 'activiteitenkalender'. Voor herhalende activiteiten, zoals trainingsmomenten e.d., werd een apart ingavedialoog voorzien die na ingave de entries in de activiteitenagenda zelf invoegt. De applicatie laat dan toe alle kalenders samen in één overzichtelijke kalender te visualiseren (=volledige kalender), alsook deze volledige kalender met Wordpress te synchroniseren (EventWD addin), en op die manier de kalender ook op de website van je club te integreren. Bemerk tenslotte dat in de overkoepelende kalender (=volledige) de verjaardagen worden opgenomen van die leden die daartoe de toestemming hebben gegeven (GDPR - geboortedatum). Activiteitenkalender Naast de automatisch opgebouwde competitie- en tornooikalender biedt deze activiteitenkalender de mogelijkheid om bijkomende activiteiten of evenementen toe te voegen. Voorbeelden: clubfestiviteiten, bestuursvergaderingen,... Je opent de activiteitenkalender via het menu: Afbeelding 81 - Activiteitenkalender - menu G²Soft Pagina 47 van 145

48 De kalender In de daar geopende kalender kan je de aanwezige algemene activiteiten wijzigen door aan te klikken, of een nieuwe activiteit toevoegen door gewoonweg op een datum te klikken: Afbeelding 82 - Activiteitenkalender - toevoegen activiteit Kies categorie, activiteit (=beknopte omschrijving), details en eventueel de kleur waarin de activiteit moet worden weergegeven (indien niet opgegeven wordt de kleur van de categorie genomen). Daarnaast kan je de datum als nodig aanpassen (het programma stelt de datum voor van de dag die je aanklikt) en start- en einduur. Klik op 'Toevoegen', de activiteit zal aan de activiteitenkalender worden toegevoegd (en automatisch ook aan de "volledige" kalender=competitie, tornooien, herhalende activiteiten en verjaardagen). Als er gewerkt wordt met EventWD (WordPress), dan wordt deze activiteit ook automatisch in deze kalender(s) opgenomen. Bij het wijzigen van een bestaande activiteit krijg je hetzelfde dialoogvenster. Herhalende activiteiten Inleiding Herhalende activiteiten zijn vooral handig om te vermijden dat je voor elke week opnieuw dezelfde activiteit dient in te brengen. Het voorbeeld bij uitstek: trainingsmomenten. G²Soft Pagina 48 van 145

49 De kalender Praktisch zal je een herhalende activiteit aanmaken per seizoen, of periode van trainingsmomenten. Aanmaken Open het dialoog via deze optie: Afbeelding 83 - Herhalende activiteiten - aanmaken-menu In het daarop geopende dialoog kan je de parameters opgeven voor de aan te maken herhalende activiteit: perioode, tijdstip van/tot, weekdag, categorie (bijvoorbeeld 'Trainingsmoment jeugd'), titel en details: Afbeelding 84 - Herhalende activiteiten - parameters Klik op 'Aanmaken'. De applicatie voegt de herhalende activiteit meteen toe in de activiteitenkalender. Stel dat er een uitzondering is op de activiteit (de zaal is bezet op één van de trainingsmomenten bijvoorbeeld), dan kan je dit via deze manier eenvoudig aanpassen in de activiteitenkalender zelf. Door gebruik te maken van een aparte kleur (bijvoorbeeld rood) kan je ook de aandacht vestigen op de aangepaste activiteit (uitzondering). G²Soft Pagina 49 van 145

50 De kalender Indien je een foute ingave hebt gedaan, dan kan je de uiteindelijke activiteiten allen één voor één wissen (via de activiteitenkalender), of gebruikmaken van het 'overzicht herhalende activiteiten'. Overzicht aangemaakte herhalende activiteiten Van alle aangemaakte herhalende activiteiten kan je via deze optie een overzicht opvragen: Afbeelding 85 - Herhalende activiteiten - overzicht - menu Je krijgt een lijst met alle aangemaakte herhalende activiteiten: Afbeelding 86 - Herhalende activiteiten - overzicht Bemerk dat je rechts het aantal aangemaakte activiteiten ziet, en je met het rode kruisje de herhalende activiteit in zijn geheel kan verwijderen (alle gekoppelde activiteiten voor de gegeven periode worden dan verwijderd, bij een foutieve ingave bijvoorbeeld). Volledige kalender Gezien de applicatie verschillende kalenders kent, competitie (automatisch uit Frenoy), tornooien (eveneens automatisch uit Frenoy), de bijkomende activiteiten (trainingsmomenten, evenementen,...) en tenslotte de verjaardagen van de leden (enkel voor die leden die hebben aangegeven dat hun geboortedatum mag gepubliceerd worden), is er een overkoepelende kalender voorzien die een globaal overzicht geeft van al deze activiteiten samen. G²Soft Pagina 50 van 145

51 De kalender Deze kalender open je via de menu-optie: Afbeelding 87 - Volledige kalender - menu De geopende kalender geeft alle aanwezige activiteiten overzichtelijk weer (standaard in maandvorm), waarbij je aan de linkerzijde desgewenst een selectie kan maken: Afbeelding 88 - Volledige kalender - selectie categorie De selectie daar wordt gevormd uit competitie, tornooien, verjaardagen en de door jezelf gedefinieerde activiteitscategorieën. Opmerking: deze weergave is ook de kalenderweergave die alle leden kunnen consulteren via het privaat luik. Synchroniseren met EventWD Om de ingebrachte activiteiten (competitie, tornooien, algemeen, verjaardagen) ook op de website te visualiseren, werd in de applicatie een integratie voorzien voor de EventWD-addin (enkel WordPress). G²Soft Pagina 51 van 145

52 De kalender Je kan per type kalender opgeven met welke EventWD-kalender(s) moet gesynchroniseerd worden: Afbeelding 89 - Synchronisatie met EventWD - instelling Het hoe en waar je de EventWD-kalenders aanmaakt is volledig in WordPress voorzien, gelieve daar de addin-handleidingen te raadplegen. Van zodra deze instelling correct staat, zullen nieuwe aangemaakte en gewijzigde activiteiten gesynchroniseerd worden met deze addin in WordPress. Een volledige (her)synchronisatie kan je ten allen tijde uitvoeren: Afbeelding 90 - Synchronisatie met EventWD - volledige synchronisatie Het resultaat op je website zelf hangt af van de addin (welk thema je daar gebruikt, weergave-opties,...). G²Soft Pagina 52 van 145

53 De kalender Ook daarvoor verwijzen we uiteraard naar de addin-handleiding. Een voorbeeld van de kalender kan er dan als volgt uitzien: Afbeelding 91 - Synchronisatie met EventWD - resultaat op je website De kalenderontmoetingen voor een ploeg exporteren Bij de aanvang van een nieuw seizoen kan het gewenst zijn de ontmoetingen voor de ploeg waar je normaal aantreedt meteen in je eigen persoonlijke agenda in te lezen (bijvoorbeeld Google Calendar, Outlook,...). Daartoe werd in het menu 'KALENDER' een optie voorzien die toelaat dit exportbestand aan te maken: Afbeelding 92 - Kalender - menu 'aanmaken ical exportbestand' G²Soft Pagina 53 van 145

54 De kalender Je verkrijgt een overzicht met alle competitieploegen, waar je rechts het exporticon kan aanklikken om een ical-bestand te genereren voor download: Afbeelding 93 - Kalender - overzicht ploegen voor aanmaak ical exportbestand Dit TTC.ical bestand komt in je downloadfolder. Bij wijze van voorbeeld, een beknopte uitleg hoe je dit ical-bestand kan importeren in Google Calendar. Open je Google Calendar in je browser en bemerk links "Andere agenda's", waar je het '+'-teken kan aanklikken om de 'Importeren'-functie aan te spreken: Afbeelding 94 - Kalender - importeerfunctie in Google Calendar Daaropvolgend kan je het te importeren bestand selecteren, klik deze button aan en navigeer met de verkenner naar je downloadfolder. G²Soft Pagina 54 van 145

55 De kalender Selecteer het 'TTC.ical'-bestand en klik 'Importeren' aan: Afbeelding 95 - Kalender - importeren kalender in Google Calendar Let wel dat je de correcte agenda aangeeft waarin je de ontmoetingen wenst in te lezen (als je meerdere agenda's hebt, bijvoorbeeld gedeelde agenda's). Klaar, je zal merken dat je persoonlijke agenda werd aangevuld met de ontmoetingen van de geselecteerde ploeg. Categorieën Voor de opdeling van de activiteiten in de algemene activiteitenkalender, kan je naar eigen voorkeur categorieën toevoegen: Afbeelding 96 - Activiteitenkalender - categorieën - menu In het geopende dialoog kan je dan naar eigen wens categorieën toevoegen en/of wijzigen: Afbeelding 97 - Activiteitenkalender - categorieën G²Soft Pagina 55 van 145

56 De kalender Deze categorieën krijg je dan links in de activiteiten- en overkoepelende kalender (als selectie): Afbeelding 98 - Activiteitenkalender - selectie categorieën G²Soft Pagina 56 van 145

57 De competitie De competitie Clubs Om kalenders, ploegopstellingen, verplaatsingsvergoedingen,... op een correcte manier te kunnen doen, is er een overzicht van clubs en clublokalen voorzien in het programma. Veel van deze informatie wordt uit Frenoy uitgelezen, waaronder de clubgegevens en bijhorende lokalen, de contactpersonen dienen zelf toegevoegd te worden. Deze gegevens vind je in het COMPETITIE-menu: Afbeelding 99 - Clubs - menu Je krijgt een overzicht van alle clubs: Afbeelding Clubs - overzicht G²Soft Pagina 57 van 145

58 De competitie Het detail kan je opvragen via het wijzig-icon aan de linkerzijde, bijvoorbeeld: Afbeelding Club - details Daarnaast kan je door het icon in de lokalen-kolom de lokalen (meestal is er slechts één entry) opvragen, bijvoorbeeld: Afbeelding Clubs - overzicht lokalen G²Soft Pagina 58 van 145

59 De competitie Ook hier kan je het detail opvragen, bijvoorbeeld: Afbeelding Clubs - details clublokaal Alle hierboven weergegeven informatie wordt allemaal uit Frenoy uitgelezen. Je kan desgewenst wel een lokaal inactief markeren, mocht dat nodig zijn (dit blijft niet altijd correct te staan in Frenoy zelf). Tenslotte kan je de contactpersonen beheren door op het icon onder de kolom 'Contactpersonen' te klikken, je krijgt een overzicht van de ingebrachte contactpersonen: Afbeelding Clubs - overzicht contactpersonen G²Soft Pagina 59 van 145

60 De competitie En ook hier kan je een contactpersoon manueel toevoegen en de details bekijken en/of aanpassen, bijvoorbeeld: Afbeelding Clubs - detail contactpersoon Bemerk dat deze informatie beschikbaar is vanuit het privaat luik, iedere speler die daar aanmeldt kan informatie uit deze lijsten eenvoudig opzoeken, bijvoorbeeld lokaal of voorzitter. Bovendien zal in het ploegopstellingsoverzicht de lokaalinformatie ervoor zorgen dat je vanuit dat opstellingsoverzicht via Google Maps de bestemming eenvoudig kan opzoeken. De sterktelijst De sterktelijst die beschikbaar is in het ledenbeheer wordt volledig automatisch gesynchroniseerd vanuit Frenoy. Zie daartoe het item 'De integratie met Frenoy'. De geïmporteerde sterktelijst kan vanuit het ledenbeheer wel geconsulteerd worden, gebruik daartoe het menu: Afbeelding Sterktelijst - menu G²Soft Pagina 60 van 145

61 De competitie Kies de te consulteren sterktelijst (icon aan de rechterzijde): Afbeelding Sterktelijst - overzicht Je krijgt de sterktelijst zoals ze ook op Frenoy beschikbaar is, bijvoorbeeld: Afbeelding Sterktelijst - voorbeeld De ploegen De diverse ploegen worden eveneens vanuit Frenoy gesynchroniseerd. Je kan de informatie echter wel manueel, en naar eigen voorkeur aanpassen (bijvoorbeeld de ploegomschrijving, de standaard ploegsamenstelling,...). Open daartoe het ploegendialoog: Afbeelding Ploegen - menu G²Soft Pagina 61 van 145

62 De competitie Je verkrijgt het overzicht van de aanwezige ploegen, bijvoorbeeld: Afbeelding Ploegen - overzicht Het detail per ploeg stel je in via het wijzig-icon vooraan, in dit dialoog kan je volgende informatie instellen: Afbeelding Ploegen - detail Voor afdrukken (o.a. ploegopstellingen) is het belangrijk dat je de 'afdeling' opgeeft (dit is een zelf op te geven afgekorte vorm van de Frenoy-afdeling), de kalenderkleur bepaalt in welke kleur de ontmoetingen voor deze ploeg zullen worden weergegeven in de competitiekalender (in het ledenbeheer!). Daarnaast is er een mogelijkheid om een standaard ploegopstelling op te geven, via de button 'Samenstelling'. G²Soft Pagina 62 van 145

63 De competitie Deze standaard ploegopstelling kan dan desgewenst op de website worden gepubliceerd (bijvoorbeeld via Wordpress, enige kennis van Wordpress, plugins en databank wel vereist): Afbeelding Ploegen - standaard samenstelling Let wel dat deze standaard opstelling niets te maken heeft met de ploegopstelling per speelweek, maar wel een hulp is bij het maken van de opstelling. Zo wordt deze ploegsamenstelling gevisualiseerd (en ook daarop gesorteerd) bij de opstelling via de sterktelijst, bijvoorbeeld: Afbeelding Ploegen - standaardploeg bij de ploegopstelling De kalender Naast de opstellingsvoorzieningen die zo meteen aan bod komen, per week of per team, bevat het programma ook een kalenderoverzicht die over de teams heen de G²Soft Pagina 63 van 145

64 De competitie wedstrijden weergeeft. Deze kalender opent bij het aanmelden, maar kan je ten allen tijde ook heropenen met de 'KALENDER'-knop linksboven: Afbeelding Kalender - menu-optie U krijgt een maandoverzicht (actuele maand, scrollen doet u met de pijltjes bovenaan links), met alle ontmoetingen: Afbeelding Kalender - voorbeeld Bemerk hier meteen het nut van de kleurinstelling op ploegniveau, deze kleurinstelling zorgt ervoor dat de ploeg(en) herkenbaar zijn. Een praktische instelling is deze waar de discipline in één en dezelfde kleur wordt weergegeven, bijvoorbeeld alle herenploegen in een bepaalde kleur, en jeugd, dames en veteranen in een andere kleur. Je kan omschakelen rechtsbovenaan naar een week-, dag- of agendaview: Afbeelding Kalender - maand-, week-, dag- of agendaview G²Soft Pagina 64 van 145

65 De competitie Klik een te consulteren en/of te wijzigen ontmoeting aan (enkel medewerkers die als interclubleider staan gemarkeerd kunnen wijzigingen aanbrengen), je krijgt een detailvenster met daarin de opstelling, bijvoorbeeld: Afbeelding Kalender - detail ontmoeting Bemerk dat hier zowel de algemene ontmoetingsinformatie (datum, nummer, locatie, opmerking) alsook de opstelling kan aangepast worden. Elke wijziging die je hier doet, wordt ook meteen doorgevoerd naar het privaat luik! Alle leden hebben dus meteen zicht op een door jou ingebrachte wijziging (ploegopstelling m.a.w.). De ploegopstelling Acties bij de start van het nieuwe seizoen Het nieuwe seizoen aanmaken Om met de ploegopstellingen van start te kunnen gaan, moet eerst en vooral het actuele (of nieuwe) seizoen bestaan in het ledenbeheerprogramma. G²Soft Pagina 65 van 145

66 De competitie Dit zie je best even na onder volgend menu-item onder het CONFIGURATIE-menu: Afbeelding Instellingen - menu seizoenen In het geopende overzicht zie je na of het seizoen bestaat, zoniet maak je het aan met de knop 'Nieuw': Afbeelding Instellingen - seizoenen Daarna ga je naar het instellingenvenster (eveneens onder CONFIGURATIE) en zie je na wat daar staat ingesteld als 'Actueel seizoen'. Corrigeer dit alvorens verder te gaan: Afbeelding Instellingen - actueel seizoen G²Soft Pagina 66 van 145

67 De competitie Inlezen uit Frenoy Van zodra het seizoen werd aangemaakt, kan je alle nodige gegevens inlezen uit Frenoy. Ga daartoe naar het CONFIGURATIE-menu, submenu 'Frenoy' en kies 'Synchronisatie': Afbeelding Frenoy - menu synchronisatie Volgend synchronisatie-dialoog verschijnt: Afbeelding Frenoy - synchronisatie Hier zal je meteen opmerken dat het seizoen in het ledenbeheer al dan niet overeenstemt met het seizoen in Frenoy. Indien dat (nog) niet het geval zou zijn, bijvoorbeeld bij een nieuw seizoen, dan klik je linksonder op 'Seizoenen'. G²Soft Pagina 67 van 145

68 De competitie De seizoensgegevens worden op dat moment uit Frenoy ingelezen, waarna je een nazichtsscherm krijgt die de koppeling tussen Frenoy en ledenbeheer aangeeft, bijvoorbeeld: Afbeelding Frenoy - koppeling seizoen Zorg ervoor dat deze koppeling correct staat en keer terug naar het synchronisatiescherm. Voor een nieuw seizoen zal ook de info onder 'Actueel seizoen' meteen aangepast zijn naar de info die uit Frenoy komt. Je kan nu alle andere gegevens één voor één inlezen, clubs en lokalen, ploegen, leden en sterktelijst, kalender, rangschikkingen, individuele resultaten (die zijn er in principe nog niet natuurlijk) en de tornooien. Bemerk tenslotte dat eventuele onbestaande ledenfiches automatisch zullen aangemaakt worden (er wordt daarbij in eerste instantie gekeken naar het VTTLnummer, en in tweede instantie naar de combinatie naam & voornaam). Fiches die op deze manier werden aangemaakt, zijn herkenbaar in de ledenfiche zelf (tabblad 'Opmerkingen'): Afbeelding Frenoy - indicator op ledenfiche Na deze synchronisatie kan je meteen aan de slag, de ploegen zijn bekend alsook de volledige kalender. G²Soft Pagina 68 van 145

69 De competitie De opstelling inbrengen Inleiding Er werden voor het opgeven van ploegopstellingen een aantal aparte manieren voorzien. Zo kan er een opstelling gemaakt worden vertrekkend van de sterktelijst, maar kan dit ook eerder per ploeg. Welke manier van ingeven je prefereert maakt voor het programma niet zo veel uit, de gegevens worden in beide gevallen in één en dezelfde ploegopstelling verwerkt, stel dat je start met de ingave per sterktelijst voor een specifieke speelweek, dan zal je merken dat deze opstellingen nadien makkelijk aanpasbaar zijn per ploeg. Via de sterktelijst De opstelling via de sterktelijst open je via het centrale selectiescherm (discipline, speelweek): Afbeelding Ploegopstelling - optie via sterktelijst Het overzicht dat daarop verschijnt kan je beschouwen als een kopie van de sterktelijst, gesorteerd op die manier ook, met naam, klassement, index en volgnummer: Afbeelding Ploegopstelling - via sterktelijst G²Soft Pagina 69 van 145

70 De competitie Bemerk hier de kolom 'Standaardploeg', deze geeft aan in welke ploeg de individuele speler normaal gesproken aantreedt (dit is in te stellen op ploegniveau, daar kan je een basissamenstelling opgeven). Dit kan de interclubleider helpen bij de opstelling. In tegenstelling tot de opstelling per ploeg wordt hier per individuele speler vanop de sterktelijst aangeduid in welke ploeg die zal aantreden. De ploeg geef je rechts aan, via een keuzelijst. Bovenaan heb je nog de opties om een afdruk te maken, de s voor alle ploegen te versturen en al dan niet de opstelling publiceren (dit is afhankelijk van of je dit gebruikt of niet, zie daartoe 'De opstelling publiceren'). Per ploeg Sommige interclubleiders prefereren de ingave per ploeg, ook dat werd voorzien. Deze optie vind je onder het centrale selectiedialoog: Afbeelding Ploegopstelling - optie 'per ploeg' Er wordt een overzicht van alle ploegen, met de eventuele aanwezige ploegopstelling voor die speelweek geopend, bijvoorbeeld: Afbeelding Ploegopstelling - overzicht ploegen Rechts merk je ook de status op (kolom fout, waarschuwing). Dit is vrij handig en wordt bij elke wijziging herbepaald. G²Soft Pagina 70 van 145

71 De competitie Klik het wijzigicon links (potlood) om de opstelling voor de geselecteerde ploeg te maken, je krijgt volgend ingavedialoog: Afbeelding Ploegopstelling - opstelling ploeg Je kan voor de vier spelers de aan te treden speler opgeven, en desgewenst ook tot drie reservespelers opgeven (ook deze informatie wordt op het privaat luik informatief weergegeven). Indien een geselecteerde speler heeft aangegeven niet te kunnen aantreden (afwezigheidsperiode), dan wordt dit meteen weergegeven zodat de interclubleider hier rekening kan mee houden: Afbeelding Ploegopstelling - melding afwezigheid De afwezigheidsperiode is geen blokkerende factor, de speler kan dus wel degelijk opgesteld worden! Dit is ook logisch, gezien het over een vrije speelweek en/of forfaitwedstrijd kan gaan. In het ploegenoverzicht kan je via de icons aan de rechterzijde een sturen aan alle opgestelde spelers voor die ploeg ( icon). Het uiterst rechtse icon (detail-icon) opent de Frenoy ploegpagina van de tegenstander, dat laatste kan handig zijn om na te zien wat de gangbare klassementen zijn van deze ploeg. G²Soft Pagina 71 van 145

72 De competitie Net zoals bij de opstelling via de sterktelijst heb je bovenaan nog de opties om een afdruk te maken, de s voor alle ploegen te versturen en al dan niet de opstelling publiceren (dit is afhankelijk van of je dit gebruikt of niet, zie daartoe 'De opstelling publiceren'). Via de competitiekalender De ploegopstelling aanpassen via de competitiekalender is zeer eenvoudig, je klikt de aan te passen ontmoeting aan in de competitiekalender, waarna je in het daarop geopende dialoog alle spelers, alsook de reservespelers, kan aangeven: Afbeelding Ploegopstelling - aanpassen via de competitiekalender Let wel dat als je hier een speler selecteert, die zou opgesteld staan in een andere ploeg, die speler uiteraard uit de opstelling van die andere ploeg verdwijnt! Het is dus altijd aangewezen de ploegopstellingscontrole te doen na dergelijke manuele aanpassingen. G²Soft Pagina 72 van 145

73 De competitie Reservespelers Naast de optredende spelers per ploeg, kunnen ook reservespelers opgegeven worden. Deze informatie is louter informatief, doch wordt ook wel op het privaat luik weergegeven in het ploegopstellingsoverzicht, bijvoorbeeld: Afbeelding Ploegopstelling - indicatie reservespelers op het privaat luik De reservespelers kan je opgeven op verschillende manieren, enerzijds per ploeg (via instelling per ploeg of via de competitiekalender): Afbeelding Ploegopstelling - ingave reservespelers per ploeg Je kan de reservespelers ook opgeven via het centrale selectiedialoog (discipline, speelweek): Afbeelding Ploegopstelling - optie reservespelers vanuit selectiedialoog Je verkrijgt een overzicht van alle ingebrachte reserverspelers, over de ploegen heen met de klassieke mogelijkheden (toevoegen, wijzigen, verwijderen). G²Soft Pagina 73 van 145

74 De competitie Het toevoegen van een reservespeler op deze aparte manier omvat dan het opgeven van de ploeg, samen met de als reservespeler te markeren lid: Afbeelding Ploegopstelling - reservespeler toevoegen Deze laatste manier van ingeven is iets minder intïutief, het opgeven per ploeg is eenvoudiger en dan ook gebruikelijk. De opstelling controleren Eenmaal alle opstellingen werden ingebracht, kan je een controle uitvoeren. Deze controle kijkt na dat alle opgestelde spelers wel degelijk correct staan opgesteld, alsook met de reglementering dat de voorlaatste speler in een ploeg geen lager klassement kan hebben dan de eerste speler van de volgende ploeg. Er wordt ook nagezien of alle opstellingsinformatie wel voorhanden is (lokaal,...) en of er voor een opgestelde speler een afwezigheid werd ingebracht. De controle kan je doen d.m.v. deze button (vanuit het centrale selectiescherm discipline en week): Afbeelding Ploegopstelling - controle-optie G²Soft Pagina 74 van 145

75 De competitie Je krijgt een overzicht van alle ploegen voor die week, samen met de opstelling en eventuele waarschuwingen of fouten: Afbeelding Ploegopstelling - controle Indien alles correct is, is de kolom 'Fout, waarschuwing' groen, indien er een fout is zal die rood worden gemarkeerd en zal de fout tekstueel weergegeven worden, een waarschuwing kan geel (een afwezigheidsconflict) of oranje zijn (geen lokaal opgegeven). De opstelling afdrukken De ploegopstelling kan uiteraard ook afgedrukt worden. Daartoe werd een apart menu voorzien: Afbeelding Ploegopstelling - menu afdrukken In het selectiedialoog kan je de af te drukken disciplines selecteren, en de speelweek: Afbeelding Ploegopstelling - afsdrukken - selectie disciplines en speelweek G²Soft Pagina 75 van 145

76 De competitie Na selectie en 'Afdrukken', krijg je een afdrukvoorbeeld in je browser dat op de gebruikelijke manier kan worden afgedrukt op de printer, de afdruk ziet er ongeveer als volgt uit: Afbeelding Ploegopstelling - voorbeeld afdruk Bemerk dat je deze afdruk ook via het algemene selectiedialoog voor de ingave van de ploegopstelling kan maken: Afbeelding Ploegopstelling - afdrukken vanuit ploegopstellingsingave Hier kan wel slechts één enkele discipline op de afdruk worden opgenomen. De opstelling publiceren (privaat luik) Vooreerst moet vermeld worden dat je hier op twee manieren kan werken, enerzijds kan je beslissen om alle ontmoetingen meteen beschikbaar zijn in het privaat luik en anderzijds kan je beslissen dat dit per ontmoeting (of speelweek) afzonderlijk moet bevestigd worden. G²Soft Pagina 76 van 145

77 De competitie De instelling hoe er gewerkt wordt, stel je in in het instellingenscherm (CONFIGURATIE-menu): Afbeelding Publiceren ploegopstellingen - instelling In het eerste geval ('Alle ontmoetingen weergeven' = Ja) moet een ploegopstelling niet apart gepubliceerd worden, en kan je de onderstaande uitleg negeren (de opties zijn dan immers ook niet beschikbaar in de ploegopstellingsdialogen). Indien je echter dit publiceren meer in de hand wil hebben (dus wanneer een opstelling beschikbaar komt op het privaat luik), kies je voor Neen als instelling. In dat geval zal je per afgewerkte (ploeg)opstelling of speelweek wel manueel moeten aangeven dat deze mag gepubliceerd worden naar het privaat luik. Dat kan op verschillende plaatsen in de ploegopstellingsdialogen, een overzicht: 1/Op niveau van de selectie discipline en speelweek: Afbeelding Publiceren ploegopstellingen - vanuit discipline en weekselectie G²Soft Pagina 77 van 145

78 De competitie 2/Vanuit de ingave via de sterktelijst: Afbeelding Publiceren ploegopstellingen - vanuit ingave opstelling via de sterktelijst 3/Vanuit de ingave per ploeg: Afbeelding Publiceren ploegopstellingen - vanuit de ingave opstelling per ploeg 4/Vanuit het kalenderoverzicht (met data en lokalen): Afbeelding Publiceren ploegopstellingen - vanuit de ingave via kalenderoverzicht Bemerk dat je hier individueel per ontmoeting kan aanduiden of ze mag gepubliceerd worden of niet. De opstelling via sturen Nadat de ploegopstellingen gefinaliseerd zijn, kan je op een eenvoudige manier iedere opgestelde speler informeren over zijn opstelling door het versturen van een gepersonaliseerd bericht. G²Soft Pagina 78 van 145

79 De competitie De mailing kan je volledig geautomatiseerd opmaken via de volgende optie vanuit het centrale selectiedialoog (discipline, speelweek), maar ook vanuit de diverse opstellingsingaves (per ploeg, op sterktelijst): Afbeelding Ploegopstelling - optie ' s versturen' Je krijgt een dialoog met bovenaan alle bestemmelingen (dit zijn alle spelers die werden opgesteld EN die hebben aangegeven dat ze s wensen te ontvangen): Afbeelding Ploegopstelling - berichtopmaak G²Soft Pagina 79 van 145

80 De competitie Er is ook een lijstje van spelers waarvoor geen zal worden verstuurd (als dat het geval is), dit laat de interclubleider toe voor deze spelers de opstelling manueel over te maken (afdruk, SMS, telefoon?). Je kan de afzender kiezen, je hebt hier de keuze uit club (meestal het info-adres), of één van de als interclubleider gemarkeerde medewerkers. Onderwerp en bericht kunnen ook nog manueel aangepast worden, bijvoorbeeld indien het een update van een reeds eerder verstuurde ploegopstelling betreft. Onderaan kan je tenslotte opgeven of je al dan niet een leesbevestiging wenst te ontvangen. Voor het versturen van de ploegopstellingsberichten werd een vaste mailingtemplate voorzien. Deze vaste mailingtemplate vind je onder het CONFIGURATIE-menu: Afbeelding Vaste mailingtemplates - menu Je krijgt een overzicht van alle vaste mailingtemplates: Afbeelding Vaste mailingtemplates - overzicht G²Soft Pagina 80 van 145

81 De competitie Indien je de template voor de ploegopstelling wenst te personaliseren, dan kan je dat door het wijzigicon links aan te klikken en de template aan te passen, bijvoorbeeld: Afbeelding Vaste mailingtemplates - opmaak ploegopstellingsbericht Volgende velden kunnen bij de opmaak voor deze ploegopstellingsmail gebruikt worden: In het onderwerp: %%NAAM%%: familienaam en naam van het lid %%FAMILIENAAM%%: familienaam van het lid %%VOORNAAM%%: voornaam van het lid %%KLASSEMENT%%: klassement %%VTTL%%: VTTL aansluitingsnummer %%LIJN%%: lijnnummer (stertelijst) %%INDEX%%: indexnummer (sterktelijst) %% %%: adres van de bestemmeling (lid) %%TEAM%%: ploeg waarin aan te treden %%AFDELING%%: afdeling (bijvoorbeeld 2de provinciale A) %%WEEK%%: speelweek %%DATUM%%: datum van de ontmoeting %%TIJDSTIP%%: tijdstip van de ontmoeting %%ONTMOETING%%: de ontmoeting (ploeg vs ploeg) %%LOCATIE%%: de locatie waar de ontmoeting doorgaat %%CLUB%%: clubnaam: de clubnaam In de berichtinhoud: %%NAAM%%: familienaam en naam van het lid %%FAMILIENAAM%%: familienaam van het lid %%VOORNAAM%%: voornaam van het lid %%KLASSEMENT%%: klassement %%VTTL%%: VTTL aansluitingsnummer G²Soft Pagina 81 van 145

82 De competitie %%LIJN%%: lijnnummer (stertelijst) %%INDEX%%: indexnummer (sterktelijst) %% %%: adres van de bestemmeling (lid) %%TEAM%%: ploeg waarin aan te treden %%AFDELING%%: afdeling (bijvoorbeeld 2de provinciale A) %%WEEK%%: speelweek %%DATUM%%: datum van de ontmoeting %%TIJDSTIP%%: tijdstip van de ontmoeting %%ONTMOETING%%: de ontmoeting (ploeg vs ploeg) %%LOCATIE%%: de locatie waar de ontmoeting doorgaat %%TEAMOPSTELLING%%: de volledige ploegopstelling (voor de ploeg waar de speler in kwestie aantreedt) %%ALLETEAMOPSTELLINGEN%%: alle ploegopstellingen overzichtelijk onder elkaar %%OPMERKINGEN%%: eventuele ingebrachte opmerkingen door de interclubleider %%AFZENDERNAAM%%: naam van de afzender %%AFZENDER %%: adres van de afzender %%PUBLIEKWACHTWOORD%%: het wachtwoord voor toegang tot het privaat luik (voor dit lid in kwestie) %%CHAUFFEURS%%: een overzicht van de chauffeur(s) %%URL%%: URL club: URL (website) van de club %%URL_PRIVAATLUIK%%: URL privaat luik %%CLUB%%: de clubnaam Overzicht verstuurde berichten Nadat de mailing werd opgemaakt, kan je informatief nazien welke spelers al dan niet een ontvangen hebben: Afbeelding Ploegopstelling - overzicht verstuurde berichten G²Soft Pagina 82 van 145

83 De competitie In dit overzicht worden ook alle leden opgenomen waarvoor geen bericht werd verstuurd, de telefoon en GSM-nummer laten dan toe om deze personen manueel in te lichten. Het icon in de rechterkolom van dit overzicht opent een detail met bestemmelingen ( adressen, bijvoorbeeld thuisadres maar ook bijkomend naar het werkadres) voor de geselecteerde speler: Afbeelding Ploegopstelling - bestemmelingen verstuurde berichten Het detailicon in de linkerkolom van dit overzicht geeft je tenslotte de volledige berichtinhoud weer. Uit een vorig seizoen Louter ter consultatie kunnen de ploegopstellingen uit vorige seizoenen opgevraagd worden. In dat geval zal je uiteraard eerst moeten kiezen voor welk seizoen je de ploegopstellingen wenst te consulteren, waarna je eenzelfde selectiedialoog krijgt waarin je discipline en speelweek aangeeft. Verplaatsingen Kilometervergoeding Deze parameter vind je op niveau van het seizoen (per seizoen kan een kilometervergoeding worden opgegeven). Dit dialoog vind je onder het item CONFIGURATIE: Afbeelding Configuratie - menu seizoenen G²Soft Pagina 83 van 145

84 De competitie In het detail per seizoen kan je dan de kilometervergoeding (per gereden kilometer) opgeven: Afbeelding Configuratie - kilometervergoeding Afstanden Naast de parameter kilometervergoeding, is er uiteraard ook nog nood aan een correcte afstand naar het lokaal van de tegenstander. Deze informatie is per club uiteraard verschillend, dus dit moet zelf worden ingebracht. Deze afstanden moeten gespecifieerd worden op niveau van de clublokalen per club, een voorbeeld: Afbeelding Verplaatsingen - specificatie afstand op niveau van de clublokalen G²Soft Pagina 84 van 145

85 De competitie Van zodra deze informatie correct werd ingebracht, kunnen de verplaatsingslijsten en bijhorende vergoedingen automatisch worden opgemaakt (op voorwaarde natuurlijk dat per uit-ontmoeting de chauffeur(s) worden opgegeven). Chauffeur(s) opgeven Het opgeven wie al dan niet gereden heeft kan via de optie: Afbeelding Verplaatsingen - menu inbrengen Voor de geselecteerde discipline en speelweek krijg je na 'Inbrengen' het overzicht van de ontmoetingen, samen met de ingebrachte ploegopstelling, bijvoorbeeld: Afbeelding Verplaatsingen - overzicht speelweek G²Soft Pagina 85 van 145

86 De competitie Met het wieltje vooraan kan je voor de geselecteerde ontmoeting aangeven wie gereden heeft, bijvoorbeeld: Afbeelding Verplaatsingen - opgeven Je kan hier één van de opgestelde spelers aanvinken (meest gebruikelijke), doch ook een niet-speler opgeven d.m.v. een keuzelijst (bijvoorbeeld bij de jeugd, een ouder van). Na de selectie is de registratie meteen opgeslagen en zal dit ook weergegeven worden in het privaat luik, indien nog van toepassing. Een ingave van een chauffeur op deze manier wordt meteen als geconfirmeerd beschouwd, en hoeft dus geen aparte confirmatie (in tegenstelling tot ingaves via het privaat luik, die door eenieder spelend lid kan worden ingebracht). Bevestigen ingaves via privaat luik Naast de manuele registratie in het ledenbeheer, kan in het privaat luik ook worden aangegeven wie rijdt of gereden heeft (zie de desbetreffende handleiding). Nadat dit werd opgegeven aldaar, kan de interclubleider of secretaris dit overzicht opvragen, en confirmeren of bevestigen. Zolang deze lijst niet werd bevestigd, wordt dit niet overgenomen naar de effectieve verplaatsingslijst. G²Soft Pagina 86 van 145

87 De competitie Het overzicht van de te confirmeren verplaatsingen bevindt zich in het menu 'Competitie': Afbeelding Ledenbeheer - te confirmeren verplaatsingen Volgend overzicht verschijnt: Afbeelding Ledenbeheer - overzicht te confirmeren verplaatsingen Aan de rechterzijde kan een verplaatsing individueel worden geconfirmeerd, of geweigerd. Via de button 'Alle verplaatsingen aanvaarden' worden alle in dit overzicht weergegeven verplaatsingen overgenomen naar de "officiele" lijst verplaatsingen. Een individuele verwerping (exceptioneel, maar het kan) toont onderstaand dialoog: Afbeelding Ledenbeheer - verwerpen van een verplaatsing G²Soft Pagina 87 van 145

88 De competitie Na 'Ok' wordt een bericht aan het corresponderende lid verstuurd, met een dergelijke (voorbeeld)inhoud: Afbeelding Ledenbeheer - verworpen verplaatsing Ook wordt deze melding getoond bij het aanmelden op het privaat luik. Overzichten Inleiding Ten behoeve van een eenvoudige administratie m.b.t. de verplaatsingen en bijhorende vergoedingen, werden een aantal handige overzichten voorzien. Alle overzichten zijn op te vragen via het COMPETITIE-menu: Afbeelding Verplaatsingen - beschikbare overzichten G²Soft Pagina 88 van 145

89 De competitie In al deze overzichten is voorzien dat je snel en eenvoudig een export naar bijvoorbeeld Excel kan maken, via de 'Exporteren'-optie: Afbeelding Verplaatsingen - exporteren overzichten Overzicht verplaatsingen / speelweek Dit overzicht geeft per chauffeur en per speelweek de gereden kilometers weer met een totalisatie per chauffeur en lijst, bijvoorbeeld: Afbeelding Verplaatsingen - overzicht per speelweek Overzicht verplaatsingen / periode Dit overzicht is gelijkaardig aan het overzicht per speelweek, doch er kan een periode worden gegeven: Afbeelding Verplaatsingen - periodeselectie overzicht verplaatsingen In het geval er bijvoorbeeld een driemaandelijkse afrekening is kan dit handig zijn. De lijst zelf is identiek aan de lijst per speelweek. G²Soft Pagina 89 van 145

90 De competitie Overzicht van onvolledige kalenderontmoetingen Deze lijst is eerder een controlelijst. Om te vermijden dat een ontmoeting geen lokaal gespecifieerd heeft gekregen, wat ook naar ploegopstellingsmails te vermijden is, maar dus ook naar berekening van de vergoeding een probleem kan vormen, kan je deze lijst consulteren. De lijst geeft meteen alle ontmoetingen waarvoor geen geldig "lokaal" werd opgegeven, en je kan dit hier meteen doen: Afbeelding Verplaatsingen - lijst met ontmoetingen zonder geldig lokaal Opmerking: normaal worden de lokalen ook uit Frenoy uitgelezen, dus deze lijst moet in principe blanco zijn. Ze is er louter ter controle. Overzicht lokalen zonder afstand Ook dit is een controlelijst. Deze lijst geeft een overzicht van de lokalen, waar minstens één van de competitieploegen heen moet, doch waarvoor het lokaal (op de ontmoeting) geen afstand bevat. Dat betekent eigenlijk dat voor deze lokalen geen afstand werd ingebracht en er dus een onvolledige rapportage zal zijn voor de kilometervergoedingen. Een voorbeeld, louter ter illustratie (eenmaal alle lokalen werden voorzien van een afstandsparameter, is deze lijst uiteraard altijd blanco): Afbeelding Verplaatsingen - lokalen zonder afstand Bemerk dat je de detailgegevens van het lokaal van hieruit rechtstreeks kan aanpassen d.m.v. het wijzigicoon in de linkerkolom van dit overzicht. G²Soft Pagina 90 van 145

91 De competitie Overzicht nog op te geven chauffeurs Ook dit overzicht is een controlelijst, ze geeft weer voor welke ontmoetingen er nog geen chauffeur werd opgegeven. Uiteraard betreft het hier alleen uit-ontmoetingen: Afbeelding Verplaatsingen - overzicht ontmoetingen zonder chauffeur Vanuit dit overzicht kan je de chauffeur meteen opgeven (voorlaatste kolom), of een mail sturen aan de kapitein van de ploeg in kwestie (mail-icon in de laatste kolom). Bemerk dat hiervoor wel de ploegensamenstelling moet worden ingebracht (via ploegen -> samenstelling). Het te versturen bericht kan gepersonaliseerd worden via de vaste mailingtemplates (zie configuratie). De verstuurde ziet er ongeveer zo uit: Afbeelding Verplaatsingen - voorbeeld verstuurde mail aan de kapitein Overzicht van verworpen verplaatsingen Dit overzicht geeft een lijst weer van verworpen verplaatsingen: Afbeelding Verplaatsingen - overzicht verworpen verplaatsingen Je kan trouwens vanuit dit overzicht alsnog beslissen om de verplaatsing goed te keuren via het groene vlaggetje in de rechterkolom. G²Soft Pagina 91 van 145

92 De competitie Instelling template verworpen verplaatsing Deze template kan je instellen via de vaste mailingtemplates (menu CONFIGURATIE). Selecteer daar de template 'Verworpen verplaatsing' en pas onderwerp en inhoud naar eigen voorkeur aan: Afbeelding Verplaatsingen - template verworpen verplaatsing Volgende velden kunnen hierin gebruikt worden: In het onderwerp: %%NAAM%% %%FAMILIENAAM%% %%VOORNAAM%% %% %% %%TEAM%% %%DATUM%% %%ONTMOETING%% %%LOCATIE%% %%AFSTAND%% = afstand %%CLUB%% = clubnaam In de berichtinhoud: %%NAAM%% %%FAMILIENAAM%% %%VOORNAAM%% %% %% %%TEAM%% %%DATUM%% %%ONTMOETING%% G²Soft Pagina 92 van 145

93 De competitie %%LOCATIE%% %%AFSTAND%% = afstand %%AFZENDERNAAM%% %%AFZENDER %% %%URL%% = URL club %%URL_PRIVAATLUIK%% = URL Privaat luik %%CLUB%% = clubnaam Melden van afwezigheden Via het privaat luik In het privaat luik kan een afwezigheid op twee verschillende manieren gemeld worden, enerzijds via het ploegopstellingsoverzicht: Afbeelding Afwezigheid - melden via de ploegopstelling (privaat luik) Door daar deze knop aan te klikken, krijg je volgend dialoog: Afbeelding Afwezigheid - melden G²Soft Pagina 93 van 145

94 De competitie Breng een eventuele opmerking in en klik op 'ONBESCHIKBAARHEID MELDEN' om de afwezigheid op te slaan. Er wordt een bericht aangemaakt en verstuurd aan alle interclubleiders (dit zijn medewerkers die als interclubleider staan gemarkeerd). Een tweede mogelijkheid is de manuele registratie, dit kan via de volgende menuoptie: Afbeelding Afwezigheid - menu-optie in privaat luik Je krijgt een overzicht van alle door jou geregistreerde afwezigheidsperiodes (inclusief deze die via de 'IK KAN NIET DEELNEMEN'-knop werden geregistreerd): Afbeelding Afwezigheid - overzicht periodes in het privaat luik Je kan hier een periode aanpassen (data, opmerking), een nieuwe periode toevoegen (knop 'Voeg een nieuwe afwezigheidsperiode toe' of desgewenst een periode verwijderen. G²Soft Pagina 94 van 145

95 De competitie Dat laatste doe je door het detail te openen (via het potloodicon aan de linkerzijde) en te kiezen voor 'Verwijderen': Afbeelding Afwezigheid - detail periode Bemerk tenslotte dat een afmelding via het ploegopstellingsoverzicht ook kan ongedaan gemaakt worden door de button 'IK KAN NIET DEELNEMEN' opnieuw aan te klikken, je krijgt dan in het dialoog de volgende bijkomende button: Afbeelding Afwezigheid - ongedaan maken via de ploegopstelling G²Soft Pagina 95 van 145

96 De competitie Via het ledenbeheer In het ledenbeheer zelf is het uiteraard ook mogelijk om een afwezigheidsperiode op te geven. Dit kan bijvoorbeeld door de interclubleider gebeuren, die werd geïnformeerd via of SMS. Je kan de afwezigheidsperiodes opvragen via het COMPETITIE-menu: Afbeelding Afwezigheid - menu-optie in ledenbeheer Merk hier meteen op dat alle via het privaat luik (door de spelers zelf) ingebrachte afwezigheidsperiodes hier ook weergegeven worden, bijvoorbeeld: Afbeelding Afwezigheid - overzicht G²Soft Pagina 96 van 145

97 De competitie Je kan hier de details opvragen via het icon in de linkerkolom, of een nieuwe afwezigheidsperiode toevoegen via de button rechtsboven: Afbeelding Afwezigheid - toevoegen Je selecteert de ledenfiche in kwestie, brengt periode en opmerking in en geeft optioneel aan of er een moet verstuurd worden aan de interclubleider(s). Het verwijderen van een afwezigheidsperiode bekom je door het detail te openen, en daar via de button 'Verwijder' de periode te verwijderen: Afbeelding Afwezigheid - verwijderen periode Ook hier kan je optioneel aangeven of dit moet gemeld worden aan de interclubleider(s). G²Soft Pagina 97 van 145

98 De competitie Instelling templates Gezien er voor het registreren en/of aanpassen van afwezigheidsperiodes nogal wat mogelijkheden zijn (via privaat luik, manueel via ledenbeheer), zijn er voor de communicatie naar de interclubleider(s) toe een aantal vaste mailingtemplates voorzien. Deze vaste mailingtemplates vind je onder het CONFIGURATIE-menu: Afbeelding Afwezigheid - menu vaste templates Je krijgt een overzicht van alle vaste mailingtemplates, waar het hier over de templates met betrekking tot de registratie van afwezigheden gaat (er zijn in totaal 13 templates die hierop betrekking hebben): Afbeelding Afwezigheid - overzicht vaste mailingtemplates G²Soft Pagina 98 van 145

99 De competitie Indien je deze templates wenst te personaliseren, dan kan je dat door het wijzigicon links aan te klikken en de template aan te passen, bijvoorbeeld: Afbeelding Afwezigheid - vaste mailingtemplate - opmaak Volgende velden zijn hierbij beschikbaar bij de templates m.b.t. een manuele registratie (zowel ledenbeheer als via het privaat luik): In het onderwerp: %%NAAM%%: naam van de speler %%PERIODE%%: ingebrachte periode %%CLUB%% = clubnaam In de berichtinhoud: %%NAAM%%: naam van de speler %%PERIODE%%: ingebrachte periode %%OPMERKINGEN%%: ingebrachte opmerkingen %%BESTEMMELINGEN%%: lijst van bestemmelingen aan wie dit automatische bericht werd verstuurd %%URL%% = URL club %%URL_PRIVAATLUIK%% = URL Privaat luik %%CLUB%% = clubnaam Volgende velden zijn beschikbaar bij de registratie vanuit het ploegopstellingsoverzicht (privaat luik): In het onderwerp: %%NAAM%%: naam van de speler %%CLUB%% = clubnaam %%WEEK%% = speelweek %%DATUM%% = datum van de ontmoeting %%TIJD%% = tijdstip van de ontmoeting G²Soft Pagina 99 van 145

100 De competitie %%TEAM%% = ploeg %%ONTMOETING%% = ontmoeting In de berichtinhoud: %%NAAM%%: naam van de speler %% %%: adres van de speler %%OPMERKINGEN%%: ingebrachte opmerkingen %%BESTEMMELINGEN%%: lijst van bestemmelingen aan wie dit automatische bericht werd verstuurd %%WEEK%% = speelweek %%DATUM%% = datum van de ontmoeting %%TIJD%% = tijdstip van de ontmoeting %%TEAM%% = ploeg %%ONTMOETING%% = ontmoeting %%OPSTELLING%% = actuele opstelling %%URL%% = URL club %%URL_PRIVAATLUIK%% = URL Privaat luik %%CLUB%% = clubnaam Overzicht prestaties per ploeg en speelweek Dit overzicht, dat trouwens ook beschikbaar is in het privaat luik, geeft per ploeg de aangetreden spelers weer en per week (in kolommen) de individuele prestatie (bijvoorbeeld 3 wedstrijden gewonnen). Je opent dit overzicht vanuit het COMPETITIE-menu: Afbeelding Overzicht prestaties per ploeg en speelweek - menu G²Soft Pagina 100 van 145

101 De competitie Gezien deze lijst beschikbaar is per discipline, krijg je de keuze voor welke discipline (en seizoen) je deze lijst wenst: Afbeelding Overzicht prestaties per ploeg en speelweek - selectie discipline Klik het grafiekje aan de rechterzijde aan om het rapport te openen, het rapport ziet er ongeveer zo uit: Afbeelding Overzicht prestaties per ploeg en speelweek - rapport Per week kan je op het wedstrijdsaldo klikken om de wedstrijddetails te openen in Frenoy. Bemerk dat je dit rapport kan exporteren naar PDF of Excel, of het gewoonweg kan afdrukken op de printer. G²Soft Pagina 101 van 145

102 De tornooien De tornooien Overzicht Gezien de tornooien rechtstreeks uit Frenoy worden uitgelezen, is er geen voorziening om zelf tornooien in te brengen of aan te passen. Het menu 'TORNOOIEN' is er enkel ter consultatie van deze ingelezen gegevens: Afbeelding Tornooien - menu overzicht Je krijgt een selectiedialoog, seizoen Frenoy: Afbeelding Tornooien - selectie seizoen Klik het icon aan de rechterzijde aan om het overzicht van de tornooien in dit seizoen te krijgen: Afbeelding Tornooien - overzicht G²Soft Pagina 102 van 145

103 De tornooien Met het icon aan de rechterzijde kan je, specifiek voor het ledenbeheer (en eventueel de website) aangeven of dit tornooi zichtbaar moet zijn of niet, aangevuld met een eigen opmerking: Afbeelding Tornooien - details Kalender Naast het administratieve overzicht kan je de tornooien ook in een kalendervorm consulteren: Afbeelding Tornooien - menu kalender De verschillende tornooien worden in een maandkalender weergegeven: Afbeelding Tornooien - kalender G²Soft Pagina 103 van 145

104 De tornooien De tornooien in het rood gemarkeerd zijn tornooien die niet zichtbaar staan gemarkeerd (bij integratie met Wordpress en/of EventCalendarWD worden enkel de groen gemarkeerde tornooien gepubliceerd naar de website). Door op een tornooi te klikken kan je tenslotte, net zoals vanuit het overzicht, een eigen opmerking opgeven alsook aangeven of het tornooi al dan niet zichtbaar moet zijn op de website: Afbeelding Tornooien - details vanuit de kalender Publiceren op de website Het is mogelijk om de tornooikalender te publiceren op de website van je club, op voorwaarde dat de site in Wordpress is gebouwd, en de plugin EventCalendarWD wordt gebruikt. In eerste instantie dien je dit dan aan te geven in de instellingen (onder CONFIGURATIE): Afbeelding Tornooien - synchronisatie op je website G²Soft Pagina 104 van 145

105 De tornooien De getoonde EventCalenderWD-kalenders komen rechtstreeks uit de Wordpressplugin, dus je moet daar eerst de nodige kalenders aanmaken en configureren. Eenmaal dat gebeurd is, dan zal bij de synchronisatie van de kalendergegevens uit Frenoy, deze er ook voor zorgen dat de informatie meteen naar de website wordt doorgesluisd (wel enkel die tornooien waarvoor je hebt aangegeven dat ze zichtbaar moeten zijn), een resultaat op de webstie zou er zo kunnen uitzien: Afbeelding Tornooien - resultaat op de website (EventCalendarWD) G²Soft Pagina 105 van 145

106 Het privaat luik Het privaat luik Inleiding Het privaat luik is een apart, voor iedere speler toegankelijk, onderdeel. De spelers kunnen daar hun individuele prestaties opvragen, de ploegopstellingen consulteren, aangeven of ze al dan niet kunnen aantreden en of ze gereden hebben. Ook consultatie van ledenfiches (beperkte info) en clubs is voorzien. Het 'PRIVAAT LUIK'-menu is pas actief, wanneer je in de instellingen hebt aangegeven dat je club hiervan gebruik maakt. Het is uiteraard nodeloos om hier in het ledenbeheer aandacht aan te besteden, indien je club dit onderdeel niet gebruikt: Afbeelding Privaat luik - actief of niet Het is ook zo dat, indien het privaat luik in gebruik is, afmeldingen e.d. ook via het interne berichtensysteem verlopen (naast dus). Dat heeft als grote voordeel dat bij het aanmelden (van de interclubleider) er ook een overzicht van uit dat privaat luik verzonden berichten wordt weergegeven, zodat de persoon zeker op de hoogte is. Het PRIVAAT LUIK-menu, indien actief dus, bevat de volgende menu-opties: Afbeelding Privaat luik - menu G²Soft Pagina 106 van 145

107 Het privaat luik Interne berichten Om de communicatie zo optimaal mogelijk te laten verlopen, is een berichtenflow voorzien die toelaat te communiceren tussen bestuur, maar vooral tussen interclubleider en ploegspelers. Zo wordt bijvoorbeeld bij het opgeven van een afwezigheid door een speler, naast een automatisch verstuurd bericht, meteen ook een intern bericht opgeslagen in de gegevensbank. Zodoende krijgt de interclubleider bij het aanmelden deze berichten meteen te zien, zodat deze informatie zeker niet zomaar verloren gaat ( berichten komen immers ook soms in de spamfolder terecht). Naast de automatische aanmaak van deze berichten, kan ook altijd manueel een bericht via deze weg worden verstuurd. Kies daartoe 'Verstuur een bericht naar een lid' onder het PRIVAAT LUIK-menu, je krijgt een ingavedialoog: Afbeelding Privaat luik - berichtopmaak Bemerk dat de mogelijkheden eenvoudig zijn en vergelijkbaar met het versturen van een bericht. Dergelijke berichten komen dan als eerste scherm te voorschijn van zodra het lid in kwestie aanmeldt op het privaat luik. Die kan daar op zijn beurt het bericht beantwoorden, maar dient het bericht wel als gelezen te markeren (zoniet blijft het verschijnen bij aanmelden). Je hebt als verzender ook steeds de mogelijkheid om na te gaan of je berichten werden bevestigd (gemarkeerd als gelezen). G²Soft Pagina 107 van 145

108 Het privaat luik Dit overzicht kan je opvragen via de optie 'Berichten wachtend op bevestiging van het lid', bijvoorbeeld: Afbeelding Privaat luik - overzicht te bevestigen berichten Ook werden er overzichten voorzien voor de gelezen berichten, evenals de nog te lezen berichten (van je eigen "inbox"), de layout is gelijkaardig als voor de berichten wachtend op bevestiging. Indien er bij aanmelding berichten zijn die nog moeten gelezen worden, dan krijg je die meteen te zien, bijvoorbeeld: Afbeelding Privaat luik - inkomende te lezen berichten Je kan dit bericht afdrukken, beantwoorden (icons aan de rechterzijde), en via de button onderaan aangeven dat je alle berichten gelezen hebt (Alles als GELEZEN markeren). G²Soft Pagina 108 van 145

109 Het privaat luik Het mededelingsbord Deze voorziening laat toe om mededelingen te "publiceren" via het privaat luik. In het privaat luik kan men dit mededelingenbord openen, je kan deze optie dus gebruiken om bepaalde mededelingen of stukjes tekst te publiceren, die de leden dan kunnen consulteren op het privaat luik. Afbeelding Mededelingenbord - overzicht Je kan van hieruit een nieuwe mededeling toevoegen, de mededelingen aanpassen of verwijderen en een preview bekijken. Het detail van de mededeling verkrijg je via het potlood-icon in de eerste kolom, bijvoorbeeld: Afbeelding Mededelingenbord - detail mededeling G²Soft Pagina 109 van 145

110 Het privaat luik Bemerk de status, deze kan zijn 'Te publiceren', 'Gepubliceerd' (enkel deze zijn zichtbaar voor de leden op het privaat luik) of 'Gearchiveerd'. Te confirmeren persoonlijke gegevens Bij de eerste aanmelding op het privaat luik door een lid, krijgt die zijn persoonlijke gegevens te zien en kan hij eventuele wijzigingen aanbrengen (zoals adres of telefoonnummer bijvoorbeeld): Afbeelding Privaat luik - persoonlijke gegevens Het is via dat privaat luik ook mogelijk om ten allen tijde de eigen persoonlijke gegevens op te vragen en aan te passen. Deze aanpassingen worden uiteraard niet zomaar in de ledenfiches doorgevoerd, daarvoor is een confirmatie nodig door de verantwoordelijke. G²Soft Pagina 110 van 145

111 Het privaat luik Het overzicht van te confirmeren gegevens kan opgevraagd worden via de volgende menu-optie: Afbeelding Privaat luik - menu te confirmeren persoonlijke gegevens Er verschijnt een overzicht van te confirmeren gegevens: Afbeelding Privaat luik - overzicht te confirmeren persoonlijke gegevens Met het groene vinkje vooraan kan je de gegevens confirmeren, per individuele ingebrachte fiche krijg je dan een dialoog met de verschillen tussen wat in ledenbeheer aanwezig is, en wat het lid zelf heeft ingebracht (de verschillen worden rood gemarkeerd): Afbeelding Privaat luik - verschil in persoonlijke gegevens Bemerk hier bijvoorbeeld dat het lid een ander adres heeft ingebracht (rood gemarkeerd). Vanuit dit dialoog kan je de ingebrachte wijzigingen in het privaat luik negeren ('Negeer de gegevens privaat luik') en dus de gegevens aanwezig in het ledenbeheer behouden, of de aangebrachte wijzigingen wel overnemen ('Neem privaat luik gegevens over'). Na bevestiging verdwijnt de lijn uit het overzicht van te confirmeren gegevens. G²Soft Pagina 111 van 145

112 Het privaat luik Ingebrachte GDPR-voorkeuren Naast de persoonlijke gegevens zullen de leden ook gevraagd worden naar hun GDPR-voorkeuren (iets wat ze trouwens in het privaat luik ook nog ten allen tijde kunnen aanpassen): Afbeelding Privaat luik - privacyvoorkeuren - ingave Ook deze ingaves zijn te confirmeren en kunnen opgevraagd worden in het ledenbeheer: Afbeelding Privaat luik - menu overzicht ingebrachte GDPR-voorkeuren Dit overzicht toont alle ingebrachte GDPR-voorkeuren, al dan niet bevestigd: Afbeelding Privaat luik - overzicht registraties GDPR-voorkeuren G²Soft Pagina 112 van 145

113 Het privaat luik Klik 'Bevestigen' aan om aan te geven dat de registraties mogen doorgevoerd worden naar de ledenfiches. G²Soft Pagina 113 van 145

114 GDPR GDPR Wat is GDPR? GDPR of General Data Protection Regulation is een Europese Verordening die de lidstaten regels oplegt rond de bescherming van persoonsgegevens. De Nederlandstalige term AVG wordt ook wel gebruikt: Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Verordening geldt in alle lidstaten en voor iedere organisatie (groot bedrijf of kleine vereniging) die persoonsgegevens verwerkt. De datum waarop iedereen de bepalingen uit de GDPR moet naleven ligt op 25 mei België had met de Privacywet van 1992 al een wetgeving rond privacy, maar een groot verschil dat door de GDPR gecreëerd wordt t.o.v. de bestaande wetgeving is onder meer de bevoegdheid van de Privacycommissie om zelf boetes op te leggen aan organisaties die de regels niet respecteren. De GDPR-verantwoordelijke De GDPR-verantwoordelijke van de vereniging stel je in via het GDPR-menu: Afbeelding GDPR - menu verantwoordelijke G²Soft Pagina 114 van 145

115 GDPR In het daaropvolgende dialoog kan je de GDPR-verantwoordelijke instellen: Afbeelding GDPR - verantwoordelijke Bemerk onderaan ook de mogelijkheid om aan te geven welke aparte GDPRregisters er dienen bijgehouden te worden. Het register werkende leden Eén van de verplichtingen die een vzw heeft, is om een up to date ledenregister bij te houden. Dit ledenregister of register werkende leden vermeldt wie de effectieve (= werkende) leden van een vzw zijn. Het is een bevoegdheid van de Raad van Bestuur om dit register correct bij te houden. Wijzigingen moeten binnen de acht dagen genoteerd worden in het register. Tot in 2009 moest het ledenregister ook jaarlijks neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel. Vandaag hoeft een neerlegging niet meer, maar het is wel nog steeds verplicht (én van groot belang) om een actueel ledenregister bij te houden op de zetel van de vereniging. Dit register kan je in het ledenbeheer terugvinden onder het GDPR-menu: Afbeelding GDPR - menu register van werkende leden G²Soft Pagina 115 van 145

116 GDPR Je krijgt het overzicht van dit register werkende leden, bijvoorbeeld: Afbeelding GDPR - register van werkende leden Per lijn kan je de details bekijken en/of aanpassen, uiteraard kunnen lijnen toegevoegd worden d.m.v. de 'Nieuw'-knop: Afbeelding GDPR - register werkende leden - details G²Soft Pagina 116 van 145

117 GDPR Het GDPR-register In het dialoogvenster waar de GDPR-verantwoordelijke kan worden ingesteld, kan je kiezen welke registers je vereniging zal bijhouden, afhankelijk van de daar aangevinkte registers bevat het GDPR-menu één of meerdere subitems: Afbeelding GDPR - menu registers Voor elk individueel register kunnen dan de nodige lijnen worden ingevoegd, aangepast en/of verwijderd. Een overzicht als voorbeeld: Afbeelding GDPR - voorbeeld register ledenadministratie G²Soft Pagina 117 van 145

118 GDPR Het detailvenster werd zo geconcipieerd dat je de verschillende items kan kiezen uit keuzelijsten, bijvoorbeeld: Afbeelding GDPR - ingave register GDPR in de ledenfiches Op niveau van een ledenfiche kan aangegeven worden of een lid al dan niet expliciete toelating heeft gegeven, al dan niet mag opgenomen worden in mailings, en of de verjaardag en/of foto mag gepubliceerd worden. Deze zaken kunnen aangegeven worden onder de tab 'GDPR' in de ledenfiche: Afbeelding GDPR - in de ledenfiche Op datzelfde tabblad heb je ook meteen een overzicht van medewerkers (ledenbeheer) die deze fiche hebben geconsulteerd en/of aangepast, bijvoorbeeld: Afbeelding GDPR - auditing op niveau van de ledenfiche G²Soft Pagina 118 van 145

119 GDPR Tenslotte is er nog een algemeen overzicht beschikbaar, die de vier bovenstaande toelatingen in een lijstvorm weergeeft. Deze lijst vind je onder het 'LEDEN'-menu: Afbeelding GDPR - menu overzicht Je krijgt volgend overzicht, met groen/rood-markeringen die aangeven of het lid in kwestie al dan niet toestemming heeft gegeven. Afbeelding GDPR - overzicht Met de button aan de rechterzijde kan je individueel de toestemmingen opvragen: Afbeelding GDPR - instelling toestemmingen G²Soft Pagina 119 van 145

120 GDPR Overzicht consultaties ledenfiches Elke consultatie en operatie die een aangemeld persoon in de ledenfiches uitvoert, wordt opgeslagen. Dit is voor de GDPR-regelgeving nodig. Je kan dit overzicht overkoepelend opvragen: Afbeelding GDPR - overzicht acties in de ledenfiches Dit geeft je een overzicht op datum van alle acties over de ledenfiches heen, bijvoorbeeld: Afbeelding GDPR - overzicht acties in de ledenfiches G²Soft Pagina 120 van 145

121 GDPR Daarnaast kan je dit overzicht ook per ledenfiche opvragen, dit doe je vanuit de ledenfiche zelf, daar heb je het tabblad 'GDPR': Afbeelding GDPR - overzicht acties per ledenfiche Een ledenfiche op aanvraag verwijderen Om te voldoen aan de GDPR-regelgeving, moet het mogelijk zijn voor een "oud" lid om vergeten te worden. Deze mogelijkheid werd in het ledenbeheer voorzien, onder het GDPR-menu: Afbeelding Ledenfiche - menu-optie 'Verwijderden ledenfiche' G²Soft Pagina 121 van 145

122 GDPR Een verwijderingsdialoog opent, waar je de te verwijderen ledenfiche selecteert en het wachtwoord dient op te geven om de verwijdering mogelijk te maken ("masterkey"): Afbeelding Ledenfiche - verwijderen ledenfiche OPGELET: deze operatie is ONOMKEERBAAR, alle aan deze ledenfiche gerelateerde informatie wordt onherroepelijk gewist (sterktelijsten, opstellingen, betalingsgegevens,...). G²Soft Pagina 122 van 145

123 De integratie met Frenoy De integratie met Frenoy Welke informatie wordt uitgelezen? Volgende informatie wordt integraal uit Frenoy ingelezen: clubs en lokalen, ploegen, leden en sterktelijst, kalender, rangschikkingen, individuele resultaten en de tornooigegevens. Instelling account Om de gegevens uit Frenoy te kunnen uitlezen, dien je over een geldig Frenoyaccount te beschikken. De instelling van de accountgegevens in het ledenbeheer doe je via het CONFIGURATIE-menu: Afbeelding Frenoy - menu account G²Soft Pagina 123 van 145

124 De integratie met Frenoy In het dialoog kan je login en wachtwoord opgeven, en belangrijk: de clubcode (deze is bepalend om te weten welke ledenfiches, sterktelijsten, kalenders,... moeten binnengehaald worden: Afbeelding Frenoy - accountinstelling Onderaan heb je nog de opties: -Bijkomende info leden? Niet iedere account heeft toegang tot de bijkomende info van ledenfiches ( e.d.). Meestal zal dit afgevinkt blijven, tenzij je account dit wel zou toelaten. -API log bijhouden? Tijdens het inlezen kan een logging worden bijgehouden, vooral indien er iets foutgaat of lijkt mis te gaan, kan dit interessant zijn om na te gaan wat er uit de Frenoy gegevensbank wordt uitgelezen. -Automatisch synchroniseren bij aanmelding? Dit zorgt ervoor dat de eerste persoon die aanmeldt (op dagelijkse basis), de gegevens uit Frenoy zal inlezen (dit proces neemt even in beslag, dit wordt dan ook in het aanmeldscherm weergegeven). Synchronisatie De synchronisatie zelf kan manueel, of op dagelijkse basis op een automatische manier (bij aanmelding). API log Indien dit in de accountgegevens zo staat opgegeven, dan zal er een logging worden bijgehouden bij de synchronisatie vanuit Frenoy. G²Soft Pagina 124 van 145

125 De integratie met Frenoy Deze logging geeft per aangeroepen, zogenaamde API-call, bij wat er werd geretourneerd, bijvoorbeeld: Afbeelding Frenoy - API-log Dit overzicht is te vinden onder het CONFIGURATIE-menu, onder het submenu Frenoy. G²Soft Pagina 125 van 145

126 Een nieuw seizoen Een nieuw seizoen Inleiding De aanvang van een nieuw seizoen verloopt meestal niet in één stap. Alvorens de definitieve start van het seizoen zal je reeds enkele voorbereidende zaken wensen uit te voeren (zomertornooien, lidgelden,...). In hetgeen hier volgt wordt een leidraad gegeven van hoe dit praktisch best in zijn werk gaat. Stap 1 - maak het nieuwe seizoen aan Eerst en vooral maak je het nieuwe seizoen aan zodat het gekend is in de applicatie, dit doe je via het CONFIGURATIE-menu: Afbeelding Configuratie - menu seizoenen G²Soft Pagina 126 van 145

127 Een nieuw seizoen In het geopende overzicht klik je de knop 'Nieuw seizoen aanmaken': Afbeelding Configuratie - overzicht seizoenen Het dialoog laat je toe naast een informatieve omschrijving de periode op te geven, de kilometervergoeding (voor de te betalen verplaatsingsvergoedingen) en de koppeling naar Frenoy: Afbeelding Configuratie - details seizoen Dat laatste (Frenoy) kan je hier uiteraard nog niet instellen, dit gebeurt in de volgende stap. G²Soft Pagina 127 van 145

128 Een nieuw seizoen Stap 2 - synchroniseer de Frenoy-seizoensgegevens In een tweede stap zullen we de seizoensgegevens uit Frenoy importeren, en koppelen aan de seizoensgegevens in het ledenbeheer. Open daartoe het centrale Frenoy synchronisatiedialoog: Afbeelding Configuratie - Frenoy-synchronisatie Het synchronisatiedialoog wordt geopend, kies daar onderaan voor 'Seizoenen': Afbeelding Configuratie - Frenoy-synchronisatiedialoog G²Soft Pagina 128 van 145

129 Een nieuw seizoen Indien, na bevestiging, alles correct verloopt (account ok?) dan worden de seizoensgegevens uit Frenoy ingelezen en krijg je een koppelingsvenster: Afbeelding Configuratie - nazicht seizoenen Frenoy De applicatie gaat hier op de omschrijving af om een voorstel te doen (en dus al een koppeling te maken), zoals je kan vaststellen in het voorbeeld. Indien dit fout is, dan klik je het potloodje vooraan aan om de koppeling te wijzigen: Afbeelding Configuratie - aanpassen koppeling Frenoy-seizoen Na wijziging klik je het update-icon (vooraan) aan. Stap 3 - synchroniseer de tornooien voor het komende seizoen Meestal zal je het nieuwe seizoen nog niet meteen activeren, maar er zijn in tussentijd wel al tornooien (zomertornooien), die je wel graag in de kalender opneemt. Dit werd voorzien, in het Frenoy-synchronisatievenster kan je onder de tornooien kiezen om de tornooien van het komende seizoen te synchroniseren: Afbeelding Configuratie - synchronisatie Frenoy-tornooien komende seizoen G²Soft Pagina 129 van 145

130 Een nieuw seizoen Na synchronisatie zal je bemerken dat de tornooien van het volgende seizoen ingelezen werden, je kan dit nagaan via het daartoe bestemde overzicht: Afbeelding Configuratie - overzicht gesynchroniseerde Frenoy-tornooien komend seizoen Stap 4 - stel de lidgelden / statuut correct in Open het seizoensdialoog via het CONFIGURATIE-menu (LEDENBEHEER), en klik daar het lidgelden-icon aan (rechterkolom): Afbeelding Configuratie - instelling lidgelden / seizoen In het bovenopliggend dialoog krijg je een overzicht van lidgelden/statuut (de statuten kan je eveneens zelf configureren, voorbeelden: competitie, jeugd, recreant,...). G²Soft Pagina 130 van 145

131 Een nieuw seizoen In het geval van een nieuw seizoen is dit uiteraard leeg en klik je de knop 'Nieuw' aan: Afbeelding Configuratie - instelling lidgeld / seizoen en statuut Kies seizoen, statuut en breng lidgeldbedrag in. Klik op 'Toevoegen' om op te slaan. Herhaal deze stap voor alle aanwezige statuten in je ledenbeheer, na afloop krijg je volgende overzicht: Afbeelding Configuratie - overzicht lidgelden / seizoen en statuten G²Soft Pagina 131 van 145

132 Een nieuw seizoen Definitieve start van het nieuwe seizoen Op een bepaalde datum, praktisch zal dat ergens in augustus of begin september zijn, zal je beslissen om het nieuwe seizoen te activeren als actueel seizoen. Dit gebeurt in de instellingen, open het instellingenscherm via het CONFIGURATIEmenu: Afbeelding Configuratie - instellingen-menu Wijzig in de instellingen het actuele seizoen en klik op 'Bewaren': Afbeelding Configuratie - aanpassen actueel seizoen Alle overzichten (dashboards, ploegopstellingen,...) zullen vanaf dan het nieuwe seizoen gebruiken. G²Soft Pagina 132 van 145

133 Een nieuw seizoen Na activatie zal je de statuten van die ledenfiches moeten aanpassen, waarvoor dat nodig is (bijvoorbeeld afgaand op de leeftijd zullen sommige leden wijzigen van statuut, dit moet manueel worden aangepast). G²Soft Pagina 133 van 145

134 De configuratie De configuratie Instellingen De overkoepelende instellingen, zoals naam en adresgegevens van de vereniging, logo, menu-opties,... worden ingesteld via het instellingenscherm. Dit instellingenscherm open je via het 'CONFIGURATIE'-menu, optie 'Instellingen': Afbeelding Configuratie - menu instellingen Het instellingenvenster is opgebouwd met tabbladen per categorie, bijvoorbeeld het tabblad 'Algemeen': Afbeelding Configuratie - instellingenscherm Stel de instellingen en voorkeuren in en klik op 'Bewaren'. Na het opslaan keer je terug naar het aanmeldscherm (login) om de eventuele aangepaste instellingen correct in te kunnen lezen. G²Soft Pagina 134 van 145

135 De configuratie Medewerkers De applicatie laat toe om naar eigen voorkeur medewerkers toegang te verlenen tot het ledenbeheer. Daartoe maak je gebruik van het scherm 'Medewerkers': Afbeelding Configuratie - menu medewerkers BELANGRIJK: sommige functies in de applicatie zorgen voor een automatische link of koppeling tussen de medewerkersfiche en de aanwezige ledenfiches. Om dit correct te laten verlopen, zorg je er best voor dat de naam van de medewerker gevormd wordt als voornaam gevolgd door de familienaam! Dit is onder andere zo voor het ophalen van de secretaris handtekening, daar zoekt de applicatie de ledenfiche op met als bestuursfunctie 'Secretaris', en haalt dan de handtekening uit de medewerkersfiche waarvoor de naam van de medewerker overeenkomt met de voornaam gecombineerd met de familienaam uit deze ledenfiche. Bijvoorbeeld: stel dat ledenfiche John Doe (John = voornaam) als secretaris staat gemarkeerd. Zorg er dan voor, indien deze ook als medewerker bestaat, dat daar de naam = "John Doe". G²Soft Pagina 135 van 145

136 De configuratie Seizoenen Menu: Afbeelding Configuratie - menu seizoenen Zie aanmaak nieuw seizoen. Vaste mailingtemplates O.a. voor het versturen van rappels, ploegopstellingen en het registreren en/of aanpassen van afwezigheidsperiodes (via privaat luik, manueel via ledenbeheer), werden een aantal vaste mailingtemplates voorzien. Deze vaste mailingtemplates vind je onder het CONFIGURATIE-menu: Afbeelding Vaste mailingtemplates - menu G²Soft Pagina 136 van 145