Project Initiation Document

Transcriptie

1 Project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing Gevraagd besluit: Akkoord voor uitvoering van het project Auteur Errol Graf Opdrachtgever Kurt de Belder Project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing Datum Versie 1.3 Status D E F I N I T I E F Plaats, datum: Handtekening opdrachtgever:

2 Wijzigingsblad Versie Status Datum Omschrijving Auteur 0.1 Concept PID Beschikbaar maken & Errol Graf magazijnplaatsing 0.2 Concept Correcties Errol Graf 0.3 Concept Correcties Errol Graf 0.4 Concept Correcties Errol Graf 0.5 Concept Correcties Errol Graf 1.0 Definitief Correcties Errol Graf 1.1 Definitief Correcties Errol Graf 1.2 Definitief Correcties Errol Graf 1.3 Definitief Correcties, product S17 toegevoegd Errol Graf Distributielijst Versie Datum Verzonden aan Stuurgroep Catalogiseren anders Stuurgroep Catalogiseren anders, Leendert de Vink Maarten Steenhuis, Kitty Hogenaar Maarten Steenhuis, Bas Vat, Kees Konings, Astrid Chaudron, Lucas van Schaik, Leendert de Vink Kurt de Belder, Gerard Baltussen Stuurgroep Catalogiseren anders, Projectteam Beschikbaar maken & magazijnplaatsing Stuurgroep Catalogiseren anders, Kees Konings Kurt de Belder, Hiltje de Vries Kurt de Belder ter ondertekening 2/36

3 Management samenvatting Dit document bevat het plan voor het project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing. Aan de orde komen de achtergrond van het project, de doelen, de resultaten, de aanpak en fasering, de kosten en de planning. Goedkeuring van dit plan door de stuurgroep betekent dat er een akkoord is voor de uitvoering van het project zoals beschreven in dit plan inclusief kosten, inzet van mensen en middelen. Doel en resultaat van het project Doel van het project is een eenvoudiger en snellere afhandeling van het beschikbaar maken van de banden, inclusief de magazijnplaatsing. Dit draagt bij aan het sneller ter beschikking komen van de banden voor de eindgebruikers. Tevens zal de inspanning van de UB aanzienlijk afnemen. Het resultaat van het project is een eenvoudig en efficiënt werkproces voor de werkzaamheden binnen Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing, met een eenduidige plaatsing van titels op formaat in het magazijn van de UB. Daarnaast is er een vereenvoudiging in de invoer in het GGC, waarbij de invoer deels op een beter moment in het proces gebeurt (uitleencode en instituutscode) of geautomatiseerd (stadium overgang) of niet in het GGC gedaan wordt (plaatsingscode). Kosten De totale eenmalige projectkosten zijn geraamd op Hiervan is out-of-pocket, hieronder vallen de kosten voor de externe medewerkers en de kosten voor de aan te schaffen hardware en een post diversen De jaarlijkse kosten bedragen circa voor het onderhoudscontract voor het meetapparaat. Fasering & planning Hieronder volgen de verschillende fasen van het project met bijbehorende planning: Voorbereiding: april 2008 Ontwerp: mei/juni 2008 Inrichting & test: juli/augustus 2008 Training: augustus 2008 Implementatie: september 2008 Nazorg: oktober /36

4 Inhoudsopgave MANAGEMENT SAMENVATTING 3 1 INLEIDING EN ACHTERGROND PROJECT 5 2 PROJECTDEFINITIE DOELSTELLINGEN AANPAK EN FASERING Voorbereiding Ontwerp Inrichting & Test van een werkende omgeving Training Implementatie Nazorg RESULTATEN OMVANG RANDVOORWAARDEN & BEPERKINGEN RELATIES MET ANDERE PROJECTEN 10 3 INITIËLE BUSINESS CASE REDENEN Visie Problemen AANNAMES KOSTEN BATEN 12 4 ORGANISATIESTRUCTUUR PROJECTORGANISATIE ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 15 5 INITIËLE PROJECTPLANNING RANDVOORWAARDEN EXTERNE AFHANKELIJKHEDEN PRODUCTEN PLANNING AANNAMES PROJECTPLANNING BENODIGDE HULPBRONNEN KOSTEN 19 6 BEHEERSINGSMECHANISMEN TOLERANTIES VOORTGANGSRAPPORTAGE TIJD- EN KOSTENRAPPORTAGES KWALITEITSRAPPORTAGES UITZONDERINGSPROCEDURE ( MANAGEMENT BY EXCEPTION ) 20 7 PROJECTRISICO S 21 BIJLAGE 1 PRODUCTBESCHRIJVINGEN 22 BIJLAGE 2 PROJECTPLANNING (INDICATIEF) 29 BIJLAGE 3 HUIDIG PROCES BESCHIKBAAR MAKEN & MAGAZIJNPLAATSING 30 BIJLAGE 4 NIEUW PROCES PLAATSEN 33 BIJLAGE 5 INFRASTRUCTUUR APPLICATIE VOOR PLAATSINGSCODE EN ETIKET 36 4/36

5 1 Inleiding en achtergrond project De Universiteitsbibliotheek van de Universiteit Leiden heeft een onderzoek uit laten voeren naar de mogelijkheden om de doorvoersnelheid van materiaal binnen de UB te vergroten. Uit dit onderzoek is naar voren gekomen dat er op diverse punten in de Gang van het document verbeteringen zijn aan te brengen. Zo ook bij de werkzaamheden aan het eind Gang van het document, beschikbaar maken en magazijnplaatsing. Bij de reorganisatie van de UB zijn deze werkzaamheden bij de afdeling Magazijnen & kluizen van de sector Publieksdiensten & Collecties geplaatst. De werkzaamheden betreffen het beschikbaar maken en de magazijnplaatsing van alle banden die door de centrale Universiteitsbibliotheek jaarlijks verworven worden. De huidige werkwijze is vooral gebaseerd op aannames en structuren uit het verleden. In dit project zal gewerkt worden aan een modernisering van de werkzaamheden zodat deze goed aansluiten bij de doelen en missie van de Universiteitbibliotheek. In de volgende hoofdstukken komt achtereenvolgens aan de orde: de projectdefinitie (o.a. doelstellingen, aanpak en resultaten); de initiële Business Case (kosten/baten analyse); de organisatiestructuur; de initiële projectplanning; de beheersingsmechanismen (tolerantie, rapportage en uitzonderingsprocedure); de projectrisico s, inclusief tegenmaatregelen. In de bijlage is opgenomen: productbeschrijvingen, projectplanning, schema van de huidige en het nieuwe proces beschikbaar maken en magazijnplaatsing schema technische infrastructuur. 5/36

6 2 Projectdefinitie 2.1 Doelstellingen Doel van het project is een eenvoudiger en snellere afhandeling van het beschikbaar maken van de banden, inclusief de magazijnplaatsing. Dit draagt bij aan het sneller ter beschikking komen van de banden voor de eindgebruikers. Tevens zal de inspanning van de UB aanzienlijk afnemen. 2.2 Aanpak en fasering Het project wordt aangepakt volgens de Prince2 methodiek en bestaat uit de volgende fasen: 1. Voorbereiding 2. Ontwerp 3. Inrichting & Test 4. Training 5. Implementatie 6. Nazorg Zie paragraaf 5.5 en Bijlage 2 voor een uitgebreide planning. Het project staat onder leiding van een externe projectleider en wordt uitgevoerd door medewerkers van de UB. Voor de ontwikkeling van de applicatie zal een externe ontwikkelaar worden ingehuurd. Binnen het project zal nauw samen gewerkt worden met de centrale I- groep van de Universiteit van Leiden in verband met de inrichting van de medewerkerwerkplek, de Virtuele Universitaire Werkplek (VUW) Voorbereiding Voorafgaande aan de voorbereidingsfase is een periode van onderzoek geweest waarin de huidige situatie en de mogelijkheden om te komen tot verbeteren bekeken is. Hiervoor hebben interviews met de medewerkers van de afdeling Magazijnen & kluizen en onderzoek naar mogelijke inzet van hardware heeft plaatsgevonden. Als product van het onderzoek is door de projectleider het PID voor dit project geschreven. De afronding van deze PID vindt plaats in de fase van voorbereiding. Op basis van dit PID beslist de stuurgroep over de start voor de daadwerkelijke uitvoering van het project. Vervolgens wordt de projectorganisatie opgezet en overige maatregelen getroffen voor de start van het project. Hieronder valt onder andere de opzet van het documentarchief en de toegang daartoe voor de projectmedewerkers. In deze fase wordt een externe ontwikkelaar aangetrokken. Er zal een kick-off bijeenkomst georganiseerd worden waarbij alle betrokkenen uitgenodigd worden. Geplande periode: april 2008 Uitvoering door: projectleider (24 uur), projectmedewerker functioneel/applicatiebeheer Aleph (8 uur), projectmedewerker magazijnen & kluizen (8 uur), projectmedewerker catalogiseren (8 uur), afdeling magazijnen & kluizen (pm), adviseur Digitale Diensten I&P (4 uur), en externe partijen: 6/36

7 Leverancier elektronisch meetapparaat Pedak, Centrale I-groep Universiteit van Leiden Ontwerp In deze fase wordt het ontwerp van de herinrichting van het proces van beschikbaar maken en magazijnplaatsing vastgesteld. Tevens wordt vastgesteld hoe de magazijncollecties zichtbaar blijven in de catalogi U-CAT, Picarta, NCC en Worldcat. De aanpassingen in het gebruik van het GGC en Aleph worden in deze periode besproken en vastgesteld. Er zal een beschrijving van een nieuwe werkwijze voor de invoer in het GGC komen. Als de nieuwe werkwijze is vastgesteld wordt een uitgebreide impactanalyse uitgevoerd die duidelijk moet maken welke aanpassingen noodzakelijk zijn in de systemen GGC en Aleph. Naar aanleiding van de impactanalyse worden de aanpassingen in het GGC, Aleph en de koppeling daartussen doorgevoerd. In deze periode wordt het ontwerp gemaakt voor de Applicatie voor plaatsingscode en etiket met de koppeling naar het elektronische meetapparaat, de etiketprinter en Aleph. Geplande periode: mei en juni 2008 (incl. meivakantie) Uitvoering door: projectleider (40 uur), projectmedewerker functioneel/applicatiebeheer Aleph (36 uur), projectmedewerker magazijnen & kluizen (32 uur), projectmedewerker catalogiseren (24 uur), adviseur Digitale Diensten I&P (16 uur), externe ontwikkelaar (40 uur), UB ontwikkelaar (8 uur), afdeling magazijnen & kluizen (pm), en externe partijen: Leverancier elektronisch meetapparaat Pedak, Centrale I-groep Universiteit van Leiden. Op te leveren producten: S01 Beschrijving werkproces Beschikbaar maken S03 Beschrijving werkproces GGC invoer S05 Impactanalyse bestaande systemen S07 Elektronisch meetapparaat S09 Ontwerp etiket S10 Eisen Applicatie voor plaatsingscode en etiket S11 Ontwerp Applicatie voor plaatsingscode en etiket S14 Procedure Magazijnplaatsing S15 Beschrijving werkproces Magazijnplaatsing S17 Zichtbaarheid magazijncollecties in catalogi Zie Bijlage 1 Productbeschrijvingen Inrichting & Test van een werkende omgeving In deze fase wordt de benodigde hardware aangeschaft en de software geschreven. Tevens worden de mogelijke aanpassingen aan de bestaande systemen verricht. Vervolgens wordt het beschreven proces in een testsituatie ingericht, naast de productieomgeving. Naar aanleiding van de test zullen aanpassingen verricht worden aan de inrichting van een werkend testsysteem op basis van de inventarisatie en ontwerp. In deze periode wordt de werkwijze beschreven voor de toekomstige gebruikers. 7/36

8 Geplande periode: juli en augustus 2008 Uitvoering door: projectleider (40 uur), projectmedewerker functioneel/applicatiebeheer Aleph (32 uur), projectmedewerker magazijnen & kluizen (32 uur), projectmedewerker catalogiseren (24 uur), adviseur Digitale Diensten I&P (16 uur), UB ontwikkelaar (24 uur) externe ontwikkelaar (60 uur), afdeling magazijnen & kluizen (pm), en externe partijen: Leverancier elektronisch meetapparaat Pedak, Centrale I-groep Universiteit van Leiden. Op te leveren producten: S06 GGC stadiumovergang S12 Applicatie voor plaatsingscode en etiket Zie Bijlage 1 Productbeschrijvingen Training De trainingsfase geeft alle betrokken medewerkers de gelegenheid om zich de nieuwe werkwijze, inclusief de nieuwe hard- en software eigen te maken. De medewerker(s) van de afdeling die lid zijn van het projectteam verzorgen een instructie. Geplande periode: augustus 2008 Uitvoering door: projectleider (8 uur), projectmedewerker(s) magazijnen & kluizen (32 uur), projectmedewerker catalogiseren (32 uur), medewerkers afdeling magazijnen & kluizen (pm), catalografen (pm), vakreferenten (pm). S02 Instructie werkproces Beschikbaar maken S04 Instructie invoer GGC voor vakreferenten & catalografen S08 Instructie gebruik elektronisch meetapparaat S13 Instructie Applicatie voor plaatsingscode en etiket S16 Instructie werkproces Magazijnplaatsing Zie Bijlage 1 Productbeschrijvingen Implementatie In de implementatiefase worden de technische aanpassingen in de productieomgeving doorgevoerd. Als de hardware en software installatie in de productieomgeving is ingericht kan het nieuwe werkproces in gebruik genomen worden. Geplande periode: september 2008 Uitvoering door: projectleider (16 uur), projectmedewerker functioneel/applicatiebeheer Aleph (24 uur), projectmedewerker magazijnen & kluizen (32 uur), 8/36

9 projectmedewerker catalogiseren (24 uur) adviseur Digitale Diensten I&P (8 uur), UB ontwikkelaar (8 uur), externe ontwikkelaar (24 uur), afdeling magazijnen & kluizen (pm), en externe partijen: Leverancier elektronisch meetapparaat Pedak, Centrale I-groep Universiteit van Leiden Nazorg In de nazorgfase zal de evaluatie plaats vinden en kunnen vragen en problemen opgepakt worden die na de implementatie naar voren gekomen zijn. Geplande periode: oktober 2008 Uitvoering door: Projectleider (8 uur), projectmedewerker functioneel/applicatiebeheer Aleph (8 uur), projectmedewerker magazijnen & kluizen (8 uur), projectmedewerker catalogiseren (8 uur) externe ontwikkelaar (4 uur), afdeling magazijnen & kluizen (pm), 2.3 Resultaten Het project levert de volgende hoofdproducten voor de UB op, die elk in bijlage 1 Productbeschrijvingen nader gespecificeerd worden: Een werkproces dat de werkzaamheden binnen Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing op een eenvoudige en efficiënte wijze regelt. Een ruime, goed geoutilleerde en logisch geplaatste ruimte voor beschikbaar maken. Een eenduidige plaatsing van titels op formaat in het magazijn van de UB. Een hardware (PC en elektronisch meetapparaat) en software (Applicatie voor plaatsingscode en etiket) installatie (zie Bijlage 5 voor schema) die zorg draagt voor de productie van plaatsingscodes en etiketten voor titels die in het magazijn op formaat geplaatst worden. De Applicatie voor plaatsingscode en etiket heeft ook de mogelijkheid om handmatig plaatsingscodes in te voeren en die op etiketten te printen. Een vereenvoudiging in de invoer in het GGC, waarbij een deel van de invoer eerder in het proces, automatisch of niet gebeurt: Uitleencode wordt ingevoerd door vakreferenten of catalografen Instituutscode wordt ingevoerd door vakreferenten of catalografen Plaatsingscode wordt niet ingevoerd Stadium overgang gebeurt automatisch vanuit Aleph 2.4 Omvang Het project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing wordt geïmplementeerd in de Universiteitsbibliotheek Leiden. Na afronding van het project kunnen de mogelijkheden van gebruik van de nieuwe werkwijze op andere bibliotheeklocaties binnen de UL bekeken worden. Bij de keuze van technieken, apparatuur en materialen wordt rekening gehouden met de mogelijke betrokkenheid van de instituuts- en faculteitsbibliotheken. Een onderwerp dat nauw samenhangt met het huidige project is het vermeende probleem dat de magazijnen "vol" zijn, dit als gevolg van inefficiënt gebruik van de magazijnruimte. 9/36

10 Voor een beter ruimtegebruik in de magazijnen staan buiten het project Beschikbaar maken & magazijnplaatsing de volgende acties op stapel: Opvulling van gedeeltelijk lege planken en kasten: hiervoor is het noodzakelijk het huidige systeem van signatuurtoewijzing te handhaven, d.w.z. vast te houden aan het systeem van kast/planknummering plus doorgaan met de software die ook de dikte van boeken betreft bij de berekening van beschikbare ruimte Aanschuiven van geheel of gedeeltelijk gevulde kasten met eliminatie van lege kastnummers, zodat een aaneengesloten leeg blok ontstaat, waar t.z.t. met een nieuw, efficiënter en flexibeler systeem van signatuurtoewijzing gewerkt kan gaan worden (nummerus currens per formaat), waarbij o.a. de diktemeting en het invoeren in het systeem van beschikbare planken kan vervallen, evenals het extra werk voor nu onvermijdelijke vernummering wanneer iets niet meer past. Het project behelst geen her- of verplaatsing in de magazijnen van de UB Leiden. Ook zal er geen andere plaatsingssystematiek ingevoerd worden. Deze onderwerpen zijn onderdeel van het project Aanschuif collecties in magazijnen. 2.5 Randvoorwaarden & beperkingen De normale productie in het verwerken van de verworven banden blijft in de projectperiode op peil. Er kan gebruik gemaakt worden van een etiket dat goed hecht en goedgekeurd is door deskundigen binnen de UB. Dit project betreft niet de activiteiten die nodig zijn in het gesloten magazijn om de 'gereserveerde' lege ruimtes kwijt te raken, die zullen blijven bestaan wanneer op een vereenvoudigde plaatsingssystematiek wordt overgeschakeld. Hiervoor dient een afzonderlijk "aanschuifproject" te worden gedefinieerd. Bij het aanpassen van de werkprocessen en het herverdelen van taken moet rekening gehouden worden met het staande beleid binnen de UB, vooral moeten de administratieve taken voor vakreferenten beperkt blijven. 2.6 Relaties met andere projecten Aanpassing organisatie/inventarisatie werkprocessen (UB01) In het project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing worden nieuwe werkprocessen gecreëerd in aanvulling op de bestaande werkprocessen. Er is geen afhankelijkheid. Aleph upgrade en vervanging bibliotheekservers (UB22) Het project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing loopt (deels) tegelijk met dit project. De fase van het project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing waarin de nieuwe situatie in test wordt opgezet kan alleen doorgang vinden als een Aleph testomgeving beschikbaar is. Het project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing is afhankelijk van de voortgang in het project UB22. Ouf & Unicode De aanpassingen aan de invoer in het GGC werken door in de aanpassingen die in het project Ouf & Unicode aan de koppeling tussen het GGC en Aleph worden aangebracht. Evaluatie en herinrichting gebruik Aleph Het project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing gaat niet verder in op de inrichting en gebruik van Aleph, dit wordt aangepakt in het project Evaluatie en herinrichting gebruik Aleph. Er is geen afhankelijkheid. Herinrichting proces Bestellen & beschrijven In het project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing worden wijzigingen aangebracht in de werkprocessen bestellen & beschrijven. Er is geen afhankelijkheid. Project Aanschuiven collecties in magazijnen De applicatie die gemaakt wordt in het project Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing moet een verandering in de magazijnen zoals in het Aanschuifproject kunnen verwerken. 10/36

11 Inhuizing collecties van de Faculteit Letteren In de komende periode zal een verhuizing plaatsvinden van collecties van de Faculteit Letteren naar het magazijn van de UB. Deze collecties worden apart geplaatst. De nieuwe aanwas voor deze collecties zal mee gaan in de werkwijze voor het nieuw algemeen werk dat bij de UB binnen komt. Er is geen directe afhankelijkheid. 11/36

12 3 Initiële Business Case Het project zal bijdragen aan het realiseren (van delen) van de Missie van de Universiteitsbibliotheek Leiden: faciliteert onderwijs en onderzoek door middel van een klantgerichte en innovatieve dienstverlening En: De UB werkt op transparante, efficiënte en effectieve wijze 3.1 Redenen Visie Gestreefd wordt naar een inrichting van de Gang van het document waarbij de nadruk ligt op de stroom van informatie in plaats van volledige aandacht voor het item. Ook de inrichting van Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing als laatste onderdeel van de gang van het boek wordt in dit kader beschouwd Problemen Het huidige werkproces zoals de afdeling Magazijnen & Kluizen overgedragen heeft gekregen is gebaseerd op aannames uit het verleden. Vanwege het vele handwerk, de fysieke inrichting en ligging van de ruimte voor beschikbaar maken en de noodzaak om handelingen in Aleph en het GGC te verrichten kost het proces teveel tijd. De magazijnplaatsing van diverse collecties in eigen aparte kasten levert extra werk op en zorgt voor een inefficiënt gebruik van de magazijnruimte. 3.2 Aannames Ten behoeve van de Business Case zijn de volgende algemene aannames gedaan: Het plankklaar maken van titels wordt binnen de UB uitgevoerd; Het grootste deel van de aangeschafte boeken worden in het magazijn geplaatst op formaat. 3.3 Kosten De eenmalige kosten van het project zijn nader gespecificeerd in de projectplanning (zie paragraaf 5.5) en bedragen: Na afsluiting van het project moet rekening worden gehouden met jaarlijkse kosten van circa voor het onderhoudscontract voor het elektronisch meetapparaat. 3.4 Baten De te verwachten baten van het project zijn: De tijd dat de medewerkers van de afdeling Magazijnen & kluizen bezig zijn met het beschikbaar maken en plaatsen van de boeken wordt aanzienlijk gereduceerd. Korte beschrijving werkzaamheden: Meten: boek wordt gemeten, maten worden in applicatie ingevoerd waarin in een collectie in het magazijn wordt gekozen waarna de plaatsingscode wordt gegenereerd. Deze plaatsingscode wordt in boek geschreven. Sticker maken: op andere locatie wordt de plaatsingscode ingevoerd in de Applicatie voor plaatsingscode en etiket die gekoppeld is aan etiketprinter, die het etiket direct print. Stickers plakken: twee stickers worden op de rug of voorzijde van het boek geplakt. Stempelen: plaatsen van een stempel met het logo van de UB. Aleph: boek wordt beschikbaar gemaakt in Aleph GGC: boek wordt beschikbaar gemaakt in GGC 12/36

13 Uit de tijdmeting van de werkzaamheden bij de afhandeling van standaard boeken van verschillende collecties is gebleken welke tijd gemiddeld aan de volgende handelingen per boek wordt besteed: Werkzaamheden Meten 39 seconden Sticker maken 9 seconden Sticker plakken 11 seconden Stempelen 2 seconden Aleph 26 seconden GGC 20 seconden TOTAAL: 107 seconden In het nieuwe proces wordt het meten van boeken geautomatiseerd met een elektronisch meetapparaat. De plaatsingscode en etiket waarop die code staat worden vervolgens door een applicatie die informatie krijgt van het elektronisch meetapparaat automatische gecreëerd. Onderzocht wordt nog of de plaatsingscode ook geautomatiseerd geëxporteerd kan worden naar het catalogiseersysteem. Er wordt uitgegaan van de plaatsing van alle boeken in dezelfde reeks kasten, d.w.z. collecties worden niet meer in het magazijn in aparte kasten geplaatst. Door het gebruik van het elektronische meetapparaat en de uitgebreidere Applicatie voor plaatsingscode en etiket vallen de handmatige werkzaamheden voor het meten en maken van het etiket voor een belangrijk deel weg. De stempel is het belangrijkste eigendomskenmerk in de boeken van de UB. Dit kan niet weggelaten worden en kan ook niet vervangen worden door een vermelding op het etiket. Bekeken moet worden of er een goed alternatief is dat zonder extra handwerk uitgevoerd kan worden. De invoer in het GGC als onderdeel van het beschikbaar maken valt volledig weg. Deels worden de werkzaamheden op een eerder (en logischer) moment in de gang van het document uitgevoerd en deels wordt de invoer beperkt. De handelingen in Aleph worden beperkt. De hiergenoemde aanpassingen worden doorgevoerd voor nieuw te plaatsen materiaal in de magazijnen. Aanpassingen aan de opbouw van de plaatsingscode zijn in dit project niet voorzien. Korte beschrijving werkzaamheden: Meten: boek wordt op elektronisch meetapparaat gelegd, vervolgens geeft dit apparaat aan de Applicatie voor plaatsingscode en etiket de maten door, waardoor een plaatsingscode wordt gemaakt en direct op de etiketprinter uitgeprint op één sticker. De plaatsingscode wordt in boek geschreven, mogelijk wordt dit vervangen door het plakken van een tweede etiket in de binnenkant van het boek. Sticker plakken: de sticker wordt op de rug of voorzijde van het boek geplakt. Stempelen: plaatsen van een stempel met het logo van de UB. Streven is ernaar om deze handeling te laten vervallen. Aleph: boek wordt beschikbaar gemaakt in Aleph Geschatte tijd nodig voor de werkzaamheden: Werkzaamheden Meten & sticker maken 25 seconden Sticker plakken 9 seconden Stempelen 2 seconden Aleph 26 seconden TOTAAL: 62 seconden Bekeken moet worden hoe de werkzaamheden over de ruimte verdeeld kunnen worden. Op dit moment is er voor elke handeling een andere werkplek. Het streven is om de medewerkers de boeken direct op één plaats af te laten handelen. Tegenover de vermindering van handmatige werkzaamheden bij beschikbaar maken en de daarmee samenhangende tijdswinst moet aangetekend worden dat een deel van de invoer 13/36

14 (uitleencode en instituutscode) eerder in de gang van het document door andere medewerkers uitgevoerd wordt. Dit gebeurt echter op een min of meer logisch moment waardoor de extra tijd die dit kost zeer beperkt is. De locatie van de ruimte waarin het beschikbaar maken plaats vindt wordt opnieuw bekeken. Hierbij moet vooral gelet worden op de afstand tot de overige onderdelen van de Gang van het document voor het beschikbaar maken. Dit komt erop neer dat de ruimte voor het beschikbaar maken bij de ruimte voor het catalogiseren in de buurt moeten komen. Een ander aandachtspunt hierbij is de afstand van de ruimte voor beschikbaar maken tot de boekenlift, die afstand moet bij voorkeur zo klein mogelijk zijn. Op dit moment is de ruimte voor het beschikbaar maken ver weg van zowel het catalogiseren als de boekenlift, dit brengt onnodig veel transport met zich mee. 14/36

15 4 Organisatiestructuur 4.1 Projectorganisatie Voor de duur van het project wordt een tijdelijke organisatie opgezet: Project Board Senior user Josje Calff Hanno Lecher Executive Kurt de Belder Senior supplier Maarten Steenhuis Projectleider Errol Graf Project Support Project Team 4.2 Rollen en verantwoordelijkheden Hierna worden de verantwoordelijkheden van de diverse betrokken groepen algemeen toegelicht. Project Board De project board is eindverantwoordelijk voor het overall eindresultaat van het project en voor het ter beschikking stellen van mensen en middelen. De Project Board komt formeel alleen bij elkaar voor het bespreken van faseplanningen en uitzonderingsrapportages. Naam Rol Taken & verantwoordelijkheden Kurt de Belder Business Executive Projectverantwoordelijke, opdrachtgever en eigenaar van de Business Case. Beoordeelt het project in relatie met de bedrijfsdoelstelling, het bedrijfsrisico en het bedrijfsbelang. Josje Calff 1 Hanno Lecher Senior User Vertegenwoordiger van de groep gebruikers die gebruik zal gaan maken van de op te leveren producten van het project. Is verantwoordelijk voor het opstellen van de gebruikerseisen met bijbehorende kwaliteits- en acceptatiecriteria. Maarten Steenhuis Senior Supplier Levert benodigde menskracht, goederen en/of diensten voor het project. Is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de producten en de levering door de leverancier(s). 1 De rol van senior user wordt ingevuld door het hoofd van de sector Verwerving, Ontsluiting en Metadatabeheer. Josje Calff vervult deze functie ad interim. Zodra er een nieuw sectorhoofd is aangenomen zal die plaatsnemen in de stuurgroep. 15/36

16 De Project Board is ingesteld voor het totale cluster van projecten binnen het programma Gang van het document. (Zie document Gang van het Document) Naar aanleiding van de agenda kan de Project Board aangevuld worden met inhoudelijk deskundige medewerkers. Project Assurance Project Assurance is verantwoordelijk voor het monitoren van (kwaliteits)aspecten van het project en de opgeleverde producten, onafhankelijk van de Projectmanager. Project Assurance vergewist zich ervan dat het project conform de afspraken wordt beheerst en uitgevoerd. Project Assurance wordt uitgevoerd door de Project Board. Project Manager Naam Rol Taken & verantwoordelijkheden Errol Graf Project Manager De Project Manager krijgt van de Project Board de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de dagelijkse gang van zaken in het project. De Project Manager kan beslissingen nemen binnen de grenzen zoals aangegeven door de Project Board (tolerantie). De belangrijkste verantwoordelijkheid van de Project Manager is het zekerstellen dat het project de gewenste producten oplevert, binnen tijd, binnen budget en volgens de afgesproken kwaliteit. De Project Manager rapporteert aan de Project Board. PM Project Support Project Support ondersteunt de Project Manager technisch en administratief. Project Team Het Project Team is verantwoordelijk voor het opleveren van producten volgens de specificaties zoals aangegeven door de Project Manager. De Projectmedewerkers rapporteren aan de Project Manager. Naam Rol Taken & verantwoordelijkheden Hiltje de Vries projectmedewerker functioneel/applicatiebeheer Aleph onderzoekt, ontwerpt en realiseert de benodigde aanpassingen in het Aleph systeem en de koppeling tussen Aleph en GGC Leendert de Vink projectmedewerker magazijnen & kluizen werkt samen met het hoofd magazijnen & kluizen en de projectleider aan het nieuwe proces. De projectmedewerker schrijft handleidingen en geeft gebruikersinstructie aan betrokken bibliotheekmedewerkers Astrid Chaudron Projectmedewerker catalogiseren Werkt samen met de projectleider aan de aanpassing van het gebruik van het GGC en Aleph Lucas van Schaik Ontwikkelaar ontwerpt en realiseert een script voor de stadiumovergang in het GGC Adviseert het project vanuit zijn kennis van (de mogelijkheden van) het bestaande systeem Bas Vat Adviseur Digitale Diensten I&P Extern Ontwikkelaar ontwerpt en realiseert het Applicatie voor plaatsingscode en etiket. Dit is een voorlopige samenstelling van het project team, in de voorbereidingsfase van het project wordt in overleg met de sector- en afdelingshoofden het definitieve team vastgesteld. Voor de ontwikkelaar wordt voorgesteld om in samenwerking met de centrale I-groep van de Universiteit Leiden een externe medewerker aan te trekken. Hierbij is van belang dat rekening gehouden wordt met de werkwijze van de centrale I-groep en de inrichting van de medewerkerwerkplek, de Virtuele Universitaire Werkplek (VUW). 16/36

17 5 Initiële Projectplanning De projectplanning geeft aan welke acties wanneer door wie worden ondernomen en wat de bijbehorende kosten zijn. Deze planning kan gedurende de loop van het project aangepast worden op basis van ervaringen in het project en / of nieuwe gegevens. 5.1 Randvoorwaarden Aan de volgende randvoorwaarden dient te zijn voldaan om onderstaande planning te kunnen halen: benodigde hulpbronnen beschikbaar conform aanvraag; tijdige besluitvorming. 5.2 Externe afhankelijkheden Tijdige levering van aan te schaffen hardware; Beschikbaarheid van externe medewerkers. 5.3 Producten Voor het project zijn de volgende producten gedefinieerd. Een beschrijving van de op te leveren specialistische producten is opgenomen in Bijlage 1 Productbeschrijvingen. Management producten Project Initiation Document Aangepaste Projectplanning (indien nodig) Highlight Report Exception Report (indien nodig) End Project Report/Lessons Learned Report Communicatieplan Project Issue Log (indien nodig) Risk Log (indien nodig) Timesheet medewerkers Specialistische producten S01 Beschrijving werkproces Beschikbaar maken S02 Instructie werkproces Beschikbaar maken S03 Beschrijving werkproces GGC invoer S04 Instructie invoer GGC voor vakreferenten & catalografen S05 Impactanalyse bestaande systemen S06 GGC stadiumovergang S07 Elektronisch meetapparaat S08 Instructie gebruik elektronisch meetapparaat S09 Ontwerp etiket S10 Eisen Applicatie voor plaatsingscode en etiket S11 Ontwerp Applicatie voor plaatsingscode en etiket S12 Applicatie voor plaatsingscode en etiket S13 Instructie Applicatie voor plaatsingscode en etiket S14 Procedure Magazijnplaatsing S15 Beschrijving werkproces Magazijnplaatsing S16 Instructie werkproces Magazijnplaatsing S17 Zichtbaarheid magazijncollecties in catalogi De documenten van het projecten zijn opgeslagen in het elektronische projectarchief: J:\Workgroups\UB\UB-PROJECTEN\I-Projecten\3.Lopende projecten\2007-ub_18-catalogiseren anders\beschikbaar maken en Magazijnplaatsing 17/36

18 5.4 Planning aannames Voor het behalen van de planning zijn de volgende aannames gedaan: De mogelijkheid bestaat om de genoemde UB medewerkers vrij te maken voor dit project; De in te huren externe projectmedewerkers (Project Manager, Ontwikkelaar) zijn beschikbaar in de planningsperiode. 5.5 Projectplanning In Bijlage 2 is een grafische weergave opgenomen van de planning op projectniveau, waarbij de verschillende fasen van het project met hun doorlooptijd zijn weergegeven. In de planning kunnen als gevolg van opgedane ervaringen en nieuwe gegevens nog aanpassingen plaatsvinden. Samengevat: Fase Geplande Startdata Geplande Einddata Geplande Uren Doorlooptijd Voorbereiding weken 5 weken Ontwerp weken 11 weken Inrichting & test weken 22 weken Training weken 22 weken Implementatie weken 25 weken Nazorg weken 29 weken TOTAAL: 752 uur 29 weken 5.6 Benodigde Hulpbronnen Fase Wie Globaal vereiste Beschikbaarheid Tarief per uur 2 Voorbereiding Errol Graf 24 uur 85,00 Hiltje de Vries 8 uur 45,00 Leendert de Vink 8 uur 25,00 Astrid Chaudron 8 uur 30,00 Bas Vat 4 uur 50,00 Ontwerp Errol Graf 40 uur 85,00 Hiltje de Vries 36 uur 45,00 Leendert de Vink 32 uur 25,00 Astrid Chaudron 24 uur 30,00 Bas Vat 16 uur 50,00 Lucas van Schaik 8 uur 45,00 Externe ontwikkelaar 40 uur 90,00 Inrichting & test Errol Graf 40 uur 85,00 Hiltje de Vries 32 uur 45,00 Leendert de Vink 32 uur 25,00 Astrid Chaudron 24 uur 30,00 Bas Vat 16 uur 50,00 Lucas van Schaik 24 uur 45,00 Externe ontwikkelaar 60 uur 90,00 Training Errol Graf 8 uur 85,00 Leendert de Vink 32 uur 25,00 Astrid Chaudron 64 uur 30,00 Implementatie Errol Graf 16 uur 85,00 Hiltje de Vries 24 uur 45,00 Leendert de Vink 32 uur 25,00 Astrid Chaudron 24 uur 30,00 Bas Vat 8 uur 50,00 Lucas van Schaik 8 uur 45,00 Externe ontwikkelaar 24 uur 90,00 Doorlooptijd cumulatief 2 Tarieven van de externe projectleider en ontwikkelaar zijn inclusief 19% BTW. De tarieven van de UB medewerkers zijn de interne tarieven zoals die staan in het overzicht Tarievenlijst 2007 Universiteitsbibliotheek. 18/36

19 Nazorg Errol Graf 8 uur 85,00 Hiltje de Vries 8 uur 45,00 Leendert de Vink 8 uur 25,00 Astrid Chaudron 8 uur 30,00 Externe ontwikkelaar 4 uur 90, Kosten De eenmalige kosten voor de uitvoering van het project zijn gebaseerd op schattingen die zijn gemaakt aan de hand van productbeschrijvingen: Fase Kosten uren Kosten uren Overige kosten Totaal Externen UB medewerkers Voorbereiding Ontwerp Inrichting & test Training Implementatie Nazorg Diversen De kosten van Errol Graf en de externe ontwikkelaar zijn opgenomen in de kolom Kosten uren externen. Voor het meetapparaat wordt een onderhoudscontract afgesloten, dit kost jaarlijks ca 15% van de aanschaf, /36

20 6 Beheersingsmechanismen Hierna wordt aangegeven welke mechanismen worden toegepast om te waarborgen dat het project beheersbaar blijft. 6.1 Toleranties Tijdens de uitvoering van het project controleert de Projectmanager regelmatig de voortgang. Indien de afwijking van de plannen naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie, wordt daarover apart gerapporteerd aan de Project Board. De tolerantie op projectniveau is als volgt gedefinieerd: doorlooptijd plus of min 15%; kosten plus of min 15%. Per fase kunnen afwijkende toleranties worden opgenomen in de faseplanningen, afhankelijk van de omvang en impact van risico s. 6.2 Voortgangsrapportage Er zijn drie soorten voortgangsrapportages van de Projectmanager aan de Project Board: Highlight Report - reguliere voortgangsrapportage, kwalitatief en kwantitatief; Exception Report - rapportage indien de tolerantiegrenzen van het project of de fase in tijd en/of geld dreigen te worden overschreden; End Stage Report - terugblik op afgelopen fase (evaluatie) en vooruitblik op eerstkomende fase (faseplanning). 6.3 Tijd- en kostenrapportages Om de Projectmanager te voorzien van stuurinformatie en in staat te stellen voortgangsrapportages op te stellen is het noodzakelijk dat projectmedewerkers regelmatig de bestede tijd, de nog te besteden tijd en de verwachte opleverdatum van de diverse producten rapporteren. Daarnaast dienen degenen die verantwoordelijk zijn voor extern in te kopen (deel-) producten, voorziene afwijkingen van geplande kosten en definitieve kosten direct te melden aan de Projectmanager. 6.4 Kwaliteitsrapportages De verantwoordelijken voor kwaliteitscontrole rapporteren aan de Projectmanager over de voortgang en resultaten van kwaliteitscontroles, conform de daarvoor geldende procedures. De resultaten worden in elk End Stage Report vermeld. 6.5 Uitzonderingsprocedure ( Management by Exception ) De uitzonderingsprocedure treedt in werking als van een fase of van het project verwacht wordt dat het niet binnen de afgesproken tolerantiegrenzen ten aanzien van tijd en geld blijft. Zodra de Projectmanager dit op basis van aangeleverde informatie verwacht, meldt de Project Manager dit in een Exception Report aan de Project Board. In onderling overleg wordt de aanleiding en oorzaak besproken. Daarna wordt besloten tot één van de volgende situaties: de Project Board treft maatregelen ter voorkoming/opheffing van de aanleiding; de Project Board besluit geen actie te ondernemen, omdat het denkt dat de overschrijding van de tolerantie niet plaats zal vinden; de toleranties voor de fase worden verruimd; er worden concessies gedaan ten aanzien van tijd, geld, kwaliteit of omvang van het op te leveren resultaat (bereik). De eerste drie situaties worden vermeld in het eerstvolgende Highlight Report. De laatste situatie kan op verzoek van de Project Board leiden tot het opstellen van een Exception Plan met alternatieven voor de aanpak van het vervolg van het project en aangepaste planningen. 20/36

21 7 Projectrisico s De volgende tabel geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende bedreigingen ten aanzien van het project met voorgestelde tegenmaatregelen, de kans van optreden en de mate van negatief effect op het project (aangegeven op een schaal van 1 tot 5) 3. De laatste kolom geeft het risico aan (kans*effect). Op deze wijze kan gefundeerd worden afgewogen welke bedreigingen de meeste aandacht of hulpbronnen verdienen. Tijdens het project wordt deze lijst voortdurend bijgehouden in een Logboek risico s, met een uitgebreidere beschrijving van de risico s. Toevoeging van bedreigingen of andere wijzigingen worden vermeld in het eerstvolgende Highlight Report. Bedreiging Tegenmaatregel Kans Effect Risico Compatibiliteitsproblemen met de VUW-omgeving Aansturing etiketprinter lukt niet vanuit nieuwe applicatie Levering meetapparaat te laat Aanpassingen GGC zijn te omvangrijk of hebben een te grote impact op de bestaande situatie Projectmedewerkers niet beschikbaar a. I-groep betrekken bij de inrichting, programmeur met kennis van VUWomgeving aantrekken. b. de infrastructuur voor de applicatie als stand-alone systeem opzetten Alternatieve hardware Aanpassing planning De aanpassingen worden later doorgevoerd in het project waarin het gebruik van Aleph en het GGC aangepast wordt. a. Aanpassing planning b. externe medewerkers inhuren = kleine kans of gering effect, 5 = grote kans of groot effect, het risico krijgt een waarde tussen 0 en 25. Vanaf de waarde 12 wordt het risico zodanig dat extra aandacht besteedt moet worden aan de tegenmaatregelen. 21/36

22 Bijlage 1 Productbeschrijvingen S01 Beschrijving werkproces Beschikbaar maken S02 Doel S03 Doel Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Vernieuwing werkwijze beschikbaar maken Beschrijving in woorden aangevuld met stroomdiagrammen Beschrijving huidige werkwijze, overleg met medewerkers Word document met Visio diagrammen Errol Graf Duidelijk, efficiënt Bas Vat, Maarten Steenhuis Ontwerp Moet af zijn voor alle vervolgstappen en producten De huidige invoer van studiezaal signaturen gebeurt door de vakreferenten in het GGC. Wanneer de signatuur niet meer in het GGC geplaatst wordt moet dit aangepast worden. De verplaatsingen vanuit de open opstelling en vanuit de decentrale bibliotheken moeten in het werkproces passen. Instructie werkproces Beschikbaar maken Uitleg van de nieuwe werkwijze voor de medewerkers van de afdeling Magazijnen & kluizen Beschrijving Beschrijving nieuwe werkwijze met diagrammen Word document Leendert de Vink (&Rob Buijing, hoofd Magazijnen & kluizen) Duidelijk, eenvoudig, volledig Errol Graf Training Moet af zijn voor de ingebruikname van het nieuwe werkproces - Beschrijving werkproces GGC invoer Vereenvoudiging GGC invoer door signaturen/plaatsingscodes niet in GGC in te voeren GGC invoer van instituutscode en uitleencode eerder in de gang van het document plaatsen, d.w.z. bij vakreferenten en catalografen Beschrijving in woorden aangevuld met stroomdiagrammen Beschrijving huidige werkwijze, overleg met medewerkers Word document met Visio diagrammen Astrid Chaudron, Errol Graf Duidelijk, efficiënt, volledig Bas Vat, Maarten Steenhuis Ontwerp Moet af zijn voor alle vervolgstappen en producten 22/36

23 Eventuele productie aanwijzingen S04 Doel S05 Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen De huidige invoer van studiezaal signaturen gebeurt door de vakreferenten in het GGC. Wanneer de signatuur niet meer in het GGC geplaatst wordt moet dit aangepast worden. De aanpassing aan de GGC invoer geldt ook voor de lokale bibliotheken, bij het maken van de beschrijving moet hiermee rekening gehouden worden. Instructie invoer GGC voor vakreferenten & catalografen Uitleg van de aangepaste GGC invoer voor de vakreferenten & catalografen Beschrijving Beschrijving nieuwe werkwijze met diagrammen Word document Astrid Chaudron Duidelijk, eenvoudig, volledig Errol Graf Training Moet af zijn voor de ingebruikname van het nieuwe werkproces De instructie is ook voor de medewerkers van de lokale bibliotheken. Impactanalyse bestaande systemen Nagaan wat het effect is van de invoering van de nieuwe werkwijze van Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing op de bestaande systemen en de koppeling tussen de bestaande systemen. Beschrijving Beschrijving Word document Hiltje de Vries, Errol Graf, Bas Vat Duidelijk, volledig Maarten Steenhuis Ontwerp De impactanalyse is van belang voor de aanpassingen die gedaan moeten worden aan het GGC en Aleph om de nieuwe werkwijze in te voeren. Vanwege het wegvallen van de signatuur/plaatsingscode in het GGC moeten de OUF tabellen aangepast worden. Het gevolg van de andere vorm en betekenis van de signatuur in de systemen moet nagegaan worden. Onderzocht moet worden wat te doen met meerdere exemplaarblokken in een titel als de signatuur/plaatsingscode niet meer in het GGC geplaatst wordt. Vooral bij mutatie van één van de exemplaarblokken. In het GGC zal niet meer op signatuur/plaatsingscode gezocht kunnen worden. Wanneer signatuur/plaatsingscode niet meer in het GGC geplaatst wordt, ontstaan lege holding records in Aleph. Hoe gaan we met deze holding records in Aleph om? De signatuur/plaatsingscode van tijdschriften heeft een andere 23/36

24 betekenis dan die van de boeken. Nagaan of dit goed gaat. De aanvraagbonnen worden op printers geprint die gekoppeld zijn aan collecties. Wanneer de plaats van collecties verandert of als collecties niet meer bij elkaar geplaatst worden heeft dit gevolgen voor de keuze van de printers. Hier moet een oplossing voor gevonden worden. Wat is het gevolg van de veranderingen voor bestaande exemplaarblokken die gemuteerd worden? Wat is het gevolg van de veranderingen bij verplaatsingen van bestaande exemplaarblokken? Wat zijn de gevolgen voor het IBL verkeer na de voorgestelde aanpassingen in het GGC? Moeten dan alle NCC aanvragen in Aleph opgezocht worden en hoeveel tijd neemt dat in beslag? De aanpassingen in het GGC hebben een impact op andere projecten onder andere OUF & Unicode. S06 Geautomatiseerde GGC stadiumovergang S07 Elektronisch meetapparaat Doel Vereenvoudiging GGC invoer door automatisering van de stadiumovergang in het GGC Samenstelling Nnb Bronnen - Uiterlijk en formaat Nnb Verantwoordelijke Hiltje de Vries, Lucas van Schaik Kwaliteitscriteria Applicatie moet van maandag tot en met vrijdag elke nacht draaien Kwaliteitsverantwoordelijke Bas Vat, Errol Graf Projectfase Inrichting & Test Relaties met andere - producten Eventuele productie Automatisering van de stadiumovergang in het GGC waardoor aanwijzingen de titel voor IBL in NCC beschikbaar is. In Aleph wordt elke nacht bekeken welke titels klaar zijn voor uitleen, vervolgens wordt in het GGC bij deze titels het laatste stadium gezet. Als alternatief kan gekeken worden naar de mogelijkheid om de stadiumovergang met het invoeren van het signatuur te laten plaats vinden. Tevens kan bekeken worden of de stadiumovergang op een eerder moment handmatig gedaan kan worden. Doel Vereenvoudiging meten boeken die op formaat in magazijn geplaatst worden Samenstelling - Bronnen In gebruik door UB-UvA Uiterlijk en formaat Hardware Verantwoordelijke Errol Graf Kwaliteitscriteria Werkend, goed geïnstalleerd Kwaliteitsverantwoordelijke Maarten Steenhuis, Rob Buijing Projectfase Ontwerp Relaties met andere Moet af zijn voor de instructie gebruik elektronisch 24/36

25 producten Eventuele productie aanwijzingen S08 S09 Doel S10 Doel Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen meetapparaat (S08) - Instructie gebruik elektronisch meetapparaat Uitleg gebruik elektronisch meetapparaat Beschrijving in woorden Bijgeleverde handleiding Word document Leendert de Vink (& Rob Buijing, hoofd Magazijnen & kluizen) Duidelijk, eenvoudig, volledig Errol Graf Training Moet af zijn voor in gebruik name meetapparaat - Ontwerp etiket Vereenvoudiging werkzaamheden etiketteren, vermindering werkzaamheden, alle informatie op één etiket Beschrijving nieuw etiket en voorbeeld Beschrijving nieuwe werkwijze, overleg met medewerkers Word document en voorbeeldetiketten Leendert de Vink (& Rob Buijing, hoofd Magazijnen & kluizen) Duidelijk, volledig Errol Graf Ontwerp Moet af zijn voor eisen aan Applicatie voor plaatsingscode en etiket (S10) Te gebruiken etiket moet goed hechten en goedgekeurd zijn door de deskundigen binnen de UB. Etiket moet geprint worden op bestaande etiketprinters. Eisen Applicatie voor plaatsingscode en etiket Beschrijving van alle eisen waaraan de Applicatie voor plaatsingscode en etiket moet voldoen Beschrijving in woorden Interviews met medewerkers Word document met Visio diagrammen Leendert de Vink (&Rob Buijing, hoofd Magazijnen & kluizen) Volledig Bas Vat, Errol Graf Ontwerp Moet af zijn voor het ontwerp Applicatie voor plaatsingscode en etiket (S11) Al bekende eisen: Printen van etiket Koppeling met Aleph, mogelijke link is de barcode 25/36

26 Handmatige invoer voor printen etiket Mogelijkheid om handmatige invoer voor printen etiket vanaf meerdere werkplekken te doen Mogelijkheid om met meerdere formaten van plaatsingscodes te werken Mogelijkheid om alle kastruimte in applicatie op te nemen Mogelijkheid om overzichten van het ruimtegebruik te maken Mogelijkheid om verhuisacties uit te voeren Mogelijkheid om halfvolle planken te vullen Mogelijkheid om database via netwerk op andere locaties te gebruiken Mogelijkheid om hetzelfde etiket twee keer te printen (voor binnenzijde boek) S11 Doel S12 Doel Samenstelling Bronnen Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Ontwerp Applicatie voor plaatsingscode en etiket Bouw van de applicatie voor genereren van plaatsingscode, etiketten en input in Aleph Beschrijving in woorden aangevuld met stroomdiagrammen Beschrijving nieuwe werkwijze, overleg met medewerkers Word document Ontwikkelaar Duidelijk, efficiënt Bas Vat, Errol Graf Ontwerp Moet af zijn voordat de Applicatie voor plaatsingscode en etiket (S12) gebouwd kan worden - Applicatie voor plaatsingscode en etiket Automatisering handwerk bij het maken van de plaatsingscode en het bijbehorende etiket en de invoer in Aleph. Middel om ruimtegebruik te organiseren. Applicatie geschreven in een moderne programmeertaal met een onderliggende database Beschrijving nieuwe werkwijze beschikbaar maken, interviews met medewerkers PC applicatie Ontwikkelaar Duidelijk, efficiënt Bas Vat, Errol Graf, Leendert de Vink (&Rob Buijing, hoofd Magazijnen & kluizen) Inrichting & Test Afhankelijk van beschrijving nieuw werkproces beschikbaar maken (S01) Applicatie voor plaatsingscode en etiket moet in staat zijn om ook via handmatige invoer etiketten te produceren. Het moet mogelijk zijn om andere formaten van plaatsingscodes in te kunnen voeren. De Applicatie voor plaatsingscode en etiket moet overweg kunnen met nieuw in te voeren plaatsingsmethoden. 26/36

27 S13 Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke S14 Doel S15 Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Instructie Applicatie voor plaatsingscode en etiket Uitleg gebruik Applicatie voor plaatsingscode en etiket Beschrijving in woorden aangevuld met stroomdiagrammen Beschrijving huidige werkwijze, overleg met medewerkers Word document met Visio diagrammen Leendert de Vink (& Rob Buijing, hoofd Magazijnen & kluizen) i.s.m. ontwikkelaar Duidelijk, eenvoudig, volledig Errol Graf Training Moet af zijn voor in gebruik name Applicatie voor plaatsingscode en etiket - Procedure Magazijnplaatsing Beschrijving van de methode waarop geplaatst wordt in het magazijn Beschrijving in woorden aangevuld met stroomdiagrammen Beschrijving huidige werkwijze, overleg met medewerkers Word document met Visio diagrammen Errol Graf Duidelijk, efficiënt Maarten Steenhuis, Josje Calff, Kees Konings Ontwerp Moet af zijn voor Impactanalyse (S05) Aandachtspunten: Wat wordt geplaatst Waar wordt geplaatst Wat wordt apart geplaatst Welke formaten worden onderscheiden Inhuizing collecties van andere bibliotheeklocaties Uitvoerbaarheid in systemen, bijv. gebruik magazijnprinters Beschrijving werkproces Magazijnplaatsing Vernieuwing werkwijze magazijnplaatsing Beschrijving in woorden aangevuld met stroomdiagrammen Beschrijving huidige werkwijze, overleg met medewerkers Word document met Visio diagrammen Errol Graf Duidelijk, efficiënt Kees Konings Ontwerp Moet af zijn voor Instructie werkproces Magazijnplaatsing (S16) 27/36

28 Eventuele productie aanwijzingen S16 S17 - Instructie werkproces Magazijnplaatsing Uitleg werkwijze magazijnplaatsing Beschrijving in woorden aangevuld met stroomdiagrammen Beschrijving huidige werkwijze, overleg met medewerkers Word document met Visio diagrammen Errol Graf Duidelijk, eenvoudig, volledig Stuurgroep Training Moet af zijn voor trainingsfase - Zichtbaarheid magazijncollecties in catalogi Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Doel Mogelijkheid om collecties in het magazijn als collecties in U- CAT, Picarta, NCC en Worldcat te tonen Samenstelling Beschrijving in woorden aangevuld met stroomdiagrammen Bronnen Overleg met medewerkers Uiterlijk en formaat Word document Verantwoordelijke Bas Vat, Astrid Chaudron, Errol Graf Kwaliteitscriteria Duidelijk, eenvoudig, volledig Kwaliteitsverantwoordelijke Maarten Steenhuis Projectfase Ontwerp Relaties met andere Moet af zijn voor Impactanalyse (S05) producten Eventuele productie aanwijzingen Collecties kunnen wellicht als sublibrary of collection in Aleph opgenomen worden. 28/36

29 Bijlage 2 Projectplanning (indicatief) ID Task Name Start Finish 1 Voorbereiding Ontwerp Beschrijving werkproces Beschikbaar maken Beschrijving werkproces GGC invoer Impactanalyse bestaande systemen Elektronisch meetapparaat Ontwerp etiket Eisen Applicatie voor plaatsingscode en etiket Ontwerp Applicatie voor plaatsingscode en etiket Procedure Magazijnplaatsing Beschrijving werkproces Magazijnplaatsing Inrichting & test Aanpassingen bestaande systemen in testomgeving GGC stadiumovergang in testomgeving Applicatie voor plaatsingscode en etiket Test Training Instructie werkproces Beschikbaar maken Instructie invoer GGC voor vakreferenten & catalografen Instructie gebruik elektronisch meetapparaat Instructie Applicatie voor plaatsingscode en etiket Instructie werkproces Magazijnplaatsing Implementatie Aanpassingen bestaande systemen in productieomgeving GGC stadiumovergang in productieomgeving Applicatie voor plaatsingscode en etiket in productieomgeving Ingebruikname Nazorg April May June July August September October 29/36

30 Bijlage 3 Huidig proces Beschikbaar maken & Magazijnplaatsing Boeken ophalen bij catalogiseren Kast D1 afgecatalogiseerd met stadiumcode D plank S&S naast kast C2 kast met verplaatsingen Kranten en tijdschriften ophalen bij acquisitie Beschikbaar maken Huidig proces EG/LV Sorteren Er is een categorie 'spoed': deze boeken worden in de meeste gevallen door het team Beschikbaar maken afgehandeld terwijl de vakreferent er op wacht. Dit komt een aantal keer per week voor. Monografieën arboeken, tijdschriften met geleidebon Voor andere bibliotheeklocaties m.n. Archeol., Kunstgesch., Kern (in boek geschreven door Acquisitie) stempel boek op titelpagina voor UB/ UL Transport naar bibliotheken Voor studiezalen Plaatsingscode al toegekend? (in boek geschreven) Beschikbaar maken vervolg 2 Zie volgende pagina kies soort sticker Kies studiezaal-code en print plak sticker met kastnummer boven op rug boek Naar vakreferent voor plaatsingscode Voor BC Plaatsingscode al toegekend? (in boek geschreven) Beschikbaar maken vervolg 2 Zie volgende pagina kies soort sticker Kies BC afdeling en print plak sticker met kastnummer boven op rug boek Naar BC voor plaatsingscode Plaatsingscode al toegekend? (in boek geschreven) Beschikbaar maken vervolg 1 Zie volgende pagina Beschikbaar maken vervolg 2 Zie volgende pagina Tijdschriften losse afleveringen stempel op titelpagina voor UB of MNL beveiliging op laatste bladzijde naar open opstelling of gesloten magazijn CD s Naar gesloten magazijn 30/36

31 1 omslagen eraf halen en weggooien Beschikbaar maken Vervolg huidig proces EG/LV Plaatsingscode toekennen Hoogte en dikte meten Collectie kiezen Maten invoeren in Excel sheet Excel sheet levert plaatsingcode Plaatsingscode in boek schrijven Boek in kast voor verwerking in Aleph en GGC 2 band beschikbaar maken in Aleph Titel zoeken via scannen zebra Item proces status leegmaken (was SU) Collection invullen: gedeelte magazijn studiezaal Collection no. Type invullen: 4 voor gesloten magazijn 8 voor de rest Collection no. invullen (plaatsingsnummer) Update om te bewaren band beschikbaar maken in GGC In Aleph: Klik op 2. overview In Aleph: Klik op HOL UBGM In Aleph: Dubbelklik PPN om te selecteren In Aleph: Kopieer PPN Alt-TAB naar GGC In WinIBW: tik z ppn <ctrl-v>;m In WinIBW: In kmc 7001 verwijder datum en verander d in k In WinIBW: Maak kmc 7100 leeg f i) In WinIBW: Voer in kmc 7100 het plaatsingsnummer (signatuur) in In WinIBW: Enter om te bewaren Titel op stempeltafel Stickeren en stempelen kies soort sticker voer kastnummer in en druk enter voer volgnummer in en druk enter plak sticker met kastnummer boven op rug boek plak sticker met volgnummer onder op rug boek stempel boek op titelpagina voor UB/ UL Urgent Transport Magazijn Studiezalen Magazijn Vakreferent Monografieën en tijdschriften (met geleidebon) van ISIMUB krijgen extra sticker boven kastnummersticker BC BC Categorie boeken met een gele strook met de aanduiding urgent afkomstig van vakreferent. Dit betekent dat bij bestellen al bekend is dat het boek snel nodig is. In voorkomende gevallen staat ook de naam van de vrager op de strook, anders behoeft het boek geen aparte afhandeling. 31/36

32 Van Beschikbaar maken naar magazijn De afvoer van decentrale bibliotheken en open opstelling UB valt hieronder Magazijn plaatsing Bestaand proces EG/PA Algemeen werk Op formaat geplaatst in algemene kasten Maatschappij der Nederlandse Letteren Op formaat geplaatst in aparte MNL kasten 8000 nummers, oosters werk Op formaat geplaatst in aparte 8000 kasten ISIM Op formaat geplaatst in aparte ISIM kasten Wallon Op formaat geplaatst in aparte Wallon kasten Nederlands Hervormde Kerk Niet op formaat geplaatst in aparte NHK kasten SEMREM Chronologisch geplaatst in aparte SEMREM kasten Dit geldt voor reeds aanwezige geschenken en geschenken waarbij bijeen plastsing vereist is. Nieuwe geschenken worden behandeld als algemeen werk. Geschenken Chronologisch geplaatst in aparte kasten Oude drukken Op onderwerp geplaatst in aparte kasten & kluis Aparte formaten Op onderwerp geplaatst in aparte kasten 32/36

33 Bijlage 4 Nieuw proces Plaatsen Voor het nieuwe proces zal de term Plaatsen gebruikt worden. Hieronder worden de aanpassingen per onderdeel beschreven. De belangrijkste wijzigingen in het beschikbaar maken zijn: Gestreefd wordt naar een eenduidige afhandeling voor al het materiaal, dat wil zeggen dat er gestreefd wordt naar zo min mogelijk afwijkingen. De etiketapplicatie bepaald aan de hand van de maten de plaatsingscode, slaat deze code op in een bestand en print het etiket vervolgens uit. Onderzocht moet worden welke mogelijkheden er zijn om de plaatsingscode direct in te voeren in Aleph. Op elke boek komt één gestandaardiseerd etiket met de plaatsingscode. Onderzocht wordt of een tweede etiket aan de binnenkant geplakt kan worden ter vervanging van de handgeschreven plaatsingscode. Aanpassingen aan de invoer in het GGC: Invoer in het GGC van de uitleencode en de instituutscode worden gedaan door de vakreferent. De plaatsingscode wordt niet ingevoerd in het GGC. De stadiumovergang in het GGC gebeurt automatisch vanuit Aleph. Het resultaat van de aanpassingen in de invoer in het GGC is dat alles dat om het fysieke boek gaat in Aleph wordt beschreven/afgehandeld. De handelingen in Aleph worden alleen nog uitgevoerd voor boeken waarvan geen plaatsingscode bekend is. Voor de BC- en studiezaalboeken worden de handelingen in Aleph uitgevoerd door Catalogiseren. De belangrijkste wijzigingen bij de magazijnplaatsing zijn: Uitgangspunt is dat alle magazijncollecties op formaat geplaatst worden in de algemene kasten. Dit betekent dat de volgende collecties niet meer in aparte kasten geplaatst worden: Afvoer van decentrale bibliotheken Afvoer open opstelling UB Maatschappij der Nederlandse Letteren 8000 nummers, oosters werk ISIM Wallon Nieuwe geschenken Dit betekent dat de volgende collecties ook op formaat in de algemene kasten geplaatst worden: Nederlands Hervormde Kerk SEMREM In de catalogus zal de herkomst van de titels opgenomen worden zodat de verschillende collecties in de catalogus duidelijk te onderscheiden zijn. 33/36

34 34/36

35 CONCEPT Plaatsen EG/RB/LV Van Beschikbaar maken naar magazijn Uitgangspunt: Zoveel mogelijk magazijncollecties worden op formaat geplaatst, in dezelfde algemene kasten. Collecties: Afvoer van decentrale bibliotheken Afvoer open opstelling UB Maatschappij der Nederlandse Letteren Nederlands Hervormde Kerk 8000 nummers, oosters werk ISIM Nieuwe geschenken Nederlands Hervormde Kerk (nog niet op formaat geplaatst) SEMREM (nog niet op formaat geplaatst) Algemeen werk Op formaat geplaatst in algemene kasten Dit geldt voor reeds aanwezige geschenken en geschenken die als geheel bijeen moeten blijven. Nieuwe geschenken worden behandeld als algemeen werk. Geschenken Chronologisch geplaatst in aparte kasten De plaatsing van oude drukken gebeurt door BC medewerkers Oude drukken Geplaatst in aparte kasten & kluis Aparte formaten Chronologisch geplaatst in aparte kasten Legenda 35/36

36 Bijlage 5 Infrastructuur Applicatie voor plaatsingscode en etiket Stadiumovergang in GGC aangestuurd vanuit Aleph (script/sru-koppeling/anders) Infrastructuur Applicatie voor plaatsingscode en etiket MS/EG OUF-koppeling Wanneer in de toekomst het genereren en toekennen van een plaatsingscode in Aleph gebeurt wordt deze aan de applicatie doorgegeven. De applicatie is gekoppeld aan Aleph en exporteert de plaatsingscode. Plaatsingscode Applicatie Hoogte en breedte van het boek De applicatie draait op een PC, waaraan de etiketprinter en het meetapparaat zijn gekoppeld. De applicatie krijgt maten door van het meetapparaat en genereert op basis hiervan en van informatie over het magazijn een plaatsingscode. Ook kan handmatig een plaatsingscode ingevoerd worden. De applicatie print de plaatsingscode op de etiketprinter Meetapparaat Etiketprinter 36/36