PROJECT INITIATIE DOCUMENT. Project GetConnected Verhuisdieren. Project: GetConnected VHD Versie: 2.0

Transcriptie

1 PROJECT INITIATIE DOCUMENT Project GetConnected Verhuisdieren Opdrachtgever: Femke Pasquino-de Harde Bestandsnaam: PID_409 Project: GetConnected VHD Versie: 2.0 Auteur: VHD409 Datum:

2 Document eigenschappen Historie Versie Datum Veranderingen (concept/definitief) Opdrachtgever Auteur(s) Definitief F. Pasquino-de Harde Joey Fiege Goedkeuring Dit document heeft de volgende goedkeuringen nodig. Getekende goedkeuringsformulieren worden opgeslagen in de Managementsectie van het projectarchief. Naam Rol Handtekening Datum document Versie Douwe van der Meer Project Leider 2.0 2

3 Managementsamenvatting Het project wat wij, team 409, gaan uitvoeren is het ontwikkelen van een mobiele website voor Verhuisdieren. Verhuisdieren is een website die niet alleen dieren matcht die herplaatst moeten worden, ook is Verhuisdieren er voor dieren die een verzorger zoeken omdat hun baasje tijdgebrek heeft of een logeeradres zoeken voor een vaste periode. Met dit document willen wij Femke Pasquino-de Harde informeren over hoe de mobiele website tot stand zal komen en welke deel opdrachten wij daarbij zullen opleveren. Ook alle andere zaken die hierbij van belang zijn kunnen worden terug gevonden in dit document. Als uiteindelijke product leveren wij een mobiele website op. De mobiele website zal bestaan uit verschillende functies. Wat er verwacht kan worden is dat de mobiele website bijna een exacte kopie van de originele website zal zijn. Mensen kunnen een dier plaatsen, een dier zoeken,, de blogs lezen, informatie opzoeken en zelfs registreren. Met dit resultaat kan Verhuisdieren zich uitbreiden en meer mensen trekken omdat het mobiel toegankelijk is. Naast de mobiele website leveren wij nog een aantal opdrachten op: 1. Widget 2. Facebook App 3. Functie dat gematchste dieren op de Facebook pagina van Verhuisdieren worden geplaatst In dit document wordt de gang van zaken in ons project beschreven met de volgende onderwerpen; projectdefinitie, de business case, projectorganisatie, projectplan en de beheersinstrumenten. Ook staan de productomschrijvingen achterin het document en wordt alles aangevuld met duidelijke bijlagen. Een kleine planning laat zien wanneer alle producten opgeleverd worden. Product Oplever datum Kosten Proof of Concept 2 april Proof of Concept Presentatie 2 april Alpha Product 14 mei Test Approch 10 mei Class Diagram 10 mei User manual 10 mei Final Report 7 juni Beta Product 11 juni

4 Inhoudsopgave Document eigenschappen... 2 Historie... 2 Goedkeuring... 2 Managementsamenvatting Inleiding Gebruik van de PRINCE2 projectmanagementmethode Doel van dit document Opbouw van het document Projectdefinitie Achtergrond Projectdoelstellingen Projectresultaat Scope & afbakening Randvoorwaarden & aannames Relaties met andere projecten Projectaanpak Business Case Redenen om te starten met het project Alternatieven Voordelen Nadelen Kosten Investeringsanalyse Projectorganisatie Organigram Rollen & verantwoordelijkheden Projectplan Plan aannames Gantt-chart Productdecompositiestructuur Productstroomdiagram Activiteitenplanning Overzicht benodigde middelen Productbeschrijvingen Beheersinstrumenten Toleranties Risicomanagement Uitzonderingsprocedure Voortgangsrapportages Bijlage 1. Grafische Projectplanning Bijlage 2. Productdecompositiestructuur Bijlage 3. Productstroomdiagram Bijlage 4. Activiteitenplanning Bijlage 5. Productbeschrijvingen

5 1. Inleiding 1.1 Gebruik van de PRINCE2 projectmanagementmethode Een project initiatie document, vanaf nu PID, is een onderdeel van de projectmanagementmethode PRINCE2. Dit is een zeer gestructureerde methode geschikt voor alle type projecten wat zich vooral richt op de besturing en organisatie van het project en het management. Het gebruik van PRINCE2 resulteert in minder kosten, minder tijdverlies, flexibiliteit en garandeert kwaliteit door middel van een standaard structuur. PRINCE2 maakt gecontroleerd gebruik van de mogelijkheid om eventuele risico s sneller maar vooral beter te beheren en onverwachte veranderingen minimaal te houden. 1.2 Doel van dit document In het PID staan de afspraken en planning die gemaakt zijn tussen team 409 en Femke Pasquine-de Harde. Het is de bijbel van dit project, we refereren steeds terug op dit document om te kijken wat de afspraken zijn. Het is duidelijk wat wij wel én wat wij niet doen, het is duidelijk wat wij wanneer doen en het is duidelijk hoeveel dit kost. 1.3 Opbouw van het document Het document begint met de Projectdefinitie, hierin wordt beschreven waar het project over gaat en hoe wij te werk zullen gaan. Daarna komt de Business Case, hierin staat welke problemen er moeten worden opgelost, wat de redenen zijn om het project te starten en de kosten. Hierna komt het hoofdstuk Projectorganisatie, hierin staan die betrokken partijen met een organigram van het project. Vervolgd door Projectplan, waarin onze planning wordt getoond, de middelen die wij nodig hebben, de deelproducten die wij gaan opleveren en het eindproduct. Het laatste hoofdstuk Beheersinstrumenten bevat afspraken voor als er iets mis gaat en wanneer we contact opnemen met de opdrachtgeefster over de voortgang van het project. Het document sluit zich af met de bijlagen. 5

6 2. Projectdefinitie 2.1 Achtergrond Het bedrijf ITOPIA heeft een project aangenomen van Verhuisdieren, waarbij wij een mobiele website moeten creëren met de huidige site als basis. Verhuisdieren wilt een mobiele website om zo voor meer mensen bereikbaar te zijn. Aangezien 58%* van de Nederlandse consumenten een smartphone gebruikt, is dit een goede zet. * 2.2 Projectdoelstellingen Smartphones en sociale media spelen een enorme rol tegenwoordig, door hier op in te spelen met Verhuisdieren zal het erg bekend worden. Verhuisdieren heeft op dit moment geen mobiele website, maar als deze gerealiseerd is zullen er nog meer mensen gebruik van Verhuisdieren gaan maken. 2.3 Projectresultaat Als hoofdopdracht wordt er een mobiele website opgeleverd die gecreëerd is met de huidige website als basis. Naast dit zullen wij nog een aantal deelopdrachten opleveren. 1. Een Facebook Applicatie 2. Een Facebook Filter 3. Een Widget 2.4 Scope & afbakening De huidige website wordt omgezet in een mobiele website, er wordt voor gezorgd dat er dieren geplaatst en gezocht kunnen worden. Ook moet het mogelijk zijn om in te loggen en te registreren. Er wordt een Facebook applicatie gemaakt en een Facebook filter. Als laatst wordt er ook een widget gemaakt voor Verhuisdieren voor mediapartners. We zorgen dat alles in de huidige stijl blijft van Verhuisdieren 2.5 Randvoorwaarden & aannames Er mist geen informatie om dit project te voltooien. Het is alleen niet duidelijk hoeveel mensen dit gaan gebruiken omdat het gemaakt wordt op basis van de oude website, terwijl de nieuwe website binnenkort de lucht in gaat. Er wordt nu van uitgegaan dat er genoeg gebruikers zullen zijn. 2.6 Relaties met andere projecten GetConnected is een zelfstandig project en heeft geen relatie met een ander lopend project. 2.7 Projectaanpak Wij volgen een zelfgemaakte planning waar alle belangrijke deadlines in staan. Ook zorgen we als team voor tussentijdse concepten en controles van teamleden. Dit om het eindproduct zo goed mogelijk op te kunnen leveren. 6

7 3. Business Case 3.1 Redenen om te starten met het project De eigenaresse, Femke Pasquino-de Harde, van Verhuisdieren heeft een website waar dieren en mensen met elkaar gematcht worden. Dit is nu alleen nog mogelijk op een vaste PC of laptop. Omdat de technologie zich snel ontwikkelt en er tegenwoordig veel mensen gebruik maken van een smartphone wilt mevrouw Pasquino een mobiele website laten creëren met haar bestaande site als basis hiervan. Met een mobiele website is Verhuisdieren voor nog meer mensen bereikbaar en zal het ook bekender worden. 3.2 Alternatieven Er is één hoofdopdracht en er zijn vier deelopdrachten, de hoofdopdracht wordt in ieder geval uitgevoerd en van de vier deelopdrachten realiseren wij er minimaal drie. De vier deel opdrachten zijn de volgende: Facebook app, mobiele app, widget en een match direct doorlinken naar Verhuisdieren Facebook 3.3 Voordelen Het levert minder gebruikers op, dit omdat het beschikbaar wordt voor een hele grote groep mensen, de smartphone gebruikers. Naast dit komt ook de Facebook applicatie online, waarmee een groot sociaal netwerk zich gaat verdiepen in Verhuisdieren. Hiermee zullen er ook meer mensen steun geven aan Verhuisdieren door een kleine donatie. Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Mobiele website Huidige website 3.4 Nadelen Het enigste nadeel kan zijn dat er geen mensen gebruik van gaan maken, maar wij verwachten niet dat dit het geval zal zijn. 3.5 Kosten Omdat het project wordt uitgevoerd door Junior Employees van ITopia worden er geen kosten per uur in rekening gebracht. 3.6 Investeringsanalyse Er komen geen kosten bij kijken terwijl het er voor zorgt dat er meer mensen gebruik van Verhuisdieren gaan maken. Dit is een win-win situatie. 7

8 4. Projectorganisatie 4.1 Organigram Opdrachtgever Femke Pasquino-deHarde Project Begeleider Douwe van der Meer Consultant Ahmed Nait Aicha Project Leden Joey Fiege Kevin Csuka Robin van der Wijst Antoinne Meyers Daan Roet Lars Leguyt Project Coach Peter Odenhoven 4.2 Rollen & verantwoordelijkheden Opdrachtgever Femke Pasquino-de Harde Project Begeleider Douwe van der Meer Consultant Ahmed Nait Aicha Project Coach Peter Odenhoven Teamleider Joey Fiege Teamlid Kevin Csuka Teamlid Robin van der Wijst Teamlid Lars Leguyt Teamlid Daan Roet Teamlid Antoinne Meyers 8

9 5. Projectplan 5.1 Plan aannames Er is niet bekend van te voren of de op te leveren producten en succes gaan worden, maar aangezien de cijfers van Verhuisdieren zal dit geen enkel probleem zijn. In twee jaar tijd zijn er ongeveer 600 dieren verplaatst. Onze verwachtingen zijn dat dit aantal bijna verdubbeld kan worden. Niet alle project leden hebben voldoende kennis met programmeren, hierdoor zullen een aantal iets moeten bijleren voor dit project. Hier kunnen wij geen accurate tijdinschatting maken maar we zien dit niet als een hindernis. 5.2 Gantt-chart In bijlage 1 komt een grafisch overzicht van de planning die team 409 gaat gebruiken. 5.3 Productdecompositiestructuur Om een goed beeld te krijgen uit welke (deel)producten dit project beslaat hebben wij een grafische prodcutdecompositiestructuur gemaakt. Hierin staan alle producten die wij tijdens het project opleveren. Deze weergave is te vinden in bijlage Productstroomdiagram Na het productdecompositiestructuur te hebben gezien is het duidelijk welke producten er moeten worden opgeleverd, met deze informatie is er een productstroomdiagram gemaakt. Hierin staat de chronologische volgorde van (deel)producten die worden opgeleverd. Deze is te vinden in bijlage Activiteitenplanning Er zijn verschillende activiteiten die wij moeten uitvoeren, deze zijn verdeel in vier sprints. Elke sprint is een aantal weken, deze staan in een activiteitendiagram uitgewerkt in bijlage Overzicht benodigde middelen Aan de volgende benodigde middelen zitten geen kosten gebonden. 1. Server 2. Linux distributie 3. LAMP installatie 4. HTML/PHP/CSS workshop 5. Databases les 6. Database huidige site 5.7 Productbeschrijvingen In bijlage 5 wordt per product een beschrijving gemaakt. 9

10 6. Beheersinstrumenten 6.1 Toleranties Het team heeft tot vrijdag 7 juni om het project af te maken en een budget van 100,-. Dit budget is er alleen beschikbaar als het team een goede schatting maakt van de kosten. Als het gebruikt wilt maken van dit budget moet dit aangegeven worden in dit document in hoofdstuk Risicomanagement Bij projecten zijn er altijd risico s, bij dit project is er een mogelijkheid dat mensen het niet gaan gebruiken. Er worden namelijk een aantal producten gemaakt gebaseerd op de huidige stijl van Verhuisdieren, maar ondertussen wordt er aan een nieuwe versie van Verhuisdieren gewerkt. Het kan zijn dat mensen dit ervaren als een tegenvaller, als ze op hun desktop/laptop iets anders zien dan op hun smartphone/tablet. Bij risico s kijken we naar Project/organisatie risico s, definiëring onzekerheid, technische onzekerheid en naar de ICT-infrastructuur. Als we de risico tabel erbij nemen en deze risico s en gewicht geven van 1 tot en met 10, en een score van 1 tot en met 5 krijgen we het totaal. Pro/org Definitie Technisch Infrastructuur Gewicht Score Totaal Totaal 38 punten met een maximum van 140. Er bestaat dan een kans van 27% dat dit een risico is. De kans is dus erg klein dat dit ook daadwerkelijk het probleem zal zijn. 6.3 Uitzonderingsprocedure Als er bijzondere procedures plaatsvinden neemt de teamleider zo snel mogelijk contact op met de projectleider. Er worden geen onverwachte procedures verwacht tijdens dit project. 6.4 Voortgangsrapportages ITopia houdt de voortgang van het team bij en geeft dit door aan de opdrachtgeefster. Het team kan altijd uitgenodigd worden voor een voortgangsgesprek. 10

11 Bijlage 1. Grafische Projectplanning Datum Activiteit Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 2-apr 2-apr 3-mei 3-mei 10-mei 10-mei 10-mei 14-mei 31-mei 7-jun 11-jun Proof of Concept Presentatie PoC Test Approach Concept Class Diagram Concept Test Approach Class Diagram User Manual Alpha Product Final Report Concept Final Report Beta Product 11

12 Bijlage 2. Productdecompositiestructuur 12

13 Bijlage 3. Productstroomdiagram 13

14 Bijlage 4. Activiteitenplanning 14

15 Bijlage 5. Productbeschrijvingen Productbeschrijving Product ID Productnaam Doel Samenstelling AA Proof of Concept Laten zien dat het concept haalbaar is. Mobiele website, Widget, Facebook App. Kennis en kunde nodig om het product te vervaardigen PHP HTML Server installeren Kwaliteitscriteria Kwaliteitsmethode Op z n mist het moeilijkste element van het product laten werken. Er wordt een presentatie gehouden. Productbeschrijving Product ID Productnaam Doel Samenstelling BB Alpha Product Laten zien dat het product het wel waard is. Mobiele website, Widget, Facebook app, Test Approach, Class Diagram, User Manual. Kennis en kunde nodig om het product te vervaardigen Kennis over de documenten De juiste middelen gebruiken om te testen Kwaliteitscriteria Kwaliteitsmethode Verschilt per onderdeel terug te vinden in project handleiding. Er wordt een presentatie gehouden. 15

16 Productbeschrijving Product ID Productnaam Doel Samenstelling Kennis en kunde nodig om het product te vervaardigen CC Beta Product Verhuisdieren laten zien dat het product goed genoeg is. Mobiele website, Widget, Facebook app Kennis van programmeren en kennis die tot ons is genomen tijdens dit project. Kwaliteitscriteria Product functioneert volledig Product is volledig getest Kwaliteitsmethode Er wordt een presentatie gehouden Productbeschrijving Product ID Productnaam Doel Samenstelling Kennis en kunde nodig om het product te vervaardigen DD Final Report Laten zien wat er allemaal is gedaan tijdens ons project. Alle producten zullen hierin voor komen. Reflectie, Slides van 1 e en 2 e sprints, Research Report, PID, Interaction design/papter prototypes, Hardware en Software design, minimaal 1 Klasse diagram, Test approach met resultaten, User manual in het Engels met screenshots. - Kwaliteitscriteria - Kwaliteitsmethode Er wordt een rapport ingeleverd en nagekeken. 16