Kadernota Burgerparticipatie stadsdeel Nieuw-West

Transcriptie

1 Kadernota Burgerparticipatie stadsdeel Nieuw-West 30 maart Deelraad Nieuw-West

2 Inhoud 1 Samenvatting: speerpunten voor burgerparticipatie in stadsdeel Nieuw-West 3 2 Aanleiding 5 3 Doelstellingen 7 4 De plek van burgerparticipatie bij beleidsvoornemens in de burgersamenleving ( civil society ) Afbakening van de kadernota burgerparticipatie 9 5 Regels en Afspraken Wettelijke inspraakmogelijkheden en stadsdeelbeleid voor inspraak Beleidsvoornemens: plan- en beleidsvorming in het stadsdeel Burgerparticipatie bij samenwerking in plan- of beleidsvorming tussen het stadsdeel en andere partijen De Participatieladder: niveaus van betrokkenheid bij plan- en beleidsvorming De keuze van het juiste niveau van betrokkenheid: Wie stelt het participatieniveau vast? Onderwerpen voor burgerparticipatie Planinitiatieven van bewoners zelf Vragen en verzoeken om informatie Klachten over burgerparticipatie 17 6 Ondersteuning en faciliteiten voor burgerparticipatie in stadsdeel Nieuw-West Ambtelijke ondersteuning Onafhankelijke ondersteuning in de wijken: Het Huis van de Wijk De praktijk Communicatie Uitgangspunten Algemeen en doelgroepspecifieke communicatie De voorbereiding: de Participatieroute De uitvoering van de participatie: vormen, technieken en hulpmiddelen ( tools ) Aansluiting op de besluitvorming: Participatie en Representatie De verhouding tussen participatie en representatie De concrete aansluiting op de besluitvorming: verwerking van de opbrengsten Evaluaties van participatieprocessen De planimplementatie en -uitvoering 25 8 Het meten van de resultaten: De monitor burgerparticipatie Proces resultaatmeting (monitoring) Continuïteit en archivering 27 9 Stadsdeelorganisatie Burgerparticipatie binnen de portefeuilleverdeling in het dagelijks bestuur Burgerparticipatie in de ambtelijke organisatie van het stadsdeel Lopende plan- en beleidsvorming Financiën Bijlagen Burgerparticipatie Stadsdeel Nieuw-West in 3 stappen Checklist voor Communicatie bij Burgerparticipatie-trajecten Communicatiemiddelen bij burgerparticipatie Weblinks Burgerparticipatie 36 Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

3 1 Samenvatting: speerpunten voor burgerparticipatie in stadsdeel Nieuw-West De kadernota burgerparticipatie Nieuw-West vernieuwt het beleid voor burgerparticipatie bij plan- en beleidsvorming. Het stadsdeel wil samen met zijn bewoners werken aan de nieuwe opgaven in Nieuw-West. Doelstellingen De doelen voor burgerparticipatie zijn: De betrokkenheid van bewoners en andere belanghebbenden bij en hun invloed op het beleid en de planvorming van het stadsdeel te vergroten; Gebruik te maken van bij bewoners en belanghebbenden aanwezige kennis en kunde; De doelen van de kadernota zelf zijn: Samenhang brengen in de praktijk van burgerparticipatie in Nieuw-West; Duidelijkheid over de rol van deelnemers in participatietrajecten; Beoordeling en resultaatmeting (monitoring) van de kwaliteit van participatieprocessen. Afbakening De kadernota burgerparticipatie versterkt de burgersamenleving ( Civil Society ) in Nieuw-West. Hij is echter alleen van toepassing op de mogelijkheden van burgers om betrokken te zijn bij beleidsvoornemens. Deze leiden tot plannen of nieuw beleid en hierop kunnen bewoners en belanghebbenden invloed uitoefenen. Onderstaande vormen van participatie worden in de nota niet behandeld: Inspraakrecht (wettelijk) en de mogelijkheden voor inspreken in de vergaderingen van de deelraad (politiek) Versterking van de lokale democratie vanuit de deelraad, zoals het burgerinitiatief en het (correctief) referendum De rol van adviesraden, zoals de WMO-raad en de ouderenraad Maatschappelijke participatie Bewonersinitiatieven en vrijwilligersactiviteiten in de wijk Bestuur in de wijk Zelfbeheer Plan- en beleidsvorming Het stadsdeel kiest ervoor om zo vroeg mogelijk de vorm van participatie bij plan- en beleidsvorming te kiezen. Hierdoor kan burgerparticipatie daadwerkelijk ook bij de start en het ontwerp van het plan plaatsvinden. De keuze voor burgerparticipatie kan op twee manieren worden vastgelegd: In een participatieparagraaf van een startnotitie of in een participatieplan. Ook bij plannen die het stadsdeel samen maakt met een partner zijn in principe de stadsdeelregels en afspraken voor burgerparticipatie van kracht. Niveau van participatie Het niveau van participatie bepaalt het stadsdeel aan de hand van de participatieladder. In de participatieladder worden vijf niveaus of treden onderscheiden: informatie, raadpleging, advisering, coproductie en meebeslissen. Het dagelijks bestuur bepaalt het niveau van de participatie en informeert de deelraad hierover. Het dagelijks bestuur kan ook beslissen 3 30 maart 2012 Deelraad Nieuw-West

4 dat de deelraad het niveau van participatie moet vaststellen. N.a.v. een DB-besluit over een plan of nieuw beleid kan de deelraad het niveau van participatie agenderen in de commissie of de raad. Geen enkel beleidsonderwerp wordt uitgesloten van burgerparticipatie. Wel moet rekening worden gehouden met de uitzonderingen die de Gemeentewet noemt. Resultaatmeting ( monitoring ) Er wordt jaarlijks een monitor burgerparticipatie aan de deelraad gestuurd. Deze wordt eerst aan een klankbordgroep van geïnteresseerde en betrokken bewoners voorgelegd. De monitor kan leiden tot bijstelling van de kadernota burgerparticipatie. De burgerparticipatie wordt in de stadsdeelorganisatie gearchiveerd. Ondersteuning Bij planinitiatieven van bewoners zelf beoordeelt het stadsdeel in goed overleg of en zo ja hoe het initiatief ingebed kan worden in de eigen plan- en beleidsvorming. Bij elk participatieproces van het stadsdeel wordt een ambtelijk contactpersoon aangewezen die beschikbaar is voor vragen van bewoners en verzoeken om informatie. De klachtenregeling van het stadsdeel is ook van toepassing op klachten over de manier waarop de burgerparticipatie wordt uitgevoerd. Voor plannen die een rol spelen in de wijk kunnen bewoners in het Huis van de Wijk terecht. Daar kunnen bewoners advies krijgen als zij wensen deel te nemen aan participatiebijeenkomsten in hun wijk. Stadsdeelorganisatie In het dagelijkse bestuur is elke portefeuillehouder verantwoordelijk voor de burgerparticipatie van zijn beleidsvoornemens. De portefeuillehouder burgerparticipatie stelt de kaders voor de processen van burgerparticipatie, adviseert het dagelijks bestuur en bevordert de kwaliteit van de burgerparticipatie in Nieuw-West. Er wordt een ambtelijke adviseur voor burgerparticipatie aangesteld. Deze adviseert de portefeuillehouder burgerparticipatie en ondersteunt de ambtelijke organisatie bij burgerparticipatie. De kosten voor burgerparticipatie worden opgenomen in de kosten voor plan- of beleidsvoorbereiding. 4 Communicatie en uitvoering Het stadsdeel communiceert bij burgerparticipatie vroegtijdig, volledig en maakt gebruik van heldere en duidelijke taal. De informatievoorziening is actueel en vindt gedurende het gehele planproces plaats. Bij de voorbereiding van de uitvoering van het participatieproces maakt het stadsdeel gebruik van een participatieroute. De uitvoering maakt gebruik van diverse participatievormen en technieken ( tools ). Tezamen vormen die een gereedschapskist voor alle deelnemers van het participatieproces. Besluitvorming Het plan- of beleidsproces en het besluitvormingsproces verhouden zich tot elkaar als participatie tot representatie. De representativiteit van deelnemers speelt geen rol bij de inrichting van het participatieproces. De opbrengst van een participatieproces wordt beschreven in een participatierapportage. Dit document is openbaar en beschikbaar bij de besluitvorming. Deelnemers worden geïnformeerd over de opbrengst van het participatieproces, zodat zij gebruik kunnen maken van hun inspraakrecht en hun mogelijkheden in te spreken in de deelraad. Participatieprocessen kunnen schriftelijk of in een bijeenkomst worden geëvalueerd. Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

5 2 Aanleiding In de voormalige stadsdelen van Nieuw-West was burgerparticipatie bij planvorming onderdeel van het beleid. Zo werden bewoners en bewonersgroepen in de stedelijke vernieuwing betrokken bij het opstellen van vernieuwings- en uitwerkingsplannen. Hierdoor konden zij invloed hebben op de vernieuwing van hun buurt. De deelraden hielden bij hun besluitvorming over die plannen rekening met de inbreng van de bewoners. Het beleid voor burgerparticipatie was ook in spelregels vastgelegd. De stadsdelen Geuzenveld-Slotermeer en Osdorp hadden eigen verordeningen waarin specifiek aandacht werd besteed aan burgerparticipatie. Toch was het beleid voor burgerparticipatie voor verbetering vatbaar: Bij sommige plannen waren bewoners van mening dat hun inbreng onvoldoende werd verwerkt in de besluiten, zodat zij het gevoel kregen dat zij in de praktijk toch weinig invloed hadden. In het bestuursprogramma Kansen bieden, talenten benutten ( ) voor stadsdeel Nieuw-West is burgerparticipatie een belangrijk uitgangspunt van beleid. Om dat belang te onderstrepen is er een aparte coördinatieportefeuille voor participatie ingesteld. De rol van de portefeuillehouder is kaderstellend en adviserend. Bovendien heeft hij de opdracht de kwaliteit van de burgerparticipatie in het stadsdeel te bewaken. In het bestuursprogramma is toegezegd dat er een nota voor burgerparticipatie ( politieke participatie ) zal worden opgesteld. De nieuwe schaalgrootte van het stadsdeel heeft de verhouding met de maatschappelijke omgeving veranderd. De context voor burgerparticipatie is hierdoor ook gewijzigd. De ambtelijke organisatie, die verantwoordelijkheid draagt voor de voorbereiding van burgerparticipatie, heeft een nieuwe inrichting in directies gekregen. Bovendien zijn er nieuwe actuele maatschappelijke opgaven bijgekomen, waaraan het bestuur van Nieuw-West (DB en deelraad) samen met zijn bewoners wil werken. Al deze wijzigingen vragen om een actualisering van het participatiebeleid in Nieuw-West. Die actualisering moet gunstige omstandigheden creëren voor een succesvol participatiebeleid in stadsdeel Nieuw-West. Deze nieuwe kadernota voor burgerparticipatie probeert de voorwaarden te scheppen voor actieve betrokkenheid van bewoners bij beleidsvoornemens van het stadsdeel, die leiden tot nieuwe plannen of nieuw beleid maart 2012 Deelraad Nieuw-West

6 6 Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

7 3 Doelstellingen De nota legt het beleid voor burgerparticipatie en andere belanghebbenden in het stadsdeel vast. Door een kader te bieden voor alle activiteiten op het gebied van burgerparticipatie geeft hij houvast voor allen die betrokkenen zijn bij beleidsvoornemens die leiden tot plan- en beleidsvorming in Nieuw-West. Bovendien schetst de kadernota mogelijkheden voor de uitvoeringspraktijk binnen het stadsdeel. De doelen die het stadsdeel met burgerparticipatie nastreeft zijn: De betrokkenheid van bewoners en andere belanghebbenden bij en hun invloed op het beleid en de planvorming van het stadsdeel te vergroten; Gebruik te maken van bij bewoners en belanghebbenden aanwezige kennis en kunde; De doelen van de kadernota zelf zijn: Samenhang brengen in de praktijk van burgerparticipatie in Nieuw-West; Duidelijkheid over de rol van deelnemers in participatietrajecten; Beoordeling en resultaatmeting (monitoring) van de kwaliteit van participatieprocessen. Belangrijke uitwerkingen van deze doelstellingen zijn o.a. het belang van vroegtijdigheid van burgerparticipatie (paragraaf 5.2), open overleg over de opgaven voor plan- en beleidsvorming (paragraaf 5.2) en het ruimte bieden aan eigen planinitiatieven (paragraaf 5.7) maart 2012 Deelraad Nieuw-West

8 8 Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

9 4 De plek van burgerparticipatie bij beleidsvoornemens in de burgersamenleving ( civil society ) In het bestuursprogramma voor Nieuw-West heeft het Dagelijks Bestuur aangegeven oog te willen hebben voor datgene wat bewoners in hun dagelijks leven in het stadsdeel beweegt: Wat gebeurt er werkelijk in de wijken? Wat leeft er in de praktijk? Waar schort het aan? Maar ook: waar gaat het goed? Hoe komt dat? En hoe kunnen politici daar wijzer van worden? Zo wordt een solide basis gelegd om de belangrijke thema s succesvol aan te pakken. Alle bewoners uit het stadsdeel moeten gehoord worden en hun eigen inbreng hebben in het creëren van een stabiele, interessante en aantrekkelijke leefomgeving, ook de groepen die zich moeilijk laten bereiken. (Kansen bieden, talenten benutten. Bestuursprogramma stadsdeel Nieuw-West. p. 64) Stadsdeel Nieuw-West vindt het belangrijk dat de bewoners participeren in de activiteiten die van het stadsdeel en hun eigen buurt een aantrekkelijke plek maken om er te wonen, te werken of te verblijven. Participatie is de kern van wat ook wel de Civil Society wordt genoemd: Burgers die zelf verantwoordelijkheid nemen om de maatschappij waarin zij leven vorm te geven. De kadernota burgerparticipatie kan dan ook gezien worden als onderdeel van het streven van het bestuur in Nieuw-West het actief burgerschap van bewoners en daarmee hun positie in de burgersamenleving ( Civil Society ) te versterken. Doel is dat bewoners hun eigen krachten kunnen benutten om zichzelf maatschappelijk te ontwikkelen en tegelijkertijd de leefbaarheid en de levendigheid van het stadsdeel te verbeteren. Civil Society is een breed begrip. Deze kadernota burgerparticipatie is alleen van toepassing op de mogelijkheden van burgers die wonen in stadsdeel Nieuw-West om betrokken te zijn bij beleidsvoornemens die leiden tot plannen of nieuw beleid van het stadsdeel en hierop invloed uit te oefenen. Het bestuur van stadsdeel Nieuw-West stelt ook veel in het werk om het bedrijfsleven, individuele ondernemers en maatschappelijke organisaties en instellingen te betrekken bij planvorming en beleid. Deze hebben vaak een zakelijk of institutioneel belang bij de plannen of het beleid. De kadernota burgerparticipatie gaat niet specifiek in op deze belangen. De geformuleerde principes van deze kadernota zijn ook van toepassing op participatie van stakeholders die voor deze belangen opkomen. 4.1 Afbakening van de kadernota burgerparticipatie Het stadsdeelbestuur werkt zijn bestuursprogramma uit in nieuwe plannen en nieuw beleid. De nota geeft aan wat het stadsdeel doet om burgerparticipatie te bevorderen, op welke wijze bewoners en andere belanghebbenden invloed kunnen krijgen op de plannen en het stadsdeelbeleid en op welke zaken zij daarbij van de kant van het stadsdeel kunnen rekenen maart 2012 Deelraad Nieuw-West

10 10 De volgende vormen van participatie worden in deze nota niet behandeld: Het recht op inspraak en andere formele procedures die de betrokkenheid van bewoners regelen bij de besluitvorming in de deelraad. Toelichting: De kadernota burgerparticipatie gaat vooral over het maken van plannen en beleid van het stadsdeel. Inspraak gaat over de invloed die bewoners kunnen hebben wanneer de plannen gereed zijn en de besluitvorming in de deelraad wordt voorbereid; dus wanneer de goedkeuring of vaststelling van deze plannen in de deelraad aan de orde is. Het stadsdeel heeft eigen beleid over wettelijke inspraak en de mogelijkheden die bewoners kunnen hebben om in te spreken bij de besluitvorming in de deelraad. Het gaat daarbij o.a. over: - Inspraakrecht (wettelijk) en de mogelijkheden voor inspreken in de vergaderingen van de deelraad (politiek) - Versterking van de lokale democratie vanuit de deelraad. Hierbij kan gedacht worden aan het creëren van mogelijkheden voor meer directe invloed op de besluitvorming, zoals het (correctief) referendum en het burgerinitiatief. - De rol van adviesraden, zoals de WMO-raad en de ouderenraad In paragraaf 5.1 komt het verschil tussen wettelijke inspraak, inspreken in de vergaderingen van de deelraad en participatie nogmaals aan de orde. Bewonersinitiatieven en vrijwilligersactiviteiten in de wijk. De meeste bewonersinitiatieven hebben niet zozeer betrekking op plannen. Het zijn vooral doe-activiteiten van bewoners zelf. Het stadsdeel heeft aparte subsidieregelingen om bewonersactiviteiten te ondersteunen. Het Huis van de Wijk is een basisvoorziening in de negen wijken van het stadsdeel om deze vorm van participatie te stimuleren. Bewonersinitiatieven die wel betrekking hebben op planvorming worden apart besproken in paragraaf 5.7. Bestuur in de wijk. Los van specifieke inbreng in plannen kunnen bewoners ook meer betrokken raken bij het bestuur van Nieuw-West en daarin dus meer participeren, doordat het dagelijks bestuur en de deelraad zelf meer zichtbaar zijn in de wijk. Dit kan bijvoorbeeld door de organisatie van bewonersavonden, het organiseren van schouwen in de buurt of doordat het bestuur op locatie in de wijk vergadert of bijeenkomt. Zelfbeheer. Vormen van zelfbeheer waarbij bewonersgroepen zelf het initiatief nemen om in eigen beheer voorzieningen tot stand te brengen en te onderhouden, worden niet in deze kadernota behandeld. Dit soort initiatieven maken deel uit van de wijkaanpak of kunnen aan de orde komen bij gebiedsgericht werken. Maatschappelijke participatie: De activiteiten van bewoners waardoor zij actief meedoen in de samenleving. Dit kan op zeer divers gebied zijn: - Arbeidsmarkt - Maatschappelijke activiteiten - Informele zorg of hulp - Cultuur - Sport en recreatie - Evenementen Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

11 5 Regels en Afspraken Om burgerparticipatie goed te laten verlopen, is het belangrijk te weten welke regels er in de praktijk zijn. 5.1 Wettelijke inspraakmogelijkheden en stadsdeelbeleid voor inspraak In hoofdstuk 4 is het verschil tussen wettelijke inspraak, inspreken en participatie geïntroduceerd. Samengevat kan dit als volgt omschreven worden: Wettelijke inspraak en inspreken hebben betrekking op invloed van bewoners op de besluitvorming. Participatie heeft betrekking op invloed van bewoners op de plan- en beleidsvorming. Wettelijke inspraak vindt plaats in de eindfase van de plan- en besluitvorming van het stadsdeel: Het plan is in principe af, maar voordat er een formeel besluit wordt genomen, kunnen bewoners en andere belanghebbenden nog een formele reactie (of zienswijze) geven op het plan. Deze inspraak kan leiden tot aanpassingen van het plan. Een voorbeeld is de vaststelling van bestemmingsplannen voor het grondgebied van het stadsdeel. De Wet ruimtelijke ordening geeft aan welke rechten bewoners hebben bij de besluitvorming over de bestemmingsplannen. Er gelden termijnen voor het ter inzage leggen van de stukken en bewoners en belanghebbenden hebben mogelijkheden om zienswijzen in te dienen. Wanneer naar het oordeel van bewoners onvoldoende rekening wordt gehouden met die zienswijzen, bestaat daarna nog de mogelijkheid bezwaar te maken. Bewoners kunnen in sommige gevallen ook letterlijk inspreken, door op een hoorzitting die het stadsdeel organiseert, mondeling hun opvatting kenbaar te maken. Dat er gestandaardiseerde vormen van wettelijke inspraak zijn, zoals in het hierboven gegeven voorbeeld, wil overigens niet zeggen dat elke inspraak op dezelfde wijze vorm krijgt. Het stadsdeel streeft er juist naar ook bij (wettelijke) inspraak die vormen te kiezen die het gebruikmaken van het inspraakrecht door bewoners zoveel mogelijk stimuleert. Een creatieve werkvorm kan de inspraak van bewoners bevorderen en letterlijk tot zijn recht laten komen. 11 Het stadsdeel voert een aantal wettelijke taken binnen de gemeente Amsterdam uit. Vanzelfsprekend respecteert het stadsdeel de wettelijke inspraakmogelijkheden, die in het recht op inspraak zijn vastgelegd. Bewoners in het stadsdeel kunnen hun mening geven of voor hun belangen opkomen, als onderdeel van de voorbereiding op de besluitvorming van de deelraad. Naast de wettelijke inspraakmogelijkheden heeft het stadsdeel zelf ook beleid voor inspreken. Dat is het beleid dat de deelraad zelf hanteert, wanneer zij bewoners de ruimte geeft opvattingen, meningen of zienswijzen kenbaar te maken over stukken die in zijn vergaderingen aan de orde komen. Dat kunnen bewoners schriftelijk doen. Een dergelijke brief aan de deelraad wordt ook wel een raadsadres 30 maart 2012 Deelraad Nieuw-West

12 genoemd. De deelraad bepaalt zelf hoe zij deze brieven wil beantwoorden. Bewoners krijgen in stadsdeel Nieuw-West ook de mogelijkheid in de vergaderingen van de deelraad hun zegje te doen. De inhoudelijke behandeling van raadsstukken vindt in commissievergaderingen plaats. Bewoners kunnen bij de griffie, die de deelraad ambtelijk ondersteunt, spreektijd aanvragen, zodat ze hun opvattingen kenbaar kunnen maken over de voorstellen voor besluitvorming die in de commissievergadering worden besproken. De commissieleden kunnen deze inspraak dan betrekken bij hun beraadslagingen. Los van de agenda van commissie of raad kunnen bewoners zelf bepalen over welke onderwerpen zij willen inspreken. De griffie heeft voor de bewoners een adviesrol over de wijze van inspreken in de vergaderingen van de deelraad en regelt de praktische gang van zaken bij het realiseren van deze vormen van inspreken. Het voert te ver om in deze kadernota alle stappen van deze plansystemen te beschrijven. Stadsdeel Nieuw-West voert op diverse wijze actief overleg met bewoners, bewonersorganisaties en stakeholders om te bepalen of een maatschappelijke opgave of probleem in het stadsdeel tot planvorming of beleid moet leiden. Door op deze wijze probleemanalyses te delen kan duidelijk worden of en zo ja hoe plan- of beleidsvorming een antwoord kan bieden op maatschappelijke opgaven, voordat er een concreet initiatief is genomen. Als het stadsdeel daadwerkelijk besluit tot nieuwe planvorming of beleid, dan dient in deze initiatieffase ook het niveau en de vorm van de burgerparticipatie aan de orde te komen. Het uitgangspunt voor de burgerparticipatie in Nieuw-West is om zo vroeg mogelijk de vorm van participatie te kiezen. Hierdoor kan burgerparticipatie daadwerkelijk ook bij de start en het ontwerp van het plan plaatsvinden. De keuze voor burgerparticipatie kan op twee manieren worden vastgelegd: 12 Hoe het proces van participatie en inspraak verloopt en waar bewoners in dit proces op mogen rekenen, wordt door het stadsdeel in een aparte verordening vastgelegd: De inspraak- en participatieverordening van Nieuw-West. Het participatiedeel van deze verordening geeft de juridische uitwerking van deze kadernota burgerparticipatie. 5.2 Beleidsvoornemens: plan- en beleidsvorming in het stadsdeel Aan het begin van zijn bestuursperiode heeft het dagelijks bestuur van het stadsdeel een bestuursprogramma opgesteld om voor iedereen duidelijk te maken wat de ambities en de beleidsvoornemens zijn voor de komende vier jaar in Nieuw-West. Dit geeft ook de bewoners inzicht waarbij zij betrokken kunnen zijn. Toch is er meestal een lange weg te gaan van deze agendering van plannen en beleid in het bestuursprogramma, naar het daadwerkelijke initiatief om de plannen op te stellen, de uitwerking in onderdelen van het plan tot de uiteindelijke voltooiing, waarna de besluitvorming in de deelraad plaatsvindt. Er zijn in de gemeente Amsterdam afspraken gemaakt over planvorming en beleid. Die hebben het doel een plan- of beleidsproces goed te laten verlopen. Wanneer de onderdelen en de fases van de planvorming duidelijk zijn is het voor belanghebbenden of geïnteresseerden ook duidelijker waarmee zij te maken zullen krijgen. De afspraken voor ruimtelijke plannen zijn vastgelegd in het zogenaamde Plaberum. Dit is een afkorting voor Plan- en Besluitvorming Ruimtelijke Maatregelen. In het Plaberum wordt beschreven welke stappen en fasen doorlopen worden om tot een volwaardig plan te komen. In een participatieparagraaf als onderdeel van het plandocument waarmee de plan- of beleidsvorming wordt gestart. Dit is meestal een zogenaamde startnotitie. In de startnotitie worden ook belangrijke andere kwesties beschreven die voor de start van plan- of beleidsvorming van belang zijn en voor de gekozen vorm van participatie; zoals de financiën die beschikbaar zijn voor de plan- of beleidsvoorbereiding (inclusief burgerparticipatie) en het plan zelf. Deze startnotitie wordt in het dagelijks bestuur goedgekeurd. In een apart participatieplan, wanneer het gaat om een omvangrijk participatieproces. Ook het participatieplan wordt in het dagelijks bestuur vastgesteld (of in sommige gevallen in de deelraad; zie paragraaf 5.5.1). In paragraaf 5.7 komt aan de orde hoe bewoners in de voorfase van planvorming zelf een planinitiatief kunnen agenderen. In paragraaf 5.4 wordt beschreven hoe in de initiatieffase de juiste vorm van participatie kan worden vastgesteld. 5.3 Burgerparticipatie bij samenwerking in plan- of beleidsvorming tussen het stadsdeel en andere partijen Sommige plannen worden niet alleen door het stadsdeel gemaakt, maar ontstaan door een samenwerking tussen het stadsdeel en een partner. Dit geldt praktisch voor alle stedelijke vernieuwingsplannen. De vernieuwings- en uitwerkingsplannen worden opgesteld in een samenwerking tussen de woningcorporaties en het stadsdeel. Wat betekent dit voor de burgerparticipatie? Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

13 Het uitgangspunt voor de burgerparticipatie in Nieuw- West is dat bij samenwerkingsplannen dezelfde regels en afspraken voor burgerparticipatie in principe van kracht zijn. Wanneer het stadsdeel en een andere partij samenwerken om een plan of beleid te maken en dit plan of beleid zal in de deelraad worden vastgesteld, dan zal de deelraad aan de hand van de kadernota burgerparticipatie beoordelen of de burgerparticipatie bij de totstandkoming van het plan goed is verlopen. Dit betekent dat bij een gezamenlijk planinitiatief het stadsdeel afspraken zal maken met zijn samenwerkingspartner om de burgerparticipatie in overeenstemming met de kadernota te laten plaatsvinden. 5.4 De Participatieladder: niveaus van betrokkenheid bij plan- en beleidsvorming Bij de start van plan- of beleidsvorming bepaalt het stadsdeel op welke wijze de bewoners worden betrokken bij de ontwikkeling van de plannen. Er zijn verschillende manieren waarop het stadsdeel dat kan doen. Dat hangt o.a. af van de invloed die bewoners daadwerkelijk krijgen. Het niveau van participatie of de mate van invloed kan worden weergegeven door middel van een participatieladder. Hoe hoger je op de ladder komt, hoe meer invloed bewoners krijgen op het proces van plan- of beleidsvorming. Het niveau van betrokkenheid van bewonersgroepen kan per planproces verschillen. Hierover zal een keuze moeten worden gemaakt. Het stadsdeel Nieuw-West onderscheidt vijf sporten of treden op de participatieladder, om die mate van invloed te kunnen bepalen: Participatieladder Participeren betekent actief meedoen. Er zijn vijf manieren: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Dit zijn ook de vijf treden van de participatieladder. Informeren: Het stadsdeel zorgt ervoor dat alle betrokkenen de benodigde informatie hebben over een plan dat in de maak is. Dit is de basis, waarbij er nog geen invloed is voor bewoners. Raadplegen: Het stadsdeel heeft een plan voorbereid waarbij nog keuzes mogelijk zijn. Bewoners en andere belanghebbenden mogen hierover hun mening geven. Adviseren: Het plan is nog niet afgerond. Bewoners kunnen problemen aangeven en oplossingen aandragen. Het stadsdeel houdt zo veel mogelijk rekening met de adviezen. Coproduceren: Stadsdeel en bewoners werken intensief samen aan een plan. Dit gezamenlijk ontwikkelde voorstel wordt voorgelegd aan de stadsdeelraad. Meebeslissen: Het stadsdeel geeft vooraf duidelijk de kaders aan voor het plan: de technische, financiële en ruimtelijke randvoorwaarden. Binnen die kaders is alles nog mogelijk. 1. Informatie Bij de start van elk participatieproces wordt de informatie over het plan of het beleid gedeeld. Dit is een minimale voorwaarde voor betrokkenheid van bewoners en andere belanghebbenden. Er zijn situaties dat de betrokkenheid van bewoners niet verder gaat dan het kunnen beschikken over deze informatie. Het stadsdeel bepaalt zelf de inhoud van het plan of het beleid. Het stadsdeel informeert de burgers, maar geeft ze verder geen inbreng. De reden hiervoor is dat de randvoorwaarden voor het planproces al zo zijn bepaald dat van serieuze invloed op de planvorming geen sprake kan zijn: Er kan te weinig tijd en/of beleidsruimte zijn, zodat het gesprek met de bewoners over de inhoud nauwelijks een toegevoegde waarde kan krijgen. Daarnaast kan plan- en beleidsvorming het gevolg zijn van besluiten die door hogere overheden worden opgelegd. Ook komt het voor dat een nieuw plan alleen een technische uitwerking biedt van eerder genomen besluiten. In al deze gevallen moeten bewoners wel kunnen rekenen op goede, begrijpelijke en juiste informatie, zodat ze gebruik kunnen maken van hun inspraakrecht en hun mogelijkheden voor inspreken bij de politieke besluitvorming over het definitieve plan in de deelraad. 2. Raadpleging Bewoners worden geconsulteerd over verschillende keuzes binnen het plan of het beleid. Bij raadpleging bepaalt het stadsdeel zelf in hoge mate de agenda en de plankeuzes. Tevens bepaalt het stadsdeel of en hoe het de inbreng verwerkt. Deze vorm van raadpleging heeft het karakter van een toets of het stadsdeel met dit plan of beleid op de goede weg is. Het stadsdeel geeft informatie over de keuzes die gemaakt worden en vraagt bewoners en andere belanghebbenden om hun mening hierover. Het is aan het begin van het participatieproces duidelijk voor alle deelnemers hoe hun input een rol kan spelen in het besluitvormingsproces. 3. Advisering Advisering is een minder vrijblijvende vorm van consultatie dan raadpleging. Bewoners en belanghebbende krijgen meer invloed op nog openstaande plan- of beleidskeuzes die aan hen worden voorgelegd. Bewoners kunnen zelf problemen identificeren en mogelijke oplossingen aandragen. Wanneer het stadsdeel deze adviezen niet overneemt, dan wordt dit goed beargumenteerd. Bij deze vorm van advisering over planopties vraagt het stadsdeel aan bewoners serieus mee te denken en is het dus bereid rekening te houden met de resultaten daarvan. 4. Coproductie Bij coproductie werken bewoners en stadsdeel intensief samen aan het plan. Zij zijn als partners verantwoordelijk voor het plan. Daarbij mag duidelijk zijn dat dé bewoner niet bestaat. Binnen groepen van bewoners kunnen aan maart 2012 Deelraad Nieuw-West

14 14 zienlijke verschillen van mening bestaan over wat de prioriteit heeft en over welke kant het plan of het beleid dus op moet. Hiermee rekening houdend, kan de samenwerking op verschillende manieren worden vormgegeven. In dit model heeft het stadsdeel niet per definitie het voortouw. De voorafgaande probleemanalyse kan bijvoorbeeld goed samen met het stadsdeel of door bewoners zelf wordt gedaan (zie ook 5.7). Kenmerk van coproductie is dat de samenwerking plaatsvindt op basis van gelijkwaardigheid. Het uiteindelijke plan of beleid kan beschouwd worden als een gezamenlijk werk. 5. Meebeslissen Bij de wellicht meest intensieve vorm van burgerparticipatie kunnen bewoners en belanghebbenden meebeslissen. Het stadsdeel geeft voorafgaand aan het planproces kaders mee aan de deelnemers van de burgerparticipatie. Binnen die kaders kunnen zij dan zelfstandig meebeslissen over de vorm en inhoud van het plan of het beleidstuk. Bij een dergelijke vorm van burgerparticipatie wordt de beslissingsbevoegdheid over het plan aan bewoners en eventuele andere belanghebbende gedelegeerd. Hierbij is één kanttekening wel op zijn plaats. Wanneer we spreken over meebeslissen tijdens participatieprocessen moet het onderscheid tussen plan- en beleidsvorming enerzijds en besluitvorming anderzijds niet uit het oog worden verloren. Ook wanneer in de participatie bewoners in hoge mate zelf het plan vervaardigen en daarover dus binnen vooraf gegeven kaders meebeslissen; dan nog besluit het dagelijks bestuur of de deelraad over dit plan, door het al dan niet goed te keuren of vast te stellen. De keuze van het niveau van participatie moet aansluiten bij de invloed die deelnemers in een participatieproces kunnen hebben, de verwachtingen die zij hierover hebben, de mate waarin daadwerkelijk aan die verwachting kan worden voldaan en de eisen die het plan of het beleid zelf stellen: Wat kan bijdragen aan de kwaliteit van het plan? De juiste vorm van burgerparticipatie legt dus een duidelijke relatie tussen: het type plan waarover burgerparticipatie zou kunnen plaatsvinden; de belangen en interesses van de potentiële deelnemers(groepen); de feitelijke beïnvloedingsmogelijkheid, ook wel beleidsruimte genoemd, die er is bij het opstellen en het vaststellen van het plan. In onderstaande tabel werken we dit aan de hand van een aantal criteria verder uit. De toepasselijkheid van elk criterium afzonderlijk geeft een indicatie welk niveau van participatie in een specifieke plan- of beleidsituatie geschikt is. Alleen de combinatie van alle criteria en de weging van hun onderlinge prioriteit zal uiteindelijk de doorslag geven bij de keuze van het niveau van participatie: Informatie, raadpleging, advisering, coproductie of meebeslissen. De invulling van een participatieproces is in zekere mate altijd uniek. De inrichting van burger participatie blijft dus maatwerk! 5.5 De keuze van het juiste niveau van betrokkenheid: Een belangrijke vraag is hoe het niveau van participatie wordt vastgesteld. Anders geformuleerd: Wat geeft de doorslag in het bepalen van de trede in de participatieladder: informatie, raadpleging, advisering, co-productie of meebeslissen? Wie bepaalt welk niveau van participatie wordt gekozen en hoe vindt die keuze plaats? Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

15 Criteria die een rol spelen bij het bepalen van het niveau van participatie: informatie, raadpleging, advisering, coproductie of meebeslissen Omschrijving inhoudelijke relevantie criteria Beleidsruimte Openheid/communicatie Dagelijks Bestuur, deelraad en eventuele samenwerkingspartners (zoals woningcorporaties of andere opdrachtgevers) hebben overeenstemming over de inrichting van het plan- of beleidsproces Duidelijkheid over de rol en inbreng van het stadsdeel en de deelnemers. Meerwaarde van participatie Vertrouwensrelatie tussen stadsdeel en deelnemers Geschikte problematiek De inhoud van de plannen en het besluit staan nog niet vast. Er is ruimte voor aanpassing. Het bepalen van beleidsruimte impliceert dat er kaders vastgesteld zijn. Wat zijn de kaders en over welke onderwerpen kan worden gesproken? Als er geen beleidsruimte is dan is advisering, coproductie of meebeslissen zinloos. Het stadsdeel is in staat en bereid in openheid te communiceren met de relevante partijen. Goede, betrouwbare en duidelijke informatie is de basis voor goede participatie. Als er juridische of inhoudelijke bezwaren zijn om informatie te delen met bewoners, dan ligt een (intensief) proces van burgerparticipatie niet voor de hand. Indien het stadsdeel en andere initiatiefnemers niet dezelfde waarde hechten aan inbreng van participanten, zijn participatieprocessen gedoemd te mislukken. Voor de start van processen moeten daarom duidelijke afspraken gemaakt worden over de inrichting, de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden van alle deelnemers aan het participatieproces. Het stadsdeel is duidelijk over de verschillende rollen in het proces. Kunnen participanten bijvoorbeeld meepraten of meebeslissen over specifieke keuzes die bij het opstellen van het plan gemaakt moeten worden? Het is wenselijk vooraf hierover zoveel mogelijk duidelijkheid te verschaffen. Op grond daarvan kan dan bepaald worden of raadpleging en advisering over plankeuzes mogelijk is; of dat gezamenlijk opstellen van het gehele plan haalbaar en wenselijk is (coproductie of meebeslissen). Het stadsdeel verwacht daadwerkelijk een meerwaarde van de interactie met deelnemers aan de participatie, om het plan of het beleid te ontwikkelen. Daarbij kan gedacht worden aan de kennis en kunde die bewoners hebben, de steun die voor plankeuzes verworven kan worden en het inzicht in praktische uitvoeringskwesties. Hoe groter die meerwaarde is, des te meer liggen intensieve vormen van burgerparticipatie voor de hand. Als die meerwaarde niet kan worden benoemd, dan bestaat het risico dat de deelnemers die burgerparticipatie als window-dressing gaan ervaren. Dat levert dan negatieve resultaten op. Onderling vertrouwen tussen het stadsdeel en de deelnemers aan een participatieproces is een belangrijke voorwaarde voor een succesvol interactief plan- of beleidsproces. Alle deelnemende partijen hebben belang bij een gezamenlijke aanpak en zijn minimaal on speaking terms. Is dit niet zo, dan is het beter te kiezen voor de eigen lijn van het stadsdeel (informatie). Bij een conflict hierover zou gekozen kunnen worden voor de inzet van een bemiddelaar of onderhandelaar. Tijd: De oplossing is niet zo urgent, dat er feitelijk geen tijd is voor deugdelijke burgerparticipatie. Onderhandelingsruimte: de oplossing en de aanpak staan nog niet vast of er is nog geen (brede) overeenstemming over de aanpak. Relevantie: er is personeel, tijd en geld voor de realisatie van doelstellingen via interactief beleid. Belangstelling: deelnemers zijn geïnteresseerd in de problematiek en daardoor te mobiliseren voor deelname in aan de participatie. Hanteerbaarheid: het beleidsprobleem is af te bakenen het is voor deelnemers niet te moeilijk/technisch; het is niet al te gepolitiseerd maart 2012 Deelraad Nieuw-West

16 5.5.1 Wie stelt het participatieniveau vast? 5.7 Planinitiatieven van bewoners zelf 16 Het dagelijks bestuur is het bestuursorgaan van het stadsdeel dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van beleidsvoornemens en de voorbereiding van de besluitvorming over de plannen of het beleid die hiervan het resultaat zijn. Het uitgangspunt voor de burgerparticipatie in Nieuw-West is dan ook dat het dagelijks bestuur het niveau van participatie vaststelt; dus de keuze tussen informatie, raadpleging, advisering, coproductie of meebeslissen. Welk niveau van participatie wordt gekozen wordt beargumenteerd en schriftelijk vastgelegd in de participatieparagraaf van de startnotitie of het separate participatieplan (zie paragraaf 5.2). De deelraad wordt actief geïnformeerd over elke startnotitie met een participatieparagraaf. Wanneer naar het oordeel van het dagelijks bestuur het van belang is dat de deelraad het niveau van participatie vaststelt, dan zal het de startnotitie voor het plan of het nieuwe beleid (waarin een participatieparagraaf of een participatieplan is opgenomen) aan de deelraad sturen voor bespreking en goedkeuring. Dit belang kan bijvoorbeeld aanwezig zijn bij plannen die direct ingrijpen op de levenssfeer van burgers zelf, of bij beleid dat rechtstreeks ingaat op de betrekking tussen het stadsdeel en zijn bewoners. De deelraad kan zelf n.a.v. een besluit over de start van een plan- of beleidsproces in het dagelijks bestuur het initiatief nemen het niveau van participatie in zijn vergadering te agenderen. 5.6 Onderwerpen voor burgerparticipatie Het uitgangspunt voor burgerparticipatie in Nieuw-West is dat in beginsel geen enkel onderwerp uitgesloten wordt van burgerparticipatie. Dus: Alle plannen of beleid als uitwerking van het bestuursprogramma komen in principe in aanmerking voor burgerparticipatie. Dit kunnen plannen zijn voor stedelijke vernieuwing, het groen, de openbare ruimte; maar ook kleinere plannen voor de eigen buurt of sociale plannen. Uitgezonderd van participatie zijn die onderwerpen waarvan de Gemeentewet aangeeft dat bewoners daarop geen rechtstreekse invloed op uit kunnen oefenen (zoals het beleid voor de locale belastingen en heffingen). Het kan voorkomen dat bewoners of belanghebbenden zelf een plan willen maken en hierover het dagelijks bestuur of de deelraad benaderen. Het gaat daarbij niet om een bewonersinitiatief als een doe-activiteit, maar om een plan dat bewoners willen opstellen om een probleem op te lossen in hun eigen omgeving. Het stadsdeel neemt dergelijke plannen die in gang worden gezet door bewoners zelf zeer serieus. Het kan daarbij om verschillende onderwerpen gaan: een stedenbouwkundig plan voor de eigen buurt, een plan voor een nieuwe voorziening in de buurt, een plan voor de openbare ruimte (een plein, straat of het groen), een beheerplan, etc. Wij kunnen in principe twee situaties onderscheiden: 1. Het stadsdeel heeft zelf voor dit onderwerp nog niet eerder een planinitiatief genomen. Het bewonersinitiatief is echt de eerste stap voor een nieuw plan; 2. Het stadsdeel heeft wel voor dit onderwerp een planinitiatief genomen. Het bewonersplan reageert op dit planinitiatief en/of wil een alternatief plan opstellen Het stadsdeel zal in eerste instantie in goed overleg met de initiatiefnemers beoordelen of en zo ja hoe het initiatief kan worden ingebed in de eigen plan- en beleidsvorming. Daarbij zet het stadsdeel de volgende stappen: Het stadsdeel geeft informatie aan de initiatiefnemers over de plan- en beleidscontext die betrekking heeft op het voorgenomen plan van de bewoners of de belanghebbenden. Dit is de basis en dus van toepassing op beide bovenbeschreven situaties. Het stadsdeel doet een voorstel aan de initiatiefnemers over de toepassing van de participatieladder op het planinitiatief. In situatie 1 zal dat leiden tot coproductie of meebeslissen wanneer het stadsdeel de noodzaak van het maken van een plan erkent. In situatie 2, wanneer het stadsdeel zelf al plannen heeft voor dit onderwerp, kan in overleg bekeken worden hoe het planinitiatief van bewoners of belanghebbenden meegenomen kan worden in de plan- en beleidsvorming van het stadsdeel. Het niveau van participatie zal dan minimaal advisering zijn. Deze inbedding is een voorwaarde voor het vervolg op de planvorming: De besluitvorming. Pas wanneer de eigen initiatieven van bewoners of belanghebbenden goed ingebed worden in de plan- of beleidsvorming van het stadsdeel, zal er na de goedkeuring van het plan perspectief op uitvoering ontstaan. Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

17 5.8 Vragen en verzoeken om informatie Het kan voorkomen dat bewoners vragen hebben over plannen, beleid en participatie. Het stadsdeel wil hier op een duidelijke manier mee omgaan, door de volgende maatregelen: Bij elke uitvoering van een nieuw beleidsvoornemen wordt er een contactpersoon voor burgerparticipatie in de ambtelijke organisatie aangewezen. Dit kan bijvoorbeeld de projectleider zijn van het plan of een verantwoordelijke ambtenaar voor de nieuwe beleidsontwikkeling. Deze contactpersoon is beschikbaar voor vragen of verzoeken om informatie. Er wordt een klankbordgroep van geïnteresseerde en betrokken bewoners gevormd die eens per jaar de monitor burgerparticipatie met het stadsdeel bespreekt en hierover geconsulteerd wordt (advisering). Zie hierover ook paragraaf Klachten over burgerparticipatie Het kan voorkomen dat bewoners klachten hebben over de manier waarop de burgerparticipatie is uitgevoerd. Stadsdeel Nieuw-West heeft een eigen klachtenregeling. Deze regeling is ook van toepassing op dit soort klachten over de uitvoering van burgerparticipatie. Bij ontvangst van een dergelijke klacht zal de klachtencoördinator de verantwoordelijke ambtenaar voor de burgerparticipatie inlichten over de inhoud van klacht. De inhoud van de klacht (voor zover deze betrekking heeft op het plan of het beleid zelf) wordt beschreven in de participatierapportage (zie paragraaf 7.4.2) en kan worden betrokken bij de evaluatie van het participatieproces maart 2012 Deelraad Nieuw-West

18 18 Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

19 6 Ondersteuning en faciliteiten voor burgerparticipatie in stadsdeel Nieuw-West 6.1 Ambtelijke ondersteuning De ambtelijke organisatie werkt de plan- en beleidsvorming uit, in opdracht en als voorbereiding voor de besluitvorming in het dagelijks bestuur en/of de deelraad. Nu door deze kadernota wordt aangegeven hoe burgerparticipatie een onderdeel kan uitmaken van de plannen of het beleid, zal de ambtelijke organisatie ook de burgerparticipatie gaan voorbereiden en ondersteunen. De projectleider van het plan- of beleidsproduct is verantwoordelijk voor de uitvoering van de burgerparticipatie. Hoe dat precies gebeurt hangt van het plan af en het niveau van participatie dat wordt gekozen. Een aantal principes zijn leidend in de ambtelijke voorbereiding en ondersteuning van burgerparticipatie Er wordt open en eerlijke informatie gegeven over het plan en het proces De ambtelijke organisatie probeert burgerparticipatie zoveel mogelijk te bevorderen, binnen het kader van het gekozen niveau. Een dienstverlenende houding is hierbij cruciaal: Het stadsdeel staat open voor vragen, nadere toelichting, eventuele verzoeken, etc. 6.2 Onafhankelijke ondersteuning in de wijken: Het Huis van de Wijk Er is een door het stadsdeel gefinancierde nieuwe voorziening voor bewonersondersteuning in de wijken opgebouwd: Het Huis van de Wijk. In elk Huis van de Wijk is een staf aanwezig met sociale professionals die bewoners en andere belanghebbenden kunnen benaderen voor advies en ondersteuning over de wijze waarop zij kunnen deelnemen aan participatietrajecten in hun wijk. Voor beleidsvoornemens en plannen die spelen in de wijk of consequenties hebben voor de wijk, kunnen zij bij hun Huis van de Wijk terecht. Mocht daar behoefte aan bestaan, dan kan ook gebruik gemaakt worden van beschikbare faciliteiten in het Huis van de Wijk (vergaderruimte, kopieerfaciliteiten, computers, etc.). In bepaalde gevallen kan het stadsdeel besluiten extra onafhankelijke bewonersondersteuning beschikbaar te stellen. Dit kan zinvol zijn bij een ingewikkeld traject voor burgerparticipatie. Het voorstel voor ondersteuning wordt opgenomen in de startnotitie of het participatieplan, zodat er een duidelijke afweging kan plaatsvinden. Hierbij kunnen de volgende punten een rol spelen: Het gaat om grote, complexe plan- of beleidstrajecten Het maakt deel uit van de honorering van eigen planinitiatief van bewoners De financiële ruimte die er is voor onafhankelijke bewonersondersteuning maart 2012 Deelraad Nieuw-West

20 20 Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

21 7 De praktijk 7.1 Communicatie Uitgangspunten Het doel van communicatie bij burgerparticipatie is geformuleerd in het bestuursprogramma Kansen bieden en talenten benutten van het stadsdeel: Het bevorderen van participatie van zoveel mogelijk verschillende mensen. Bewoners zullen pas gaan deelnemen aan participatiebijeenkomsten voor het opstellen van een plan of een beleidsdocument als ze begrijpen waarover het gaat, wat hun eigen belang is bij dit plan en wat hun eigen rol is in het participatieproces. Inzicht hierin is alleen mogelijk bij duidelijke communicatie. Goede communicatie is dus een praktische voorwaarde voor het succesvol verlopen van burgerparticipatie bij plan- of beleidsvorming. Een belangrijke opgave voor de communicatie is ervoor te zorgen dat de bewoners en andere betrokkenen realistische verwachtingen hebben over de burgerparticipatie. De communicatie over participatietrajecten moet daarom eenduidig en transparant zijn. De inzet van communicatiemiddelen zal zo vroeg mogelijk, dus in de initiatieffase van de plan- en besluitvorming, moeten starten (zie ook paragraaf 5.2.). Samengevat is daarom het uitgangspunt voor de communicatie bij burgerparticipatie dat deze: vroegtijdig is; volledige informatie geeft; gebruik maakt van heldere en duidelijke taal; actueel is; gedurende het gehele planproces plaatsvindt. Bij het maken van plannen en beleid kan het gebeuren, dat zich onvoorziene ontwikkelingen voordoen of dat er vertraging optreedt. Als er door vertragingen geen voortgang in de plannen is, terwijl dit wel verwacht kon worden op grond van eerdere verstrekte informatie, dan zal het stadsdeel dit melden. Het principe is dan: Geen nieuws is ook nieuws Algemeen en doelgroepspecifieke communicatie Het is goed in de communicatie een onderscheid te maken tussen de algemene communicatie die zich richt op alle bewoners van het stadsdeel en doelgroepspecifieke communicatie. In de algemene communicatie is het van belang dat bewoners worden geïnformeerd dat zij kunnen participeren en hoe ze dat kunnen doen. Daarbij moet informatie worden gegeven over het niveau van participatie (paragraaf 5.4.: de gekozen trede op de participatieladder), de inhoud van het plan of het beleid, de zaken waarover zij wel en waarover zij niet worden geconsulteerd en met welke randvoorwaarden en kaders op technisch, financieel, en procedureel gebied zij eventueel rekening moeten houden. Naast de algemene communicatie kan het belangrijk zijn om ook doelgroepspecifieke communicatie in te zetten, om juist die doelgroepen in het stadsdeel te bereiken die maart 2012 Deelraad Nieuw-West

22 22 in het bijzonder betrokken of belanghebbend zijn bij het plan of het beleid. Daarbij wil het stadsdeel in het bijzonder aandacht besteden aan moeilijk te bereiken groepen, die niet vanuit zichzelf zullen participeren. Een ander voorbeeld van een specifieke doelgroep zijn de bewoners van een wijk, waarvoor een uitwerkingsplan als onderdeel van de vernieuwing van die wijk wordt gemaakt. Maar het kan ook gaan om doelgroepen van specifiek beleid, zoals het beleid voor maatschappelijke participatie of het homo- en diversiteitsbeleid. Het bepalen van dit soort doelgroepen is een belangrijk onderdeel van de participatieroute die het stadsdeel uitstippelt in de voorbereiding van burgerparticipatie (paragraaf 7.2). Om specifieke doelgroepen daadwerkelijk te kunnen bereiken kan de assistentie worden ingeroepen van sleutelfiguren binnen de doelgroepen of van professionals waarmee zij veel of regelmatig contact hebben, zoals de wijkagent. Ook kunnen buurtvoorlichters worden ingezet. De belangrijkste beslissingen over de algemene en doelgroepspecifieke communicatie en de hieruit afgeleide inzet van communicatiemiddelen zullen worden beschreven en opgenomen in de participatieparagraaf van de startnotitie voor het plan of het beleid of in het aparte participatieplan bij omvangrijke plan- of beleidsvorming (zie paragraaf 5.2). In het laatste geval zal deze beschrijving de vorm hebben van een afgebakend communicatieplan. 7.2 De voorbereiding: de Participatieroute In paragraaf 5.5 is beschreven dat de keuze van het juiste participatieniveau als trede in de participatieladder de eerste en noodzakelijke stap is. Maar de vervolgstappen zijn net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat er een goede verbinding tot stand komt tussen het participatieproces als geheel, de inbreng en de voorstellen van alle deelnemers én de uiteindelijke besluitvorming in het Dagelijks Bestuur of de deelraad. Hieronder beschrijven we een participatieroute die gevolgd kan worden bij de voorbereiding van die vervolgstappen. Stap 1: Bepaal welke informatie noodzakelijk is voor de deelnemers aan het participatieproces: Elk serieus participatieproces begint bij het geven van voldoende, relevante en juiste informatie. Het is daarom noodzakelijk te bepalen welke informatie noodzakelijk is voor bewoners om het plan of het beleid te kunnen begrijpen, serieus invloed te kunnen uitoefenen en betrokken te kunnen deelnamen aan het participatieproces. Stap 2: Ontwerp een netwerkstrategie (outreach): Er is vaak een groep bewoners die uit zichzelf betrokken wil zijn bij een plan of het beleid. Maar er zijn ook doelgroepen in het stadsdeel die juist zeer moeilijk bereikbaar zijn ( hard-to-reach ). Hiervoor wil het stadsdeel extra inspanningen of investeringen verrichten. Er is een aantal categorieën van potentiële deelnemers aan participatieprocessen. Door rekening te houden met deze categorieën, kan de netwerkstrategie om mensen te bereiken wellicht effectiever worden opgezet. Bewoners vormen drie stromen die in contact staan met het stadsdeel: - Stroom 1: Bewoners die hun weg zelf vinden om het stadsdeel te bereiken. - Stroom 2: Bewoners die al betrokken zijn geweest bij eerdere, b.v. thematisch verwante participatieprocessen (zoals participatie over het groen, stedelijke vernieuwing, ontwerp en beheer van hun eigen directe omgeving of buurt) - Stroom 3: Bewoners die deel uitmaken van moeilijk bereikbare groepen (hard-to-reach) die niet zullen reageren op oproepen deel te nemen aan participatie, maar die wel in hun eigen leefomgeving te maken zullen krijgen met de maatregelen die als onderdeel van het plan zullen worden uitgevoerd. In een zogenaamde krachtenveldanalyse kunnen deze stromen nader uitgesplitst worden in specifieke doelgroepen die je wilt bereiken. Deze analyse geeft inzicht in welke actoren (personen en belangengroeperingen) en welke factoren (feiten en omstandigheden) van invloed kunnen zijn op het beleid, plan of project. Ook is van belang om te weten of er voldoende beschikbare deelnemers zullen zijn, of ze georganiseerd zijn, of hun standpunt representatief is voor de meerderheid, etc. In de netwerk- en/of krachtenveldanalyse wordt in het bijzonder de positie van moeilijk te bereiken doelgroepen in kaart gebracht. Als dit leidt tot een netwerkstrategie met nadruk op het bereiken van specifieke doelgroepen zoals de moeilijk te bereiken groepen, dan betekent dat niet dat andere groepen van het participatieproces worden uitgesloten. De openheid en toegankelijkheid van participatieprocessen in het stadsdeel staan voorop. Stap 3: Stel het noodzakelijk budget vast voor het participatieproces (ondersteuning en benodigde faciliteiten): Het is belangrijk om vooraf inzicht te hebben in de benodigde budgetten voor de participatie. Die budgetten zouden nodig kunnen zijn voor o.a. de participatiebijeenkomsten, workshops met participatiedoelstellingen, vaardigheidstrainingen voor moeilijk te bereiken doelgroepen, etc. Stap 4: Maak een duidelijke planning voor het gehele participatieproces aan de hand van ijkmomenten. Maak duidelijk hoe die verbonden zijn met het besluitvormingsproces: Goede informatie vormt de basis van de participatiestrategie. Voor bewoners Deelraad Nieuw-West 30 maart 2012

23 is het belangrijk te weten welke rol in welke fase van het participatieproces zij hebben. De inhoud van het plan of het beleid waarover geparticipeerd wordt moet vooraf duidelijk zijn. Hetzelfde geldt voor het doel van het participatieproces. Deelnemers moeten erop kunnen vertrouwen dat de uitkomsten en resultaten van de participatie een rol zullen spelen in de aansluitende besluitvorming (door Dagelijks Bestuur of deelraad). Stap 5: Verwerk al deze stappen in de communicatie, zodat die het doel van het participatieproces ondersteunt: Alle relevante inhoud die nodig is om het plan of het beleid te kunnen begrijpen, het planproces zelf en de netwerkstrategie, moeten ingebed zijn in de communicatie die hierdoor het participatieproces actief ondersteunt. Door deze stappen in de voorbereiding ontstaat een participatieroute. Bij de uitwerking van een stap kan het noodzakelijk zijn terug te gaan naar de voorafgaande stap, omdat een voorwaarde voor die uitwerking onvoldoende vervuld blijkt te zijn. Het stroomdiagram laat de onderlinge afhankelijkheid van de vijf aan elkaar gerelateerde stappen zien. Deze participatieroute kan helpen om bewoners(groepen) op de juiste manier te betrekken bij het plan- of beleidsproces. passendheid van de in de eerste stap geselecteerde informatie op de doelgroepen die in stap 2 zijn geselecteerd. Als resultaat kan de participatieroute iets bijgesteld worden. Van stap 3 naar stap 1 en van stap 3 naar stap 2: Haalbaarheidstoets: Dit komt neer op een beoordeling van praktische en financiële aspecten, die mogelijkerwijs zullen leiden tot aanpassingen van eerdere stappen om te garanderen dat de uitvoering haalbaar blijft. Van stap 4 naar stap 3: Beoordeling proportionaliteit: Aan het einde van de route moet bepaald worden of de inhoud en de kosten van het participatieproces nog wel in verhouding staan tot de oorspronkelijke doelen. Van stap 4 naar stap 2: Details afstemmen: Als de hele route ontworpen is, zullen er waarschijnlijk enkele finishing touches nodig zijn in de netwerk- en outreachstrategie. Van stap 4 naar stap 1: Congruentie toets: Deze komt neer op een toets of het participatieproces, dat nu in detail is gepland, nog steeds beantwoordt aan de doelen, standaarden en aannames die aan het begin van het ontwerp werden gehanteerd. Als dat niet zo is, dan zal de gehele cyclus van de voorbereiding nog een keer doorlopen moeten worden. De communicatiestrategie bouw je op aan de hand van de individuele stappen. Zo ontstaat een goede wisselwerking tussen de inhoudelijke onderdelen van de communicatie en de uiteindelijke boodschap die je wil overbrengen De uitvoering van de participatie: vormen, technieken en hulpmiddelen ( tools ) Afbeelding: Stroomdiagram Participatieroute Elke individuele stap fungeert als een toets op de vooronderstellingen van de voorgaande stappen. De relatie tussen de stappen is als volgt: Van stap 1 naar stap 2: Pas de informatie aan door rekening te houden met de bijzonderheden van de doelgroepen: Dit komt neer op een toets op de Als resultaat van de voorbereiding is de planning van het participatieproces duidelijk, is het benodigde budget beschikbaar en zijn er beslissingen genomen over hoe de communicatie zal worden opgezet. Op dat moment kan de uitvoering van de burgerparticipatie starten. Die uitvoering is altijd maatwerk. Er zijn veel specifieke participatievormen en technieken die helpen om bewoners te betrekken bij het opstellen van een plan of een beleidsstuk. Deze zogenaamde tools vormen tezamen een soort gereedschapskist die alle deelnemers in het participatieproces tot hun beschikking hebben. Ze vallen in twee hoofdcategorieën uiteen: De meeste technieken en tools hebben betrekking op de presentatie van informatie en raadpleging of advisering. Voorbeelden hiervan zijn feitenoverzichten (fact sheets), informatie op websites, open dagen en tentoonstellingen. Deze zijn dus geschikt bij toepassing van de treden informatie, raadpleging of advisering op de participatieladder. 30 maart 2012 Deelraad Nieuw-West