IBM SmartCloud for Social Business. IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

2

3 IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

4 Opmerking Lees eerst Kennisgevingen op pagina 223. Kennisgeving Deze uitgave heeft betrekking op IBM SmartCloud Engage November 2013 en IBM SmartCloud Connections November 2013 en op alle volgende releases en modificaties hiervan, tenzij anders vermeld in een volgende uitgave. Controleer of de uitgave die u gebruikt, overeenkomt met de versie van het programma. De informatie in deze publicatie is onderhevig aan wijzigingen. Wijzigingen zullen in nieuwe uitgaven van deze publicatie worden opgenomen. Voor technische informatie en het aanvragen van publicaties kunt u zich wenden tot uw IBM-leverancier of IBM Nederland B.V. Copyright IBM Nederland B.V. 2010, Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

5 Hoofdstuk 1. Activiteiten Een activiteit is een ruimte waar personen die betrokken zijn bij een project informatie delen, taken toewijzen en resources delen, zoals bestanden, tools en websites. Gebruik een activiteit om content te ordenen en om taken die zijn gerelateerd aan een projectdoel een bepaalde prioriteit te geven. Nieuwe functies in Activiteiten Meer informatie over welke functies zijn toegevoegd. Aan de slag v Verken de Aan de slag-app. v Start een activiteit als opzet van een teamproject. v Wijs actiepunten toe en volg deze. v Gebruik sjablonen voor taken die vaker voorkomen. Gebruik bureaubladplugins voor Microsoft Windows Delen, verbinding maken en social business-activiteiten uitvoeren vanuit Windows-, Microsoft Outlookof Microsoft Office-toepassingen (PowerPoint, Excel, and Word). Met de IBM Connections Desktop Plug-ins for Microsoft Windows worden sociale-netwerkfuncties als Activiteiten, Blogs, Community's, Bestanden en Wiki's toegevoegd. Upload lokale bestanden naar IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections vanuit Windows Verkenner. Deel bestanden, werk lokaal aan bestanden en publiceer deze vervolgens in IBM SmartCloud for Social Business. Publiceer naar een blog, voeg een document toe aan een wiki en zoek naar content in IBM SmartCloud Engage of IBM SmartCloud Connections. Belangrijk: Als u zich met behulp van de methode "Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken" aanmeldt bij IBM SmartCloud Engage, bent u niet meer in staat u aan te melden en de bureaubladpictogrammen te gebruiken. v Download de bureaubladplugins v Hoe gebruikt u de bureaubladplugins Copyright IBM Corp. 2010,

6 2 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

7 Hoofdstuk 2. Activiteitenoverzicht Activiteiten is beschikbaar als stand-alone toepassing of als widget in Community's. U gebruikt Activiteiten als hulpmiddel bij de samenwerking van uw team op een online locatie, waar ideeën over een project en de projectresources worden gevormd, verzameld en gedeeld. U voegt items en actiepunten aan een activiteit toe om vereiste taken vast te leggen en de bijbehorende bestanden op te slaan. U gebruikt secties om de items en actiepunten van uw activiteiten te organiseren. Voorbeelden van projecten die u met een activiteit kunt bewaken zijn: v Een verkoopproces tot een goed einde brengen v Voorbereidingen voor een belangrijke vergadering treffen v Een rapport voor een klant schrijven v Een nieuwe medewerker in dienst nemen Alle activiteiten zijn beschikbaar in de view Activiteiten, met inbegrip van activiteiten die als deel van een community zijn gemaakt. Activiteiten die gemaakt zijn als deel van een community, worden in de view aangegeven met de tekst Communityactiviteit. Activiteiten worden vermeld onder het filter Communityactiviteit op het centrale deel van de pagina Overzicht. Stand-alone activiteiten worden vermeld onder het filter Mijn activiteiten. Mijn activiteiten zijn activiteiten die actief zijn en die bij u behoren, dus activiteiten in de volgende categorieën: v Ze zijn door u gemaakt v U bent toegevoegd als lid v Ze maken deel uit van een community waarvan u lid bent Mijn activiteiten bevat geen openbare activiteiten, geen activiteiten die u hebt uitgeschakeld en geen voltooide activiteiten. Activiteiten kunnen de volgende status hebben: Als u een activiteit als deel van een community maakt, moeten de leden van de activiteit ook lid van de community zijn. De community-activiteit kan een subset van de communityleden bevatten. Om het gemakkelijker te maken de activiteiten te vinden die voor u het belangrijkst zijn, kunt u die activiteiten een prioriteit geven. U kunt een activiteit uit de view verwijderen door die activiteit uit te schakelen. Het is ook mogelijk een kopie van een activiteit te maken of om een activiteit te exporteren naar een CSV-bestand. Als u een activiteit opslaat als een sjabloon, kunt u die activiteit gebruiken als basis voor het maken van nieuwe activiteiten. Copyright IBM Corp. 2010,

8 4 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

9 Hoofdstuk 3. Activiteiten starten Er is geen speciale toegang vereist voor het maken van een activiteit. Nadat u de activiteit hebt gemaakt, klikt u op Activiteitsacties om de activiteit te bewerken, een kopie van de activiteit te maken of de activiteit te gebruiken om een sjabloon te maken. Activiteiten kunnen helemaal vanaf het begin worden gemaakt of met behulp van een sjabloon. Als u een activiteit start met behulp van een sjabloon, wordt de nieuwe activiteit gemaakt met de informatie die in de sjabloon is opgeslagen. Als de sjabloon bijvoorbeeld een set stappen, contactpersonen en resources bevat, wordt de nieuwe activiteit gevuld met dezelfde set stappen, contactpersonen en resources. 1. Ga naar de activiteitenview en klik op Activiteit starten. Als u een stand-alone toepassing gebruikt, klikt u op Apps > Activiteiten om de activiteitenview te openen. Als u een activiteit in een community start, moet u de activiteitenwidget toevoegen voordat u een activiteit kunt starten. Om de activiteitenwidget toe te voegen, klikt u op Community-acties > Aanpassen en selecteert u Activiteiten. 2. Optioneel: Om een activiteit op basis van een sjabloon te maken, klikt u op Activiteitssjabloon selecteren en selecteert u een sjabloon. Als u de ledenlijst wilt uitbreiden met de leden die in de sjabloon zijn gedefinieerd, selecteert u ook Leden uit sjabloon gebruiken. 3. Geef details van de activiteit op. Deze kunnen later worden gewijzigd door de activiteit te bewerken. v De naam wordt weergegeven in het onderwerpveld van het bericht dat naar de toegevoegde leden wordt verzonden. Als u geen naam opgeeft, krijgt de activiteit de naam Naamloos. v Selecteer Personen van buiten mijn organisatie toestaan om lid te worden van deze activiteit om leden binnen uw organisatie of gasten buiten uw organisatie toe te voegen. Activiteiten waarbij externe leden zijn toegestaan kunnen worden gedeeld met community's waarbij externe of interne leden zijn toegestaan. U kunt de selectie van deze machtiging later opheffen om niet langer externe leden voor de activiteit toe te staan. Dit kan alleen als de activiteit nog geen externe leden heeft. Externe activiteiten zijn te herkennen aan het pictogram naast de titel van de activiteit.selecteer deze optie niet als u alleen leden binnen uw organisatie wilt toevoegen. Activiteiten waarbij geen externe leden zijn toegestaan kunnen alleen worden gedeeld met community's waarbij geen externe leden zijn toegestaan. Het is niet mogelijk om later externe leden voor interne activiteiten toe te staan. v Plaats komma's tussen de verschillende tags. Nadat de activiteit is opgeslagen, worden nieuwe tags toegevoegd aan de tagverzameling. v Bij het toevoegen van leden selecteert u eerst het lidtype en vervolgens de rol van het lid. Dan geeft u de naam van de persoon, community of groep op om als lid toe te voegen. Een eigenaar kan content toevoegen, alle items bekijken en bewerken en het lidmaatschap van de activiteit bewerken. Een auteur kan content bekijken en toevoegen, en zijn of haar eigen content bewerken. Een lezer kan alleen content bekijken. Opmerking: De groepsfunctie is op aanvraag beschikbaar. Neem voor meer informatie daarover contact op met uw organisatiebeheerder. Als u een adres opgeeft voor iemand die geen account heeft of die een account binnen een andere organisatie heeft, moet u op het pluspictogram klikken als u die persoon wilt toevoegen. Als de betreffende persoon geen account heeft, wordt u op het moment dat u de activiteit opslaat gevraagd om die persoon een gastuitnodiging te sturen. Gastleden moeten de uitnodiging accepteren om toegang te krijgen tot de activiteiten waaraan ze als lid zijn toegevoegd. Copyright IBM Corp. 2010,

10 v Zorg dat het doel van de activiteit voldoende informatie biedt, zodat leden het kunnen onderscheiden van activiteiten met soortgelijke namen. Het doel is doorzoekbaar en wordt weergegeven in de melding die leden ontvangen wanneer ze worden uitgenodigd om deel te nemen aan de activiteit. Nadat de activiteit is gemaakt, ontvangen de mensen die u als leden hebt toegevoegd een bericht van de server over de activiteit of een melding op het tabblad Updates van de functie Mijn dashboard. U kunt content aan de activiteit toevoegen door items of actiepunten te maken of door de activiteit met secties te ordenen. De activiteit kan worden opgeslagen als sjabloon die in de toekomst opnieuw kan worden gebruikt. Door de activiteit te markeren als Hoge Prioriteit, is de activiteit later gemakkelijker terug te vinden. Verwante taken: Hoofdstuk 8, Werken met sjablonen, op pagina 27 De stijl of inhoud van een activiteit of een item opnieuw gebruiken door sjablonen te maken. 6 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

11 Hoofdstuk 4. Activiteitcontent toevoegen U kunt informatie aan een activiteit toevoegen door items te maken. Maak taken en wijs deze toe door actiepunten toe te voegen. Koppel resources aan uw activiteit door bijlagen of links naar bestanden te maken. Door content aan een activiteit toe te voegen maakt u een ruimte voor uw project voor het delen van informatie, het toewijzen van taken en het delen van resources zoals websites en bestanden. Gebruik items om content toe te voegen aan de activiteit. U gebruikt bijvoorbeeld een item om een bestand als bijlage toe te voegen, een link naar een bestand te maken of een bladwijzer aan een site toe te voegen. U kunt ook aangepaste velden toevoegen aan items. Net als activiteiten kunt u items helemaal vanaf het begin maken of op basis van een eerder opgeslagen itemsjabloon. Als u een item maakt, moet u onthouden dat de tekst en de tags van de beschrijving doorzoekbaar worden. Standaard worden de items in een activiteit gemeenschappelijk gebruikt door alle leden van de activiteit. U kunt een item verbergen voor andere leden door deze te markeren als persoonlijk. U moet de auteur of eigenaar van de activiteit zijn om items toe te voegen. Gebruik actiepunten om de taken te traceren die uw team moet uitvoeren om aan de doelstelling van de activiteit te voldoen. U kunt een actiepunt toewijzen aan een lid van de activiteit, een bestand bijvoegen, een link naar een bestand maken of een bladwijzer aan een site toevoegen. U kunt ook aangepaste velden toevoegen aan actiepunten en een actiedatum instellen. U gebruikt het tabblad Actiepunt om een lijst met uw actiepunten te bekijken, met inbegrip van activiteiten die als deel van een community zijn gemaakt. Reageer op items en actiepunten door te klikken op Meer en de details van het item of actiepunt te bekijken. Selecteer Reactie toevoegen of Actiepunt toevoegen. Klik op Meer om de details van een item of actiepunt weer te geven. Bewerk een item of actiepunt door te klikken op Meer > Bewerken. Klik op Meer > Meer acties om een lijst met acties weer te geven die u kunt uitvoeren voor elk item of actiepunt. In Meer acties hebt u de volgende mogelijkheden: v Anderen op de hoogte stellen over het item of actiepunt. v Links naar het item of actiepunt maken. v Het item of actiepunt kopiëren, verplaatsen of wissen. v Het item of actiepunt opslaan als sjabloon. v Een item converteren naar een actiepunt. Uw werk wordt standaard elke 5 minuten automatisch opgeslagen, tenzij de beheerder de interval wijzigt. Als u een item niet opslaat en u de browser afsluit of de sessie verloopt, krijgt u de volgende keer dat u zich aanmeldt een melding te zien. In deze melding kunt u klikken op Weergeven om het item te openen en het werk eraan te hervatten, of op Wissen om het item te wissen. Als u geen actie onderneemt voor het niet-opgeslagen item, wordt het bericht de volgende keer dat u zich aanmeldt opnieuw weergegeven. Items toevoegen Voeg aan een activiteit een item toe als u informatie wilt delen met andere leden van de activiteit. U gebruikt bijvoorbeeld een item om een vraag te stellen. Leden van een activiteit kunnen antwoorden posten door in het item te klikken op Reactie toevoegen. U kunt ook het onderwerp van een item gebruiken om een mededeling te doen. 1. Klik op Item toevoegen. 2. Geef de desbetreffende details op. Deze details kunnen later worden gewijzigd door het item te bewerken. Om een item te bewerken, klikt u op Meer om het item uit te vouwen en vervolgens op Bewerken. Copyright IBM Corp. 2010,

12 3. Voeg content toe aan het item. v Klik op Bestand bijvoegen om een bestand aan het item toe te voegen. Bijgevoegde bestanden worden geüpload naar de activiteit en opgeslagen binnen de activiteit. De bestanden kunnen niet worden gedeeld met personen die geen lid zijn van de activiteit. De inhoud van de bestanden die zijn geüpload naar de activiteit is niet doorzoekbaar. Als u een bestand wilt uploaden dat u later kunt delen met een breder publiek, voegt u het bestand toe aan de toepassing Bestanden. U kunt een link toevoegen aan een bestand of map in de toepassing Bestanden vanuit het activiteitenitem om het te delen met de leden van de activiteit. Bestanden die u bij een activiteit voegt, worden opgeslagen binnen de activiteit. Opmerking: Het dialoogvenster Bijlage bevat de maximale bestandsgrootte voor uploads. Het toevoegen van grote bestanden aan een activiteit kan een negatieve invloed hebben op de prestaties van deze activiteit. Het uploaden van een activiteit die grote bestanden bevat, kan meer tijd in beslag nemen. In plaats dat u een bestand toevoegt aan een item, kunt u het bestand ook uploaden naar de toepassing Bestanden en vervolgens in uw activiteit een link toevoegen naar dit bestand. v Klik op Bladwijzer toevoegen om een webadres aan het item toe te voegen. v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Link naar bestand om een link naar een bestand toe te voegen. Selecteer een bestand waarnaar u een link wilt aanbrengen. Welke bestanden er beschikbaar zijn, hangt af van datgene wat er binnen uw omgeving geïmplementeerd is. Als binnen uw omgeving bijvoorbeeld de toepassing Bestanden geïmplementeerd is, kunt u een link aanbrengen naar een bestand dat is opgeslagen in de toepassing Bestanden. Als voor uw implementatie een gekoppelde bibliotheek beschikbaar is, dan kunt u een link maken naar een bestand dat in die bibliotheek is opgeslagen. Als u ervoor kiest een link aan te brengen vanuit Deze computer, wordt het geselecteerde bestand geüpload naar de activiteit en wordt er een link gemaakt. Opmerking: Als de toepassing Bestanden is geïmplementeerd of als Gekoppelde Bibliotheken is ingeschakeld, is Deze computer niet beschikbaar. 8 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

13 v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Link naar map om een link naar een map toe te voegen: Welke mappen er beschikbaar zijn, hangt af van datgene wat er binnen uw omgeving geïmplementeerd is. Als binnen uw omgeving bijvoorbeeld de toepassing Bestanden geïmplementeerd is, kunt u een link aanbrengen naar een map die is gemaakt in de toepassing Bestanden. Is Gekoppelde Bibliotheek beschikbaar voor uw implementatie, dan kunt u een link aanbrengen naar een map die in de bibliotheek is opgeslagen. v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Datumveld om het veld Datum aan het item toe te voegen. Als u op het lege veld klikt, wordt een kalender afgebeeld. U kunt een datum in het veld typen of een datum kiezen in de kalender. v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Persoonsveld om het veld Persoon aan het item toe te voegen. Wanneer u een naam begint te typen in het veld, wordt een lijst met namen uit het adresboek afgebeeld. U kunt een naam uit de lijst kiezen of doorgaan met het typen van de volledige naam of het adres van de persoon. Hoofdstuk 4. Activiteitcontent toevoegen 9

14 Opmerking: Als u binnen Activiteiten de naam van een persoon typt, moet u niet op Leden toevoegen klikken, maar de typeahead-functie gebruiken om de juiste persoon te selecteren. Selecteer het item uit de typeahead-informatie met het juiste visitekaartje. v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Tekstveld om een tekstveld aan het item toe te voegen. U kunt zoveel typen velden toevoegen als u wilt en u kunt meerdere velden van hetzelfde type toevoegen. U geeft een veld een nieuwe naam door te klikken op het veldlabel. U verwijdert een veld door te klikken op het pictogram Veld wissen van het desbetreffende veld. U kunt het label van een bestand, bladwijzer of aangepast veld vervangen door een naam die de betekenis van het veld beter beschrijft. Als u het item bijvoorbeeld gebruikt om een beoordeling te geven, kunt u twee naamvelden toevoegen: het veld Auteur en het veld Revisor. Ook kunt u een datumveld toevoegen met het label Beoordelingsdatum en een bestandsbijlage toevoegen met het veldlabel Te beoordelen document. 4. Gebruik het veld Beschrijving om het item te beschrijven of om itemcontent toe te voegen. U kunt de toegevoegde tekst opmaken met de werkbalkopties. 5. Selecteer een specifieke sectie van de activiteit om dit item aan toe te voegen. 6. Selecteer Dit item als persoonlijk markeren om het item te verbergen voor andere gebruikers. 7. Selecteer Personen op de hoogte stellen van dit item als u de leden van een activiteit op de hoogte wilt stellen van het item. Als u een stand-alone activiteit gebruikt, kunt u alle activiteitsleden op de hoogte stellen door Alle afzonderlijke leden van deze activiteit te selecteren. Als u deze optie selecteert, ontvangen leden van groepen of community's geen melding. Als u niet iedereen op de hoogte wilt stellen, selecteert u specifieke leden uit de lijst. Als de activiteit gedeeld is geweest met een community, dan kunt u een deel van de communityleden op de hoogte stellen door Community: community te selecteren (waarin community de naam is van de community), en vervolgens de vakjes naast de namen van de leden die een melding moeten krijgen. Als u een community-activiteit gebruikt, selecteert u specifieke leden uit de lijst. Om een melding zowel naar community-eigenaren als naar afzonderlijke leden te verzenden, selecteert u de namen van de eigenaren in de lijst community_name (community-eigenaren), waarin community_name de naam is van de community, en selecteert u de afzonderlijke leden in de lijst Afzonderlijke leden van activiteiten. Uw selectie wordt opgeslagen wanneer u een andere lijst selecteert. Opmerking: De filterfunctie zoekt alleen in de namen op de huidige pagina. Als er meerdere pagina's zijn, klikt u op Volgende totdat een pagina wordt afgebeeld die namen bevat die in het gezochte alfabetische bereik liggen, en typt u de naam in het filterveld. U kunt de eigenschappen van items wijzigen door te klikken op Meer acties. U kunt een item bijvoorbeeld persoonlijk maken door het te bewerken. U kunt het item ook verplaatsen, bewerken, wissen of er een kopie van maken. U kunt items converteren naar actiepunten door te klikken op Meer acties > Converteren naar actiepunt. Actiepunten zijn handig als er een item in uw activiteit voorkomt dat u wilt toewijzen of als er een vervaldatum voor het item is ingesteld die valt vóór de vervaldatum van de activiteit. Door te klikken op Meer acties > Andere personen op de hoogte stellen kunt u het item onder de aandacht van andere leden van de activiteit brengen. Leden die u waarschuwt, ontvangen een bericht of een bericht op het tabblad Updates in de toepassing Homepage met de beschrijving van het item en een link naar het item. Elk lid van een activiteit kan andere leden op de hoogte stellen van een item in de activiteit. De server kan alleen meldingen verzenden naar huidige leden van de activiteit en naar iedereen die een actueel item aan de activiteit toevoegt, zelfs als deze persoon geen lid van de activiteit meer is. 10 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

15 Verwante taken: Werken met bestanden Het delen van documenten in uw activiteit helpt om de bestanden die nodig zijn om uw doel te bereiken, op één plaats te ordenen. Vanuit een item of actiepunt kunt u een link aanbrengen naar een bestand of een map. Het is ook mogelijk om een bestand of map toe te voegen aan een item of actiepunt. Werken met bestanden Het delen van documenten in uw activiteit helpt om de bestanden die nodig zijn om uw doel te bereiken, op één plaats te ordenen. Vanuit een item of actiepunt kunt u een link aanbrengen naar een bestand of een map. Het is ook mogelijk om een bestand of map toe te voegen aan een item of actiepunt. U kunt niet alleen een link of bijlage toevoegen terwijl u een nieuw item of actiepunt maakt, maar ook daarna daarna is dat nog mogelijk. Om een bestaand item te wijzigen, klikt u op Meer om de details van het item op te roepen, en vervolgens op Bewerken. Om een bestaand actiepunt te wijzigen, klikt u op Meer om de details van het actiepunt op te roepen, en vervolgens op Bewerken > Meer opties. Bestanden die bij een activiteit worden gevoegd, worden in die activiteit opgeslagen. Bestanden die bij een activiteit zijn gevoegd, zijn alleen toegankelijk voor leden van die activiteit. v Klik op Bestand bijvoegen om een bestand te uploaden naar de activiteit. Bijgevoegde bestanden worden geüpload naar de activiteit en opgeslagen binnen de activiteit. De bestanden kunnen niet worden gedeeld met personen die geen lid zijn van de activiteit. De inhoud van de bestanden die zijn geüpload naar de activiteit is niet doorzoekbaar. Als u een bestand wilt uploaden dat u later kunt delen met een breder publiek, voegt u het bestand toe aan de toepassing Bestanden. U kunt een link toevoegen aan een bestand of map in de toepassing Bestanden vanuit het activiteitenitem om het te delen met de leden van de activiteit. Bestanden die u bij een activiteit voegt, worden opgeslagen binnen de activiteit. Opmerking: Het dialoogvenster Bijlage bevat de maximale bestandsgrootte voor uploads. Het toevoegen van grote bestanden aan een activiteit kan een negatieve invloed hebben op de prestaties van deze activiteit. Het uploaden van een activiteit die grote bestanden bevat, kan meer tijd in beslag nemen. In plaats dat u een bestand toevoegt aan een item, kunt u het bestand ook uploaden naar de toepassing Bestanden en vervolgens in uw activiteit een link toevoegen naar dit bestand. v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Link naar bestand om een link naar een bestand toe te voegen. Selecteer een bestand waarnaar u een link wilt aanbrengen. Welke bestanden er beschikbaar zijn, hangt af van datgene wat er binnen uw omgeving geïmplementeerd is. Als binnen uw omgeving bijvoorbeeld de toepassing Bestanden geïmplementeerd is, kunt u een link aanbrengen naar een bestand dat is opgeslagen in de toepassing Bestanden. Als voor uw implementatie een gekoppelde bibliotheek beschikbaar is, dan kunt u een link maken naar een bestand dat in die bibliotheek is opgeslagen. Als u ervoor kiest een link aan te brengen vanuit Deze computer, wordt het geselecteerde bestand geüpload naar de activiteit en wordt er een link gemaakt. Opmerking: Als de toepassing Bestanden is geïmplementeerd of als Gekoppelde Bibliotheken is ingeschakeld, is Deze computer niet beschikbaar. v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Link naar map om een link naar een map toe te voegen. Hoofdstuk 4. Activiteitcontent toevoegen 11

16 Welke mappen er beschikbaar zijn, hangt af van datgene wat er binnen uw omgeving geïmplementeerd is. Als binnen uw omgeving bijvoorbeeld de toepassing Bestanden geïmplementeerd is, kunt u een link aanbrengen naar een map die is gemaakt in de toepassing Bestanden. Is Gekoppelde Bibliotheek beschikbaar voor uw implementatie, dan kunt u een link aanbrengen naar een map die in de bibliotheek is opgeslagen. v Voeg een link naar een bestand of map toe in de beschrijving van het item of actiepunt. Het is ook mogelijk om links toe te voegen in het veld Beschrijving. Klik op het linkpictogram op de werkbalk Beschrijving om een link toe te voegen. Verwante taken: Items toevoegen op pagina 7 Voeg aan een activiteit een item toe als u informatie wilt delen met andere leden van de activiteit. U gebruikt bijvoorbeeld een item om een vraag te stellen. Leden van een activiteit kunnen antwoorden posten door in het item te klikken op Reactie toevoegen. U kunt ook het onderwerp van een item gebruiken om een mededeling te doen. Actiepunten toevoegen U kunt een of meer actiepunten toevoegen aan een activiteit en deze toewijzen aan activiteitsleden. U gebruikt actiepunten om het werk te beheren dat als doelstelling van de activiteit voltooid moet worden. U kunt alle actiepunten voor een activiteit bekijken in de view Actiepunten. Het webadres van een afzonderlijk item verkrijgen U kunt een item openen in zijn eigen webpagina en de pagina opslaan als een bladwijzer, de pagina in een chatbericht verzenden naar een ander lid of de pagina als een bladwijzeritem posten in een activiteit. Iedereen die de link vervolgens opent, gaat rechtstreeks naar de webpagina voor het item. Als u een item opent vanaf een permanent webadres, moet u lid zijn van de activiteit die het item bevat. Met een link naar een item kunt u geen item delen met iemand die geen lid is van de activiteit. Voer de onderstaande stappen uit om het webadres van een item te verkrijgen: 1. Zoek het item waarvoor u een bladwijzer wilt maken of dat u wilt delen en klik op Meer acties > Link naar dit item. Opmerking: Als u de link Meer acties niet kunt zien, is de view mogelijk samengevouwen. Klik op de itemtitel om het item uit te vouwen. 2. U kunt nu een bladwijzer maken voor het item of het item delen met andere leden door het webadres te kopiëren vanuit het locatieveld van de browser en het in een chatbericht te plakken of in het bladwijzerveld van een activiteitsitem. Actiepunten toevoegen U kunt een of meer actiepunten toevoegen aan een activiteit en deze toewijzen aan activiteitsleden. U gebruikt actiepunten om het werk te beheren dat als doelstelling van de activiteit voltooid moet worden. U kunt alle actiepunten voor een activiteit bekijken in de view Actiepunten. Nadat u op Actiepunt toevoegen hebt geklikt, kunt u een korte taakbeschrijving invoeren in het veld Actiepunt en het actiepunt opslaan. De opgegeven beschrijving geeft het item aan en wordt weergegeven in alle views die het item bevatten. Om meer informatie of content toe te voegen of om het actiepunt toe te wijzen, klikt u op Meer opties. De volgende stappen bevatten informatie voor de optionele items in Meer opties. Zodra u in een activiteit bent, kunt u actiepunten voor een activiteit maken of voor een een actiepunt dat al in de activiteit is gemaakt. Om het actiepunt rechtstreeks toe te voegen aan de activiteit, klikt u op Actiepunt toevoegen. Om het actiepunt toe te voegen als een reactie op een ander item, opent u het item en klikt u op Actiepunt toevoegen. 12 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

17 Gebruik de volgende gegevens om de aanvullende opties in te vullen die beschikbaar zijn na het klikken op Meer opties. 1. De taak wordt standaard toegewezen aan Iedereen (gedeeld). Dit houdt in dat elk lid van de activiteit de taak kan voltooien. Om een actiepunt toe te wijzen aan een bepaald lid, klikt u op Persoon zoeken. 2. Wijs in het veld Actiedatum een datum toe waarop de taak moet zijn voltooid. 3. Voeg content toe aan het item. v Klik op Bestand bijvoegen om een bestand aan het item toe te voegen. Bijgevoegde bestanden worden geüpload naar de activiteit en opgeslagen binnen de activiteit. De bestanden kunnen niet worden gedeeld met personen die geen lid zijn van de activiteit. De inhoud van de bestanden die zijn geüpload naar de activiteit is niet doorzoekbaar. Als u een bestand wilt uploaden dat u later kunt delen met een breder publiek, voegt u het bestand toe aan de toepassing Bestanden. U kunt een link toevoegen aan een bestand of map in de toepassing Bestanden vanuit het activiteitenitem om het te delen met de leden van de activiteit. Bestanden die u bij een activiteit voegt, worden opgeslagen binnen de activiteit. Opmerking: Het dialoogvenster Bijlage bevat de maximale bestandsgrootte voor uploads. Het toevoegen van grote bestanden aan een activiteit kan een negatieve invloed hebben op de prestaties van deze activiteit. Het uploaden van een activiteit die grote bestanden bevat, kan meer tijd in beslag nemen. In plaats dat u een bestand toevoegt aan een item, kunt u het bestand ook uploaden naar de toepassing Bestanden en vervolgens in uw activiteit een link toevoegen naar dit bestand. v Klik op Bladwijzer toevoegen om een webadres aan het item toe te voegen. v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Link naar bestand om een link naar een bestand toe te voegen. Selecteer een bestand waarnaar u een link wilt aanbrengen. Welke bestanden er beschikbaar zijn, hangt af van datgene wat er binnen uw omgeving geïmplementeerd is. Als binnen uw omgeving bijvoorbeeld de toepassing Bestanden geïmplementeerd is, kunt u een link aanbrengen naar een bestand dat is opgeslagen in de toepassing Bestanden. Als voor uw implementatie een gekoppelde bibliotheek beschikbaar is, dan kunt u een link maken naar een bestand dat in die bibliotheek is opgeslagen. Als u ervoor kiest een link aan te brengen vanuit Deze computer, wordt het geselecteerde bestand geüpload naar de activiteit en wordt er een link gemaakt. Opmerking: Als de toepassing Bestanden is geïmplementeerd of als Gekoppelde Bibliotheken is ingeschakeld, is Deze computer niet beschikbaar. Hoofdstuk 4. Activiteitcontent toevoegen 13

18 v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Link naar map om een link naar een map toe te voegen: Welke mappen er beschikbaar zijn, hangt af van datgene wat er binnen uw omgeving geïmplementeerd is. Als binnen uw omgeving bijvoorbeeld de toepassing Bestanden geïmplementeerd is, kunt u een link aanbrengen naar een map die is gemaakt in de toepassing Bestanden. Is Gekoppelde Bibliotheek beschikbaar voor uw implementatie, dan kunt u een link aanbrengen naar een map die in de bibliotheek is opgeslagen. v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Datumveld om het veld Datum aan het item toe te voegen. Als u op het lege veld klikt, wordt een kalender afgebeeld. U kunt een datum in het veld typen of een datum kiezen in de kalender. v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Persoonsveld om het veld Persoon aan het item toe te voegen. Wanneer u een naam begint te typen in het veld, wordt een lijst met namen uit het adresboek afgebeeld. U kunt een naam uit de lijst kiezen of doorgaan met het typen van de volledige naam of het adres van de persoon. 14 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

19 Opmerking: Als u binnen Activiteiten de naam van een persoon typt, moet u niet op Leden toevoegen klikken, maar de typeahead-functie gebruiken om de juiste persoon te selecteren. Selecteer het item uit de typeahead-informatie met het juiste visitekaartje. v Klik op Aangepaste velden toevoegen > Tekstveld om een tekstveld aan het item toe te voegen. U kunt zoveel typen velden toevoegen als u wilt en u kunt meerdere velden van hetzelfde type toevoegen. U geeft een veld een nieuwe naam door te klikken op het veldlabel. U verwijdert een veld door te klikken op het pictogram Veld wissen van het desbetreffende veld. U kunt het label van een bestand, bladwijzer of aangepast veld vervangen door een naam die de betekenis van het veld beter beschrijft. Als u het item bijvoorbeeld gebruikt om een beoordeling te geven, kunt u twee naamvelden toevoegen: het veld Auteur en het veld Revisor. Ook kunt u een datumveld toevoegen met het label Beoordelingsdatum en een bestandsbijlage toevoegen met het veldlabel Te beoordelen document. 4. Gebruik het veld Beschrijving om het item te beschrijven of om itemcontent toe te voegen. U kunt de toegevoegde tekst opmaken met de werkbalkopties. 5. Selecteer een specifieke sectie van de activiteit om dit item aan toe te voegen. 6. Selecteer Dit item als persoonlijk markeren om het item te verbergen voor andere gebruikers. 7. Selecteer Personen op de hoogte stellen van dit item als u de leden van een activiteit op de hoogte wilt stellen van het item. Als u een stand-alone activiteit gebruikt, kunt u alle activiteitsleden op de hoogte stellen door Alle afzonderlijke leden van deze activiteit te selecteren. Als u deze optie selecteert, ontvangen leden van groepen of community's geen melding. Als u niet iedereen op de hoogte wilt stellen, selecteert u specifieke leden uit de lijst. Als de activiteit gedeeld is geweest met een community, dan kunt u een deel van de communityleden op de hoogte stellen door Community: community te selecteren (waarin community de naam is van de community), en vervolgens de vakjes naast de namen van de leden die een melding moeten krijgen. Als u een community-activiteit gebruikt, selecteert u specifieke leden uit de lijst. Om een melding zowel naar community-eigenaren als naar afzonderlijke leden te verzenden, selecteert u de namen van de eigenaren in de lijst community_name (community-eigenaren), waarin community_name de naam is van de community, en selecteert u de afzonderlijke leden in de lijst Afzonderlijke leden van activiteiten. Uw selectie wordt opgeslagen wanneer u een andere lijst selecteert. Opmerking: De filterfunctie zoekt alleen in de namen op de huidige pagina. Als er meerdere pagina's zijn, klikt u op Volgende totdat een pagina wordt afgebeeld die namen bevat die in het gezochte alfabetische bereik liggen, en typt u de naam in het filterveld. Na het opslaan van het actiepunt kunt u er nog een maken zonder op Actiepunt toevoegen te klikken. Als u een ander actiepunt wilt maken, voert u dit in het veld Actiepunt in. Klik anders op Annuleren om het tekstveld te verwijderen. Verwante taken: Werken met bestanden op pagina 11 Het delen van documenten in uw activiteit helpt om de bestanden die nodig zijn om uw doel te bereiken, op één plaats te ordenen. Vanuit een item of actiepunt kunt u een link aanbrengen naar een bestand of een map. Het is ook mogelijk om een bestand of map toe te voegen aan een item of actiepunt. Hoofdstuk 4. Activiteitcontent toevoegen 15

20 16 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

21 Hoofdstuk 5. Werken met activiteiten U kunt een activiteit en de bijbehorende items bewerken of de content organiseren door secties te maken. Als u activiteiten een prioriteit geeft, kunt u de activiteiten later gemakkelijk terugvinden. Het uitschakelen van activiteiten voorkomt dat deze in uw view worden weergegeven. Als de doelstelling van een activiteit is bereikt, kunt u de activiteit voltooien. Nadat de doelstelling van de activiteit is bereikt, klikt u op Activiteit markeren als voltooid op de titelbalk. Hierdoor wordt de activiteit niet gewist; de voltooide activiteit blijft beschikbaar in de view Voltooid. Nadat u een activiteit hebt gemarkeerd als voltooid, is deze niet meer zichtbaar in de lijst van activiteiten voor leden. U kunt een voltooide activiteit uit de view Voltooid herstellen door te klikken op Activiteit herstellen vanuit de voltooide activiteit. Activiteiten die 90 dagen lang niet actief zijn geweest, worden automatisch gemarkeerd als voltooid. Voordat dit gebeurt, wordt er een bericht gezonden naar de eigenaars van de activiteit om hen te laten weten dat de activiteit zal worden gemarkeerd als voltooid als zij deze niet meer gebruiken. U kunt een activiteit wissen en deze naar de view Prullenbak verplaatsen. Wis een activiteit alleen als u niets van de informatie in de activiteit wilt bewaren. U kunt activiteiten herstellen uit de view Prullenbak tot de prullenbak wordt geleegd, wat standaard na 90 dagen is. Activiteiten bewerken U kunt een activiteit alleen bewerken als u de eigenaar van de activiteit bent. Het bewerken van de titel, beschrijving, actiedatum of tags die bij een activiteit horen, heeft geen invloed op de content van de items die zijn gepost naar de activiteit. Activiteitsgegevens bewerken v Zoek in de view Mijn activiteiten de activiteit die u wilt wijzigen in de lijst met activiteiten, klik op Meer om de beschrijving van de activiteit uit te vouwen en klik vervolgens op Bewerken. v Klik binnen de activiteit die u wilt bewerken op Acties voor activiteiten op de titelbalk en selecteer Activiteit bewerken. Activiteitcontent organiseren Wanneer u content aan uw activiteit hebt toegevoegd, kunt u deze organiseren zodat deze gemakkelijker te vinden is. v Klik op Sectie toevoegen om algemene containers aan een activiteit toe te voegen. Secties zijn containers voor sets van items binnen een activiteit. Nadat u een sectie hebt gemaakt, kunt u deze verplaatsen of hernoemen door te klikken op Acties in de sectiekop. Om te sectie te hernoemen klikt u op Sectie bewerken. U kunt de sectie ook verwijderen door te klikken op Acties in de sectiekop. v Klik op Acties voor activiteiten op de titelbalk en selecteer vervolgens Verwante activiteit toevoegen om een link naar de bijbehorende activiteit toe te voegen. Hiermee maakt u een item met een link naar een andere activiteit. U gebruikt deze actie om om een link te maken naar een andere activiteit met informatie die interessant kan zijn voor de huidige activiteitsleden. Alleen leden die toegang hebben tot de andere activiteit kunnen de andere activiteit openen via het item. Activiteiten prioriteit geven Alle activiteiten krijgen standaard het prioriteitsniveau Normaal. U kunt het prioriteitsniveau van een activiteit wijzigen om deze eenvoudiger te vinden te maken. Copyright IBM Corp. 2010,

22 Het prioriteitsniveau dat u toewijst aan een activiteit, is alleen zichtbaar voor u. Het heeft geen invloed op de prioriteit die een ander lid van de activiteit eraan toewijst. Activiteiten waaraan u de prioriteit Hoog of Gemiddeld hebt toegewezen, worden afgebeeld in een compacte lijst die u kunt openen door Activiteiten met prioriteit uit te vouwen. Opmerking: Activiteiten met prioriteit wordt niet afgebeeld in het navigatievenster binnen een activiteit; u moet de activiteit eerst afsluiten. Klik op de tab Activiteiten om de huidige activiteit af te sluiten en terug te gaan naar de view Mijn activiteiten. De opties voor het prioriteitsniveau zijn de volgende: Prioriteit Hoog Hiermee geeft u aan dat deze activiteit belangrijk is. Prioriteit Gemiddeld Hiermee geeft u aan dat deze activiteit een hogere prioriteit heeft dan een standaardactiviteit. Standaardactiviteit (standaardwaarde) Hiermee geeft u aan dat deze activiteit een normale prioriteit heeft. Markeren als Uitgeschakeld Hiermee verplaatst u de activiteit naar de view Uitgeschakelde activiteiten. U kunt de prioriteit wijzigen in de view Mijn activiteiten, maar ook in een activiteit. v Zoek in de view Mijn activiteiten de activiteit die u prioriteit wilt geven. Klik op Meer om de beschrijving van de activiteit uit te vouwen, klik op Prioriteit geven en selecteer vervolgens het prioriteitsniveau. v Klik binnen een activiteit op Acties voor activiteiten op de titelbalk van de activiteit en selecteer een prioriteitsniveau. Opmerking: Het prioriteitsniveau wordt niet binnen de activiteit getoond. U moet teruggaan naar de view Mijn activiteiten of naar Activiteiten met prioriteit gaan in het navigatievenster van de view Mijn activiteiten om de prioriteitsniveaus van activiteiten te bekijken. Een activiteit uitschakelen waarin u niet geïnteresseerd bent U kunt een activiteit waarin u niet geïnteresseerd bent, verwijderen uit de view Mijn activiteiten. Als de activiteit weer interessant wordt, kunt u deze weer inschakelen. Wanneer u een activiteit hebt uitgeschakeld, blijft u lid van de activiteit en blijft de content van de activiteit toegankelijk door over te schakelen naar de view Uitgeschakelde activiteiten. Andere leden van de activiteit kunnen u nog steeds berichten sturen over items in de activiteit. U kunt een activiteit uitschakelen in de view Mijn activiteiten, maar ook in de activiteit zelf. v Zoek in de view Mijn activiteiten de activiteit die u wilt uitschakelen, klik op Meer > Prioriteiten geven > Markeren als uitgeschakeld. v Klik binnen een activiteit op Acties voor activiteiten op de titelbalk en selecteer vervolgens Markeren als uitgeschakeld. Als u een activiteit weer wilt inschakelen, opent u de view Uitgeschakelde activiteiten in het navigatievenster van de view Mijn activiteiten. Klik op Meer > Prioriteiten geven voor de activiteit die u opnieuw wilt inschakelen, en selecteer vervolgens het gewenste prioriteitsniveau. 18 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

23 Abonneren op een feed voor activiteiten om automatische updates op te halen Met een feedlezer kunt u zich abonneren op een feed voor één activiteit waarvoor u belangstelling hebt of een verzameling activiteiten. Nadat u zich op een feed hebt geabonneerd, wordt de pagina gevolgd door uw feedlezer en worden er automatisch updates voor u opgehaald. Een feed is een methode om de laatste content op een webpagina af te beelden en te verzenden naar uw computer. Activiteiten maken gebruik van een protocol met de naam Atom om feeds te publiceren. Als u zich abonneert op een feed, kunt u eenvoudiger een activiteit volgen omdat automatisch op updates van de content wordt gecontroleerd door uw feedlezer en deze content zo nodig worden opgehaald. U kunt u abonneren op een feed vanaf elke plek waar het pictogram Feed de view Mijn activiteiten en afzonderlijke activiteiten. wordt afgebeeld, inclusief De manier waarop u zich abonneert op een feed, verschilt afhankelijk van de feedlezer die u gebruikt. De volgende stappen bieden algemene richtlijnen. 1. Voer een van de volgende stappen uit: v Als u zich wilt abonneren op één activiteit, opent u de activiteit, zoekt u een view of sectie met een lijst items waarvoor u regelmatig updates wilt ophalen en klikt u op Feed voor deze items. v Als u zich wilt abonneren op meerdere activiteiten, opent u een view waarin de typen activiteiten zijn vastgelegd waarvoor u regelmatig updates wilt ophalen, bijvoorbeeld de view Activiteiten met prioriteit > Prioriteit Hoog, en klikt u vervolgens op Feed voor deze activiteiten. v Om u te abonneren op de takenlijst, klikt u op de tab Takenlijst en klikt u vervolgens op Feed voor deze taken. v Om u te abonneren op de sjablonen, klikt u op de tab Activiteitsjablonen en klikt u vervolgens op Feed voor deze sjablonen. 2. Voeg de feed toe aan de feedlezer van uw voorkeur. Welke stappen u hiervoor moet uitvoeren, is afhankelijk van de door u gebruikte webbrowser en feedlezer. Raadpleeg voor meer informatie de documentatie bij de webbrowser of feedlezer. Activiteiten volgen Leden ontvangen niet automatisch meldingen over updates van activiteiten. Als u meldingen over activiteiten wilt ontvangen, moet u die activiteit volgen. Iedereen kan een openbare activiteit volgen. Om een beperkt toegankelijke activiteit te kunnen volgen, moet u lid zijn van de activiteit. v In een stand-alone activiteit klikt u binnen die activiteit op Deze activiteit volgen. v In een communityactiviteit klikt u op Acties voor volgen > Deze activiteit volgen. Opmerking: Met de knop Deze activiteit volgen stelt u in dat u op de hoogte wordt gehouden van de volgende wijzigingen van de activiteit: Acties voor het maken, wissen en bewerken van de activiteit Acties voor elementen van de activiteit, zoals voor het maken en wissen van een element Activiteitsevents, zoals het maken, volgen of dupliceren van een activiteit Activiteitslidmaatschap, zoals het toevoegen van een lid, groep of community Met de actie Deze activiteit volgen ontvangt u geen bericht van wijzigingen van velden van de activiteit, zoals veranderingen van bladwijzers of bijgevoegde bestanden. U kunt vanuit de homepage ook events bijhouden in de activiteiten die u volgt door in de navigatie op Door mij gevolgd te klikken. Hoofdstuk 5. Werken met activiteiten 19

24 Wilt u geen berichten meer ontvangen over de meest recente updates van een activiteit, dan kunt u elk moment stoppen met volgen. Om het volgen van een stand-alone activiteit te beëindigen, klikt op Volgen van deze activiteit beëindigen. Als u een communityactiviteit niet langer wilt volgen, opent u de activiteit en klikt u op Volgacties > Volgen van deze activiteit stoppen. Activiteiten kopiëren Ziet u een activiteit die iemand heeft gemaakt en die u opnieuw wilt gebruiken? Als de eigenaars van de activiteit er geen sjabloon van hebben gemaakt zodat anderen de activiteit opnieuw kunnen gebruiken, kunt u er een kopie van maken. U kunt ook een van uw eigen activiteiten kopiëren als u deze opnieuw wilt gebruiken, maar niet van plan bent de activiteit vaak genoeg opnieuw te gebruiken om er een sjabloon van te maken. Elk lid van een activiteit kan deze kopiëren. Wanneer u de activiteit kopieert, wordt u aan de nieuwe activiteit toegevoegd als de eigenaar. Externe activiteiten worden gekopieerd als externe activiteiten, en interne activiteiten als interne activiteiten. Voer de volgende stappen uit om een activiteit te kopiëren: 1. Open de activiteit die u wilt kopiëren. 2. Klik op de titelbalk op Acties activiteiten en selecteer vervolgens Activiteit kopiëren. 3. Voeg in het formulier van de nieuwe activiteit nieuwe waarden toe of wijzig de waarden van de velden die u wilt bijwerken. 4. Als u vanuit de activiteit die u kopieert, de leden wilt toevoegen aan uw nieuwe activiteit, klikt u op Leden van activiteit gebruiken 5. Klik op Opslaan Activiteiten exporteren U kunt de gegevens van een activiteit exporteren om diverse rapporten op basis van spreadsheets te maken. Elk lid van een activiteit kan de gegevens van een activiteit naar een CSV-bestand (Comma Separated Values) exporteren. Door een activiteit naar een CSV-bestand te exporteren, kunt u de gegevens naar een spreadsheetindeling verplaatsen. Opmerking: Alle datums in het geëxporteerde CSV-bestand worden uitgedrukt in Greenwich Mean Time (GMT), ongeacht de tijdzone van de server en de tijdzone van de gebruiker die de export aanvraagt. Wanneer u de activiteit naar dit type indeling hebt verplaatst, kunt u op basis van deze gegevens verschillende typen rapporten maken. 1. Open de activiteit waarvan u gegevens wilt exporteren. 2. Klik op Acties voor activiteiten > Activiteit exporteren. 3. Selecteer Deze activiteit om de volledige activiteit te exporteren, inclusief alle items, reacties, secties en actiepunten, of selecteer een specifieke sectie in het dialoogvenster Exporteren. 20 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

25 4. Klik op Exporteren. 5. Voer een van de volgende stappen uit: a. Selecteer Openen met om een programma te selecteren waarin u de geëxporteerde activiteit meteen wilt openen. CVS-bestanden worden doorgaans in een spreadsheettoepassing geopend. b. Selecteer Bestand opslaan om de geëxporteerde activiteit op uw lokale systeem op te slaan, zodat u deze later kunt openen. Hoofdstuk 5. Werken met activiteiten 21

26 22 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

27 Hoofdstuk 6. Zoeken in activiteiten U kunt zoeken naar tekst die voorkomt in de activiteiten waar u lid van bent, of in de bijbehorende items. De zoekacties omvatten ook de voltooide activiteiten. De zoekresultaten bevatten geen persoonlijke items, en ook geen items of activiteiten uit de prullenbak. Copyright IBM Corp. 2010,

28 24 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

29 Hoofdstuk 7. Activiteiten en items filteren op tags Door items en activiteiten van tags te voorzien, kunt u ze later gemakkelijk terugvinden. Als u op basis van tags zoekt naar items of activiteiten, vindt u bovendien informatie die door andere leden is aangeleverd en die van vergelijkbare tags is voorzien. Alle tags in uw activiteiten worden afgebeeld in een tagverzameling, of die tags nu door u of door andere leden zijn toegevoegd. Tags kunnen worden afgebeeld in de vorm van een wolk of van een lijst. In een tagwolk worden veelgebruikte tags vet afgebeeld met een groter lettertype. In de taglijst ziet u de meest gebruikte termen als eerste weergegeven. Zowel in de tagwolk als de taglijst worden alleen de populairste tag weergegeven. In de taglijst staan de 10 populairste tags.de tagwolk kan meer dan 10 tags bevatten. v Voeg tags toe aan een activiteit of item. Om een tag toe te voegen aan een activiteit, klikt u op Acties voor activiteiten > Activiteit bewerken Om een tag toe te voegen aan een item of actiepunt, vouwt u dat item of actiepunt uit en klikt u op Meer > Bewerken. v Zoek naar activiteiten of items die zijn gecategoriseerd met een bepaalde tag. Zoek naar activiteiten die zijn gecategoriseerd met een bepaalde tag. Vouw Tags in het navigatievenster van Mijn Activiteiten uit en klik op de tag. Zoek naar items in een activiteit waarvoor een bepaalde tag wordt gebruikt. Ga naar de activiteit die het desbetreffende item of actiepunt bevat, vouw Tags uit en klik op de tag. v Zoek naar een bepaalde tag. Vouw Tags in het navigatievenster uit en klik op Een tag zoeken. Voer de naam van de tag in. Als u op een tag klikt, verschijnt de bijbehorende content. Copyright IBM Corp. 2010,

30 26 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

31 Hoofdstuk 8. Werken met sjablonen De stijl of inhoud van een activiteit of een item opnieuw gebruiken door sjablonen te maken. Met een activiteitssjabloon kunt u de stappen, contactpersonen, resources en tools vastleggen die vereist zijn om een veelgebruikt proces uit te voeren. Nadat u de sjabloon hebt gemaakt, kunt u op basis van de sjabloon meerdere activiteiten maken voor elk project waarin het desbetreffende proces wordt gebruikt. U kunt een itemsjabloon gebruiken om een set velden vast te leggen waaruit een aangepast item bestaat. Nadat u de itemsjabloon hebt gemaakt, kunt u op basis van de sjabloon meerdere items maken. v Om een activiteit op basis van een sjabloon te starten, klikt u op Activiteit starten en selecteert u Activiteitssjabloon selecteren. Om een item op basis van een sjabloon te maken, klikt u op Toevoegen uit itemsjabloon en selecteert u de sjabloon die u wilt gebruiken. v Om een activiteitssjabloon te maken op basis van een bestaande activiteit, klikt u op Activiteitsacties > Kopiëren als nieuwe sjabloon. Om een itemsjabloon te maken op basis van een bestaand item of actiepunt, klikt u in de detailview van het item op Meer acties > Opslaan als itemsjabloon. v Als u de stand-alone versie van Activiteiten gebruikt, kunt u een nieuwe sjabloon maken zonder eerst een activiteit te hoeven starten. Klik op Activiteitssjablonen > Nieuwe sjabloon starten. Verwante taken: Hoofdstuk 3, Activiteiten starten, op pagina 5 Er is geen speciale toegang vereist voor het maken van een activiteit. Nadat u de activiteit hebt gemaakt, klikt u op Activiteitsacties om de activiteit te bewerken, een kopie van de activiteit te maken of de activiteit te gebruiken om een sjabloon te maken. Activiteitssjablonen bewerken Bewerk een activiteitssjabloon om er wijzigingen in aan te brengen nadat u de sjabloon hebt gemaakt. Het bewerken van een sjabloon heeft geen gevolgen voor de activiteiten die u eerder op basis van de sjabloon hebt gemaakt. Voer de volgende stappen uit om een sjabloon te bewerken: 1. Klik op de tab Activiteitssjablonen om de lijst met sjablonen te openen. 2. Zoek de sjabloon die u wilt wijzigen, klik op Meer om deze uit te vouwen en kies Bewerken. Als de sjabloon al geopend is, selecteert u vanaf de titelbalk Acties voor sjablonen > Sjabloon bewerken. Opmerking: Alleen de eigenaar van een sjabloon kan deze wijzigen. Als u geen eigenaar bent, kunt u de link Bewerken niet zien en is de menuoptie Sjabloon bewerken niet ingeschakeld. 3. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan. Itemsjablonen bewerken De eigenaar van een activiteit kan de itemsjablonen bewerken die zijn gemaakt van items op maat. Het kan zijn dat de eigenaar van de activiteit bijvoorbeeld het pictogram wil wijzigen dat door de sjabloon als ID wordt gebruikt. Voer deze procedure niet uit als er geen itemsjablonen zijn in de activiteit. Copyright IBM Corp. 2010,

32 Een itemsjabloon is een prototype van een item. Als u een aangepast item maakt dat u opnieuw wilt gebruiken, kunt u deze opslaan als een sjabloon. De volgende keer dat u een item toevoegt, kunt u dit doen met de in de sjabloon opgegeven, aangepaste velden. Zie voor meer informatie Itemsjablonen maken. Voer de volgende stappen uit om een itemsjabloon te bewerken: 1. Open de activiteit die de itemsjablonen bevat die u wilt bewerken. 2. Klik op de titelbalk op Acties voor activiteiten en selecteer Itemsjablonen bewerken. 3. Klik op Bewerken naast de sjabloon die u wilt bewerken. 4. Breng de gewenste wijzigingen aan. Om een pictogram te koppelen aan de sjabloon, selecteert u een pictogram. Als u een pictogram aan een sjabloon koppelt, wordt dat pictogram afgebeeld in de titel van elk item dat op basis van de sjabloon is gemaakt. 5. Klik op Opslaan. 6. Bewerk nog een itemsjabloon of klik op Sluiten. Activiteitssjablonen markeren als favorieten voor eenvoudige toegang U kunt de beschikbare activiteitssjablonen rangschikken door de sjablonen die u het nuttigst vindt, te markeren als favorieten. Als u dit doet, worden de sjablonen toegevoegd aan de view Favoriete sjablonen, die beschikbaar is via het navigatievenster van het tabblad Activiteitssjablonen en waarmee u snel toegang hebt tot de sjablonen die u het nuttigst vindt. Iedereen die toegang heeft tot een activiteitssjabloon, kan deze als een favoriet markeren. Voer de onderstaande stappen uit om een activiteitssjabloon als een favoriet te markeren: 1. Klik op de tab Activiteitssjablonen om de lijst met sjablonen te openen. 2. Zoek de sjabloon, klik op Meer om deze uit te vouwen en klik vervolgens op Markeren als favoriete sjabloon. Als favoriet aangemerkte sjablonen worden in in de view Activiteitsjablonen gemarkeerd en worden afgebeeld in de view Favoriete sjablonen. 28 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

33 Als u een sjabloon uit de view Favoriete sjablonen wilt verwijderen, opent u de view Favoriete sjablonen, zoekt u de sjabloon in de lijst, klikt u op Meer om deze uit te vouwen en selecteert u vervolgens Markeren als normaal sjabloon. Activiteitssjablonen wissen Wis activiteitssjablonen als u wilt voorkomen dat deze worden gebruikt of als deze zijn verouderd. Alleen een eigenaar van een activiteitssjabloon kan deze wissen. Het wissen van een sjabloon heeft geen gevolgen voor activiteiten die u op basis van de sjabloon hebt gemaakt. Voer de volgende stappen uit als u een activiteitssjabloon wilt wissen: 1. Klik op de tab Activiteitssjablonen om de lijst met sjablonen te openen. 2. Zoek de sjabloon die u wilt wissen, klik op Meer om deze uit te vouwen en kies Wissen. Als de sjabloon al geopend is, selecteert u vanaf de titelbalk Acties voor sjablonen > Sjabloon wissen. Opmerking: Alleen de eigenaar van een sjabloon kan deze wissen. Als u geen eigenaar bent, worden de link Wissen en de menuoptie Sjabloon wissen niet afgebeeld. 3. Klik op OK om het wissen te bevestigen. Als u een gewiste sjabloon wilt herstellen, klikt u op Prullenbak voor sjablonen in het navigatievenster van het tabblad Activiteitssjablonen, zoekt u de sjabloon, klikt u op Meer om de beschrijving uit te vouwen en klikt u vervolgens op Herstellen. Opmerking: Alleen de eigenaren van een gewiste sjabloon kunnen deze herstellen. Als u geen eigenaar bent, ziet u de link Herstellen niet. Hoofdstuk 8. Werken met sjablonen 29

34 30 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

35 Hoofdstuk 9. Leden bijwerken U kunt leden aan uw activiteit toevoegen of daaruit verwijderen. U kunt niet alleen leden toevoegen bij het maken van de activiteit, maar ook nadat de activiteit al is gestart. Door de rol van een lid te wijzigen, verandert u de mogelijkheden die dat lid heeft op wijzigingen in de activiteit aan te brengen. Welke rollen er beschikbaar zijn, hangt ervan af of u werkt met een stand-alone activiteit of een communityactiviteit. Een stand-alone activiteit bijwerken Er zijn verschillende typen stand-alone activiteiten: openbaar, uw organisatie en persoonlijk. Als de activiteit persoonlijk is, moet u er lid van zijn om de activiteit te kunnen zien en om er toegang toe te krijgen. Standaard zijn nieuwe activiteiten persoonlijk en krijgt de persoon die de activiteit maakt, automatisch de rol van Eigenaar toegewezen. Openbare activiteiten zijn toegankelijk voor iedereen die toegang heeft tot de activiteitenserver. Om een activiteit openbaar te maken, vouwt u de lijst Leden > Toegang uit en klikt u op (Wijzigen) naast het toegangsniveau dat momenteel geselecteerd is. Elke activiteit moet één bedrijfseigenaar hebben. De bedrijfseigenaar kan alles doen wat een eigenaar ook kan doen. De bedrijfseigenaar kan ook de rol bedrijfseigenaar overbrengen naar een ander activiteitslid. Het is mogelijk dat een persoon als lid wordt toegevoegd aan een activiteit terwijl diezelfde persoon ook lid is van een groep die al toegang heeft tot die activiteit. In dat geval gaat de rol die aan dat lid als persoon is toegewezen boven de rol die die persoon heeft op basis van zijn of haar groepslidmaatschap. Bijvoorbeeld: Marijke wordt toegevoegd aan een activiteit en krijgt de rol Auteur. Marijke maakt ook deel uit van een groep die lid is van die activiteit. Die groep heeft de rol van Lezer. Marijke behoudt echter de rol van Auteur die aan haar persoonlijk is toegewezen. Het is ook mogelijk dat iemand lid is van twee groepen die allebei lid zijn van een activiteit. Het kan zijn dat er aan die groepen verschillende rollen zijn toegewezen. In dat geval neemt de persoon in kwestie de rol met het hoogste machtigingsniveau over. Bijvoorbeeld: een bepaalde activiteit bevat een Groep Auteurs met de rol van Auteur en een Groep Lezers, met de rol van Lezer. Als Jan lid is van beide groepen, krijgt Jan auteurstoegang tot de activiteit. Als uw activiteit leden van buiten uw organisatie toelaat, kunt u dit zodanig wijzigen dat er alleen nog leden van binnen uw organisatie worden toegelaten. Dit kan echter alleen als er op dat moment nog geen leden van buiten de organisatie aanwezig zijn in de activiteit. Als er wel externe leden aanwezig zijn, kunt u een externe activiteit pas in een interne activiteit wijzigen nadat u de externe leden hebt verwijderd. Als u een externe activiteit in een interne activiteit wilt veranderen, vouwt u de lijst Leden uit en klikt u onder Toegang op (Wijzigen) naast Extern. Schakel vervolgens de optie Personen van buiten mijn organisatie toestaan om lid te worden van deze activiteit uit en klik op Opslaan. Wanneer u een externe activiteit hebt gewijzigd in een interne activiteit, wordt het pictogram Externe uit de titel van de activiteit verwijderd. Copyright IBM Corp. 2010,

36 Een communityactiviteit bijwerken Als de community besloten is, worden alle bijbehorende activiteiten persoonlijk. De lidmaatschapslijst van een persoonlijke communityactiviteit is dezelfde als die van de bijbehorende community. U kunt de ledenlijst van een communityactiviteit niet wijzigen vanuit de toepassing Activiteiten. Leden toevoegen aan een stand-alone activiteit Als u iemand toegang wilt geven tot een activiteit, kunt u die persoon als lid toevoegen. U moet de auteur of de eigenaar van een activiteit zijn om leden toe te voegen. Een auteur kan lezers en andere auteurs toevoegen. Een eigenaar kan leden met elke gewenste rol toevoegen. Als u een persoon toevoegt die al lid van een activiteit is, wordt het oorspronkelijke lidmaatschapsitem overschreven door het nieuwe item. 1. Ga naar de activiteit en klik in het navigatiescherm op Leden om de view Leden te openen. 2. Klik op Leden toevoegen. Selecteer het lidtype en vervolgens de rol van het lid. Dan geeft u de naam van de persoon, community of groep op. Een bedrijfseigenaar kan (een gedeelte van) de content of leden van een activiteit, en de activiteit zelf toevoegen, wijzigen en wissen. Eigenaren kunnen content toevoegen, alle 32 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding

37 items bekijken en bewerken en het lidmaatschap van de activiteit bewerken. Auteurs kunnen content bekijken en items bewerken. Lezers kunnen content alleen bekijken. Opmerking: v De groepsfunctie is op aanvraag beschikbaar. Neem voor meer informatie daarover contact op met uw organisatiebeheerder. v Als u een adres opgeeft voor iemand die geen account heeft of die een account binnen een andere organisatie heeft, moet u op het pluspictogram klikken als u die persoon wilt toevoegen. Als de betreffende persoon geen account heeft, wordt u op het moment dat u de activiteit opslaat gevraagd om die persoon een gastuitnodiging te sturen. Gastleden krijgen pas toegang tot de activiteit nadat ze de uitnodiging hebben geaccepteerd. Elk nieuw lid ontvangt een bericht over de activiteit, of een melding op het tabblad Updates op de homepage. Leden toevoegen aan een communityactiviteit U kunt alle leden van een community of een deel daarvan toevoegen als lid van een communityactiviteit. U moet auteur of eigenaar van een activiteit zijn om leden toe te voegen. Een auteur kan lezers en andere auteurs toevoegen. Een eigenaar kan leden met elke gewenste rol toevoegen. Als u een persoon toevoegt die al lid van een activiteit is, wordt het oorspronkelijke lidmaatschapsitem overschreven door het nieuwe item. Voer de volgende stappen uit om een lid toe te voegen aan een activiteit: 1. Open een activiteit vanuit de view Mijn activiteiten. 2. Klik op Leden toevoegen. U ziet de link Leden toevoegen niet als u een lezer van de communityactiviteit bent of als u als deel van een gehele community bent toegevoegd en niet afzonderlijk. 3. Voer een van de onderstaande stappen uit: v Om alle leden van de community als auteur toe te voegen, selecteert u Alle leden van deze community toegang tot de activiteit verlenen als auteur. Deze optie is alleen beschikbaar als u eigenaar bent van de communityactiviteit. v Om alle leden in een andere rol dan auteur toe te voegen of de toegang tot de communityactiviteit tot een deel van de communityleden te beperken, voert u de volgende stappen uit: a. Selecteer Alleen de volgende communityleden toegang tot de activiteit verlenen als auteur. Deze optie is alleen beschikbaar als u eigenaar bent van de communityactiviteit. b. Als u een andere rol dan de standaardrol Auteur wilt toewijzen aan de leden die u toevoegt, klikt u op de pijl van het veld Auteur en vervolgens selecteert u Eigenaar of Lezer. Als u niet een eigenaar bent van de activiteit kunt u niet een persoon als een eigenaar toevoegen. c. Schakel het selectievakje in naast elke persoon die u wilt toevoegen aan de communityactiviteit. Opmerking: U kunt geen groep toevoegen aan een communityactiviteit. Hoofdstuk 9. Leden bijwerken 33

38 4. Als u klaar bent met het toevoegen van leden aan de activiteit, klikt u op Opslaan. De leden die u hebt geselecteerd om te worden toegevoegd aan de communityactiviteit krijgen een bericht met informatie over de activiteit. De bedrijfseigenaar van een activiteit wijzigen U moet de huidige bedrijfseigenaar zijn om het bedrijfseigendom van een activiteit over te brengen naar een ander lid. De persoon die een activiteit maakt is de bedrijfseigenaar van een activiteit. Elke activiteit moet een bedrijfseigenaar hebben en kan slechts één bedrijfseigenaar hebben. De bedrijfseigenaar kan de acties uitvoeren die een activiteiteigenaar kan uitvoeren. De bedrijfseigenaar kan ook de rol bedrijfseigenaar overdragen aan een ander activiteitslid met een actief account. Opmerking: U kunt het bedrijfseigendom niet overbrengen naar een gastlid van de activiteit, en een gast die een bedrijfseigenaar is kan het bedrijfseigendom niet overbrengen. Volg deze stappen om de bedrijfseigenaar van een activiteit te wijzigen. 1. Klik in de view Mijn activiteiten op een activiteit om deze te openen. 2. Klik op Leden in het navigatievenster. 3. Klik op Bewerken naast het lid waarvan u de rol wilt wijzigen in bedrijfseigenaar. 4. Klik op Bedrijfseigenaar en klik vervolgens op Opslaan. 5. Klik op OK om de wijziging te bevestigen. U bent niet meer de bedrijfseigenaar. 34 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage en IBM SmartCloud Connections Gebruikershandleiding