Verslag AGB directiecomité 19/11/2013

Transcriptie

1 Verslag AGB directiecomité 19/11/2013 Aanwezig: Jean-Paul De Corte voorzitter Guido Van den Berghe, Leentje Grillaert, Brenda Vergaert, Tom Van West bestuurders Rudy Vander Heyden, Wim Breydels deskundigen Verontschuldigd: Afwezig: Wouter Pauwels 1. Verkoop perceeltje van Marcel De kerpel stadion verslaggever De firma NV De Witte Aluminiumconstructies gelegen te Zuidlaan 153 in Wetteren wenst een 95m² grond aan te kopen van het perceel gelegen achter hun bedrijf (Marcel De kerpel stadion). Zij wensen hun bedrijfsruimte uit te breiden en dienen een buffer van 10 meter te bewaren. Gezien de huidige grens geen rechte lijn is, is het verkrijgen van een stedenbouwkundige vergunning niet mogelijk. Zie plan in bijlage. Een plaatsbezoek met Wim de Jonghe wijst uit dat deze verkoop geen roet in het eten gooit voor de plannen van verhuis WESP. Welke m² prijs wenst het AGB te hanteren? 100euro/m² Wat met kosten notaris ten laste van aanvragende partij Wat met herplaatsen afsluiting? ten laste van aanvragende partij Wat met opkuis / verwijderen van huidige stal? in eigen beheer mee te nemen terwijl WESP terrein wordt klaargemaakt (periode april mei 2014) Het directiecomité neemt hiervan kennis. 2. Aankoop kasten en kantoormeubilair In de nasleep van de bouw van de nieuwe sporthal werd er in 2013 nog euro gebudgetteerd voor de aankoop van nieuw meubilair voor de sportklassen, maar ook kasten en bureelmeubilair voor de nieuwe sporthal Nieuwe tafels en stoelen werden voor de sportklassen reeds aangekocht. In bijlage 3 offertes voor de aankoop van kasten, bureelmeubilair en bureelstoelen : - Deskin international : ,30 excl BTW - Vanerum : ,80 excl BTW - Delta V Lucas : ,60 excl BTW De sportdienst dtelt voor om Delta V Lucas aan te duiden als leverancier. Het directiecomité stelt dit uit. De voorzitter zal ter plaatse komen kijken welk meubelair mag worden aangekocht. Te agenderen op volgende vergadering. Verslag AGB directiecomité 19/11/2013 1

2 3. Aanvraag gebruik parking achter oude sporthal De zaakvoerder van t Berenbos stelt vast dat sinds de vernieuwing van De Warande het aantal parkeerplaatsen sterk gedaald is, althans diegene die nuttig zijn ook van t Berenbos. Daarom vraagt hij om de parking achter de oude sporthal te mogen gebruiken op volgende data : - Zaterdag 24/11 van 9.00 tot uur - Zondag 1/12 van 9.00 tot uur - Zaterdag 7/12 van 9.00 tot uur - Zondag 8/12 van 9.00 tot uur De sportdienst stelt voor om hen toe te laten op de door hen gevraagde zondagen, maar niet op de zaterdagen. Op zaterdagvoormiddag komen meer dan 200 kleuters turnen bij Wriemel. Er heerst dan steeds chaos op en rond de hoofdparking. We vrezen dat, indien de ouders die de kinderen naar Wriemel brengen zien dat de klanten van het Berenbos mogen parkeren achter de oude sporthal, zij dit ook massaal gaan doen, met alle gevolgen van dien. Op zondagvoormiddag is het in de sporthal vrij rustig en zijn er geen bezwaren. Het directiecomité keurt dit niet goed. Boekhouding 4. BELEIDSRAPPORTEN : Meerjarenplanning en Budget A. Meerjarenplanning ( ) Strategische nota In de strategische nota worden de beleidsdoelstellingen en de beleidsopties voor het extern en intern te voeren beleid van het bestuur op elkaar afgestemd en geïntegreerd weergegeven. De strategische nota geeft dus een beschrijving van de doelstellingen en de beleidsopties van het bestuur. We wensen blijven inzetten op een vrijetijdsaanbod met een regionale uitstraling Inzake vrije tijd willen wij in een gediversifieerd aanbod voorzien, waarin eenieder zijn gading kan vinden. Dicht bij huis moet er voldoende aandacht zijn voor educatie, maatschappelijke ontwikkeling, sport en ontspanning en dit voor alle lagen van de bevolking. Wetteren investeert met andere woorden in een vrijetijdsaanbod met een regionale uitstraling. Daartoe moet de culturele en sport op peil worden gehouden. Kwalitatieve ruimte voor vrije tijd voorzien door gerichte optimalisatie en modernisering van de Wetterse vrijetijds Domein Dasseveld. De aankoop van het de kerpel stadion wordt verder geconcretiseerd. Het domein Dasseveld wordt verder uitgebouwd tot een voor sport, jeugd en recreatie. Een billijke vergoeding voor het gebruik is hierbij een evidentie. De Wetterse speelpleinwerking WESP, blijft een belangrijk onderdeel van het jeugdbeleid. Er wordt maximaal gebruik gemaakt van de reeds bestaande die aanwezig is op het domein Dasseveld en de plannen uit de voorgaande beleidsperiode worden herwerkt. Dit zal deel uitmaken van de volgende concessie.

3 Wat voetbal betreft zal er de komende jaren getracht worden naar een efficiënt gebruik van alle voetbalvelden zowel in het centrum, als in de buitenwijken. Het verdere behoud en de uitbouw van Kapellekouter, met een kleiner jeugdterrein, hoort hierbij. Het is de bedoeling dat deze optimalisatie en efficiënter gebruik van de terreinen in het voordeel is van alle clubs. Het AGB zal er voor zorgen dat de van CC NOVA, sporthal en zwembad binnen zuinigheidsbeginsel zoveel mogelijk actueel blijft en garandeert dat aan klanten een normale kwaliteit kan worden aangeboden. De bestaande sport wordt geoptimaliseerd en fase II van masterplan De Warande wordt gerealiseerd Er wordt fors geïnvesteerd in digitalisering van CC NOVA ( ticketting en reservatie ) en Sportcomplex De Warande ( toegangscontrole, bewakingcamera s, reservatie) 1. Een integraal vrijetijdsbeleid ontwikkelen dat gelijke kansen voor vrije tijd schept We willen kinderen opvoeden tot cultuurparticipatie en zetten actief in op cultuureducatie via voorleesnamiddagen, jeugdprogrammatie CC NOVA, cultuureducatie voor scholen; De sportdienst zal aan de bevolking een gamma van sportactiviteiten aan voor alle leeftijden met Lifetime sportbeoefening als leidraad via schoolsport, sport overdag, seniorensport,..watergewenning Een ontwikkelen beweeg- en sportbeleid met aandacht voor kansengroepen en gelijke kansen om actief te participeren in sport en zetten vooral in op buurtsport. 2. Gemeenschapsvorming is een stimulans voor stads- en buurtontwikkeling Gemeenschapsvorming is meer dan aanbieden van. Daarom zal zelf worden ingezet op organiseren van activiteiten in buurten ( bv sport ) Gemeenschapsvormende en evenementen in de publieke ruimte (Ola!Peloezza, Ola!Palabra,) blijven 3. Een breed toegankelijk aanbod op het vlak van vrije tijd blijft gegarandeerd. Er worden hierbij duidelijke keuzes gemaakt. Lacunes worden weggewerkt en troeven versterkt Er wordt hard ingezet op een integraal kinderopvangbeleid in de schoolvakanties met gediversifieerd aanbod aan sportkampen, creatieve kampen, kinderweken, zomeraanbod in JOC, taalstimulering Nederlands, Er wordt ingezet op een zomers vrije tijds- en evenementen aanbod waarvoor een actieplan wordt uitgewerkt en een gemeenschapsvormend zomerprogramma uitgewerkt met diverse gemeentelijke actoren Er wordt ingezet op gezondheid sensibiliseringsacties, via acties ism met OCMW, het voeren van een bewegingsbeleid en concrete acties zoals stappen,wandelen voor mensen met overgewicht, Financiële nota

4 Het financiële doelstellingenplan wordt ingedeeld volgens de door de raad vastgestelde beleidsdomeinen en bevat zeker het domein algemene financiering. Het financiële doelstellingenplan bevat, per beleidsdomein, voor elk jaar waarop het meerjarenplan betrekking heeft : het totaal van de te verwachten ontvangsten en uitgaven van alle prioritaire beleidsdoelstellingen en het totaal van de te verwachten ontvangsten en uitgaven voor het overige beleid. (document M1) Het AGB kreeg van het gemeentebestuur het volgende opgelegd : Exploitatietoelage : toelage uitgekeerd in 2013 verlaagd met 10% (bedrag exclusief intresten en aflossingen) Investeringstoelage : enveloppe van euro, opgesplitst als volgt : jaar 2014 een bedrag van euro en voor de volgend jaren telkens een maximum bedrag van euro. De investeringsenvelopjes zijn dan ook in de zin opgemaakt. Het directiecomité besliste om voor de jaren vanaf 2015 enkel de investeringen op te nemen die in het beleidsplan voorkomen en de rest op te nemen als nader te omschrijven investering in het luik diensten algemeen. Jaar na jaar zal de meerjarenplanning dan een juiste invulling krijgen. Overzicht van het financiële doelstellingenplan.( ) Prioritaire beleidsdoelstellingen PRIORITAIRE BELEIDSDOELSTELLINGEN. Domein vrije tijd -uitbouw van een professionele organisatie : (investering) aankoop computers sport en cultuur -burgergerichte, klantvriendelijke dienstverlening : (exploitatie) Verder uitbouwen van een online reservatiemodule -verenigingen alle kansen geven voor een sterk en afgestemd aanbod Totaal prioritaire doelstellingen : Exploitatie Investeringen Totaal OVERIGE BELEIDSDOELSTELLINGEN Domein algemene financiering -financiële aangelegenheden, aflossingen die via werkingssubsidie terugbetaald worden door gemeente Domein diensten algemeen -werkingssubsidie gemeente en financiële opbrengsten op rekeningen (ontvangsten) -uitgaven exploitatie Totaal exploitatie Investeringen nog nader te bepalen Domein vrije tijd Exploitatie (ontvangsten) Exploitatie (uitgaven) Totaal exploitatie Investeringen Uitsplitsing Investeringen overig beleid per jaar Jaar 2014

5 Bedrag finaciering Sport Klein voetbalveld Kapellekouter investeringstoelage Socio-culturele Uitbreiding lichtinstallatie investeringstoelage Socio-culturele Akoestische optimalisatie publieke investeringstoelage ruimtes cc Nova Overig beleid sport Diverse materialen investeringstoelage Overig beleid sport Hekwerk domein investeringstoelage Overig beleid sport Aankoop grond ter realisatie ingang investeringstoelage MDK Overig beleid sport Heraanleg parking achter oude investeringstoelage sporthal Overig beleid sport Aankoop tickettingprogramma investeringstoelage Ticketting cc Nova investeringstoelage Toegangscontrole openlucht- en investeringstoelage overdekt zwembad Plaatsen van controlecamera s sporthalcomplex investeringstoelage Jaar 2015 Desinvestering Verkoop grond Massemsesteenweg ontvangst Sport Aankoop MDk stadion lening Sport Outdoor fitness plateau investeringstoelage Overig beleid Investering nog nader te bepalen investeringstoelage Jaar 2016 Desinvestering Verkoop woning Warandelaan ontvangst Overig beleid Investeringen nader te bepalen investeringstoelage Jaar 2017 Sport Herinrichten bos en visvijver investeringstoelage Overig beleid Investeringen nader te bepalen investeringstoelage Jaar 2018 Overig beleid Investeringen nader te bepalen investeringstoelage Jaar 2019 Overig beleid Investeringen nader te bepalen investeringstoelage Staat financieel evenwicht Via de staat van het financieel evenwicht bewijst het AGB dat het financieel evenwicht is behaald. Dit uiteraard door de tussenkomst van de gemeente via de werkingsubsidie en investeringssubsidie. (document M2)

6 De staat van financieel evenwicht wordt bekeken aan de hand van het resultaat op kasbasis en de autofinancieringsmarge. Het resultaat op kasbasis baseert zich voor het jaar 2014 op het gecumuleerd resultaat van het vorig jaar. Dit resultaat komt overeen met het nettowerkkapitaal verminderd met de bestemde gelden. Het gecumuleerde budgettaire resultaat is het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover het bestuur zou beschikken op het einde van elk financieel boekjaar en wordt geraamd voor 2013 op euro. (er wordt geen rekening gehouden met niet-kaskosten zoals afschrijvingen). Het resultaat op kasbasis is als volgt Resultaat De autofinancieringsmarge wordt berekend door het verschil te maken tussen enerzijds het deel van de ontvangsten en uitgaven uit de exploitatie dat gebruikt kan worden voor de vereffening van de netto periodieke leningsuitgaven, en anderzijds de netto periodieke leningsuitgaven, mav. Hoeveel van de middelen die het bestuur heeft gegenereerd uit de exploitatie blijven er, na de vereffening van de geplande en lopende netto periodieke leningsuitgaven, over om nieuwe investeringen zelf te financieren of om bijkomende leningen aan te gaan. De geconsolideerde autofinancieringsmarge evolueert als volgt : Marge Het evenwicht is behaald door onderstaande gemeentelijke toelagen Exploitatiebudget , , , Investeringsbudget B. BUDGET Het budget bestaat uit de beleidsnota en de financiële nota. B.1 Beleidsnota De beleidsnota wordt onderverdeeld a. Doelstellingennota b. Doelstellingenbudget c. Financiële toestand d. Lijst overheidsopdrachten e. Lijst daden van beschikking f. Lijst nominatieve subsidies a. Doelstellingennota De doelstellingennota sluit aan bij de strategische nota van het meerjarenplan. Het

7 doelstellingenbudget sluit aan bij het financiële doelstellingenplan van het meerjarenplan. Het budget staat dus niet op zichzelf, maar moet kaderen binnen een langetermijnvisie die wordt vastgelegd in de meerjarenplanning. b. Doelstellingenbudget Het doelstellingenbudget vormt de weergave van de financiële consequenties van de beleidsopties van de beleidsnota. Het doelstellingenbudget bevat budget, per beleidsdomein, voor het financiële boekjaar PRIORITAIRE BELEIDSDOELSTELLINGEN Domein vrije tijd -uitbouw van een professionele organisatie : (investering) aankoop computers sport en cultuur -burgergerichte, klantvriendelijke dienstverlening : (exploitatie) 250 Verder uitbouwen van een online reservatiemodule -verenigingen alle kansen geven voor een sterk en afgestemd aanbod Totaal prioritaire doelstellingen : Exploitatie Investeringen Totaal OVERIGE BELEIDSDOELSTELLINGEN Domein algemene financiering -financiële aangelegenheden, aflossingen die via werkingssubsidie terugbetaald worden door gemeente Domein diensten algemeen -werkingssubsidie gemeente en financiële opbrengsten op rekeningen (ontvangsten) uitgaven exploitatie Totaal exploitatie Investeringen nog nader te bepalen Domein vrije tijd Exploitatie (ontvangsten) Exploitatie (uitgaven) Totaal exploitatie Investeringen Investeringen Bedrag finaciering Sport Klein voetbalveld Kapellekouter investeringstoelage Socio-culturele Uitbreiding lichtinstallatie investeringstoelage Socio-culturele Akoestische optimalisatie publieke investeringstoelage ruimtes cc Nova Overig beleid sport Diverse materialen investeringstoelage Overig beleid sport Hekwerk domein investeringstoelage Overig beleid sport Aankoop grond ter realisatie ingang investeringstoelage MDK Domein vrije tijd Aankoop computers investeringstoelage Overig beleid sport Heraanleg parking achter oude investeringstoelage sporthal Overig beleid sport Aankoop tickettingprogramma investeringstoelage Ticketting cc Nova investeringstoelage Toegangscontrole openlucht- en investeringstoelage overdekt zwembad Plaatsen van controlecamera s sporthalcomplex investeringstoelage

8 c. Financiële toestand Dit is een vergelijk van het resultaat op kasbasis en de autofinancieirng in het budget met het resultaat op kasbasis en de autofinanciering van het financiële boekjaar in kwestie in het meerjarenplan. In 2014 bedraagt het resultaat op kasbasis euro. Dit is het gecumuleerd budgettaire resultaat van het vorig boekjaar. De autofinancieringsmarge bedraagt 0, dit komt door tussenkomst van de gemeente. De exploitatietoelage bedraagt in euro, de tussenkomst voor intresten en aflossingen euro. De investeringstoelage bedraagt euro. d. Lijst overheidsopdrachten Bedrag Dag bestuur Sport Klein voetbalveld Kapellekouter RVB investeringstoelage Socio-culturele Uitbreiding lichtinstallatie RVB investeringstoelage Socio-culturele Akoestische optimalisatie publieke RVB investeringstoelage ruimtes cc Nova Overig beleid sport Diverse materialen DC investeringstoelage Overig beleid sport Hekwerk domein DC investeringstoelage Overig beleid sport Aankoop grond ter realisatie ingang RVB investeringstoelage MDK Overig beleid sport Heraanleg parking achter oude RVB investeringstoelage sporthal Overig beleid sport Aankoop tickettingprogramma DC investeringstoelage Ticketting cc Nova DC investeringstoelage Toegangscontrole openlucht- en RVB investeringstoelage overdekt zwembad Plaatsen van controlecamera s sporthalcomplex e. f. Lijst daden van beschikking Niet van toepassing voor AGB Wetteren g. Lijst nominatieve subsidies Niet van toepassing voor AGB Wetteren B.2 Financiële nota DC investeringstoelage Deze financiële nota bestaat uit het exploitatiebudget, het investeringsbudget en het liquiditeitenbudget. B.2.a Exploitatiebudget Het exploitatiebudget is het financieel plan van de exploitatie van het AGB. Het ontvat enkel de rekeningen van de klasse 6 en 7, de vroegere resultatenrekening. Opbrengsten : euro Kosten : euro Verschil euro (aflossingen die geboekt worden op klasse 4 en hier dus niet voorkomen)

9 B.2.b Investeringsbudget zie uitleg hierboven Lijst overheidsopdrachten (d) B.3.c Liquiditeitenbudget Zie uitleg hierboven financiële toestand Het directiecomité neemt hiervan kennis. Infrastructuur 5. Buurthuis Ten ede: plaatsen tuinhuis Buurthuis Ten Ede heeft nood aan een ruimte waar de vuilbakken / groencontainer kunnen geplaatst worden, zodanig dat deze niet zichtbaar zijn. In bijlage steekt een voorstel van tuinhuis (L: 3,20m B: 2,60m), kostprijs excl. btw of 2.317,15 incl. btw. Het plaatsen van dit tuinhuis gebeurt in eigen beheer. Kan het directiecomité zich akkoord verklaren met het aankopen van dit tuinhuis? Het directiecomité keurt dit goed. ICT 6. Aankoop zaalreserveringssysteem Chiron voor sporthal De Warande Gelet op de nood aan een zaalreservatiesysteem voor de vrijetijdsdiensten, meer bepaald de sportdienst, gezien momenteel geen enkele vorm van IT-gebruik of digitalisatie aanwezig is; Gelet op de nood aan een koppeling met het boekhoudprogramma en een online module; Gelet op de onderhandelingsprocedure ( art. 26 van de wet 15 juni 2006 omtrent overheidsopdrachten) die werd gevoerd met volgende firma s: - E2E (reeds voorgesteld zomer 2012) - 4Division - Jumik - Partheas - Cipal Overwegende dat, na evaluatie van technische bepalingen, de financiële impact en de mogelijkheden tot het optimaal in dienst stellen van het zaalreservatiesysteem, voorgesteld wordt om het systeem Chiron van de firma Cipal, te implementeren; Gelet op het verslag waarbij om volgende redenen voor dit systeem wordt gekozen: - Keuze voor samen aan te kopen met CC Nova (schaalvoordeel, prijsvoordeel) - Gemeenschappelijke contactendatabase Themis (klanten, deelnemers, ), kan ook gebruikt worden door andere diensten die gebruik maken van Cipal software (vb. sportdienst, communicatie, ) - De functionaliteiten kunnen eveneens gebruikt worden voor de sport - Het programma biedt de gevraagde koppelingen met Cevi boekhouding - Het programma biedt een online module voor zaalreservering, die eveneens kan gebruikt worden voor intern gebruik - Prijs/kwaliteit gunstig, budget voorzien en voldoende

10 BESLUIT: Art. 1: Het directiecomité beslist het zaalreserveringssysteem Chiron van de firma Cipal aan te kopen voor de sporthal De Warande voor een bedrag van 7500 euro excl btw. Art. 2: Afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de aangeduide firma Cipal; Art. 3: de nodige kredieten zijn voorzien op het art Het directiecomité keurt dit goed. 7. Aankoop zaalreserveringssysteem Chiron voor CC Nova Gelet op de nood aan een zaalreservatiesysteem voor de vrijetijdsdiensten, meer bepaald de sportdienst, gezien momenteel geen enkele vorm van IT-gebruik of digitalisatie aanwezig is; Gelet op de nood aan een koppeling met het boekhoudprogramma en een online module; Gelet op de onderhandelingsprocedure ( art. 26 van de wet 15 juni 2006 omtrent overheidsopdrachten) die werd gevoerd met volgende firma s: - E2E (reeds voorgesteld zomer 2012) - 4Division - Jumik - Partheas - Cipal Overwegende dat, na evaluatie van technische bepalingen, de financiële impact en de mogelijkheden tot het optimaal in dienst stellen van het zaalreservatiesysteem, voorgesteld wordt om het systeem Chiron van de firma Cipal, te implementeren; Gelet op het verslag waarbij om volgende redenen voor dit systeem wordt gekozen: - Keuze voor samen aan te kopen met CC Nova (schaalvoordeel, prijsvoordeel) - Gemeenschappelijke contactendatabase Themis (klanten, deelnemers, ), kan ook gebruikt worden door andere diensten die gebruik maken van Cipal software (vb. sportdienst, communicatie, ) - De functionaliteiten kunnen eveneens gebruikt worden voor de sport - Het programma biedt de gevraagde koppelingen met Cevi boekhouding - Het programma biedt een online module voor zaalreservering, die eveneens kan gebruikt worden voor intern gebruik - Prijs/kwaliteit gunstig, budget voorzien en voldoende BESLUIT: Art. 1: Het directiecomité beslist het zaalreserveringssysteem Chiron van de firma Cipal aan te kopen voor de sporthal De Warande voor een bedrag van 7500 euro excl btw. Art. 2: Afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de aangeduide firma Cipal; Art. 3: de nodige kredieten zijn voorzien op het art Het directiecomité keurt dit goed.

11 Het verslag werd goedgekeurd op het directiecomité van Jean-Paul De Corte Voorzitter Tom Van West secretaris