Verslag. Vergadering Algemeen Bestuur

Transcriptie

1 Verslag Vergadering lgemeen Bestuur Datum: 12 juli 2018 Plaats: Lokaal 55, Oppenhuizerweg 55, Sneek anwezig: de dames J. Hoekstra (voorzitter), B. Tol, E. de Ruijter de heren M. Jellema, H. Kuiken en P. Schoute Gasten: de heren Tj. Lont en K. Woudt (dviesraad) de heer E. Vriesen (accountant Hofsteenge Zeeman Groep) de heren H. Zondervan, O. Koopmans, M. Venema en mevrouw J. Lenters (Dienst) Notulen: mevrouw D. Douwes Openbaar deel 1. Vaststelling van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. B/ 2. Mededelingen De heer Koopmans zal de Dienst op eigen verzoek verlaten per 1 september 2018 in verband met het aanvaarden van een functie bij de gemeente Groningen. Hij wordt bedankt voor zijn inzet en veel succes gewenst in zijn nieuwe functie. 3. Verslag en actielijst openbare B vergadering van 30 mei 2018 anpassen: het Wmo voorstel is met inachtneming van de wijzigingen akkoord. ctielijst: de heer Kuiken merkt op dat hij nog geen terugkoppeling heeft gehad over de aanname van de bestandstoename Wmo in De heer Koopmans meldt dat het antwoord meegenomen wordt in het volgende monitorgesprek met de gemeente Harlingen. Mevrouw Hoekstra geeft aan dat dit gedeeld moet worden met het B. 4. Ingekomen / uitgaande stukken Stukken ter afhandeling conform oplegger. 5. Jaarrekening 2017 Dienst De heer Vriesen geeft toelichting op het accountantsverslag en de strekking van de controleverklaring. Bij de jaarrekening 2016 was een oordeelsonthouding afgegeven vanwege de financiële omvang van de onzekerheden (30% van de totale lasten van de Dienst). Het is gelukt om de totale onzekerheid te verlagen naar 3,5%. De onzekerheid wordt veroorzaakt

2 door afhankelijkheid van de Dienst van anderen in de samenwerkingsketen: er is namelijk één grote aanbieder, waarvan de accountantsverklaring zeer recent pas is ontvangen en die verklaring was een oordeeslonthouding. Dat is ook de reden dat de jaarstukken zo laat verstuurd zijn. Het goede nieuws is dat naar de toekomst de processen en de contacten verbeterd zijn, o.a. van de jeugdhulp. Er loopt een pilot Horizontaal Toezicht met de gemeenten Leeuwarden en Heerenveen en twee grote zorgaanbieders. Dit alles is in ontwikkeling en biedt perspectief op een goedkeurende verklaring volgend jaar. Dit jaar is wordt een verklaring met beperking afgegeven. Een verbetering ten opzichte van de oordeelsonthouding over De oorzaken zijn de onzekerheid boven 3% en de omvang van de fout die is veroorzaakt door de hoogte van de totale inhuur boven het bedrag voor aanbesteding. De hoogte van de inhuur in 2017 is verklaarbaar door de gewenste flexibele schil rond personeel ter voorbereiding op de herindeling Waadhoeke, Leeuwarderadeel en Littenseradiel. In 2016 zijn de regels hierover echter aangepast en dit is praktisch wel maar formeel nog niet voldoende ingeregeld. In 2018 neemt het inhuurvolume af en speelt dit probleem waarschijnlijk niet. De heer Koopmans geeft aan dat hij heel trots is op wat er is gedaan om tot een verbeterde verklaring te komen. De SVB had een oordeelsonthouding en hierop zijn aanvullende controlemaatregelen genomen. Er zijn goede initiatieven en de Dienst wordt minder afhankelijk van buitenwereld. De Dienst is goed op weg naar goedkeuring volgend jaar. De dviesraad vraagt om de naam van de aanbieder Wmo, die niet voldoet aan de rechtmatigheidseisen. De Dienst zal in gesprek gaan met deze organisatie en komt hier in een later stadium in het B op terug. De naam wordt niet genoemd om juridische redenen. Ook geeft de dviesraad aan dat zij de dviesraad mist in het organogram in de jaarstukken. De heer Jellema geeft aan dat de dviesraad wel wordt genoemd in de begroting (evenals POSD), maar dat het organogram een visualisatie is van de verantwoorde personele lasten (en daarmee niet van de dviesraad). De dviesraad merkt op dat de aanvragen bijzondere bijstand nu in gemiddeld 18,1 dag worden afgehandeld. Vorig jaar was dit 21, dus er is een verbetering. Echter: in een bericht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en de VNG over een meer mensgerichte dienstverlening was de belofte zeven werkdagen. De heer Zondervan geeft aan dat een aantal processen is veranderd voor versnelling en dat dit een continu proces is. Omdat er bewijsmateriaal opgevraagd moet worden bij de cliënt, vertraagt het proces vaak. Hier heeft de Dienst geen invloed op. De dviesraad geeft aan dat het ook geldt voor de behandeltermijn van 23,3 dagen bij de algemene bijstand. De heer Zondervan geeft aan dat er bij de algemene bijstand met voorschotten wordt gewerkt, waardoor de cliënten geen problemen zouden moeten ondervinden. De dviesraad geeft aan dat wellicht in vertrouwen kan worden gewerkt en vraagt langs hoeveel schijven wordt gewerkt. Mevrouw Hoekstra geeft aan dat er aandacht voor is en de heer Koopmans bevestigd dat dit een continu proces is. Mevrouw De Ruijter geeft aan dat op pagina 15 bij acties en resultaten een doelstelling met een percentage vermeld staat, maar niet of het percentage gehaald is. Op pagina 17 (mantelzorgfonds) is de vraag hoeverre dat is ge-

3 haald. Mevrouw Lenters geeft aan dat de registratie gebeurt bij het gebiedsteams en een percentage niet gemeten kan worden. Een doel opnemen is dus zinloos. an de tekst wordt nog toegevoegd dat het niet te monitoren bleek. De regeling mantelzorgfonds zal doorgestuurd worden aan mevrouw De Ruijter. De heer Kuiken heeft gisteren schriftelijke vragen gesteld. De antwoorden zullen ook schriftelijk volgen en naar alle B leden worden gestuurd. - Inhuur: een behoorlijke overschrijding zonder toelichting. Graag toelichting met uitsplitsing. De heer Kuiken heeft ook graag eerder bericht als het budget zo overschreden wordt. - Meer medewerkers bij Wmo en Jeugdwet dan in de begroting terwijl het aantal voorzieningen afneemt. Graag een verklaring. - Overschrijding participatie: graag verantwoording middelen en financiën. - Kosten bij product zelfredzaamheid zijn 4 ton hoger. Wat is daarvoor de verklaring? - De eigen bijdrage van de Wmo blijft achter bij de begroting. Dit is verleden jaar al bijgesteld. Het CK blijft ook achter. - SDF; er zijn hogere kosten, zeker voor Harlingen. - Onder handen werkpositie in de Jeugdzorg: is hier al wat over te zeggen. Er is een aanname geweest, deze is doorgesproken met de accountant en daarna is er een schatting opgenomen in de jaarrekening. Er valt nu niets over te zeggen. Facturen mogen in principe tot 5 jaar na datum ingediend worden. De Dienst verwacht na de zomer een betere inschatting te kunnen maken. De andere inkoopsystematiek helpt hier alleen als de zorgaanbieders een aanvraag voor beschikking hebben gedaan. De heer Jellema geeft aan dat op pagina 57 een paragraaf over begrotingsrechtmatigheid staat. In de afgesproken opzet van de P&C van de Dienst en de tussentijdse informatievoorziening aan het bestuur mogen de geconstateerde afwijkingen niet leiden tot verrassingen. De overschrijding voor inhuur en bij participatie zijn zeker gemeld bij de bestuursrapportage. Eind volgende week zullen alle vragen schriftelijk beantwoord worden. De heer Schoute merkt nog op dat de jaarrekening pas eind vorige week is verstuurd, waardoor er weinig tijd was voor beleidsmedewerkers, de financiële afdeling en wethouders om af te stemmen. Eerder is niet gelukt dit jaar, maar de heer Jellema geeft aan dat aan de hand van de bestuursrapportages de jaarrekening geen grote verrassing zou mogen zijn. Er wordt wel gestreefd naar een eerdere verzenddatum, maar dit ligt ook aan de keten. Zorgaanbieders moeten vóór 1 april inleveren (wat vaak niet gehaald wordt), dan moet de jaarrekening nog opgesteld worden en bekeken door de accountant. Op 15 april moet de jaarrekening bij de provincie liggen. De heer Vriesen geeft aan dat wachten loont in verband met de betrouwbaarheid van de verantwoorde cijfers Het accountantsverslag wordt ter kennisgeving aangenomen. De jaarstukken worden vastgesteld met de wijziging als toegezegd aam mevrouw De Ruijter en dan opgestuurd. 6. Tarieven maatwerkvoorzieningen Wmo 2019 Op 30 mei is dit onderwerp inhoudelijk behandeld. De tekst is nu aangepast en

4 de bijlagen zijn toegevoegd. Team Financiën heeft een check gedaan. De heer Kuiken geeft aan dat dit gisteren in zijn gemeenteraad is besproken en zijn reactie vandaag de krant heeft gehaald. Hij is geschrokken van de fors hogere programmalasten die die volgen vanuit de voorgestelde tarieven. De heer Venema geeft aan dat de MvB en de kwaliteitseisen van de Dienst meegenomen zijn in de tariefstelling en dat er een benchmark is gedaan met andere (omliggende) gemeenten of de Dienst daarmee in lijn ligt. Er is een lastenstijging in de pro forma herziene begroting onder punt 71. De kostenstijging is 40%. Graag een toelichting. Het vervoer wordt nu apart geïndiceerd. De heer Zondervan geeft aan dat er samenwerking is tussen de gemeenten en de Dienst. De mogelijke besparing van aparte indicering van vervoer is 8,5 ton. Mevrouw Lenters geeft aan dat in het verleden zorgaanbieders niet omgevallen zijn door doordat ze vanuit verschillende financieringsstromen hun tekort op onderdelen hebben aangevuld. Die ruimte is naar verluid nu op. Door het apart indiceren van vervoer zal er naar verwachting een beter financieel plaatje komen, o.a. door collectief vervoer. Het gaat alleen om sociaal vervoer. Het voorstel is akkoord. 7. Tarieven Huishoudelijke Hulp 2018 De kostentoename voor HH is 40%. In de cao is een verhoging van 4% afgesproken. De vraag is bij wie dit geld terechtkomt. Financiën zal dit nog nader beoordelen. Dit zal schriftelijk aan de bestuursleden worden verzonden. Er is een bestandsmutatie bij de HH. Er is wel getracht inzicht te geven op pagina 8 met aantallen en voor begeleiding op pagina 12. Het voornemen is om de aantallen af te zetten tegen de bestuursrapportage. Dit zal dan besproken worden in het B. Harlingen zou uit willen gaan van een stabiele indicatie en het risico is dan voor de gemeente. Dit wordt meegenomen in de monitorgesprekken. Het voorstel is akkoord. 8. Interne klachtenprocedure Dienst kkoord. 9. Herbenoemen voorzitter van de bezwarencommissie personele aangelegenheden kkoord. 10. Memo bestuursleden en vervangers Ter kennisgeving. 11. Rondvraag Informatie Jeugdzorg is op basis van de uitvraag. De heer Kuiken heeft gevraagd of deze informatievoorziening weer opgepakt kan worden, maar dit is niet gebeurd. De Dienst krijgt deze informatie ook niet omdat de betrouwbaarheid nihil is. De heer Koopmans geeft aan dat dit wel besproken is in de eerste burap met de berekeningen.

5 ctielijst datum wat afgehandeld anpassen verslag B openbaar 30 mei 2018 ja Terugkoppeling vragen Harlingen over bestandstoename Wmo delen met B ja ntwoorden op vragen Harlingen delen met B ja Toelichting op kostenstijging in herziene begroting Wmo ja Toelichting op kostentoename van 40% bij HH antallen afzetten tegen bestuursrapportage en dan bespreken in B ja Besluitenlijst datum besluit Verslag en actielijst openbare B vergadering 30 mei Jaarrekening 2017 Dienst Tarieven maatwerkvoorzieningen Wmo Tarieven Huishoudelijke Hulp Interne klachtenprocedure Dienst Herbenoemen voorzitter van de bezwarencommissie personele aangelegenheden Getekend voor akkoord: Franeker, 6 september J. Hoekstra-Sikkema voorzitter