Beantwoording schriftelijke vragen D66 over afdoening bezwaarschriften

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Beantwoording schriftelijke vragen D66 over afdoening bezwaarschriften Programma Bestuur & Middelen BW-nummer Portefeuillehouder H.M.F. Bruls Samenvatting De fractie van D66 heeft schriftelijke vragen over de afhandeling van bezwaarschriften. De fractie pleit voor de zgn. informele aanpak. Met bijgaande brief beantwoorden wij de vragen. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. JZ00, Jan de Roos, 2918 Datum ambtelijk voorstel 1 december 2015 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. De brief aan de fractie van D66 over de afhandeling van bezwaarschriften vast te stellen. Paraaf akkoord Datum Steller Jan de Roos Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 8 december 2015 Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 3.10 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder Collegevoorstel raadsvragen D66

2 Juridische Zaken Aan de fractie van D66 t.a.v. de heer R. El Hafi Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postbus HG Nijmegen Datum Ons kenmerk JZ00/ Contactpersoon Jan de Roos Onderwerp Raadsvragen informele aanpak bezwaarschriften Datum uw brief Doorkiesnummer (024) Geachte heer El Hafi, Op 11 november j.l. heeft u ons op grond van artikel 39 van het Reglement van Orde vragen gesteld over de informele aanpak van bezwaarschriften. In deze brief beantwoorden wij uw vragen. Alvorens uw afzonderlijke vragen te beantwoorden informeren wij u dat de gemeente reeds volop gebruik maakt van de informele aanpak bij de behandeling van bezwaarschriften. 1. Hoe wordt op dit moment de bezwaarprocedure door Nijmegenaren gewaardeerd? Er zijn geen recente onderzoeksgegevens voor handen met betrekking tot de beleving van de bezwaarprocedure door Nijmegenaren. Hoewel er geen actuele onderzoeksgegevens zijn, is onze ervaring dat bezwaarmakers een informele aanpak doorgaans op prijs stellen. 2. Is het college met ons van mening dat de informele aanpak bijdraagt aan onder andere een betere verstandhouding tussen gemeente en burger, een betere begrip van de burger van het bezwaarproces, een hoger rapportcijfer voor de bezwaarprocedure, en lagere kosten voor zowel de Nijmegenaren als de gemeente? We zijn met u van mening dat een informele aanpak bijdraagt aan een beter contact tussen burger en gemeente. We stimuleren daarom deze aanpak en zetten in op verdere ontwikkeling door behalve bij de behandeling van bezwaarschriften ook bij de primaire besluitvorming hier aandacht aan te schenken. Hiermee kunnen bezwaren worden voorkomen. We zijn van mening dat een informele aanpak in eerste instantie vanuit een oogpunt van verbeterde dienstverlening moet plaatsvinden. Het is niet zo dat een informele aanpak per definitie voor de gemeente goedkoper is. Een goed contact met de burger vraagt een investering in tijd en regelmatig vraagt een informele aanpak van bezwaren eenzelfde of grotere investering in tijd dan een formele aanpak. Raadsvragen D66 informele aanpak vs WP (3)

3 Juridische Zaken Vervolgvel 1 3. Is het college bereid om punten 1 tot en met 8 van de informele aanpak ook in Nijmegen in te voeren? a)indien ja, per wanneer is dit mogelijk? b) Indien nee, waarom niet? De punten die u noemt zijn: - het toegankelijk maken van informatie via internet, en brieven, - het vooraf contact opnemen bij een te verwachten negatief besluit, - inloopavonden, - flitsbezwaren, - bellen na ontvangst van het bezwaar, - z.g. keukentafel gesprekken, - informeel overleg zonder of met een onafhankelijke gespreksleider, - en eventueel- mediation. Binnen onze gemeente zijn al verschillende initiatieven genomen en acties ingezet om de informele aanpak in de bezwaarfase, maar ook in de fase van de primaire besluitvorming vorm te geven. - Er wordt gewerkt aan vernieuwing van de website, waarbij we de content taakgericht gaan aanbieden. Hierdoor komt de website bezoeker snel en logisch bij de gevraagde informatie. De nieuwe website gaat evenals de webformulieren voldoen aan de webrichtlijnen die betrekking hebben op bezoekers met een visuele of motorische handicap en laaggeletterden. - We hebben een webcareteam en een monitor achter de corporate social media kanalen (Facebook en Twitter), zodat vragen en opmerkingen die daar binnen komen snel kunnen worden opgepakt. - Binnen de gemeentelijke organisatie wordt bij bepaalde afdelingen al vooraf contact opgenomen bij een te verwachten negatief besluit, dan wel starten afdelingen binnenkort met pilots om dit ook te doen. - We hebben in wijken STIPS in het leven geroepen die Nijmegenaren advies en informatie geven op bijvoorbeeld het gebied van wonen, inkomen, zorg en opvoeding. - Binnen de sociale wijkteams heeft het keukentafelgesprek een plaats gekregen. - Bij bezwaarschriften wordt kort na binnenkomst beoordeeld of het zich leent voor een informele aanpak. Bij die zaken wordt snel (telefonisch) contact opgenomen met de indiener en wordt het bezwaarschrift besproken. - We zetten de eerste stappen op het terrein van mediation, waarbij de gemeente als pioniersgemeente is aangesloten bij het landelijke project Enmediation. - Bij bureau Belastingen treden we vaak in een informeel vooroverleg met eigenaren die meerdere panden in bezit hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan woningbouwcorporaties. Hiermee worden een aanzienlijk aantal bezwaarschriften op voorhand al voorkomen. - In het geval van bezwaarschriften van de grote incourante objecten zoekt bureau Belastingen zeer regelmatig, het gesprek om gezamenlijk met steekhoudende argumenten over en weer tot een uitkomst te komen. - Indien er aanleiding voor is komt het regelmatig voor dat in geval van een WOZbezwaar de taxateur persoonlijk contact zoekt met de indiener. Dat kan zowel telefonisch als met een huisbezoek gebeuren. Raadsvragen D66 informele aanpak vs WP (3)

4 Juridische Zaken Vervolgvel 2 Vooralsnog achten we deze initiatieven en acties voldoende om de informele aanpak in Nijmegen verder door te ontwikkelen. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Raadsvragen D66 informele aanpak vs WP (3)

5 Nijmegen, 11 november 2015 Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente N Schriftelijke vragen ex art. 39 van het Reglement van Orde reg.nr,: procesvnrantw.: INGEKOMEN 1 1 NOV GEMEDIT.NJIMEGEb elass.nr.: ijmegen afgedaan: Betreft: afhandeling bezwaarschriften Geachte college, De laatste jaren is de relatie tussen gemeente en Nijmegenaren sterk verbeterd; men weet elkaar steeds meer te vinden en er ontstaan allerlei nieuwe samenwerkingsvormen. D66 Nijmegen zou dit ook willen zien bij de afhandeling van bezwaarschriften. Onlangs is er in Amsterdam een initiatiefvoorstel (Burger van Amsterdam wil gehoord worden) aangenomen waar men het verwerken van bezwaarschriften 'burgervriendelijker' mee maakt. Uit onderzoek blijkt dat bezwaarmakers die een informele bezwaarprocedure hebben doorlopen, gemiddeld hogere rapportcijfers geven dan bezwaarmakers die een formele procedure hebben doorlopen. Op dit moment kiezen de meeste bestuursorganen nog steeds voor een formele vormgeving van de bezwaarfase waarbij het horen van de bezwaarmaker vaak wordt opgedragen aan een, in de regel vaak ambtelijke adviescommissie, en waarbij dit horen in het laatste stadium van de bezwaarschriftenprocedure plaatsvindt. Omdat deze "formele aanpak" door burgers met een lager waarderingscijfer wordt gewaardeerd, rijst de vraag of de informele aanpak niet breder moet worden ingevoerd. Informele aanpak Er is sprake van een informele aanpak wanneer het bestuursorgaan een pakket aan niet juridische mogelijkheden aan burgers biedt om in direct contact te komen met de overheid. In het procesrecht van de Awb ligt het beginsel verankerd dat er moet worden gestreefd naar een zorgvuldige en aanvaarde beslissing. Het verplicht aanbieden van het horen na bezwaar was door de wetgever bedoeld om de bezwaarmaker en het bestuursorgaan te brengen tot een goed begrip van het belang van de burger bij het besluit en de gronden die mogelijkerwijs aan het bestreden besluit ten grondslag liggen. De informele aanpak wordt wel opgevat als reactie op de juridisering van de bezwaarprocedure. De informele aanpak bestaat uit diverse momenten en mogelijkheden om het contact tussen bestuursorgaan en belanghebbende te laten plaatsvinden. Tot de mogelijkheden tot verbeterd contact behoren; (1) het toegankelijk maken van informatie via internet, en brieven, (2) het vooraf contact opnemen bij een te verwachten negatief besluit, (3) inloopavonden, (4) flitsbezwaren, (5) bellen na ontvangst van het bezwaar (6) z.g. 'keukentafel' gesprekken, (7) informeel overleg zonder of met een onafhankelijke gespreksleider, (8) en - eventueel mediation. De informele aanpak moet niet gezien worden als één uniforme wijze van behandelen van bezwaar. Het is een groep interventies die als gemeenschappelijk kenmerk hebben, dat burgers persoonlijk worden benaderd of zelf specifieke informatie kunnen halen die betrekking heeft op hun zaak of informatie kunnen krijgen die uitleg geeft over de procedure waarmee ze geconfronteerd zullen worden als ze een bezwaar indienen. Er kunnen bij de informele aanpak diverse interventies op verschillende momenten worden ingezet.

6 Onderzoekers van de Universiteit Tilburg hebben in 2010/11 een onderzoeksrapport geschreven met als titel "Ervaringen met Bezwaar". De onderzochte bezwaarmakers ageren allen tegen een gemeentelijk besluit. De onderzoekers hebben tegelijkertijd respondenten bevraagd die bezwaar hebben gemaakt tegen een primaire beslissing. Van deze respondenten geeft 68% achteraf een negatief oordeel over de doorlopen traditionele bezwaarprocedure.1 "Prettig contact met de overheid" In 2010 verscheen het rapport "Prettig contact met de overheid", een onderzoek waarin de informele aanpak van zowel de primaire besluitvorming als ook de besluitvorming ten aanzien van bezwaar door 21 bestuursorganen. De onderzoekers hebben hier de gang van zaken bij 930 bezwaarprocedures in kaart gebracht2. In totaal zijn 385 burgers bevraagd over het doorlopen van de informele bezwaarprocedure. Van deze respondenten stelt 77% stelt tevreden te zijn over de bezwaarprocedure. Gemiddeld genomen geven deze respondenten het rapportcijfer 7,2.3 "Een snellere en betere behandeling van WOZ-bezwaren" In het rapport "Een snellere en betere behandeling van WOZ-bezwaren" (2011) wordt de formele aanpak van de bezwaarbehandeling ten aanzien van WOZ-beschikkingen vergeleken met de informele aanpak. In zes gemeenten werden in totaal belanghebbenden die bezwaar hebben gemaakt tegen een negatieve WOZ-beschikking of OZB-aanslag bevraagd.4 De helft van deze belanghebbenden heeft te maken gekregen met een formele aanpak van de bezwaarprocedure (532 personen). De andere helft had een directe ervaring met een informele aanpak van de bezwaarprocedure. De respondenten waarderen de formele aanpak gemiddeld met het rapportcijfer 6, terwijl de informele aanpak wordt gewaardeerd met het rapportcijfer 7. Bovenstaand is voor de fractie van D66 Nijmegen aanleiding om het college de volgende vragen te stellen: 1. Hoe wordt op dit moment de bezwaarprocedure door Nijmegenaren gewaardeerd? 2. Is het college met ons van mening dat de informele aanpak bijdraagt aan onder andere een betere verstandshouding tussen gemeente en burger, een betere begrip van de burger van het bezwaarproces, een hoger rapportcijfer voor de bezwaarprocedure, en lagere kosten voor zowel de Nijmegenaren als de gemeente? 3. Is het college bereid om punten 1 tot en met 8 van de informele aanpak ook in Nijmegen in te voeren? a) Indien ja, per wanneer is dit mogelijk? b) Indien nee, waarom niet? Wij zien uw antwoorden met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, Rachid El Hafi D66 Nijmegen 1 (Ervaringen met Bezwaar, p.85). 2 (Prettig Contact, p29) 3 (Prettig Contact, p.67). '(Het WOZ-onderzoek, p.8).