Concept-verslag van de Auditcommissie Drechtsteden op 20 mei 2009 in het Regiokantoor te Dordrecht

Transcriptie

1 Concept-verslag van de Auditcommissie Drechtsteden op 20 mei 2009 in het Regiokantoor te Dordrecht Aanwezig: de heer D. van Meeuwen SGP/CU Sliedrecht, voorzitter de heer P.J. Verheij SGP Alblasserdam de heer W.J.M. Nederpelt GroenLinks Dordrecht mw. M. den Hartog De Jong PvdA Papendrecht de heer R.A. van Vugt Deloitte Accountants (punt 7) de heer J. Tegelaar Portefeuillehouder Drechtstedenbestuur de heer J.P. Tanis Portefeuillehouder Drechtstedenbestuur de heer J.J. t Lam Bureau Drechtsteden/regiogriffie de heer E.J. van Genderen Directeur Regiostaf de heer J. van Dijk Controller GR Drechtsteden mw. T. van Ditmars Plv. coördinerend griffier mw. J.S. Moret (verslag) Bureau Drechtsteden Afwezig: mw. G.A.M. Burger Van Denzel Lokalen partijen H.I.Ambacht mw. W.C. Hofland Vellekoop CDA Zwijndrecht Toehoorders: de heer A. Ouwerkerk de heer A. Overbeek VVD H.I.Ambacht Griffier Sliedrecht 1. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt vastgesteld met de opmerking dat bij de rondvraag het onderwerp gemeenschappelijke aanbesteding van de accountantscontrole aan de orde komt. 2. Gelegenheid voor de accountant punt 7 kort toe te lichten Zie punt Vaststelling verslag Auditcommissie d.d. 20 mei 2009 Voorstel: verslag vaststellen. Opmerkingen: Zowel tekstueel als naar aanleiding van worden geen opmerkingen gemaakt over het verslag. Besluit: Het verslag van de Auditcommissie d.d. 20 mei 2009 wordt vastgesteld. 4. Tweede managementrapportage 2009 Voorafgaande aan de bespreking van het stuk wordt afgesproken dat de Auditcommissie enkel met een financieel, technische bril naar de stukken kijkt.

2 - Hoe moet er omgegaan worden met Besluit Woninggebonden Subsidies (BWS) gelden? Kan er meer uit de subsidiepot worden gehaald? Antwoord: Voorheen waren de BWS gelden een premie A en C regeling voor woningen. We lopen nu tegen het einde van de regeling, er zijn nauwelijks renterisico s. Deze middelen zijn vrij besteedbare middelen en gaan naar de algemene reserve. - Er is een Wet Werk en Bijstand (WWB) tekort en een overschot bij Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Wellicht kan er aan de Drechtraad meegegeven worden hierover een discussie te voeren. Antwoord: Het eigenlijke debat voer je pas bij de jaarrekening. Op basis van de MARAP kan de Drechtraad wel de discussie de komende vergadering voeren en eventueel haar mening via een motie uitspreken. Het besluit wordt genomen in de vergadering waarin de jaarrekening wordt behandeld. - Bij het beleidsveld Wonen, pagina 10, 11, wordt de informatie erg positief geschetst, terwijl het algemene beeld is dat het niet goed gaat met de woningmarkt. Moet de Drechtsteden hier niet meer aandacht aan besteden? Achteraf beantwoording van de vraag: De gevolgen van de recessie werken door in de woningbouw. Dit blijkt met name uit de verkoopresultaten van de achterliggende maanden. Dit geldt regiobreed, maar compliceert in het bijzonder de start van een aantal grote, beeldbepalende projecten, zoals Noordoever, Maasterras en Stadswerven. Ook de Volgerlanden ondervindt veel stagnatie. In feite heeft het zijn beslag op alle grote en kleine projecten. Stimuleringsmaatregelen van het rijk moeten ertoe bijdragen dat de nieuwbouwproductie enigszins op gang blijft. Ook los van de recessie zou de woningbouwproductie echter niet zijn gehaald. - Op pagina 20 bij het kopje Rechtmatigheid is het onduidelijk welk risico in euro s we lopen. Antwoord: Dit gaat specifiek op de afrekening van de Regionale Agenda Samenleving (RAS) gelden, die vallen onder de subsidievoorziening van de provincie. De provincie stelt aanvullende eisen bij de aanlevering van informatie. Er vindt hierover nog overleg plaats met de provincie. Zodra hierover meer over te zeggen valt, wordt u als Auditcommissie hierover geïnformeerd. - Op pagina 53 staat bij de gevraagde besluiten dat twee formatieplaatsen worden gewit. Wat houdt dit in? Kunnen in het vervolg de gevraagde besluiten letterlijk op de vergadernotitie staan? Antwoord: De laatste vraag komt bij de rondvraag terug. Gewit betekent dat als blijkt dat de twee inkoopfunctionarissen die nu nog zijn ingehuurd hun werkzaamheden als het ware kunnen terugverdienen, door voldoende besparingen te realiseren, dan komen de twee inkoopfunctionarissen in vaste dienst. - Op pagina 68 staat dat over de investeringen IP&A in 2009 beschikt kan worden, terwijl het een deel van de jaarschijf 2010 betreft. Antwoord: Het is een technische aanpassing van het krediet. Het investeringstempo is hoger dan voorzien. - Op de vergadernotitie bij het kopje Onderzoekscentrum is het onduidelijk of met de collegeperiode die van de Drechtraad of de diverse gemeenten wordt bedoeld. Antwoord: Dit zijn de grootschalige monitoren die samenhangen met de gemeenten. De kosten van de monitor zijn incidenteel, dit zijn bijvoorbeeld kosten voor enquêtes. Het is nog niet vertaald in een begrotingswijziging of gemeentelijke bijdrage. De suggestie ligt op tafel dat een gemeente die incidenteel meer gebruik heeft gemaakt van de service van het OCD, meer bijdraagt. Dit moet nog onderzocht worden. Het bedrag dat naar de gemeenten ter declaratie gaat, is er bewust uitgehaald omdat er nog gezocht wordt naar een goede verdeelsleutel om overschrijding te voorkomen.

3 De Drechtraad wordt op basis van een financieel technische beoordeling geadviseerd conform het voorstel vermeld in de vergadernotitie te besluiten, maar daarnaast wel een debat te voeren over de samenhang tussen het tekort op WWBinkomensdeel/minimabeleid/WMO-hulpmiddelen en het overschot op WMOhuishoudelijke hulp. Dit vooruitlopend op de besluitvorming bij de vaststelling van de jaarrekening Financiële kadernota Wat is het aantal fte voor de feitelijke bezetting, zie pagina 4. Antwoord: Dit is de formele, toegestane formatie. - Zijn de genoemde bedragen van de Brede Doorlichting taakstellingen die vooraf zijn meegegeven of is het het bedrag dat maximaal te vinden is? Antwoord: Bij de Brede Doorlichting van de GRD is er taakstelling vooraf, gegeven onze begrotingsomvang en dat wat we kunnen inschatten en inleveren. - Is het niet beter als de gemeenten bepalen hoeveel de GRD kan bezuinigen? Wat is het doel van de Brede Doorlichting? In 2011 dezelfde gemeentelijke bijdrage of de bezuinigingen besteden aan nieuw beleid van de regio? Dit staat niet duidelijk in de nota. Antwoord: De Brede Doorlichting heeft als doel een zelfde gemeentelijke bijdrage, een accentverschuiving ten opzichte van de kadernota We streven ernaar de kosten niet te laten stijgen in een tijd van bezuinigingsmaatregelen. Een kadernota heeft politieke implicaties, dit is een besluit met een behoorlijke impact. De Drechtraad wordt, financieel technisch gezien, geadviseerd conform het voorstel te besluiten. 6. Controleprotocol 2009 en Het is niet goed dat er pas sprake is van begrotingsonrechtmatigheid vanaf ,-. Reactie: De begrotingsonrechtmatigheid moet meer gezien worden als een rapporteringstolerantie. Iedere fout wordt meegewogen zoals in de tabel op pagina 3. De Drechtraad wordt, financieel-technisch gezien, geadviseerd het voorstel vast te stellen, waarbij de op bladzijde 12 onder het normenkader voor de begrotingsruimte genoemde punten a. en b. worden weggelaten. 7. Accountantscontrole 2010 De accountant licht de accountantscontrole 2010 toe. Het eerste deel van de controleaanpak GR Drechtsteden is de accountantsverklaring voor de Drechtraad. Het tweede deel zijn de accountantsverklaringen per gemeente voor de SDD, het SCD en de GBD. In de controle-aanpak zijn keuzemomenten opgenomen voor de Drechtraad, onder andere over de speerpunten die gekozen moeten worden. Wellicht kan de Auditcommissie hier ook input voor leveren. De rapporteringstollerantie is ,-, dit betekent dat elke fout die ontdekt wordt boven ,- gerapporteerd wordt aan de Drechtraad. Als er fouten worden ontdekt boven 2,2 miljoen euro, dan wordt er een negatieve accountantsverklaring gegeven. Dit komt zelden voor. De Auditcommissie kan de toleranties eventueel scherper stellen. Er is bewust gekozen om in 2010 nog geen controlewijzigingen in te voeren.

4 Er worden n.a.v. de toelichting van de accountant geen vragen aan de accountant gesteld. De accountant heeft in zijn toelichting aangegeven, dat er nog gelegenheid is aandachtspunten voor de controle aan te reiken. De Drechtraad wordt, financieel-technisch gezien, geadviseerd conform het voorstel te besluiten. De aandachtspunten zullen in de vergadering van mei 2010 worden besproken. 8. Versterking sturing en beheersing GR Drechtsteden Voorstel: kennisnemen van de notitie. - Welk breder verband wordt bedoeld zoals beschreven staat in paragraaf 2, nr. 8 in de tabel? Antwoord: De rol van de NDD. Gekeken wordt hoe aan ieders rol recht gedaan kan worden, zonder dat dit leidt tot niet meer actuele stukken voor de Drechtraad. - Het onderwerp rollen wordt ook door de commissie Scholten II behandeld. - In het stuk is ook ingegaan op de rol van het risicomanagement. Aangegeven is in welk perspectief dit opgepakt wordt. Dhr. Van Genderen vraagt of hiermee in dit stadium voldoende invulling is gegeven aan de door mevrouw Burger in de Drechtraad gestelde vraag. Dit wordt bevestigend beantwoord. De Auditcommissie neemt kennis van de notitie, waarbij de gekozen aanpak voor het risicomanagement invulling geeft aan de door mevrouw Burger in de Drechtraad gestelde vraag. 9. Actualisering financieringsstatuut Dhr. Van Genderen geeft aan dat deze versie van Actualisering financieringsstatuut nog niet in het PFO en het Drechtstedenbestuur is besproken. Er komen nog een drietal wijzigingen. Vervolgens zal het gewijzigd voorstel naar de Drechtraad worden gestuurd. - Hoe komt de treasury eruit te zien? Antwoord: Enkel bestuurlijk met de directeur Regiostaf en de portefeuillehouder Middelen. - Kan op pagina 7 bij het kopje risicobeheer een percentage genoemd worden in plaats van een bedrag? Antwoord: Dit zijn de adviezen van de treasures. Hier vertrouwen we op. Er zal een gewijzigd voorstel naar de Drechtraad worden gestuurd, waarin de wijzigingen concreet worden aangegeven. De Drechtraad wordt, financieel technisch gezien, geadviseerd conform het gewijzigde voorstel te besluiten. 10. Kredietvoorstellen: Betreft de volgende voorstellen: a. Voorbereidingskrediet Werkplein Drechtsteden b. Krediet aanschaf 5 AutoCad Licenties voor het IBD c. Aanvullend krediet aanschaf meubilair IBD De Drechtraad wordt, financieel technisch gezien, geadviseerd conform het voorstel te besluiten.

5 11. Terugkoppeling overleg regiogriffie met de voorzitters van de Reken(kamer)functies Voorstel: standpunt innemen over de notitie. - In drie gemeenten is de benoeming van een directeur/voorzitter van de Rekenkamer/Rekenkamercommissie aan de orde. Het is daarom een goed moment na te denken over een Rekenkamerfunctie voor de Drechtsteden en/of mogelijkheden voor samenwerking te bekijken. Dhr. t Lam zal met een brief namens de Auditcommissie dit voorstel meegeven aan de commissie Scholten II. Besluit: De Auditcommissie volgt het advies van de regiogriffie en stuurt een brief aan de commissie Scholten II over een Rekenkamerfunctie voor de Drechtsteden en/of mogelijkheden voor samenwerking te bekijken. 12. Overzicht uitvoering afspraken en adviezen Auditcommissie Voorstel: overzicht bespreken. Opmerkingen: Punt 1 handhaven. Punt 2 van het overzicht uitvoering afspraken en adviezen is nog niet gerealiseerd, aangezien de portefeuillehouder er nog niet aan toegekomen is een totale verdeelsleutel te maken. De overige punten vervallen. 13. Rondvraag - Naar aanleiding van de bespreking van de marap wordt gevraagd in de vergadernotitie voor de Drechtraad het gevolgde proces te vermelden en bij geciteerde passages uit stukken een verwijzing op te nemen naar de betreffende bladzijde in het stuk. Verder is gevraagd standaard een lijst met afkortingen toe te voegen. - De gemeente Dordrecht ziet het als een gemiste kans dat de Auditcommissie niet geadviseerd heeft om een aanbesteding voor de accountantscontrole gezamenlijk op te pakken. De Auditcommissie heeft echter wel een mening gegeven. Een mogelijk aanbesteding is in 2011 weer aan de orde. Afgesproken wordt in de eerste vergadering van de nieuwe Auditcommissie de gezamenlijke aanbesteding op de agenda te plaatsen. - PFO Middelen heeft gesproken over het geven van informatie over de SCD aan (Drecht)raadsleden. Zowel de Auditcommissie als de overige Drechtraadsleden hebben zorgen over het SCD. Op 13 januari aanstaande zal een informatieavond worden gehouden over het SCD. - In de brief aan de commissie Scholten II zal tevens worden voorgesteld om de Auditcommissie uit te breiden, bijvoorbeeld uit elke gemeente twee leden die lid zijn van de Auditcommissie.

6 Auditcommissie overzicht uitvoering afspraken en adviezen Auditcommissie per 18 november 2009 Afspraak/advies Datum Stand van zaken 1. Advies aan DR over de financiële kadernota GRD 2010: de kadernota vast te stellen rekening houdend met hetgeen is gesteld onder aandachtspunt 3 (terugmelding uitkomsten taakstelling/doorlichting). 2. Verzoek van DR om nog eens te kijken naar artikel 13 (SCD) van de bijdrageverordening en na te denken over een andere verdeelsleutel en om globale verkenning uit te voeren naar de mogelijkheden van de verdeelsleutels, waarbij de portefeuillehouder toegezegd heeft dit mee te nemen bij de financiële Kadernota 2011 (aanleiding is Financiële kadernota 2010). 3. Advies aan DR over 2 e managementrapportage 2009: op basis van een financieel technische beoordeling wordt geadviseerd conform het voorstel vermeld in de vergadernotitie te besluiten, maar daarnaast wel een debat te voeren over de samenhang tussen het tekort op WWB-inkomensdeel/minimabeleid/WMOhulpmiddelen en het overschot op WMOhuishoudelijke hulp. Dit vooruitlopend op de besluitvorming bij de vaststelling van de jaarrekening Nadere informatie Auditcommissie. De provincie stelt aanvullende eisen voor de afrekening RAS gelden. Er vindt overleg plaats met de provincie. De uitkomst wordt ter kennis van de Auditcommissie gebracht. 5. Advies aan DR over financiële kadernota 2011: op basis van een financieel technische beoordeling wordt geadviseerd conform het voorstel te besluiten. 6. Advies aan DR over controleprotocol 2009 en 2010: op basis van een financieel technische beoordeling wordt geadviseerd conform het voorstel te besluiten, waarbij de onder het normenkader voor de begrotingsruimte genoemde punten a. en b. worden weggelaten. 7. Advies aan DR de accountantscontrole 2010: op basis van een financieel technische beoordeling wordt geadviseerd conform het voorstel te besluiten. 8. Advies aan DR over actualisering financieringsstatuut: op basis van een financieel technische beoordeling Auditcommissie 18 februari, 20 mei en 18 november 2009: punt handhaven voor aandachtspunt DR Auditcommissie 18 november 2009: handhaven (nog niet toegekomen aan aanpassing verdeelsleutel)

7 Afspraak/advies Datum Stand van zaken wordt geadviseerd conform het na te zenden gewijzigde voorstel te besluiten. 9. Advies aan DR over kredietvoorstellen werkplein Drechtsteden, aanschaf 5 autocad licenties IBD en aanschaf meubilair IBD: op basis van een financieel technische beoordeling wordt geadviseerd conform het voorstel te besluiten. 10. Auditcommissie stuurt brief aan Commissie Scholten II over: een Rekenkamerfunctie voor de Drechtsteden en/of mogelijkheden voor samenwerking te bekijken en uitbreiding aantal leden Auditcommissie tot 2 leden per gemeente. 11. Gezamenlijke aanbesteding Accountantscontrole 2011 bespreken in eerste Auditcommissie in nieuwe samenstelling. 12. Extra bijeenkomst 13 januari 2009 (Auditcommissie en alle overige leden DR) voor informatie over SCD (IP&A en sturingsmechanisme) 13. Auditcommissie mei 2010: aandachtspunten voor controle 2010 benoemen.