Commissie Bestuur, Middelen & Waterketen. 29 november Commissie Water & Wegen. Datum vergadering CHI. 13 december 2017

Transcriptie

1 Voorstel CHI (college van hoofdingelanden) Commissie Bestuur, Middelen & Waterketen 29 november 2017 Datum behandeling D&H Commissie Water & Wegen Portefeuillehouder J.D. Kramer Datum vergadering CHI 13 december 2017 Agendapunt 8. Onderwerp Actualisatie verordeningen, beleidskaders en protocol Voorstel 1. De volgende geactualiseerde verordeningen, beleidskaders en protocol vast te stellen: a. Verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie b. Verordening inzake de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie c. Kadernota activeringsbeleid d. Treasurystatuut e. Kadernota Budgetbeheer (onder intrekking van het statuut Budgetbeheer) f. Controleprotocol g. Normenkader voor de accountantscontrole vanaf De volgende geactualiseerde verordeningen, beleidskaders en protocol in te trekken: a. De kadernota Planning & Control b. Statuut Budgetbeheer Kern van de zaak De Waterschapswet bepaalt dat HHNK diverse verordeningen opstelt voor de administratie en de controle (artikelen 108, 109 en 109a). Deze artikelen benoemen een aantal velden waarop beleid moet worden gemaakt. Dit beleid heeft HHNK gevat in diverse beleidskaders en statuten. Het streven is de verordeningen zo tijdloos mogelijk te maken en de daaronder hangende beleidskaders periodiek (circa om de vier jaar) te actualiseren. Enkele beleidskaders zijn recent geactualiseerd, mede om de financiële ambities (lagere schuldenlast, minder activeren) in beleid te vervatten. Daardoor is de vorige Verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie achterhaald. In figuur 1 wordt een overzicht gegeven van de bestaande beleidskaders binnen HHNK, passend bij de betreffende verordening op basis van de Waterschapswet. Om te zorgen dat alle beleidskaders in lijn zijn met elkaar en zo tijdloos mogelijk, wordt voorgesteld om alle afgebeelde beleidskaders, met uitzondering van de Kadernota Risicomanagement, de Kadernota Reserves en Voorzieningen en de Verordening rekenkamercommissie, aan te passen. De Kadernota Risicomanagement zal op een later tijdstip worden herijkt, de Kadernota Reserves en Voorzieningen en de Verordening rekenkamercommissie behoeven geen aanpassing. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Stationsplein 136, 1703 WC Heerhugowaard T F post@hhnk.nl

2 2 Figuur 1: Overzicht bestaande beleidskaders binnen HHNK, waarvan de paars gekleurde blokken worden gewijzigd. In bijlage 1 worden de wijzigingen toegelicht en in tabelvorm weergegeven. Uw college wordt voorgesteld de geactualiseerde genoemde verordeningen, beleidskaders en protocol vast te stellen. Deltavisie Conform de Deltavisie dient het hoogheemraadschap zijn uitgangspunten zorgvuldig en transparant vast te leggen. Eerdere besluiten 08/10/2008 (CHI) Controleprotocol ( ) 19/11/2008 (CHI) Verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie HHNK ( ) 19/11/2008 (CHI) Verordening inzake de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie ( ) 16/09/2009 (CHI) Kadernota Planning en Control ( ) 15/02/2012 (CHI) Statuut Budgetbeheer ( ) 12/11/2014 (CHI) Treasurystatuut ( ) 17/06/2015 (CHI) Kadernota Activeringsbeleid ( ) 16/11/2016 (CHI) Kadernota Reserves en Voorzieningen ( ) 14/12/2016 (CHI) Normenkader voor accountantscontrole ( )

3 3 Risico s Indien u instemt met dit voorstel: Is al het beleid met elkaar in overeenstemming en zijn informele werkwijzen geformaliseerd waardoor op dit gebied de kans op een onrechtmatigheid afneemt. Verder zal in de toekomst een beleidswijziging doorgevoerd kunnen worden door aanpassing van één beleidskader in plaats van meerdere. Indien u niet instemt met dit voorstel: Wanneer de genoemde verordeningen, beleidskaders en protocol niet zijn geactualiseerd vóór 2018, kan dit leiden tot een onrechtmatigheid tijdens de accountantscontrole, aangezien we strikt formeel de rechtmatigheid niet kunnen aantonen. Verder blijft het zonder actualisatie mogelijk om beleid op meerdere wijzen te interpreteren/uit te voeren, aangezien in grijze gebieden een informele handelingswijze wordt toegepast. Financiële consequenties Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Communicatieaspecten De wijzigingen zullen met de betreffende afdelingen worden besproken. Verder worden de nieuwe beleidskaders op de website en op intranet geplaatst. Maatschappelijk verantwoorde overheid (MVO) In het kader van een maatschappelijk verantwoorde overheid is het van belang dat HHNK een overzichtelijk palet aan actuele verordeningen, kaders en protocollen hanteert, in overeenstemming met elkaar en de geldende wet- en regelgeving. Tevens past een goedkeurende accountantsverklaring zonder onrechtmatigheden bij een maatschappelijk verantwoorde overheid. Bijlagen 1. Wijzigingen verordeningen, beleidskaders en protocol (aangehecht) 2. Verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie ( ) 3. Verordening inzake de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie ( ) 4. Kadernota activeringsbeleid ( ) 5. Treasurystatuut ( ) 6. Kadernota Budgetbeheer ( ) 7. Controleprotocol ( ) 8. Normenkader voor de accountantscontrole vanaf 2017 ( ) 9. Conceptbesluit ( ) 10. Nota van wijzigingen ( ) College van dijkgraaf en hoogheemraden, de secretaris, de voorzitter, M.J. Kuipers drs. L.H.M. Kohsiek

4 4 Bijlage 1: Wijzigingen Verordeningen, beleidskaders en protocol Toelichting verplichtingen vanuit de wetgever In artikel 108 van de Waterschapswet is geregeld dat het algemeen bestuur een verordening vaststelt met daarin de uitgangspunten voor het financieel beleid, het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële administratie. De verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Artikel 109 regelt dat er via verordeningen regels voor controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie worden opgesteld. Daarmee wordt de rechtmatigheid van het financieel beheer gewaarborgd. Artikel 109a regelt het periodiek laten uitvoeren van onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid. HHNK heeft dit tot nu toe geregeld met de Verordening op de Rekenkamercommissie. Wijzigingen De verordeningen zijn uitgewerkt in beleidskaders. De afgelopen jaren is een aantal kaders aangepast om onze ambities in het toekomstbestendig financieel beleid te kunnen verwezenlijken. Daarbij valt te denken aan het niet meer activeren van personeelslasten en meer werken vanuit de exploitatie te betalen in plaats van te activeren. Als gevolg hiervan is de verordening niet meer in overeenstemming met deze kaders en wordt een aantal aanpassingen in de verordening voorgesteld. Daarnaast heeft een aantal voorgestelde aanpassingen betrekking op het tijdloos maken van de kaders zodat bij wijziging van beleid slechts één kader aangepast hoeft te worden. Nu worden beleidsregels regelmatig herhaald in andere verordeningen of kaders. We stellen voor beleid op één plek te regelen en zo nodig in andere kaders hiernaar te verwijzen. De voorliggende kaders bevatten een nadere invulling van bepalingen die in externe regelgeving zijn opgenomen. De overige wijzigingen betreffen het formeel vastleggen van huidige informele werkwijzen (gewoon schrift) en een paar wijzigingen betreffen nieuw beleid (vet gedrukt). De Kadernota Planning en Control geeft op hoofdlijnen weer hoe de planning- en controlcyclus in elkaar zit en waar verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen. De bepalingen zijn volledig gebaseerd op externe wet- en regelgeving en er staat geen eigen HHNK-beleid in. De hoofdlijnen van verantwoording zijn bovendien al opgenomen in de Verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie. In het kader van doelmatigheid en het streven om beleid op één plek te regelen, wordt daarom voorgesteld deze kadernota te laten vervallen. In het, door het algemeen bestuur vastgestelde, Statuut Budgetbeheer is de overdracht van budgetbevoegdheden en -verantwoordelijkheden van bestuur naar directie geregeld. In de, door de directie vastgestelde, Kadernota Budgetbeheer zijn de kaders voor de overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het gebied van budgetbeheer van directie naar de ambtelijke organisatie geregeld. De huidige Kadernota Budgetbeheer en Statuut Budgetbeheer vertonen veel overlap. Voorgesteld wordt om deze nota's samen te voegen tot de Kadernota Budgetbeheer en daarmee het Statuut Budgetbeheer in te trekken.

5 5 Onderstaande tabellen geven de voorgestelde inhoudelijke wijzigingen in de verordeningen, kaders en protocol weer. Daarnaast zijn tekstuele wijzigingen doorgevoerd zoals de stukken tijdloos maken (geen jaartallen noemen), het gelijktrekken van de opmaak en het aanpassen van terminologie aan de huidige praktijk. In de eerste tabel zijn de wijzigingen betreffende nieuw beleid weergegeven in het paars. Soort Titel Wijzigingen Verordening Statuut/ kadernota Verordening inzake de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie Kadernota Activeringsbeleid Rol van de concerncontroller actualiseren naar de huidige werkwijze; Toevoegen mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om onderzoeken te laten verrichten op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid. Beleid omtrent activering inhuur expliciteren; Toegevoegd afschrijvingstermijn voor zonnepanelen. Treasurystatuut Op te vragen offertes voor lening terugbrengen naar twee wegens ontbreken van een derde marktpartij. Statuut en Kadernota Budgetbeheer Mogelijkheid om jaarlijks bij de begroting het dagelijks bestuur te machtigen tot het verlenen van kredieten voor vervangingsinvesteringen die in het begrotingsvoorstel expliciet zijn genoemd. Jaarlijks afromen van kredieten opnemen in deze nota n.a.v. aanbeveling accountant Toevoegen bevoegdheid van het dagelijks bestuur om geraamde investeringsuitgaven met maximaal 5% 1 van de uitgaven te overschrijden en de geraamde inkomsten met maximaal 5% van de inkomsten te onderschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid en niet hoger zijn dan Na het moment van in exploitatie nemen van een investering, wordt een nazorgfase van maximaal zes maanden verondersteld. 1 Wij stellen hier 5% voor omdat een lager percentage leidt tot te kleine bedragen. Dit betekent bijvoorbeeld bij een investeringen van 2 miljoen een overschrijding vanaf 0,1 miljoen wordt gemeld aan het algemeen bestuur.

6 6 In deze tweede tabel zijn de wijzigingen betreffende het formeel vastleggen van huidige informele werkwijzen opgenomen. Soort Titel Wijzigingen Verordening Statuut/ kadernota Verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie Verordening inzake de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie Verordening Rekenkamercommissie Kadernota Activeringsbeleid Kadernota Risicomanagement Kadernota Reserves en Voorzieningen Terminologie P&C-cyclus neutraal weergeven in lijn met de wet; Verwijzing naar Kadernota Activeringsbeleid, Kadernota Reserves en Voorzieningen en Treasurystatuut, zodat deze verordening niet steeds hoeft te worden aangepast in geval van beleidswijzigingen. Expliciteren dat het dagelijks bestuur de bevoegdheid heeft om een onderzoek door een andere accountant te laten verrichten. Geen aanpassing nodig. Beleid omtrent (niet) optellen van investeringen opnemen; Bijdrage aan derden voor uitvoering van onze eigen investering (opdracht) expliciteren; Aanpassing afschrijvingstermijn bruggen conform Jaarrekening; Onderdeel waardering uitgebreid met een toelichting op bijdrage aan derden en onderzoek. Wordt in het eerste kwartaal herijkt. Geen aanpassing nodig. Treasurystatuut In 2030 maximaal twee keer de belastingopbrengst aan totale schuld met een maximum van 550 miljoen (conform collegeprogramma); Opnemen waterinnovatiefonds; Vanwege het logische gevolg van de grenzen die door de wet worden gesteld is in paragraaf 2.5 de zin "we binnen de liquiditeitskaders moeten blijven" verwijderd; Procedure aantrekken en uitzetten van geld zijn verwijderd vanwege het operationele karakter. Kadernota Planning en Control De hoofdlijnen van verantwoording zijn opgenomen in de verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie. De ambtelijke detailplanning hiervan is opgenomen in de jaarlijkse getijdentabel. De kadernota P&C is hiermee overbodig geworden. We stellen daarom voor deze in te trekken.

7 7 Statuut en Kadernota Budgetbeheer Deze twee documenten samenvoegen tot 'Kadernota Budgetbeheer' wegens overlap; Aanpassen aan nieuwe inkoopmodule voor wat betreft mandatering; Expliciteren dat bij een kredietaanvraag zowel de inkomsten als uitgaven worden vermeld, op advies accountant; Mogelijkheid tot verhogen krediet door middel van begrotingswijziging opnemen; Terminologie P&C tijdloos maken conform wet. Protocol Controleprotocol Bij accountants is een lagere rapporteringstolerantie gebruikelijk. Deze is derhalve verlaagd van naar Normenkader voor accountantscontrole Deze wordt jaarlijks geactualiseerd met de gewijzigde externe en interne regelgeving.