Vergadernotitie voor de Drechtraad op 7 december

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Vergadernotitie voor de Drechtraad op 7 december"

Johanna van der Horst
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 bijlage 13 Vergadernotitie voor de Drechtraad op 7 december Onderwerp Protocol werkwijze Auditcommissie agendapunt 11 datum 4 november 2010 steller J.S. Moret Doorkiesnummer regiogriffie@drechtsteden.nl Bijlagen - Protocol werkwijze Auditcommissie Gevraagde beslissing - Het protocol werkwijze Auditcommissie vaststellen. Verdere procedure Na vaststelling door de Drechtraad treedt het protocol in werking per 1 januari. Communicatie Na vaststelling wordt het protocol gepubliceerd. Financiële consequenties Geen. Toelichting Commissie Scholten II beveelt aan dat de Auditcommissie voornamelijk een technische commissie moet zijn, omdat overige onderwerpen in de carrousel voorafgaande aan de Drechtraad aan de orde komen. Deze overgenomen aanbeveling betekent een nieuw protocol voor de werkwijze van de Auditcommissie. De Auditcommissie heeft in haar vergadering op 2 november jl. het nieuwe protocol behandeld en vraagt de Drechtraad protocol vast te stellen.

2 Protocol werkwijze Auditcommissie Drechtsteden (nadere uitwerking van hetgeen geregeld is in de Controleverordening) Inleiding Op 17 december 2008 heeft de Drechtraad kennis genomen van het door de Auditcommissie vastgestelde protocol. In het kader van de evaluatie van de GR Drechtesteden wordt opnieuw gekeken naar de uitwerking van de samenstelling, taken en bevoegdheden van de Auditcommissie. De rol van de Auditcommissie zich richt op een transparant bestuur en goede sturing, zonder politieke rolneming. Onderdeel hiervan is een goed voorbereide Drechtraad. Daarnaast kan de Auditcommissie dienen als een klankbord voor het bestuur daar waar de administratieve organisatie van de Drechtsteden betreft. De Auditcommissie Drechtsteden vindt haar grondslag in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het Openbaar Lichaam Drechtsteden, kortweg de Controleverordening of Verordening artikel 213. artikel 1 lid 6 Auditcommissie: een commissie onder voorzitterschap van de plaatsvervangend voorzitter van de Drechtraad bestaande uit: een door de Drechtraad te benoemen vertegenwoordiging uit de Drechtraad, de portefeuillehouder Financiën van het Drechtstedenbestuur, de Drechtstedensecretaris, de coördinerend griffier alsmede de regiocontroller en die secretarieel wordt ondersteund door de regiogriffie en Bureau Drechtsteden. De auditcommissie is belast met de voorbereiding van de aan de Drechtraad in deze verordening toebedeelde taken. artikel 4 lid 3 Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings- ) overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie. Wat betreft de voorbereiding van de aan de Drechtraad toebedeelde taken noemt de verordening: de benoeming van de accountant (artikel 2 lid 1); vaststelling programma van eisen voor de accountantscontrole (artikel 2 lid 2); ingeval van Europese aanbesteding voor de selectie van de accountant het vaststellen van de selectiecriteria en per criterium van de bijbehorende weging (artikel 2 lid 4); bespreking met de accountant van de jaarstukken en het verslag van bevindingen voorafgaande aan de behandeling van deze stukken in de Drechtraad (artikel 7 lid 4).

3 - 2 - Samenstelling Op grond van de Controleverordening bestaat de Auditcommissie uit: 1. de plaatsvervangend voorzitter van de Drechtraad; 2. een door de Drechtraad te benoemen vertegenwoordiging; 3. de portefeuillehouder financiën van het Drechtstedenbestuur; 4. de Accountant; 5. de Drechtstedensecretaris; 6. de coördinerend griffier; 7. de regiocontroller. Aangezien niet alle leden een zelfde rol vervullen, wordt onderscheid gemaakt tussen: a. bestuurlijke leden (de leden behorend tot de groepen 1 en 2); b. informanten (de leden behorend tot de groepen 3, 5 en 7), c. adviseurs (het lid behorend tot groep 4). Incidenteel kan de groep adviseurs worden uitgebreid, zij zijn echter geen lid van de Auditcommissie. De bestuurlijke leden worden door en uit de Drechtraad benoemd. In deze rol zitten de bestuurlijke leden van de Drechtraad dus niet namens hun gemeente of hun politieke fractie in de Auditcommissie. Waar het bij de samenstelling van de bestuurlijke leden gaat om een keus tussen specialisten, generalisten of een gemengde samenstelling, adviseert de Auditcommissie aan de Drechtraad uit te gaan van een gemengde samenstelling. Hoewel de bestuurlijke leden van de Auditcommissie niet namens een gemeente of politieke stroming in de Auditcommissie zitten, vindt de Auditcommissie het belangrijker dat elke gemeente in de Auditcommissie is vertegenwoordigd boven een spreiding van bestuurlijke leden over de politieke stromingen. De niet-bestuurlijke leden hebben een adviserende stem. In geval er gestemd moet worden in de Auditcommissie hebben alle leden formeel wel stemrecht, maar zal het stemgedrag van de bestuurlijke en niet-bestuurlijke leden apart tot uitdrukking worden gebracht in het verslag en de adviezen. De ambtelijke ondersteuning vindt plaats vanuit de regiogriffie en het bureau Drechtsteden. De invulling hiervan wordt overgelaten aan de coördinerend griffier respectievelijk de Drechtstedensecretaris.

4 - 3 - Taken en bevoegdheden In de inleiding is aangegeven wat er formeel is geregeld. Binnen deze formele regeling vindt de Auditcommissie dat haar taken bestaan uit: 1. Voorbereiding van de benoeming van de accountant door de Drechtraad. 2. Voorbereiding vaststelling programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole door de Drechtraad. 3. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole voorbereiding t.b.v. de vaststelling door de Drechtraad van de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging ervan. 4. Voorbereiding van het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol accountantscontrole door de Drechtraad. 5. Bespreking met de accountant van de jaarstukken en het verslag van bevindingen voorafgaande aan de behandeling van deze stukken in de Drechtraad. 6. Periodiek afstemmingsoverleg met de accountant op basis van de interim-controle(s). 7. Kwaliteit van financiële stukken: jaarlijks zal de Auditcommissie de kwaliteit van de financiële stukken (rekening, begroting, bestuursrapportages, rapporten accountant, etc.) bespreken met als doel aan de opstellers suggesties aan te dragen voor vergroting van transparantie van deze stukken. 8. Bewaking uitvoering afspraken en adviezen: de Auditcommissie bewaakt in hoeverre gemaakte afspraken en gegeven adviezen ook worden opgevolgd. Daartoe worden lopende afspraken en adviezen in een overzicht opgenomen, dat met een actuele stand van zaken als vast punt op de agenda van de reguliere vergaderingen van de Auditcommissie wordt geplaatst. 9. Klankbordfunctie ten behoeve van het bestuur: Het Bestuur van de Drechtsteden kan de Auditcommissie vragen om als klankbord te dienen daar waar het de administratieve functie van de Drechtsteden betreft. 10. P&C-cyclus afstemming op de gemeenten: de Auditcommissie bewaakt de afstemming van de P&C-cyclus op de gemeenten.

5 - 4 - Vergaderfrequentie en communicatie tussen Auditcommissie en Drechtraad Uitgangspunt is 3 vergaderingen per jaar. Zonodig wordt een 4e vergadering naar behoefte belegd. De vergaderingen zijn onderdeel van de carrousels, waarbij de vergadering op een zodanig tijdstip zal aanvangen, dat de leden de overige onderdelen van de carrousel gewoon kunnen bijwonen. In principe komen dan aan de orde in: februari: mei: - jaarstukken en verslag van bevindingen accountant (5) - controleprotocol accountantscontrole (4) - kwaliteit financiële stukken (7) november: - afstemmingsoverleg met de accountant op basis verslag interim-controle (6) geen vast vergadermoment: - benoeming accountant (1) - programma van eisen accountantscontrole (2) - selectiecriteria ingeval van Europees aanbesteden (3) De Auditcommissie heeft de volgende werkwijze voor verslagen en adviezen afgesproken. Agenda en stukken: op papier en digitaal naar de leden van de Auditcomissie + de griffiers voor lokale verspreiding. Adviezen: worden uitsluitend digitaal ter beschikking gesteld aan de (plv.) leden van de Drechtraad en de lokale griffiers (zij kunnen lokaal bepalen wat ermee gebeurt). Verslagen worden na vaststelling op de site van de Drechtraad geplaatst. Vóór het publiceren van adviezen en verslagen krijgen de leden van de Auditcommissie kort gelegenheid om te reageren op de concepten. In principe zijn verslagen binnen één week na een Auditcommissie op vorenstaande wijze beschikbaar.

Vergelijkbare documenten

Onderdelen van dit overleg waren tot dusver toebedeeld aan de zogenoemde controle stuurgroep.

Onderdelen van dit overleg waren tot dusver toebedeeld aan de zogenoemde controle stuurgroep. Inleiding en probleemstelling Purmerend, 18 februari 2009 Op grond van de in 2003 vastgestelde verordening ex artikel 213 van de gemeentewet, dit is de zogenoemde controleverordening, dient er periodiek