Concept verslag van de Auditcommissie Drechtsteden op 19 mei 2010 in het Stadhuis te Dordrecht

Transcriptie

1 Concept verslag van de Auditcommissie Drechtsteden op 19 mei 2010 in het Stadhuis te Dordrecht Aanwezig: Dhr. F. Loos ABZ - Zwijndrecht, voorzitter Dhr. A.C. van t Zelfde CDA - Alblasserdam Dhr. A. van Wensen BVD Dordrecht Mevr. G.A.M. Burger-Van Denzel VVD Hendrik-Ido-Ambacht Dhr. M.C. Hoogland SGP Papendrecht Dhr. D. van Meeuwen SGP/CU Sliedrecht Mevr. W.C. Hofland-Vellekoop CDA Zwijndrecht Dhr. J.P. Tanis Dhr. J.H. Koetsenruijter Dhr. M. Stam Dhr. R.A. van Vugt Dhr. A. Overbeek Dhr. J.J. t Lam Mevr. J.S. Moret Toehoorders: Dhr. A.A.M. Brok Dhr. A.S. Scholten Mevr. M. de Vries Portefeuillehouder Drechtstedenbestuur Concerndirecteur Regiostaf Deloitte Accountants Coördinerend griffier Secretaris Auditcommissie Bureau Drechtsteden (verslag) Voorzitter Drechtraad Drechtstedenbestuur Gemeente Zwijndrecht 1. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter begint met een voorstelrondje. Er zijn geen mededelingen, waarna wordt overgegaan tot vaststelling van de agenda. Het rapport van de accountant is nog niet binnen, waardoor punt 5 Rapport van bevindingen Jaarrekening 2009 vervalt. Dit heeft gevolgen voor de vergadering van 16 juni. De voorzitter vraagt de bestuurlijk portefeuillehouder uit het Drechtstedenbestuur om uitleg. Uitleg bestuurlijk portefeuillehouder - De aanlevering van de stukken van de dochters waren vertraagd. - Als gevolg van mutaties en ziekte binnen de concernstaf, waren de stukken nog niet afgerond toen de accountant begon met de controle. - Er ontbrak een goede processturing op ambtelijk niveau. Afspraken - Op 2 juni aanstaande vergadert de Auditcommissie opnieuw en behandelt zij de Jaarrekening 2009, het rapport van bevindingen, de managementletter en de bestuurlijke reactie op de managementletter. ( uur, gemeentehuis Hendrik-Ido-Ambacht) - De stukken worden vrijdag 21 mei per verstuurd en in de week van 24 mei per post. 2. Toelichting van de accountant op het rapport van bevindingen Jaarrekening 2009, inclusief de begin 2010 uitgebrachte managementletter

2 De accountant licht het rapport van bevindingen Jaarrekening 2009, inclusief de managementletter, kort toe. Kernzaak is dat samenstelling van de geconsolideerde jaarrekening moeilijk is. De regio op het proces en kwalitatieve en kwantitatieve bezetting is tekort geweest. De accountant hoopt 20 mei a.s. de goedkeurende accountantsverklaring te geven. Toelichting accountant: - Bij het SCD en de SDD zijn er stappen vooruit gemaakt ten opzichte van het vorige jaar. - De vertraging van de Jaarrekening 2009 heeft geen verdere consequenties voor gemeenten. - De vertraging kan voorkomen worden door een goede regie en bezetting van degene die uitvoert. - Het Drechtstedenbestuur erkent deze problematiek en heeft als opdracht het verbeteren van de invulling van de staf en de aansturing van de GRD. - De accountant heeft volledige transparantie en hulp van het bestuur en de regiostaf gekregen. - De packagedeal Zuid-Holland Zuid wordt niet opgenomen in de Jaarrekening. - Het resultaat van de WMO is een aanpassing op een aanpassing. Afspraken - De aanpassingen in de Jaarrekening worden aangegeven door middel van een ambtelijke notitie. - Er wordt een nieuwe vergadernotitie voor de Jaarrekening gemaakt. 3. Aandachtspunten accountantscontrole 2010 Afspraken: - Drechtraadsleden vragen in hun gemeente of er nog specifieke aandachtspunten voor de interimcontrole zijn. Op 2 juni wordt dit punt opnieuw geagendeerd. - Hendrik-Ido-Ambacht heeft aan de accountant gevraagd een sluitend overzicht van de verplichtingen te maken. 4. Vaststelling verslag Auditcommissie d.d. 18 november 2009 Het verslag wordt zonder opmerkingen vastgesteld. 5. Rapport van bevindingen Jaarrekening 2010 Dit agendapunt is komen te vervallen. 6. Begrotingswijzigingen en kredieten Betreft de volgende voorstellen: a. Begrotingswijziging 2010 SDD b. Krediet meubilair Gemeentebelastingen Drechtsteden c. Krediet systeemconvergentie Gemeentebelastingen Drechtsteden Advies Auditcommissie: Financieel-technisch zijn er geen bezwaren om bovenstaande begrotingswijziging vast te stellen en de kredieten beschikbaar te stellen. 7. Overzicht uitvoering afspraken en adviezen Auditcommissie Opmerkingen: - punten 1, 2, 3, 4, 11, 13, 14, 15 worden aangehouden. - punten 5 t/m 10 en 12 vervallen. Zie onderaan dit verslag het nieuwe overzicht uitvoering afspraken en adviezen Auditcommissie. 8. Rondvraag

3 - Er wordt op korte termijn een datum bekend gemaakt voor een bijeenkomst over IP&A. Er wordt dan onder andere een terugblik gegeven op de vier fases.

4 Concept verslag van de Auditcommissie Drechtsteden op 2 juni 2010 in het gemeentehuis te Hendrik-Ido-Ambacht Aanwezig: Dhr. F. Loos ABZ - Zwijndrecht, voorzitter Dhr. A.C. van t Zelfde CDA - Alblasserdam Dhr. A. van Wensen BVD Dordrecht Mevr. G.A.M. Burger-Van Denzel VVD Hendrik-Ido-Ambacht Dhr. M.C. Hoogland SGP Papendrecht Dhr. J.P. Tanis Dhr. J.H. Koetsenruijter Dhr. M. Stam Dhr. J. van Dijk Dhr. R.A. van Vugt Dhr. A. Overbeek Mevr. J.S. Moret Toehoorders: Mevr. M. de Vries Dhr. J. van Gameren Berichten van verhindering van: Dhr. J.J. t Lam Dhr. D. van Meeuwen Mevr. W.C. Hofland-Vellekoop Portefeuillehouder Drechtstedenbestuur Concerndirecteur Regiostaf Regiostaf Deloitte Accountants Coördinerend griffier Bureau Drechtsteden (verslag) Gemeente Zwijndrecht Gemeente Sliedrecht Secretaris Auditcommissie SGP/CU Sliedrecht CDA Zwijndrecht 1. Opening, mededelingen en vaststelling agenda Aan de agenda wordt het punt rondvraag toegevoegd. 2. Toelichting van de accountant op het rapport van bevindingen Jaarrekening 2009, inclusief de begin 2010 uitgebrachte managementletter Het rapport van bevindingen is gebaseerd op de accountantsverklaring van 21 mei. Het samenstelproces van de jaarrekening 2009 van de GR Drechtsteden is een ingewikkeld proces. Het vraagt inzet, tijd en kwaliteit van de concernstaf. Het is goed om te investeren in de structuur en de processen van het concern. Vragen / opmerkingen: Nagekomen last Wet maatschappelijke ondersteuning 2,1 miljoen De facturering van zorgaanbieders is nu op voorschotten. Zorgaanbieders sturen niet op tijd hun facturen, waardoor uit hun accountantsverklaring in maart blijkt dat ze nog veel moeten factureren aan de Sociale Dienst. Dit betekent een nagekomen last voor de Wet maatschappelijke ondersteuning. Vraag: Het moet toch bekend zijn om welke financiële middelen het gaat en daar kan dus rekening mee worden gehouden in de planning? Antwoord: Het voorschot is te laag in relatie tot het volume. Daarvoor kan de Sociale Dienst twee maatregelen nemen: goede afspraken over op tijd facturen met de zorgaanbieders maken en intern dichter op de Wmo administratie zitten. Deze twee adviezen heeft de accountant aan hen gegeven.

5 Verbijzondering interne controle Verbijzondering interne controle is dat een functionaris een steekproef afneemt of het proces nog goed functioneert. Dit kan tot kwaliteitsverbetering leiden. Vraag: Is dit een taak voor de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) in het algemeen of specifiek voor het Servicecentrum Drechtsteden? Antwoord: Bij het Servicecentrum functioneert het redelijk. Bij de GRD is de verbijzondere interne controle niet goed geankerd. Accountantskosten kunnen bespaard worden als de verbijzondere interne controle goed uitgevoerd wordt. De accountant adviseert om binnen de GRD tot een integrale visie en aanpak te komen. Autorisatieproces facturen Servicecentrum Drechtsteden In het factuursysteem van het Servicecentrum wordt niet goed afgedwongen dat twee personen een handtekening moeten zetten. Dit is een risico dat moet worden hersteld. Vraag: Staat dit op de agenda van het Drechtstedenbestuur? Antwoord: Dit staat op de brede agenda van het Drechtstedenbestuur als onderwerp: verbetering van sturing. Bij de start van het Servicecentrum is ook bepaald dat er een evaluatie zou komen. Prioriteitenkolom rapport van bevindingen. Vraag: In de prioriteitenkolom staan veel prioriteiten aangeduid als een hoge prioriteit. Moet dit gerelativeerd worden? Antwoord: Het Drechtstedenbestuur bepaald of ze de adviezen en daarmee de hoge prioriteiten overnemen. Vraag: Welke prikkel moet het Drechtstedenbestuur of de accountant geven dat er daadwerkelijk iets met de prioriteiten gedaan wordt? Antwoord: De accountant heeft geen instrument om een prikkel af te geven, dit kan de Drechtraad doen. De voorzitter stelt voor om agendapunt 4 voor agendapunt 3 te behandelen. 4. Rapport van bevindingen Jaarrekening 2009 Afspraak - De bestuurlijke reactie op de managementletter wordt verscherpt en de bestuurlijke portefeuillehouders Bestuur&Middelen stellen een to do lijst op met concrete acties. Hiervoor vindt afstemming met de accountant plaats. De lijst wordt vervolgens in september met de leden van de Auditcommissie besproken. Liquide middelen Vraag: In het rapport staat dat er geen beheersing is op het gebied van liquide middelen. Wordt er naar aanleiding van deze constatering een liquiditeitsplanning opgesteld? Antwoord: Dit komt in de to do lijst van de bestuurlijk portefeuillehouders Bestuur&Middelen. Advies aan de Drechtraad: De Drechtraad wordt geadviseerd conform het voorstel voor de Jaarrekening 2009 te besluiten. De Auditcommissie adviseert het Drechtstedenbestuur om de Packagedeal met Regio Zuid-Holland Zuid, zoals beschreven staat op pag. 72 en 73 van de Jaarrekening 2009 niet op te nemen in de Jaarrekening Bij het advies komt de volgende toelichting: De Auditcommissie heeft de Jaarrekening 2009 financieel technisch besproken in de vergadering van 2 juni De Auditcommissie ondersteunt de bevindingen van de accountant en adviseert een snelle uitvoering van de aanbevelingen.

6 Met de bestuurlijke portefeuillehouders uit het Drechtstedenbestuur is daarom de afspraak gemaakt om de aanbevelingen van de accountant te vertalen in een to do lijst met daarbij een uitgewerkt tijdspad voor het realiseren van de aanbevelingen. In september is de concept lijst klaar en wordt deze met de leden van de Auditcommissie uitgebreid besproken voor een goede sturing en controle namens en daarmee door de Drechtraad. Vervolgens wordt de Drechtraad geïnformeerd over de to do lijst. 3. Aandachtpunten accountantscontrole 2010 Hendrik-Ido-Ambacht heeft de punten bij de accountant ingeleverd. Zwijndrecht komt nog met aandachtspunten die betrekking hebben op inhuur. Papendrecht geeft dezelfde aandachtspunten mee als in Rondvraag Dhr. Tanis deelt het volgende mee: Zoals u weet hebben we met elkaar afgesproken dat we kort na de zomer een nieuwe start maken met het ipa-programma. Dit valt samen met het voorleggen van het ipa 2 programma. Doordat u heeft aangegeven de tijd te willen nemen om gezamenlijk een nieuwe start te maken (iets dat ik zeer ondersteun), ontstaat er wel een periode van overbrugging tussen ipa 1 en ipa 2. Dit betekent dat ik vooruitlopend op onze nieuwe start met ipa2 met het oog op continuïteit wel op een aantal punten door zal moeten. Het betreft dan vanzelfsprekend met name zaken die wettelijke verplichtingen betreffen of anderszins onontkoombaar zijn. Daarnaast heb ik om verwarring te voorkomen nu niet de twee voor 2010 nog benodigde kredieten voor de uitvoering van het ipa1 ingediend voor besluitvorming in de Drechtraad. Dit is een puur technische kwestie aangezien dit uitsluitend het ophalen van al gevoteerde en gereserveerde gelden betreft. Gezien technische aard is besluitvorming in Drechtraad van oktober geen belemmering mits we allemaal weten dat dit nog moet gebeuren. De Auditcommissie adviseert het Drechtstedenbestuur de Packagedeal met Regio Zuid- Holland Zuid niet op te nemen in de Jaarrekening Met de benoeming van het nieuwe Drechtstedenbestuur zijn er drie portefeuillehouders voor Bestuur&Middelen met ieder hun eigen deelportefeuille : Mw. M. de Vries: financiën Dhr. B. Blase: netwerkontwikkeling Dhr. H. Tanis: P&O

7 Auditcommissie overzicht uitvoering afspraken en adviezen Auditcommissie per 19 mei 2010 Afspraak/advies Datum Stand van zaken 1. Advies aan DR over de financiële kadernota GRD 2010: de kadernota vast te stellen rekening houdend met hetgeen is gesteld onder aandachtspunt 3 (terugmelding uitkomsten taakstelling/doorlichting) : punt handhaven voor aandachtspunt 3 2. Verzoek van DR om nog eens te kijken naar artikel 13 (SCD) van de bijdrageverordening en na te denken over een andere verdeelsleutel en om globale verkenning uit te voeren naar de mogelijkheden van de verdeelsleutels, waarbij de portefeuillehouder toegezegd heeft dit mee te nemen bij de financiële Kadernota 2011 (aanleiding is Financiële kadernota 2010) DR DR 16 december 2009: toezegging portefeuillehouder dat er voor de zomer stuk naar de Auditcommissie gaat 3. Advies aan DR over 2 e managementrapportage 2009: op basis van een financieel technische beoordeling wordt geadviseerd conform het voorstel vermeld in de vergadernotitie te besluiten, maar daarnaast wel een debat te voeren over de samenhang tussen het tekort op WWB-inkomensdeel/minimabeleid/WMOhulpmiddelen en het overschot op WMOhuishoudelijke hulp. Dit vooruitlopend op de besluitvorming bij de vaststelling van de jaarrekening Nadere informatie Auditcommissie. De provincie stelt aanvullende eisen voor de afrekening RAS gelden. Er vindt overleg plaats met de provincie. De uitkomst wordt ter kennis van de Auditcommissie gebracht DR heeft op 16 december 2 e marap v.k.a. en begrotingswijziging vastgesteld. Motie PvdA Drechtsteden over minimabeleid is aangehouden tot vaststelling jaarrekening Secretaris: op 18 maart 2010 was de uitkomst van het overleg nog niet definitief bekend 5. Gezamenlijke aanbesteding Accountantscontrole 2011 bespreken in eerste Auditcommissie in nieuwe samenstelling Drechtraad 16 december 2009: naar aanleiding van een verzoek van de SGP-CU Drechtsteden over toekomstige gevolgen van de rijksbegroting voor de GR Drechtsteden heeft de portefeuillehouder toegezegd de Drechtraad te informeren. 7. Motie PAB over sturingsmogelijkheden verbonden partijen: aangehouden en toegezonden aan DR DR

8 Afspraak/advies Datum Stand van zaken Commissie Scholten II en Auditcommissie 8. Advies aan DR over Begrotingswijziging en kredieten. Betreft wijziging 2010 SDD, krediet meubilair GBD en krediet systeemconvergentie GBD: financieeltechnisch zijn er geen bezwaren om deze stukken vast te stellen