Betrokkenheid van de gemeenteraden bij de Sociale Dienst Drechtsteden

Transcriptie

1 Betrokkenheid van de gemeenteraden bij de Sociale Dienst Drechtsteden Bestuurscommissie Sociale Dienst Drechtsteden 4 februari 2008

2 Inhoud 1. Wat is de aanleiding? 3 2. Hoe is formeel de verantwoording en sturing binnen de GRD georganiseerd? 3 3. Hoe wilden we betrokkenheid van gemeenteraden organiseren bij de oprichting van de SDD? 4 4. Wat is hiervan tot nu toe terecht gekomen? 4 5. Wat willen we verbeteren? 7 6. Samenvatting van de voorstellen en verbeterpunten 8 Bijlage Notitie informatie- en verantwoordingsrelaties in de GR Drechtsteden 2

3 1. Wat is de aanleiding? Vóór de overdracht van de taken aan de Drechtsteden waren gemeenteraden nauw betrokken bij beleid en uitvoering van sociale zaken. Immers, de gemeenteraden stelden de kaders voor beleid en uitvoering vast. Inmiddels merken we dat de raden zich op afstand gezet voelen (dat geven ze zelf aan) en niet meer weten wat er speelt. Dat is verklaarbaar, want bij delegatie is de afstand tussen betrokken partijen nu eenmaal groter dan bij bijvoorbeeld gemandateerde taken. En dus is de afstand tot het beleid en de uitvoering ook groter. We merken ook dat de raden wel betrokken willen worden. Bezoeken van politieke partijen van de deelnemende gemeenten aan de Sociale Dienst Drechtsteden zijn hier een voorbeeld van, evenals vragen die raadsleden stellen over sociale zaken tijdens raadsvergaderingen. Het is van belang de raden te betrekken; de gemeenten zijn uiteindelijk eigenaar van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden en dus ook van de Sociale Dienst Drechtsteden. Hoewel het bestuurlijk draagvlak voor deze dienst goed te noemen is, vergt dit wel onderhoud. De Adviescommissie Werk, Zorg en Inkomen neemt binnen de gemeenschappelijke regeling een eigen positie in, maar is natuurlijk niet los te zien van de gemeenteraden. De Sociale Dienst Drechtsteden heeft besloten pro-actief op te treden richting de gemeenteraden en heeft op eigen initiatief deze notitie opgesteld. In deze notitie gaan we in op: - hoe de verantwoording en sturing binnen de GR Drechtsteden formeel georganiseerd is - hoe we bij de oprichting van de Sociale Dienst de betrokkenheid van de raden wilden organiseren - wat hiervan tot nu toe terecht is gekomen - wat we willen verbeteren. Deze notitie wordt ter vaststelling aan de Bestuurscommissie SDD aangeboden. Hierna wordt de notitie op 20 februari met de Adviescommissie besproken en daarna in het griffiersoverleg. 2. Hoe is formeel de verantwoording en sturing binnen de GRD georganiseerd? In de notitie Informatie- en verantwoordingsrelaties in de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden 1 is op verzoek van de gemeenteraad Dordrecht informatie opgenomen over verantwoording en sturing binnen de GRD. Dit geeft goed inzicht in de actuele situatie binnen de GRD en van welke instrumenten de raden gebruik kunnen maken. Aan de Drechtsteden gedelegeerde taken worden onder naam en verantwoordelijkheid van de Drechtsteden uitgevoerd. Het podium voor beïnvloeding en de uitoefening van de controlerende en kaderstellende rol van de gemeenteraad over gedelegeerde taken moet primair gevonden worden in de Drechtraad. De GRD geeft hiervoor instrumenten. Daarbij kan onder meer gedacht worden aan het recht van initiatief, amendement, vragen en interpellatie. Naast de weg van beïnvloeding via de Drechtraad bestaan er voor raadsleden ook mogelijkheden van beïnvloeding via de relatie gemeenteraad - college. De Bestuurscommissie bestaat uit de portefeuillehouders sociale zaken van de deelnemende gemeenten. De colleges van die gemeenten zijn verantwoordelijk voor het door die portefeuillehouders gevoerde bestuur in de BC SDD en kunnen over dit gevoerde bestuur ter verantwoording worden geroepen in de gemeenteraad. Meer specifiek kan de gemeenteraad dan bijvoorbeeld vragen naar de rol die de portefeuillehouder heeft gespeeld in het beleid van de Bestuurscommissie. In het verlengde daarvan kan de gemeenteraad de portefeuillehouder een opdracht meegeven om in de Bestuurscommissie een door de gemeenteraad gewenste beleidsontwikkeling te stimuleren. In de verhouding gemeenteraad college kunnen echter geen zaken vastgelegd worden (bijvoorbeeld middels een motie) over aangelegenheden die overgedragen zijn aan de Drechtsteden. Het is aan de raden cq Drechtraad in het algemeen en de Adviescommissie Werk, Zorg en Inkomen in het bijzonder om deze instrumenten in te zetten. Op deze plek volstaan we met een verwijzing naar bovengenoemde notitie. 1 Vastgesteld door het college van B&W van de gemeente Dordrecht op 15 januari

4 3. Hoe wilden we de betrokkenheid van gemeenteraden organiseren bij oprichting van de SDD? Alle deelnemende gemeenten hebben het Bestuursplan (augustus 2005) vastgesteld. Dit Bestuursplan was één van de kaderstellende documenten voor de oprichting van de -toen nog geheten- ISD. In het Bestuursplan is aangegeven dat de positie van de gemeenteraden steeds een belangrijk aandachtspunt is geweest. Onder meer omdat de geldstromen van het Rijk (W- en I- deel) niet rechtstreeks, maar via de gemeenten naar de SDD toegeleid worden. Iedere gemeente moet zelf verantwoording afleggen over de besteding van deze budgetten aan het Ministerie. Mede daarom is het noodzaak om de publieke controle op het beleid en het functioneren van de SDD te borgen middels een directe betrokkenheid van de raden. Concreet zijn in het Bestuursplan de volgende voornemens opgenomen: 1. Er wordt een Adviescommissie sociale zekerheid ingesteld, waarin zitting hebben raadsleden van de aan de SDD deelnemende gemeenten. Deze adviescommissie bereidt de behandeling van voorstellen over de SDD in de Drechtraad voor, wordt in de voorfase al betrokken bij het ontwikkelen van nieuw beleid en wordt periodiek geïnformeerd en geconsulteerd over belangrijke ontwikkelingen. Dat geeft deze raadsleden invloed en nodigt hen uit betrokkenheid te tonen bij de ISD. De betrokkenheid vanuit de adviescommissie zou zich wel moeten richten op de kaders en de hoofdlijnen van het beleid en niet om het meer operationele uitvoeringsbeleid. Dat laatste zal aan de Bestuurscommissie ISD worden overgelaten om het werkbaar te houden. 2. De individuele gemeenteraden houden een rol bij het vaststellen van de begroting van de GRD, waarvan de SDD onderdeel uitmaakt. Deze wordt namelijk voorafgaand aan de behandeling in de Drechtraad voor commentaar voorgelegd aan de resp. gemeenteraden en amendementen van hun kant worden voorgelegd aan de Drechtraad. Ervaringen met gemeenschappelijke regelingen zijn niet altijd onverdeeld positief. Daarom is geopperd instrumentarium te ontwikkelen, bijvoorbeeld in het kader van de P&C-cyclus die de deelnemende gemeenten in staat stelt de prestaties van de SDD op een adequate wijze te monitoren. 3. In het instellingsbesluit van de Bestuurscommissie worden inhoudelijke en procesmatige afspraken vastgelegd omtrent de totstandkoming van majeure beleidsbeslissingen. Deze afspraken geven de raden van de in de SDD participerende gemeenten invloed, zowel in de fase, waarin nieuw beleid ontwikkeld wordt als in de fase waarin dat nieuwe beleid wordt vastgesteld. 4. Betrokkenheid 'aan de voorkant' krijgt vorm via een interactief beleidsproces; de raden worden in een vroegtijdig stadium betrokken bij het nadenken over en het ontwikkelen van nieuw beleid. Dit kan op verschillende manieren ingevuld worden. Bijvoorbeeld door werkconferenties voor raadscommissies sociale zaken te beleggen, waar het debat plaats vindt over beleidswensen. 5. Betrokkenheid aan 'de achterkant' kan vorm krijgen door vast te leggen dat de Bestuurscommissie SDD verplicht is het beleidsprogramma en financieel meerjarenperspectief van de programmakosten van de SDD ter consultering aan de adviescommissie voor te leggen, voordat het ter formele vaststelling aan de Drechtraad wordt aangeboden. 6. De voorzitter van de Bestuurscommissie treedt in overleg met de Adviescommissie. Daarnaast is hij bij behandeling van voorstellen van of over de SDD in de vergaderingen van de Drechtraad aanwezig. 7. De leden van de Bestuurscommissie SDD informeren samen met de directeur SDD op gezette tijden de raadscommissie sociale zaken uit hun gemeente over de ISDontwikkelingen. Dat organiseert wel extra bestuurlijke drukte. 4. Wat is hiervan tot nu terecht gekomen? 1. In 2007 is de Adviescommissie Werk, Zorg en Inkomen ingesteld. De commissie bestaat uit Drechtraadleden (twee van iedere deelnemende gemeente). In 2007 heeft de commissie vier keer vergaderd. De vraag is of de betrokkenheid van de raden hiermee voldoende geborgd is. De Adviescommissie zou zelf een werkwijze moeten ontwikkelen om terugkoppeling te verzorgen richting de (eigen) raden, zodat voorkomen wordt dat de 4

5 Adviescommissie los komt te staan van de gemeenteraden. Hierbij verwijzen we naar artikel 39 van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (versie 3.0 januari 2008). In dit artikel is de informatie- en verantwoordingsrelatie tussen de Drechtraad en de gemeenteraden geformuleerd. De Drechtraad, maar ook de leden van de Drechtraad individueel, geeft bijvoorbeeld aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het Drechtraad gevoerde en te voeren beleid nodig zijn. Daarnaast is een lid van de Drechtraad aan de raad die hem heeft aangewezen verantwoording schuldig voor het door hem gevoerde beleid. Voorstel: de Bestuurscommissie SDD legt aan de Adviescommissie WZI de vraag voor hoe zij de verantwoordings- en informatierelatie richting de gemeenteraden kunnen ontwikkelen. 2. De gemeenteraad heeft een aantal instrumenten om de democratische controle uit te voeren op de gemeenschappelijke regeling, waaronder financiële controle door betrokkenheid bij het vaststellen van de begroting van de GRD. In het Bestuursplan is opgenomen dat de begroting van de GRD voorafgaand aan vaststelling in de Drechtraad, aan de gemeenteraden wordt voorgelegd en amendementen van de gemeenteraden aan de Drechtraad worden voorgelegd. In ieder geval in 2007 is de begroting 2008 van de GRD niet voorgelegd aan de gemeenteraden en de verwachting is dat dit ook niet gaat gebeuren. De raden stellen uiteraard wel de begroting van de eigen gemeente vast. In deze begroting zijn de over te dragen middelen van het Rijk aan de Sociale Dienst Drechtsteden opgenomen. Financiële controle door de raden vindt de facto plaats via de Adviescommissie Werk, Zorg en Inkomen en niet door de afzonderlijke gemeenteraden. Aan de Adviescommissie worden de onderdelen uit de begroting van de GR Drechtsteden voorgelegd die betrekking hebben op de Sociale Dienst Drechtsteden, zodat de Adviescommissie hierover een advies kan uitbrengen aan de Drechtraad. Eenzelfde werkwijze wordt gevolgd bij de jaarrekening van de GR Drechtsteden. Verder is in het Bestuursplan geopperd om in het kader van de P&C-cyclus instrumenten te ontwikkelen zodat de gemeenteraden de prestaties van de SDD kunnen monitoren. We stellen voor aan te sluiten bij de door de GR Drechtsteden voor de Drechtraad ontwikkelde instrumenten. Een voorbeeld hiervan zijn de viermaands en achtsmaands rapportage, die door het Drechtstedenbestuur aan de Drechtraad worden aangeboden (Financiële verordening Openbaar Lichaam, 21 maart 2007). Deze rapportages gaan in op afwijkingen ten opzichte van de begroting, zowel wat betreft lasten en baten, investeringen als realisatie van beleidsvoornemens. Voorstel: aansluiten bij de door de GR Drechtsteden voor de Drechtraad ontwikkelde P&Cinstrumenten. 3. In het Bestuursplan wordt verwezen naar een Instellingsbesluit van de Bestuurscommissie. Een zogenaamd instellingsbesluit is niet vastgesteld en is ook niet opgesteld. Wel zijn een verordening Bestuurscommissie en een delegatiebesluit Bestuurscommissie vastgesteld door respectievelijk de Drechtraad en het Drechtstedenbestuur (beide in 2006). In de verordening zijn inhoudelijke en procesmatige afspraken vastgelegd omtrent de totstandkoming van majeure beleidsbeslissingen. In de verordening is opgenomen dat de BC SDD jaarlijks vóór 1 juni een meerjarenbeleidsprogramma en financieel meerjarenperspectief met betrekking tot de programmakosten aan de Adviescommissie ter advisering opstuurt. De Adviescommissie brengt haar advies vóór 1 juli ter kennis van de Drechtraad. Het meerjarenbeleidsprogramma ( ) is besproken met de Adviescommissie. De Adviescommissie heeft vervolgens een advies uitgebracht aan de Drechtraad en juni 2007 is het meerjarenprogramma door de Drechtraad vastgesteld. Een jaarlijks meerjarenprogramma heeft geen meerwaarde, temeer daar de SDD met jaarplannen werkt op basis van het meerjarenprogramma. 5

6 Een financieel meerjarenperspectief is geen aparte notitie, maar wordt opgenomen in de begroting van de GRD. Dit is een wettelijke verplichting. De begroting van de GRD wordt, voor zover het om onderdelen gaat die betrekking hebben op de SDD, ter advisering aan de Adviescommissie voorgelegd. De planning van de GRD is hierbij leidend. Voorstel: niet jaarlijks een meerjarenbeleidsprogramma opstellen, omdat gewerkt wordt met jaarplannen. Voorstel: een financieel meerjarenperspectief niet als apart document opstellen, omdat dit, zijnde een wettelijke verplichting, onderdeel uitmaakt van de begroting van de GRD. Vreemd genoeg wordt in de verordening bij het onderdeel jaarrekening niet verwezen naar advisering door de Adviescommissie. Wij stellen voor de jaarrekening wel voor advisering aan de Adviescommissie toe te zenden, zodat zij over de onderdelen die betrekking hebben op de Sociale Dienst Drechtsteden, advies kan uitbrengen aan de Drechtraad. Voorstel: de onderdelen uit de jaarrekening van de GR Drechtsteden die betrekking hebben op de Sociale Dienst Drechtsteden ter advisering aan de Adviescommissie aanbieden. Verder is in de verordening opgenomen dat de BC SDD halfjaarlijkse bestuursrapportages (burap) opstelt ten behoeve van de colleges over de prestaties van de SSD. In 2007 hebben we hieraan geen uitvoering gegeven. We stellen voor aan te sluiten bij het hierboven gestelde onder punt 2 over de viermaands en achtmaandsrapportages. Nadat de Drechtraad de rapportages heeft vastgesteld, kunnen de rapportages aan de colleges worden gezonden. Voorstel: de BC SDD stelt geen bestuursrapportages op ten behoeve van de colleges, maar levert een bijdrage aan de rapportages ten behoeve van de Drechtraad (viermaands en achtmaands rapportage). Na vaststelling door de Drechtraad kunnen de colleges kennis nemen van de rapportages. Voorstel: met betrekking tot bovengenoemde punten waarbij anders wordt gehandeld dan vastgesteld in de verordening, wordt de Adviescommissie voorgesteld de verordening op deze punten op dit moment niet aan te passen en de verordening als zodanig mee te nemen bij verdere besluitvorming rond het functioneren en de rol van de Bestuurscommissie SDD. Voorts is in de verordening opgenomen dat de BC SDD jaarlijks vóór 1 mei een ontwerpbegroting zendt aan het DSB, die deze begroting opneemt in de begroting van de GRD. Het DSB zendt de begroting van de GR Drechtsteden ter advisering toe aan de Adviescommissie WZI. De Adviescommissie WZI adviseert de Drechtraad over die onderdelen die betrekking hebben op de SDD, ten minste één week voor vaststelling van de begroting van de GRD door de Drechtraad. Voorstel: conform het gestelde in de verordening over de ontwerp-begroting blijven handelen. Tot slot is in de verordening opgenomen dat de Bestuurscommissie vóór 1 november een jaarplan aan de Adviescommissie ter advisering opstuurt. De Adviescommissie brengt haar advies vóór 1 december ter kennis van de Drechtraad. Het jaarplan is besproken met de Adviescommissie.De Adviescommissie heeft vervolgens een advies uitgebracht aan de Drechtraad en in december 2007 is het jaarplan door de Drechtraad vastgesteld. Voorstel: conform het gestelde in de verordening over het jaarplan blijven handelen. 4. In het bestuursplan wordt de suggestie gedaan om interactieve beleidsprocessen te organiseren om de raden zodoende aan de voorkant te betrekken. Een debat over 6

7 beleidswensen dus. De vraag is of een politieke discussie op lokaal niveau gewenst is. De Adviescommissie WZI wordt immers betrokken bij het ontwikkelen van (nieuw) beleid aan de voorkant door hun visie te geven op bijvoorbeeld het jaarplan. Het risico is dat er verwachtingen gecreëerd worden op lokaal niveau, die niet waargemaakt kunnen worden. De vaststelling van beleid vindt immers plaats binnen de GRD en niet lokaal. Het voorstel is om aan dit voornemen geen uitvoering te geven. Voorstel: geen uitvoering geven aan het organiseren van interactieve beleidsprocesen met de raden. 5. Betrokkenheid aan de achterkant geven we vorm door inderdaad het meerjarenprogramma, jaarplannen en de begroting GR Drechsteden (onderdelen die betrekking hebben op de SDD) aan de Adviescommissie ter advisering voor te leggen. Voorstel: conform het gestelde in het Bestuursplan handelen door belangrijke jaardocumenten ter advisering aan de Adviescommissie WZI voor te leggen. 6. Ook dit voornemen wordt uitgevoerd. De voorzitter van de Bestuurscommissie is, tezamen met andere leden van de BC, aanwezig tijdens vergaderingen van de Adviescommissie. Ook is hij aanwezig tijdens vergaderingen van de Drechtraad. Voorstel: conform het gestelde in het Bestuursplan handelen door de aanwezigheid van leden van de Bestuurscommissie bij vergaderingen van de Adviescommissie WZI en de Drechtraad te continueren. 7. In 2008 geven we aan dit voornemen uitvoering. De directeur van de SDD en de voorzitter van de BC SDD bezoeken de raadscommissies om hen te informeren over de voortgang en nieuwe ontwikkelingen. Het zijn puur informerende bijeenkomsten. Iedere raad wordt vervolgens minimaal 1 keer per jaar op deze wijze bezocht. Voorstel: directie en bestuur van de Sociale Dienst Drechtsteden bezoeken de raden minimaal één keer per jaar om hen te informeren over de voortgang en nieuwe ontwikkelingen. 5. Wat willen we verbeteren? Zo bezien, doen we al veel om de raden, al dan niet via de Adviescommissie, te betrekken. Toch zijn er verbeteringen mogelijk. Aanvullend op bovengenoemde voorstellen, stellen we het volgende voor. Digitale informatievoorziening Allereerst de digitale informatievoorziening. We willen een tweemaandelijkse digitale nieuwsbrief verspreiden onder de griffies, die dit door kunnen sturen aan de raadsleden. In de nieuwsbrief nemen we besluiten op van de BC, nieuws uit de Cliëntenraad, ontwikkelingen rond de organisatie en andere nieuwswaardige feiten. Schriftelijke informatievoorziening Het blijkt dat niet alle raadsleden de klantenkrant krijgen. We zullen er voor zorgen dat dit wel gebeurd en dat ons adressenbestand actueel blijft. Verspreiding vindt overigens plaats via de griffies. Met de griffiers zullen we dit punt overleggen. Ondersteuning van BC-leden bij de informatie- en verantwoordingsplicht richting eigen raad Deze ondersteuning is indirect gericht op de raad. Het gaat dan om ambtelijke aanwezigheid bij lokale begrotingsbehandelingen, beantwoording van artikel 40-vragen en alle andere overige ondersteuning van de leden van de Bestuurscommissie bij hun informatie- en verantwoordingsplicht. 7

8 6. Samenvatting van de voorstellen en verbeterpunten Resumerend geven we een overzicht van de voorstellen naar aanleiding van het Bestuursplan en de verordening Bestuurscommissie SDD en de verbeterpunten. Aan de Bestuurscommissie wordt gevraagd in te stemmen met de voorstellen en de verbeterpunten. a) De Bestuurscommissie SDD legt aan de Adviescommissie WZI de vraag voor hoe zij de verantwoordings- en informatierelatie richting de gemeenteraden kunnen ontwikkelen. b) Aansluiten bij de door de GR Drechtsteden voor de Drechtraad ontwikkelde instrumenten in het kader van de P&C-cyclus. c) Niet jaarlijks een meerjarenbeleidsprogramma opstellen, omdat gewerkt wordt met jaarplannen. d) Een financieel meerjarenperspectief niet als apart document opstellen, omdat dit zijnde een wettelijke verplichting, onderdeel uitmaakt van de begroting van de GRD. e) De onderdelen uit de jaarrekening van de GR Drechtsteden die betrekking hebben op de Sociale Dienst Drechtsteden, ter advisering aan de Adviescommissie WZI aanbieden. f) De BC SDD stelt geen bestuursrapportages op ten behoeve van de colleges, maar levert een bijdrage aan de rapportages ten behoeve van de Drechtraad (viermaands en achtmaands rapportage). Na vaststelling door de Drechtraad kunnen de colleges kennis nemen van de rapportages. g) Bij de voorstellen onder c) tot en met f) wordt anders gehandeld dan vastgesteld in de verordening. De Adviescommissie WZI wordt voorgesteld de verordening op deze punten op dit moment niet aan te passen en de verordening als zodanig mee te nemen bij verdere besluitvorming rond het functioneren en de rol van de Bestuurscommissie SDD. h) Conform het gestelde in de verordening over de ontwerp-begroting blijven handelen. i) Conform het gestelde in de verordening over het jaarplan blijven handelen. j) Geen uitvoering geven aan het organiseren van interactieve beleidsprocesen met de raden. k) Conform het gestelde in het Bestuursplan handelen door belangrijke jaardocumenten ter advisering aan de Adviescommissie WZI voor te leggen. l) Conform het gestelde in het Bestuursplan handelen door de aanwezigheid van leden van de Bestuurscommissie bij vergaderingen van de Adviescommissie WZI en de Drechtraad te continueren. m) Directie en bestuur van de Sociale Dienst Drechtsteden bezoeken de raden minimaal één keer per jaar om hen te informeren over de voortgang en nieuwe ontwikkelingen. n) Instemmen met een tweemaandelijkse nieuwsbrief aan alle gemeenteraden. 8