Handleiding. Xpressionmanager. (

Transcriptie

1 Handleiding Xpressionmanager (

2 Inhoudsopgave Inloggen... 2 Inloggen... 2 Keuze: Onderhoud... 3 Keuze: Logistiek... 4 Klant toevoegen / wijzigen... 5 Stap 1: Basis... 5 Stap 2: Klant toevoegen... 5 Stap 3: Extra Organisatieniveau/-velden toevoegen (alleen XM-shop)... 8 Stap 4: Gegevens voor dynamische kaartje (optioneel) (alleen XM-shop) Stap 5: Vestigingen toevoegen (veranderen) (alleen XM-shop) Stap 6: Weergaverechten regelen (alleen XM-shop) Stap 7: Inloggebruikers toevoegen (alleen XM-shop) Stap 8: Direct inloggen / wijzigen gebruiker Xgram gegevens opnieuw laden Rechtenstructuur (alleen XM-shop) Stap 1: Uitleg niveau Stap 2: artikelen aanvinken Stap 3: Belangrijk Menustructuur (alleen XM-shop) Stap 1: Basis Stap 2: Nieuw item (Home menu) Stap 3: Wijzigen items PDF plaatsen bij artikel Stap 1: Locatie Stap 2: PDF uploaden Gebruiker Whitelist / deblokkeren Stap 1: Inloggen Stap 2: Geblokkeerde IP s Stap 3: IP-adres verwijderen of Whitelisten Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 1

3 Inloggen Inloggen Ga naar en log in met weemen (gebruikersnaam) en weemen (wachtwoord) Daarnaast kan je ook of gebruiken. Op deze manier kan je als verschillende gebruikers ingelogd zijn. Bijvoorbeeld als administrator en als klant. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 2

4 Keuze: Onderhoud Klik op het onderdeel Onderhoud. In dit onderdeel kan je alles op klant niveau regelen, gebruikers en artikelen plaatsen. Onder dit icoontje kan je direct inloggen onder een bepaalde klant. Dit is het onderdeel organisatie defenities hierin hoef je niks te doen Dit onderdeel kan je de gebruikers/rechten regelen. (zie stap 4/5/6) Hier regel je het menu-structuur en kan je pdf s koppelen aan artikelen Hier kan je de klantgegevens aanpassen en geforceerd updaten. (stap 8) Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 3

5 Keuze: Logistiek In het onderdeel Logistiek staan alle bestellingen van de klanten. Deze worden zichtbaar in de bestelhistorie van de klant, hier kan je de bestellingen laten vervalen voor het XM-systeem. Ga hiervoor naar Bestelde orders. Nu kan je onder de status-kolom de status veranderen. Deze zal in de meeste gevallen op besteld staan, maar zodra een bestellingen vervalt kan je deze veranderen in vervallen. Selecteer de keuze vervallen ga in de kolom leverdatum staan en druk op de toets Enter. Nu laad de pagina zich opnieuw en de status is veranderd in vervallen. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 4

6 Klant toevoegen / wijzigen Stap 1: Basis Je komt binnen op de eerste pagina binnen Xpression Manager (XM) ofwel het menu-item Bedrijven. Ga naar de klant welke je wilt wijzigen. Onder dit icoontje kan je direct inloggen onder een bepaalde klant. Dit is het onderdeel organisatie defenities hierin hoef je niks te doen Dit onderdeel kan je de rechten regelen. (zie stap 4) Hier regel je het menu-structuur en kan je pdf s koppelen aan artikelen (stap 5) Hier kan je de klantgegevens aanpassen en geforceerd updaten. (stap 6) Stap 2: Klant toevoegen Een nieuwe klant toevoegen doe je dmv de button aan de bovenzijde van de pagina. Je vult hier de Klant-gegevens in het eerste tabblad. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 5

7 In het tabje en teksten plak je de algemene tekst van de XM-webshop. Kopieer deze tekst van een reeds ingevoerde klant. De ordermail wordt gestuurd naar de accountmanager. Onder het volgende tabje(vaste kosten) hoef je niks te doen. We gaan door naar het tabje instellingen. Hier moet je 4 vinkjes aan zetten. Namelijk: - Naam gebruiker tonen - Geen afwijkende order plaatsen - Meer artikelen knop in de winkelwagen - Winkelwagen Geen factuuradres tonen Ga naar het tabblad Overig. In dit tabblad kan je instellen hoeveel kolommen de startpagina van de website moet hebben. Voor Weemen is dat 5. Vul dit aantal aan de onderzijde in bij `Aantal kolommen in artikeloverzicht. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 6

8 Als je bij het veld Standaard leverancier ipv weemen weementest invult dan gaan de bestellingen naar de proef-omgeving van Xgram. Dus er worden dan geen live bestellingen meer gedaan. Vervolgens druk je op opslaan. Je ziet nu dat de klant is aangemaakt. Het laatste aangemaakte/gewijzigde klant zie je langs het zoekscherm aan de bovenzijde. Alleen er is nog geen koppeling gemaakt met Xgram. Open de klant nogmaals door op het blauwe potloodje te klikken. Ga naar het laatste tabblad Xgram. Vul hier de juiste relatienummer/klantnummer van het bedrijf in zoals deze in Xgram staat. Dit is namelijk niet meer aanpasbaar. Je kunt vervolgens ook nog kiezen als er meerdere vestigingen (eigen klantnummer in Xgram) zijn die onder deze klant moeten bestellen. Dit is het geval bij de CRH-groep bijvoorbeeld. Kies dan in de dropdown de optie Per gebuiker of vestiging een debiteur in Xgram aanmaken. Klik vervolgens op Opslaan. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 7

9 Stap 3: Extra Organisatieniveau/-velden toevoegen (alleen XM-shop) Nu is het bedrijf toegevoegd. Vervolgens ga je de mogelijkheid maken om vestigingen onder dit bedrijf toe te voegen. Klik bij het bedrijf op het tandwieltje. Nu zie je onder elkaar staan : Organisatie en Persoon. De volgorde is gebaseerd op een getal. Standaard rekent XM met waardes van 100. Dus Organistie heeft waarde 100 en Persoon waarde 200. Hier moet een Niveau tussen, namelijk Vestiging. Klik op Nieuw onderdeel. Vul hier de gegevens in. Dit niveau is nodig om op vestigingsniveau koppeling met Xgam te maken. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 8

10 Om op vestigingsniveau een koppeling te maken met Xgram moeten er nog velden toegevoegd worden. Ook als er dynamische velden (denk aan: bezoekadres / website ect) in een artikel moeten worden gemaakt. Kan je dat hier alvast toevoegen. Klik hiervoor op het eerste icoontje achter de naam Vestiging ( ) Standaard zijn er geen velden aangemaakt. Je gaat op dit niveau je diverse velden toevoegen. De belangrijkste velden zijn: Naam (dit is de vestigingsnaam uiteindelijk) en Xgramcode (Ofwel de MIScode, om koppeling met Xgram te maken) Dit kan je handmatig doen via de button nieuw veld of gedeeltelijk automatisch door de button Automatische velden. Hier staan alvast een aantal velden in. Deze hoeven alleen geselecteerd te worden en toegevoegd te worden. We kiezen in het voorbeeld voor Automatische velden toevoegen. Je vinkt MIS-code en Organisatie-naam aan. Vervolgens klik je op opslaan. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 9

11 Deze velden zijn toegevoegd, alleen wil je graag dat Naam bovenaan staat (ivm weergave op andere onderdelen ) en Code veranderd wordt in Xgram-Code. Dit doe je door de velden te open met het icoontje bewerken. Verander het veld Code in de naam Xgram-Code en zet volgorde op 300. Op deze manier komt bovenaan het veld Naam te staan. Stap 4: Gegevens voor dynamische kaartje (optioneel) (alleen XM-shop) Als er een dynamisch webproduct aan deze klant wordt toegevoegd zouden in het vestiginsniveau/organisatieniveau extra velden moeten worden toegevoegd. Dit zijn dan de algemene gegevens die in het kaartje opgeroepen kunnen worden. Het kan er als volgt uit komen te zien. De velden voeg je toe door Nieuw veld. Stap 5: Vestigingen toevoegen (veranderen) (alleen XM-shop) Ga om vestigingen toe te voegen naar het icoontje van organisatiedata. Hier zie nu de klantnaam staan en 1 standaard gebruiker. Dit wordt de algemene (hoofd)gebruiker. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 10

12 Door op het groene plus-teken te drukken kan je vestigingen of gebruikers toevoegen. Afhankelijk van de niveaus die je in de vorige stap hebt ingevoerd. Op het blauwe plusje vouw je de niveaus uit. Eén niveau aanpassen doe je door op de naam te klikken. Vul de gegeven in. Van de vestiging. Bij het veld van Xgram-Code (MIS-code) vul je de klantnummer in die in Xgram staat. Het ziet er als Bij meer velden (bedrijfsgegevens) ziet het er zo uit. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 11

13 Stap 6: Weergaverechten regelen (alleen XM-shop) Let op: Er moet altijd 1 vestiging zijn die tot alles rechten heeft. Dit is het hoofdaccount voor Weemen. Anders zijn sommige artikelen toch bij sommige vestigingen te zien. Onderin in het scherm Vestigingen zijn de artikelen zichtbaar die het systeem vanuit Xgram geladen heeft. Daarnaast ook het totale menustructuur. Vink alle pagina s aan die de voor deze vestigingen van toepassing zijn. Let er bij op dat je ook het menu-item (bv: Papier A4 & A5) aanvinkt, anders zijn de artikelen wel zichtbaar maar kan er niet via het menu naar deze artikelen worden gegaan. Stap 7: Inloggebruikers toevoegen (alleen XM-shop) Dit zijn uiteindelijk de gegevens waar de klant inlogt. Ga om vestigingen toe te voegen naar het icoontje van organisatiedata. Vervolgens klik je op het groene plusje op vestigingsniveau. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 12

14 Nu verschijnt er een overzicht waar je de uiteindelijke gebruiker/besteller in kunt voeren. In het eerste blok vul je de basisgegevens in van de klant. De velden Naam en zullen hetzelfde zijn. Belangrijk is dat er 001 ingevuld wordt bij de Xgram-koppeling. Dit correspondeerd met de eerste contactpersoon in Xgram. Verder vink user aan. En de gewenste afleveradressen en contactpersonen, als deze nog niet aangevinkt zijn. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 13

15 Stap 8: Direct inloggen / wijzigen gebruiker Als je in het bedrijvenoverzicht klikt op het eerste icoontje bij het bedrijf, Gebruikers direct in een overzicht van alle gebruikers terecht.. Kom je Achter elke naam staan 3 icoontjes: Gegevens aanpassen. Hier kan je de basis gegevens van de gebruiker wijzigen. Gebruiker verwijderen Direct inloggen. Hier log je direct in al deze gebruiker, je wordt uitgelogd als administrator Xgram gegevens opnieuw laden Xpression Manager laad de artikel gegevens uit Xgram. Dit doet het systeem alleen op verzoek de beheerder. Daarom is het belangrijk als je de prijzen of nieuwe artikelen in Xgram hebt aangemaakt deze te laten wijzigen in XM. Dat doe je door naar de pagina met klantgegevens te gaan. Vervolgens deze pagina weer te sluiten door de pagina opnieuw op te slaan. Nu gaat XM de Xgram gegevens updaten. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 14

16 Rechtenstructuur (alleen XM-shop) Stap 1: Uitleg niveau Klik op het icoon. Vervolgens zie je de klant met daaronder de vestigingen/afdelingen. Wellicht moet je eerst op het blauwe plusje klikken (linkerkkant) De lichtste grijze balk is de gebruiker. Hier kan je de inloggevens wijzigen en afleveradressen aan kopplen. 1 niveau hoger kan je de rechten regelen van de gebruikers die eronder hangen. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 15

17 Stap 2: artikelen aanvinken Bovenin de pagina vind je variable gegvens. Deze worden ingeladen op het visitekaartje bijvoorbeeld. Scroll iets naar beneden tot je bij het onderdel Rechten komt. Vink de artikelen aan welke zichtbaar moeten worden. Vergeet het menu-onderdeel niet aan te vinken, anders zijn ze voor de klant niet zichtbaar. Stap 3: Belangrijk Als er nieuwe artikel bij zijn gekomen moeten deze altijd bij het admin-account worden aangevinkt! Anders zijn deze artikelen bij alle klanten zichtbaar dat is in de meeste gevallen niet wenselijk!! Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 16

18 Vervolgens dezelfde stappen als bij stap 4b Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 17

19 Menustructuur (alleen XM-shop) Stap 1: Basis. Voor de klanten van de CRH- Menustructuur aanpassen doe je onder het tabje Menustructuur groep moet het als volgt eruit komen te zien: Stap 2: Nieuw item (Home menu) Een nieuw menu-item aanmaken doe je door de button Nieuw item aan te klikken. In het eerste geval zal je het menu-item home moeten aanmaken. Deze heeft deze instellingen: Stap 3: Wijzigen items De andere menu-items hebben wellicht nog niet de goede naam. Deze kan je door het icoontje bewerken aan te klikken. De gegevens te wijzigen. Alle basis-menu items worden voorzien van een icoon. Deze zijn centraal opgeslagen, dus hoeven niet telkens opnieuw te worden upgeload. De naam aanpassen doe je bij het veld omschrijving. Bij de dropdown bij Afbeeldingen kan je de iconen selecteren die wenselijk zijn. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 18

20 Icon_briefpapier icon_enveloppen icon_visk icon_overigdrukwerk icon_promotioneeldrukwerk De standaard voor deze menuitems is: Papier A4 & A5 Enveloppen Visitekaartjes Overig drukwerk Promotionele artikelen Standaard gebruik je de publicatietype: Bestelbon. Dit is een overzicht met een korte omschrijving van het artikel artikelcode en hoeveel de klant direct wil bestellen. Visitekaartjes Voor de klant is het fijn, vooral als er meerdere visitekaartjes zijn, om hier een kleine afbeeldingen te zien. Daarom klik je bij visitekaartjes voor de publicatietype: Artikel. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 19

21 PDF plaatsen bij artikel Stap 1: Locatie Om de artikelen van PDF s te voorzien die zowel voor de klant (LowRes) en uiteindelijk voor de accountmanagers (HiRes) moet er in het onderdel menustuctuur verricht.. Bepaalde handelingen worden Ga naar het tabje Menustructuur. Vervolgens klik je op het icoontje Artikelen achter het gewenste menu-onderdeel. Nu worden alle artikelen zichtbaar die binnen dit menu vallen. Klik op het bewerk icoontje achter het artikel dat je wilt aanpassen. Je komt nu in het algemene overzicht scherm van het artikel. Hier kan je de volgorde eventueel aanpassen en de benaming. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 20

22 Stap 2: PDF uploaden Ga naar het tabje PDF. Je ziet hier een aantal velden. Het is mogelijk dat je een aparte LowRes PDF en HiRes PDF uploaden. We gebruiken het eerste veld PDF-bestand. Klik vervolgens op bladeren, ga naar de locatie waar de cpdf staat. Dit is de pdf die gebruikt wordt voor het drukken van het artikel. Standaard krijgt de klant de PDF zonder snijtekens te zien. Verder is de PDF beveiligd met een onbekende beveiliging. Dus de klant kan er weinig tot niks mee doen. Klik vervolgens op opslaan. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 21

23 Gebruiker Whitelist / deblokkeren In verband met veiligheid is er een blokkade ingesteld als men 3x verkeerd ingelogd in het systeem. De gebruiker krijgt, na drie foutieve pogingen, een melding op het scherm te staan waarom ze niet meer kan inloggen. Vervolgens wordt ze verzocht om contact op te nemen met Weemen. Stap 1: Inloggen Log in als beheerder in het systeem. Stap 2: Geblokkeerde IP s Ga in het Onderhoudsscherm in het menu naar Geblokkeerde IP s Stap 3: IP-adres verwijderen of Whitelisten Om een gebruiker weer toegang te geven heb je 2 mogelijkheden. 1: Blokkade verwijderen. Dit doe je als je achter de naam staat en je klikt op Verwijder. Dan kan de gebruiker direct inloggen, maar mocht zij het weer verkeerd doen. Dan komt ze weer in dezelfde error terecht. 2: Door een adres te Whitelisten komt deze op een veilige lijst te staan. En kan het IP-nummer bij een volgende foutieve poging nooit meer geblokkeerd worden. Versie 5 4-januari-2014 Auteur: RvV 22