Opleidingsinkoop 2020

Transcriptie

1 Opleidingsinkoop 2020 Drie internationale organisaties aan het woord. Een lerende organisatie Preferred Suppliers? met efficiënte opleidingsinkoop 3 redenen waarom dit niet meer werkt In plaats van losse facturen krijgen we er nu 100 per jaar. We lopen minder opleidingssubsidies mis. Ook sluiten we meer studieovereenkomsten. In meer directe termen krijgen we nu korting over alle opleidingen, zonder de grootte of kwaliteit van het aanbod te beperken. Deze punten besparen ons 15% op alle kosten omtrent het leren. Het grijze gebied - de plaats tussen je Preferred Suppliers en wat er daadwerkelijk wordt geboekt - ontstaat wanneer medewerkers buiten het huidige systeem stappen om alsnog in hun opleidingsbehoeftes te voldoen. Het gevolg? De medewerker volgt een cursus buiten de catalogus om en de organisatie zit met de administratie en het supplier management opgescheept. Arjan de Bruijn, HR Manager bij Stork Ewout Meijer, Director Corporate Partnerships bij Springest Volledige interview pagina s 4-5 Volledige interview pagina s 2-3 Mobiliteit in België hoe ING innoveert in een Leven Lang Leren Digitalisatie, automatisering en de veranderende klantvoorkeuren zijn onze drijfveren voor verandering. Dit zijn de drie redenen voor het ontstaan van ons mobiliteitstraject. Ik ben trots dat wij onze medewerkers met respect ondersteunen en inzetbaar houden. Stefaan Stroo, HR Project Manager bij ING Volledige interview pagina s 6-8

2 Stork Nederland Een lerende organisatie met efficiënte opleidingsinkoop Stork Nederland investeert enkele miljoenen euro s per jaar in het opleiden en ontwikkelen van personeel. Zo n 60% hiervan gaat uit naar verplichte opleidingen. Zo behalen medewerkers de benodigde certificaten op om hun werk goed en veilig uit te voeren. De overige 40% van opleidingen is bedoeld voor de ontwikkeling en productiviteit van medewerkers. We spraken Arjan de Bruijn, HR Manager bij Stork. Arjan werkt nauw samen met Procurement en heeft hierdoor een uniek perspectief op het creëren van een lerende organisatie - met een focus op efficiëntie. Buiten verplichte opleidingen om investeren we ook veel in medewerkers. Hiervoor sluiten we studieovereenkomsten voor opleidingen met hoge bedragen. Met deze overeenkomsten voorkomen we dat onze investering met de medewerker de deur uitloopt. Voordat we een leerplatform hadden moest HR maar net denken aan het sluiten van zo n overeenkomst. Omdat alle boekingen terug zijn te vinden in ons leerplatform, kunnen we gemakkelijk controleren of die studieovereenkomsten zijn gesloten - ook als een medewerker al bezig is met het volgen van een cursus. Springest bespaart Stork 15% op alle kosten omtrent leren, door dit te optimaliseren: Coördinatie tijd Opleidingsfacturatie Opleidingskosten Budgetuitgave >150 uur besparing 100 facturen in plaats van Betere kortingsafspraken (korte termijnwinst) Inzichtelijke rapportages maken uitgaven efficiënter (lange termijnwinst)

3 Stork Nederland Een lerende organisatie met efficiënte opleidingsinkoop Dit inzicht komt ook ten goede van het aanvragen van subsidies. Doordat we snel terug kunnen zien welke opleidingen zijn gevolgd kunnen we deze matchen met beschikbare subsidies. Ook hier geeft dit overzicht een kostenbesparing. Op jaarbasis scheelt dat al snel vele tienduizenden euro s. Daarbij komt het comfortabele gevoel dat je geen subsidies misloopt, waar die wel verkrijgbaar waren. Aldus Arjan. De druk op de Financiële Administratie afdeling reduceren HR, Procurement en ook de Financiële Administratie komen allen onder druk te staan om te voldoen aan de grote vraag naar opleidingen vanuit een organisatie. Vooral voor die laatste afdeling betekent een grote afname van cursussen veel werk. Immers staat een grote afname gelijk aan een groot aantal facturen. Door het outsourcen van je cursusadministratie win je aan efficiëntie en verminder je de indirecte kosten van leren. Arjan verklaart: We krijgen nu verzamelfacturen in plaats van tot losse facturen. Dit zijn zo n 100 facturen per jaar. Het verwerken van die losse facturen kost geld (in tijd per FTE) - vaak is een bedrag tussen de 60 en 80 euro aan verwerkingskosten normaal. Iedere reductie hierin telt sterk mee in het creëren van efficiëntie Leveranciersmanagement Voorheen werkten we samen met 350 losse opleidingsinstituten. Samenwerking is een groot woord, want dit betekent eigenlijk dat iemand, ooit, ergens een opleiding aanvroeg. Ondanks dat we niet met iedereen een diepgaande samenwerking hadden, waren we op jaarbasis zeker 150 uur van verschillende medewerkers in onze organisatie kwijt aan leveranciersmanagement. Ook waren de kortingsafspraken over het gehele opleidingsaanbod niet zo voordelig als nu - onze afname was gefragmenteerd. Nu bundelen we onze opleidingsvolumes veel meer richting een beperkt aantal instituten, waardoor we betere afspraken metleveranciers kunnen maken over prijzen, kortingen, kwaliteit en samenwerking. Leveranciersmanagement (bij opleidingsinstituten) is geen deel van onze core-business. Door het leveranciersmanagement uit te besteden aan Springest hebben we een extra efficiencyslag geslagen. Verbetering rapportages zorgt voor doeltreffende budgetuitgaven Met ons leerplatform zijn rapportages accurater. We weten nu wat we besteden per business unit, manager en medewerker. Hierdoor zijn we niet meer afhankelijk van leveranciersrapportages, wat natuurlijk onwenselijk is. Door de verbeterde rapportages kunnen we ook analyseren wat we op microniveau uitgeven. We hebben bijvoorbeeld nu in beeld wat we uitgeven aan leiderschapstrainingen en we zien snel wanneer een in-company training beter is, in plaats van een drietal open inschrijvingen. In totaal leveren deze punten een reductie van 15% op alle kosten omtrent het leren. Vragen of opmerkingen? Meer informatie op zakelijk.springest.nl

4 Ewout Meijer, Director Corporate Partnerships Preferred Suppliers? 3 redenen waarom dit niet meer werkt Leren is geen extraatje meer voor organisaties. Het is noodzaak. Organisaties zoeken voortdurend naar manieren om efficiënter te werk te gaan. Herstructurering. Lagen verwijderen. Het komt hierop neer: meer, voor minder. Je ziet dit terug in de veranderende rollen van medewerkers, die meer verantwoordelijkheden krijgen, en minder verantwoording moeten afleggen aan tussenlagen. Het gevolg? Ze hebben nieuwe vaardigheden nodig om hun veranderende werk goed uit te voeren. Als Procurement medewerker speel je een grote rol in het creëren van een efficiënte organisatie. Het trainingsbudget, of persoonlijk leerbudget, is vaak één van de eerste kostenposten waarin wordt gesneden om efficiënter te worden. Niet gek ook. De kosten zijn vaak hoog en Return on Investment (ROI) is moeilijker in beeld te brengen. Maar deze redenering is voor veel organisaties te kort door de bocht. Het is niet het budget, maar het systeem dat efficiënter moet. Daar liggen de echte kansen. Daarom zijn hier drie redenen waarom het Preferred Supplier systeem niet meer werkt: Het is niet het budget, maar het systeem dat efficiënter moet. Daar liggen de echte kansen.

5 Ewout Meijer, Director Corporate Partnerships Preferred Suppliers? 3 redenen waarom dit niet meer werkt 3 redenen waarom een Preferred Supplier systeem niet meer werkt Als de helft van alle gevolgde opleidingen bij het aanbod van je Preferred Suppliers zit, is dat veel. De noodzaak voor de overige 50% blijft bestaan. Als gevolg worden die opleidingen geboekt en loopt je organisatie korting mis. aldus Ewout Meijer. De vraag naar opleidingen is gegroeid - daardoor ook het aanbod. Op Springest.nl zijn al meer dan leerproducten toegevoegd sinds November Organisaties hebben de middelen niet om alles te kunnen verwerken in hun Preferred Supplier-catalogus. Beschouw je organisatie als markt voor aanbieders. Op het moment dat je jouw aanbod expres beperkt is de concurrentie - onder aanbieders - klein. Een Preferred Suppliers-model is dus slecht voor de marktwerking. Door hiervan af te stappen creëer je concurrentie. Het resultaat? Een gunstige onderhandelingspositie voor je organisatie. Bovendien speelt Return on Investment bij leren een belangrijke rol. Door een zo groot mogelijk aanbod open te stellen ontstaat niet alleen concurrentie op prijs, maar óók op kwaliteit. Deze twee factoren creëren uiteindelijk een hogere ROI op een leerproduct. Het grijze gebied - het gebied tussen je Preferred Suppliers en wat er daadwerkelijk wordt geboekt - wordt belicht wanneer Procurement en HR de handen ineen slaan. Als deze twee afdelingen samenwerken om een systeem op te zetten waarbij het opleidingsaanbod zo breed mogelijk is, ontstaat door marktwerking een efficiënter systeem. Uiteindelijk is dat beter voor HR, Procurement, de organisatie in zijn geheel en het allerbelangrijkst: de medewerker zelf. Dan pas komt de echte uitdaging kijken: hoe maak je kortingsafspraken over een breed opleidingsaanbod, zonder mensen hiervoor aan te nemen? Vragen of opmerkingen? Meer informatie op zakelijk.springest.nl

6 ING België Mobiliteit in België Hoe ING innoveert in een Leven Lang Leren Stefaan Stroo, HR Project Manager bij ING België is medeverantwoordelijk voor de implementatie van Springest Go. Wij vroegen Stefaan over de visie op leren van ING en de business case voor het mobiliteitsplatform dat deze visie uitvoert. Lees in Stefaans woorden hoe ING respectvol omgaat met duurzame inzetbaarheid, mobiliteit en de uitdagingen van een veranderende markt. De visie op leren van ING Stefaan zegt: Het leren van nu vereist een persoonlijkere aanpak. Enerzijds willen mensen zelf niet generiek worden opgeleid, anderzijds sturen aanbieders meer op unieke leerproducten. Waar vroeger kwalitatief sterke - maar kleine - aanbieders de uitzondering waren, zijn zij nu de norm. Daarnaast hebben nieuwe vormen van leren, Blended Learning, Microlearning en anderen, het leren flexibeler en toegankelijker gemaakt. Simpel gezegd kunnen mensen leren waar en wanneer ze willen. Een Leven Lang Leren is noodzaak geworden. Zowel voor de organisatie als de medewerkers zelf. Blijven evolueren en werken aan hun eigen inzetbaarheid zodat ze binnen en buiten de bank kunnen werken. We nemen hierin een gedeelde verantwoordelijkheid. Wij scheppen het kader en maken duidelijk wat we nodig hebben. We bieden medewerkers een scala aan opleidingsmogelijkheden, maar we nemen niet iedereen bij het handje om te zeggen wat ze moeten doen. Dat weten medewerkers zelf het beste. Daardoor ontwikkelen ze zich organisch, binnen of buiten ING, iets dat uiteindelijk beter is voor de medewerkers en de arbeidsmarkt in zijn geheel.

7 ING België Mobiliteit in België Hoe ING innoveert in een Leven Lang Leren Eind 2016 kondigde ING een transformatie aan. Hierdoor verdwenen functies, waardoor bepaalde medewerkers terechtkwamen in de Job Accelerator ; een programma dat mensen ondersteunt in de zoektocht naar een nieuwe baan. Springest Go is daar een belangrijk onderdeel van. Momenteel gaat dit over een paarhonderd mensen. Zij weten zelf het beste wat hun omscholingswensen zijn. Daarom willen we ze een waardevolle leercatalogus (op basis van peer reviews) bieden die niet gesloten is. Zo zorgen we ervoor dat er voor ieder wat wils is. Dit open platform en brede aanbod biedt ze iets om in de toekomst verder te kunnen. De medewerkers die vertrekken krijgen een opleidingsbudget. Dit is tot één jaar na vertrek te gebruiken. Zo kunnen ze aan zichzelf en aan hun toekomst werken, zonder dat de druk direct op de ketel staat. Het verliezen van een baan komt hoe-dan-ook gepaard met een rouwperiode. Uit respect willen we daarom ons voormalige medewerkers de tijd bieden om te ontdekken wat ze écht willen met hun opleidingsbudget, zeker gezien de wereld aan mogelijkheden die wordt geboden in Springest Go. Waarom Springest Go? De tendens vroeger was we kunnen ook wel een platform maken met alle gevolgen van dien. Er is geen ander systeem dat dit voor elkaar had kunnen krijgen. Springest werkte al voor ING Nederland. Door de goede feedback en de eerste kennismaking waren we bij ING België meteen om. Ik merkte een grote bereidwilligheid en can do mentaliteit om alles ook echt waar te maken. Het was qua timeline erg ambitieus, maar alles is goed gegaan. Eén van de noodzakelijke aanpassingen - en grootste uitdaging voor Springest - was dat het platform ook in het Frans moest. Hierdoor kunnen we voorzien in de leerwens van alle medewerkers. Zelfs wanneer een opleiding nog niet op het platform staat, zorgt Springest ervoor dat deze boekbaar is wanneer een medewerker daar naar vraagt. Mobiliteit en respect Digitalisatie, automatisering en de veranderende klantvoorkeuren zijn onze drijfveren voor verandering. Dit zijn de drie redenen voor het ontstaan van ons mobiliteitstraject. Ik ben trots dat wij onze medewerkers met respect ondersteunen en inzetbaar houden. Mobiliteitstrajecten zijn complex - met Springest Go is dit gigantisch eenvoudig gemaakt.

8 ING België Mobiliteit in België Hoe ING innoveert in een Leven Lang Leren De business case in Stefaans woorden We hebben nu een bijna oneindig aanbod aan opleidingen, zonder dat wij honderden facturen moeten verwerken of moeten onderhandelen over korting. Dit maakt ons leven gigantisch veel simpeler en bespaart ons twee-tot-drie FTE op jaarbasis. Onze L&D Experts weten heel goed wat medewerkers nodig hebben binnen ING, maar niet per se wat er nodig is om buiten ING verder te gaan. Daarin vervult Springest, met hun expertise, door meer leveranciers kenbaar te maken dan wij ooit hadden gedacht. Het feit dat het systeem niet op onze infrastructuur draait zorgt ervoor dat buiten de bankomgeving kan worden geboekt. Wij wilden dat medewerkers de innovatie hierin erkennen. Dat is gelukt. Tegen de achtergrond van ontslag moeten we voorzichtig en respectvol zijn, maar de mensen zijn tevreden over het aanbod. Bij ING-intern is het gebruiksgemak enorm. We krijgen de factuur, die betalen we. Als er tussendoor iets is, dan bellen we. We hebben er heel weinig werk aan. Mobiliteitstrajecten zijn complex - met Springest Go is dit gigantisch eenvoudig gemaakt. We geven ze een budget en betalen de factuur. Everybody wins. Ik ben trots dat wij onze medewerkers met respect ondersteunen en inzetbaar houden. Vragen of opmerkingen? Meer informatie op zakelijk.springest.nl