COLLEGEVOORSTEL (Adviesformulier)

Transcriptie

1 COLLEGEVOORSTEL (Adviesformulier) Afd./Team : Programma en projecten Opsteller : L.B. Pijlman Toestelnr. : Datum : Digitaal bestand: in d AF Agendanummer: In te vullen door Secr. Programma Portefeuillehouder Annelies de Jonge Onderwerp Bestuursovereenkomst en communicatie-aanpak voor de vestiging van een asielzoekerscentrum aan de Voorsterallee. Ontwerp-besluit 1. De definitieve bestuursovereenkomst te ondertekenen conform bijlage; 2. In te stemmen met de aanpak om te komen tot een communicatieplan, zoals beschreven in de communicatieparagraaf; 3. Deze aanpak aan het Forum toe te sturen ter bespreking voor haar vergadering d.d. 9 februari. Dekking Programmabegroting wijziging Beheersbegroting wijziging n.v.t. ja ja nee nee Besluit openbaar Advies openbaar Actieve voorlichting Ondernemingsraad ja nee ja, met één week embargo ja nee ja nee t.k.n. advies instemming n.v.t. Teamleider Afd.hfd. Akkoordparaaf akkoord bespreken Pfh. S B W1 W2 W3 W4 W5 1

2 Overleg gevoerd met: Afd./team/naam: Programma & projecten: Menno Kelhout Team PBI: D. Meijer BV/IA: H. Buskes en M. Wasser Externe partij/adviesraad e.d.: Adviesgroep omwonenden azc Voorsterallee Verdere procedure Datum beeldvormend oordeelsvormend presentatie informerend Forum adviserend technisch blok keuzelijst Raad ja (concept-rv bijgevoegd) nee BESLUIT d.d.: Conform advies Aangehouden TOELICHTING Inleiding/aanleiding Op maandag 12 januari jl. is in het Forum de concept-bestuursovereenkomst besproken tussen COA en Gemeente Zutphen m.b.t. de vestiging van een asielzoekerscentrum (azc) aan de Voorsterallee. Doel was om de gemeenteraad in de gelegenheid te stellen om aanvullende wensen en bedenkingen mee te geven voor de bestuursovereenkomst. De avond startte met een achttal insprekers. Het zwaartepunt van de bezwaren betrof de omvang en duur van het azc. De door de Adviesgroep voorgestelde fasering werd door veel insprekers als een redelijk en door de wijk gedragen alternatief genoemd. Ook de opheffing van de Adviesgroep en de opzet en het tijdstip van de risicoanalyse kwam bij meerdere insprekers terug. Tevens werd een pakket met 200 handtekeningen uit de wijk overhandigd. Hiermee werd door het Actiecomité Omwonenden AZC Voorsterallee aandacht gevraagd voor een gefaseerde opbouw. Na een toelichting en reactie op de inspraakreacties van wethouder De Jonge volgde de bespreking van de concept-bestuursovereenkomst. Hieruit kwam naar voren dat 9 van de 10 raadsfracties kunnen instemmen met de concept-bestuursovereenkomst. Er zijn (verder) vanuit het Forum geen wensen en/of bedenkingen op de concept-bestuursovereenkomst ingebracht. Tijdens de aansluitende raadsvergadering is de motie een welkom AZC verworpen. Wel is door verschillende raadsfracties aandacht gevraagd voor goede communicatie met de wijk over het vervolg. Door wethouder De Jonge is toegezegd op korte termijn een communicatieplan op te leveren dat gericht is op het herstel van het vertrouwen. Bij veel wijkbewoners is dit vertrouwen ernstig geschaad. Voorgaande betekent dat het college - gelet op het brede draagvlak voor de conceptbestuursovereenkomst - met volle overtuiging tot ondertekening van de (ongewijzigde) overeenkomst zal overgaan. Tegelijkertijd is bij het college het besef aanwezig dat meer draagvlak nodig is voor een goede inpassing van het azc in de wijk Noordveen. Naast de voorbereidende werkzaamheden voor opening van het azc in het eerste kwartaal 2016, vormt het investeren in een zorgvuldige en open communicatie met de wijk en overige belanghebbenden (overige bewoners en ondernemers in Zutphen, onderwijsveld, zorgen 2

3 welzijnsinstellingen, vrijwilligersorganisaties, sport- en culturele verenigingen etc.) voor het college een speerpunt. Beoogd effect Een azc waar asielzoekers optimaal worden opgevangen in een geschikte en veilige omgeving, die past in de wijk. Dit betekent tenminste dat de leefbaarheid en veiligheid van de wijk Noordveen gehandhaafd blijft, wijkbewoners de asielzoekers in toenemende mate zien als buurtgenoten en zoveel mogelijk Zutphenaren zich bij het azc betrokken voelen. Argumenten 1. Er is politiek draagvlak voor het afsluiten van de bestuursovereenkomst Het Forum heeft op 12 januari ingestemd met de concept-bestuursovereenkomst zonder wensen en bedenkingen mee te geven. De gemeente werkt mee aan een azc omdat zij mensen in nood wil helpen. Daarnaast streeft de gemeente naar duurzame veiligheid en leefbaarheid in de wijk Noordveen. Een uitgebreid pakket aan veiligheids- en beheermaatregelen moet daar voor zorgen. In de bestuursovereenkomst zijn afspraken gemaakt over het beheersbaar en verantwoord huisvesten van maximaal 855 asielzoekers in de voormalige recherche- en kaderschool aan de Voorsterallee. Het omvangrijke en samenhangende pakket aan (veiligheids- en beheer)maatregelen steekt positief af ten opzichte van de afspraken die tussen het COA en andere gemeenten zijn gemaakt. Van het advies van de Adviesgroep omwonenden Voorsterallee zijn 13 van de 15 deeladviezen volledig of voor een belangrijk deel terug te vinden in het concept bestuursovereenkomst. Bovendien kan de gemeente, mochten er zich onverhoopt veiligheids- en leefbaarheidsproblemen voordoen, de instroom van asielzoekers al in de opstartfase verminderen of bevriezen. Indien dit niet tot het gewenste resultaat leidt kunnen aanvullende maatregelen worden getroffen, waaronder het aanpassen van de overeenkomst wat betreft looptijd en/of de opvangcapaciteit. Er is sprake van een gecontroleerde instroom. Daarmee is de aanvliegroute (= gefaseerde instroom) weliswaar anders dan van de Adviesgroep, maar komt het doel van beide benaderingen overeen: de zoektocht naar het juiste aantal asielzoekers in de wijk Noordveen ten behoeve van een duurzame leefbaarheid en veiligheid. Overigens kan bij buitensporige en/of ernstige incidenten met een structureel karakter (= excessen) tot sluiting van het azc worden overgegaan. Deze mogelijkheid bestaat voor de gemeente zonder dat er een gerechtelijke procedure vereist is en/of financiële consequenties zijn voor de gemeente. In de bestuursovereenkomst zijn niet alleen afspraken gemaakt over leefbaarheid en veiligheid, maar ook over onderwijs, werkgelegenheid, dagbesteding en zorg. Juist een goede invulling van deze onderdelen is het beste middel om problemen op gebied van leefbaarheid en veiligheid te voorkomen. Vanuit dit perspectief versterken alle maatregelen elkaar en kunnen deze niet afzonderlijk worden beoordeeld. 2. Het is belangrijk in te zetten op het verbeteren van de verstandhouding en de communicatie met de wijk. Zowel raadsfracties als inwoners vragen om een betere communicatie met omwonenden in de wijk Noordveen. In het Forum van 12 januari is toegezegd dat er een communicatieplan komt rond de totstandkoming en inbedding van het azc in de wijk. De aanpak om tot dit plan te komen staat beschreven in de communicatieparagraaf. Voor de komende periode is het uiteraard zaak om bewoners, ondernemers en andere betrokkenen goed te (blijven) informeren over de komst van het azc. De maandelijkse informatiebrief die aan alle wijkbewoners en overige belanghebbenden wordt toegestuurd blijft een belangrijk communicatie- 3

4 instrument. Dit geldt ook voor zaken als een actuele website, een snelle beantwoording van brieven én de persoonlijke gesprekken en bijeenkomsten tussen vertegenwoordigers van de gemeente en het COA met de Zutphense samenleving. Sinds enige tijd is de communicatie in dit dossier verbeterd. De huidige inspanningen zijn echter niet voldoende om het vertrouwen in de wijk te herstellen, en dat is voor de communicatie de komende maanden het hoofddoel. Al toegezegd is dat wethouder De Jonge op gezette tijden een spreekuur in de wijk gaat houden. 3. Het college hoort graag suggesties van het forum voor de communicatie met de wijk. Het Forum ontvangt ter bespreking voorliggend collegevoorstel met de daarin voorgestelde aanpak om te komen tot het communicatieplan. Het Forum zal dan worden gevraagd wat zij zelf in het communicatieplan c.q. -traject wil terug zien. Het communicatieplan wordt vervolgens uiterlijk 15 maart afgerond en ter vaststelling aan het college en ter informatie toegestuurd naar de Raad. Kanttekeningen 1. Een tweede forumbijeenkomst over de bestuursbijeenkomst is niet nodig. In het collegevoorstel d.d. 11 december jl. was het voorstel om ten behoeve van de te sluiten bestuursovereenkomst (minimaal) twee Forumbijeenkomsten te benutten. Op maandag 12 januari 15 zouden de raadsleden, na een toelichting van het college op de verwerking van het advies van de Adviesgroep, in de gelegenheid worden gesteld om wensen en bedenkingen mee te geven. Aan de hand hiervan zou de bestuursovereenkomst worden afgerond. Na het collegebesluit over de definitieve bestuursovereenkomst zou de raad tijdens de Forumbijeenkomst d.d. 9 februari 15 worden geïnformeerd over het eindresultaat. Aangezien er bij het laatste Forum geen wensen en/of bedenkingen zijn ingebracht vervalt de aangekondigde toelichting op de definitieve bestuursbijeenkomst. Wel komt in het Forum d.d. 9 februari de communicatie(aanpak) in dit dossier aan bod. 2. De relatie met de wijk heeft een deuk opgelopen bij het opstellen van de bestuursovereenkomst. De communicatiestrategie schuift op van informeren/inspreken naar consulteren/samenwerken met als doel het herstellen van het vertrouwen in de wijk. Uiteraard moet het COA zich committeren aan deze strategie en wordt zij bij de uitwerking van het communicatieplan betrokken. Tevens moet worden beseft dat het herstellen van het vertrouwen in de wijk geen eenvoudige opgave is. Het is überhaupt de vraag of, gelet op de huidige frustratie en ergernis bij veel wijkbewoners, het gaat lukken om een hernieuwde communicatieve verstandhouding op te bouwen met de wijk. We zullen naast goede communicatie, moeten laten zien dat we werk maken van een goede inbedding van het azc in de wijk bijvoorbeeld zoals de vrijwilligersbijeenkomst van Humanitas en de inspiratiebijeenkomst om ideeën uit de Zutphense samenleving op te halen. Zeker is dat dit van ons en het COA de nodige inspanningen zal vragen en dat het herwinnen van vertrouwen tijd nodig heeft. 3. Het Forum ontvangt 9 februari nog niet het communicatieplan zoals tijdens het Forum van 12 januari is toegezegd. Het college hecht veel waarde aan een breed gedragen communicatieplan, dit vergt echter wel tijd. Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject Om tot waarachtige communicatie te komen, komt het communicatieplan niet op de traditionele manier tot stand, maar in cocreatie met de omwonenden, in de wijk actieve professionals en raadsleden. Zij geven de randvoorwaarden aan voor de diverse onderdelen van het plan (wijze van communiceren, kanalen, frequentie, etc.), maar brengen ook concrete ideeën in voor het plan. 4

5 Allereerst worden omwonenden hiertoe benaderd via de nieuwsbrief en de bewonerscommissie Berkelpark en het wijkteam Noordveen, (sociaal) media en website om hun bijdrage aan het communicatieplan te leveren. Ten tweede vindt er op korte termijn een bijeenkomst plaats met in de wijk actieve professionals zoals onder meer de wijkregisseur, het wijkteam Noorden, de wijkagent en de voormalig (onafhankelijk) ondersteuner van de Adviesgroep. Ten derde wordt aan het Forum in haar vergadering van 9 februari gevraagd wat zij zelf in het communicatieplan c.q. -traject wil terug zien. Ten vierde starten zoals aangekondigd, de verantwoordelijke bestuurders, wethouders De Jonge en Withagen en de burgemeester, met een spreekuur voor wijkbewoners. Ook dit spreekuur zal mogelijk input opleveren voor het communicatieplan. Aan de hand van de uitkomst van voorgaande stappen wordt het communicatieplan opgesteld. Dit plan is uiterlijk is gereed op 15 maart en zal aan het Forum ter informatie worden aangeboden. Het communicatieplan heeft een looptijd tot het moment dat de eerste asielzoekers in het azc worden gehuisvest. Daarna volgt een nieuwe fase, waarbij communicatie een belangrijke rol blijft spelen. In februari wordt tot ondertekening van de bestuursovereenkomst overgegaan. Direct hierna zal het omwonendenoverleg worden ingericht. Wijkbewoners worden via de informatiebrief opgeroepen om zich als lid aan te melden. Vervolgens zal een startbijeenkomst plaatsvinden waarin de opzet, samenstelling etc. van dit overleg wordt besproken. Voor dit overleg worden naast omwonenden en vertegenwoordigers van de gemeente en het COA ook uitgenodigd de politie, de brandweer, scholen, de door het COA aan te wijzen diensten die in het opvangcentrum werkzaam zijn en aanpalende organisaties (zoals Humanistisch, Perspectief, een sportvereniging). Een van de eerste taken voor het omwonendenoverleg zal zijn het ontwikkelen en uitvoeren van een nulmeting en risicoanalyse. Aan de hand van de uitkomsten van deze onderzoeken wordt vervolgens nog dit jaar een beheerplan opgesteld. Daarnaast wil het college allerlei ideeën uit de Zutphense samenleving ophalen voor het toekomstige azc. Hiertoe wordt een inspiratiebijeenkomst georganiseerd en mogelijk ter ondersteuning een digitale enquête uitgevoerd. Rapportage/evaluatie In het Forum d.d. 9 februari a.s. staat de voorgestelde aanpak om te komen tot een communicatieplan centraal. Aan de hand hiervan wordt uiterlijk 15 maart het communicatieplan voor de komende periode afgerond. Dit plan wordt vastgesteld door het college en ter informatie aangeboden aan de Raad. Personele consequenties N.v.t. Financiën In de bestuursovereenkomst is een bijdrage opgenomen ter dekking van de communicatiekosten van de gemeente. Aan de hand van het communicatieplan moet blijken in hoeverre dit bedrag toereikend is, danwel dat aanvullende dekking moet worden gezocht. Bijlagen I. Definitieve Bestuursovereenkomst 5