OCMW- secretaris. 2. assessment center (competentiegerichte tests en persoonlijkheidsonderzoek): gunstig scoren

Transcriptie

1 OCMW- secretaris A. Algemene toelatingsvoorwaarden een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor men solliciteert de burgerlijke en politieke rechten genieten medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk Belg zijn B. Algemene en specifieke aanwervingsvoorwaarden houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot niveau A (een masterdiploma of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs) in het bezit zijn van een geldig rijbewijs van minstens categorie B voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 slagen voor de selectieprocedure D. Selectieprocedure (selectietechnieken en verloop) 1. schriftelijk gedeelte : 60 punten a) 20 punten: goede kennis van: - OCMW decreet en organieke wet - grondwet - administratief recht b) 10 punten: kennis van: - overheidsopdrachten - basiskennis in verband met de belangrijkste activiteiten van het OCMW c) 30 punten: - gevalstudie i.v.m. organisatie en management van de dienstverlening De kandidaten zullen een gedetailleerde lijst ontvangen van de regelgeving waarover ondervraagd zal worden. 2. assessment center (competentiegerichte tests en persoonlijkheidsonderzoek): gunstig scoren 3. mondeling gedeelte : 40 punten 30 punten : Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie evenals van zijn motivatie en interesse voor het werkterrein. 10 punten : Presentatie en bespreking van de gevalstudie De selectietechnieken voor deze functie bevatten in elk geval een proef die de managementsen leiderschapscapaciteiten van de kandidaten toetst.

2 E. Timing De selectieprocedure zal ongeveer 3 maanden in beslag nemen. Deze vooropgezette timing is niet bindend en er kan van worden afgeweken naargelang de omstandigheden en het aantal kandidaten. F. Beoordeling Bij elk selectiegedeelte, per onderdeel en/of subonderdeel is het behalen van minstens 50% of gunstig scoren, in het geval de resultaten van een selectietechniek niet weergegeven worden in punten, een voorwaarde om door te gaan naar het volgende gedeelte. Om als geslaagd te worden beschouwd moet de kandidaat 60% van de totaliteit van de punten behalen op het schriftelijk en mondeling gedeelte samen en gunstig scoren voor het assessment center. De selectieprocedure resulteert in een lijst van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. G. Selectiecommissie 3 ervaringsdeskundigen met een kwalificatie minstens gelijkgesteld aan niveau A (schriftelijk en mondeling gedeelte) 1 selectiedeskundige van een selectiebureau met een kwalificatie van niveau A (assessment center en mondeling gedeelte) H. Selectiecriteria vereiste vaardigheden : zeer goede managementvaardigheden: coachende leiderschapsstijl, conflictbeheersing en delegatie goed kunnen omgaan met informatica (zowel Office als dienstgebonden software) beschikken over vlotte communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk) zelfstandig/autonoom kunnen organiseren van de verschillende taken prioriteiten kunnen leggen vlot kunnen samenwerken voortdurend willen verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen informatie afkomstig uit andere vakgebieden kunnen benutten om de eigen aanpak en werking te optimaliseren de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door het gebruik van goed onderbouwde argumenten, door de dialoog en het overleg aan te gaan, door het gepast aanwenden van autoriteit

3 taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkelingsplan en competentie van medewerkers; de gedelegeerde taken opvolgen zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen kennis : inzicht in werking met informatica zeer goed inzicht en kennis van de structuur van het OCMW en de dienstverlening goede kennis van de wetgeving en de reglementering van het OCMW goede kennis van methoden en technieken van beleidsplanning goed inzicht in boekhouding en financiën attitude : professionaliteit met een zeer grote zin voor verantwoordelijkheid actieve luisterbereidheid flexibel zijn discreet analytisch/probleemoplossend denken voortdurend meedenken/werken aan het optimaliseren van de algemene communicatie creatief zijn leergierig zijn ondernemend zijn/initiatief nemen kwaliteit nastreven zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen onderzoeksgericht moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid van mensen geeft opbouwende kritiek en feedback zorgt dat iedereen in de organisatie/entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag

4 OCMW- SECRETARIS FUNCTIEBESCHRIJVING 1 DOEL VAN DE FUNCTIE De OCMW- secretaris staat in voor de algemene leiding (plannen, organiseren, opvolgen en coördineren) van de diensten, teneinde het bestuur te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Hij staat in voor de beleidsvoorbereiding, -adviseren en -uitvoering. Hij vormt een scharnier de sleutel tussen de politieke beleidsorganen en de medewerkers. 2 PLAATS IN DE ORGANISATIE Decretale graad. Leidt de administratie, coördineert de werking van alle diensten en is hoofd van het personeel. De OCMW- secretaris is voorzitter van het managementteam en coördinator van het sociaal huis. Rapporteert aan het bestuur. 3 FUNCTIE-INHOUD 3.1 RESULTAATGEBIEDEN EN TAAKOMSCHRIJVING Resultaatgebied 1: strategisch management Strategische beleidsvoorbereiding Op basis van de prioriteiten van de bestuursorganen, binnen de budgettaire ruimte, en in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel van strategische nota van het meerjarenplan. In uitvoering van de meerjarenplanning een voorstel van beleidsnota van het jaarlijks budget en de verklarende nota van de budgetwijziging(en) opmaken, teneinde voor het bestuur en de administratie een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties. Hij integreert in deze documenten de budgettaire aspecten opgemaakt door de financieel beheerder. te zorgen voor het voorontwerp van strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan in overleg met het managementteam. te zorgen voor het voorontwerp van beleidsnota van het budget en de herziening ervan in overleg met het managementteam.

5 voorstellen rond beleidsthema s, op lange en korte termijn, voor te leggen en te bespreken met de OCMW- voorzitter. te zorgen voor de verklarende nota bij de budgetwijziging en de verklarende nota van een interne kredietaanpassing in overleg met het managementteam. Faciliteren en organiseren van de werking van de politieke organen Zelf of in overleg met of via de dienstverantwoordelijken en medewerkers alle documenten die aan de bestuursorganen worden voorgelegd, voorbereiden, teneinde een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen en de wettelijkheid en regelmatigheid te verzekeren. in overleg met de OCWM- voorzitter de agenda van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn en eventueel Vast Bureau en comités voor te bereiden en vast te leggen. een adequate voorbereiding te verzekeren van dossiers die aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, de voorzitter, het vast bureau en de bijzondere comités worden voorgelegd. de vergaderingen van de Raad voor Maatschappelijk welzijn, van het vast bureau en eventueel ook deze van de bijzondere comités bij te wonen (of een personeelslid hiervoor aanstellen). de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, het vast bureau, de bijzonder comités en de OCWM- voorzitter op bestuurskundig, beleidsmatig en juridisch vlak te adviseren, hen de gevolgen van hun beslissing op financieel vlak van personeel en organisatie, e.a. aan te tonen, zowel op korte als op lange termijn, en eventueel alternatieven te formuleren. zelf voorstellen of adviezen te formuleren om het beleid te verbeteren of te professionaliseren. de leden van het managementteam stimuleren om vanuit de ervaring met de beleidsuitvoering op hun domein relevante beleidsvoorstellen te formuleren, in lijn met de bestuursakkoorden Resultaatgebied 2: organisatiemanagement Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de diensten, teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. het managementteam te leiden (de vergaderingen voorzitten, mee de prioriteiten bepalen, de grote lijnen uitzetten, ). de uitvoering van de beslissingen van de bestuursorganen te verzekeren. een intern communicatieplan op te stellen. het coördineren en bemiddelen bij dienstoverschrijdende dossiers. in te staan voor de voorbereiding en de tijdige verspreiding van de documenten aan alle belang- en rechthebbenden. in te staan voor andere wettelijke opdrachten zoals de organisatie van de briefwisseling, de notulering van de zittingen van raad, vast bureau,

6 Organisatie en werkingsprocessen Binnen het door de raad goedgekeurde organogram en, in overleg met het managementteam, uittekenen en onderhouden van een adequate organisatiestructuur en efficiënte werkingsprocessen teneinde het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een kwalitatieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. namens het managementteam, het sluiten van een afsprakennota met de Raad voor Maatschappelijk Welzijn over de omgangsvormen en de wijze waarop de secretaris en de overige leden van het managementteam, de voorzitter, het vast bureau en de bijzonder comités zullen samenwerken om de doelstellingen te bereiken. in te staan voor de werking van de OCMW- diensten betreffende de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid. in te staan voor het vaststellen en de organisatie van het intern controlesysteem, na overleg met het managementteam. in te staan voor het opzetten van systemen om de kwaliteit van de dienstverlening te bewaken en te verbeteren van de afdelingen/diensten. het opmaken van een voorontwerp van het organogram en personeelsformatie. het evalueren en bijsturen van de ontwikkelingen van e-government en stimuleren van het gebruik van informatie en communicatietechnologie om de efficiëntie te verhogen en de dienstverlening naar de klant te verbeteren Resultaatgebied 3: personeelsmanagement Met respect voor het wettelijk en decretaal kader, als hoofd van het OCMW-personeel bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer, het personeelsmanagement aansturen en implementeren. in te staan voor adequate HR-processen, (selectie en rekrutering, vorming en ontwikkeling, beoordeling, loopbaanmanagement, enz.). in overleg met het bestuur en het managementteam te werken aan een geschikte organisatiecultuur (bijv. de organisatie specificeren, promoten en hierbij zelf een voorbeeldfunctie vervullen). te zorgen voor een efficiënte en motiverende delegatie van bevoegdheden naar de leidinggevenden. afspraken te maken, doelstellingen overeen te komen met diensthoofden, functioneringsgesprekken te houden, hen te coachen, hun prestaties te evalueren, enz.. de medewerkers kansen te bieden tot vorming en loopbaanontwikkeling. het stimuleren en motiveren van personeelsleden. in te staan voor een goed sociaal klimaat in de organisatie en deel te nemen aan het syndicaal overleg. zelf betrokken te zijn bij de selectie en werving van (top)functies in de administratie. veranderingsprocessen te trekken of deze te ondersteunen. aandacht te hebben voor het welzijn op het werk (stress, pesten, gelijke kansen, veiligheid, enz.). te verzekeren dat de leidinggevenden op een goede manier het personeelsbeleid uitvoeren binnen hun diensten. regelmatige informele contacten met het personeel te onderhouden.

7 3.1.4 Resultaatgebied 4: financieel management en interne controle Financieel management De decretaal verplichte taken m.b.t. financieel management, andere dan deze vermeld onder de strategische beleidsvoorbereiding, uitvoeren. Deze zijn: de kas beheren; of eventueel delegeren van kasverrichtingen aan één of meerdere medewerkers die hiervoor dan rekenplichtig worden; de opvolging en het nazicht van de kasregistratie van deze groep uitvoeren. eventueel provisies ter beschikking stellen aan personeelsleden voor betaling van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur. eventueel onder eigen verantwoordelijkheid één of meerdere medewerkers belasten met de inning van geringe dagontvangsten. wettelijkheids- en regelmatigheidscontrole van de uitgaven verrichten bij uitvoering van betalingen. het geven van betalingsopdrachten aan de financieel beheerder. Budgethouderschap en interne controle Conform de afspraken met de raad, optreden als budgethouder voor het dagelijks bestuur binnen de toegekende bevoegdheden. Een systeem van interne controle opzetten, teneinde een effectieve, efficiënte en kostenbewuste werking van de organisatie te verzekeren. op een verantwoorde manier met het eventueel toegekende budgethouderschap om te springen. het vaststellen en bijsturen van het intern controlesysteem, na overleg met het managementteam Resultaatgebied 5: algemeen beleid Interne contacten Afstemmen van de werking van de OCMW- diensten met de verschillende interne (politieke en andere) actoren teneinde, door een goede communicatie en het nastreven van consensus, een effectief en efficiënt en ambtelijk bestuur te bevorderen. vooraf met de voorzitter de diverse agenda s en dossiers door te nemen. de besprekingen en beslissingen van de bestuursorganen terug te koppelen naar de administratie (en omgekeerd). te waken over de scheiding tussen politiek en administratie en het respecteren van elkaars rol. conflicten tussen partijen te helpen oplossen. in te staan voor een adequate interne communicatie. de informatiedoorstroming en uitwisseling tussen alle actoren te stimuleren.

8 Externe contacten Onderhouden van goede externe contacten met relevante organisaties of instanties en de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van het OCMW te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. FUNCTIEPROFIEL 3.2 Kennisvereisten Bij aanwerving: inzicht in de OCMW-wet, het OCMW-decreet en het administratief recht van toepassing op de lokale besturen (o.a. wet op de overheidsopdrachten en de belangrijkste uitvoeringsbesluiten). inzicht in het grondwettelijk en burgerlijk recht. inzicht in de wetgeving betreffende de OCMW-financiën, de wet betreffende de openbaarheid van bestuur en de wet betreffende de motiveringsplicht. inzicht in de sociale wetgeving die gehanteerd wordt bij de sociale dienstverlening van het OCMW. kunnen gebruik maken van management-, leidinggevende- en organisatietechnieken in de openbare sector (o.a. HRM-technieken van toepassing op de lokale besturen). gebruik kunnen maken van courante toepassingssoftware. inzicht in politieke besluitvormingsprocessen, politieke verhoudingen. Te verwerven tijdens de uitoefening van de functie: grondige kennis van de rechtspositieregeling van het personeel. grondige kennis van de eigen reglementering van het OCMW in verband met de sociale dienstverlening. grondige kennis van de OCMW-wet, het OCMW-decreet, het administratief recht, de wetgeving betreffende de OCMW-financiën, de wet betreffende de openbaarheid van het bestuur, de wet op de motiveringplicht, de sociale wetgeving, enz. 3.3 Competenties Onderstaande competenties worden geconcretiseerd in een aantal gedragscriteria die als voorbeeld dienen voor de definiëring ervan. Klantgerichtheid Onderkent, met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en reageert er adequaat op. Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie ten aanzien van klanten te optimaliseren. Stelt meetbare doelstellingen op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid voor. Past de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden.

9 Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren. Samenwerken Levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op niveau van het bestuur. Creëert structuren om de samenwerking te verbeteren. Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen diensten te verstevigen. Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde en spreekt anderen daarop aan. Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties. Creëert/benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg. Werkt mee aan de voorbereiding en de uitwerking van een progressief groeiende samenwerking met het gemeentebestuur van Deerlijk. Organisatiebetrokkenheid Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelswijze van organisatie. Durft harde standpunten innemen die ten goede komen aan de gehele organisatie, zelfs indien die minder populair zijn. Geeft er in de eigen aanpak blijk van de belangen van de organisatie te onderkennen en zelf conform te handelen. Identificeert zich naar eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten en/of beslissingen van het beleid. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid en overtuigingskracht Spreken in een taal zodat het publiek tot wie ze gericht is ze begrijpt. Communiceert vlot met verschillende doelgroepen. Bouwt zijn/haar betoog op een gericht gestructureerde wijze op. Past de communicatiestijl (vb. formeel, informeel, meer of minder interactief, ) aan, aan de specifieke relatie met de doelgroep. Verkrijgt instemming voor een mening, aanpak of visie door het gebruik van goed onderbouwde argumenten, door de dialoog en het overleg aan te gaan, door het gepast aanwenden van autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) en door het uitbouwen van gepaste strategieën. Enthousiasmeert anderen bij het verdedigen van de eigen voorstellen en ideeën. Kan tegengestelde voorstellen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse. Geeft van het eigen voorstel zowel de positieve als negatieve kanten. Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen. Voelt aan wat belangrijk is voor de (politieke) opdrachtgever en speelt hier op in. Speelt gepast in op impliciete en onuitgesproken gevoelens van anderen. Netwerken Ontwikkelt relaties, allianties en coalities binnen en buiten het bestuur en wendt deze aan voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking. Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang. Gaat actief op zoek naar collega s uit andere organisaties omwille van informatie, expertise. Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen en slaagkansen te vergroten.

10 Visie Maakt eenvoudige analyses van complexe dossiers en herformuleert deze naar hanteerbare vragen en visie. Houdt bij zijn/haar analyse rekening met verschillende aanknopingspunten. Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten. Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel. Geeft een "inhoudelijke meerwaarde" aan de thema's die hij/zij naar voren brengt. Bekijkt feiten van op een afstand en plaatst ze in een ruimere context en langetermijnperspectief. Brengt een eigen beleid naar voren dat het bestuur op lange termijn beïnvloedt en gebaseerd is op een duidelijke visie m.b.t. de missie en de objectieven van de organisatie/entiteit. Anticipeert op maatschappelijke evoluties en toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie/entiteit hierop voor te bereiden. Resultaatgerichtheid Onderneemt concrete en gerichte acties met het oog op het behalen en/of overstijgen van doelstellingen. Werkt resultaatgericht en draagt dit uit naar de eigen omgeving. Formuleert uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen/van de afdeling. Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enz. Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen in functie van het bereiken van de gestelde objectieven. Communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan de andere betrokkenen. Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen wanneer dit nodig blijkt. Besluitvaardigheid Spreekt zich eenduidig uit over een bepaald standpunt of over een bepaalde actie. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet altijd even duidelijk in te schatten is. Schat op correcte wijze in of hij/zij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing/voorstel te onderbouwen. Neemt beslissingen waarvoor voldoende, maar nog niet alle informatie aanwezig is. Neemt operationele beslissingen op zelfstandige basis (beperkte en overzienbare gevolgen). Plannen en organiseren Brengt structuur aan in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan en coördineert deze elementen om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Concentreert zich in zijn/haar planning op de gehele opdracht, zonder details uit het oog te verliezen. Behoudt het overzicht over de stand van de uitvoering van projecten ten overstaan van de planning. Besteedt aandacht aan een lange termijn planning, en bouwt daarbij voldoende flexibiliteit in om adequaat op veranderingen te kunnen inspelen.

11 Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk. Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen en zet ze in zodat ze optimaal benut worden. Is resultaatgericht in zijn/haar actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing, enz.). Leiding geven: sturen en ontwikkelen Stuurt aan, ontwikkelt en motiveert medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Geeft richting zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie. Is een stuwende kracht in het team/entiteit : inspireert, neemt initiatief, heeft dynamiek. Zet haalbare, maar uitdagende doelstellingen voor eigen team/entiteit. Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen. Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures, in functie van het realiseren van het beleid. Ondersteunt medewerkers bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van een vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden. Neemt acties om het inzicht van de medewerker in diens eigen functioneren te versterken. Is in staat om zijn/haar advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers. Richt zich niet alleen op de taak of het objectief dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren.

12 WEDDESCHAAL Uitgewerkte weddeschaal OCMW-secretaris Klasse 2 jaarlijkse verhogingen Periodieke 1*1*937,24 verhogingen 14*1*937,10 Trap Basisjaarbedrag à 100% , , , , , , , , , , , , , , , ,20