Gebruikershandleiding. Module kredieten Kredietbestanden via BelfiusWeb Bestandsoverdracht

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Module kredieten Kredietbestanden via BelfiusWeb Bestandsoverdracht

2 Kredietbestanden via BelfiusWeb Bestandsoverdracht Voorwaarden voor het aanvragen en ontvangen van bestanden via BelfiusWeb 1. Uw bestuur dient over een abonnement BelfiusWeb te beschikken Is dit nog niet het geval, vul dan het raamcontract in dat u terugvindt op 2. De gebruiker die deze bestanden wil ontvangen, moet toegang hebben tot BelfiusWeb en bovendien over de optie Bestandsoverdracht beschikken Bent u nog geen BelfiusWeb gebruiker of hebt u al BelfiusWeb maar zonder de optie Bestandsoverdracht, vraag dan de toegang en/of deze optie aan via de gebruikersfiche Optie Bestandsoverdracht Op de gebruikersfiche, binnen de hogervermelde optie bestandsoverdracht, moet u ook onderstaande optie aanvinken : Wenst kredietbestanden te ontvangen (op die manier kan u, op aanvraag, volledige inventarisbestanden en bestanden met begrotingsvooruitzichten ontvangen alsook de vooruitzichten der leningslasten en de controletabel van de schuld). Opgelet! Indien u deze optie niet aankruist, zult u via BelfiusWeb steeds de nodige bestanden kunnen aanvragen, u zult ze echter via Bestandsoverdracht nooit ontvangen. Deze optie aankruisen is dus zeker noodzakelijk! Optioneel kunt u ook vragen om automatische bijwerkingen via Bestandsoverdracht te ontvangen. U krijgt die bestanden dan automatisch en dient deze niet aan te vragen. Vink hiervoor onderstaande mogelijkheid aan. Wenst bovendien automatische bijwerkingen op de inventaris te ontvangen. Standaard periodiciteit voor deze bijwerkingen is dagelijks. Mogelijke wijzigingen: week - 14-d - maand - kwartaal - semester Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/2012-1/15

3 1 Hoe een kredietbestand aanvragen via BelfiusWeb? Klik in het menu op de optie Kredieten en verder op 1.1 Aanvraag / Inventaris Kies de gewenste inventaris en vink het overeenstemmende vakje aan : o een bestelling van de actuele inventaris houdt rekening met de toestand van uw kredieten tot dag-1 (16u00). o een bestelling van de inventaris 31/12 houdt rekening met de toestand van uw kredieten tot 31/12/JJJJ-1 o een bestelling van de inventaris van vorig kwartaal houdt rekening met de toestand van uw kredieten tot het eind van het vorige kwartaal met name 31/3/JJJJ, 30/6/JJJJ, 31/10/JJJJ of 31/12/JJJJ-1. (Het resultaat van een inventaris aangevraagd tijdens het eerste kwartaal zal dus identiek zijn met een aanvraag 31/12/JJJJ-1.) Indien u bovenvermelde aanvraag vóór 16u00 bevestigt, kunt u de volgende bankwerkdag via Bestandsoverdracht / Downloaden deze bestanden downloaden. Bevestig uw aanvraag door op te klikken. Een bevestigingsscherm verschijnt met volgende tekst : Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/2012-2/15

4 Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende soorten inventarissen die u bij Belfius kunt aanvragen. Soort inventaris Aan te vragen via Te ontvangen via BelfiusWeb Dienst kredieten Tel +32(0) Fax +32(0) Actuele inventaris x x BelfiusWeb Inventaris 31/12/JJJJ-1 x x BelfiusWeb Inventaris vorig trimester x x BelfiusWeb Inventaris 31/12/JJJJ-2 x BelfiusWeb Automatische bijwerkingen (optioneel) * zie gebruikersfiche * zie gebruikersfiche BelfiusWeb Bewegingen voor een bepaalde x BelfiusWeb periode in het verleden * zie gebruikersfiche (zie p.1 van dit dossier) Wenst bovendien automatische bijwerkingen op de inventaris te ontvangen. Standaard periodiciteit voor deze bijwerkingen is dagelijks. Mogelijke wijzigingen: week - 14-d - maand - kwartaal - semester U krijgt die bestanden automatisch en dient deze niet aan te vragen. Merk op dat het ontvangen van automatische bijwerkingen optioneel is, indien u van deze optie wenst gebruik te maken, dan dient u dit aan te kruisen op de gebruikersfiche. Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/2012-3/15

5 1.2 Aanvraag / Budgettaire vooruitzichten (1) Voor de aanvraag van budgettaire vooruitzichten moet u het volgende specifiëren: het dienstjaar (1) (het huidige of volgende dienstjaar); de basis waarop de budgettaire vooruitzichten berekend worden (31/12 of actueel); de basis 31/12 is altijd 31/12 van het vorig dienstjaar. de rentevoeten waartegen de vooruitzichten worden berekend; de rentevoeten waaruit u kan kiezen zijn de dan geldende voogdijrentevoeten, de marktrentevoeten of zelfgekozen rentevoeten volgens de herzieningsperiodiciteit. De situatie 31/12 wordt echter altijd berekend tegen de voogdijrentevoeten. de wijze waarop u de vooruitzichten wenst te ontvangen (on-line, via bestandsoverdracht, op papier/via reporting). Budgettaire vooruitzichten op basis van de situatie 31/12 kunnen enkel via bestandsoverdracht of op papier/reporting aangevraagd worden. Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/2012-4/15

6 Budgettaire vooruitzichten kunnen via BelfiusWeb op 3 manieren ontvangen worden : Online Indien u online budgettaire vooruitzichten wenst aan te vragen, kan dit op basis van de actuele situatie met voogdij-, markt- en zelfgekozen rentevoeten. Hoe u deze gegevens van de evolutie van de schuld raadpleegt, leest u hierboven onder Consultatie. Bestandsoverdracht Indien uw aanvraag vóór 16u00 via dit scherm bevestigd wordt, kan uw bestand de volgende bankwerkdag gedownload worden via Bestandsoverdracht / Te ontvangen / Downloaden. Deze bestanden hebben een protocollair formaat. Papier / Reporting Indien uw aanvraag vóór 16u00 via dit scherm bevestigd wordt en afhankelijk van de parameters die u als bestuur gekozen heeft voor de verzending van uw kredietdocumenten, zal de aangevraagde controletabel van de schuld o o op dag+1 op papier naar uw bestuur verzonden worden of op dag+1 via Belfiusweb in de optie Reporting raadpleegbaar en in pdf-formaat downloadbaar zijn. Deze versie is dezelfde als de papieren versie. Simulaties toevoegen (en aanmaken) Voor budgettaire vooruitzichten actuele situatie, die via bestandsoverdracht of papier/reporting, aangevraagd worden kunnen simulaties geïntegreerd worden (maximum 250). Indien u reeds simulaties heeft aangemaakt in BelfiusWeb, zal automatisch het scherm verschijnen met deze simulaties. Bevestig de integratie door een vinkje te plaatsen voor de gekozen simulatie. Klik op en het bestand wordt aangevraagd en zal de volgende bankwerkdag (indien u de aanvraag bevestigt voor 16u00) beschikbaar zijn via Bestandsoverdracht / Downloaden (zie verder). Hebt u nog geen simulaties aangemaakt in BelfiusWeb dan kan dit via de menu-optie Kredieten / Simulatie / Aanmaak. Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/2012-5/15

7 Indien u in een simulatie de lastencode en/of de functionele code (activiteitencentrum) wenst te wijzigen, kan dit in de menu-optie Kredieten / Simulatie / Aanvullen simulaties. Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/2012-6/15

8 1.3 Aanvraag / Vooruitzichten leningslasten De vooruitzichten van de leninglasten kunnen via BelfiusWeb aangevraagd worden en berekend worden op basis van : de voogdijrentevoeten en/of de dan geldende marktrentevoeten. Deze gegevens kunnen op 2 manieren ontvangen worden, via : Bestandsoverdracht Indien uw aanvraag vóór 16u00 via dit scherm bevestigd wordt, kan uw bestand de volgende bankwerkdag gedownload worden via Bestandsoverdracht / Te ontvangen / Downloaden. Deze bestanden in csv-formaat kunnen na downloaden - geopend worden in een standaard rekenblad (vb. Microsoft Excel). Papier / Reporting Indien uw aanvraag vóór 16u00 via dit scherm bevestigd wordt en afhankelijk van de parameters die u als bestuur gekozen heeft voor de verzending van uw kredietdocumenten, zullen de aangevraagde vooruitzichten van de leninglasten o o op dag+1 op papier naar uw bestuur verzonden worden of op dag+1 via Belfiusweb in de optie Reporting raadpleegbaar en downloadbaar zijn. Deze versie is dezelfde als de papieren versie. Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/2012-7/15

9 1.4 Aanvraag / Controletabel van de schuld De controletabel van de schuld kan via BelfiusWeb op 2 manieren ontvangen worden, via : Bestandsoverdracht Indien uw aanvraag vóór 16u00 via dit scherm bevestigd wordt, kan uw bestand de volgende bankwerkdag gedownload worden via Bestandsoverdracht / Downloaden. Deze bestanden in csv-formaat kunnen na het downloaden - geopend worden in een standaard rekenblad (vb. Microsoft Excel). Papier / Reporting Indien uw aanvraag vóór 16u00 via dit scherm bevestigd wordt en afhankelijk van de parameters die u als bestuur gekozen heeft voor de verzending van uw kredietdocumenten, zal de aangevraagde controletabel van de schuld o o op dag+1 op papier verzonden worden naar uw bestuur of op dag+1 via Belfiusweb in de optie Reporting raadpleegbaar en downloadbaar zijn. Deze versie is dezelfde als de papieren versie. Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/2012-8/15

10 2 Hoe een kredietbestand via Bestandsoverdracht downloaden? Klik in het menu op de optie Bestandsoverdracht en verder op Downloaden (2) (1) NAAM XXX_datum_referentiebestand.suffix XXX datum referentiebestand suffix Type bestand SIT INV Situatie inventaris kredieten INV EVO SCD De datum in de naam van uw bestand is de datum waarop het aangevraagde bestand betrekking heeft. Deze referentie vindt u ook terug in de eerste kolom en is een interne Belfius-referentie. INV EVO CSV Automatische bijwerking Budgettaire vooruitzichten Controletabel van de schuld LPC CSV Vooruitzichten leningslasten Vb SIT_ _1J INV is de situatie inventaris kredieten van 21/03/2007 SCD_ _6AAWRFF21C.CSV is de controletabel schuld van 31/12/2006 Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/2012-9/15

11 (1) Binnen het selectiecriterium Type kan u alle bestanden mbt de kredieten tegelijk selecteren door te kiezen voor Kredieten Indien u een kredietbestand in het bijzonder wil downloaden, kan u deze selecteren door als type één van de volgende keuzes te maken : Inventaris (protocollair formaat) Budgettaire vooruitzichten (protocollair formaat) Vooruitzichten leningslasten (csv-formaat) Controletabel van de schuld (csv-formaat) (2) Binnen het selectiecriterium Status kan u opteren voor : Alle (gedownloade en te donwloaden bestanden) Gedownload (zie het vinkje in de kolom Download en datum) Te downloaden (default optie) Vergeet uw bestanden niet te downloaden binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst. Automatisch verschijnen in dit scherm alle bestanden die nog niet gedownload zijn, zowel kredietbestanden als andere bestanden die u aangevraagd heeft. Aangevraagde bestanden (zowel gedwonloade als niet-gedownloade) blijven 30 kalenderdagen in BelfiusWeb / Bestandsoverdracht / Te Ontvangen. De bestanden waarvan de creatiedatum ouder is dan 30 dagen zullen dus niet meer getoond worden en zijn definitief verloren. Deze bestanden opnieuw aanvragen is echter wel mogelijk. Selecteer eventueel de bestanden die u wenst te downloaden en klik op het vakje Alle bestanden downloaden aan. of vink Indien u de lijst die verschijnt wenst te verfijnen dan kunt u dit gemakkelijk doen door het kiezen van een type, een status en/of een creatiedatum van het bestand. Ook reeds gedownloade bestanden kunnen opnieuw getoond en gedownload worden, rekening houdend met de vooropgestelde periode van 30 kalenderdagen. Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/ /15

12 Om te zien wanneer een bestand reeds gedownload werd, selecteer via Status de gedownloade bestanden en u vindt de datum terug in de overeenstemmende kolom. Voor elk bestand zijn de volgende gegevens beschikbaar als u klikt op het overeenstemmende icoon: «Detail» om meer gegevens van het bestand te raadplegen. «Historiek» om de reeds uitgevoerde downloads te raadplegen. Het icoon signaleert dat het bestand reeds gedownload werd. Eens de gewenste bestanden geselecteerd en na een klik op of na plaatsing van een vinkje in het vakje Alle bestanden downloaden aan, verschijnt het bevestigingsscherm van de bestanden die u wenst te downloaden. Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/ /15

13 Een klik op zal de download starten. De download kan enige tijd duren en zal afhangen van de grootte van de bestanden die gedownload worden. De omvang van de bestanden vindt u ook terug op hogervermeld scherm in de kolom Grootte. Het onderstaande scherm zal verschijnen : In de kolom download verschijnt er nu OK. In uitzonderlijke gevallen (als er iets mis loopt met het downloaden) verschijnt er hier een foutboodschap. Waar de gedownloade bestanden zich bevinden en hoe u eventueel deze folder zelf kunt aanpassen, leest u hieronder. Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/ /15

14 3 In welke folder worden mijn bestanden gedownload? Klik in het menu links op de optie Parameters / Folders / Downloaden Standaard heeft Belfius deze folders als volgt gedefinieerd : c:\dexia\dexiaweb\receive Indien u deze folders niet gewijzigd hebt, vindt u de gedownloade bestanden hier terug. Naargelang de vereisten van uw bestuur en uw boekhoudsoftware, kunnen 3 afzonderlijke downloadfolders gedefinieerd worden. Afhankelijk van de naam en de inhoud, zal het gedownloade bestand zich in één van de gedefinieerde folders bevinden. Downloadt u kredietbestanden, dan zullen deze terug te vinden zijn in de folder gedefinieerd naast Krediet. De CODA-bestanden zullen terug te vinden zijn in de folder CODA. Na download in de standaardfolder zijn de bestanden dus hier terug te vinden: Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/ /15

15 Indien u deze folders wenst te wijzigen kan dit op 2 verschillende manieren, nadat u in hogervermeld scherm op geklikt hebt. Volgend scherm verschijnt : (1) Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/ /15

16 1. Klik op rechts. Onderstaand scherm verschijnt. Hier kan u de selectie maken van de gewenste folder. Om naar de hogerliggende folders te gaan klik op.. (zie pijl) Na de selectie van de juiste folder klik op :. De folder verschijnt automatisch onder de downloadfolder van Reporting. Om deze te bewaren klik op. 2. Wijzig zelf de naam van de gewenste folder en klik op. Indien de nieuwe folder nog niet bestaat, zal BelfiusWeb in de mate van het mogelijke en afhankelijk van uw toegangen deze nieuwe folder creëren. Kredieten BelfiusWeb Bestandsoverdracht - 10/06/ /15