Ziekteverzuimbeleid ziekteverzuimprotocol

Transcriptie

1 Voorgenomen besluit MT; 5 november 2007 Instemming (B)OR; 12 december 2007 Tekstuele aanpassing , , , , , Ziekteverzuimbeleid ziekteverzuimprotocol 1

2 Inhoud 1. Beleid Rolverdeling en Taken Ziekteverzuimprotocol... 5 Ziekteverzuimprotocol; stappenplan ziekteverzuimbegeleiding... 5 Ziekteverzuimprotocol; samenvatting voor de medewerker... 6 Ziekteverzuimprotocol; samenvatting voor de manager... 8 Ziekmelding Herstelmelding Contact tussen werkgever en medewerker Contact tussen medewerker en arbodienst Contact tussen werkgever en arbodienst Bijlagen Plan van aanpak, Probleemanalyse en Reïntegratie-advies Ziekteverzuimdossier, Reïntegratiedossier en Reïntegratieverslag Ziekteverzuimprotocol; administratief proces Gegevens Arbo Dienst

3 1. Beleid Voor wie Het hierna te formuleren beleid met betrekking tot het begeleiden van werknemers die door ziekte niet kunnen werken, heeft betrekking op alle personen die werkzaam zijn voor de GGD Brabant-Zuidoost in een: publiekrechtelijk dienstverband privaat rechtelijk dienstverband alsmede voor personen met een andere arbeidsverhouding die vallen onder art. 29, 2 e lid, onderdelen a,b,c, van de Ziektewet. Algemeen In de Wet Verbeterde Poortwachter (WVP)zijn de medewerker en de werkgever beiden verantwoordelijk voor de reïntegratie bij ziekte. De UWV is de poortwachter naar de WIA toe (zij verrichten de WIA keuring). De verantwoordelijkheid voor de begeleiding van het ziekteverzuim ligt bij de werkgever, c.q. de operationele manager. De medewerker is tevens verantwoordelijk voor het meewerken aan een snelle reïntegratie. De hele begeleiding van het ziekteverzuim moet gericht zijn op de inzetbaarheid van de medewerker en vraagt om individueel maatwerk. Centraal moet staan de werkinpassing; wat kan er wel, wat daarvoor te regelen. Namens de werkgever is de operationele manager, c.q. de direct leidinggevende, de uitvoerder van het reïntegratie traject. De casemanager is daarbij ondersteunend aan de direct leidinggevende. Binnen de GGD-BZO is de casemanager of de sectormanager of de personeelsadviseur. Alle administratieve verplichtingen lopen via de casemanager. De WVP vraagt om een zorgvuldige uitvoering van de onderscheiden stappen en de stelregels daarbij zijn: Alles op tijd Volledigheid Correctheid Voldoende Per 1 januari 2004 is de Wet Verlening Loondoorbetalingsverplichting Bij Ziekte (WVLBZ) in werking getreden. Deze wet houdt in dat bij ziekte het loon gedurende 2 jaar moet worden doorbetaald. Deze wet heeft tot gevolg dat ook de periode van reïntegratie een duur heeft gekregen van twee jaar. Per 1 januari 2013 is de wet Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters (BeZaVa) van kracht. Door deze wet gaan o.a. werkgevers mee betalen aan de ziektewetuitkering van flexwerkers na het einde van hun dienstverband (ex-werknemers). Dit mede als stimulans om serieus werk te maken voor de re-integratie van ziekte flexwerkers (ex-werknemers). Visie op ziekteverzuim Ziek zijn kun je niet altijd voorkomen. Het overkomt iedereen wel eens. Als een medewerker lang ziek blijft is dat zorgelijk. Op de eerste plaats voor de zieke medewerker zelf maar ook voor de organisatie immers langdurig ziekteverzuim hindert de bedrijfsvoering en leidt tot o.a. moeilijkheden in planning en taakverdeling en leidt tot extra kosten. GGD BZO onderschrijft de visie dat ziekteverzuim gedrag van medewerkers weerspiegelt. Dit impliceert dat GGD BZO in de persoon van de leidinggevende het gedrag kan beïnvloeden en dat ziekteverzuim kan worden gemanaged. Het ziekteverzuimbeleid is onlosmakelijk verbonden met het arbobeleid en het personeelsbeleid. Dit impliceert ook dat de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het arbobeleid en personeelsbeleid van invloed is op het ziekteverzuim. GGD BZO onderschrijft het belang van preventief beleid en wil om die reden een goed 3

4 arbeidsomstandighedenbeleid voeren op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn. Het gaat daarbij niet alleen om het creëren van een veilige en gezonde werkplek, maar meer specifiek ook om zaken als een zinvolle inhoud van het werk, mogelijkheden tot verdere ontwikkeling, open en transparante communicatie, voldoende informatie en een prettige werksfeer, waarvan een preventieve werking kan uitgaan naar het ziekteverzuim. Ziekteverzuim wordt tevens beïnvloed door het personeelsbeleid van de organisatie en de instrumenten die daarbij worden toegepast. Het gaat daarbij onder andere om instrumenten als werving en selectie, introductie, functioneringsgesprekken / persoonlijke prestatie plannen, beoordelingen, training / opleiding en vorming / persoonlijke ontwikkelingsplannen, loopbaanbegeleiding. Deze instrumenten worden mede ingezet om de capaciteiten en ontwikkelingspotentieel van medewerkers zo optimaal mogelijk te benutten zodat zij een loopbaanlang gemotiveerd en gezond aan de slag kunnen blijven. In Nederland is het normaal om in overleg met je leidinggevende verlof aan te vragen voor vakantie, huwelijk, overlijden, studie en dergelijke. Bij ziekte wordt hier van afgeweken. Ziekte meldt je simpelweg. Tot midden jaren negentig was dit ook logisch, want de leidinggevende gaf deze melding door aan de uitvoeringsinstelling, die het recht op een ziektewetuitkering (het ziekengeld) vaststelde. Met de nieuwe situatie na de ingang van de wet WULBZ (1996) is het echter de werkgever die moet bepalen of de medewerker recht heeft op ziekteverlof met loondoorbetaling of dat er wat anders aan de hand is. Er is een belangrijk verschil of iemand zich mag ziekmelden of dat hij ziekteverlof aanvraagt. De medewerker heeft namelijk niet automatisch het recht om bij iedere vorm van ziekte thuis te blijven. Dat recht moet uiteindelijk worden vastgesteld door de manager, eventueel daarbij ondersteund door een medisch advies van de bedrijfsarts. Doelstelling ziekteverzuimbeleid Niemand in de organisatie is gebaat bij een hoog ziekteverzuim. De medewerker zelf niet, want die zit thuis en kan zijn werk niet doen. De manager niet, want het werk gaat gewoon door en die moet maar proberen om een vervanger te vinden. Zijn collega niet want vaak komt het er op neer dat die een deel van het werk mag doen. De organisatie niet want ziekteverzuim kost heel veel geld. De doelstelling van een ziekteverzuimbeleid is dan ook als volgt te formuleren: Ziekteverzuimbeleid wordt in de organisatie toegepast met het oog op het zo laag mogelijk houden van ziekteverzuim en het beheersbaar houden van de kosten, waarbij zowel de werkgever als de medewerker een eigen verantwoordelijkheid hebben ten aanzien van reïntegratie-inspanningen. 2. Rolverdeling en Taken Begeleider zieke medewerker De direct leidinggevende is de begeleider van de zieke medewerker. Hij onderhoudt de directe contacten met de zieke medewerker en maakt met hem de plannen tot reïntegratie Casemanager De personeelsadviseur is de casemanager. Hij bewaakt en evalueert de voortgang van plan van aanpak, neemt initiatief tot vervolggesprekken en vervolgacties, beheert de administratieve zaken en is aanspreekpunt voor ziekteverzuimbegeleiding en reintegratie-activiteiten. Procesbegeleiding De sector POC voert de regie van het hele ziekteverzuimbegeleidingstraject en heeft derhalve de taken: advisering, bewaking procedure, ondersteuning, aansturing en formeel aanspreekpunt arbodienst, aansturing mogelijk reïntegratie bedrijf. 4

5 2. Ziekteverzuimprotocol Ziekteverzuimprotocol; stappenplan ziekteverzuimbegeleiding week werknemer GGD werkgever ARBO-dienst teammanager P&O casemanager (personeelsadviseur) dag 1 ziekmelding naar leidinggevende ziekmelding naar P&O ziekmelding naar arbodienst aaname ziekmelding 1 2e contact met zieke werknemer 2/3 3e contact met zieke werknemer; start verzuimdossier 3/4 bezoek bedrijfsarts 4e contact met zieke werknemer uitnodiging uit ; verstrekken samenvatting verzuimprotocol 1e contact met zieke werknemer en 1e contact met werkgever middels verslag 5/6 mogelijk bezoek bedrijfsarts aanvraag advies arbodienst 6 5e contact met zieke werknemer 8 plan van aanpak opstellen met werkgever 6e contact gezamenlijk opstellen plan van aanpak met werknemer (ondersteuning casemanager) start reintegratiedossier; copy verzuimdossier en copy plan van aanpak; ter beoordeling en dossiervorming uitvoeren plan van aanpak, reintegratietraject, controle en coordinatie door casemanager; contact teammanager en werknemer min 1 x 6 weken mogelijk 2e contact met zieke werknemer; reintegratie spreekuur aanleveren probleemanalyse en advies Bij twijfel kopie van het plan van aanpak naar de bedrijfsarts contact arbo en werknemer; min 1 x 6 weken 42 copy ziekmelding UWV te ontvangen organiseert smo =contact 1x 6 w ziekmelding naar UWV namens werkgever contact arbo en werknemer min 1 x 6 weken; contact arbo en werkgever (smo) min 1 x 6 weken 48 De uitkomst van het arbeidsdeskundig onderzoek Arbeidsdeskundig onderzoek uitvoeren onderzoek meenemen in de 1e jaarsevaluatie en bijstelling Plan van Aanpak. 52 1e jaarsevaluatie evaluatie op stellen en op te nemen in reintegratiedossier (copy evaluatie naar arbo dienst) organiseert smo =contact 1x 6 w contact arbo en werknemer min 1 x 6 weken; contact arbo en werkgever (smo) min 1 x 6 weken 87 ontvangst WAO aanvraag bespreken wat werknemer moet gaan doen evalueren reintegratie-activiteiten 89 reintegratieverslag verzuimdossier reintegratiedossier probleemanalyse + medische info 91 aanvraag WAO + reintegratieverslag + evaluatieformulier naar UWV 104 jaar 3 uitvoeren plan van aanpak, reintegratietraject; evaluaties en bijstellingen minimaal om de 6 weken bespreking voortgang plan van aanpak uitvoeren plan van aanpak, reintegratietraject; evaluaties en bijstellingen minimaal om de 6 weken bespreking voortgang plan van aanpak UWV beoordeling reintegratie-inspanningen mogelijke start WIA-uitkering; werkgever actualiseren reintegratieverslag einde dienstverband; ontslagbesluit 5

6 Ziekteverzuimprotocol; samenvatting voor de medewerker Hier kunt u precies lezen wat er gebeurt vanaf de eerste dag dat u uzelf ziek meldt. Wat uw verantwoordelijkheid daarin is en wat de verantwoordelijkheden zijn van GGD Brabant-Zuidoost. Wilt u meer weten, klik dan door naar de regeling Ziekte; verzuimbeleid en Ziekte; procedure verzuim. 1e ziektedag: Ziekmelden (én betermelden) vóór 9.15 uur bij uw leidinggevende Bij ziekte dient u zich vóór 9.15 uur ziek te melden bij uw leidinggevende. Uw leidinggevende zal u vragen welke beperkingen en inzetmogelijkheden u heeft voor uw werk en hoe lang uw ziekte, volgens u, gaat duren. Uw werkgever heeft het recht om informatie van u te krijgen hierover, los van de precieze klachten. Aansluitend aan de 1 e ziektedag: Contactmomenten met uw leidinggevende Uw leidinggevende heeft minimaal één keer in de week contact met u. Hij/zij zal verslaglegging doen van dit contact. Hiermee bouwt uw leidinggevende samen met u het verzuimdossier op. Uiterlijk week 3: Uitnodiging voor uw eerste consult bij de bedrijfsarts De arbodienst zal u oproepen voor een consult bij de bedrijfsarts. Indien u in verband met mobiliteit niet in de gelegenheid bent om op consult te komen, dan moet u in overleg met uw leidinggevende contact opnemen met de arbodienst. Uiterlijk week 6: Opstellen probleemanalyse door bedrijfsarts De bedrijfsarts maakt een analyse van uw mogelijkheden tot herstel en werkhervatting. De bedrijfsarts bepaalt wat de oorzaak is van uw ziekte, wat u wel of niet kan en hij geeft aan wat er moet worden gedaan door u en uw werkgever, om u zo snel mogelijk weer aan het werk te laten gaan. Uiterlijk week 8: Opstellen plan van aanpak door werkgever én medewerker samen Uw werkgever (leidinggevende en casemanager) en u stellen samen een plan van aanpak op, op basis van de probleemanalyse van de bedrijfsarts. U moet het met het plan eens zijn, anders is het niet geldig. In het plan wordt beschreven welke stappen en activiteiten er ondernomen zullen worden, die het voor u mogelijk maken om weer aan het werk te gaan. Aansluitend week 8 - week 52: Evaluatie en bijstelling plan van aanpak Uw werkgever (casemanager en leidinggevende) en u houden samen het reïntegratiedossier (verzuimdossier, (bijstelling) plan van aanpak en stukken arbodienst) bij. Minimaal één keer per 6 weken moet er een evaluatie plaatsvinden over de voortgang in het plan van aanpak en of het plan moet worden bijgesteld. Deze evaluatie vindt plaats in het Sociaal Medisch Overleg (SMO). De casemanager legt alle afspraken (door wie, op welke termijn, enz.) vast en deze worden door alle partijen ondertekend. In week 42: Ziekmelding naar UWV De arbodienst geeft namens de werkgever uw (langdurige) ziekmelding door aan het UWV. In week 48: Arbeidsdeskundig onderzoek Uw werkgever vraagt een arbeidsdeskundig onderzoek aan. Uiterlijk week 52: Opstellen 1 e jaarsevaluatie door werkgever en medewerker samen Uw werkgever en u stellen samen de 1e jaarsevaluatie op. Dit verslag wordt opgenomen in het reïntegratiedossier. Het doel van deze evaluatie is dat werkgever en medewerker zo goed mogelijk het 2 e ziektejaar ingaan om daarin een optimaal reïntegratieresultaat te bereiken. Zij blikken daarbij terug op het afgelopen ziektejaar en kunnen daarmee het perspectief en het doel van de aankomende periode opnieuw bepalen. Aansluitend week 52 - week 104: Evaluatie en bijstelling plan van aanpak Uw werkgever (casemanager en leidinggevende) en u houden samen het reïntegratiedossier (verzuimdossier, plan van aanpak en stukken arbodienst) bij. Minimaal één keer per 6 weken moet er een evaluatie plaatsvinden over de voortgang in het plan van aanpak en of het plan moet worden bijgesteld. Deze evaluatie vindt plaats in het SMO. Uiterlijk week 87: Opstellen reïntegratieverslag door werkgever, medewerker en arbodienst Uw werkgever (leidinggevende en casemanager), arbodienst en u stellen samen het reïntegratieverslag op. Dit verslag is heel belangrijk; hierin moet alles worden vastgelegd over wat er is gebeurd in de periode vanaf uw eerste ziektedag (in feite is het een samenvatting van het reïntegratiedossier, dat u en uw werkgever hebben bijgehouden). Uw mening en de mening van uw werkgever over de ziekte en de werkhervatting dienen er duidelijk in te staan. In week 91: WIA-aanvraag door de medewerker. U vraagt dit zelf aan, door het reïntegratieverslag in te dienen bij het UWV (let hierbij goed op de eisen die hieraan gesteld worden, anders kan dat vervelende gevolgen voor u hebben). Het UWV toetst of u en uw werkgever voldoende stappen hebben ondernomen om uw werkhervatting mogelijk te maken. Vanaf week 104: WIA-uitkering? Het UWV bepaalt in hoeverre u arbeidsongeschikt wordt verklaard en voor welke WIA-uitkering u in aanmerking komt. Als u het niet met uw werkgever en/of arbodienst eens bent, kunt u een 'deskundigenoordeel' aanvragen bij het UWV. 3 e Ziektejaar 6

7 Als u arbeidsongeschikt wordt verklaard, kan uw werkgever over gaan tot ontslag en mogelijk herplaatsing (in- of extern). Aan het ontslag gaat een verplichte reïntegratiefase vooraf waarin getracht wordt u naar ander werk te geleiden. 7

8 Verzuimprotocol; samenvatting voor de leidinggevende Hier kunt u precies lezen wat er gebeurt vanaf de eerste dag dat uw medewerker zich ziek meldt. Wat uw verantwoordelijkheid daarin is en wat de verantwoordelijkheden zijn van uw medewerker. 1e ziektedag: Ziekmelden (én betermelden) vóór 9.15 uur bij uw leidinggevende Bij ziekte dient uw medewerker zich vóór 9.15 uur bij u ziek te melden. U vraagt uw medewerker naar zijn of haar beperkingen en inzetmogelijkheden voor het werk en hoe lang zijn of haar ziekte gaat duren. U heeft het recht om hierover informatie aan uw medewerker te vragen, los van de precieze klachten. Van dit gesprek maakt u een verslag aan de hand van het formulier registratieformulier ziek en herstelmelding. U geeft de geregistreerde ziek- en/of herstelmelding door aan P&O vóór uur via het intern adres: ziekmelding@ggdbzo.nl. Bij afwezigheid dient u ervoor te zorgen dat er een vervanger of achterwacht aanwezig is voor het aannemen en doorgeven van ziekmeldingen. Aansluitend aan de 1 e ziektedag: Contactmomenten met uw leidinggevende Ter begeleiding, ondersteuning en preventie is het noodzakelijk dat u gedurende de eerste 6 weken veelvuldig contact heeft met uw zieke medewerker. U heeft bij voorkeur één keer in de week contact met uw medewerker, maar minimaal in/op dag 1 (telefonisch), einde week 1 (telefonisch), week 2 (telefonisch + kaartje), week 4 (bezoek + attentie) en week 6 (bezoek). U maakt hiervan een aantekening voor in het verzuimdossier. Hiermee bouwt u samen met uw medewerker een verzuimdossier op. Uiterlijk week 3: Uitnodiging voor uw eerste consult bij de bedrijfsarts De arbodienst zal uw zieke medewerker oproepen voor een consult bij de bedrijfsarts. U dient de bedrijfarts voorafgaand aan dit consult alle relevantie informatie omtrent en uw visie op uw zieke medewerker en diens klachten door te geven. Indien uw medewerker in verband met mobiliteit niet in de gelegenheid is om op consult te komen, dan moet uw medewerker in overleg met u contact opnemen met de arbodienst. In bijzondere gevallen kunt u, in overleg met de casemanager, vervroegd een consult aanvragen bij de bedrijfsarts voor uw zieke medewerker. Bij dreigend langdurig verzuim zal uw medewerker uiterlijk in week 4/5 worden uitgenodigd voor een tweede contactmoment met de arbodienst, tijdens het reïntegratiespreekuur bij de bedrijfsarts. Uiterlijk week 6: Opstellen probleemanalyse door bedrijfsarts De bedrijfsarts maakt een analyse van de mogelijkheden tot herstel en werkhervatting van uw zieke medewerker. De bedrijfsarts bepaalt wat de oorzaak is van zijn of haar ziekte, wat uw medewerker wel of niet kan en hij geeft aan wat er moet worden gedaan door uw medewerker en u, om uw medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk te laten gaan. Uiterlijk week 8: Opstellen plan van aanpak door werkgever én medewerker samen U stelt samen met uw medewerker en de casemanager een plan van aanpak op, op basis van de probleemanalyse van de bedrijfsarts. Uw medewerker moet het met het plan eens zijn, anders is het niet geldig. In het plan wordt beschreven welke stappen en activiteiten er ondernomen zullen worden, die het voor uw medewerker mogelijk maken om weer aan het werk te gaan. Reïntegratie kan plaatsvinden op elke beschikbare plek binnen de GGD Brabant-Zuidoost. GGD-BZO heeft vanuit de Wet Poortwachter een inspanningsplicht met betrekking tot de reïntegratie van haar zieke medewerkers. Leidinggevenden worden dan ook geacht mee te werken aan de reïntegratie van alle medewerkers binnen de GGD. Aansluitend week 8 - week 52: Evaluatie en bijstelling plan van aanpak U houdt samen met uw medewerker en casemanager het reïntegratiedossier (verzuimdossier, (bijstelling) plan van aanpak en stukken arbodienst) bij. U legt schriftelijk verslag van elk gesprek dat u met uw medewerker voert en de afspraken die u samen maakt. Wanneer uw medewerker start met de re-integratie in de eigen dan wel vervangende werkzaamheden, legt u de afspraken met betrekking tot de opbouw in uren en/of dagen schriftelijk vast. Bij elke wijziging in uren en/of dagen legt u de wijziging vast door middel van het UWV-formulier bijstelling Plan van Aanpak. Minimaal één keer per 6 weken evalueert u samen met de bedrijfsarts en de casemanager over de voortgang in het plan van aanpak en of het plan moet worden bijgesteld. Deze evaluatie vindt plaats in het Sociaal Medisch Overleg (SMO). De casemanager legt alle afspraken (door wie, op welke termijn, enz.) vast en deze worden door alle partijen ondertekend. De casemanager ziet toe op het verloop van het pva. In week 42: Ziekmelding naar UWV De arbodienst geeft namens de werkgever de (langdurige) ziekmelding van uw medewerker door aan het UWV. Op dit moment is er sprake van langdurige ziekte. In week 48: Arbeidsdeskundig onderzoek Uw werkgever vraagt een arbeidsdeskundig onderzoek aan. Uiterlijk week 52: Opstellen 1 e jaarsevaluatie door werkgever en medewerker samen U stelt samen met uw medewerker de 1e jaarsevaluatie op. Dit verslag neemt u op in het reïntegratiedossier. Het doel van deze evaluatie is dat werkgever en medewerker zo goed mogelijk het 2 e ziektejaar ingaan om daarin een optimaal reïntegratieresultaat te bereiken. Samen met uw medewerker blikt u daarbij terug op het afgelopen ziektejaar en daarmee kan het perspectief en het doel van de aankomende periode opnieuw bepaald worden. Dit evaluatieverslag dient ondertekend te worden door u en uw medewerker. Deze evaluatie kan leiden tot een bijstelling van het plan van aanpak. Aansluitend week 52 - week 104: Evaluatie en bijstelling plan van aanpak 8

9 U houdt samen met uw medewerker en casemanager het reïntegratiedossier (verzuimdossier, plan van aanpak en stukken arbodienst) bij. U legt schriftelijk verslag van elk gesprek dat u met uw medewerker voert en de afspraken die u samen maakt. Wanneer uw medewerker start met de re-integratie in de eigen dan wel vervangende werkzaamheden, legt u de afspraken met betrekking tot de opbouw in uren en/of dagen schriftelijk vast. Bij elke wijziging in uren en/of dagen legt u de wijziging vast door middel van het UWV-formulier bijstelling Plan van Aanpak. Minimaal één keer per 6 weken evalueert u samen met de bedrijfsarts en de casemanager over de voortgang in het plan van aanpak en of het plan moet worden bijgesteld. Deze evaluatie vindt plaats in het Sociaal Medisch Overleg (SMO). De reïntegratie van de zieke medewerker moet in deze periode nadrukkelijk aan de orde zijn. Uiterlijk week 87: Opstellen reïntegratieverslag door werkgever, medewerker en arbodienst U stelt samen met uw medewerker en de casemanager het reïntegratieverslag op. Dit verslag is heel belangrijk; hierin moet alles worden vastgelegd over wat er is gebeurd in de periode vanaf de eerste ziektedag van uw zieke medewerker (in feite is het een samenvatting van het reïntegratiedossier, dat u en uw medewerker hebben bijgehouden). Uw mening en de mening van uw medewerker over de ziekte en de werkhervatting dienen er duidelijk in te staan. In week 87 dient er een WIA-aanvraag plaats te vinden In week 91: WIA-aanvraag door de medewerker. Uw medewerker vraagt dit zelf aan, door het reïntegratieverslag in te dienen bij het UWV. Het UWV toetst of u en uw medewerker voldoende stappen hebben ondernomen om de werkhervatting van uw medewerker mogelijk te maken. Vanaf week 104: WIA-uitkering? Het UWV bepaalt of uw medewerker in aanmerking komt voor een WIA-uitkering. Als uw medewerker het niet met u en/of de arbodienst eens is, dan kan uw medewerker een 'deskundigenoordeel' aanvragen bij het UWV. In week 104 kan, indien de medewerker arbeidsongeschikt wordt verklaard, mogelijk de WIA-uitkering ingaan. Dit is volledig afhankelijk van de UWV. 3 e ziektejaar Als de medewerker arbeidsongeschikt wordt verklaard, kan de werkgever overgaan tot ontslag en mogelijk herplaatsing (in- of extern). Aan het ontslag gaat een verplichte reïntegratiefase vooraf waarin getracht wordt de medewerker naar ander werk te begeleiden. 9

10 Ziekmelding (1 e contact leidinggevende en zieke medewerker) Procedure De ziekmelding dient door de medewerker (wn) te worden aangegeven op de 1 e ziektedag bij de direct leidinggevende (lg) De ziekmelding dient plaats te vinden voor 9.15 uur. Indien lg niet aanwezig is, is de ziekmelding door te geven aan de achterwacht of vervanger (veelal secretariaat of collega). Indien ziekmelding niet is aangenomen door de lg, dan dient zo spoedig mogelijk na de ziekmelding contact gezocht te worden door de lg met de wn, liefst nog dezelfde dag.. De ziekmelding gaat gepaard met een kort gesprek en een neerslag van dit gesprek. Voor dit gesprek en de neerslag daarvan dient gebruik gemaakt te worden van het formulier registratieformulier ziek en herstelmelding. De lg (of de achterwacht) geeft de geregistreerde ziekmelding door aan P&O voor uur via het intern adres ziekmelding@ggdbzo.nl ( of indien tijdregistratie gerealiseerd is, is te bezien of de melding aan P&O via dat systeem te realiseren is.) P&O draagt verder zorg voor de doormelding nog dezelfde dag naar de arbo dienst en voert de melding in in het personeelsinformatiesysteem. Toelichting 1 e ziektedag De 1 e ziektedag is de eerste werkdag tijdens de ziekte. Werkdag Een werkdag is een dag waarop men normaal gesproken werkt, en dus recht heeft bezoldiging. Het weekend telt dus niet mee, evenmin als de vaste vrije dag van een deeltijder. Op een verlofdag heeft men recht op bezoldiging zodat ziekte op deze dag wel moet worden doorgegeven. Medewerkers in ziektewet-uitkering Medewerkers die een Ziektewet-uitkering genieten moeten de ziekmelding uiterlijk op de 4 e ziektedag doorgeven aan de UWV. Ziekmeldingsgesprek en -registratie Het voeren van het ziekmeldingsgesprek en het verstrekken en verkrijgen van de noodzakelijke informatie is de verantwoordelijkheid van de lg. In het gesprek moet aan de orde komen: de reden en de oorzaak van de ziekte de verwachte duur van de ziekte het overnemen van taken het afzeggen van afspraken waar is de medewerker te bereiken tijdens de ziekte wat is het vervolg op dit gesprek Van dit gesprek is een verslag te maken. De neerslag van dit gesprek dient geregistreerd te worden op het formulier registratieformulier ziek en herstelmelding, zie daartoe de bijlage. Dit is de 1 e administratieve handeling van het (mogelijk) ziekteverzuimdossier. Privacy De zieke medewerker dient aan de werkgever te melden welke beperkingen hij ondervindt om aan het werk te gaan. De medewerker hoeft echter, als hij dat niet wil, niet aan de werkgever te zeggen wat de precieze klachten zijn. Vakantie en ziekte Een zieke medewerker moet toestemming vragen aan zijn lg om op vakantie te gaan. De lg vraagt daartoe het advies van de bedrijfsarts. De verplichtingen bij ziekte gelden voor zover mogelijk ook tijdens vakantie. De 1 e ziektedag kan immers tijdens de vakantie van de medewerker vallen. Een ziekte van betekenis moet in principe gemeld worden vanaf het vakantieadres en later aannemelijk gemaakt worden door het overleggen van een verklaring van een arts. 10

11 Herstelmelding Procedure De herstelmelding dient door de medewerker (wn) te worden aangegeven op de 1 e hersteldag bij de direct leidinggevende (lg) De herstelmelding dient plaats te vinden voor 9.15 uur. Indien lg niet aanwezig is, is de herstelmelding door te geven aan de achterwacht of vervanger (veelal secretariaat of collega). Indien de herstelmelding niet is aangenomen door de lg, dan dient zo spoedig mogelijk de vervanger de lg te informeren waarna de lg contact opneemt met de wn. De herstelmelding gaat gepaard met een kort gesprek en de neerslag van dit gesprek dient geregistreerd te worden op het formulier registratieformulier ziek en herstelmelding. De lg (of de achterwacht) geeft de geregistreerde herstelmelding door aan P&O voor uur via het intern adres ziekmelding@ggdbzo.nl P&O draagt verder zorg voor de doormelding nog dezelfde dag naar de arbo dienst en voert de melding in in het personeelsinformatiesysteem. Toelichting 1 e hersteldag De 1 e hersteldag is de eerste kalenderdag van herstel. Herstelmeldingsgesprek en -registratie Het voeren van het herstelmeldingsgesprek en het verkrijgen van de noodzakelijke informatie is de verantwoordelijkheid van de lg. In het gesprek moet aan de orde komen: de evaluatie van de ziekteperiode eventuele preventieve aandachtpunt eventuele begeleiding De neerslag van dit gesprek dient geregistreerd te worden op het formulier registratieformulier ziek en herstelmelding, zie daartoe de bijlage. Dit is mogelijk de laatste administratieve handeling van het ziekteverzuimdossier. Bij terugkeer en herstel na een lange periode van ziekte is het ook noodzakelijk om de eventuele preventieve aandachtspunten en de eventuele begeleiding af te stemmen met de adviezen in deze van de arbodienst. Begeleiding Er kan ook sprake zijn van een begeleiding van de (gedeeltelijk) herstelde wn door de lg. Bijvoorbeeld bij verandering van werk, andere taken of ander werkritme. Afspraken hieromtrent moeten worden geregistreerd en uitgevoerd. Medewerkers in ziektewet-uitkering Medewerkers die een Ziektewet-uitkering genieten moeten de herstelmelding uiterlijk op de 2 e dag doorgeven aan de UWV. 11

12 Contact tussen medewerker en werkgever Procedure ziekteverzuimbegeleiding Het 1 e contact van de lg met de wn moet tot stand komen bij de ziekmelding Binnen 6 weken moet helder zijn of de ziekte langdurig dreigt te worden. Ter begeleiding, ondersteuning en preventie is het noodzakelijk dat de lg gedurende de 1 e 6 weken veelvuldig contact heeft met de wn. Verplichte contactmomenten zijn: Dag 1 (telefonisch) Einde week1 (telefonisch) Week 2 (telefonisch + kaartje) Week 4 (bezoek + attentie) Week 6 (bezoek) Niet alleen de frequentie maar ook de wijze waarop het contact plaats vindt, heeft betekenis voor het proces van reïntegratie. Het persoonlijk contact is het uitgangspunt voor de begeleiding. Zo kan het voor een zieke wn stimulerend zijn om uitgenodigd te worden op de werkplek en, afhankelijk van de mogelijkheden en beperkingen, werkgerelateerd bezig te zijn, zoals het bijwonen van een werkoverleg, e.d.. Na 6 weken wordt de ziekte bezien in het kader van een langdurig ziekteverzuim, vandaar dat in week 8 een plan van aanpak opgesteld dient te zijn, gericht op een reïntegratie van de zieke wn. De zieke wn wordt daartoe uitgenodigd op de werkplek. Nadat het plan van aanpak is opgesteld dient de begeleiding van de lg gericht te zijn op de uitvoering en eventuele bijstelling van het plan van aanpak. Minimaal 1 x per 6 weken moeten de wn en de lg overleggen over de voortgang en de resultaten van het plan van aanpak. Conflictsituatie Is het ziekteverzuim van de wn een gevolg van een conflict met de lg, dan moet in onderling overleg een andere ziekteverzuimbegeleider worden aangesteld. Veelal zal dat de naast hogere leidinggevende moeten zijn of een personeelsadviseur. Ziekteverzuimdossier (bijhouden ziekteverloop door werkgever) De lg is verplicht het verloop van de ziekte en alle contacten in deze bij te houden. Hij/zij legt daartoe een ziekteverzuimdossier aan. Dit betekent dat er aantekeningen gemaakt moeten worden van alle gebeurtenissen m.b.t. het ziektegeval. Alle feitelijke gegevens, documenten, gespreksverslagen en correspondentie moeten worden vastgelegd. Dit dossier wordt met name relevant bij dreigend langdurig ziekteverzuim. Deze gegevens worden dus later gebruikt voor het plan van aanpak en het reïntegratie verslag. T.b.v. de verantwoording achteraf aan de UWV (de poortwachter) is het van belang alles vast te leggen dat betrekking heeft op de begeleiding van het ziekteverzuim, m.n. de gepleegde acties van de werkgever en wn. Kopieën van belangrijke stukken, zoals gespreksverslagen, worden aan de wn verstrekt. Privacy De werkgever is verantwoordelijk voor het opbergen van de formele stukken van het individuele ziekteverzuimdossier en voor het treffen van maatregelen ter beveiliging van deze gegevens in het licht van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Binnen de organisatie mogen alleen functionarissen over deze gegevens beschikken voor zover ze deze direct nodig hebben voor de uitvoering van hun taak als leidinggevende, P&O, of casemanager. Gedurende de ziekteverzuimperiode is het ziekteverzuimdossier in beheer bij de lg. De lg bergt het ziekteverzuimdossier op in zijn/haar persoonlijke afgesloten kast op zijn/haar kamer. Na afsluiting van de ziekteverzuimperiode is het ziekteverzuimdossier (of een samenvatting) af te leggen in het personeelsdossier. Plan van aanpak In week 8 dienen de werkgever (lg) en de medewerker (wn) samen een plan van aanpak op te stellen. Er is nu sprake van dreigend langdurig ziekteverzuim. Dit plan van aanpak moet gericht zijn op de mogelijkheden tot terugkeer naar de arbeid. Als input voor het opstellen van het plan van aanpak moet worden gebruikt de probleemanalyse en het advies van de arbodienst. De arbodienst verstrekt deze gegevens binnen 6 weken na de 1 e ziektedag. Tevens wordt dan vastgesteld welke personeelsadviseur als casemanager gaat optreden. De werkgever (lg) en medewerker ondertekenen het plan. 12

13 De werkgever (lg) verstrekt een exemplaar van het plan aan de wn, en aan de casemanager. Bij twijfel wordt het plan van aanpak ingescant en per mail verstuurd naar de bedrijfsarts. De werkgever en medewerker geven vervolgens samen uitvoering aan het plan van aanpak. Privacy De werkgever (P&O) voegt het plan van aanpak toe aan het ziekteverzuimdossier en draagt zorg voor beheer en privacy van het dossier. Casemanager In week 8, bij het opstellen van het plan van aanpak, wordt een casemanager aangewezen. Binnen de GGD-BZO zijn daartoe twee mogelijkheden; of de sectormanager of de personeelsadviseur. Voor het jaar 2008 is bepaald dat de personeelsadviseur van de betreffende sector op gaat treden als casemanager. De casemanager gaat nu de regie voeren van de ziekteverzuimbegeleiding. Hij/zij neemt het initiatief tot (vervolg)gesprekken tussen wn en lg, en andere acties en voert de nodige administratieve handelingen uit (of laat uitvoeren). Minimaal 1 x per 6 weken moeten de wn en de lg overleggen over de voortgang en de resultaten van het plan van aanpak. De werkgever is verantwoordelijk voor het reïntegratieproces, en daarmee voor het functioneren van de casemanager. Reintegratiedossier De casemanager is verantwoordelijk voor het reintegratietraject. Hij voert de regie over de uitvoering van de plannen. Hij/zij legt daartoe een reïntegratiedossier aan. Dit dossier wordt gestart in week 8 als de casemanager met zijn rol start. Het reïntegratiedossier bevat alle zaken die in het kader van het reintegratieproces worden uitgevoerd. In het dossier is dus het verloop van de ziekte (ziekteverzuimdossier) en het verloop van het reïntegratietraject nauwgezet te administreren Dit betekent dat er aantekeningen gemaakt moeten worden van alle gebeurtenissen m.b.t. het reïntegratie traject. Alle feitelijke gegevens, documenten, gespreksverslagen en correspondentie moeten worden vastgelegd. Dit dossier wordt met name relevant bij een eventuele beoordeling voor de WIA. De werkgever moet dan kunnen aantonen dat hij alles wat in zijn vermogen ligt, gedaan heeft om de zieke medewerker te reïntegreren. Deze gegevens worden dus later gebruikt voor het reïntegratieverslag aan de UWV. Kopieën van belangrijke stukken, zoals gespreksverslagen, worden aan de wn verstrekt. Privacy De werkgever is verantwoordelijk voor het opbergen van de individuele reintegratiedossier en voor het treffen van maatregelen ter beveiliging van deze gegevens in het licht van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Binnen de organisatie mogen alleen functionarissen over deze gegevens beschikken voor zover ze deze direct nodig hebben voor de uitvoering van hun taak als leidinggevende, P&O, of casemanager. Gedurende de ziekteverzuimperiode is het reïntegratiedossier in beheer bij de casemanager. De casemanager bergt het reïntegratiedossier op in zijn/haar persoonlijke afgesloten kast op zijn/haar kamer. Na afsluiting van de ziekteverzuimperiode is het reïntegratiedossier (of een samenvatting) af te leggen in het personeelsdossier. Evalueren en bijstellen plan van aanpak Het evalueren en eventueel bijstellen van het plan van aanpak geschiedt zo vaak als nodig. Echter tenminste na iedere 6 weken. Bijstelling van het plan van aanpak vindt ten minste plaats als de werknemer niet meer in de eigen functie kan terugkeren, als de medewerker niet meer in de eigen organisatie kan terugkeren en een reïntegratiebedrijf ingeschakeld moet worden, bij elke wijziging in uren en/of dagen gedurende de periode dat de medewerker reïntegreert in eigen dan wel vervangende werkzaamheden. Arbeidsdeskundig onderzoek Het UWV stelt dat na één jaar ziekte een arbeidsdeskunidg onderzoek dient plaats te vinden om de mogelijkheid tot terugkeer in de eigen functie te onderzoeken. Als terugkeer in de eigen functie niet mogelijk blijkt of als daar twijfels over blijven bestaan, dan dient in het 2 e ziektejaar direct spoor 2 (re-integratie buiten de eigen organisatie) gestart te worden. 13

14 1 e jaarsevaluatie Het ziekte- en reïntegratietraject kan in totaal 2 jaar in beslag nemen. (Mogelijk nog langer; zie subparagraaf 3 e ziektejaar) Dit is een lange periode. Als verplicht moment is daarom een moment van tussenevaluatie ingevoerd; de zgn. 1 e jaarsevaluatie. Deze verplichte evaluatie is gericht op het evalueren van de reïntegratie-inspanningen weergegeven in het plan van aanpak over de periode van het eerste jaar arbeidsongeschiktheid. Voor het verstrijken van de 1 e ziektejaar (52 weken) dient deze 1 e jaarsevaluatie uitgevoerd te worden. De UWV stuurt tussen de 42 e en 52 e ziekteweek een brief ter herinnering aan de 1ejaarsevaluatue. Werkgever en medewerker kunnen deze evaluatie uitvoeren tussen de 46 e en de 52 e week. Van deze evaluatie is een verslag op te stellen dat door zowel de werkgever als de medewerker ondertekend moet worden. Eventueel leidt deze evaluatie tot een bijstelling van het plan van aanpak. Dit verslag dient opgenomen te worden in het reïntegratiedossier. Het UWV weegt derhalve deze evaluatie mee bij de WIA-aanvraag (poortwachtertoets). Het doel van deze evaluatie is dat werkgever en medewerker zo goed mogelijk het 2 e ziektejaar ingaan om daarin een optimaal reïntegratieresultaat te bereiken. Zij blikken daarbij terug op het afgelopen ziektejaar en kunnen daarmee het perspectief en het doel van de aankomende periode opnieuw bepalen. De kernvraag bij de evaluatie is, wat stond werkgever en medewerker aanvankelijk voor ogen en hebben zij dat bereikt. Is het afgesproken doel gehaald? Indien dit niet het geval is, is de huidige aanpak nog wel reëel? Het gaat met andere woorden om de vraag of de reïntegratie nog op de goede koers ligt. De eerstejaarsevaluatie is erop gericht te bewerkstelligen dat de resterende mogelijkheden van de medewerker zo goed mogelijk worden benut. WIA aanvraag en reïntegratieverslag In week 87 ontvangt de medewerker een aanvraag voor WIA Na 90 weken ziekteverzuim, in week 91, dient de medewerker een aanvraag voor WIA in bij de UWV. Ter ondersteuning van de WIA aanvraag wordt een reïntegratie verslag opgesteld en mee verzonden. Het reïntegratie verslag is een samenvatting van het bijgehouden reïntegratiedossier. Het bestaat uit drie delen: De werkgeversbijdrage Het medisch deel De medewerkersbijdrage De werkgeversbijdrage bevat het plan van aanpak en gegevens met betrekking tot de uitvoering daarvan. De medewerkersbijdrage bevat het oordeel van de medewerker over het gehele traject (inspanningen van medewerker, werkgever en arbodienst). De arbodienst levert het medisch deel. Het opstellen van het reïntegratieverslag is een verantwoordelijkheid van de werkgever ten opzichte van de UWV en dient als verantwoording achteraf voor verrichte reïntegratieinspanningen. Het reïntegratieverslag komt tot stand in overleg met de medewerker. Het verslag moet daarom tijdig, week 89, voor aanvraag van de WIA met de medewerker besproken worden. Bij die gelegenheid kan de bijdrage van de medewerker worden besproken en opgetekend. De medewerker mag weigeren zijn bijdrage aan de werkgever te laten zien. Dat kan het geval zijn bij een arbeidsconflict of als hij in wil gaan op de medische gegevens. De werkgever en arbodienst verstrekken een afschrift van hun bijdragen aan de medewerker. Het reïntegratieverslag wordt door de medewerker naar de UWV gestuurd. Second opinion Indien er meningsverschillen bestaan tussen werkgever en medewerker over De mate van arbeidsongeschiktheid; De vraag of er sprake is van passende arbeid in de organisatie; De vraag of de werkgever voldoende reïntegratie inspanningen heeft gepleegd; De vraag of de medewerker voldoende heeft meegewerkt aan de reïntegratie; 14

15 kan de werkgever of medewerker aan de arbodienst verzoeken om een advies. Kan de werkgever of de medewerker zich niet vinden in dit advies dan kan de UWV verzocht worden om een second opinion Het oordeel van de UWV in niet bindend. Informatie De arbodienst is bij wet verplicht de medewerker te informeren over rechten, plichten en sancties met betrekking tot reïntegratie. De GGD draagt er zorg voor dat alle medewerkers op de hoogte worden gesteld over de inhoud van het ziekteverzuimbeleid, c.q. -protocol. 3 e Ziektejaar Als de medewerker door het UWV arbeidsongeschikt wordt verklaard, kan de werkgever over gaan tot ontslag en mogelijke herplaatsing (in- of extern). Aan het ontslag gaat een verplichte reïntegratiefase vooraf waarin getracht wordt de medewerker naar ander werk te geleiden. 15

16 Contact tussen medewerker en arbodienst Preventie Ter voorkoming van ziekteverzuim wordt de medewerker (wn) de gelegenheid geboden zich te wenden tot de arbodienst om advies in te winnen. Daartoe heeft de arbodienst een arbospreekuur. Het bezoek aan het arbospreekuur door de medewerker kan plaats vinden na overleg met de medewerker, de leidinggevende (lg). In onderling overleg wordt beoordeeld of een bezoek zinvol is. Procedure ziekteverzuimbegeleiding Het contact tussen de medewerker (wn) en de arbodienst dient plaats te vinden als werkgever, medewerker of arbodienst kennis draagt van feiten en omstandigheden die, ter beperking van de ziekteverzuimduur, direct ingrijpen wenselijk of noodzakelijk maken. In week 2/3 ontvangt de wn een uitnodiging van de arbodienst (tevens wordt een samenvatting van het verzuimprotocol meegestuurd). Uiterlijk in week 3/4 dient het 1 e contact plaats te vinden tussen wn en arbodienst. Dit geschiedt middels een consult bij de bedrijfsarts. De zieke wn geeft alle relevante informatie omtrent zijn klachten aan de bedrijfsarts. Aan de hand van de bevindingen worden vervolgacties gepland. Afspraken daaromtrent moeten worden gemaakt. Aan de orde moeten komen: behandeladvies; wanneer weer aan het werk; is het nodig werkplek, werktijden of werkinhoud aan te passen? In bijzondere gevallen kan het 1 e contact eerder dan week 3 plaatsvinden. Zo kan bijvoorbeeld veelvuldig kortdurend ziekteverzuim voor de werkgever reden zijn om te (laten) onderzoeken wat er aan de hand is. In geval van dreigend langdurig ziekteverzuim zal de wn uiterlijk in week 4 worden uitgenodigd voor een 2 e contactmoment tijdens het reïntegratie spreekuur bij de bedrijfsarts. Vanaf het 1 e reïntegratie spreekuur zal er iedere 6 weken of zonodig frequenter met de wn geëvalueerd worden. Probleemanalyse en advies In week 4 kan een zieke wn worden uitgenodigd voor het reïntegratie spreekuur van de bedrijfsarts. De bedoeling is te komen tot een inschatting van een dreigend langdurig ziekteverzuim. Bij dreigend langdurig ziekteverzuim vraagt de werkgever (lg) formeel om een advies van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts maakt aan de hand van zijn bevindingen tijdens het spreekuur een probleemanalyse op. Als na 5 weken blijkt dat het ziekteverzuim aanhoudt, dient de bedrijfsarts uiterlijk in week 6 de probleemanalyse en het advies aan te leveren. Deze gegevens worden vervolgens gebruikt als input voor het opstellen van het plan van aanpak. Een probleemanalyse en advies zijn eerder nodig zodra ziekteverzuim langer dreigt te gaan duren (bijvoorbeeld bij situatieve ziekte of psychische klachten) of zodra werkhervatting onder aangepaste omstandigheden mogelijk lijkt. Het advies gaat in op de beperkingen en de medische verantwoorde mogelijkheden om te werken. De werkgever ontvang dat gedeelte van de probleemanalyse dat hij nodig heeft om een plan van aanpak voor reïntegratie te kunnen maken. 16

17 Contact tussen werkgever en arbodienst Procedure ziekteverzuimbegeleiding Uiterlijk in week 3 vindt het 1 e contact plaats te vinden tussen wn en bedrijfsarts. De wn ontvangt een uitnodiging. Voordat de wn op consult gaat bij de bedrijfsarts moet de lg alle informatie die hij inmiddels heeft over de zieke wn doorgeven aan de bedrijfsarts. Ook maakt hij zijn visie op de zieke wn kenbaar. Tijdens het consult bij de bedrijfsarts geeft de zieke wn alle relevante informatie omtrent zijn klachten aan de bedrijfsarts. Aan de hand van de bevindingen worden vervolgacties gepland. In bijzondere gevallen kan het 1 e contact eerder dan week 3 plaatsvinden. Het 1 e contact tussen werkgever en arbodienst over een ziektegeval vindt plaats na 3 weken, na de 1 e ziektedag. De arbodienst doet dan verslag van zijn 1 e contact met de zieke wn. Afhankelijk van de bevindingen kan de lg contact zoeken met de bedrijfsarts ter verheldering van het ziektegeval en/of om aanvullende afspraken te maken. De bedrijfsarts heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de medische gegevens en andere bijzonderheden die de persoonlijke levenssfeer betreffen. Normaal gesproken zijn deze gegevens niet relevant voor een advies aan de werkgever over de mate en de duur van de arbeidsongeschiktheid, noodzakelijke behandelingen en eventuele aanpassingen die kunnen worden getroffen in het kader van werkhervatting. Acht de bedijfsarts het wenselijk om deze gegevens aan derden, waaronder de werkgever, te verstrekken, dan is vooraf toestemming van de medewerker nodig. Er zijn uitzonderingsgevallen denkbaar waarin zonder toestemming van betrokkene medische gegevens mogen worden verstrekt. In dergelijke gevallen zal de gezondheid, veiligheid en welzijn binnen de organisatie van de werkgever in het geding zijn, zoals bij bepaalde infectieziekten. Sociaal Medisch Overleg Periodiek, 1 maal per 6 weken, wordt er bij de GGD-BZO een sociaal-medisch-overleg (smo) gehouden. Dit overleg wordt in 1 e instantie gebruikt om de individuele ziekteverzuimbegeleiding besproken. In het SMO kunnen echter ook niet ziekte casussen, maar meer algemene beleidsachtige onderwerpen worden besproken, zoals afdelingsproblematieken, preventie adviezen, ziekteverzuimcijfers, e.d. Bij de behandeling van een case in het SMO worden altijd aanwezig geacht de teammanager en de casemanager. De casemanager/personeelsadviseur maakt een verslag en stelt het verslag ter beschikking aan de deelnemers en aan de personeelsadministratie P&O. UWV ziekmelding In week 42 dient een ziekmelding verstuurd te worden naar de UWV. Namens de werkgever verzorgt de Arbodienst deze melding. De melding is van belang voor de wachttijd voor een WIAuitkering. 17

18 Bijlage Plan van aanpak, probleemanalyse en reïntegratie-advies Het plan van aanpak is het plan dat gericht is op alle interventies die te plegen zijn om de dreigend langdurig zieke medewerker zo snel als mogelijk weer terug te laten keren in het arbeidsproces. Het plan is dus primair gericht op reïntegratie. Het plan is samen te maken tussen werkgever en medewerker. Het is gebaseerd op de probleemanalyse en het reïntegratie-advies van de bedrijfsarts. Het plan van aanpak behoeft de instemming van de medewerker. Alle afspraken, acties worden daarin vastleggen. Een copy van het plan gaat naar medewerker, leidinggevende, de casemanager en de arbo-dienst. Een eventuele second opinion is te verkrijgen bij de UWV. Tevens dient voor de begeleiding van de uitvoering van het plan van aanpak een casemanager te worden aangewezen. Binnen de GGD-BZO kan dat of de leidinggevende of de personeelsadviseur zijn. Het plan van aanpak omvat items als: Waartoe leidt het plan Acties werkgever om terugkeer te bespoedigen Acties medewerker om terugkeer te bespoedigen Afspraken over contact tussen arbodienst en door medewerker geraadpleegde behandelaars Bij herplaatsing elders; afspraken over reïntegratiebedrijf Welke termijnen worden voor de acties afgesproken Op welke momenten worden de afgesproken acties geëvalueerd Bij de terugkeer, reïntegratie vooral kijken naar mogelijkheden als: Aangepast werk Kortere werkdagen Begeleiding Behandeling Omscholing/training Bemiddeling Overplaatsing Andere functie De uitvoering van het plan vereist frequent contact (min. 1x per 6 weken) tussen: medewerker en werkgever medewerker en arbo-dienst werkgever en arbodienst Verantwoordelijkheden bij de probleemanalyse en het reïntegratieadvies De arbodienst: nodigt de zieke medewerker uiterlijk in de vierde week na ziekmelding uit voor het reïntegratiespreekuur stelt, indien er sprake lijkt te zijn van dreigend langdurig ziekteverzuim, aan de hand van de bevindingen uiterlijk in de zesde week na ziekmelding de probleemanalyse en het reïntegratieadvies op stuurt hiervan een exemplaar toe aan de medewerker en aan de werkgever maakt vervolgafspraken met de medewerker en legt de bevindingen vast; ook hiervan ontvangen zowel medewerker als de werkgever een exemplaar De medewerker: is verplicht gehoor te geven aan de uitnodigingen van de arbodienst om op het reïntegratiespreekuur te verschijnen informeert zijn leidinggevende vooraf over de afspraken die met de arbodienst zijn gemaakt om op het spreekuur te verschijnen 18

19 informeert zijn leidinggevende achteraf over de afspraken die met de arbodienst tijdens het spreekuur zijn gemaakt De afdeling P&O: stuurt afschriften van de probleemanalyse en het reïntegratieadvies zo spoedig mogelijk door naar de betreffende leidinggevende en neemt contact met hem op over de gewenste ondersteuning Verantwoordelijkheden bij het plan van aanpak De medewerker: werkt mee aan het opstellen, evalueren en bijstellen van het plan van aanpak komt de samen met zijn leidinggevende gemaakte afspraken in het plan van aanpak na is verplicht passend werk te aanvaarden De leidinggevende: neemt initiatief tot het opstellen, evalueren en bijstellen van het plan van aanpak maakt daartoe na acht weken en vervolgens regelmatig, maar in ieder geval elke zes weken een afspraak met de betreffende medewerker komt de samen met zijn medewerker gemaakte afspraken in het plan van aanpak na bespreekt de voortgang van het plan van aanpak indien gewenst in het Sociaal Medisch Overleg De casemanager: adviseert de leidinggevende bij het opstellen van het plan van aanpak bewaakt of de gemaakte afspraken op de juiste tijdstippen zijn uitgevoerd voert de hem betreffende afspraken in het plan van aanpak uit plaatst de betreffende medewerker op verzoek van de leidinggevende op de agenda van het Sociaal Medisch Overleg schakelt zo nodig een reïntegratiebedrijf in om reïntegratie buiten de organisatie te bewerkstelligen stuurt afschriften van (de bijstellingen) in het plan van aanpak naar de medewerker en de arbodienst De bedrijfsarts: voert een controle uit op de kwaliteit van het plan van aanpak stuurt een rapportage van deze controle naar de casemanager adviseert over mogelijke interventies en bijstellingen van het plan van aanpak bespreekt de voortgang van het plan van aanpak, indien gewenst door de leidinggevende, in het Sociaal Medisch Overleg 19