BELEIDSPLAN TENNISVERENIGING DE PEPPELIEREN

Transcriptie

1 BELEIDSPLAN TENNISVERENIGING DE PEPPELIEREN

2 1. Voorwoord Algemene informatie Waarom een beleidsplan? Missie en Visie Missie Visie TV De Peppelieren anno Actuele situatie Externe factoren Demografische ontwikkelingen Politieke, economische en sociale ontwikkelingen Technologische ontwikkelingen Ontwikkelingen in de (tennis)sport Ontwikkelingen in het gedrag van de sporter Interne Factoren SWOT-analyse Strategische doelstellingen Leden Junioren Senioren Veteranen Nieuwe leden Accommodatie Sponsoring Financieel Algemeen/commissies Organisatiestructuur TV De Peppelieren Organigram Bestuur Commissies Overlegvormen Actieplan Acties voor nieuwe leden Acties voor junioren Acties voor senioren Acties voor de trainingen Acties voor accommodatie Acties voor sponsoring Acties voor financiën Acties voor commissies

3 1. Voorwoord 1.1 Algemene informatie Tennisvereniging "De Peppelieren" is opgericht op 15 april De banen liggen vanaf 1993 aan de Hogenbergseweg 30b in Liempde. Op het tennispark wordt gespeeld op 8 kunstgrasbanen welke alle beschikken over verlichting. Tennisvereniging "De Peppelieren" is een recreatieve vereniging waar de Liempdse gezelligheid een belangrijke rol speelt. Deze eigen identiteit willen we niet veranderen. Nagenoeg alle leden van de vereniging zijn woonachtig in Liempde. Door het Liempdse karakter van de vereniging zijn veel vrijwilligers bereid wat voor de vereniging te doen. Op dit moment telt de vereniging circa 600 leden waarvan er circa 110 leden jonger zijn dan 18 jaar. Het park is al geruime tijd geprivatiseerd en wordt geheel door de vereniging zelf onderhouden. Het paviljoen is in eigen beheer en wordt voor een groot deel door vrijwilligers bemand. 1.2 Waarom een beleidsplan? Het bestuur van tennisvereniging De Peppelieren heeft besloten om een beleidsplan te schrijven, om te bepalen waar we op dit moment met onze vereniging staan en wat er moet veranderen binnen onze vereniging en in welk tijdsbestek. Tijdens de discussies die we hebben gevoerd voor het opzetten van het beleidsplan kwamen we er steeds meer achter dat het beleid op diverse punten voor verbetering vatbaar is. Die verbeterpunten zijn verwoord in het plan. Het beleidsplan is geschreven voor de komende vijf jaar en het plan wordt tussentijds, bij voorkeur jaarlijks, getoetst. 3

4 2. Missie en Visie 2.1 Missie De missie van TV De Peppelieren vertegenwoordigt het bestaan van onze vereniging. TV De Peppelieren wil een tennisvereniging zijn, die Liempdse mensen van verschillende leeftijden bij elkaar brengt om te tennissen in een gezellige sfeer. De nadruk ligt hierbij op het recreatieve tennis en we willen meer aandacht geven aan de prestatieve jongeren (zowel junioren als senioren). We willen hen de kans geven om zich bij onze vereniging te ontwikkelen, zodat we ze kunnen behouden voor onze vereniging. 2.2 Visie Door middel van een visie wil het bestuur richting geven aan de komende jaren. - TV De Peppelieren moet een vereniging zijn met een open karakter; het moet een ontmoetingsplaats zijn voor met name Liempdse mensen, jong en oud. Er moet meer aandacht komen voor nieuwe leden en 55-plussers. - TV De Peppelieren biedt ruimte voor zowel recreatieve als prestatieve leden en we willen dat deze leden zich thuis voelen bij onze vereniging. Wij willen prestatieve jongeren de kans geven om zich bij onze vereniging te ontwikkelen, met als doel hen kunnen behouden voor onze vereniging. De uitgangspunten zijn verder uitgewerkt in het Jeugdbeleidsplan en het Voorgezet Jeugdbeleidsplan. - TV De Peppelieren moet binnen haar mogelijkheden voldoende faciliteiten en activiteiten hebben die aansluiten bij de uiteenlopende behoeften van de leden. We moeten er ook voor waken dat onze toernooien zowel intern als extern goed blijven draaien. - TV De Peppelieren stimuleert haar leden om vrijwilligerstaken op zich te nemen, in die zin, dat indien een lid zich inzet als vrijwilliger voor de vereniging, dit wordt beloond door middel van een korting op de contributie. Op deze wijze willen wij vrijwilligerstaken stimuleren, zoals bardiensten, onderhoudsactiviteiten, commissielid etc. Jonge senioren moeten nog meer bij de vrijwilligerstaken worden betrokken. - TV De Peppelieren wil een moderne vereniging zijn, waarbij de communicatie steeds meer wordt gedigitaliseerd (website en ). Zo hebben de leden de mogelijkheid om via onze website in te loggen. Het bestuur en de commissies maken ook steeds meer gebruik van de digitale mogelijkheden van onze website voor hun werkzaamheden. Dit voorkomt vergissingen en is voor iedereen eenduidig en toegankelijk. 4

5 3. TV De Peppelieren anno Actuele situatie TV De Peppelieren is een financieel gezonde vereniging met ongeveer 617 leden, waarvan 511 senioren en 106 junioren. 92 % van de leden is uit Liempde afkomstig. In 1995 is TV De Peppelieren geprivatiseerd. Zoals gezegd beschikt de vereniging over 8 kunstgrasbanen en een mooi paviljoen/accommodatie. Dit alles wordt grotendeels onderhouden door 150 vrijwilligers. Alle activiteiten die bij onze vereniging worden gehouden, zijn georganiseerd door commissies. Verder heeft TV De Peppelieren een eigen website. Het ledenbestand is als volgt samengesteld (peildatum 1 december 2010). Junior Senior Man Vrouw Totaal Externe factoren Hieronder staan een aantal externe factoren genoemd, die van invloed (kunnen) zijn op de ontwikkeling van onze vereniging Demografische ontwikkelingen - Vergrijzing - Individualisering (en daardoor afname van het clubgevoel daardoor minder vrijwilligers) - Kleinere gezinnen/toename van het aantal 1- en 2-persoons huishoudens Politieke, economische en sociale ontwikkelingen - Toenemende complexiteit van wet- en regelgeving - Concurrentie van andere sportverenigingen/ grote keuze in verschillende vormen van sport - Woningbouw nabij onze accommodatie - Toename mobiliteit/minder afhankelijk van eigen dorp - Minder subsidies van overheden beschikbaar Technologische ontwikkelingen - en internet - Automatisering Ontwikkelingen in de (tennis)sport - Algemene trend bij de meeste tennisverenigingen is een vergrijzing van het ledental, verminderde instroom van jonge leden en een steeds groter verloop bij de jeugd vanaf 17/18 jaar. - Invloed en betrokkenheid van de KNLTB. - Fit zijn is hot. - Sportmarkt haakt in op beperkte tijd van sporter. - Groeiende groep actieve 50-plussers. 5

6 3.2.5 Ontwikkelingen in het gedrag van de sporter De jongeren hebben keuze uit veel verschillende vormen van sport in Liempde. Met name voetbal, Hockey en Volleybal zijn in trek. Men is vaak lid van meerdere verenigingen. - Individualisering en daardoor minder clubgevoel. - Men is veeleisender geworden; men voelt zich meer klant dan lid. - Iedereen heeft het druk en daardoor minder tijd voor sport en vrijwilligerswerk. 3.3 Interne Factoren Hieronder staan een aantal interne factoren genoemd, die van invloed (kunnen) zijn op de ontwikkeling van onze vereniging. - TV De Peppelieren heeft gelukkig nóg voldoende vrijwilligers. Alle commissies zijn bezet en de bardiensten kunnen gepland worden met de huidige barvrijwilligers, en een aantal betaalde barmedewerkers. Dit is tevens ook een zwakpunt van onze vereniging. Het huidig aantal vrijwilligers is ook nodig om alles te laten draaien zoals het nu gaat. Echter, algemene trend is terugloop van het aantal beschikbare vrijwilligers. We zullen dus een actief wervingsbeleid moeten blijven voeren om voldoende vrijwilligers te blijven behouden. Bovendien beginnen onze vrijwilligers te vergrijzen. We willen graag jonge senioren motiveren om vrijwilligerstaken op zich te nemen. - TV De Peppelieren wil de contributie zo laag mogelijk houden en schappelijke prijzen in de kantine. 3.4 SWOT-analyse De SWOT-analyse vormt de verbinding tussen de doelstellingen van de vereniging en het beleid (zie beleidsplannen). We zijn hierbij uitgegaan van de huidige situatie van onze vereniging: onze sterke en zwakke punten, de kansen die er zijn en de bedreigingen die we het hoofd moeten bieden. Sterke punten Locatie en omvang van het tennispark Clubhuis en terras Gezellige vereniging Voldoende vrijwilligers All weather banen (Financieel) onafhankelijk Laagdrempelige toenadering Actieve commissies/goede bezetting Goede, capabele trainers Continuïteit administratieve taken Zwakke punten Veel baanbezetting voor training/activiteiten Geen hoog spelend prestatieteam Commissies zitten allemaal lang, weinig nieuwe ideeën Recreatief tennis, staat prestatief tennis in de weg Opvang nieuwe leden is summier Geen heldere criteria bij teamindelingen voorjaarscompetitie Weinig jonge senioren/ weinig jonge vrijwilligers Beschikbaarheid van goede trainers (voor de lange termijn) Dalende inkomsten door terugloop van leden. Kansen Vergrijzing van de bevolking Individualisering van de bevolking Aandacht voor jeugdsport (meer bewegen voor jongeren) Benutten van kennis en vaardigheden van leden (vb voor trainen van jeugd). Benutten van technologische ontwikkelingen (website) Bedreigingen Vergrijzing van de bevolking. Meer keuze uit verschillende sporten/ minder jongeren die gaan tennissen Dalend ledenaantal KNLTB Beschikbaarheid van vrijwilligers Veranderende wet- en regelgeving Woningbouw nabij onze accommodatie 6

7 4. Strategische doelstellingen 4.1 Leden Junioren TV de Peppelieren heeft een jeugdbeleidsplan, waarin een drieledige doelstelling is opgenomen, te weten: Jeugd binden aan de vereniging; Jeugd in staat te stellen om prestatief te tennissen; Identiteit van de vereniging behouden; TV de Peppelieren wil dus elk jeugdlid in staat stellen om zichzelf op zijn of haar eigen niveau te ontplooien om de continuïteit binnen de vereniging te waarborgen en om de talentvolle jeugd te binden aan onze vereniging. Wel met als randvoorwaarde dat de huidige identiteit van de vereniging mag niet wijzigen. TV de Peppelieren wil deze doelstellingen de komende jaren continueren en waarborgen Senioren TV de Peppelieren heeft een voortgezet jeugdbeleidsplan, waarin een drieledige doelstelling is opgenomen, te weten: Voldoende doorgroeimogelijkheden bieden voor de doorstromende jeugd; Senioren in staat stellen prestatief te tennissen; Prestatief seniorentennis met behoud van de huidige identiteit van de vereniging; TV de Peppelieren wil dus de jonge senioren in staat stellen om zichzelf op zijn of haar niveau (verder) te ontplooien. Er moet een goede aansluiting zijn op het jeugdbeleidsplan, zodat de continuïteit binnen de vereniging wordt gewaarborgd en de (talentvolle) jonge senioren zich binden aan onze vereniging. Wel met als randvoorwaarde dat de huidige identiteit van de vereniging mag niet wijzigen. TV de Peppelieren wil deze doelstellingen de komende jaren continueren en waarborgen Veteranen TV de Peppelieren heeft een veteranenbeleidsplan, waarin een drieledige doelstelling is opgenomen, te weten: Veteranen binden aan de vereniging; Veteranen in staat stellen eigen activiteiten te organiseren in eigen stijl; Waarom veteranen 55 plus; TV de Peppelieren wil dus de 55-plussers de kans geven om hun eigen activiteiten in hun eigen stijl te organiseren, zodat deze groep zich verbonden blijft voelen met onze vereniging. TV de Peppelieren wil deze doelstelling de komende jaren continueren en waarborgen Nieuwe leden TV de Peppelieren wil dat nieuwe leden zich snel thuis voelen bij onze vereniging. Dit is belangrijk, omdat deze leden nog weinig tot geen binding hebben met onze vereniging en daardoor eerder geneigd zijn om hun lidmaatschap op te zeggen. TV de Peppelieren wil de komende jaren extra aandacht geven aan deze groep leden om het ledenbestand op peil te hebben en houden. Hierbij moet onder andere gedacht worden aan het snel kennis laten maken met onze vereniging, het ontwikkelen en aanbieden van een starterspakket. 7

8 4.2 Accommodatie De accommodatie bestaat hoofdzakelijk uit acht kunstgras tennisbanen, een paviljoen, groenvoorziening en buitenaccommodatie. Het jaarlijks onderhoud wordt gedaan door de WSD, Heijmans en eigen vrijwilligers. Op dit moment is het onderhoud van de accommodatie goed geregeld en op orde. TV de Peppelieren wil dit de komende jaren continueren en waarborgen. De vervanging van de tennisbanen verloopt in fasen. Hiervoor wordt gereserveerd (zie financieel verslag). 4.3 Sponsoring TV de Peppelieren heeft een sponsorbeleidsplan. Hierin wordt het doel van sponsoring als volgt omschreven: Het doel van sponsoring is om een aanzienlijke bijdrage te leveren in de kosten van het jeugdbeleidsplan. Hierdoor kunnen de kosten voor de ouders op een aanvaardbaar niveau blijven waardoor er geen financiële belemmeringen zijn voor deelname. TV de Peppelieren heeft een goed draaiende sponsorcommissie. Gelet op de huidige economische situatie is de vereniging zeer tevreden over de hoogte van de sponsorgelden. Echter, dit is ook een punt van aandacht. TV de Peppelieren is voor de sponsorgelden sterk afhankelijk van de kwaliteit en commerciële slagvaardigheid van de sponsorcommissie. We moeten er dus voor waken dat de kwaliteit en de commerciële slagvaardigheid van de sponsorcommissie gewaarborgd blijft. TV de Peppelieren is blij dat ze sinds kort een hoofdsponsor heeft. Hierbij staat een win-win situatie altijd voorop. 4.4 Financieel TV de Peppelieren heeft een gezonde financiële basis. Het is belangrijk om te blijven letten op onze inkomsten en uitgaven. Het nieuwe boekhoudprogramma kan ons hierbij helpen. De contributie en de barinkomsten zijn de hoofdinkomsten van onze vereniging. De contributie is relatief laag en dit willen we de komende jaren ook zo houden. We willen zo min mogelijk aanpassingen doorvoeren op onze contributie. Het niet uitvoeren van vrijwilligerstaken kan een reden zijn om de contributie voor (niet-vrijwilligers) te verhogen. 4.5 Algemeen/commissies TV de Peppelieren wil de bezetting van de commissies de komende jaren handhaven. De commissies draaien goed. We moeten echter waken voor slapende commissies en er mag best een keer iets nieuws worden geprobeerd door de commissies. TV de Peppelieren wil de komende jaren de barvrijwilligers op peil houden, indien nodig met behulp van betaalde bardiensten. De barbezetting met de huidige vrijwilligers verdient de aandacht. Er zijn steeds minder leden beschikbaar voor vrijwillige bardiensten. TV de Peppelieren geeft de voorkeur aan het verwerven van nieuwe barvrijwilligers en we willen terughoudend omgaan met inzetten van betaalde bardiensten. TV de Peppelieren moet ervoor waken dat niet teveel taken bij één persoon belegd worden, dit om de continuïteit van werkzaamheden op termijn niet in gevaar te brengen. 8

9 5. Organisatiestructuur TV De Peppelieren 5.1 Organigram Hoofd Bestuur JC OTC TC EC WK SC BC IC OC VC JSC De afkortingen staan voor: JC: Jeugd commissie JSC: Jeugdselectie commissie OTC: Open toernooi commissie. (Organisatie van onze open toernooien) TC: Technische commissie (Organisatie van de competitie) EC: Evenementen commissie(organisatie van evenementen tijdens zomerseizoen) WK: Wintercommissie (Organisatie van evenementen tijdens winterseizoen) BC: Barcommissie (organisatie van de barbezetting) IC: Informatica commissie (ontwerp en onderhoud webpagina) OC: Onderhoud commissie SC: Sponsor commissie VC: Veteranen commissie 9

10 5.2 Bestuur Het bestuur bestaat uit 7 personen, te weten een voorzitter, een penningmeester, een secretaris, een lid voor ledenadministratie en drie algemene leden. Het bestuur houdt zich bezig met het reilen en zeilen binnen de vereniging. De voorzitter wordt in functie gekozen door de Algemene Ledenvergadering (ALV); de andere bestuursleden worden gekozen door de ALV. In de Statuten en het Huishoudelijk Reglement zijn de taken en bevoegdheden omschreven. Een aantal bestuursleden vertegenwoordigen een commissie. TV de Peppelieren streeft er in ieder geval naar dat een lid van de Jeugdcommissie in het bestuur zit. 5.3 Commissies Binnen TV de Peppelieren zijn de volgende commissies aanwezig: Jeugdcommissie (JC): deze commissie organiseert alles rondom de junioren leden. Jeugdselectie commissie (JSC): deze commissie houdt zich bezig met de fase-indeling van de trainingen. Jeugdbeleidsplan commissie (voortgezet): deze commissie houdt zich bezig met jeugdbeleidsplan en het voortgezet jeugdbeleidsplan, en houdt deze plannen up-to-date. Open toernooi commissie (OTC): deze commissie organiseert de open toernooien, te weten het Johan de Boer toernooi en Open Peppel Plus (45+). Technische commissie (TC): deze commissie verzorgt de indeling van de voorjaars- en wintercompetitie en neemt de communicatie naar de KNLTB voor haar rekening. Evenementen commissie (EC): deze commissie organiseert jaarlijks twee evenementen, namelijk de clubkampioenschappen en het Kloppelieren toernooi. Wintercommissie (WK): deze commissie organiseert evenementen tijdens winterseizoen, zoals de interne wintercompetitie, het kersttoernooi en de heren- en damesdag. Barcommissie (BC): deze commissie neemt de organisatie van o.a. de barbezetting voor haar rekening. Internet commissie (IC): deze commissie regelt samen met de commissies wat er op de website te zien is. Onderhoud commissie (OC): deze commissie verzorgt en regelt het onderhoud van het paviljoen, park en tennisbanen. Dit doen ze met behulp van gespecialiseerde bedrijven voor specifiek onderhoud en een groot aantal vrijwilligers die o.a. de banen wekelijks vegen en mensen die het park schoon en netjes houden. Sponsor commissie (SC): deze commissie regelt alles rondom sponsoring en onderhoudt contact met de sponsors. Veteranen commissie (VC): deze commissie organiseert diverse activiteiten voor de 55+ leden, zoals inloopochtenden en middagen, uitwisselingen en Boxtelse veteranen kampioenschappen. 5.4 Overlegvormen Overlegvorm Algemene Ledenvergadering (ALV) Bestuursvergadering Goedkeuring Financieel Verslag Commissie Vergadering Opstellen Jaarkalender (bestuur en commissies) Vergaderfrequentie Jaarlijks in 1 e kwartaal 10 keer per jaar Jaarlijks voor ALV Op initiatief van de commissie Jaarlijks 10

11 6. Actieplan Acties voor nieuwe leden - Starterspakket ontwikkelen en publiceren op onze website (2011) - Bestuurslid, commissielid of lid verantwoordelijk maken voor begeleiding nieuwe leden (2011) - In grotere groepen trainen, zodat de leden elkaar leren kennen (2012) 6.2 Acties voor junioren - Tenniskids ontwikkelen (2011) - Meer activiteiten ontplooien, zoals balvaardigheid/starterspakket, peppelen t/m 14 jaar, interne wintercompetitie weer opzetten, fase 3 kinderen maken jongere leden wegwijs binnen de vereniging (2012) - Een groei van het aantal jeugdleden van 115 naar circa 160 leden, met name de leeftijdscategorie van 8 t/m 12 jaar mag groeien (2013) - Fase 2 en 3 reviseren (2011) 6.3 Acties voor senioren - Een groei van het aantal senioren naar 540 leden (2013) - Reviseren voortgezet jeugdbeleidsplan (2012) - Beleid ontwikkelen voor het samenstellen/toelaten van competitieteams (2012) 6.4 Acties voor de trainingen - De trainingscapaciteit afstemmen op de behoefte van de leden, en niet andersom (2012) - De kwaliteit van de trainers waarborgen (2011) 6.5 Acties voor accommodatie - Nieuw meubilair voor in de kantine (2011) - Nieuw speeltoestel voor de kleintjes (2011/2012) - Implementeren van het digitaal afhangbord (2011) 6.6 Acties voor sponsoring - Een banenveiling organiseren (2011) - Sponsorgelden op peil houden en zo mogelijk uitbreiden (doorlopend) 6.7 Acties voor financiën - De contributie zo laag mogelijk houden; geen onnodige verhogingen (doorlopend) - Betaalbare prijzen in kantine; alleen prijsstijgingen indien daarvoor aanleiding voor (doorlopend) - Geen grote verbouwingen/investeringen de komende jaren, behoudens de geplande onderhoudswerkzaamheden (doorlopend) - In kaart brengen van de mogelijkheden voor het oprichten van een Stichting (2015) 6.8 Acties voor commissies - Voortgang activiteiten van de diverse commissies bewaken (2012) - Het aantal barvrijwilligers op een gewenst niveau houden (2011) - De periodieke invulling van de bardiensten evalueren (2011) 11