BELEIDSPLAN TENNISVERENIGING HOORN.

Transcriptie

1 BELEIDSPLAN TENNISVERENIGING HOORN. Beleidsplan / Tennisvereniging Hoorn 1

2 Dit beleidsplan is in haar eerste versie in december 1996 tot stand gekomen. Vervolgens heeft een eerste herziening plaatsgevonden in augustus 1998 gevolgd door een tweede aanpassing per april Verantwoordelijk voor dit plan is het Algemeen Bestuur van Tennisvereniging Hoorn. Beleidsplan / Tennisvereniging Hoorn 2

3 Algemeen: Tennisvereniging Hoorn is een zelfstandige Tennisvereniging met als thuisbasis Sportcentrum Hoorn, Holenweg 14a te Hoorn. De verenigingsstatuten zijn per notariële acte gepasseerd op 5 juni Het huishoudelijk reglement is door de vergadering van het algemeen bestuur vastgesteld op 14 maart TVH wordt bestuurd door een algemeen bestuur dat bestaat uit: 1. een voorzitter 2. een secretaris 3. een penningmeester 4. een vertegenwoordiger van de technische commissie 5. een vertegenwoordiger van de jeugdcommissie 6. een vertegenwoordiger van de recreatiecommissie 7. een vertegenwoordiger van de clubbladredactie. Dit zevental legt verantwoording af aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Het algemeen beleid van TVH is erop gericht 1. Het maximum aantal contributiebetalende leden te behouden om daarmee de continuïteit van de vereniging te waarborgen. 2. Professioneel om te gaan met de tennissport. Gelegenheid te bieden toptennis te bedrijven en binnen de mogelijkheden het hoogst haalbare te bereiken. 3. Daarnaast recreatietennis te bedrijven waarbij gezelligheid en saamhorigheid belangrijke elementen zijn. 4. Een goede jeugdopleiding te bieden. TV Hoorn vindt het belangrijk dat individueel talent de mogelijkheden wordt gegeven zijn of haar talent te verbeteren. Met als gevolg dat TVH hier voordeel mee heeft. Naar de omgeving (regionale functie) door onze uitstekende opleiding en mogelijkheden bij onze vereniging. De prestaties komen vanzelf als wij er maar met z n allen een zo compleet mogelijke vereniging van maken. 5. Omdat de individuele wensen en de gedragingen van de consument aan wijzigingen onderhevig zijn beoogt dit beleidsplan flexibel in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen. Indien het aantal van 1200 leden niet wordt gehaald zullen acties worden ondernomen om het aantal leden op peil te brengen. Deze ledenwerf activiteiten zullen in overleg met Sportcentrum Hoorn en Tennisschool ALL-IN worden genomen en uitgevoerd. Het aantal van 1200 leden is gebaseerd op het aantal beschikbare banen dat door TV Hoorn en Sportcentrum Hoorn van SC kan worden gehuurd tijdens de zomerperiode. Dit met in achtname van de norm van de KNLTB: maximaal 100 leden per verlichte tennisbaan. Omdat het aantal leden zo hoog mogelijk gehouden dient te worden om een gezonde exploitatie te kunnen bewerkstelligen kan er geen sprake zijn van een Beleidsplan / Tennisvereniging Hoorn 3

4 specialistische vereniging die zich kan richten op slechts één bepaalde doelgroep met één en dezelfde behoefte. Daarom richt het beleid van TVH zich op verschillende doelgroepen die afhankelijk van hun doelstellingen en hun tennisbehoefte moeten kunnen beschikken over een tennisbaan en al dan niet over een tennisleraar met het doel zich verder te bekwamen. Bij de beleidsvaststelling en vervolgens de uitvoering daarvan dient TV Hoorn, verder te noemen TVH, rekening te houden met de volgende vaststaande gegevens: TVH beschikt tijdens het zomerseizoen over de faciliteiten van Sportcentrum Hoorn, verder te noemen SC. De afspraken tussen SC en TVH zijn vastgelegd in een overeenkomst. TVH maakt gebruik van de diensten van Tennisschool ALL-IN, verder te noemen TS. De afspraken tussen TS en TVH zijn vastgelegd in een intentieverklaring. Daarnaast heeft TVH, gezien de functie die TVH heeft voor de regio een samenwerkingsverband met de Top Training Selectie (TTS) van TS. Hierdoor wordt gewaarborgd dat jeugdleden die meer willen trainen dan TVH kan bieden aan hun trekken komen. Omdat TVH draait dankzij de inzet van vele vrijwilligers is, in en aparte uitgave, een vrijwilligers (personeels-) beleid ontwikkeld. Doelgroepformulering: Zoals vermeld richt het beleid van TVH zich op verschillende doelgroepen. Deze doelgroepen zijn als volgt te definiëren: A. Leden die op een niet-georganiseerde wijze en in een ongedwongen sfeer vrij willen tennissen. B. Leden die zich willen meten met andere tennissers en zich daarvoor inschrijven voor georganiseerde besloten en/of open toernooien en competities. C. Leden die tennislessen willen volgen. D. Jeugdleden die starten met tennis, willen groeien in hun sport en bereid zijn met veel moeite, tijd en inzet met de hulp van tennistrainers zich verder te bekwamen. En senior- en juniorleden die hun sport met veel inzet en motivatie bedrijven en willen uitgroeien tot topspeelster of -speler. Uitvoering van beleid: Om tot een goede uitvoering van dit beleid te komen heeft TVH de organisatie verdeeld in verschillende commissies die een gedelegeerde verantwoordelijkheid hebben van het bestuur om invulling en uitvoering te geven aan de verschillende behoeften van de geformuleerde doel-groepen. Daarnaast bestaat er samenwerkingsverbanden met SC en TS. Communicatie: De Redactiecommissie verzorgt de communicatie met de leden via t Graveltje, het clubblad van TVH. Het clubblad wordt ook gestuurd naar de adverteerders en sponsors. Daarnaast wordt er gecommuniceerd via het mededelingenbord op het SC, Beleidsplan / Tennisvereniging Hoorn 4

5 Tenslotte onderhoudt de redactie de website van TVH, zijnde en zorgt voor de actualiteit hiervan waarvoor alle commissies mede verantwoordelijkheid dragen. Alle andere wederzijdse behoeften aan communicatie naar leden en naar de pers worden verzorgd in overleg met het bestuur Dit geldt voor alle zaken TVH betreffende, ook door trainers, TS en SC. Doelgroep A. Voor deze groep behoeft niets specifieks georganiseerd te worden dan alleen er voor te zorgen dat er tennisbanen beschikbaar zijn. Onder deze groep vallen overigens alle leden omdat ook de leden die georganiseerd willen tennissen de behoefte hebben regelmatig vrij te kunnen spelen. Alle commissies houden bij de invulling van hun plannen rekening met deze grote groep door te zorgen dat er door het seizoen heen voldoende banen beschikbaar zijn. Om over dit onderwerp geen onbegrip en onduidelijkheid te laten bestaan is de doelstelling concreet dat minimaal 50% van het aantal beschikbare dagdelen (totaal 549) in de periode van 1 april tot 1 oktober geen georganiseerde evenementen voor welke doel groep dan ook op het tennispark plaatsvinden. Lesbanen zijn hierbij niet meegerekend. Ook bij georganiseerde evenementen zijn altijd minimaal 2 banen voor vrije spelers beschikbaar. Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk na overleg met het bestuur. Doelgroep B. Voor deze groep zijn de volgende commissies actief: De Technische commissie organiseert samen met de Jeugdcommissie de jaarlijkse clubkampioenschappen. Bovendien stelt deze commissie recreatieve seniorleden in de gelegenheid mee te spelen in de KNLTB competitie op de verschillende dagen van de week. De Jeugdcommissie organiseert samen met de Technische commissie de jaarlijkse clubkampioenschappen en stelt de recreatieve jeugd in de gelegenheid om aan de diverse KNLTB-competitievormen deel te nemen. Bovendien organiseert de jeugdcommissie een aantal besloten recreatieve (tennis)evenementen t.b.v. de jeugd. Deelname daaraan is gratis. De Recreatie commissie organiseert een aantal (tennis) evenementen t.b.v. de senioren. Dit zijn over het algemeen besloten gezelligheidstoernooien die ten doel hebben het verenigingsgevoel en de saamhorigheid te verhogen. Deelname daaraan is gratis. Ten behoeve van de organisatie van de open toernooien bestaan evenzoveel Wedstrijdcommissies die volgens de reglementen van de KNLTB het Hoorns Open voor senioren en het Open Jeugdtoernooi organiseren. Het totaal van alle georganiseerde evenementen die plaatsvinden op SC mag niet meer zijn dan 250 dagdelen in de periode van 1 april tot 1 oktober, zijnde ca. 50% van het totaal aantal beschikbare dagdelen. Alle evenementen dienen jaarlijks te worden goedgekeurd door het algemeen bestuur van TVH en worden gepubliceerd in het clubblad door middel van de seizoenactiviteitenkalender. Deze kalender hangt bovendien gedurende het gehele seizoen op het mededelingenbord in het SC. Beleidsplan / Tennisvereniging Hoorn 5

6 Omdat het beleidsplan van TVH beoogt flexibel te kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen kunnen nieuwe evenementen alleen plaatsvinden mits dit past binnen het gestelde maximaal aantal dagdelen en zonder dat andere evenementen in het gedrang komen. Van nieuwe evenementen dient ook de doelstelling en de doelgroep duidelijk geformuleerd te zijn en te voldoen aan het algemeen beleid van TVH. Doelgroep C: Ook voor deze groep bestaat een samenwerking met TS om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk de leden die zich opgeven voor het volgen van tennisles de mogelijkheid wordt geboden hieraan deel te nemen. In de intentieverklaring staan de wijze waarop en de voorwaarden waaronder vermeld. Doelgroep D: Voor deze groep is in een aparte uitgave een jeugdbeleidsplan geformuleerd omdat TVH de behoefte heeft zich te profileren als een vereniging waar beleid wordt gevoerd met een blik naar de toekomst. Dit jeugdbeleidsplan gaat verder dan dat het alleen voor de jeugd geldt, maar hierin zijn ook de mogelijkheden beschreven voor de 18+ prestatieve groep. In de samenwerkingsverklaring tussen TVH en TS wordt gesproken over een gedelegeerde verantwoordelijkheid van bestuur richting ALL-IN om uitvoering te geven aan het jeugdbeleidsplan. De opbouw van de jeugd in leeftijds- en prestatieklassen dient nauwkeurig in het oog te worden gehouden. De doelstelling is om een piramidale opbouw te creëren en te behouden die een goed toekomstperspectief garandeert voor kwalitatief goede jeugd die uiteindelijk iets kan betekenen voor TVH in de landelijke competitie. Samen met TS streeft TVH naar een eigen kweek waartoe een goede tennisopleiding de basis vormt. De Technische Staf, bestaande uit vertegenwoordigers uit de technische en de jeugdcommissie, onderhoudt de contacten met TS en de hoofdtrainer ten behoeve van de tennisopleiding voor de landelijke zondagteams en de tennisjeugdopleiding, zijnde de A en B selectie. De Technische Staf is uiteindelijk eindverantwoordelijk voor de indeling voor de lesgroepen en de competitieteams. Gezien de functie die TVH heeft voor de regio is TVH een voorstander van, en heeft derhalve een samenwerkingsverband, met de Top Training Selectie (TTS) van Tennisschool ALL-IN. Hierdoor wordt gewaarborgd dat jeugdleden die meer willen trainen dan TVH kan bieden aan hun trekken komen. Voor verdere zaken met betrekking tot het beleid ten behoeve van deze doelgroep wordt verwezen naar het separate jeugdbeleidsplan. Financiën: Om alle doelgroepen aan hun trekken te kunnen laten komen volgens de bovenomschreven beleidsuitgangspunten zijn geldmiddelen nodig. De inkomsten van TVH bestaan uit: Contributie-inkomsten van de leden. Deze gelden worden besteed om uitvoering te geven aan de beleidsdoelstellingen van het bestuur, de technische commissie, de jeugdcommissie, de recreatiecommissie en het clubblad. Beleidsplan / Tennisvereniging Hoorn 6

7 Sponsorinkomsten. Indien de individuele commissies hun inkomsten willen verhogen om daarmee een extra impuls te kunnen geven aan hun beleid kan er worden geprobeerd sponsors aan te trekken. Ten behoeve hiervan is een sponsorbeleid in een aparte uitgave ontwikkeld, waarin de mogelijkheden en de tegenprestaties staan omschreven. Belangrijk is dat het voor alle partijen duidelijk is aan welk specifiek doel de sponsorbijdragen worden besteed, wat de tegenprestaties zijn en voor welke (al dan niet beperkte) periode deze samenwerking geldt. De redactie heeft als extra inkomsten het middel van de verkoop van advertentieruimte. Inschrijfkosten voor deelname aan open toernooien. Deze gelden worden direct besteed aan de organisatie en de uitvoering van elk individueel toernooi. De desbetreffende wedstrijdcommissie is zelf verantwoordelijk voor de inkomsten en de uitgaven. Indien de inschrijfkosten onvoldoende zijn om een toernooi aantrekkelijk te houden dienen rest-inkomsten door sponsoringbijdragen plaats te vinden. In ieder geval dient elk toernooi kostendekkend te zijn en de bedragen die na een toernooi resteren komen ten goede aan TVH. De opbrengsten uit de reclame-uitingen op en rond het tennispark van SC is geregeld in artikel 22 van de overeenkomst tussen SC en TVH. Tijdspad. De omschreven doelstellingen die in dit beleidsplan staan omschreven zijn verduidelijkt en hier en daar uitgebreid en aangepast aan de tijd waarin we leven en waarin TVH zich bevindt. TVH bestaat 15 jaar en er zijn gedurende deze jaren wisselende resultaten geboekt. We willen echter als bestuur zowel de recreatieve tennisser voldoende gelegenheid blijven bieden vrij te kunnen tennissen en daarnaast openingen en gelegenheid bieden aan de prestatieve tennisser het hoogst haalbare te behalen binnen de mogelijkheden die TVH heeft. De naam en de bekendheid van TVH zal versterkt moeten worden i.v.m. het feit dat er belangen in het geding zijn van TS en van SC met haar personeelsleden. Het is geen schande maar het heeft juist een positieve uitstraling dat een vereniging met louter vrijwilligers rekening houdt met de belangen van de commerciële instellingen waarmee de vereniging nauwe banden moet onderhouden. In de praktijk blijkt overigens deze instelling een positieve invloed te hebben op de ontwikkelingen en de organisatorische mogelijkheden van de vereniging wat weer volledig ten goede komt aan de leden. Als we kijken naar de formuleringen in dit beleidsplan ten aanzien van de doelstellingen zouden we kunnen streven naar het volgende tijdsplan per doelgroep: A. Leden die op een niet-georganiseerde wijze en in een ongedwongen sfeer vrij willen tennissen. Dit gebeurt al vanaf het begin van het bestaan van TVH. Dit zal echter constant mogelijk moeten blijven omdat dit voor het voortbestaan van de vereniging de meest belangrijkste groep is qua grootte en qua contributie-inkomsten. Beleidsplan / Tennisvereniging Hoorn 7

8 B. Leden die zich willen meten met andere tennissers en zich daarvoor inschrijven voor georganiseerde besloten en/of open toernooien en competities. Ook deze zaken gebeuren al en worden elk seizoen op hun merites beoordeeld. Zo buigt de recreatiecommissie zich elk seizoen over de resultaten per toernooi om een nieuw plan voor te stellen voor het daarop volgende seizoen. Ditzelfde geldt voor de jeugdcommissie. Ook de deelname aan de diverse competitievormen, via jeugd- en technische commissie, zullen wij ons moeten blijven inspannen om het maximaal aantal teams in te schrijven. C. Leden van TVH die tennislessen willen volgen. De samenwerking met TS zal regelmatig beoordeeld moeten worden. Klachten van leden over tennislessen en/of individuele leraren zullen bespreekbaar moeten zijn. Ook het volgen van lessen zal evenals de contributiehoogte concurrentiëel moeten blijven zowel qua prijs per les als de kwaliteit van de gegeven lessen en trainingen. Het halfjaarlijkse overleg tussen TS en het bestuur van TVH voorziet in een goede samenwerking tussen partijen. D-1: Jeugdleden die starten met tennis, willen groeien in hun sport en bereid zijn met veel moeite, tijd en inzet met de hulp van tennistrainers zich verder te bekwamen Over het jeugdbeleidsplan is consensus bereikt met alle betrokkenen. Dit belangrijke onderdeel van het totale beleid van TVH zal de verdere toekomst van de vereniging bepalen omdat het opleiden van eigen kweek een van de pijlers is voor het voortbestaan van een vereniging met een kwalitatief positieve inslag en een toekomstvisie. D-2: Senior- en juniorleden die hun sport met veel inzet en motivatie bedrijven en willen uitgroeien tot topspeelster of -speler. Al vanaf 1991 speelt TVH landelijke competitie. Nadat in de beginjaren een aantal keren promoties zijn behaald zijn de hoogste teams vanaf 1993 blijven steken in de 2e, 3e en 4e klasse. Vanaf 1995 speelt de jeugd (eigen kweek!) mee in deze landelijke competitievorm in de 3e t/m 7e klasse. In het jaar 1996 is, dankzij promotie bij keuze en dankzij de inspanningen van de indertijd bestaande Stichting Matchpoint, voor de eerste maal de hoogste competitievorm gespeeld (eredivisie) en hebben alle betrokkenen in de organisatie aan dit fenomeen kunnen ruiken en de consequenties ervan kunnen ervaren en vaststellen. In 1997 is dit opnieuw gebeurd. Omdat TVH is zijn doelstellingen heeft geformuleerd het hoogst haalbare na te streven is deze ervaring zeer goed geweest en heeft minimaal geleerd dat het hoogst haalbare binnen de Nederlandse competitie onder voorwaarden haalbaar blijkt te zijn. De belangrijkste voorwaarde heeft te maken met goede spelers en met de financiële middelen om een dergelijk topteam te kunnen samenstellen, te trainen, voor te bereiden en te begeleiden. Om aan deze voorwaarde te kunnen voldoen was er naast de al aanwezig hoofdsponsors een businessclub. Omdat via deze inkomstenbron voldoende middelen binnenkwamen werd in 1999 opnieuw eredivisie gespeeld. Beleidsplan / Tennisvereniging Hoorn 8

9 In de toekomst zou gestreefd moeten worden naar de volgende klassenopbouw: 2e klasse, 3e klasse, 4e klasse, 5e klasse, 6e klasse In elke klasse zou minimaal één team vertegenwoordigd moeten zijn en zou er een goede doorstroming moeten plaatsvinden van eigen kweek naar deze competitie. Beleidsplan / Tennisvereniging Hoorn 9