RIS Ouder- en kindteams. Handleiding voor RIS-OKT

Transcriptie

1 RIS Ouder- en kindteams Handleiding voor RIS-OKT Juli 2015

2 HANDLEIDING RIS Ouder- en Kind Teams versie 4.0 Versie 14/7/2015 Inhoudsopgave 1. Voorwoord Snelle start Wanneer registreer je wat in RIS-OKT? Inloggen en dashboard Registeren contacten/gesprekken Traject: cliënt registreren Zoeken Koppelen Cliënt gegevens invullen Traject: netwerk, contacten en meekijken Netwerk registeren Contacten vastleggen Contacten: toestemming vastleggen Meekijken Traject: starten Traject: arrangement Zelf doen of binnen OKT afhandelen Aanvullend aanbod Inzet individuele voorziening Inschakelen Samen DOEN Gecertificeerde Instelling en/of Veilig Thuis Traject: overige functies en handigheden Overdragen tijdens het traject Arrangement afsluiten Traject afsluiten Werknotitie toevoegen Actiepunten toevoegen en afvinken Bijlagen toevoegen Samenvatting van het dossier Overleden personen Formulieren en brieven Logboek Registratie trainingen OKT rapportages Overige submenu s in RIS Dashboard Caseload Acties Kennisbank Servicedesk Aanpassen van je gegevens Dossierrechten Privacy Dossierrechten aanpassen Registratie per wijk Definities en handige websites Bijlage 1: Instructie gegevensuitwisseling met Backoffice Jeugd

3 VERSIEBEHEER Versie Datum Toelichting Uitgebreide handleiding voor online gebruik Alle opmerkingen verwerkt, stuk ingevoegd over mailen met BOJ, publicatie BRP check aangepast, publicatie Trainingen administratie erin verwerkt, laatste aanpassingen, publicatie Versie handleiding met wijzigingen van release RIS-OKT 3.1, publicatie Aanpassen privacy, rapportagedashboard, weghalen externe partij, invoegen bijzondere beschikkingen (komt aparte handleiding voor), voor release RIS-OKT Aanpassingen verwerkt Printscreens, taal- en spelverbeteringen Publicatie handleiding RIS-OKT v4.0 Betrokken personen (onder andere): Natalie Kramp, Petra Helderman, Robert Jan Prenger, Ruud Sjoerdsma, Mirre Govaart, Theo Schut, Simona Samura, Tonny Robben, Erik Miltenburg, Renske Emmelkamp, Hermien Buyse, Jos Smeijer, Karin Visser, Pieter Ratering, Arthur van der Endt, Peter Oostrom, Andrea Joos, Bastiaan van der Pas, Judith van der Mark 2

4 1. Voorwoord Beste lezer, Voor je ligt de handleiding voor het Registratie Informatie Systeem voor de Ouder- en Kindteams (RIS- OKT). Het doel van deze handleiding is om jou als hulpverlener van een Ouder- en Kindteam wegwijs te maken in de belangrijkste functies van de RIS-OKT. In de werkwijzer vind je de uitleg rondom het werkproces. In deze handleiding beschrijven we dus de instructies, belangrijkste terminologie en de schermen van RIS-OKT. In RIS-OKT versie 4.0 zijn een aantal veranderingen. De grootste daarvan zijn: - Het dashboard met dossiers waar je meekijkrechten voor hebt (hoofdstuk 4) - Zichtbaar in het dashboard welke trajecten geen jeugdigen hebben (hoofdstuk 4) - Gebruik van het beschikkingsformulier bij negatieve beschikkingen (hoofdstuk 9.3) - Digitaal verwijsformulier waarvan een gedeelte al wordt ingevuld door RIS-OKT (hoofdstuk 9.3) - Route Veilig Thuis toegevoegd bij arrangement Inschakelen Samen Doen en/of Gecertificeerde Instelling (hoofdstuk 9.4) Het is handig de tijd te nemen om deze veranderingen door te nemen. Het kan zijn dat je vragen hebt naar aanleiding van deze veranderingen, over het gebruik van RIS-OKT of deze handleiding. Dan kan je terecht bij je superuser, je teamleider of de Servicedesk van Cluster Onderwijs, Jeugd en Zorg (voorheen DMO). Hij of zij kan jouw vraag beantwoorden en weet anders bij wie je moet zijn om een antwoord op je vraag te vinden. Veel succes! De ontwikkelaars van RIS-OKT Juli

5 2. Snelle start Servicedesk Voor technische vragen over RIS-OKT: - dmoservicedesk@amsterdam.nl (op werkdagen tussen 9:00-17:00) Voor inhoudelijke vragen over het proces: - of stel ze aan je teamleider Voor niet RIS-OKT gerelateerde ICT vragen: - ICTsupport@oktamsterdam.nl Inloggen - Ga naar: okt.inforing.nl Na het inloggen ontvang je een code via sms - Vul de code in Dashboard Op het Dashboard zie je een overzicht van je actieve trajecten, trajecten waar je meekijkrechten voor hebt en actiepunten. Het openen van een traject: - Klik: Dashboard, linksboven - Klik op de pijltjes >>> achter de naam van de cliënt waar je mee wil werken Contact/gesprek registeren - Cursor op registeren (niet klikken) - Klik: contact/gesprek aanmaken Als je kiest niet anoniem het contact/gesprek te registeren, zet je de naam van de cliënt in het systeem. Meld dit aan de cliënt en/of de ouders Je kunt zoeken in je eigen contacten/gesprekken. Kies voor registeren en klik daarna op zoeken contacten/gesprekken. Traject: nieuwe cliënt registreren Vóór je een nieuwe cliënt registreert in een traject, kijk je of de cliënt al in RIS-OKT staat. - Klik: bestaande cliënt zoeken Als de cliënt niet in het systeem staat, kun je deze registreren: - Klik: registreren - Klik: traject aanmaken - Klik: Voeg een nieuw gezinslid toe Keer na het opslaan terug naar het traject van je nieuwe cliënt. Je kunt nu Nieuwe gezinsleden en Personen uit het netwerk toevoegen. Daarnaast kun je gespreksnotities toevoegen met de knop Voeg een contact toe. Traject aanmaken en afsluiten Voor het aanmaken doe je het volgende: - Klik op het pennetje naast Traject - Vul de velden in. In het geval van Eigen Kracht, dan is het niet nodig een traject te registeren. - Klik Inzet eigen kracht en kies Ja om het traject af te sluiten. Of noteer bij het afsluiten van het traject dat er sprake is van eigen kracht. Als je een traject wil afsluiten, moet je eerst alle arrangementen afsluiten: - Klik op het slotje naast Traject - Vul de velden in en sla het op 4

6 Traject: arrangement aanmaken Binnen een traject kun je meerdere arrangementen aanmaken. Per type hulp en zorgcategorie moet een apart arrangement aangemaakt worden. - Klik Arrangement aanmaken en vul de stappen in. Traject: arrangement inzet individuele voorziening BRP check Binnen het arrangement kun je individuele voorzieningen inzetten. Bij twijfel mag je een BRP-check en een check op het gezagregister laten uitvoeren door de Backoffice Jeugd. de NAW-gegevens en BSN-nummer van de cliënt, geboortedatum en geslacht naar de Backoffice Jeugd: backofficejeugd@oktamsterdam.nl Positief en negatief beschikken Op basis van de informatie bij het MDO besluit je positief of negatief te beschikken. - Klik: keuze positief of negatief Bij negatief - Klik op het formulier. Vul de ontbrekende gegevens in. - Verstuur het formulier naar de Backoffice Jeugd door op de knop te drukken. - Voeg de brief uit WMO-Ned die je krijgt van de Backoffice Jeugd toe aan het RIS-OKT traject van je cliënt - Maak een verwijsformulier en geef deze mee aan de cliënt voor de intake met de beoogd zorgaanbieder naar keuze - Van de zorgaanbieder krijg je informatie die je kunt registeren in de overige velden in RIS-OKT Bij een positieve beschikking: Bij Pgb Nodig een lid van het Pgb-team uit op je dossier om mee te kijken en de onderstaande velden te vullen. De cliënt en/of de ouders moeten hiervoor toestemming geven. - Sla het arrangement op waar je nu mee aan het werk bent - Voeg een contactmoment toe met als onderwerp toestemming - Noteer in het contactmoment waar de cliënt en/of de ouders toestemming voor heeft gegeven - Sla het contactmoment op Ga naar arrangement met een Pgb. - Klik: vul de overige velden in Na de velden kan je kiezen voor een positieve of negatieve beschikking. - Vul de velden in na je keuze Bij ZIN - Klik op het beschikkingsformulier. Vul de ontbrekende gegevens in. - Verstuur het formulier naar de Backoffice Jeugd door op de knop te drukken. - Voeg de brief uit WMO-Ned die je krijgt van de Backoffice Jeugd toe aan het RIS-OKT traject van je cliënt - Klik op het verwijsformulier. Vul samen met de cliënt en/of de ouders de gegevens die nodig zijn voor de (beoogd) zorgaanbieder. Geef deze mee aan de cliënt voor de intake met de beoogd zorgaanbieder naar keuze - Van de zorgaanbieder krijg je informatie die je kunt registeren in de overige velden in RIS-OKT Traject: collega uitnodigen Vraag toestemming aan de cliënt en/of de ouders of je informatie mag delen met een collega. Je kunt tijdens het registreren een collega uitnodigen om mee te kijken. - Sla het arrangement op waar je nu mee aan het werk bent - Voeg een contactmoment toe met als onderwerp: toestemming - Noteer in het contactmoment waar de cliënt of de ouders toestemming voor hebben gegeven - Sla het contactmoment op - Klik rechtsboven in het dossierdashboard: Toegang - Klik: Klik hier om toegang te verlenen aan een gebruiker. - Kies een hulpverlener uit de lijst. 5

7 Traject: samenvatting dossier Als je als hoofd hulpverlener het dossier overdraagt naar een andere hulpverlener buiten het OKT, maak je een samenvatting van het dossier. Voordat je de samenvatting maakt, moeten de ouders en/of de cliënt wel toestemming hebben gegeven dat je informatie gaat delen. - Sla je werk op - Voeg een contactmoment toe met als onderwerp toestemming - Noteer in het contactmoment waar de cliënt en/of de ouders toestemming voor heeft gegeven - Sla het contactmoment op - Klik Algemeen rechtsboven in het dossierdashboard. - Klik: Samenvatting / uittreksel van dit dossier rechtsonder - Vul in en klik: Tonen - Klik afdrukken en kies (indien mogelijk) PDFcreator om het document digitaal op te slaan - Stuur een beveiligde naar de persoon aan wie je overdraagt Registratie training - Cursor op registeren (niet klikken) - Klik: Training aanmaken - Vul de gewenste velden in. Kies voor registeren en daarna klik op zoeken trainingen. 6

8 3. Wanneer registreer je wat in RIS-OKT? Als OKA, jeugdpsycholoog of jeugdarts binnen het OKT beslis je zelf of je gaat registreren en/of een dossier gaat aanleggen. Deze beslissing valt onder je professionele beroepsverantwoordelijkheid. Als je informatie of advies geeft, registreer je geen persoonsgegevens en leg je ook geen dossier aan. Submenu Contacten/gesprekken Als je ouders/jeugdigen vaker ziet kan het handig zijn werkaantekeningen te maken, zodat je weet wat er besproken is. Dit doe je bij het submenu Contacten/gesprekken van registeren aan de linkerkant in RIS- OKT. Je hebt twee keuzes, Contacten/gesprekken zoeken waarbij je de door jou genoteerde contacten/gesprekken doorzoekt en Contacten/gesprekken aanmaken waarbij je een nieuw contact/gesprek aan maakt. Dit submenu biedt jou als hulpverlener de mogelijkheid om een aantal gegevens als werkaantekening te registreren. Deze werkaantekeningen zijn voor jezelf en niet voor anderen inzichtelijk. Ook kan je geen samenvatting maken van je contact/gesprek. Kortom, contact/gesprek is géén registratie en dossiervorming. Mocht je wel samen met de cliënt en/of de ouders komen tot een ondersteunings-/behandelplan, dan kan je de gegevens die genoteerd zijn bij Contacten/gesprekken, met toestemming van de ouders, overnemen in RIS-OKT traject. Houd de volgende regels in acht bij het registeren van Contacten/gesprekken: Je vraagt toestemming voor het opschrijven van wat gegevens en geeft aan waarom Je beheert de contacten/gesprekken zelf en schoont het eens per half jaar op Zijn de contacten/gesprekken ouder dan een jaar? Dan verwijder je ze Je doet alles wat je doet in samenwerking met de cliënt. Je vraagt toestemming als je informatie wil delen en de cliënt en/of de ouders kunnen te allen tijde zijn of haar dossier opvragen (bescherming van de privacy) De grens tussen wat nog informatie en advies is en wat een ondersteunings- of behandelplan is meestal duidelijk, maar niet altijd. In geval van twijfel beslis je zelf of je moet gaan registreren in een traject. Dat kan vanaf het eerste gesprek zijn, het kan ook zijn dat een informatie of adviesvraag zich ontwikkelt tot een vraag waar je samen met de cliënt en/of de ouders een plan over wilt maken. Submenu traject Als cliënt en/of de ouders vaker met je in gesprek willen gaan, of er is sprake van jeugdhulp dan registreer je altijd. Je maakt dan binnen RIS-OKT een traject aan. Dit doe je, nadat je hebt gezocht of er nog geen traject bestaat, bij het submenu Nieuw traject aanmaken bij registreren aan de linkerkant. Samen met de cliënt en/of de ouders stel je een plan op. Als je samen met een cliënt en/of de ouders een plan maakt of dat aan het voorbereiden bent, schrijf je op wat je doet en wat je afspreekt zodat je allebei weet waar je aan toe bent. Je legt dat plan, de evaluaties van dat plan en de eventuele gespreksverslagen en achterliggende gegevens vast in het traject. Dit is dan je dossier van je geboden hulp. Het bijhouden van een dossier is een wettelijke verplichting en zorgt ervoor dat je als professional kan verantwoorden voor wat je doet (regels van de jeugdwet en WGBO 1 ). Er zijn een aantal regels voor het registeren van een traject: Je vraagt de cliënt en/of de ouders of hij akkoord is dat je samen aan de slag gaat (toestemming voor behandeling) Je meldt aan de cliënt en/of de ouders dat je gaat registreren in RIS-OKT (informatieplicht) Je stelt samen een plan op en je legt dat plan en de resultaten vast in een dossier (dossierplicht) Je doet alles wat je doet in samenwerking met de cliënt. Je vraagt toestemming als je informatie wil delen en de cliënt en/of de ouders kunnen te allen tijde het dossier opvragen (bescherming van de privacy) 1 WGBO: Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst beschrijft de rechten en plichten van cliënten in de zorg 7

9 4. Inloggen en dashboard Je kunt inloggen met iedere browser. Mocht het niet direct lukken, dan kan dat liggen aan de versie van je browser of mobiel apparaat. Je browser zal bijgewerkt moeten worden. Mobiele apparaten en software moeten voldoen aan de volgende optimalisatie: Ipad: versie 4 in combinatie met IOS versie 8 of nieuwer Iphone: versie 5s in combinatie met IOS versie 8 of nieuwer Android: versie of nieuwer Internet Explorer: versie 8 of nieuwer Windows Surface Voldoet je apparaat of software niet aan de bovenstaande eisen? Neem dan contact op met ICTsupport@oktamsterdam.nl of bel VPN inloggen Om in RIS-OKT in te loggen, kan je naar de tegel RIS-OKT gaan in de portal of naar het internetadres in de adresregel van je internetpagina in te vullen. Het is handig dit adres op te slaan in je favorieten. Als je in een, voor RIS-OKT, onbekende wifi-omgeving probeert in te loggen in RIS-OKT, dan worden er extra inloggegevens van je gevraagd. Denk aan bijvoorbeeld een koffietentje of bij een cliënt thuis. Nadat je kiest voor de url van RIS-OKT krijg je eerst het VPN inlogscherm. In dit scherm log je in met een je RIS-OKT gebruikersnaam en de eerste keer een algemeen wachtwoord. Let op spaties en streepjes. Na de eerste keer inloggen met het algemene wachtwoord word je gevraagd om het wachtwoord te veranderen. Als je het wachtwoord bent vergeten, zie je daarvoor een knop in beeld. Vervolgens wordt er om je RIS- OKT gebruikersnaam en voor RIS-OKT mailadres gevraagd. Na het invullen krijg je op je mailadres een nieuw algemeen wachtwoord gestuurd. Inloggen RIS-OKT Hierboven zie je het inlogscherm van RIS Ouder- en Kindteams (RIS-OKT). Dit scherm zie je als je in hebt gelogd via VPN of als er geen extra VPN-connectie nodig is. In bovenstaand scherm log je in met je eigen naam. Let op spaties en streepjes. Voor de eerste keer inloggen krijg je het wachtwoord van de Servicedesk. Alleen geautoriseerde leden van Ouder- en Kindteams kunnen in RIS-OKT. Ben je niet geautoriseerd? Als je niet kan inloggen, vraag aan je teamleider of je bent aangemeld. Neem daarna contact op met de Servicedesk. 8

10 Bij vragen of incidenten kan je contact opnemen met de Servicedesk. Zij zijn te bereiken per mail en telefoon ( ). Na het invoeren van je naam en wachtwoord en het bevestigen daarvan, krijg je een extra scherm waar je een code moet invullen. Die krijg je via een sms op je telefoon. Deze code vul je in en je bevestigt de code. Mocht je de sms niet ontvangen, kan je in dit scherm kiezen om de sms nogmaals te laten versturen of de code via mail te versturen. Je ziet welk mailadres van jou bekend is binnen RIS-OKT. Als je voor meerdere OKT s geautoriseerd bent om dossiers te maken, zie je na het inloggen een keuzemenu voor welk OKT je wilt gaan werken in RIS-OKT. Na de keuze voor het OKT kom je in het startscherm van RIS; jouw persoonlijk dashboard. Dit bestaat uit drie delen: overzicht van de trajecten waar je hoofdbehandelaar bent, overzicht van de trajecten waar je bent uitgenodigd om mee te kijken en de actiepunten. Je ziet je trajecten van alle OKT s ongeacht je eerdere keuze voor welk OKT je wilt gaan werken in RIS-OKT. 9

11 Als je langer dan 15 minuten niets wijzigt in RIS-OKT, dan wordt na je eerste muisklik gevraagd om opnieuw in RIS-OKT in te loggen. Sla tussentijds regelmatig al het werk op, dan voorkom je dat je stukken kwijt raakt. In het overzicht zie je ook trajecten waar je nog geen jeugdige hebt toegevoegd als onbekend. Wil je een leeg traject, arrangement, gezinslid of contactmoment verwijderen, dan kan de Servicedesk dat voor je doen. Keuze menu s, zoals de radiobuttons bij de keuze voor arrangement, kunnen ook uitgevinkt worden. Dit betekent dat als je ergens een keuze hebt gemaakt, dat je dat kan terug draaien door nog een keer het bolletje aan te vinken. Als je hetgeen waar je mee bezig bent in RIS-OKT wilt opslaan, kan je dat op drie manieren doen. Je kunt op het icoon diskette klikken, wat onderaan hetgeen staat waar je mee bezig bent. De tweede optie is dat je bovenin het kruimelpad een actie terug klikken. De derde optie is dat je een (sub)menu aan de linkerkant activeert, zoals nieuw traject aanmaken, zoeken of actiepunten. Als je niets op wilt slaan, dan klik je op het icoon pijl onderaan hetgeen waar je mee bezig bent. Alleen op deze manier kan je terug zonder iets op te slaan. Heb je inhoudelijke vragen over het proces? Kijk dan of in de werkwijzer informatie staat die je vraag kan beantwoorden. De werkwijzer vind je op Ook kan je de vraag stellen aan je teamleider. 10

12 5. Registeren contacten/gesprekken Een contact/gesprek kan je zoeken en registeren. Dit doe je door bij registeren te kiezen voor Contact/gesprek zoeken of Contact/gesprek aanmaken. Contacten/gesprekken zijn alleen voor jou persoonlijk als hulpverlener. Niemand anders kan bij jouw contacten/gesprekken. Je kunt ook geen andere hulpverleners uitnodigen om mee te kijken in je contacten/gesprekken. Er is geen mogelijkheid om een samenvatting te maken van wat je hebt geregistreerd bij contact/gesprek. Tot slot, er wordt niet op contacten/gesprekken gerapporteerd. Contact/gesprek zoeken In het overzichtscherm Contact/gesprek zoeken vind je de laatste contacten/gesprekken die jij hebt aangemaakt. Je kunt zoeken in al je contacten/gesprekken die je hebt aangemaakt. Het zoekveld is een slim zoekveld en zoekt op bijvoorbeeld naam van de cliënt, onderwerp of datum. Je kunt alleen je eigen contacten/gesprekken vinden. Een contact/gesprek open je door op het pennetje te klikken. Als je aantekeningen niet meer relevant zijn, verwijder ze. Vanuit dit overzichtsveld verwijder je de contacten/gesprekken. Dit doe je door op het kruisje naast het pennetje te klikken. Contact/gesprek aanmaken In het overzichtscherm van Contact/gesprek aanmaken noteer je als eerste de datum, je keuze of je een contact/gesprek anoniem of niet anoniem gaat registeren en het onderwerp wat je het contact/gesprek mee geeft. Dit zijn verplichte velden en kan je zien doordat er een rode balk zichtbaar wordt. Als je probeert het contact/gesprek op te slaan en je hebt deze velden niet ingevuld, dan vraagt RIS-OKT aan je om het alsnog in te vullen. Als je kiest voor niet anoniem, dan heb je als hulpverlener de plicht om te melden aan de cliënt en/of de ouders dat je het contact/gesprek gaat registeren. Het verplichte onderwerp wat je kiest, is daarop terug te zoeken. Het deelonderwerp per contact/gesprek is niet doorzoekbaar. Het is dus handig om een goed algemeen onderwerp te bedenken. Onder deze velden, kan je zoveel contacten/gesprekken aanklikken en registeren die je wilt. Gebruik hiervoor de plus en min om het aantal gesprekken te noteren. 11

13 Bij de keuze voor niet anoniem, kan je zelf afwegen en registeren welke gegevens nodig zijn. De velden bij naam persoon, adres en contactgegevens zijn niet verplicht. Je kunt per onderwerp een aantal gesprekken noteren. Het aantal geef je aan met de plus- en minknoppen. Vervolgens noteer je per gesprek de gegevens die je wilt registeren. Vergeet niet als je alles hebt vastgelegd om het op te slaan. Niet anoniem contact/gesprek omzetten Als het niet anonieme contact/gesprek een traject wordt (zie voor de afweging hoofdstuk 3 en de werkwijzer), dan kan je het contact/gesprek omzetten naar een traject. Alleen niet anonieme contacten/gesprekken zet je om naar een traject. Onderaan naast de opslaan knop, zie je een knop waarbij het omzetten wordt afgebeeld. 12

14 Als je dit aan klikt, dan wordt er aan je gevraagd of je het omzetten echt wil doen. Na bevestiging dat je echt wil overzetten, worden alleen de persoonsgegevens omgezet. Binnen het traject kan je de rol van degene die je over zet via het pennetje toevoegen. De inhoudelijke gesprekken zal je handmatig moeten verwerken in je traject. Voor ieder inhoudelijk contact/gesprek wat je wilt verwerken, moet je toestemming hebben van de cliënt en/of de ouders. Als je akkoord hebt om de inhoud ook bij het traject te voegen, kan je nadat je de tekst hebt geselecteerd hiervoor sneltoetsen gebruiken of de functie Copy achter de rechtermuisklik. Vervolgens ga je naar het contactmoment in het traject en in het lege veld activeer je de cursor. Vervolgens gebruik je de functie control-p. Dan zie je de tekst in het contactmoment van het traject. 13

15 6. Traject: cliënt registreren Naast het contact/gesprek kan je ook trajecten registeren in RIS-OKT. Een traject start als je een plan maakt, doelen opstelt en zoekt naar oplossingen om de cliënt en/of de ouders te helpen. In hoofdstuk 3 en de werkwijzer staat uitgelegd wanneer je een contact/gesprek maakt en wanneer je een traject maakt. Vóórdat je een nieuwe cliënt aanmaakt in een traject onderzoek je eerst of de cliënt al in RIS-OKT staat, bijvoorbeeld bij een collega uit een andere OKT. Je kunt alleen zoeken binnen RIS-OKT. Dit doe je bij het aanmaken van een traject of met de submenu-optie zoeken scherm. In RIS-OKT registreer je de cliënt (in RIS-OKT heeft deze persoon de rol jeugdige) en de meest relevante gezinsleden die voor jouw dossiervorming van belang zijn. Je kunt dit altijd aanpassen als je hoofdhulpverlener bent voor de cliënt. Dit doe je via het pennetje. Trajecten bevatten altijd een gezinslid met de rol jeugdige in RIS-OKT, anders kunnen andere stappen binnen RIS-OKT niet worden gevuld. Definities: Cliënt: de jeugdige (kind, jongere) binnen een gezin die wordt geregistreerd Gezin: de personen die onderdeel zijn van het gezin rond de cliënt en waarvan de hulpverlener het relevant vindt om deze te registreren. Hoe: Een nieuw traject wordt gekoppeld aan het OKT waar je bent ingelogd. Als je inlogt in RIS-OKT maak je in het begin al de keuze voor welk OKT je gaat werken in RIS-OKT. Als dit niet de goede keuze is, klik dan in het kruimelpad nogmaals op je teamnaam en maak dan een andere keuze. Eerst ga je goed zoeken of de cliënt al bestaat en of er een actief traject is. Als er geen actief traject bestaat, dan klik je links in het menu op registreren en daarna kies je traject aanmaken. Je bevestigt in de pop-up dat je een nieuw traject wil aanmaken. Je ziet dan een leeg dossierdashboard. Vervolgens klik je aan een nieuw gezinslid toevoegen. Je krijgt nu een keuzemenu of je zoekt naar een bestaande cliënt of je maakt een nieuwe cliënt aan. 14

16 6.1 Zoeken In dit zoeken scherm kun je eerder geregistreerde cliënten, gezinnen en trajecten opzoeken om deze in te zien en/of verder te bewerken. Goed zoeken voorkomt dubbele registraties. Als je al bestaande cliënten van gesloten trajecten of andere gezinsleden wil koppelen in je nieuw gestarte traject, gebruik dan de zoekfunctie via gezinslid toevoegen. Alleen leden van Ouder- en Kindteams, die geautoriseerd zijn via een autorisatieformulier, kunnen een cliënt registreren in RIS-OKT. Heeft de cliënt een dossier bij een andere hulpverlener of team? Dan vind je alleen de NAW-gegevens van de cliënt en/of het gezinslid en de contactgegevens van de betrokken hulpverleners. Je ziet alleen dat de cliënt al in RIS-OKT zit, maar geen inhoudelijke dossiergegevens. Ben je zelf hoofd hulpverlener van het bewuste dossier? Dan kan je vanuit het zoekscherm meteen in het traject van de gezochte cliënt. Er is een zoekveld waar op verschillende kenmerken gezocht kan worden, bijvoorbeeld de naam van een cliënt, of een deel van het adres van de cliënt. In dit registraties zoeken scherm kunnen, zoals de naam al zegt, eerder geregistreerde trajecten en personen worden opgezocht om deze vervolgens weer in te zien en/of verder te bewerken. 15

17 Door gebruik te maken van de aanvullende zoekfilters kan de database met gegevens nog nauwkeuriger worden doorzocht. Het zoekveld is uit te breiden met de volgende zoekfilters: Hoofdmedewerker: vink deze optie aan en selecteer de hoofd hulpverlener van het traject dat je zoekt. Dit zal het aantal zoekresultaten aanzienlijk beperken en brengt het gezochte traject sneller in beeld. Alleen open trajecten zoeken: vink deze optie aan om alleen open zaken te zoeken; de al gesloten zaken worden hiermee buiten de zoekresultaten gehouden. Zoeken in specifiek veld: vink deze optie aan en selecteer vervolgens het type veld waarop je wilt zoeken, denk aan naam of postcode. Dit zorgt ervoor dat het zoekmechanisme precies weet waar je naar op zoek bent en dus sneller de juiste resultaten in beeld brengt. 6.2 Koppelen Koppelen cliënten en gezinsleden van gesloten trajecten Het komt voor dat na een tijdje er weer sprake is van een traject bij een cliënt of een gezinslid die al eerder bij een traject is geregistreerd. Je wilt deze cliënt of gezinslid koppelen aan je nieuwe traject. Je vindt dan via het zoeken de bewuste cliënt, maar je ziet dat het traject al is afgesloten. Deze cliënt en gezinsleden koppel je aan een nieuw traject via de koppelknop. Deze gezinsleden vind je bij het zoeken onder de gegevens van de cliënt. Koppelen gezinsleden van open trajecten Je kunt geen jeugdige van een open en actief traject koppelen aan een nieuw traject met de rol jeugdige. Je kan wel de jeugdige van een open traject met een andere rol koppelen aan een ander open traject. Alle 16

18 gezinsleden met andere rollen kan je, ongeacht het traject open of gesloten is, koppelen aan een nieuw traject. Als je de koppelknop gebruikt, dan wordt de rol niet meegenomen. Wijs de juiste rol nogmaals toe in je nieuwe traject. Je vindt een gezinslid dat onderdeel is van een nog open traject. Bij de gevonden gezinsleden zie je wie de behandelend hulpverlener is. Je kunt bij deze collega overleggen wat het handigste is te doen rondom dit gezinslid. De contactgegevens van deze collega vind je onder het zoekresultaat van de cliënt. Wees je er van bewust dat als je gaat informeren bij je collega of als je die vraag krijgt, dat de cliënt en/of de ouders toestemming moeten hebben gegeven voor het delen van zorginhoudelijke informatie. Is je collega akkoord dat jij de zorg gaat verlenen? Dan kan je de knop koppelen gebruiken. 6.3 Cliënt gegevens invullen Is de cliënt nog niet in RIS-OKT geregistreerd? Dan ga je hem of haar zelf aanmaken in het nieuwe traject wat je bent gestart. Je kiest dan voor Nieuwe cliënt toevoegen. Je komt dan in onderstaand scherm. Als eerste stap bij het registreren meld je de cliënt en/of de ouders van de cliënt dat je gaat registeren. Is de cliënt 16 jaar of ouder, dan is de melding aan alleen de cliënt voldoende. De cliënt en/of de ouders kunnen hier ja of nee op antwoorden. Alleen bij ja kan je verder in RIS-OKT met de registratie. Indicatie geheim Als het vakje 'geheim' is aangevinkt, komen de persoon- en adresgegevens niet terug in de dossiersamenvatting. Voor sommige cliënten is het belangrijk dat hun adres geheim blijft, bijvoorbeeld voor cliënten die bedreigd worden of voor cliënten die illegaal in Nederland zijn. Als dat het geval is, moet je bij adres het vinkje 17

19 Indicatie geheim invullen. Meestal zullen clienten dit zelf naar voren brengen. Als je twijfelt, vraag dan of er sprake is van gevaar of bedreiging als het adres bekend wordt. Als informatie verplicht is voor de registratie, dan zie je dat aan de lichtgekleurde rode balkjes in het scherm. Als je dit niet in vult, dan komt er bij je acties een taak te staan dat je deze informatie nog moet toevoegen. In het screenshot hierboven zie je bijvoorbeeld dat het BSN verplicht is. Onder het veld type gezin wordt er gevraagd de verblijfstitel te registeren van het gezinslid wat je aan het noteren bent. Als het gezinslid een tijdelijke werkvergunning of verblijfstatus heeft, dan vul je hier in ja. Heeft het gezinslid een illegale verblijfstatus, dan vul je hier in nee. Je vult niets in als beiden niet van toepassing zijn bij het gezinslid. In de werkwijzer staat meer informatie over illegaliteit. Als je het adres invult van het gezinslid, vul dan eerst het huisnummer en de postcode in. Deze velden zijn verbonden met een landelijke openbare database en de andere velden worden dan automatisch aangevuld. Als je een adres hebt ingevuld, dan zie je in welk OKT-gebied de postcode valt. Het OKTgebied wat getoond wordt kan anders zijn dat het OKT waar je bent ingelogd. Is de cliënt 16 jaar of ouder? Dan kan de cliënt zelf aangeven welk adres van belang is voor het zorginhoudelijke communicatie. Denk bijvoorbeeld aan een correspondentieadres waar de brief met een beschikking naar toe kan worden gestuurd. BRP en gezagdragerscheck Als je twijfelt of het adres en het gezag van de cliënt en/of de ouders juist is, dan kan je een BRP en gezagdragerscheck uitvoeren. Deze check doet de Backoffice Jeugd. Dit is niet verplicht in deze fase van registeren, het is wel verplicht als je kiest voor het arrangement individuele voorziening. Binnen het arrangement Inzet Individuele Voorziening vraagt RIS-OKT nogmaals om deze gegevens en kan je dat in het arrangement vastleggen. Kortom, in het geval van twijfel over woonplaats en gezag mag je het navragen bij de Backoffice Jeugd. 18

20 De toets betekent dat bij de gezinsleden, die jij aan geeft, wordt nagegaan of zij daadwerkelijk in de gemeente Amsterdam wonen. Deze check voert de Backoffice Jeugd voor je uit. Naast de BRP-check kan de Backoffice Jeugd ook het gezagdragersregister raadplegen. Er is een aparte instructie opgesteld die beschrijft hoe de gegevens van cliënten op een veilige manier worden aangeleverd aan de Backoffice Jeugd en hoe een uitslag terug wordt geleverd aan de hulpverlener. Deze instructie vind je in bijlage 1. Op basis van de informatie maak je een keuze in overleg met de cliënt die voor het hulpverleningsproces logisch is. Registreer in een contactmoment welke keuze je hebt gemaakt. Opslaan of annuleren Na het invoeren sla je de vastgelegde gegevens op door de rechterknop links onderaan aan te klikken (icoon schijfje). Met de terug knop (icoon pijltje) links onderaan worden de gegevens niet opgeslagen en keer je terug in het beginscherm. Na het opslaan van de cliënt keer je terug bij het dossierdashboard. 19

21 Andere gezinsleden dan de cliënt maak je aan door de knop maak een nieuw gezinslid aan aan te klikken en de hierboven beschreven stappen te herhalen. 20

22 7. Traject: netwerk, contacten en meekijken Binnen RIS-OKT zijn de functionaliteiten netwerk, contacten en meekijken ondersteunend aan je dossiervorming. De personen uit het netwerk zijn personen waarvan jij het relevant vindt voor de dossiervorming om deze te registreren. Het netwerk zijn de personen in de omgeving van de cliënt die buiten het gezin vallen. Het gezin registreer je bij het submenu gezinsleden. De personen van het netwerk kunnen in het sociale- of professionele netwerk van het gezin voorkomen. Dit kan je altijd aanpassen, ook al ben je bezig in andere onderdelen van dit traject. Gekoppeld aan de gezinsleden en het netwerk, kan je de gesprekken vast leggen bij de contacten binnen het traject. Alle contacten, die informatie bevat wat nuttig is voor de dossiervorming, leg je vast. Dit betekent niet dat je alle contacten die je hebt moet vastleggen. Tot slot heb je de functie meekijken. Als er toestemming is gegeven door de cliënt en/of de ouders kan je collega binnen het OKT om mee te kijken in het dossier. Meekijken betekent binnen RIS-OKT meeschrijven. 7.1 Netwerk registeren Door de optie op het dossierdashboard voeg een onderdeel van het netwerk toe voeg je een persoon toe aan het netwerk van de cliënt. Je krijgt vervolgens het onderstaande scherm. Als je kiest voor professioneel netwerk, komt er een keuzemenu tevoorschijn waar je de organisatie kan kiezen. Ook kan je de contactgegevens toevoegen. Als je kiest voor sociaal netwerk, wordt er gevraagd naar de relatie van de persoon met de cliënt. Ook kan je hier de contactgegevens toevoegen. Als je alle gegevens hebt genoteerd, dan sla je dit onderdeel op. Dit gaat op dezelfde manier als het opslaan bij het registreren van een gezinslid. Per persoon in het netwerk, voeg je opnieuw een onderdeel van het netwerk toe. Je ziet ieder toegevoegde persoon van het netwerk op je dossierdashboard. 21

23 7.2 Contacten vastleggen Binnen het traject op het dossierdashboard kan je contacten vast leggen die horen bij het dossier. Dit is anders dan het vastleggen van Contacten/gesprekken (hoofdstuk 5), daar leg je de Contacten/gesprekken vast waar geen dossier en traject bij hoort. Je kunt selecteren met wie je contact hebt gehad, zoals de cliënt, de andere gezinsleden, het professioneel netwerk of het sociaal netwerk. Elk contact bevat een aantal voor dit contact relevante invoervelden over de wijze van contact, het type contact, de duur van het contact en, indien gewenst, een veld voor de inhoudelijke verslaglegging van het contact. 22

24 Binnen een contactmoment kan je ook een collegiaal/casuïstiek overleg registeren. Wees er van bewust dat als je de casus niet-anoniem bespreekt, dat de cliënt en/of de ouders hiervoor toestemming hebben gegeven en dat alle aanwezige hulpverleners bij het overleg in het traject worden geregistreerd. 7.3 Contacten: toestemming vastleggen Tijdens het werken kan het voor jouw hulpverlening van belang zijn informatie te delen met je collega s binnen het OKT of met hulpverleners buiten het OKT. Hiervoor moet de cliënt en/of de ouders toestemming geven. Voor meer achtergrond over deze toestemming, raadpleeg hierover de werkwijzer. Wat handig is om deze toestemming van de cliënt en/of de ouders te noteren als contactmoment. Je kan dat contactmoment het onderwerp Toestemming meegeven. Je ziet dan in een oogopslag op het dossierdashboard bij de contacten dit contactmoment. Per onderdeel of vraag waar jij informatie gaat delen met anderen, is de toestemming heel belangrijk. Om overzicht te krijgen kan je in het contactmoment aangeven waarvoor de cliënt en/of de ouders toestemming heeft gegeven. 7.4 Meekijken Mocht een andere hulpverlener uit het OKT ondersteuning bieden tijdens jouw traject, dan is het handig deze collega uit te nodigen om mee te kijken in het dossier. Meekijken betekent dat diegene alles kan lezen en aanpassen in het dossier. Je slaat eerst op waar je mee bezig bent. 23

25 De volgende stap is dat je rechts bovenaan in het dossierdashboard de optie toegang aan klikt. Aan de rechterkant zie je de toegangsgegevens en kan je via het plusje Klik hier om toegang te verlenen aan een gebruiker uit de lijst een andere hulpverlener kiezen die in het dossier mee kan kijken en wijzigen. Je collega die je hebt uitgenodigd om mee te kijken, krijgt hier geen melding van. Het dossier waar je collega voor is uitgenodigd, staat wel in zijn/haar dashboard meekijken. Dit dasboard meekijken is te benaderen via het linkermenu dashboard. Je zult je collega op de hoogte moeten brengen dat hij/zij is uitgenodigd om mee te kijken. Als het meekijken niet meer nodig is voor je dossiervorming, kan je het meekijken ontnemen. Op het dossierdashboard naast de naam van de collega die meekijkrechten heeft, zie je een kruisje. Als je daar op klikt, dan kan je collega niet meer meekijken in het dossier. 24

26 8. Traject: starten In een traject leg je de startvraag van je cliënt vast en de eventuele afgesproken doelen. Daarmee start je officieel het traject en ook de dossiervorming van je cliënt. Je legt één OKT-traject per jeugdige vast met een begindatum, startvraag, doelen en eventueel een einddatum. Je kunt alleen een traject starten als je een jeugdige als gezinslid hebt geregistreerd. Een einddatum van een traject kan je pas invullen wanneer alle arrangementen binnen het traject zijn voltooid/beëindigd. De beschrijving voor het afsluiten van trajecten vind je in hoofdstuk 10. Definities: Traject: Een traject is een periode van aaneengesloten hulpverlening waar je een plan en doelen opstelt. Een arrangement is een onderdeel van die hulpverlening die door jezelf, door een andere hulpverlener uit het OKT of door een andere (zorg)instelling wordt uitgevoerd. Denk hierbij een training, een reeks gesprekken met de jeugdpsycholoog of een vorm van specialistische hulp. Het kan voorkomen dat je een traject start en afsluit zonder dat je een arrangement hebt ingezet, bijvoorbeeld omdat je na de eerste gesprekken met het gezin tot de conclusie bent gekomen dat het gezin op eigen kracht verder kan. Hoe: Door middel van de optie maak een nieuw traject aan onder registeren kan een traject worden aangemaakt voor de cliënt en zijn of haar gezin. Je start met het invullen van de datum wanneer je de cliënt voor het eerst gezien hebt 2 en je vult in hoe de cliënt is binnengekomen. Vervolgens leg je de velden vast die hieronder worden getoond. Inzet Eigen kracht Na het invullen van de startvraag komt de vraag naar Inzet eigen kracht. Als je verwacht en besluit dat de cliënt en het gezin op eigen kracht verder kan gaan, kan je hier voor ja kiezen. Het traject wordt dan afgesloten en aan je wordt gevraagd een korte evaluatie in te vullen. Als na een eigen kracht check verwijst naar vrij toegankelijke zorg, zoals zelfhulpgroep van vrijwilligers, een logopedist of diëtist, dan noteer je dat bij de evaluatie van eigen kracht. 2 Het kan dus zijn dat de cliënt al jeugdhulp heeft gehad en dat die zorg al is afgerond. Hoe je een bestaande cliënt koppelt in een nieuw traject lees je in paragraaf

27 Als het antwoord op eigen kracht deels, nee of anders is, dan vul je de doelen in. Het kan zijn dat je de doelen nog niet weet, maar deze kun je op een later moment nog invullen. In het traject kun je één collegiaal/casuïstiek overleg registreren voordat je een keuze maakt voor een type arrangement. Bij dit overleg vul je de datum van het overleg in (schermafdruk hieronder). Ook kan je gegevens kwijt over wie er aanwezig was. Andere collegiaal/casuïstiek overleggen kan je registeren als contactmoment. Na het collegiaal/casuïstiek overleg heb je nog twee optionele elementen die je kunt invullen, de meldcode HG (Huiselijk Geweld)/ kindermishandeling toegepast en Matchpoint. Als je de meldcode HG (Huiselijk Geweld)/ kindermishandeling toegepast met een vinkje en dus ja beantwoordt, dan krijg je extra ruimte om notities op te schrijven. Het vakje Matchpoint heeft geen koppeling met de applicatie Matchpoint. Voor je dossiervorming kan het handig zijn hier wel te noteren als je een Matchpoint melding hebt gedaan. Je hebt nu het traject ingevuld. Mocht je tijdens de hulpfase extra contactmomenten hebben met de cliënt, dan kan je deze registreren in RIS-OKT. Deze kan je toevoegen via het submenu contact. Via de plus contact toevoegen wordt er in een apart menu een aantal velden zichtbaar. Zie voor uitgebreide uitleg hoofdstuk 7.2. Je kunt nu een arrangement aan maken. 26

28 9. Traject: arrangement Binnen een OKT-traject is sprake van minimaal een arrangement, dat je kunt koppelen aan een specifiek jeugdige waar je een traject voor hebt aangemaakt. Je kunt pas een arrangement toevoegen als je het traject hebt geregistreerd. Ga je verschillende hulpoplossingen bieden met bijvoorbeeld verschillende zorgcategorieën of type arrangementen, dan maak je voor iedere hulpoplossing een apart arrangement aan. Definities: Arrangement: de ondersteuning door een hulpverlener binnen het OKT die binnen het traject voor een gezinslid of het hele gezin wordt ingezet. Er kunnen meerdere arrangementen binnen één OKT-traject voorkomen. Hoe: Je legt minimaal één arrangement vast om de hulpvraag op te lossen. Je start met het invullen van de datum en je doel(en) voor het arrangement wat je nu aan maakt. Het doel wat je beschrijft bij het arrangement ondersteunt de hulpvraag die je bij het traject hebt ingevuld. De volgende stap is welk arrangement je kiest. Je hebt de keuze tussen: Zelf doen (zie paragraaf 9.1) Binnen OKT afhandelen (zie paragraaf 9.1) Aanvullend aanbod (zie paragraaf 9.2) Inzet individuele voorziening (zie paragraaf 9.3) Inschakelen Samen DOEN Gecertificeerde Instelling en/of Veilig Thuis (zie paragraaf 9.4) Bijzondere beschikkingen (alleen voor specifieke medewerkers) Achtergrond voor de afweging welk type arrangement het beste past bij jouw cliënt kan je vinden in de werkwijzer. Heb je vragen, stel ze dan aan je teamleider. De eerste twee arrangemententypes in de bovenstaande keuzelijst betreffen werkzaamheden die jij als hulpverlener of iemand anders binnen je OKT verleent aan een gezinslid of het gezin (het gezin is in dat geval beperkt tot de gezinsleden die jij hebt vastgelegd bij het gezin). Het aanvullend aanbod zijn de trainingen die aanvullend zijn op het aanbod van het Ouder- en Kindteam. Deze trainingen worden gegeven door instellingen en er is geen beschikking voor nodig. De keuze voor Inzet Individuele Voorziening verwijs je naar ingekochte zorg door de gemeente Amsterdam op twaalf type zorgcategorieën. Hier is een verwijzing en beschikking voor nodig. 27

29 Het Inschakelen Samen DOEN Gecertificeerde Instelling en/of Veilig Thuis kies je voor als de cliënt en zijn/haar hulpvraag geholpen kan worden met het aanbod van Samen DOEN Gecertificeerde Instellingen en/of Veilig Thuis. Tot slot is er een arrangement Bijzondere beschikkingen (alleen voor specifieke medewerkers). Dit arrangement is bedoeld voor de medewerkers van het loket bijzondere beschikkingen. Als je hier geen deel van uit maakt, dan maak je geen gebruik van dit arrangement. Medewerkers van dit loket krijgen een eigen handleiding voor dit arrangement. Je kunt meerdere arrangementen aanmaken voor een cliënt. Dit doe je door het plusje onder aantal arrangementen te gebruiken. 9.1 Zelf doen of binnen OKT afhandelen Na de keuze voor Zelf doen of Binnen OKT afhandelen kan je kiezen voor Algemeen OKT aanbod. Bij sommige keuzes binnen dit productenaanbod krijg je een extra keuzemenu. Bijvoorbeeld, je kiest voor Oudercursussen en daarna wordt het extra keuzemenu voor Oudercursussen zichtbaar. Je kunt over je keuze ook extra informatie kwijt in het onderste veld Aanvullende informatie over type hulp binnen OKT. Denk aan extra informatie als je kiest voor de optie Ontwikkelen eigen kracht. Mocht een ander OKT-lid ondersteuning bieden, dan is het handig deze persoon uit te nodigen om mee te kijken in het dossier. Hoe dit in zijn werk gaat, lees je in hoofdstuk 7. Wees er van bewust dat de cliënt en/of de ouders toestemming moeten geven als jij een collega vanuit het OKT uitnodigt om mee te kijken. Tijdens de registratie het arrangement Zelf doen of Binnen OKT afhandelen kan je met de cliënt en/of de ouders afspreken wanneer en hoe je gaat evalueren. De evaluatie kan je vastleggen in RIS-OKT in de onderstaande velden. Per evaluatiemoment kan je meer informatie kwijt. 28

30 Als de zorg van het arrangement Zelf doen of Binnen OKT afhandelen afgerond is, dan kan je het arrangement sluiten. Dit doe je door naast het pennetje op het slotje te klikken en daarmee het arrangement af te sluiten. 9.2 Aanvullend aanbod Het aanvullend aanbod bevat trainingen die door zorgaanbieders worden gegeven waar geen beschikking voor nodig is. Deze trainingen zijn een aanvulling op het aanbod van het OKT. De lijst met trainingen is te vinden op de werkwijzer. Hoe: Aanvullend aanbod is de derde keuze bij het arrangement. Als je hiervoor kiest, zie je een aantal thema s zichtbaar geworden. Deze thema s bevatten elk een aantal trainingen. Je kunt maar één thema en één training selecteren per arrangement Aanvullend aanbod. Tijdens de registratie het arrangement Aanvullend aanbod kan je met de cliënt en/of de ouders afspreken wanneer en hoe je gaat evalueren. De evaluatie kan je vastleggen in RIS-OKT in de onderstaande velden. Per evaluatiemoment kan je meer informatie kwijt. 29

31 Als de zorg van het arrangement Aanvullend aanbod afgerond is, dan kan je het arrangement sluiten. Dit doe je door naast het pennetje op het slotje te klikken en daarmee het arrangement af te sluiten. 9.3 Inzet individuele voorziening Individuele voorziening is een voorziening die individueel per jeugdige wordt aangeboden en is ingedeeld naar twaalf zorgcategorieën. Je hebt de keuze tussen Zorg In Natura (ZIN), de ingekochte zorg door de gemeente Amsterdam bij zorgaanbieders uit de regio, of persoonsgebonden budget (Pgb). Voor beide voorzieningen geldt een aanvraagprocedure met een beschikking waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. Hoe: Als je geen twijfel hebt dat de cliënt en/of de ouders in Amsterdam wonen, dan controleert de Backoffice Jeugd de woonplaats van de cliënt en/of de jeugdige. Dat doet de Backoffice Jeugd op basis van de ingevulde gegevens in het formulier waar de beschikking van wordt gemaakt. Je registreert in RIS-OKT woonplaats Amsterdam. Bij twijfel ga je eerst een uitgebreide Basisregistratie persoonsgegevens check (BRP-check) en een check op het gezagdragersregister uitvoeren. Dit betekent dat bij de belangrijkste volwassen gezinsleden met het gezag en de cliënt zelf nagegaan wordt of zij daadwerkelijk in de gemeente Amsterdam wonen. Deze check voert de Backoffice Jeugd voor je uit. Bij keuze voor deze vorm van jeugdhulp is de bevestiging dat de cliënt en/of de ouders in Amsterdam wonen van belang. 30

32 Er is een aparte instructie opgesteld die beschrijft hoe de gegevens van cliënten op een veilige manier worden aangeleverd aan de Backoffice Jeugd en hoe een uitslag terug wordt geleverd aan de hulpverlener. Deze instructie vind je in bijlage 1. Er zijn drie uitslagen. Bij het resultaat dat de gezinsleden en de cliënt: 1. In een andere gemeente wonen, dan draag je het dossier over naar de desbetreffende gemeente voor het verkrijgen van een Inzet Individuele Voorziening betaald door die gemeente. Kijk in de werkwijzer wat de contactgegevens zijn van de hulpverleners in die gemeente. Vervolgens sluit je het arrangement en (in overleg) het traject. 2. Geen vaste verblijfplaats hebben, neem dan contact op met je teamleider wat er verder mogelijk is. 3. In Amsterdam wonen, dan organiseer je een Multidisciplinair Overleg (MDO, zie onderstaand). In RIS-OKT registreer je optie 1 en 2 als Woonplaats anders bij BRP check woonplaatsbeginsel. Geef in het notitieveld aan of je te maken hebt met een cliënt die in een andere gemeente woont of met een cliënt zonder vaste verblijfplaats. Bij optie 3 kies je voor Gemeente Amsterdam. Met een positieve BRP check woonplaatsbeginsel is de volgende stap de registratie van minimaal één of meerdere MDO s. Per MDO leg je de onderstaande vragen vast. Zoals je ziet kan je het aantal aanwezige hulpverleners aanpassen, waarbij je voor iedere hulpverlener naam en functie registreert. Voor het organiseren van het MDO heb je ten minste twee hulpverleners nodig, het zogenaamde vier ogen principe. Voor meer informatie over het organiseren van het MDO en het bepalen van de zorgcategorie, neem een kijkje in de werkwijzer. 31

33 Wees er van bewust dat je op dit moment zorginhoudelijke informatie gaat delen met een collega binnen het OKT en hulpverleners buiten het OKT. Hiervoor moet je cliënt en/ouders toestemming voor geven. Raadpleeg hierover de werkwijzer. De toestemming van de cliënt en/of de ouders kan je registeren als contact in het dossier. Raadpleeg hierover hoofdstuk 7 van deze handleiding. Na de toestemming kan je de collega van het OKT uitnodigen om mee te kijken in het dossier van de cliënt. Bij ieder MDO kan je screeningsinstrumenten inzetten. Bepaalde vragenlijsten die als screeningsinstrument dienen, voer je uit met behulp van BergOp. Raadpleeg de werkwijzer voor meer informatie over screeningsinstrumenten. In RIS-OKT noteer je na het inzetten, het resultaat en de keuze of het een aanleiding was voor een (extra) georganiseerde MDO. Deze stap kan vaker voorkomen als je meerdere MDO s organiseert. Het inhoudelijk oordeel, dat door minimaal twee hulpverleners (het vier ogen principe) is geveld tijdens het MDO, registreer je in RIS-OKT. Op basis van dit oordeel kom je voor de keuze te staan van een positieve of negatieve beschikking. Negatieve beschikking na MDO Het oordeel van het MDO kan zijn dat de meest geschikte oplossing geen individuele voorziening is. In RIS- OKT heet dit een negatieve beschikking. Deze negatieve uitslag vertel je aan de cliënt en/of ouders. Als de cliënt en/of ouders het eens zijn met de negatieve beschikking, dan noteer je dit in RIS-OKT en sluit je het arrangement af. 32

34 Als de cliënt en/of ouders het oneens zijn met de beslissing voor een negatieve beschikking, dan maak je een negatieve beschikking aan. Om een beschikking te laten maken in WMO-Ned door de Backoffice Jeugd, zal je de knop Klik hier Beschikking Backoffice Jeugd om beschikking aan te vragen activeren. Alleen gemandateerde hulpverleners mogen op deze knop drukken. Ben je niet gemandateerd? Dan zal je om je beschikking aan te maken een gemandateerde moeten uitnodigen om mee te kijken in het dossier. Wees er van bewust dat je de cliënt en/of de ouders hier toestemming voor hebt gevraagd en dit hebt genoteerd in het RIS-OKT dossier. Je ziet de velden die zijn ingevuld door RIS-OKT en lege velden. Je kunt alle ingevulde velden ook aanpassen. Als je iets aan past in het formulier, wordt het niet automatisch in RIS-OKT aangepast. Wil je gegevens wijzigen, doe dat in RIS-OKT en het formulier. De Backoffice Jeugd heeft geen zorginhoudelijke informatie nodig om een beschikking aan te maken. Laat je dan ook niet verleiden om inhoud te typen in de velden. De informatie die gevraagd is in het formulier is voldoende. Let er op, het veld 4 positieve of negatieve beschikking is gevuld met de informatie negatieve beschikking. Doordat je kiest voor een negatieve beschikking blijven bepaalde velden leeg. Om een beschikking te maken heeft de Backoffice Jeugd een goed en volledig ingevuld formulier nodig. Het formulier bevat een tweede pagina met meer uitleg. Heb je nog steeds vragen, raadpleeg de werkwijzer voor een uitleg wat de velden betekenen. Bij regel 12 kan je aangeven naar welk adres de beschikking moet worden gestuurd. Standaard is de afspraak dat de Backoffice Jeugd de beschikking stuurt naar het adres van de jeugdige. Als dat af wijkt, dan kan je dat bij regel 12 aangeven. Dit kan het geval zijn bij een cliënt die 16 jaar of ouder is. Als je alles wat je nodig hebt, hebt ingevuld, heb je vier keuzes. Je kunt opslaan, en en leegmaken. Je kunt kiezen om het formulier helemaal leeg te maken en weg te kruizen. Op deze manier sla je geen formulier op. Als je kiest voor opslaan, dan komt het formulier in RIS-OKT te staan en zie je de tekst formulier opgeslagen maar niet verzonden. Het formulier is een bijlage die dan heropend kan worden. Op deze manier kan je de informatie die je nog mist nog opzoeken of navragen en later in RIS-OKT en het formulier toevoegen. Als je kiest voor verzenden, dan wordt vanuit RIS-OKT een mail verstuurd naar de Backoffice Jeugd. Jouw mailadres die in RIS-OKT bekend is, wordt gebruikt als mailadres. Dat moet het mailadres zijn wat eindigt 33

35 De ontvangende partij is de Op deze manier valt voor de Backoffice Jeugd te herleiden wie de mail heeft verstuurd. Als deze knop is gebruikt, dan komt er in RIS-OKT formulier opgeslagen en verzonden. Nog steeds is het formulier is te heropenen, te bewerken en opnieuw te verzenden, mits dat nodig is. Als de Backoffice Jeugd de beschikking heeft aangemaakt in WMO-Ned en een brief heeft opgesteld, krijg jij als degene die het formulier heeft opgestuurd de brief terug per mail. Deze brief upload je in het dossier van de cliënt waarvoor de beschikking geldt. Op deze manier is het dossier in RIS-OKT compleet voor de beschikking. Aangezien je de brief al aan het dossier hebt gevoegd, is het niet nodig voor je dossiervorming om de velden in RIS-OKT nogmaals te vullen. Je kan er voor kiezen om je dossier in RIS-OKT compleet te maken nadat de registratie in WMO-Ned is gedaan. Je kan de gegevens zoals het referentienummer uit de brief halen die je hebt gekregen van de Backoffice Jeugd. Positieve beschikking na MDO Na de beslissing om positief te beschikken, noteer je eerst de zorgcategorie. De zorgcategorie die bij de cliënt past, is een van de uitkomsten van het MDO. Je hebt de keuze uit een opsomming van 12 categorieën. Als er sprake is van meerdere zorgcategorieën, heb je daar per zorgcategorie een apart arrangement voor nodig. Dit betekent dat je in het geval van twee zorgcategorieën twee arrangementen hebt. Je besluit dit in het MDO van één zorgcategorie en je verwijst in het andere arrangement naar het MDO waar je de beslissing voor twee zorgcategorieën hebt genomen. Na deze keuze kan je aanvullende informatie kwijt over zorgproduct en zorginstelling. Tijdens het MDO besluit je samen met tenminste een collega welke zorgcategorie past bij de jeugdige. De velden zorgproduct en zorginstelling zijn bedoeld om meer te registreren over welke type behandeling en naar welke zorginstelling wordt gekeken. Als hulpverlener heb je de informatieplicht om de cliënt te informeren over Pgb. RIS-OKT herinnert je er op dit punt aan. Als je dat hebt gedaan dan vink je Pgb geïnformeerd aan. Vervolgens maak je de keuze of je een positieve beschikking maakt binnen een Pgb of Zorg In Natura (ZIN) door te kiezen Pgb ja voor Pgb en Pgb nee voor ZIN. 34

36 Persoonsgebonden budget (Pgb) Bij de keuze voor Pgb, dan heb je iemand uit het Pgb-team nodig om deze beschikking verder af te ronden. Als het voor het zorgproces van belang is eerder, zoals bij het MDO, iemand van het Pgb-team te betrekken, dan kan dat. Zorg voordat je iemand van het Pgb-team gaat uitnodigen om mee te kijken in het dossier, dat de cliënt en/of de ouders toestemming heeft gegeven dat je informatie met het Pgb-team gaat delen. Noteer deze toestemming als contactmoment. Nadat je contact hebt gehad met iemand uit het Pgb-team, nodig je iemand uit het Pgb-team uit om op het dossier mee te kijken. Zo kan het Pgb-teamlid gegevens aanvullen en blijf jij regisseur. De volgende stappen voert het Pgb-team uit. Voor een Pgb noteer je een aantal elementen in RIS-OKT. Om te beginnen voeg je het Pgb-plan toe aan het dossier door de plus klik hier om een bijlage toe te voegen. Ook voer je de Pgb-toets uit, waarbij voor een afgewezen punt extra informatie bij de toelichting kan worden toegevoegd. Ook noteer je de omvang van het Pgb. Een positieve beschikking maak je als alle elementen voldoende zijn. Mocht een van de toetspunten afgewezen zijn of andere elementen zoals het Pgb-plan niet voldoende zijn, dan is er sprake van een negatieve beslissing tot een negatieve beschikking. Dit betekent niet dat de cliënt en/of de ouders geen recht hebben op een Individuele Voorziening, want uit het MDO is gebleken dat er 35

37 een individuele voorziening mogelijk is. Als Pgb is afgewezen, dan heeft de cliënt en/of de ouders wel het recht op een ZIN. Pgb negatieve beschikking De negatieve beschikking rondom Pgb maak je zonder vooraf de cliënt en/of ouders te infomeren. Dit is anders dan bij een negatieve beschikking na het MDO. Onderstaand zie je de velden bij een negatieve Pgb beschikking. Het referentienummer en datum afgifte beschikking wordt gegenereerd uit WMO-Ned. Je kunt dat opvragen bij het Pgb-team of de Backoffice Jeugd welke gegevens aan deze cliënt zijn gekoppeld. Dit kan je dan verwerken in RIS-OKT. Vervolgens sluit je het arrangement af. De cliënt en de ouders hebben na de afwijzing voor een Pgb het recht op een ZIN, omdat jij en tenminste een collega tijdens het MDO hebt bepaald welke zorgcategorie van toepassing is. Daarom maak je een nieuw arrangement aan met als uitkomst een ZIN beschikking. Je arrangement met Pgb negatief blijft bestaan. In de velden rondom het MDO verwijs je naar het andere arrangement waar je de negatieve Pgb beschikking hebt geformuleerd. Je hoeft dus niet opnieuw een MDO te organiseren. Formuleer duidelijk naar welk arrangement je verwijst. Je zorgcategorie heb je al bepaald in het MDO van het Pgb traject, dus die kan je overnemen. Vervolgens vul je de velden in zoals je dat ook doet bij een ZIN beschikking. Pgb positieve beschikking Bij een Pgb positieve beschikking dan vul je de onderstaande verplichte velden in. 36

38 Het referentienummer en datum afgifte beschikking wordt gegenereerd uit WMO-Ned. De Backoffice Jeugd maakt de registratie in WMO-Ned. Om je dossier in RIS-OKT compleet te maken nadat de registratie in WMO-Ned is gedaan, kan je de gegevens zoals het referentienummer opvragen bij de Backoffice Jeugd. Tijdens de periode dat de Pgb is uitgegeven, kan jij als hulpverlener evaluatiemomenten met de cliënt en de zorgaanbieder naar keuze registreren. Het Pgb-team kan je hierbij helpen. Dit kan je in samenspraak met de cliënt vastleggen. Per evaluatiemoment kan je meer informatie kwijt. Als de Pgb periode is afgelopen, sluit jij als regisserende hulpverlener het arrangement af. Zorg In Natura (ZIN) Als je bij het MDO besluit dat een Zorg in Natura (ZIN) de beste oplossing is voor de cliënt, is daar geen extra toets voor nodig zoals bij Pgb. Zijn de cliënt en/of de ouders het eens met je beslissing, dan is er sprake van een positieve beschikking ZIN. Om een beschikking te laten maken in WMO-Ned door de Backoffice Jeugd, zal je de knop Klik hier Beschikking Backoffice Jeugd om beschikking aan te vragen activeren. Alleen gemandateerde hulpverleners mogen op deze knop drukken. Ben je niet gemandateerd? Dan zal je om je beschikking aan te maken een gemandateerde moeten uitnodigen om mee te kijken in het dossier. Wees er van bewust dat je de cliënt en/of de ouders hier toestemming voor hebt gevraagd en dit hebt genoteerd in het RIS-OKT dossier. 37

39 Je ziet de velden die zijn ingevuld door RIS-OKT en lege velden. Je kunt alle ingevulde velden ook aanpassen. Als je iets aan past in het formulier, wordt het niet automatisch in RIS-OKT aangepast. Wil je gegevens wijzigen, doe dat in RIS-OKT en in het formulier. De Backoffice Jeugd heeft geen zorginhoudelijke informatie nodig om een beschikking aan te maken. Laat je dan ook niet verleiden om inhoud te typen in de velden. De informatie die gevraagd is in het formulier is voldoende. Om een beschikking te maken heeft de Backoffice Jeugd een goed en volledig ingevuld formulier nodig. Het formulier bevat een tweede pagina met meer uitleg. Heb je nog steeds vragen, raadpleeg de werkwijzer voor een uitleg wat de velden betekenen. Vanuit het MDO kan je besluiten dat er meerdere zorgcategorieën nodig zijn. Hier maak je per zorgcategorie een apart arrangement aan. Je kunt meerdere zorgcategorieën aan klikken in het formulier, dus je hoeft het formulier maar een keer te versturen. Dit is anders dan in RIS-OKT, hier wijkt het formulier af van wat er mogelijk is in RIS-OKT. Als je er inhoudelijk niet uit komt, vraag je teamleider om hulp. Bij regel 12 kan je aangeven naar welk adres de beschikking moet worden gestuurd. Standaard is de afspraak dat de Backoffice Jeugd de beschikking stuurt naar het adres van de jeugdige. Als dat af wijkt, dan kan je dat bij regel 12 aangeven. Dit kan het geval zijn bij een jeugdige van 16 jaar en ouder. Als je alles hebt ingevuld, heb je vier keuzes. Je kunt opslaan, en en leegmaken. Je kunt kiezen om het formulier helemaal leeg te maken en weg te kruizen. Op deze manier sla je geen formulier op. Als je kiest voor opslaan, dan komt het formulier in RIS-OKT te staan en zie je de tekst formulier opgeslagen maar niet verzonden. Het formulier is een bijlage die dan heropend kan worden. Op deze manier kan je de informatie die je nog mist nog opzoeken of navragen en later in RIS-OKT en het formulier toevoegen. Als je kiest voor verzenden, dan wordt vanuit RIS-OKT een mail verstuurd naar de Backoffice Jeugd. Jouw mailadres die in RIS-OKT bekend is, wordt gebruikt als mailadres. Dat moet het mailadres zijn wat eindigt De ontvangende partij is de Op deze manier valt voor de Backoffice Jeugd te herleiden wie de mail heeft verstuurd. Als deze knop is gebruikt, dan komt er in RIS-OKT formulier opgeslagen en verzonden. Nog steeds is het formulier is te heropenen, te bewerken en opnieuw te verzenden, mits dat nodig is. 38

40 Als de Backoffice Jeugd de beschikking heeft aangemaakt in WMO-Ned en een brief heeft opgesteld, krijg jij als degene die het formulier heeft opgestuurd de brief terug per mail. Deze brief upload je in het dossier van de cliënt waarvoor de beschikking geldt. Op deze manier is het dossier compleet voor de beschikking. Aangezien je de brief al aan het dossier hebt gevoegd, is het niet verplicht voor je dossiervorming om de velden in RIS-OKT nogmaals te vullen. Om je dossier in RIS-OKT compleet te maken nadat de registratie in WMO-Ned is gedaan, kan je de gegevens zoals het referentienummer uit de brief halen die je hebt gekregen van de Backoffice Jeugd. Na de beschikking aangevraagd te hebben bij de Backoffice Jeugd, kan het samen met de cliënt en/of de ouders het Verwijsformulier vullen. Om het verwijsformulier te openen en te vullen, zal je de knop Klik hier om het Verwijsformulier op te maken activeren. Het verwijsformulier wat geopend is, bestaat uit twee delen. Het eerste deel bevat onderdelen die in RIS- OKT kunnen worden geregistreerd en dan automatisch worden gevuld. Het tweede deel bevat zorginhoudelijke informatie die een (beoogd) zorgaanbieder nodig kan hebben. Deze velden zijn niet voor ingevuld door RIS-OKT en vul je zelf in. Samen met de cliënt en/of de ouders bespreek je het formulier en vul je de velden in. In overleg kan je ook besluiten sommige velden niet in te vullen. Als je alles hebt ingevuld, heb je drie keuzes. Je kunt opslaan, afdrukken en leegmaken. Je kunt kiezen om het formulier helemaal leeg te maken en weg te kruizen. Op deze manier sla je geen formulier op. 39

41 Als je kiest voor opslaan, dan komt het formulier in RIS-OKT te staan en zie je de tekst formulier opgeslagen maar niet verzonden. Het formulier is een bijlage die dan heropend kan worden. Op deze manier kan je de informatie die je nog mist nog opzoeken of navragen en later in RIS-OKT en het formulier toevoegen. Als je kiest voor afdrukken, dan krijg je een pop-up met de keuzes voor printers. Dit is afhankelijk van de instellingen op je device. Meeste devices hebben de instellingen printen als pdf. Als je hier voor kiest, kan je het verwijsformulier ook opslaan als pdf op een plek naar keuze. De eerste contactmomenten met de (beoogde) zorgaanbieder kan je vastleggen in RIS-OKT. Denk aan het moment van terugkoppeling, het bijvoegen van het behandelplan of het startmoment van de zorg. Tijdens de registratie van ZIN kan je met de cliënt en/of de ouders afspreken of je de evaluatie van de zorgaanbieder gaat vastleggen. Ook kan je met de cliënt afspreken of en wanneer je evalueert. Beide onderdelen kan je vastleggen in RIS-OKT in de onderstaande velden. Per evaluatiemoment kan je meer informatie kwijt. 40

42 Als de ZIN periode is afgelopen, dan sluit je het arrangement af. 9.4 Inschakelen Samen DOEN Gecertificeerde Instelling en/of Veilig Thuis Na de keuze voor Inschakelen Samen DOEN Gecertificeerde Instelling en/of Veilig Thuis heb je een aantal instanties waar je het dossier naar gaat overdragen. In het geval van het overdragen naar Samen DOEN, zoek je eerst toenadering met een contactpersoon van Samen DOEN. Als de overdracht akkoord is met de cliënt en/of de ouders en je contactpersoon van Samen DOEN, noteer je dat je overdraagt naar een bepaalde persoon in het arrangement onder overgedragen aan. Vervolgens maak je op het dossierdashboard via algemeen een samenvatting van het dossier. Je kunt nadat je dit hebt aangeklikt de keuze maken welke onderdelen je in de samenvatting terug wilt zien. Vervolgens klik je op samenvatting tonen. Deze weergave kan je opslaan als PDF en met een warme overdracht geven aan je contactpersoon van Samen DOEN. 41

43 In het geval van overdragen naar een Gecertificeerde Instelling (GI), zoek je eerst contact met een contactpersoon van de desbetreffende GI. Als dat akkoord is, vraag je toestemming aan de cliënt of hij of zij akkoord is met de overdracht. Als de cliënt niet akkoord is, dan maak je een brief inzet drang. Deze brief upload je naar het dossier via het dossierdashboard van de cliënt rechtsboven bij het kopje bijlagen. Als de cliënt akkoord is of als de brief inzet drang is bijgevoegd, noteer je dat je overdraagt naar een bepaalde persoon in het arrangement onder overgedragen aan. Vervolgens maak je voor de Gecertificeerde Instelling ook een samenvatting van het dossier. De vervolgstappen zijn dan hetzelfde als bij een dossier samenvatten voor Samen DOEN, met als enige verschil dat de warme overdracht met de contactpersoon van de Gecertificeerde Instelling is. 42

44 In het geval van het overdragen naar Veilig Thuis, zoek je eerst toenadering met een contactpersoon van Veilig Thuis. Het registeren in RIS-OKT van overdracht Veilig Thuis gaat hetzelfde als Samen DOEN. De contactpersoon van Veilig Thuis noteer je na de keuze Veilig Thuis. Vervolgens maak je op het dossierdashboard via algemeen een samenvatting van het dossier. Je kunt nadat je dit hebt aangeklikt de keuze maken welke onderdelen je in de samenvatting terug wilt zien. Vervolgens klik je op samenvatting tonen. Deze weergave kan je opslaan als PDF en met een warme overdracht geven aan je contactpersoon van Veilig Thuis. 43

45 10. Traject: overige functies en handigheden De onderstaande functies zijn allemaal toe te passen binnen het dossier van de cliënt. Je kunt deze functies dus alleen toe passen als je het dossier van een cliënt hebt geopend Overdragen tijdens het traject Tijdens de hulpverlening kan het nodig zijn het dossier over te dragen naar een collega die dan hoofd hulpverlener wordt. Wees er wel van bewust dat je hiervoor toestemming vraagt van de cliënt en/of de ouders. Op het dossierdashboard zie je links bovenaan je eigen naam als hoofdhulpverlener staan. Als je hier een keer op klikt, zie je dat je deze naam kan wijzigen. De collega die nu hoofd hulpverlener is, krijgt geen seintje dat er een dossier is overgezet. Zorg er voor dat je de collega van te voren op de hoogte brengt van deze actie. Nadat je de hoofd hulpverlener hebt gewijzigd, staat het dossier niet meer in jouw dashboard en caseload overzicht. Je kunt ook niet meer erin kijken. Afgesloten trajecten kun je niet meer overzetten naar een andere hulpverlener en blijven in de caseload vermeld van de hulpverlener die het traject heeft afgesloten Arrangement afsluiten Een arrangement blijft open staan gedurende de periode dat de specifieke in de arrangement vastgelegde zorg voor de hulpvraag wordt uitgevoerd. Je houdt dan de regie. Als de inzet is afgerond, sluit je het arrangement af. 44

46 Het arrangement sluit je af door op het slotje te klikken naast het pennetje op het dossierdashboard. Je vermeldt de datum en de status. Als je kiest bij status voor anders kan je extra informatie kwijt Traject afsluiten Een traject sluit je af nadat je alle arrangementen hebt afgesloten. Een arrangement is pas afgesloten als je de einddatum en het resultaat hebt ingevuld. De traject afsluit -optie is het slotje rechts naast het woord traject. Daarna kom je in het scherm hieronder. Naast de reden van beëindiging is er ook nog ruimte voor je eigen opmerkingen in het tekstveld eronder en het rapportcijfer dat door cliënt/gezin wordt gegeven voor de geboden ondersteuning Werknotitie toevoegen Een werknotitie kun je beschouwen als een geeltje waarop je opmerkingen voor jezelf of voor je OKT collega s opneemt. Pas nadat er een traject is aangemaakt kun je ook de werknotitie aanmaken. Nadat een traject is afgesloten blijft de werknotitie nog zichtbaar en bewerkbaar. Werknotities komen niet terug in je actiepunten en staan niet in de dossiersamenvatting. Een tip is om geen zorginhoudelijke informatie te noteren als werknotitie. 45

47 Klik op het dossierdashboard rechtsboven op werknotitie om het geeltje uit te klappen en te bewerken. Als je meer ruimte wil, dan kan je de notitie ook inklappen door rechts bovenin nogmaals op werknotitie te klikken. Je notities gaan niet verloren, want als je nog een keer klikt dan komt de werknotitie met je aantekeningen weer zichtbaar Actiepunten toevoegen en afvinken Bij een registratie kun je actiepunten aanmaken. Dat zijn acties die je voor jezelf wil vastleggen in het dossier of herinneringen die je wilt plannen. Wanneer de deadline voor het actiepunt verstrijkt wordt er in het linker submenu acties een melding gegeven. Ook op je dashboard wat je ziet na het inloggen, zie je de acties. Na afhandeling van een actiepunt verdwijnen de acties uit het overzicht. Toevoegen Wanneer er al actiepunten voor het traject bestaan worden deze in het onderstaande overzicht getoond. Elk actiepunt kan worden verwijderd of afgevinkt. Een verwijderd actiepunt verdwijnt uit het systeem; een afgevinkt actiepunt verdwijnt uit beeld, maar zal wel op de achtergrond aanwezig blijven. Afvinken Als je een actiepunt wilt afronden dan klik je op het linkermenu acties of op het dashboard onder acties op het actiepunt. Via het brilletje wordt je doorverwezen naar het punt in het dossier waar de actie voor is bedoeld. Je kunt dan de informatie toevoegen die nodig is. Vervolgens sla je het onderdeel op en is je actiepunt verdwenen uit je lijst. 46

48 Verwijderen Actiepunten kan je eenvoudig verwijderen. Op het screenshot bij afvinken zie je een rood kruisje naast het brilletje. Als je klikt op het kruisje, dan wordt het actiepunt verwijderd. Bijvoorbeeld actiepunten voor verplichte velden of onjuiste registratie, kan je op deze manier opschonen Bijlagen toevoegen Op het dossierdashboard zie je rechts bovenin (zie de paperclip in de schermafdruk hieronder) dat je een bijlage aan een dossier hebt toegevoegd. Dit kunnen bijvoorbeeld aparte gespreksverslagen zijn of (niet medische) informatie die voor jou als hulpverlener essentieel is voor de hulp aan de cliënt of gezin. Als je bijlagen toevoegt bij traject of arrangement, zijn deze ook zichtbaar op je dossierdashboard Samenvatting van het dossier Onder algemeen rechtsboven het dossierdashboard staat Samenvatting/uittreksel van dit dossier. Je kunt dit gebruiken voor een overdracht, maar ook voor een plan van aanpak of ondersteuningsplan. Deze optie maakt van je dossier een compacte, printbare versie. Je kunt nadat je dit hebt aangeklikt de keuze maken welke onderdelen je in de samenvatting terug wilt zien. Vervolgens klik je op samenvatting tonen. Deze weergave kan je opslaan als PDF en met een beveiligde mail versturen naar je gewenste contactpersoon. 47

49 10.8 Overleden personen De optie Overleden personen gebruik je om het overlijden van een cliënt of een gezinslid vast te leggen. Zie schermafdruk hieronder Formulieren en brieven Formulieren en brieven kan je zichtbaar maken door rechtsboven Algemeen aan te klikken. Je ziet dan rechtsonder formulieren staan en als je dat aan klikt, kom je in het menu van formulieren. Je ziet sjablonen met lege formulieren die je kunt gebruiken ter ondersteuning van je cliënt. Zie schermafdruk hieronder. Deze formulieren kun je meteen in het dossier opslaan en printen. Ook kan je tijdens het invullen er voor kiezen terug te gaan naar het dossier zonder het op te slaan. Als je er voor kiest het formulier op te slaan, dan is het formulier automatisch toegevoegd aan het traject Logboek Alles wat er wordt geregistreerd in een trajectdossier, wordt opgeslagen door RIS-OKT in een logboek. Dit logboek kan iedereen raadplegen die toegang heeft tot het dossier. 48

50 Je ziet precies op welk tijdstip en wat er is veranderd door wie. Je kunt terugkijken tot de aanmaak van het dossier zelf. 49

51 11. Registratie trainingen Binnen het OKT-aanbod zijn er een aantal trainingen opgesomd. Ben jij een trainer, dan ga je de registratie rondom deze trainingen in RIS-OKT registeren. Onder registratie heb je twee knoppen: Training zoeken en Training aanmaken. In deze submenu s aan de linkerkant registreer je de trainingen die je zelf geeft en zoek je de trainingen stadsbreed die er gegeven worden. Iedereen, dus gebruikers met de rol OKA, teamleider of OKT-assistent, kan een training zoeken. Alleen trainers worden gevraagd om trainingen aan te maken. Het inzien en wijzigen van een training kan alleen degene die de training heeft aangemaakt, de cotrainer en het team waar de trainer was ingelogd toen de training is aangemaakt. Zoeken Het zoekveld bij Trainingen zoeken is een slim zoekveld. Je kunt zoeken op datum en de naam van de training. Ook worden de laatste openstaande trainingen weergegeven. Training starten Als trainer kan je ook een training aanmaken. Kies dan via het registratie menu voor Training aanmaken. Je komt dan op een lege registratie voor trainingenterecht. 50

52 De velden datum en naam training zijn verplicht. De andere velden zijn handig voor de registratie van je training. De registratie wie de training volgt en de aanwezigheid, noteer je in Cursusadministratie en aanwezigheid. Dit excelbestand vind je vinden in de kennisbank van RIS-OKT. Aan de linkerkant staat het menu kennisbank. Als je met je muis daar bent en niet klikt, worden een aantal formulieren en websites zichtbaar. Het excelbestand Cursusadministratie en aanwezigheid is hier een van. 51

53 Dit excelbestand ga je downloaden, aanpassen en uploaden naar je registratie trainingen in RIS-OKT. Wees er van bewust dat als je dit bestand aanpast, dat je het dan ook weer opnieuw moet uploaden naar RIS-OKT. Per bijeenkomst ga je een kort verslag maken. Een format hiervoor kan je ook in de kennisbank vinden met de titel Kort verslag per bijeenkomst. Na afloop van je bijeenkomst vul je die met observaties, specifieke vragen uit de groep, toezeggingen en eventuele aanpassingen voor je draaiboek. Indien nodig, kan je ook een kort verslag per kind per bijeenkomst maken. Dit format kan je ook in de kennisbank vinden met de titel Kort verslag per kind per bijeenkomst. Hiervoor geldt wel: geen bericht is goed bericht. In het geval van bijzonderheden en aparte afspraken kan je het format gebruiken. Wees er wel van bewust dat je hiervoor moet melden aan de cliënt en/of de ouders dat je deze notities gaat maken. Dit kort verslag per kind per bijeenkomst mag niet in de registratie trainingen worden opgeslagen, maar bij het traject van de cliënt bij het arrangement van de training. In het geval dat je geen toegang hebt tot het traject van de cliënt, neem je, nadat de cliënt en/of de ouders toestemming hebben gegeven, contact op met de hoofd hulpverlener van de cliënt en vraag of hij/zij dit kort verslag per kind per bijeenkomst aan het traject en het arrangement kan toevoegen. Als je wel toegang hebt en het dossier is gedeeld met een andere hulpverlener, moet de cliënt en/of de ouders wel toestemming geven dat door het toevoegen van dit kort verslag per kind per bijeenkomst dat je collega s deze aantekeningen ook kunnen inzien. Vergeet niet na de registratie de training op te slaan. Vervolgens kan je de training vinden in je overzicht. 52

54 12. OKT rapportages Voor teamleiders, teamassistenten en het programmateam is binnen RIS-OKT mogelijk het rapportagedashboard te bezoeken. In de linker menubalk, bij de onderste submenukop MT, kun je de functie rapportages aanklikken. Na de keuze voor Dashboard links, verschijnt aan de rechterkant van het scherm een menu met bovenaan een aantal onderwerpen waar je op kan filteren. Je kan filteren op periode en stadsdelen. Onder stadsdelen kan je het OKT selecteren waar je een rapportage van wil maken. Deze rapportages kan je afdrukken, kopiëren en downloaden. Deze functies staan rechts bovenin. Als je kiest voor kopiëren, dan verzamelt RIS-OKT alle gegevens op het klembord. Vervolgens kan je de gegevens plakken in Excel via het menu bewerken, kiezen voor plakken speciaal, klikken op Alleen tekst en bevestigen op ok. Dan krijg je de tabellen in Excel. 53

55 13. Overige submenu s in RIS De onderstaande submenu s zijn altijd te benaderen. Je ziet ze aan de linkerkant van je scherm Dashboard Het dashboard is het startpunt van RIS-OKT. Vanuit het dashboard zijn alle onderdelen van RIS-OKT te bereiken. Door in de opties van het hoofdmenu aan de linkerkant op de bovenste optie dashboard te klikken kun je altijd terugkeren naar deze menu-optie. Het dashboard toont de eerste 50 registraties/dossiers waaraan door jou recent gewerkt is, en openstaande acties Caseload Vanuit de optie van het hoofdmenu registreren (aan de linkerkant), kun je kiezen voor de derde submenuoptie caseload. Je komt dan in een overzicht van alle door jou ingevoerde cliënten (de jeugdigen). In de caseload staan alle cliënten waar jij als hulpverlener voor verantwoordelijk is. Vanaf hier is er een mogelijkheid om het dossier in te zien of te openen. Hoe: Na het openen van de caseload zie je links in het scherm een optie waar je kunt filteren op informatie: datum, traject of cliënt, tekst en wijken. Rechts van het scherm kun je kiezen voor de optie om een samenvatting van één dossier te maken of om het dossier te openen. 54

56 13.3 Acties In dit scherm staan alle openstaande acties die je zelf hebt aangemaakt in een dossier en ook alle acties die voortkomen uit een onvolledige registratie. Wanneer een dossier niet volledig is ingevuld, zul je hieraan worden herinnerd via de acties. Je kunt naar eigen inzicht een actie verwijderen, inzien of afhandelen. Zie schermafdruk hieronder. In het hoofdmenu kies je voor menu-optie Acties. Zie schermafdruk hierboven. Wil je de desbetreffende actie oplossen, klik dan op het brilletje en daarmee wordt je naar het punt in het traject gebracht waar de actie aan is gekoppeld Kennisbank Via de knop kennisbank kun je naar deze handleiding Ouder- en Kindteams voor het registeren in RIS- OKT. Zie de schermafdruk hieronder. De kennisbank is uitgevoerd met formats zoals het verwijsformulier, de bestanden voor de registratie trainingen en links naar de verschillende websites. Naast de formats, links naar websites en deze handleiding kan je er ook het formulier wijzigingsverzoek vinden. Op dit formulier kan je aangeven waar RIS-OKT nog beter in kan worden en deze verbeteringen naar ons mailen. 55

57 13.5 Servicedesk Bij technische vragen tijdens het gebruik van RIS kun je via de helpdesk per contact opnemen met de Servicedesk. Aan de linkerkant zie je de knop helpdesk waar je een formulier kan invullen met je vraag. Het is mogelijk de Servicedesk direct te mailen via het adres en te bellen via (bereikbaar op werkdagen tussen 9:00-17:00) Aanpassen van je gegevens In RIS-OKT is een mailadres bekend. Dat moet het mailadres zijn wat eindigt Door te mailen garanderen we dat de persoonsgegevens voor de beschikking veilig kunnen worden verzonden. Daarom is het nodig dat ook in RIS-OKT mailadres bekend is. Als jouw mailadres is, kan je dat aanpassen in RIS-OKT. Rechts bovenin zit het slotje en als je daarop klikt, verschijnt er een pop-up met daarop je gegevens. Deze kan je zelf wijzigen en opslaan. Ook kan je hier je wachtwoorden voor VPN en voor RIS-OKT aanpassen. 56

58 14. Dossierrechten 14.1 Privacy We zijn er met zijn allen verantwoordelijk voor dat er zorgvuldig met de gegevens in RIS-OKT wordt omgegaan. Het verwerken van cliëntgegevens in RIS-OKT wordt vastgelegd in een privacyprotocol. In dit protocol worden de volgende zaken genoemd: de hoofd hulpverlener legt vast dat de registratie in RIS-OKT aan de cliënt is gemeld; persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt tenzij dit noodzakelijk is voor de ondersteuning of hulp aan betrokkene en betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verstrekking van de betreffende gegevens aan de derde, mits het noodzakelijk is voor de veiligheid van het kind. Zie hiervoor de meldcode met de procedure die moet worden gevolgd; van elke gegevensverstrekking wordt een melding gemaakt in RIS, waarbij de grondslag voor verstrekking wordt opgenomen. In het hoofdstuk Cliënt aanmaken vind je informatie over het melden aan de cliënt dat je gaat registreren. Ook vind je in de werkwijzer een extra toelichting rondom privacy. Wat weet de gemeente RIS-OKT is het systeem voor hulpverleners. Dit betekent dat wat je registreert je ondersteunt bij het verlenen van hulp aan de cliënt. De programmadirectie van OKT heeft afspraken gemaakt met de gemeente Amsterdam over de monitoring van formele informatie. Deze afspraken zijn bekrachtigd in een prestatiedialoog. Drie keer per jaar levert OKT gegevens onder andere vanuit RIS-OKT aan de gemeente. Aangevuld met de andere gegevens zoals uit WMO-Ned rondom beschikkingen wordt er een beeld gevormd. Er worden geen zorginhoudelijke informatie, zoals contactmomenten en MDO-verslagen, vanuit RIS-OKT aan de gemeente gegeven. Dat blijft in RIS-OKT staan Dossierrechten aanpassen Vanuit het privacy oogpunt zijn de cliëntdossiers toegankelijk voor één hulpverlener die als hoofdbehandelaar het traject aan maakt. Je kan je als hoofdbehandelaar andere hulpverleners vanuit het OKT uitnodigen om mee te kijken. De teamleider kan de cliëntdossiers zoeken en via de caseload overdragen naar een andere hulpverlener. De OKT-assistent kan alleen zoeken binnen RIS-OKT. RIS-OKT is alleen geautoriseerd voor hulpverleners van Ouder- en Kindteams. Andere hulpverleners buiten het OKT kunnen niet in RIS-OKT. Bij het aanmaken van een nieuw dossier word je automatisch de verantwoordelijke hulpverlener van het dossier. In het systeem heet je dan: OKA. Stop je definitief of tijdelijk (vakantie, zwangerschapsverlof) met je werk als hulpverlener van het OKT? En heb je in overleg met de teamleider afgesproken welke collega jouw dossier overneemt tijdens jouw afwezigheid? Dan zal je vóór je vertrek je dossiers in RIS-OKT aan de specifieke collega s moeten overdragen door de hoofdmedewerker van het dossier te veranderen. Bij tijdelijke afwezigheid kan je ook kiezen om in overleg met je teamleider er voor te kiezen een collega Mee te laten kijken op het dossier. In het geval dat een hulpverlener onverwachts uitvalt, kan de teamleider het dossier op een andere naam zetten. Uiteraard moet de cliënt en/of de ouders hiervoor toestemming hebben gegeven. Hieronder vind je de beschrijving voor het overzetten van het dossier door een teamleider. 57

59 Overzetten door de teamleider Log in met je eigen account. Kies de optie registreren aan de linkerkant van het menu. Kies voor caseloadoverzicht uit de submenuopties. Kies links bij hulpverlener de hulpverlener van wie je de dossiers wilt overzetten. De caseload van de betreffende hulpverlener komt in het scherm te staan. (zie schermafdruk hierna). Vanuit dit overzicht kan je via de naam van de hulpverlener veranderen in een naam van een andere hulpverlener. Afgesloten trajecten kun je niet meer overzetten naar een andere hulpverlener en blijven in de caseload vermeld van de hulpverlener die het traject heeft afgesloten Registratie per wijk Ieder traject, die in RIS-OKT wordt aangemaakt, heeft een OKT aan zich gekoppeld. De OKT die aan het traject wordt gekoppeld, hangt samen onder welke OKT jij als hulpverlener het nieuwe traject registreert. Bijvoorbeeld, ben je ingelogd in Osdorp, dan krijgt je nieuwe traject de wijk Osdorp mee. In je dashboard zie je alle trajecten waar je actief mee bezig bent. Als je trajecten aanmaakt voor andere OKT s zie je die in een overzicht. Let op, maak je een nieuw traject aan en werk je voor meerdere OKT s, bepaal voordat je een nieuw traject aanmaakt onder welke OKT het traject moet vallen. In het kruimelpad zie je naast het slotje de naam van het OKT. Als je daar een keer op klikt, kan je het OKT aanpassen. 58