RIS Ouder- en kindteams. Handleiding voor RIS-OKT

Transcriptie

1 RIS Ouder- en kindteams Handleiding voor RIS-OKT Februari 2016

2 HANDLEIDING RIS Ouder- en Kind Teams versie 5.0 Versie 01/02/2016 Inhoudsopgave 1. Voorwoord Snelle start Wanneer registreer je wat in RIS-OKT? Inloggen en dashboard Registreren contacten/gesprekken Traject: jeugdige registreren Zoeken Koppelen Jeugdige gegevens invullen Traject: netwerk, contacten en meekijken Netwerk registreren Contacten vastleggen Contacten: toestemming vastleggen Meekijken Traject: starten Traject: arrangement Zelf doen of binnen OKT afhandelen Aanvullend aanbod Inzet individuele voorziening: Pgb en verwijsformulier Inschakelen Samen DOEN Gecertificeerde Instelling en/of Veilig Thuis Traject: overige functies en handigheden Overdragen van een open traject Arrangement afsluiten Traject afsluiten Werknotitie toevoegen Actiepunten toevoegen en afvinken Bijlagen toevoegen Samenvatting van het dossier Overleden personen Formulieren en brieven Logboek Registratie trainingen OKT rapportages Overige submenu s in RIS Dashboard Caseload Acties Kennisbank Functioneel Beheer Sociaal Aanpassen van je gegevens Dossierrechten Privacy Dossierrechten aanpassen Registratie per wijk Definities en handige websites

3 VERSIEBEHEER Versie Datum Toelichting Uitgebreide handleiding voor online gebruik Alle opmerkingen verwerkt, stuk ingevoegd over mailen met BOJ, publicatie BRP check aangepast, publicatie Trainingen administratie erin verwerkt, laatste aanpassingen, publicatie Versie handleiding met wijzigingen van release RIS-OKT 3.1, publicatie Publicatie handleiding RIS-OKT v Publicatie handleiding RIS-OKT v Eerste aanpassingen in het kader van releases Matchpoint en Beter Beschikt. Functionaliteit Matchpoint en Beter Beschikt komen in aparte handleidingen Handleiding Pgb route en verwijsformulier verwerkt Publicatie handleiding RIS-OKT 5.0 Betrokken personen (onder andere): Enno van Kessel, Carin van Kester, Natalie Kramp, Petra Helderman, Robert Jan Prenger, Ruud Sjoerdsma, Mirre Govaart, Theo Schut, Simona Samura, Tonny Robben, Erik Miltenburg, Renske Emmelkamp, Hermien Buyse, Jos Smeijer, Karin Visser, Pieter Ratering, Arthur van der Endt, Peter Oostrom, Andrea Joos, Bastiaan van der Pas, Judith van der Mark 2

4 1. Voorwoord Beste lezer, Voor je ligt de handleiding voor het Registratie Informatie Systeem voor de Ouder- en Kindteams (RIS- OKT). Het doel van deze handleiding is om jou als hulpverlener van een Ouder- en Kindteam wegwijs te maken in de belangrijkste functies van de RIS-OKT. In de werkwijzer vind je de uitleg rondom het werkproces. In deze handleiding beschrijven we dus de instructies, belangrijkste terminologie en de schermen van RIS-OKT. In RIS-OKT versie 5.0 zijn een aantal veranderingen. De grootste daarvan zijn: - Matchpoint (verwijsindex risicojongeren): als regisseur kan je voor de jeugdige in een traject een ketenregistratie aanmaken in Matchpoint en de zorgcoördinatie krijgen - Het registratieproces van beschikken wordt beter door RIS-OKT ondersteund, zoals het aanvragen van een check woonplaatsbeginsel, het opstellen en verzenden van een beschikkingsformulier en het verzenden en opslaan van de beschikkingsbrief. Deze veranderingen staan beschreven in de Matchpoint handleiding en de Handleiding Beschikken in RIS- OKT; beide handleidingen kun je vinden in de kennisbank binnen RIS-OKT en op de werkwijzer. Het kan zijn dat je vragen hebt naar aanleiding van deze veranderingen, over het gebruik van RIS-OKT of deze handleiding. Dan kan je terecht bij je superuser, je teamleider of Functioneel Beheer Sociaal. Hij of zij kan jouw vraag beantwoorden en weet anders bij wie je moet zijn om een antwoord op je vraag te vinden. Veel succes! De ontwikkelaars van RIS-OKT Februari

5 2. Snelle start Functioneel Beheer Sociaal Voor technische vragen over RIS-OKT: - functioneelbeheer.sociaal@amsterdam.nl (op werkdagen tussen 9:00-17:00) Voor inhoudelijke vragen over het proces: - of stel ze aan je teamleider Voor niet RIS-OKT gerelateerde ICT vragen: - ICTsupport@oktamsterdam.nl Inloggen - Ga naar: okt.inforing.nl via de tegel in je OKT-portal Na het inloggen ontvang je een code via sms - Vul de code in - Kies het team waarvoor je gaat werken Overzicht dashboard Op het Dashboard zie je een overzicht van je actieve trajecten, trajecten waar je meekijkrechten voor hebt, berichten vanuit Backoffice Jeugd en actiepunten. Het openen van een traject: - Klik: Dashboard, linksboven - Klik op de pijltjes >>> achter de naam van de jeugdige waar je mee wil werken Contact/gesprek registreren - Cursor op registreren (niet klikken) - Klik: contact/gesprek aanmaken Als je kiest niet anoniem het contact/gesprek te registreren, zet je de naam van de jeugdige in het systeem. Meld dit aan de jeugdige en/of de ouders. Je kunt zoeken in je eigen contacten/gesprekken. Kies voor registreren en klik daarna op zoeken contacten/gesprekken. Traject: nieuwe jeugdige registreren Vóór je een nieuwe jeugdige registreert in een traject, kijk je of de jeugdige al in RIS-OKT staat. - Klik: zoeken onder registreren Als de jeugdige niet in het systeem staat, kun je deze registreren: - Klik: registreren - Klik: traject aanmaken - Klik: Voeg een nieuw gezinslid toe en vul de gevraagde velden in Traject starten en afsluiten Voor het aanmaken doe je het volgende op het dossierdashboard van de jeugdige: - Klik op het pennetje naast Traject - Vul de velden in. In het geval van Eigen Kracht, dan is het niet nodig een traject te registreren. - Klik Inzet eigen kracht en kies Ja om het traject af te sluiten. Of noteer bij het afsluiten van het traject dat er sprake is van eigen kracht. Als je een traject wil afsluiten, moet je eerst alle arrangementen afsluiten: - Klik op het slotje naast Traject - Vul de velden in en sla het op Traject: collega uitnodigen Vraag toestemming aan de jeugdige en/of de ouders of je informatie mag delen met een collega. - Sla het arrangement op waar je nu mee aan het werk bent - Voeg een contactmoment toe met als onderwerp: toestemming - Noteer in het contactmoment waar de jeugdige of de ouders toestemming voor hebben gegeven - Sla het contactmoment op 4

6 - Klik rechtsboven in het dossierdashboard: Toegang - Klik: Klik hier om toegang te verlenen aan een gebruiker. - Kies een collega uit de lijst. Traject: arrangement aanmaken Binnen een traject kun je meerdere arrangementen aanmaken. Per type hulp moet een apart arrangement aangemaakt worden. - Klik Arrangement aanmaken, kies het type arrangement en vul de velden in. Traject: arrangement inzet individuele voorziening Check woonplaatsbeginsel Binnen het arrangement kun je individuele voorzieningen inzetten. Het is verplicht om voor een beschikking een check woonplaatsbeginsel aan te vragen bij de Backoffice Jeugd. Vul NAW-gegevens en BSN nummer in van de jeugdige - Klik op de knop check woonplaatsbeginsel binnen het tabblad persoonsgegevens jeugdige of arrangement Inzet Individuele Voorziening. - Verwerk de feedback van de Backoffice Jeugd Positief en negatief beschikken Op basis van de informatie bij het MDO besluit je positief of negatief te beschikken. - Klik: keuze positief of negatief Bij negatief - Verzend het formulier naar de Backoffice Jeugd door op de knop Verzenden te drukken. Na de keuze voor een positieve beschikking, is er de keuze Pgb of ZIN: Bij keuze Pgb: nodig een lid van het Pgb-team uit op je dossier om mee te kijken en de onderstaande velden te vullen. De jeugdige en/of de ouders moeten hiervoor toestemming geven. Ga naar arrangement met een Pgb. - Klik: vul de overige velden in Na de velden kan je kiezen voor een positieve of negatieve beschikking. - Vul de velden in na je keuze Bij ZIN - Klik om een beschikking aan te vragen; het beschikkingsformulier wordt dan zichtbaar. Controleer de gegevens. - Verzend het beschikkingsformulier naar de Backoffice Jeugd. De beschikkingsbrief wordt dan naar de jeugdige per post verzonden door de Backoffice Jeugd; ook wordt de beschikkingsbrief als bijlage aan het dossier toegevoegd. - Klik op het verwijsformulier. - Vul samen met de jeugdige en/of de ouders in. Geef deze mee aan de jeugdige voor de intake met de beoogd zorgaanbieder naar keuze - Van de zorgaanbieder krijg je informatie die je kunt registreren in de overige velden in RIS-OKT Traject: samenvatting dossier Als je als regisseur het dossier overdraagt naar een andere hulpverlener buiten het OKT, maak je een samenvatting van het dossier. Voordat je de samenvatting maakt, moeten de ouders en/of de jeugdige wel toestemming hebben gegeven dat je informatie gaat delen. - Klik Algemeen rechtsboven in het dossierdashboard. - Klik: Samenvatting / uittreksel van dit dossier rechtsonder - Vul in en klik: Tonen - Klik afdrukken en kies (indien mogelijk) PDFcreator om het document digitaal op te slaan - Stuur een beveiligde naar de persoon aan wie je overdraagt Registratie training - Cursor op registreren (niet klikken) - Klik: Training aanmaken of Training zoeken - Vul de gewenste velden in. 5

7 3. Wanneer registreer je wat in RIS-OKT? Als OKA, jeugdpsycholoog of jeugdarts binnen het OKT beslis je zelf of je gaat registreren en/of een dossier gaat aanleggen. Deze beslissing valt onder je professionele beroepsverantwoordelijkheid. Als je informatie of advies geeft, registreer je geen persoonsgegevens en leg je ook geen dossier aan. Submenu Contacten/gesprekken Als je ouders/jeugdigen vaker ziet kan het handig zijn werkaantekeningen te maken, zodat je weet wat er besproken is. Dit doe je bij het submenu Contacten/gesprekken van registreren aan de linkerkant in RIS- OKT. Je hebt twee keuzes, Contacten/gesprekken zoeken waarbij je de door jou genoteerde contacten/gesprekken doorzoekt en Contacten/gesprekken aanmaken waarbij je een nieuw contact/gesprek aan maakt. Dit submenu biedt jou als hulpverlener de mogelijkheid om een aantal gegevens als werkaantekening te registreren. Deze werkaantekeningen zijn voor jezelf en niet voor anderen inzichtelijk. Ook kan je geen samenvatting maken van je contact/gesprek. Kortom, contact/gesprek is géén registratie en dossiervorming. Mocht je wel samen met de jeugdige en/of de ouders komen tot een ondersteunings-/behandelplan, dan kan je de gegevens die genoteerd zijn bij Contacten/gesprekken, met toestemming van de ouders, overnemen in RIS-OKT traject. Houd de volgende regels in acht bij het registreren van Contacten/gesprekken: Je vraagt toestemming voor het opschrijven van wat gegevens en geeft aan waarom Je beheert de contacten/gesprekken zelf en schoont het eens per half jaar op Zijn de contacten/gesprekken ouder dan een jaar? Dan verwijder je ze Je doet alles wat je doet in samenwerking met de jeugdige. Je vraagt toestemming als je informatie wil delen en de jeugdige en/of de ouders kunnen te allen tijde zijn of haar dossier opvragen (bescherming van de privacy) De grens tussen wat nog informatie en advies is en wat een ondersteunings- of behandelplan is meestal duidelijk, maar niet altijd. In geval van twijfel beslis je zelf of je moet gaan registreren in een traject. Dat kan vanaf het eerste gesprek zijn, het kan ook zijn dat een informatie of adviesvraag zich ontwikkelt tot een vraag waar je samen met de jeugdige en/of de ouders een plan over wilt maken. Submenu traject Als jeugdige en/of de ouders vaker met je in gesprek willen gaan, of er is sprake van jeugdhulp dan registreer je altijd. Je maakt dan binnen RIS-OKT een traject aan. Dit doe je, nadat je hebt gezocht of er nog geen open traject van de jeugdige bestaat, bij het submenu Nieuw traject aanmaken bij registreren aan de linkerkant. Samen met de jeugdige en/of de ouders stel je een plan op. Als je samen met een jeugdige en/of de ouders een plan maakt of dat aan het voorbereiden bent, schrijf je op wat je doet en wat je afspreekt zodat je allebei weet waar je aan toe bent. Je legt dat plan, de evaluaties van dat plan en de eventuele gespreksverslagen en achterliggende gegevens vast in het traject. Dit is dan je dossier van je geboden hulp. Het bijhouden van een dossier is een wettelijke verplichting en zorgt ervoor dat je als professional kan verantwoorden voor wat je doet (regels van de jeugdwet en WGBO 1 ). Er zijn een aantal regels voor het registreren van een traject: Je vraagt de jeugdige en/of de ouders of hij akkoord is dat je samen aan de slag gaat (toestemming voor behandeling) Je meldt aan de jeugdige en/of de ouders dat je gaat registreren in RIS-OKT (informatieplicht) Je stelt samen een plan op en je legt dat plan en de resultaten vast in een dossier (dossierplicht) Je doet alles wat je doet in samenwerking met de jeugdige. Je vraagt toestemming als je informatie wil delen en de jeugdige en/of de ouders kunnen te allen tijde het dossier opvragen (bescherming van de privacy) 1 WGBO: Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst beschrijft de rechten en plichten van jeugdigen in de zorg 6

8 4. Inloggen en dashboard Je kunt inloggen met iedere browser. Mocht het niet direct lukken, dan kan dat liggen aan de versie van je browser of mobiel apparaat. Je browser zal bijgewerkt moeten worden. Mobiele apparaten en software moeten voldoen aan de volgende optimalisatie: Ipad: versie 4 in combinatie met IOS versie 8 of nieuwer Iphone: versie 5s in combinatie met IOS versie 8 of nieuwer Android: versie of nieuwer Internet Explorer: versie 8 of nieuwer Windows Surface Voldoet je apparaat of software niet aan de bovenstaande eisen? Neem dan contact op met ICTsupport@oktamsterdam.nl of bel VPN inloggen Om in RIS-OKT in te loggen, kan je naar de tegel RIS-OKT gaan in de portal of naar het internetadres in de adresregel van je internetpagina in te vullen. Als je in een, voor RIS-OKT, onbekende wifi-omgeving probeert in te loggen in RIS-OKT, dan worden er extra inloggegevens van je gevraagd. Denk aan bijvoorbeeld een koffietentje of bij een jeugdige thuis. Nadat je kiest voor de url van RIS-OKT krijg je eerst het VPN inlogscherm. In dit scherm log je in met een je RIS-OKT gebruikersnaam en de eerste keer een algemeen wachtwoord. Let op spaties en streepjes. Na de eerste keer inloggen met het algemene wachtwoord word je gevraagd om het wachtwoord te veranderen. Als je het wachtwoord bent vergeten, zie je daarvoor een knop in beeld. Vervolgens wordt er om je RIS- OKT gebruikersnaam en voor RIS-OKT mailadres gevraagd. Na het invullen krijg je op je mailadres een nieuw algemeen wachtwoord gestuurd. Inloggen RIS-OKT Hieronder zie je het inlogscherm van RIS Ouder- en Kindteams (RIS-OKT). Dit scherm zie je als je in hebt gelogd via VPN of als er geen extra VPN-connectie nodig is. In bovenstaand scherm log je in met je eigen naam. Let op spaties en streepjes. Voor de eerste keer inloggen krijg je het wachtwoord van Functioneel Beheer Sociaal. Alleen geautoriseerde leden van Ouderen Kindteams kunnen in RIS-OKT. Ben je niet geautoriseerd of kan je niet inloggen? Vraag aan je teamleider of je bent aangemeld. Neem daarna contact op met Functioneel Beheer Sociaal. Bij vragen of incidenten kan je contact opnemen met Functioneel Beheer Sociaal. Zij zijn te bereiken per mail (functioneelbeheer.sociaal@amsterdam.nl, vervangt dmoservicedesk@amsterdam.nl) en telefoon ( ). 7

9 Na het invoeren van je naam en wachtwoord en het bevestigen daarvan, krijg je een extra scherm waar je een code moet invullen. Die krijg je via een sms op je telefoon. Deze code vul je in en je bevestigt de code. Mocht je de sms niet ontvangen, kan je in dit scherm kiezen om de sms nogmaals te laten versturen of de code via mail te versturen. Je ziet welk mailadres van jou bekend is binnen RIS-OKT, dit is het mailadres wat eindigt Iedere gebruiker in RIS-OKT is geautoriseerd om voor alle OKT s, behalve OKT Loket Bijzondere Beschikkingen, te registreren. Dit betekent dat je na het inloggen een keuzemenu krijgt voor welk OKT je wilt gaan werken in RIS-OKT. De keuze is belangrijk, want als je een nieuw traject aan maakt, dan krijgt je traject de tag mee van het OKT waar jij initieel voor hebt gekozen. Na de keuze voor het OKT kom je in het startscherm van RIS; jouw persoonlijk dashboard. Dit bestaat uit drie delen: overzicht van de trajecten waar je regisseur bent, overzicht van de trajecten waar je bent uitgenodigd om mee te kijken en de actiepunten. Je ziet je trajecten van alle OKT s ongeacht je eerdere keuze voor welk OKT je wilt gaan werken in RIS-OKT. 8

10 Als je langer dan 15 minuten niets wijzigt, op slaat of typt in RIS-OKT, dan wordt na je eerste muisklik gevraagd om opnieuw in RIS-OKT in te loggen. Sla tussentijds regelmatig al het werk op, dan voorkom je dat je stukken kwijt raakt doordat de teller af loopt. In het overzicht zie je ook trajecten waar je nog geen jeugdige hebt toegevoegd als onbekend. Wil je een leeg traject, arrangement, gezinslid of contactmoment verwijderen, dan kan Functioneel Beheer Sociaal dat voor je doen. Keuze menu s, zoals de radiobuttons bij de keuze voor arrangement, kunnen ook uitgevinkt worden. Dit betekent dat als je ergens een keuze hebt gemaakt, dat je dat kan terug draaien door nog een keer het bolletje aan te vinken. Als je hetgeen waar je mee bezig bent in RIS-OKT wilt opslaan, kan je dat op drie manieren doen. Je kunt op het icoon diskette klikken, wat onderaan hetgeen staat waar je mee bezig bent. De tweede optie is dat je bovenin het kruimelpad een actie terug klikken. De derde optie is dat je een (sub)menu aan de linkerkant activeert, zoals nieuw traject aanmaken, zoeken of actiepunten. Als je niets op wilt slaan, dan klik je op het icoon pijl onderaan hetgeen waar je mee bezig bent. Alleen op deze manier kan je terug zonder iets op te slaan. Heb je inhoudelijke vragen over het proces? Kijk dan of in de werkwijzer informatie staat die je vraag kan beantwoorden. De werkwijzer vind je op Ook kan je de vraag stellen aan je teamleider. 9

11 5. Registreren contacten/gesprekken Een contact/gesprek kan je zoeken en registreren. Dit doe je door bij registreren te kiezen voor Contact/gesprek zoeken of Contact/gesprek aanmaken. Contacten/gesprekken zijn alleen voor jou persoonlijk als regisserende hulpverlener. Niemand anders kan bij jouw contacten/gesprekken. Je kunt ook geen andere hulpverleners uitnodigen om mee te kijken in je contacten/gesprekken. Er is geen mogelijkheid om een samenvatting te maken van wat je hebt geregistreerd bij contact/gesprek. Tot slot, er wordt niet op contacten/gesprekken gerapporteerd. Contact/gesprek zoeken In het overzichtscherm Contact/gesprek zoeken vind je de laatste contacten/gesprekken die jij hebt aangemaakt. Je kunt zoeken in al je contacten/gesprekken die je hebt aangemaakt. Het zoekveld is een slim zoekveld en zoekt op bijvoorbeeld naam van de jeugdige, onderwerp of datum. Je kunt alleen je eigen contacten/gesprekken vinden. Een contact/gesprek open je door op het pennetje te klikken. Als je aantekeningen niet meer relevant zijn, verwijder ze. Vanuit dit overzichtsveld verwijder je de contacten/gesprekken. Dit doe je door op het kruisje naast het pennetje te klikken. Contact/gesprek aanmaken In het overzichtscherm van Contact/gesprek aanmaken noteer je als eerste de datum, je keuze of je een contact/gesprek anoniem of niet anoniem gaat registreren en het onderwerp wat je het contact/gesprek mee geeft. Dit zijn verplichte velden en kan je zien doordat er een rode balk zichtbaar wordt. Als je probeert het contact/gesprek op te slaan en je hebt deze velden niet ingevuld, dan vraagt RIS-OKT aan je om het alsnog in te vullen. Als je kiest voor niet anoniem, dan heb je als hulpverlener de plicht om te melden aan de jeugdige en/of de ouders dat je het contact/gesprek gaat registreren. Het verplichte onderwerp wat je kiest, is daarop terug te zoeken. Het deelonderwerp per contact/gesprek is niet doorzoekbaar. Het is dus handig om een goed algemeen onderwerp te bedenken, vooral bij anonieme contacten/gesprekken. Onder deze velden, kan je zoveel contacten/gesprekken aanklikken en registreren die je wilt. Gebruik hiervoor de plus en min om het aantal gesprekken te noteren. 10

12 Bij de keuze voor niet anoniem, kan je zelf afwegen en registreren welke gegevens nodig zijn. De velden bij naam persoon, adres en contactgegevens zijn niet verplicht. Je kunt per onderwerp een aantal gesprekken noteren. Het aantal geef je aan met de plus- en minknoppen. Vervolgens noteer je per gesprek de gegevens die je wilt registreren. Vergeet niet als je alles hebt vastgelegd om het op te slaan. Niet anoniem contact/gesprek omzetten Als het niet anonieme contact/gesprek een traject wordt (zie voor de afweging hoofdstuk 3 en de werkwijzer), dan kan je het contact/gesprek omzetten naar een traject. Alleen niet anonieme contacten/gesprekken zet je om naar een traject. Onderaan naast de opslaan knop, zie je een knop waarbij het omzetten wordt afgebeeld. 11

13 Als je dit aan klikt, dan wordt er aan je gevraagd of je het omzetten echt wil doen. Na bevestiging dat je echt wil overzetten, worden alleen de persoonsgegevens omgezet. Binnen het traject kan je de rol van degene die je over zet via het pennetje toevoegen. De inhoudelijke gesprekken zal je handmatig moeten verwerken in je traject. Voor ieder inhoudelijk contact/gesprek wat je wilt verwerken, moet je toestemming hebben van de jeugdige en/of de ouders. Als je akkoord hebt om de inhoud ook bij het traject te voegen, kan je nadat je de tekst hebt geselecteerd hiervoor sneltoetsen gebruiken of de functie Copy achter de rechtermuisklik. Vervolgens ga je naar het contactmoment in het traject en in het lege veld activeer je de cursor. Vervolgens gebruik je de functie control-p. Dan zie je de tekst in het contactmoment van het traject. 12

14 6. Traject: jeugdige registreren Naast het contact/gesprek kan je ook trajecten registreren in RIS-OKT. Een traject start als je een plan maakt, doelen opstelt en zoekt naar oplossingen om de jeugdige en/of de ouders te helpen. In hoofdstuk 3 en de werkwijzer staat uitgelegd wanneer je een contact/gesprek maakt en wanneer je een traject maakt. Vóórdat je een nieuwe jeugdige aanmaakt in een traject onderzoek je eerst of de jeugdige al in RIS-OKT staat, bijvoorbeeld bij een collega uit een ander OKT. Je kunt zoeken alleen binnen RIS-OKT. Dit doe je bij het aanmaken van een traject of met de submenu-optie zoeken scherm. In RIS-OKT registreer je de jeugdige en de meest relevante gezinsleden die voor jouw dossiervorming van belang zijn. Je kunt dit altijd aanpassen als je regisseur bent voor de jeugdige. Dit doe je via het pennetje. Trajecten bevatten altijd een gezinslid met de rol jeugdige in RIS-OKT, anders kunnen andere stappen binnen RIS-OKT, zoals contacten binnen een traject of arrangementen, niet worden gestart en gevuld. Definities: Jeugdige met de rol jeugdige: de jeugdige (kind, jongere) binnen een gezin die wordt geregistreerd waar het trajectdossier om draait Gezin: de personen die onderdeel zijn van het gezin rond de jeugdige en waarvan de regisseur het relevant vindt om deze te registreren. 6.1 Zoeken Een nieuw traject wordt gekoppeld aan het OKT waar je bent ingelogd. Als je inlogt in RIS-OKT maak je in het begin al de keuze voor welk OKT je gaat werken in RIS-OKT. Als dit niet de goede keuze is, klik dan in het kruimelpad nogmaals op je teamnaam en maak dan een andere keuze. Eerst ga je goed zoeken of de jeugdige al bestaat en of er een actief traject rondom de jeugdige is. Je zoekt door een keer te klikken op het telefoontje en te zoeken met een handige zoekterm gebaseerd op kenmerken van de jeugdige. Denk aan de naam van een jeugdige of een deel van het adres van de jeugdige. 13

15 Door gebruik te maken van de aanvullende zoekfilters kan de database met gegevens nog nauwkeuriger worden doorzocht. Het zoekveld is uit te breiden met de volgende zoekfilters: Regisseur: vink deze optie aan en selecteer de regisseur van het traject dat je zoekt. Dit zal het aantal zoekresultaten aanzienlijk beperken en brengt het gezochte traject sneller in beeld. Alleen open trajecten zoeken: vink deze optie aan om alleen open zaken te zoeken; de al gesloten zaken worden hiermee buiten de zoekresultaten gehouden. Zoeken in specifiek veld: vink deze optie aan en selecteer vervolgens het type veld waarop je wilt zoeken, denk aan naam of postcode. Dit zorgt ervoor dat het zoekmechanisme precies weet waar je naar op zoek bent en dus sneller de juiste resultaten in beeld brengt. In het geval dat er een zoekresultaat is, zie je of het traject open of gesloten is. Je kunt verschillende zoekresultaten krijgen. Degene die je zoekt kan jeugdige zijn in een open of gesloten dossier. Of degene die je zoekt is een broer of zus in een open of gesloten dossier. Heeft de jeugdige een dossier bij een andere regisseur of team? Dan vind je alleen de NAW-gegevens van de jeugdige en/of het gezinslid en de contactgegevens van de betrokken regisseur, maar geen inhoudelijke dossiergegevens. Ben je zelf regisseur van het bewuste dossier? Dan kan je vanuit het zoekscherm meteen in het traject van de gezochte gezinslid. Als er geen actief traject rondom je gezochte jeugdige bestaat, dan klik je links in het menu op registreren en daarna kies je traject aanmaken. Je bevestigt in de pop-up dat je een nieuw traject wil aanmaken. Je ziet dan een leeg dossierdashboard. 14

16 6.2 Koppelen Je hebt tijdens het zoeken ontdekt dat je gezinsleden bekend zijn in RIS-OKT maar dat er geen actief en open trajectdossier bestaat. Je bent een nieuw traject gestart en je wilt deze gevonden personen toevoegen als gezinsleden in je nieuw gestarte trajectdossier. Koppelen jeugdigen en gezinsleden van gesloten trajecten Van een gesloten traject kan je alle gezinsleden, dus ook de jeugdige, koppelen aan een nieuw open traject. Je kiest voor een gezinslid toevoegen en daarna klik je op bestaand persoon zoeken. Je zet een nieuw zoekscherm en je zoekt opnieuw naar het gezinslid. Bij de zoekresultaten zie je een extra knopje, namelijk de koppelknop. Op deze manier kan je de NAWgegevens van het gezinslid in een keer toevoegen in je nieuw aangemaakte trajectdossier. Er wordt geen zorginhoudelijke informatie meegenomen via het koppelen. Als je een gezinslid hebt toegevoegd, moet je daarna altijd opnieuw de juiste rol toevoegen aan het nieuwe traject. Dit doe je op het gezinstabblad. 15

17 Koppelen gezinsleden van open trajecten Je kunt geen jeugdige van een open en actief traject koppelen aan een nieuw traject met de rol jeugdige. Je kunt wel de jeugdige van een open traject een andere rol geven aan een ander open traject, bijvoorbeeld broer of zus. Alle gezinsleden met andere rollen kan je, ongeacht het traject open of gesloten is, koppelen aan een nieuw traject. Je vindt een gezinslid dat onderdeel is van een nog open traject. Bij de gevonden gezinsleden zie je wie de regisseur is. Je kunt bij deze collega overleggen wat het handigste is te doen rondom dit gezinslid. De contactgegevens van deze collega vind je onder het zoekresultaat van de jeugdige. Wees je er van bewust dat als je gaat informeren bij je collega of als je die vraag krijgt, dat de jeugdige en/of de ouders toestemming moeten hebben gegeven voor het delen van zorginhoudelijke informatie. Is je collega akkoord dat jij de zorg gaat verlenen? Dan kan je de knop koppelen gebruiken. Wijs dan ook opnieuw de rol toe aan het gekoppelde gezinslid in je nieuwe traject. 6.3 Jeugdige gegevens invullen Is de jeugdige nog niet in RIS-OKT geregistreerd? Dan ga je hem of haar zelf aanmaken in het nieuwe traject wat je bent gestart. Je kiest dan voor Nieuwe persoon toevoegen. Je komt dan in onderstaand scherm. Als eerste stap bij het registreren meld je de jeugdige en/of de ouders van de jeugdige dat je gaat registreren. Is de jeugdige 16 jaar of ouder, dan is de melding aan alleen de jeugdige voldoende. De jeugdige en/of de ouders kunnen hier ja of nee op antwoorden. Alleen bij ja kan je verder in RIS-OKT met de registratie. 16

18 Indicatie geheim Als het vakje 'geheim' is aangevinkt, komen de persoon- en adresgegevens niet terug in de dossiersamenvatting. Als er een reden is om het adres geheim te houden, zullen clienten dit zelf naar voren brengen. Als informatie verplicht is voor de registratie, dan zie je dat aan de lichtgekleurde rode balkjes in het scherm. Als je dit niet in vult, dan komt er bij je acties een taak te staan dat je deze informatie nog moet toevoegen. In het screenshot hierboven zie je bijvoorbeeld dat het BSN verplicht is. Onder het veld type gezin wordt er gevraagd de verblijfstitel te registreren van het gezinslid wat je aan het noteren bent. Als het gezinslid een tijdelijke werkvergunning of verblijfstatus heeft, dan vul je hier in ja. Heeft het gezinslid een illegale verblijfstatus, dan vul je hier in nee. Je vult niets in als beiden niet van toepassing zijn bij het gezinslid. In de werkwijzer staat meer informatie over illegaliteit. Als je het adres invult van het gezinslid, vul dan eerst het huisnummer en de postcode in. Deze velden zijn verbonden met een landelijke openbare database en de andere velden worden dan automatisch aangevuld. Als je een adres hebt ingevuld, dan zie je in welk OKT-gebied de postcode valt. Het OKTgebied wat getoond wordt kan anders zijn dat het OKT waar je bent ingelogd. Is de jeugdige 16 jaar of ouder? Dan kan de jeugdige zelf aangeven welk adres van belang is voor het zorginhoudelijke communicatie. Denk bijvoorbeeld aan een correspondentieadres waar de brief met een beschikking naar toe kan worden gestuurd. Registreren gezagdrager voor beschikkingen en check woonplaatsbeginsel (voor beschikkingen) Deze functionaliteit staat ook beschreven in een aparte handleiding Beter Beschikt. In deze handleiding staat kort de registratie beschreven. Heb je vragen, kijk eerst in de handleiding. Heb je nog steeds vragen, stel ze aan je superuser, teamleider of aan Functioneel Beheer Sociaal. Onder het veld verblijfstitel staat de vraag Welke gezagdrager beheert de beschikking. Voor de beschikkingenadministratie moet je een van de gezagdragers opvoeren in je RIS-OKT dossier. Op het tabblad van de jeugdige kan je aangeven welke van de andere gezinsleden in het dossier het gezag heeft voor beschikkingen. Ook kan je kiezen voor een nieuw gezinslid aan te maken. Vervolgens registreer je welke rol de gezagdrager heeft, is het een ouder of een voogd. 17

19 Als je hebt gekozen om een nieuw gezinslid aan te maken bij de gezagdrager, vergeet niet op het trajectdashboard op het pennetje te klikken bij het nieuwe gezinslid. Het is nog nodig om een voornaam en achternaam te registreren. De knop check woonplaatsbeginsel (voor beschikkingen) is verplicht bij het aanvragen van een beschikking. Voor andere registraties is het niet verplicht. De knop vind je op het tabblad persoonsgegevens, bij arrangement Inzet Individuele Voorziening en arrangement Route loket Bijzondere Beschikkingen. Om de knop check woonplaatsbeginsel te kunnen gebruiken, moet je van de jeugdige het BSN-nummer, naam, achternaam en adres invullen. Als de jeugdige geen BSN heeft, vul je (9x1) in. Als de jeugdige geen vast adres heeft, vul je het adres in wat de jeugdige aan je vertelt. Vervolgens doet de Backoffice Jeugd de check in hun systemen en krijg je van hun feedback. Wat je met welk type feedback kan doen, kan je vinden in de handleiding Beter Beschikt. Als je de check hebt gedaan en de feedback heb gelezen en verwerkt, vergeet niet aan te vinken dat je de feedback hebt gelezen. Opslaan of annuleren Na het invoeren sla je de vastgelegde gegevens op door de rechterknop links onderaan aan te klikken (icoon schijfje). Met de terug knop (icoon pijltje) links onderaan worden de gegevens niet opgeslagen en keer je terug in het beginscherm. 18

20 Na het opslaan van de jeugdige keer je terug bij het dossierdashboard. Andere gezinsleden dan de jeugdige maak je aan door de knop maak een nieuw gezinslid aan aan te klikken en de hierboven beschreven stappen te herhalen. Het kan ook zijn dat je op het tabblad persoonsgegevens van de jeugdige een nieuwe gezagdrager hebt aan laten maken. Vergeet niet de ontbrekende gegevens in te vullen bij deze persoon, dat doe je door op het pennetje te klikken en de velden te vullen. 19

21 7. Traject: netwerk, contacten en meekijken Binnen RIS-OKT zijn de functionaliteiten netwerk, contacten en meekijken ondersteunend aan je dossiervorming. De personen uit het netwerk zijn personen waarvan jij het relevant vindt voor de dossiervorming om deze te registreren. Het netwerk zijn de personen in de omgeving van de jeugdige die buiten het gezin vallen. Het gezin registreer je bij het submenu gezinsleden. De personen van het netwerk kunnen in het sociale- of professionele netwerk van het gezin voorkomen. Dit kan je altijd aanpassen, ook al ben je bezig in andere onderdelen van dit traject. Gekoppeld aan de gezinsleden en het netwerk, kan je de gesprekken vast leggen bij de contacten binnen het traject. Alle contacten, die informatie bevat wat nuttig is voor de dossiervorming, leg je vast. Dit betekent niet dat je alle contacten die je hebt moet vastleggen. Tot slot heb je de functie meekijken. Als er toestemming is gegeven door de jeugdige en/of de ouders kan je collega binnen het OKT om mee te kijken in het dossier. Meekijken betekent binnen RIS-OKT meeschrijven. 7.1 Netwerk registreren Door de optie op het dossierdashboard voeg een onderdeel van het netwerk toe voeg je een persoon toe aan het netwerk van de jeugdige. Je krijgt vervolgens het onderstaande scherm. Als je kiest voor professioneel netwerk, komt er een keuzemenu tevoorschijn waar je de organisatie kan kiezen. Ook kan je de contactgegevens toevoegen. Als je kiest voor sociaal netwerk, wordt er gevraagd naar de relatie van de persoon met de jeugdige. Ook kan je hier de contactgegevens toevoegen. Als je alle gegevens hebt genoteerd, dan sla je dit onderdeel op. Dit gaat op dezelfde manier als het opslaan bij het registreren van een gezinslid. Per persoon in het netwerk, voeg je opnieuw een onderdeel van het netwerk toe. Je ziet ieder toegevoegde persoon van het netwerk op je dossierdashboard. 20

22 7.2 Contacten vastleggen Binnen het traject op het dossierdashboard kan je contacten vast leggen die horen bij het dossier. Zie hoofdstuk 3 en 5 voor een uitleg over het verschil tussen het submenu Contacten/gesprekken en de contacten binnen het traject. Je kunt selecteren met wie je contact hebt gehad, zoals de jeugdige, de andere gezinsleden, het professioneel netwerk of het sociaal netwerk. Elk contact bevat een aantal voor dit contact relevante invoervelden over de wijze van contact, het type contact, de duur van het contact en, indien gewenst, een veld voor de inhoudelijke verslaglegging van het contact. De contacten worden in RIS-OKT in de volgorde van aanmaken onder elkaar opgeslagen. Kies dan een duidelijk onderwerp voor je contact in het traject om daarmee terug te vinden welk contact welke inhoud bevat. 21

23 Binnen een contactmoment kan je ook een collegiaal/casuïstiek overleg registreren. Wees er van bewust dat als je de casus niet-anoniem bespreekt, dat de jeugdige en/of de ouders hiervoor toestemming hebben gegeven en dat alle aanwezige hulpverleners bij het overleg in het traject worden geregistreerd. 7.3 Contacten: toestemming vastleggen Tijdens het werken kan het voor jouw hulpverlening van belang zijn informatie te delen met je collega s binnen het OKT of met hulpverleners buiten het OKT. Hiervoor moet de jeugdige en/of de ouders toestemming geven. Voor meer achtergrond over deze toestemming, raadpleeg hierover de werkwijzer. Wat handig is om deze toestemming van de jeugdige en/of de ouders te noteren als contactmoment. Je kan dat contactmoment het onderwerp Toestemming meegeven. Je ziet dan in een oogopslag op het dossierdashboard bij de contacten dit contactmoment. Per onderdeel of vraag waar jij informatie gaat delen met anderen, is de toestemming heel belangrijk. Om overzicht te krijgen kan je in het contactmoment aangeven waarvoor de jeugdige en/of de ouders toestemming heeft gegeven. 7.4 Meekijken Mocht een andere hulpverlener uit het OKT ondersteuning bieden tijdens jouw traject, dan is het handig deze collega uit te nodigen om mee te kijken in het dossier. Meekijken betekent dat diegene alles kan lezen en aanpassen in het dossier. Je slaat eerst op waar je mee bezig bent. 22

24 De volgende stap is dat je rechts bovenaan in het dossierdashboard de optie toegang aan klikt. Aan de rechterkant zie je de toegangsgegevens en kan je via het plusje Klik hier om toegang te verlenen aan een gebruiker uit de lijst een andere hulpverlener kiezen die in het dossier mee kan kijken en wijzigen. Je collega die je hebt uitgenodigd om mee te kijken, krijgt hier geen melding van. Het dossier waar je collega voor is uitgenodigd, staat wel in zijn/haar dashboard meekijken. Dit dasboard meekijken is te benaderen via het linkermenu dashboard. Je zult je collega op de hoogte moeten brengen dat hij/zij is uitgenodigd om mee te kijken. Als het meekijken niet meer nodig is voor je dossiervorming, kan je het meekijken ontnemen. Op het dossierdashboard naast de naam van de collega die meekijkrechten heeft, zie je een kruisje. Als je daar op klikt, dan kan je collega niet meer meekijken in het dossier. 23

25 8. Traject: starten In een traject leg je de startvraag van je jeugdige vast en de eventuele afgesproken doelen. Daarmee start je officieel het traject en ook de dossiervorming van je jeugdige. Je legt één OKT-traject per jeugdige vast met een begindatum, startvraag, doelen en eventueel een einddatum. Je kunt alleen een traject starten als je een jeugdige als gezinslid hebt geregistreerd. Een einddatum van een traject kan je pas invullen wanneer alle arrangementen binnen het traject zijn voltooid/beëindigd. De beschrijving voor het afsluiten van trajecten vind je in hoofdstuk 10. Definities: Traject: Een traject is een periode van aaneengesloten hulpverlening waar je een plan en doelen opstelt. Een arrangement is een onderdeel van die hulpverlening die door jezelf, door een andere hulpverlener uit het OKT of door een andere (zorg)instelling wordt uitgevoerd. Denk hierbij een training, een reeks gesprekken met de jeugdpsycholoog of een vorm van specialistische hulp. Het kan voorkomen dat je een traject start en afsluit zonder dat je een arrangement hebt ingezet. Hoe: Door middel van de optie maak een nieuw traject aan onder registreren kan een traject worden aangemaakt voor de jeugdige en zijn of haar gezin. Je start met het invullen van de datum wanneer je de jeugdige voor het eerst gezien hebt 2 en je vult in hoe de jeugdige is binnengekomen. Vervolgens leg je de velden vast die hieronder worden getoond. Inzet Eigen kracht Na het invullen van de startvraag komt de vraag naar Inzet eigen kracht. Als je verwacht en besluit dat de jeugdige en het gezin op eigen kracht verder kan gaan, kan je hier voor ja kiezen. Het traject wordt dan afgesloten en aan je wordt gevraagd een korte evaluatie in te vullen. 2 Het kan dus zijn dat de jeugdige al jeugdhulp heeft gehad en dat die zorg al is afgerond. Hoe je een bestaande jeugdige koppelt in een nieuw traject lees je in paragraaf

26 Als het antwoord op eigen kracht deels, nee of anders met motivatie is, dan vul je de doelen in. Het kan zijn dat je de doelen nog niet weet, maar deze kun je op een later moment nog invullen. In het traject kun je één collegiaal/casuïstiek overleg registreren voordat je een keuze maakt voor een type arrangement. Bij dit overleg vul je de datum van het overleg in (schermafdruk hieronder). Ook kan je gegevens kwijt over wie er aanwezig was. Andere collegiaal/casuïstiek overleggen kan je registreren als contactmoment. Na het collegiaal/casuïstiek overleg heb je nog twee optionele elementen die je kunt invullen, de meldcode HG (Huiselijk Geweld)/ kindermishandeling toegepast. Als je de meldcode HG (Huiselijk Geweld)/ kindermishandeling toegepast met een vinkje en dus ja beantwoordt, dan krijg je extra ruimte om notities op te schrijven. Je hebt nu het traject ingevuld. Mocht je tijdens de hulpfase extra contactmomenten hebben met de jeugdige, dan kan je deze registreren in RIS-OKT. Deze kan je toevoegen via het submenu contact. Via de plus contact toevoegen wordt er in een apart menu een aantal velden zichtbaar. Zie voor uitgebreide uitleg hoofdstuk 7.2. Je kunt nu een arrangement aan maken. 25

27 9. Traject: arrangement Binnen een OKT-traject is sprake van minimaal een arrangement, dat je kunt koppelen aan een specifiek jeugdige waar je een traject voor hebt aangemaakt. Je kunt pas een arrangement toevoegen als je het traject hebt geregistreerd. Ga je verschillende hulpoplossingen bieden met verschillende type arrangementen, dan maak je voor iedere hulpoplossing een apart arrangement aan. Definities: Arrangement: de ondersteuning door een hulpverlener binnen het OKT die binnen het traject voor een gezinslid of het hele gezin wordt ingezet. Er kunnen meerdere arrangementen binnen één OKT-traject voorkomen. Hoe: Je legt minimaal één arrangement vast om de hulpvraag op te lossen. De eerste stap is de keuze voor welk type arrangement. Je hebt de keuze tussen: Zelf doen (zie paragraaf 9.1) Binnen OKT afhandelen (zie paragraaf 9.1) Aanvullend aanbod (zie paragraaf 9.2) Inzet individuele voorziening (zie de Handleiding Beter Beschikt in RIS-OKT) Inschakelen Samen DOEN Gecertificeerde Instelling en/of Veilig Thuis (zie paragraaf 9.4) Route via loket Bijzondere beschikkingen Achtergrond voor de afweging welk type arrangement het beste past bij jouw jeugdige kan je vinden in de werkwijzer. Heb je vragen, stel ze dan aan je teamleider. De eerste twee arrangemententypes in de bovenstaande keuzelijst betreffen werkzaamheden die jij als regisseur of iemand anders binnen je OKT verleent aan een gezinslid of het gezin (het gezin is in dat geval beperkt tot de gezinsleden die jij hebt vastgelegd bij het gezin). Het aanvullend aanbod zijn de trainingen die aanvullend zijn op het aanbod van het Ouder- en Kindteam. Deze trainingen worden gegeven door instellingen en er is geen beschikking voor nodig. De keuze voor Inzet Individuele Voorziening verwijs je naar ingekochte zorg door de gemeente Amsterdam op twaalf type zorgcategorieën. Vervolgens kan je kiezen voor de vorm Persoonsgebonden budget of Zorg In Natura. Hier is een verwijzing en beschikking voor nodig. Dit registratieproces staat beschreven in de handleiding Beter Beschikt. Deze kan je vinden op de werkwijzer en in de kennisbank van RIS-OKT. 26

28 Het Inschakelen Samen DOEN Gecertificeerde Instelling en/of Veilig Thuis kies je voor als de jeugdige en zijn/haar hulpvraag geholpen kan worden met het aanbod van Samen DOEN Gecertificeerde Instellingen en/of Veilig Thuis. Tot slot is er een arrangement Route loket Bijzondere beschikkingen. Dit arrangement is bedoeld voor de medewerkers van het loket bijzondere beschikkingen. Als je hier geen deel van uit maakt, dan maak je geen gebruik van dit arrangement. Je kunt meerdere arrangementen aanmaken voor een jeugdige. Dit doe je door op het trajectdashboard het plusje onder aantal arrangementen te gebruiken. Je kan niet in een arrangement meerdere keuzes maken. 9.1 Zelf doen of binnen OKT afhandelen Na de keuze voor Zelf doen of Binnen OKT afhandelen kan je kiezen voor Algemeen OKT aanbod. Bij sommige keuzes binnen dit productenaanbod krijg je een extra keuzemenu. Bijvoorbeeld, je kiest voor Oudercursussen en daarna wordt het extra keuzemenu voor Oudercursussen zichtbaar. Je kunt over je keuze ook extra informatie kwijt in het onderste veld Aanvullende informatie over type hulp binnen OKT. Denk aan extra informatie als je kiest voor de optie Ontwikkelen eigen kracht. Mocht een ander OKT-lid ondersteuning bieden, dan is het handig deze persoon uit te nodigen om mee te kijken in het dossier. Hoe dit in zijn werk gaat, lees je in hoofdstuk 7. Wees er van bewust dat de jeugdige en/of de ouders toestemming moeten geven als jij een collega vanuit het OKT uitnodigt om mee te kijken. Per type hulp binnen het arrangement Zelf doen of Binnen OKT afhandelen maak je een apart arrangement aan. Tijdens de registratie het arrangement Zelf doen of Binnen OKT afhandelen kan je met de jeugdige en/of de ouders afspreken wanneer en hoe je gaat evalueren. De evaluatie kan je vastleggen in RIS-OKT in de onderstaande velden. Per evaluatiemoment kan je meer informatie kwijt. 27

29 Als de zorg van het arrangement Zelf doen of Binnen OKT afhandelen afgerond is, dan kan je het arrangement sluiten. Dit doe je door naast het pennetje op het slotje te klikken en daarmee het arrangement af te sluiten. 9.2 Aanvullend aanbod Het aanvullend aanbod bevat trainingen die door zorgaanbieders worden gegeven waar geen beschikking voor nodig is. Deze trainingen zijn een aanvulling op het aanbod van het OKT. De lijst met trainingen is te vinden op de werkwijzer. Hoe: Aanvullend aanbod is de derde keuze bij het arrangement. Als je hiervoor kiest, zie je een aantal thema s zichtbaar geworden. Deze thema s bevatten elk een aantal trainingen. Je kunt maar één thema en één training selecteren per arrangement Aanvullend aanbod. Tijdens de registratie het arrangement Aanvullend aanbod kan je met de jeugdige en/of de ouders afspreken wanneer en hoe je gaat evalueren. De evaluatie kan je vastleggen in RIS-OKT in de onderstaande velden. Per evaluatiemoment kan je meer informatie kwijt. 28

30 Als de zorg van het arrangement Aanvullend aanbod afgerond is, dan kan je het arrangement sluiten. Dit doe je door naast het pennetje op het slotje te klikken en daarmee het arrangement af te sluiten. 9.3 Inzet individuele voorziening: Pgb en verwijsformulier Individuele voorziening is een voorziening die individueel per jeugdige wordt aangeboden en is ingedeeld naar twaalf zorgcategorieën. Je hebt de keuze tussen Zorg In Natura (ZIN), de ingekochte zorg door de gemeente Amsterdam bij zorgaanbieders uit de regio, of persoonsgebonden budget (Pgb). Voor beide voorzieningen geldt een aanvraagprocedure met een beschikking waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. De keuzes voor een negatieve beschikking en positieve beschikking variant ZIN staan beschreven in een andere handleiding Beter Beschikt. In deze handleiding staat de route Pgb en het verwijsformulier beschreven. De route Pgb start met de keuze ZIN/Pgb halverwege het arrangement tabblad Inzet Individuele Voorziening. Het verwijsformulier is de stap na het aanvragen van een beschikking via het beschikkingsformulier. Als hulpverlener heb je de informatieplicht om de jeugdige en/of de ouders te informeren over Pgb. RIS- OKT herinnert je er op dit punt aan. Als je dat hebt gedaan dan vink je Pgb geïnformeerd aan. Vervolgens maak je de keuze of je een positieve beschikking maakt binnen een Pgb of Zorg In Natura (ZIN) door te kiezen Pgb ja voor Pgb en Pgb nee voor ZIN. 29

31 Persoonsgebonden budget (Pgb) Bij de keuze voor Pgb, dan heb je iemand uit het Pgb-team als meekijker nodig om deze beschikking verder af te ronden. Als het voor het zorgproces van belang is om eerder iemand van het Pgb-team te betrekken, zoals bij het MDO, dan kan dat. Jij blijft de regisseur van het traject. Zorg voordat je iemand van het Pgb-team gaat uitnodigen om mee te kijken in het dossier, dat de jeugdige en/of de ouders toestemming heeft gegeven dat je informatie met het Pgb-team gaat delen. Noteer deze toestemming als contactmoment. De volgende stappen voert het Pgb-team samen met jou uit. Voor een Pgb noteer je een aantal elementen in RIS-OKT. Om te beginnen voeg je het Pgb-plan toe aan het dossier door de plus klik hier om een bijlage toe te voegen. Ook voer je de Pgb-toets uit, waarbij voor een afgewezen punt extra informatie bij de toelichting kan worden toegevoegd. Ook noteer je de omvang van het Pgb. Een positieve beschikking maak je als alle elementen voldoende zijn. Mocht een van de toetspunten afgewezen zijn of andere elementen zoals het Pgb-plan niet voldoende zijn, dan is er sprake van een negatieve beslissing tot een negatieve beschikking. Dit betekent niet dat de jeugdige en/of de ouders geen recht hebben op een Individuele Voorziening, want uit het MDO is gebleken dat er een individuele voorziening mogelijk is. Als Pgb is afgewezen, dan heeft de jeugdige en/of de ouders wel het recht op een ZIN. Pgb negatieve beschikking De negatieve beschikking rondom Pgb maak je zonder vooraf de jeugdige en/of ouders te infomeren. Dit is anders dan bij een negatieve beschikking na het MDO. Onderstaand zie je de velden bij een negatieve Pgb beschikking. 30

32 Het referentienummer en datum afgifte beschikking wordt gegenereerd uit WMO-Ned. Je kunt dat opvragen bij het Pgb-team of de Backoffice Jeugd welke gegevens aan deze jeugdige zijn gekoppeld. Dit kan je dan verwerken in RIS-OKT. Vervolgens sluit je het arrangement af. De jeugdige en de ouders hebben na de afwijzing voor een Pgb het recht op een ZIN, omdat jij met tenminste een collega tijdens het MDO hebt bepaald welke zorgcategorie van toepassing is. Daarom maak je een nieuw arrangement aan met als uitkomst een ZIN beschikking. Je arrangement met Pgb negatief blijft bestaan. In de velden rondom het MDO verwijs je naar het andere arrangement waar je de negatieve Pgb beschikking hebt geformuleerd. Je hoeft dus niet opnieuw een MDO te organiseren. Formuleer duidelijk naar welk arrangement je verwijst. Je zorgcategorie heb je al bepaald in het MDO van het Pgb traject, dus die kan je overnemen. Vervolgens vul je de velden in zoals je dat ook doet bij een ZIN beschikking. Pgb positieve beschikking Bij een Pgb positieve beschikking dan vul je de onderstaande verplichte velden in. Het referentienummer en datum afgifte beschikking wordt gegenereerd uit WMO-Ned. De Backoffice Jeugd maakt de registratie in WMO-Ned. Om je dossier in RIS-OKT compleet te maken nadat de registratie in WMO-Ned is gedaan, kan je de gegevens zoals het referentienummer opvragen bij de Backoffice Jeugd. 31

33 Bij de keuze voor Pgb kan je gebruik maken van een verwijsformulier die je samen met de jeugdige in vult. Het verwijsformulier vind je na de keuze Pgb via de kennisbank aan de linkerkant. Een van de documenten in de kennisbank heet Verwijsformulier (leeg) en als je die downloadt en opent zie je een leeg document. Aangezien je gevoelige persoonsinformatie kan noteren in het verwijsformulier, wees er van bewust dat je dit document op een veilige omgeving opslaat. Tijdens de periode dat de Pgb is uitgegeven, kan jij als hulpverlener evaluatiemomenten met de jeugdige en de zorgaanbieder naar keuze registreren. Het Pgb-team kan je hierbij helpen. Dit kan je in samenspraak met de jeugdige vastleggen. Per evaluatiemoment kan je meer informatie kwijt. Als de Pgb periode is afgelopen, sluit jij als regisseur het arrangement af. Route ZIN: verwijsformulier Na het beschikkingsformulier verstuurd te hebben naar de Backoffice Jeugd, kan je het samen met de jeugdige en/of de ouders het Verwijsformulier vullen. Om het verwijsformulier te openen en te vullen, zal je de knop Klik hier om het Verwijsformulier op te maken activeren. Het verwijsformulier wat geopend is, bestaat uit twee delen. Het eerste deel bevat onderdelen die in RIS- OKT kunnen worden geregistreerd en dan automatisch worden gevuld. Het tweede deel bevat zorginhoudelijke informatie die een (beoogd) zorgaanbieder nodig kan hebben. Deze velden zijn niet voor ingevuld door RIS-OKT en vul je zelf in. Samen met de jeugdige en/of de ouders bespreek je het formulier en vul je de velden in. In overleg kan je ook besluiten sommige velden niet in te vullen. Als je alles hebt ingevuld, heb je vijf keuzes. Je kunt 32

34 opslaan (in RIS-OKT), afdrukken, opnieuw gegevens laden, leegmaken en opslaan als pdf (buiten RIS- OKT). Je kunt kiezen om het formulier helemaal leeg te maken en weg te kruizen. Op deze manier sla je geen formulier op. Voor de keuze opnieuw laden gegevens worden de velden automatisch door RIS-OKT gevuld. Als je in RIS-OKT aanpassingen maakt in bijvoorbeeld het adres kan je die via de knop opnieuw laden gegevens deze automatisch in je formulier gevuld krijgen. Zo hoef je niet twee keer dezelfde gegevens in te voeren. Als je kiest voor opslaan, dan komt het formulier in RIS-OKT te staan en zie je de tekst formulier opgeslagen maar niet verzonden. Het formulier is een bijlage die dan heropend kan worden. Op deze manier kan je de informatie die je nog mist nog opzoeken of navragen en later in RIS-OKT en het formulier toevoegen. Als je kiest voor afdrukken, dan krijg je een pop-up met de keuzes voor printers. Dit is afhankelijk van de instellingen op je device. Meeste devices hebben de instellingen printen als pdf. Als je hier voor kiest, kan je het verwijsformulier ook opslaan als pdf op een plek naar keuze. Het verwijsformulier kun je als pdf downloaden. In beeld verschijnt de vraag waar op je computer het formulier kan worden opgeslagen. Het verwijsformulier mag alleen in een beveiligde omgeving worden opgeslagen, omdat het privacygevoelige gegevens bevat. Download het dus alleen als je bent ingelogd op een beveiligde werkomgeving. Na het downloaden kun je het document naar je OKT-adres en en op de OKT-portal opslaan. Verwijder vervolgens het oorspronkelijk gedownloade bestand. In september komt een nieuwe versie van de portal beschikbaar, daarin kun je rechtstreeks vanuit RIS-OKT beveiligd opslaan. 33

35 De eerste contactmomenten met de (beoogde) zorgaanbieder kan je vastleggen in RIS-OKT. Denk aan het moment van terugkoppeling, het bijvoegen van het behandelplan of het startmoment van de zorg. Tijdens de registratie van ZIN kan je met de jeugdige en/of de ouders afspreken of je de evaluatie van de zorgaanbieder gaat vastleggen. Ook kan je met de jeugdige afspreken of en wanneer je evalueert. Beide onderdelen kan je vastleggen in RIS-OKT in de onderstaande velden. Per evaluatiemoment kan je meer informatie kwijt. Als de ZIN periode is afgelopen, dan sluit je het arrangement af. 34

36 9.3 Inschakelen Samen DOEN Gecertificeerde Instelling en/of Veilig Thuis Na de keuze voor Inschakelen Samen DOEN Gecertificeerde Instelling en/of Veilig Thuis heb je een aantal instanties waar je het dossier naar gaat overdragen. In het geval van het overdragen naar Samen DOEN, zoek je eerst toenadering met een contactpersoon van Samen DOEN. Als de overdracht akkoord is met de jeugdige en/of de ouders en je contactpersoon van Samen DOEN, noteer je dat je overdraagt naar een bepaalde persoon in het arrangement onder overgedragen aan. Vervolgens maak je op het dossierdashboard via algemeen een samenvatting van het dossier. Je kunt nadat je dit hebt aangeklikt de keuze maken welke onderdelen je in de samenvatting terug wilt zien. Vervolgens klik je op samenvatting tonen. Deze weergave kan je opslaan als PDF en met een warme overdracht geven aan je contactpersoon van Samen DOEN. In het geval van overdragen naar een Gecertificeerde Instelling (GI), zoek je eerst contact met een contactpersoon van de desbetreffende GI. Als dat akkoord is, vraag je toestemming aan de jeugdige of hij of zij akkoord is met de overdracht. Als de jeugdige niet akkoord is, dan maak je een brief inzet drang. Deze brief upload je naar het dossier via het dossierdashboard van de jeugdige rechtsboven bij het kopje bijlagen. 35

37 Als de jeugdige akkoord is of als de brief inzet drang is bijgevoegd, noteer je dat je overdraagt naar een bepaalde persoon in het arrangement onder overgedragen aan. Vervolgens maak je voor de Gecertificeerde Instelling ook een samenvatting van het dossier. De vervolgstappen zijn dan hetzelfde als bij een dossier samenvatten voor Samen DOEN, met als enige verschil dat de warme overdracht met de contactpersoon van de Gecertificeerde Instelling is. In het geval van het overdragen naar Veilig Thuis, zoek je eerst toenadering met een contactpersoon van Veilig Thuis. Het registreren in RIS-OKT van overdracht Veilig Thuis gaat hetzelfde als Samen DOEN. De contactpersoon van Veilig Thuis noteer je na de keuze Veilig Thuis. Vervolgens maak je op het dossierdashboard via algemeen een samenvatting van het dossier. Je kunt nadat je dit hebt aangeklikt de keuze maken welke onderdelen je in de samenvatting terug wilt zien. Vervolgens klik je op samenvatting tonen. Deze weergave kan je opslaan als PDF en met een warme overdracht geven aan je contactpersoon van Veilig Thuis. 36

38 10. Traject: overige functies en handigheden De onderstaande functies zijn allemaal toe te passen binnen het dossier van de jeugdige. Je kunt deze functies dus alleen toe passen als je het dossier van een jeugdige hebt geopend Overdragen van een open traject Tijdens de hulpverlening kan het nodig zijn het dossier over te dragen naar een collega die dan regisseur wordt. Wees er wel van bewust dat je hiervoor toestemming vraagt van de jeugdige en/of de ouders. Op het dossierdashboard zie je links bovenaan je eigen naam als regisseur staan. Als je hier een keer op klikt, zie je dat je deze naam kan wijzigen. De collega die nu regisseur is, krijgt geen seintje dat er een dossier is overgezet. Zorg er voor dat je de collega van te voren op de hoogte brengt van deze actie. Nadat je de regisseur hebt gewijzigd, staat het dossier niet meer in jouw dashboard en caseload overzicht. Je kunt ook niet meer erin kijken, tenzij de nieuwe regisseur jou toevoegt als meekijker. Afgesloten trajecten kun je niet meer overzetten naar een andere hulpverlener en blijven in de caseload vermeld van de regisseur Arrangement afsluiten Een arrangement blijft open staan gedurende de periode dat de specifieke in de arrangement vastgelegde zorg voor de hulpvraag wordt uitgevoerd. Je houdt dan de regie. Als de inzet is afgerond, sluit je het arrangement af. 37

39 Het arrangement sluit je af door op het slotje te klikken naast het pennetje op het dossierdashboard. Je vermeldt de datum en de status. Als je kiest bij status voor anders kan je extra informatie kwijt. Het arrangement kan je niet zelf heropenen. Mocht dat nodig zijn, neem dan contact op met de Je kunt wel een gesloten arrangement inzien door te klikken op het brilletje Traject afsluiten Een traject sluit je af nadat je alle arrangementen hebt afgesloten. Een arrangement is pas afgesloten als je de einddatum en het resultaat hebt ingevuld. De traject afsluit -optie is het slotje rechts naast het woord traject. Daarna kom je in het scherm hieronder. Naast de reden van beëindiging is er ook nog ruimte voor je eigen opmerkingen in het tekstveld eronder en het rapportcijfer dat door jeugdige/gezin wordt gegeven voor de geboden ondersteuning. Een traject kan je niet zelf heropenen. Mocht dat nodig zijn, neem contact op met Je kan een gesloten traject wel inzien, mits je de regisseur bent of meekijkrechten hebt Werknotitie toevoegen Een werknotitie kun je beschouwen als een geeltje waarop je opmerkingen voor jezelf of voor je OKT collega s opneemt. Pas nadat er een traject is aangemaakt kun je ook de werknotitie aanmaken. Nadat een traject is afgesloten blijft de werknotitie nog zichtbaar en bewerkbaar. Werknotities komen niet terug in je 38

40 actiepunten en staan niet in de dossiersamenvatting. Noteer dus geen zorginhoudelijke informatie te noteren als werknotitie. Klik op het dossierdashboard rechtsboven op werknotitie om het geeltje uit te klappen en te bewerken. Als je meer ruimte wil, dan kan je de notitie ook inklappen door rechts bovenin nogmaals op werknotitie te klikken. Je notities gaan niet verloren, want als je nog een keer klikt dan komt de werknotitie met je aantekeningen weer zichtbaar Actiepunten toevoegen en afvinken Bij een registratie kun je actiepunten aanmaken. Dat zijn acties die je voor jezelf wil vastleggen in het dossier of herinneringen die je wilt plannen. Wanneer de deadline voor het actiepunt verstrijkt wordt er in het linker submenu acties een melding gegeven. Ook op je dashboard wat je ziet na het inloggen, zie je de acties. Na afhandeling van een actiepunt verdwijnen de acties uit het overzicht. Toevoegen Wanneer er al actiepunten voor het traject bestaan worden deze in het onderstaande overzicht getoond. Elk actiepunt kan worden verwijderd of afgevinkt. Een verwijderd actiepunt verdwijnt uit het systeem; een afgevinkt actiepunt verdwijnt uit beeld, maar zal wel op de achtergrond aanwezig blijven. Afvinken 39

41 Als je een actiepunt wilt afronden dan klik je op het linkermenu acties of op het dashboard onder acties op het actiepunt. Via het brilletje wordt je doorverwezen naar het punt in het dossier waar de actie voor is bedoeld. Je kunt dan de informatie toevoegen die nodig is. Vervolgens sla je het onderdeel op en is je actiepunt verdwenen uit je lijst. Verwijderen Actiepunten kan je eenvoudig verwijderen. Op het screenshot bij afvinken zie je een rood kruisje naast het brilletje. Als je klikt op het kruisje, dan wordt het actiepunt verwijderd. Bijvoorbeeld actiepunten voor verplichte velden of onjuiste registratie, kan je op deze manier opschonen Bijlagen toevoegen Op het dossierdashboard zie je rechts bovenin (zie de paperclip in de schermafdruk hieronder) dat je een bijlage aan een dossier hebt toegevoegd. Dit kunnen bijvoorbeeld aparte gespreksverslagen zijn of (niet medische) informatie die voor jou als hulpverlener essentieel is voor de hulp aan de jeugdige of gezin. Bijlagen die de Backoffice Jeugd toevoegt (zoals de beschikking) en als je zelf bijlagen toevoegt bij traject of arrangement, zijn deze ook zichtbaar op je dossierdashboard Samenvatting van het dossier Onder algemeen rechtsboven het dossierdashboard staat Samenvatting/uittreksel van dit dossier. Je kunt dit gebruiken voor een overdracht, maar ook voor een plan van aanpak of ondersteuningsplan. Deze optie maakt van je dossier een compacte, printbare versie. Je kunt nadat je dit hebt aangeklikt de keuze maken welke onderdelen je in de samenvatting terug wilt zien. Vervolgens klik je op samenvatting tonen. Deze weergave kan je opslaan als PDF en met een beveiligde mail versturen naar je gewenste contactpersoon. 40

42 10.8 Overleden personen De optie Overleden personen gebruik je om het overlijden van een jeugdige of een gezinslid vast te leggen. Zie schermafdruk hieronder Formulieren en brieven Formulieren en brieven kan je zichtbaar maken door rechtsboven Algemeen aan te klikken. Je ziet dan rechtsonder formulieren staan en als je dat aan klikt, kom je in het menu van formulieren. Je ziet sjablonen met lege formulieren die je kunt gebruiken ter ondersteuning van je jeugdige. Zie schermafdruk hieronder. Deze formulieren kun je meteen in het dossier opslaan en printen. Ook kan je tijdens het invullen er voor kiezen terug te gaan naar het dossier zonder het op te slaan. 41

43 Als je er voor kiest het formulier op te slaan, dan is het formulier automatisch toegevoegd aan het traject Logboek Alles wat er wordt geregistreerd in een trajectdossier, wordt opgeslagen door RIS-OKT in een logboek. Dit logboek kan iedereen raadplegen die toegang heeft tot het dossier. Je ziet precies op welk tijdstip wie er in het dossier is geweest en, indien het geval, wat er is veranderd door wie. Je kunt terugkijken tot de aanmaak van het dossier zelf. 42

44 11. Registratie trainingen Binnen het OKT-aanbod zijn er een aantal trainingen opgesomd. Ben jij een trainer, dan ga je de registratie rondom deze trainingen in RIS-OKT registreren. Onder registratie heb je twee knoppen: Training zoeken en Training aanmaken. In deze submenu s aan de linkerkant registreer je de trainingen die je zelf geeft en zoek je de trainingen stadsbreed die er gegeven worden. Je kan alleen trainingen vinden die onderdeel uitmaken van het OKT-aanbod. Iedereen, dus gebruikers met de rol OKA, teamleider of OKT-assistent, kan een training zoeken. Alleen trainers worden gevraagd om trainingen aan te maken. Het inzien en wijzigen van een training kan alleen degene die de training heeft aangemaakt, de co-trainer en het team waar de trainer was ingelogd toen de training is aangemaakt. Zoeken Je kan zoeken in de trainingen die nog open en actief zijn. Je kan niet zoeken naar trainingen die zijn afgesloten. Het zoekveld bij Trainingen zoeken is een slim zoekveld. Je kunt zoeken op datum en de naam van de training. Ook worden de laatste openstaande trainingen weergegeven. Training starten Als trainer kan je ook een training aanmaken. Kies dan via het registratie menu voor Training aanmaken. Je komt dan op een lege registratie voor trainingen terecht. 43

45 De velden datum en naam training zijn verplicht. De andere velden zijn handig voor de registratie van je training. De registratie wie de training volgt en de aanwezigheid, noteer je in Cursusadministratie en aanwezigheid. Dit excelbestand vind je vinden in de kennisbank van RIS-OKT. Aan de linkerkant staat het menu kennisbank. Als je met je muis daar bent en niet klikt, worden een aantal formulieren en websites zichtbaar. Het excelbestand Cursusadministratie en aanwezigheid is hier een van. Dit excelbestand ga je downloaden, aanpassen en uploaden naar je registratie trainingen in RIS-OKT. Wees er van bewust dat als je dit bestand aanpast, dat je het dan ook weer opnieuw moet uploaden naar RIS-OKT. 44

46 Per bijeenkomst ga je een kort verslag maken. Een format hiervoor vind je ook in de kennisbank met de titel Kort verslag per bijeenkomst. Na afloop van je bijeenkomst vul je die met observaties, specifieke vragen uit de groep, toezeggingen en eventuele aanpassingen voor je draaiboek. Indien nodig, kan je ook een kort verslag per kind per bijeenkomst maken. Dit format vind je ook in de kennisbank met de titel Kort verslag per kind per bijeenkomst. Hiervoor geldt wel: geen bericht is goed bericht. In het geval van bijzonderheden en aparte afspraken kan je het format gebruiken. Wees er wel van bewust dat je hiervoor moet melden aan de jeugdige en/of de ouders dat je deze notities gaat maken. Dit kort verslag per kind per bijeenkomst mag niet in de registratie trainingen worden opgeslagen, maar bij het traject van de jeugdige bij het arrangement van de training. In het geval dat je geen toegang hebt tot het traject van de jeugdige, neem je, nadat de jeugdige en/of de ouders toestemming hebben gegeven, contact op met de regisseur van de jeugdige en vraag of hij/zij dit kort verslag per kind per bijeenkomst aan het traject en het arrangement kan toevoegen. Als je wel toegang hebt en het dossier is gedeeld met een andere hulpverlener, moet de jeugdige en/of de ouders wel toestemming geven dat door het toevoegen van dit kort verslag per kind per bijeenkomst dat je collega s deze aantekeningen ook kunnen inzien. Vergeet niet na de registratie de training op te slaan. Vervolgens kan je de training vinden in je overzicht. Afsluiten training Als alle bijeenkomsten zijn geweest van je training, neem je het besluit om de training af te sluiten. De velden rondom afsluiten staan onderaan in het scherm waar je gegevens kan noteren over je training. Als eerste vink je aan dat je de training wil afsluiten. Je kiest de datum waarop je het af sluit. RIS-OKT vult automatisch de datum in waarop je kiest voor het vinkje. Als het een andere datum moet zijn, klik op kalender en kies de datum naar keuze. Je kunt vervolgens nog een opmerking kwijt over het afsluiten. Als je nu de training op slaat, dan verdwijnt de training uit je actieve openstaande trainingsoverzicht. 45

47 12. OKT rapportages Voor teamleiders, teamassistenten en het programmateam is binnen RIS-OKT mogelijk het rapportagedashboard te bezoeken. In de linker menubalk, bij de onderste submenukop MT, kun je de functie rapportages aanklikken. Na de keuze voor Dashboard links, verschijnt aan de rechterkant van het scherm een menu met bovenaan een aantal onderwerpen waar je op kan filteren. Je kunt filteren op periode en stadsdelen. Onder stadsdelen kan je het OKT selecteren waar je een rapportage van wil maken. Deze rapportages kan je afdrukken, kopiëren en downloaden. Deze functies staan rechts bovenin. Als je kiest voor kopiëren, dan verzamelt RIS-OKT alle gegevens op het klembord. Vervolgens kan je de gegevens plakken in Excel via het menu bewerken, kiezen voor plakken speciaal, klikken op Alleen tekst en bevestigen op ok. Dan krijg je de tabellen in Excel. 46

48 13. Overige submenu s in RIS De onderstaande submenu s zijn altijd te benaderen. Je ziet ze aan de linkerkant van je scherm Dashboard Het dashboard is het startpunt van RIS-OKT. Vanuit het dashboard zijn alle onderdelen van RIS-OKT te bereiken. Door in de opties van het hoofdmenu aan de linkerkant op de bovenste optie dashboard te klikken kun je altijd terugkeren naar deze menu-optie Caseload Vanuit de optie van het hoofdmenu registreren (aan de linkerkant), kun je kiezen voor de submenu-optie caseload. Je ziet dan een overzicht van de cliëntenlijst, waaronder de jeugdigen, en alle trajecten, open en gesloten. In de caseload staan alle jeugdigen en trajecten waar jij als regisseur voor verantwoordelijk bent. Hoe: Na het openen van de caseload zie je links in het scherm een optie waar je kunt filteren op informatie: OKT, datum, traject of jeugdige, tekst en (indien je daar rechten voor hebt) hulpverlener. Het zoekresultaat wat je in de caseload ziet is een tabel. Je kunt de tabel laten filteren van a-z of z-a door een keer te klikken op de oranje term. 47

49 Rechts van het scherm kun je kiezen voor de optie om een samenvatting van één dossier te maken of om het dossier te openen Acties In dit scherm staan alle openstaande acties die je zelf hebt aangemaakt in een dossier en ook alle acties die voortkomen uit een onvolledige registratie. Wanneer een dossier niet volledig is ingevuld, zal je hieraan worden herinnerd via de acties. Je kunt naar eigen inzicht een actie verwijderen, inzien of afhandelen. Zie schermafdruk hieronder. In het hoofdmenu kies je voor menu-optie Acties. Zie schermafdruk hierboven. Wil je de desbetreffende actie oplossen, klik dan op het brilletje en daarmee wordt je naar het punt in het traject gebracht waar de actie aan is gekoppeld Kennisbank Via de knop kennisbank kun je naar deze handleiding Ouder- en Kindteams voor het registreren in RIS- OKT. Zie de schermafdruk hieronder. De kennisbank is uitgevoerd met formats zoals het verwijsformulier, de bestanden voor de registratie trainingen en links naar de verschillende websites. Naast de formats, links naar websites en deze handleiding kan je er ook het formulier wijzigingsverzoek vinden. Op dit formulier kan je aangeven waar RIS-OKT nog beter in kan worden en deze verbeteringen naar ons mailen. 48

50 13.5 Functioneel Beheer Sociaal Bij technische vragen tijdens het gebruik van RIS kun je via de helpdesk per contact opnemen met Functioneel Beheer Sociaal. Aan de linkerkant zie je de knop helpdesk waar je een formulier kan invullen met je vraag. Het is mogelijk Functioneel Beheer Sociaal direct te mailen via het adres vervangt en te bellen via (bereikbaar op werkdagen tussen 9:00-17:00) Aanpassen van je gegevens In RIS-OKT is een mailadres bekend. Dat moet het mailadres zijn wat eindigt Door te mailen garanderen we dat de persoonsgegevens voor de beschikking veilig kunnen worden verzonden. Daarom is het nodig dat ook in RIS-OKT mailadres bekend is. Als jouw mailadres is, kan je dat aanpassen in RIS-OKT. Rechts bovenin zit het slotje en als je daarop klikt, verschijnt er een pop-up met daarop je gegevens. Deze kan je zelf wijzigen en opslaan. Ook kan je hier je wachtwoorden voor VPN en voor RIS-OKT aanpassen. 49

51 14. Dossierrechten 14.1 Privacy We zijn er met zijn allen verantwoordelijk voor dat er zorgvuldig met de gegevens in RIS-OKT wordt omgegaan. Het verwerken van persoonsgegevens in RIS-OKT wordt vastgelegd in een privacyprotocol. In dit protocol worden de volgende zaken genoemd: de regisseur legt vast dat de registratie in RIS-OKT aan de jeugdige is gemeld; persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt tenzij dit noodzakelijk is voor de ondersteuning of hulp aan betrokkene en betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verstrekking van de betreffende gegevens aan de derde, mits het noodzakelijk is voor de veiligheid van het kind. Zie hiervoor de meldcode met de procedure die moet worden gevolgd; van elke gegevensverstrekking wordt een melding gemaakt in RIS, waarbij de grondslag voor verstrekking wordt opgenomen. In het hoofdstuk Jeugdige aanmaken vind je informatie over het melden aan de jeugdige dat je gaat registreren. Ook vind je in de werkwijzer een extra toelichting rondom privacy. Wat weet de gemeente RIS-OKT is het systeem voor hulpverleners. Dit betekent dat wat je registreert je ondersteunt bij het verlenen van hulp aan de jeugdige. De programmadirectie van OKT heeft afspraken gemaakt met de gemeente Amsterdam over de monitoring van formele informatie. Deze afspraken zijn bekrachtigd in een prestatiedialoog. Drie keer per jaar levert OKT gegevens onder andere vanuit RIS-OKT aan de gemeente. Aangevuld met de andere gegevens zoals uit WMO-Ned rondom beschikkingen wordt er een beeld gevormd. Er worden geen zorginhoudelijke informatie, zoals contactmomenten en MDO-verslagen, vanuit RIS-OKT aan de gemeente gegeven. Dat blijft in RIS-OKT staan Dossierrechten aanpassen Vanuit het privacy oogpunt zijn de persoonsdossiers toegankelijk voor één hulpverlener die als regisseur het traject aan maakt. Je kunt als regisseur andere hulpverleners vanuit het OKT uitnodigen om mee te kijken. De teamleider kan de persoonsdossiers zoeken en via de caseload overdragen naar een andere hulpverlener. De OKT-assistent kan alleen zoeken binnen RIS-OKT. RIS-OKT is alleen geautoriseerd voor hulpverleners van Ouder- en Kindteams. Andere hulpverleners buiten het OKT kunnen niet in RIS-OKT. Bij het aanmaken van een nieuw dossier word je automatisch de regisseur van het dossier. Stop je definitief of tijdelijk (vakantie, zwangerschapsverlof) met je werk als hulpverlener van het OKT? En heb je in overleg met de teamleider afgesproken welke collega jouw dossier overneemt tijdens jouw afwezigheid? Dan zal je vóór je vertrek je dossiers in RIS-OKT aan de specifieke collega s moeten overdragen door de regisseur van het dossier te veranderen. Bij tijdelijke afwezigheid kan je ook kiezen om in overleg met je teamleider er voor te kiezen een collega Mee te laten kijken op het dossier. In het geval dat een regisseur onverwachts uitvalt, kan de teamleider het dossier op een andere naam zetten. Uiteraard moet de jeugdige en/of de ouders hiervoor toestemming hebben gegeven. Hieronder vind je de beschrijving voor het overzetten van het dossier door een teamleider. 50

52 Overzetten door de teamleider Log in met je eigen account. Kies de optie registreren aan de linkerkant van het menu. Kies voor caseloadoverzicht uit de submenuopties. Kies links bij hulpverlener de hulpverlener van wie je de dossiers wilt overzetten. De caseload van de betreffende hulpverlener komt in het scherm te staan. (zie schermafdruk hierna). Vanuit dit overzicht kan je via de naam van de regisseur veranderen in een naam van een andere hulpverlener. Vergeet niet de onderstaande vraag met Ja te beantwoorden, daarna pas wordt het dossier overgezet. Afgesloten trajecten kun je niet meer overzetten naar een andere regisseur en blijven in de caseload vermeld van de regisseur Registratie per wijk Ieder traject, die in RIS-OKT wordt aangemaakt, heeft een OKT aan zich gekoppeld. De OKT die aan het traject wordt gekoppeld, hangt samen onder welke OKT jij als regisseur het nieuwe traject registreert. Bijvoorbeeld, ben je ingelogd in Osdorp, dan krijgt je nieuwe traject de wijk Osdorp mee. In je dashboard zie je alle trajecten waar je actief mee bezig bent. Als je trajecten aanmaakt voor andere OKT s zie je die in een overzicht. Let op, voordat je een nieuw traject aan maakt bepaal onder welk OKT je nieuwe traject moet vallen. In het kruimelpad zie je naast het slotje de naam van het OKT. Als je daar een keer op klikt, kan je het OKT aanpassen. 51