Verantwoording School Ex 2.0 ROC Leiden 2013

Transcriptie

1 Verantwoording School Ex 2.0 ROC Leiden 2013 Versie : 2.0 Datum : Auteur : M. van Haselen Organisatie : ROC Leiden Kostenplaats : P

2 De verantwoording: is bedoeld om de rol en verantwoordelijkheid van de projectleider binnen het project School Ex 2.0 vast te stellen, het document waaraan de betrokken partijen zich committeren, maar ook om aan te geven wat de resultaten zijn die in het kalenderjaar 2013 behaald zijn. is het document waartegen, na goedkeuring de voortgang van het project en de voortgang van de activiteiten in 2014 kan worden afgezet; geeft aan op wat voor manier School ex en de resultaten daarvan zijn ingebed in de P & C cyclus. wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de projectleider i.s.m. de opdrachtgever. Versie: 2.0 Pagina 2

3 Inhoudsopgave Pagina 1. Managementsamenvatting 4 2. Doelstelling van het project School Ex Eindproducten 7 4. Verantwoording Planning Rollen en verantwoordelijkheden 13 Bijlagen: 1: Processchema School Ex 2.0 ROC Leiden 15 2: Voorbeeld formulier School-ex 2.0 ROC Leiden 16 3: Verantwoordingsformulier voor het Ministerie van OCW 17 Versie: 2.0 Pagina 3

4 1. Management samenvatting ROC Leiden wijst studenten, die geen werk hebben en na hun diplomering niet willen doorleren, er op dat doorleren hun kansen op de arbeidsmarkt vergroot. Daarnaast adviseert ROC Leiden iedere nieuwe student een kansrijke opleiding. Hierbij wordt gekeken naar de arbeidsmarktadviezen van het SBB. Alle examenkandidaten binnen ROC Leiden vullen een School Ex 2.0 exitformulier in (door OCW exitbegeleidingsgesprekkenformulier genoemd). Dit is een standaardformulier en al voorzien van de gegevens van de student. Student kruist de volgende stap na diplomering aan. Vervolgens worden de studenten die in aanmerking komen voor een exit-begeleidingsgesprek benaderd door de Schoolex medewerker en wordt de uitkomst van het gesprek genoteerd op hetzelfde formulier, voorzien van datum en handtekening begeleider en student (mits dit niet telefonisch wordt afgehandeld). Om te zorgen dat iedere nieuwe student binnen ROC Leiden een kansrijke opleiding gaat volgen, biedt ROC Leiden studenten die kiezen voor een niet-kansrijke opleiding een ombuiggesprek aan. Dit gebeurt ook met studenten die al eerder met een opleiding zijn begonnen, maar hierin niet verder willen en een keuze moeten maken voor een andere opleiding, ook hier wordt gericht gestuurd op de kansrijke beroepen in de regio. In 2013 heeft het ROC Leiden 2381 studenten, waarvan de Onderwijsovereenkomst afliep, benaderd. In totaal hebben 1853 studenten het formulier ingevuld. Van te voren was geschat dat op een respons van 60%, dit is ruim behaald. Voor 2014 wordt het ingezette traject met Schoolex 2.0 doorgezet. Gekozen is voor een integrale manier van het aanbieden van het formulier tijdens de diplomering waardoor een nog grotere respons wordt verwacht, het streven is om 80% van de formulieren terug te krijgen. Versie: 2.0 Pagina 4

5 2. Doelstelling project School Ex Doel van Project ROC zorgt dat studenten, die geen werk hebben na hun diplomering, doorleren en zo kansrijk na de crisis aan het werk kunnen gaan. Daarnaast zorgt ROC Leiden dat zoveel mogelijk nieuwe studenten een kansrijke opleiding gaat volgen. 2.2 Doelgroep De doelgroep van het project voor 2013 en 2014 is onderverdeeld in twee groepen. Voor wat betreft de examenkandidaten is de doelgroep als volgt: A 1) examen kandidaten die op 1 oktober 2012 een bekostigde mbo-inschrijving hadden bij ROC Leiden; A 2) examen kandidaten die een diploma hebben behaald in de periode tussen 1 maart en 31 december 2013 of een geplande einddatum van de opleiding hebben in die periode; voor 2014 geldt het hele kalenderjaar. A 3) examenkandidaten die op de datum van het diploma of op de geplande einddatum jonger zijn dan 27 jaar. Voor wat betreft de kansrijke beroepen is de doelgroep: B 1) Nieuwe studenten die een beroepsrichting kiezen waarin op dit moment minder werkgelegenheid is, wordt geadviseerd te starten in een voltijdsopleiding om op een later moment toe te treden tot de arbeidsmarkt. B 2) Met studenten die kiezen voor een opleiding met minder perspectief op de arbeidsmarkt worden gesprekken gearrangeerd om te komen tot een andere beroepsrichting. B 3) Studenten die al gestart zijn in een opleiding, die hen uiteindelijk niet bevalt, worden geholpen om een opleiding te zoeken die beter aansluit bij hun toekomstperspectief. 2.3 Randvoorwaarden en uitgangspunten De randvoorwaarden en uitgangspunten om het project succesvol te maken waren: Om ruim 2200 gediplomeerden te benaderen dient er voldoende menskracht beschikbaar gesteld te worden. Om deze exercitie tot een goed einde te brengen dient er door het hele ROC Leiden heen voldoende draagvlak gecreëerd te worden. De projectleider maakt in overleg met een medewerker van de afdeling Marketing en communicatie een communicatieplan en ziet toe op uitvoering Planning en Control ondersteunt voor wat betreft de levering van de lijsten met eindexamenkandidaten. Het projectteam voor uitzetting formulieren en het houden van exit begeleidingsgesprekken moet beschikbaar zijn. Er moet goed gebruik gemaakt worden van de bestaande systemen en daarbij wordt gestreefd naar min of meer waterdichte registratie van de activiteiten. School ex moet een integraal onderdeel worden van de PenC cyclus. Dat gebeurt, met ingang van 1 januari 2014, door het invullen van de formulieren een onderdeel te laten zijn van de examineringsprocedure en het verwerken van de formulieren door de afdeling Examenzaken tijdens de uitschrijvingsprocedure. In het administratieve systeem wordt, bij de uitschrijvingsprocedure, een bijzonderheid aangemaakt waarbij de gegevens van de ingevulde formulieren worden verwerkt die dan in een latere periode uit het systeem kunnen worden opgeroepen. De ombuiggesprekken zijn geregistreerd als intakegesprekken en als zodanig te traceren. De BBL-BOL vice versa overstappers zijn via het KRD te achterhalen. Versie: 2.0 Pagina 5

6 2.4 Uitsluitingen project Het project houdt zich uitsluitend bezig met eerder genoemde doelgroepen. Voor wat betreft het in kaart brengen van kansrijke beroepen baseert het ROC Leiden zich op bestaande analyses (SBB) van de arbeidsmarkt in de regio. Ook kan het MT van het ROC Leiden dienaangaande advies uitbrengen. De activiteiten worden uitgevoerd door de afdeling Begeleidingszaken, middels speciaal vrijgemaakte of in dienst genomen medewerkers en houdt in: het helder krijgen van de beroepswens van de student en daarop aansluitende activiteiten zoals sollicitatietraining, of eventueel bemiddeling in de richting van een andere opleiding. Versie: 2.0 Pagina 6

7 3. Eindproducten De eindproducten zijn onder te verdelen in twee producten. A : Alle examendeelnemers binnen ROC Leiden vullen een School Ex 2.0 Exitformulier in (door OCW exit-begeleidingsgesprekkenformulier genoemd). Dit is een standaardformulier en al voorzien van de gegevens van de student. Student kruist volgende stap na diplomering aan. Vervolgens worden de studenten die in aanmerking komen voor een Exit- begeleidingsgesprekken benaderd en wordt de uitkomst van het gesprek genoteerd op hetzelfde formulier voorzien van datum en handtekening begeleider en student (mits dit niet telefonisch wordt afgehandeld) B: Nieuwe studenten die een beroepsrichting kiezen waarin op dit moment minder werkgelegenheid is, wordt geadviseerd te starten in een voltijdsopleiding om op een later moment toe te treden tot de arbeidsmarkt. Indien een student niet is te plaatsen in de opleiding van zijn keuze, vanwege in de persoon gelegen of andere factoren, wordt hem een ombuiggesprek aangeboden. Studenten die kiezen voor een opleiding met minder perspectief op de arbeidsmarkt worden gesproken om te komen tot een andere beroepsrichting. Studenten die al gestart zijn in een opleiding en daar niet in verder willen, worden begeleid bij het vinden van een opleiding die beter aansluit bij hun toekomstperspectief en persoonlijke mogelijkheden, dit gebeurt door de afdeling Begeleidingszaken. Een en ander wordt verwerkt in een Excelschema, de documenten over 2013 worden bewaard in ordners, gearchiveerd op Manager Onderwijs en opleiding. Vanaf 1 januari 2014 worden de formulieren uitgedraaid, op de dag van de diploma uitreiking ingevuld en geretourneerd bij de afdeling Examenzaken die de uit- of overschrijving naar de volgende opleiding verwerkt. De medewerker School ex checkt wekelijks de formulieren, of via KRD, en benadert de studenten die hulp willen en begeleid hen verder. Dit kan zijn in de vorm van sollicitatietraining, de weg op en naar de arbeidsmarkt en eventueel een vervolgstudie. In het kalenderjaar 2014 zullen er minder formulieren ingevuld worden: dit heeft te maken met de wijze waarop ze geoogst worden. In 2013 werd gekeken naar het aflopen van de Onderwijsovereenkomst en op basis daarvan werd het Schoolex formulier uitgedraaid en ter invulling aangeboden. Met ingang van 2014 wordt het formulier uitgedraaid samen met het diploma: studenten die een verlenging nodig hebben ontvangen pas een formulier op het moment dat ze daadwerkelijk klaar zijn. Dit zal een daling van het aantal ingevulde formulieren over 2014 ten gevolge kunnen hebben. Versie: 2.0 Pagina 7

8 3.1 Resultaat School Ex 2.0 over de periode 1 maart tm 31 december 2013 Onderverdeeld in: 1. RESULTAAT EXIT-BEGELEIDINGSGESPREKKEN EXAMENKANDIDATEN BRIN instelling 25 MA Totaal aantal examenkandidaten* 2381 Aantal deelnemers doorstuderen BOL 434 Aantal deelnemers doorstuderen HBO 272 Aantal deelnemers leren en werken (BBL) 349 Aantal deelnemers werkend en hebben al baan 307 Aantal deelnemers werkzoekend 109 Aantal deelnemers iets anders 34 Aantal deelnemers weet het nog niet 66 Aantal deelnemers niet meegedaan aan School ex *Totaal aantal examenkandidaten: geeft een schatting van het totaal aantal deelnemers dat in kalenderjaar-2013 probeert hun diploma te halen. Totaal Totaal Niet van toepassing = vertraagd, examinering later in het jaar of in het volgende jaar. Versie: 2.0 Pagina 8

9 3.2 Borging exit begeleidingsgesprekken. DUO meet eind 2013 het aantal studenten dat staat ingeschreven in een opleiding en kort daarvoor gediplomeerd is aan een MBO instelling Resultaat ombuiggesprekken Onderverdeeld in: a) Beleidsinformatie, voornamelijk geleverd door het S-BB, met opleidingen die goede perspectieven bieden in de regio. b) DUO gaat a.d.h.v. deze lijst eind 2013 meten het aantal 1 e jaarstudenten dat bij ROC leiden is ingeschreven op een Crebo-nummer dat voorkomt op deze lijst van opleidingen met een goed perspectief c) Het totaal aantal gevoerde ombuiggesprekken, hetzij in persoon, hetzij telefonisch bedraagt 175. Dat zijn de studenten die ingevuld hebben dat ze werkzoekend zijn of nog weten wat hun vervolgstap zal zijn. d) Resultaat gevoerde ombuiggesprekken e) Specificering naar welke opleiding de student gaat f) In het protocol voor de studieloopbaanbegeleider is uitstroombegeleiding opgenomen, dat moet leiden tot borging van de ombuiggesprekken. In dat exitgesprek wordt besproken wat de mogelijkheden zijn indien de student nog geen werkplek heeft. Versie: 2.0 Pagina 9

10 4. Verantwoording In januari 2014 levert ROC Leiden deze rapportage School Ex Hierin is te lezen het totaal aantal examenkandidaten (ingeschreven per 1 oktober 2012 tot 31 december 2013), aantal dat doorstudeert, gaat werken, etc. Ook wordt opgenomen hoe dit proces voor 2014 wordt bestendigd en de borging per Een accountant controleert de procesbeschrijving en de verantwoording en telt de Exit formulieren en begeleidingsgesprekken na. Ook kan de accountant nagaan hoeveel examenkandidaten alsnog met een opleiding zijn gestart na diplomering. DUO levert deze gegevens via Bron. Er is geen percentage doelstelling die het ROC moet behalen, iedere student is vrij om te kiezen voor opleiding of om te gaan werken na diplomering. Deze verantwoording vindt ook plaats in november 2014 over kalenderjaar Het aantal ingevulde Exit formulieren en exit-begeleidingsgesprekken in 2013 is de basis voor de subsidie in Definitieve verrekening vindt plaats gebaseerd op de gecontroleerde rapportage van het resultaat van de exit-begeleidingsgesprekken examenkandidaten. Over afrekening van de ombuiggesprekken van nieuwe studenten is op dit moment nog geen helderheid. Aangegeven is dat het in ieder geval handig is om deze gesprekken te labellen i.v.m. eventuele verantwoording. Die labelling kan mogelijk plaats vinden binnen het binnen ROC Leiden gebruikte studenten registratie systeem, KRD. Doordat voor Schoolex 2.0 een aparte medewerker is aangesteld zijn de studenten die vanuit School ex 2.0 zijn benaderd makkelijk terug te vinden. Versie: 2.0 Pagina 10

11 4.1 Kwantitatief: aantal School Ex formulieren Aantal examenkandidaten, doel: minimaal 60% van het totaal aantal formulieren retour. Bereikt is 78% van het aantal uitgezette formulieren. De Schoolex formulieren zijn aangeboden aan studenten, waarvan de Onderwijs Overeen Komsten(OOK) zijn afgelopen tussen 1 maart en 31 december Rijlabels Aantal per MANAGER ONDERWIJS Hans van Dorp Hans Weterings Hans Wouters Hermien Bouwknegt Janneke Verleng Karin Noorduin Leonie Bonenkamp Marc Schoorel Ronald Hanselaar Ruud Hoogenboom Sieme Boom Swanette Jukema Tini Bouwman Eindtotaal Aantal formulieren retour 1 Op de eerste lijst staan alle studenten waarvan de OOK afliep op 31 juli Dit waren 114 studenten, hiervan zijn bij Hans Wouters 79 formulieren ingeleverd. Daarna zijn in de loop van oktober, november en december 2013 nog 53 studenten gediplomeerd. Vandaar het positieve verschil. Versie: 2.0 Pagina 11

12 5. Planning Projectplanning en mijlpalen Betreft alle examenkandidaten van schooljaar en Het project loopt tot december Ook examenkandidaten , die het ROC Leiden met diploma hebben verlaten, kunnen met terugwerkende kracht worden benaderd. Mei 2013 Juni 2013 Juli/augustus/s eptember 2013 Samenstelling Opdracht formulering. team Beschikbaar krijgen van lijst met examenkandidaten en de voor ingevulde exitformulieren. Start enquêtering ook met terugwerkende kracht tot 1 maart Telefonisch en/of via voorgedrukte formulieren. Verwerken gegevens, uitvoeren begeleidingsgesprekken, in persoon of telefonisch. Campagne Met diploma weer naar school December 2013 Februari 2014 Verantwoording schrijven en inregelen 2013/2014 Verantwoording naar OCW met accountantsverklari ng. Najaar 2014 Afrekening 2013 door DUO 5.2 Projectplanning en mijlpalen Projectleider blijft beschikbaar tot het eind van het project december 2014 en coördineert de voortgang. - Vanaf 1 maart 2014 is er een Medewerker Schoolex met loopadviesexpertise en kennis van de regionale arbeidsmarkt beschikbaar voor ombuiggesprekken, voortvloeiend uit de lopende actie. - Vanaf 1 januari 2014 check op uitstroom met diploma: laten invullen Schoolex 2.0 uitstroomformulier, sturen op doorstudeer- of ombuiggesprekken, Examenzaken verwerkt de teruggekomen documenten in KRD en scant ze om ze als formulier in KRD terug te kunnen vinden. - In juni, juli en augustus 2014 wordt nogmaals de publiciteitscampagne Met een diploma weer naar school uitgevoerd. Mogelijk is de aanschaf van Intergrip een stimulans om in een eerder stadium toekomstige studenten te benaderen met een advies voor een studierichting die op termijn een reëlere kans op werk geeft. - Loopbaanadviseurs/adviseurs zullen gedurende het hele jaar beschikbaar zijn voor het voeren van gesprekken om de jongeren te ondersteunen in hun keuze voor een voor hen geschikte vervolgrichting, hetzij richting werk, hetzij richting vervolgopleiding. - Einde van het project 1 januari 2015, eindverslag beschikbaar 1 maart Afrekening op basis van bevindingen van DUO zal zijn in voorjaar Versie: 2.0 Pagina 12

13 6. Rollen en verantwoordelijkheden 6.1 Organogram / projectteam project School Ex 2.0 Opdrachtgever: Mw. M. van Dongen Ondersteuning door: Programmamanager Angela van Steijn Opdrachtnemer: Marina van Haselen Uitvoering door: OOD examenzaken: uitzetten en verwerken van de formulieren OOD Begeleidingszaken: voeren van ombuiggesprekken, ondersteunen richting werk. 6.2 Taken en verantwoordelijkheden projectleider Is verantwoordelijk voor de realisatie van het project; Informeert de betrokkenen over de aanpak en de voortgang; Zorgt voor periodieke (financiële, kwantitatieve en kwalitatieve) verantwoording aan de opdrachtgever en programmamanager VSV. Programmamanager VSV rapporteert hierover aan de MBO raad en ministerie OCW; Schept voorwaarden en stemt af met de betrokkenen binnen het project en is de spil voor wat betreft de activiteiten van het project binnen ROC Leiden; Geeft op verzoek inzage in de voortgang van de activiteiten ten einde gezamenlijk de effectiviteit en doelmatigheid te kunnen evalueren. Het doen van aanbevelingen voor de bestendiging van de ombuiggesprekken en de exitbegeleidingsgesprekken binnen ROC Leiden voor het schooljaar en de jaren daarna. Levert een aanbeveling voor alumni beleid. Versie: 2.0 Pagina 13

14 Bijlage 1: Procesbeschrijving project School Ex 2.0 ROC Leiden Procesbeschrijving vanaf 1 januari 2014 KRD levert potentiele examen kandidaten Examenzaken Formulier met de vragen van de MBO raad wordt verspreid als bijlage bij het diploma Examenzaken Gegevens worden verwerkt in KRD d.i invullen gegevens bij School ex en scannen formulier. Op basis van de verwerkte gegevens wordt waar nodig actie ondernomen door loopbaanadviseurs Check door Begeleidingszaken Uitvoering door lba-ers Rapportage wordt begin januari 2014/2015 samengesteld op basis van gegevens uit KRD Goedgekeurde rapportage naar Min. OCW. Marina van Haselen Angela van Steijn Accountants check Versie: 2.0 Pagina 14

15 Bijlage 2: Voorbeeld formulier School-ex 2.0 ROC Leiden School-ex 2.0 ROC Leiden 2014 Na afronding van je MBO-opleiding heb je de keuze om door te leren of te gaan werken. Wij willen je hierover graag adviseren. Daarom vragen we naar je plannen voor het komende schooljaar. Gegevens student student nummer geboortenaam (roepnaam) woongemeente (plaats) telefoonnummer(s) geboortedatum/leeftijd (op printdatum «datum») opleiding laatste plaatsingsgroep manager onderwijs datum diploma Gegevens vervolgkeuze doorstuderen in het HBO doorstuderen in het MBO (BOL) doorstuderen in het MBO (BBL) werken, ik heb een baan gevonden iets anders (bijv. reizen) werk zoeken ik weet het nog niet niet meer dan 1 vakje aankruisen namelijk: Exitbegeleidingsgesprek datum gesprek naam behandelaar toestemming gegevensgebruik Mijn gegevens mogen aan UWV doorgegeven worden: Ja Nee Denk er aan: als je geen werk hebt, meld je dan zelf aan bij het UWV werkbedrijf. conclusies gesprek afspraken Versie: 2.0 Pagina 15

16 Ondertekening naam ondertekenaar plaats en datum handtekening student (alleen wanneer het gesprek niet telefonisch is gevoerd): plaats en datum handtekening handtekening Bijlage 3: Verantwoording naar het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap: DUO/ BEK/ BPR Postbus ML Zoetermeer Datum: Betreft: opgave aantal ingevulde enquête formulieren 2013 Geachte heer/mevrouw, Hierbij ontvangt u een opgave van het aantal volledig ingevulde school-ex exitbegeleidingsgesprekken enquête formulieren in 2013 van: Brinnummer : 25 MA Naam instelling: ROC Leiden Aantal : 1853 Voor akkoord getekend College van Bestuur.. datum: Versie: 2.0 Pagina 16