1 Qiy pilot persoonlijk digitaal domein: de burger centraal.

Transcriptie

1 1 Qiy pilot persoonlijk digitaal domein: de burger centraal. Dit projectplan is opgesteld in opdracht van Jan Fraanje (gemeentesecretaris Boxtel) en afgestemd met Qiy. Het plan beschrijft de verschillende activiteiten, met als doel om de positie van Qiy in het gemeentelijk domein vast te stellen. 1.1 Aanleiding Qiy is het afsprakenstelsel dat mensen de controle geeft over hun persoonlijke gegevens en hun privacy. Het Qiy afsprakenstelsel bestaat uit Onafhankelijke governance + Open standaard + Stelsel van afspraken. De vraag is niet of Qiy in het gemeentelijk domein kan worden ingepast, maar hoe? In het kader van Doorbraak in Dienstverlening (medio 2012) zijn de mogelijkheden van Qiy al eens beschreven. Op dat moment bleek de tijd nog niet rijp te zijn voor grootschalige invoering van een persoonlijk digitaal domein. De tijd lijkt nu wel rijp te zijn voor het inpassen van Qiy in het gemeentelijk domein. Zij die er kennis van hebben genomen zijn enthousiast en zien mogelijkheden om het in hun eigen beleidsveld toe te passen. Of het nu gaat om jeugdzorg, cultuur, banken, telecombedrijven, burgerzaken; de specialisten zien de voordelen van de nieuwe filosofie. 1.2 Projectdoelstelling De projectdoelstelling luidt: Antwoord geven op de vraag of een gemeente een persoonlijk digitaal domein kan uitgeven aan alle burgers en welke toepassingsmogelijkheden Qiy voor gemeenten biedt. Het integreren van Qiy in verschillende overheidswebsites is voor dit project nog een brug te ver en daarom buiten scope. 1.3 Projectaanpak: Om de projectdoelstelling te kunnen beantwoorden maakt het project onderscheid in drie projectstromen, welke hieronder nader worden toegelicht. 1) Impactanalyse 2) Proof of concept (PoC) 3) Communicatie Impactanalyse De Impactanalyse leidt tot een realistische implementatie van Qiy binnen het gemeentelijk domein. Stakeholders vanuit landelijke voorzieningen zoals eid, MijnOverheid en Ondernemersdossier worden in deze fase van het project nog niet betrokken. Deze partijen worden na afronding van de PoC betrokken. De analyse brengt in kaart wat de consequenties zijn van de invoering van Qiy voor de gemeentelijke organisatie. Ook wordt bekeken aan welke voorwaarden moet worden voldaan om de invoering van Qiy succesvol te laten zijn. De impactanalyse bestaat uit een rapportage, waarin de inhoudelijke analyse wordt aangevuld met Long Tail-acties. Long Tail-acties zijn concrete acties, waarbij per actie stakeholders worden benoemd die de voortgang en opvolging bewaken. Deze systematiek is bij de Impactanalyses vanuit OperatieNUP succesvol toegepast. De adequate opvolging van de Long Tail-acties moet leiden tot een versnelde acceptatie van Qiy in het gemeentelijk domein. De termijn waarin de acties worden opgevolgd is afhankelijk van de aard van

2 de acties. Dit kan een kwestie van weken, maar in sommige gevallen misschien ook jaren zijn. De opvolging van de long tail-acties maakt dan ook geen onderdeel uit van dit plan en hiervoor dient een aparte governance te worden ingericht. Aanpak impactanalyse De impactanalyse wordt uitgevoerd aan de hand van onderstaande aanpak: - Vaststellen 1 e opzet thema s: In het kernteam van dit project worden de belangrijkste thema s vastgesteld. De 1 e aanzet hiervan is in dit projectplan opgenomen. - Kickoff begeleidingscommissie: Voorafgaand aan deze kickoff ontvangen de leden van de begeleidingscommissie informatie over het concept Qiy en een overzicht van de belangrijkste thema s. Tijdens de kickoff worden de thema s verder aangevuld en uitgewerkt. - Verwerken en rondsturen resultaten: Het projectteam werkt de resultaten van de kickoff uit in een rapportage en de rapportage wordt gedeeld en besproken met de leden van de begeleidingscommissie. - Afronding begeleidingscommissie: Tijdens de 2 e en afrondende bijeenkomst wordt de impactanalyse met bijbehorende Long Tail-acties besproken, wordt het resultaat van de PoC toegelicht en wordt per Long Tail-actie de stakeholder en planning vastgesteld. Projectteam: Begeleidingscommissie impactanalyse De impactanalyse wordt opgesteld in nauwe betrokkenheid met de aan dit project deelnemende gemeenten, het Agentschap BPR, verenigingen vanuit het gemeentelijk domein (NVVB, VDP, VIAG), Digital Me (als expert op het gebied van Qiy) en gemeentelijke softwareleveranciers. Onderstaand overzicht geeft een 1 e inzicht in de namen. In de initiatiefase van dit project wordt deze lijst verder aangevuld. Contactpersoon Tjerk Venrooy Marcel van Galen Maarten Louman Jan Fraanje Rob Bots André de Kok Marielle Sloof Organisatie Penvoerder Qiy Foundation Digital Me Gemeente Boxtel Gemeente Eindhoven Gemeente s-hertogenbosch Gemeente Tilburg Gemeente Uden Agentschap BPR KING gemeenten NVVB VDP VIAG Gemeentelijke softwareleverancier Gemeentelijke softwareleverancier Gemeentelijke softwareleverancier Thema s voor impactanalyse In onderstaande tabel is een 1 e aanzet voor de thema s opgenomen (vraagvorm).

3 Thema s voor impactanalyse Wat kan de overheid leren van ervaringen uit andere sectoren? Voor veel mensen is Qiy nieuw, maar er is de afgelopen jaren al veel ervaring opgedaan met de toepassing van Qiy in andere sectoren (Manifestgroep (Wat kost studeren), Pensioen, Obvion, Ziggo, Verzekeruzelf, Albert Heijn, ABN AMRO). De ervaring uit deze sectoren moet worden vertaald naar toepassingsmogelijkheden voor gemeenten. Deze toepassingsmogelijkheden worden ter voorbereiding op de verschillende interviews naar de stakeholders toegestuurd. Welke rol kan een gemeente invullen om een Qiy uit te geven (toekennen)? Verschillende organisaties beraden zich op de uitgifte van een Qiy Domein. Is dit een proces dat aan de markt wordt overgelaten, of voorziet de gemeente voor zichzelf een rol in dit proces? Deze vraag wordt beantwoord door de aan dit project deelnemende gemeenten. Hiermee wordt duidelijkheid verkregen in: de wijze waarop het uitgifte proces eruit komt te zien. Bij geboorteregistratie, verlenging paspoort, welke bereidheid er bij de gemeenten is om hier ook financiële middelen voor beschikbaar te stellen. welke aanvullende diensten gemeenten hierbij aanbieden (opslagruimte, ). Wat is de relatie tussen Qiy en de BRP? Het gebruik van het BSN is aan strenge eisen verbonden. Dit geldt binnen de overheid, maar zeker voor private organisaties. Er vindt afstemming plaats met Agentschap BPR en Operatie BRP met als doel om duidelijkheid te verkrijgen in: de wijze waarop Qiy kan worden gekoppeld aan BRP. (Kan Qiy gebruik maken van het BSN?). de waarborgen waar een gemeente rekening mee moet houden bij het uitgeven van een Qiy de mogelijkheden voor het realiseren van een verbinding tussen Qiy en het BSN. Verkenning van de mogelijkheden om BRP gegevens te verrijken via Qiy met bijvoorbeeld een telefoonnummer of adres. Kan Qiy geborgd worden in het concept Basisgemeente? Het concept Basisgemeente is onder regie van KING uitgewerkt en heeft tot doel om de samenwerking tussen gemeenten te bevorderen en de professionaliteit van de ICT voorzieningen te verbeteren. Dit met als doel om de energie van gemeenten te kunnen richten op de burgers in plaats van op de interne organisatie. Het concept Basisgemeente is echter nog een model en nog niet in de praktijk getoetst. Er vindt afstemming plaats binnen KING met zowel de directie als de beheerders/architecten van de bodemplaat van de Basisgemeente. Dit met als doel om inzicht te verkrijgen in: de concretisering van het concept Basisgemeenten naar de praktijk. de mogelijke positie die Qiy in deze ontwikkelingen kan innemen. Kan Qiy geborgd worden in het dienstverleningsconcept 2020? Vanuit zowel de VDP, maar ook binnen VNG/KING worden de plannen voor Dienstverlening 2020 momenteel geconcretiseerd. Met beide gremia vindt afstemming plaats. Dit met als doel om inzicht te verkrijgen in:

4 de positie die die burger inneemt in Dienstverlening 2020 de wijze waarop Qiy hierin kan ondersteunen. Wat is de impact op de informatievoorziening van gemeenten? Iedere gemeente is opdrachtgever voor de eigen informatievoorziening en ICT inrichting. Gemeenten maken hiervoor veelal gebruik van standaard pakketsoftware. Softwareleveranciers spelen dan ook een cruciale rol bij het inbouwen van nieuwe standaarden, koppelvlakken en functionaliteit. Het vroegtijdig informeren en begeleiden van gemeenten en leveranciers is daarom essentieel. Met een drietal gemeentelijke ICt-leveranciers (keuze uit oa SIM, Kodision, Centric, Gemboxx, PinkRoccade) vindt afstemming plaats. Dit met als doel om inzicht te verkrijgen in: de ontwikkelingen van deze leveranciers in relatie tot de positie van de burger in de dienstverlening (Burger als goedkoopste ambtenaar) de impact voor leveranciers om de integratie met Qiy te realiseren Werkende Proof of concept (PoC) Het oud Nederlands gezegde luidt: Proof of the pudding is in the eating. De PoC geeft inzicht in het uitgifteproces en de toepassingsmogelijkheid van Qiy op de dienstverlening van de gemeenten. Aanpak - Delen toepassingsmogelijkheden Qiy: De resultaten welke reeds buiten het gemeentelijk domein zijn opgeleverd worden gedeeld met de deelnemende gemeenten. Dit leidt ertoe dat gemeentelijke betrokkenen een goed beeld krijgen van de mogelijkheden van Qiy en zich met behulp van deze informatie kunnen voorbereiden op de kickoff bijeenkomst. - Kickoff bijeenkomst: Per deelnemende gemeente nemen maximaal 2 ambtenaren deel aan de PoC. Na een toelichting vanuit Qiy Foundation en Digital Me wordt middels een interactieve werkvorm vastgesteld welke usecases kunnen worden uitgewerkt. - Uitwerken usecases in clickable demo s en bespreken: Op basis van de demo s kunnen gemeenten de usecases verder aanscherpen. Het is de ervaring dat concrete feedback pas komt op het moment dat de resultaten feitelijk zichtbaar zijn. Iedere gemeente beoordeelt zijn usecase. De feedback wordt vervolgens door Digital Me verwerkt. - Slotbijeenkomst PoC: De wijze waarop het uitgifteproces aangevuld met de verschillende dienstverleningsconcepten wordt vormgegeven wordt door Qiy in de slotbijeenkomst toegelicht. Eventuele kleine aanpassingen worden naar aanleiding van deze bijeenkomst nog verwerkt. Het uiteindelijke resultaat wordt in de slotbijeenkomst van de Begeleidingscommissie toegelicht. Projectteam PoC Het resultaat van de PoC is een clickable demo. Deze demo is niet geïntegreerd in de gemeentelijke ICT-infrastructuur. Per deelnemende gemeente nemen maximaal 2 ambtenaren deel aan de werkgroepen. Deze ambtenaren dienen affiniteit te hebben met digitale dienstverlening en in detail op de hoogte te zijn van de gemeentelijke beleidskeuzes tav het specifieke thema. Contactpersoon Tjerk Venrooy Maarten Louman Organisatie Penvoerder Digital Me Gemeente Boxtel Gemeente Eindhoven

5 Contactpersoon Organisatie Gemeente s-hertogenbosch Gemeente Tilburg Gemeente Uden Thema s voor PoC Iedere deelnemende gemeente dient één thema voor het uitwerken van een PoC in te brengen. Dit thema dient aan te sluiten bij actuele beleidsthema s van de gemeente. Dit vergroot het draagvlak van het resultaat bij het college en eventueel de raad. In dit plan is een eerste aanzet voor de thema s opgenomen, wat in de initiatiefase van dit project verder moet worden uitgewerkt. - Qiy en WOZ-beschikkingen: Gemeente Tilburg informeert haar inwoners in een vroeg stadium over de WOZ waarde. Dit leidt tot minder bezwaarschriften. In de PoC kan worden uitgewerkt op welke wijze de inzet van Qiy dit proces verder kan worden verbeterd. - Qiy en cultuur: Gemeente s-hertogenbosch heeft van cultuur in haar stad een speerpunt gemaakt. In de PoC kan worden uitgewerkt op welke wijze de inzet van Qiy cultuur nog meer bij de inwoners onder de aandacht kan brengen Communicatie De bekendheid van Qiy neemt toe, maar het is nog niet breed bekend. Gedurende het project wordt gecommuniceerd over de resultaten. Hierbij worden 2 doelgroepen onderscheiden: - Overheden: Via kanalen zoals Binnenlandsbestuur, gemeente.nu, InGovernment, Kinggemeenten.nl (blog), Digitalestedenagenda, etc. wordt over de voortgang gecommuniceerd. Deze communicatie wordt aangevuld met de inzet van Twitter. Deze communicatie zal gedurende het totale project plaatsvinden. - Burgers: De deelnemende gemeenten communiceren via hun eigen kanalen (website, nieuwsblad,.). Deze communicatie vindt op twee momenten plaats. o Start project: toelichting op het concept Qiy en de reden van de gemeente om hierin deel te nemen. o Eind project: communicatie over het resultaat van de PoC. Projectteam voor communicatie De centrale communicatie wordt verzorgd vanuit Qiy Foundation in afstemming met communicatiemedewerkers van de verschillende gemeenten. 1.4 Projectkosten De gemeente Boxtel heeft het initiatief opgepakt om de meerwaarde van Qiy aan te tonen en is bereid om een bedrag van ,- op tafel te leggen om de mogelijkheid te onderzoeken om te komen tot uitgifte van een Qiy aan de burger. Voor het uitvoeren van een dergelijk project is een projectbudget benodigd van ,-.(ex BTW) Inclusief BTW is een budget nodig van bijna Euro. Dit houdt in dat het project kan starten bij een deelname van 4 gemeenten. Jan Fraanje voert onder andere gesprekken met de gemeenten Eindhoven, s-hertogenbosch, Tilburg en Uden. De projectkosten zijn als volgt opgebouwd en kunnen op basis van het deelnemend aantal gemeenten nog worden aangepast. Het niet-bestede projectbudget zal evenredig worden gestorneerd aan de participerende gemeenten. Projecturen vanuit gemeenten kunnen niet aan dit project in rekening worden gebracht.

6 Activiteit Uur Kosten Algemene projectwerkzaamheden Begeleidingscommissie impactanalyse Opstellen impactanalyse Bespreken impactanalyse en verwerken opmerkingen begeleidingscommissie Afronding begeleidingscommissie Beleggen Long Tail acties Opstellen usecases PoC Uitwerken usecases PoC in de v orm vsan wireframes en clickable flows Verwerken opmerkingen gemeenten Communicatie Totaal Totaal (excl. BTW) BTW Totaal (incl. BTW) Projectplanning In dit projectplan zijn verschillende projectactiviteiten beschreven. In onderstaand overzicht zijn deze activiteiten onderverdeeld naar de afzonderlijke projectfasen.

7 1.6 Projectorganisatie Er is gekozen om een platte projectorganisatie in te richten. Het project wordt aangestuurd van ut de kerngroep. De betrokkenheid vanuit overige stakeholders wordt georganiseerd via afzonderlijke projectteams zoals in dit plan opgenomen. 1.7 Buiten scope De volgende onderdelen zijn buiten scope van deze projectaanpak: - Integratie van Qiy in gemeenten/overheidswebsites - Toepassing van Qiy in gemeentelijke dienstverlening en systemen - Opvolging van Long Tail acties - Onderzoek naar samenhang met andere basisregistraties dan de BRP - Afstemming met landelijke initiatieven zoals eid, MijnOverheid.nl en Ondernemersdossier 1.8 Voorwaarden Het succes van het project is afhankelijk van de invulling van de volgende voorwaarden: - Betrokkenheid Qiy: Qiy expert Digital Me dient zowel informatie als capaciteit beschikbaar te stellen, zodat de analysefase de gewenste diepgang krijgt. - Organiseren lobby: het concept Qiy moet een beweging in het domein van de gemeentelijke en rijksoverheid teweeg brengen. Het realiseren van deze verandering vraagt om een lobby op verschillende niveaus en bij verschillende stakeholders.