Datum 27 juli 2011 Betreft Betrokkenheid (als koploper) in de voorbereiding en aansluiting op de BRP. Geacht hoofd Burgerzaken,

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus EA Den Haag Programma modernisering GBA Contactpersoon Niko Winkel E niko.winkel@ictu.nl M Kenmerk Datum Betreft Betrokkenheid (als koploper) in de voorbereiding en aansluiting op de BRP Geacht hoofd Burgerzaken, De bouw van de voorzieningen voor de nieuwe Basisregistratie Personen (BRP) bij het programma modernisering GBA gaat in augustus 2011 van start. Gemeenten moeten de nodige voorbereidingen treffen om binnen de eigen organisatie klaar te zijn voor aansluiting op de BRP. De eerste stappen zullen door een aantal gemeenten de komende periode al gezet worden. In ieder geval dient elke gemeente in overleg met het programma modernisering GBA - bepaald te hebben wanneer zij tijdens de migratieperiode van drie jaar gaat aansluiten op de BRP. Het programma modernisering GBA biedt gemeenten in samenwerking met de VNG en NVVB een aantal mogelijkheden om betrokken te zijn bij en invloed uit te oefenen op de ontwikkeling en voorbereidingen op de BRP: Uw gemeente vervult de rol van koploper en kan als eerste aansluiten op de BRP. Uw gemeente sluit niet als eerste aan, maar is wel betrokken tijdens het koplopertraject. Uw gemeente sluit niet als eerste aan, maar wel zo snel mogelijk na de koplopers. Gemeenten die actief betrokken zijn in dit traject dragen bij aan het optimaliseren van het aansluitingsproces en de ontwikkeling van de benodigde ondersteuning bij de voorbereidingen voor de overige gemeenten. In de komende maanden worden ook die gemeenten geïnformeerd over de planning en de fasering. Uw gemeente vervult de rol van koploper en kan dus als eerste aansluiten op de BRP. Koplopers doorlopen samen met het programma mgba het gehele traject van voorbereiding en eerste aansluiting op de BRP. Deze gemeenten gaan als eerste aan de slag met het realiseren van de Burgerzaken Modules. Zij kunnen rekenen op extra ondersteuning en begeleiding vanuit het programma en krijgen als eerste toegang tot conceptontwerpen van de BRP. Koplopers zijn betrokken bij het testen van opgeleverde functionaliteiten en de ontwikkeling door KING van het ondersteuningsmateriaal dat gewenst is voor een optimaal implementatietraject. Pagina 1 van 5

2

3 Datum Bijlage: Toelichting op het koplopertraject Wat houdt het koplopertraject in? In de voorbereiding op de aansluiting op de BRP zijn koplopergemeenten - in samenwerking met een leverancier (net als alle gemeenten die na de koplopers zullen volgen) zelf verantwoordelijk voor het verwerven of bouwen en implementeren van de Burgerzaken Modules (BZM). In het kader van de verwerving van de BZM heeft de VNG een ledenraadpleging georganiseerd. Op 30 juni j.l. hebben alle gemeenten hier een brief over ontvangen. De VNG inventariseert hiermee welk scenario van samenwerking, organisatie en regie gemeenten wensen bij de verwerving van de BZM. Het spreekt vanzelf dat de uiteindelijke keuze ook van invloed zal zijn op de organisatie van het koplopertraject. Daarnaast hebben koplopergemeenten een rol in/worden betrokken bij de volgende onderdelen: het uitvoeren van een verdiepingsslag van de impactanalyse 1 ; het uitvoeren van een impactanalyse van nog op te leveren producten door het programma mgba, zoals specificaties voor Burgerzaken Modules en de koppelvlakken en het Logisch Ontwerp BRP; het inventariseren van de ondersteuningsbehoefte bij de implementatie, helpen bij het ontwikkelen en beproeven van het ondersteuningsmateriaal; bijdragen aan best practices voor de resterende gemeenten; vervullen van een ambassadeursfunctie voor resterende gemeenten; samenwerking tijdens functionele prototyping en beproeving van BRPkoppelvlakken en functionele componenten; participatie in de ontwikkeling van conversie- en controlefunctionaliteit. Dit betreft de initiële vulling van de BRP met gemeentelijke persoonsgegevens. Gemeenten werken mee aan de verbetering van de kwaliteit van de persoonsgegevens; het aanpassen van het autorisatietraject: gemeente moet voor het gebruik van de eigen gegevens en als afnemer van de GBA-V opnieuw geautoriseerd worden c.q. de autorisatie moet gewijzigd worden; het opstellen/reviewen van het ketenintegratietestplan inclusief fall backscenario; het uitvoeren van een ketenintegratietest. Bij de meerderheid van deze onderdelen is ook inbreng van gemeenten mogelijk, die niet als eerste zullen aansluiten, maar wel in deze fase betrokken willen zijn. De specifieke invulling van de rol en de mate van betrokkenheid in het gehele koplopertraject wordt in overleg met het programma mgba afgestemd. 1 In de periode nov 10 jul 11 is samen met gemeenten een eerste verkenning van de impact uitgevoerd. De veranderingen door de komst van de BRP zijn in kaart gebracht evenals de effecten hiervan op de organisatie van gemeenten. Om de impact volledig in kaart te brengen, is een verdiepingsslag nodig. Pagina 3 van 5

4 Datum Wat mag een koplopergemeente van het programma mgba verwachten? Onderstaand is samengevat wat een koplopergemeente aan extra ondersteuning en begeleiding vanuit het programma mgba mag verwachten: inrichting van een centraal contact- en informatiepunt; koplopers hebben toegang tot de expertise (van architecten, over Logisch Ontwerp BRP, de koppelvlakken, Digikoppeling etc.) binnen de projecten BRP en Migratie voor ondersteuning, informatie en bij vragen; klankborden over inrichtingsvraagstukken; ondersteuning bij verwerving wat betreft specifieke eisen of interpretatie van specificaties; faciliteren van communicatie tussen koplopers onderling en tussen programma en koplopers; zorg dragen voor opstellen koploperovereenkomst, een overeenkomst tussen programma en koploper waarin de onderlinge samenwerking en gemaakte afspraken zijn vastgelegd; beschikbaar stellen van de resultaten uit koplopertraject aan alle gemeenten en afnemers (conform communicatieplan). Wat levert het koploperschap op? Naast de actieve betrokkenheid bij de ontwikkeling van de BRP profiteren de koplopers als eerste van de verbeteringen van de BRP ten opzichte van de huidige GBA: de gegevenskwaliteit wordt verbeterd; de complexiteit van bijhouding wordt verminderd; snelheid, flexibiliteit en toegankelijkheid worden verhoogd (24*7); de e-overheidstandaarden worden expliciet toegepast; plaatsonafhankelijke dienstverlening wordt mogelijk gemaakt en de kosten voor aanpassingen aan systemen worden verlaagd. Wie komt in aanmerking voor de rol van koplopergemeente? De volgende zaken zijn van belang voor een gemeente die koploper wil worden: De gemeente kan op korte termijn in samenwerking met het programma starten met de verwerving/bouw van de Burgerzaken Modules; De mate van samenwerking en daarmee de benodigde capaciteit is mede afhankelijk van de specifieke invulling van de rol van koploper en zal in overleg met het programma mgba worden afgestemd; De gemeente en het programma moeten gedurende het gehele koplopertraject op elkaar kunnen blijven rekenen. Afspraken hierover worden vastgelegd in een overeenkomst, waarin ook de diverse rollen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. Pagina 4 van 5

5 De bereidheid om de resultaten van het koplopertraject breed met gemeenten te delen. Niet alleen de successen, maar ook de fouten en teleurstellingen, inclusief de opgedane leerervaringen. De planning van de gemeente moet in de pas kunnen lopen met de planning van het project BRP om gaandeweg de ontwikkeling van de BRP te kunnen testen in Modernodam 2. Datum Gemeenten en leveranciers zijn in de aansluitperiode gereed voor aansluiting op de BRP (zie Indicatie van de planning). Indicatie van de planning In aansluiting op de besluitvorming door de programmastuurgroep over de programmaplanning en de onderliggende projecten kan de volgende planning afgegeven worden. Selectie van de koplopergemeenten: augustus Koplopers starten vanaf augustus 2011 (in voorbereiding op de BRP) met de verwerving van de Burgerzaken Modules. De (verdiepingsslag op de) impactanalyse zal gepland worden in de periode augustus december De bouw en ontwikkeling van de BRP- en Migratievoorzieningen start vanaf augustus Tijdens de ontwikkeling werken de koplopergemeenten en programma mgba samen zodat een koploper bij de oplevering van de voorzieningen voldoende gereed is met de voorbereidingen binnen de eigen gemeentelijke organisatie om tot implementatie over te gaan. Voorafgaand aan de aansluiting op de BRP zal begin 2013 met de koplopergemeenten een ketenintegratietest uitgevoerd worden. De aansluiting op de BRP van de eerste koploper zal naar verwachting medio 2013 uitgevoerd worden. De koplopergemeenten worden in een periode van vier maanden één voor één aangesloten op de BRP-voorzieningen. 2 Modernodam is de ontwikkel-, test- en acceptatieomgeving voor alle producten die het programma mgba oplevert en de Burgerzaken Modules. Pagina 5 van 5