B3 procesprotocol Aanvullend (identiteits-)onderzoek in binnen- en buitenland

Transcriptie

1 Procesprotocol B3 procesprotocol Aanvullend (identiteits-)onderzoek in binnen- en buitenland Datum 30 augustus 2013 Versie Definitief, versie 4.5 Doel Het op eenduidige en juiste wijze opstarten van aanvullend (identiteits-)onderzoek. Afbakening Bedoeld voor (sr) regievoerder (bijzonder) vertrek en (sr) medewerker feitelijk vertrek Ingangsdatum 1 januari 2007 Datum herziening Ingangsdatum + 1 jaar Eigenaar procesprotocol Procesbeheer DT&V Pagina 1 van 21

2 Versiebeheer Datum en Opmerking versienummer Nummering aangepast Aangepast met reactie HSIO. Ter voorlegging aan IS-TV Aanpassing n.a.v. testscript ISTV (noodvoorziening) ontbreekt in noodoplossing ICT ondersteuning gevuld en definitief gesteld Aangepast n.a.v. de op- en aanmerkingen uit het overleg Unit Dublin IND/Zevenaar. Voorgelegd aan Bedrijfsvoering Aangepast tbv IS-TV / Beheer Akkoord HBedrijfsvoering Nader id. onderzoek door regievoerder n.a.v. afspraken met KMar en IND. Nota met verzoek gebruikmaking ECID-KMar en Bureau Documenten IND voorgelegd aan DOO Akkoord DOO na overleg met DVV en DBewaring op nota. Vastleggen in ISTV Voorgelegd aan IS/TV Bedrijfsvoering Aanpassingen t.b.v. Beheer / IS-TV verwerkt Akkoord Hoofd Bedrijfsvoering, voorleggen aan D. Staf Akkoord D. Staf, op intranet geplaatst Def. ivm plaatsing op Internet. Voorleggen aan IND, VP en KMar voor commentaar Aangepast i.v.m. wijziging procesnaam in IS-TV. Bijlagen staan nog niet in IS-TV Bijlagen staan in IS-TV Stroomschema aangepast Aangepast nav het Stroomschema. Voorgelegd aan SIO Aangepast nav op- en aanmerkingen. Voorgelegd aan HSIO Voorgelegd aan DStaf Akkoord DStaf, geplaatst op intranet Aangepast n.a.v. uitbreiding mogelijkheden tot het verrichten van onderzoek naar identiteit in het buitenland. Voorgelegd aan de gebruikersgroep Aangepast n.a.v. op en aanmerkingen vanuit de gebruikersgroep. Voorgelegd aan SIO Pagina 2 van 21

3 Aangepast n.a.v. opmerkingen SIO Aangepast n.a.v. wijziging scancodes Aangepast n.a.v. Programma Invoering Verbeterde Asielprocedure (PIVA) Voorgelegd aan Bedrijfsvoering m.b.t. eventuele IS-TV consequenties Akkoord Bedrijfsvoering Plaatsing intranet Aangepast n.a.v. wijziging adres Bureau Documenten IND.DT&V FAB verzocht om formulier in IS-TV aan te passen Aangepast n.a.v. de brieven met het nieuwe logo BZK. (Zie bijlagen) Aangepast n.a.v. hyperlink per activiteit Aangepast op verzoek van afdeling BV&B Toegevoegd overzicht afspraken over het opvragen van documenten bij Bureau Documenten IND Voorstel gebruiker verstuurd naar de gebruikersgroep Gebruikersgroep akkoord, procesprotocol op intranet geplaatst Aangepast m.b.t. het gewijzigde adres van ECID Def. Vastgesteld voor 1e versie op Internet Def. Vastgesteld voor 2e versie op Internet Goedkeuring Datum Functie Algemeen Directeur DT&V Directeur Staf Pagina 3 van 21

4 Procesprotocol -Inhoudsopgave Pagina Nr. Activiteit/processtap Functionaris 3 Inhoudsopgave 4 Administratieve afhandeling 5 Legenda procesdiagram 6 1 Aanvullend binnenlands onderzoek (sr) regievoerder vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek 10 2 Aanvullend buitenlands onderzoek (zie tevens toelichting activiteiten) (sr) regievoerder vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek 16 3 Voortgangsbewaking (sr) regievoerder vertrek 20 Toelichting activiteiten Administratieve afhandeling Voor elk procesprotocol geldt dat de gebruikelijke administratieve handelingen, zoals vastgelegd in de procesprotocollen A1 t/m A5 + L2, uitgevoerd worden. Algemeen: 1. Het digitale en het fysieke dossier lopen één op één. 2. Alle vreemdeling gerelateerde documenten worden digitaal vastgelegd in Decos. Documenten die digitaal worden aangeleverd hoeven niet meer opnieuw digitaal vastgelegd te worden (zie procesprotocol L2 Scannen). 3. Er wordt een postregistratie beheerd in Decos (zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerd document.) Pagina 4 van 21

5 Legenda procesdiagram Pagina 5 van 21

6 Procesprotocol Activiteiten 1 Aanvullend binnenlands onderzoek 1.0 Zal het nieuw op te starten onderzoek of het vervolgonderzoek leiden tot een grotere kans op vertrek van de vreemdeling dan wel de vertrekprocedure daartoe substantieel versnellen? Als deze vraag met ja kan worden beantwoord is er aanleiding om aanvullend binnenlands onderzoek op te starten. Op dit moment worden de onderstaande aanvullende binnenlandse onderzoeken onderscheiden: 1. Taalanalyse 2. Leeftijdsonderzoek 3. Aanvullend identiteitsonderzoek aanleverende VP/KMar/ZHP. 4. Aanvullend onderzoek naar reis- en/of identiteitsdocumenten bij VP, IND en KMar Wanneer deze vraag met nee is beantwoord, dan wordt er verder gegaan met het vertrekplan, zie verder procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan. 1.1 Taalanalyse: Sluit de meerwaarde van een taalanalyse ten behoeve van een LP-aanvraag (mondeling) kort met de afdeling LP. Die afdeling heeft voor wat betreft nut en noodzaak de meest volledige informatie. Er dient zeer terughoudend te worden omgegaan met het middel taalanalyse in het vertrekproces. Zie verder procesprotocol B4 Taalanalyse. 1.2 Leeftijdsonderzoek: Er kan binnen DT&V sprake zijn van twijfel rond de leeftijd van een vreemdeling. Dit zal met name het geval zijn bij illegalen, die in vreemdelingenbewaring zijn gesteld en die stellen minderjarig te zijn. Een leeftijdsonderzoek kan meer inzicht geven in de leeftijd van betrokken vreemdeling, indien daarover wordt getwijfeld. Zie verder procesprotocol B5 Leeftijdsonderzoek. Pagina 6 van 21

7 1 Aanvullend binnenlands onderzoek 1.3 Aanvullend identiteitsonderzoek: Wanneer het overdrachtsdossier onvoldoende kwalitatief van inhoud is dan wordt er niet om een nader identiteitsonderzoek verzocht, maar om aanvulling van wat er ontbreekt in het overdrachtsdossier. Zie verder procesprotocol A3 Beoordelen overdrachtsdossier Verzoeken aan de VP/ KMar /ZHP voor een aanvullend identiteitsonderzoek dienen te allen tijde te leiden tot een grotere kans op (een al dan niet versneld) vertrek uit Nederland. Tijdens het vertrekproces, na overdracht van de vreemdeling aan de DT&V, kan informatie boven water komen, waardoor een versneld vertrek mogelijk lijkt. Als voorbeeld dient hier dat de vreemdeling (alsnog) meldt waar of bij wie hij zijn paspoort heeft achtergelaten. In het verzoek aan de VP/KMAR/ZHP wordt aangegeven wat er onderzocht moet worden en welke nieuwe informatie hiervoor aanleiding was Het verzoek wordt per verzonden aan de VP/KMar/ZHP-medewerker van het overdrachtsdossier. De wordt in cc. verzonden aan de kwaliteitscontroleur van de VP/KMar/ZHP. Pagina 7 van 21

8 Nr. Activiteit/ processtap 1 Aanvullend binnenlands onderzoek 1.4 Aanvullend onderzoek naar reis- en/of identiteitsdocumenten bji VP, IND en KMar. Bij zowel het Bureau Documenten (IRIS) van de IND in Zwolle als bij ECID (Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten) van de KMar (zie punt 1.4.3), als bij de VP kan door de regievoerder navraag gedaan worden of bij die dienst identiteits- of reisdocumenten aanwezig zijn of zijn geweest van een vreemdeling, die bij de DT&V is ingestroomd. Er dient wel een indicatie te zijn dat er dergelijke documenten aanwezig kunnen zijn of zijn geweest, bijvoorbeeld naar aanleiding van een IND/DT&Vbestandenvergelijk (zie de toelichting) of een proces verbaal van de VP. Het vertrekplan wordt aangevuld met de bevindingen. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan Te nemen stappen t.a.v. IRIS-onderzoek Bureau Documenten van de IND: Een door de IND ontwikkeld formulier dient te worden ingevuld en te worden verzonden aan de box van Bureau Documenten van de IND in Zwolle. Indien het een bewaringszaak betreft en zulks is aangegeven op de format, dan wordt de aanvraag met voorrang door de IND afgehandeld Indien bij een check een document wordt aangetroffen van de vreemdeling, wordt vervolgens door het Bureau Documenten van de IND in overleg met de aanvrager beoordeeld of dit document dient te worden verzonden naar de aanvrager Het vertrekplan wordt aangevuld met het resultaat. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan. Pagina 8 van 21

9 1 Aanvullend binnenlands onderzoek Te nemen stappen t.a.v. onderzoek ECID van de KMar. De regievoerder dient het verzoek in middels het standaard ECID-format. De regievoerder verzendt de format met het verzoek per mail naar het ECID Nadat de documentcheck heeft plaatsgevonden bericht het ECID de aanvrager van de DT&V per mail over het resultaat van de documentcheck. Het antwoord zal doorgaans binnen twee werkdagen teruggekoppeld worden Indien bij een check een document wordt aangetroffen van een vreemdeling, wordt dit vervolgens door het ECID aangetekend verzonden naar de aanvrager. Zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerd document Het vertrekplan wordt aangevuld met het resultaat. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan. Pagina 9 van 21

10 2 Aanvullend buitenlands onderzoek (zie tevens toelichting activiteiten) 2.0 Zal het nieuw op te starten onderzoek of het vervolgonderzoek leiden tot een grotere kans op vertrek van de vreemdeling dan wel de vertrekprocedure daartoe substantieel versnellen? Alleen als deze vraag met ja kan worden beantwoord is er aanleiding om aanvullend buitenlands onderzoek op te starten. Op dit moment onderkennen we het onderstaande aanvullende buitenlandse onderzoeken: 1. Aanvullend buitenlands onderzoek identiteit/nationaliteit ter onderbouwing LPaanvraag 2. Onderzoeken buitenland t.b.v. claim bij landen waarmee T&O s en/ of M.o.U's zijn afgesloten 3. Onderzoek buitenland t.b.v. opvangmogelijkheden terug te keren AMV s 4. Onderzoek in het kader van medische overdracht 5. Onderzoek Duitsland (GGC te Goch) ter verkrijging van documenten of kopieën daarvan. 2.1 Buitenlands onderzoek identiteit / nationaliteit: Opmerking vooraf: Een onderzoek in het buitenland is arbeidsintensief en kan kostbaar zijn. Onderzoeken zijn dan ook alleen wenselijk indien andere mogelijkheden zijn uitgeput. Er dient dan wel sprake te zijn van overtuigende aanwijzingen die in het land van herkomst kunnen leiden tot vaststellen van de identiteit. Vage of onbetrouwbare verklaringen zijn hiertoe onvoldoende Sluit de meerwaarde van een onderzoek ten behoeve van een LP-aanvraag kort met de afdeling LP. Zij hebben voor wat betreft nut en noodzaak ten behoeve van een goed onderbouwde LP-aanvraag de meeste expertise. Pagina 10 van 21

11 2.1.2 Vervolgens dient overleg te worden gevoerd met de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. Houd rekening met een lange onderzoeksduur. Ook het Dublin-Bureau kan desgewenst worden verzocht in dit kader navraag te doen bij die landen waarop de Verordening (EG) 343/2003 van toepassing is. Pagina 11 van 21

12 2 Aanvullend buitenlands onderzoek (zie tevens toelichting activiteiten) 2.2 Onderzoek claims inzake T&O niet-dublinlanden Voor de landen waarmee het Dublin- bureau geen relatie onderhoudt kan bij de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen, een onderzoek worden opgestart. Houd rekening met een lange onderzoeksduur LAVIN wordt geraadpleegd Wanneer het betreffende land een Dublin-land betreft, zie procesprotocol C2 Terug- & Overnameovereenkomsten Wanneer het geen Dublin-land betreft dan wordt er een verzoek gedaan aan de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen, zie procesprotocol C2 Terug- & Overnameovereenkomsten. Pagina 12 van 21

13 2 Aanvullend buitenlands onderzoek (zie tevens toelichting activiteiten) 2.3 Onderzoek opvangmogelijkheden terug te keren alleenstaande minderjarige vreemdelingen: Bij de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen kan een onderzoek worden opgestart naar adequate opvang van AMV s. Vooraf dient wel zekerheid te bestaan, dat de betrokken vreemdeling ook feitelijk naar het betreffende land kan reizen en daarom over (geldige) reisdocumenten beschikt (zie PP C6.0-C6.3 Laissez Passer). Houdt rekening met een lange onderzoeksduur. Zie procesprotocol F1 Vertrek alleenstaande minderjarigen (ex-)asiel + bijlage pilot Beschermde opvang. Pagina 13 van 21

14 2 Aanvullend buitenlands onderzoek (zie tevens toelichting activiteiten) 2.4 Onderzoek in het kader van medische overdracht. Er kan bij het vertrek van een vreemdeling sprake zijn van reisvoorwaarden op medisch gebied. Deze voorwaarden zijn of worden gesteld door het Bureau Medisch Advisering van de IND. Aan een aantal voorwaarden kán nader onderzoek in het buitenland vooraf gaan. Dergelijke onderzoeken worden op verzoek van de Regievoerder door de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen opgestart. Laatstgenoemde afdeling kan hierin ook het Dublin-bureau een rol laten spelen, althans voor zover het om landen gaat waarop de Verordening (EG) 343/2003 van toepassing is. Zie procesprotocol E3 vertrek onder medische reisvoorwaarden, waaronder medische escorts. Pagina 14 van 21

15 2 Aanvullend buitenlands onderzoek (zie tevens toelichting activiteiten) 2.5 Onderzoek buitenland (GGC te Goch) ter verkrijging van documenten of kopieën daarvan. Indien uit gehoren met de vreemdeling blijkt dat hij/zij aantoonbaar in Duitsland heeft verbleven, dan is er de mogelijkheid om via het Gemeenschappelijk Grenscoördinatie Centrum (GGC) te Goch (D) te onderzoeken of er in Duitsland van deze vreemdeling nog documenten cq kopieën daarvan aanwezig zijn. 2.6 De regievoerder neemt hiertoe contact op met de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. Zie procesprotocol K7 Registratie in ISTV van dossiergebonden activiteiten BV&B Pagina 15 van 21

16 3 Voortgangsbewaking 3.1 De voortgang van de rechtstreeks uitgezette onderzoeken wordt bewaakt. Om door IS-TV de termijnbewaking te laten uitvoeren, dient er een actuele deadline in het proces aangemaakt te worden. 3.2 Indien er tussentijds ontwikkelingen zijn waardoor continuering van het uitgezette onderzoek niet meer nodig is, sluit de regievoerder dit al dan niet schriftelijk kort met de betrokkenen bij wie hij het verzoek heeft uitgezet. 3.3 De ontwikkelingen worden verwerkt in IS-TV. 3.4 Vervolgens sluit de regievoerder het proces B3.1 af. 3.5 Het vertrekplan wordt aangevuld met het resultaat. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan. Pagina 16 van 21

17 3 Voortgangsbewaking 3.6 Wanneer na de actuele deadline nog geen antwoord is ontvangen, wordt er gerappelleerd (schriftelijk dan wel telefonisch). 3.7 Zodra er een antwoord is ontvangen wordt dit resultaat verwerkt in IS-TV. 3.8 Vervolgens sluit de regievoerder het proces B3.1 af. 3.9 Het vertrekplan wordt aangevuld met het resultaat. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan. Pagina 17 van 21

18 3 Voortgangsbewaking 3.10 Voor onderzoeken die via de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen zijn uitgezet is in 1 e instantie de regievoerder Bijzonder Vertrek verantwoordelijk, maar de regievoerder kan indien gewenst hierover met de regievoerder Bijzonder Vertrek overleg plegen Indien er tussentijds ontwikkelingen zijn waardoor continuering van het uitgezette onderzoek niet meer nodig is en dit onderzoek via de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen is uitgezet, overlegt de regievoerder met de behandelend regievoerder bijzonder vertrek. Afhankelijk van het resultaat van dit overleg wordt dit proces al dan niet afgesloten De ontwikkelingen worden verwerkt in IS-TV Vervolgens sluit de regievoerder het proces B3.1 af Het vertrekplan wordt aangevuld met het resultaat. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan. Pagina 18 van 21

19 3 Voortgangsbewaking 3.15 Wanneer na de actuele deadline nog geen antwoord is ontvangen, wordt er gerappelleerd bij de regievoerder bijzonder vertrek Het rappelleren wordt geregistreerd in IS-TV Zodra er een antwoord is ontvangen wordt dit resultaat verwerkt in IS-TV Vervolgens sluit de regievoerder het proces B3.1 af Het vertrekplan wordt aangevuld met het resultaat. Zie procesprotocol B1 Opstellen en onderhoud en afsluiten vertrekplan. Pagina 19 van 21

20 Procesprotocol Toelichting activiteiten oordelen overdrachtsdossier Nr Activiteit/processtap 1 Aanvullend buitenlands onderzoek De DT&V stelt voorwaarden aan het overdrachtsdossier en dat betekent dat de door de VP/KMar/ZHP verrichte taken in het kader van het eerste- en soms ook tweedelijns identiteitsonderzoek aan tevoren bepaalde kwaliteitseisen dienen te voldoen. De DT&V voert in beginsel geen operationele onderzoeken uit. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij een DT&V-regievoerder tot de conclusie komt dat er ondanks de kwalitatief hoogwaardige overdrachtsdossiers van de aanleverende instanties VP, ZHP en KMar, toch nader identiteits/nationaliteitsonderzoek dient te worden uitgevoerd. Bij een dergelijke conclusie zal telkenmale beoordeeld moeten zijn dat een nieuw op te starten onderzoek of een vervolgonderzoek ook inderdaad zal leiden tot een grotere kans op het feitelijke vertrek van de vreemdeling of in ieder geval tot een versnelling of een verbetering van de kwaliteit/zorgvuldigheid van dit vertrek. Hierbij moet vooral gedacht worden aan een betere onderbouwing van een lp-aanvraag met identiteits/ nationaliteitsgegevens of -documenten waardoor de kans van slagen van afgifte van een lp wordt vergroot of aan een (snellere) overdracht in het kader van een terug- en overnameovereenkomst. 1.4 IND/DT&V-bestandenvergelijk. Met regelmaat vindt een vergelijking plaats tussen de DT&V-dossiers en die van het Bureau Documenten van de IND in Zwolle. Indien uit dit bestandenvergelijk naar voren komt, dat het Bureau Documenten van de IND beschikt over documenten, die door de DT&V in het kader van de terugkeer kunnen worden gebruikt, dan wordt de regievoerder hierover geïnformeerd. Dit bestandenvergelijk wordt uitgevoerd door VV Zwolle. 2 Aanvullend buitenlands onderzoek De aanvullende onderzoeken in het buitenland zijn binnen de DT&V gecentraliseerd bij de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. Reden hiervoor is een bundeling van kennis en contacten, een uniforme en juiste wijze van aanleveren van aanvragen om onderzoek, vaste en herkenbare aanspreekpunten, zowel binnen de DT&V als erbuiten, in binnen- als in buitenland en borging van de zorgvuldigheid van kwetsbare categorieën (medisch en minderjarigen). Hierdoor wordt ook geborgd dat een zeef komt op niet-relevante onderzoeksvragen of dat onderzoeksvoorstellen kunnen worden gestopt indien deze niet leiden tot het uiteindelijke doel: het (versnellen/verbeteren van de kwaliteit van het) vertrek uit Nederland. Het gaat hier dus in beginsel om: o aanvullende in het buitenland uit te voeren onderzoeken in het kader van de identiteit en nationaliteit ter ondersteuning van een lpaanvraag voor het vertrek naar het land van herkomst. o onderzoeken in het buitenland ten behoeve van het leggen van een claim bij landen waarmee T&O s en M.o.U's zijn afgesloten, anders dan die landen die vallen onder de Dublin-Verordening. o onderzoek in het buitenland naar adequate opvangmogelijkheden voor terug te keren AMV s. o onderzoek in het kader van medische overdracht. o onderzoek, specifiek gericht op een eerder verblijf van een vreemdeling in Duitsland. Dergelijke onderzoeken kunnen door de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen bijvoorbeeld worden uitgezet bij het Ministerie van Pagina 20 van 21

21 Nr Activiteit/processtap Buitenlandse Zaken, IOM, UNHCR, ILO s van de IND en van de KMar, (immigratiediensten van) T&O-landen, O.M., zusterdiensten, en dergelijke. Het rappelleren bij de diverse instanties bij het uitblijven van een (tijdig) antwoord behoort ook tot de taken van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen van de DT&V. De resultaten van een uitgevoerd onderzoek worden - indien nodig bewerkt en - doorgeleid naar de vragenstellende regievoerder. In zaken waarin uit BVV blijkt dat een registratie heeft plaatsgevonden bij een consulaat voor een visumaanvraag of de vreemdeling geeft in een vertrekgesprek aan dat er een visum is aangevraagd, kan de regievoerder het betreffende consulaat verzoeken om het kopie paspoort dat is gebruikt bij de aanvraag. In zeer bijzondere omstandigheden kan besloten worden tot een volledige overdracht aan de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen van het dossier met het aanvullende onderzoek en de daaropvolgende uitzetting. Hierbij dient te worden gedacht aan het vertrek van personen die een gevaar vormen voor de nationale veiligheid, AMV s of zaken waarbij sprake is van een medische overdracht. Nauw contact tussen de regievoerder en de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen een dergelijke individuele zaak blijft te allen tijde noodzakelijk. Pagina 21 van 21