G1 Ontv, beh en teruggave en verzending van een origineel document van vreemdelingen

Transcriptie

1 Procesprotocol G1 Ontv, beh en teruggave en verzending van een origineel document van vreemdelingen Datum 30 augustus 2013 Versie Definitief, versie 7.3 Doel Beschrijven van te nemen stappen in het kader van documentenverkeer. Afbakening Onder documentenverkeer wordt verstaan de ontvangst, het beheer, de teruggave en de verzending van een originele (reis-)document. Onder documenten wordt verstaan bescheiden, waarmee de nationaliteit of de identiteit van de vreemdeling kan worden onderbouwd dan wel waarmee het vertrek van de vreemdeling kan worden gerealiseerd. Bedoeld voor (sr) administratief medewerker, (sr) regievoerder (bijzonder) vertrek, (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) administratief medewerker Boekingen, (sr) administratief medewerker LP, (sr) administratief medewerker Bijzonder Vertrek, (sr) medewerker LP Ingangsdatum 1 januari 2007 Datum herziening Eigenaar procesprotocol Procesbeheer DT&V Pagina 1 van 40

2 Versiebeheer Datum en Opmerking versienummer Nummering aangepast Comm. verwerkt van SIO en HSIO Def. gesteld. Ter voorlegging aan IS-TV ICT ondersteuning ingevuld en definitief gesteld Toegevoegd 2 bijlagen. Ter voorlegging aan IS-TV Tekstuele aanpassingen, geen is-tv consequentie Aangepaste bijlagen Ter voorlegging aan IS-TV Aanpassing n.a.v. formatvraag Bureau Boekingen Aanpassing n.a.v. formatvraag v.u. Directie Bewaring Def. vastgesteld voor 1e versie op Internet Deel 3: Toelichting is aangepast n.a.v. verzoek wat te doen met niet aan vreemdeling geretourneerde documenten Aangepast n.a.v. vragen Voorbereiden Vertrek Den Bosch. Voorgelegd aan SIO Opmerkingen SIO verwerkt Voorgelegd aan gebruikers Aanpassing n.a.v. op en aanmerkingen gebruikersgroep Aangepast n.a.v. op en aanmerkingen SIO Voorgelegd aan gebruikersgroep Aangepast n.a.v. op- en aanmerkingen gebruikersgroep. Voorgelegd aan bedrijfsvoering om IS-TV aan te passen a Def. vastgesteld voor 2e versie op Internet Aanpassing P&C verwerkt. Plaatsing op intranet wegens vertraging FAB om de brieven te bouwen in IS-TV Aangepast nav opmerkingen Alphen VRIS, tevens brieven aangepast Procesprotocol voorleggen aan gebruikersgroep Procesprotocol aangepast en op intranet geplaatst Procesprotocol aangepast nav opmerking Directie Voorbereiden Vertrek. Tevens Kluisformulier aangepast Bijlage Info brief VP/KMar/ZHP ivm documenten aangepast Ondertekening brieven aangepast Def. vastgesteld voor 3e versie op Internet Aangepast n.a.v. opmerkingen vanuit Alphen VRIS a Aangepast n.a.v. wijzigingsverzoek om IS-TV aan te passen. Voorgelegd aan gebruikersgroep. Pagina 2 van 40

3 b Aangepast n.a.v. op- en aanmerkingen vanuit de gebruikersgroep. Voorgelegd aan Bedrijfsvoering met wijzigingsverzoek Tevens zijn de bijlagen bij deze pp ook aangepast c Aangepast n.a.v. wijzigingsverzoek voor IS-TV. Voorgelegd aan gebruikersgroep d Reacties verwerkt die binnen zijn gekomen vanuit de gebruikersgroep. Voorgelegd aan SIO e Aangepast n.a.v. op- en aanmerking SIO Def. vastgesteld voor 4e versie op Internet Aangepast m.b.t. procesdiagram en aanpassing IS-TV met nieuwe brieven Voorgelegd aan gebruikersgroep a Aangepast n.a.v. de brieven met het nieuwe logo BZK. (Zie bijlagen) b Scancodes aangepast Ondertekening brieven aangepast Ondertekening brieven aangepast Aangepast n.a.v. op- en aanmerking vanuit de gebruikersgroep Brieven aangepast in DocSysweb Aangepast n.a.v. hyperlink per activiteit Aangepast n.a.v. op- en aanmerkingen vanuit de gebruikersgroep m.b.t. het digitaal vastleggen van het kluisformulier Aangepast n.a.v. op- en aanmerking vanuit de gebruikersgroep m.b.t. processtap kluisformulier Aangepast n.a.v. op en aanmerking vanuit de gebruikersgroep m.b.t. het digitaal vastleggen van het kluisformulier. voorgelegd aan overige gebruikersgroepleden Aangepast n.a.v. op- en aanmerking vanuit de gebruikersgroep Aangepast n.a.v. op- en aanmerkingen van een gebruiker. Voorgelegd aan gebruikersgroep Def. Vastgesteld voor 5e versie op Internet Aangepast n.a.v. wijzigingsvoorstel Afdeling Boekingen Aangepast n.a.v. op- en aanmerkingen Afdeling Boekingen Aangepast n.a.v. op- en aanmerkingen vanuit directie Bewaring. Wijzigingsverzoeken ingediend m.b.t. het aanpassen van IS-TV Voorgelegd aan gebruikersgroep Pagina 3 van 40

4 Aangepast n.a.v. op- en aanmerkingen vanuit de gebruikersgroep Wijziging IS-TV voorgelegd aan gebruikersraad ISTV Geen op- of aanmerking ontvangen vanuit de gebruikersraad ISTV Scanlijst aangepast nav de gebruikersraad DECOS Aangepast nav opmerkingen Alphen VRIS en nav werkbezoeken Def. vastgesteld voor 6e versie op Internet Scanlijst aangepast nav nieuwe scancodes en brieven aangepast nav wijziging van de functienaam van minister Aangepast n.a.v. wijzigingsvoorstel afdeling Boekingen Aangepast n.a.v. op- en aanmerkingen SIO. Voorgelegd aan gebruikersgroep Aangepast n.a.v. op- en aanmerkingen vanuit de gebruikersgroep Wijzigingsvoorstellen m.b.t. ISTV in gebruikersraad besproken Def. vastgesteld voor 7e versie op Internet Aangepast n.a.v. een niet geaccepteerd wijzigingsverzoek en wederom aangeboden aan de gebruikersgroep Géén aanpassingen vanuit de gebruikersgroep. Procesprotocol op intranet geplaatst Tekstuele aanpassing ivm onduidelijkheid m.b.t. proces G1 in IS-TV. Voorgelegd aan gebruikersgroep Geen op- of aanmerkingen vanuit de gebruikersgroep ontvangen. Procesprotocol op intranet geplaatst Aangepast n.a.v. wijzigingsverzoek W m.b.t. het niet automatisch doorsturen van proces G1. bij het overdragen van de vertrekprocedure naar een andere afdeling Voorgelegd aan de gebruikersgroep Adres van ECID aangepast Geen op of aanmerkingen vanuit de gebruikersgroep Aangepast mbt een andere werkwijze wanneer onverhoopt reisdocumenten van een vreemdeling achterblijven. Tevens zijn twee brieven aangepast. Zie bijlagen Nieuwe brief toegevoegd inzake overdracht van een reisdocument aan KMar bureau nooddocumenten na opheffing vreemdelingenbewaring Def. vastgesteld voor 8e versie op Internet Pagina 4 van 40

5 Datum Functie Algemeen Directeur DT&V Procesprotocol -Inhoudsopgave Pagina Nr. Activiteit/processtap 5 Inhoudsopgave 6 Administratieve afhandeling 7 Legenda procesdiagram 8 0 Algemeen 10 1 Ontvangst en beheer van een reisdocument die door de aanleverende dienst (VP, KMar, ZHP, IND) zijn overgedragen aan de DT&V 12 2 Ontvangst van overige documenten die door de aanleverende dienst (VP, KMar, ZHP, IND) zijn overgedragen aan de DT&V 13 3 Ontvangst en beheer van een reisdocument of identiteitspapieren die door de vreemdeling zijn afgegeven aan de DT&V 15 4 Ontvangst en beheer van een Laissez Passer (opgehaald door medewerker LP) 16 5 Ontvangst en beheer van een Laissez Passer (opgehaald door de koerier) 17 6 Ontvangst en beheer van een Non-statement/nationaliteitsverklaring die door buitenlandse autoriteiten is afgegeven 19 7 Ontvangst en beheer van door de DT&V aangemaakte document (EUstaat, Dublin Laissez Passer) Functionaris (sr) administratief medewerker, (sr) regievoerder vertrek (sr) administratief medewerker (sr) administratief medewerker, (sr) regievoerder vertrek (sr) medewerker LP, (sr) administratief medewerker LP (sr) administratief medewerker LP, (sr) administratief medewerker boekingen (sr) administratief medewerker LP, (sr) regievoerder vertrek (sr) administratief medewerker boekingen 20 8 Tijdelijk ter beschikking stellen van ingenomen reisdocument, bijvoorbeeld ten behoeve van een presentatie bij een diplomatieke vertegenwoordiging of voor verlenging van het document 23 9 Tijdelijk ter beschikking stellen van identiteitspapieren, bijvoorbeeld ten behoeve van een presentatie bij een diplomatieke vertegenwoordiging Retour zenden van een reisdocumenten of identiteitspapieren, die tijdelijk ter beschikking zijn gesteld Overdracht van een reisdocument aan een andere DT&V locatie (sr) administratief medewerker Overdracht van een reisdocument aan de vreemdeling na opheffing vreemdelingenbewaring Overdracht van een verlopen reisdocument aan de vreemdeling na opheffing vreemdelingenbewaring (sr) administratief medewerker, (sr) administratief medewerker bijzonder vertrek, (sr) administratief medewerker LP, (sr) regievoerder vertrek (sr) administratief medewerker, (sr) administratief medewerker bijzonder vertrek, (sr) administratief medewerker LP, (sr) regievoerder vertrek (sr) medewerker LP/(sr) regievoerder Bijzonder Vertrek, (sr) administratief medewerker LP/(sr) administratief medewerker Bijzonder Vertrek, (sr) administratief medewerker (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) regievoerder vertrek, (sr) administratief medewerker boekingen (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) regievoerder vertrek, (sr) administratief medewerker Pagina 5 van 40

6 Pagina Nr. Activiteit/processtap Functionaris Overdracht van een reisdocument aan Bureau Boekingen (sr) administratief medewerker, (sr) administratief medewerker boekingen Overdracht van een reisdocument aan de KMar (sr) administratief medewerker boekingen Overdracht van een reisdocument aan IOM (sr) administratief medewerker boekingen Ontvangst en beheer van een reisdocument na annulering vlucht (sr) regievoerder, (sr) medewerker feitelijk vertrek, (sr) administratief medewerker boekingen Ontvangst en beheer van een Laissez Passer na annulering vlucht (sr) administratief medeweker boekingen 40 Toelichting activiteiten 40 Bijlagen Administratieve afhandeling Voor elk procesprotocol geldt dat de gebruikelijke administratieve handelingen, zoals vastgelegd in de procesprotocollen A1 t/m A5 + L2, uitgevoerd worden. Algemeen: 1. Het digitale en het fysieke dossier lopen één op één. 2. Alle vreemdeling gerelateerde documenten worden digitaal vastgelegd in Decos. Documenten die digitaal worden aangeleverd hoeven niet meer opnieuw digitaal vastgelegd te worden (zie procesprotocol L2 Scannen). 3. Er wordt een postregistratie beheerd in Decos (zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerd document.) Pagina 6 van 40

7 Legenda procesdiagram Pagina 7 van 40

8 Procesprotocol Activiteiten 0 Algemeen 0 Ontvangst, registratie, beheer en overdracht/teruggave van een origineel (reis-)document waarmee het vertrek van de vreemdeling kan worden gerealiseerd of waarmee de nationaliteit of de identiteit van de vreemdeling kan worden onderbouwd die: 1. door de aanleverende dienst (VP, KMar, ZHP, IND) zijn overgedragen aan de DT&V 2. door de vreemdeling zijn afgegeven aan de DT&V 3. door buitenlandse autoriteiten zijn afgegeven (Laissez Passers, nationaliteitsverklaringen, non-statements) 4. door de DT&V ten behoeve van de vreemdeling zijn aangemaakt (EU-staat, Dublin Laissez Passer). Soort reisdocument: Paspoort, geldig of verlopen Identiteitskaart, te gebruiken als reisdocument Nationaliteitsverklaring Laissez Passer Dublin Laissez Passer EU-staat Zeemansboekje De afdeling die een origineel (reis-)document als eerste binnen de DT&V ontvangt dient de vreemdelinggegevens in IS-TV te controleren en - indien de innemende instantie in gebreke is gebleven - zo nodig aan te vullen met de (reis)documentgegevens. In LAVIN staat per land beschreven op welk(e) document(en) toegang wordt verleend tot dat land. In procesprotocol C7 Vertrek op (geldige) reisdocumenten of identiteitsbewijzen is de werkwijze vastgelegd hoe om te gaan met al dan niet verlopen reisdocumenten. Het is van belang onderscheid te maken tussen het in bewaring nemen van een document en het tijdelijk beheren/bewaren van een document. In bewaring nemen van documenten is wettelijk voorbehouden aan de KMar, ZHP en de VP, ambtenaren belast met het toezicht. Zij zijn op grond van art. 52, eerste lid Vw2000 bevoegd tot het tijdelijk in bewaring nemen van reis- en of identiteitspapieren. De DT&V bezit geen bevoegdheid tot het in bewaring nemen van documenten. Het in bewaring nemen zal altijd door tussenkomst van de KMar/ZHP of de VP dienen te gebeuren. De DT&V kan echter wel namens de eerder genoemde instanties documenten van vreemdelingen tijdelijk beheren of bewaren. Genoemde instanties blijven wel verantwoordelijk voor de documenten die door de DT&V worden beheerd/bewaard, aangezien een formele wettelijke basis voor het overnemen van documenten door de DT&V ontbreekt. Deze instanties zijn eveneens verantwoordelijk voor de teruggave van documenten aan de vreemdeling die bij de DT&V in beheer zijn. Het kan wel voorkomen dat de VP documenten heeft ingenomen en de KMar deze in een later stadium - bij voorbeeld bij de uitreis - aan de vreemdeling retourneert, en andersom. Een in bewaring genomen document moet op grond van art. 52, tweede lid, Vw2000 aan de vreemdeling wordt teruggegeven indien hij te kennen geeft Nederland te willen verlaten en hij ook daadwerkelijk vertrekt. Pagina 8 van 40

9 Uitgangspunt is om zo min mogelijk documenten in beheer te houden en om de ingenomen documenten zo snel als mogelijk te retourneren aan de vreemdeling. Indien de DT&V bepaalde documenten niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor zij zijn ingenomen, wordt ervoor gezorgd dat deze terstond aan de vreemdeling worden geretourneerd. Dus: kan een vreemdeling vertrekken op een paspoort, dan ontvangt hij het paspoort bij het vertrek uit Nederland dan wel bij aankomst in het land van bestemming; is een LP-aanvraag opgestart en verzonden aan de diplomatieke vertegenwoordiging en zijn de documenten in kopie als bijlage gevoegd, dan worden de originele documenten geretourneerd aan de vreemdeling. Indien een vertegenwoordiging alsnog een document in origineel wenst te zien, dan wordt dit verzoek door de afdeling LP doorgeleid naar de regievoerder. Deze laatste draagt zorg dat het document óf bij de LP-afdeling komt óf dat de vreemdeling bij een presentatie in persoon dit document zelf bij zich heeft en overhandigt aan de diplomatieke vertegenwoordiger. Indien de claim voor terugname op een derde land (via Dublin-bureau) is gelegd, worden de originele bescheiden, anders dan reisdocumenten, geretourneerd aan de vreemdeling. Indien een vreemdeling rechtmatig verblijf heeft verkregen op grond van artikel 8, aanhef onder a, b, c en d Vw (toekenning verblijfsvergunning), wordt het paspoort geretourneerd aan de vreemdeling. Bij rechtmatig verblijf op grond van een ander lid van artikel 8 Vw wordt het paspoort niet geretourneerd. De vreemdeling ontvangt een bewijs van ontvangst. In proces G1 kan maar één registratiestap reisdocument opgevoerd worden. Dit is het reisdocument waarop de vreemdeling Nederland kan verlaten. Het proces G1 blijft openstaan zolang de DT&V het reisdocument in bezit heeft. Zodra het reisdocument niet meer in bezit is van de DT&V wordt door de administratief medewerker proces G1 afgesloten. Zie toelichting. Met ingang van juni 2013 wordt proces G1.1 niet meer automatisch doorgestuurd als een vertrekprocedure wordt overgedragen aan een andere DT&V afdeling. Proces G1.1 wordt separaat doorgestuurd als het reisdocument of identiteitsdocument fysiek wordt overgedragen aan een andere DT&V afdeling. In het onverhoopte geval dat een vreemdeling de DT&V is "uitgestroomd" en er zijn toch documenten bij de DT&V achtergebleven, dan worden reisdocumenten (geen Laissez Passer, Dublin Laissez Passer of EU-staat*) en overige (identiteits-)documenten voorzien van een begeleidend schrijven (zie bijlage 1), aangetekend toegezonden aan het Bureau Documenten van de IND in Zwolle. * De reisdocumenten Laissez Passer, Dublin Laissez Passer of EU-staat worden in het vertrekdossier gevoegd. Is er m.b.t. een Laissez Passer een afspraak met de diplomatieke vertegenwoordiging gemaakt, dan is deze afspraak van toepassing. Pagina 9 van 40

10 1 Ontvangst en beheer van een reisdocument die door de aanleverende dienst (VP, KMar, ZHP, IND) is overgedragen aan de DT&V 1.1 Het reisdocument (bron LAVIN) wordt beheerd door middel van opslag in de kluis op de voor de vreemdeling verantwoordelijke DT&V-locatie. Zie tevens procesprotocol C7 Vertrek op (geldige) reisdocumenten of identiteitsbewijzen. Hierin is het proces beschreven hoe om te gaan met verlopen reisdocumenten. LET OP: Proces G1 blijft gedurende de tijd dat het reisdocument bij de DT&V in bezit is openstaan. 1.2 Vastgelegd wordt welk reisdocument ontvangen is in een overdrachtsdossier. Dit is tevens op te maken uit het model M 101. Zie toelichting activiteit. Zie procesprotocol A3 Beoordelen overdrachtdossier. 1.3 Een brief ter kennisgeving ten behoeve van de aanleverende dienst én de vreemdeling wordt opgemaakt door de administratief medewerker zodat de aanleverende dienst en de vreemdeling weten waar het origineel reisdocument ligt. 1.4 De administratief medewerker verzendt de info-brief aan de aanleverende dienst. Zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerde documenten. 1.5 De administratief medewerker maakt het kluisformulier formulier per document dat opgeborgen wordt in de kluis aan. De administratief medewerker tekent het kluisformulier m.b.t. het innemen van een reisdocument en draagt het getekende kluisformulier met het reisdocument over aan de kluisbeheerder. 1.6 De kluisbeheerder tekent voor ontvangst van het reisdocument op het kluisformulier en bergt het originele, getekende kluisformulier samen met het reisdocument in een enveloppe met een sticker uit IS-TV, op in de kluis. 1.7 De administratief medewerker zorgt dat de regievoerder in het bezit wordt gesteld van het vertrekdossier met de brief (in 2-voud) die aan de vreemdeling uitgereikt dient te worden. Pagina 10 van 40

11 1 Ontvangst en beheer van een reisdocument die door de aanleverende dienst (VP, KMar, ZHP, IND) is overgedragen aan de DT&V 1.8 De regievoerder stelt de vreemdeling op de hoogte van het beheer van de DT&V van het ingenomen reisdocument en laat de vreemdeling de ontvangstbevestiging (in 2-voud) ondertekenen. 1.9 De vreemdeling ontvangt een getekende ontvangstbevestiging. Pagina 11 van 40

12 2 Ontvangst van overige documenten die door de aanleverende dienst (VP, KMar, ZHP, IND) zijn overgedragen aan de DT&V 2.1 In het onverhoopte geval dat de aanleverende dienst (VP, KMar, ZHP, IND) alsnog andere documenten dan een origineel reisdocument heeft meegezonden met het overdrachtsdossier, dan worden deze documenten in kleur gekopieerd digitaal vastgelegd, voordat deze documenten aan de aanleverende dienst worden geretourneerd. 2.2 De administratief medewerker voert proces G.1 op en voert processtap Teruggave document Kmar/VP uit om de brief aan te maken voor teruggave van een document aan de aanleverende dienst. 2.3 De administratief medewerker stuurt het document met brief naar de aanleverende dienst. Zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerde documenten voor het verzenden van de brief. 2.4 De administratief medewerker sluit proces G1 af als de DT&V geen reisdocument in bezit heeft. Pagina 12 van 40

13 3 Ontvangst en beheer van een reisdocument of identiteitspapieren die door de vreemdeling zijn afgegeven aan de DT&V. 3.1 De regievoerder ontvangt van de vreemdeling documenten. Beoordeeld wordt welk document wel wordt ingenomen (bron LAVIN), dus een origineel al dan niet geldig - reisdocument waarmee het vertrek van de vreemdeling kan worden gerealiseerd, en welke documenten niet worden ingenomen. Zie toelichting activiteit. Indien de persoonsgegevens op het reisdocument niet overeenkomen met IS-TV, dan is procesprotocol L1 Persoonsgegevens op de BVV van toepassing. 3.2 Alle originele documenten worden in kleur gekopieerd vóórdat de documenten, die niet bewaard worden, geretourneerd worden aan de vreemdeling. 3.3 De vreemdeling ontvangt een bevestiging van de inname van een origineel reisdocument. (Model M 101, op te maken door een ter plekke aanwezige VP/KMar, die i.t.t. de DT&V-medewerkers, daartoe is bevoegd). Mocht er géén VP/KMar beschikbaar zijn op een DT&V locatie, dan stelt de regievoerder een verklaring op en laat de vreemdeling de verklaring ondertekenen, zie bijlage 2. Zie toelichting activiteit. 3.4 De regievoerder maakt een kopie van de getekende verklaring voor de vreemdeling. Als er een M101 is opgemaakt door de VP/KMar, maakt de regievoerder een kopie van de M101 voor het vertrekdossier. VP reikt de M101 uit aan de vreemdeling. 3.5 De regievoerder geeft het ontvangen reisdocument met de verklaring of de M101 aan de administratief medewerker. Pagina 13 van 40

14 3 Ontvangst en beheer van een reisdocument of identiteitspapieren die door de vreemdeling zijn afgegeven aan de DT&V. 3.6 De administratief medewerker voert het ingenomen reisdocument op in processtap Reg reisdocument. LET OP: Proces G1 blijft gedurende de tijd dat het reisdocument bij de DT&V in bezit is openstaan. 3.7 De administratief medewerker werkt het vreemdeling overzicht bij met de geregistreerde documenten. Het vreemdeling overzicht bijwerken met alleen de documenten die nog niet zijn geregistreerd. 3.8 De administratief medewerker legt de gemaakte kopie van een overig document digitaal vast. (Bij meerdere kopieën is het de bedoeling per kopie in te scannen, zodat de regievoerder kan zien dat er meerdere overige documenten bekend zijn van de vreemdeling.) 3.9 Het reisdocument, dat is ingenomen, wordt opgeslagen in de kluis op de voor de vreemdeling verantwoordelijke DT&V locatie. Zie hiervoor activiteit 1.5 t/m 1.6. Pagina 14 van 40

15 4 Ontvangst en beheer van een Laissez Passer (opgehaald door medewerker LP) 4.1 De medewerker LP haalt het originele Laissez Passer op bij de diplomatieke vertegenwoordiging en draagt het LP over aan de administratief medewerker. Zie toelichting activiteit. 4.2 De administratief medewerker LP voert het ontvangen originele Laissez Passer op in processtap Reg reisdocument tot datum in de kluis. Zie toelichting activiteit. LET OP: Proces G1 blijft gedurende de tijd dat het reisdocument bij de DT&V in bezit is openstaan. Indien de persoonsgegevens op het reisdocument niet overeenkomen met IS-TV, dan is procesprotocol L1 Persoonsgegevens op de BVV van toepassing. 4.3 De administratief medewerker LP stuurt proces G.1.1. door in IS-TV naar Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. 4.4 De administratief medewerker LP draagt zorg dat het originele Laissez Passer door de koerier naar Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boeking wordt gebracht. Zie verder activiteit 5.2 t/m 5.5. Pagina 15 van 40

16 5 Ontvangst en beheer van een Laissez Passer (opgehaald door de koerier) 5.1 De administratief medewerker draagt zorg dat het Laissez Passer wordt opgehaald door de koerier bij de diplomatieke vertegenwoordiging. De koerier brengt het Laissez Passer naar Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. Zie toelichting activiteit. 5.2 De administratief medewerker boekingen tekent voor ontvangst op de spoedopdracht bij de koerier. 5.3 De administratief medewerker boekingen haalt proces G.1.1. in IS-TV op uit het overzicht van processen als het Laissez Passer door de afdeling LP is verzonden en vult processtap Reg reisdocument aan met datum reisdocument in de kluis. 5.4 Komt het Laissez Passer rechtsstreeks van de dipliomatieke vertegenwoordiging, dan maakt de administratief medewerker boekingen proces G.1.1. in ISTV aan en registreert de gegevens in processtap Reg reisdocument. Zie toelichting activiteit. LET OP: Proces G1 blijft gedurende de tijd dat het reisdocument bij de DT&V in bezit is openstaan. Indien de persoonsgegevens op het reisdocument niet overeenkomen met IS-TV, dan is procesprotocol L1 Persoonsgegevens op de BVV van toepassing. 5.5 Het Laissez Passer wordt beheerd door middel van opslag in de kluis. Zie hiervoor activiteit 1.5 t/m 1.6. Pagina 16 van 40

17 6 Ontvangst en beheer van een Non-statement/nationaliteitsverklaring die door buitenlandse autoriteiten is afgegeven 6.1 De afdeling Laissez Passer ontvangt een zgn. Nonstatement of een nationaliteitsverklaring, na afgifte door de diplomatieke vertegenwoordiging. Zie procesprotocol C6.5 LP/ In behandeling bij vertegenwoordiging. 6.2 Nationaliteitsverklaring: Wanneer LAVIN aangeeft dat toegang wordt verleend tot een bepaald land mbv een nationaliteitsverklaring dan wordt dit document door de administratief medewerker LP geregistreerd in IS-TV als een reisdocument. LET OP: Proces G1 blijft gedurende de tijd dat het reisdocument bij de DT&V in bezit is openstaan. Indien de persoonsgegevens op het reisdocument niet overeenkomen met IS-TV, dan is procesprotocol L1 Persoonsgegevens op de BVV van toepassing. 6.3 De administratief medewerker LP legt het document Non-statement digitaal vast in DECOS. 6.4 De administratief medewerker LP vult het vreemdeling overzicht aan met het geregistreerde document. Het vreemdeling overzicht bijwerken met alleen de documenten die nog niet zijn geregistreerd. 6.5 De administratief medewerker LP stuurt proces G.1.1. door in IS-TV naar de afdeling waar de verantwoordelijke regievoerder onder valt. 6.6 De originele Non-statement of nationaliteitsverklaring wordt in een verzegelde tas naar de verantwoordelijke regievoerder gezonden. Pagina 17 van 40

18 6 Ontvangst en beheer van een Non-statement/nationaliteitsverklaring die door buitenlandse autoriteiten is afgegeven 6.7 De regievoerder draagt zorg dat de ontvangen nationaliteitsverklaring (wanneer hierop gereisd kan worden) in de kluis wordt opgeslagen. Zie hiervoor activiteit 1.5 t/m 1.6 en 4.4 en 5.3. Wanneer het geen reisdocument betreft, wordt dit in het vertrekdossier gevoegd. 6.8 De regievoerder gaat verder met de vertrekprocedure n.a.v. de ontvangen non-statement of nationaliteitsverklaring. Pagina 18 van 40

19 7 Ontvangst en beheer van door de DT&V aangemaakte document (EU-staat, Dublin Laissez Passer). 7.1 EU-staat Activiteit wordt uitgevoerd door Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. Zie procesprotocol C4 Gebruik en aanmaken van een EU-staat. 7.2 Dublin Laissez Passer Activiteit wordt uitgevoerd door Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. zie procesprotocol C3 Verordening EG 343/2003 (vh Overeenkomst van Dublin) 7.3 De administratief medewerker boekingen registreert de aangemaakte Dublin Laissez Passer of EU-staat in IS-TV. LET OP: Proces G1 blijft gedurende de tijd dat het reisdocument bij de DT&V in bezit is openstaan. 7.4 De administratief medewerker boekingen vult het vreemdeling overzicht aan met de geregistreerd Dublin Laissez Passer of EU-staat. Het vreemdeling overzicht bijwerken met alleen de documenten die nog niet zijn geregistreerd. 7.5 Een aangemaakte Dublin Laissez Passer of EUstaat wordt beheerd door middel van opslag in de kluis. Zie hiervoor activiteit 1.5 t/m 1.6. Pagina 19 van 40

20 8 Tijdelijk ter beschikking stellen van ingenomen reisdocument, bijvoorbeeld ten behoeve van een presentatie bij een diplomatieke vertegenwoordiging of voor verlenging van het document. 8.1 De regievoerder geeft, al dan niet op verzoek van de afdeling LP of de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen, opdracht aan de administratief medewerker voor het tijdelijk beschikbaar stellen van een ingenomen reisdocument aan een medewerker van de afdeling LP. 8.2 De administratief medewerker vraagt het reisdocument op bij de kluisbeheerder. 8.3 De kluisbeheerder registreert in IS-TV dat het reisdocument uit de kluis is gehaald. 8.4 De kluisbeheerder tekent het kluisformulier dat bij het reisdocument zit vóór afgifte van het reisdocument en overhandigt het document aan een administratief medewerker. 8.5 De administratief medewerker tekent het kluisformulier vóór ontvangst van het reisdocument en vult in op het kluisformulier de datum van overdracht en naar welke DT&V locatie het reisdocument wordt gezonden. 8.6 De administratief medewerker registreert in IS- TV dat het reisdocument tijdelijk ter beschikking is gesteld. De administratief medewerker maakt een ontvangstbewijs (voor de opvragende afdeling) aan dat meegezonden wordt met het reisdocument. 8.7 De administratief medewerker stuur proces G.1.1. in IS-TV door naar afdeling LP of afdeling Bijzonder Vertrek. 8.8 De administratief medewerker legt het getekende kluisformulier digitaal vast voor dat het wordt verzonden Pagina 20 van 40

21 8 Tijdelijk ter beschikking stellen van ingenomen reisdocument, bijvoorbeeld ten behoeve van een presentatie bij een diplomatieke vertegenwoordiging of voor verlenging van het document. 8.9 De administratief medewerker stelt het reisdocument met het getekende kluisformulier van overdracht en het ontvangstbewijs beschikbaar aan een medewerker van afdeling LP of afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. Het document met de getekende formulieren en een scanvoorblad worden in een verzegelde enveloppe verzonden De administratief medewerker LP of administratief medewerker Bijzonder Vertrek tekent voor ontvangst op het kluisformulier en op het ontvangstbewijs m.b.t. het document dat tijdelijk beschikbaar is gesteld De administratief medewerker LP of administratief medewerker Bijzonder Vertrek legt het kluisformulier digitaal vast De administratief medewerker LP of administratief medewerker Bijzonder Vertrek haalt proces G.1.1. in IS-TV op uit het overzicht van processen en registreert in processtap Tijd besch. reisdoc in IS- TV wanneer en door wie het document is ontvangen De administratief medewerker LP of administratief medewerker Bijzonder Vertrek registreert in processtap kluisformulier dat het document is ontvangen De administratief medewerker LP of administratief medewerker Bijzonder Vertrek maakt een nieuw kluisformulier formulier per document dat opgeborgen wordt in de kluis aan zodra het document de kluis in gaat en tekent het kluisformulier bij overdracht aan de kluisbeheerder Het kluisformulier wordt met het document en de overige getekende formulieren overgedragen aan de kluisbeheerder LP. De getekende formulieren worden bij het document bewaard zodat deze formulieren later kunnen worden ingevoegd in het vertrekdossier wanneer het document wordt geretourneerd. Pagina 21 van 40

22 8 Tijdelijk ter beschikking stellen van ingenomen reisdocument, bijvoorbeeld ten behoeve van een presentatie bij een diplomatieke vertegenwoordiging of voor verlenging van het document De kluisbeheerder LP tekent het kluisformulier voor ontvangst en bergt de originele kluisformulieren samen met het document op in de kluis. Pagina 22 van 40

23 9 Tijdelijk ter beschikking stellen van identiteitspapieren, bijvoorbeeld ten behoeve van een presentatie bij een diplomatieke vertegenwoordiging 9.1 Indien de afdeling Bijzonder Vertrek en Boeking of de afdeling LP een identiteitspapier nodig heeft voor een presentatie, dan vraagt de regievoerder het identiteitspapier op bij de vreemdeling. 9.2 De vreemdeling ontvangt een bevestiging van de inname van een identiteitspapier (Model M 101, op te maken door een ter plekke aanwezige VP'er, die i.t.t. de DT&V-medewerkers, daartoe is bevoegd). Mocht er géén VP er beschikbaar zijn op een DT&V locatie, dan stelt de regievoerder een verklaring op en laat de vreemdeling de verklaring ondertekenen, zie bijlage 5. Zie toelichting activiteit. 9.3 De regievoerder maakt een kopie van de getekende verklaring voor de vreemdeling. Als er een M101 is opgemaakt door de VP, maakt de regievoerder een kopie van de M101 voor het vertrekdossier. VP reikt de M101 uit aan de vreemdeling. 9.4 De regievoerder geeft het ontvangen identiteitspapier aan de administratief medewerker ter registratie in IS-TV t.b.v. het tijdelijk beschikbaar stellen van het identiteitspapier. 9.5 De administratief medewerker voert het ingenomen identiteitspapier op in processtap Reg overig document. 9.6 De administratief medewerker werkt het vreemdeling overzicht bij met het geregistreerd document. Het vreemdeling overzicht bijweken met alleen de documenten die nog niet zijn geregistreerd. Pagina 23 van 40

24 9 Tijdelijk ter beschikking stellen van identiteitspapieren, bijvoorbeeld ten behoeve van een presentatie bij een diplomatieke vertegenwoordiging 9.7 De administratief medewerker registreert in IS- TV dat het document tijdelijk ter beschikking is gesteld. De administratief medewerker maakt een ontvangstbewijs (voor de opvragende afdeling) aan dat meegezonden wordt met het document. 9.8 De administratief medewerker stuurt proces G.1.1. in IS-TV door naar afdeling LP of afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. 9.9 De administratief medewerker stelt het document met het ontvangstbewijs beschikbaar aan een medewerker van afdeling LP of afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. Het document wordt in een verzegelde enveloppe verzonden. Zie verder activiteit 8.8. Pagina 24 van 40

25 10 Retour zenden van een reisdocument of identiteitspapier dat tijdelijk ter beschikking is gesteld 10.1 De medewerker LP of regievoerder Bijzonder Vertrek geeft de administratief medewerker opdracht om het document retour te zenden naar de uitlenende DT&V locatie De administratief medewerker LP of administratief medewerker Bijzonder Vertrek vraagt het document op bij de kluisbeheerder De kluisbeheerder registreert in IS-TV dat het document uit de kluis is gehaald De administratief medewerker LP of administratief medewerker Bijzonder Vertrek stuurt proces G.1.1. in IS-TV door naar afdeling waar het vertrekprocedure in behandeling is De kluisbeheerder tekent bij overdracht aan de administratief medewerker het kluisformulier dat bij het originele document zit De administratief medewerker LP of administratief medewerker Bijzonder Vertrek tekent voor ontvangst van het originele document op het kluisformulier De administratief medewerker LP of administratief medewerker Bijzonder Vertrek verzendt het document met het getekende kluisformulier en de overige getekende formulieren aan de uitleverende DT&V locatie. Het document wordt in een verzegelde tas verzonden. Pagina 25 van 40

26 10 Retour zenden van een reisdocument of identiteitspapier dat tijdelijk ter beschikking is gesteld 10.7 De administratief medewerker krijgt het document met het getekende kluisformulier retour van afdeling LP of van de afdeling Bijzonder Vertrek en tekent voor ontvangst op het kluisformulier dat bij het originele document zit De administratief medewerker haalt proces G.1.1. in IS-TV op uit het overzicht van processen en registreert in processtap Tijd.besch.reisdocument uit kluis de datum van ontvangst van het originele document in IS-TV Bij een reisdocument: De administratief medewerker registreert in processtap kluisformulier dat het reisdocument is ontvangen De administratief medewerker maakt een nieuw kluisformulier formulier per document dat opgeborgen wordt in de kluis aan zodra het document de kluis in gaat. Zie hiervoor activiteit 1.5 t/m Bij een identiteitspapier: Als er een identiteitspapier retour wordt ontvangen, dan maakt de administratief medewerker in IS-TV een begeleidende brief met een ontvangstbewijs aan m.b.t. het teruggeven van het document aan de vreemdeling De administratief medewerker registreert in IS-TV dat het document teruggegeven wordt aan de vreemdeling De administratief medewerker zorgt dat de regievoerder het identiteitspapier met de begeleidende brief en ontvangstbewijs ontvangt. Pagina 26 van 40

27 10 Retour zenden van een reisdocument of identiteitspapier dat tijdelijk ter beschikking is gesteld De regievoerder geeft het identiteitspapier retour aan de vreemdeling en laat de vreemdeling voor ontvangst tekenen De regievoerder voegt een kopie van de begeleidende brief met handtekening van de vreemdeling in het vertrekdossier De regievoerder sluit proces G.1.1. af als er géén reisdocument meer bij de DT&V in beheer is. Pagina 27 van 40

28 11 Overdracht van een reisdocument aan een andere DT&V locatie 11.1 De regievoerder draagt zorg dat het vertrekdossier en vertrekprocedure met het reisdocument waarmee het vertrek van de vreemdeling kan worden gerealiseerd wordt verzonden aan een andere DT&V locatie. Zie procesprotocol A4 Dossierverkeer, afsluiten en fiatteren vertrekprocedure en archiefhandelingen De administratief medewerker vraagt het reisdocument op bij de kluisbeheerder. Zie activiteit 8.2 t/m De administratief medewerker legt het getekende kluisformulier voor het verzenden digitaal vast Het reisdocument en het kluisformulier worden samen in de envelop (met IS-TV-sticker) gevoegd. Hierna wordt de envelop in het vertrekdossier achter het scanvoorblad gevoegd. Op deze manier is voor alle locaties duidelijk dat het kluisformulier reeds digitaal vastgelegd is. Het dossier met reisdocument wordt verstuurd in een verzegelde dossiertas naar de nieuwe DT&V locatie De administratief medewerker stuurt proces G.1.1. door naar de afdeling waar de vertrekprocedure en vertrekdossier naar toe wordt gezonden Op het formulier van de koerier wordt het zegelnummer vermeld (zie formulier op intranet) De verzegelde tas wordt met de koerier verzonden naar de andere DT&V locatie. Pagina 28 van 40

29 11 Overdracht van een reisdocument aan een andere DT&V locatie 11 Overdracht van een reisdocument aan een andere DT&V locatie 11.8 De administratief medewerker die het document in ontvangst neemt, tekent het kluisformulier en vermeldt de datum van ontvangst op het formulier. Het kluisformulier wordt achter het tabblad intern in het vertrekdossier gevoegd De administratief medewerker haalt proces G.1.1. in IS-TV op uit het overzicht van processen en registreert in processtap kluisformulier dat het document is ontvangen Op de nieuwe voor de vreemdeling verantwoordelijke DT&V-locatie wordt het document opgeslagen in de kluis. Zie verder activiteit 1.5 t/m 1.6. Pagina 29 van 40

30 12 Overdracht van een reisdocument aan de vreemdeling na opheffing vreemdelingenbewaring 12.1 Wanneer de vreemdelingenbewaring wordt opgeheven en de DT&V beschikt nog over een reisdocument waarmee betrokkene tot zijn land zal worden toegelaten, dan wordt dit document aan betrokkene overgedragen op het moment dat hij daadwerkelijk Nederland verlaat Vorenstaande wordt aan de vreemdeling kenbaar gemaakt en vastgelegd in een vertrekgesprek, zie procesprotocol B2 Vertrekgesprek Indien geen vertrekgesprek plaats kan vinden, dan dient de regievoerder de gemachtigde van de vreemdeling op de hoogte te stellen dat het originele reisdocument naar Bureau nooddocumenten van de KMar wordt gezonden. Zie bijlage De medewerker feitelijk vertrek/regievoerder geeft de administratief medewerker de opdracht om het originele reisdocument naar Bureau nooddocumenten te verzenden De administratief medewerker vraagt het originele reisdocument op bij de kluisbeheerder. Zie activiteit 8.2 t/m De administratief medewerker legt het getekende kluisformulier digitaal vast De administratief medewerker maakt de begeleidende brief (zie bijlage 4) aan Bureau nooddocumenten en draagt zorg dat het reisdocument wordt verzonden. Pagina 30 van 40

31 12 Overdracht van een reisdocument aan de vreemdeling na opheffing vreemdelingenbewaring 12.7 De administratief medewerker registreert in IS-TV dat het reisdocument is verzonden naar Bureau nooddocumenten en sluit proces G1 af Het begeleidend schrijven wordt digitaal vastgelegd en een kopie wordt in het vertrekdossier gevoegd Indien onverhoopt nog overige documenten aanwezig zijn, zal de administratief medewerker deze documenten naar Bureau Documenten van de IND te Zwolle sturen. Zie bijlage De administratief medewerker registreert in IS-TV dat het overig document is verzonden naar Bureau Documenten van de IND te Zwolle en sluit proces G1 af. Pagina 31 van 40

32 13 Overdracht van een verlopen reisdocument aan de vreemdeling na opheffing vreemdelingenbewaring 13.1 Indien bij de opheffing van de vreemdelingenbewaring blijkt dat de geldigheidsduur van het reisdocument van de vreemdeling (inmiddels) is verlopen en betrokkene NIET op een verlopen reisdocument naar zijn land kan terugkeren, wordt het reisdocument aan de vreemdeling ter verlenging geretourneerd. Betrokkene dient zorg te dragen voor verlenging van de geldigheidsduur van zijn reisdocument en voor zijn vertrek uit Nederland Vorenstaande wordt aan de vreemdeling kenbaar gemaakt en vastgelegd in een vertrekgesprek, zie procesprotocol B2 Vertrekgesprek De administratief medewerker maakt de begeleidende brief met een ontvangstbewijs aan m.b.t. het teruggeven van de documenten aan de vreemdeling De administratief medewerker registreert in IS-TV dat het document uit de kluis wordt gehaald Tevens registreert de administratief medewerker dat het verlopen reisdocument aan de vreemdeling terug wordt gegeven en sluit het proces af, zodra de DT&V geen origineel reisdocument meer in bezit heeft De administratief medewerker zorgt dat de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek het verlopen reisdocument met de begeleidende brief met ontvangstbewijs ontvangt. Pagina 32 van 40

33 13 Overdracht van een verlopen reisdocument aan de vreemdeling na opheffing vreemdelingenbewaring 13.7 De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek geeft het verlopen reisdocument aan de vreemdeling. De vreemdeling tekent het ontvangstbewijs In het onverhoopte geval dat het niet lukt het originele verlopen reisdocument aan betrokkene te retourneren dan, zal de administratief medewerker dit document naar Bureau Documenten van de IND te Zwolle sturen. Zie bijlage De administratief medewerker registreert in IS-TV dat het origineel verlopen reisdocument is verzonden naar Bureau Documenten van de IND te Zwolle De administratief medewerker sluit proces G1 af. Pagina 33 van 40

34 14 Overdracht van een reisdocument aan Bureau Boekingen 14.1 Boeken Vlucht Bij het aanvragen van een vlucht stuurt de administratief medewerker het proces G1 en het reisdocument door naar Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen. Zie procesprotocol J.1. Boeken vlucht. De administratief medewerker boekingen ontvangt proces G1 en het reisdocument met het kluisformulier en tekent voor ontvangst op het kluisformulier De administratief medewerker boekingen haalt proces G.1.1. in IS-TV op uit het overzicht van processen en zet proces G1 op naam in IS-TV De administratief medewerker boekingen legt het kluisformulier digitaal vast De administratief medewerker boekingen registreert in processtap kluisformulier dat het document is ontvangen De administratief medewerker boekingen maakt een nieuw kluisformulier formulier per document dat opgeborgen wordt in de kluis aan zodra het document de kluis in gaat en tekent het kluisformulier bij overdracht aan de kluisbeheerder De kluisbeheerder tekent voor ontvangst van het reisdocument op het kluisformulier en bergt het originele, getekende kluisformulier samen met het reisdocument op in de kluis Zodra er bekend is wanneer de vreemdeling Nederland gaat verlaten, zal de administratief medewerker boekingen zorgen dat het reisdocument tijdig wordt overgedragen aan de KMar ten behoeve van het retourneren van het reisdocument aan de vreemdeling. Zie procesprotocol J.1. Boeken vlucht. Pagina 34 van 40

35 15 Overdracht van een reisdocument aan de KMar 15.1 Kmar-traject Documenten die wel benodigd zijn om het vertrek van de vreemdeling te effectueren (zoals reisdocument, Laissez Passer, EU-staat veelal in combinatie met een nationaliteitsverklaring van de betreffende autoriteiten, Dublin Laissez Passer) worden door Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen, gelijktijdig met de reisbescheiden, overgedragen aan de afdeling Verwijderingen van de Koninklijke Marechaussee, kort voor het vertrek van de vreemdeling De administratief medewerker boekingen maakt een overdrachtsbewijs aan m.b.t. het overdragen van documenten en reisbescheiden aan de KMar De administratief medewerker boekingen registreert in IS-TV dat het document is overgedragen aan de KMar De KMar tekent het overdrachtsbewijs voor ontvangst van de documenten en reisbescheiden. Zie tevens procesprotocol J1 Boeken van vluchten De administratief medewerker boekingen sluit het proces af, zodra de DT&V geen origineel reisdocument meer in bezit heeft. Pagina 35 van 40

36 16 Overdracht van een reisdocument aan IOM 16.1 IOM-traject na afgifte LP De administratief medewerker boekingen controleert of er een boekingsverzoek is gedaan. De vreemdeling kan gebruik maken van de facilitering van IOM zolang er nog geen boekingsverzoek is gedaan bij Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen, zie procesprotocol B6 Contact IOM De administratief medewerker boekingen maakt een ontvangstbewijs aan m.b.t. de overdracht van het reisdocument aan IOM, alleen als IOM om bemiddeling heeft verzocht De administratief medewerker boekingen registreert in IS-TV dat het reisdocument wordt overgedragen aan IOM De administratief medewerker boekingen stelt IOM op de hoogte van het ontvangen reisdocument en IOM haalt het document daar vervolgens op Zodra IOM het reisdocument bij Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen komt halen, draagt de administratief medewerker boekingen zorg voor het ondertekenen van het ontvangstbewijs m.b.t. de overdracht van het document door de IOM De administratief medewerker boekingen sluit het proces af, zodra de DT&V geen origineel reisdocument meer in bezit heeft. Pagina 36 van 40

37 17 Ontvangst en beheer van een reisdocument na annulering vlucht 17.1 Bij een annulering van een vlucht ontvangt de administratief medewerker boekingen het overgedragen originele reisdocument retour van de KMar. Het reisdocument wordt beheerd door middel van opslag in de kluis De administratief medewerker boekingen registreert in IS-TV het ontvangen reisdocument in een nieuw proces G1. LET OP: Proces G1 blijft gedurende de tijd dat het reisdocument bij de DT&V in bezit is openstaan De administratief medewerker boekingen maakt de info-brief op ten behoeve van de KMar De administratief medewerker verzendt de info-brief aan de KMar. Zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerde documenten De administratief medewerker maakt het kluisformulier formulier per document dat opgeborgen wordt in de kluis aan. De administratief medewerker tekent het kluisformulier m.b.t. het innemen van een reisdocument en draagt het getekende kluisformulier met het reisdocument over aan de kluisbeheerder De kluisbeheerder tekent voor ontvangst van het reisdocument op het kluisformulier en bergt het originele, getekende kluisformulier samen met het reisdocument op in de kluis De administratief medewerker boekingen maakt een brief aan in IS-TV, voor de vreemdeling, m.b.t. het weer in beheer nemen van het reisdocument door de DT&V. Pagina 37 van 40

38 17 Ontvangst en beheer van een reisdocument na annulering vlucht 17.8 De administratief medewerker boekingen legt de brief digitaal vast in DECOS De administratief medewerker boekingen verzoekt de desbetreffende regievoerder of medewerker feitelijk vertrek de ingescande brief aan de vreemdeling uit te reiken, zodat de vreemdeling op de hoogte is dat het reisdocument weer in beheer is bij de DT&V De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek print de brief uit De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek stelt de vreemdeling op de hoogte van het beheer van het ingenomen originele reisdocument door het afgeven van de brief en laat de vreemdeling tekenen voor ontvangst De regievoerder voegt de door de vreemdeling getekende brief voor ontvangst in het vertrekdossier De regievoerder of medewerker feitelijk vertrek bepaalt of het originele reisdocument door Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen overgedragen moet worden. Zie dan verder activiteit 11. Beslist de regievoerder of medewerker feitelijk vertrek dat het originele reisdocument bij Bureau Boekingen van de afdeling Bijzonder Vertrek en Boekingen kan blijven liggen voor de nieuwe vlucht, zie dan activiteit 15. Pagina 38 van 40

39 18 Ontvangst en beheer van een Laissez Passer/ EU staat of Dublin LP na annulering vlucht 18.1 Bij een annulering van een vlucht ontvangt de administratief medewerker boekingen het overgedragen Laissez Passer, EU staat of Dublin LP retour van de KMar De administratief medewerker boekingen controleert of het document is verlopen De administratief medewerker boekingen draagt een verlopen Laissez Passer over aan de afdeling Laissez Passer. Zie activiteit 11.3 t/m (Bij een verlopen Laissez Passer hoeft er geen proces G.1.1. doorgestuurd te worden.) De administratief medewerker boekingen zorgt ervoor dat de verlopen EU staat / Dublin LP in het vertrekdossier komt De administratief medewerker boekingen registreert in IS-TV het ontvangen (niet verlopen) reisdocument in een nieuw proces G1. LET OP: Proces G1 blijft gedurende de tijd dat het reisdocument bij de DT&V in bezit is openstaan De administratief medewerker boekingen draagt zorg dat het retour ontvangen document in de kluis wordt opgeborgen. Zie hiervoor activiteit 1.5 t/m Op het moment dat voor de vreemdeling een nieuwe vlucht wordt geboekt, kan de regievoerder gebruik maken van het reeds gegenereerde reisdocument. Zie procesprotocol J.1 Boeken vlucht De administratief medewerker boekingen haalt het document uit de kluis. Zie activiteit 8.2 t/m 8.5. De administratief medewerker boekingen gaat verder met activiteit 15. Pagina 39 van 40