C6.2 Aanvraag indienen/presenteren/in behandeling bij diplomatieke vertegenwoordiging/antwoord

Transcriptie

1 Procesprotocol C6.2 Aanvraag indienen/presenteren/in behandeling bij diplomatieke vertegenwoordiging/antwoord Datum 1 augustus 2012 Versie Definitief, versie 1.2 Doel Het indienen van een -aanvraag bij de diplomatieke vertegenwoordiging. Op verzoek presenteren in persoon aan de diplomatieke vertegenwoordiging en beschrijven van het antwoord. Afbakening Beslisdocument Werkproces Terugkeerorganisatie i.o., april 2006, Vreemdelingencirculaire Bedoeld voor Ingangsdatum 3 januari 2012, (sr) medewerker feitelijk,,, medewerker voorbereiding ondersteuning presentaties (VOP) Datum herziening Ingangsdatum + 1 jaar Eigenaar procesprotocol Procesbeheer DT&V Pagina 1 van 18

2 Versiebeheer Datum en Opmerking versienummer Eerste concept Tweede concept Aanvullingen verwerkt Op en aanmerkingen verwerkt, voorgelegd aan afdeling voor IS-TV kolom Procesprotocol voorgelegd aan cluster P&C Opmerkingen P&C verwerkt Procesprotocol aangeboden aan directeur staf Procesprotocol definitief, plaatsing intranet Procesprotocol aangepast nav aanpassing IS-TV Def. Vastgesteld voor 1e versie op Internet Goedkeuring Datum Functie Algemeen directeur Procesprotocol -Inhoudsopgave Pagina Nr. Activiteit/processtap Functionaris 2 Inhoudsopgave/administratieve afhandeling 4 Legenda 4 0 Algemeen 5 1 Indienen van de -aanvraag bij een diplomatieke vertegenwoordiging, medewerker VOP, (sr) administratief medewerker 5 2 Informeren van de vreemdeling na indienen -aanvraag 5 3 Aanvullende informatie t.b.v. de aanvraag, medewerker VOP 6 4 Informeren bij diplomatieke vertegenwoordiging naar stand van zaken, 6 5 Inplannen presentatie aan diplomatieke vertegenwoordiging, 6 6 Voorbereiden van een presentatie aan diplomatieke, vertegenwoordiging door de regievoerder 9 7 Controle op presenteerbaarheid 9 8 Annuleren van een presentatie aan een diplomatieke, vertegenwoordiging 10 9 Afhandeling presentatie aan diplomatieke vertegenwoordiging,, (sr) Pagina 2 van 18

3 Pagina Nr. Activiteit/processtap Functionaris regievoerder (bijzonder) Evaluatiegesprek regievoerder met vreemdeling, afdelingsmanager DBW/DVV Ontvangst antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging De nationaliteit is bevestigd,, (sr) regievoerder (bijzonder), (sr) medewerker feitelijk De nationaliteit wordt niet bevestigd,, (sr) regievoerder (bijzonder), (sr) medewerker feitelijk Onvoldoende informatie om de nationaliteit te bevestigen.,, (sr) regievoerder (bijzonder), (sr) medewerker feitelijk Instemming Overdracht (toestemmingsverlening zonder reisdocument herkomstland),, (sr) regievoerder (bijzonder), (sr) medewerker feitelijk Afsluiten -proces Door laten lopen van het onderzoek bij de diplomatieke vertegenwoordiging nadat procedure is afgesloten maanden na afsluiten van de procedure nog geen antwoord ontvangen van de diplomatieke vertegenwoordiging,, (sr) medewerker feitelijk Bewaring: Nieuwe inbewaringstelling met een nog lopende aanvraag Nieuwe procedure met een lopende -aanvraag Verzoek advocaat aanwezigheid bij presentatie in persoon (evt. tolk) Pagina 3 van 18

4 Administratieve afhandeling Voor elk procesprotocol geldt dat de gebruikelijke administratieve handelingen, zoals vastgelegd in de procesprotocollen A1 t/m A5 + L2, uitgevoerd worden. Algemeen: 1. Het digitale en het fysieke dossier lopen één op één. 2. Alle vreemdeling gerelateerde documenten worden digitaal vastgelegd in Decos. Documenten die digitaal worden aangeleverd hoeven niet meer opnieuw digitaal vastgelegd te worden (zie procesprotocol L2 Scannen). 3. Er wordt een postregistratie beheerd in Decos (zie procesprotocol A1 Registratie vreemdeling gerelateerd document.) Legenda procesdiagram Pagina 4 van 18

5 Procesprotocol Activiteiten Nr. Activiteit/ processtap 0 Algemeen Er bestaan twee vervolgprocessen, nadat de -aanvraag is ingediend bij de diplomatieke vertegenwoordiging van het (vermoedelijke) land van herkomst, namelijk: 1 een -aanvraag die na indiening direct door de diplomatieke vertegenwoordiging in behandeling wordt genomen. Een presentatie (zowel in persoon als schriftelijk) aan een diplomatieke vertegenwoordiging is hier niet nodig voor het onderzoek; of 2 een -aanvraag waarvoor na het indienen van de aanvraag bij de diplomatieke vertegenwoordiging binnen 30 dagen een presentatiedatum kenbaar wordt gemaakt, (zowel in persoon als schriftelijk) bij/door die diplomatieke vertegenwoordiging. Voor vreemdelingen die de DT&V instromen vanuit de AA (Algemene Asiel procedure) wordt ook nadrukkelijk onderscheid gemaakt in de doorlooptijd. Hiervoor geldt dat op dag 8, 9 of 10 van de 28 dagen termijn na de AA-procedure er een gesprek plaatsvindt om de aanvraag in te vullen wanneer de vreemdeling niet in het bezit is van een geldig reisdocument. De volledige ingevulde -aanvraag zal zo spoedig mogelijk naar de afdeling worden doorgezet. De afdeling dient de aanvraag in bij de autoriteiten van het (vermoedelijke) land van herkomst en zal zorg dragen dat een kopie van de aanvraag in het digitale dossier in Decos wordt geplaatst voor de uitreiking van de verzonden set in het gesprek op dag 15, 16 of 17 van de 28-dagen termijn. Definities: -opdracht: de opdracht van de regievoerder (bijzonder) aan de afdeling om een -aanvraag bij een diplomatieke vertegenwoordiging in te dienen. De -opdracht is een bestaande format in LAVIN. -aanvraag: de door de afdeling in te dienen aanvraag voor een laissez passer. Het betreft hier een aanbiedingsbrief aan de diplomatieke vertegenwoordiging met de door de afdeling geselecteerde stukken, waaronder de -aanvraag Appendix. De -opdracht maakt geen deel uit van de -aanvraag. -aanvraag Appendix: Door de regievoerder uit LAVIN gedownload formulier dat al dan niet samen met de vreemdeling wordt ingevuld en als bijlage dient bij de -aanvraag. Kopie t.b.v. vreemdeling: - -aanvraag Appendix ten behoeve van de ambassade; Zie LAVIN - Aanbiedingsbrief - Foto's - Nationaliteitsverklaring - Kopieën van identiteitsdocumenten ter onderbouwing van de -aanvraag - Vingerafdrukken (indien noodzakelijk; zie LAVIN) -set: set van alle interne en externe documenten die in het kader van een -aanvraag worden bewaard. De -set maakt onderdeel uit van het DT&V-dossier. Havermans toets: In december 2005 heeft commissie Havermans ten behoeve van het terugkeerproces een aantal aanbevelingen gedaan. Een aantal van deze aanbevelingen was gericht op de wijze van presenteren van de vreemdeling bij de diplomatieke vertegenwoordiging. De aanbevelingen zijn geïmplementeerd. Het gaat bijvoorbeeld om het niet verstrekken van asielgerelateerde informatie aan de diplomatieke vertegenwoordiging, het vooraf informeren van de vreemdeling over de inhoud en doel van de presentatie, het uitreiken van een informatiebulletin, en om de vreemdeling na afloop van de presentatie een terugkoppeling van de presentatie vragen. Pagina 5 van 18

6 1 Indienen van de -aanvraag bij een diplomatieke vertegenwoordiging 1.1 De medewerker /medewerker VOP draagt de aanvraag over aan de administratief medewerker. /medewerker VOP 1.2 De -aanvraag wordt gekopieerd, vastgelegd in DECOS en ingevoegd in de -set. 1.3 De -aanvraag wordt verzendklaar gemaakt. 1.4 De -aanvraag wordt schriftelijk, per aangetekende post dan wel per koerier ingediend bij de diplomatieke vertegenwoordiging. De datum indienen van de -aanvraag wordt ingevuld in IS-TV. Opv. proces C6.2 Aanvraag indienen / presenteren / in behandeling bij dipl. Vertegenwoordiging / antwoord verwerkingsacties en uitvoeren processtap en muteer in het proces de datum indienen aanvraag. 1.5 Een -aanvraag wordt in dit geval bekend gesteld aan de diplomatieke vertegenwoordiging. Hierop kan een presentatie aan de diplomatieke vertegenwoordiging plaatsvinden, zie verder activiteit 5. In afwachting van een antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging zal dit proces open blijven staan. 2 Informeren van de vreemdeling na indienen -aanvraag 2.1 Een kopie van de -aanvraag, zoals deze ingediend is bij de diplomatieke vertegenwoordiging, wordt door de regievoerder uit Decos gegenereerd. 2.2 De regievoerder zorgt dat de vreemdeling zo spoedig mogelijk, in ieder geval vóór de presentatie, kopieën van deze documenten in zijn bezit heeft. Uitreiking van een kopie van de -aanvraag en bijlagen aan de vreemdeling en de wijze en datum waarop worden vastgelegd in een verslag gesprek (zie procesprotocol B2 (gesprek). 3 Aanvullende informatie t.b.v. de aanvraag 3.1 Het komt voor dat, nadat de -aanvraag is toegezonden aan de diplomatieke vertegenwoordiging, door de regievoerder aanvullende informatie van betrokken vreemdeling ter onderbouwing van de aanvraag aan de afdeling wordt gezonden 3.2 Na ontvangst bij de afdeling volgt er eerst een beoordeling op de aanvullende informatie. Zie procesprotocol C6.1 Aanvraag vormen en beoordelen. Vul de inventarislijst in C6.1 aan met de aanvullende stukken. /medewerker VOP Pagina 6 van 18

7 3.3 Na het beoordelen van de aanvullende stukken wordt deze doorgeleid aan de diplomatieke vertegenwoordiging ter aanvulling op de eerder verzonden -aanvraag. 4 Informeren bij diplomatieke vertegenwoordiging naar stand van zaken 4.1 In het kader van voortgangsbewaking van een in onderzoek genomen aanvraag wordt door de afdeling een keer in de dertig dagen bij de desbetreffende diplomatieke vertegenwoordiging naar de stand van zaken geïnformeerd (gerappelleerd). In bijzondere gevallen kan tijdens een algemeen rappel stilgestaan worden bij een individuele -aanvraag. De afdeling maakt in overleg met de regievoerder de afweging bij welke specifieke -aanvraag dit gebeurt. Uitvoeren processtap aanbied.brief t.b.v. aanv. info. Maak een aanbiedingsbrief aanvullende info aan en vermeld hier de datum indienen. Het rappelleren bij de diplomatieke vertegenwoordiging kan op twee verschillende wijzen worden verricht; schriftelijk, d.m.v. een fax of brief gericht aan de vertegenwoordiging; mondeling, tijdens een bezoek aan een diplomatieke vertegenwoordiging. 4.2 Het rappelleren wordt geregistreerd in IS-TV. Uitvoeren processtap Registreren Rappel met de datum rappel in het datum veld; vertegenwoordiging en wijze van rappellering. Dit kan ook d.m.v. lp bulkmutatie 5 Inplannen presentatie aan diplomatieke vertegenwoordiging 5.1 Wanneer de diplomatieke vertegenwoordiging een presentatie wenst ten behoeve van het onderzoek wordt er met de medewerker een datum afgesproken om deze presentatie uit te kunnen voeren. 5.2 De medewerker bericht de administratief medewerker dat de presentatie kan worden gepland. 5.3 Ten behoeve van informatievoorziening aan de regievoerder wordt de planning in IS-TV geregistreerd. De afdeling informeert de regievoerder alleen actief over de ingeplande presentatie in de volgende gevallen: als er wijziging van tijd en plaats plaatsvindt; er een presentatie wordt ingepland binnen 5 werkdagen. Registreer in de processtap C6.2 presentatie aan vertegenwoordiging: soort; status; presentatie datum; locatie en wijze van presentatie. /medewerker VOP Pagina 7 van 18

8 6 Voorbereiden van een presentatie aan diplomatieke vertegenwoordiging door de regievoerder 6.1 De presentatievorm aan de diplomatieke vertegenwoordiging van het betreffende land wordt aan de hand van LAVIN vastgesteld. Hier gelden twee modaliteiten, te weten: 1 presentatie in persoon; of 2 telefonische presentatie (komt voor bij beperkt aantal autoriteiten). 6.2 De afdeling, DVV/DBW draait dagelijks uit Business Objects een rapport waarin de presentatiedatum van de vreemdeling te vinden is. 6.3 De regievoerder nodigt de vreemdeling uit voor de ingeplande (telefonische) presentatie. Betrokken vreemdeling wordt schriftelijk uitgenodigd. Zie voor het aanmaken van de speciale uitnodigingsbrief procesprotocol A5 plannen (-)gesprek. 6.4 Voorts regelt de regievoerder het vervoer van de vreemdeling. Hierbij worden twee situaties onderscheiden: 1. In het geval presentaties betreft van vreemdelingen aan diplomatieke vertegenwoordigingen en de vreemdeling verblijft niet in vreemdelingenbewaring, komt de vreemdeling op eigen gelegenheid. 2. In geval het een presentatie betreft van een vreemdeling die in bewaring (huis van bewaring of grenshospitium) zit of zelf niet in staat is om de presentatie bij te wonen wordt het vervoer geregeld door de regievoerder door inschakeling van DV&O. Zie verder procesprotocol I1 Doorplaatsen en vervoer vreemdelingen 6.5 Voordat de presentatie aan de diplomatieke vertegenwoordiging in persoon plaatsvindt, wordt een presentatieset samengesteld. Bij het completeren van de presentatieset is de volgende vraag van belang: Is er aanvullende identiteitsondersteunende informatie ontvangen ná het indienen van de aanvraag bij de diplomatieke vertegenwoordiging die van belang is voor de presentatie? Zo ja, dan worden deze bescheiden, samen met de al eerder aan die diplomatieke vertegenwoordiging toegezonden stukken, - zie toelichting - vastgelegd voor overhandiging aan de diplomatieke vertegenwoordiging. 6.6 De Havermans toets wordt op deze documenten uitgevoerd. Zie procesprotocol C6.1 Aanvraag vormen en beoordelen. 6.7 Een kopie van de documenten voor de ambassade wordt samen met het resumptieformulier in de -set onder tabblad 1 gevoegd. Pagina 8 van 18

9 6.8 Voor de wijze van presenteren in persoon wordt kortheidshalve verwezen naar de hiervoor ontwikkelde handleiding presentatie in persoon', die als PDF-bestand bij het protocol is gevoegd. De handleiding geeft richtlijnen omtrent de taak van de medewerker tijdens de presentatie, het presentatiemateriaal, de rol van de diplomatieke vertegenwoordiging, de verslaglegging, presentaties in het kader van buiten schuld. 7 Controle op presenteerbaarheid 7.1 Drie dagen voorafgaand aan de presentatie van de vreemdeling controleert de medewerker opnieuw in BVV de status van verwijderbaarheid. In BVV wordt gecontroleerd of de vreemdeling in het kader van een toelatingsprocedure bekend is bij de IND. 7.2 Geeft BVV aan dat er toelatingsprocedures open staan en dat betrokkene niet verwijderbaar is, dan beoordeelt de afdeling op basis van de daarvoor bestemde matrix of de vreemdeling gepresenteerd kan worden. Dit wordt bepaald conform het gestelde in de presenteerbaarheidsmatrix. Zie bijlage bij procesprotocol J3 Verwijderbaarheids-/presenteerbaarheidscheck en de matrix verwijderbaar-uitzetbaar-presenteerbaar die op intranet te vinden is onder werkprocessen. 7.3 Indien uit BVV of uit een J3-check blijkt dat de vreemdeling niet gepresenteerd kan worden, wordt de regievoerder op de hoogte gesteld. 7.4 De ingeplande presentatie wordt zo nodig geannuleerd, zie verder punt 8. Het proces wordt niet afgesloten. De annulering wordt in IS- TV verwerkt. 8 Annuleren van een presentatie aan een diplomatieke vertegenwoordiging 8.1 Zowel een telefonische presentatie als een presentatie in persoon kan geannuleerd worden vanwege één van de volgende redenen: de betrokkene vreemdeling is procedureel niet presenteerbaar; (zie activiteit 7). de diplomatieke vertegenwoordiging niet in de gelegenheid is de geplande presentatie uit te voeren. 8.2 Indien de diplomatieke vertegenwoordiging niet in de gelegenheid is om de presentatie uit te voeren dan neemt de diplomatieke vertegenwoordiging contact op met de medewerker. Hiervan wordt een telefoonnotitie gemaakt. Status in C6.2 in processtap presentatie aan vertegenwoordiging wordt aangepast. Pagina 9 van 18

10 8.3 De reden van annulering wordt vastgelegd in IS-TV en DECOS. Status in C6.2 processtap presentatie aan vertegenwoordiging wordt aangepast naar geannuleerd. 8.4 De telefoonnotitie met annulering wordt gevoegd in de -set. 8.5 Er wordt een nieuwe afspraak gepland en vastgelegd. Een nieuwe afspraak dient uiterlijk één maand na de eerder geplande datum plaats te vinden. 9 Afhandeling presentatie aan diplomatieke vertegenwoordiging 9.1 Presentatie in persoon De medewerker informeert de administratief medewerker en de regievoerder over het verloop van de presentatie en eventueel al het resultaat. 9.2 Het verslag van de presentatie in persoon wordt in IS-TV verwerkt. Uitvoeren processtap Model verslaglegging PIP en vul deze in. 9.3 De administratief medewerker zet de status van de -presentatie op Status in C6.2 processtap presentatie gepresenteerd in IS-TV. aan vertegenwoordiging wordt aangepast naar gepresenteerd. 9.4 Presentatie telefonisch De regievoerder vermeldt in het journaal dat de presentatie heeft plaatsgevonden. 9.5 De regievoerder stelt de medewerker op de hoogte van de uitgevoerde telefonische presentatie. 9.6 De medewerker neemt contact op met de diplomatieke vertegenwoordiging voor terugkoppeling over de telefonische presentatie. 9.7 De medewerker stelt de administratief medewerker op de hoogte van de uitgevoerde telefonische presentatie en verzoekt het resultaat te registreren in IS-TV. 9.8 De administratief medewerker verwerkt het resultaat van de telefonische presentatie in IS-TV. 10 Evaluatiegesprek regievoerder met vreemdeling 10.1 Nadat een persoon bij zijn diplomatieke vertegenwoordiging is gepresenteerd, voert de regievoerder een evaluatiegesprek met betrokkene. Doel van dit gesprek is om van de vreemdeling een terugkoppeling te krijgen hoe de feitelijke presentatie bij die Status in C6.2 processtap presentatie aan vertegenwoordiging wordt aangepast naar gepresenteerd. Pagina 10 van 18

11 vertegenwoordiging is verlopen en of betrokken vreemdeling hierover nog op- of aanmerkingen heeft. Het door de medewerker opgemaakte verslag van de presentatie kan hierbij worden betrokken De door de vreemdeling gemaakte op- c.q. aanmerkingen worden vastgelegd in een gespreksverslag, zie procesprotocol B2 (gesprek) Mogelijke door de vreemdeling te berde gebrachte incidenten in relatie tot de uitgevoerde presentatie in persoon worden gemeld bij de afdelingsmanager De afdelingsmanager Bewaring/Voorbereiden Vertrek/Bijzonder Vertrek maakt de beoordeling of de incidentmelding wordt doorgeleid naar de Staf DT&V (SIO) en doet een voorstel hoe verder te handelen in deze. 11 Ontvangst antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging 11.1 De navolgende resultaten worden ontvangen van de diplomatieke vertegenwoordiging Vreemdeling wordt erkend als onderdaan (Nationaliteit bevestigd). Vreemdeling wordt niet erkend als onderdaan en er wordt een non-statement afgegeven (Nationaliteit niet bevestigd). Onvoldoende informatie voorhanden om de nationaliteit te kunnen vaststellen (Onvoldoende informatie om de nationaliteit te bevestigen). Instemming overdracht: deze wordt toegepast wanneer door de buitenlandse autoriteiten wordt ingestemd met een overdracht aan de grens van het betreffende land (Instemming overdracht). Uitblijven van een antwoord. Afdeling constateert dat twaalf maanden nadat de aanvraag is ingediend nog geen antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging is ontvangen. De regievoerder bepaalt vervolgens of de -aanvraag wordt ingetrokken. (Geen antwoord). Elk antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging wordt binnen 48 uur verwerkt in IS-TV en schriftelijk teruggekoppeld aan de regievoerder. Indien de nationaliteit niet wordt bevestigd of er is onvoldoende info dan geeft de medewerker de reden(en) door aan de regievoerder. Zie tevens bijlage 1. Registreer het antwoord, in het proces C6.2 aanvraag indienen/ presenteren/ in behandeling/ bij de dip vertegenwoordiging. Afdelingsmanager DBW/DVV Pagina 11 van 18

12 12 De nationaliteit is bevestigd 12.1 Afdeling ontvangt van de betreffende diplomatieke vertegenwoordiging het bericht dat de nationaliteit is bevestigd. In navolging hierop kan (dit is niet altijd het geval) de diplomatieke vertegenwoordiging over gaan tot het afgeven van een vervangend reisdocument Het antwoord en de ontvangstdatum van het antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging wordt geregistreerd in IS-TV Tevens wordt in het proces bij de vreemdelingen gegevens onder het kopje documenten de toezegging geregistreert met de tabelwaarde toezegging/noodpaspoort (geen reisdoc) Afdeling bericht de regievoerder/medewerker feitelijk actief met dit bericht, waarbij expliciet wordt aangegeven of het reisdocument direct kan worden afgegeven, het reisdocument pas kan worden afgegeven wanneer vluchtgegevens zijn overhandigd aan de betreffende diplomatieke vertegenwoordiging. dat er geen reisdocument wordt afgegeven ondanks statement nationaliteitsvaststelling, zie verder activiteit De regievoerder/medewerker feitelijk bericht aan de vreemdeling het resultaat van de aanvraag. De regievoerder/medewerker feitelijk legt dit vast in het gesprek. Zie procesprotocol B2 (Vertrek-)gesprek Afhankelijk van de werkafspraken kan het reisdocument worden opgehaald door een koerier of het reisdocument kan in persoon afgegeven worden aan de medewerker, zie LAVIN en procesprotocol G1 Ontvangst, beheer, teruggave en verzending van documenten van vreemdelingen Nadat het vervangende reisdocument is opgehaald kan proces C6.2 worden afgesloten en gefiatteerd, zie verder activiteit Wanneer er geen vervangend reisdocument zal worden opgehaald n.a.v.; een eigen, opheffing van bewaring etc. wordt het proces afgesloten met statement, zie verder activiteit 16 Registreer het antwoord, in het proces C6.2 aanvraag indienen/ presenteren/ in behandeling/ bij de dip vertegenwoordiging. inclusief de datum. Registreren toezegging/noodpaspoort bij vreemdelingen gegevens - documenten /(sr) medewerker feitelijk Pagina 12 van 18

13 13 De nationaliteit wordt niet bevestigd 13.1 Afdeling ontvangt het bericht van de diplomatieke vertegenwoordiging dat betrokkene niet wordt erkend als onderdaan Het antwoord en de ontvangstdatum van het antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging wordt geregistreerd in IS-TV De regievoerder/medewerker feitelijk wordt actief geïnformeerd over het resultaat van de aanvraag. De medewerker geeft de reden(en) van het antwoord (nationaliteit niet bevestigd) door aan de regievoerder/medewerker feitelijk De regievoerder/medewerker feitelijk bericht aan de vreemdeling het resultaat van de aanvraag. De regievoerder/medewerker feitelijk legt dit vast in het gesprek. Zie procesprotocol B2 (Vertrek-)gesprek De regievoerder/medewerker feitelijk start n.a.v. een gesprek een nieuwe opdracht op voor een ander land. Voor bewaring geldt dat deze nieuwe opdracht binnen 15 dagen nadat een negatief resultaat van een diplomatieke vertegenwoordiging is ontvangen, schriftelijk te worden ingediend. Zie verder procesprotocol C6.0 /-opdracht Nadat het antwoord is verwerkt in IS-TV, kan het proces C6.2 worden afgesloten en gefiatteerd, zie verder activiteit Onvoldoende informatie om de nationaliteit te bevestigen 14.1 Afdeling ontvangt het bericht van de diplomatieke vertegenwoordiging dat betrokkene niet wordt erkend als onderdaan omdat er onvoldoende informatie is om dit te kunnen bevestigen Het antwoord en de ontvangstdatum van het antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging wordt geregistreerd in IS-TV De medewerker geeft het antwoord (onvoldoende informatie om nationaliteit te bevestigen) door aan de regievoerder/medewerker feitelijk. Registreer het antwoord, in het proces C6.2 aanvraag indienen/ presenteren/ in behandeling/ bij de dip vertegenwoordiging. inclusief de datum. Registreer het antwoord, in het proces C6.2 aanvraag indienen/ presenteren/ in behandeling/ bij de dip vertegenwoordiging. inclusief de datum. /(sr) medewerker feitelijk /(sr) medewerker feitelijk Pagina 13 van 18

14 14.4 De regievoerder/medewerker feitelijk bericht aan de vreemdeling het resultaat van de aanvraag. De regievoerder/medewerker feitelijk legt dit vast in het gesprek. Zie procesprotocol B2 (Vertrek-)gesprek De regievoerder/medewerker feitelijk start n.a.v. een gesprek een nieuwe opdracht op voor hetzelfde of een ander land. Wanneer er een opdracht voor hetzelfde land wordt opgesteld wordt deze in ieder geval voorzien van nieuwe (aanvullende) identiteitsondersteunende informatie. Voor bewaring geldt dat deze nieuwe opdracht binnen 15 dagen nadat een negatief resultaat van een diplomatieke vertegenwoordiging is ontvangen, schriftelijk wordt ingediend. Zie verder procesprotocol C6.0 -opdracht Nadat het antwoord is verwerkt in IS-TV, kan het proces C6.2 worden afgesloten en gefiatteerd, zie verder activiteit Instemming Overdracht (toestemmingsverlening zonder reisdocument herkomstland) 15.1 Afdeling ontvangt schriftelijk het bericht van de buitenlandse autoriteiten dat de toegang tot het herkomstland is gewaarborgd Het antwoord en de ontvangstdatum van het antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging wordt geregistreerd in IS-TV en digitaal vastgelegd in Decos De medewerker geeft het antwoord (instemming overdracht) door aan de regievoerder/medewerker feitelijk De regievoerder/medewerker feitelijk bericht aan de vreemdeling het resultaat van de aanvraag. De regievoerder/medewerker feitelijk legt dit vast in het gesprek. Zie procesprotocol B2 (Vertrek-)gesprek Om het te effectueren wordt zondig contact opgenomen met BV&B Nadat het antwoord is verwerkt in IS-TV, kan het proces C6.2 worden afgesloten en gefiatteerd, zie verder activiteit Afsluiten -proces 16.1 Het -proces kan, n.a.v. een antwoord (zie bijlage 1) van de diplomatieke vertegenwoordiging met één van de volgende waardes Registreer het antwoord, in het proces C6.2 aanvraag indienen/ presenteren/ in behandeling/ bij de dip vertegenwoordiging. inclusief de datum. /(sr) medewerker feitelijk /(sr) medewerker feitelijk /(sr) medewerker feitelijk /(sr) medewerker feitelijk Pagina 14 van 18

15 worden afgesloten: Reisdocument verkregen; N.a.v. het vaststellen van de nationaliteit door de diplomatieke vertegenwoordiging wordt een reisdocument afgegeven. Statement; De nationaliteit is vastgesteld maar er wordt niet overgegaan tot afgifte van een reisdocument. Reisdocument niet verkregen; De diplomatieke vertegenwoordiging geeft mondeling antwoord dat de nationaliteit niet kan worden bevestigd, zie toelichting verslag presentatie aan vertegenwoordiging (PAV). Non-statement; Een schriftelijke verklaring van de diplomatieke vertegenwoordiging dat de nationaliteit niet is bevestigt. Nationaliteit niet vast te stellen. Wanneer de diplomatieke vertegenwoordiging heeft aangegeven onvoldoende informatie voorhanden te hebben om de nationaliteit te kunnen bevestigen. Akkoord documentloze overdracht. De autoriteiten hebben ingestemd met overdracht. -aanvraag ingetrokken, wanneer een antwoord uitblijft of niet meer noodzakelijk is wordt het -proces ingetrokken. -aanvraag gestopt, op het moment dat de aanvraag voortijdig beëindigd (niet bekend gemaakt bij de autoriteiten) Het proces C6.2 in IS-TV wordt afgesloten door de administratief medewerker. Door het afsluiten van het proces komt de status van het proces in fiatteren te staan De senior administratief medewerker ziet in het overzicht in IS-TV welke processen er op fiatteren staan. Deze processen worden door de senior gefiatteerd De senior administratief medewerker fiatteert de afgesloten processen en controleert of het juiste antwoord met afsluitreden is ingevuld Wanneer het proces niet juist is ingevuld, wordt het proces afgekeurd en teruggestuurd naar de betreffende medewerker De medewerker wijzigt het proces en sluit vervolgens het proces af. Zie 16.2 Afsluiten proces C6.2 Aanvraag indienen / presenteren / in behandeling bij dipl. vertegenwoordiging / antwoord. Het subproces wordt gefiatteerd Selecteer de knop afkeuren. administratief medewerker senior administratief medewerker senior administratief medewerker Pagina 15 van 18

16 17 Door laten lopen van een aanvraag bij de diplomatieke vertegenwoordiging nadat de procedure is afgesloten 17.1 Wanneer de vreemdeling uitstroomt wordt de afdeling hiervan in kennis gesteld. De regievoerder kan bepalen of dat een aanvraag door moet blijven lopen bij de diplomatieke vertegenwoordiging of dat deze moet worden ingetrokken Als een presentatie aan de vertegenwoordiging noodzakelijk is gesteld door de diplomatieke vertegenwoordiging en deze heeft nog niet plaats gevonden kan een aanvraag niet door blijven lopen. De aanvraag zal worden ingetrokken en het proces zal worden afgesloten. Zie verder punt Wanneer de aanvraag, op aangeven van de regievoerder blijft doorlopen, zal het onderzoek 12 maanden nadat de procedure is afgesloten doorblijven lopen in afwachting van een antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging. Zie verder punt Wanneer de afdeling een antwoord ontvangt van de diplomatieke vertegenwoordiging voor een aanvraag waarvan de procedure reeds is afgesloten wordt dit verwerkt zoals beschreven in punt 11 t/m 15. Hiernaast wordt de laatst bekende regievoerder per geïnformeerd over dit antwoord sr) regievoerder (bijzonder) maanden na afsluiten van de procedure nog geen antwoord ontvangen van de diplomatieke vertegenwoordiging 18.1 Afdeling constateert dat twaalf maanden na afsluiten van de procedure nog geen antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging is ontvangen De regievoerder/medewerker feitelijk wordt zonnodig geïnformeerd over het ontbreken van een antwoord van de /(sr) medewerker feitelijk diplomatieke vertegenwoordiging De regievoerder/medewerker feitelijk bepaalt of de opdracht kan worden ingetrokken Het ontbreken van een antwoord van de diplomatieke vertegenwoordiging wordt geregistreerd in IS-TV. Registreer het antwoord geen antwoord ontvangen, in het proces C6.2 aanvraag indienen/ presenteren/ in behandeling/ bij de dip vertegenwoordiging. inclusief de datum. /(sr) medewerker feitelijk Pagina 16 van 18

17 18.5 De afdeling bericht na het intrekken van de -opdracht de betreffende diplomatieke vertegenwoordiging dat er geen behoefte meer is aan een antwoord op het verzoek tot afgifte van een voor betrokkene Wanneer de aanvraag blijft doorlopen wordt de diplomatieke vertegenwoordiging niet geïnformeerd. 19 Bewaring: Nieuwe inbewaringstelling met een nog lopende aanvraag 19.1 De regievoerder wordt door de VP benaderd over een nieuwe inbewaringstelling van een vreemdeling ten aanzien van wie nog een -aanvraag loopt De afdeling wordt per op de hoogte gesteld van de nieuwe inbewaringstelling. 20 Nieuwe procedure met een lopende -aanvraag 20.1 De regievoerder maakt een nieuw proces aan, wanneer de vreemdeling wederom instroomt bij de DT&V IS-TV kopieert automatisch het lopende -proces vanuit de eerdere procedure De regievoerder informeert de afdeling actief d.m.v. een te sturen naar het algemene adres van de afdeling. Er wordt bericht dat de betreffende vreemdeling is ingestroomd en verzoekt het -proces opgepakt dient te worden. 21 Verzoek advocaat aanwezigheid bij presentatie in persoon (evt. tolk) 21.1 Een regievoerder kan worden benaderd door een rechtshulpverlener - veelal een advocaat- om als toehoorder aanwezig te zijn bij een presentatie in persoon tegenover een diplomatieke vertegenwoordiging. De inrichting van een presentatie is voorbehouden aan de diplomatieke vertegenwoordiging. De rechtshulpverlener wordt door de regievoerder doorverwezen naar de betreffende diplomatieke vertegenwoordiging, bij welke instantie belanghebbende zelf het verzoek kan indienen. Dat geldt eveneens voor zijn verzoek om een tolk bij dit gesprek aanwezig te laten zijn. De aanwezigheid van derden bij een presentatie in persoon mag er niet toe leiden dat het uitvoeringsproces van de afdeling wordt gefrustreerd. Zie verder handleiding presentatie (bijlage procesprotocol C6.4 /Presentatie aan vertegenwoordiging en het presentatieverslag in IS-TV. In het presentatieverslag wordt vastgelegd welke op- c.q. aanmerkingen door de rechtshulpverlener Uitvoeren processtap intrekkingsbrief Pagina 17 van 18

18 tijdens de presentatie zijn gemaakt. Kosten voor een tolk, die door een advocaat bij de presentatie is meegenomen, worden niet vergoed door de DT&V Indien een rechtshulpverlener heeft aangegeven dat hij de presentatie wil bijwonen, informeert de regievoerder hieromtrent de medewerker(s) die de betrokkene vreemdeling gaat presenteren. Pagina 18 van 18